Wirkungsvolles Controlling dank effizienter Reportingprozesse

Wirkungsvolles Controlling dank
effizienter Reportingprozesse
BRANCHE
· Energieversorger
LÖSUNG
· Reportingsystem basierend auf arcplan
Enterprise
UNTERNEHMEN / LAND
· EnBW Baden-Württemberg AG / Deutschland
INFORMATIONSBEDÜRFNISSE
· Gemeinsame Konsolidierungslogik mit
gleicher Definition von Kennzahlen
· Formatierte Kommentare
· Umfassender Überblick über alle
Finanzaktivitäten
· Mehrbenutzerfähige Business IntelligenceUmgebung
SOFTWARE
· arcplan Enterprise
· SAP BW und SAP SEM-BCS
· MS SQL Datenbank
USER
· 350 Führungskräfte und
Fachanwender
VORTEILE
· Einheitliches Reporting mit
Prozessunterstützung
· Integration von Ist- und Plandaten
· Bessere Unterstützung
entscheidungsrelevanter Abläufe
im Controlling
Je größer ein Unternehmen ist,
desto vielfältiger und komplexer
können Kennzahlen und Messgrößen ausfallen. Umso wichtiger
ist es, dass jeder von den gleichen
Zahlen spricht. Grundlage hierfür
ist eine konsistente Datenbasis
und ein standardisiertes, anerkanntes Reporting.
„Ein effizienter Reporting-Prozess zeichnet sich
bereits dadurch aus, dass nicht über die Herkunft
und Richtigkeit der Zahlen diskutiert wird, sondern
über deren Aussagekraft und Auswirkungen auf
Entscheidungen, die die Zukunft und das Wohl des
Unternehmens und der Mitarbeiter betreffen.“
Joachim Fies, Teamleiter BIS/BCS Betreuung und
Entwicklung, Planung und Reporting,
EnBW Energie Baden-Württemberg AG
Ausgangssituation:
Heterogene Datenwelt führte zu unsicherer Datenlage
Der noch junge Konzern EnBW ist aus mehreren, aufeinander folgenden Fusionen
hervorgegangen. Aus dieser Fusionszeit resultierte selbst auf Konzernebene eine
heterogene IT-Datenlandschaft. Die gut 120 Berichtseinheiten des Konzerns – Einzelgesellschaften, Segmente, Teilkonzerne – belieferten das Konzernrechnungswesen für die externe Quartalsberichtserstattung mit vollständigen Bilanzen sowie
Gewinn-und Verlustrechnungen nebst Anhangsinformationen. Hierfür wurde in der
Vergangenheit SAP FI-LC als einfache und geeignete Lösung eingesetzt.
Parallel zur SAP FI-LC-Lösung – zudem auf Monatsbasis – wurden die teilweise
aggregierten Daten für eine Management-Konsolidierung in Hyperion Enterprise
eingespielt, das seitens des Konzerncontrolling betreut wurde. Zur internen Berichterstattung wurden in Hyperion Enterprise Monatsplandaten, Mittelfrist- und
Vorschaudaten gesammelt und zusammengefasst. Die IST-Daten wurden somit an
zwei Stellen mit unterschiedlicher Software insbesondere zum Quartal konsolidiert.
Für das interne Berichtswesen kamen die Daten aus Hyperion mittels ExcelRetrieve-Verknüpfungen in ein Microsoft Word-Dokument, wo sie dann von den
wichtigsten Berichtseinheiten kommentiert wurden. Aus diesen Dokumenten
erstellte dann im gleichen Verfahren das Konzerncontrolling monatlich einen
Vorstandsbericht.
Neben dem ständigen Problem, dass das an den gesetzlichen Richtlinien ausgerichtete Konzernrechnungswesen teilweise andere IST-Daten (aus SAP FI-LC)
verwendete als das Konzerncontrolling, stellte es sich noch als unglücklich heraus,
dass die zugegeben sehr flexible Reporting-Lösung mittels Excel oftmals Zahlen
beinhaltete, die in der Hyperion-Datenbank nicht mehr wiederzufinden waren.
Grund hierfür war die Möglichkeit, dass beispielsweise auch der Kommentator
Zahlen im Berichtswesen ändern konnte, wenn inhaltliche buchungstechnische
Gründe vorlagen. Statt die Qualität der Datenbasis zu heben, wurde im Berichtswesen nachkorrigiert.
Darüber hinaus zeigte sich die Verknüpfung von Word zu Excel zu Hyperion
in einer Citrix-Metaframe-Umgebung als sehr instabil; Mehruserfähigkeit im damaligen Microsoft Word war fast unmöglich und die Datenaktualisierung durch
Netzwerkschwankungen manchmal nur teilweise gegeben. In Summe also eine
eher unbefriedigende Ausgangssituation.
Das Projekt BIS
Das Ende der Wartungszusage seitens SAP für SAP FI-LC
und insbesondere der erhöhte Informationsbedarf eines
wachsenden Konzerns führten zu der Entscheidung, diese vielgliedrige Systemwelt abzulösen und auf ganz neue
stabile Beine zu stellen.
