Verwaltungsprogramm für die Garage

@utoTruck
Garagenverwaltung
SOFTWARE
Läuft auf « Windows/NT »
Datenbanken « SQL/Server »
Entwicklungssoftware « MAGIC 8.3 »
Einzelarbeitsplatz oder mehrere Arbeitsplätze vernetzt
Notwendige Lizenzen:
Windows/NT
SQL/Server
Run-Time MAGIC
ALLGEMEINE BESCHREIBUNG
@utoTruck
wurde
besonders
auf
die
Bedürfnisse
der
Autobranche
@utoTruck
erlaubt
mit
verschiedenen
Instrumenten
Reparaturaufträge und die Fakturierung zu optimieren.
angepasst.
Kostenvoranschläge,
@utoTruck hilft die Arbeiten in der Werkstatt, im Ersatzteilelager, im Verkauf mit
verschiedenen Funktionen und Analysen zu optimieren. Anhand von Historienauswertungen,
und Vergleichstatistiken können die Kunden und die Fahrzeuge betreut werden. Dies
erleichtert Massnahen zur Schaffung der Kundenbindung und Kundenzufriedenheit zu
planen und durchzuführen. Mit zeitgemässen Instrumenten wie Fax und Internet-Anbindung
können Maillings effizient versandt werden.
Eine dynamische Verbindung mit der Buchhaltung erlaubt, jederzeit den Stand des
Unternehmens zu kennen.
@utoTruck :
Erlaubt die Verrechnung und die Firmenbuchhaltung zu optimieren
Hilft zu entscheiden
Verbessert die Rentabilität und unterstützt den Verkauf
Erlaubt automatisierte Marketingaktionen zur Betreuung und Pflege der
Kunden
Seite - 1 -
KUNDENVERWALTUNG
KUNDENDATEI
Die Verwaltung der Kundendatei wird mit einer Historie gekennzeichnet und die neuen
Daten können anhand eines zukünftigen Gültigkeitsdatums aktualisiert werden. Zum Beispiel
eine Änderung der Zahlungsbedingungen ab einem bestimmten Datum gibt keinen Verlust
der früheren Konditionen.
Die Daten eines Kunden sind in Form von "Auswählen“ dargestellt. Verschiedene
Suchkriterien sind möglich.
Die Hauptkriterien :
Name
Geburtsdatum
Kontrollschildnummer
Chassis-Nummer
Kundennummer
Fahrzeugnummer
Seite - 2 -
KUNDENVERWALTUNG
Die Kundeninformationen sind nach Arten gegliedert: Allgemein (für die Fakturation),
Verkauf, Fahrzeuge, Saldo, Umsatz, Betreuung, Kontaktpersonen und Marketings.
In der Auswahl „Umsatz“ besteht die Möglichkeit, die Vergangenheit aller
Kundenrechnungen, unabhängig vom Fahrzeug, anzuzeigen. (Artikel, Arbeitzeit,
Fahrzeugverkauf, Optionen und Diverse). Direkt aus der Auswahl können die Belege
abgerufen und bei Bedarf ausgedruckt werden.
Innerhalb der Kunden können mehrere Kontaktpersonen (GL, Inhaber, Disponent,
Chauffeur, usw.) mit den passenden Privatadressen verwaltet werden. Das erlaubt, die
Betreuung der Kunden individuell zu gestalten.
Seite - 3 -
KUNDENVERWALTUNG
Eine Bildschirmdarstellung erlaubt für ein bestimmtes Jahr alle Kundenaktionen zu
überprüfen (Werkstattbesuche, Verrechnungen Verkaufskontakte, usw.).
Anhand des Kundendaten-Verwaltungsprogrammes oder mit einem speziellen Programm
kann eine gezielte Verkäuferplanung erstellt werden.
Seite - 4 -
FAHRZEUGVERWALTUNG
FAHRZEUGDATEI
Fahrzeuginformationen können von allen Mandanten bearbeitet werden. Sie sind nach
folgender Art dargestellt: Basis, Verkauf, Einkauf, Leasing, Full-Service, Umsatz, Aufbau,
Optionen, Gebrauchte Artikel, Bilder.
Verschiedene Suchkriterien sind möglich.
Die Hauptkriterien :
Kundenname
Kundennummer
Kontrollschildnummer
Chassis-Nummer
Fahrzeugnummer
Marke, Modell
Verschiedene Daten
Seite - 5 -
FAHRZEUGVERWALTUNG
Alle Fahrzeugbesonderheiten (Sonderausstattungen, Bezeichnungen, Farben und Interieur)
sind für jedes Fahrzeug erfasst.
Die ganze Reparatur-Geschichte (Kundenrechnungen, Garantien, Interne Rechnungen,
usw.) kann in der Fahrzeugverwaltung eingesehen werden. Diese Geschichte wird während
der ganzen Fahrzeuglebensdauer aktualisiert.
Abgaswartungsdaten sowie Garantiearbeiten gehören zu den Fahrzeugverwaltungsdaten.
