update - SoftENGINE
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SoftENGINE Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der BüroWARE® und der WEBWARE UPDATE BüroWARE 2.2012 Zusatzlösungen Highlights SoftENGINE live Exklusiv Hilfe für Sie F1 Neu: BüroWARE Version 5.5 BüroWARE 5.5 im Detail PDF-Payment in Kombination mit BüroWARE Rückblick CeBIT und Ausschau Business CONVENTION 2012 F2 Neu Löschen F3 F4 Lineal mit BüroWARE Kurztasten zum Abtrennen Back to the roots Es gibt Momente, bei denen es sich lohnt, kurz innezuhalten und zurückzublicken. Was für das Leben gilt, ist auch bei der Softwareentwicklung wichtig: Als wir 1994 die erste Version der BüroWARE auf den Markt brachten, waren wir stolz. Schließlich hatten wir eine gradlinige, transparente und – nach kurzer Einarbeitung in die damalige DOS-Benutzerführung – auch einfach zu bedienende Software geschaffen. Seitdem ist viel passiert: Wir haben Anregungen von Anwendern umgesetzt, zentrale Prozesse optimiert und Gesetzesänderungen eingebaut. Mit jeder neuen Version kamen zahlreiche neue Funktionen, Schnittstellen und manchmal sogar ganze Programmmodule hinzu. Heute ist BüroWARE eine gewachsene Software, die alle Anforderungen der betrieblichen Praxis erfüllt. Doch mit der Leistungsfähigkeit steigt zwangsläufig auch die Komplexität. Deshalb stand für uns bei der Entwicklung von BüroWARE 5.5 nicht der Funktionsumfang an erster Stelle, sondern die Benutzerführung. Unser Ziel war es, die vielen Features so anzuordnen, dass sie schneller zu finden und leichter einzusetzen sind. Ein weiterer wichtiger Punkt war der einfache Zugriff auf die Geschäftsdaten. So sind Anwender zum Beispiel mit den neuen Selektionspools in der Lage, aus vielschichtigen Daten die Informationen herauszufiltern, auf die es wirklich ankommt. Aus unserer Sicht ist die neue BüroWARE deshalb ein Meilenstein der Entwicklung. Wir sind überzeugt, dass die neue Version auch Ihr Geschäft voranbringen wird. Mehr hierzu finden Sie in dieser Ausgabe der update. Viel Spaß bei der Lektüre wünscht Ihnen Matthias Neumer Geschäftsführer SoftENGINE UPDATE 2.2012 Seite 2 Interview mit SoftENGINE Geschäftsführer Dirk Winter BüroWARE 5.5: schöner, übersichtlicher, schneller Interview Mit BüroWARE 5.5 kehrt SoftENGINE zurück zu den Wurzeln. Trotz des gewachsenen Funktionsumfangs ist die Unternehmenssoftware deutlich transparenter und sehr viel einfacher zu bedienen. SoftENGINE Geschäftsführer Dirk Winter verrät, von welchen Änderungen Anwender besonders profitieren. genügt, um sie zu aktualisieren. Das ist sehr viel einfacher und geht schneller, als wenn man für spezielle Fragestellungen jedes Mal einen Report aufsetzt. Auf welche Weise lassen sich die Daten des Selektionspools verwerten? Dafür gibt es viele Wege. Im Vertrieb könnten beispielsweise gezielt umsatzschwache Kunden selektiert und direkt aus dem Selektionspool heraus mit einem attraktiven Angebot bedient werden. Der Einkauf könnte mit wenig Aufwand bestimmte Artikel nach unterschiedlichen Kriterien filtern, um anschließend globale Preisänderungen durchzuführen. Der Fantasie sind praktisch keine Grenzen gesetzt. Was haben Sie noch an BüroWARE 5.5 verändert? Die neue Version ist noch stärker durch Assistenten geprägt. Sie erleichtern es Anwendern, komplexe Vorgänge in wenigen Schritten zu erledigen. Zudem haben wir Prozesse thematisch getrennt, sodass die Dialoge leichter zu durchschauen sind als in früheren Versionen. Schlüssige Symbole führen auf einen Blick zu den gewünschten Funktionen. Zudem passen sich Menüs und Symbolleisten den jeweils aktiven Programmbereichen an, was die Arbeit mit BüroWARE deutlich beschleunigt. Geschäftsführer Dirk Winter Herr Winter, was ist aus Sicht von SoftENGINE das Besondere an BüroWARE 5.5? Als wir 1994 mit BüroWARE gestartet sind – damals noch als textbasierte DOS-Version – war die Software schlank und transparent. Im Laufe der Jahre sind unzählige Funktionen hinzugekommen. Prozesslücken wurden geschlossen, gesetzliche Anforderungen umgesetzt. Das Leistungsspektrum ist in den vergangenen beiden Jahrzehnten gewachsen, aber auch die Komplexität der Software. Für uns war es wichtig, der Benutzerführung etwas von der Leichtigkeit der Anfangsjahre zurückzugeben. Sie haben doch den Funktionsumfang nicht zurückgedreht, oder? Nein, natürlich nicht. Aber wir haben uns gefragt, wie wir BüroWARE einfacher und transparenter gestalten können. Wir haben in der Version 5.5 die Dinge in den Fokus gerückt, auf die es wirklich ankommt: die Geschäftsdaten der Anwender. Eine gute kaufmännische Software gibt den Blick frei auf die aktuelle Situation und die Vorgänge im Unternehmen. Können Sie hierfür Beispiele nennen? Ein gutes Beispiel sind die neuen Selektionspools. Damit können Anwender mit wenigen Handgriffen Daten aus großen Beständen selektieren, sortieren und auswerten. Die selektierten Zahlen lassen sich anschließend speichern oder direkt weiterverarbeiten. Ein Klick Müssen Altanwender sofort umsteigen? BüroWARE 5.5 bringt in vielen Bereichen deutliche Arbeitserleichterungen, sodass sich der Wechsel auf die neue Version in den meisten Fällen binnen kürzester Zeit rentieren wird. Ein unmittelbarer Druck oder gar Zwang zum Update besteht natürlich nicht. Ältere Programmversionen werden