Administrator configsys - HABEL Dokumentenmanagement

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HABEL-Administrator
ConfigSys
Übungsaufgaben zu Belegarten
a) Ändern Sie die Belegartenbezeichnung der Belegart 225 „FERT Betriebsauftrag“ auf
„Fertigungsauftrag“ ab.
Öffnen der Belegartenverwaltung in der Verwaltungsoberfläche (HPHAB888). In der Mitte ist
die Belegart 225 auszuwählen. Unten kann die Bezeichnung geändert werden. Mit Speichern
und Bestätigen werden die Änderungen übernommen.
b) Legen Sie die Belegart „Schulungsunterlagen“ an. Sie soll im Archivdrucker und in der
allgemeinen Datenbank für alle Mandanten zur Verfügung stehen.
In der Belegartenverwaltung unten auf den Button „Neu“ klicken, eine freie Nummer und entsprechende Bezeichnung eingeben. Dann oben der Beleggruppe Archivdrucker und Recherche allgemein zuweisen (Korrekturdatenbanken nicht vergessen) und Speichern.
c) Belege der Belegart 135 „EK Mahnungen“ werden künftig unter der Belegart 130 „EK
Rechnungen“ archiviert. Kann Belegart 135 dann gelöscht werden?
Wenn eine Belegart gelöscht würde, kann in der Recherche nicht mehr auf diese Belegart
zugegriffen werden. Daher müssen erst alle Belege in eine andere Belegart geändert werden,
bevor diese Belegart gelöscht werden darf.
Übungsaufgaben Maskenkonfiguration
a) In allen Masken soll anstelle von „Belegnummer“ künftig „Beleg Nr.“ stehen.
a. Sichern der Konfiguration
b. Öffnen und Sortieren (:sort) der HDHABCFG
c.
Den Begriff „Belegnummer“ suchen (/Belegnummer) und mit dem Begriff „Beleg Nr.“
überschreiben („Shift“+“R“). Dabei auf die fixe Satzlänge achten!
d. Weitersuchen und überall Ersetzen („ESC“ – Befehlsmodus verlassen, danach mit „n“
– zum nächsten Treffer springen)
e. Änderungen speichern
f.
Satzlänge prüfen (Filechk)
g. HDHABCFG indexieren
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b) Die Anwender könnten Belege schneller erfassen, wenn die Reihenfolge anders wäre. Die
Felder „Artikel Nr.“ und „Artikel Bezeichnung“ sollen nach der „Menge“ angeordnet werden.
a. Erneutes Sichern der Konfiguration
b. Öffnen und Sortieren der HDHABCFG
c.
Nach dem Schlüssel „00100100000000100“ suchen
d. Die Zeilen der Felder „ArtNr“ und „ArtBez“ markieren, ausschneiden und unterhalb der
Zeile „Menge“ einfügen. („Shift“ + „v“ markiert die Zeile, mit „x“ wird die Zeile
ausgeschnitten und mit „p“ werden die Zeilen unter dem Cursor eingefügt)
e. Zeilen neu durchnummerieren (:II)
f.
Änderungen speichern
g. Satzlänge prüfen (Filechk)
h. HDHABCFG indexieren
c) Das Feld „Betreff“ soll künftig bei allen Belegarten zum Pflichtfeld werden.
a. Wieder Sichern der Konfiguration
b. Öffnen und Sortieren der HDHABCFG
c.
Nach den Zeilen für „Betreff“ im Schlüssel 00100100000000100 suchen
d. In den Zeile für Betreff an Stelle 33 eine „1“ setzen.
e. Änderungen speichern
f.
Satzlänge prüfen (Filechk)
g. HDHABCFG indexieren
d) Wenn beim Stammzugriff über Kunden- / Lieferantenname kein Treffer erzielt wird, soll eine
Meldung erscheinen.
a. Erneutes Sichern der Konfiguration
b. Öffnen und Sortieren der HDHABCFG
c.
Nach den Zeilen mit „KuLiNam“ suchen
d. In Spalte 49 eine „1“ setzen
e. Satzlänge prüfen (Filechk)
f.
HDHABCFG indexieren
g. Änderungen speichern
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e) Die Abteilung „Konstruktion“ möchte eine neue Belegart „VK Kundenzeichnung“. Sie soll
gescannt oder über den Archivdrucker erfasst und in die allgemeine Datenbank archiviert
werden können. Folgende Felder werden benötigt:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Firma
Belegart
Zeichnungsnummer
Belegdatum
Kundennummer
Kundenname
Mail
h.
i.
j.
k.
l.
m.
n.
