E-Mail-Management 2017 Daniel Mikeleit, ELO Digital Office GmbH Leiter CC Cloud & Infrastructure ELO ECM-Tour 2017 | www.elo.com ELO-Standardlösungen Für alle gängigen E-Mailsysteme @ Plattformspezifische ELO-Produkte @ELOxc for Microsoft EWS @ELOxc Client for Microsoft Outlook @ELO SAND – Server Archiving for IBM Notes/Domino @ELO Client for IBM Notes @ Basisintegration in ELO @ELO Java Client (Drag&Drop, Makro, Registeranbindung) @ELO Automation Services (IMAP/POP3 über Java Mail API) @ ELO-Middleware: Business Logic Provider ELO ECM Fachkongress 2017 | www.elo.com 2 ELOxc for Microsoft EWS ELO-Power für Ihr E-Mail-System ELOxc Client for Microsoft Outlook Office 365 Mailboxen Online ELO mit ELOxc EWS Exchange Server Geschäftsprozess ELO Workflow Exchange Journalserver ELO ECM Fachkongress 2017 | www.elo.com 3 E-Mail-Management als Teil der ECM-Strategie Prozessintegration Geschäftsprozess ELO Workflow ELO Archiv ELOas Klassifizierung Strukturierung Datenanreicherung Auto-Reply … Anwendungssystem z.B. ERP ELO ECM Fachkongress 2017 | www.elo.com 4 Live-Demo Automatische E-Mail-Verarbeitung mit ELOxc for Microsoft EWS ELOxc for Microsoft EWS Funktionale Highlights in Version 10.03 @ @ @ @ @ @ @ Neue Oberfläche der XC-Console Erweiterte Vorlagenverwaltung Mehr Optionen für Journal- und Shared Mailboxen Verarbeitung von Ressourcen- & Equipment-Mailboxen Betrieb als Azure-Cloudservice möglich Static Mode für gehostete Exchange-Postfächer Neuer Logviewer ELO ECM Fachkongress 2017 | www.elo.com 6 Wichtige Rechtsgrundlagen Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen E-Mails?* @ GoBD @ HGB @ AO @ EHUG @ Sowie ggf. SOX, Basel II, FDA, usw. @ BDSG @ TKG LLL § *) nicht ausschließlich, nur die wichtigsten ELO ECM Fachkongress 2017 | www.elo.com 7 Empfehlungen für die Organisation Abgeleitet aus geschäftlichem Nutzen und rechtlichen Rahmenbedingungen Vorgangsbezogene Ablagestruktur im Archiv Automatisierte Weiterverarbeitung per Workflow und ELO Business Solutions Journalarchivierung in Kombination mit Server- und Clientarchivierung Untersagung des Versendens privater E-Mails Mitarbeitereinverständnis zur Archivierung eingehender privater E-Mails Einbeziehung Betriebsrat Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante E-Mails >= 10 Jahre Löschfristen personenbezogener Daten, z.B. Bewerbungen <= 6 Monate Archivierungsformat für E-Mails: EML Anhänge immer im Originalformat aufbewahren ELO ECM Fachkongress 2017 | www.elo.com 8 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Haben Sie noch Fragen? ELO ECM-Tour 2017 | www.elo.com ELO ECM-Tour 2017 ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D-70178 Stuttgart ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz ELO Digital Office CH AG, Industriestrasse 50b, CH-8304 Wallisellen Die ELO Homepage finden Sie unter: www.elo.com ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft®, MS®, Windows®, Word® und Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® sind eingetragene Marken der Microsoft Corpo ration in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel-Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. ELO gewährleistet und garantiert nicht, dass seine Produkte oder sonstigen Leistungen die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschr iften sicherstellen. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftl icher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. © Copyright ELO Digital Office GmbH 2017. Alle Rechte vorbehalten.