auch weiterhin supportet, sodass unseren Kunden genügend Zeit zur Vorbereitung bleibt. Sie können wechseln, wenn es sich auch aus betrieblicher Hinsicht anbietet – etwa in auslastungsschwachen Phasen. Weitere Informationen zur neuen BüroWARE 5.5 finden Sie unter anderem ab Seite 4. In kleinen Workshops demonstrieren wir hier einige der neuen Funktionen. SoftENGINE UPDATE 2.2012 Seite 3 Freier Blick auf Informationen – auch für Externe Business Pack „View“ Es gibt viele Situationen, in denen es sinnvoll ist, Externen einen Zugriff auf die Geschäftszahlen zu gewähren. Gute Beispiele sind etwa dezentral arbeitende Mitarbeiter im Home-Office, freie Mitarbeiter, Steuer- oder Unternehmensberater. Ein einfacher Weg führt über das Business Pack „View“. Damit können Sie Ihre Unternehmenssoftware in wenigen Schritten für externe Mitarbeiter öffnen. Mithilfe dedizierter Benutzerrechte lässt sich der Spielraum der Externen bis ins kleinste Detail definieren. Sie bestimmen also, welche Daten in welchem Umfang betrachtet werden können. Mit dem Business Pack „View“ sind ausschließlich Auswertungen und keine Datenänderungen möglich. Die Highlights im Überblick: •Informationen sehen und auswerten •Belege aufrufen •Lieferstatus prüfen Der Businesspack „VIEW“ auf einen Blick •Dateneingabe wird verhindert •Externes Controlling möglich Der lange Weg zur neuen Version Qualitätssicherung in der Softwareentwicklung Die Rentabilität eines Unternehmens hängt entscheidend von der Effizienz der Geschäftsprozesse ab. BüroWARE kennen die meisten Anwender nur als finale, bewährte Lösung – unzählige Male getestet, stabil und zuverlässig. Doch bis dahin ist es ein weiter Weg: Bis die neue Programmversion den erforderlichen Reifegrad erreicht, durchläuft sie mehrere Testphasen. Sie dienen vor allem dazu, die notwendige Qualität und Stabilität für die betriebliche Praxis zu sichern. 1. Die „Beta“-Version Die „Beta“-Version ist die Basis für die Produktentwicklung. Jede Änderung, jedes Bugfix und jede Neuerung des Entwicklungsteams fließt hier ein. Sie ist damit ständigen Veränderungen unterworfen. Das führt fast zwangsläufig zu Seiteneffekten (Bugs), die sich nur sehr schwer vermeiden lassen. Die Beta-Version darf deshalb auch nur im Rahmen eines Beta-Vertrags verwendet werden. 2. Die „Patch“-Version Die „Patch“-Version ist im Vergleich zur Beta beständiger. Änderungen werden über einen sogenannten „Patch“ eingespielt. Hier geht es nicht um neue Funktionen, sondern darum, Fehler oder Sicherheitslücken gezielt zu beseitigen. Die Verbesserungen betreffen dabei die Standardversion und keine individuellen Konfigurationen. 3. Die „Hotfix“-Version Im Gegensatz zur Patch-Version werden bei der „Hotfix“-Version auch konfigurationsspezifische Mängel behoben. Das höhere Korrekturvolumen führt zwangsläufig zu größeren Programmänderungen. Deshalb ist die Hotfix-Version in der Regel fehleranfälliger als die Patch-Version. Neue Funktionen oder Programmerweiterungen sind auch bei einem Hotfix kein Thema. SoftENGINE UPDATE 2.2012 Seite 4 Praxisbeispiel 1: Umsatzpotenzial voll ausschöpfen BüroWARE 5.5 in drei Praxisbeispielen In unserem ersten Beispiel geht es darum, vorhandenes Umsatzpotenzial optimal auszuschöpfen. Hierfür machen wir uns eine alte Vertriebsweisheit zunutze, nach der es „sehr viel einfacher ist, einem Bestandskunden etwas zusätzlich zu verkaufen, als einen Neukunden zu gewinnen“. Hierzu müssen wir zunächst herausfinden, bei welchen Kunden in Sachen Umsatz noch „Luft nach oben“ besteht. Am besten geht das mithilfe des neuen Selektionspools. F10 F11 F12 1. Wir legen einen neuen Selektionspool an. Uns interessieren vor allem jene Kunden, mit denen wir im laufenden Geschäftsjahr weniger als 5.000 € Umsatz erzielt haben. Wir benennen den neuen Selektionspool im Feld Bezeichnung zum Beispiel mit „Alle Kunden im Vertriebsgebiet Inland mit weniger als 5.000 € Umsatz“. 2. Jetzt wählen wir im linken Fensterbereich Spalten den Eintrag „Summe Angebote“. Anschließend aktivieren wir im Abschnitt Verfügbare Datenbereiche den Punkt „Adressdaten“. F4 F1 Abb.: Der Selektionspool vereinfacht die gezielte Datenabfrage aus BüroWARE 3. Wir nutzen die individuelle Selektion, um die infrage kommenden Kunden auszuwählen. Im Aufklappmenü des Abschnitts Bedingung wählen wir zunächst den Punkt 0: Bei Erfüllen aller folgenden Kriterien. 4. Nun bestimmen wir die einzelnen Selektionskriterien. In unserem Beispiel sind dies das Vertriebsgebiet Inland und ein Umsatz von < 5.000 €. Bei Bedarf können wir über die Schaltfläche „+“ weitere Kriterien hinzufügen. F2 F3 Tastatur = Funktionstaste F9 F8 Löschen Hilfe F5 Auswahl F6 F7 Duplizieren Vorgang starten Details Speichern Tastaturlineal - unsere Hilfe für Sie Neu BüroWARE 5.5 ist mit einigen neuen Funktionen ausgestattet, die das Leistungsspektrum erweitern. Vor allem die neuen Selektionspools vereinfachen Auswertungen und verkürzen Geschäftsprozesse, die bislang sehr viel aufwendiger waren. Unsere vier Workshops vermitteln Ihnen einen Eindruck von den neuen Möglichkeiten. Abb.: Die Selektion der Adressdaten erfolgt anhand mehrerer Kriterien SoftENGINE UPDATE BüroWARE 5.5 in drei Praxisbeispielen 2.2012 Seite 5 5. Jetzt wählen wir die Schaltfläche „Adressdaten anhand dieser Selektion hinzufügen“, um die betreffenden Kunden herauszufiltern. 