hv-quest - Computershare

HV-QUEST
› PROFESSIONELLES FRAGENMANAGEMENT MIT SYSTEM.
FACT SHEET
Für die Fragen der Aktionäre sind Sie nicht verantwortlich – aber
für die Antworten. Sichern Sie Ihrer HV maximale Transparenz
durch eine moderne und komfortable Systemlösung!
HV-Quest ist ein informatives
System zur Strukturierung
und Verwaltung von Fragen
und Antworten vor und
während der Hauptversammlung. Es bietet einen konsequenten Workflow vom Wortmeldetisch bis zur Bühne, der sich
ganz nach Bedarf auch individuell zusammenstellen lässt:
Wir konzipieren für Sie ein
individuelles, speziell auf die
Bedürfnisse Ihrer Hauptversammlung abgestimmtes
Netzwerk in beliebiger Größe.
HV-QUEST – ALLE FUNKTIONEN IN EINEM.
In jedem Fall bietet HV-Quest
höchstmögliche Transparenz.
Der aktuelle Status aller Fragen
kann jederzeit festgestellt werden. Die Fragen und Antworten lassen sich optimal koordinieren und bedarfsgerecht
steuern.
› Mehrsprachigkeit bei der Menüführung und der Anlage des Frage-Antwort-Archivs.
› Möglichkeit, verschiedene Archive anzulegen und zu pflegen (mit Autorenschutz für
sensible Unternehmensdaten). Die Fragen und Antworten lassen sich nach Unternehmen,
Unternehmensbereichen und Themen strukturieren.
› Organisatorische Grundstrukturen für die effiziente Bearbeitung der Aktionärsfragen –
vom Wortmeldetisch über die Erfassung der Fragen bis zum Antworttext.
› Übersichtliche Verwaltung der Wortmeldungen und Wortmelderunden.
› Detaillierte Berechtigungsstruktur: Je nach Aufgabe im Q&A-Team werden dem Nutzer
nur die Masken und Funktionen zur Verfügung gestellt, für die der Zugriff autorisiert ist.
› Frage-Antwort-Archivfunktionen mit integrierter Volltextsuche per Drag & Drop sowie gezielte Archivsuche über spezielle Filter.
› Permanente Übersicht der Benutzer- und Fragen-Antworten-Status, auch je Redner.
› Umfangreiche Formatierungsmöglichkeiten der Texte.
› Möglichkeit, externe Dateien einzubinden (z. B. aus Word oder Excel).
› Integrierter Dokumenten- und Listengenerator zur individuellen Formulargestaltung.
› Übersetzer-Screen: Speziell für die Übersetzung steht eine entsprechende Frage-AntwortMaske zur Verfügung.
Machen Sie noch mehr aus HV-Quest:
Über die Hauptversammlung und Archivführung hinaus kann das System auch für
Bilanzpressekonferenzen, Analystenmeetings und Roadshows genutzt werden.
CERTAINTY
INGENUITY
ADVANTAGE
HV-QUEST – HÖCHSTMÖGLICHE TRANSPARENZ IM HV-ABLAUF.
BÜHNE
WORTMELDETISCH
Verlesen der Antworten anhand von
Vorleseblättern oder direkt von Touchscreens durch Einsatz von HV-Stage
Führen der Wortmeldeliste, Aktivieren des
aktuellen Redners
AUSGANGSKOORDINATOR
Prüfung und Druck der beantworteten
Fragen, Weiterleitung an die Bühne in
Papierform oder elektronisch
FRAGENERFASSER
HV QUEST DATENBANK MIT DEM
FRAGE-ANTWORT-ARCHIV
Erfassung der gestellten Fragen, z.B. durch
professionelle Stenografen
EXPERTENTEAMS
EINGANGSKOORDINATOR
Beantwortung der Fragen direkt oder
mit Hilfe des Archivs, Weiterleitung zur
Prüfung
Klassifizierung der Fragen, Weiterleitung
an die Expertenteams
HERZSTÜCK VON HV-QUEST: DIE DATENBANK MIT DEM FRAGE-ANTWORT-ARCHIV.
Informationen auf Abruf.
HV-Quest bietet die Möglichkeit der unternehmensspezifischen Anlage von mehreren
Archiven, die parallel gepflegt werden können. Damit eignet es sich hervorragend zum
Einsatz als interne, das ganze Jahr über nutzbare Info-Datenbank. In den Archiven wird
jeder Eintrag in mehrere Ebenen eingeteilt, wobei die Gliederung den jeweiligen Unternehmensstrukturen folgt.
Auf diese Weise lassen sich schon vor der Hauptversammlung häufig gestellte und erwartete Fragen in einer Datenbank erfas-sen und die Antworten in Ruhe formulieren. Dabei
besteht auch die Möglichkeit, Word- und Excel-Dateien einzufügen. Während der Hauptversammlung stehen diese Informationen dann mit Hilfe der Volltextsuche im Handumdrehen zur Verfügung.
ARCHIVSTRUKTUR
ARCHIVE
z.B. HV-Jahre oder Abteilungen
FIRMA
z.B. Tochterfirma oder organisatorisch selbstständige Unternehmenseinheiten
Die Daten wachsen mit.
Ein weiterer Vorzug: Fragen und Antworten vergangener Hauptversammlungen können
archiviert, aktualisiert und neu zusammengestellt werden. Spezielle Bearbeitungskennzeichen sorgen dabei für komfortables Arbeiten. So entwickelt sich im Lauf der Zeit ein
umfangreicher, strukturierter und ständig aktueller Datenbestand.
