Nutzung von Excel, Word und PowerPoint in Unternehmen

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ERGEBNISSE DER EXPERTENBEFRAGUNG
Nutzung von Excel, Word und PowerPoint
in Unternehmen
Wiesbaden,
im April 2016
Erstellt von:
SYMAX Business Software AG
Bianca Labonte / Andreas Hansel
Parkstraße 22
D-65189 Wiesbaden
Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
Inhaltsverzeichnis
1
Vorwort
4
2
Zur Umfrage
5
3
Ergebnisse der Umfrage
Angaben zur Stichprobe
Nutzung von Microsoft Office Produkten, Datenbanken und BI- und
Reporting-Systemen
Verwendung von Excel im Unternehmen
Bedeutung und Nutzung von PowerPoint im Unternehmen
Verteilung von Excel-, PowerPoint- oder Word-Dateien sowie
Verbesserungsmöglichkeiten
Bewertung von Aussagen
6
6
4
Fazit
20
5
Ausblick
22
6
Über den Herausgeber
23
7
Disclaimer
24
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
8
10
15
16
19
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Teilnehmer nach Funktion im Unternehmen............................................. 6
Abbildung 2: Teilnehmer nach Branchenzugehörigkeit.................................................. 7
Abbildung 3: Teilnehmer nach Unternehmensgröße ..................................................... 7
Abbildung 4: Microsoft Office Produkte in Unternehmen .............................................. 8
Abbildung 5: Datenbanken nach Herstellern in Unternehmen ...................................... 9
Abbildung 6: Eingesetzte BI / Reporting Lösungen nach Herstellern ............................. 9
Abbildung 7: Bedeutung von Excel als Tool zur Datenanalyse .....................................10
Abbildung 8: Nutzung von Excel in Geschäftsprozessen ..............................................11
Abbildung 9: Weiterverarbeitung von Daten aus Datenbanken in Excel .....................11
Abbildung 10: Verfahren zum Import der Daten in Excel .............................................12
Abbildung 11: Datenveredelung in Excel ......................................................................12
Abbildung 12: Regelmäßig erstellte Excel-Dokumente in Unternehmen .....................13
Abbildung 13: Erstellung von Excel-Dokumenten unter Zeitdruck ...............................14
Abbildung 14: Bedeutung von PowerPoint als Tool zur Datenpräsentation ................15
Abbildung 15: Häufigkeit der Erstellung von PowerPoint-Dokumenten ......................15
Abbildung 16: Nutzung von PowerPoint in Geschäftsprozessen ..................................16
Abbildung 17: Verfahren zur Verteilung von Office-Dokumenten im Unternehmen ...17
Abbildung 18: Fehlerquote bei manuell nachbearbeiteten Dokumenten ....................17
Abbildung 19: Verbesserungspotenziale im Kontext von Office-Dokumenten .............18
Abbildung 20: Bewertung von Statements durch die Befragten ..................................19
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
1
Vorwort
Sie sind offenbar aus keinem Unternehmen wegzudenken: Excel-, PowerPoint und
Word - die Flaggschiffe der Microsoft Office Produktfamilie.
Trotz aller ERP- und Data Warehouse-Systeme, Datenbanken, ausgefeilter Reportingund BI-Systeme scheint es im Unternehmensalltag doch so zu sein, dass jeder Datensatz am Ende seiner Wertschöpfungskette einmal den Weg in ein Excel-, PowerPointoder Word-Dokument findet.
Ob dieser Eindruck ein subjektiver ist, den wir bei den Unternehmen gewonnen haben, mit denen wir im Gespräch sind oder ob dieser Eindruck von Mitarbeitern anderen Unternehmen bestätigt wird, wollten wir mittels einer Expertenbefragung herausfinden.
Dazu haben wir im November 2015 anlässlich unserer Ausstellung auf der DOAG Konferenz in Nürnberg eine Befragung durchgeführt.
Folgende Thesen wollten wir dadurch verifizieren oder widerlegen:

Es wird sehr viel manuell an Office Dokumenten gearbeitet

Es wird viel Zeit auf den Import von Daten in die Office Anwendungen verwendet

Die Arbeiten werden eher als lästig eingestuft

Der Automatisierungsgrad ist eher gering

Microsoft Office gibt es in jedem Unternehmen

Wenn es um Zahlen geht, ist Excel das Tool der Wahl

Wenn es um Text-Dokumente geht, ist Word das Tool der Wahl

Wenn es um Präsentationen geht, ist PowerPoint das Tool der Wahl
Auch wollten wir von Fachleuten wissen, wie diese das Thema „Daten aus Datenbanken und deren Weiterverarbeitung mit Microsoft Office Produkten“ beurteilen, welche Rolle diese Anwendungen in Unternehmensprozessen spielen und wie sich deren
Einschätzung bezüglich einiger Aussagen darstellt. Darüber hinaus haben wir auch
danach gefragt, wo Verbesserungspotenziale im Kontext von Office-Dokumenten gesehen werden.
Hierzu haben wir einen umfangreichen Fragebogen erarbeitet und die Besucher der
DOAG Konferenz gebeten, diesen auszufüllen.
