Case Study Denner - der PortivITy GmbH

Willkommen in Ihrer Filiale!
Papierpost in den Filialen Vergangenheit bei Denner.
Das Unternehmen
Ausgangssituation
Denner setzt konsequent auf Discountpolitik:
Tiefste Preise verbunden mit höchster Qualität
in einer limitierten Artikelzahl.
Die Denner Zentrale versendete mehrmals wöchentlich auf dem Postweg
Informationen an die Verkaufsstellen. Diese wurden dort zur Ausübung der
täglichen Aufgaben benötigt.
Denner ist der führende Schweizer
Lebensmitteldiscounter mit über 430 Filialen in
der ganzen Schweiz und beschäftigt ca. 3’500
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Hinzu kommen
mehr als 300 Denner Satelliten - selbstständige
Detailhändler in ländlichen Gebieten -, welche
neben dem Denner Sortiment eine erweiterte
Produktpalette anbieten.
Die Aufbereitung der Unterlagen erfolgte über die Office-Anwendungen
Word und Excel. Alle Informationen wurden in Deutsch, Französisch und
Italienisch bereitgestellt. Für schnelle und dringende Informationen wurde
ein FAX ausgelöst. Die Menge der Informationen pro Versand war sehr
umfangreich und umfasste Arbeitsanweisungen, Artikelinformationen und
allgemeine Informationen.
Denner setzt mit attraktiven Preisen auf
einen fairen Wettbewerb und leistet damit
einen wichtigen Beitrag zu einem gesunden,
leistungsfähigen Lebensmittelhandel in der
Schweiz im Interesse und zum Wohl der
Bevölkerung.
Denner setzt den Retail Manager ein, um
damit die gesamte Kommunikation zu den
Filialen abzubilden. Unter dem Namen FIS
(„Filialinformationssystem“) werden die Prozesse in
die Filiale erheblich vereinfacht und beschleunigt.
Hans-Peter Kruse, Leiter Verkauf Denner AG
„Ziel des Projektes war ganz klar, die administrative Arbeit in den Filialen
zu erleichtern. Aus diesem Grund haben wir uns für ein intelligentes
Informationssystem entschieden. Das heißt, unsere Filialen werden in
Zukunft Informationen über z.B. unsere Werbeaktivitäten, Preisänderungen
oder Neuigkeiten im Sortiment elektronisch übermittelt bekommen.“
Als organisatorisches Hilfsmittel wurde mit jedem Postversand eine
Tätigkeitsliste für die Filiale erstellt.
Mit der Einführung eines IT-basierten Filial Backoffice gehört die bisherige
Papierpost endgültig der Vergangenheit an. Innerhalb des Projektes werden
die Filialen mit aktuellen Geräten und modernster Infrastruktur ausgestattet.
Hans-Peter Kruse, Leiter Verkauf Denner AG
„Mit der Einführung des neuen FIS wollten wir die folgenden Hauptziele erreichen:
1. Wir wollten den Mitarbeitenden ein einfaches Hilfsmittel zur Bewältigung ihrer täglichen Arbeit zur Verfügung stellen.
2. Der Informationsfluss sollte beschleunigt und vereinfacht werden und
3. Dank dem FIS brauchen wir weniger Papier und leisten damit einen Beitrag zur Umweltentlastung.“
Mit der Neugestaltung der Filialprozesse wurde eine wesentliche
Verbesserung der Abläufe erreicht. Verschiedene Bruchstellen zwischen
den Systemen und Arbeitsmethoden werden durch integrierte Lösungen und
verbesserte Schnittstellen geschlossen.
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Eduardo Stahel, Leiter IT Denner AG
„Die Entscheidung für diese Software fiel nach einer intensiven
Evaluation. Die Software hat durch ihren Aufbau eine klare
Benutzerführung, lässt aber im Bereich Prozesse den Spielraum für
Erweiterungen zu. Wir wollten keine „Eigenentwicklung“ und erhoffen
uns durch diese Wahl von internationalen
„Best Practice“ – Erfahrungen zu profitieren.
