FUTURA
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FUTURA Komplettlösungen für ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen NTConsult Informationssysteme GmbH Telefon: 02064 4765-0 [email protected] www.ntconsult.de 1 Willkommen Auf den folgenden Seiten erhalten Sie einen Kurzüberblick zu der FUTURA Softwarepalette. Die FUTURA Produktpalette besteht aus hocheffizienten Softwarelösungen für Pflegedienstleister. Je nach Dienstleistungstyp stehen Komplettsysteme sowie eine Reihe optionaler Erweiterungsmodule zur Verfügung: FUTURA - A für Einrichtungen der häuslichen Pflege und Sozialstationen. ( im Leistungsumfang von FUTURA-A enthalten, Ergänzungsmodul zu FUTURA-A) FUTURA - ST für Einrichtungen der stationären Pflege inkl. Tages- und Kurzzeitpflege. ( im Leistungsumfang von FUTURA-ST enthalten, Ergänzungsmodul zu FUTURA-ST) FUTURA - MF für multifunktionale Einrichtungen, die neben der vollstationären Pflege und der Kurzzeit- bzw. Tagespflege auch den Bereich des Betreuten Wohnens und/oder angeschlossene ambulante Pflegedienste haben. ( im Leistungsumfang von FUTURA-MF enthalten, Ergänzungsmodul zu FUTURA-MF) Alle FUTURA-Module leisten professionelle Unterstützung zur wirtschaftlichen Abwicklung der Verwaltungs-, Planungs-, Abrechnungs- und Controllingaufgaben von einzelnen Pflegedienstleistern und übergeordneten Trägern. Über die Module zur Pflegedokumentation und Personaleinsatzplanung werden darüberhinaus die pflegerischen Dokumentationsarbeiten und die Aufgaben der Pflegedienstleitung effektiv unterstützt. 2 2 Inhaltsverzeichnis Kapitel Allgemeines ...................................................................................................... Verwaltung ....................................................................................................... Leistungsplanung, Einsatzplan und Leistungsnachweise ..................................... Tourenplan ....................................................................................................... IST-Erfassung und mobile Datenerfassung ......................................................... Abrechnung ..................................................................................................... Barbetrag / Taschengeldverwaltung ................................................................... Details: Statistiken & Reportgenerator ................................................................ Details: Serienbrief & Bewerberverwaltung ........................................................ Details: Verordnungsmanager ........................................................................... Details: Workflow & Archiv ................................................................................. Dienstplan ........................................................................................................ Elektronischer Bankverkehr ............................................................................... Elektronische Datenübergabe gem. §302 SGB V und §105 SGB XI ....................... Fibuschnittstellen ............................................................................................. Programmassistenten ....................................................................................... Systemoptionen, Zugriffsberechtigungen und Benutzerprofile ............................ Einsatzmöglichkeiten und Systemvoraussetzungen ............................................ Standard- und Erweiterungsmodule ................................................................... NTConsult Informationssysteme GmbH Telefon: 02064 4765-0 [email protected] www.ntconsult.de 4 5 6 7 9 14 15 16 17 18 19 20 21 21 22 23 24 25 27 3 3 Allgemeines Warum Software? Gerade im Pflegebereich stecken viele Unternehmen in der Falle der Organisationskomplexität, da neben der pflegerischen Verantwortung auch die wirtschaftliche Seite nicht vernachlässigt werden darf: Die wesentlichen Erlösbereiche sind durch die Pflegeversicherung festgeschrieben. Große Teile der Pflegeleistungsprozesse werden durch gesetzliche oder MDK-Vorgaben geregelt und der eigentliche Arbeitsprozess Pflege lässt kaum Raum für Rationalisierungsmaßnahmen. Gleichzeitig ist die Kostenflut erdrückend: Die Entgelte sind häufig zu niedrig, die Personal- und Betriebskosten steigen. Doch wie kommt es, daß einige Pflegedienstleister trotz geringer Margen und erhöhtem Kostendruck Erfolge erzielen und andere nicht? Bei näherer Betrachtung werden oftmals nicht IT-gestützte operative Verwaltungs- und Planungstätigkeiten angetroffen, die aber zur Leistungserstellung und -abrechnung unabdingbar sind. Und, sofern IT eingesetzt wird, entspricht diese häufig noch dem Stand der frühen 90‘er Jahre. Pflegerisch und wirtschaftlich erfolgreiche Pflegedienstleister haben dagegen in der Regel ihre Verwaltungsprozesse und Mitarbeiterkapazitäten optimiert und so eine höhere Transparenz und Produktivität erreichen können. Vorhersehbare Entwicklungen der kommenden Jahre, wie geringeres Kirchensteueraufkommen, Überalterung der Gesellschaft und ein verstärkter Einsatz weniger qualifizierter Hilfskräfte (1€ Jobs) werden den Prozess der Rationalisierung noch beschleunigen. Erst moderne IT-Lösungen wie FUTURA bieten durch die weitgehende Integration der verschiedenen