Unser Ziel bei dieser Umfrage war es, die Ergebnisse und Einschätzungen solcher Personen zu erheben, die täglich mit Daten zu tun haben und intensiv mit Daten arbeiten. Diese Umfrage erhebt nicht den Anspruch eine wissenschaftlich fundierte, repräsentative Studie zu sein. Dennoch soll sie dazu beitragen, die eigenen Prozesse und
Verfahren in diesem Kontext besser beurteilen und einschätzen zu können.
Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen der Ergebnisse und freuen uns auf Ihr
Feedback.
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
2
Zur Expertenbefragung
Ziel dieser Expertenbefragung war es, detaillierte Informationen darüber zu erhalten,
wie stark die Nutzung von Microsoft Office Produkten in Unternehmen ausgeprägt ist
und welche Bedeutung vor allem Excel, aber auch Word und PowerPoint für Geschäftsprozesse in Unternehmen haben.
Auch hat uns interessiert, welche Datenbanken sowie BI- bzw. Reporting-Tools im
Unternehmen genutzt werden, auf welchem Wege die Daten in die Office-Dokumente gelangen und wie diese Dokumente im Unternehmen ggf. verteilt und weiterverarbeitet werden.
Weiterhin wollten wir erfahren, welche nachträglichen Bearbeitungsschritte mit den
Daten in den Office-Dokumenten durchgeführt werden und wo Verbesserungspotentiale gesehen werden. Darüber hinaus interessierten uns allgemeine Einschätzungen
von Fachleuten zu diesem Themenspektrum.
Im Rahmen des Auftrittes der Symax Business Software AG als Aussteller und Referenten bei der DOAG 2015, die vom 17. bis 20. November 2015 in Nürnberg stattfand, wurden Fachbesucher gebeten, sich an der Umfrage „Nutzung von Excel, Word
und PowerPoint in Unternehmen“ beteiligen.
Diese Messe der Deutschen ORACLE-Anwendergruppe richtet sich vor allem an Fachanwender und IT-Entscheider, wobei die Gruppe der Fachanwender überwiegt. Darüber hinaus wurden rund fünfzig weitere Personen, die ebenfalls dieser Zielgruppe
angehören, schriftlich über die Teilnahmemöglichkeit an der Umfrage informiert.
Die Expertenbefragung wurde online auf der firmeneigenen Webseite www.smaxt.de
zur Verfügung gestellt. Es bestand eine Woche lang die Möglichkeit den Fragebogen
auszufüllen.
Insgesamt haben 76 Personen an der Umfrage teilgenommen. Die Angaben einer
weiteren Person wurden in den Auswertungen nicht berücksichtigt, weil angegeben
wurde, dass im Unternehmen nicht mit dieser Art von Dokumenten gearbeitet wird.
Im Folgenden werden die Ergebnisse der Expertenbefragung dargestellt und bewertet.
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
3
Ergebnisse der Expertenbefragung
Zunächst wird die Stichprobe genauer analysiert. Es folgen Darstellungen der Ergebnisse zur Nutzung von Microsoft Office-Produkten, Datenbanken und BI- bzw. Reporting-Systemen. Danach wird auf die Nutzung von Excel sowie PowerPoint in Unternehmen eingegangen. Es wird beschrieben, wie die Verteilung von Office-Dateien erfolgt
und welche Verbesserungsmöglichkeiten im Umgang mit Dokumenten dieser Art gesehen werden. Abschließend werden die Beurteilungen von Aussagen, die Teil der
Befragung waren, zusammengefasst.
3.1
Angaben zur Stichprobe
Die 76 Personen, die sich an dieser Umfrage beteiligt haben, wurden zunächst nach
ihrer Funktion im Unternehmen sowie nach Branche und Unternehmensgröße befragt.
Abbildung 1: Teilnehmer nach Funktion im Unternehmen
Ca. 60 Prozent der Befragten sind als Fachkraft im Unternehmen beschäftigt. Knapp
30 Prozent sind im Management tätig. Als drittstärkste Gruppe sind die Freiberufler
mit rund 8% vertreten (vgl. Abbildung 1).
Weiterhin wurde eine offene Frage nach der Position gestellt: Vom Datenbankadministrator über den Softwareentwickler und Produktmanager bis hin zum Geschäftsführer sind Positionen aller Art vertreten. Die Ergebnisse werden hier nicht im Detail
dargestellt. Es zeigt sich jedoch, dass mit der Umfrage eine sehr heterogene Gruppe
erreicht werden konnte.
