Handbuch zum - Oberhofer Stahlbau

Werbung
Handbuch zum
Oberhofer Managementsystem –
nach EN ISO 9001:2008
Handbuch zum
Managementsystem (OMS)
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
Inhaltsverzeichnis
Inhalt
0 Dokumenteninformation .............................................................................................................................. 4
0.1
Änderungsprotokoll .......................................................................................................................... 4
0.2
Freigabeinformation ......................................................................................................................... 4
0.3
Geistiges Eigentum .......................................................................................................................... 4
0.4
Geschlechterspezifische Formulierungen und Verzeichnis verwendeter Begriffe ................... 4
0.5
Abbildungsverzeichnis ..................................................................................................................... 4
1
Begriffe aus dem Qualitätsmanagement .............................................................................................. 4
2
Oberhofer Stahlbau.................................................................................................................................. 6
3
Managementhandbuch – Gültigkeit....................................................................................................... 6
4
Qualitätsmanagementsystem – OMS Oberhofer Management System ........................................... 7
5
6
4.1
Dokumentenstruktur und –arten ................................................................................................... 7
4.2
Freigabe von Dokumenten.............................................................................................................. 8
4.3
Anwendungsbereich und Gültigkeit ............................................................................................... 8
4.4
Dokumentenlenkung ........................................................................................................................ 8
Unternehmenspolitik ................................................................................................................................ 9
5.1
Was soll der Zweck von Oberhofer Stahlbau sein? ..................................................................... 9
5.2
Mission ............................................................................................................................................... 9
5.3
Leitbild ............................................................................................................................................... 9
5.4
Selbstverpflichtung der Leitung ..................................................................................................... 9
5.5
Organisation - Organigramm ........................................................................................................10
5.6
Qualitätspolitik ................................................................................................................................11
5.7
Ableitung von Firmen- und Qualitätszielen ................................................................................11
5.8
Interne Kommunikation.................................................................................................................12
5.9
Management Review .....................................................................................................................12
Management von Ressourcen ..............................................................................................................12
6.1
Personalressourcen ........................................................................................................................12
6.1.1
Strategisches Personalmanagement .......................................................................................13
6.1.2
Operatives Personalmanagement ............................................................................................13
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 2
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
6.2
7
8
Sachressourcen ..................................................................................................................................13
6.2.1
Betriebsmittel und Infrastruktur ..............................................................................................13
6.2.2
Umgang mit Kundeneigentum .................................................................................................14
Produktrealisierung ................................................................................................................................14
7.1
Prozesslandkarte ............................................................................................................................14
7.2
Produktrealisierung ........................................................................................................................17
7.3
Beschaffungsprozess .....................................................................................................................17
7.4
Prüfmittel .........................................................................................................................................18
Qualitätsmanagementprozesse (MAV-Prozesse) ...............................................................................18
8.1
Ermittlung von Kundenanforderungen und Kundenzufriedenheit ..........................................18
8.2
Internes Audit .................................................................................................................................18
8.3
Datenanalyse und Berichtswesen ................................................................................................18
8.4
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess ......................................................................................18
8.5
Reklamationsmanagement, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen .......................................19
8.6
Analyse- und Verbesserungsprozess ...........................................................................................19
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 3
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
0 Dokumenteninformation
0.1
0.2
Änderungsprotokoll
Datum:
Bemerkung:
Kürzel:
22.05.2012
Neuerstellung
FH
Freigabeinformation
Das jeweils aktuellste Exemplar des Managementhandbuches ist im OMS (OberhoferManagementsystem) abrufbar. Ausgedruckte Versionen sind von der Geschäftsführung
durch Unterschrift freizugeben.
Datum
Unterschrift der Geschäftsführung
0.3
Geistiges Eigentum
Dieses Managementhandbuch ist und bleibt im Eigentum von Oberhofer Stahlbau. Dieses
Handbuch oder Teile davon dürfen nicht kopiert oder ohne ausdrückliche Genehmigung
durch die Geschäftsführung Dritten zugänglich gemacht werden.
0.4
Geschlechterspezifische Formulierungen und Verzeichnis verwendeter Begriffe
Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird auf eine geschlechterspezifische
Differenzierung, wie z.B. Mitarbeiter/Innen, verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im
Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter.
0.5
Abbildungsverzeichnis
Abb. 1) Organigramm Oberhofer Stahlbau Ges.m.b.H.
Abb. 2) Prozesslandkarte Oberhofer Stahlbau Ges.m.b.H
Abb. 3) Darstellung des OMS als Intranet-Lösung
1
Begriffe aus dem Qualitätsmanagement
Nachfolgend sind die für das Qualitätsmanagementsystem und für dieses Dokument
wichtigsten Begriffe nach Norm kurz erklärt [u.a. Quelle: EN ISO 9000-1]
Qualität: Gesamtheit von Merkmalen einer Einheit bezüglich ihrer Eignung, festgelegte
und vorausgesetzte Erfordernisse zu erfüllen.
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 4
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
Qualitätspolitik: Schriftliche Festlegung der Grundlagen, was im Unternehmen unter
Qualität verstanden wird.
Die Ausrichtung des gesamten QMS erfolgt an der
Qualitätspolitik und wird regelmäßig überprüft und bewertet. Auf der Qualitätspolitik bauen
die Qualitätsziele auf (siehe „Qualitätsziele“).