Diese Informationen werden beim Rechnungsdruck automatisch angepasst.
Die Auswahl "Artikel" gibt eine Gesamtansicht der Teile, die für dieses Fahrzeug je verbaut
worden sind.
Die Auswahl "Bilder" erlaubt Bilder unterschiedlicher Herkunft aufzunehmen (eingescannt
oder aus einer anderen Datei übernommen). Zum Beispiel: Fahrzeugausweise, Fotos,
unterschiedliche Berichte, u.s.w.
Seite - 6 -
ERSATZTEILVERWALTUNG
ERSATZTEILDATEI
Die ET-Informationen sind in der Hauptauswahl dargestellt und unterteilt in: Basis,
Allgemein, Lagerbestand, Bewegungen, Auszug (zusammengefasst pro Jahr, Monat und
Woche), Verkäufe, Einkäufe, Fahrzeuge, Ersetzungen, Mutationen, Lieferanten.
Der Lagerbestand wird mit zwei Informationen dargestellt: der richtige Bestand und der
berechnete Bestand. Der berechnete Bestand setzt sich aus den laufenden Bestellungen
und den offenen Lieferungen zusammen.
Seite - 7 -
ERSATZTEILVERWALTUNG
Die ET-Verwaltung erlaubt mehrere Lagerorte und Lagerungen zu bestimmen.
Beim Verkauf eines Ersatzteils mit mehreren Lagerorten, schlägt das System die Lagerung
durch den Anwender vor.
Bei Mutation des Lagerortes druckt das System auf Wunsch einen Umzugsbeleg.
Folgende Informationen werden pro Ersatzteilnummer verwaltet:
Die Nachfolgenummer
Die laufenden Bestellungen (Lieferanten)
Die offenen Lieferungen (Kunde)
Das Historie von Preismutationen und Rabattcoden
Alle Lieferanten
Seite - 8 -
ERSATZTEILVERWALTUNG
Rückwirkende Inventare sind dank der Geschichte der Bewegungen von Einkäufen und
Verkäufen möglich.
Die Artikel können nach Marken (Importeur) strukturiert, formatiert und ausgewählt werden.
Beispiel: ET-Nummer Struktur
Marke
Ausgabe Format
Auswahl Ordnung (Druck)
Fiat, Lancia, Alfa Romeo
1234 567 890
1234567890
Mercedes-Benz
A 111 222 33 44 5555
B 1 2 34 5678
A22244111335555
B12345678
Mazda
1111 22 33333333
22333333331111
Nissan
11111 22222 333
11111 22222 333
Seite - 9 -
ERSATZTEILVERWALTUNG
Informationen über das Verkaufsvolumen seit der Anlage des Artikels sind verfügbar und
erleichtern die Verwaltung der Bestellvorschläge. Diese werden auf Grund von Coden
(Verkaufsvolumen) und Tendenzen (positiv oder negativ) automatisch berechnet.
Das System zeigt die Artikel auf deren Bestand zu hoch wäre.
Seite - 10 -
RECHNUNGSVERWALTUNG
FAKTURATION
Eine effiziente und genaue Verrechnung ist eine grundlegende Voraussetzung in einem
Garagenbetrieb. Unsere Programme sind für effiziente Abläufe ausgelegt. Sie können eine
Rechnung oder eine Gutschrift aufgrund eines bestehenden Kostenvorschlages erstellen.
Bei der Neueröffnung eines Reparaturauftrages
Fahrzeugdaten direkt übernommen.
werden
die
Kundendaten
und
Ein Werkstattplaner erlaubt der Werkstatt, die Mechaniker oder eine Abteilung effizient zu
planen. Die verfügbare Zeit kann jederzeit angezeigt werden.
Seite - 11 -
RECHNUNGSVERWALTUNG
Die Zeiteingabe kann über eine Stempeluhr oder manuell erfolgen.
Die Verwaltung von Verkaufskonten (Warenarten) kann mit verschiedenen Parametern
automatisiert werden.
Die MWSt. wird automatisch nach den Daten des Kunden sowie nach den unterschiedlichen
in der Rechnung erfassten Daten berechnet. Mehrere MWSt.-Code können auf derselben
Rechnung aufgeführt sein.
Die Verwaltung des Reparaturauftrages ist durch die Aufteilung vereinfacht. Alle
Operationen sind in der Auftragsbasis erfasst. Die unterschiedlichen Arbeitspositionen sind
in der Folge auf den jeweiligen Aufträgen (Intern, Versicherung, Garantie, u.s.w.) verteilt.
Während der Verteilung dieser Positionen berechnet das Programm die unterschiedlichen
Konditionen, Arbeitsstundensatz, Ersatzteilkonditionen, usw.
Nach Fahrzeugmodell und den passenden Arbeitstexten können Ersatzteilelisten angelegt
werden. z.B. Ersatzteile für Servicearbeiten.