Die Branchenzugehörigkeit wurde nach dem Global Industry Classification Standard
(GICS) abgefragt. Der Großteil mit fast 40% ist in der IT-Branche tätig (39,5%). Dies
entspricht den Erwartungen an die gewünschte Zielgruppe für die Befragung. Die
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
weiteren Angaben verteilen sich auf die unterschiedlichen Branchen. Neben der Kategorie „Sonstiges“, in der vor allem die Bereiche „Bildung/Kultur“ sowie „Öffentlicher Dienst“ enthalten sind, ist die stärkste vertretene Gruppe die der Industrie
(13,2%). 10,5% sind im Finanzwesen und je 7,9% im Bereich der Versorgung bzw. im
Gesundheitswesen tätig. Die Branchenverteilung ist in der folgenden Abbildung 2 visualisiert:
Abbildung 2: Teilnehmer nach Branchenzugehörigkeit
Die Teilnehmer wurden gefragt, wie viele Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt
sind: Etwas mehr als ein Drittel der Befragten ist in kleinen Unternehmen mit 1 bis 50
Mitarbeitern beschäftigt, ebenso viele in mittleren Unternehmen mit 51 bis 1.000
Mitarbeitern (je 34,2%) und knapp ein Drittel in Unternehmen mit mehr als 1.000
Mitarbeitern (insgesamt 31,6%). Die Ergebnisse im Detail sind der Abbildung 3 zu entnehmen:
Abbildung 3: Teilnehmer nach Unternehmensgröße
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
3.2
Nutzung von Microsoft Office Produkten, Datenbanken und BI- und Reporting-Systemen
Weiterhin wurde gefragt, welche Microsoft Office Produkte im Unternehmen eingesetzt werden. Dabei wurde ein Teil der Microsoft Office Produktpalette abgefragt.
Mehrfachnennungen waren möglich und zu erwarten.
Fast jeder, der an der Befragung teilgenommen hat, gibt an, dass im Unternehmen
Word, Excel und Power Point genutzt wird (97,4 bzw. 92,1% der befragten Personen).
Immer noch fast die Hälfte (44,7%) nutzt Visio. Am wenigsten, jedoch immer noch in
etwa jedem dritten Unternehmen, wird Access genutzt. Die Anzahl der Nennungen
zeigt, dass im Schnitt drei bis vier Microsoft Office Produkte in den Unternehmen eingesetzt werden – von den 76 Umfrageteilnehmern erfolgten bei dieser Frage 270
Nennungen (vgl. Abbildung 4).
Abbildung 4: Microsoft Office Produkte in Unternehmen
Es wurde gefragt, welche Datenbanksysteme im Unternehmen genutzt werden. Auch
hier waren Mehrfachnennungen möglich und zu erwarten. Oracle wurde mit 71,1%
am häufigsten genannt. Dies ist sicher auch auf die Stichprobe zurückzuführen, da die
Umfrage auf einer Fachveranstaltung durchgeführt wurde, die sich überwiegend um
Oracle-Themen drehte. Fast in der Hälfte der Unternehmen kommen mySQL bzw. MS
SQL Server als Datenbank zum Einsatz (je 44,7%). In etwa jedem zehnten Unternehmen kommt DB2 zum Einsatz.
140 Antworten wurden gegeben. Somit lässt sich sagen, dass in jedem Unternehmen
der Befragten im Schnitt zwei verschiedene Datenbanksysteme zum Einsatz kommen
(vgl. Abbildung 5).
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
Abbildung 5: Datenbanken nach Herstellern in Unternehmen
Auch bei der Frage, von welchen Herstellern Lösungen im Bereich BI / Reporting im
Unternehmen eingesetzt werden, wurde Oracle von den Teilnehmern mit 42,1% am
häufigsten genannt. Dies ist sicher ebenfalls darauf zurückzuführen, dass die Umfrage
auf einer Fachveranstaltung mit vielen Oracle Themen durchgeführt wurde. Die Verteilung ist in der folgenden Abbildung 6 veranschaulicht:
Abbildung 6: Eingesetzte BI / Reporting Lösungen nach Herstellern
Auf Oracle folgen Produkte von Microsoft mit 36,8%. Mit einigem Abstand werden
Produkte von IBM genannt (15,8%). In 7,9% der Unternehmen wird eine BI / Reporting-Lösung von Pentaho eingesetzt. 5,3% nutzen Produkte von Qlik und je 2,6% solche von Actuate und MicroStrategy.
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
Bemerkenswert ist, dass einige von Gartner als führend gelistete Produkte überhaupt
nicht genannt wurden, wie zum Beispiel Tableau, Tibco Software und Information
Builders. Weiterhin interessant ist, dass 13,2% der Befragten angeben, dass überhaupt keine Lösungen in diesem Bereich eingesetzt werden und es fast genauso viele
gibt, die nicht wissen, ob eine solche Lösung eingesetzt wird bzw. keine Angabe
hierzu gemacht haben. In der Summe ist das fast ein Viertel der Befragten.
3.3
Verwendung von Excel im Unternehmen
Im folgenden Themenkomplex ging es um die Verwendung von Excel im Unternehmen. Die Teilnehmer wurden dazu befragt, welche Bedeutung Excel als Tool zur Datenanalyse im Unternehmen einnimmt. Es wurde gefragt, ob es Geschäftsprozesse
gibt, in denen Excel als fester Bestandteil integriert ist, ob es Excel-Dokumente gibt,
die regelmäßig zu erstellen sind und ob dies unter Zeitdruck geschieht. Des Weiteren
wurde abgefragt, ob Daten aus Datenbanken im eigenen Unternehmen in Excel weiterverarbeitet werden und auf welche Art und Weise diese Daten ggf. nach Excel importiert werden. Abschließend wurde die Frage gestellt, welche „Veredelungsschritte“ in Excel auf die Daten angewendet werden.