Qualitätsmanagement: Alle Tätigkeiten, welche die Qualitätspolitik, Ziele und
Verantwortungen festlegen, sowie diese durch Mittel wie Qualitätsplanung,
Qualitätslenkung, Qualitätssicherung und Qualitätsverbesserung im Rahmen des
Qualitätsmanagementsystems verwirklichen.
Anmerkung: Beim Qualitätsmanagement geht es darum, ein System zu schaffen, das keine
Qualitätslücken offen lässt, dieses System laufend zu überprüfen und zu verbessern.
Qualitätsmanagementsystem (QMS): Die Organisationsstruktur, Verantwortlichkeiten,
Verfahren, Prozesse und
erforderliche Mittel für die Verwirklichung des
Qualitätsmanagements.
Qualitätsplanung (QM-Plan): Die Tätigkeiten, welche die Zielsetzungen und die
Qualitätsforderungen sowie die Forderungen für die Anwendung der Elemente des
Qualitätsmanagementsystems festlegen.
Qualitätssicherung: Alle geplanten und systematischen Tätigkeiten, die innerhalb des
QM-Systems verwirklicht sind und die wie erforderlich dargelegt werden, um angemessenes
Vertrauen zu schaffen, dass eine Einheit die Qualitätsforderung erfüllen wird.
Qualitätsverbesserung: Überall in der Organisation ergriffene Maßnahmen zur Erhöhung
der Effektivität und Effizienz von Tätigkeiten und Prozessen zur Erzielung von zusätzlichem
Nutzen sowohl für die Organisation als auch für ihre Kunden.
Produkt: Ergebnis von Tätigkeiten und Prozessen. (Der Begriff Produkt kann
Dienstleistung, verfahrenstechnische Produkte oder Kombinationen daraus einschließen. Ein
Produkt kann materiell, immateriell oder eine Kombination daraus sein).
Dienstleistung: An der Schnittstelle zwischen Lieferant und Kunde sowie durch interne
Tätigkeiten des Lieferanten erbrachtes Ergebnis zur Erfüllung der Erfordernisse des
Kunden – dies gilt natürlich auch vor allem für interne Prozesse!
Prozess: Satz von in Wechselbeziehung stehenden Mitteln (z.B. Personal, Finanzen,
Anlagen, Einrichtungen, Techniken und Methoden) und Tätigkeiten, die Eingaben in
Ergebnisse umgestalten. Beschreibung: Eine Methode, um Abläufe durch Eingabe (Input)
Verarbeitung (Processing) und Ergebnis (Output) zu beschreiben.
Audit: Die Überprüfung von Systemen oder Produkten. Diese Überprüfung führt ein
Auditor (ev. auch mehrere) durch.
Management
System:
Ein
Managementsystem
reicht
über
ein
Qualitätsmanagementsystem hinaus, weil es
sämtliche, nicht nur qualitätsrelevante
Unternehmensprozesse
berücksichtigt.
Typische
Erweiterungen
umfassen
ein
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 5
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
Strategiesystem, die Berücksichtigung
Buchhaltung, und Controlling).
kaufmännischer
Prozesse
(Geschäftsplanung,
Bei Oberhofer Stahlbau wird dies in Form der intranet-basierenden Lösung, dem OMS –
Oberhofer Management System dargestellt.
Qualitätsziele
Auf Basis der Qualitätspolitik werden Qualitätsziele erarbeitet, welche die Umsetzung der
Qualitätspolitik unterstützen. Auf Bereichsebene gibt es sehr detaillierte Ziele, die dazu
dienen, eine Aussage über die wesentlichen Qualitätskenngrößen im Bereich bzw. im
Unternehmen zu geben. Qualitätsziele sollten quantitativ messbar, zumindest überprüfbar
sein, um einen Soll-/Ist-Vergleich zu ermöglichen.
OVP – Oberhofer Verbesserungsprozess
OVP bedeutet „Oberhofer Verbesserungsprozess“ und beschreibt den seit 2009
eingeschlagenen Weg der ständigen und gemeinsamen Verbesserung in kleinen Schritten.
OVP nutzt dabei vor allem das Know-how aller Mitarbeiter im Unternehmen. OVP ist
deshalb so wichtig, um die Arbeitsplätze langfristig zu sichern und das
Traditionsunternehmen Oberhofer Stahlbau als selbständiges Unternehmen zu erhalten.
OVV – Oberhofer Verbesserungsvorschlag
Formular zur Mitteilung und Dokumentation von Kundenreklamationen,
potentiellen Fehlern und Verbesserungsvorschlägen (internes Vorschlagswesen).
2
Fehlern,
Oberhofer Stahlbau
Oberhofer Stahlbau wurde 1984 in Saalfelden von Alexander Oberhofer als Schlosserei
gegründet. Heute setzen wir unsere Lösungskompetenz vor allem in den Bereichen
Brückenbau, Alpines Bauen, Historische Stahlbauten, Hochbau, Anlagenbau, Stahl/Glaskonstruktionen, Baugrubenaussteifungen, Errichtung von Seilbahnstationen und
Aussichtsplattformen, Konzeption und Umsetzung von Erlebnisprojekten usw. ein.
Die Stärke von Oberhofer liegt in der kompletten Durchgängigkeit von der Projektberatung
und -entwicklung über Konstruktion, Fertigung bis hin zur Errichtung und Montage vor Ort im
In- und Ausland. Unser Kunde hat damit einen kompetenten Ansprechpartner für eine
zukunftsorientierte, durchdachte und umsetzbare Lösung für sein Anliegen.
