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Standardsoftware
für Rechnungswesen und Controlling
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Ich übernehme somit keine Gewähr für inhaltliche Fehler!
Fachbereich Wirtschaft
Technische Hochschule Mittelhessen
c Yvonne Pfeifer
(SS 2015)
Inhaltsverzeichnis
1 Einführung
1.1 Was versteht man unter einem PPS-System, einem ERP-System und was ist eine
Business-Suite? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.2 Was ist der Unterschied zwischen Modul, Komponente und Unterkomponente in
der SAP-Terminologie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3 Was versteht man unter Modularität und Customizing? Warum sind diese Merkmale für eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware wie SAP R/3 oder SAP
ERP besonders bedeutsam? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.4 Was versteht man unter Client-Server, welche Varianten dieser Architektur gibt
es und welche Vorteile bringt eine solche Architektur mit sich? . . . . . . . . . .
1.5 Welche Eigenschaften muss eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware aufweisen, um international einsetzbar zu sein? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.6 Welche Einführungsstrategien gibt es für ein ERP-System? Nennen Sie Vor- und
Nachteile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.7 Nennen Sie mindestens ein Beispiel für Daten- und Prozessintegration. . . . . .
1.8 Erläutern Sie die wichtigsten Kosten- und Nutzenelemente betriebswirtschaftlicher Standardsoftware. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.9 Welche 2 Module in SAP ERP zeichnen sich durch die höchste Integration aus?
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2 Rechnungswesen
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2.1 Beschreiben Sie die Bedeutung der Organisationselemente Mandant und Buchungskreis in SAP ERP sowie deren Stellung zueinander. . . . . . . . . . . . . 11
2.2 Welches sind Organisationselemente der Logistik in SAP? Bitte benennen und
beschreiben Sie diese. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2.3 Nennen und beschreiben Sie die wesentlichen Organisationselemente des internen
Rechnungswesens und deren Stellung zu Mandant und Buchungskreis. . . . . . . 12
2.4 Was versteht man unter Verkaufsorganisation und was unter Vertriebsweg? . . . 12
2.5 Was sind die wesentlichen Adressaten des internen und externen Rechnungswesens? Bitte erläutern Sie die Hintergründe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
2.6 Erläutern Sie die Aufgaben der Haupt- und der Nebenbuchhaltung. . . . . . . . 13
2.7 Was versteht man unter Mitbuchtechnik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2.8 Schildern Sie kurz die Aktivitäten beim Monatsabschluss. . . . . . . . . . . . . . 14
2.9 Erläutern Sie kurz den vorläufigen und den endgültigen Jahresabschluss. . . . . 15
2.10 Aus welchen Segmenten besteht der Sachkontenstamm? Welche Vorteile sind mit
dieser Segmentierung verbunden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2.11 Erläutern Sie, aus welchen Gründen ein international operierendes Unternehmen
mehrere Kontenpläne führen muss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
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2.12 Erläutern Sie an einem Beispiel den Unterschied zwischen Konzernbilanz und
Bilanzen der Tochtergesellschaften bei einem Unternehmen mit Konzernsitz in
Deutschland und Tochtergesellschaften in Frankreich und England. Deutschland
sei Hersteller der Produkte, Frankreich und England reine Vertriebsgesellschaften. Auch in Deutschland werden die Produkte verkauft. . . . . . . . . . . . . .
2.13 Welche steuerlichen Problematiken können sich international operierende Unternehmen entgegensehen, wenn Vorprodukte z.B. von einer Produktionstochter
in Tschechien im deutschen Stammwerk in Produkte für den deutschen Markt
verbaut werden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.14 Erläutern Sie das Prinzip der Mitbuchtechnik . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.15 Was ist ein Abstimmkonto und warum sind die Abstimmkonten nicht manuell
bebuchbar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.16 Was ist ein Beleg und welche Belegarten unterscheidet SAP? . . . . . . . . . . .
2.17 Welche Festlegungen werden über den Buchungsschlüssel getroffen? . . . . . . .
2.18 Nennen Sie Beispiele für automatische Buchungen in SAP. . . . . . . . . . . . .
2.19 Für welche Organisationsebenen werden im Debitorenstamm Daten verwaltet?
Beispiele. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.20 Für welche Organisationsebenen werden im Kreditorenstamm Daten verwaltet?
Beispiele. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.21 Erläutern Sie kurz die Integration der Debitorenbuchhaltung mit anderen Modulen eines ERP-System! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.22 Erläutern Sie Steuerung und Ablauf des Mahnwesens in der Debitorenbuchhaltung!
2.23 Welche Möglichkeiten der Zahlungsabwicklung in der Debitorenbuchhaltung kennen Sie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.24 Wofür werden Buchungs- und Belegdatum bei der Buchung von Kreditorenrechnungen benötigt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.25 Welche Schritte sind bei der Regulierung von Kreditorenrechnungen notwendig?
2.26 Erläutern Sie Steuerung und Ablauf des automatischen Zahlungsverkehrs in der
Kreditorenbuchhaltung! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.27 Warum wird beim automatischen Zahllauf das Datum des nächsten Zahllaufs
benötigt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.28 Welche Vorteile sind mit dem automatischen Zahlungsverkehr verbunden? . . . .
2.29 Erläutern Sie kurz die Integration von Einkauf und Finanzbuchhaltung! . . . . .
2.30 Was versteht man unter Bestellkopf und Bestellposition und welche Daten werden
dort jeweils verwaltet? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.31 Erläutern Sie den Ablauf im Wareneingang! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.32 Erläutern Sie den Ablauf bei der Rechnungsprüfung . . . . . . . . . . . . . . . .
2.33 Welche Funktion hat das WE-/RE-Verrechnungskonto? . . . . . . . . . . . . . .
2.34 Beschreiben Sie kurz die einzelnen Schritte des Beschaffungsprozesses. . . . . . .
3 Controlling
3.1 Geben Sie einen kurzen Überblick über die Funktionalitäten des SAP-Moduls CO.
3.2 Was sind Kostenrechnungskreise und wie hängen diese mit den Buchungskreisen
zusammen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.3 Benennen Sie alle Kosten, die in die Kostenträgerrechnung eingehen! . . . . . . .
3.4 Welchen Beitrag liefert das Modul SD zur Erlösrechnung? . . . . . . . . . . . . .
3.5 Machen Sie eine Skizze zum Zusammenhang zwischen Sachkonto und Kostenart
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3.19
Beschreiben Sie den Unterschied zwischen echten und statistischen Innenaufträgen?
Erläutern Sie den Begriff Leistungsart“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
”
Fallstudie: Entwickeln Sie eine Kostenstellenstruktur für das in der Fallstudie
beschriebene Unternehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Entwickeln Sie weitere Beispiele für einen statistischen Innenauftrag . . . . . . .
Erläutern Sie anhand von Beispielen die Istkostenerfassung bei Einsatz eines
ERP-Systems! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Beschreiben Sie den wesentlichen Unterschied zwischen der Umlage und der Verteilung von Kosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Welche Möglichkeiten der Istkostenverrechnung bietet CO? . . . . . . . . . . . .
Was versteht man unter Zyklus-Segment-Technik? . . . . . . . . . . . . . . . . .
Welche Aufgaben hat das Produktkostencontrolling und welche Fragen können
damit beantwortet werden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Erläutern Sie den Unterschied zwischen der Produktkostenplanung und der Kostenträgerrechnung! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Welche Stammdaten werden für das Produktkostencontrolling benötigt? . . . . .
Warum benötigt das Produktkostencontrolling Fertigungsaufträge? . . . . . . .
Erläutern Sie die Kategorien der Abweichungsanalyse bei Fertigungsaufträgen. .
Beschreiben Sie die einzelnen administrativen Schritte eines Fertigungsauftrags .
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5
1 Einführung
1.1 Was versteht man unter einem PPS-System, einem
ERP-System und was ist eine Business-Suite?
Unter ERP (Enterprise Resource Planing) versteht man eine funktionsbereichs-übergreifende
unternehmensweite Planung und Steuerung unternehmensinterner Ressourcen auf Basis einer
integrierten Datenverwaltung.
Hervorgegangen sind ERP-Systeme aus den sogenannten PPS-Systemen (PPS = Produktionsplanung und -steuerung), welche auf MRP I (Material Requirements Planing) und MRP II
(Manufactoring Resource Planing) aufbauen. Unter MRP I versteht man eine rechnergestützte
Materialbedarfsplanung und zeitliche Grobplanung (≈ 1965), welche mit MRP II (≈ 1970) um
ein Modul der Kapazitätsplanung erweitert wurde.
Ein PPS-System ist ein System, welches den Anwender bei Produktionsplanung und -steuerung
unterstützt. Es übernimmt die komplette Datenverwaltung und verfolgt folgende Ziele:
• Realisierung kurzer Durchlaufzeiten
• Termineinhaltung
• Optimale Bestandshöhen
• Wirtschaftliche Nutzung der Betriebsmittel
Heute werden PPS-Systeme im Rahmen von ERP-Paketen angeboten. Im Gegensatz zu ERP
(≈ 1990) versteht man unter ERP II / APS (Advanced Planing and Scheduling, ≈ 2000) eine
unternehmensübergreifende Planung und Steuerung der Supply Chain vom Lieferanten bis zum
Kunden.
Business Suiten sind erweiterte ERP-Systeme, welche hauptsächlich Business Intelligence Funktionen anbieten. Business Intelligence bezeichnet Verfahren und Prozesse zur systematischen
Analyse (Sammlung, Auswertung und Darstellung) von Daten in elektronischer Form. Business
Suiten bestehen neben dem SAP ERP System als Datenbasis und dem SAP Netweaver (einer
Middleware von SAP, SW zur Speicherung, zum Transport oder zum Zugriff auf Informationen)
als technischer Basis, aus weiteren Bestandteilen wie dem SAP CRM, SAP SRM, dem SAP
PLM und dem SAP SCM.
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1.2 Was ist der Unterschied zwischen Modul, Komponente
und Unterkomponente in der SAP-Terminologie?
Bei SAP bezeichnet man die Bausteine als Module, Komponenten und Teilkomponenten bzw.
Unterkomponenten. Dabei werden als Modul komplette Anwendungsbereiche wie Controlling
(CO = Controlling), Materialwirtschaft (MM = Materials Management) oder Finanzwesen (FI
= Financial Accounting) verstanden. Innerhalb der Module gibt es dann Komponenten wie die
Hauptbuchhaltung (FI-GL = FI General Ledger) oder die Kreditorenbuchhaltung (FI-AP =
FI Accounts Payable). Innerhalb der Komponenten findet eine Unterteilung nach Unterkomponenten statt, z.B. Auswertungen der Hauptbuchhaltung (FI-GL-IS = FI-GL - Information
System).