6. Anschließend liefert BüroWARE die Ergebnisliste. In unserer Datenbank befinden sich drei Kunden, auf die unsere Selektionskriterien zutreffen. Abb.: Die gewählten Selektionskriterien treffen auf drei Kunden zu 7. Jetzt genügen wenige Handgriffe, um mithilfe der Serienbelegerstellung den drei Kunden ein Angebot zuzuschicken. Abb.: Mit der Serienbelegerstellung erhalten die Kunden schnell ein Angebot 8. Am Ende erscheint das neue Angebot in der Belegliste. Abb.: Das neue Angebot ist in der Belegliste aufgeführt SoftENGINE UPDATE 2.2012 Seite 6 Praxisbeispiel 2: Artikelumsätze steigern BüroWARE 5.5 in drei Praxisbeispielen Handelsunternehmen wandern oft über einen schmalen Grat – zwischen Lieferfähigkeit und Lagerrisiko. Dass vereinzelt mehr Ware als geplant in den Bestandsbüchern geführt wird, lässt sich kaum vermeiden. Eine Möglichkeit, Mehrbestände schneller wieder loszuwerden, liegt darin, den Abverkauf attraktiver zu gestalten, etwa mithilfe von Verkaufsprovisionen. In unserem nächsten Beispiel suchen wir alle Artikel einer bestimmten Warengruppe, von denen mehr als 20 Einheiten auf Lager liegen. Diese sollen anschließend als provisionsfähig markiert und in eine Excel-Liste exportiert werden. Wie in unserem ersten Beispiel starten wir mit einem neuen Selektionspool. 1. Wir vergeben für den Selektionspool im Feld „Bezeichnung“ zunächst einen Namen. In unserem Beispiel lautet er „Alle Artikel der Warengruppe WGR01, die einen Bestand größer gleich 20 haben“. 2. Im Bereich Spalten wählen wir den Eintrag „Lagerbestand“ und im Abschnitt Verfügbare Datenbereiche den Eintrag „Artikelstammdaten“. Abb.: Mithilfe des Selektionspools können gezielt Daten abgefragt werden. 3. Wir nutzen die individuelle Selektion, um die infrage kommenden Kunden auszuwählen. Im Aufklappmenü des Abschnitts Bedingung wählen wir zunächst den Punkt 0: Bei Erfüllen aller folgenden Kriterien. 4. Wir bestimmen anschließend die einzelnen Selektionskriterien. In unserem Beispiel sind dies die Warengruppe WGR01 und ein Lagerbestand >19. Bei Bedarf können wir über die Schaltfläche „+“ weitere Kriterien hinzufügen. 5. Jetzt wählen wir die Schaltfläche „Artikeldaten anhand dieser Selektion hinzufügen“, um die betreffenden Artikel herauszufiltern. Abb.: Artikeldaten lassen sich anhand mehrerer Kriterien selektieren SoftENGINE UPDATE 2.2012 Seite 7 6. Jetzt liefert BüroWARE die Ergebnisliste. Im Bestand befinden sich mehrere Artikel, auf die unsere Selektionskriterien zutreffen. Abb.: Die gewählten Selektionskriterien treffen auf mehrere Artikel zu 7. Über die Funktion „Artikeldaten ändern/ergänzen“ können wir den Inhalt einzelner Felder in einem Schritt für alle Artikel anpassen. In unserem Beispiel wählen wir aus dem Aufklappmenü im Abschnitt Felder das Feld „Provision J/N“. Im zweiten Aufklappmenü fügen wir ändern in hinzu und ergänzen im Zusatzfeld das Kriterium J. Abb.: Artikelinformationen lassen sich in einem Zug für mehrere Artikel ändern 8. BüroWARE zeigt daraufhin eine Vorschau der vorgenommenen Änderungen an, die sich anschließend speichern lassen. Abb.: Zur Sicherheit sollten die Änderungen kontrolliert und anschließend gespeichert werden SoftENGINE UPDATE 9. Im nächsten Schritt listet BüroWARE die geänderten Artikeldatensätze auf. Abb.: Bei allen Artikeln ist im Feld P (Provision) nun ein J (Ja) eingetragen 10. Über den Artikelexport können die selektierten Daten jetzt nach Microsoft Excel exportiert werden. Abb.: Für den Datenexport nach Excel stehen verschiedene Formate zur Verfügung 2.2012 Seite 8 SoftENGINE UPDATE 2.2012 Seite 9 11. Anschließend öffnen wir die gespeicherte Tabelle in Excel. Sie enthält die selektierten Artikeldaten. Abb.: Die Vertriebsmitarbeiter können jetzt mit der Excel-Tabelle arbeiten Praxisbeispiel 3: Individuelle Angebote erstellen BüroWARE 5.5 in drei Praxisbeispielen Die Fähigkeit, auf Kundenwünsche flexibel einzugehen, gehört zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren mittelständischer Unternehmen. Es ist deshalb nicht außergewöhnlich, wenn Angebote speziell auf bestimmte Kunden oder Kundengruppen zugeschnitten werden. Das gilt besonders, wenn es sich um bedeutende Geschäftspartner handelt, die umfangreiche Angebote abfragen. In unserem nächsten Praxisbeispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie bei BüroWARE 5.5 Textbausteine und Zwischensummen geschickt nutzen, um individuell gestaltete Angebote zu erstellen. 1. Wir wechseln in die Angebotserfassung und wählen aus dem Kundenstamm einen beliebigen Kunden. Abb.: Wählen Sie im ersten Schritt aus dem Kundenstamm einen Kunden aus SoftENGINE UPDATE 2.2012 Seite 10 2. Dann wechseln wir in die Angebotserstellung. BüroWARE blendet daraufhin die Eingabemaske mit dem Angebotsformular ein. Abb.: Angebote werden bei BüroWARE auf elektronischen Formularen erfasst 3. Jetzt geht es an die Eingabe der einzelnen Positionen. Der Assistent für die Positionserfassung stellt hier mehrere Optionen zur Auswahl. Abb.: Bei der Positionserfassung hilft ein Assistent SoftENGINE UPDATE 2.2012 Seite 11 4. Die erfassten Positionen erscheinen anschließend auf dem Angebotsformular. Artikelbilder helfen zum Beispiel, die Gestaltung des Angebots aufzulockern. Abb.: Die erfassten Positionen