3
Managementhandbuch – Gültigkeit
In diesem Handbuch wird das Qualitätsmanagementsystem der Oberhofer Stahlbau
Ges.m.b.H. (OMS – Oberhofer Management System) beschrieben. Damit geben wir allen
unseren Interessenspartnern Auskunft, wie die Qualität unserer Produkte und
Dienstleistungen realisiert und sichergestellt wird. Die hier beschriebenen Forderungen finden
in der Oberhofer Stahlbau Ges.m.b.H. ihre Anwendungen.
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 6
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
Das Managementhandbuch stellt für unsere Mitarbeiter einen Leitfaden zur Verfügung, mit
dem wir sie beim qualitätsbewussten Arbeiten unterstützen und motivieren. Alle Mitarbeiter
unseres Unternehmens sind dazu angehalten, die Wirksamkeit unseres OMS zu unterstützen
und ihren Beitrag zu leisten, um die Anforderungen der externen wie die beschriebenen
Vorgaben mit Leben zu füllen.
Ziel dieses Handbuches ist es, die bestehenden Prozesse, Abläufe und Geschäftsgebarungen
für unsere Mitarbeiter und Geschäftspartner zusammenzufassen. Es bietet damit die
Ausgangsbasis für die Realisierung, Aufrechterhaltung und Fortentwicklung unseres lebenden
Managementsystems.
Mit Wirkung vom 25.06.2012 erlangt das Handbuch seine Gültigkeit. Es stellt einen
verbindlichen Teil der Pflichten der Geschäftsführung, aber auch aller Mitarbeiter dar. Mit der
Unterzeichnung des Handbuches auf Seite 4 veranlasst die Geschäftsführung die konsequente
Umsetzung der Unternehmens- und Qualitätspolitik und stellt für diese Mittel und Personal zur
Verfügung.
4
Qualitätsmanagementsystem – OMS Oberhofer Management System
4.1
Dokumentenstruktur und –arten
Um eine bessere Übersicht im OMS zu erlangen, haben wir folgende Dokumentarten
eingeführt, welche auch durch eine einheitliche Namenskonvention als solche gekennzeichnet
sind. Diese stehen im OMS in den jeweiligen Kästen "Formulare & Checklisten",
„Prozessbeschreibungen“, „Arbeitsanweisungen“, „Normen“ und „Präsentationen und
Schulungsunterlagen“ auf der rechten Seite zur direkten Auswahl zur Verfügung. Die
Dokumente werden im OMS und nur dort aktuell gehalten – für die Aktualisierung ist der
jeweilige Dokumentinhaber bzw. der, der eine Änderung einbringt verantwortlich. Um die
Verwendung von alten Dokumenten zu verhindern, dürfen keinerlei Versionen dieser
Dokumente lokal oder in den eigenen Dateien gespeichert werden.
•
•
•
•
Formulare und Checkliste (FB, CL)
Formulare (Formblätter), Checklisten, etc. sind sehr wesentliche Qualitätsdokumente, die
jeweils genau an den Verwendungszweck angepasst werden. Sie enthalten (im Bereich der
Kopf- bzw. Fußzeilen) Informationen, die Auskunft über den vorliegenden Stand
(Ausgabedatum, Bezeichnung, File- Bezeichnung)
Prozessbeschreibungen (P)
Prozessorientierte Beschreibungen/Anweisungen legen die Abläufe, Verantwortungen und
Schnittstellen zu anderen Prozessen fest.
Arbeitsanweisungen (AA)
Arbeitsanweisungen sind detaillierte Arbeitsunterlagen, die sich auf qualitätsrelevante
Tätigkeiten aus Sicht eines einzelnen Arbeitsplatzes (einer bestimmten Stelle) beziehen.
Anmerkung: Fallweise werden auch Vorgänge, die von der Definition her mittels
Arbeitsanweisung beschrieben werden sollten, als Prozessanweisung bezeichnet, weil die
Unterscheidung im Allgemeinen nicht wesentlich ist.
Normen (FB-Norm)
Sämtliche für uns geltende Normen
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 7
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
•
•
4.2
Präsentationen und Schulungsunterlagen (S-)
Schulungsunterlagen aus den unterschiedlichsten Bereichen
Prüf- und Verfahrensanweisungen (PA)
Prüfanweisungen enthalten Informationen, Durchführungsanweisungen und Prüfkriterien
für die Prüfung.
Freigabe von Dokumenten
Dokumente werden nach dem 4-Augen-Prinzip erarbeitet. Das heißt, bevor ein Dokument
seine Gültigkeit erlangt, wird es von einer zweiten fachlich befugten Person oder der
Geschäftsführung freigegeben. Dies ist auch in der Fußzeile des jeweiligen Dokumentes zu
dokumentieren.
4.3
Anwendungsbereich und Gültigkeit
Im OMS (Oberhofer-Management-System) sind auf der Grundlage der Anforderung der Norm
EN ISO 9001:2008 Festlegungen und Methoden hinsichtlich der unten erwähnten Punkte
dargestellt; Ausgenommen aus der ISO 9001 ist der Punkt 7.3 Entwicklung, weil diese im
klassischen Sinne bei Oberhofer Stahlbau nicht betrieben wird.