Abbildung 7: Bedeutung von Excel als Tool zur Datenanalyse
Auf die Frage: „Wie schätzen Sie die Bedeutung von Excel als Tool zur Datenanalyse
ein“ sagen etwa drei von zehn Befragten, dass Excel hierbei eine sehr bedeutende
Rolle spielt (28,9%). Nimmt man noch die Befragten hinzu, die Excel an dieser Stelle
eine bedeutende Rolle beimessen (31,6%), kann man sagen, dass etwa sechzig Prozent der Umfrageteilnehmern Excel als wichtiges Tool zur Datenanalyse ansehen. Lediglich 21,1% der Befragten messen Excel nur eine geringe Bedeutung als Tool zur Datenanalyse bei (vgl. Abbildung 7). Dieses Ergebnis zeigt sehr deutlich, wie enorm
wichtig Excel in Unternehmen für die Datenanalyse ist.
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
Abbildung 8: Nutzung von Excel in Geschäftsprozessen
In deutlich mehr als einem Drittel der befragten Unternehmen wird Excel als bedeutender bzw. sehr bedeutender fester Bestandteil in Geschäftsprozessen angesehen
(insgesamt 36,9%). Knapp jeder Dritte der Befragten ist unentschieden (28,9%). Ein
weiteres Drittel (34,2%) ist der Ansicht, dass Excel eine geringe bzw. gar keine Bedeutung in diesem Zusammenhang hat (vgl. Abbildung 8).
Zwei Drittel der Befragten (65,8%) geben an, dass Daten aus Datenbanken in Excel
weiterverarbeitet werden. Siehe hierzu die folgende Abbildung 9:
Abbildung 9: Weiterverarbeitung von Daten aus Datenbanken in Excel
Die 50 Befragten, die geantwortet haben, dass sie Daten aus Datenbanken in Excel
weiterverarbeiten, wurden gefragt, wie sie die Daten aus den Datenbanken in die
Excel-Dokumente bringen. Bei dieser Frage waren Mehrfachnennungen möglich:
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
Abbildung 10: Verfahren zum Import der Daten in Excel
Sechs von zehn Befragten importieren die Daten via CSV-Import (60%); vier von zehn
Befragten nutzen die Möglichkeit der Datenbankabfrage direkt aus Excel (40%).
Knapp jeder Dritte gibt an, hierzu ein spezielles Tool zu verwenden (28%). Erstaunlich
ist, dass praktisch jeder Vierte die Daten manuell in Excel eingibt, um sie weiter zu
verarbeiten (24%). Nur jeder Fünfte nutzt ein BI-System für diese Aufgabe (20% - vgl.
Abbildung 10).
Zusammenfassend kann man sagen, dass Daten auf vielfältige Weise von Datenbanken nach Excel „importiert“ werden. Aufgrund der Mehrfachnennungen ist davon
auszugehen, dass jeder der Befragten mindestens zwei unterschiedliche Verfahren
nutzt, um Daten in Excel zu integrieren.
Auch bei der Frage danach, welche „Veredelungsschritte“ in Excel auf die Daten angewendet werden, waren Mehrfachnennungen möglich. Es ergibt sich folgendes Bild:
Abbildung 11: Datenveredelung in Excel
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
Mehr als 70 Prozent der Befragten geben an, die Daten in Excel visuell zu formatieren, also die Daten so aufzubereiten, dass sie "gut" aussehen und besser lesbar sind
(71,1%). Fast die Hälfte der Befragten bindet Daten in Tabellen und in Diagramme ein
(je 47,4%). Praktisch jeder Vierte ergänzt die Daten um Formeln, um Dinge zu berechnen, die in den Quelldaten nicht enthalten sind (39,5%). Knapp ein Drittel (31,6%) erstellt aus den Daten Pivot-Tabellen.
Knapp ein Fünftel der Befragten gibt an, die Daten für verschiedene Empfängerkreise
zu individualisieren, indem sie beispielsweise Logos oder Kopfzeilen ergänzen. Bedingte Formatierungen zur Datenprüfung oder Hervorhebung von Schwellenwerten
und ähnlichem nutzen noch gut 15% der Befragten.
Lediglich 7,9% geben an, dass sie keine zusätzlichen "Veredelungen" der Daten
durchführen (vgl. Abbildung 11).
Es ist zu erkennen, dass von einem Großteil der Befragten mehrere "Veredelungsschritte" bzw. „Ergänzungen der Daten“ in Excel ausgeführt werden.
In diesem Kontext wurde auch erfragt, ob es im Unternehmen Excel-Dokument gibt,
die regelmäßig erstellt werden. Die Ergebnisse sind in der folgenden Abbildung dargestellt:
Abbildung 12: Regelmäßig erstellte Excel-Dokumente in Unternehmen
Mehr als die Hälfte (insgesamt 52,7%) geben an, dass im Unternehmen regelmäßig
sehr viele bzw. viele Dokumente mit Excel erstellt werden. Lediglich 15,8% der Befragten geben an, dass wenige Dokumente, die mit Excel erstellt werden, regelmäßig
anfallen (vgl. Abbildung 12).
