Erfolg steuern

Erfolg steuern
Zertifizierte Managementsysteme: mit
System zu mehr Effektivität und Effizienz
TÜV SÜD Management Service GmbH
Managementsysteme sind Bausteine für den
Unternehmenserfolg. Denn sie fordern die
klare Definition und Dokumentation von
Unternehmensprozessen. Außerdem sorgen
sie dafür, dass Unternehmen regelmäßig
überprüfen, ob und wie Ziele erreicht wurden.
Davon lassen sich gezielte Optimierungspotenziale ableiten. Kurzum: Ein Managementsystem unterstützt Unternehmen dabei, sich
kontinuierlich und effizient zu verbessern –
und damit gezielt und mit System am Unternehmenserfolg zu arbeiten.
Mit einem zertifizierten Managementsystem
Prozesse optimieren
Entscheidet sich ein Unternehmen nicht nur für die Einführung, sondern auch für die Zertifizierung seines
Managementsystems, schlägt es quasi zwei Fliegen
mit einer Klappe: Einerseits ist die Zertifizierung eine
offizielle Bestätigung und Anerkennung des Engagements
aller beteiligten Mitarbeiter. Andererseits belegt die Zertifizierung die intensiven Anstrengungen des Unternehmens auch gegenüber dessen Partnern und Kunden –
das stärkt nicht nur das Vertrauen, sondern kann auch
ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein.
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In dieser Broschüre finden Sie Informationen darüber,
wie eine Zertifizierung abläuft, welche Grundsätze gelten
und was hinter einem Zertifikat und einem Prüfzeichen
steckt. Falls Sie sich grundsätzlich für eine Zertifizierung
und deren Umsetzung interessieren und dazu bereits
Fragen im Vorfeld haben, informieren wir Sie gerne auch
persönlich. Sprechen Sie uns einfach an – wir unterstützen Sie gerne.
8 Grundsätze
Mit System zum Erfolg
Der Weg zum Erfolg muss konsequent, nachvollziehbar
und klar sein, das gilt für die Unternehmensführung
ebenso wie für die Zertifizierung. Die folgenden acht
Grundsätze geben erste Anhaltspunkte.
4. Prozessorientierter Ansatz
Um das gewünschte Ergebnis effizienter zu erzielen,
sollten alle Tätigkeiten und die dazugehörigen Ressourcen in Form von Prozessen gesteuert werden.
1. Aktive Kundenorientierung
5. Systemorientierter Managementansatz
Im Mittelpunkt jeder unternehmerischen Aktivität steht
der Kunde. Er entscheidet über Erfolg und Misserfolg.
Deshalb ist es entscheidend, die Bedürfnisse der Kunden
zu verstehen und dafür zu sorgen, deren Erwartungen
nicht nur zu erfüllen, sondern zu übertreffen.
Die Prozesse in einem Unternehmen stehen untereinander in einer wechselseitigen Beziehung. Versteht man
diese Prozesse als ganzheitliches System und steuert sie
entsprechend, kann die Effizienz der gesamten Organisation gesteigert werden.
2. Motivierender Führungsstil
6. Ständige Verbesserung
Führungskräfte sollen das Unternehmen an den Anforderungen des Marktes ausrichten. Dazu müssen sie ein
internes Umfeld schaffen und erhalten, in dem sich die
Mitarbeiter voll dafür einsetzen, die Unternehmensziele
zu erreichen.
3. Einbeziehung des Einzelnen
Auf allen Ebenen bestimmen die Mitarbeiter das Wesen
eines Unternehmens. Nur wenn diese vollständig in wichtige Entscheidungen einbezogen werden, sind sie auch
motiviert, ihre Fähigkeiten im Dienste des Unternehmens
einzusetzen.
Nur wer sich ständig hinterfragt und die Gesamtleistung
des Unternehmens kontinuierlich verbessert, wird langfristig Erfolg haben.
7. Sachbezogener Ansatz zur Entscheidungsfindung
Die genaue Analyse von Daten und Informationen bildet
die Grundlage für wirksame Entscheidungen.
8. Lieferantenbeziehungen zum gegenseitigen
Nutzen
Ein Unternehmen und seine Lieferanten sind voneinander abhängig. Eine vertrauensvolle Beziehung ist daher
wichtig und sorgt für eine Win-win-Situation.