Anwendungsgebiete umsetzbare Rationalisierungspotentiale wie beispielsweise eine am Pflegebedarf orientierte Mitarbeiterkapazitätsplanung. FUTURA - Die richtige Lösung? Unsere Anwendungslösung FUTURA ist für alle Pflegedienstleister die ideale Lösung, die noch kein eigenes Abrechnungsprogramm einsetzen oder von ihrem Alt-System auf ein komfortables, einfach zu bedienendes und leistungsfähiges IT-System umsteigen wollen. Durch die seit der ersten Entwicklungsstufe 1996 andauernde Anpassung an die jeweils neuesten Microsoft-Systeme, entsprechen die FUTURA-Anwendungen modernsten System- und Oberflächenstandards. Die ständige Optimierung, auch der Detailfunktionalitäten und die Integration vieler nützlicher Wünsche unserer Kunden, hat zu einer sehr effektiven Handhabung der vielfältigen Einsatzmöglichkeiten geführt. Trotz weitgehender Integration der einzelnen Funktionalitäten und umfangreicher individueller Anpassungsparameter und -optionen ist FUTURA ein einfach zu bedienendes System mit sehr hoher Anwendungsstabilität. Support / Hotline / Schulung Unsere kompetenten und in normalen Bürozeiten tatsächlich erreichbaren Hotlinemitarbeiter stellen eine fachkundige Anwendungsunterstützung und schnelle Problemlösung sicher. Durch den Einsatz moderner Fernwartungstools, sind wir zur Unterstützung sofort „Vorort“ um Ihre Fragen und Probleme an Ihren konkreten Fällen zu lösen. Unsere qualifizierten und langjährig erfahrenen FUTURA-Trainer stehen Ihnen im Rahmen von Vorort-Schulungen und/oder für Schulungen in unserem Hause zur Verfügung. Auf Wunsch sind auch problemorientierte und auf mehrere Tage aufgeteilte Online-Schulungen möglich. 4 4 Verwaltung Übersichtlich, umfangreich, schnell, flexibel, intuitiv = einfach ! Mit den Modulen der Stammdatenverwaltung erfassen und bearbeiten Sie die grundlegenden FUTURADaten. Alle Stammdaten arbeiten nach dem aus der Office-Welt bekannten Karteikartenprinzip. Über die Benutzerberechtigungen können Sie die generelle Anzeige einzelner Karteikarten unterdrücken oder den Zugriff für spezielle Benutzer auf einzelne Bereiche verhindern. Die Bewohner- bzw. Klientenverwaltung stellt dabei das zentrale Stammdaten-Verwaltungssystem dar. Von hier aus erreichen Sie alle zum Bewohner gehörigen Datenbereiche wie Angehörige, Ärzte, Verordnungen, Kostenträger, die aktuelle Betten- und Raumzuordnung, die zugeordneten Pauschal- und Einsatzleistungen sowie Abwesenheiten, zugehörige Rechnungen, die gesamte Änderungshistorie und zugeordnete Dokumente. Für die ambulante Pflege gibt es zusätzliche Eingabemöglichkeiten zu Toureinsätzen, zu bevorzugten Mitarbeitern und Klienteneinsatzpräferenzen. Im Leistungsstamm werden die Einzelund Pauschalleistungen samt Preisen verwaltet . Eine umfangreiche Mitarbeiterverwaltung und viele Systemstammdaten und Anpassungsoptionen ergänzen diesen Bereich. Alle FUTURA-Module arbeiten auf einer einheitlichen, integrierten Stammdatenbasis. 5 5 Leistungsplan, Einsatzplan und Pflegewochen/Monatsplan 2 mal werktäglich oder regelmäßig am 2. Donnerstag im Monat? Der Leistungsbedarf des Klienten wird in der Leistungsplanung mit allen Leistungen aus Pflegeverträgen, Verordnungen oder privaten Aufträgen festgelegt. Grundlage bildet der mitgelieferte bundeslandspezifische und frei definierbare Leistungskatalog. In der Einsatzplanung können die, über die Klientenpräferenzen automatisch angelegten Einsätze, bei Bedarf umstrukturiert werden. Mit einem Mausklick drucken Sie dann den Pflegewochenplan oder Pflegemonatsplan. Dieser dient der Pflegekraft beim Klienten als Arbeitsplan und ist gleichzeitig der, mit Handzeichen abzuzeichnende Durchführungsnachweis. Neben der Klienten-Einzelbearbeitung ist ein Stapeldruck möglich. 6 6 Tourenplan Computerpower mit der Bedienung von Stecktafeln kombiniert Einfach, wie mit der klassischen Stecktafel können Sie mit unserer Tourenplanung am PC planen. In der Startphase schieben Sie dazu mit der Maus Ihre Einsätze aus der Leistungsplanung zu Ihren Touren zusammen. Durch einmalige Eingabe der Entfernungen zwischen den einzelnen Klienten, entsteht die selbstlernende Entfernungsmatrix. Sofern erforderlich, passen Sie nun noch die Summe der Leistungsdauern zu einer neuen Einsatzdauer an und schon ist Ihre Tour geplant. Da mit jeder Einplanung eines Klienteneinsatzes die Liste der unverplanten Klienteneinsätze kleiner wird, sind unverplante Klienten sofort sichtbar. Sie können, wenn Sie es wünschen, bereits jetzt Mitarbeiter zuordnen, dies kann aber auch jederzeit später erfolgen. Mit einem Mausklick kopieren Sie Ihre Touren für den nächsten Tag. Abwesende Klienten, unterschiedliche Einsatzinhalte oder nicht täglich erbrachte Leistungen werden beim Kopieren erkannt und berücksichtigt. Einsatzdauern älterer Touren können bei Bedarf übernommen werden. Sobald Sie auf diese Weise eine ganze Woche geplant haben, können Sie sogar die Touren wochenweise kopieren. 