4.4
Beschreibung der erforderlicher Prozesse (Kernprozesse) und ihrer Anwendung
Abfolge bzw. Abläufe und die Wechselwirkung der einzelnen Prozesse
Die Werkzeuge und Methoden, um das wirksame Durchführen und Lenken der
Prozesse sicherzustellen
Überwachung, Messung und Analyse dieser Prozesse (intern und extern)
Festlegung von Maßnahmen, um die geplanten Ergebnisse sowie eine ständige
Verbesserung dieser Prozesse zu erreichen
Dokumentenlenkung
Um die Dokumentenhistorie (Vorlagen, Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen,…) inkl.
Änderungen sicherzustellen, ist auf jedem dieser Dokumente die oben erwähnte einheitliche
Fußzeile mit dem Änderungsindex und der Freigabe zu führen.
Sämtliche nicht allgemein gültige Dokumente sind im jeweiligen Projekt- oder
Abteilungsordner zu speichern bzw. in Papierform den Projektunterlagen beizulegen. Die
Abteilungsleiter sind für die Einhaltung dieser Vereinbarung verantwortlich. Dabei müssen die
gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden (z.B. Aufbewahrungsfrist,…).
Qualitätsrelevante Aufzeichnungen und Dokumente sind lt. Kap.11 des WPK-Handbuches
nach EN 1090 zu lenken.
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 8
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
5
Unternehmenspolitik
Die Unternehmenspolitik von Oberhofer Stahlbau sorgt dafür, dass das Unternehmen richtig
und gut geführt wird. Sie bestimmt somit den grundlegenden Kurs des Unternehmens – den
Geschäftszweck und die unternehmenspolitischen Leitlinien.
5.1
Was soll der Zweck von Oberhofer Stahlbau sein?
Jedem Unternehmen steht es frei, den Zweck des eigenen Unternehmens frei zu definieren.
Der Zweck von Oberhofer Stahlbau ist die Schaffung zufriedener Kunden. Dabei werden
Ressourcen – vor allem unser angesammeltes Wissen aus über 30 Jahren im Projektgeschäft
– in Nutzen für unsere Kunden verwandelt. Nutzen sind somit alle Arten von
Problemlösungen, für die unsere Kunden bereit sind, Rechnungen zu bezahlen.
Selbstverständlich kann ein Unternehmen nicht ohne Gewinn auskommen. Der Gewinn ist
aber kein vordergründiges Ziel, sondern das Ergebnis für die Erfüllung unseres
Unternehmenszwecks. Der Gewinn der daraus entsteht, zeigt uns an, ob wir das Richtige tun
und ob wir das Richtige gut tun.
Bei der Umsetzung unserer Unternehmenspolitik bzw. –ziele stellen die Geschäftsführung
sicher, dass alle geltenden behördlichen und gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden.
5.2
Mission
Die (Business) Mission von Oberhofer Stahlbau umfasst drei Elemente: der Bedarf, unser
Können sowie unsere Überzeugung. Die Mission bestimmt den Auftrag, den wir auf der
Sachebene erfüllen müssen oder mit anderen Worten die Entscheidung für die
Geschäftstätigkeit.
Um zur Mission von Oberhofer Stahlbau zu gelangen, ist es notwendig, drei Hauptfragen zu
beantworten:
1. Wofür bezahlt uns der Kunde? Oder: Was ist der Bedarf?
2. Was können wir besser als andere und wo sind wir daher überlegen? Oder: Was sind
unsere Stärken?
3. Woher kommt unsere Kraft? Oder: Woran glauben wir?
5.3
Leitbild
tbd – input Hannes!
5.4
Selbstverpflichtung der Leitung
Die Geschäftsführer legen in der Qualitätspolitik fest und bewerten jährlich das QMS. Die
Leitung und Pflege unterliegt einem dafür benannten Qualitätsmanagementbeauftragten
(siehe Organigramm, Bereich QM). Er hat sicherzustellen, dass die erforderlichen Prozesse
eingeführt und gelebt werden, dass die Geschäftsführung jederzeit über die Leistungen des
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 9
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
OMS informiert wird und dass sich unser gesamtes Unternehmen den Kundenanforderungen
bewusst ist.
Um die Wirksamkeit und das ständige Verbessern des QMS zu gewährleisten sind alle
Mitarbeiter dazu aufgefordert, aktiv dabei zu unterstützen.
5.5
Organisation - Organigramm
Die Aufstellung des Unternehmen Oberhofer Stahlbau Ges.m.b.H
Die Organisation (Struktur) eines Unternehmens muss der Strategie folgen und diese
möglichst effizient umsetzen. D.h., erst wenn man weiß, wohin man will (Strategie), kann
man ableiten, wie man sich organisieren soll, um dorthin zu kommen.
Durch die Organisation werden die für die Strategieumsetzung notwendigen Sachaufgaben
immer feiner ausdifferenziert, bis sie letztlich als Beiträge vorliegen, die von einzelnen
Mitarbeitern erbracht werden können.
Im Management müssen allerdings auch Rahmenbedingungen geschaffen werden, die es
Führungskräften und Mitarbeitern ermöglicht, sich selbst zu organisieren.
Es gilt, drei Grundfragen des Organisierens zu beantworten:
1. Wie müssen wir uns organisieren, damit das, wofür der Kunde uns bezahlt, im Zentrum der
Aufmerksamkeit steht und von dort nicht wieder verschwinden kann?
2. Wie müssen wir uns organisieren, damit das, wofür wir unsere Mitarbeiter bezahlen, von
diesen auch wirklich getan werden kann?