1.3 Was versteht man unter Modularität und Customizing?
Warum sind diese Merkmale für eine
betriebswirtschaftliche Standardsoftware wie SAP R/3
oder SAP ERP besonders bedeutsam?
Modularität bedeutet: ein ERP-System ist funktional in Module aufgeteilt, die auch unabhängig voneinander eingesetzt werden können. (→ Baukastensystem).
Modularität ist insbesondere bei Standard-SW aus 2 Gründen eine wichtige Eigenschaft: zum
einen differieren die Bedürfnisse und Anforderungen der Anwender (nicht produzierende Unternehmen benötigen z.B. bestimmte Module nicht) oder verändern sich im Zeitablauf. Zum
anderen ist ein Unternehmen in der Einführungsphase häufig organisatorisch überfordert, wenn
alle Bereiche (Module) auf einmal eingeführt werden sollen.
Ziel des Customizing ist die individuelle Einstellung eines Standard-ERP-Systems auf betriebsund kundenspezifische Belange ohne aufwendige Programmierung. Die Umsetzung erfolgt durch
Eintragen einer Vielzahl von Parametern in vorgegebene Tabellen (→ parametergesteuerte SW).
Beispiele:
• Festlegen der Unternehmensstruktur (Mandant, Buchungskreis, Werk etc.)
• Festlegen der Grunddaten und Basiseinstellungen (Kontenrahmen, Währung, Zahlungsbedingungen, Mengeneinheiten, ...)
• Festlegen von Verfahrensregeln (Mahnverfahren etc.)
1.4 Was versteht man unter Client-Server, welche Varianten
dieser Architektur gibt es und welche Vorteile bringt
eine solche Architektur mit sich?
Client-Server-Architektur ist das Standardkonzept für über ein Netzwerk betriebene Standardsoftware (verteilte Anwendung). Der Server verhält sich passiv und wartet auf Anfragen der
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Clients, um entsprechende Ergebnisse zurückzusenden, d.h. er stellt Funktionen und Daten als
Dienste bereit. Der Client ist aktiv und nutzt die angebotenen Dienste, indem er Anfragen an
den Server sendet.
+ Aufgaben, die eine hohe Rechnerleistung erfordern, können zur Entlastung der Clients von
einem leistungsstarken Server übernommen werden.
+ Der Nutzer kann einen beliebigen Client nutzen, um die Dienste des Servers in Anspruch zu
nehmen → auf entsprechende Bedürfnisse zugeschnittene Rechnerwahl möglich.
Möglich ist eine 3-stufige Client-Server-Architektur, d.h. separate Server für Datenhaltung (DBServer) und für die Anwendungslogik (Applikationsserver); die Präsentation erfolgt auf dem
Benutzer PC bzw. der Workstation.
Datenhaltung und Applikation können auch von einem gemeinsamen Server erledigt werden
(zweistufige Architektur).
1.5 Welche Eigenschaften muss eine betriebswirtschaftliche
Standardsoftware aufweisen, um international einsetzbar
zu sein?
Internationale Einsetzbarkeit ist eine Eigenschaft, die mit zunehmender Internationalisierung
des Geschäftslebens immer mehr an Bedeutung gewinnt. Um ein ERP-System international
einsetzen zu können, muss dieses extern und intern mehrsprachig sein.
Unter externer Mehrsprachigkeit versteht man, dass alle Nachrichten (Brief, E-Mail, Fax, ...) an
Geschäftspartner (ausländische Kunden und Lieferanten) in der entsprechenden Landessprache
des Empfängers gefasst sind.
Unter interner Mehrsprachigkeit (sprachliche Lokalisierung) wird dagegen verstanden, dass ein
Anwendungsprogramm in den Punkten Bedienerführung, Listenüberschriften, Maskenbeschriftungen, Hilfe-Funktionen etc. mehrsprachig ist. Dies ist insbesondere wichtig für Unternehmen,
die Tochtergesellschaften im Ausland haben und dort die gleiche SW wie im Inland einsetzen
wollen.
Ein weiterer Punkt ist die Berücksichtigung internationaler Normen und Gebräuche (inhaltliche Lokalisierung). Dies beinhaltet:
Lokale Gesetzgebung (Kontenplan, Umsatzsteuer, Währung etc.)
Lokale Geschäftsprozesse und -praktiken (Adressformate, DTA-Formate ...)
1.6 Welche Einführungsstrategien gibt es für ein
ERP-System? Nennen Sie Vor- und Nachteile.
Kompletteinführung zu einem Stichtag Big-Bang-Strategie“
”
+ keine Schnittstellen zum Altsystem“ notwendig
”
- evtl. organisatorische Überforderung
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Die Big-Bang-Strategie für einen Konzern wird i.d.R. zunächst für eine Einheit (Landesgesellschaft) umgesetzt und dann auf die anderen dezentralen Einheiten übertragen.
Schrittweise Einführung einzelner Module bzw. Verlagerung von Prozessen in das
neue System ( Sukzessiv-Strategie“)
”
- Schnittstellen zum Altsystem“ notwendig
”
+ keine organisatorische Überforderung
Bei der Sukzessiv-Strategie kann man abteilungsbezogen (Module) oder prozessbezogen (Prozesse) vorgehen.
1.7 Nennen Sie mindestens ein Beispiel für Daten- und
Prozessintegration.
Datenintegration:
1. Lieferantendaten werden durch den Einkauf angelegt. Der Kreditorenbuchhalter ergänzt
diese (Anschrift etc.) um die für die Buchhaltung relevanten Informationen (Zahlungsbedingungen, Zahlwege etc.). Beide Bereiche greifen auf identische Daten (Adresse, Tel.Nr.
etc.) zu.
2. Debitorenstammdaten werden vom Vertrieb und der Buchhaltung verwendet. Firmenname, Adresse etc. werden vom Vertrieb eingegeben. Die Buchhaltung ergänzt Abstimmkonto, Mahnverfahren etc.
Prozessintegration:
1. Wareneingang im Lager
⇒ der mengenmäßige Lagerbestand wird fortgeschrieben (MM),
der Produktionsauftrag, der auf dieses Material wartete, wird ausgelöst (PP),
der Wert des Bestandskontos in der Sachbuchhaltung wird erhöht (FI).
Gleichzeitig erhöht sich der Wert auf dem WE-/RE-Verr.konto (FI).
Die Informationen, d.h. der Wareneingang, müssen nur 1x erfasst werden und werden
automatisch in allen Komponenten weiterverarbeitet.
2. Erhaltene Eingangsrechnung wird geprüft (MM) und automatisch in der Kreditorenbuchhaltung gebucht (FI). Somit entsteht ein OP auf dem Kreditorenkonto, das WE-/REVerr.konto wird ausgeglichen.
3. Ausgangsrechnung an den Kunden erzeugt die entsprechenden Buchungen im Hauptbuch
/ in der Debitorenbuchhaltung.
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1.8 Erläutern Sie die wichtigsten Kosten- und
Nutzenelemente betriebswirtschaftlicher
Standardsoftware.
Als Kostenelemente sind zu nennen:
• Software-Lizenzen
• Hardware / Middleware
• Schulung von IT-Abteilung / Anwendern
• Implementierung / Customizing
Den Kosten stehen erhebliche Nutzenpotentiale gegenüber:
• Verbesserung der Geschäftsprozesse hinsichtlich
– Planung, Steuerung und Kontrolle / Qualität / Durchlaufzeiten
• Flexibilität
– Anpassung IT-Systeme
– Anpassung Geschäftsprozesse
• Gemeinsame und konsistente Datenbasis
1.9 Welche 2 Module in SAP ERP zeichnen sich durch die
höchste Integration aus?
FI und CO
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2 Rechnungswesen
2.1 Beschreiben Sie die Bedeutung der
Organisationselemente Mandant und Buchungskreis in
SAP ERP sowie deren Stellung zueinander.
Der Mandant ist ein juristisch und organisatorisch eigenständiger Teilnehmer am SAP ERP, der
mandantenabhängige und -übergreifende Elemente zulässt. Er ist die höchste Hierarchieebene
im SAP-System.
Der Buchungskreis ist die kleinste Organisationseinheit des externen Rechnungswesens, für die
eine in sich abgeschlossene Bilanz und GuV erstellt werden kann.
Pro Land ist mindestens ein separater Buchungskreis erforderlich, der Buchungskreis dient der
Abbildung der Legaleinheit. Ein Mandant (z.B. Konzern) kann mehrere Buchungskreise (z.B.
Tochterfirmen) umfassen (1:n-Beziehung).
Weitere Organisationseinheit des ExRe: Geschäftsbereich: erlaubt die Abgrenzung nach verschiedenen Produkten oder Produktgruppen über mehrere Buchungskreise hinweg.
2.2 Welches sind Organisationselemente der Logistik in
SAP? Bitte benennen und beschreiben Sie diese.
• Mandant,
• Buchungskreis,
• Werk,
• Lagerort,
• Einkaufsorganisation,
• Versandstelle
Werk = org. Einheit, die ein Unternehmen aus Sicht der Produktion, Beschaffung, Instandhaltung und Disposition gliedert. In einem Werk werden Materialien gefertigt und Waren und
Dienstleistungen bereitgestellt.
Das Werk ist die wesentliche Ebene für die Produktionsplanung und -steuerung. Hier werden
Stücklisten und Arbeitspläne gepflegt. Auch Materialdisposition und -bewertung finden auf
Ebene des Werks statt. Z.B. Produktionsstätte, Außenstelle, Filiale.
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Ein Buchungskreis kann ein oder mehrere Werke umfassen.
Lagerort = org. Einheit, die eine Unterscheidung von Materialbeständen innerhalb eines Werks
ermöglicht. Ein Werk kann mehrere Lagerorte umfassen.
Einkaufsorganisation = org. Einheit, die Materialien oder Dienstleistungen für ein oder mehrere
Werke beschafft und allgemeine Einkaufskonditionen mit den Lieferanten aushandelt. Die Einkaufsorganisation ist nach außen rechtlich für alle Einkaufsvorgänge verantwortlich. Ein Werk
kann einer oder mehreren Einkaufsorganisationen zugeordnet werden. Umgekehrt kann eine
Einkaufsorganisation auch für mehrere Werke zuständig sein.
Eine Einkäufergruppe ist für die interne Beschaffung eines Materials oder einer Klasse von
Materialien zuständig.