7 6 Tourenplan Geplante Wirtschaftlichkeit Ein deutlicher Vorteil gegenüber der manuellen Tourenplanung ist die jederzeit abrufbare betriebswirtschaftliche Bewertung der Touren. Dabei werden die Tourerlöse den zugeordneten Kosten gegenübergestellt. Zur Berechnung greift der FUTURA Tourenplanmanager auf die KM-Kosten des zugeordneten KFZ, die Verrechnungspreise der jeweils geplanten Mitarbeiter und die Preise der zu erbringenden Einzelleistungen zurück. Barcode, Tag oder Woche? Wenn die mobile Leistungserfassung per Handheld noch nicht vorgesehen ist, können Sie Ihre Touren für die Mitarbeiter auch ausdrucken. Sie können aus 10 verschiedenen Tages- und Wochenausdruckformaten wählen. Jede Menge hilfreiche Arbeitsmittel Viele der häufig wiederkehrenden Planungsaufgaben können Sie schnell und einfach per Mausklick erledigen, andere werden automatisch vom Programm überwacht und korrigiert: Touren zeitlich verschieben, Einsätze umplanen, eine Tour auf andere Touren aufteilen, Unterbrechungen und Pausen einplanen, manuelle oder automatische Anpassung der anderen Startzeiten bei Klientenausfällen, farbliche Markierung der Einsätze nach erforderlicher Mindestqualifikation, Überwachung von Fehlersituationen, ... 8 7 IST-Erfassung und mobile Datenerfassung Automatisch das Soll übernehmen und nur Abweichungen eintragen! Ob Sie mit der Monatserfassung oder der Wochenerfassung arbeiten, ist FUTURA egal. Wir unterstützen beide Erfassungsmöglichkeiten. Ganz einfach am Abrechnungstag die Leistungsplanung in die ISTErfassung übernehmen und nur noch die Abweichungen von dem auf Papier vorliegendem Leistungsnachweis eintragen. In unserem schnellen Bildschirmdialog können Sie, falls erforderlich, auch IST- Zeiten der Einsätze erfassen. Dazu gehören sinnvolle Funktionen die Ihnen das Leben leichter und die mühselige IST- Erfassung zu einer zügigen Angelegenheit machen. Beispielsweise das Füllen markierter Leistungen für mehrere Tage mit einem Vorgabewert, das Kopieren einzelner Zeilen oder Spalten, die automatische Ermittlung von Wegepauschalen und Investitionskosten oder die, in einigen Bundesländern erforderliche, Ermittlung der richtigen Leistungspreise in Abhängigkeit von der Qualifikation der pflegenden Mitarbeiter. Noch einfacher geht die Erfassung nur noch über den Einsatz von mobilen Datenerfassungssystemen, wie PalmPilots, WIN CE Handhelds, Barcodestiften oder bald auch mit Tablett-PCs und Handys. Mehr dazu finden Sie auf der folgenden Seite oder in unseren Detailprospekten zur mobilen Leistungserfassung. 9 7 IST-Erfassung und mobile Datenerfassung Zeitnah und mobil Mit handelsüblichen Handhelds oder Barcodestiften lässt sich die Leistungserfassung zeitnah und unmittelbar bei dem Klienteneinsatz vornehmen. Neben der Erfassung der durchgeführten Leistungen, ist auch eine komplette Zeiterfassung für den Mitarbeiter möglich. Ein weiteres Einsatzgebiet ist die Erfassung spezieller Pflegedokumentationswerte beim Klienten. Selbstverständlich können alle Erfassungsysteme mit dem Tourplanmodul gekoppelt werden. Für FUTURA stehen zur Zeit 3 alternative Erfassungssysteme zur Verfügung BARCODE-Stift Erfassung Dieses Erfassungssystem ist besonders einfach. über die auf der Tour oder Leistungsplänen ausgedruckten Barcodes, kann die Pflegekraft , die bei dem Klienten erbrachten Leistungen, bequem „abstreichen“. Hinweis: Sowohl die PalmPilot-Lösung, als auch die FUTURA Mobillösung kann auf den entsprechenden Hybridsystemen laufen, bei denen noch ein Handy integriert ist. FUTURA Erweiterungsmodul FUERFASS für PalmPilot-Systeme Zielgruppe Pflegedienste, die eine preiswerte Zeit- und Leistungserfassung direkt Vorort einsetzen wollen. Pflegedienstleitungen und Controllingabteilungen, die eine genaue Erfassung aufgewendeter Pflegeleistungen messen wollen. Nutzen Ist bereits auf dem kleinsten PalmPilot “ZIRE 21“ einsetzbar. Gibt es z. B. schon ab 95,- € inkl. MwSt. bei www.amazon.de. Komfortable Leistungs- und Zeiterfassung direkt beim Klienten Vorort. Effektive und einfache Benutzeroberfläche erlaubt eine flexible Handhabung. Es kön-nen sowohl einzelne Einsätze, detailliert je Leistung mit Start und Ende, bestätigt oder der gesamte Einsatz mit einem Klick als durchgeführt markiert werden. Erweiterung des Einsatzes oder der Tour um neue Leistungen und Klienten möglich. Vollständige FUTURA Integration. 10 Alle Adressen und Telefonnummern (Klienten, Ärzte, Angehörige, …) stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Sicherer Schutz Ihrer Daten auch bei Palm-Verlust durch anpassbare Benutzer-passwortabfrage nach x Minuten ohne Nutzung. 7 IST-Erfassung und mobile Datenerfassung Durch die Integrierte Mitarbeiter-zuordnung kann ein PalmPilot von mehreren Mitarbeitern über einen längeren Zeitraum ohne Rückkehr zur Zentrale genutzt werden. Durch die integrierte Echtzeituhr kann bei Bedarf auch die IST-Dauer und der IST-Termin der Leistungserfassung genutzt werden. Erweiterbar um neue Anwendungen (inkl. ca. 10.000 frei erhältlicher Public Domain/ Freeware Lösungen aus dem Internet. Systembasis Alle PalmPilots ab Palm OS 4.x Zentralübergabe an und von PalmPilot über das enthaltene FUTURA-Modul “Gerätezentrale“. CodeWarrior C++ Native Code. Arbeitsweise Die in der Zentrale geplanten Touren werden per Knopfdruck auf die jeweiligen PalmPilots geladen. Bei Arbeitsbeginn meldet sich der Mit-arbeiter auf dem PalmPilot an und erhält die Liste der geplanten Klienten. Durch Anklicken mit dem Stift werden die Leis-tungen des jeweiligen Klienteneinsatzes angezeigt. Der einzelne Pflegeeinsatz kann nun mit einem einzigen Klick als erledigt vermerkt werden oder der Mitarbeiter kann den Einsatz und/ oder Leistungsbeginn und das Ende einzeln markieren. Dabei