Work flow-Ma na ge ment in Me dien pro duk tio nen

Workflow
TV
J. PAECH, FKTG; T. SOPPA
Workflow-Management
in Medienproduktionen
Die Anforderungen an Medienunternehmen steigen technikbedingt kontinuierlich. Workflow-ManagementSysteme unterstützen universell beliebige Arbeitsprozesse, reduzieren
Komplexität und sichern Qualität
dauerhaft. Ob es sich um Nachrichtensendungen, Unterhaltungsshows
oder Filmproduktionen handelt, man
findet Planer, Sekretärinnen, Redakteure, Kameraleute, Cutter, Bühnenbauer, Beleuchter und andere, die
sich mit unterschiedlichsten Hilfsmitteln (Telefon, Formular, Fax, Mail,
Excellisten) und Softwareprodukten
aufwendig organisieren. Früher hat
man auf ein Sendeformat hingearbeitet; heute sind Auswertungen fürs Internet, Digital-TV, Radio, Internet,
SMS/WAP/i-mode, VHS und DVD üblich. Begriffe wie Workflow, Prozessoptimierung und Applikationsintegration sind gefragt. Der Beitrag behandelt überblickshalber eine moderne,
softwarebasierter Ablaufplanung und
-steuerung.
Joachim Paech
Tobias Soppa
Dr. Joachim Paech ist Projektmanager bei
der T-Systems GmbH, Media & Broadcast in
Bonn.
Tobias Soppa ist geschäftsführender Gesellschafter der CEITON technologies GmbH in
Leipzig.
1. Typische Arbeitsabläufe in
Rundfunk und Produktion
Trotz aller Individualität lassen sich
doch Regelmäßigkeiten in den meisten
Produktionsabläufen erkennen, die sich
teilweise mehrfach täglich wiederholen.
Die Abläufe werden durch eingespielte
Teams sichergestellt und leben somit von
der Erfahrung und dem Know-how der
Team-Mitglieder. Gelegentlich sind diese
Prozesse auch schon formal dokumentiert
— zum Beispiel in ISO9000-Prozesshandbüchern oder in einfacheren Aufgabenbeschreibungen. In der Regel sind
diese Abläufe nicht intendiert entworfen,
sondern mit der Zeit gewachsen.
Beginnen könnte ein grober Beispielprozess etwa mit der Idee eines Redakteurs zu einem Beitrag, die dann eine Reihe weiterer Arbeitsschritte nach sich zieht,
wie zum Beispiel eine Diskussion in der
Redaktionskonferenz, darauf folgender
Recherche, EB-Teameinsatz, Editing, Abnahme, Playout und natürlich Archivierung. Jeder dieser Schritte kann weiter gegliedert werden und setzt eine Reihe von
Schnittstellen voraus: Ressourcenprüfung
und Buchung in der Disposition, Planung
im Redaktionssystem, EDL-Transfer und
Schnitt, Kommentierung und Rückmeldung an die planenden Systeme bis hin
zur Automation, wenn der Beitrag gesendet werden sollte.
Ähnlich verhält es sich bei einem LiveInterview im Studio. Nach der Entscheidung — zum Beispiel einen Gast in der
Sendung zu befragen — schließen sich
zwangsläufig Koordinationsaufgaben an,
wie Benachrichtigung von Fuhrpark und
Empfang, Übergabe von Adresse und Telefonnummer, Informationen an Kamera,
Beleuchtung und Maske, Beauftragung eines Journalisten, Fragen vorzubereiten
und abzustimmen usw.