3. Wie müssen wir uns organisieren, damit das, wofür die Geschäftsführung bezahlt wird, von
dieser wirklich getan werden kann?
Die Organisation bei Oberhofer Stahlbau ist natürlich ganz stark durch das Projektgeschäft
geprägt. In der Prozessbeschreibung Projektmanagement wird auch die Organisation
entsprechend behandelt.
Die Organisationsstruktur und Verantwortlichkeiten sind in folgender grafischer Darstellung
auch namentlich festgehalten:
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 10
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
Abb. 1) Organigramm Oberhofer Stahlbau GmbH
In
Funktionsbeschreibungen
(FB_)
sind
darüber
hinaus
Tätigkeitsbereich,
Anforderungsprofil, Stellvertreterregelung sowie eventuell spezifische Rechte, Pflichten und
Ressourcenerfordernisse einer Funktion bzw. Stelle im Detail beschrieben.
5.6
Qualitätspolitik
tbd
5.7
Ableitung von Firmen- und Qualitätszielen
Im Zuge des Planungsprozesses werden die Ziele für die einzelnen Abteilungen abgeleitet.
Diese enthalten auch Qualitätsziele und dienen allen Mitarbeitern als Leitlinie für die
Ausführung der Arbeiten. Die Unterstützung des Oberhofer-Verbesserungs-Prozesses ist
ausdrücklicher Bestandteil dieser Ziele. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, zum Wohle
unseres Unternehmens und unserer Kunden nach den Vorgaben des OMS zu arbeiten.
Jahresziele werden im Zuge der Mitarbeitergespräche – beginnend bei den Abteilungsleitern
- aber auch für jeden einzelnen Mitarbeiter definiert, dokumentiert und geprüft; Vorlagen
zur Vorbereitung und Dokumentation für das jährliche MA-Gespräch befinden sich im OMS.
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 11
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
5.8
Interne Kommunikation
Wir sind in der internen Zusammenarbeit um ein ausgezeichnetes Kommunikationsklima
und einwandfreien Informationsfluss bemüht. Als Informationsmedium nutzen wir das OMS
(in der intranet-Version), das monatliche Infoblatt (zusätzlich zum Gehaltszettel) und
diverse Besprechungen. Als regelmäßige Besprechungen sind z.B. der wöchentliche jour
fixe, die Produktionsbesprechung oder auch die jährlichen Mitarbeitergespräche definiert.
Es gilt immer das Motto: Wir gehen miteinander auch in
schwierigen Fragen
partnerschaftlich und respektvoll um. Dazu gehört auch, dass wir höflich sind und grüßen.
5.9
Management Review
Die Unternehmensziele werden in regelmäßigen Abständen (1 x jährlich) im Rahmen einer
Management-Systembewertung
von
der
Geschäftsführung
hinsichtlich
ihres
Erfüllungsgrades kontrolliert und (neu) festgelegt.
Die Ziele und die damit verbundenen Kennzahlen bilden die Grundlage für die regelmäßige
Beurteilung der Strategie-Umsetzung im Zuge sogenannter Management-Reviews. Dazu
werden regelmäßig Daten erhoben und der Geschäftsführung zur Bewertung vorgelegt. Die
Analyse dieser Daten ist der Ausgangspunkt für die Ableitung von Korrektur-, Vorbeugeund Verbesserungsmaßnahmen.
Für die Management-Bewertungen werden als Input verwendet:
• Interne und externe Auditergebnisse
• Rückmeldungen von Kunden
• Prozessleistung und Produktkonformität
• Status der Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen
• Folgeaktionen vergangener Managementmeetings
• Änderungen, die sich auf das QMS auswirken könnten und
• Verbesserungsvorschläge
Diese Bewertungen, Ergebnisse und Maßnahmen werden schriftlich mit dokumentiert –
siehe Dokumente „Management review“.
6
6.1
Management von Ressourcen
Personalressourcen
Unsere Mitarbeiter stellen die wesentliche wirtschaftliche Kraft des Unternehmens dar. Diese
Kraft wird durch folgende Schwerpunkte geprägt:
•
•
•
•
Dokument:
Erstellt:
Hohes Niveau in der beruflichen Qualifikation – ausschließlich Fachpersonal
Große Motivation und Identifizierung mit dem Unternehmen
Umfangreiches know-how und Erfahrungsschatz durch lange Firmenzugehörigkeiten
Gut ausgeprägte Teamzugehörigkeit und Respekt vor den Kollegen
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 12
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
6.1.1 Strategisches Personalmanagement
Das strategische Personalmanagement hat vor allem 3 Hauptaufgaben:
• Personalplanung
• Personalentwicklung
• Recruting
Entsprechend des Einsatzgebietes ist das Anforderungsprofil für eine Funktion in der
jeweiligen Funktionsbeschreibung beschrieben. Dadurch wird sichergestellt, dass die
jeweilige Funktion nur durch entsprechend qualifiziertes Personal (ausgebildet und/oder
geschult) ausgeführt wird. Auf dieses im FB angeführte Anforderungsprofil ist auch bei der
Rekrutierung von neuen, aber auch bei der Weiter –und Fortbildung von bestehendem
Personal Rücksicht zu nehmen.
Planung: Die Personalplanung wird in Abstimmung mit der Geschäftsleitung in Abhängigkeit
der entsprechenden Auftragslage vorgenommen.