PLZ
Ort
LKZ
Artikelnummer
Artikelbezeichnung
Schlagworte
Infofeld
1. Anlegen der neuen Belegart analog zu Aufgabe b) - Übungsaufgaben zu Belegarten
2. Zuordnung der Belegart zu den entsprechenden Beleggruppen – ebenfalls analog zu
Aufgabe b) - Übungsaufgaben zu Belegarten
3. Öffnen und Sortieren der HDHABCFG
Vorgehensweise für Erfassungsmasken:
4. Nach dem Schlüssel „00100100000000100“ suchen
5. Nun prüfen Sie beginnend von der ersten Zeile der Maske welche Felder mit welchen
Eigenschaften benötigt werden (Parameterliste beachten)
Auszugsweise wird die Maskenanpassung an zwei Datenbankfeldern (Zeichnungsnummer
und Artikelnummer) beschrieben, diese stellen die meist verwendeten Varianten einer
Maskenkonfiguration dar.
6. Gemäß der Aufgabenstellung wir das Feld „Zeichnungsnummer“ benötigt. Dieses ist im
System nicht vorhanden und kann somit nicht einfach eingeblendet werden. Stattdessen
kann aber ein anderes, passendes Feld eingeblendet werden. Die Maskenbezeichnung wird
für diese Belegart entsprechend geändert.
In diesem Fall bietet sich anstelle der Zeichnungsnummer das Feld Barcode oder Fremdbelegnummer an. (Es könnten auch andere passende Felder verwendet werden.)
Um beispielsweise das Barcodefeld als Zeichnungsnummer einzublenden, muss eine neue
Zeile erstellt werden. Am einfachsten ist es, die Zeile des Barcodes zu kopieren und anzupassen. Zu ändern sind folgende Punkte:
a. Anpassen der Belegarten. Die Zeichnungsnummer soll nur bei der neuen Belegart
Kundenzeichnung eingeblendet werden.
b. Ändern der Maskenbezeichnung. Überschreiben des Wortes „Barcode:“ mit
„Zeichnungsnummer“, damit in der Maske auch der richtige Begriff eingeblendet wird.
c.
Das Barcodefeld ist als Zählerfeld (digitaler Barcode) konfiguriert. Dies macht bei der
Zeichnungsnummer keinen Sinn. Damit niemand aus Versehen einen digitalen Barcode
erstellt, sollte an Stelle 35 das „C“ in „0“ geändert werden.
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Das Feld „Schlagworte“ ist ebenfalls nicht vorhanden. Anstelle dieses Feldes könnte das
Feld „Betreff“ eingeblendet und mit „Schlagworte“ bezeichnet werden. Das Vorgehen ist
analog zur Zeichnungsnummer.
7. Laut Aufgabenstellung wird das Feld „ArtNr“ gewünscht. Auch wenn es nicht explizit
gefordert wurde, so sollten die Artikelfelder dennoch als Positionsfeld angelegt werden,
hierbei ist der Parameter „45“ (Siehe Parameterliste) zu beachten. Jetzt muss die
Belegartentabelle um den neu angelegten Belegartenschlüssel erweitert.
8. Aktivieren der Positionsbox im Erfassungsprogramm
Durch den Schlüssel „040000000000400“ wird definiert, dass die neue Belegart (hier: 400)
eine Positionsbox verwenden soll.
9. Die Felder, welche in der Positionsbox angezeigt werden sollen, müssen ebenfalls
hinzugefügt werden. Dies wird im Schlüssel „0090000000101999“ konfiguriert. Da die
Artikelfelder bereits vorhanden ist, muss hier nur noch die Belegart 400 ergänzt werden.
Vorgehensweise für Recherche- und Auskunftsmaske(n)
10. Hier sind die gleichen Schritte wie in den Erfassungsmasken zu beachten. Ausnahmen
stellen die die Feldeigenschaften Positionserfassung und Pflichtfeld dar, da diese in der
Recherchemaske nicht verwendet werden.
11. Die Einstellungen für die Felder der Positionsbox (nur Auskunftsmaske) finden Sie unter
dem Schlüssel „0090000002X1999“
12. Für das Einstellen der Postkorbeinträge werden in den Erfassungsmasken die Felder
PKUser01, PKDate01, PKText01, PKUser02, PKDate02, PKText02 benötigt.