Dieses Ergebnis unterstreicht nochmals die hohe Nutzungsfrequenz von Excel in Unternehmen, die unter anderem auch schon bei der Frage nach der Bedeutung von
Excel als Tool zur Datenanalyse deutlich erkennbar wurde (vgl. Abbildung 7).
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
Weiterhin wurde erfragt, ob Excel-Dokumente unter Zeitdruck erstellt werden müssen. Die Ergebnisse sind in Abbildung 13 dargestellt:
Abbildung 13: Erstellung von Excel-Dokumenten unter Zeitdruck
Dokumente unter Zeitdruck erstellen zu müssen kommt bei etwa einem Drittel der
Umfrageteilnehmer häufiger und bei wenigen auch regelmäßig vor (insgesamt
36,8%). Jeder Zehnte (10,5%) gibt an, nie unter Zeitdruck solche Dokumente erstellen
zu müssen. Knapp ein Viertel gibt an, dass dies ab und an notwendig ist (23,7%). Bei
etwas mehr als einem Viertel (28,9%) der Befragten ist dies nur selten der Fall.
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
3.4
Bedeutung und Nutzung von PowerPoint im Unternehmen
Bei den nächsten drei Fragen ging es darum, ein Bild zu erhalten, welche Bedeutung
PowerPoint in Unternehmen besitzt und wie PowerPoint genutzt wird.
Abbildung 14: Bedeutung von PowerPoint als Tool zur Datenpräsentation
Die Bedeutung von PowerPoint als Tool zur Datenpräsentation wird als enorm hoch
angesehen: Sieben von zehn Befragten halten PowerPoint in diesem Zusammenhang
für bedeutend (40,5%) bzw. sogar sehr bedeutend (29,7%). Eine geringe oder gar
keine Bedeutung messen PowerPoint nur knapp 10% der Befragten bei (vgl. Abbildung 14).
PowerPoint-Dokumente werden sehr häufig in Unternehmen erstellt: Jeder Fünfte
gibt an, dass dies täglich erfolgt. Ebenso viele geben an, dass dies mehrmals die Woche der Fall ist (je 21,1%).
Abbildung 15: Häufigkeit der Erstellung von PowerPoint-Dokumenten
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
Praktisch vier von zehn Befragten geben an, dass sie mehrmals im Monat ein PowerPoint-Dokument erstellen (39,5%). Nur jeder Zehnte gibt an, dass er seltener diese
Art von Dokumenten erstellt (10,5%) und dass diese Aufgabe nie anfällt, geben nur
7,9% aller Befragten an (vgl. Abbildung 15).
Abbildung 16: Nutzung von PowerPoint in Geschäftsprozessen
Geschäftsprozesse, in denen Daten direkt aus Datenbanken in PowerPoint verarbeitet werden, werden eher als gering in ihrer Bedeutung eingeschätzt. So sagen lediglich 7,9%, dass dies sehr bedeutend und 5,3%, dass dies bedeutend ist. Mehr als zwei
Drittel sind der Ansicht, dass dies wenig bzw. gar keine Bedeutung in ihrem Unternehmen hat (vgl. Abbildung 16).
3.5
Verteilung von Excel-, PowerPoint- oder Word-Dateien sowie Verbesserungsmöglichkeiten
Die folgenden Fragen beschäftigen sich damit, wie in den Unternehmen Excel-,
PowerPoint- oder Word-Dateien verteilt werden, welche Aufgaben im Zusammenhang mit Dokumenten dieser Art aus der Sicht der Umfrageteilnehmer verbessert
werden können und wie sie die Fehlerquote bei manuellen Nachbearbeitungen einschätzen.
Auf die Frage hin, wie Excel-, PowerPoint- oder Word-Dateien im Unternehmen verteilt werden, waren die häufigsten Nennungen „Per E-Mail“ mit 78,9% sowie „Über
Ordner und Verzeichnisse“ mit 76,3%. In fast drei von 10 Fällen wird für die Verteilung von Dateien dieser Art Sharepoint genutzt (28,9%). Lediglich 2,6% geben an,
dass solche Aufgaben nicht anfallen. Siehe hierzu Abbildung 17:
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
Abbildung 17: Verfahren zur Verteilung von Office-Dokumenten im Unternehmen
Außer den aufgeführten Kategorien, gab es noch zusätzliche Nennungen, die unter
„Sonstiges“ gefallen sind: So geben zum Beispiel vier Teilnehmer an, dass die Dateien
via Cloud verteilt werden. Jeweils zwei Befragte geben an, dass dies über Server,
Print-Ausdrucke, Dokumentenmanagement-Systeme sowie über Online-Tools erfolgt.
Bei dieser Frage waren Mehrfachnennungen möglich. Bei 154 erfolgten Nennungen
von 76 Befragten, kann man im Schnitt davon ausgehen, dass zwei unterschiedliche
Verteilarten in Unternehmen genutzt werden, um diese Art von Dateien anderen zur
Verfügung zu stellen.
Abbildung 18: Fehlerquote bei manuell nachbearbeiteten Dokumenten
Drei von zehn Befragten sind der Ansicht, dass durch die manuelle Nachbearbeitung
von Excel-, Word- oder PowerPoint-Dateien sehr viele bzw. viele Fehler zustande
kommen (5,3 bzw. 23,7%). Genau die Hälfte der Befragten ist bei dieser Frage unentschieden. Etwa jeder Fünfte (21,1%) gibt an, dass durch manuelles Nachbearbeiten
solcher Dokumente wenige bzw. gar keine Fehler entstehen (vgl. Abbildung 18).
