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Der gewisse BISS mit ZIS Exportierbar nach Excel mit Erhalt aller Funktionen Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Inhaltsverzeichnis › Gruppe: Planung - Investitionsplan - Kurz Plan - Mittelanmeldung Highlight Seite 03 Seite 04 Seite 05 › Gruppe: Kontrolle im Haushaltsjahr - Anlagenübersicht Steuereinnahmen auf einen Blick Summen- und Saldenliste Sachstamm Übersicht (Auskunft) Quartalsbericht ZIS Kostenstellen Deluxe Produkt Deluxe Seite 06 Seite 07 Seite 08 Seite 09 Seite 10 Seite 11 Seite 12 Seite 13 › Gruppe: Kontrolle zum Jahresabschluss - Seite 14 Seite 15 Seite 17 Seite 18 Seite 19 Sachstamm NULL Richtige Zuordnung des Finanzkonto Rap-Abgleich EA-Schlüsselkontrolle Abgleich Buchungsstellen › Zusatz - Anmerkung Homepage: www.synergie-kommunal.de Seite 20 Email: [email protected] Seite: 2 Investitionsplan Der Investitionsplan liefert Ihnen zur jährlichen Planaufbereitung die passende Ergänzung. Wir bieten Ihnen eine Übersicht aller Maßnahmen mit den dazugehörigen Planungsstellen. Filtermöglichkeiten: Name des Mandanten, Haushaltsjahr (bezieht sich auf den in der Plansteuerung angelegten Plan), Gemeindenummer (bezieht sich auf den in der Plansteuerung angelegten Plan), Planart (bezieht sich auf den in der Plansteuerung angelegten Plan) Nach dem Export in Excel kann nochmals das Layout angepasst werden. Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 3 Kurz Plan Der “Kurzplan“ liefert alle Planungsstellen pro Produkt mit den entsprechenden Werten und trennt diese nach Erträgen, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen. Somit wird ein kompletter Plan in Kurzform geliefert, der Ihnen alle wichtigen Planungszahlen anzeigt. Filtermöglichkeiten: Namen der Datenbank, Name des Mandant. Haushaltsjahr, Gemeindenummer, Planart Wird beim Filter “Nur investive Ein/Auszahlungen“ der Haken bei True gesetzt, werden nur die Finanzkonten ausgewiesen, die auch Maßnahmen haben und die „normalen Finanzplanungsstellen“ werden ignoriert . Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 4 Mittelanmeldung Viele Kunden drucken die Mittelanmeldung, verteilen sie dann im Haus und sammeln sie anschließend wieder ein, um die Ansätze manuell in mps NF zu erfassen. Wir haben uns eine einfacherer Möglichkeit überlegt. Erzeugen Sie schnell per Knopfdruck eine Excel-Liste, welche Sie per Mail unkompliziert an die Mittelanmelder versenden können. Diese füllen sie dann aus und senden die Liste wieder zurück. Sie brauchen die Liste jetzt nur noch als CSV zu speichern und können diese dann bequem per Schnittstelle in mpsNF einlesen. Somit ist kein manuelles Erfassen mehr nötig. Sie sparen sich Arbeit, Zeit und minimieren die Fehlerhäufigkeit. Filtermöglichkeiten: Datenbank, Name des Mandanten, Haushaltsjahr, Gemeindenummer, Planart, ob Finanzplanungsstellen mit ausgeben werden (Investive werden immer mit ausgeben), welche Jahre beplant werden sollen und mit welchem Bewegungstyp ( Ansatz, Nachtrag) Die neuen Ansätze/Nachträge werden pro Planungsstelle untereinander für die einzeln Planungsjahre erfasst. Auch ist es möglich, beim Export pro Produkt oder pro Budget oder pro Dienstelle ein eigenes Tabellenblatt zu erzeugen, um diese einfacher verteilen zu können. Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 5 AnlagenÜbersicht Die Anlagenübersicht hilft Ihnen Ihre Anlagen prüfungsgerecht aufzubereiten. Die Anlagenübersicht kann ‚1 zu 1‘ in Excel übernommen werden und behält alle Einstellungen (wie z.B. Gruppierung und Sortierung) Filtermöglichkeiten: Name des Mandanten, Anlagendatum (Zeitraum wann die Anlage angelegt wurde), Buchungsdatum (Zeitraum der einzelnen Buchungen auf die Anlagen), ob Anlagen mit Anschaffungskosten 0 angezeigt werden sollen, ob nur Anlagen mit Zugängen oder Abgängen anzeigt werden sollen, Filter auf Produkt, Anlagenbuchungsgruppe usw. Spalten erweitern: Über + Symbole können weiter Spalten angezeigt werden Interaktive Sortierung: • Es kann nach jeder Spalte sortiert werden Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 6 Steuereinnahmen auf einen Blick “Steuereinnahmen auf einen Blick“ zeigt Ihnen über diverse Jahre hinweg den Verlauf der gebuchten Steuererträge zueinander. Auf Wunsch können auch andere Ertragskonten hinzugefügt werden. Filtermöglichkeiten: Name des Mandanten, Haushaltsjahr von/bis Tabellarische Darstellung : • Die ausgewählten Jahre werden zuerst in Kurzform in einer Tabelle dargestellt Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 7 Summen- und Saldenliste Die Summen- und Saldenliste liefert neben dem Saldo Anfangsbestand, den laufenden Bewegungen und dem End - Saldo auch eine Gesamtsumme der gefilterten Konten. Wie alle SQL Reports lässt sich diese Auswertung direkt nach Excel exportieren ( z.B. für Prüfer). Filtermöglichkeiten: Name des Mandanten, Buchungsdatum von/bis, Sachkonto von/bis, Zeilen in denen kein Saldo vorhanden ist können unterdrückt werden, Gemeindenummer, Kostenstelle, Kostenträger und Produkt Durch Anwählen der einzelnen Sachkonten wird ein zweiter Bericht geöffnet. Dieser zeigt die Bewegungen im gefilterten Zeitraum. Für mehr Informationen in der Detailansicht eines Sachkonto können weiter Spalten über + eingeblendet werden. Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 8 Sachstamm Auskunft / Übersicht Die Sachstamm Auskunft/Übersicht liefert alle wichtigen Daten einer Sachstammkarte in tabellarischer Form. Sortiert ist diese nach Produkten und besteht aus zwei Berichten, eine Liste für Aufwendungen und Erträge und die zweite Liste für die Investitionen. Filtermöglichkeiten: Namen der Datenbank, Haushaltsjahr, Produkt (Bsp.: Filter 01* liefert alle Produkt im Bereich 01, usw.), Gruppierung Spalten und Zeilen erweitern: • Über die + Symbole können weiter Spalten angezeigt werden (Zusammensetzung der Gesamtmittel) • Im Zeilen Bereich können die einzelnen Buchungsstellen angezeigt werden. Zum schnellen visuellen Vergleich der Gesamtmittel und dem Soll wird rechts eine Ampel eingeblendet. Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 9 Quartalsbericht Der Quartalsbericht liefert pro Produkt alle Buchungsstellen mit Ansätzen und gebuchten oder gebundenem Soll innerhalb der Quartale. Zusätzlich wird der Ansatz, prozentual zum gebuchten oder gebundenem Soll, farblich dargestellt. Beim Export nach Excel wird pro Produkt ein Tabellenblatt gefüllt. So können die Tabellenblätter einfach in der Kommune verteilt werden. Eine Umstellung auf Budget statt Produkt ist natürlich auch möglich. Filtermöglichkeiten: Name der Datenbank, Mandanten, Haushaltsjahr, Gemeindenummer, Produkt, Gruppierung (Sachkonto) Auch Aufträge innerhalb des gesamten Jahres werden berücksichtigt. Zusätzlich wird der verfügbare Betrag ausgewiesen. Die meisten Kunden benutzen den Quartalsbericht zur vierteljährlichen Berichtserstattung und/oder zur Unterstützung bei der Mittelanmeldung. Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 10 ZIS- Zentrales Informationssystem Das zentrale Informationssystem (ZIS) liefert eine Übersicht der wichtigsten Werte, um einen schnellen Überblick über den Stand der Finanzen zu erhalten. Neben der komprimierten Ergebnis- und Finanzrechnung werden die Bankbestände und Vermögenswerte aufgelistet. Filtermöglichkeiten: Name der Datenbank, Name des Mandanten, Haushaltsjahr, Gemeindenummer, Planart, Banken Alle Zahlen werden mit grafischen Darstellungen unterlegt, dadurch wird ein schneller Überblick gewährleistet. Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 11 Kostenstellen-Deluxe Um effektiv und flexibel Kostenstellen auswerten zu können, benötigt man eine Matrix, die schnell und live, auf die individuell Bedürfnisse angepasst werden kann, ohne mühselig Kontenschemata zu erstellen oder zu ändern. Aus diesem Grund haben wir die Kostenstellen-Deluxe Auswertung ins Leben gerufen. Hier können Sie über ihren Ergebnishaushalt bzw. die Ergebnisrechnung eine Matrix legen. In den Zeilen werden die ausgewählten Sachkonten und in den Spalten die einzelnen Kostenstellen angezeigt. Filtermöglichkeiten: Datenbank, Name des Mandanten, Haushaltsjahr, Gemeindenummer, Planart, Auswahl aller oder spezieller Ertrags/Aufwand-Konten, Auswahl aller oder spezieller ILV Konten, Auswahl aller oder spezieller Produkte, Auswahl aller oder spezieller Kostenstellen und Auswertungszeitraum (Buchungsdatum) Es werden neben den Gesamtsummen von Erträgen und Aufwendungen auch der Saldo beider Summen, sowie die Gesamtsummen aller Kostenstellen pro Sachkonto, pro Bereich und pro Ertrag und Aufwand dargestellt Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 12 Produkt-Deluxe Nicht nur Kostenstellen lassen sich in einer Matrix darstellen. Auch für Produkte ist diese Darstellungsform hervorragend geeignet. Gerade bei der überörtlichen Prüfung hilft diese Matrix den Prüfern und Geprüften schnell, die Salden der Buchungen pro Produkt mit der Ergebnisrechnung zu vergleichen. Filtermöglichkeiten: Datenbank, Name des Mandanten, Haushaltsjahr, Gemeindenummer, Planart, Auswahl aller oder gezielter Ertrags- /Aufwandkonten, Auswahl aller oder gezielter ILV Konten, Auswahl aller oder gezielter Produkte, Auswahl aller oder gezielter Kostenstellen und der Auswertungszeitraum (Buchungsdatum) Es werden neben den Gesamtsummen von Erträgen und Aufwendungen auch die Salden der beiden Summen, sowie die Gesamtsummen aller Produkte pro Sachkonto, pro Bereich pro Gruppe und pro Ertrag/Aufwand dargestellt. Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 13 Sachstamm NULL Die Sachstamm NULL - Liste liefert alle Buchungsstellen, die seit zwei rückliegenden Jahren nicht mehr bebucht wurden. So hilft sie schnell, überflüssige Buchungs-/Planungsstellen zu identifizieren. Zur Information gibt die Liste auch Buchungsstellen aus, die seit einem Jahr nicht mehr bebucht wurden und markiert diese Einträge rot. Filtermöglichkeiten: Namen der Datenbank, Mandant, Haushaltsjahr, Gemeindenummer Die Spalte ‚Mittel‘ entspricht dem Feld ‚Gesamt HH-Mittel‘ der Sachstammkarte, wobei die Spalte ‚Mittel2‘ das ‚Gesamt HH-Mittel‘ des 2. rückliegenden Jahres enthält. Das Feld ‚Soll‘ entspricht dem Feld ‚Gesamt Soll‘, das Feld ‚Fibu‘ entspricht dem ‚Rechnungsergebnis‘, das Feld ‚Ist‘ entspricht dem Feld ‚Gesamt Ist‘. Buchungsstellen, die nur im Vorjahr aktiv waren und im aktuellen Jahr keine Buchungen enthalten, sind ‚rot‘ gekennzeichnet. Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 14 Richtige Zuordnung des Finanzkontos Das Paket “Richtige Zuordnung des Finanzkontos“ setzt sich aus vier Auswertungen zusammen. 1. Finanzkontocheck, 2. Planabgleich, 3. Prüfung Sachkontenbuchungsgruppe und 4. Prüfung Sachposten. Mit Hilfe dieser vier Auswertungen können alte Fehler korrigiert und zukünftig Fehler vermieden werden. 1. Finanzkontocheck Filtermöglichkeiten: Name der Datenbank, Name des Mandanten, Angelegtes Konto Anhand des eingeben Kontos wird das richtige Finanzkonto vorgeschlagen. So können Sie schnell und bequem überprüfen, ob die richtige Zuordnung getroffen wurde. 2. Planabgleich Filtermöglichkeiten: Name der Datenbank, Name des Mandanten, Haushaltsjahr, Gemeindenummer, Planart Im Bericht werden jetzt alle Planungsstellen aufgelistet, die eine falsche oder keine Finanzkontenzuordnung haben. Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 15 Richtige Zuordnung des Finanzkontos 3. Prüfung Sachkontenbuchungsgruppe Filtermöglichkeiten: Name der Datenbank, Name des Mandanten Es werden alle Eintragungen mit falschem Finanzkonto angezeigt, zusätzlich die betroffenen Sachstämme mit den Gesamtbuchungen. Wenn eine Gesamtumbuchung notwendig ist, können diese Summen direkt verwendet werden. 4. Prüfung Sachposten Filtermöglichkeiten: Name der Datenbank, Name des Mandanten Es werden alle Eintragungen mit falschem Finanzkonto angezeigt. Zusätzlich die betroffenen Buchungen mit Belegnummer. Wenn eine Gesamtumbuchung notwenig ist, können diese Summen direkt verwendet werden. Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 16 RAP-Abgleich Der RAP-Abgleich unterstützt Sie bei der Kontrolle der aufgelösten Rechnungsabgrenzungsposten. Die Auswertung zeigt an, wo keine Auflösung stattgefunden hat. Über den Beleg kann per Link direkt in die entsprechende Anordnung im Finanzsystem mpsNF gesprungen werden. Filtermöglichkeiten: Name der Datenbank, Name des Mandanten, Jahr der Auflösung, nur nicht aufgelöste Fälle anzeigen oder alle Alle ‚rot‘ markierten Einträge zeigen Buchungen, die abgegrenzt aber noch nicht aufgelöst sind. Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 17 EA–Schlüsselung Check Die EA-Schlüsselungskontrolle zeigt schnell, bei welchen Buchungsstellen eine falsche Zuweisung von Ertrag, Aufwand, Einzahlung und Auszahlung sind. Filtermöglichkeiten: Name der Datenbank, Name des Mandanten, Haushaltsjahr, Gemeindenummer, Planart Zuerst sollten immer die Fehler in der Planung korrigiert werden und anschließend im Sachstamm. Somit schließen Sie aus, dass vorhandene Fehler Jahr für Jahr mit übertragen werden. Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 18 Abgleich Buchungsstellen Immer wieder wird bei den Jahresabschlussarbeiten festgestellt, dass diverse Planungsstellen fehlen. Diese fehlenden Planungsstellen zu ermitteln, kostet meistens Zeit und Nerven. Mit dem Abgleich der Sachstamm / Planung geht dies einfach und schnell. Filtermöglichkeiten: Name der Datenbank, Name des Mandanten, Haushaltsjahr, Gemeindenummer, Planart Zuerst sollten immer die Fehler in der Planung korrigiert werden und anschließend im Sachstamm. Somit schließen Sie aus, dass vorhandene Fehler Jahr für Jahr übernommen werden. Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 19 Anmerkung Alle hier gezeigten Auswertungen/Berichte zeigen nur einen kleinen Teil der Möglichkeiten. Wenn eine Auswertung/Bericht nicht ganz ihren Bedürfnissen entspricht, sprechen Sie uns drauf an. Meistens sind die Auswertungen/Berichte in mehreren Variationen vorhanden oder können unkompliziert angepasst werden. Wenn eine Auswertung/Bericht z.B. auf Produktebene ausgelegt ist, kann diese auch schnell auf Budgetebene umgesetzt werden. In einem Dokument lassen sich die Auswertungen/Berichte nur exemplarisch erläutern und darstellen. Um den Nutzen besser einschätzen zu können, empfehlen wir Ihnen, sich die Berichte per SynergieSupport (Teamviewer) vorführen zu lassen. In vielen Fällen ist auch eine Testbereitstellung möglich. Einige, der hier gezeigten Berichte, wurden in Zusammenarbeit mit unseren Kunden erstellt. Falls Sie eine Auswertung/Bericht bisher mühselig in Excel erstellt haben und sich die Arbeit erleichtern wollen, können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen. Erläutern Sie uns was sie benötigen und/oder schicken Sie uns ein Beispiel der Auswertung/Bericht und wir prüfen die Machbarkeit. In den meisten Fällen können wir Ihnen eine schnelle Lösung anbieten, getreu unserem Motto: GESTALTEN STATT VERWALTEN Homepage: www.synergie-kommunal.de Email: [email protected] Seite: 20