erscheinen im Angebotsformular 5. Mithilfe des Assistenten für die Positionserfassung können auch Zwischensummen und Zeilenwechsel hinzugefügt werden. Abb.: Mit Artikelbildern sehen Angebote nicht nach Bleiwüste aus SoftENGINE UPDATE 2.2012 Seite 12 6. Gleiches gilt für Textbausteine, Kommentare oder Artikelbeschreibungen. Textbausteine und Artikelbeschreibungen liefern beispielsweise zusätzliche Informationen und verdeutlichen Zusammenhänge. Abb.: Per Assistent lassen sich Zwischensumme und Zeilenwechsel einfügen Abb.: Textbausteine und Artikelbeschreibungen ergänzen die Fakten des Angebots SoftENGINE UPDATE 2.2012 Seite 13 Bequem zahlen – per PDF-Payment gotomaxx PDF-Payment Mit dem PDF-Payment können Rechnungen schneller, sicherer und vor allem bequemer bezahlt werden. Ein Verfahren, von dem beide Seiten – Käufer und Verkäufer – gleichermaßen profitieren. Nach einer aktuellen Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln spielt das Internet – trotz des E-Commerce-Booms der letzten Jahre – gerade einmal bei der Hälfte der deutschen Unternehmen eine größere Rolle. Die Zahl klassischer Offline-Betriebe liegt bei rund 18 Prozent. Auf der anderen Seite erfreuen sich bequeme Zahlungsverfahren via Internet steigender Beliebtheit. Zudem locken elektronische Prozesse, wie etwa der PDF-Versand, mit erheblichen Kosteneinsparungen. Das PDF-Payment ist eine völlig neue Technologie, mit der auch traditionelle Groß- und Einzelhändler ihren Kunden eine bequeme, sichere und vor allem schnelle Zahlungsabwicklung via Internet anbieten können. Und zwar, ohne dass aufwendige E-Commerce-Systeme einzurichten sind. Sehen Sie sich auch die Videos zu PDF-Payment auf unserem Youtube-Channel an: h t t p : / / w w w. y o u t u b e . c o m / u s e r / gotomaxxsoftware/videos Weitere Informationen: www.pdf-payment.de Um die Vorteile des PDF-Payments zu verdeutlichen, lohnt sich zunächst der Blick auf die traditionelle Rechnungsbearbeitung: Kauft beispielsweise ein Handwerker im Baugroßhandel auf Ziel ein, kommt die Rechnung meist per Post ins Haus. Die Zahlungsinformationen sind dann mühsam per Hand in das Überweisungsformular oder Onlinebanking-Formular einzutragen. Die Folge: Die Bezahlung der Rechnungen wird auf später verschoben und es passieren schnell Fehler. Beim PDF-Payment erhalten Rechnungsempfänger ihre Rechnung als PDF-Anhang einer E-Mail. Das Schöne an der innovativen Technologie: Sie können den offenen Betrag direkt aus der PDF-Datei heraus bezahlen. Hierzu wird das PDF-Dokument um einen elektronischen Zahlschein ergänzt, der bereits alle Zahlungsinformationen enthält. Anschließend genügt ein Klick, um die Rechnung zu begleichen. Während Kunden dadurch bequemer bezahlen können, profitieren Verkäufer vom schnelleren Kapitalrückfluss. Für Zahlungsdienst- leister eröffnet das PDF-Payment daher interessante neue Geschäftsfelder. Doch wie genau funktioniert das bequeme PDF-Payment eigentlich? In unserem youtube-Channel www.youtube.com/user/gotomaxxsoftware/ videos zeigen wir Ihnen, wie einfach es ist, PDF-Rechnungen inklusive PDF-Payment zu erzeugen und zu versenden, wie bequem die Bezahlung ist und wie schnell die Transaktionen in der Unternehmenssoftware gebucht sind. SoftENGINE UPDATE 2.2012 Seite 14 Das war die CeBIT 2012 Rückblick auf die CeBIT 2012 Die diesjährige CeBIT stand für SoftENGINE natürlich ganz im Zeichen von „BüroWARE 5.5“. Und trotzdem gab es noch weitere Botschaften: Eine der wichtigsten dürfte die stetig wachsende Themenvielfalt rund um die Unternehmenslösungen BüroWARE und WEBWARE sein. Vor allem in der jüngsten Vergangenheit ist die Zahl der Branchenlösungen, Spezialmodule und Schnittstellen stark gewachsen. Anwender befinden sich dadurch in einer komfortablen Situation: Sie können ihr Geschäft flexibel in unterschiedlichen Bereichen erweitern, ohne dabei softwareseitig an Grenzen zu stoßen. So gibt es beispielsweise beim E-Commerce inzwischen Anbindungen zu allen wichtigen Zahlungsdienstleistern. Händler und Unternehmen, die ihren Kunden flexible Zahlungsverfahren anbieten wollen, können so auf bereits vorhandene Lösungen setzen, anstatt teure Individualprogrammierungen in Auftrag zu geben. Fachbesucher konnten auf dem SoftENGINE Messestand die volle Breite der SoftENGINE Unternehmensanwendungen entdecken. Hierzu gehörten beispielsweise Lösungen zu Bereichen wie Produktion, Controlling oder Logistik. Kompetente Vertriebs- und Entwicklungspartner gaben Tipps für die Projektumsetzung und standen den Besuchern für Hintergrundgespräche zur Verfügung. Unsere kleine CeBIT-Rückschau blickt noch einmal auf den „Markt der Informationen“ am SoftENGINE Stand in Halle 5. Business Intelligence – die Welt der Zahlen In dynamischen, globalen Märkten reichen Bilanz und GuV längst nicht mehr aus, um Unternehmen erfolgreich zu steuern. Ohne detaillierte Zielgruppenund Marktanalysen ist die Basis für unternehmerische Entscheidungen häufig schlicht zu schmal. Professionelle Analysen ebnen den Weg zu einer nachhaltigen Unternehmensplanung: Chancen werden erkannt und Gewinne maximiert. Doch das Datenmaterial ist nicht nur komplex, es stammt zu allem Überfluss häufig aus unterschiedlichen Systemen. Business Intelligence-Lösungen bringen die unterschiedlichsten Quellen auf einen