Nutzung von Excel, Word und PowerPoint in Unternehmen
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ERGEBNISSE DER EXPERTENBEFRAGUNG Nutzung von Excel, Word und PowerPoint in Unternehmen Wiesbaden, im April 2016 Erstellt von: SYMAX Business Software AG Bianca Labonte / Andreas Hansel Parkstraße 22 D-65189 Wiesbaden Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen Inhaltsverzeichnis 1 Vorwort 4 2 Zur Umfrage 5 3 Ergebnisse der Umfrage Angaben zur Stichprobe Nutzung von Microsoft Office Produkten, Datenbanken und BI- und Reporting-Systemen Verwendung von Excel im Unternehmen Bedeutung und Nutzung von PowerPoint im Unternehmen Verteilung von Excel-, PowerPoint- oder Word-Dateien sowie Verbesserungsmöglichkeiten Bewertung von Aussagen 6 6 4 Fazit 20 5 Ausblick 22 6 Über den Herausgeber 23 7 Disclaimer 24 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 8 10 15 16 19 Seite 2 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Teilnehmer nach Funktion im Unternehmen............................................. 6 Abbildung 2: Teilnehmer nach Branchenzugehörigkeit.................................................. 7 Abbildung 3: Teilnehmer nach Unternehmensgröße ..................................................... 7 Abbildung 4: Microsoft Office Produkte in Unternehmen .............................................. 8 Abbildung 5: Datenbanken nach Herstellern in Unternehmen ...................................... 9 Abbildung 6: Eingesetzte BI / Reporting Lösungen nach Herstellern ............................. 9 Abbildung 7: Bedeutung von Excel als Tool zur Datenanalyse .....................................10 Abbildung 8: Nutzung von Excel in Geschäftsprozessen ..............................................11 Abbildung 9: Weiterverarbeitung von Daten aus Datenbanken in Excel .....................11 Abbildung 10: Verfahren zum Import der Daten in Excel .............................................12 Abbildung 11: Datenveredelung in Excel ......................................................................12 Abbildung 12: Regelmäßig erstellte Excel-Dokumente in Unternehmen .....................13 Abbildung 13: Erstellung von Excel-Dokumenten unter Zeitdruck ...............................14 Abbildung 14: Bedeutung von PowerPoint als Tool zur Datenpräsentation ................15 Abbildung 15: Häufigkeit der Erstellung von PowerPoint-Dokumenten ......................15 Abbildung 16: Nutzung von PowerPoint in Geschäftsprozessen ..................................16 Abbildung 17: Verfahren zur Verteilung von Office-Dokumenten im Unternehmen ...17 Abbildung 18: Fehlerquote bei manuell nachbearbeiteten Dokumenten ....................17 Abbildung 19: Verbesserungspotenziale im Kontext von Office-Dokumenten .............18 Abbildung 20: Bewertung von Statements durch die Befragten ..................................19 Seite 3 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen 1 Vorwort Sie sind offenbar aus keinem Unternehmen wegzudenken: Excel-, PowerPoint und Word - die Flaggschiffe der Microsoft Office Produktfamilie. Trotz aller ERP- und Data Warehouse-Systeme, Datenbanken, ausgefeilter Reportingund BI-Systeme scheint es im Unternehmensalltag doch so zu sein, dass jeder Datensatz am Ende seiner Wertschöpfungskette einmal den Weg in ein Excel-, PowerPointoder Word-Dokument findet. Ob dieser Eindruck ein subjektiver ist, den wir bei den Unternehmen gewonnen haben, mit denen wir im Gespräch sind oder ob dieser Eindruck von Mitarbeitern anderen Unternehmen bestätigt wird, wollten wir mittels einer Expertenbefragung herausfinden. Dazu haben wir im November 2015 anlässlich unserer Ausstellung auf der DOAG Konferenz in Nürnberg eine Befragung durchgeführt. Folgende Thesen wollten wir dadurch verifizieren oder widerlegen: Es wird sehr viel manuell an Office Dokumenten gearbeitet Es wird viel Zeit auf den Import von Daten in die Office Anwendungen verwendet Die Arbeiten werden eher als lästig eingestuft Der Automatisierungsgrad ist eher gering Microsoft Office gibt es in jedem Unternehmen Wenn es um Zahlen geht, ist Excel das Tool der Wahl Wenn es um Text-Dokumente geht, ist Word das Tool der Wahl Wenn es um Präsentationen geht, ist PowerPoint das Tool der Wahl Auch wollten wir von Fachleuten wissen, wie diese das Thema „Daten aus Datenbanken und deren Weiterverarbeitung mit Microsoft Office Produkten“ beurteilen, welche Rolle diese Anwendungen in Unternehmensprozessen spielen und wie sich deren Einschätzung bezüglich einiger Aussagen darstellt. Darüber hinaus haben wir auch danach gefragt, wo Verbesserungspotenziale im Kontext von Office-Dokumenten gesehen werden. Hierzu haben wir einen umfangreichen Fragebogen erarbeitet und die Besucher der DOAG Konferenz gebeten, diesen auszufüllen. Unser Ziel bei dieser Umfrage war es, die Ergebnisse und Einschätzungen solcher Personen zu erheben, die täglich mit Daten zu tun haben und intensiv mit Daten arbeiten. Diese Umfrage erhebt nicht den Anspruch eine wissenschaftlich fundierte, repräsentative Studie zu sein. Dennoch soll sie dazu beitragen, die eigenen Prozesse und Verfahren in diesem Kontext besser beurteilen und einschätzen zu können. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen der Ergebnisse und freuen uns auf Ihr Feedback. Seite 4 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen 2 Zur Expertenbefragung Ziel dieser Expertenbefragung war es, detaillierte Informationen darüber zu erhalten, wie stark die Nutzung von Microsoft Office Produkten in Unternehmen ausgeprägt ist und welche Bedeutung vor allem Excel, aber auch Word und PowerPoint für Geschäftsprozesse in Unternehmen haben. Auch hat uns interessiert, welche Datenbanken sowie BI- bzw. Reporting-Tools im Unternehmen genutzt werden, auf welchem Wege die Daten in die Office-Dokumente gelangen und wie diese Dokumente im Unternehmen ggf. verteilt und weiterverarbeitet werden. Weiterhin wollten wir erfahren, welche nachträglichen Bearbeitungsschritte mit den Daten in den Office-Dokumenten durchgeführt werden und wo Verbesserungspotentiale gesehen werden. Darüber hinaus interessierten uns allgemeine Einschätzungen von Fachleuten zu diesem Themenspektrum. Im Rahmen des Auftrittes der Symax Business Software AG als Aussteller und Referenten bei der DOAG 2015, die vom 17. bis 20. November 2015 in Nürnberg stattfand, wurden Fachbesucher gebeten, sich an der Umfrage „Nutzung von Excel, Word und PowerPoint in Unternehmen“ beteiligen. Diese Messe der Deutschen ORACLE-Anwendergruppe richtet sich vor allem an Fachanwender und IT-Entscheider, wobei die Gruppe der Fachanwender überwiegt. Darüber hinaus wurden rund fünfzig weitere Personen, die ebenfalls dieser Zielgruppe angehören, schriftlich über die Teilnahmemöglichkeit an der Umfrage informiert. Die Expertenbefragung wurde online auf der firmeneigenen Webseite www.smaxt.de zur Verfügung gestellt. Es bestand eine Woche lang die Möglichkeit den Fragebogen auszufüllen. Insgesamt haben 76 Personen an der Umfrage teilgenommen. Die Angaben einer weiteren Person wurden in den Auswertungen nicht berücksichtigt, weil angegeben wurde, dass im Unternehmen nicht mit dieser Art von Dokumenten gearbeitet wird. Im Folgenden werden die Ergebnisse der Expertenbefragung dargestellt und bewertet. Seite 5 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen 3 Ergebnisse der Expertenbefragung Zunächst wird die Stichprobe genauer analysiert. Es folgen Darstellungen der Ergebnisse zur Nutzung von Microsoft Office-Produkten, Datenbanken und BI- bzw. Reporting-Systemen. Danach wird auf die Nutzung von Excel sowie PowerPoint in Unternehmen eingegangen. Es wird beschrieben, wie die Verteilung von Office-Dateien erfolgt und welche Verbesserungsmöglichkeiten im Umgang mit Dokumenten dieser Art gesehen werden. Abschließend werden die Beurteilungen von Aussagen, die Teil der Befragung waren, zusammengefasst. 3.1 Angaben zur Stichprobe Die 76 Personen, die sich an dieser Umfrage beteiligt haben, wurden zunächst nach ihrer Funktion im Unternehmen sowie nach Branche und Unternehmensgröße befragt. Abbildung 1: Teilnehmer nach Funktion im Unternehmen Ca. 60 Prozent der Befragten sind als Fachkraft im Unternehmen beschäftigt. Knapp 30 Prozent sind im Management tätig. Als drittstärkste Gruppe sind die Freiberufler mit rund 8% vertreten (vgl. Abbildung 1). Weiterhin wurde eine offene Frage nach der Position gestellt: Vom Datenbankadministrator über den Softwareentwickler und Produktmanager bis hin zum Geschäftsführer sind Positionen aller Art vertreten. Die Ergebnisse werden hier nicht im Detail dargestellt. Es zeigt sich jedoch, dass mit der Umfrage eine sehr heterogene Gruppe erreicht werden konnte. Die Branchenzugehörigkeit wurde nach dem Global Industry Classification Standard (GICS) abgefragt. Der Großteil mit fast 40% ist in der IT-Branche tätig (39,5%). Dies entspricht den Erwartungen an die gewünschte Zielgruppe für die Befragung. Die Seite 6 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen weiteren Angaben verteilen sich auf die unterschiedlichen Branchen. Neben der Kategorie „Sonstiges“, in der vor allem die Bereiche „Bildung/Kultur“ sowie „Öffentlicher Dienst“ enthalten sind, ist die stärkste vertretene Gruppe die der Industrie (13,2%). 