QuelIe: lS0 9000:2005
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Ziele gemeinsam erreichen
Ablauf der Zertifizierung
Schritt 1: Vorbereitung ggf. in Form eines
optionalen Voraudits
Wir informieren Sie über den Ablauf der Zertifizierung
und erfassen den erreichten Stand des Managementsystems.
In Abstimmung mit Ihnen prüfen wir Teile der
Management-Dokumentation (QualitätsmanagementHandbuch, Prozess- oder Verfahrensanweisungen)
auf Plausibilität zu den Normanforderungen.
Auf Wunsch führen wir in einzelnen Abteilungen
Voraudits zu den vorliegenden Prozessen durch.
Wir erstellen einen Bericht und zeigen Ihnen Verbesserungspotenziale auf.
Sie erläutern uns lhre Strategie zur Zielerreichung und
wie diese gemessen wird. Anschließend erfolgt eine
Überprüfung der Anforderungen bezüglich:
Unternehmens- und Qualitätsziele
Verantwortung der Leitung
Verbesserungsmaßnahmen und deren Wirksamkeit
Kundennutzen und Kundenorientierung
Kennzahlen und Trends
Am Ende der ersten Phase besprechen wir die weitere
Vorgehensweise und stimmen die erforderlichen Schritte
mit Ihnen ab.
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Das Zertifizierungsaudit wird in zwei Stufen durchgeführt.
Unsere Experten analysieren lhr Managementsystem vor
Ort und prüfen die Konformität mit der Bezugsnorm.
Schritt 2: Zertifizierungsaudit Stufe 1
lm Audit der Stufe 1 sind unter anderem folgende
Themenbereiche zu verifizieren:
Dokumentenprüfung
Bewertung der Angemessenheit des beantragten
Geltungsbereiches
Standort- und produktspezifische Kundenbedingungen
Bewertung der internen Audits
Bewertung des Managementreviews
Angemessene Planung des Audits der Stufe 2
(Zertifizierungsaudit)
Reife des Managementsystems für das Audit der
Stufe 2
Schritt 3: Zertifizierungsaudit Stufe 2
Das Audit der Stufe 2 ist spätestens sechs Monate nach
dem Audit der Stufe 1 durchzuführen. Gemeinsam mit
Ihren Mitarbeitern überprüfen unsere Auditoren das System anhand der Wertschöpfungskette. Hierbei werden
aus der neutralen Bewertung von Stärken und Schwächen mögliche Verbesserungspotenziale identifiziert.
Rezertifizierungsaudit (W-Audit)
2 Überwachungsaudits
Zertifizierungsaudit (2-stufig)
Voraudit
(optional)
Begleitendes Projektmanagement
Der Ablauf der Zertifizierung
Je nach Bezugsnorm müssen vom Zertifizierer die
unterschiedlichsten Anforderungen hinsichtlich Auditorenqualifikation, Auditplanung, Auditablauf und Auditdokumentation erfüllt werden. Die Anforderungen sind in
verschiedenen Vorgaben veröffentlicht, die weltweit für
alle Zertifizierorganisationen Gültigkeit besitzen und so
die Qualität der Zertifizierungen absichern.
Schritt 4: Bericht
Unmittelbar nach dem Audit findet das gemeinsame
Abschlussgespräch über die Ergebnisse des Audits statt.
Auf Basis der erkannten Stärken und Schwächen identifizieren wir Entwicklungspotenziale und besprechen die
weitere Vorgehensweise mit Ihnen.
Falls erforderlich, erläutern wir Ihren internen Auditoren
sowie den Beteiligten vorgesehene Korrekturmaßnahmen im Hinblick auf die notwendige Weiterentwicklung.
Unsere unabhängigen und erfahrenen Systemanalysten
sind nicht nur im jährlichen Audit für Sie da, sondern stehen bei Fragen als kompetente Ansprechpartner gerne
zur Verfügung.
