Broschüre DocuWare 6

Document Management
DocuWare 6
Dokumente schnell, prozessorientiert
und revisionssicher verarbeiten
Um allen Kunden ein möglichst
breites Lösungsspektrum im Dokumentenumfeld anbieten zu können,
setzt KYOCERA Document Solutions
auf strategische Partnerschaften mit
Softwareunternehmen:
Die DocuWare AG mit Hauptsitz in
Germering ist ein international erfolgreicher Anbieter von integrierten
Dokumenten-Management-Systemen (DMS), der heute mit ca. 10 000
Installationen in über 70 Ländern
vertreten ist.
In Kombination mit den leistungsfähigen, ressourcenschonenden Multifunktionssystemen von KYOCERA
bildet DocuWare 6 der DocuWare
AG eine ideale Basis, um die Dokumentenprozesse in Unternehmen
erheblich zu verbessern.
Mit DocuWare 6 gibt KYOCERA
professionell Antwort auf erfolgsrelevante Fragen, die sich vielleicht
auch Ihr Unternehmen aktuell stellt:
Wie kann die immense Menge
an Informationen strukturiert
zugänglich gemacht werden?
Muss die Dokumentenerfassung
heute wirklich noch mühsam und
zeitaufwändig sein?
Entspricht die Archivierung
tatsächlich den gesetzlichen
Anforderungen?
Gibt es nicht eine einfache
Lösung, interne Dokumentenprozesse spürbar zu beschleunigen?
Wie lassen sich Dokumente auch
mobil und dezentral verfügbar
machen?
DocuWare 6 ist die leistungsstarke Basis für das komplette elektronische Dokumenten-Management für den Mittelstand oder Abteilungen von Großunternehmen.
Von der effizienten digitalen Erfassung über die schnelle und sichere Archivierung
bis zur komfortablen Bearbeitung – die innovative Software macht die Flut der
Informationen handhabbar, Dokumente genau dort verfügbar, wo sie gebraucht
werden, und entlastet die Abteilungen bei der revisionssicheren Archivierung. Interne Prozess-Optimierung inklusive!
Erfassung
Zugriff / Bearbeitung
Client z. B. Office-Software,
E-Mail, andere Anwendungen
Client
Standort A
Record
Management
ERPSystem
z. B. SAP
DOKUMENTE
Scanner,
MFS
DOKUMENTENARCHIV
Zugriffssteuerung
Protokollierung
Versionierung
Der Anwendungsbereich:
DocuWare 6 ermöglicht es, Inhalte
effizient zu nutzen – statt Zeit mit
Erfassung, Suche, Vervielfältigung
und umständlichen Prozessen zu verschwenden. Rechnungen, Angebote,
Konzeptpapiere, Notizen, Patente,
vertrauliche Informationen, Präsentationen, E-Mails – mit dem Enterprise
Content Managementsystem (ECM)
DocuWare 6 haben Unternehmen unterschiedlichste Dokumente souverän im Zugriff. Digitalisiert und nach
klaren Regeln organisiert. Durch die
gezielte Skalierbarkeit können kleine,
mittelgroße und große Organisationen maßgeschneidert von DocuWare
6 profitieren.
Client
Standort B
HomeOffice
Smartphone
Die Vorteile im Überblick:
Zeitsparende
Dokumenten-Übernahme direkt aus Anwendungen
wie MS-Office, E-Mail etc. heraus
oder per Komfort-Scan
Müheloses Finden durch klare Organisation, Volltextsuche, Wissensdatenbank etc.
Bequeme, zuverlässige Einhaltung
gesetzlicher Archivierungs- und Verarbeitungs-Bestimmungen
Workflow-Optimierung, z. B. durch
definierte Prozesse zur Rechnungsfreigabe
Unterstützung bei der Einhaltung
von Skonto-Fristen
Flexibilität durch dezentralen und
mobilen Zugriff
Systemintegration durch direkte Anbindung an das ERP-System
Document Management
Record-Management
DocuWare 6
Record-Management
Effizienz, Komfort und Sicherheit
von der Erfassung bis zur Archivierung
Bearbeitung
mit Werkzeugen
Mit DocuWare 6 erschließen Sie sich den vollen Wert der
Informationen im Unternehmen. Die Software fügt sich in
Ihre bestehenden IT-Strukturen ein, lässt sich an Ihr ERP-System anbinden und funktioniert in bewährten Office-Umgebungen. Dokumente werden mit zahlreichen Komfort- und
Autofunktionen einmal erfasst – und stehen dann nach kla-
ren Regeln dauerhaft zu Verfügung. Auf Wunsch Standort
übergreifend und mobil. Zuverlässiges
Record Management
Bearbeitung
mit Werkzeugen
steuert, kontrolliert und protokolliert dabei den Zugriff. Ihre
Dokumente
sind professionell gesichert und gleichzeitig
ProzessUnterstützung
bestmöglich nutzbar.
