A3 Ganzheitliche Optimierung des Posteingangs mit BPM inspire
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Machen Sie kurzen Prozess ! Ganzheitliche Optimierung des Posteingangs mit BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Historie • • • • • • • • • • • • 1996 - Start als Report Developer (GRIT) 2003 - Erstes BPM Projekt in der öffentlichen Verwaltung einer europäischen Metropole 2004 - Ausbau bis 2004 zur kompletten BPM-Suite 2006 - Start zahlreicher Lösungsentwicklungen (Template Bibliothek) 2007 - Entwicklung SOA Edition bis 2008 unter der Produktbezeichnung GFT inspire bei zahlreichen namhaften Kunden im Einsatz 07/2008 - Inspire Technologies GmbH übernimmt BPM-Geschäft der GFT inboxx GmbH 08/2008 - Aus dem Produkt GFT inspire wird BPM inspire / BPM Partnerspezialist 06/2009 - BPM inspire mit den Produktlinien smart process, premium & integration 01/2011 - Mitglied der Eclipse Foundation und des Process Cloud Consortium 01/2012 - Kooperation mit dem Fraunhofer „inHaus“ und „digitalen Prozessbüro“ 06/2013 - BPM inspire Version 9 u.a. mit BPMN 2.0 und neuem Oberflächen Designer. Seite 2 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Ausgewählte Kunden • Proservice ist Dienstleister in der Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung für Banken und Sparkassen, • Bearbeitung von circa 70.000 Papier-Rechnungen p. a. für insgesamt 8 Mandanten mit 3 verschiedenen ERP-Systemen, • Umsetzung Rechnungseingang und Vertragsmanagement • Auswahl eines unternehmensweiten BPM-Tools, Integration in internes Portal „obi.info“, Integration der Projektplanung, SAP & SER; Automatisierte Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Schaffung einer Online-Abwesenheitszeitverwaltung • Globale Zahlungsregulierung bei der METRO Group. • Prozessmanagement für 33 Länder und 2.100 Standorte weltweit mit BPM inspire. • Prüfung & Überwachung von Zahlungsströmen, Anbindung bestehender Banking u. ZAP Systeme • Anwendungssystem für die Rechnungskontrolle welche in das Markant-Portal integriert ist. Verarbeitung bis zu 70.000 Seiten täglich. • Jährlich bis zu 2,8 Mio. Papierrechnungen. Rechnungen und Gutschriften • von ca. 7.000 Industrieunternehmen u. über 100 Handelspartner. • Schweizer Spezialist für Sonnenschutzsysteme mit 29 Niederlassungen und über 1.000 Mitarbeiter. • Zentrale BPM Suite für ca. 20 Kernprozesse z.B. HR & Bewerbermanagement sowie Automatisierte Arbeitsmittelvergabe • De-Mail Notary BPM • Zentrale BPM Plattform mit Modellierung, Simulation, Automatisierung und Front-Ends • Anbindung des Trust Center, Archiv, Kernsystem, Backoffice und Notary Ident • Digitaler Posteingangsservice (DiPS); Flexibler digitalisierter Dokumentworkflow, • Nutzung von BPM inspire als ganzheitliche Prozessserver- und Monitoring-Komponente; • Modulare Lösung bis hin zum vollständigen Outsourcing von Geschäftsprozesse Seite 3 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Sie kennen das? • • • • • • • • • • • • • • Viel manueller Aufwand: Briefpost wird geöffnet, sortiert und weitergeleitet. Der gesamte Vorgang der Posteingangsverarbeitung ist zeit- und kostenintensiv. Vorgänge können oft nicht über alle Eingangskanäle (Post, Mail, Fax, Telefon etc.) erfasst werden. Lange Wege vom Posteingang bis zum zuständigen Sachbearbeiter. Dokumente sind auch schon verloren gegangen. Die zeitnahe Abrufbarkeit von wichtigen Kundendaten, Vorgängen und zugehörigen Anlagen ist nicht gewährleistet. Die notwendigen Informationen liegen in unterschiedlichen Datenquellen und müssen aufwändig zusammengesucht werden. Unterschiedliche Anforderungen der Bereiche und Abteilungen lassen sich heute nicht in einem System abbilden. Vorgänge müssen in mehren Stufen von verschiedenen Ansprechpartnern bearbeitet und genehmigt werden. Mitarbeiter müssen in Gruppen und IT Strukturen eingebunden werden (Profile, Rechte, Hierarchien). Sicherstellung von Compliance, Betriebsrats- und Berechtigungsanforderungen. Rechtzeitige Bearbeitung einiger Vorgänge kann durch unklare Vertreterregelungen nicht gewährleistet werden. Auswertungen über die unterschiedlichen Datenquellen auf Knopfdruck ist heute nicht gegeben. Für kritische Vorgänge ist die Transparenz über den Status nicht gewährleistet. Seite 4 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Prozesse als ganzheitlicher Ansatz BPM inspire