Fälligkeit von Überwachungsaudits und
Rezertifizierungsaudits (W-Audits)
Das Datum des 1. Überwachungsaudits darf nicht mehr
als 12 Monate nach dem letzten Tag des Zertifizierungsaudits der Stufe 2 liegen (Solltermin -3/+0 Monate). Die einzuhaltenden Toleranzen für die weiteren Überwachungsaudits betragen jeweils drei Monate (Solltermin -3/+3
Monate). Werden die Überwachungsaudits nicht fristgerecht durchgeführt, wird das Zertifikat ausgesetzt. Sollte
das Auditverfahren dann nicht innerhalb der nächsten
3 Monate (Solltermin +6 Monate) durchgeführt und freigegeben worden sein, muss das Zertifikat entzogen werden.
Um Zertifikatsaussetzungen und -entzüge zu vermeiden,
sollten die Audits immer frühzeitig geplant und durchgeführt werden.
Voraussetzung einer erfolgreichen Rezertifizierung nach
drei Jahren ist die Durchführung eines Wiederholungsaudits (W-Audits). Fälligkeit für das Rezertifizierungsaudit
ist der letzte Tag der Zertifikatslaufzeit. Konkret: Das
W-Audit sollte deutlich vor Ablauf der Zertifikatslaufzeit
durchgeführt und von der Zertifizierungsstelle freigegeben worden sein. Auf diese Weise können Sie jederzeit
ein gültiges Zertifikat vorweisen und das neue Zertifikat
mit der vollen dreijährigen Laufzeit schließt direkt an das
vorhergehende an.
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Ansporn und Motivation
Das Zertifikat
Transparenz von Anfang an
Das Zertifikat
Ohne die aktive Beteiligung der Mitarbeiter sind weder
die Implementierung und der Betrieb eines Managementsystems noch dessen erfolgreiche Zertifizierung realisierbar. Die interne Kommunikation spielt deshalb eine
wichtige Rolle, um als Team das gemeinsame Ziel zu
erreichen. Hier finden Sie einige Tipps zur internen
Kommunikation:
Am Ende einer erfolgreichen Zertifizierung erhalten Sie
Ihr Zertifikat. Mit diesem wichtigen Dokument werden die
Optimierungsbemühungen des gesamten Unternehmens
durch einen neutralen, kompetenten Dritten bestätigt und
nach außen hin sichtbar gemacht.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über Ihre
Pläne und Ziele.
Erklären Sie den Nutzen für das Unternehmen, aber
auch für die Mitarbeiter.
Binden Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an ein, das
steigert deren Motivation und nimmt mögliche Ängste.
Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter zur aktiven Mitarbeit,
am besten, indem Sie selbst mit gutem Beispiel vorangehen.
Benennen Sie pro Prozess einen Verantwortlichen.
„Kontinuierliche Verbesserung“ sollte ein fester Punkt
einer jeden Gesprächsagenda sein.
Konkret gibt das Zertifikat Auskunft über die relevante
Bezugsnorm, die Leistung und den Geltungsbereich, nach
denen ein Unternehmen zertifiziert wurde. Außerdem
findet man auf seinem Zertifikat die Gültigkeit sowie die
individuelle Zertifikatsnummer. Ein weiteres wesentliches
Element ist das Akkreditierungslogo des jeweilig zuständigen Standardgebers, wie zum Beispiel der DAkkS
(Deutsche Akkreditierungsstelle). Das Akkreditierungslogo
zeigt, dass wir als Zertifizierungsstelle einer laufenden
Überwachung unserer Prozessqualität, Kompetenz und
Unabhängigkeit durch eine neutrale Institution auf der
Basis international anerkannter Kriterien unterliegen.
Das Zertifikat ist aber noch mehr: Es gibt den Mitarbeitern eine positive Rückmeldung und damit die Sicherheit,
auf dem richtigen Weg zu sein. Darüber hinaus ist das
Zertifikat auch eine Anerkennung des Engagements der
Mitarbeiter. Unterstreichen Sie dies, indem Sie die erfolgreiche Zertifizierung auch intern entsprechend kommunizieren – und so Ihre Wertschätzung und Dankbarkeit
gegenüber Ihren Mitarbeitern ausdrücken.