ProzessUnterstützung
Direkt-Übernahme
Direkt-Übernahme
oder Scan
oder
Scan
Direkt aus Anwendungen wie MS-Office oder
E-Mail
heraus oder per
Direkt-Übernahme
oder Scan
Record-Management
Scan gelangen die Dokumente in elekClient-Wahl
tronische Briefkörbe, wo sie nach klaren Regeln sortiert
werden.
Direkt-Übernahme
oder Scan
Client-Wahl
Client-Wahl
Bearbeitung
Neben dem DocuWare
mit Werkzeugen
AutomatikClient
Sie das
Funktionen können
Direkt-Übernahme
System
auch über den
oder Scan
Client-Wahl
Windows Explorer Client nutzen, die Ablage erfolgt u. a. mit
AutomatikProzessDrag & Drop. Funktionen
Unterstützung
Systematisches
Finden
AutomatikClient-Wahl
AutomatikFunktionen
Funktionen
Beispiele sind automaSystematisches
tische
Archivierung
und
Finden
Nahtlose
ERP-Anbindung
Indexierung
nach
indiERP
viduellen Regeln, z. B. nach Datei-Typ
AutomatikFunktionen
Systematisches Hinzu kommen
oder Eingangsordner.
Finden
zahlreiche Optionen wie Auto-Texterkennung (OCR) und Barcode-Erfassung.
Online-Zugriff
ERP
Systematisches
Systematisches
Finden
Finden
Über die Baumdarstellung von Archiven oder
die Volltext- und Kategorie-Suche gelangen Sie zum Ziel. Sie
können auch direkt aus anderen An-
wendungen heraus suchen. Praktisch:
Nahtlose
ERP-Anbindung
der Universal-Viewer zur DokumentenERP
Ansicht.
Record-Management
Der Zugriff wird durchOnline-Zugriff
gehend
ERP gesteuert und
protokolliert. Sie können dabei individuelle Rechte festlegen. Die Archivierung
Record-Management
erfolgt u. a. konform
mit AO, GDPdU,
Basel II, Sarbanes Oxley. Vor Datenverlust schützen Record-Management
umfassende Back-upRoutinen.
Bearbeitung
Bearbeitung
mit Werkzeugen
mit
Werkzeugen
Nutzen Sie zahlreiche
Bearbeitung
mit Werkzeugen
Werkzeuge
wie Notizen, Marker oder Stempel und Signaturen, auch zur Freigabe.
ERP
ProzessUnterstützung
ProzessProzessUnterstützung
Unterstützung
Dokumente gelangen
automatisch zum zuNahtlose
ständigen
Mitarbeiter.
ERP-Anbindung
ERP
ERP
Mit Stempeln,
Aufgabelisten oder ZuNahtlose
satzmodulen werden
Prozesse einfach,
ERP-Anbindung
ERP
ERP
klar und transparent organisiert und
beschleunigt.
ERP
Online-Zugriff
ERP
Online-Zugriff
Nahtlose
ERP-Anbindung
Eingehende Dokumente
können mit den StammNahtlose
daten
abgeglichen
ERP-Anbindung
ERPwerERP
den, Rechnungen lassen sich direkt im
ERP anzeigen.
ERP
Online-Zugriff
Online-Zugriff
Greifen
Sie von verschieERP
denen Standorten oder
auch mobil auf die benötigten Dokumente zu,
z. B. per Web-Client. Die Daten können
dabei nach klaren Regeln synchronisiert werden.
Technische Spezifikationen
Systemanforderungen
Betriebssysteme:
Windows XP (mind. SP3, 32bit), aber nur für
DocuWare Clients
Windows Server 2003 (mind. SP2, 32bit/64bit), aber
nur für DocuWare Clients
Windows Vista (mind. SP2, 32bit), aber nur für
DocuWare Clients
Windows Server 2008 (mind. SP2, 32bit/64bit)
Windows 7 (mind. SP1, 32bit/64bit)
Windows Server 2008 R2 (64bit)
Windows 8 (32bit/64bit)
Windows Server 2012 (64bit)
DocuWare SetUp:
.NET 4.0
Windows Installer 4.5
Browser-Unterstützung:
Internet Explorer 7-10
Firefox 10 ESR, Firefox 5.0 und höher
Systemkompatibilität
Die Hardware-Vorraussetzungen sind vom
verwendeten Betriebssystem abhängig
Unterstützte externe Datenbanken:
Microsoft SQL Server 2000 und höher
Oracle 11 und höher
MySQL 5.1
KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH – Otto-Hahn-Str. 12 – D-40670 Meerbusch
Infoline: 0800 867 78 76 – Fax: +49 2159 918-106 (14 Cent/Min. aus dem Festnetz;
max. 42 Cent/Min. aus dem deutschen Mobilfunknetz) – www.kyoceradocumentsolutions.de