2.3 Nennen und beschreiben Sie die wesentlichen
Organisationselemente des internen Rechnungswesens
und deren Stellung zu Mandant und Buchungskreis.
• Kostenrechnungskreis
• Ergebnisbereich
Kostenrechnungskreis = zentrales Organisationselement der Kostenrechnung. Organisationseinheit für Gemeinkostenrechnung, Produktkostenrechnung und Profit-Center-Rechnung. Mehrere
Buchungskreise können zu einem Kostenrechnungskreis zusammengefasst werden. Ein Kostenrechnungskreis umfasst ein oder mehrere Buchungskreise.
Ergebnisbereich = alles umfassende Einheit der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (COPA). Ergebnisbereiche filtern das Gesamtergebnis nach speziell festgelegten Kriterien. Auch
kostenrechnungskreisübergreifend, d.h. 1 oder mehrere Kostenrechnungskreise. Mandant kann
einen oder mehrere Ergebnisbereiche haben.
2.4 Was versteht man unter Verkaufsorganisation und was
unter Vertriebsweg?
Verkaufsorganisation = org. Einheit, die Materialien oder Dienstleistungen für ein oder mehrere
Werke vertreibt und für die Preispolitik und -verhandlungen, Vertragsabwicklung, Kundenbetreuung, Absatzplanung etc. zuständig ist. Die Verkaufsorganisation ist nach außen rechtlich
für alle Verkaufsvorgänge verantwortlich.
Der Vertrieb kann zentral oder dezentral organisiert werden.
Eine Verkaufsorganisation kann für mehrere Werke zuständig sein, umgekehrt kann ein Werk
mehreren Verkaufsorganisationen zugeordnet werden, d.h. die Materialien eines Werks können
von mehreren Verkaufsorganisationen vertrieben werden (n:m). (Da ein Werk immer genau
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einem Buchungskreis zugeordnet ist, wird so die Beziehung zwischen Buchungskreis und Verkaufsorganisation hergestellt)
Vertriebsweg - mit Hilfe des Vertriebswegs können unterschiedliche Absatzwege unterschieden
werden (z.B. Großhandel, Einzelhandel, Direktverkauf Internet). Die Festlegung unterschiedlicher Preise für Materialien je Vertriebsweg ist möglich.
(Mit Hilfe von Sparten können Unternehmen Umsatz und Absatz produktgruppenbezogen trennen. Ebenfalls können pro Sparte kundenindividuelle Vereinbarungen (Preisfindung, Zahlungsbedingungen) getroffen werden.)
2.5 Was sind die wesentlichen Adressaten des internen und
externen Rechnungswesens? Bitte erläutern Sie die
Hintergründe
Aufgabe des externen Rechnungswesens ist, die Geschäftsvorfälle zwischen dem Unternehmen
und Externen (z.B. Kunden, Lieferanten, Kreditinstituten) zu erfassen. Zum Schutz der Interessenten ist das externe Rechnungswesen reglementiert, unterliegt gesetzlichen Vorschriften
(HGB, AO) und muss die GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) beachten.
Informationsträger des externen Rechnungswesens bzw. des von der Finanzbuchhaltung erstellten Jahresabschlusses sind neben der Unternehmensführung, Eigen- und Fremdkapitalgeber
(Gesellschafter, Banken) sowie das Finanzamt aufgrund der abzuführenden Steuern.
Das interne Rechnungswesen (Kosten- und Leistungsrechnung) dient der Aufzeichnung und
Auswertung innerbetrieblicher Geschäftsvorfälle und ist Informationsquelle für interne Entscheidungsträger, welche die Informationen nutzen, um das Betriebsgeschehen zu planen, zu
steuern und zu kontrollieren.
2.6 Erläutern Sie die Aufgaben der Haupt- und der
Nebenbuchhaltung.
In der Finanzbuchhaltung unterscheidet man die Haupt- und die Nebenbuchhaltungen. In
der Hauptbuchhaltung werden die Geschäftsvorfälle sachlich geordnet auf den Sachkonten
(Bestands- und Erfolgskonten) gebucht. Durch Abschluss dieser Konten werden Bilanz und
GuV erstellt.
Zu den Nebenbuchhaltungen zählen die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, die Lagerbuchhaltung, die Anlagenbuchhaltung sowie die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. In den Nebenbuchhaltungen werden die Geschäftsvorfälle buchungstechnisch mit einem hohen Detaillierungsgrad
erfasst. Über die Mitbuchtechnik werden die Daten summarisch in die Hauptbuchhaltung übernommen.
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2.7 Was versteht man unter Mitbuchtechnik
Im Bereich Finanzbuchhaltung unterscheidet man die Hauptbuchhaltung und die sogenannten
Nebenbuchhaltungen. In der Hauptbuchhaltung werden die Geschäftsvorfälle sachlich geordnet
auf den sogenannten Sachkonten (Bestand- / Erfolgskonten) verbucht. Durch den Abschluss
dieser Konten werden die Bilanz und die GuV-Rechnung erstellt.
Im SAP-System werden die Buchungen in der Nebenbuchhaltung zeitgleich im Hauptbuch mitgebucht (Mitbuchtechnik). Im Hauptbuch werden für jede Nebenbuchhaltung Abstimmkonten
geführt. Jede Rechnung bildet einen offenen Posten in der Nebenbuchhaltung, gleichzeitig erhöht sich die Summe auf dem Abstimmkonto beim Mitbuchprinzip. Durch das Mitbuchprinzip
ist gewährleistet, dass Haupt- und Nebenbücher zu jedem Zeitpunkt den gleichen Stand aufweisen. Dies ist eine Voraussetzung dafür, dass jederzeit eine Bilanz und GuV-Rechnung erstellt
werden kann.
2.8 Schildern Sie kurz die Aktivitäten beim
Monatsabschluss.
Für den Tagesabschluss ist im SAP-System kein buchhalterischer Abschluss erforderlich, das
System stellt aber tagesbezogene Auswertungen zur Verfügung. Diese Berichte dokumentieren
den im System erfassten Buchungsstoff eines Tages, z.B.
Belegjournal, Belegänderungen, Buchungssummen, abgebrochene Verbuchungen.
Beim Monatsabschluss sind vom Gesetzgeber zwingend vorgeschriebene und eher freiwillige
Arbeiten zu unterscheiden.
Erforderliche Tätigkeiten:
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Meldung von Forderungen / Verbindlichkeiten nach der Außenwirtschaftsverordnung
• Zusammenfassende Meldung
Mögliche freiwillige Abschlussarbeiten / unternehmensspezifische Tätigkeiten:
• Erstellung von Bilanz und GuV
• Pflege der Buchungsperioden
• Belegjournal als Grundbuch
• Saldenlisten der Debitoren, Kreditoren und Sachkonten.
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2.9 Erläutern Sie kurz den vorläufigen und den endgültigen
Jahresabschluss.
Der Jahresabschluss gliedert sich in 2 zeitliche Abschnitte, den vorläufigen und den endgültigen
Jahresabschluss.
Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres (vorläufiger Jahresabschluss) werden die Buchungsperioden 1-12 des alten Geschäftsjahres geschlossen, die Saldovorträge werden erzeugt und die
Perioden 13-16 des alten Geschäftsjahres sowie die erste Periode des neuen Geschäftsjahres
werden zum Buchen geöffnet. Ein neues Geschäftsjahr wird mit der ersten Buchung in das neue
Geschäftsjahr eröffnet.
Zu den Tätigkeiten des vorläufigen Jahresabschlusses gehören:
• Pflege der Buchungsperioden
• Saldovorträge erzeugen
• Saldenlisten für altes und neues GJ erzeugen und abstimmen.
Eine spezielle Eröffnungsbilanz ist nicht erforderlich.
Buchungen in das alte Geschäftsjahr werden in die Perioden 13-16 gebucht und führen automatisch zur Korrektur des Saldovortrags. Damit muss das alte GJ nicht geschlossen werden
und die Abschlussbuchungen müssen noch nicht durchgeführt worden sein, um das neue GJ zu
eröffnen.
Zum Abschluss des alten Geschäftsjahres (endgültiger Jahresabschluss) werden
• die Bilanz und GuV vorbereitet,
• das alte GJ gesperrt,
• die Bilanz und GuV erstellt,
• Grundbuch, Saldenlisten erstellt,
• Geschäftsvorfälle mit Hilfe der Kontenschreibung dokumentiert,
• Online nicht mehr benötigte Belege archiviert.
2.10 Aus welchen Segmenten besteht der
Sachkontenstamm? Welche Vorteile sind mit dieser
Segmentierung verbunden?
Als Sachkonten werden die Konten der Hauptbuchhaltung (Bestands- / Erfolgskonten) bezeichnet. Ein systematisch gegliedertes Verzeichnis aller Sachkontenstammsätze ist der Kontenplan.
Da ein Kontenplan von mehreren Buchungskreisen benutzt werden kann, sind die Sachkontenstammdaten auf einen Kontenplanbereich und einen buchungskreisspezifischen Bereich verteilt.
Der kontenplanspezifische Teil ist für alle Buchungskreise gültig, denen dieser Kontenplan im
Customizing zugewiesen ist. Er enthält Informationen wie die Sachkontonummer, -bezeichnung,
-art (Bestand- / Erfolgskonto). Die Informationen im Kontenplan steuern u.a. das Anlegen der
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Stammsätze in den Buchungskreisen.
Der buchungskreisspezifische Bereich enthält Informationen, die von Buchungskreis zu Buchungskreis unterschiedlich sein können, z.B. die Kontowährung, die Steuerkategorie bei umsatzsteuerpflichtigen Konten, ob es sich um ein Abstimmkonto handelt oder ob auf diesem
Konto Einzelposten verwaltet werden sollen.
+ Daten auf Kontenplanebene müssen nur einmal gepflegt werden (z.B. Umsatzsteuerkonto:
Kontonr. identisch, aber durch Einstellung im buchungskreisspezifischen Teil des Sachkontenstamms können die Buchungskreise in der entsprechenden Landeswährung buchen (→ Umsatzsteuerkonto in Euro, in Dollar, ...)
+ Erleichterung der Konsolidierung der Buchungskreise
2.11 Erläutern Sie, aus welchen Gründen ein international
operierendes Unternehmen mehrere Kontenpläne
führen muss
Ein international tätiges Unternehmen benötigt neben einem internationalen Kontenplan /
Konzernkontenplan für die Konsolidierung Kontenpläne für die jeweiligen Buchungskreise. Jeder Buchungskreis muss genau einem operativen Kontenplan zugeordnet werden.
