PPA to-do-Liste: Der unentbehrliche Helfer

PPA
Praxisorganisation
ARBEITSORGANISATION
To-do-Liste: Der unentbehrliche Helfer
von Angelika Schreiber, Hockenheim
| Fast jeder benutzt heute To-do-Listen: ob handgeschrieben auf dem
T­aschen-, Tisch- oder Wandkalender, als App auf dem Smartphone, als
Programm auf dem Computer. Die To-do-Liste verspricht optimales Zeitmanagement, doch was hält sie wirklich? |
Sinn und Zweck der To-do-Liste
Die To-do-Liste kann beruflich oder privat zur Organisation und Strukturierung anstehender Aufgaben genutzt werden. Die schriftliche Fixierung gibt
einen Überblick über die zu bewältigenden Aufgaben und dient gleichzeitig
der Kontrolle. Als einfachste Form ist die Einkaufsliste bekannt. Die To-doListe lässt sich jedoch in vielfältiger Form sowohl als Aufgabenliste des Einzelnen für den Arbeitsalltag als auch zur Planung von Besprechungen oder
Projekten nutzen.
To-do-Listen sind
keine Zeitraffer
MERKE | Unabhängig vom Einsatzgebiet – Arbeitsplatz, Familie, Freizeit – verspricht die To-do-Liste ein hohes Maß an Effizienz und Produktivität. Doch Vorsicht: To-do-Listen können nicht das Wochenpensum auf nur einen Tag komprimieren.
Die Vorgehensweise
Die Form folgt der
Funktion
Das schriftliche Planen ist die Voraussetzung und gibt zunächst einen Überblick über die zu erledigenden Aufgaben. Ob eine einfache To-do-Liste mit
Aufgabe und Termin zur Fertigstellung genügt oder ob die Liste um Dauer
und Zeitbedarf sowie Prioritäten erweitert wird, orientiert sich an den jeweiligen Zielsetzungen und der zu bewältigenden Aufgabe. Auch die Form – ob
handschriftlich, als Excel-Tabelle oder in digitaler Gestalt – bleibt dem Nutzer überlassen.
MERKE | Neben der To-do-Liste als Tagesplan kann die Wochenplanung hilfreich sein. Sie schafft einen größeren Überblick und berücksichtigt langfristige
Termine, Ziele und Prioritäten.
PDF erstellt für Gast am 19.08.2017
Die Rahmenbedingungen berücksichtigen
Eine zügig
abgearbeitete
To-do-Liste motiviert
ungemein
Überlegen Sie, welche Spielräume Ihr Arbeitsplatz zulässt. Wenn Sie eine
Verwaltungs- und Abrechnungstätigkeit ausüben und dazu ein ungestörtes
Büro zur Verfügung haben, selten durch Telefonate oder Kolleginnen gestört
werden, lässt sich eine gut durchdachte und systematisch erstellte To-doListe einschließlich Zeitvorgaben als Tages- oder auch Wochenplan nach
Wichtigkeit und Dringlichkeit zügig abarbeiten. Das motiviert ungemein!
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PRAXISTEAM04-2016
PROFESSIONELL
Praxisorganisation
PPA
Sitzen Sie jedoch an der Anmeldung, empfangen Patienten, bedienen das Tele­
fon, koordinieren Behandlungsabläufe, kommunizieren mit dem Assistenz­
team, sind sozusagen Dreh- und Angelpunkt der Praxis, dann lässt sich kei­
nesfalls das gleiche Pensum an Abrechnungs- und Verwaltungsarbeiten ein­
fach so nebenher bewältigen. Jede Terminvergabe, jedes Telefonat mit einem
Patienten, einer Erstattungsstelle, einem anderen Behandler bringt Ihre Todo-Liste durcheinander oder sprengt sie gar. In diesem Fall kann sie nur A­libi
oder Selbsttäuschung sein.
Die To-do-Liste richtet es schon – oder doch nicht?
Geben Sie sich nicht der Illusion hin, dass das Erstellen einer To-do-Liste
allein schon genügt. Das ungeordnete Aufschreiben unzähliger kleiner und
großer Stichpunkte verschafft keinen Überblick. Steigt daneben die Anzahl
der Lebensbereiche, die von To-do-Listen beherrscht werden – Arbeit, Fort­
bildung, Familie, Kinderbetreuung, Weihnachtsfeier, Sportverein etc. – stän­
dig an, entwickeln sich die Listen selbst zu einer Aneinanderreihung unzähli­
ger wichtiger oder auch weniger wichtiger Aufgaben. Indem sie immer län­
ger und länger werden, sind sie längst zur Last geworden. Allein ihre Pflege
verbraucht wertvolle Zeit. Wird das selbst auferlegte Pensum nie erledigt, so
entwickelt es sich zum unerreichbaren Ziel. Solche To-do-Listen wirken v­öllig
entmutigend.
Ungeordnetes
Aufschreiben vieler
Stichpunkte gibt noch
keinen Überblick
So könnte es gehen!
Die Inhalte sollten strukturiert und exakt geplant werden, in ihrer Gesamtheit
überschaubar. Vielleicht hilft die Planung in verschiedenen Ebenen mit Auf­
gaben und Unterpunkten über größere Zeiträume? Wesentliche Aufgaben,
die zu festen Terminen erledigt sein müssen, lassen sich so langfristig p­lanen
und erledigen.
Inhalte strukturiert
und exakt planen – in
ihrer Gesamtheit
überschaubar
Eine Priorisierung ist in der Regel empfehlenswert, allerdings beinhaltet sie
– ohne Aktualisierung – die Gefahr der Überalterung einzelner Punkte. Man­
ches hat sich möglicherweise schon erledigt. Deshalb sollten die Aufgaben in
Abstimmung mit dem Chef bzw. dem Team regelmäßig mit neuen Prioritäten
versehen, veraltete Aufgaben gelöscht und neue Aufgaben ergänzt werden.
Andernfalls besteht die Gefahr, das Falsche zum falschen Zeitpunkt zu tun.
Als „eiserne“ Regeln gelten:
PDF erstellt für Gast am 19.08.2017
„„ Überschaubare To-do-Listen anlegen (Pufferzeiten einplanen)
„„ Schwierige oder unangenehme Aufgaben zuerst erledigen
„„ Kleinere Aufgaben am Nachmittag erledigen (weniger Konzentration)
PRAXISHINWEIS | Lassen Sie sich nicht ablenken von der neuen Kollegin, den
eingehenden E-Mails, redseligen Patienten, den Neuigkeiten des Chefs, dem
knurrenden Magen, der Müdigkeit oder dem strahlenden Sonnenschein draußen.
Ein gehöriges Maß an Disziplin gehört einfach dazu, um angefangene Arbeiten zu
erledigen und gesteckte Ziele zu erreichen. Viel Erfolg dabei!
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PROFESSIONELL
Disziplin ist der
Schlüssel zum Erfolg
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