Die technische Auslegung unterstützt verschiedene End-UserPlattformen und lässt auch in diesem Bereich Erneuerungen (z. B.
Mobil-Devices etc.) zu.“
Das neue Filialinformationssystem sollte mindestens die gleichen
Informationen wie vorher bereitstellen, doch nicht auf einzelnen DIN A4
Seiten, sondern als Textelemente, bei Bedarf angereichert mit Bildern.
Die Bereitstellung der Informationen musste einfach und verständlich
sein, quasi „Drag and Drop“. Die Daten inkl. Bilder sollten schlank und
für eine optimale Darstellung im Browser präsentiert werden, die dazu
notwendige Umwandlung der Informationen auf das optimale Format war
Kernanforderung an das System.
Gefordert war eine einfache Struktur
in den Filialen mit einer Navigation
über selbsterklärende Schaltflächen.
Notfallmeldungen sollten auf
dem Bildschirm sofort und klar zu
erkennen sein.
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Realisierung
Albert Schmid, Leiter Organisation Denner AG
„Die Herausforderung beim FIS bestand darin, ein System zu finden,
das einerseits für die Benutzer in den Filialen, die bisher keine
PC-unterstützten Prozesse kannten, einfach anzuwenden ist, und
das andererseits sehr viel Spielraum für Weiterentwicklungen und
Anpassungen an die spezifischen Denner Anforderungen zulässt. Mit
dem FIS wurde der Grundstein zu einer umfassenden Modernisierung
der Verwaltungsprozesse in den Filialen und einer kontinuierlichen
Automatisierung der administrativen Prozesse gelegt.“
Zusammen mit den Partnern PortivITy und Retail Manager Solutions wurde
die Lösung Retail Manager innerhalb von 4 Monaten erfolgreich in der
Filialorganisation von Denner eingeführt.
In einer ersten Projektphase wurden neben dokumentenbasierten Prozessen
wie z.B. Bewerbungsplänen, Arbeitsanweisungen und Handbüchern auch
die Aufgaben und Aktivitäten für die Filiale mittels des Retail Managers
abgebildet.
Michel Flaig, Niederlassungsleiter Denner AG
„Die ersten Erfahrungen sind sehr positiv. Für unsere Filialmitarbeiter
erleichtert das Tool die tägliche Arbeit. Wichtig war auch, dass das
neue System einfach in der Handhabung ist, denn viele von unseren
Mitarbeitern haben wenige PC Kenntnisse.“
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Ergebnisse
Durch die Einführung des Retail Managers werden deutliche
Verbesserungen bei Geschwindigkeit und Qualität der Filialprozesse
wahrgenommen.
So wurde(n) z.B.:
• die Anzahl der gedruckten Seiten für die Filialpost erheblich reduziert,
• der Bearbeitungsprozess zur Bereitstellung von Filialinformationen vereinfacht,
• die Belegablagen in den Filialen durch Onlineformulare ersetzt,
• die Erledigung von administrativen Aufgaben in der Filiale kontrollierbar gemacht,
• die Auftragserledigung in den Filialen erheblich verbessert,
• Daten und Informationen gezielter auf die Filiale ausgerichtet, die diese Informationen benötigt, sowie
• die Durchlaufzeiten erheblich verkürzt.
Ausblick
In den geplanten Ausbauphasen von
FIS werden vor allem Filialprozesse
mit direkter Anbindung an das ERPSystem Navision abgebildet. Der Weg
ist klar definiert, so dass schließlich
alle Papierdokumente aus der Filiale
verbannt sind. Dadurch wird jeder
einzelne Filialprozess vereinfacht,
beschleunigt und qualitativ verbessert.
Diverse weitere Filialprozesse
profitieren von den Möglichkeiten der
einfachen, schnellen Veröffentlichung
von Informationen an die Filiale.
