Access-Vorlesung

IT-Grundlagen
Access 2010
1
Forstwirtschaft – 4.Semester
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Datenbankmanagementsysteme 4. Semester Forstwirtschaft Dozentin: Karin Maier
Karin Maier
Grundlagen
Access
Was ist Access?
 Microsoft Access ist ein relationales
Datenbanksystem für PCs mit Windows
 Es ist geeignet für Datenbank-Anwendungen
kleineren bis mittleren Umfangs
 Mit grafischen Entwicklungswerkzeugen können
Datenmasken, Formulare und Berichte im
WYSIWYG-Verfahren auf einfache Weise erstellt werden
 Sogenannte Assistenten helfen, viele Aufgaben ohne
Programmierkenntnisse zu automatisieren.
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Folie 2, 2017
Grundlagen
Access
 In dieser Vorlesung wird Access 2010 behandelt.
 Diese Vorlesung ist ein Einführungskurs. Sie werden
danach Access sicher bedienen können und StandardDatenbankanwendungen selbst umsetzen können.
 Es wird Access als Einzelplatzanwendung vorgestellt,
Mehrbenutzerumgebung und Vernetzung werden nicht
behandelt.
 Folien sind im Internet unter:
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zu finden.
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Folie 3, 2017
1
Grundlagen
Access
Datenbank:
 In einer Datenbank können Daten in Tabellen eingegeben werden,
die sich auf einen gemeinsamen Themenbereich beziehen oder
für einen bestimmten Zweck gedacht sind.
 Auch Karteikästen sind eine Datenbank.
Ein Karteikasten entspricht dabei einer Tabelle,
eine Karteikarte einem Datensatz in einer Tabelle,
ein Karteikartenfeld einem Datenfeld bzw. einer Spalte der Tabelle.
 Datenbankprogramm (DBMS):Datenbank Management System
 Ein System, das großen Datenmengen in Tabellen speichert,
verwaltet und den Zugriff auf die enthaltenen Daten regelt.
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Folie 4, 2017
Grundlagen
Access
Historie
Hierarchische
Datenbanken
Relationale
Datenbanken
Objektorientierte
Datenbanken
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Folie 5, 2017
Grundlagen
Access
Rel.Datenbanken
arbeiten mit mehreren
Tabellen, die mit Hilfe
von Schlüsselfeldern
miteinander
verknüpft werden.
Modell zur
Strukturierung
einer Datenbank
Relationales
Datenbankmodell
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Folie 6, 2017
2
Grundlagen
Access
Tabelle
 In einer Tabelle sind die eigentlichen Daten gespeichert.
 Sie besteht aus Spalten, denen jeweils ein Datentyp zugeordnet
ist.
Überblick
 Eine Datenbank besteht aus Tabellen.
 Eine Tabelle besteht aus Datensätzen und
 ein Datensatz besteht aus Feldern.
 Die kleinste Informationseinheit ist ein Zeichen.
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Folie 7, 2017
Grundlagen
Access
Abfrage:
 Zur Auswertung von Daten aus einer oder mehreren
Tabellen.
 Dabei können Einschränkungen an die Werte, an die
Sortierung und Beschränkungen auf einen Teil der Spalten
vorgenommen werden.
SQL:
 Structured Query Language
 Standardisierte Sprache, in der sich Abfragen und
andere Datenbankoperationen formulieren lassen.
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Folie 8, 2017
Grundlagen
Access
Formulare:
 Formulare sind Oberflächen zur Ansicht, Eingabe und
Bearbeitung von Daten aus Tabellen und Abfragen.
Berichte:
 In Berichten kann man Daten aus Tabellen und Abfragen
zusammenführen. Berichte dienen nur zur
Datenansicht, nicht zur Datenmanipulation.
 Der Bericht wird einmal definiert und kann dann immer
wieder auf die Datenbank angewendet werden.
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Folie 9, 2017
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Datenbankentwurf
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Datenbankentwurf
Redundanz
Datenintegrität/
Datenkonsistenz
Zentrale Probleme
beim
Datenbankentwurf
Synchronisation
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Folie 11, 2017
Datenbankentwurf
Redundanz
 Redundanz liegt vor, wenn (manche) Datensätze
und/oder Datenfelder, die in verschiedenen Tabellen
benötigt werden, auch mehrfach gespeichert sind.