Nenner. Geschäftsdaten werden in Echtzeit und in einer einfach zu verwertenden Form bereitgestellt – etwa als übersichtliches Business Cockpit inklusive Grafiken und Ampeln. InfoZoom gehört nicht nur zu den führenden Anbietern im BusinessIntelligence-Markt, sondern kann zudem mit einer direkten Anbindung an BüroWARE aufwarten. CeBIT-Besucher erhielten ein en Eindruck davon, welche Einblicke auf diese Weise zu gewinnen sind. Produktion – exakt aufeinander abgestimmt Produktionsbetriebe haben in der Regel höhere Anforderungen an ihre Unternehmenssoftware. Neben Stan- SoftENGINE UPDATE dards wie etwa Lagerverwaltung, Auftragsbearbeitung oder Rechnungswesen spielen hier vor allem die Besonderheiten der Wertschöpfung eine große Rolle. Gute Beispiele dafür sind die Planung optimaler Losmengen oder Produktionsreihenfolgen. Mindestens ebenso wichtig ist das Zusammenspiel mit angrenzenden Unternehmensbereichen wie etwa Materialwirtschaft oder Vertrieb. Schließlich verspricht die exakte Abstimmung abteilungsübergreifender nen sie zudem mit schnelleren Zahlungseingängen rechnen. Dank zahlreicher Vertriebs- und Entwicklungspartnerschaften sind die beiden ERP-Systeme BüroWARE und WEBWARE speziell in Sachen Zahlungsverkehr breit aufgestellt. Zu den diesjährigen Partnern auf der CeBIT gehörten namhafte Zahlungsdienstleister wie beispielsweise PayPal, Billsafe oder sofortüberweisung.de. Logistik – auf schnellstem Weg zum Ziel Die schnelle Verfügbarkeit der Waren ist speziell im Internethandel ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Doch ein großes Lager nützt wenig, wenn die Zusammenarbeit mit den Logistikdienstleistern zu viel Zeit kostet Prozesse die größten Effizienzfortschritte. Die nahtlose Integration des Produktionsmoduls ist deshalb von entscheidender Bedeutung. Das Produktionsmodul zu BüroWARE stammt von der BW Factory-Group – einem Zusammenschluss mehrerer – zum Beispiel durch komplizierte, maauf Produktionsbetriebe spezialisier- nuelle Geschäftsprozesse. Deshalb ter SoftENGINE Entwicklungspartner. ist es wichtig, dass Versandaufträge Die Gruppe präsentierte auch auf der direkt aus der Warenwirtschaft an CeBIT das gleichnamige Zusatzmodul. Paketdienste und Speditionen übergeben werden. Zahlungsverkehr – die Rechnung Die elektronische Datenübermittlung bitte verkürzt nicht nur die Transportzeit, sie gewährleistet gleichzeitig, dass Logistikdienstleister das Transportvolumen korrekt einschätzen. Wie effizient gemeinsame Geschäftsprozesse gerade in der Logistik sind, demonstrierte am SoftENGINE Stand unter anderem die Hermes Logistik Gruppe. Kreditkarte, PayPal, Sofortüberweisung - die individuellen Vorlieben der Kun- E-Commerce – Themenschwerpunkt mit Tradition den können höchst unterschiedlich ausfallen. Speziell im E-CommerceGeschäft gehört eine breite Auswahl unterschiedlicher Zahlungsverfahren zum guten Ton. Unternehmen, die mehrere Zahlungswege anbieten, sammeln wichtige Punkte in Sachen Servicequalität. Da sie es ihren Kunden besonders einfach machen, kön- Mit der E-Commerce-Szene verbindet SoftENGINE eine langjährige Partnerschaft. Viele bekannte Webshop-, E-Commerce- und CrossSelling-Plattformen lassen sich mit BüroWARE und WEBWARE verknüpfen. Entsprechend groß war die Präsenz des Webhandels am CeBIT- 2.2012 Seite 15 Stand. So präsentierte beispielsweise der Shop-Anbieter ePages die Schnittstelle „ePages Pro for SoftENGINE“, mit der unter anderem Artikelstammdaten, Bestellungen oder Statusinformationen zwischen Webshop und dem ERP-System BüroWARE ausgetauscht werden können. In die gleiche Richtung zielt die Schnittstelle „BüroWARE WebServices“, die das ERP-System mit dem flextor-Onlineshop verbindet. Der E-CommerceSpezialist Speed4Trade stellte hingegen die Anbindung an die Multi-Channel-Vertriebsplattform „BüroWARE:emMida“ vor, über die sich Artikel direkt aus BüroWARE parallel über mehrere Kanäle vermarkten lassen. Dies und noch viel mehr konnten sich die Besucher der CeBIT live an den E-Commerce-Tischen des SoftENGINE Messestands demonstrieren lassen. Branchenlösungen – mehr Effizienz fürs Geschäft Es gibt viele Aufgaben und Funktionen, die in Unternehmen – gleich welcher Branche – identisch oder zumindest sehr ähnlich bearbeitet werden. Das betriebliche Rechnungswesen oder die Auftragsbearbeitung sind hierfür gute Beispiele. Viele Branchen haben jedoch darüber hinaus sehr spezielle Anforderungen, die von zentraler Bedeutung für den Geschäftsbetrieb sind. Hierzu gehören beispielsweise die Aufmaßberechnung im Bauhandel, die Anbindung von Gastrokassen in der Gastronomie oder Seriennummern im technischen Handel. In vielen Fällen machen solche speziellen Branchenfunktionen den wahren Mehrwert einer Unternehmenssoftware aus. Branchenlösungen und Spezialmodule gehörten daher zu den Schwerpunkten des CeBIT-Auftritts. Das Spektrum reichte dabei von Lösungen für Handelsbetriebe über Gastronomie bis zu Franchising oder die Anbindung von Dokumentenmanagement-Systemen. SoftENGINE UPDATE 2.2012 Seite 16 Infobridge & INFOZOOM: Fakten, Fakten, Fakten SoftENGINE Produkte im Fokus Um die richtigen Entscheidungen zu treffen, benötigen Firmenchefs vollen Einblick in ihr Unternehmen. Gerade wenn es um sporadisch auftretende, spezielle Fragen geht, ist Business Intelligence (BI) hilfreich. Mithilfe