10,5% sind im Finanzwesen und je 7,9% im Bereich der Versorgung bzw. im Gesundheitswesen tätig. Die Branchenverteilung ist in der folgenden Abbildung 2 visualisiert: Abbildung 2: Teilnehmer nach Branchenzugehörigkeit Die Teilnehmer wurden gefragt, wie viele Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind: Etwas mehr als ein Drittel der Befragten ist in kleinen Unternehmen mit 1 bis 50 Mitarbeitern beschäftigt, ebenso viele in mittleren Unternehmen mit 51 bis 1.000 Mitarbeitern (je 34,2%) und knapp ein Drittel in Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern (insgesamt 31,6%). Die Ergebnisse im Detail sind der Abbildung 3 zu entnehmen: Abbildung 3: Teilnehmer nach Unternehmensgröße Seite 7 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen 3.2 Nutzung von Microsoft Office Produkten, Datenbanken und BI- und Reporting-Systemen Weiterhin wurde gefragt, welche Microsoft Office Produkte im Unternehmen eingesetzt werden. Dabei wurde ein Teil der Microsoft Office Produktpalette abgefragt. Mehrfachnennungen waren möglich und zu erwarten. Fast jeder, der an der Befragung teilgenommen hat, gibt an, dass im Unternehmen Word, Excel und Power Point genutzt wird (97,4 bzw. 92,1% der befragten Personen). Immer noch fast die Hälfte (44,7%) nutzt Visio. Am wenigsten, jedoch immer noch in etwa jedem dritten Unternehmen, wird Access genutzt. Die Anzahl der Nennungen zeigt, dass im Schnitt drei bis vier Microsoft Office Produkte in den Unternehmen eingesetzt werden – von den 76 Umfrageteilnehmern erfolgten bei dieser Frage 270 Nennungen (vgl. Abbildung 4). Abbildung 4: Microsoft Office Produkte in Unternehmen Es wurde gefragt, welche Datenbanksysteme im Unternehmen genutzt werden. Auch hier waren Mehrfachnennungen möglich und zu erwarten. Oracle wurde mit 71,1% am häufigsten genannt. Dies ist sicher auch auf die Stichprobe zurückzuführen, da die Umfrage auf einer Fachveranstaltung durchgeführt wurde, die sich überwiegend um Oracle-Themen drehte. Fast in der Hälfte der Unternehmen kommen mySQL bzw. MS SQL Server als Datenbank zum Einsatz (je 44,7%). In etwa jedem zehnten Unternehmen kommt DB2 zum Einsatz. 140 Antworten wurden gegeben. Somit lässt sich sagen, dass in jedem Unternehmen der Befragten im Schnitt zwei verschiedene Datenbanksysteme zum Einsatz kommen (vgl. Abbildung 5). Seite 8 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen Abbildung 5: Datenbanken nach Herstellern in Unternehmen Auch bei der Frage, von welchen Herstellern Lösungen im Bereich BI / Reporting im Unternehmen eingesetzt werden, wurde Oracle von den Teilnehmern mit 42,1% am häufigsten genannt. Dies ist sicher ebenfalls darauf zurückzuführen, dass die Umfrage auf einer Fachveranstaltung mit vielen Oracle Themen durchgeführt wurde. Die Verteilung ist in der folgenden Abbildung 6 veranschaulicht: Abbildung 6: Eingesetzte BI / Reporting Lösungen nach Herstellern Auf Oracle folgen Produkte von Microsoft mit 36,8%. Mit einigem Abstand werden Produkte von IBM genannt (15,8%). In 7,9% der Unternehmen wird eine BI / Reporting-Lösung von Pentaho eingesetzt. 5,3% nutzen Produkte von Qlik und je 2,6% solche von Actuate und MicroStrategy. Seite 9 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen Bemerkenswert ist, dass einige von Gartner als führend gelistete Produkte überhaupt nicht genannt wurden, wie zum Beispiel Tableau, Tibco Software und Information Builders. Weiterhin interessant ist, dass 13,2% der Befragten angeben, dass überhaupt keine Lösungen in diesem Bereich eingesetzt werden und es fast genauso viele gibt, die nicht wissen, ob eine solche Lösung eingesetzt wird bzw. keine Angabe hierzu gemacht haben. In der Summe ist das fast ein Viertel der Befragten. 3.3 Verwendung von Excel im Unternehmen Im folgenden Themenkomplex ging es um die Verwendung von Excel im Unternehmen. Die Teilnehmer wurden dazu befragt, welche Bedeutung Excel als Tool zur Datenanalyse im Unternehmen einnimmt. Es wurde gefragt, ob es Geschäftsprozesse gibt, in denen Excel als fester Bestandteil integriert ist, ob es Excel-Dokumente gibt, die regelmäßig zu erstellen sind und ob dies unter Zeitdruck geschieht. Des Weiteren wurde abgefragt, ob Daten aus Datenbanken im eigenen Unternehmen in Excel weiterverarbeitet werden und auf welche Art und Weise diese Daten ggf. nach Excel importiert werden. Abschließend wurde die Frage gestellt, welche „Veredelungsschritte“ in Excel auf die Daten angewendet werden. Abbildung 7: Bedeutung von Excel als Tool zur Datenanalyse Auf die Frage: „Wie schätzen Sie die Bedeutung von Excel als Tool zur Datenanalyse ein“ sagen etwa drei von zehn Befragten, dass Excel hierbei eine sehr bedeutende Rolle spielt (28,9%). Nimmt man noch die Befragten hinzu, die Excel an dieser Stelle eine bedeutende Rolle beimessen (31,6%), kann man sagen, dass etwa sechzig Prozent der Umfrageteilnehmern Excel als wichtiges Tool zur Datenanalyse ansehen. Lediglich 21,1% der Befragten messen Excel nur eine geringe Bedeutung als Tool zur Datenanalyse bei (vgl. Abbildung 7). Dieses Ergebnis zeigt sehr deutlich, wie enorm wichtig Excel in Unternehmen für die Datenanalyse ist. Seite 10 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen Abbildung 8: Nutzung von Excel in Geschäftsprozessen In deutlich mehr als einem Drittel der befragten Unternehmen wird Excel als bedeutender bzw. sehr bedeutender fester Bestandteil in Geschäftsprozessen angesehen (insgesamt 36,9%). Knapp jeder Dritte der Befragten ist unentschieden (28,9%). Ein weiteres Drittel (34,2%) ist der Ansicht, dass Excel eine geringe bzw. gar keine Bedeutung in diesem Zusammenhang hat (vgl. Abbildung 8). Zwei Drittel der Befragten (65,8%) geben an, dass Daten aus Datenbanken in Excel weiterverarbeitet werden. Siehe hierzu die folgende Abbildung 9: Abbildung 9: Weiterverarbeitung von Daten aus Datenbanken in Excel Die 50 Befragten, die geantwortet haben, dass sie Daten aus Datenbanken in Excel weiterverarbeiten, wurden gefragt, wie sie die Daten aus den Datenbanken in die Excel-Dokumente bringen. Bei dieser Frage waren Mehrfachnennungen möglich: Seite 11 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen Abbildung 10: Verfahren zum Import der Daten in Excel Sechs von zehn Befragten importieren die Daten via CSV-Import (60%); vier von zehn Befragten nutzen die Möglichkeit der Datenbankabfrage direkt aus Excel (40%). Knapp jeder Dritte gibt an, hierzu ein spezielles Tool zu verwenden (28%). Erstaunlich ist, dass praktisch jeder Vierte die Daten manuell in Excel eingibt, um sie weiter zu verarbeiten (24%). Nur jeder Fünfte nutzt ein BI-System für diese Aufgabe (20% - vgl. Abbildung 10). Zusammenfassend kann man sagen, dass Daten auf vielfältige Weise von Datenbanken nach Excel „importiert“ werden. Aufgrund der Mehrfachnennungen ist davon auszugehen, dass jeder der Befragten mindestens zwei unterschiedliche Verfahren nutzt, um Daten in Excel zu integrieren. Auch bei der Frage danach, welche „Veredelungsschritte“ in Excel auf die Daten angewendet werden, waren Mehrfachnennungen möglich. Es ergibt sich folgendes Bild: Abbildung 11: Datenveredelung in Excel Seite 12 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen Mehr als 70 Prozent der Befragten geben an, die Daten in Excel visuell zu formatieren, also die Daten so aufzubereiten, dass sie "gut" aussehen und besser lesbar sind (71,1%). Fast die Hälfte der Befragten bindet Daten in Tabellen und in Diagramme ein (je 47,4%). Praktisch jeder Vierte ergänzt die Daten um Formeln, um Dinge zu berechnen, die in den Quelldaten nicht enthalten sind (39,5%). Knapp ein Drittel (31,6%) erstellt aus den Daten Pivot-Tabellen. Knapp ein Fünftel der Befragten gibt an, die Daten für verschiedene Empfängerkreise zu individualisieren, indem sie beispielsweise Logos oder Kopfzeilen ergänzen. Bedingte Formatierungen zur Datenprüfung oder Hervorhebung von Schwellenwerten und ähnlichem nutzen noch gut 15% der Befragten. Lediglich 7,9% geben an, dass sie keine zusätzlichen "Veredelungen" der Daten durchführen (vgl. Abbildung 11). Es ist zu erkennen, dass von einem Großteil der Befragten mehrere "Veredelungsschritte" bzw. „Ergänzungen der Daten“ in Excel ausgeführt werden. In diesem Kontext wurde auch erfragt, ob es im Unternehmen Excel-Dokument gibt, die regelmäßig erstellt werden. Die Ergebnisse sind in der folgenden Abbildung dargestellt: Abbildung 12: Regelmäßig erstellte Excel-Dokumente in Unternehmen Mehr als die Hälfte (insgesamt 52,7%) geben an, dass im Unternehmen regelmäßig sehr viele bzw. viele Dokumente mit Excel erstellt werden. Lediglich 15,8% der Befragten geben an, dass wenige Dokumente, die mit Excel erstellt werden, regelmäßig anfallen (vgl. Abbildung 12). Dieses Ergebnis unterstreicht nochmals die hohe Nutzungsfrequenz von Excel in Unternehmen, die unter anderem auch schon bei der Frage nach der Bedeutung von Excel als Tool zur Datenanalyse deutlich erkennbar wurde (vgl. Abbildung 7). Seite 13 