Basis für die Bedarfsermittlung und die Weiterbildungsplanung ist die Erhebung der
Kompetenzen (Mitarbeiter-Qualifikationsübersicht) der Mitarbeiter und der input aus den
Mitarbeitergesprächen. Die daraus resultierenden Maßnahmen werden in Zusammenarbeit
mit der Geschäftsführung geplant und mit Hilfe interner oder externer Schulungen
umgesetzt (siehe Qualifikationsmatrix/Schulungsplan). Die Wirksamkeit der Schulungen
wird ebenfalls überprüft/dokumentiert.
Neue Mitarbeiter werden in der Verantwortung der jeweiligen Abteilung auf die Aufgaben
und die abteilungsinternen Richtlinien geschult und eingewiesen. Durch diese Einschulung
neuer Mitarbeiter werden die Unternehmensrichtlinien (Betriebsanweisungen), der
Sicherheitsaspekt (Arbeitsanweisungen,…) und die Dokumentation zum OMS durch den
leitenden Angestellten zur Kenntnis gebracht.
Ziel von Oberhofer Stahlbau ist es, ein Team zu bilden, welches über die zur Ausübung der
Aufgaben erforderlichen Qualifikationen verfügt. Darüber hinaus stellt auch die Entwicklung
der Mitarbeiter in fachlicher und sozialer Hinsicht ein zentrales Anliegen dar.
6.1.2 Operatives Personalmanagement
Das operative Personalmanagement beschäftigt sich mit der Sammlung und Abrechnung
von Zeitaufzeichnungen, Reise- und sonstigen Personalkosten. Neben den administrativen
Personalfragen kümmert sich der Personalverantwortliche auch um das Erstellen von
Dienstverträgen und das Aktuell-Halten der Personalakten. Die Durchführung der
Lohnverrechnung ist an den Steuerberater (Amerhauser & Partner) ausgelagert.
6.2
Sachressourcen
6.2.1 Betriebsmittel und Infrastruktur
Generell erfolgt die Planung der Anschaffung von Betriebsmitteln, Anlagen und Geräten im
Zuge der jährlichen Investitionsplanung. Falls es im Zuge von Projekten/Aufträgen zu
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 13
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
einem frühzeitigen oder außerordentlichen Bedarf kommt, sind die Investitionen durch
einen Investitionsantrag bei der Geschäftsleitung zu beantragen und genehmigen zu
lassen.
Die Auswahl von Lieferanten erfolgt nach definierten Kriterien. Bestehende Lieferanten, die
für uns von strategischer Bedeutung sind, werden regelmäßig nach einem festgelegten
Verfahren bewertet (siehe Lieferantenbewertung).
Die zur Erfüllung unserer Kundenprojekte notwendige Infrastruktur wird von der
Geschäftsführung zur Verfügung gestellt.
Dass diese zur Verfügung gestellten Mittel und Infrastruktur sämtlichen gesetzlichen
Vorschriften entspricht, wird jährlich von unseren Sicherheitsvertrauenspersonen (SVP) und
einer Sicherheitsfachkraft (SFK) überprüft. Die Dokumentation dieser Evaluierung erfolgt im
„Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokument“. Dieses ist sowohl online, als auch als
Ausdruck im Sekretariat verfügbar.
6.2.2 Umgang mit Kundeneigentum
Eigentum, welches unseren Kunden aber auch Partnern wie Lieferanten uns zur Verfügung
stellen ist als solches entsprechend zu kennzeichnen. Für den sorgfältigen Umgang mit
diesem hat jeder Mitarbeiter zu sorgen.
7
7.1
Produktrealisierung
Prozesslandkarte
Die nachfolgende Prozesslandkarte gibt einen Gesamtüberblick über die Abläufe in unserem
Unternehmen.
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 14
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
Abb. 2) Prozesslandkarte Oberhofer Stahlbau Ges.m.b.H.
Wir sehen uns sowohl als Entwicklungs-, Planungs-, Fertigungs- und Montagebetrieb. Bei
Oberhofer Stahlbau wird jeder Auftrag als Projekt abgewickelt. Daher steht bei uns das
Projektmanagement als zentraler Prozess im operativen Vordergrund. Auf der
fertigungstechnischen Seite ist die WPK (werkseigene Produktionskontrolle) aus der EN 1090
ein ebenso wichtiger Kernprozess.
In der vorigen Darstellung (Abb.2) ist neben dem Prozess der Produktrealisierung dargestellt,
dass dieser Prozess bei den Kundenanforderungen beginnt und bei der Kundenzufriedenheit
endet.
Weiters gibt es Prozesse, die den Hauptprozess unterstützen:
o Führungsprozesse (im Hauptprozess: „Verantwortung der Leitung“ dargestellt, darunter
sind sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit Organisation, Strategie, Zielsetzung und
Führung zu verstehen)
o Ressourcen-Prozesse (Mitarbeiter, Maschinen, Anlagen)
o Messung, Analyse und Verbesserung (QM-Prozesse) hat die Sicherung der Prozessqualität
und die Überwachung der Umsetzungsaktivitäten als Aufgabe.
o Unterstützungsprozesse nehmen die zentralen Unterstützungsaufgaben wahr und
gewährleisten somit eine reibungslose Leistungserbringung (EDV, Materialwirtschaft,…)
Die genaue Abfolge und die Wechselwirkungen dieser einzelnen Prozesse ist in den jeweiligen
Prozessbeschreibungen ersichtlich – siehe Prozessbeschreibungen.