der InfobridgeSchnittstelle lässt sich BüroWARE deshalb um die BI-Software INFOZOOM ergänzen. Abweichungen auf den Grund zu gehen. Das funktioniert auch, wenn es darum geht, große Datenmengen auszuwerten. Der große Vorteil: Geschäftsdaten aus BüroWARE werden automatisch via Infobridge auf Ihren Bildschirm übertragen. Beide Anwendungen in Kombination sind damit vor allem interessant für •Unternehmen, die ihre Datenbestände selbst auswerten wollen, sowie •Anwender ohne Spezialwissen. Abb.: BüroWARE und InfoZoom Spielt Ware X die Vertriebskosten ein? Rechnet sich der kostenlose Versand? Wie viele Kunden haben seit mehr als sechs Monaten nichts mehr gekauft? Wer sein Unternehmen zielgerichtet führen will, kommt ohne detaillierte Geschäftszahlen kaum aus. Oft sind die Fragen sehr speziell und der aktuellen Situation geschuldet. Hierfür jedes Mal einen Report in der Unternehmenssoftware aufzusetzen, wäre zu umständlich. Controlling per Schnittstelle Eine Alternative ist der Rückgriff auf die Infobridge-Schnittstelle, die Daten aus der BüroWARE dem Business- Intelligence-System INFOZOOM übergibt. INFOZOOM liefert per Knopfdruck ei- nen detaillierten Einblick in die aktuelle Geschäftssituation. Auswertungstabellen, Grafiken und Reports lassen sich schnell und effizient erstellen, ohne dass hierfür Programmierkenntnisse erforderlich sind. INFOZOOM wird mit zahlreichen Standardberichten ausgeliefert, die Firmenchefs und Controllern ohne Spezialkenntnisse einen schnellen Überblick über das Unternehmen verschaffen. Zu den Besonderheiten der Technologie gehört die Zoom-Funktion, die mit wenigen Handgriffen zusätzliche Informationen zu speziellen Fragen liefert. So genügt beispielsweise ein Handgriff, um etwa der Ursache ungewöhnlicher Fazit INFOZOOM ist ein wahrer „AnalyseTurbo“ für Standard- und Spezialauswertungen. Wer BüroWARE via Infobridge mit der Software verknüpft, profitiert vom ausgeprägten Controlling-Know-how. Mit wenig Aufwand gewinnen kleine und mittelständische Unternehmen mehr Einblick in ihr Geschäft und die aktuelle Marktlage. Sie treffen damit die richtigen Entscheidungen und können strukturelle Nachteile gegenüber größeren Konkurrenten ausgleichen. Das Schöne dabei: Fachkenntnisse sind hier ebenso wenig erforderlich wie eine komplexe IT-Infrastruktur. Powerbridge SQL: Heißer Draht zum SQL-Server SoftENGINE Produkte im Fokus Bei der Analyse von Geschäfts- und Marktdaten spielen SQL-Datenbanken eine wichtige Rolle. Über die Powerbridge SQLSchnittstelle lässt sich BüroWARE einfach und bequem in komplexe Analyseszenarien einbauen. BüroWARE ist mit einem umfangreichen Berichtswesen ausgestattet, das alle gängigen kaufmännischen Fragen beantwortet. Doch neben dem Grundbedarf haben viele Unternehmen ein erweitertes Informationsbedürfnis, das oft sehr speziell ausfallen kann. Häufig werden dabei Informationen aus verschiedenen Quellen gemixt, verglichen und analysiert. In vielen dieser Unternehmen bestehen daher schon profunde Kenntnisse in Sachen Datenanalyse – häufig auf SQL-Basis. Abb.: BüroWARE und Powerbridge SQL BüroWARE ist mit einem leistungsstarken Berichtdesigner ausgestattet. Doch Anwender sind bei Auswertungen SoftENGINE UPDATE keinesfalls auf die mitgelieferten Werkzeuge angewiesen. Über die optionale Powerbridge SQL-Schnittstelle lässt sich BüroWARE an SQL-Datenbanken anbinden, um beispielsweise die Geschäftszahlen im Kontext mit anderen Quellen zu analysieren. eingearbeitet haben und dabei auf vorhandene Vorlagen zurückgreifen können. Gleichzeitig ist die Anbindung an SQL ein komfortabler Weg, Zahlen aus BüroWARE extern zur Verfügung zu stellen – ohne dabei den Zugriff auf die Unternehmenssoftware zu erlauben. Das Datenmaterial wird dabei automatisch im Hintergrund aktualisiert. Das kommt vor allem jenen Anwendern entgegen, die sich bereits in die Standard-Auswertungstools unter SQL Kurz zusammengefasst: Die Powerbridge SQL-Anbindung ist vor allem für Unternehmen interessant, die •BüroWARE Daten selbst auswerten, 2.2012 Seite 17 •BüroWARE Daten mit anderen Daten verknüpfen oder •BüroWARE Daten extern zur Verfügung stellen. Fazit Unternehmen, die ihre Geschäftszahlen mit anderen Informationen – zum Beispiel Marktdaten – verknüpfen, greifen häufig auf SQL-Datenbanken zurück. Über die Powerbridge SQL-Anbindung lassen sich Daten aus BüroWARE auf einfache Weise einbinden. Kosten- und Leistungsrechnung: Der Blick aufs Detail SoftENGINE Produkte im Fokus Geschäftliche Entscheidungen werden auf Basis fundierter Informationen getroffen. Und die kommen aus der BüroWARE Kosten- und Leistungsrechnung. Die Geschäftsvorgänge aus Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft fließen damit sofort auch in die Kostenrechnung ein. Eine detaillierte Leistungsverrechnung erlaubt die genaue Verteilung der aufgelaufenen Kosten und Leistungen nach individuellen, realitätsnahen Schlüsseln. Einmal eingerichtet, übernimmt BüroWARE die Verteilung automatisch. Mit der zusätzlichen Vergabe von Budgets sind Planabweichungen rasch zu erkennen. Das Ergebnis: Handlungsfähige Unternehmen, die sofort auf Veränderungen reagieren. Die BüroWARE Kosten- und Leistungsrechnung ist vor allem für folgende Szenarien geeignet: Abb.: BüroWARE Kosten- und Leistungsrechnung Sie können verschiedene