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen Weiterhin wurde erfragt, ob Excel-Dokumente unter Zeitdruck erstellt werden müssen. Die Ergebnisse sind in Abbildung 13 dargestellt: Abbildung 13: Erstellung von Excel-Dokumenten unter Zeitdruck Dokumente unter Zeitdruck erstellen zu müssen kommt bei etwa einem Drittel der Umfrageteilnehmer häufiger und bei wenigen auch regelmäßig vor (insgesamt 36,8%). Jeder Zehnte (10,5%) gibt an, nie unter Zeitdruck solche Dokumente erstellen zu müssen. Knapp ein Viertel gibt an, dass dies ab und an notwendig ist (23,7%). Bei etwas mehr als einem Viertel (28,9%) der Befragten ist dies nur selten der Fall. Seite 14 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen 3.4 Bedeutung und Nutzung von PowerPoint im Unternehmen Bei den nächsten drei Fragen ging es darum, ein Bild zu erhalten, welche Bedeutung PowerPoint in Unternehmen besitzt und wie PowerPoint genutzt wird. Abbildung 14: Bedeutung von PowerPoint als Tool zur Datenpräsentation Die Bedeutung von PowerPoint als Tool zur Datenpräsentation wird als enorm hoch angesehen: Sieben von zehn Befragten halten PowerPoint in diesem Zusammenhang für bedeutend (40,5%) bzw. sogar sehr bedeutend (29,7%). Eine geringe oder gar keine Bedeutung messen PowerPoint nur knapp 10% der Befragten bei (vgl. Abbildung 14). PowerPoint-Dokumente werden sehr häufig in Unternehmen erstellt: Jeder Fünfte gibt an, dass dies täglich erfolgt. Ebenso viele geben an, dass dies mehrmals die Woche der Fall ist (je 21,1%). Abbildung 15: Häufigkeit der Erstellung von PowerPoint-Dokumenten Seite 15 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen Praktisch vier von zehn Befragten geben an, dass sie mehrmals im Monat ein PowerPoint-Dokument erstellen (39,5%). Nur jeder Zehnte gibt an, dass er seltener diese Art von Dokumenten erstellt (10,5%) und dass diese Aufgabe nie anfällt, geben nur 7,9% aller Befragten an (vgl. Abbildung 15). Abbildung 16: Nutzung von PowerPoint in Geschäftsprozessen Geschäftsprozesse, in denen Daten direkt aus Datenbanken in PowerPoint verarbeitet werden, werden eher als gering in ihrer Bedeutung eingeschätzt. So sagen lediglich 7,9%, dass dies sehr bedeutend und 5,3%, dass dies bedeutend ist. Mehr als zwei Drittel sind der Ansicht, dass dies wenig bzw. gar keine Bedeutung in ihrem Unternehmen hat (vgl. Abbildung 16). 3.5 Verteilung von Excel-, PowerPoint- oder Word-Dateien sowie Verbesserungsmöglichkeiten Die folgenden Fragen beschäftigen sich damit, wie in den Unternehmen Excel-, PowerPoint- oder Word-Dateien verteilt werden, welche Aufgaben im Zusammenhang mit Dokumenten dieser Art aus der Sicht der Umfrageteilnehmer verbessert werden können und wie sie die Fehlerquote bei manuellen Nachbearbeitungen einschätzen. Auf die Frage hin, wie Excel-, PowerPoint- oder Word-Dateien im Unternehmen verteilt werden, waren die häufigsten Nennungen „Per E-Mail“ mit 78,9% sowie „Über Ordner und Verzeichnisse“ mit 76,3%. In fast drei von 10 Fällen wird für die Verteilung von Dateien dieser Art Sharepoint genutzt (28,9%). Lediglich 2,6% geben an, dass solche Aufgaben nicht anfallen. Siehe hierzu Abbildung 17: Seite 16 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen Abbildung 17: Verfahren zur Verteilung von Office-Dokumenten im Unternehmen Außer den aufgeführten Kategorien, gab es noch zusätzliche Nennungen, die unter „Sonstiges“ gefallen sind: So geben zum Beispiel vier Teilnehmer an, dass die Dateien via Cloud verteilt werden. Jeweils zwei Befragte geben an, dass dies über Server, Print-Ausdrucke, Dokumentenmanagement-Systeme sowie über Online-Tools erfolgt. Bei dieser Frage waren Mehrfachnennungen möglich. Bei 154 erfolgten Nennungen von 76 Befragten, kann man im Schnitt davon ausgehen, dass zwei unterschiedliche Verteilarten in Unternehmen genutzt werden, um diese Art von Dateien anderen zur Verfügung zu stellen. Abbildung 18: Fehlerquote bei manuell nachbearbeiteten Dokumenten Drei von zehn Befragten sind der Ansicht, dass durch die manuelle Nachbearbeitung von Excel-, Word- oder PowerPoint-Dateien sehr viele bzw. viele Fehler zustande kommen (5,3 bzw. 23,7%). Genau die Hälfte der Befragten ist bei dieser Frage unentschieden. Etwa jeder Fünfte (21,1%) gibt an, dass durch manuelles Nachbearbeiten solcher Dokumente wenige bzw. gar keine Fehler entstehen (vgl. Abbildung 18). Seite 17 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen Zuletzt wurde danach gefragt, welche Aufgaben im Zusammenhang mit Excel-, Wordoder PowerPoint-Dateien aus eigener Sicht verbessert werden könnten. Bei dieser Frage