schafft ganzheitliche Prozessbetrachtungen Seite 5 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Ganzheitliche Lösung im Detail • • Automatisieren Sie den gesamten Posteingang in Ihrem Unternehmen. Steuern Sie Ihre Eingangspost automatisch in die richtigen Prozesse: • • • • • • • Rechnungsverarbeitung Beschwerden in das Reklamationsmanagement Reisekostenabrechnungen Sachbearbeitung Starten Sie pragmatisch und bauen beliebige aus Nutzen Sie die einheitliche Vorgehensweise für alle Formen des Eingangs einschließlich Fax, Scanner und E-Mail Vereinfachen & automatisieren Sie die komplette Kunden- und Vorgangsverwaltung in Ihrem Unternehmen. Seite 6 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Ganzheitliche Lösung im Detail • • • • • • Binden Sie durch die moderne Architektur von BPM inspire verschiedene Standorte und Systeme (ERP, ECM, CRM etc.) einfach an. Durch das integrierte Reporting und Monitoring erstellen Sie individuelle Auswertungen. Greifen Sie zentral auf Ihre Daten aus unterschiedlichen Systemen zu ohne eine aufwändige Datenmigration realisieren zu müssen. Durch klare Zugriffs- und Berechtigungskonzepte gewährleisten Sie die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. Aufgrund kurzer Kommunikationswege reduzieren Sie die Bearbeitungszeiten. Optimieren Sie Ihre Posteingangsverarbeitung nachhaltig durch systematische Schwachstellenanalyse und Berichte. Seite 7 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Prozessablauf in Teilprozessen 1. Scannen sämtliche Eingangsdokumente 2. Aufbereitung der Daten 5. Verknüpfung mit beliebigen Systemen 4. Vorgangsprozess Klassifizierung Abgleich Datenextraktion Workflowserver (BPM inspire) ERP, CRM, etc. Ausgleichsinformation XML + TIFF G4 XML XML 3. Archivieren Archivserver TIFF G4 Dokument-ID Historie Jederzeit Transparenz im Prozess! Seite 8 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Alle Kanäle und Systeme Geschäftsleitung Webapplication JEDERMANN OCR & Capturing (Dokumente, Faxe, E-Mails) Buchhaltung Personalabteilung BPM inspire Optimierte Geschäftsprozesse Entwicklung ÜBERALL ALLE FORMATE Alle weiteren Kanäle (Telefon, Online, B2B…) ERP (Dokumentbasierte und dokumentenlose Prozesse ) Vertrieb Kundenbetreuung Lieferanten ESB CRM Kunden Legacy Archiv Seite 9 Seite 9 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung modulare Produktstruktur TEMPLATE INSPIRE TEMPLATE INSPIRE TEMPLATE INSPIRE TEMPLATE PARTNER … TEMPLATE PARTNER TEMPLATE PARTNER … BPM inspire PROZESSAUTOMATISIERUNG PROZESSMODELLIERUNG DOKUMENTATION MONITORING (INKL. GUI ENTWICKLUNG) DATENBANK ADAPTER ARCHIV ADAPTER ORACLE DB2 MS SQL POSTGRE SQL MYSQL .NET ADAPTER SAP ADAPTER PLUGIN ADAPTER WEBSERVICE ADAPTER JDBC Seite 10 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Schnelle und flexible Anbindung bestehender IT Strukturen Anwender Individuelle Oberflächen / Intranet Business Process Management BPM Anwendungen Datenbanken Ihre Prozesse ERP CRM Datei Legacy Archiv DMS SAN Seite 11 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Eingebettet in eine SOA Landschaft Seite 12 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Vollständige BPM Suite Modellierung (Modellieren Sie Prozesse in UML, BPMN oder mit frei Symboliken und simulieren Sie Szenarien). Automatisierung (Erwecken Sie die Prozessmodelle zum Leben und ergänzen Sie diese um fachliche und technische Interaktionen. Profitieren Sie dabei von einer sehr hohen nachgewiesenen Skalierbarkeit und Performance). Veränderung (Passen Sie Prozesse im laufenden Betrieb an und lösen Sie Inkonsistenzen auf). Schnittstellen (Nutzen Sie eine der modernsten Webservice Schichten am Markt sowie vordefinierte Adapter , grafische Editoren und unser Plugin Konzept). Oberflächen (Designen Sie mit unserem umfangreichen Werkzeug individuelle Oberflächen auch für mobile Anwendungen und Formulare). Dokumentation (Nutzen Sie Anwenderspezifische Dokumentationen z.B. fachlich oder technisch und veröffentlichen Sie diese als html, pdf oder Word). Monitoring (Erstellen Sie schnelle Reports und generieren Sie spezifische Auswertungen für Optimierungen und Controlling). Seite 13 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Prozessvorlagen für Ihr Geschäft Einsatzmöglichkeiten • • • • • • • • • • • • • • • Reklamationsmanagement Bewerbermanagement Vertragsmanagement