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
Zuletzt wurde danach gefragt, welche Aufgaben im Zusammenhang mit Excel-, Wordoder PowerPoint-Dateien aus eigener Sicht verbessert werden könnten. Bei dieser
Frage waren Mehrfachnennungen möglich. Knapp ein Viertel (23,7%) sieht hier keinen Handlungsbedarf. Alle anderen Umfrageteilnehmer sind jedoch durchaus der Ansicht, dass es Verbesserungsmöglichkeiten in Bezug auf Aufgaben im Zusammenhang
mit Dokumenten dieser Art gibt. Siehe Abbildung 19:
Abbildung 19: Verbesserungspotenziale im Kontext von Office-Dokumenten
Fast die Hälfte aller Befragten gibt an, dass es Optimierungspotential in Bezug auf die
Übertragung der Daten in Dokumente sowie in Bezug auf die Aktualisierung vorhandener Dokumente gibt (jeweils 47,4%). Knapp ein Drittel (31,6%) hält die Verteilung
der Dokumente für verbesserungsfähig, und etwas mehr als ein Viertel (26,3%)
wünscht sich Verbesserungen in Bezug auf visuelle Formatierungen.
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
3.6
Bewertung von Aussagen
Zum Abrundung dieser Befragung wurden die Teilnehmer gebeten, einige Aussagen
zum Thema Berichtswesen, Umgang mit Tools und weitere danach zu beurteilen, inwieweit sie diese für zutreffend bzw. nichtzutreffend halten. Die Ergebnisse sind in
Abbildung 20 dargestellt:
Wie sehr treffen die folgenden Aussagen zu?
71,0%
Excel ist in unserem Unternehmen unverzichtbar
68,4%
15,8% 15,8%
65,7%
21,1%
Am liebsten arbeite ich mit Tools, die ich gut kenne
Mir fällt es leicht, mich in neue Tools einzuarbeiten
52,7%
Manuelles Bearbeiten von Dateien ist lästige Aufgabe
31,6%
31,6%
Berichtswesen im Unternehmen ist nahezu perfekt
26,3%
BI- / Reporting Tools sind viel zu teuer
23,7%
In unserem Berichtswesen gibt es keinen Zeitdruck
15,8%
0,0%
23,7%
trifft zu
10,5%
23,7%
50,0%
18,4%
trifft eher
nicht zu
k.A.
50,0%
52,6%
60,5%
20,0%
13,2%
36,8%
44,7%
Nutzung prof. Reporting-SW gehört zum guten Ruf
Datenexport aus Datenbanken ist sehr zeitintensiv
21,1% 7,9%
40,0%
23,7%
23,7%
60,0%
80,0%
100,0%
Abbildung 20: Bewertung von Statements durch die Befragten
Die Antworten auf diese Frage sind in Abbildung 20 danach sortiert, welche Aussagen
als am stärksten zutreffend beurteilt wurden. Am stärksten zutreffend von allen
Statements ist „Excel ist in unserem Unternehmen unverzichtbar“: Etwas mehr als
sieben von zehn Befragten stimmen dem zu (71,0%). Eine fast ebenso hohe Zustimmung erfolgt auf das Statement „Am liebsten arbeite ich mit Tools, mit denen ich
mich schon gut auskenne (68,4%). Es folgt „Mir fällt es leicht, mich in neue Tools einzuarbeiten“ mit 65,7%. Etwas mehr als die Hälfte der Umfrageteilnehmer ist der Ansicht, dass das manuelle Bearbeiten von Excel-, Word- oder PowerPoint-Dateien eine
lästige Aufgabe ist (52,7%). Der Aussage „Die Nutzung professioneller Software für
das Reporting gehört zum guten Ruf eines Unternehmens“ stimmt fast die Hälfte der
Befragten zu (44,7%).
Die Aussage „BI- Reporting-Tools sind zu teuer“ findet fast genauso viel Zustimmung
wie Ablehnung (26,3 versus 23,7%), wobei die Hälfte der Befragten zu diesem Statement keine Angabe gemacht hat. Dass das Berichtswesen im Unternehmen nahezu
perfekt ist, sieht nur knapp ein Drittel so (31,6%), während die Hälfte der Befragten
dies sogar als nichtzutreffend ansieht.
Lediglich knapp ein Viertel der Teilnehmer geben an, dass es im Berichtswesen keinen Zeitdruck gibt (23,7%), während mehr als die Hälfte diese Aussage für eher nicht
zutreffend hält (52,6%).
Schlusslicht bei der Zustimmung ist die Aussage, dass der Datenexport aus Datenbanken sehr zeitintensiv ist. Dem stimmen nur 15,8% aller Befragten zu, und 60,5% halten diese Aussage für eher unzutreffend.