Kostenträger, Kostenstellen oder Projekte exakt voneinander abgrenzen und analysieren. Hierfür werden die Geschäftsvorgänge ohne zusätzlichen Aufwand parallel in der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung gebucht. Den Belegen aus der Warenwirtschaft lassen sich sogar positionsbezogen Kostenstellen, Kostenträger oder Projekte zuordnen. •Produkt- und abteilungsgenaue Auswertungen •Ermittlung klarer Kalkulationsgrundlagen •Professionelles Controlling •Kalkulation innerbetrieblicher Leistungen Infokasten: BüroWARE Anlagenbuchhaltung Eine weitere Ergänzung zur Finanzbuchhaltung ist die BüroWARE Anlagenbuchhaltung. Sie ist für die Buchung und Verwaltung der betrieblichen Wirtschaftsgüter zuständig. Die Buchungssätze werden bei der Eingabe neuer Anlagengegenstände automatisch erstellt und der Finanzbuchhaltung übergeben. Neben den Anschaffungs- und Herstellungskosten werden dabei auch laufende Wertveränderungen sowie die kalkulatorischen, steuer- und handelsrechtlichen Abschreibungen gebucht. Abb.: BüroWARE Anlagenbuchhaltung - eine Ergänzung zur Finanzbuchhaltung Optional können bei den erfassten Anlagen auch Belege und Dokumente hinterlegt werden. Die BüroWARE Anlagenbuchhaltung ist speziell für Unternehmen gedacht, die • ihre Anlagegüter selbst verwalten, • einen stets aktuellen Status zum Anlagevermögen benötigen und •viel Wert auf periodengerechte Auswertungen legen. SoftENGINE UPDATE 2.2012 Seite 18 BüroWARE Kasse: Sicher Kasse machen Kassenanbindungen Viele Vertriebswege erhöhen die Komplexität der Warenwirtschaft. Über das Modul BüroWARE Kasse lassen sich Verkaufslokale bequem in die Abläufe von BüroWARE einbinden. integrierte Online-Kasse, mit der auch entfernte Standorte in die Warenwirtschaft eingebunden werden können. Im Vergleich zu herkömmlichen Kassenlösungen profitieren Anwender damit von einem ungleich größeren Funktionsumfang: Abb.: BüroWARE Kasse Viele Unternehmen setzen beim Vertrieb auf mehrere „Pferde“. Sie beliefern Reseller, verkaufen Überkapazitäten, Auslaufmodelle oder Restbestände via Internet und betreiben vor Ort Ladenlokale oder Fabrikläden. Der Vorteil der Multi-Channel-Strategie: Es gibt mehrere Standbeine. Schwächelt eines, können es die anderen – zumindest zeitweilig – auffangen. Die Bestände stimmen Auf der anderen Seite erhöhen zusätzliche Verkaufskanäle die Komplexität des Vertriebsprozesses. Bei mittelständischen Betrieben sind es oft mehrere Mitarbeiter, die unabhängig voneinander die verschiedenen Kanäle bearbeiten. Das funktioniert jedoch nur, wenn man sich auf die Bestandszahlen verlassen kann und die Abläufe exakt aufeinander abgestimmt sind. Zudem kann es in technischen Branchen, bei Lebensmitteln, Chemie und Pharma erforderlich sein, auch im Ladengeschäft Seriennummern oder Chargen zu erfassen. Und: Auch im Laden erwarten Kunden bei Rückgaben eine Gutschrift. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die Kasse vollständig in die Unternehmenssoftware integriert ist und die Mitarbeiter im direkten Kundenkontakt Zugriff auf alle relevanten Funktionen beziehungsweise Informationen erhalten. Bei BüroWARE lässt sich dies über das Modul BüroWARE Kasse realisieren. Hierbei handelt es sich um eine •Bei Verkäufen oder Rücknahmen ändern sich automatisch die Bestände – ohne Nachtlauf oder manuelle Korrekturen •Seriennummern und Chargen bleiben auch bei Einzelhandelsgeschäften nachvollziehbar •Neben Barverkäufen unterstützt BüroWARE Kasse auch eine Vielzahl alternativer Zahlungsverfahren sowie Zielverkäufe •Die Belege sind unternehmensweit einheitlich Fazit Mit der BüroWARE Kasse lässt sich der traditionelle Einzelhandel optimal in die Multi-Channel-Strategie einbinden. Die Mitarbeiter im Ladenlokal greifen auf aktuelle Bestände zu und können alle wichtigen Vorgänge direkt abwickeln. Gleichzeitig befindet sich der gesamte Warenbestand immer auf dem aktuellsten Stand. Abb.: Alternative zu der BüroWARE Kasse - die TEC Kasse Infokasten: Powerbridge TEC-Kasse Nicht immer ist der Einsatz PC-gestützter Kassensysteme die beste Wahl. Deshalb gibt es eine einfach zu handhabende Alternative zu BüroWARE Kasse: Über die Powerbridge TEC-Kasse lassen sich Kassensysteme von TEC an BüroWARE anbinden. Die Kassen sind einfach zu bedienen und völlig autark zu betreiben. Lediglich für den Tagesabschluss ist eine Verbindung zum BüroWARE Server erforderlich. Eine Lösung, die vor allem für jene Unternehmen interessant ist, die eine robuste Offline- Kasse benötigen. Zu den wichtigsten Vorteilen der Powerbridge TEC-Kasse gehören: • Einfache Administration und Datenübertragung •Automatische Bestandsführung der verkauften Artikel •Automatische Übergabe der Umsätze und Zahlungen an die Finanzbuchhaltung • Es werden bis zu 16 Kassen verwaltet SoftENGINE UPDATE 2.2012 Seite 19 Wahrlich „praxis“-erprobt! Die IT-Spezialisten der computerconsult GmbH & Co. KG Referenzbericht computerconsult Mit dem Vertrieb kaufmännischer Software für mittelständische Unternehmen und seinem umfassenden Support hat sich die Siegener „computerconsult“ in der Branche einen Namen gemacht. Auf ihrem Erfolgsweg setzte die Geschäftsleitung konsequent auf hohe Qualität in Sachen Produkte und Kooperationen. „Starke Partner sind wichtig, um Erfolg am Markt zu haben“, betont computerconsult-Geschäftsführer André Wiegel. „Und genau deshalb fiel unsere Wahl auf SoftENGINE. Das Produkt BüroWARE hat uns beim Vergleich mit allen anderen Konkurrenzprodukten, die wir uns näher angeschaut haben, rundum überzeugt. BüroWARE bietet als ERP-System genau das, was wir für uns und unsere Kunden benötigen“, unterstreicht Wiegel. BüroWARE sei eben ein Produkt eines mittelständischen Unternehmens für den Mittelstand. Und weil im eigenen Haus BüroWARE gute Arbeit leistet, Impressum SoftENGINE Update Juni 2012 Auflage: 10.000 Erscheinungsweise: 4 x pro Jahr Herausgeber: SoftENGINE GmbH Alte Bundesstr. 