werden automatisch die IST-Dauern für einen späteren Planvergleich festgehalten. Einzelne nicht erbrachte Leistungen können ausgeklickt werden oder es können neue Leistungen aus dem ebenfalls bereitgestellten Leistungskatalog in den Einsatz übernommen werden. Über die integrierte Zeiterfassung kann der Mitarbeiter Pausenbeginn und –ende und auf Wunsch auch Fahrzeitenbeginn und –ende erfassen. Benötigte Adressen und Telefonnummern von z. B. Angehörigen oder Ärzten können jederzeit in der Adressverwaltung des Palms nachgeschlagen werden. Nach der Rückkehr in die Zentrale wird der PalmPilot mit dem PC verbunden und die Daten des Palms werden über das Modul Gerätezentrale eingelesen. Im Rahmen der Nachbearbeitung werden Ihnen alle Daten zur Nachbearbeitung angeboten. Inkonsistenten Erfassungen (fehlende Leistungen, nicht bearbeitete Klienten, …) werden dabei farblich hervorgehoben. Anschließend werden die Daten automatisch per Knopfdruck an die Leistungserfassung für den Druck des Leistungsnachweises und der Abrechnung übergeben. 11 7 IST-Erfassung und mobile Datenerfassung FUTURA Erweiterungsmodul Mobil für Pocket PC-Systeme Zielgruppe Pflegedienste, die eine Zeit- und Leistungserfassung direkt Vorort einsetzen wollen. Pflegedienstleitungen und Controllingabteilungen, die eine genaue Erfassung aufgewendeter Pflegeleistungen messen wollen. Nutzen Komfortable Leistungs- und Zeiterfassung direkt beim Klienten Vorort. Effektive und einfache Benutzeroberfläche erlaubt eine flexible Handhabung. Es können sowohl einzelne Einsätze, detailliert je Leistung mit Start und Ende, bestätigt oder der gesamte Einsatz mit einem Klick als durchgeführt markiert werden. Erweiterung des Einsatzes oder der Tour um neue Leistungen möglich. Vollständige FUTURA Integration. Alle Adressen und Telefonnummern (Klienten, Ärzte, Angehörige, …) stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Durch die Integrierte Mitarbeiter-zuordnung kann ein Pocket PC von mehreren Mitarbeitern über einen längeren Zeitraum ohne Rückkehr zur Zentrale genutzt werden. Durch die integrierte Echtzeituhr kann bei Bedarf auch die IST-Dauer und der IST-Termin der Leistungserfassung genutzt werden. 12 Erweiterbar um neue Anwendungen (inkl. ca. 10.000 frei erhältlicher Public Domain/ Freeware Lösungen aus dem Internet. Systembasis Alle Pocket PCs ab Windows CE für Pocket PC 2002 Zentralübergabe an und vom Pocket PC über das enthaltene FUTURA-Modul “Gerätezentrale“. 7 IST-Erfassung und mobile Datenerfassung FUTURA Erweiterungsmodul Mobil für Pocket PC-Systeme Arbeitsweise Die in der Zentrale geplanten Touren werden per Knopfdruck auf die jeweiligen Pocket PCs geladen. Bei Arbeitsbeginn meldet sich der Mitarbeiter auf dem Pocket PC an und erhält die Liste der geplanten Klienten. Durch Anklicken mit dem Stift werden die Leis-tungen des jeweiligen Klienteneinsatzes angezeigt. Der einzelne Pflegeeinsatz kann nun mit einem einzigen Klick als erledigt vermerkt werden oder der Mitarbeiter kann den Einsatz- und/ oder Leistungsbeginn und das Ende einzeln markieren. Dabei werden automatisch die IST-Dauern für einen späteren Planvergleich festgehalten. Einzelne nicht erbrachte Leistungen können ausgeklickt werden oder es können neue Leistungen aus dem ebenfalls bereitgestellten Leistungskatalog in den Einsatz übernommen werden. Über die integrierte Zeiterfassung kann der Mitarbeiter Pausenbeginn und –ende und auf Wunsch auch Fahrzeitenbeginn und –ende erfassen. Benötigte Adressen und Telefonnummern von z. B. Angehörigen oder Ärzten können jederzeit in der Adressverwaltung des Pocket PCs nachgeschlagen werden. Nach der Rückkehr in die Zentrale wird der Pocket PC mit dem PC verbunden und die Daten des Pocket PCs werden über das Modul Gerätezentrale eingelesen. Im Rahmen der Nachbearbeitung werden Ihnen alle Daten zur Nachbearbeitung angeboten. Inkonsistenten Erfassungen (fehlende Leistungen, nicht bearbeitete Klienten, …) werden dabei farblich hervorgehoben. Anschließend werden die Daten automatisch per Knopfdruck an die Leistungserfassung für den Druck des Leistungsnachweises und der Abrechnung übergeben. 13 8 Abrechnung Futura kennt die Regeln FUTURA unterstützt die Abrechnung von Pauschalen und Einzelleistungen. Es werden alle geltenden Abrechnungsregeln und landesspezifischen Besonderheiten der Pflegeversicherung und des Bundessozialhilfegesetzes berücksichtigt. Bei Preisänderungen, Pflegestufen- oder Kostenträgerwechseln oder sonstigen Korrekturen, wie fehlende Abwesenheitstage ist die Option „automatische Nachberechnung“ eine grosse Hilfe. Die Abrechnung kann für einzelne oder mehrere Klienten und Kostenträger durchgeführt werden und unterstützt die Möglichkeit der Vorverrechnung, sowie gewerbliche Rechnungen mit MwSt. Das Rechnungslayout ist weitgehend an Ihr Wunschformat anpassbar. Die Abrechnung unterstützt Einzel- und Sammelrechnungen mit und ohne Sammler. 