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
4
Fazit
Die Anzahl der Umfrageteilnehmer ist mit 76 Personen ausreichend groß, um fundierte Ergebnisse präsentieren zu können. Die Teilnehmer sind zu 60% Fachkräfte aus
sehr heterogenen Positionen sowie zu knapp 30 % Manager aus verschiedenen Führungsebenen. Die Verteilung auf Branchen und Unternehmensgrößen ist relativ
gleichmäßig. Dass bei den Branchen die IT dominiert, ist auf die Veranstaltung zurückzuführen ist, in deren Rahmen die Umfrage durchgeführt wurde.
In fast allen Unternehmen werden laut dieser Expertenbefragung Excel, PowerPoint
und Word sehr intensiv genutzt. Dies unterstreicht unsere These, dass nahezu in jedem Unternehmen Office Anwendungen eingesetzt werden, die häufig mit Daten aus
Datenbanken angereichert werden oder sogar grundsätzlich darauf basieren.
Die Datenbanken sowie die BI- und Reporting-Systeme, die in den Unternehmen genutzt werden, stammen vorwiegend von Oracle und Microsoft. IBM spielt hier eine
eher unbedeutende Rolle. Es ist jedoch einschränkend darauf hinzuweisen, dass die
führende Position von Oracle hinsichtlich der Antworten in dieser Befragung sicherlich darauf zurückzuführen ist, dass die Umfrage auf einer Oracle Fachveranstaltung
durchgeführt wurde.
Die Unternehmen setzen bei Datenbanken i.d.R. Systeme von zumindest zwei verschiedenen Herstellern ein. Erstaunlich war es, dass bei der Frage nach Reportingund BI-Systemen viele namhafte Hersteller - überhaupt nicht genannt bzw. angekreuzt wurden. Weiterhin erwähnenswert ist es, dass in nahezu einem Viertel aller
befragten Unternehmen keine Reporting- oder BI-Tools eingesetzt werden bzw. deren Einsatz nicht bekannt ist.
Excel wird von etwa 60% aller Befragten als bedeutendes Tool zur Datenanalyse angesehen. Nur etwa zwanzig Prozent der Befragten erachten Excel als weniger bedeutend, wenn es um die Datenanalyse geht. Niemand vertrat die Aussage, dass Excel als
Tool zu Datenanalyse gar nicht bedeutend ist. Damit wird unsere These untermauert,
dass Excel das Tool der Wahl ist, wenn es um Zahlen geht.
Weiterhin interessant ist, dass Excel in deutlich mehr als einem Drittel der befragten
Unternehmen als fester Bestandteil in Geschäftsprozessen genutzt wird. Lediglich
etwa 8% erachten Excel diesbezüglich als unbedeutend.
In zwei Dritteln aller befragten Unternehmen werden Daten aus Datenbanksystemen
in Excel weiterverarbeitet. Wobei die Excel-Tabellen überwiegend durch csv-Import
oder durch direkte Datenbankabfragen mit Daten befüllt werden. Erstaunlich ist, dass
fast ein Viertel aller Befragten die Daten manuell in Excel erfasst.
Die bestätigt unsere Thesen, dass der Automatisierungsgrad eher gering ist und dass
sehr viel manuell an Office Dokumenten gearbeitet wird, obwohl inzwischen deutlich
effizientere und sichere Verfahren als „csv-Import“ oder „Datenbankabfragen direkt
aus Excel“ verfügbar sind.
In mehr als der Hälfte aller Unternehmen werden sehr viele oder viele Excel-Dokumente regelmäßig erstellt, und bei mehr als einem Drittel der Befragten geschieht
dies häufiger unter Zeitdruck.
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
Schaut man sich an, welche Veredelungsschritte in Excel vorgenommen werden so
sieht man auch hier, dass viele manuelle Arbeitsschritte durchgeführt werden, um
die Daten in die gewünschte visuelle Form zu bringen. Auch dies untermauert nochmals die These, dass der Automatisierungsgrad eher gering ist, denn auch derartige
Veredelungsschritte können inzwischen vollautomatisch vollzogen werden.
Bei PowerPoint sieht das Bild sehr ähnlich aus: Mehr als 70% aller Befragten erachten
PowerPoint als das Tool der Wahl, wenn es um Präsentationen geht. Lediglich etwa
10% erachten PowerPoint diesbezüglich als weniger bedeutend oder unbedeutend.
Dieses Ergebnis stützt unsere These, dass PowerPoint das Tool der Wahl ist, wenn es
um Präsentationen geht.
In mehr als 40% der Unternehmen werden mehrmals wöchentlich PowerPoint Präsentationen erstellt. Diese spielen in Geschäftsprozessen offenbar eine untergeordnete Rolle, da nur in etwas mehr als 12% der Unternehmen PowerPoint diesbezüglich
eine bedeutende Rolle zugeschrieben wird. Verfahren, vollständige Präsentationen
direkt und vollautomatisch zu erzeugen, werden offenbar noch überhaupt nicht genutzt.
Erwähnenswert ist, dass in fast 80% der befragten Unternehmen die Office Dokumente entweder via E-Mail oder über die Ablage in Ordnern und Verzeichnissen verteilt werden. SharePoint spielt mit unter 30% eher eine untergeordnete Rolle. I.d.R.
werden in den Unternehmen mehrere verschiedene Verfahren zur Verteilung der Dokumente genutzt. Auch die Cloud bietet hier noch Potenziale: Sie wurde nur von vier
Befragten als Verteilweg für Office Dokumente angeführt.