Man unterscheidet zwei Alternativen:
1) Landesspezifische Kontenpläne können als operative Kontenpläne eingesetzt werden, die die
landesspezifischen Vorschriften berücksichtigen (z.B. Einkaufskonto in Italien, Berücksichtigung
der Quellensteuer in Frankreich,...). Jedes Konto des Landeskontenplans wird einem entsprechenden Konzernkonto zugeordnet. Controlling-Einstellungen müssen für jede Landesgesellschaft neu entwickelt werden. Problematisch ist bspw. der Vergleich der Produktionskosten.
2) Alternativ dazu kann der Konzernkontenplan in den Landesgesellschaften als operativer Kontenplan eingesetzt werden. Dies hat den Vorteil, dass alle Buchungen auf den Konzernkontenplan laufen (→ internationaler Kontenplan für alle Buchungskreise). Für das landesspezifische
Reporting werden Alternativkonten eingesetzt, die den rechtlichen Vorschriften genügen.
16
2.12 Erläutern Sie an einem Beispiel den Unterschied
zwischen Konzernbilanz und Bilanzen der
Tochtergesellschaften bei einem Unternehmen mit
Konzernsitz in Deutschland und Tochtergesellschaften
in Frankreich und England. Deutschland sei Hersteller
der Produkte, Frankreich und England reine
Vertriebsgesellschaften. Auch in Deutschland werden
die Produkte verkauft.
Die Bilanzen der Tochtergesellschaften beinhalten auch den Warenverkehr innerhalb des Konzerns, d.h. Einkäufe der Produkte aus Deutschland zum Weiterverkauf aus französischer /
englischer Sicht bzw. Verkäufe aus deutscher Sicht an die französiche / englische Tochterfirma).
In der Konzernbilanz sind diese Warenbewegungen innerhalb des Konzerns eliminiert.
2.13 Welche steuerlichen Problematiken können sich
international operierende Unternehmen entgegensehen,
wenn Vorprodukte z.B. von einer Produktionstochter in
Tschechien im deutschen Stammwerk in Produkte für
den deutschen Markt verbaut werden?
Verrechnungspreise werden so tief angesetzt, dass in Tschechien fast keine Gewinne anfallen.
Gewinne werden in das Land mit dem niedrigsten Steuersatz verlagert.
2.14 Erläutern Sie das Prinzip der Mitbuchtechnik
siehe Frage 2.7
2.15 Was ist ein Abstimmkonto und warum sind die
Abstimmkonten nicht manuell bebuchbar?
siehe Frage 2.7
Da das Abstimmkonto nicht manuell bebuchbar ist, ist eine Abstimmung zwischen Hauptund Nebenbuch jederzeit gewährleistet. In der Nebenbuchhaltung wird jedem Stammdatensatz
das jeweilige Abstimmkonto zugewiesen. Insbesondere in der Kontokorrentbuchhaltung werden
die einzelnen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten mit einem hohen Detaillierungsgrad auf den
sogenannten Personenkonten geführt. Das Abstimmkonto enthält lediglich die Summen.
17
2.16 Was ist ein Beleg und welche Belegarten unterscheidet
SAP?
Ein Beleg dokumentiert einen Geschäftsvorfall und gehört somit zu den Bewegungsdaten. Die
Belegart zählt zu den wesentlichen Angaben im Belegkopf. Sie ist zweistellig und wird auf
Mandantenebene definiert. Die Belegart dient zur
• Differenzierung der unterschiedlichen Geschäftsvorfälle (AB=Allgemeiner Beleg,
DR=Debitorenrechnung, DZ=Debitorenzahlung, KR, KZ,..)
• Steuerung der bebuchbaren Kontenarten im System
• Steuerung der Belegnummernvergabe durch Angabe von Nummernkreisen
2.17 Welche Festlegungen werden über den
Buchungsschlüssel getroffen?
Buchungsschlüssel werden auf Mandantenebene definiert und gelten somit für alle Buchungskreise. Der Buchungsschlüssel steuert das Erfassen und Bearbeiten der Belegposition. Er legt
fest:
• Welche Kontenseite (Soll oder Haben) bebucht wird
• Welche Kontenart bebucht wird (z.B. Sachkonto, Debitor, Kreditor -> debitorische, kreditorische und Buchungsschlüssel für Sachkonten)
• Welche Felder in den Eingabemasken vorhanden sind.
2.18 Nennen Sie Beispiele für automatische Buchungen in
SAP.
Das System erzeugt bei bestimmten Vorgängen automatische Buchungen. Z.B.
• Ausgangs- und Vorsteuerbuchungen
• Buchung von Skontoaufwänden und -erträgen inkl. Steuerkorrektur
• Buchung von Kursdifferenzen
• Buchungen im Rahmen des automatischen Zahllaufs
• Saldovortragsbuchungen im Rahmen des Jahresabschlusses
Jede automatische Buchung wird durch eine separate Belegposition ausgewiesen.
Voraussetzung: Konten und Regeln müssen im Customizing definiert sein.
18
2.19 Für welche Organisationsebenen werden im
Debitorenstamm Daten verwaltet? Beispiele.
Man unterscheidet zwischen allgemeinen Daten (Anschrift, Sprache, Bankverbindung), die für
alle Organisationsebenen gültig sind, Vertriebsbereichsdaten und Buchungskreisdaten.
Die beim Anlegen des Kundenstammsatzes vergebene Kundennummer entspricht immer der
Kontonummer des Kunden (Debitor) in der Buchhaltung, da in einem integrierten System der
Kunde immer Debitor in der Finanzbuchhaltung ist.
Die Debitorendaten des Vertriebs können getrennt für jeden Vertriebsbereich gepflegt werden.
Zu den Daten des Vertriebs gehören z.B. Lieferkonditionen, Preislisten, sonstige Kundendaten.
Die Debitorendaten für die Buchhaltung können getrennt für jeden Buchungskreis gepflegt werden. Die Buchungskreisdaten, gültig für den Buchungskreis, enthalten diejenigen Kundendaten,
die nur die Finanzbuchhaltung benötigt, z.B. das Abstimmkonto, auf dem die Forderungen in
der Hauptbuchhaltung gebucht werden, oder die für das Mahnwesen benötigten Daten (Mahnverfahren, Mahnsperre?,...).
2.20 Für welche Organisationsebenen werden im
Kreditorenstamm Daten verwaltet? Beispiele.
Man unterscheidet zwischen allgemeinen Daten (z.B. Anschrift, Sprache, Bankverbindung), die
für alle Organisationsebenen gültig sind, Lieferantendaten des Einkaufs und Buchungskreisdaten.
Die beim Anlegen des Kreditorenstammsatzes vergebene Lieferantennummer entspricht immer
der Kontonummer des Lieferanten (Kreditor) in der Buchhaltung, da in einem integrierten System der Lieferant immer Kreditor in der Finanzbuchhaltung ist.
Der Einkauf greift auf die Lieferantenstammdaten hauptsächlich im Rahmen der Anfrage- und
Bestellbearbeitung zu. Die hierfür benötigten Daten werden auf der Ebene der Einkaufsorganisation getrennt verwaltet. Bsp. Bestellwährung, Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen,
ABC-Klasse.
Der Bereich der Buchhaltungsdaten enthält diejenigen Lieferantendaten, die nur für die Finanzbuchhaltung benötigt werden, z.B. das Abstimmkonto, auf dem die Verbindlichkeiten in
der Hauptbuchhaltung gebucht werden, oder Zahlungsverkehrsdaten. Die Buchhaltung benötigt
den Stammsatz hauptsächlich zur Rechnungsbearbeitung und Zahlungsabwicklung.
2.21 Erläutern Sie kurz die Integration der
Debitorenbuchhaltung mit anderen Modulen eines
ERP-System!
Berührungspunkte der Debitorenbuchhaltung gibt es mit dem Vertrieb, dem Controlling und
dem Cash Management/Treasury.
Die enge Verknüpfung zwischen Debitorenbuchhaltung und Vertrieb ist bereits im Rahmen der
19
Debitorenstammdaten ersichtlich. Der Debitorenstammsatz enthält neben allgemeinen Daten
und Buchhaltungsdaten auch vertriebsspezifische Daten der einzelnen Kunden.
Schon bei der Erfassung eines Kundenauftrags kann eine Prüfung der Kreditwürdigkeit des Kunden stattfinden, indem das System die noch nicht bezahlten Rechnungen des Kunden prüft und
bei Überschreitung des Kreditlimits die Annahme des Auftrags verhindert werden kann. Gleichzeitig wird im Treasury und im Controlling der Auftragseingang als geplanter Zahlungseingang
berücksichtigt. Führt ein im Vertriebsbereich angenommener Auftrag dann zur Auslieferung
und anschließend zur Rechnung, werden die Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltung
(Debitoren/Hauptbuch) übernommen. Die Erfassung der Ausgangsrechnung entfällt. Der erzielte Umsatz wird an die Ergebnisrechnung des Controlling gemeldet und der als geplanter
Zahlungseingang hinterlegte Umsatz im Treasury nun als Forderung geführt. Bei Begleichung
der Rechnung vom Kunden kann mit Hilfe des Electronic Banking im Treasury die Bankgutschrift dem offenen Posten zugeordnet werden und die Zahlung sowohl auf dem Bankkonto als
auch auf dem Abstimmkonto Forderungen automatisch verbucht werden.
2.22 Erläutern Sie Steuerung und Ablauf des Mahnwesens in
der Debitorenbuchhaltung!
Die globale Steuerung des Mahnprogramms wird über das sogenannte Mahnverfahren festgelegt.
Die Mahnverfahren werden dazu im Customizing definiert. Hierbei werden
• Mahnrhythmus, Mahnstufen, Kulanztage
• Mindestbeträge, Mahntexte, Mahngebühren
angegeben.
Weitere Einflussmöglichkeiten hat der Anwender über den Stammsatz des Geschäftspartners
(Debitorenstammsatz), über den offenen Posten und über die Parameter zum Mahnlauf.
Mahndaten im Debitorenstamm (Korrespondenz-Sicht):
• Mahnverfahren, Mahnbereich
• Mahnsperre, Mahnstufe, Datum der letzten Mahnung (um den Mahnrhythmus zu gewährleisten)
Mahndaten auf Belegebene:
• Zahlungsbedingung, Basisdatum (= Belegdatum = Rechnungsdatum)
• Mahnsperre, Mahnstufe, Datum letzte Mahnung, Mahnbereich
Wichtig z.B. bei Änderungen (= Reklamation, Absprache mit Kunden...), da die Daten auf
Belegebene die Mahndaten im Debitorenstamm übersteuern.