Aber auch kleine, scheinbar triviale
Prozesse sorgen bei hoher Frequenz für
Aufwand und Ressourcenbindung. Solch
FERNSEH- UND KINO-TECHNIK – 57. Jahrgang – Nr. 6/2003
ein kleiner Ablauf wäre zum Beispiel die
Planung und Realisierung von Crawls
(Lauftexteinblendung) in Sendungen. Es
beginnt auch hier mit der Formulierung
der Idee für eine Gewinnspieleinblendung
oder Untertitelung, der weiteren Bearbeitung und Genehmigung (gegebenenfalls
Rückstellung oder Überarbeitung) der Eingabe von Timecodes und Seitennummern
(Bild 1) für den Schriftengenerator und
danach der Löschung und einer Auswertung. Das ist eindeutig ein immer wiederkehrender trivialer Prozess, der aber ohne
Standardisierung und ohne unterstützendes System zu einer aufwändigen Angelegenheit werden kann, weil er oft vorkommt
und sich dabei verschiedene Menschen
absprechen müssen.
Dabei beschränken sich solche einfachen Prozesse keineswegs auf medienspezifische Anwendungen, sondern sind
in ganz banalen, überall vorkommenden
Verwaltungsaufgaben, wie etwa Urlaubsanträgen zu finden. Schon bei ein paar
hundert Mitarbeitern wird die zentrale Koordination zur Papierflut.
Um bei dem kleinen Crawl-Beispiel zu
bleiben: Workflow-Management bedeutet
zunächst einmal nichts weiter, als dafür zu
sorgen, dass einem Mitarbeiter für seinen
Crawl-Vorschlag ein entsprechender
Screen im System zur Verfügung steht,
und die darin erfassten Informationen
dann in einer aufbereiteten Form dem verantwortlichen Sendekoordinator automatisch zugestellt werden. Dieser erteilt elektronisch sein Einverständnis und die
Workflow-Engine (Bild 2) sorgt dafür,
dass die Timecodes von einem anderen
Mitarbeiter eingetragen werden können.
Sobald also ein Mitarbeiter einen Prozess
angestoßen hat, sorgt das Workflow-System dafür, dass die nachfolgenden Aufgaben zur richtigen Zeit von den richtigen
Mitarbeitern korrekt durchgeführt werden
— bis also schlussendlich die Einspielungen der Crawls vorgenommen worden
sind.
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Workflow
TV
Bild 1 (oben links).
Mitarbeiter bearbeiten
einen Job in frei
definierbaren Masken
Ergebnisse bisheriger
Implementierungen
Bild 2 (oben rechts).
Workflow-Engine zur
Koordination der
Aufgaben eines
Prozesses
Dezentrale Formulare und WordDokumente
— Zentrale einheitliche Basis für
alle Datenarten
Bild 3 (links).
Disposcreens
können Prozesse
unterschiedlich
darstellen
Damit können sich Mitarbeiter auf ihre
eigentlichen Tätigkeiten konzentrieren
und müssen sich weniger um Ablaufsteuerung und Koordination kümmern,
was effektiv und bequem ist.
Bei komplexeren und umfangreicheren
Prozessen, wie etwa einer Nachrichtenerstellung sind natürlich mehr Funktionalitäten, ausgefeiltere Workflows und einige
Schnittstellen nötig. Eine Funktion ist etwa
die Integration von Dokumenten- und einfachem Content-Management, damit nicht
Maske 2
2. Workflows und die Rolle der
Disposition
Keine umfassenden und aktuellen
Informationen
— Produktion bis ins Detail vollständig transparent
Im Gegensatz zu statischen Abläufen,
wie sie beispielsweise in der Verwaltung
oder in Banken und Versicherungen vor-
Realmaske: 101
1402 [>5]
Realmaske: 100
Maske 3
=5
Realmaske: 100
1400
V
<5
Maske 4
Permanente Abstimmung über Projekte zwischen allen Mitarbeitern
— Workflowsystem übernimmt die
exakte Koordination
Kein systematisches Qualitäts-Management (QM)
— QM und Tracking ist integrativer
Bestandteil von Prozessen
>5
1400
Aufwändige manuelle Disposition in
Excel und Outlook
— Transparente unterstützende und
teilautomatisierte Disposition
nur Formulare bearbeitet, sondern auch
Ideen und Konzepte über normale OfficeDokumente oder Bilder weltweit einheitlich
ausgetauscht werden können.