Knapp ein Drittel der Befragten teilen die Einschätzung, dass durch die manuelle
Nachbearbeitung von Dokumenten viel oder auch sehr viele Fehler entstehen. Während lediglich 8 % der Meinung sind, dass dadurch keine Fehler entstehen. Es ist davon auszugehen, dass eine stärkere Automatisierung der Nachbearbeitung die vorhandenen Fehlerquellen deutlich reduzieren würde.
Interessant für uns ist es zu lesen, dass fast die Hälfte aller Befragten angibt, dass es
in Bezug auf die Übertragung der Daten in Dokumente sowie in Bezug auf die Aktualisierung vorhandener Dokumente Optimierungspotenziale gibt. Auch erachtet knapp
ein Drittel die Verteilung der Dokumente für verbesserungsfähig und etwas mehr als
ein Viertel der Befragten wünscht sich Verbesserungen in Bezug auf visuelle Formatierungen. Dies sind exakt die Punkte, wofür wir mit smaxt eine Lösung anbieten.
Das manuelle Bearbeiten von Office-Dateien wird von mehr als 50% der Befragten als
eine lästige Aufgabe angesehen. Diese Bewertung stützt unsere eingangs diesbezüglich formulierte These. Hier scheint ein großer Bedarf an automatisierten Lösungen
zu bestehen. Nicht untermauert wurde unsere These, dass ein großer Teil der Zeit auf
das Importieren von Daten in Office Dokument verwendet wird: Nur etwa 16% teilen
diese Einschätzung. Dennoch werden in diesem Punkt aber von der Hälfte aller Befragten Verbesserungspotenziale gesehen.
Obwohl es den meisten Befragten leichtfällt, sich in neue Tools einzuarbeiten, arbeiten sie doch am liebsten mit solchen Tools, mit denen sie sich bereits auskennen.
Immerhin die Hälfte aller Befragten ist der Meinung, dass das Berichtswesen in ihrem
Unternehmen nicht nahezu perfekt ist. Es gibt also noch deutliches Potenzial nach
oben.
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Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen
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Ausblick
Wie den Befragungsergebnissen zu entnehmen ist, geben knapp zwei Drittel der Experten an, dass sie Daten aus Datenbanken in Excel weiterverarbeiten. Von dieser
Gruppe verwenden nahezu alle Befragten bis auf wenige Ausnahmen Zeit darauf, die
Daten in mehreren Schritten zu veredeln und/oder Ergänzungen der Daten vorzunehmen.
Weiterhin werden Dateien auf mehreren verschiedenen Wegen im Unternehmen
verteilt – via E-Mail oder das Einstellen in Verzeichnisse und anderes mehr.
Die Ergebnisse dieser Umfrage unterstreichen unsere Beweggründe, die zur Entwicklung von smaxt geführt haben und auch von unseren bisherigen Kunden bestätigt
werden:
Durch eine Lösung wie smaxt könnte in einem Großteil der befragten Unternehmen
die Erstellung, Veredelung und Verteilung von datenbasierten Microsoft Office-Dokumenten deutlich vereinfacht werden. Fast alle lästigen manuellen Arbeitsschritte
könnten automatisiert werden. Auch Fehler durch manuelles Bearbeiten könnten der
Vergangenheit angehören.
Software-Lösungen, die genau an dieser Stelle ansetzen, um Prozesse zu automatisieren und Routineaufgaben zu erleichtern, scheinen noch nicht den Bekanntheitsgrad
erreicht zu haben, der ihnen angemessen wäre.
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Über den Herausgeber
Über die Symax Business Software AG
Die Symax Business Software AG entwickelt seit 1998 am Standort Wiesbaden Individual- und Standardsoftware für Unternehmen. In dieser Zeit wurden von der Symax
AG weit über einhundert Softwareprojekte erfolgreich realisiert. Mit aktuell elf angestellten Mitarbeitern erzielte die Symax AG in 2015 einen Umsatz von über 800.000
Euro. Symax steht für erfolgreiche Softwareentwicklung durch die zielgerichtete Zusammenarbeit von Menschen.
Weitere Informationen auf: www.symax.de
Über smaxt
Smaxt ist eine Standardsoftware der Symax Business Software AG. Das Einzigartige an
smaxt ist, dass die Software Oracle Datenbanken befähigt, vollwertige Excel-, PowerPoint- oder Word-Dokumente direkt in der Datenbank zu erzeugen und zu verteilen.
Dadurch können dokumentenbasierte Prozesse automatisiert und deren Effizienz
und Prozesssicherheit wesentlich gesteigert werden.
Weitere Informationen auf: www.smaxt.de
Für weitere Informationen:
Symax Business Software AG
Assistenz der Geschäftsleitung
Bianca Labonte
Parkstraße 22
D-65189 Wiesbaden
Telefon:
E-Mail:
+49(0)611 900 36 40
[email protected]
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Oracle ist eine eingetragene Marke von Oracle und/oder ihren verbundenen Unternehmen. Excel, Office, PowerPoint, Word, Access, Visio, Windows und Microsoft sind
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