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Übungsaufgaben MySQL
a) Ermitteln Sie, wie viele Datensätze mit Belegart 205 in der Archivdatenbank vorhanden sind.
Entweder Sie lassen sich alle entsprechenden Datensätze anzeigen mit „SELECT * FROM
`Schulungssystem`.`hdasa030` where BelArt='205';“. Die Anzahl der gefundenen Datensätze
wird Ihnen zusätzlich angezeigt. Oder Sie lassen MySQL nur die Datensätze zählen. Der
Befehl lautet: „SELECT count(*) FROM `Schulungssystem`.`hdasa030` where BelArt='205';“
b) In welchem Verzeichnis liegen die Datenbanken physikalisch?
Im Workbench Administrator kann unter „Options File“ neben dem Eintrag „datadir“ das
korrekte Datenverzeichnis ermittelt werden.
c) Zu den Eingangsrechnungen übergibt das ERP-System künftig auch das Buchungsdatum.
Dieses Datum soll als weiteres Feld in der Archivdatenbank aufgenommen werden. In die
Konfiguration muss dieses Feld noch nicht aufgenommen werden.
a. Sichern der Datenbank
b. Öffnen des MySQL Workbench (SQL Editor)
c.
Klick mit Rechts auf die Archivdatenbank (HDASA030)
d. Auswahl „Alter Table“ in Kontextmenü
e. Wechseln auf den zweiten Reiter „Columns“
f.
Ans Ende scrollen und in der leeren Zeile den gewünschten Namen der Spalte
eintragen. Bei Datums- und Zahlenfeldern als Defaultwert „NULL“ eingeben, bei
Textfelder „NOT NULL“ anklicken und als Defaultwert zwei Hochkommata eintragen.
g. Mit „Apply“ die Änderung an der Tabelle durchführen.
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Übungsaufgaben Stammdaten
a) Änderungen an den Stammdaten im ERP-System sollen künftig immer sofort in HABEL
verfügbar sein. Richten Sie die Stammdatenverarbeitung so ein, dass die Updates an
Stammdaten sofort übernommen werden.
In der Datei HPHAB900.INI gibt es einen Eintrag für den nächtlichen Austausch der
Stammdaten. Diese Zeile ist zu duplizieren. In dieser zweiten Zeile müssen folgende
Änderungen vorgenommen werden:
1. Anpassen der Bezeichnung
2. Ändern der zu verarbeitenden Übergabedatei. Es sollte über den Dateinamen
sichergestellt werden, dass die jeweils richtige Datei verarbeitet wird.
3. Hinzufügen der Option „update=“ am Ende der Zeile, damit der Stamm durch das
Update nicht geleert sondern ergänzt wird.
b) In Belegart 240 (VK Gutschrift) soll im Betrefffeld ein Stammzugriff konfiguriert werden, in der
die Gründe für Gutschriften enthalten sind. Richten Sie die Tabelle in MySQL und in der
HABEL Konfiguration ein und füllen Sie diese mit folgenden Werten: Produktionsfehler,
Transportschaden, Falschlieferung, Sonstige Gründe. Welche Art des Stamms eignet sich
besser dafür (Combobox oder Aimdexstamm)?
Wahl des Stamms: hier eignet sich eine Combobox besser, da nur wenige kurze Werte zur
Auswahl stehen sollen, die selten geändert werden.
Anlegen der Stammtabelle in der HABEL Konfiguration
1. Sichern der Konfiguration
2. Aufnahme der neuen Stammtabelle in der HDHABDIC in der Satzart 01, beispielweise
„01000980HDASA980
1980980000
2
“
3. Definition der Felder in der Satzart 30. Hier könnte der Eintrag lauten:
„30980001Betreff 1 9900
Betreff
“
4. Definition der Schlüsselfelder in Satzart 40: „40980001Betreff 0
“
Anlegen der Stammtabelle in MySQL
1. Eine neue Tabelle lässt sich am einfachsten mit dem Programm HPHAB299 erstellen.
Dazu das Programm öffnen.