Nach der Zertifizierung ist vor der Zertifizierung
Dabei muss klar sein: Eine Zertifizierung ist keine einmalige Anstrengung, sondern vielmehr der Auftakt eines
kontinuierlichen Prozesses. Denn mit dem Zertifikat geht
das Unternehmen die Verpflichtung ein, sich selbst regelmäßig zu hinterfragen, beständig Optimierungspotenzial
zu identifizieren und flexibel notwendige Änderungen
vorzunehmen. Die jährlichen Überwachungsaudits sowie
die Rezertifizierung nach drei Jahren stellen dies vonseiten des Zertifizierers sicher.
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Qualität sichtbar machen
Das Prüfzeichen
Am Ende einer erfolgreichen Zertifizierung steht neben
dem Zertifikat auch das Prüfzeichen, unser blaues Oktagon. Die acht Ecken sind eine wertvolle Unterstützung
für Ihr Marketing, denn Sie machen auf einen Blick Ihre
Leistung sichtbar.
TÜV SÜD – ein starker Partner
Ihr Mehrwert
Die TÜV SÜD AG ist ein international führender Dienstleistungskonzern mit den strategischen Geschäftsfeldern
Industrie, Mobilität und Zertifizierung. Rund 19.000 Mitarbeiter sind an über 800 Standorten weltweit präsent.
Unsere interdisziplinären Spezialistenteams sorgen für
die Optimierung von Technik und Systemen sowie eine
kontinuierliche Steigerung des Wissensstandes. Wir
stärken als verlässlicher Prozesspartner mit einer langen
Tradition die Wettbewerbsfähigkeit unserer Auftraggeber.
Unterscheiden Sie sich von Ihren Mitbewerbern und
nutzen Sie die Vorteile, die Ihnen ein von TÜV SÜD
zertifiziertes Managementsystem im Markt bietet. Mit
dem Zertifikat und dem TÜV-Oktagon dokumentieren Sie
gegenüber Kunden, Geschäftspartnern, Behörden und
der Öffentlichkeit Ihre eigenen hohen Ansprüche, die
auch internationalen Forderungen entsprechen.
Als Teil dieses starken Konzerns unterstützt die TÜV SÜD
Management Service GmbH Kunden aus allen Branchen
bei Auditierungen, Begutachtungen, Validierungen und
Zertifizierungen von Managementsystemen. Dazu zählen
neben den klassischen Themenfeldern Qualität, Umwelt,
Energie und Sicherheit auch innovative Spartenprodukte
aus dem Bereich Servicequalität.
Acht Ecken für Vertrauen und Qualität
Das TÜV SÜD-Prüfzeichen zählt international zu den
bekanntesten Siegeln. Studien belegen außerdem, dass
die Menschen mit dem blauen Oktagon Glaubwürdigkeit,
Neutralität, Kompetenz und Zuverlässigkeit verbinden. Der
Grund für das gute Image ist einfach: Hohe Ansprüche
und hohes Qualitätsdenken bei unseren Zertifizierungen.
Deshalb sind diese nicht nur in unseren Leitlinien verankert, sondern sie fließen auch in jede einzelne unserer
Zertifizierungsleistungen.
Machen Sie sich den großen Bekanntheitsgrad und das
positive Image des blauen Oktagons zunutze. Setzen Sie
das Prüfsiegel gezielt für Ihre Marketingaktivitäten ein.
Auf diese Weise können Sie Ihren Mitarbeitern, Kunden
und Partnern zeigen, dass Sie die hohen Anforderungen
der TÜV SÜD Management Service GmbH erfüllen. Mit
unserem Prüfzeichen wird die Qualität Ihrer Leistungen
sichtbar, das schafft Vertrauen.
Abbilden können Sie Ihr TÜV SÜD-Prüfzeichen für
Managementsysteme auf Ihrem Geschäftspapier oder
in Ihrer Imagewerbung, um nur einige Möglichkeiten zu
nennen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserer
Infobroschüre „Die Prüfzeichen der TÜV SÜD Management Service GmbH – wichtige Infos zur Verwendung“.
Davon profitieren selbst starke Marken. Denn unser Prüfzeichen lenkt nicht von der eigentlichen Werbeaussage
ab. Das Gegenteil ist der Fall: Das blaue Oktagon erhöht
die Aufmerksamkeit.
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Wir freuen uns über
eine Kontaktaufnahme
www.tuev-sued.de/tms
TÜV SÜD Management Service GmbH
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Tel.: 0800 5791-5000
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