IT-Projektplanung und -Controlling in der Praxis
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Sebastian Lindhof (Finanzbehörde Hamburg, Referat IT-Planung und Controlling, Projektleitung IPUC ) Uwe Otto (Finanzbehörde Hamburg, Referat IT-Planung und Controlling, Projektbetreuung IPUC) IT-Projektplanung und -Controlling in der Praxis Erfahrungen nach einem Jahr operativem Betrieb von IPUC auf der Basis einer Microsoft Sharepoint 2007 Lösung Berlin, September 2007 IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Agenda 1. Vorstellung der FHH und der IT-Planung 2. Projektportfolio 3. Produktwahl, Projektverlauf 4. Funktionsumfang 5. Systemimplementierung und Betrieb 6. Resümee IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Vorstellung Eckdaten des IT-Einsatzes der FHH • • • • 33.000 Bildschirmarbeitsplätze 500 Standorte 3.000 Anwendungen 170 Mio. € jährlicher Aufwand IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Vorstellung Zentral • IT-Budgetplanung und -controlling, • Festlegung der IT-Architektur IT-Organisation der FHH Dezentral • Schnittstelle FachQIT • Projektrealisierung • Auftraggeberfunktion Dataport • Netzbetrieb • IT-Dienstleistungen • Bündelung Einkaufsmacht IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Vorstellung Effekte von IT-Planung & -Controlling • Durchsetzung von Standards wird erleichtert • Gleiche Anwendungen für ähnliche Aufgaben • Wettbewerb der IT-Projekte untereinander – nicht in Konkurrenz um ressortbezogene Investitionen • Regierung kann zentral Modernisierungstempo bestimmen • Real im Haushalt vorhandene Investitionsmittel können wegen des zentralen Ausgleichs planerisch überbucht werden. • Ressourcen für Personal, Investitionen und Betrieb blieben in den letzten Jahren und in der Planung nahezu konstant IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Agenda 1. Vorstellung der FHH und der IT-Planung 2. Projektportfolio 3. Produktwahl, Projektverlauf 4. Funktionsumfang 5. Systemimplementierung und Betrieb 6. Resümee IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Projektportfolio Anzahl: – 2693 Projekte, – 1500 aktiv, – Jährlich rund 140 Neuanmeldungen /Fortsetzungsmaßnahmen Art und Inhalt: – Ausschließlich IT-Projekte – Sonderfall: Personalverwaltung für IT-Kräfte der FHH Größe und Dauer: – „Neue Tastatur bis zur Einführung SAP“ IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Agenda 1. Vorstellung der FHH und der IT-Planung 2. Projektportfolio 3. Produktwahl, Projektverlauf 4. Funktionsumfang 5. Systemimplementierung und Betrieb 6. Resümee IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Anspruch an die technische Grundlage • Planung und Controlling sämtlicher ITProjekte • Projektverwaltung von der Idee bis zum Abschluss • Bedarfsgerechte Aufbereitung der ITPlanungsdaten für alle Interessenten …und das in einem System. IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling System-Auswahl/Entscheidung Entscheidung Standard SW Komponenten von Microsoft • Microsoft-Produkte sind Teil der Produktstrategie der FHH • Die Kombination der Produkte erlaubt die Abbildung sämtlicher individueller Planungs- und Controllingprozesse sowie Dateneinund Ausgabevarianten • Die Integration in die Microsoft Office Umgebung erlaubt einfache und schulungsarme Nutzung Entscheidung für BearingPoint • BearingPoint verfügt über die fachliche und technologische Expertise Microsoft Standard Software zur Abbildung von Planungs- und Controllingverfahren in Öffentliche Verwaltung zu überführen • BearingPoint verfügt mit EPPICS und P3LC über Lösungen, die als Framework zur Abbildung eigener Anforderungen dienen und reduziert damit Entwicklungszeiten IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Projektverlauf (2006) • • • Sammlung der Anforderungen in Workshops mit „Key-Usern“ Ursprünglich Aufteilung des geplanten Funktionsumfangs auf drei Releases Verzögerung der Releases Î weitere Aufsplitterung Release 1 – 21. Oktober 2006 (verspätet) – Bereitstellung der Planungsfunktionalitäten und der meisten Auswertungsmöglichkeiten (Berichte) – Komplette Migration der Plandaten aus dem Vorgängersystem Release 2a – 20. Dezember 2006 (verspätet) – Bereitstellung der Prüfungsfunktionalitäten – Anbindung SAP – Partielle Migration der Ist-Daten – Liquiditätsplanung – Möglichkeiten zur Planungsänderung (Bewirtschaftung) IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Projektverlauf (2007) Migration Beta Æ marktfähige Version – 29. Januar 07 („in time“) – Umstellung der Basiskomponenten von 2007 Beta auf die RTM Release 2b – 19. März 2007 („in time“) – Weitere Berichte (u.a. „Globalfondsübersicht“) – Controllingfunktionen Release 2c – 19. Juli 2007 („in time“) – Überarbeitung Usability – Weitere Berichte („Anlage zur Senatsdrucksache“) Release 3 – 11. Oktober 2007 – Weitere Berichte – Neue Anforderungen Weitere Releases für die Umsetzung neuer, zusätzlicher Anforderungen sind in Planung IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Agenda 1. Vorstellung der FHH und der IT-Planung 2. Projektportfolio 3. Produktwahl, Projektverlauf 4. Funktionsumfang 5. Systemimplementierung und Betrieb 6. Resümee IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Technische