1401 [<4]
Maske 1
vorher und nachher
Realmaske: 102
1403 [’A%’]
1404 [<>24]
1404 [<>30]
Maske 5 Realmaske: 2000
(2000) Lable: Der
Workflow ist fertig!
Änderungen in Arbeitsweisen mit
Aufwand und Fehlern verbunden
— Änderungen können reibungslos
und sauber implementiert werden
Installation von diversen Programmen auf den Client-PCs bzw. ZweitRechner
— Webbrowser genügt und sichert
Investitionen und Gewährleistungen
Aufwändiges Backup verschiedenster Rechner
— Zentrales einfaches Backup aller
Daten und Dokumente
Komplexe intransparente Prozesse
— Vereinfachte modulare Strukturen
Bild 4. Masken mit einer einfachen Split- und Join-Abhängigkeit
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Workflow
TV
3514
514
Export an
Redaktionssystem
94
3001
100
Beitragsmaterial
bestellen
50
110
3513
513
Export an
Leitungsdisposition
174
3002
101
externen Beitrag
erstellen
51
111
3003
102
Überspielzeit
klären
57
112
93
173
3004
103
Bestellung Leitung
57
112
3006
105
Beitrag
aufzeichnen
55
113
3511
511
Qualitätskontrolle
91
171
3258
309
LoRes-Kopie
erstellen
73
148
3000
1
Beitragsrecherche
2
100
3151
203
fertigen
Beitrag bereitstellen
63
3312
406
Erzeugung der
Keyframes
121
77
156
3259
310
Spracherkennung
74
3300
400
Beitragsproduktion
aus Archivmaterial
2
150
3302
401
EDL zum NLE
senden
74
151
3306
403
Material
einlesen
75
153
3308
404
Schnitt des
Beitrages
76
154
149
3310
405
MAZ-Karte
drucken
76
155
Bild 5. Einfaches Teilworkflow-Beispiel einer Beitragsproduktion
kommen, sind Abläufe in der TV-HörfunkProduktion meist komplexer und immer individueller, kreativer und damit auch
schwieriger zu planen und zu standardisieren. Aus diesem Grund sind moderne
Systeme in der Lage, sich dynamisch an
die spezifischen bzw. persönlichen Abläufe anzupassen, ohne nur stur einem
vorgegebenen Ablauf zu folgen.
Damit die Tätigkeiten der Workflow-Engine trotz vieler einzelner Arbeitsschritte
transparent und planbar bleiben, lassen
sich alle Tätigkeiten in der Disposition
(Bild 3) in verschiedenen Sichten überwachen und bei Bedarf manuell nachsteuern.
So erfüllen Workflow und Disposition
gleich zwei Funktionen:
1. ortsunabhängiges Monitoring aller
ablaufenden Prozesse und
2. Koordination von dezentralen Aufgaben über eine zentrale Steuerungsinstanz.
Da in einem Produktionsprozess nicht
nur Mitarbeiter ihre Informationen und Eingabemasken von der Workflow-Engine erhalten, sondern auch an vielen anderen
Systemen gearbeitet werden muss (Editing, Newsroom, Redaktionssystem, Playout, Archiv usw.), kommt eine weitere
wichtige Aufgabe für ein Workflow-System
hinzu:
3. die Anwendungsintegration.
Kommt ein Redakteur oder ein EBTeam etwa vom Außendreh ins Studio
zurück und lässt das Material auf ein Serversystem einspielen, so kann der Ingest
vom Operator in einer einfachen Maske
bestätigt werden. Das System visualisiert
entsprechend den Status, stößt das Erzeugen einer Browsing-Kopie an, erteilt
Sichtungsaufträge,
reserviert
einen
Schnittplatz und gibt die weitere Bearbeitung für den Beitrag frei.
In der Regel gibt es daher einige Prozesse, die elektronisch abzubilden sind,
damit die Arbeit überschaubarer und einfacher wird. Insbesondere bei 24Stunden-Produktionen, bei denen im 3Schicht-Betrieb gearbeitet wird, müssen
alle Informationen transparent und für alle
leicht zu finden sein — egal ob am Arbeitsplatz nebenan, im Übertragungswagen vor Ort oder von externen Zulieferern.