Parameter für Mahnlauf:
• Festlegung Buchungskreise, Mahnbereiche und Debitoren
20
• Stichtage für Belege
Mahnlauf in 3 Schritten:
1. Mahnvorschlag erstellen: zunächst müssen die betreffenden Buchungskreise angegeben
werden. Eine Einschränkung auf bestimmte Konten ist möglich. Beim Mahnlauf ermittelt
das Mahnprogramm die Konten und Posten, die gemahnt werden müssen, die Mahnstufe und alle weiteren zum Mahnen notwendigen Angaben. Das Programm erstellt einen
Mahnvorschlag. Dieser kann beliebig oft erstellt werden, da die Mahndaten im Posten
und im Konto erst beim Drucken der Mahnbriefe fortgeschrieben werden.
2. Mahnvorschlag bearbeiten: der Mahnvorschlag, auch Mahnbestandsliste genannt, kann
manuell nachbearbeitet werden, z.B. können Mahnstufen verändert/zurückgenommen
werden.
3. Mahnbriefe drucken: die Mahnbriefe werden durch das Druckprogramm ausgegeben und
die relevanten Mahndaten im Stammsatz des Geschäftspartners und in den Belegpositionen aktualisiert.
2.23 Welche Möglichkeiten der Zahlungsabwicklung in der
Debitorenbuchhaltung kennen Sie?
Manuelle Buchung im Dialog (Dialogzahlungsausgleich)
Zur manuellen Erfassung von Debitorenzahlungen ist eine spezielle Transaktion Zahlungsein”
gang buchen“ vorgesehen. Dabei wird zunächst der Belegkopf erfasst. Dieser enthält u.a. das
Buchungs- und Belegdatum sowie den Buchungskreis und die Belegart (hier: DZ). Danach wird
die Belegposition eingegeben. Der Bereich Bankdaten enthält das Sachkonto des Kreditinstituts, auf dem die Zahlung erfolgte, sowie den Überweisungsbetrag. Zusatzkontierungen zu einem
Geschäftsbereich oder Profit Center sind möglich. In der Maske Auswahl der offenen Posten“
”
wird die Kontonummer des Debitors eingegeben, sodass abschließend die offenen Posten bearbeitet werden können (offene Posten aktivieren / inaktiv setzen, Skontobeträge pflegen, einer
Zahlung mehrere offene Posten zuordnen,...). Sind einer Zahlung ein oder mehrere OPs zugeordnet, sodass der Saldo aus Zahlungsbetrag und OP-Summe Null ergibt, kann die Buchung
abgeschlossen werden.
Bei der manuellen Verbuchung im Dialogzahlungsausgleich können Probleme auftreten, da in
bestimmten Fällen die Zuordnung eines Zahlungsbetrags zu den offenen Posten nicht eindeutig
ist. Gründe können sein: Rechenfehler bei der Addition verschiedener Rechnungen, Fehler bei
der Ermittlung des Saldos / unberechtigter Saldoabzug, Kunde saldiert ohne Vermerke mit
Gutschriften,...).
Ca. 30% der Zahlungseingänge sind unvollständig / nicht formgerecht ausgefüllt.
Weniger aufwendig / fehleranfällig ist der automatische Zahlungsverkehr im Debitorenbereich
(Lastschriftverfahren). Wenn der Kunde am automatischen Lastschriftverfahren teilnimmt,
wird das Bankkonto des Kunden direkt mit dem Rechnungsbetrag belastet. Der offene Posten
ist damit ausgeglichen.
21
Voraussetzung ist die Angabe Lastschriftverfahren“ als Zahlweg und die Angabe der Bank”
verbindung im Debitorenstamm. In dem Fall werden für alle offenen Posten, die ein Fälligkeitsdatum aufweisen, das kleiner ist als das im Zahlungsprogramm angegebene, entsprechende
Lastschriften erzeugt. Für mögliche Skonti werden automatische Buchungen vorgenommen, die
offenen Posten werden automatisch gelöscht und die Forderungen vom Abstimmkonto Forderungen auf ein Verrechnungskonto für unterwegs befindliche Lastschriften (Merkposten, für den
Fall, dass das Konto nicht gedeckt ist) umgebucht. Wenn die Gutschrift auf dem Bankauszug
der Hausbank erscheint, wird der Eingang der Zahlung gebucht ( Bank an Verrechnungskonto“).
”
Ablauf:
Lastschriftvorschläge erstellen -> Lastschriftliste bearbeiten -> Lastschriften ausführen -> Dateitransfer DTA oder Belegdruck -> Kontoauszug-Abgleich.
+ keine zeitliche Abhängigkeit vom Kunden; Geld ist fristgerecht da (Liquiditätssicherung)
+ geringer manueller Aufwand (Mahnwesen fällt weg, keine manuellen Fehler)
Beim Electronic Banking werden Kontoauszugsdaten mittels des Banking Communication Standard (BCS) von Banken elektronisch abgerufen. Für die Datenübermittlung von der
Bank zum Kunden ist ein Übertragungsprogramm (z.B. Multicash) notwendig. Dieses holt von
den Banken die gewünschten Daten (z.B. Kontoauszüge) und erzeugt aus den Bankdaten 2
Weiterverarbeitungsdateien (Umsatz.txt = Einzelposten, Auszug.txt = Kopfdaten des Kontoauszugs), die in das SAP-System eingelesen und automatisch verarbeitet werden können.
Ein Report liest die Dateien in den sogenannten Bankdatenspeicher. Die Daten werden transformiert, d.h. angereichert mit SAP-Informationen wie Kontenplan, Buchungskreis, etc. und
anschließend analysiert. Das System versucht die einzelnen Geschäftsvorfälle zu identifizieren
und die für den Zahlungsausgleich relevanten Informationen aus dem Verwendungszweck zu gewinnen (über die Belegnummer wird die eingehende Zahlung dem OP zugeordnet). Verbuchung
der Zahlung und Ausgleich des OP erfolgt automatisch.
+ 90% der Vorgänge können automatisch gebucht werden.
2.24 Wofür werden Buchungs- und Belegdatum bei der
Buchung von Kreditorenrechnungen benötigt?
Das Buchungsdatum steuert den Rechnungsbetrag in die entsprechende Periode; das Belegdatum, auch Basisdatum oder Rechnungsdatum, wird als Grundlage für die Fälligkeitsermittlung
herangezogen.
2.25 Welche Schritte sind bei der Regulierung von
Kreditorenrechnungen notwendig?
1. Offene Posten ermitteln
2. Festlegung der Zahlungsart (Scheck, Überweisung, Wechsel)
22
3. Aussuchen der Hausbank
4. Erstellen der Zahlungsträger (Scheck, Überweisung, Wechsel, Datenträger oder Datei für
DFÜ)
5. Buchung durchführen
2.26 Erläutern Sie Steuerung und Ablauf des automatischen
Zahlungsverkehrs in der Kreditorenbuchhaltung!
Für den automatischen Zahlungsverkehr sind im Customizing einige grundsätzliche Einstellungen vorzunehmen. Da nicht jeder Buchungskreis seine Zahlungen selbst durchführt, ist für
jeden Buchungskreis der zahlende Buchungskreis anzugeben. Zum zahlenden Buchungskreis
wird weiterhin festgelegt, wie gezahlt werden soll; u.a. werden Mindestbeträge für die Zahlungen festgelegt. Des Weiteren gepflegt werden die relevanten Zahlwege (Scheck, Überweisung,...)
pro Land und pro Buchungskreis. Die Hausbanken und die Reihenfolge der Inanspruchnahme
der Hausbanken (abhängig von Zahlweg und Währung) wird definiert und in der Kontenfindung pro Bank, Konto-ID, Zahlweg und Währung die Kontonummern aus der Sachbuchhaltung
hinterlegt, um die Korrektheit der Buchungen in der Finanzbuchhaltung zu gewährleisten, die
mit dem automatischen Zahlungslauf verbunden sind. Neben den Einstellungen im Customizing
benötigt das automatische Zahlungsprogramm Zahldaten auf Kreditorenebene (evtl. Bankverbindung, Zahlweg, Zahlungsbedingung, möglicherweise gesetzte Zahlsperre) - diese Daten werden im Kreditorenstamm gepflegt - und Zahldaten auf Belegebene (Zahlungsbedingungen mit
Fristen und Skontoprozentsätzen, Basisdatum für die Ermittlung der Skontofälligkeit und der
Nettofälligkeit, Zahlweg, Zahlsperre). Letztere übersteuern die Angaben im Kreditorenstamm.
Als Parameter für den nächsten Zahllauf sind Buchungskreise, Zahlwege, das Datum für den
nächsten Zahllauf und die Kontonummern der Kreditoren, die am aktuellen Zahlungslauf teilnehmen sollen, einzutragen.
Ablauf: Zahllauf in 3 Schritten:
1. Zahlvorschlag erstellen: nachdem die Parameter erfasst sind, wird der Zahllauf zu einem
bestimmten Zeitpunkt eingeplant oder sofort gestartet. Der Zahllauf ermittelt die offenen
Posten und stellt diese in einer Vorschlagsliste zusammen, welche direkt angezeigt und
bearbeitet werden kann.
2. Durchführung des Zahllaufs und Buchung der Zahlungen: die offenen Posten werden gelöscht, Skontobuchungen und Vorsteuerkorrektur werden automatisch durchgeführt und
der Betrag vom Abstimmkonto Verbindlichkeiten auf ein Konto für unterwegs befindliche
Zahlungen umgebucht.
3. Erzeugen von Datenträgern und Ausdruck der Formulare, die für die Zahlungen notwendig
sind.
23
2.27 Warum wird beim automatischen Zahllauf das Datum
des nächsten Zahllaufs benötigt?
Das Datum des nächsten Zahllaufs ist erforderlich, um zu bestimmen, ob ein offener Posten
jetzt gezahlt werden soll oder ob beim nächsten Zahlungslauf noch maximaler Skontoabzug
möglich ist.
2.28 Welche Vorteile sind mit dem automatischen
Zahlungsverkehr verbunden?
• bessere Überwachung der Verbindlichkeiten
• automatischer Vorschlag des günstigsten Zahlungstermins (Berücksichtigung von Skontofristen, Berücksichtigung der Zahlungsziele)
• schnellere Abwicklung
2.29 Erläutern Sie kurz die Integration von Einkauf und
Finanzbuchhaltung!
Die Kreditorenbuchhaltung ist eng mit dem Einkaufssystem verzahnt: Bestellungen, Lieferungen
und Rechnungen werden lieferantenbezogen geführt und dienen auch der Kreditorenbeurteilung.
Aus den operativen Vorgängen des Einkaufs werden die Buchungen in der Finanzbuchhaltung
automatisch angestoßen.