BEREICH
z.B. nach
Ressortverteilung oder
nach Abteilungen
THEMA
z.B. Bilanz,
Aktienkurs
Unterhalb dieser Ebene werden
Schlagwörter jeder einzelnen
Frage zugeordnet
COMPUTERSHARE UNTERSTÜTZT SIE MIT UMFASSENDEM SERVICE.
VOR DER HV
Beratung zum optimalen Systemeinsatz mit individuellem Aufbauplan.
Installation eines HV-Quest-Systems in Ihrem Unternehmen für Schulungen und zur
Archivpflege.
Individuelle Mitarbeiterschulungen, speziell abgestimmt auf die jeweiligen Funktionen
im Systemablauf.
Vermittlung professioneller Stenografen für die Fragenaufnahme und Erfassung im
System.
Eingabe eines von Ihren Fachabteilungen erarbeiteten Frage-Antwort-Katalogs ins
Archiv.
Installation eines lokalen Netzwerks am Veranstaltungsort einschließlich Systemcheck
und Generalprobe.
Überwachung des Systemablaufs und Unterstützung Ihres Q&A-Teams durch erfahrene
HV-Quest-Berater von Computershare.
WÄHREND DER HV
Laufende Kontrolle des Netzwerks durch unsere qualifizierten IT-Berater.
Technische Absicherung des Systems durch gespiegelte Serversysteme und
unterbrechungsfreie Stromversorgungen.
Online-Datensicherungen.
NACH DER HV
Datensicherung – Bereitstellung und Auswertung der HV-Daten.
Gemeinsame Analyse des HV-Ablaufs und Erarbeitung von Verbesserungsvorschlägen.
Nachbearbeitung und Optimierung des Frage-Antwort-Archivs durch die Fachabteilungen.
HV-QUEST – DIE MODERNE ART, SICH VORSPRUNG ZU SICHERN.
Agieren Sie noch souveräner.
Fragen und Antworten werden vor der
Hauptversammlung in Ruhe vorstrukturiert und erarbeitet. Damit sinkt während
der Hauptversammlung das Risiko unvollständiger oder nicht ausreichend
durchdachter Aussagen.
Gewinnen Sie Zeit.
Die Hauptversammlung lässt sich professioneller und zügiger abwickeln, da auch
umfassende Antworten schneller vorliegen. Viele Informationen sind bereits im
System hinterlegt und können aktuell zusammengestellt und ergänzt werden. Sie
müssen also nicht während der Hauptversammlung unter Zeitdruck aus zahlreichen Aktenordnern zusammengetragen werden.
tung vollständig dokumentiert. Eine Historienführung verdeutlicht darüber hinaus
den Frage-Antwort-Workflow im Detail.
Nutzen Sie den Langzeiteffekt.
Mit der Zeit entsteht ein Archiv, das – bei
entsprechender Pflege – sowohl auf Hauptversammlungen als auch bei Pressekonferenzen und Analystentreffen für nahezu
alle Fragen die passenden Antworten
bereithält.
Rechnen Sie mit mehr Komfort.
Da für jede Funktion im Q&A-Team grundsätzlich nur eine spezielle Maske nötig ist,
lässt sich das System denkbar einfach bedienen. Der Schulungsbedarf reduziert
sich dadurch auf ein Minimum.
Optimieren Sie das Backoffice.
Verbessern Sie die Übersicht.
Die Koordinatoren haben jederzeit eine
laufende, detaillierte Kontrolle über Status und Inhalt der Fragen und Antworten
aller Redner. Der Status der Fragen wird
von der Wortmeldung bis zur Beantwor-
Gehen Sie auf Nummer Sicher.
Das gesamte Netzwerk ist mit gespiegelten Servern und unterbrechungsfreier
Stromversorgung ausgestattet. Während
der Hauptversammlung überwacht mindestens ein IT-Berater von Computershare
das System.
Sparen Sie Platz.
Durch den Einsatz kompakter Systeme mit
Flachbildschirmen wird HV-Quest den eingeschränkten räumlichen Gegebenheiten
einer Hauptversammlung gerecht.
Kommunizieren Sie vielsprachig.
Durch die mehrsprachige Menüführung
und einen speziellen Übersetzerscreen
können auch fremdsprachige Antworten
in den HV-Ablauf integriert werden.
Durch den stringenten Workflow wird im
Backoffice in einer ruhigen, konzentrierten
Atmosphäre gearbeitet. Auf Wunsch lässt
sich HV- Quest auch gleichzeitig von
verschiedenen Standorten aus bedienen –
zum Beispiel mit Fragenerfassern am Ort
der HV und den Experten in der Firmenzentrale.
Bei gleichzeitigem Einsatz unserer Software HV-Stage ist sogar ein papierloser Ablauf garantiert:
HV-Stage das professionelle Bühnen-Informations- und -Kommunikationssystem, bietet den Bühnenmitgliedern eine
schnelle und komfortable Übersicht aller relevanten Informationen anhand von Touchscreens direkt auf der Bühne.
Computershare HV-Services AG
Carl-Zeiss-Str. 6/8
D-85247 Schwabhausen
CERTAINTY
INGENUITY
ADVANTAGE
Tel.:
+49 (0) 8138 . 93 06 - 10
Fax:
+49 (0) 8138 . 93 06 - 11
E-Mail: [email protected]
Computershare GmbH
Prannerstr. 8
D-80333 München
www.computershare.de