Die moderne Qualitätsstrategie berücksichtigt, dass qualitativ hochwertige Produkte und
Leistungen nur aus qualitativ hochwertigen Unternehmensprozessen entstehen. Prozesse sind
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 15
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
Vorgänge. Es fließt etwas in diese Vorgänge ein (Input), dann erfolgt eine Verarbeitung
(meist unter Verwendung von Energie, Arbeitskraft oder Hilfsmitteln) und es entsteht ein
Ergebnis (Output), das dann an den nächsten Prozess weitergeleitet wird.
Prozesse gehen oft quer durchs Unternehmen, sie kennen keine Abteilungsgrenzen. Beispiele:
Beschaffung, Angebotslegung, Projektabwicklung.
Der Vorteil des Prozess-Modells ist, dass wir die Zusammenhänge zwischen Teilprozessen
sehen und erkennen, und dass es wichtig ist, die Verbindung zu anderen Prozessen optimal
zu gestalten. Jeder Teilprozess ist gewissermaßen Kunde seines Vorprozesses und Lieferant
für den Nachfolgeprozess.
Die „Schnittstelle“ zwischen Prozessen wird wesentlich vom „Anforderungsprofil“ des Kunden
und vom „Leistungsprofil“ des Lieferanten bestimmt. Die optimale Abstimmung wandelt
„Schnittstellen“ in verbindende „Nahtstellen“ um. Nur wenn dies geschieht, laufen die
Prozesse optimal ab, das muss immer unser Ziel sein.
Die Prozessdarstellung findet sich auch in unserem intranet-basierten Managementsystem,
siehe folgende Abbildung 3):
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 16
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
Abb. 3) Darstellung des OMS als Intranet-Lösung
7.2
Produktrealisierung
Der Prozess der Produktrealisierung ist ein Kernprozess des Unternehmens und wird, wie in
der Prozesslandkarte dargestellt, abgearbeitet.
7.3
Beschaffungsprozess
Der Beschaffungsprozess bei Oberhofer Stahlbau erfolgt auftragsbezogen. Siehe dazu auch
„Prozessbeschreibung Einkauf“.
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 17
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
7.4
Prüfmittel
Alle qualitätsbeeinflussenden Mess- und Prüfmittel (wie Messschieber, Messlehren,…) sind
eindeutig gekennzeichnet und können rückverfolgt werden. Diese werden in regelmäßigen
Abständen nach festgelegten Prüfverfahren auf die notwendige Genauigkeit überprüft. Dabei
wird intern ein Kalibrierprotokoll ausgefüllt und extern ein entsprechendes Zertifikat
angefordert und abgelegt – siehe auch Prozessbeschreibung.
8
Qualitätsmanagementprozesse (MAV-Prozesse)
8.1
Ermittlung von Kundenanforderungen und Kundenzufriedenheit
Wie in der ISO 9001 gefordert, richten wir unsere Abläufe auf unsere Kunden aus und
überprüfen diese auch. Wir verstehen im Sinne von ISO 9001 unter Qualität: Qualität ist die
Erfüllung vereinbarter (bzw. zu Recht erwarteter) Anforderungen des Kunden.
Wir werden unsere wichtigsten Kunden regelmäßig befragen, um aus der professionellen
Durchführung und Auswertung Anregungen für Verbesserungen zu erhalten.
Selbstverständlich sind alle Informationen wichtig, die dazu beitragen. Reklamationen egal, ob
deutlich oder dezent geäußert, sind sehr wichtig, um konkrete und, wenn erforderlich,
generelle Maßnahmen zu ermöglichen.
8.2
Internes Audit
Wir führen interne Audits durch, um zu prüfen, ob die Qualitätsabläufe verstanden und genau
so angewendet werden, wie wir sie beschrieben haben. Dies dient der Sicherstellung der
Übereinstimmung zwischen festgelegten Normforderungen (Theorie) und der Praxis.
Außerdem werden Audits verwendet um:
die Aktualität der Dokumentation im OMS zu gewährleisten
zu prüfen, ob gesetzte Korrekturmaßnahmen wirksam sind
das OMS auf seine Norm-Konformität zu überprüfen
die Effektivität und Effizienz der angewandten Verfahren zu prüfen
der Geschäftsführung Ergebnisse hinsichtlich der Wirksamkeit des QM-Systems zu
liefern.
Das Audit läuft nach einem vorgegebenen Auditplan ab, in dem auch die Dauer, Häufigkeit,
usw. geregelt ist. Die Ergebnisse, Abweichungen und Korrekturmaßnahmen werden in einem
Auditbericht dokumentiert und beim nächsten Audit zur Wiedervorlage gebracht.
8.3
Datenanalyse und Berichtswesen
Der QM-Beauftragte trägt dafür Verantwortung, dass sämtliche Informationen und Daten aus
allen Leitungsebenen zusammengeführt, analysiert und bewertet werden. Aus diesen
Kennzahlen sind Tendenzen, betriebliche Leistungen, Zufriedenheit (Kunde und Mitarbeiter),
Wirksamkeit und Effizienz der Organisation und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.
8.4
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
OVP bedeutet „Oberhofer Verbesserungsprozess“ und beschreibt den seit 2009
eingeschlagenen Weg der ständigen und gemeinsamen Verbesserung in kleinen Schritten.
OVP nutzt dabei vor allem das Know-how aller Mitarbeiter im Unternehmen. OVP ist deshalb
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 18
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
so wichtig, um die Arbeitsplätze langfristig zu sichern und das Traditionsunternehmen
Oberhofer Stahlbau als selbständiges Unternehmen zu erhalten.