14 9 Barbetrag/ Taschengeldverwaltung Sicher und nachvollziehbar - Ihr Taschengeldservice Die FUTURA Barbetragsverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, die Taschengelder Ihrer Bewohner komfortabel zu verwalten. Nur wenige Vorarbeiten sind notwendig, da die Stammdaten aus der Klientenverwaltung übernommen werden. Es können beliebig viele Leistungen angelegt werden. Alle Leistungen können auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt werden, z.B. das Weihnachtsgeld, das nur im Dezember jeden Jahres gebucht werden soll. Sie legen fest, welcher Betrag monatlich auf das Taschengeldkonto kommt und was am Monatsende an den Bewohner ausgezahlt wird. Dann genügt ein Klick auf die Startfläche und die monatlichen Beträge sind gebucht. Auch Einzelleistungen, die in der Barbetragsverwaltung eingebucht sind, können im Buchungsdialog Erfassung unproblematisch verarbeitet werden. Der Barbetrag ist auch für Umbuchungen ein praktikables Werkzeug. Im Barbetragsmodul sind umfangreiche Auswertungen enthalten: Sie können sich jederzeit für jeden Klienten einen aktuellen Kontoauszug oder einen Auszug für vergangene Zeiträume drucken lassen. Mit der Klientenstammliste erhalten Sie eine Zusammenstellung der Salden aller Klienten in der Barbetragsverwaltung. Die Leistungsübersicht druckt alle angelegten Leistungen. Die Liste Einrichtungskonten druckt die Salden aller angelegten Einrichtungskonten aus. Darüber hinaus können Sie Berichte zu den geplanten Beträgen je Klient andrucken. Die Sortenbedarfsliste zeigt Ihnen an, wieviel Münzen Sie für jedes Geldstück benötigen, um Barauszahlungen am Monatsende vornehmen zu können. Zu jedem Buchungsvorgang kann eine Quittung für den Bewohner gedruckt werden. Die Barbeträge können auf Wunsch aus der Rechnung des Kostenträgers ausgewiesen werden und die Auszahlungsbeträge können über das FUTURA Modul ELBank auch bargeldlos an den Bewohner überwiesen werden. 15 10 Details: Statistiken & Reportgenerator Gut informiert Für den täglichen Praxiseinsatz in der Station, im Empfang und in der Verwaltung enthält FUTURA umfangreiche Listen und weitgehend anpassbare Statistiken bereit. Für folgende Bereiche stehen Listen zur Verfügung: • Bewohner- bzw. Klientenauswertungen, • Angehörigen-, Betreuer- und Arztlisten, • Mitarbeiterauswertungen, •Stations-, Zimmer- und Bettenbelegung, • Abwesenheiten, • Leistungsstatistiken, • Umsatzstatistiken. Welche Daten in der Liste enthalten sind und nach welchen Inhalten Sie die Listen sortieren, bestimmen Sie über weitgehende Sortier- und Auswahloptionen. Alle Listen können Sie sich auch am Bildschirm ansehen oder nach Excel exportieren. Freiheit bei Auswertungen FUTURA enthält bereits in der normalen Ausbaustufe einen leistungsfähigen und einfach bedienbaren Reportgenerator. Viele unserer mitgelieferten Reports wurden mit diesem Reportgenerator erstellt. Da Sie als Anwender Zugriff auf die Definitionen haben, können Sie diese Reports nach Ihren Wünschen anpassen oder als Kopiergrundlage für eigene Listen nutzen. 16 10 Details: Serienbrief und Bewerberverwaltung Mal eben schnell die Einladungen zum Weihnachtsfest schreiben Das ist eine der typischen Aufgaben, die Sie mit der FUTURA Serienbrieffunktion und MS Office tatsächlich so schnell erledigen können. Auf alle, in FUTURA verwalteten Adressdaten, wie Klienten, Angehörige, Betreuer, Ärzte, Krankenkassen und Pflegekassen sowie Sozialämter, kann der Serienbrief aufsetzen. Neben den Adressdaten stehen weitere zugehörige Daten wie Geburtstage, Pflegestufe, Vertragstermine, usw. zur Verfügung. Diese können durch Individualdaten, wie z.B. dem Datum der Weihnachtsfeier ergänzt werden. Leerstände vermeiden, neue Kunden gewinnen Der Bewerbermanager kann auf zweierlei Art eingesetzt werden: Einrichtungen mit einer hohen Auslastung können ihn für die Verwaltung von Anfragen nach einem Heimplatz nutzen. Neben den Daten des potentiellen Klienten können auch die Daten des Interessenten hinterlegt werden. Über einrichtbare Individualfelder sind zusätzliche Angaben, wie z.B. „nur Einzelzimmer gewünscht“ hinterlegbar. Wird nun ein Zimmer frei, haben Sie alle Bewerber sofort im Blick und können mit umfangreichen Filterfunktionen die in Frage kommenden Klienten suchen. Wenn Sie es wünschen, können Sie diese dann mit einem Knopfdruck zu einem FUTURA- Klienten machen. Nicht mehr relevante Bewerber können ebenfalls per Mausklick gelöscht werden. Einrichtungen oder Pflegedienste, die Leerkapazitäten haben und diese aktiv vermarkten wollen, können die Bewerberverwaltung als aktives Vertriebssystem oder CRM-Modul einsetzen. Es können definierte Vertriebsaktionen wie z.B. „Hausprospekt zusenden“, „nach 14 Tagen telefonisch nachhaken“, „zum Sommerfest einladen“ inklusive zugehöriger Anschreiben festgelegt werden und als Vertriebsaktion zum potentiellen Kunden hinterlegt werden. Über die Aktivitätenliste können Sie dann alle an diesem Tag anstehenden Vertriebsaufgaben bearbeiten und die Ergebnisse oder auch Folgeaktivitäten beim Interessenten hinterlegen. 