So wurde im Jahr 2005 das Projekt BIS (Business Intelligence System) ins Leben gerufen. Ziel war es, die beiden
Konsolidierungssoftware-Produkte SAP FI-LC und Hyperion Enterprise durch ein System abzulösen und das Berichtswesen neu zu konzeptionieren. Zum Abschluss des 1.
Quartals 2006 sollten bereits alle Bestandteile des neuen
Systems in Betrieb sein. Ein sehr sportlicher Zeitplan.
Nach einer eingehenden Prüfung entschieden sich die Leitungen des Konzernrechnungswesens und des Konzerncontrollings einvernehmlich für die Einführung von SAP
SEM-BCS als Konsolidierungssoftware und das SAP-BW
als Datenbank. Dies entsprach auch der konzerninternen
IT-SAP-Strategie.
Die Herausforderung hierbei bestand darin, in einem Konsolidierungssystem einerseits die Anforderungen eines
IAS-Testat-getriebenen Konzern-Abschlusses und andererseits die Anforderungen eines strategisch-planerischen
Ansatzes zu verbinden. So nah wie nötig am IST-Abschluss
(Positionsplan, Konsolidierungsmethodik, Buchungslogik)
und so flexibel wie möglich für die strategie-getriebene
Planwelt.
Als Standard-Reporting-Werkzeug wurde arcplan Enterprise nach einem Auswahlverfahren gesetzt. Das Auswahlverfahren sah einen Anforderungskatalog in Form eines
Fragebogens, eine Case-Study und einen Vorstellungstermin vor. Mitbewerber waren MIS OnVision und Business
Objects.
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arcplan hat sich bei diesem Auswahlverfahren klar durchgesetzt. Entscheidende Punkte waren die Möglichkeit,
Kommentare abzuspeichern und diese zu formatieren,
die ausgereifte Mehruserfähigkeit und das Lizenz-Modell
rundeten das arcplan-Softwarepaket noch weiter ab.
Lösungsansatz: Datenkonsistenz ermöglicht
standardisiertes Reporting mit Hilfe von arcplan
Enterprise
Das neue Berichtswesen BISmARK (Business Intelligence
System – management-tool für Analysen Reporting und
Kommentierung) steht und fällt mit einer konsistenten
Datenbasis – in den IST-Werten und in den Plan-Kategorien. Durch die gemeinsame Konsolidierungssoftware
und Datenbank wurde dies im ersten Schritt erfolgreich
herbeigeführt.
BISmARK sieht, im Gegensatz zum vorherigen System,
keine Änderungsmöglichkeit von Zahlen des kommentierenden Controllers mehr vor; sind die im Bericht angezeigten Zahlen fehlerhaft, muss er sich um eine Korrektur der
Datenbasis kümmern oder dies im Kommentar vermerken
– was er natürlich nur sehr ungern tut.
arcplan bringt die Daten und Fakten des SAP BW direkt zur
Anzeige, des Öfteren mittels arcplan-Grafiken für den Nutzer noch weiter veranschaulicht. Die Einzelgesellschaften
kommentieren diese nun in den dafür vorgeschriebenen
Eingabefeldern. Da das Berichtswesen modular aufgebaut
ist, müssen die Berichtsseiten jeweils einzeln vom zuständigen Controller freigegeben werden; Freigabe bedeutet
aber auch Verlust der Änderungsrechte am Dokument –
gleichzeitig Leserechte für das Konzerncontrolling. Jeder
DIN A4-Bericht ist für sich abgeschlossen und freigabefähig.
Auf jedem Berichtsblatt sind der Kommentator, der Status
(ob freigegeben oder in Bearbeitung) und die Datenaktualität vermerkt. Mit arcplan ist es nach Freigabe möglich,
standardisierte Mappen, einschließlich Inhalt, Reihenfolge
der Berichte, Deckblatt usw., zu erstellen oder auch individuelle Mappen zu erzeugen. Diese Mappen werden in
ein für jeden einheitlich nutzbares PDF-Format konvertiert.
Dadurch ist es der kommentierenden Einzelgesellschaft
möglich, auch nur einzelne Berichtsseiten freizugeben
und mehrere User an verschiedenen Berichten arbeiten
zu lassen. So kommentiert zum Beispiel ein Controller die
Investitionen, ein anderer die Umsatzmengen.
Die Berichtsmappen der Einzelgesellschaften sind in
BISmARK je nach Berechtigung und Freigabe-Status in
einem Dokumenten-Dashboard aufrufbar und das Konzerncontrolling erarbeitet sich aus diesen Informationen
eine Sicht auf den Konzern und dessen Segmente. Auch
auf Konzernebene gibt es in BISmARK zu kommentierende
Berichtsseiten, die als Mappe im PDF-Format monatlich an
den Konzernvorstand gesendet werden. Auch diese Mappe ist in BISmARK jederzeit im Dokumenten-Dashboard
abrufbar – auch für die Vergangenheit – und stellt somit
auch direkt ein historisches Archiv bereit.