Seite - 12 -
RECHNUNGSVERWALTUNG
Eine Abfrage erlaubt alle offenen ET-Aufträge des Kunden einzusehen. Auf dem Bildschirm
erscheinen alle laufenden Bestellungen, sowie alle schon ausgelieferten Ersatzteile.
Eine Karte «Ausgangkontrolle» kann z. H. des Kunden gedruckt werden. Sie wird bei der
nächsten Reparatur/Service übernommen.
Nach der Rechnungserstellung
Debitorenbuchhaltung.
aktualisiert
das
System
direkt
die
Finanz-
und
Die Rechnungsdarstellung ist individuell oder nach den Anforderungen des Importeurs
möglich.
Seite - 13 -
FAHRZEUGBUCHHALTUNG
Die Fahrzeugbuchhaltung wird direkt ab Fahrzeughersteller verwaltet und automatisch
angepasst (Fahrzeugaufbereitung, Verkauf, usw.).
Der Geschäftsfall beginnt nach Einkauf eines Fahrzeuges und führt bis zum Verkauf.
Eine Verkaufssimulierung ist möglich. Dazu müssen provisorische Angaben manuell
eingeben werden.
Fahrzeugaufbereitung und Instandstellungsreparaturen werden direkt in die Fahrzeugbuchhaltung verbucht
Seite - 14 -
STATISTIKEN, ANALYSEN UND INVENTARE
STATISTIKEN UND ANALYSEN
Verschiedene Statistiken und Analysen sind in @utoTruck verfügbar :
Kunde:
Kundenbetreuung
Kundenkontakt nach Verkäufer
Fahrzeuge:
Werkstatt-Betreuungstatistik (IRS)
ET:
Verkaufsanalyse nach Familiencode und Kundenkategorie
Verkaufsanalyse nach Kunden und Familiencode
Lagerbewegungsliste
Margenberechnung nach Verkaufskanal
(WS, ET-Lager, Postsendungen, Garantie, Intern, usw.)
Verkauf:
Analyse nach Warenart und Verkaufskanal
Analyse nach Warenart und Kundenkategorie
Verkaufsstatistiken von neuen Fahrzeugen und
Gebrauchtfahrzeugen
Inventare
Fahrzeuge:
Neufahrzeuginventar
Gebrauchtfahrzeuginventar
ET:
Physisches Inventar
Inventar nach Warenwert
Seite - 15 -
OFFERTENVERWALTUNG UND VERKAUFSVERTRÄGE
OFFERTEN UND VERKAUFSVETRÄGE
Dieses Element verwaltet die Kunden und die Fahrzeuge für die Offerte und die Verträge
direkt aus den Basisdateien. @utoTruck besitzt zahlreiche, die Arbeit vereinfachende
Funktionen. Es erlaubt die Interessenten auch nach der Abrechnung des Fahrzeuges zu
bearbeiten. Der Kunde kann über den Terminkalender (Verkäufersteuerung) kontaktiert
werden.
Sie haben die Möglichkeit ihren Neu- und Gebrauchtfahrzeugpark nach bestimmten Kriterien
zu selektionieren und dadurch ihren Kunden gezielte Angebote zu unterbreiten.
Die Verkäufer haben die Möglichkeit, für eine bestimmte Zeit Fahrzeuge zu reservieren.
Nach dem Verkauf des Fahrzeuges kann der Verkäufer die Betreuung des Fahrzeuges
durch den Kundendienst weiter verfolgen. Während eines Werkstattbesuches des
Fahrzeuges kann vom Annehmer eine Informationskarte ausgefüllt werden. Diese
Information wird dann automatisch im Terminkalender des Verkäufers aufgeführt.
Seite - 16 -
VERKAUFS DIAGRAMM
Verkäuferarbeit
Kundenkontakt
EDVBearbeitung
Kontakteröffnung mit
Interessenten
Best. Kunde
UnterlagenErstellung
Kontrolle wenn Kunde
einem anderen
Verkäufer gehört
FahrzeugBestimmung
Lagerfahrzeug
Daten-Übernahme
Daten-Erfassung
FahrzeugÜbernahme
Daten- Übernahme
eines bestehendes.
Fahrzeuges
Nein
DatenErfassung
MFK-BerichtErstellung
ÜbernahmeBewertung
(Eurotax)
AngebotErstellung
Seite - 17 -
Information an
Verkäufer
VERKAUFS DIAGRAMM
VERKAUFS DIAGRAMM
Leasing
Berechnung und
Erstellung des
Leasingangebotes
Angebot Angenommen
Nein
Ja
Offertenteingabe
Leasingvertragerstellung
Erstellung
Kundenbetrueung
Vertragerstellung
Fahrzeug-Bestellung
wenn nicht im Lager
Beilage zum
Kundenvertrag
Einkaufsvertrag der Übernahme
(wenn nötig)
Kundenbetreuung
bis Fahrzeuglieferung
Fahrzeuglieferung
Organisation der
Kundenbetreuung
Seite - 18 -