waren Mehrfachnennungen möglich. Knapp ein Viertel (23,7%) sieht hier keinen Handlungsbedarf. Alle anderen Umfrageteilnehmer sind jedoch durchaus der Ansicht, dass es Verbesserungsmöglichkeiten in Bezug auf Aufgaben im Zusammenhang mit Dokumenten dieser Art gibt. Siehe Abbildung 19: Abbildung 19: Verbesserungspotenziale im Kontext von Office-Dokumenten Fast die Hälfte aller Befragten gibt an, dass es Optimierungspotential in Bezug auf die Übertragung der Daten in Dokumente sowie in Bezug auf die Aktualisierung vorhandener Dokumente gibt (jeweils 47,4%). Knapp ein Drittel (31,6%) hält die Verteilung der Dokumente für verbesserungsfähig, und etwas mehr als ein Viertel (26,3%) wünscht sich Verbesserungen in Bezug auf visuelle Formatierungen. Seite 18 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen 3.6 Bewertung von Aussagen Zum Abrundung dieser Befragung wurden die Teilnehmer gebeten, einige Aussagen zum Thema Berichtswesen, Umgang mit Tools und weitere danach zu beurteilen, inwieweit sie diese für zutreffend bzw. nichtzutreffend halten. Die Ergebnisse sind in Abbildung 20 dargestellt: Wie sehr treffen die folgenden Aussagen zu? 71,0% Excel ist in unserem Unternehmen unverzichtbar 68,4% 15,8% 15,8% 65,7% 21,1% Am liebsten arbeite ich mit Tools, die ich gut kenne Mir fällt es leicht, mich in neue Tools einzuarbeiten 52,7% Manuelles Bearbeiten von Dateien ist lästige Aufgabe 31,6% 31,6% Berichtswesen im Unternehmen ist nahezu perfekt 26,3% BI- / Reporting Tools sind viel zu teuer 23,7% In unserem Berichtswesen gibt es keinen Zeitdruck 15,8% 0,0% 23,7% trifft zu 10,5% 23,7% 50,0% 18,4% trifft eher nicht zu k.A. 50,0% 52,6% 60,5% 20,0% 13,2% 36,8% 44,7% Nutzung prof. Reporting-SW gehört zum guten Ruf Datenexport aus Datenbanken ist sehr zeitintensiv 21,1% 7,9% 40,0% 23,7% 23,7% 60,0% 80,0% 100,0% Abbildung 20: Bewertung von Statements durch die Befragten Die Antworten auf diese Frage sind in Abbildung 20 danach sortiert, welche Aussagen als am stärksten zutreffend beurteilt wurden. Am stärksten zutreffend von allen Statements ist „Excel ist in unserem Unternehmen unverzichtbar“: Etwas mehr als sieben von zehn Befragten stimmen dem zu (71,0%). Eine fast ebenso hohe Zustimmung erfolgt auf das Statement „Am liebsten arbeite ich mit Tools, mit denen ich mich schon gut auskenne (68,4%). Es folgt „Mir fällt es leicht, mich in neue Tools einzuarbeiten“ mit 65,7%. Etwas mehr als die Hälfte der Umfrageteilnehmer ist der Ansicht, dass das manuelle Bearbeiten von Excel-, Word- oder PowerPoint-Dateien eine lästige Aufgabe ist (52,7%). Der Aussage „Die Nutzung professioneller Software für das Reporting gehört zum guten Ruf eines Unternehmens“ stimmt fast die Hälfte der Befragten zu (44,7%). Die Aussage „BI- Reporting-Tools sind zu teuer“ findet fast genauso viel Zustimmung wie Ablehnung (26,3 versus 23,7%), wobei die Hälfte der Befragten zu diesem Statement keine Angabe gemacht hat. Dass das Berichtswesen im Unternehmen nahezu perfekt ist, sieht nur knapp ein Drittel so (31,6%), während die Hälfte der Befragten dies sogar als nichtzutreffend ansieht. Lediglich knapp ein Viertel der Teilnehmer geben an, dass es im Berichtswesen keinen Zeitdruck gibt (23,7%), während mehr als die Hälfte diese Aussage für eher nicht zutreffend hält (52,6%). Schlusslicht bei der Zustimmung ist die Aussage, dass der Datenexport aus Datenbanken sehr zeitintensiv ist. Dem stimmen nur 15,8% aller Befragten zu, und 60,5% halten diese Aussage für eher unzutreffend. Seite 19 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen 4 Fazit Die Anzahl der Umfrageteilnehmer ist mit 76 Personen ausreichend groß, um fundierte Ergebnisse präsentieren zu können. Die Teilnehmer sind zu 60% Fachkräfte aus sehr heterogenen Positionen sowie zu knapp 30 % Manager aus verschiedenen Führungsebenen. Die Verteilung auf Branchen und Unternehmensgrößen ist relativ gleichmäßig. Dass bei den Branchen die IT dominiert, ist auf die Veranstaltung zurückzuführen ist, in deren Rahmen die Umfrage durchgeführt wurde. In fast allen Unternehmen werden laut dieser Expertenbefragung Excel, PowerPoint und Word sehr intensiv genutzt. Dies unterstreicht unsere These, dass nahezu in jedem Unternehmen Office Anwendungen eingesetzt werden, die häufig mit Daten aus Datenbanken angereichert werden oder sogar grundsätzlich darauf basieren. Die Datenbanken sowie die BI- und Reporting-Systeme, die in den Unternehmen genutzt werden, stammen vorwiegend von Oracle und Microsoft. IBM spielt hier eine eher unbedeutende Rolle. Es ist jedoch einschränkend