17 10 Details: Verordnungsmanager Verordnungen nicht mehr vergessen Der FUTURA Verordnungsmanager ist das Modul, mit dem ambulante Pflegeeinrichtungen auf sehr einfache Weise alle Aufgaben rund um das Thema Verordnungen erledigen können. Aus einer Listenzeige, die entweder alle Verordnungen oder die Verordnungen eines einzelnen Arztes anzeigt, können jederzeit neue Verordnungen angelegt, verwaltet und gedruckt werden. Eine, den Originalformularen nachempfundene Oberfläche, erlaubt ein komfortables Eingeben und Ausdrucken der Verordnungen. Bereits bei der Anlage der Verordnung können den einzelnen Verordnungspositionen die zugehörigen abrechnungsrelvanten Leistungen zugeordnet werden. Die Daten auslaufender Verordnungen können per Mausklick in eine neu anzufordernde Verordnung übernommen werden und sofort die Anforderung für den Arzt erzeugt werden. Dies ist entweder ein frei formulierbares Standardschreiben, zu dem im Anhang alle gewünschten Verordnungen des Arztes auf Einzelformularen gedruckt werden oder ein Schreiben, in dem die einzelnen Verordnungen nur aufgeführt werden. Das FUTURA Workflow-Modul kennt alle Termine der Verordnungen und weist Sie auf Wunsch beim Start von FUTURA auf auslaufende Verordnungen hin. 18 10 Details: Workflow & Archiv Hilft nichts zu vergessen Mit dem Workflow-Modul können Sie FUTURA veranlassen automatisch spezielle Termine wie: • Klienten- und Mitarbeitergeburtstage, • Klienten- und Mitarbeiterjubiläen, • auslaufende Verordnungen, • ablaufende Dokumente, wie z.B. Ausweise zu überwachen, um Sie im Bedarfsfall und mit einer einstellbaren Vorlaufzeit überden jeweiligen Termin zu informieren. Dies erfolgt immer bei Ihrer Anmeldung an das FUTURA-System. Die Vergangenheit ablegen, ohne den Zugriff zu verlieren In jedem System der Altenpflege entstehen im Laufe der Jahre eine Vielzahl von Daten, die einen direkten Bezug zum einzelnen Bewohner haben. Durch Sterbefälle und Auszüge verändert sich der aktuelle Bewohnerstand häufig und es kommen immer wieder neue Bewohner hinzu. Ganz löschen kann man die alten Daten nicht, da es durchaus sein kann, dass auch bei verstorbenen Bewohnern noch Nachberechnungen aufgrund von beantragten Pflegestufenänderungen vorkommen. Dadurch wird ein Anwendungssystem mit der Zeit immer „voller“ und es werden in allen möglichen Auswahllisten immer wieder Bewohner angeboten, die für die Tagesarbeit nicht mehr relevant sind. In FUTURA haben wir daher an vielen Stellen eine Funktion eingebaut, die auf Wunsch nur die „aktiven“ Bewohner anzeigen lassen kann. Dennoch ist es aus Geschwindigkeitsgründen und auch aus Gründen der Sicherungsgrößen sinnvoll, die Daten von nicht mehr aktiven Klienten aus dem Datenstand auszulagern. Diese Funktion übernimmt das Modul Archiv. Neben den reinen Daten werden auch die zum Archivzeitpunkt gültigen Programme archiviert, so daß das Archivierungsprogramm alle zugehörigen Daten konsistent ablegt. 19 10 Dienstplan Amortisiert sich in kürzester Zeit Mit dem FUTURA Dienstplanmanager können Sie: • Schichtpläne Ihrer Stationen und anderer Abteilungen wie z.B. der Küche erstellen, •notwendige Korrekturen der IST-Dienste und IST-Arbeitszeiten vornehmen, • die Zuschlagsstunden, das aktuelle Stundenkonto, Freizeitausgleich und Urlaubskonto berechnen lassen, • die Soll- und Ist-Kapazität abgleichen und die Fachbesetzung überprüfen, • Auswertungen über Personal, Zeiten und Dienste abrufen und • der Dienstplan kann mit dem Tourenplanmanager gekoppelt werden. Darüberhinaus stehen folgende Erweiterungsoptionen zur Verfügung: • „Kontrollierte“ Anbindung an Zeiterfassungs- bzw. Stempelsysteme, • eine Personalsystemschnittstelle zur Übergabe der Zuschlagsstunden an das Personal abrechnungssystem, • Ein Personalbemessungsmodul, das auf Basis eines freidefinierbaren Personalbemessungs schlüssels tagesgenau die aktuelle Klientenzahl je Pflegestufe und die Abwesenheiten beim SOLL/IST berücksichtigt. 20 11/12 Elektronischer Bankverkehr / Elektronische Datenübergabe gem. $302 SGB V und $ 105 SGB XI Mit DTAUS Geld sparen und Liquidität schaffen ELBANK ist das FUTURA Modul zum beleglosen Zahlungsverkehr mit Ihrer Bank. Auf Knopfdruck erzeugt ELBank eine vom Geldinstitut lesbare DTAUS-Datei. Übrigens häufig zu Konditionen, die deutlich besser sind als beim üblichen Verfahren. Funktionen zum Drucken des zugehörigen Begleitzettels und zur Zusammenfassung mehrerer Klientenpositionen zu einer Buchung, gehören ebenso zum Leistungsumfang, wie umfangreiche Sicherungs- und Restorefunktionen, die den Zahlungsverkehr zu einer zuverlässigen Angelegenheit machen. 5% Rechnungsabzug, das muss nicht sein! Seit dem am 1.1.2004 inkraftgetretenen Gesetzes zur Modernisierung des Gesundheitssystems (GMG) folgen viele Krankenkassen anderer Bundesländer dem Weg Niedersachsens. Dort wurde der Datenaustausch nach §§ 302,303 SGB V bereits am 1.7.2003 eingeführt. Das bedeutet, dass Sie zukünftig Ihre Abrechnungsdaten in einer maschinell verwertbaren Form an die Abrechnungsstelle übertragen müssen, um Rechnungskürzungen von i.d.R. 5% zu vermeiden. Das FUTURA-Modul ELDat löst dieses Problem für Sie. Seit Anfang 2004 nutzen unsere Kunden aus Niedersachsen die Schnittstelle im Echteinsatz. So wie die SGB V Leistungen für die Krankenkassen, sollen zukünftig auch SGB XI Leistungen auf Basis des §105 elektronisch an die Pflegekassen übermittelt werden. Sobald die verbindlichen Datenübergabedefinitionen festliegen, können Sie diese Daten ebenfalls über das ELDAT-Modul übergeben. Verschlüsselung inklusive Bei der Datenübertragung per eMail müssen die Daten verschlüsselt sein. Dies besorgt die kostenlos mitgelieferte DAKOTA-Software von ITSG. 21 13 Fibuschnittstellen Haben Sie eine spezielle Finanzbuchhaltung im Einsatz? Das macht nichts, denn im Lieferumfang von FUTURA sind viele, im täglichen Praxiseinsatz erprobte Fibu-Schnittstellen kostenlos enthalten. Meistens haben diese Schnittstellen einstellbare Optionen, über die die jeweilige Datenübernahme an die