Einkauf und Finanzbuchhaltung besitzen gemeinsame Stammdaten; sie nutzen beide die allgemeinen Daten des Kreditorenstamms.
Der Beschaffungsprozess beginnt mit der Bestellung der Ware - nachdem der Einkauf eine Bestellanforderung (BANF) erhalten hat veranlasst dieser eine Bestellung - und endet mit dem
Zahlvorgang (Buchhaltung).
Schnittstellen beim Beschaffungsprozess ergeben sich beim Wareneingang und bei der Rechnungsprüfung.
Beim Wareneingang wird der zu erwartende Rechnungsnettobetrag auf das Bestandskonto gebucht (wertmäßige Zubuchung); die Gegenbuchung erfolgt auf dem WE/RE-Verr.konto. Diese
Buchung wird dann beim Rechnungseingang mit der Gegenbuchung auf das Kreditorenkonto
ausgeglichen.
... weiter Frage 2.32 ...
24
2.30 Was versteht man unter Bestellkopf und Bestellposition
und welche Daten werden dort jeweils verwaltet?
Der Bestellkopf enthält Daten, die für die gesamte Bestellung gültig sind, z.B. Lieferanschrift,
Bestellnummer, -datum, Liefer- und Zahlungsbedingungen. Eine Bestellung kann mehrere Bestellpositionen enthalten. Pro Position wird die Materialnummer, -bezeichnung, die Bestellmenge, der Liefertermin, Preis und möglicher Positionsrabatt angegeben.
2.31 Erläutern Sie den Ablauf im Wareneingang!
Zum einen geht es hier um die Abstimmung der eingegangen Lieferungen mit den entsprechenden Bestellungen hinsichtlich Gegenstand und Menge. Diese Daten sind in einem modernen,
integrierten EDV-System im Dialog verfügbar.
Zum anderen erfolgt hier aber auch die Buchung des Lagerzugangs sowie die Entlastung der
Bestellung, d.h. die Aufhebung des geplanten Zugangs bzw. Reduzierung des Bestellbestands.
Häufig werden die Wareneingänge zunächst auf ein sogenanntes Sperrlager gebucht, von dem
sie nach erfolgter Qualitätsprüfung auf den oder die endgültigen Stellplätze umgebucht werden.
Hier kann auch ein Qualitätskennzeichen - wichtig für die Lieferantenbewertung - vergeben
werden. Als Beleg wird vom EDV-System für jede erfasste Wareneingangsposition ein Wareneingangsschein gedruckt.
Über die eingegebene Bestellnummer findet das System den Bezug zur ursprünglichen Bestellung und stellt die Solldaten im Dialog vor. Bei evtl. Abweichungen ist zu entscheiden, ob bei
Unterlieferung die Restmenge storniert wird oder als Rückstand im System erhalten bleibt.
... weiter Frage 2.33 ...
2.32 Erläutern Sie den Ablauf bei der Rechnungsprüfung
Die Rechnungsbearbeitung hat zum Ziel, eingehende Rechnungen zu erfassen und auf Vollständigkeit und Richtigkeit hin zu überprüfen, bevor die Zahlung erfolgt.
Die Tätigkeit der Rechnungsprüfung umfasst die Erfassung von eingegangenen Rechnungen und
Gutschriften, die eigentliche Prüfung von Rechnungen auf sachliche, preisliche und rechnerische
Richtigkeit, das Buchen der aus der Rechnung resultierenden Kontobewegungen sowie die Fortschreibung bestimmter Daten, z.B. offener Posten und Materialpreise.
Die Rechnungsprüfung stellt damit die Verbindung zwischen der Materialwirtschaft und dem
Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung) her.
Bei einer Rechnung mit Bezug auf eine Bestellung muss der Rechnungsprüfer im SAP-System
lediglich die Bestellnummer eingeben. Das System ermittelt den Kreditor mit Steuersatz, vereinbarten Zahlungsbedingungen, Mengen und Werten automatisch und schlägt diese vor. Wird
die erfasste und geprüfte Eingangsrechnung gespeichert, wird das Wareneingangsverrechnungskonto ausgeglichen und die anfallende Vorsteuer gebucht. Weiterhin wird der Rechnungsbetrag
auf das entsprechende Kreditorenkonto gebucht und dann bis zur Zahlung in der Kreditorenbuchhaltung als offener Posten geführt.
25
2.33 Welche Funktion hat das
WE-/RE-Verrechnungskonto?
Beim Wareneingang wird der zu erwartende Rechnungsnettobetrag auf das Bestandskonto gebucht (wertmäßige Zubuchung); die Gegenbuchung erfolgt auf das WE-/RE-Verrechnungskonto,
einem Zwischenkonto zwischen Bestands- und Kreditorenkonto. Diese Buchung wird dann beim
Rechnungseingang mit der Gegenbuchung auf das Kreditorenkonto ausgeglichen. Beim WE/RE-Verr.konto handelt es sich sozusagen um ein Rückstellungskonto, für den Fall, dass die
Ware eingetroffen die Rechnung aber noch nicht verfügbar ist (auch im umgekehrten Fall).
Handelt es sich beim Wareneingang um Material, das für den Verbrauch einer bestimmten Kostenstelle bestimmt ist, entfällt die Fortschreibung der Bestandsmengen. In diesem Fall wird auf
ein Verbrauchskonto gebucht und die Kostenstelle entsprechend belastet.
2.34 Beschreiben Sie kurz die einzelnen Schritte des
Beschaffungsprozesses.
1. Bedarfsermittlung
2. Ermittlung der Bezugsquelle
3. Lieferantenauswahl (Anfrage / Angebot)
4. Bestellabwicklung
5. Bestellüberwachung
6. Wareneingang und Bestandsführung
7. Rechnungsprüfung
8. Zahlungsabwicklung
1.) Der Bedarf an Materialien entsteht entweder in den Fachabteilungen oder im Rahmen der
Disposition, d.h. BANFen werden entweder manuell erfasst oder, falls durch die Materialbedarfsrechnung eine Unterdeckung festgestellt wird, automatisch generiert.
2.) Der Einkäufer kann, wenn verbindliche Angebote für die Bestellanforderung vorliegen, der
BANF die gewünschte Bezugsquelle zuordnen. Anderenfalls müssen zunächst Anfragen an die
in Frage kommenden Lieferanten für das zu beschaffende Material gerichtet werden. Die für
die Anfrage benötigten Daten sind i.d.R. im Lieferantenstamm und im Materialstamm bzw.
Einkaufsinfosatz vorhanden.
3.) Eingehende Angebote der Lieferanten werden im System erfasst und anschließend systemunterstützt der günstigste Lieferant ermittelt. Absageschreiben werden automatisch verschickt.
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4.) Die für die Bestellung notwendigen Informationen können aus der BANF bzw. dem Angebot
entnommen werden. Ebenso wie BANFen können Bestellungen manuell oder durch das System
automatisch erzeugt werden.
5.) Das System liefert den aktuellen Status sämtlicher BANFen, Angebote und Bestellungen.
Mahnschreiben oder Fälligkeitshinweise können automatisch erzeugt werden.
6.) Wird eine Ware aufgrund einer Bestellung geliefert, so wird der Wareneingang mit Bezug auf
die Bestellung erfasst. Nach Eingabe der Bestellnummer werden die Bestelldaten vorgeschlagen.
Über- und Unterlieferungen sind bereits beim Wareneingang erkennbar.
Beim Wareneingang wird im Soll des im Materialstammsatz definierten Bestandskontos gebucht, im Haben auf dem WE/RE-Verrechnungskonto. Diese Buchung wird dann beim Rechnungseingang mit der Gegenbuchung auf das Kreditorenkonto ausgeglichen.
7.) Ziel der Rechnungsbearbeitung ist es, eingehende Rechnungen zu erfassen und auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen, bevor die Zahlung erfolgt.
Durch Zugriff auf Bestellvorgänge und Wareneingänge wird der Rechnungsprüfer auf Mengenund Preisabweichungen hingewiesen.
Die Rechnungsprüfung stellt die Verbindung zwischen Materialwirtschaft und Rechnungswesen
her.
8.) Lieferantenrechnungen können mit Hilfe eines automatischen Zahlungsprogramms ausgeglichen werden, das unter Berücksichtigung von Rechnungsdatum und Skontofristen den günstigsten Zahlungstermin errechnet. Hierbei werden die Zahlungsart (SU) als auch das entsprechende
Kreditinstitut ermittelt und die notwendigen Buchungen durchgeführt.
27
3 Controlling
3.1 Geben Sie einen kurzen Überblick über die
Funktionalitäten des SAP-Moduls CO.
Wichtige Komponenten des Moduls CO:
I Gemeinkosten-Controlling (CO-OM: Overhead Management)
II Produktkosten-Controlling (CO-PC: Product Cost Controlling)
III Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA: Profitability Analysis)
I) Das Gemeinkostencontrolling umfasst die
• Kostenarten- / -stellenrechnung
• Prozesskostenrechnung
Bei der Kostenartenrechnung geht es um die Zerlegung der Kostenarten in Einzel- und Gemeinkosten (welche Kosten sind angefallen?), die Kostenstellenrechnung beschäftigt sich mit
den Orten der Kostenverursachung (wo sind die Kosten angefallen?). Mit Hilfe eines BAB können Kosten von Vorkostenstellen auf Hauptkostenstellen abgerechnet werden. Dabei können
Zuschlagssätze für die Kostenträgerrechnung ermittelt werden.
II) Aufgabe des Produktkostencontrolling ist die
• Bereitstellung von Kosteninformationen, d.h. die Ermittlung der Kosten, die für die Erstellung eines Produktes oder einer Leistung entstehen,
• Unterstützung bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen z.B. der Bestandsbewertung.
Das Produktkosten-Controlling dient als Grundlage für die Beantwortung folgender Fragen:
• Eigenfertigung oder Fremdbezug?
• Wo liegt die Preisuntergrenze?
• Wie wirken sich technische Produktänderungen oder Änderungen des Fertigungsablaufs
auf die Kosten aus?
• Was hat die Herstellung eines Produktes gekostet?
• Wo steht ein Fertigungs- oder Kundenauftrag?
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Das Controlling-Objekt ist der Kostenträger. Hier besteht ein enger Bezug zu den
SAP-Logistikanwendungen, da Daten aus diesen Bereichen wie Stücklisten und Arbeitspläne
benötigt werden.