darauf hinzuweisen, dass die führende Position von Oracle hinsichtlich der Antworten in dieser Befragung sicherlich darauf zurückzuführen ist, dass die Umfrage auf einer Oracle Fachveranstaltung durchgeführt wurde. Die Unternehmen setzen bei Datenbanken i.d.R. Systeme von zumindest zwei verschiedenen Herstellern ein. Erstaunlich war es, dass bei der Frage nach Reportingund BI-Systemen viele namhafte Hersteller - überhaupt nicht genannt bzw. angekreuzt wurden. Weiterhin erwähnenswert ist es, dass in nahezu einem Viertel aller befragten Unternehmen keine Reporting- oder BI-Tools eingesetzt werden bzw. deren Einsatz nicht bekannt ist. Excel wird von etwa 60% aller Befragten als bedeutendes Tool zur Datenanalyse angesehen. Nur etwa zwanzig Prozent der Befragten erachten Excel als weniger bedeutend, wenn es um die Datenanalyse geht. Niemand vertrat die Aussage, dass Excel als Tool zu Datenanalyse gar nicht bedeutend ist. Damit wird unsere These untermauert, dass Excel das Tool der Wahl ist, wenn es um Zahlen geht. Weiterhin interessant ist, dass Excel in deutlich mehr als einem Drittel der befragten Unternehmen als fester Bestandteil in Geschäftsprozessen genutzt wird. Lediglich etwa 8% erachten Excel diesbezüglich als unbedeutend. In zwei Dritteln aller befragten Unternehmen werden Daten aus Datenbanksystemen in Excel weiterverarbeitet. Wobei die Excel-Tabellen überwiegend durch csv-Import oder durch direkte Datenbankabfragen mit Daten befüllt werden. Erstaunlich ist, dass fast ein Viertel aller Befragten die Daten manuell in Excel erfasst. Die bestätigt unsere Thesen, dass der Automatisierungsgrad eher gering ist und dass sehr viel manuell an Office Dokumenten gearbeitet wird, obwohl inzwischen deutlich effizientere und sichere Verfahren als „csv-Import“ oder „Datenbankabfragen direkt aus Excel“ verfügbar sind. In mehr als der Hälfte aller Unternehmen werden sehr viele oder viele Excel-Dokumente regelmäßig erstellt, und bei mehr als einem Drittel der Befragten geschieht dies häufiger unter Zeitdruck. Seite 20 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen Schaut man sich an, welche Veredelungsschritte in Excel vorgenommen werden so sieht man auch hier, dass viele manuelle Arbeitsschritte durchgeführt werden, um die Daten in die gewünschte visuelle Form zu bringen. Auch dies untermauert nochmals die These, dass der Automatisierungsgrad eher gering ist, denn auch derartige Veredelungsschritte können inzwischen vollautomatisch vollzogen werden. Bei PowerPoint sieht das Bild sehr ähnlich aus: Mehr als 70% aller Befragten erachten PowerPoint als das Tool der Wahl, wenn es um Präsentationen geht. Lediglich etwa 10% erachten PowerPoint diesbezüglich als weniger bedeutend oder unbedeutend. Dieses Ergebnis stützt unsere These, dass PowerPoint das Tool der Wahl ist, wenn es um Präsentationen geht. In mehr als 40% der Unternehmen werden mehrmals wöchentlich PowerPoint Präsentationen erstellt. Diese spielen in Geschäftsprozessen offenbar eine untergeordnete Rolle, da nur in etwas mehr als 12% der Unternehmen PowerPoint diesbezüglich eine bedeutende Rolle zugeschrieben wird. Verfahren, vollständige Präsentationen direkt und vollautomatisch zu erzeugen, werden offenbar noch überhaupt nicht genutzt. Erwähnenswert ist, dass in fast 80% der befragten Unternehmen die Office Dokumente entweder via E-Mail oder über die Ablage in Ordnern und Verzeichnissen verteilt werden. SharePoint spielt mit unter 30% eher eine untergeordnete Rolle. I.d.R. werden in den Unternehmen mehrere verschiedene Verfahren zur Verteilung der Dokumente genutzt. Auch die Cloud bietet hier noch Potenziale: Sie wurde nur von vier Befragten als Verteilweg für Office Dokumente angeführt. Knapp ein Drittel der Befragten teilen die Einschätzung, dass durch die manuelle Nachbearbeitung von Dokumenten viel oder auch sehr viele Fehler entstehen. Während lediglich 8 % der Meinung sind, dass dadurch keine Fehler entstehen. Es ist davon auszugehen, dass eine stärkere Automatisierung der Nachbearbeitung die vorhandenen Fehlerquellen deutlich reduzieren würde. Interessant für uns ist es zu lesen, dass fast die Hälfte aller Befragten angibt, dass es in Bezug auf die Übertragung der Daten in Dokumente sowie in Bezug auf die Aktualisierung vorhandener Dokumente Optimierungspotenziale gibt. Auch erachtet knapp ein Drittel die Verteilung der Dokumente für verbesserungsfähig und etwas mehr als ein Viertel der Befragten wünscht sich Verbesserungen in Bezug auf visuelle Formatierungen. Dies sind exakt die Punkte, wofür wir