Bedürfnisse Ihrer Einrichtung angepasst werden kann. Über viele dieser Schnittstellen können sowohl Buchungen, als auch Debitordaten übergeben werden. Die alphabetisch sortierte Liste umfasst folgende Finanzbuchhaltungssysteme: All-for-One Finanzbuchhaltung Image und Image+ Finanzbuchhaltung Varial- & Varial9-Schnittstelle BOSS Finanzbuchhaltung K-Finanzbuchhaltung Winline DATEV (ReWe mit Kontennr-Erweiterung) KHK (Sage) DCW Finanzbuchhaltung (AS400) KIM-Finanzbuchhaltung (Österreich) Diamant Finanzbuchhaltung Medico Finanzbuchhaltung Dobrick & Wagner Rechnungswesen PDS-Fibu-X FUTURA Rechnungswesen ProFib Finanzbuchhaltung gdc (Mannheim) Rechnungswesen SAP-R3 Finanzbuchhaltung GDI Buchhaltung Schleupen Finanzbuchhaltung Ihre Buchhaltung ist nicht dabei? - Das ist kein Beinbruch - normalerweise bauen wir eine neue Buchhaltungsschnittstelle in 2 Tagen ein und wenn Sie keine Spezialwünsche haben, ist das sogar kostenlos! 22 14 Programmassistenten Lassen Sie sich helfen ! An vielen Stellen unserer FUTURA-Programme gibt es „intelligente“ Funktionen, die Ihre Arbeit auch bei komplexen Aufgabenstellungen beherrschbar halten. Neben den vielen kleinen Details, wie mehrspaltige Auswahllisten, die bei jedem Tastaturanschlag direkt auf die möglichen Eingabeauswahl springen, gibt es Assistenten, die ganze Arbeitsschritte automatisieren. Dazu gehören: Der Aufnahmeassistent, mit dem auch neue Benutzer in wenigen Minuten einen neuen Klienten mit allen zu diesem Zeitpunkt bekannten Daten in FUTURA anlegen können. Natürlich jederzeit auch noch im Nachhinein änderbar und erweiterbar, falls es neue Informationen gibt, die bisher noch fehlten. Oder der Bettenplanassistent, mit dem Sie alle anfallenden Aufgaben rund um das Thema Zimmereinteilung und Raumstatus, sowie die Zimmer- und Bettenzuordnung der Klienten lösen können. Denn ein einfaches ‚Klient liegt in Zimmer 17 Bett 2‘ hat uns nicht gereicht. Wenn IT helfen soll, dann muss sie auch Lösungen für die nicht alltäglichen Probleme bieten. Eben einfach an der Praxis orientiert sein. Darum gibt es in FUTURA z.B. die Möglichkeit, Zimmer oder Betten für Belegung zu sperren. Oder falls Sie es wünschen, können Sie für einen Bewohner auch zwei Betten reservieren (ohne die Belegungstage anzupassen), was bei vorübergehenden Änderungen im Pflegezustand des Klienten durchaus sinnvoll sein kann. Mit dem Kurzzeitpflegeassistent ist die gesamte Berechnung der Kurzzeitpflege- und Verhinderungspflege ein Kinderspiel. Auch bei monatsübergreifenden Zeiträumen oder mehreren Kurzzeitpflegen im Jahr. Sogar ein anschließender Übergang in die normale stationäre Pflege ist bei diesem FUTURAAssistenten nur noch eine Frage weniger Mausklicks. 23 15 Systemoptionen, Zugriffsberechtigungen und Benutzerprofile Überschaubar und sicher: Wer darf mit welchen Daten was? Datenschutz, Manipulationssicherheit, Vertraulichkeit der Daten und ein geregelter Zugriff auf die Daten des eigenen Verantwortungsbereichs sind unabdingbare Voraussetzungen für den Einsatz einer umfassenden Anwendungssoftware für die Pflege. FUTURA liefert mit der Benutzer- und Rechteverwaltung, den „Anpassbaren Menüs“ und den ein-/ausschaltbaren Tabulatoren die erforderlichen Instrumente, damit Sie jedem Benutzer einen speziell auf seine Erfordernisse maßgeschneiderten Arbeitsplatz gestalten können. Mit den Benutzergruppen legen Sie Profile an, in denen Sie festlegen auf welche Anwendungsmodule und Funktionen die Benutzer zugreifen dürfen und ob Sie die Daten nur ansehen oder ändern bzw. löschen können. Diesen Benutzergruppen ordnen Sie anschließend einzelne Benutzer zu. Im Bereich der Pflegedokumentation geht der Schutz sogar noch weiter: Hier können Sie weitere Einschränkungen vornehmen, in dem Sie z.B. nur Klienten der Station anzeigen, in der die Pflegekraft zur Zeit arbeitet. 24 16 Einsatzmöglichkeiten & Systemvoraussetzungen Einsatzszenarien Die FUTURA Produktpalette ermöglicht die Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen. FUTURA kann sowohl als Einzelplatzlösung für eine kleine Sozialsation, als Netzwerklösung für eine größere Seniorenresidenz oder für Trägerstrukturen als komplexe, einrichtungsübergreifende CITRIX oder MS Terminalserver gestützte Lösung unter eigener IT-Hoheit eingesetzt werden. ASP-Option - Wie eine eigene IT-Abteilung zu minimalen Kosten Pflegedienstleister, die vor einer kompletten Überarbeitung Ihrer vorhandenen IT-Infrastruktur stehen, haben aber auch die Option, unser attraktives ASP-Leistungsangebot zu nutzen. In diesem Fall wird NTConsult Ihre hauseigene IT-Abteilung und stellt Ihnen die komplette IT-Infrastruktur auf modernstem Stand mit allen benötigten Software- und Hardwarekomponenten, sowie zugehöriger Betreuung auf der Basis monatlich fixer Kosten zur Verfügung. Dabei läuft die zentrale Anwendungssoftware FUTURA auf unseren Highperformance Servern in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Frankfurt. Als Ihre IT-Abteilung kümmern wir uns darum, daß Ihre Betriebs-, Anwendungs- und Officesysteme stets auf dem aktuellsten Stand sind und sorgen bei Hardware- oder Softwareproblemen umgehend für Abhilfe. Natürlich kümmern wir uns auch um Ihre Sicherungen und die neueste Antiviren-Software oder halten Ihre Firewall-Updates auf dem laufenden Stand. Und das zu Konditionen, die Sie positiv überraschen werden. 