Lizenzmanagement Purchase Order Seminar-Verwaltung HR Management Travelmanagement Ressource Management CRM Anwendung Rechnungsverarbeitung Posteingangsverarbeitung Fuhrparkoptimierung Investitionsmanagement …… Seite 14 „Das System LIVE erleben“ BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Anmeldung & Eingang Seite 16 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Zentrale Poststelle für alle Aufgaben Seite 17 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Ergonomische Oberflächen Seite 18 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Auswertrungen Management Reports und Dashboards für aktuell abrufbare Kennzahlen Seite 19 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Dokumentenklasse Rechnungsverarbeitung Ansicht des persönlichen Posteingang und auch seine Gruppenpostkörbe. Einzeln Bereich können auf und zugeklappt werden, Wiedervorlage sind einfach einstellbar Seite 20 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Dokumentenklasse Rechnungsverarbeitung Moderne Layertechnologie gestattet eine intuitive und ergonomische Kontierung und Verarbeitung Seite 21 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Dokumentenklasse Rechnungsverarbeitung Moderne Layertechnologie gestattet eine intuitive und ergonomische Kontierung und Verarbeitung Seite 22 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Beschwerdemanagement Seite 23 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Vertragsmanagement Seite 24 Seite 24 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Beispiel Antragsbearbeitung Seite 25 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Modellierung & Simulation Fachabteilung und IT können gemeinsam Prozess-Logik definieren Ergänzung bestehender Prozessmodelle um technische Details / Mikroflows Definition von Entscheidungsregeln, Eskalationen und Verantwortlichkeiten UML, BPMN 2.0 oder freie Symboliken Unterstützung diverser Event-Handler Fachliche Modellierung und technische Umsetzung möglich. Mikroflows und Subprozesse Austausch von Prozessmodellen anderer BPMN basierter Design Werkzeuge Optisches Monitoring des Prozesses html, pdf oder word Publishing Seite 26 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Automatisierung von Geschäftsprozessen Einfache Prozessänderungen Prozessausführung ohne Programmierung Gruppen-, Rollen- und Rechteverwaltung Parallele Einbindung von Verzeichnisdiensten Moderne Webservice Schicht inkl. grafischem Mapping und WSI und nicht WSI Verarbeitung Zahlreiche Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten Versionsänderung im laufenden Prozess und Auflösung von Inkonsistenzen Mehrfach Instanziierung von Unterprozessen Generierung von Dokumenten bis hin zu serverseitiger Druckeransteuerung Generierung von PDF/A Barcode Unterstützung Hohe nachgewiesene !! Skalierbarkeit SOA Ready und TÜV Prüfung Seite 27 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Einfache Anpassung der Oberflächen Grafischer Designer für die Entwicklung von Oberflächen Integrierter css-Editoren für die Verwendung von Agenturvorlagen Baukastenprinzip für den Aufbau eigener Komponenten Bibliotheken Vorschaufenster inkl. Positionierung Assistenten für Verknüpfung zwischen Prozess und Oberfläche Generierung von Dokumenten bis hin zu serverseitiger Druckeransteuerung Integrierbar in Portale z.B. WebSphere Portalserver, Sharepoint (.NET) Optimierung für mobile Endgeräte Seite 28 BPM inspire – Posteingangsverarbeitung Prozesscontrolling & Monitoring Individuelle Auswertungen und Reports Integrierte Chart-Bibliothek Unterstützung von Balken-, Linien-, Torten-, Tacho-, Zeitreihengrafiken Business Activity Monitorings (BAM) Business Analysis Reporting (BAR) Mobile Nutzbarkeit Soll-/Istwertvergleiche Basis für permanenten Verbesserungsprozess Prozessdokumentation auf Knopfdruck (html, pdf und word Publishing) Definition von systemübergreifenden Kennzahlen Einfache Anbindung führender Business Intelligence Tools (BI) Weiterverarbeitung von unstrukturierten Daten Seite 29 Wir freuen uns auf Sie! Inspire Technologies GmbH Leopoldstraße 1 D-78112 St. Georgen T +49 7724 85990-10 F +49 7724 85990-29 [email protected] http://www.bpm-inspire.com Geschäftsführer: Dr. Michael Otte, Andreas Mucke Registergericht: Amtsgericht Freiburg i.Br., HRB 702579 Sitz der Gesellschaft: St. Georgen TÜV getestet Seite 30