 Problem: Speicherplatzbedarf
 Lösung: Mehrfachspeicherungen auflösen, Tabellen verknüpfen
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Folie 12, 2017
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Datenbankentwurf
Datenintegrität/-konsistenz
 Datenintegrität und -konsistenz bedeutet, dass alle
(mehrfach) gespeicherten Daten an allen Stellen
den richtigen Inhalt haben müssen.
 Problem: bei mehrfach gespeicherten Daten führt
eine Änderung an nur einer Stelle zu
uneinheitlichen oder gar falschen Informationen.
 Lösung: Mehrfachspeicherungen auflösen, Tabellen verknüpfen
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Folie 13, 2017
Datenbank
-entwurf
Synchronisation
 Auf Synchronisation muss geachtet werden wenn
Daten von mehreren Personen gleichzeitig genutzt
werden sollen.
 Problem: gleichzeitige Änderungen
 Lösung: Zusammenfassung in einer Datenbank
und Einrichtung einer Mehrbenutzerumgebung.
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Folie 14, 2017
Datenbankentwurf
Datenbankentwurf
Es gibt mehrere Methoden um das Datenmodell des Benutzers
darzustellen.
Gebräuchlichste:
 ER-Modell (Entity-Relationship)
 SOM (Semantisches Objektmodell)
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Folie 15, 2017
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Datenbankentwurf
ER-Modell (Entity-Relationship)
Eine Vielfalt von Systemen kann mit nur
4 Elementen modelliert werden:
 Entities
 Attribute
 Schlüssel (Identifier)
 Beziehungen
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Datenbankentwurf
ER-Modell (Entity-Relationship)
Im ER-Modell werden Instanzen mit einer Kombination
von Attributen, den sogenannten Schlüsseln identifiziert
 Ein eindeutiger Schlüssel identifiziert genau eine Instanz einer EntityKlasse
 Ein nicht eindeutiger Schlüssel identifiziert eine Menge von Instanzen,
die eine Eigenschaft oder eine Gruppe von Eigenschaften gemeinsam
haben
 Ein Schlüssel der aus zwei oder mehr Attributen besteht, wird als
zusammengesetzter Schlüssel bezeichnet
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Datenbankentwurf
ER-Modell (Entity-Relationship-Modell)
 Entitäten werden als Rechtecke dargestellt
 Beziehungen werden durch Rauten
dargestellt, die mit den zugehörigen Entitäten
verbunden werden
 Eigenschaften werden als Rechtecke
mit abgerundeten Ecken dargestellt
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Folie 18, 2017
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Datenbank
-entwurf
ER-Modell
Der Beziehungstyp beschreibt die numerischen Zusammenhänge
zwischen den einzelnen Elementen einer Beziehung:
 0 Keine Zuordnung
1
n
 1 genau eine Zuordnung
 n, m viele Zuordnungen
Der Beziehungstyp wird in der graphischen Darstellung an
den Verbindungslinien der Beziehung notiert.
Beispiel:
 1 Abteilung besteht aus n Mitarbeiter,
 n Mitarbeiter arbeiten an m Projekten
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Datenbank
-entwurf
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Datenbankentwurf
Primärschlüssel
 Ein Primärschlüssel ermöglicht die eindeutige
Identifizierung einer Entität.
 Er setzt sich aus einer oder mehreren Eigenschaften
zusammen.
 In der graphischen Darstellung werden Primärschlüssel
durch Unterstreichung der jeweiligen Eigenschaften angezeigt.
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Folie 21, 2017
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Datenbankentwurf
Tabellenentwurf- Grundbegriffe
Indizierung:
 Ein Index mit den Inhalten eines bestimmten Feldes
wird erzeugt.
 Optimiert Suchen und Sortieren deutlich, benötigt
aber viel Speicherplatz.
Schlüsselfeld:
 Ein Schlüsselfeld enthält Daten, die
- den Datensatz eindeutig identifizieren (Primärschlüssel)
- einen Verweis auf einen Datensatz in einer verknüpften Tabelle
darstellen.