3. Beschreibung von Workflows
Grundsätzlich bestehen Workflows aus
zwei Komponenten:
1. Beschreibung von Funktionen (zum
Beispiel Screens/Masken für Mitarbeiter oder Schnittstellen für Maschinen und Software-Systeme) und
2. Strukturen dieser Funktionalitäten
(Bild 4), also den Regeln, die die Abhängigkeiten untereinander und voneinander beschreiben.
Die Beschreibung der Funktionen kann
über graphische Frontends durchgeführt
werden, ähnlich wie beim Customizing
von Applikationen. Alle nötigen Daten
(Feldtyp, Wertebereich, Speicherort, Koordinaten, Berechtigungen usw.) werden in
der Datenbank in einem Repository abgelegt.
Die Struktur der Workflows kann mathematisch als Petri-Netz oder einfach als
‘Array von Regeln’ ebenfalls in der Datenbank gespeichert werden. Tritt ein Ereignis ein (zum Beispiel Speichern einer
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Maske oder Empfang eines XML-Files),
wird von der Workflow-Engine geprüft, ob
zugehörige Regeln erfüllt werden und
damit eine Aktion verbunden ist. Dass diese Darstellung bei dynamischen Masken
und sich anpassenden Workflows mit Rollbackfunktionalität usw. etwas vereinfacht
ist, versteht sich von selbst.
Wenn ein Teilprozess unter Normalbedingungen beispielsweise erst weiterbearbeitet werden kann, wenn der Qualitätscheck erfolgreich war oder bestimmte
zwingende Eingaben erforderlich sind,
kann das System damit automatische
Kontrollmechanismen übernehmen und
beispielsweise Zeit oder Kosten überwachen. So kann die Vollständigkeit und Validität von Eingaben sichergestellt werden,
und durch Informationsverteilung wird
prozessweit
Mehrfacherfassung
von
Informationen vermieden.
Bei Einführung einer Workflow-Management-Lösung müssen zunächst einmal
die zu verbessernden Arbeitsabläufe identifiziert und erfasst werden (Bild 5). Mit
diesen Informationen kann dann ein
Workflow konzipiert werden, der im Detail
die Funktionen und Abhängigkeiten in der
richtigen Form entsprechend den Anforderungen enthält. Diese beiden Schritte
stellen in der Regel die größte Herausforderung dar und werden entweder von Prozessbeauftragten in den Unternehmen
selbst oder von auf Prozesse spezialisierten Beratungshäusern durchgeführt. Sind
diese theoretischen Vorarbeiten geleistet,
folgt die technische Implementierung der
Workflows in der jeweiligen Workflow-Beschreibungsform und die Anpassung der
Schnittstellen.
737
Workflow
TV
4. Applikationsintegration
Wie bereits erwähnt müssen eine Vielzahl von Systemen miteinander arbeiten,
das heißt auf gemeinsame Datenbestände zugreifen und Informationen austauschen. In der Regel geschieht das durch
direkte Schnittstellen der Programme oder
manuelle Eingabe bzw. Neuerfassung von
Daten. Letzteres sollte aber immer vermieden werden, weil es fehleranfällig, inneffizient und frustrierend für den Bearbeiter ist. Aber auch direkte Schnittstellen
sind nicht der Königsweg. Dafür gibt es
eine Reihe von Gründen:
1. Eine any-to-any-Verbindung von
acht Systemen hat bis zu 28 Schnittstellen. Läuft der Verkehr jedoch
über einen Message-Broker, braucht
man nur acht Schnittstellen (Bild 6).
2. Im Workflow-System können Regeln
zur Transformation von Daten hinterlegt werden, die abhängig von Prozess-Stati und weiteren Variablen
sind, anstatt einfach nur Daten
auszutauschen.