Das Produktkosten-Controlling umfasst
• die Produktkostenplanung und
• die Kostenträgerrechnung
Aufgabe der Produktkostenplanung (auch Erzeugniskalkulation) ist die Ermittlung der geplanten, auftragsneutralen Herstellkosten eines Produktes. Sie ist Grundlage für die Bestandsbewertung und für Kostenvergleiche.
Die Kostenträgerrechnung ermittelt und überwacht die Kosten, die durch die Herstellung eines
Produktes verursacht werden. Objekt der Kostenträgerrechnung ist immer ein Fertigungsauftrag.
Man unterscheidet zwischen auftragsbezogener Vorkalkulation, mitlaufender Kalkulation und
Nachkalkulation. Die Aufgabe besteht in der Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Herstellkosten,
Soll/Ist-Vergleichen und Abweichungsanalysen.
III) Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung verbindet Erlöse aus dem Vertrieb mit Kosten
aus der Gemeinkosten- und Produktkostenrechnung.
3.2 Was sind Kostenrechnungskreise und wie hängen diese
mit den Buchungskreisen zusammen?
... siehe auch Frage 2.3 ...
Der Kostenrechnungskreis ist das zentrale Organisationselement der Kostenrechnung (CO).
Jede Kostenstelle ist einem Kostenrechnungskreis zugeordnet. Ein Kostenrechnungskreis kann
einen oder mehrere Buchungskreise umfassen. Zur Gewährleistung der Datenübernahme aus
der Finanzbuchhaltung ( Durchbuchen“) muss einem Kostenrechnungskreis mindestens ein Bu”
chungskreis zugeordnet werden. Buchungskreise werden für Konsolidierungszwecke zu Gesellschaften bzw. Konzernen zusammengefasst. Die Buchungskreise einer Gesellschaft müssen mit
demselben Kontenplan und Geschäftsjahr arbeiten, die Währung kann unterschiedlich sein.
3.3 Benennen Sie alle Kosten, die in die
Kostenträgerrechnung eingehen!
Einzelkosten (MEK, FEK, Sondereinzelkosten der Fertigung)
+ Materialgemeinkosten
+ Fertigungsgemeinkosten
= Herstellkosten
+ Verwaltungsgemeinkosten
+ Vertriebsgemeinkosten
29
+ Sondereinzelkosten des Vertriebs
= Selbstkosten
3.4 Welchen Beitrag liefert das Modul SD zur
Erlösrechnung?
Das Modul Sales and Distribution (SD) liefert die Umsätze.
3.5 Machen Sie eine Skizze zum Zusammenhang zwischen
Sachkonto und Kostenart
Das SAP-Rechnungswesen ist ein Einkreissystem; d.h. die primären Kostenarten entsprechen
den Aufwandskonten der Finanzbuchhaltung. Eine primäre Kostenart kann daher erst dann
angelegt werden, wenn das entsprechende Sachkonto in der Finanzbuchhaltung angelegt wurde.
Sekundäre Kostenarten dienen hingegen der internen Leistungsverrechnung und werden nur in
der Kostenrechnung verwendet (kein Sachkonto in der Finanzbuchhaltung).
3.6 Beschreiben Sie den Unterschied zwischen echten und
statistischen Innenaufträgen?
Innenaufträge werden für die Erfassung und Verrechnung der Kosten von Materialien, Lieferungen und Leistungen zwischengeschaltet, wenn die Kosten separat aufgezeichnet und verrechnet
werden sollen. Gründe dafür sind:
• Gesonderte Kostenüberwachung
• Dispositive Überlegungen
30
• Verrechnungsgründe
Intention ist eine höhere Kostentransparenz.
Man unterscheidet 2 Typen von Innenaufträgen:
Echte Innenaufträge: ersetzen die Buchung auf eine Kostenstelle vollständig. Die auf einen
solchen echten Auftrag gebuchten Kosten werden wie bei einer Kostenstelle weiterverrechnet
(SAP-Bezeichnung: Abrechnung).
Statistische Innenaufträge: werden immer einer Kostenstelle zugeordnet. Bei der Buchung
von Kosten auf einen statistischen Innenauftrag erfolgt die eigentliche Buchung immer auf dieser
Kostenstelle. Eine Abrechnung des Innenauftrags entfällt, da die Kosten bereits der zugeordneten Kostenstelle belastet wurden.
Beispiele:
Statistischer Innenauftrag: I.d.R. lohnt es sich nicht, für jedes Fahrzeug des Fuhrparks eine
eigene Kostenstelle einzurichten. Jedoch möchte man den Überblick über Details wie Treibstoffverbrauch, Reparaturanfälligkeit, ... Daher wird für jedes Fahrzeug ein statistischer Innenauftrag angelegt, auf dem alle anfallenden Kosten gebucht werden. Jeder Auftrag wird der
Kostenstelle Fuhrpark zugeordnet, sodass diese alle Kosten des gesamten Fuhrparks enthält, diese aber durch die Zwischenschaltung der Innenaufträge pro Fahrzeug analysiert werden können.
Echter Innenauftrag für Abgrenzungszwecke Bei der Abgrenzung werden die Kostenstellen mit den Beträgen der kalkulatorischen Kosten belastet. Gleichzeitig wird ein definiertes Abgrenzungsobjekt (Innenauftrag) entlastet. Der tatsächlich angefallene Aufwand wird ebenfalls
auf den Abgrenzungsauftrag gebucht, um die eventuellen Salden zwischen den Aufwendungen
aus dem Finanzwesen und den Abgrenzungskosten aus dem CO zu berechnen, zu analysieren
und zu verrechnen.
3.7 Erläutern Sie den Begriff Leistungsart“
”
Leistungsarten = Bezugsgrößen, Messeinheiten für die Kostenverursachung, die die Ausbringung einer Kostenstelle kennzeichnen (z.B. Reparaturstunden) und in Mengen- oder Zeiteinheiten gemessen werden.
Leistungsarten sind notwendig zur Sollkostenermittlung und zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung.
Der Verrechnungssatz (Tarif) ergibt sich, indem man das Gesamtergebnis einer Kostenstelle
durch die geplante Leistung der Leistungsart dividiert.
31
3.8 Fallstudie: Entwickeln Sie eine Kostenstellenstruktur für
das in der Fallstudie beschriebene Unternehmen
3.9 Entwickeln Sie weitere Beispiele für einen statistischen
Innenauftrag
• Veranstaltung einer Messe zu Werbezwecken
• Einführung einer neuen Software mit Schulung etc.
• ...
3.10 Erläutern Sie anhand von Beispielen die
Istkostenerfassung bei Einsatz eines ERP-Systems!
Die primären Kosten werden nicht direkt im CO erfasst, sondern aus den anderen Modulen
geliefert. Für die Primärkostenerfassung wird in den jeweils betroffenen Modulen bzw. Programmen des ERP-Systems das Kontierungsobjekt der Kostenrechnung erfasst oder über die
Stammdaten automatisch zugeordnet.
Asset Management (Abschreibungen des Anlagenparks): Abschreibungen der Anlagenbuchhaltung werden als Kostenaufwand in der Finanzbuchhaltung erfasst. Jeder Anlagegenstand ist
im Anlagestamm einer Kostenstelle zugeordnet. Insofern steht fest, auf welcher Kostenstelle die
zugehörigen Abschreibungen und Zinsen zu belasten sind.
Human Resources (Gehaltsabrechnungen): Bei den Gehaltsabrechnungen werden die Gehälter und die jeweiligen Lohnnebenkosten aus der Lohnbuchhaltung in der Finanzbuchhaltung
erfasst. Mitarbeiter sind im Infotyp Organisatorische Zuordnung“ des Personalstamms einer
”
Kostenstelle zugeordnet, sodass auch die Personalkosten automatisch auf die richtigen Kostenstellen in das CO übernommen werden können.
Materials Management (Materialentnahmen): Materialentnahmen aus dem Lager werden
über die Finanzbuchhaltung als Materialaufwand erfasst. Dabei wird das Kontierungsobjekt
(zu belastende Kostenstelle, d.h. Kostenstelle, die die Leistung erhält, oder der Auftrag, etc.)
mit erfasst und die Materialkosten so automatisch und zeitgleich mit der Buchung in der Finanzbuchhaltung auch in das CO übernommen.
3.11 Beschreiben Sie den wesentlichen Unterschied zwischen
der Umlage und der Verteilung von Kosten
Die Umlage verrechnet primäre und sekundäre Kostenarten. Dabei erfolgt die Verrechnung
unter einer Umlagekostenart und die ursprünglichen Kostenarten sind nicht mehr erkennbar. In
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der Umlagekostenart sind die Originalkostenarten zusammengefasst. Im Gegensatz zur Umlage
werden bei der Verteilung nur primäre Kostenarten verrechnet. Diese sind sowohl bei der
entlasteten als auch bei der belasteten Kostenstelle sichtbar.
3.12 Welche Möglichkeiten der Istkostenverrechnung bietet
CO?
Die aus den anderen Modulen in die Kostenrechnung übernommenen Primärkosten können im
Rahmen des CCA weiterverrechnet werden. Man unterscheidet vorgangsbezogene und periodische Verrechnungen.
Vorgangsbezogene Verrechnungen werden direkt im System erfasst und bewirken unmittelbar eine Ist-Kostenbuchung auf den sendenden und den empfangenden Stellen. Es kann sich
um die Umbuchung primärer Kosten und Erlöse oder um direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung handeln.
Für eine solche Umbuchung werden Buchungstext, Kostenart, umzubuchender Betrag, Verbrauchsmenge sowie CO Objekte, die Empfänger bzw. Sender sein sollen, eingegeben.
Die direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung bildet die innerbetrieblichen Leistungsbeziehungen zwischen CO Objekten ab. Die Erfassung erfolgt mengenmäßig, d.h. Verrechnungsbeziehungen werden auf Basis der ausgetauschten Leistungsartenmengen bestimmt.
Der Sender ist in diesem Fall immer eine Kombination von Kostenstelle und Leistungsart.
So können z.B. die von einer Kostenstelle in Anspruch genommenen Leistungen der Hilfskostenstelle Instandhaltung entsprechend der geleisteten Stunden, die das System dann mit dem
Verrechnungssatz (Tarif) bewertet, umgelegt werden.
Bei den Periodischen Verrechnungen erfolgt die Durchführung am Ende einer Periode,
wenn alle Istbuchungen und vorgangsbezogenen Daten erfasst sind. Die Verrechnung erfolgt
nach vordefinierten Regeln (z.B. Verteilung der Gebäudekosten nach qm pro Kostenstelle). Die
periodische Verrechnung in Form der Verteilung dient ausschließlich zur Verrechnung von Primärkosten zwischen Kostenstellen. Das bedeutet, dass sowohl die Entlastung der abgebenden
Kostenstelle als auch die Belastung der empfangenden Kostenstelle mit der jeweiligen Primärkostenart erfolgt und dies in Auswertungen auch sichtbar ist. (Bsp. Stromkosten, Verteilung
mit Hilfe fester Prozentsätze“).