2. NUR die gewünschte Tabelle anhaken.
3. Tabelle „Importieren“
c) In der Erfassung von Belegen vereinfacht die Verwendung eines Auftragsstamms die Arbeit
enorm. In diesem Stamm sollen neben der Auftragsnummer auch die Angebotsnummer und
der Kunde enthalten sein. Richten Sie in MySQL und in HABEL diesen Stamm ein und tragen
Sie zum Testen drei Einträge ein.
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Bei komplett neuen Tabellen ist das Anlegen der Tabellen in MySQL wie oben beschrieben
über das Programm HPHAB299 am einfachsten. Die Alternative ist ein Schritt für Schritt
vergehen, wie es nachfolgend beschrieben wird:
1. Sichern der Konfiguration
2. Aufnahme der neuen Stammtabelle in der HDHABDIC in der Satzart 01. Dieser
Stamm wird als Aimdexstamm angelegt, daher ist an Stelle 21 eine „2“.
3. Dann werden in Satzart 30 die Felder des Stamms konfiguriert. Laut Aufgabe sollen
alle Kundenfelder, die Angebots- und die Auftragsnummer enthalten sein. Bei einem
Aimdexstamm muss zusätzlich das Feld „Fix“ aufgenommen werden.
4. In Satzart 40 werden nun alle Felder des Stamms als Schlüsselfeld definiert. Somit
kann der Stammzugriff über jedes dieser Felder erfolgen. Das Feld „Fix“ muss wie
angegeben hinzugefügt werden.
5. Datei speichern
6. Satzlänge überprüfen (Filechk ausführen)
7. Index neu aufbauen
9
8. Nun kann der neue Stamm im Programm HPHAB830 ausgewählt werden. Falls ein
logischer Fehler in der Definition vorhanden sein sollte, würde an dieser Stelle eine
Meldung erscheinen.
9. Über den Button „Option“ wird die Vorlagedatei für die Indexierung erstellt.
Tabelle in MySQL anlegen
10. Im MySQL Workbench den SQL Editor öffnen.
11. Mit der rechten Maustaste auf „Table“ klicken und
„Create Table“ auswählen.
12. Als Tabellenname muss hier derselbe Name wie in der HDHABDIC verwendet
werden. Im Beispiel also HDASA960.
13. Unter dem zweiten Reiter „Columns“ sind die erforderlichen Spalten anzulegen.
Wichtig ist die Ergänzung der ersten Spalte „SatzNr“ mit den Eigenschaften „Primary
10
Key“, „NOT NULL“ und „Auto Incremental“. Die Eigenschaften und Feldlängen der
einzelnen Felder sind analog der Definition in der HDHABDIC anzugeben.
14. Mit „Apply“ wird die Tabelle angelegt.
Tabelle füllen
15. Mit der rechten Maustaste auf die neu angelegte Tabelle klicken und „Edit Table Data“
auswählen.
16. Nun können die einzelnen Felder gefüllt werden. „SatzNr“ wird durch „Auto
Incremental“ durch MySQL selbst gefüllt. Mit einem Klick auf den grünen Haken und
„Apply“ werden die Werte übernommen.
Anpassen der Maskenkonfiguration um auf den Stamm zuzugreifen
17. Öffnen und Sortieren der HDHABCFG
18. Der Stammzugriff soll in diesem Fall über die Felder „VK Angebotsnummer“ und „VK
Auftragsnummer“ erfolgen. Somit muss für diese beiden Felder der Stammzugriff in
der HDHABCFG konfiguriert werden. Das bedeutet, der Feldtyp muss auf
„Aimdexstamm“ (Stelle 35) geändert werden, es muss definiert werden in welchen
Stamm (Stelle 96-107) und mit welchem Feld (108-115) in den Stamm gegriffen
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werden soll. Die weiteren Konfigurationsmöglichkeiten bei Stammdaten sind in Anlage
3 beschrieben.
19. Nicht zu vergessen ist die Konfiguration der Auswahlliste für den Stammzugriff.
Insbesondere wenn der Treffer nicht eindeutig ist, wird eine Auswahlliste angezeigt, in
der alle Treffer enthalten sind. Welche Felder dafür angezeigt werden, ist ebenfalls in
der HDHABCFG definiert. Der Schlüssel dafür ist die 009000000960999 (falls der
Stamm die Nummer 960 hat). Unter diesem Schlüssel werden alle Felder analog zur
Trefferliste aufgezählt, die in der Stammauswahlliste benutzt werden sollen.
12
13
14
15
Deutschland
Schweiz
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