ImmoTop2 - Buchhaltungsprogramme.ch
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ImmoTop2® Highlights Modernes und einfaches Bedienkonzept Intuitive Programmführung Effiziente Bewirtschaftungsprozesse Optimiert für Cloud-Betrieb Voll integrierte Buchhaltung Mandantenorientiert Integrierte, anpassbare Word-Vorlagen Tiefe Ausbildungskosten Etablierte Standardsoftware Effizienter Mieterwechselassistent ImmoTop2® 2 Version 2.0, 01.03.2016 1 Basisprogramm ImmoTop2 ist die Neuentwicklung der erfolgreichen ImmoTop-Software von der W&W Immo Informatik AG. ImmoTop2 ist ein Standardprogramm, bietet jedoch grosse Flexibilität und noch effizientere Bewirtschaftungsprozesse. ImmoTop2 ist einfach und intuitiv bedienbar und für den CloudBetrieb optimiert. Aufgrund der schrittweisen Entwicklung verfügt ImmoTop2 noch nicht über alle Funktionen wie die aktuelle Version von ImmoTop. 2 - Allgemein Einfache Navigation über Baumstruktur Favoriten pro Benutzer Globale Suchfunktion nach allen Daten pro Navigationsbaum Mehrere Programmfenster können parallel geöffnet sein Landesindex, Postleitzahlen- und IBAN-Verzeichnis integriert Bewirtschaftung bzw. Buchhaltung auf Mandatsebene Voll integrierte Liegenschaftenbuchhaltung Flexible Basisdaten, teilweise auch flexible Hilfsdaten Übersichtliche Programmstruktur Mandantenübergreifender Personenstamm Frei definierbare Abrechnungsperioden Alle relevanten Daten auf Zeitachsen Beliebig viele Verteilschlüssel für die Nebenkostenabrechnung Export der Leerstände auf Immobilienmarktplätze Etappierte Verarbeitung von Sollstellung, Mahnungen, ESR-Druck und Nebenkostenabrechnung Optimiert für ortsunabhängige Nutzung mit W&W Cloud Aufbau der Stammdaten Mandant Gruppe Gruppe Liegenschaft Objekt Objekt Liegenschaft Objekt Objekt Gruppe Liegenschaft Objekt Objekt Mietverhältnis Mieter Mieter Mieter Mieter Personenstamm ImmoTop2® 3 Version 2.0, 01.03.2016 3 Stammdaten In den Stammdaten werden alle Informationen über die Mandanten, Liegenschaften, Objekte, Personen, Mieter und Mietverhältnisse geführt. Menü-Baum mit Stammdatenübersicht 3.1 Mandant Erfassen aller mandantenspezifischen Informationen wie Mandantenart, Eigentümer, Verwaltungsdauer, sowie die Zahlstellen und Komponenten. Unter Mahnwesen können die Mahnbriefe und die Mahnspesen festgelegt werden. Bei den Nebenkosten werden die Verteilschlüssel und allfällige Grenzbeträge für Nachforderungen und Gutschriften festgelegt. Übernahme von Kontierung , Vorlagen, Spesen und Fristen für Mahnungen aus einem anderen Mandanten. 3.2 Liegenschaftengruppe Liegenschaften mit gemeinsamer Heizzentrale werden einer Liegenschaftengruppe zugewiesen. Dadurch kann eine 2-stufige Heiz- und Nebenkostenabrechnung erstellt werden. 3.3 Liegenschaften Die Liegenschaften enthalten Informationen über die Mietobjekte, Grundstück und Gebäude, Verteilschlüssel, Finanzierung, Versicherungen und Renovationen. 3.4 Objekte Hier sind die Daten über Nebenkosten, Flächen, Dokumente, Vermarktung und eidg. GWR abgelegt. 3.5 Personenstamm Der Personenstamm ist mandantenübergreifend. Eine Adresse wird nur einmal erfasst und steht allen Mandanten zur Verfügung. Die Person enthält alle Adressdaten, Kommunikationsstellen, und persönliche Daten sowie die Zahlstellen. Importieren von Personaldaten aus einer Excel-Datei. ImmoTop2® 4 Version 2.0, 01.03.2016 3.6 Mieter Die solidarhaftenden Personen werden zum Mieter zusammengefasst, dann die Mietersprache, das Inkassoverfahren und der Korrespondenzweg definiert. Der Mieter wird einmal erfasst und dann allen gemieteten Objekten zugewiesen. 