mit smaxt eine Lösung anbieten. Das manuelle Bearbeiten von Office-Dateien wird von mehr als 50% der Befragten als eine lästige Aufgabe angesehen. Diese Bewertung stützt unsere eingangs diesbezüglich formulierte These. Hier scheint ein großer Bedarf an automatisierten Lösungen zu bestehen. Nicht untermauert wurde unsere These, dass ein großer Teil der Zeit auf das Importieren von Daten in Office Dokument verwendet wird: Nur etwa 16% teilen diese Einschätzung. Dennoch werden in diesem Punkt aber von der Hälfte aller Befragten Verbesserungspotenziale gesehen. Obwohl es den meisten Befragten leichtfällt, sich in neue Tools einzuarbeiten, arbeiten sie doch am liebsten mit solchen Tools, mit denen sie sich bereits auskennen. Immerhin die Hälfte aller Befragten ist der Meinung, dass das Berichtswesen in ihrem Unternehmen nicht nahezu perfekt ist. Es gibt also noch deutliches Potenzial nach oben. Seite 21 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen 5 Ausblick Wie den Befragungsergebnissen zu entnehmen ist, geben knapp zwei Drittel der Experten an, dass sie Daten aus Datenbanken in Excel weiterverarbeiten. Von dieser Gruppe verwenden nahezu alle Befragten bis auf wenige Ausnahmen Zeit darauf, die Daten in mehreren Schritten zu veredeln und/oder Ergänzungen der Daten vorzunehmen. Weiterhin werden Dateien auf mehreren verschiedenen Wegen im Unternehmen verteilt – via E-Mail oder das Einstellen in Verzeichnisse und anderes mehr. Die Ergebnisse dieser Umfrage unterstreichen unsere Beweggründe, die zur Entwicklung von smaxt geführt haben und auch von unseren bisherigen Kunden bestätigt werden: Durch eine Lösung wie smaxt könnte in einem Großteil der befragten Unternehmen die Erstellung, Veredelung und Verteilung von datenbasierten Microsoft Office-Dokumenten deutlich vereinfacht werden. Fast alle lästigen manuellen Arbeitsschritte könnten automatisiert werden. Auch Fehler durch manuelles Bearbeiten könnten der Vergangenheit angehören. Software-Lösungen, die genau an dieser Stelle ansetzen, um Prozesse zu automatisieren und Routineaufgaben zu erleichtern, scheinen noch nicht den Bekanntheitsgrad erreicht zu haben, der ihnen angemessen wäre. Seite 22 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen 6 Über den Herausgeber Über die Symax Business Software AG Die Symax Business Software AG entwickelt seit 1998 am Standort Wiesbaden Individual- und Standardsoftware für Unternehmen. In dieser Zeit wurden von der Symax AG weit über einhundert Softwareprojekte erfolgreich realisiert. Mit aktuell elf angestellten Mitarbeitern erzielte die Symax AG in 2015 einen Umsatz von über 800.000 Euro. Symax steht für erfolgreiche Softwareentwicklung durch die zielgerichtete Zusammenarbeit von Menschen. Weitere Informationen auf: www.symax.de Über smaxt Smaxt ist eine Standardsoftware der Symax Business Software AG. Das Einzigartige an smaxt ist, dass die Software Oracle Datenbanken befähigt, vollwertige Excel-, PowerPoint- oder Word-Dokumente direkt in der Datenbank zu erzeugen und zu verteilen. Dadurch können dokumentenbasierte Prozesse automatisiert und deren Effizienz und Prozesssicherheit wesentlich gesteigert werden. Weitere Informationen auf: www.smaxt.de Für weitere Informationen: Symax Business Software AG Assistenz der Geschäftsleitung Bianca Labonte Parkstraße 22 D-65189 Wiesbaden Telefon: E-Mail: +49(0)611 900 36 40 [email protected] Seite 23 / 24 Nutzung von Excel, PowerPoint und Word in Unternehmen 7 Disclaimer Die Autoren und der Herausgeber übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen. Haftungsansprüche gegen die Autoren und die Herausgeber, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind grundsätzlich ausgeschlossen. Alle Angebote sind freibleibend und unverbindlich. Der Autor behält es sich ausdrücklich vor, Teile der Seiten oder das gesamte Angebot ohne gesonderte Ankündigung zu verändern, zu ergänzen, zu löschen oder die Veröffentlichung zeitweise oder endgültig einzustellen. Oracle ist eine eingetragene Marke von Oracle und/oder ihren verbundenen Unternehmen. Excel, Office, PowerPoint, Word, Access, Visio, Windows und Microsoft sind eingetragene Marken oder Warenzeichen der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern. Auch alle anderen in diesem Text verwendeten Produktbezeichnungen, Firmennamen, Warenzeichen, Handelsnamen und Gebrauchsnamen dienen ausschließlich Identifikationszwecken und sind möglicherweise Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. Wir erheben keinerlei Rechte an diesen Warenzeichen. Seite 24 / 24