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Folie 22, 2017
Datenbank
-entwurf
Beziehung:
 Verknüpfung von mehreren Tabellen
Referentielle Integrität:
 Für eine Beziehung kann referentielle Integrität
verlangt werden, damit:
 Schlüsselfelder nicht auf einen nicht vorhandenen
Datensatz in einer verknüpften Tabelle verweisen
 ein Datensatz nicht verändert oder gelöscht werden
kann solange Verweise in Schlüsselfeldern einer
verknüpften Tabelle dadurch unrichtig werden
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Begriffe bei Access 2010
Folie 23, 2017
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Dozentin: Karin Maier
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Begriffe bei Access 2010
Das Menüband
Symbolleiste für den Schnellzugriff
Navigationsbereich
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Folie 25, 2017
Objekte einer Access-Datenbank
 Tabellen
 Abfragen
 Formulare
 Berichte
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Folie 26, 2017
Datentypen in Access:
Datentyp
Speicherung
Größe
Text
Alphanumerische Zeichen
Maximal 255 Zeichen.
Memo
Alphanumerische Zeichen
(länger als 255 Zeichen)
Maximal 1 GB Zeichen oder 2 GB
Speicher (2 Bytes pro Zeichen), von
denen Sie 65.535 Zeichen in einem
Steuerelement anzeigen können.
Zahl
Numerische Werte (Ganzzahlen oder
1, 2, 4 oder 8 Bytes bzw. 16 Bytes
Brüche).
Datum/Uhrzeit Datums- und Uhrzeitangaben.
8 Bytes.
Währung
8 Bytes.
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Monetäre Werte.
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Folie 27, 2017
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Datentypen in Access:
Ja/Nein
Ein eindeutiger numerischer Wert, der
von Office Access 2007 automatisch 4 Bytes
eingefügt wird
Boolesche Werte.
1 Bit (8 Bits = 1 Byte).
Ja/Nein oder Wahr/Falsch.
OLE-Objekt
OLE-Objekt oder andere binäre Daten. Maximal 1 GB.
Anlage
Bilder, Grafiken, Binärdateien, OfficeDateien.
Für komprimierte Anlagen
2 GB. Für unkomprimierte
Anlagen ca. 700 KB
Hyperlink
Wird zum Speichern von Hyperlinks
verwendet
Maximal 1 GB Zeichen
bzw. 2 GB Speicher (2
Bytes pro Zeichen
AutoWert
mehrwertigen Felder können mehrere
mehrwertige Felder Werte pro Datensatz speichern
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Folie 28, 2017
Datentyp Zahl/Feldgröße
Feldgröße
Beschreibung
Byte
Eine ganze Zahl mit Werten zwischen 0 und 255.
Integer
Eine ganze Zahl mit Werten zwischen -32.768 und +32.767.
Long
Integer
Single
Eine ganze Zahl mit Werten zwischen -2.147.483.648 und 2.147.483.647.
Eine 4-Byte-Zahl mit Werten zwischen -3,4 x 1038 und +3,4 x 1038 und bis zu
7 signifikanten Stellen.
Double
Eine 8-Byte-Fließkommazahl mit Werten zwischen -1,797 x 10308 und +1,797
x 10308 und bis zu 15 signifikanten Stellen.
Replikations Eine 16 Byte umfassende GUID (Globally Unique Identifier).
-ID
Zufallsgenerierte GUIDs sind lang genug, sodass es nicht zu
Überschneidungen kommt. Sie werden für verschiedene Anwendungen
wie beim Nachverfolgen von Waren verwendet.
Eine 12-Byte-Zahl mit einer definierten Dezimalpräzision mit Werten
Dezimal
zwischen -1028 und +1028.
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Folie 29, 2017
Leere Felder:
 Datenbanken können (physikalisch) keine leeren Felder
enthalten.
