Erfolgsgeschichte Advellence Solutions AG/Stadt Zürich

Erfolgsgeschichte
Minimierung der Papierakten beim
Schul- und Sportdepartement der
Stadt Zürich.
Integrator:Advellence Solutions AG, Wallisellen/Schweiz
(www.advellence.com)
Endkunde:Schul- und Sportdepartement Stadt Zürich,
Zürich/Schweiz (www.stadt-zuerich.ch)
Eingesetzte Produkt(e):
PDF Tools AG: 3-Heights™ Document Converter Service
Advellence Solutions AG: ELOenterprise und
Microsoft .NET Framework sowie SQL Server
Kurzportrait Schul- und Sportdepartement Stadt Zürich (SSD)
Das Schul- und Sportdepartement der Stadt Zürich setzt sich mit seiner Tätigkeit in den
verschiedensten Bereichen für die Belange der Kinder und jungen Erwachsenen in Zürich
ein. Hierbei wird eine offene Volksschule angestrebt, die eine hohe und ganzheitliche
Bildungsqualität ermöglicht, wettbewerbsfähig ist und damit auch einen wichtigen Beitrag zur Standortqualität der Stadt Zürich liefert. Im Schul- und Sportdepartement
arbeiten rund 5‘500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
DL-2-StadtZH-Advellence-DE-20101227
Kurzportrait Advellence Solutions AG
Advellence ist ein etabliertes Schweizer Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen im
Bereich IT und Softwareentwicklung für mittlere und grosse Unternehmen sowie öffentliche Verwaltungen und Versorger. Advellence bietet ein breites Portfolio an Beratung und
Analyse, Planung und Gestaltung, Entwicklung und Implementierung sowie Schulung,
Wartung und Support von „Enterprise Information Technology“ Lösungen.
Anwendungsbedarf des Schul- und Sportdepartementes
Mit der Einführung der neuen Verordnung über die Finanzierung der Kinderbetreuung in
Zürich stellte sich die Frage nach einer effizienten Vertragsverwaltung mit weitreichender
Dokumentenunterstützung (ECM). Bestimmungen darin sehen vor, dass alle Haushalte, die
in einem Betreuungsverhältnis mit der Stadt Zürich stehen, Veränderungen der Haushaltsund Finanzverhältnisse jährlich mitteilen müssen. Die Erhebungsformulare (rund 12‘000
Anträge pro Jahr) werden den Haushalten auf dem Postweg zugeschickt. Für die Koordination der Ferienbetreuung sind nochmals rund 60‘000 Ferienbetreuungsanträge pro Jahr
abzuwickeln und zu verwalten. Bisher wurden alle diese Dokumente in Papierform bearbeitet, versandt und archiviert. Mit der umfassenden Lösung von Advellence wurde die
PDF Tools AG | Kasernenstrasse 1 | 8184 Bachenbülach | Switzerland
Tel.: +41 43 411 44 50 | Fax: +41 43 411 44 55 | [email protected] | www.pdf-tools.com
Kundenstimmen
Schul- und Sportdepartement Stadt Zürich
Um den hohen Bearbeitungsaufwand der Vertragspflege
der Kinderbetreuung zu
mindern, waren rasche
Lösungen gefragt. Zu den
vielen einzelnen Massnahmen
gehört die Auslagerung der
Rechnungs- und Formulardrucke, deren Verpackung und
Versand sicher zu den
effektivsten. Dazu wurde eine
ausfallsichere und performante PDF KonvertierungsLösung benötigt, welche
durch unseren Lösungspartner rasch eingebunden
werden konnte. Mit den
Produkten der PDF Tools AG
und Advellence als Integrator
ist dies wunderbar gelungen.
Albert Malär, Leiter Abt.
Datawarehouse und
Informatik (ADI)
Advellence Solutions AG
Der hohe Zeitdruck bei der
Umsetzung des Projekts
verlangte nach rasch zu
integrierenden Lösungen,
welche auf Anhieb und
problemlos die Anforderungen umzusetzen
vermochten. Der PDF
Converter der PDF Tools AG,
als zentrale Komponente,
konnte diese Erwartungen
erfüllen, ja gar übertreffen.
Patrick Schäublin, Projektleiter,
ECM Berater
Die 3-Heights™ – Produkte­
familie der PDF Tools AG steht
ein für:
HIGH QUALITY –
HIGH VOLUME –
HIGH PERFORMANCE!
PDF -TOOLS.COM
Premium PDF Technology
Verwaltung wesentlich vereinfacht. Die Lösung umfasst den „Information Manager“, ELOenterprise, eine SAP Schnittstelle sowie die Einbindung des 3-Heights™ Document Converter Service.
Umsetzung
Die Erhebungsformulare wie auch FerienBusiness APP
VvB =
betreuungsanträge werden in hinterlegte
Vertragsverwaltung
Betreuung
MS-Word Templates über einen HinterSOAP
grundprozess mit Daten geladen und über
einen von Advellence eigens dafür entwiADV-PDF
DMS
Server
ELOenterprise
ckelten Webservice durch den 3-Heights™
Document Converter nach PDF/A Format
konvertiert. Diese PDF/A Dokumente
Druck und
PDF-Converter
Verpackung
werden anschliessend über einen externen
PDF/A
Dienstleister ausgedruckt und auf dem
Postweg an die Haushalte verschickt. Gleichzeitig werden sie direkt ins ELOenterprise
importiert, wo sie automatisch in der dafür vorgesehenen elektronischen Akte archiviert
und indexiert werden.
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DL-2-StadtZH-Advellence-DE-20101227
Kundennutzen
Die Mitarbeiter des Schul- und Sportdepartementes können heute jederzeit auf die elektronischen Dokumente zugreifen. Lange Suchzeiten und mangelnder Überblick gehören
dank einer Minimierung des Papieraktenbestandes der Vergangenheit an und die Effizienz der Arbeitsabläufe konnte wesentlich gesteigert werden. Der ISO Standard PDF/A ist
speziell auf die Anforderungen der Archivierung zugeschnitten und garantiert, dass die
Dokumente auch auf lange Sicht noch gelesen werden können. Aufgrund der einfachen
Anbindung an den Webservice wird dieser Dienst in der Zwischenzeit auch für weitere
Projekte beim Schul- und Sportdepartement und in weiteren Departementen der Stadt
Zürich genutzt.
PDF Tools AG | Kasernenstrasse 1 | 8184 Bachenbülach | Switzerland
Tel.: +41 43 411 44 50 | Fax: +41 43 411 44 55 | [email protected] | www.pdf-tools.com