Grundlagen auf dem Server: MS Sharepoint Server 2007 (Application-Server) MS Project Server 2007 (User- und Stammdatenverwaltung) MS SQL Datenbank 2005 Grundlage: Standardprodukt P3LC, mit benutzerspezifischen Anpassungen auf dem Client: Browser-Anwendung Benutzeroberfläche für Eingaben: MS Infopath 2007 Îbekannte Arbeitsoberfläche für den Anwender Îzeitgemäße Server-Architektur als Grundlage IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Das unterstützte Projektportfolio Zentrale Eingabe-, Prozess- und Berichtsmasken Grundsatz aller Ansichten in IPUC: „Aggregation, wo möglich Detaildarstellung, wo nötig“ Infopath Webansichten Berichte • Eingabeinstrument • formularbasiert • Vorhabensebene • Auflistung der Vorhaben • Detailinformationen auf Vorhabensebene • Datenaufbereitung • vorhabensbezogen oder –übergreifend, • bedarfsorientiert IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Vorhabensinformationen Neben einigen vom Fachadministrator gepflegten Stammdaten (Tarifinformationen, Preise der RZ-Leistungen, Schwellwerte), werden alle Daten durch Planer und Controller vorhabensbezogen in IPUC erfasst. Dabei werden zwei Arten von Vorhabensinformationen unterschieden: Jahresübergreifend • Beschreibung • Kategorie • Qualitative Ziele • Meilensteine • Notizen (Sichtbarkeit einstellbar) Jahresweise • Sachkosten • RZ-Leistungen • Personalbedarf • Einsparungen an Sachmitteln • Stelleneinsparungen Document Store vorhabensbezogene Ablage von Hintergrundinformationen aus Excel, Word oder ähnlichen Applikationen. IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Workflow „Anmeldung Normalvorhaben“ Planer Leiter Contr. Finanzbeh. Fachbehörde IPUC plant Vorhaben X Rückgabe Weiterleitung Freigabe der Mittel Rückgabe zur Neuplanung kontrolliert Vorhaben X Anmeldung zur Prüfung IT-Plan nimmt prüft Vorhaben X auf in Genehmigung Einreichung Senat IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Ist-Werte Workflow „Controlling laufender Vorhaben“ Personal, Einsparungen, Meilensteine, qualitativer Nutzen Sachkosten Manuelle Eingabe. Eingabemöglichkeiten sind so vorgegeben, dass ein Abgleich zw. „Soll“ und „Ist“ problemlos möglich ist. getätigte Ausgaben werden tagesaktuell aus SAP importiert und den Vorhaben Titel- und Kostenartgenau zugeordnet. Ständiger Abgleich zwischen Soll und Ist des geplanten Projektverlaufs Planwerte Î Ermöglicht frühzeitiges Erkennen von Fehlentwicklungen Î rechtzeitiges Nachsteuern möglich Abgestimmter und teilweise genehmigter Planungsstand Vorhaben X (Soll-Werte) IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Zusammenfassung Funktionsumfang • Einzel- und Multivorhabensmanagement/ -controlling • Workflow: Prozessmanagement, Genehmigungsprozesse • Managementkonsole (Statusanzeige) • Reporting • Schnittstellen zu anderen Systemen (SAP, MS-Office) IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Agenda 1. Vorstellung der FHH und der IT-Planung 2. Projektportfolio 3. Produktwahl, Projektverlauf 4. Funktionsumfang 5. Systemimplementierung und Betrieb 6. Resümee IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Implementierung und Betrieb Im Produktivbetrieb seit Oktober 2006 Anschaffungskosten – Standard-Lizenzen für Basisprodukte sind durch ein Enterprise Agreement mit Microsoft vorhanden Î keine Zusatzkosten – Basislösung EPPICS/P3LC wurde kostenfrei überlassen – Kosten für das Customizing durch BearingPoint Aufwand im laufenden Betrieb: – Fachliche Administration: 10% einer Stelle im Controllingreferat – Systemadministration: Betreuung bei Konzerndienstleister Dataport (5% der Anschaffungskosten) – Wartung durch BearingPoint (10% der Anschaffungskosten) IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Agenda 1. Vorstellung der FHH und der IT-Planung 2. Projektportfolio 3. Produktwahl, Projektverlauf 4. Funktionsumfang 5. Systemimplementierung und Betrieb 6. Resümee IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Resümee Projektorganisatorisch: - Retrospektiv: „Etwas zu viel, ein wenig zu schnell“ - Beta-Versionen der Basiskomponenten als zusätzliches Problem - Aber: Planungszyklus 2006/07 konnte überwiegend zeitgerecht gestaltet werden Operativ: - Überwiegend positiv - wenige Softwarefehler im Betrieb - Prunkstück: Reporting Strategisch: - Operativer Einsatz ist erfolgreich - Anbindung an weitere Fachverfahren in Planung (E-Akte, ProjectServer) - Interesse Anderer bestärkt unser Vorgehen Î Wir sind überzeugt, mit IPUC für die gegenwärtigen und künftigen Herausforderungen in der IT-Planung gerüstet zu sein IPUC als Grundlage von IT-Planung und Controlling Vielen Dank… …für Ihre Aufmerksamkeit. Sebastian Lindhof (FB 251/T) Telefon: E-Mail: (040) 4 28 23 - 4128 [email protected] Uwe Otto (FB 251/2) Telefon: E-Mail: (040) 4 28 23 - 2247 [email protected] Finanzbehörde Hamburg Haushalt und Aufgabenplanung Grundsatzangelegenheiten und Controlling der IT-Technik Finanzbehörde Hamburg Haushalt und Aufgabenplanung Grundsatzangelegenheiten und Controlling der IT-Technik Post: Gänsemarkt 36, 20354 Hamburg Büro: Große Bleichen 27, 20354 Hamburg, Raum 342 Post: Gänsemarkt 36, 20354 Hamburg Büro: Große Bleichen 27, 20354 Hamburg, Raum 310