10/16 76846 Hauenstein Tel: 0049-6392-995 0 Fax: 0049-6392-995 599 E-Mail: [email protected] Internet: www.softengine.de bietet das Siegener Unternehmen auch seinen sonstigen Kunden die ERPSoftware von SoftENGINE an – samt Betreuung, eben echtes Consulting. „Die Rückmeldungen zeigen uns, dass viele der von uns betreuten Unternehmen durch den BüroWARE Einsatz beispielsweise ihre Abrechnungsverfahren, Lagerhaltung und auch den Bereich E-Commerce deutlich optimieren konnten“, betont André Wiegel. Spezialgebiet Zahnarztpraxen Auch dort, wo manch einer lieber einen großen Bogen drum herum macht, tummeln sich die Mitarbeiter der computerconsult GmbH & Co. KG aus Siegen durchaus gerne. Und keine noch so bohrende Frage wird ihnen zu viel. Denn die Gesell- Konzeption / Realisation: Matthias Neumer, Corinna Müller, Eva Stadelmann, SoftENGINE GmbH Layout / Grafik: Lingua Service SRL Fotos: Hersteller, Bildarchive Die Inhalte dieser Seiten wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte schaft für Datenverarbeitung und Informationstechnologie hat sich neben ihrem vielfältigen branchenübergreifenden Engagement vor allem der Technik in Zahnarztpraxen und einer speziellen Dental-Software verschrieben. Mit der Branchenlösung CompuDENT arbeiten mittlerweile rund 15.000 Zahnarztpraxen in Deutschland. Der Nächste bitte ... Die Herausforderungen sind in den vielen Zahnarztpraxen klar definiert. Unter der Prämisse „mehr consult – mehr Erfolg“ kümmert sich computerconsult mit CompuDENT um die Optimierung der Arbeitsabläufe in den Praxen sowie um die multimediale Behandlungsunterstützung, Dokumentation, Verwaltung, Abrechnung und Nutzung von OnlineDiensten. können wir jedoch keine Gewähr übernehmen. Alle im Text erwähnten Produktnamen oder -bezeichnungen sind geschützte Markenzeichen ihrer jeweiligen Inhaber. Der Nachdruck von Texten ist nur nach Rücksprache mit SoftENGINE erlaubt. © by SoftENGINE kaufmännische Softwarelösungen GmbH Fragen oder Anregungen? [email protected] SoftENGINE UPDATE 2.2012 Seite 20 Marktchancen erkennen, Wettbewerbsvorteile nutzen SoftENGINE Business CONVENTION 2012 Was unterscheidet erfolgreiche von weniger erfolgreichen Unternehmen? Zwei wichtige Aspekte sind die Prozesseffizienz und die Fähigkeit, Marktchancen „beim Schopf zu packen“. In beiden Fällen hilft eine flexible, anpassungsfähige Software. Zusatzmodule, Branchenlösungen und kaufmännische Softwaresysteme stehen deshalb im Fokus der SoftENGINE Business CONVENTION 2012. Der wahre Wert einer Unternehmenssoftware offenbart sich erst mit der Zeit – wenn etwa im Zuge des Unternehmenswachstums auch die Anforderungen steigen. Stehen die passenden Zusatzmodule oder Schnittstellen schon bereit, lässt sich viel Geld sparen. Schließlich werden dadurch aufwendige individuelle Anpassungen vermieden. Ein modernes ERP-System ist deshalb ein wichtiger Wettbewerbsvorteil, denn damit können Unternehmen schnell auf neue Marktanforderungen reagieren. Technologien der Zukunft Auf der SoftENGINE Business CONVENTION, die am 31. August 2012 in der Jugendstilfesthalle in Landau/Pfalz stattfindet, geht es um die Zukunft der Unternehmen. Einen Tag lang können sich Firmenchefs und ITEntscheider über aktuelle Markttrends und technische Innovationen, vor allem aus Bereichen wie kaufmännische Software, Controlling, Zahlungsverkehr, Produktion und Handel, informieren. •Workshops speziell für SoftENGINE Wartungskunden und Interessenten •35-minütige Keynote-Vorträge zu Trendthemen Die Vorträge des Kongressprogramms informieren über effiziente Technologien und potenzielle Marktchancen. Auf der begleitenden Kongressausstellung präsentiert SoftENGINE gemeinsam mit zahlreichen Entwicklungspartnern die Bandbreite der beiden ERP-Systeme BüroWARE und WEBWARE. Am Abend wird gefeiert Die CONVENTION Night am Abend ist gleichzeitig Höhepunkt und Ausklang der SoftENGINE Business CONVENTION. Die entspannte Atmosphäre, gutes Essen und ein abwechslungsreiches Bühnenprogramm setzen einen festlichen Rahmen, um die Gespräche des Tages weiter zu vertiefen. Viele Branchen- und Speziallösungen sind dabei live zu sehen. Kompetente Entwickler und erfahrene Projektmanager beantworten Fachfragen und stehen für Hintergrundgespräche zur Verfügung. Highlights sind zum Beispiel: •BüroWARE live erleben in einem Showroom! Weitere Informationen zum IT-Kongress sind auf der Kongress-Webseite unter www.businessconvention.de zu finden. Interessierte Fachbesucher können sich hier oder bei ihrem SoftENGINE Vertriebspartner direkt anmelden. Anmeldemöglichkeit und weitere Informationen, sowie eine aktuelle Übersicht unserer Aussteller und Vorträge finden Sie hier: www.businessconvention.de