 Es existiert daher der (virtuelle) Wert „Null“,
der ein leeres Feld repräsentiert
 Dieser Nullwert ist ein symbolischer Wert und ist nicht
dem numerischen Wert Null gleichzusetzen
 0 ≠ Null ≠ „“
(„“ ist eine leere Zeichenkette, d.h. eine mit Länge 0)
 Beim Datenbankentwurf:
 Die Eigenschaft Eingabe erforderlich verbietet bzw. erlaubt Nulld.h. leere Felder
 Die Eigenschaft Leere Zeichenfolge verbietet bzw. erlaubt „“
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Folie 30, 2017
10
Begriffe, die nun bekannt sein sollten:
 Tabellenansichten (Datenblattansicht, Entwurfsansicht)
 Erstellen von Tabellen
 Felddatentypen
 Feldeigenschaften
 Feldformate
 Beziehungen
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Abfragen, Formulare, Berichte
Folie 31, 2017
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Karin Maier
Abfragen, Formulare, Berichte
Abfragen
Erstellen von Abfragen:
 Eine Abfrage speichert keine Daten, sondern nur die
Vorschrift, welche Daten wie angezeigt und
ausgewertet werden sollen.
 Abfragen können Daten nicht nur aus einer Tabelle
enthalten, sondern auch aus mehreren Tabellen.
 Abfragen können auch direkt mit SQL erstellt
werden. Hierzu lässt sich die SQL-Ansicht benutzen.
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Folie 33, 2017
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Abfragen, Formulare, Berichte
Mit einer Abfrage kann man:
 Daten aus mehr als einer Tabelle ansehen und
bearbeiten
 eine Auswahl an Feldern und Daten treffen, die
man sich ansehen möchte
 Datensätze sortieren
 Berechnungen durchführen bzw. Gesamtsummen ermitteln
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Abfragen
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Abfragen, Formulare, Berichte
1: Feldnamen, z.B. Ort
2/3: Kriterienfelder
4: Kombination von 2 Kriterien
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Abfragen, Formulare, Berichte
Ausdrücke
Ein Ausdruck ist eine beliebige Verkettung von
 Zahlen (z.B. 123)
 Texten (in Anführungszeichen, z.B “ABC“)
 Feldreferenzen ([Tabellenname].[Feldname])
 Access-Funktionen, die zum Teil wiederum Ausdrücke als
Parameter erhalten.
z.B. Wie(Ausdruck), Jetzt(), Jahr(Zahl)
die man durch Operatoren (+, –, /, *, &, Und, Oder, Nicht)
ergänzen kann.
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Abfragen, Formulare, Berichte
Ausdrücke
• Access bietet einen Assistenten zur Erzeugung von
Ausdrücken
 Im Assistenten sind auch alle zur Verfügung stehenden
Funktionen thematisch gruppiert, abrufbar
Gestartet wird der AusdrucksEditor mit dem Zauberstab
(Generator)
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Abfragen, Formulare, Berichte
Ausdrücke
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Abfragetypen:
Folie 38, 2017
Abfragen, Formulare, Berichte
Statische Abfragen (zur Ansicht oder Auswertung von Datensätzen):
Auswahlabfrage
Aktionsabfragen (zur gleichartigen Manipulation größerer
Mengen von Datensätzen)
 Aktualisierungsabfrage
 Löschabfrage
 Anfügeabfrage
 Tabellenerstellungsabfrage
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Folie 39, 2017
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Formulare
Abfragen, Formulare, Berichte
Vorteile von Formularen
 Individuelle graphische Oberflächengestaltung
 Einfache, unkomplizierte Dateneingabe und
Datenmanipulation
 Vermeidung von fehlerhaften Eingaben
 Standardformulare können erstellt werden
 in der Entwurfsansicht
 mit dem Formular Assistenten
 als Auto Formular (Einspaltig, Tabellarisch, Datenblatt)
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Standardberichte
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Abfragen, Formulare, Berichte
Vorteile von Berichten
 Individuelle Gestaltung durch Graphiken, OLE-Objekte...
 Übersichtliche Datenauswertung
 Möglichkeit zur Gruppierung von Datensätzen
Standardberichte können erstellt werden
 in der Entwurfsansicht
 mit dem Berichtsassistenten
 als Autobericht (Einspaltig, Tabellarisch)
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Vielen Dank für Ihr Zuhören und weiterhin viel Spaß beim
Arbeiten mit Access und viel Erfolg bei der Klausur!
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Karin Maier
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