25 16 Einsatzmöglichkeiten & Systemvoraussetzungen Technische Daten Bis zu 9999 Mandanten - Netzwerk und Multiuserfähig - CITRIX und MS Terminalserver Unterstützung im Standardleistungsumfang enthalten - Bereits im Standardumfang kann als Datenbank alternativ MS ACCESS 2000 oder der MS SQL-Server eingesetzt werden - Visual Basic 32Bit Nativecode MSDE und ACCESS 2000 Runtime im Lieferumfang enthalten - PDF - Onlinedokumentation - Online Support mit PC-Anywhere via ISDN Punkt zu Punkt Verbindung oder ISDN/DSL-TCP/IP Verbindung alternativ mit dem Freewaretool VNC via ISDN/DSL-TCP/IP Verbindung möglich. Client-System: Lokale Installation mit Zugriff auf einen Datenbankserver Betriebssystem: Mindestvoraussetzung Windows 2000 Service Pack 4 CPU: Arbeitsspeicher: Freier Festplattenspeicher: Bildschirmauflösung: Netzwerkkarte: 800 MHz bei Vista min. 1,3 GHz 256 MB bei Vista min. 1024 MB 50 MB 1024 x 768 Pixel 10 MBit/s Empfohlene Ausstattung Windows XP Service Pack 1 Windows Vista 1,3 GHz bei Vista 2,0 GHz 512 MB bei Vista 2048 MB 50 MB 1280 x 1024 Pixel 100 MBit/s Standalone-System: Lokale Installation auf nur einem Rechner, Datenbank liegt ebenfalls lokal Betriebssystem: CPU: Arbeitsspeicher: Freier Festplattenspeicher: Datenbanksystem: Bildschirmauflösung: Mindestvoraussetzung Windows 2000 Service Pack 4 800 MHz bei Vista min. 1,3 GHz 256 MB bei Vista min. 1024 MB 150 MB Microsoft Access 2000 oder Microsoft SQL Server 2000 1024 x 768 Pixel Empfohlene Ausstattung Windows XP Service Pack 1 Windows Vista 1,3 GHz bei Vista 2,0 GHz 512 MB bei Vista min. 2048 MB 150 MB Microsoft Access 2000 oder Microsoft SQL Server 2000 1280 x 1024 Pixel Server-System: Datenquelle für die einzelnen Clients Betriebssystem: CPU: Arbeitsspeicher: Freier Festplattenspeicher: Datenbanksystem: Netzwerkkarte Mindestvoraussetzung Windows Server 2000 Standard 2,0 GHz 1024 MB 100 MB Microsoft Access 2000 oder Microsoft SQL Server 2000 100 MBit/s Empfohlene Ausstattung Windows Server 2003 Standard 3,0 GHz 2048 MB 1 GB Microsoft Access 2000 oder Microsoft SQL Server 2000 100 MBit/s Fernwartung: Um Sie bei der Arbeit unterstützen zu können Internetverbindung: Fernwartungs-Tools: Mindestvoraussetzung Empfohlenen Ausstattung ISDN DSL • Remotedesktop (in Windows XP enthalten, für Windows 2000 kostenlos als Download verfügbar) • RealVNC • PC Anywhere • VPN-Clients nach Absprache Hinweis: Bitte an Datensicherung denken. Sollte die Futura Pflegedokumentation eingesetzt werde, ist möglicherweise ein 24 Stunden Betrieb gewünscht. In diesem Fall bitte bei der Sicherungssoftware eine Lösung wöhlen, die den SQL Server im laufenden Betrieb sichern kann. 26 17 Standard- und Erweiterungsmodule Module der FUTURA-Versionen: A ST MF Stammdaten Auswertungen / Statistik Klienten inkl. Pflegestufen & Pflegeform Kostenträger Angehörige & Betreuer Ärzte und Verordnungen Mitarbeiter Kraftfahrzeuge Leistungsstamm inkl. Preise Systemeinstellungen & Optionen Reportgenerator Klienten/Bewohner orientierte Listen Abrechnungsorientierte Listen Kostenträgerorientierte Listen Leistungsorientierte Listen Bundespflegestatistik Belegungsstatistik Statistik über bezogene Leistungen Klientenverweildauern Einsatzzeitstatistik Umsatz nach Leistungen/Leistungsklasse Kostenträger-Umsatzstatistik Erlösverprobung Pauschalleistungen Klientenzahlen je Pflegestufe Einzelbelegungsstatistik Leistungsstatistik Ambulant Leistungsplanung und -nachweise Pauschalleistungen inkl. festzugeordnete Einsatzleistungen Einsatzplan Druck Pflegewochenpläne (div. Versionen) Druck Pflegemonatspläne (div. Versionen) Tourenplanung Tourenplan- inkl. Wirtschaftlichkeitsreport Integration Dienstplan & Tour Tourtyp Intern (Haus, Raum und Bett) Isterfassung Leistung/Zeit/Pflegedoku Übernahme aus Leistungs- o. Einsatzplan Manuelle Leistungserfassung-/korrektur Leistungsnachweisdruck (div. Versionen) FUERFASS - Leistungserfassung PalmPilot FUTURA MOBIL - Erfassung via WIN-CE-Handheld FUTURA TABLETT - Dokuerfassung via Tablett-PC Barbetrag / Taschengeldabrechnung Abrechnung Vorauszahlungen Sonderbuchungen wie Telefon, Fusspflege, ... Sollstellung / Abrechnung / Nachberechnung Kurzzeitpflegeabrechnung Abrechnung gewerblicher Leistungen inkl. MwSt. Abrechnungsprotokoll Zahlungsverbuchungen Rechnungsdruck (Einzel- & Sammelbelege) Fibu-Übergabe inkl. Buchungsprotokoll ELBANK - Elektronische Überweisung/Lastschrift ELDAT - Datenträgeraustausch (§302 SGB V und ab 1.1.2005 §105 SGB XI) A ST MF Assistenten Aufnahmeassistent neue Klienten Wiederaufnahme Klienten Bettenplanassistent Kurzzeitpflegeassistent Verordnungsmanager Serienbriefassistent Stationsmodul (Essen, Abwesenheit) Bewerber- und Interessentenverwalt. Dienstplan Dienstplan und Zuschlagsstundenermittlung Schnittstelle Lohn-/Gehalt Schnittstelle Zeiterfassung Internet-Dienstplan Pflegeplanung & Doku Pflegeanamnese & Pflegeplanung Pflegedokumentation Personaleinsatzplanung Stationär Hilfs- und Systemprogramme Benutzer- und Berechtigungsverwaltung Archivierung Anpassbare Menüs Sicherung / Wiederherstellung Terminüberwachung / Workflow Pflegedoku-Integration Fremdanwendungen 27 NTConsult Informationssysteme GmbH Lanterstraße 9 46539 Dinslaken Telefon: 02064 – 4765-0 Telefax: 02064 – 4765-55 Internet: http://www.ntconsult.de Email: [email protected]