”
Die Umlage verrechnet primäre und sekundäre Kostenarten. Dabei erfolgt die Verrechnung
unter einer Umlagekostenart und die ursprünglichen Kostenarten sind nicht mehr erkennbar.
In der Umlagekostenart sind die Originalkostenarten zusammengefasst.
3.13 Was versteht man unter Zyklus-Segment-Technik?
Die Sender-Empfänger-Beziehungen für die Verteilung / Umlage werden mit Hilfe der ZyklusSegment-Technik definiert. Der Zyklus dient der Zusammenfassung der Regeln für die Kostenverrechnung und kann mehrere Segmente umfassen. Das Segment besteht aus Senderkostenstellen und Empfängerobjekten. Sinnvoll ist eine Aufteilung der periodischen Verrechnung in
mehrere Zyklen. Bei Fehlern ist eine gezielte Wiederholung möglich.
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3.14 Welche Aufgaben hat das Produktkostencontrolling und
welche Fragen können damit beantwortet werden?
... siehe Frage 3.1 ...
3.15 Erläutern Sie den Unterschied zwischen der
Produktkostenplanung und der Kostenträgerrechnung!
... siehe Frage 3.1 ...
(Auftragsneutralität <-> konkreter Fertigungsauftrag)
3.16 Welche Stammdaten werden für das
Produktkostencontrolling benötigt?
• Stückliste - liefert Materialien und Einsatzmengen (Mengengerüst)
• Materialstamm - liefert Losgröße, Währung, Preiseinheit und Materialpreis (Wertegerüst in Form von Preisen)
=> MEK
• Arbeitsplan - liefert Arbeitsvorgänge, Vorgabewerte für die Durchführung und Arbeitsplätze (Mengengerüst in Form von Zeiten)
• Arbeitsplätze - liefern Formelkonstanten und Zusammenhang zu Tarifen der Kostenstelle (Wertegerüst / Bewertung der Zeiten)
=> FEK
3.17 Warum benötigt das Produktkostencontrolling
Fertigungsaufträge?
Das Produktkostencontrolling benötigt konkrete Fertigungsaufträge für die auftragbezogene
Vorkalkulation, die mitlaufende und die Nachkalklation. Fertigungsaufträge werden neben der
Steuerung und Überwachung der Produktion als Controllinginstrument der Kostenrechnung
verwendet.
Fertigungsaufträge definieren, welches Material an welcher Stelle mit welcher Leistung zu welchem Termin gefertigt werden soll. Der Fertigungsauftrag legt zusätzlich fest, welche Ressourcen
eingesetzt werden müssen und wie die Auftragskosten zu verrechnen sind.
Die Fertigungsauftragskosten enthalten die Kosten für die im Produktionsprozess verbauten, in
der Stückliste angegebenen Materialien (Warenausgänge), den Wareneingang des produzierten
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Erzeugnisses als auch Rückmeldungen der einzelnen Arbeitsvorgänge. Hierbei werden Istkosten
den Plankosten / Sollkosten gegenübergestellt und Abweichungen ermittelt.
3.18 Erläutern Sie die Kategorien der Abweichungsanalyse
bei Fertigungsaufträgen.
• Beschäftigungsabweichung: die geplante Leistung einer Periode wird nicht abgefordert“
”
- Auslastung < geplante Auslastung
• Leistungsabweichung: geplante Leistung wird nicht erreicht
• Kostenabweichung
- es wird mehr Einsatzmaterial verbraucht als geplant
- Einsatzmaterial ist teurer als geplant.
3.19 Beschreiben Sie die einzelnen administrativen Schritte
eines Fertigungsauftrags
Fertigungsaufträge werden zur Steuerung und Überwachung der Produktion sowie als Controllinginstrument der Kostenrechnung verwendet. Fertigungsaufträge definieren, welches Material
an welcher Stelle mit welcher Leistung zu welchem Termin gefertigt werden soll. Der Fertigungsauftrag legt zusätzlich fest, welche Ressourcen eingesetzt werden müssen und wie die
Auftragskosten zu verrechnen sind.
I Bestellvorschlag / Planauftrag
II Auftragseröffnung
III Verfügbarkeitsprüfung
IV Kapazitätsplanung
V Auftragsfreigabe
VI Auftragsdruck
VII Materialentnahme
VIII Rückmeldung
IX Lagereingang
X Auftragsabrechnung
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Erläuterungen:
1.) Bestellvorschlag:
Sobald aus vorgelagerten Planungsstufen (Bedarfsplanung) ein Planauftrag oder eine betriebsinterne Anforderung vorliegt, übernimmt die Fertigungssteuerung diese Information und generiert
daraus Fertigungsaufträge. Diese können auch manuell für ein bestimmtes Produkt oder Material erstellt werden.
2.) Auftragseröffnung:
Mit der Fertigungsauftragseröffnung beginnen die kurzfristigen Aufgaben der Fertigungssteuerung. Dazu zählt die Terminierung, die arbeitsgangbezogene Einplanung der einzelnen Aufträge
auf Arbeitsplatzebene. Vor der eigentlichen Kapazitätsterminierung - kann in Belastungsübersichten dargestellt werden - erfolgt die Ermittlung der Durchlaufzeit.
Als Verfahren für die Terminierung unterscheidet man die Vorwärtsterminierung (ausgehend
vom Starttermin wird der Endtermin ermittelt), die Rückwärtsterminierung (ausgehend vom
Endtermin wird der Starttermin ermittelt) und die Engpassterminierung.
Die Durchlaufterminierung erfolgt für jeden Auftrag isoliert. Die manuelle Fertigungsauftragserfassung beginnt mit der Erfassung des Auftragskopfes, welcher das zu fertigende Material
enthält. Danach werden die zu fertigende Menge, der Start- bzw. Endtermin des Auftrags eingegeben.
Ist für das zu fertigende Material eine Stückliste vorhanden, so werden alle in der Stückliste
enthaltenen Positionen automatisch als Komponenten in den Fertigungsauftrag übernommen
und können dort evtl. abgeändert werden. Bei der Eröffnung des Auftrags erfolgt auch die Selektion des Arbeitsplans. Die einzelnen Vorgänge und Untervorgänge werden ebenfalls in den
Fertigungsauftrag kopiert.
3.) Kapazitätsplanung
Die ermittelten Kapazitätsbedarfe werden dem vorhandenen Kapazitätsangebot gegenübergestellt. Entstehen auf bestimmten Arbeitsplätzen Engpässe, ist es die Aufgabe des Fertigungsplaners, durch Umterminierung einzelner Arbeitsvorgänge bzw. kompletter Fertigungsaufträge
einen Kapazitätsausgleich herbeizuführen (z.B. Tool grafische Plantafel).
4.) Fertigungsauftragsfreigabe
Kurz vor dem Starttermin erfolgt die Freigabe der Fertigungsaufträge (auch als Fertigungsveranlassung bezeichnet). Mit dieser Freigabe ist eine nochmalige Material- und Kapazitätsverfügbarkeitsprüfung verbunden. Nachdem der Auftragsstatus auf Freigegeben“ gesetzt wurde,
”
können die Arbeitspapiere gedruckt, das benötigte Material dem Lager entnommen werden. Die
Rückmeldung der einzelnen Arbeitsvorgänge ist möglich.
5.) Druck der Arbeitspapiere
SAP unterscheidet vorgangsbezogene Listen (z.B. Lohnscheine, Rückmeldescheine), komponentenbezogene Listen (z.B. Materialbereitstellungsliste, Warenentnahmescheine), fertigungshilfsmittelbezogene Listen, z.B. Fertigungshilfsmittelübersicht und übergreifende Listen, z.B. Objektübersicht. Die Listen, die vom System erzeugt und gedruckt werden, beziehen sich zunächst
auf alle in einem Fertigungsauftrag enthaltenen (Unter-)Vorgänge, Komponenten und Fertigungshilfsmittel.
Die Gestaltung der Arbeitspapiere ist im Customizing einstellbar.
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7.) Materialentnahmen:
Die für die Fertigung benötigten Materialkomponenten müssen zunächst über Warenausgänge aus dem Lager entnommen werden. Diese Warenbewegung löst im System u.a. folgende
Vorgänge aus:
• Ein Materialbeleg wird erzeugt (als Nachweis für die Bewegung),
• die Bestandsmengen des Materials werden fortgeschrieben,
• die Bestandswerte im Materialstammsatz und die Bestands- / Verbrauchskonten in der
Finanzbuchhaltung werden fortgeschrieben.
→ Parallele Abbildung des Mengen- und Werteflusses
Materialausgaben für Fertigungsaufträge basieren auf Reservierungen, die im Rahmen der Erfassung des Fertigungsauftrags erstellt wurden. Die Materialien werden auf der Grundlage der
Materialbereitstellungsliste oder der Materialentnahmescheine aus dem Lager entnommen.
8.) Arbeitsgangrückmeldung
Rückmeldungen sind Grundlage der Auftragsüberwachung und dienen dazu, den Stand von
Bearbeitungen zu aktualisieren. Für den Fertigungsauftrag zurückzumelden ist:
• welche Menge in einem Vorgang als Gutmenge, als Ausschussmenge und als Nacharbeitsmenge produziert wurde,
• wie groß die benötigten Leistungen waren,
• an welchem Arbeitsplatz der Vorgang durchgeführt wurde,
• wer den Vorgang durchgeführt hat.
Das SAP-System unterscheidet die normale Rückmeldung (Vorschlags-Sollwerte können individuell überschrieben werden), die Standardrückmeldung (Vorschlagswerte werden vom System
bestätigt) und die Meilensteinrückmeldung (alle Vorgänge bis zum letzten Meilenstein werden
auf Basis angegebener Mengen und Standardzeiten zurückgemeldet.
9.) Lagereingang
Der Wareneingang des gefertigten Materials kann mit der Rückmeldung des letzten Vorgangs
des Fertigungsauftrags automatisch gebucht werden. Parallel dazu wird der geplante Zugang in
der Disposition um die zugebuchte Menge reduziert. Beim Wareneingang wird der Fertigungsauftrag entsprechend dem Wert der gefertigten Menge entlastet. Neben der mengenmäßigen
Fortschreibung in der Bestandsführung erfolgt gleichzeitig eine wertmäßige Fortschreibung in
der Finanzbuchhaltung.
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