Mit BISmARK werden mittlerweile jeden Monat zahlreiche
Informationen standardisiert aufbereitet und kommentiert.
17 Einzelgesellschaften geben zwischen 10–12 Berichtsseiten pro Monat frei, an den Vorstand werden monatlich
30–40 Seiten berichtet. Berichte aus anderen Ressorts
als dem Controlling haben sich an diesen nun etablierten
Berichtsweg angehängt und werden nach und nach in das
System eingebunden. Derzeit kommentieren bis zu 40 User
gleichzeitig in einem sogenannten fast-close-Prozess die
monatlichen Plan-Ist-Abweichungen – insgesamt haben
ca. 350 User Zugriff auf das System.
Auf gleichem Wege werden auch Planungen und Vorschauen von den zahlreichen Einzelgesellschaften kommentiert
und freigegeben.
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Technische Rahmenbedingungen
Über EnBW Energie Baden-Württemberg AG
Die arcplan-Software – arcplan Enterprise – wird auf einer
eigenen Server-Hardware betrieben. Als Repository dient
eine Microsoft SQL-Datenbank. Ziel der Systemverantwortlichen ist es, die Reporting-Umgebung für zusätzliche Benutzer-Gruppen in den Einzelgesellschaften weiter
auf- und auszubauen. Nach Ansicht von Joachim Fies,
Teamleiter BIS/BCS Betreuung und Entwicklung, Planung
und Reporting bei der EnBW Energie Baden-Württemberg
AG sind die Performancepotentiale der arcplan-Lösung
noch nicht ausgeschöpft. Beispielsweise lassen sich die
Konvertierungsmechanismen, die das arcplan-interne Datenformat in ein formatiertes PDF-Dokument verwandeln,
noch optimieren.
Die EnBW Energie Baden-Württemberg ist mit rund sechs
Millionen Kunden das drittgrößte deutsche Energieversorgungsunternehmen mit Hauptsitz in Karlsruhe. Der Konzern setzte im vergangenen Jahr mehr als 16 Milliarden
Euro um, darunter fast 90 Prozent mit Geschäfts- und
Privatkunden aus dem Inland einschließlich kommunaler
Rahmenverträge. Die Kernaktivitäten der EnBW konzentrieren sich auf die drei Geschäftsfelder Strom, Gas
sowie Energie- und Umweltdienstleistungen. Ausländische
Aktivitäten finden über Beteiligungen in der Schweiz, in
Tschechien, Ungarn, Österreich und Polen statt. Zudem
besteht eine Kooperation mit der Electricité de France
(EDF). Die strategische Konzernausrichtung zielt auf eine
langfristige Wertsteigerung des Unternehmens. Vorstand
und Management setzen dabei vor allem auf eine strikte
Kundenorientierung mit vorausschauenden Investitionen.
Das Fazit
Ein Berichtswesen steht und fällt mit der darunter liegenden
Datenbasis. Ist diese inkonsistent, wird der Informationswert des gesamten Berichtswesens angezweifelt. Daher ist
die Basis für ein effizientes Berichtswesen eine konsistente
Datenbasis. Im zweiten Schritt ist im Berichtsprozess dafür
Sorge zu tragen, dass die konsistente Datenlage zu keiner
Zeit aufgeweicht wird.
Kommen im Anschluss andere Datenquellen hinzu, lässt
die große Schnittstellenfähigkeit von arcplan Enterprise
eine Anbindung jederzeit zu. Eine klare Datenherkunft
und klare Prozesse führen heute zu validierbaren Aussagen. Auch ein internes Berichtswesen sollte für die
Entscheidungsträger belastbar sein. BISmARK-Berichte
haben bei der EnBW durch ihren Stellenwert Dokumentencharakter – falsche Werte in der Datenbasis, die
durch BISmARK offenbar werden, werden kommentiert
oder zumeist auch korrigiert. Die Flexibilität von arcplan
Enterprise bei der Ausgestaltung von Berichten und von
Logiken innerhalb der Berichte ermöglicht es, nahezu
jeden Inhalt auf den Punkt zu bringen.
Über arcplan
arcplan ist ein etablierter, unabhängiger Anbieter von
Business Intelligence-Lösungen, die zeitnah aktuelle, kontextbezogene und steuerungsrelevante Informationen bereitstellen. Unternehmen verbessern damit unmittelbar ihre operative
Performance auf Basis der bestehenden Infrastruktur. Seit
1993 hat arcplan weltweit mehr als 2.800 Kunden ermöglicht,
die Effizienz ihrer Unternehmensabläufe durch die effektive
Verbindung von Informationen und Analysen entscheidend zu
verbessern.
www.arcplan.com
arcplan Information Services GmbH, Elisabeth-Selbert-Str. 5, 40764 Langenfeld, Germany P +49 2173-1676-0 F +49 2173-1676-100 E [email protected]
arcplan, Inc., 1055 Westlakes Drive, Ste. 175, Berwyn, PA 19312 P +1 610 902 0688 F +1 610 902 0689 E [email protected]
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