8.5
Reklamationsmanagement, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
Viele Fehler sind vermeidbar, wenn sie an der Wurzel bekämpft werden. Dazu ist es
erforderlich, den Fehler bis zur Wurzel zurückzuverfolgen. Die Grundüberlegung dabei ist,
dass viele Fehler durch organisatorische und technische Vorkehrungen vermeidbar sind. Eine
regelmäßige Behandlung der Themen findet im wöchentlich Jour-fixe statt.
Als internes Instrument zur Erfassung von Fehlern dient das Formular mit der Bezeichnung
„Kundenreklamation“.
8.6
Analyse- und Verbesserungsprozess
Qualitätssicherung im Fertigungs- und Montageprozess
Qualität in der Fertigung und Montage wird gezielt geplant und produziert – und nicht erprüft!
Fertigungs- und Montageprozesse sind im Vorfeld bereits so zu gestalten, daß gleichbleibende
Qualität sichergestellt ist und Fehler erst gar nicht entstehen können. Treten trotzdem Fehler
auf, sind deren Ursachen zu analysieren und dauerhaft zu beseitigen. Durch den Einsatz einer
Reihe von Methoden und Werkzeugen wird die Fertigung und Montage ständig in Richtung
“Null Fehler” weiterentwickelt. Qualität wird also durch beherrschte, qualitätsgesicherte
Prozesse umfassend gewährleistet!
Zertifizierungen sind für viele Projekte die Voraussetzung, um überhaupt anbieten zu dürfen.
Zertifizierungen dokumentieren und beweisen die Kompetenz eines Unternehmens.
Zertifizierungen sind aber nur dann sinnvoll, wenn sie aus der Sicht des Kunden und des
Unternehmens einen Nutzen stiften: wenn also unsere Produkte und Dienstleistungen besser
werden bzw. unsere Mitarbeiter dadurch eine höhere Qualifikation (Ausbildung) erlangen.
Um die erforderliche Qualität für unsere Kunden sicherzustellen, haben wir bei Oberhofer
Stahlbau folgende Maßnahmen ergriffen:
Prozessanalyse und -beschreibung
Durch die Analyse und Beschreibung – vor allem unserer Kernprozesse – wurde ein wichtiger
Schritt gesetzt, gewisse Standards für die Abarbeitung von Aufgaben zur Verfügung zu
stellen. Neben den Prozessbeschreibungen sind es vor allem die noch mehr ins Detail
gehenden Arbeitsanweisungen, die eine entsprechende Qualität sicherstellen sollen.
Werkseigene Produktionskontrolle (WPK)
Werkseigene Produktionskontrolle (WPK) bedeutet, dass die Fertigung von Oberhofer
Stahlbau ständig überwacht wird. Die werkseigene Produktionskontrolle (WPK) wurde bei
Oberhofer Anfang 2009 eingerichtet, um sicherzustellen, dass die gefertigten und gelieferten
Produkte die vereinbarten Leistungsmerkmale aufweisen. Die WPK-Arbeiten werden schriftlich
dokumentiert und entsprechend ausgewertet. Die regelmäßigen Kontrollen und
Überprüfungen werden durch die QS/IWE durchgeführt. Nicht nur die Überwachung der
Herstellprozesse, sondern auch die Ermittlung der Kundenanforderungen/Bauteilspezifikation,
Bemessung, die Konstruktionsmaterialien (Beschaffung, Prüfung, Rückverfolgbarkeit) wird die
WPK eingesetzt.
Die Weiterentwicklung der WPK zwecks Erfüllung der Anforderungen der EN 1090 ist
gegenwärtig (Juni2012) in Arbeit.
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 19
OMS – Oberhofer Management System - Handbuch
Schweiss-Zertifikate von Oberhofer Stahlbau
Oberhofer Stahlbau verfügt über folgende Schweißzulassungen:
• Eignungsnachweis nach DIN 18800 (SLV München GesmbH)
• Bestätigung des TÜV nach ÖNORM M 7801 Teil1, Güteklasse 1
• DIN EN ISO 3834-2:2006 (bis 23.1.2010)
Die DIN EN ISO 3834-2:2006 wurde vor dem Hintergrund der Einführung der neuen EN 1090
nicht mehr verlängert. Dennoch sind die mit der Norm verbundenen Unterlagen – wie z.B. das
Handbuch umfassende Qualitätsanforderungen nach DIN EN ISO 3834-2:2006-03 weiterhin
gültig. Die Unterlagen befinden sich im QS-Bereich im 1.OG.
Oberhofer Schweisswerksnorm
Die Oberhofer Werksnorm für Schweißnähte und Nahtvorbereitung wurde 2010 erarbeitet und
ist seit 21.12.2011 gültig.
EN 1090
Die EN 1090 betrifft alle Unternehmen, die mit der Ausführung von Stahl- oder
Aluminiumtragwerken befasst sind. Um die Berechtigung selbst hergestellte Produkte mit dem
CE-Kennzeichen versehen zu dürfen, bedarf es einer Zertifizierung durch eine
Zertifizierungsstelle. Die Übergangsfrist besteht bis Juli 2014.
Dokument:
Erstellt:
OMS-Managementhandbuch
Florian Himmler
Version:
22.05.2012
1.0
Freigegeben:
Erstentwurf
N.N.
Seite: 20
Herunterladen
Explore flashcards