3.7 Untermieter Hier werden Untermieter, welche vom Mieter gemeldet werden, erfasst. Diese können anschliessend beim entsprechenden Verhältnis hinterlegt werden. 3.8 Mietverhältnis Im Mietverhältnis werden alle Angaben über Mietvertrag, Kaution, Untermiete und Korrespondenz festgehalten. Danach kann die gewünschte Korrespondenz (Mietvertrag, Begleitbrief etc.) mittels Word-Vorlage einfach erstellt werden. Assistent für den einfachen und schnellen Mieterwechsel Mietvertrag als Word-Dokument ImmoTop2® 5 Version 2.0, 01.03.2016 4 Buchhaltung 4.1 Liegenschaftenbuchhaltung Die voll integrierte Liegenschaftenbuchhaltung wird pro Mandant geführt. Für den Kontoplan stehtdie KMU-Variante zur Verfügung mit frei definierten Perioden, Kontogruppen und Konto. Für jedes Konto kann festgelegt werden, welche Kostenstellen erlaubt sind. Buchungsmaske 4.2 Debitorenbuch Debitorenbuchhaltung für das Mietzinsinkasso. Pro Mieterkonto können Informationen zum Mahnwesen (Mahnsperre pro Mahntyp, Bemerkungen) hinterlegt werden. Ebenfalls können offene Posten manuell ausgeglichen werden. 4.3 Kostenbuch Das Kostenbuch enthält alle Konten für die Nebenkostenabrechnung. Buchen auf dasselbe Konto sowohl auf die Liegenschaftengruppe als auch auf die Liegenschaft. 4.4 Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung für das Führen von Firmenbuchhaltungen inkl. Kostenstellen (mit MWST ab Version 2.2). ImmoTop2® 6 Version 2.0, 01.03.2016 5 Verarbeitungen 5.1 Sollstellung Die Sollstellung erfolgt pro Mandant, über ausgewählte Mandanten oder über das ganze Portfolio. Ein Automatismus erlaubt eine einfache und rasche Sollstellungskorrektur pro Mietverhältnis. 5.2 ESR-Druck Der Druck von ESR mit Formular A4 oder Legal (3 ESR/Seite) erfolgt auf Grund der erfassten Fälligkeit und Komponenten oder auch als Einzelrechnungen mit direkter Verbuchung auf das Debitorenkonto (Debitorenrechnung). 5.3 LSV+ (Lastschriftverfahren Banken Debit direct (Lastschriftverfahren Post) Auf Grund der Mieterangaben kann die Belastungsermächtigung erstellen werden. Anschliessend kann die LSV- und / oder DD-Datei erstellt und eingelesen werden. 5.4 Mahnung Mahnlauf pro Mandant, selektierter Mandanten oder über das ganze Portfolio und über die Auswahl nach Zusammenfassungsart der Mahntypen "nie", "nur gekündigte" oder "immer". Zudem kann nach Schuld "Miete", "Nebenkosten", "Diverses" etc. ausgewählt werden. Der Druck der Mahnung mittels mitgelieferten, anpassbaren Word-Vorlagen. Mahnspesen werden gemäss der gewählten Konfiguration automatisch verrechnet und gebucht. Auswahl Mahnungen 5.5 DTA / EZAG (elektronische Auszahlungsdateien für Bank oder Post) Auszahlung Guthaben auf die Zahlungsverbindung des Mieters. Versand des DTS/EZAG-files via E-Banking oder Yellownet. ImmoTop2® 7 Version 2.0, 01.03.2016 5.6 Datenimport für verbrauchsabhängige Nebenkosten (VHKA) Integrierte Schnittstelle zu allen bekannten Ablesefirmen für den Import der verbrauchsabhängigen Nebenkostenschlüssel. 5.7 Nebenkostenabrechnung Transparente und übersichtliche Abrechnung pro Mandant bzw. pro Heizkreis mit allen Auswertungen pro Kontogruppe, Mieter und Objekt. Pro Mieter gib es eine übersichtliche Abrechnung, erstellt mit separater Wordvorlage für Guthaben oder Nachzahlung mit allen Details. Erstellen der Honorarrechnung für das Erstellen der Nebenkostenabrechnung mittels Word. Einforderung der offenen Beträge via ESR, LSV und DD, Auszahlung mittels DTA und EZAG. 5.8 Mietzinsanpassung Einfache Selektion nach Mandant, Liegenschaft, Objekt, Mieter und Mietverhältnis. Mietzinsanpassung nach allen relevanten Kriterien wie Referenzzins, Index