3. Zentrale Schnittstellen sind einfacher
zu warten, als dezentrale Schnittstellen, bei denen die Schnittstellenlogik
in den Applikationen liegt.
4. Wenn man beliebige Schnittstellen
im Message-Broker des WorklfowSystems selbst verarbeiten kann,
macht man sich weniger abhängig
von Herstellern.
Applikationen können sich somit auf
die Bereitstellung von Funktionen konzentrieren, anstatt sich mit Prozessfunktionen
und Interoperabilität zu x-beliebigen
Fremdsystemen zu beschäftigen. Es
reicht eine universelle Schnittstelle, die
natürlich standardisiert am wenigsten Arbeit bereitet. Die Integrationsfähigkeit wird
so grundsätzlich auf der Seite des Workflowsystems erwartet.
Als Schnittstelle werden verschiedene
Verfahren unterstützt, von denen einige
kurz angerissen werden sollen. Der Austausch von ASCII-Dateien (asynchron)
zum Beispiel über ein Filesystem ist das
am häufigsten verwendete Verfahren wegen seiner Einfachheit (XML), Universalität und Kompatibilität. Ein datenbankbasierter Austausch auf spezielle Tabellen
über Datenbankebene/SQL (asynchron)
ist wegen seiner Transaktionssicherheit
und automatischen Validitätsprüfung sehr
sicher, wird aber oft von den Herstellern
nicht erlaubt. Ein akzeptiertes Verfahren
ist der Austausch von Daten über SMTP
(asynchron), zumal man auch über zeitweilige Offline-Verbindungen kommunizieren kann. Jedoch sind Zustellzeiten nicht
kontrollierbar, was den Einsatz auch auf
738
Nutzen von Workflows
— Durchgängige Unterstützung des gesamten Wertschöpfungsprozesses
Völlig frei definierbare Workflows können beliebige Arbeitsabläufe und Arbeitsschritte abbilden. Damit erfüllt das System auch die wichtige Forderung
nach Investitionssicherheit in flexiblen Märkten.
— Erhöhung der Transparenz im Unternehmen für Management, Mitarbeiter
und Kunden
Für die Verantwortlichen wird die elementare Funktion des Realtime-Monitoring erfüllt und Mitarbeiter verstehen intuitiv den Gesamtprozess mit seinen
Zielen und dem aktuellen Status.
— Verbesserung der Steuerungsmöglichkeiten
Änderungen im Workflow können einfach und sofort realisiert werden - und
zwar ohne aufwändige Einweisung von Mitarbeitern und erneute Definition
von Formularen oder Schnittstellen.
— Standardisierung von Prozessen, Prozesszeiten und Dokumenten
Standardisierung bringt Kontinuität in komplexe Prozesse und ist damit ein
wichtiges Werkzeug zur Qualitätssicherung und Planung.
— Senkung der Prozess- und Kommunikationskosten
Überflüssige Absprachen, Nachfragen, Formulare, Faxe, Mails usw. können
reduziert werden, wenn das System die wichtigen Informationsflüsse regelt.
So wird arbeiten stressfreier und Kommunikation entspannter.
— Vermeidung von Fehlern bei der Leistungserstellung
Eine effektive Steuerung des Qualitätsmanagements durch Workflows vermeidet Fehler oder visualisiert sie rechtzeitig.
— Optimierung von Durchlaufzeiten
Reibungslos ineinander greifende und vom System koordinierte Arbeitsschritte reduzieren Produktionszeiten.
— Ermöglichung von IT-gestützten Auswertungen
Alle während eines Prozesses gesammelten Daten können automatisch archiviert werden und stehen für individuelle Auswertungen zur Verfügung.
Bild 6.
Vereinfachung der
Schnittstellenvielfalt
durch einen Broker
Process
Message
Broker
Any-to-Any-
Sternverbindung
mit bis zu 28 Verbindungen
mit maximal 8 Verbindungen
nicht zeitkritische Schnittstellen beschränkt. Daten über HTTP/HTML (synchron) auszutauschen wird immer üblicher
— es ist ein unkompliziertes Verfahren,
auch über weite Entfernungen durch Firewalls usw. einsetzbar und auch Verschlüsselung ist per SSL sehr einfach möglich.