So werden heute filialspezifische
Reports von Systemen in der
Zentrale generiert und stehen noch
am gleichen Tag in der Filiale zur
Weiterbearbeitung zur Verfügung.
Auch in den Filialen wurde FIS ausgesprochen positiv aufgenommen.
Hanni Degen, Filialleiterin in Köniz
„Das FIS ist für uns wirklich eine Arbeitserleichterung. Wir brauchen
weniger Papier und können unsere Effizienz steigern, da der
Informationsfluss schneller geworden ist und die Administration
vereinfacht wurde. Bei Eilmeldungen können die Filialen schneller
reagieren und alle Mitarbeitenden haben immer den gleichen
Informationsstand.“
Hans-Peter Kruse, Leiter Verkauf Denner AG
„Das FIS wird in den nächsten Monaten weiter ausgebaut. Prozesse
werden automatisiert und vereinfacht. Dies bedeutet sowohl in der Denner
Zentrale als auch in den Filialen deutlich weniger Administrationsaufwand
und dadurch stärkere Konzentration auf das Kerngeschäft. Die Effizienz
des Informationsaustausches wird mit dem FIS stetig verbessert, um den
immer schneller wechselnden Rahmenbedingungen und Anforderungen im
Detailhandelsumfeld gerecht zu werden.“
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Übersicht Retail Manager
Retail Manager ist eine preisgekrönte Handels- und Kommunikationslösung,
die eine Optimierung in der Management-Koordination nach dem Muster
Anweisung -> Aktion -> Bestätigung bringt.
Retail Manager Solutions:
Die effiziente Lösung auf Basis von Microsoft .NET und Microsoft SQL
Server Technologien unterstützt Unternehmen dabei, Filialorganisationen
erfolgreich zu managen und effektiv in diesen zu kommunizieren.
Retail Manager Solutions ist ein
englisches IT-Unternehmen.
Speziell für Handelsunternehmen
wurde die Lösung Retail Manager
Kommunikationskanäle wie E-Mail, Fax und Papier werden durch
transparente, kontrollierbare und messbare Prozesse ersetzt. Die
Automatisierung der Verantwortlichkeit, Verteilung, Planung, Eskalation und
Ausführung jeder einzelnen Aktivität führt dabei zu großen Effizienzgewinnen
innerhalb kürzester Zeit.
entwickelt, die bereits bei
zahlreichen Kunden in England und
in den USA im Einsatz ist.
Retail Manager Solutions Ltd.
Castle Malwood, Minstead
Hampshire SO43 7PE
Retail Manager sorgt für Einheitlichkeit und Übersichtlichkeit in den
Kernprozessen einer Filialorganisation und führt damit zu mehr
Geschwindigkeit und höherer Flexibilität.
Denn Retail Manager bedeutet:
• Einheitliche, geprüfte Informationsvermittlung und Inhaltsverteilung, inklusive Unternehmenskalender, wichtigen Neuigkeiten, Erinnerungen und Hinweisen
• Dezentralisierte oder zentralisierte Eigentümerschaft von Inhalten – eine umfassende Zentralansicht aller Aktivitäten mit entsprechendem Status
• Selektive Informations- und Aktionsverteilung an bestimmte Filialen oder Marken
• Möglichkeit für eine dynamische Erstellung von Formularen für eine unmittelbare Reaktion und Analyse
• Automatisierte Geschäftsprozesse werden gefördert und Filialeffizienz wird messbar – die Voraussetzung, alle Filialen mit demselben Maßstab zu vergleichen
Telefon: +44 2380 - 816000
www.retail-manager.com
PortivITy:
Im deutschsprachigen Raum wird
der Retail Manager durch die
Firma PortivITy vertreten. PortivITy
unterstützt hier die Kunden
bei Planung und Realisierung
von Retail Manager basierten
Lösungen.
PortivITy GmbH
Barmbeker Straße 10
22303 Hamburg
Telefon: +49 40 682 872 690
www.portivity.de
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