oder Kostensteigerung. Anpassung für alle Komponenten wie Nettomiete, Akonti oder Pauschalen. Berechnung von Vorbehalten in Prozent oder Franken. Direkter Druck des hinterlegten, genehmigten Mietzins-Anpassungsformulars. Mietzinsanpassung Formular 5.9 Export nach Immobilien-Marktplätze Export der Leerstände auf alle bekannten Immobilien-Marktplätze inkl. erfasster Bilddokumente und Informationen aus Liegenschaft und Objekt. ImmoTop2® 8 Version 2.0, 01.03.2016 6 Auswertungen Viele Listen und Auswertungen über Mandant, Liegenschaft, Objekt, Mieterspiegel, Bilanz, Erfolgsrechnung, Kontoplan, Kontoauszüge und Debitorensalden. Serienbriefe via Wordvorlage an Mieter oder Personen. Alle Listen und Auswertungen sind speicherbar als PDF, HTML, RTF, XLS, CSV etc. Einzelne Listen verfügen über eine Drilldown-Funktion. Das heisst, von der Liste kann direkt auf die gewählten Daten zugegriffen werden. Auswertung Mieterspiegel Mieterspiegel nach Periode ImmoTop2® 9 Version 2.0, 01.03.2016 7 Optionen 7.1 Verwaltung von Stockwerkeigentum Bewirtschaftung von Stockwerkmandaten inkl. Kostenverteilung und Budgetierung. Führen von mehreren Erneuerungsfonds pro STWEG. Druck von Steuerausweisen für Vermögenswerte und Unterhalt. 7.2 Unterhaltskartei Unter den Mandanten, Liegenschaften wie auch Objekten können technische Anlagen, Geräte und Unterhaltsarbeiten erfasst werden. Für die erfassten Daten stehen verschiedene Auswertungen zur Verfügung. Direkte Anfragen und Aufträge via Word an Lieferanten oder Handwerker erstellen. 7.3 Schnittstellen 7.3.1 Drittmeldepflicht Melden von Mieterwechsel via Schnittstelle auf das zentrale Portal der Bundesverwaltung und an die kommunale Einwohnerkontrolle. 7.3.2 Export nach W&W Wohnungsprotokoll Mit dieser App können Sie das Protokoll einer Wohnungsübergabe elektronisch auf Ihrem oder Windows Tablet (ab Win 8) erstellen. Kostenloser Test-App im Windows8-Store, Download Handbuch auf unserer Website. 8 ImmoTop2®Cloud ImmoTop2 Cloud für Standort- und Plattform unabhängigen Betrieb. ImmoTop2® 10 Version 2.0, 01.03.2016 9 Software-Wartungsvertrag Software Kostenlose Programmupdates über das Download-Portal Preisvergünstigungen auf Programm-Kursen und Formularen Hotline Direkte Telefonnummer zur ImmoTop2 Hotline Kostenlose Hotline Generell höhere Priorität Konditionen Der Software-Wartungsvertrag gilt ab Vertragsbeginn bis auf Ende des darauf folgenden Kalenderjahres und verlängert sich, ohne Kündigung, nach Ablauf jeweils automatisch um 12 Monate. Die Jahresgebühr wird in % des Lizenzpreises gemäss Preisliste berechnet. 10 Datenbank Sybase SQL Anywhere Einfache Konfiguration und Verwaltung Zugriff aus allen ODBC-fähigen Programmen (MS-Word, MS-Excel, MS-Access usw.) 11 Hardware- und Systemvoraussetzungen Arbeitsstationen, Server, Drucker Die aktuellsten Hardware-Voraussetzungen und die Kompatibilität zu Drittsoftware sind auf unserer Website publiziert. Datensicherung Die Datensicherung ist Sache des Kunden. Die Kompatibilität mit den Backup-Systemen, welche die W&W Immo Informatik AG unterstützt, muss individuell abgeklärt werden. Platzbedarf ImmoTop2 Installation ca. 1 GB Festplattenspeicher. Remoteverbindung Wird von externen PCs oder Netzwerken über Internet mit dem ImmoTop2 und der Datenbank gearbeitet, ist die Infrastruktur durch den Hardwarelieferanten und den gewählten Provider zu gewährleisten. Die Internetverbindung VPN (Virtual-Private-Network) darf bei geöffnetem Programm nicht unterbrochen werden. Nach jedem Unterbruch ist jeweils das Programm durch den Anwender neu zu starten. ImmoTop2® 11 Version 2.0, 01.03.2016