Funktionsaufrufe (synchron) sind der direkteste, aber auch speziellste Weg (zum Beispiel über SOAP, COM+ oder CORBA)
und werden nur bei stark integrierten Systemen eingesetzt. So gibt es eine Reihe
weiterer Schnittstellentypen, die zum Beispiel verteilte Transaktionen beherrschen,
was manchmal sehr sinnvoll sein kann. In
der Praxis kommen die unterschiedlichsten
Varianten und Mischformen zur Anwen-
dung, wie etwa der Austausch von XML-Files über Mails. Sie alle haben unterschiedliche Eigenschaften bezüglich Universalität,
Einfachheit, Skalierbarkeit, Verfügbarkeit,
Leistungsfähigkeit usw. und müssen deshalb von Fall zu Fall differenziert betrachtet
werden. Wenn Bandbreite keine Rolle
spielt, ist die Verwendung von XML-Formaten heute sicherlich zu empfehlen, weil sie
maschinell einfach zu verarbeiten und
selbsterklärend aufgebaut sind.
5. Flexibilität der Architektur
Ein Workflow-Management-System ist
eine Software, die auf einem oder mehre-
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Workflow
TV
ren Servern installiert wird und über unterschiedlichste Interfaces (Schnittstellen)
verfügt: zum Beispiel ein vollständiges
und dynamisches User-Interface für Menschen oder XML-Schnittstellen (wie MOS)
zu anderen Applikationen und Maschinen.
Das System läuft zentral und kommuniziert unter anderem über TCP/IP und erfordert grundsätzlich keinen Eingriff in die
bestehende Infrastruktur — weder auf
Server-, noch auf Client-Seite.
Moderne Software wird heute mindestens in einer ‘3-tier-architecture’ entwickelt, das heißt, man trennt das GUI von
der Applikationslogik und die wiederum
von der Datenbank. Das GUI sollte auch
nicht fest definiert sein, sondern sich aus
„anpassbaren“ (customizable) Daten aus
der Datenbank (Repository) ableiten. So
können sich Unternehmen ihre eigenen
Applikationen zusammenstellen, und bei
Bedarf ist das GUI sogar komplett austauschbar. Die Oberfläche sollte webbasiert sein, damit dezentral und ohne Installationsaufwand produziert werden kann,
und auch im Außendienst oder durch
externe Mitarbeiter problemlos am
Workflow teilgenommen werden kann.
Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit
(zum Beispiel durch Verfügbarkeits-Cluster) werden durch die komponentenbasierte Architektur erreicht, die eine nahezu
beliebige Verteilung von Applikationsteilen
unkompliziert ermöglicht.
6. Schlussbetrachtung
Durch ein Workflow-System lassen
sich beliebige Prozesse modellieren und
verwalten. Workflow-Management bedeutet Koordination, Integration und gleichzeitig Monitoring aller Jobs.
Damit ist Workflow-Management nicht
nur Bestandteil der Automation von Playout-Servern, Telepromptern, MAZen,
Schriftgeneratoren, Kameras, Beleuchtung usw., sondern ist insbesondere auch
für die davor liegenden, komplexen Kommunikationsprozesse geeignet. Nutzer
können sich auf ihre konzeptionelle und
kreative Arbeit konzentrieren und müssen
sich nur wenig mit Technik oder Strukturen
befassen, und trotzdem können sie umfassend über alle Materialien, Prozesse
und deren aktuelle Stati informiert werden.
Die Technologien dazu sind erprobt
und werden in anderen Industrien umfassend eingesetzt. Für einen Einsatz im eigenen Unternehmen ist es immer sinnvoll,
zunächst mit einem überschaubaren Teilbereich zu beginnen und dann aus den
Erfahrungen weiter zu lernen. WorkflowSysteme wachsen einfach mit.
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