PDF - ProfitBricks

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Case Study
All-in: Vollständige Migration in die Cloud
SaaS-Dokumentenmanagement-Lösung und interne IT wandern komplett
in die ProfitBricks-Cloud: Pay-per-Use, Skalierbarkeit, grafische
Benutzeroberfläche und persönliche Betreuung ausschlaggebend
Situation
Die DocuWare Group mit Sitz in Germering bei München
und New Windsor/New York ist weltweit einer der führenden Hersteller von Dokumentenmanagement-Software. Mehr als hunderttausend Anwender verwenden
die Lösungen täglich, um die Effizienz im Betrieb zu
steigern und dadurch die Herausforderungen der Märkte leichter zu meistern. DocuWare bietet seine Software in zwei Modellen an: einmal traditionell als installierte Inhouse-Lösung und zum zweiten als Software
as a Service (SaaS) über das Internet. Der Vertrieb der
DocuWare-Lösungen an Unternehmen aller Branchen
erfolgt ausschließlich indirekt über weltweit mehr als
1.000 Partner und ihre Mitarbeiter, die die Systeme an
die Bedürfnisse der Kunden anpassen.
Im internen Betrieb stellen bei DocuWare die Mitarbeiter der IT-Abteilung darüber hinaus die Systeme und
Anwendungen für weltweit mehr als 200 Mitarbeiter
bereit.
Das DocuWare Management traf 2011 die strategische
Entscheidung, bis auf wenige Systeme den vollständigen
Betrieb der IT in die Cloud auszulagern und als
Infrastructure as a Service (IaaS) zu betreiben. Auf
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diese Weise sollte die interne IT konsolidiert werden,
um vor allem Fixkosten zu senken und den Cashflow zu
erhöhen. Außerdem konnte das Softwarehaus dadurch
die Investitionen in eine redundante Infrastruktur
über mehrere Brandabschnitte sowie den Aufbau
einer redundanten Internetverbindung, die den hohen
Ansprüchen an Verfügbarkeit und Sicherheit genügen
würde, einsparen.
Unser Ziel war, unsere komplette interne ITInfrastruktur ebenso wie die für unsere SaaS-Lösung
weltweit in die Cloud auszulagern. Dafür sprachen
eine Menge technischer und vor allem wirtschaftlicher
Gründe. Mit ProfitBricks konnten wir das vergleichsweise
unkompliziert umsetzen.
Jürgen Biffar
President DocuWare Group
Netzwerkinfrastruktur betrachtet das Unternehmen
nicht als seine Kernkompetenz und wollte hier auch
nicht in den Aufbau von Know-how investieren, sondern
sich in erster Linie auf die Weiterentwicklung der
eigenen Software konzentrieren.
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Gegenüber dem klassischen dedizierten Hosting hat
eine IaaS-Lösung den Vorteil, dass man sich hier nicht
auf langfristige Hostingverträge einlassen muss, sondern jederzeit je nach Bedarf die Größe und Zusammensetzung des eigenen Rechenzentrums vergrößern
oder ggf. auch verkleinern kann.
Umgebungen bedeutete einen hohen Aufwand für die
Systemadministratoren, weil keinerlei grafische Tools
angeboten wurden, sondern man lediglich mit Konfigurationstabellen arbeiten konnte.
Es sollte ein virtuelles Rechenzentrum aufgebaut werden, auf dem die SaaS-Lösung DocuWare Online für
alle Kunden vollständig in der Cloud läuft. Von dieser
Lösung verspricht sich DocuWare zusätzliche Wachstumschancen, die über eine einfache Skalierbarkeit am
besten abgedeckt werden können. Europäische Kunden
sollten von einem in Europa gehosteten Rechenzentrum bedient werden, für Kunden auf dem amerikani­
schen Kontinent ist der Sitz des Rechenzentrums in den
USA Voraussetzung. Wichtig war für DocuWare, dass
derselbe Provider Rechenzentren an beiden Standorten
betreibt.
In dieser Situation stieß Jürgen Biffar, President der
DocuWare Group, auf das Angebot von ProfitBricks; zu
einem Zeitpunkt, als dort die Entwicklung des IaaS-Angebots noch in den Kinderschuhen steckte. Gleichwohl
überzeugte ihn und seine IT-Mitarbeiter das Konzept
sofort: Statt wie andere Provider virtuelle Instanzen in
vorgefertigten Größen und Zusammensetzungen anzubieten, werden bei ProfitBricks IT-Ressourcen in ihre
Grundelemente Cores, RAM und Storage zerlegt und bedarfsgerecht neu zusammengesetzt, was Kosten spart.
Voraussetzung dafür ist der Virtualisierungsansatz auf
Netzwerkebene, auch bekannt als Software Defined
Networking (SDN). Die einzelnen Instanzen in einem so
entstehenden virtuellen Rechenzentrum können sehr
einfach mit dem grafischen Benutzertool ProfitBricks
Data Center Designer konfiguriert und frei verknüpft
werden.
Das technische Grundkonzept von ProfitBricks
hat uns überzeugt. Bei keinem anderen Anbieter haben
wir diesen Grad an Flexibilität und Skalierbarkeit
gesehen. Darüber hinaus ist dank der grafischen
Benutzeroberfläche Data Center Designer das Handling
sehr einfach.
Hierzu evaluierte man verschiedene Angebote. Die
meisten erwiesen sich als zu kompliziert und preislich nicht attraktiv genug gegenüber klassischem
IT-Outsourcing. Auch das Einrichten der virtuellen
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Lösung
DocuWare entschied sich angesichts dieses Konzepts
dafür, die Services von ProfitBricks bereits in der
Beta-Phase zu nutzen. Das vollständige Angebot
des Berliner Unternehmens ist seit Mai 2012 auf
dem Markt. In der Zeit davor und danach hatten die
DocuWare ITMitarbeiter um Patrick Wild Gelegenheit,
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im intensiven Dialog mit dem Team bei ProfitBricks um
Gründer und CEO Achim Weiß und Deputy CIO Conrad
Wood die Idee mit Leben zu füllen.
Bis auf wenige Systeme in einem kleinen Serverraum
wurden alle nach und nach umgezogen oder bei
ProfitBricks neu installiert. Gegenwärtig laufen bei
DocuWare on Premise hinter einer Firewall noch der
Active Directory Server für den Login sowie der Fileserver
für interne Zwecke, z.B. das Marketing. Es gibt bereits
Planungen, auch diesen in die Cloud zu migrieren.
Überflüssig gewordene Server wurden zwischenzeitlich
abgeschaltet und mittlerweile teilweise entsorgt.
Der schnelle Umzug war aus zwei Gründen möglich:
Viele Quellsysteme waren schon virtualisiert vorhanden
und ProfitBricks bietet die Möglichkeit, VMware-Systeme
zu importieren.
Wie geplant konnte auch das System für DocuWare
Online für die Kunden aus Europa bei ProfitBricks
gehostet werden. Nachdem das Rechenzentrum
in den USA ebenfalls an den Start gegangen war,
wurde auch eine Online-Lösung für Kunden aus USA
bereitgestellt. Dabei war von besonderer Bedeutung,
dass die Systeme sowohl in Europa als auch in den
USA mit denselben Tools verwaltet werden können. Die
für Europa entwickelte Netzwerk-Topologie ließ sich
clonen und das US-Rechenzentrum konnte somit sehr
rasch den Betrieb aufnehmen.
Für unterschiedliche Zwecke wurden jeweils verschiedene virtuelle Rechenzentren eingerichtet. So gibt es
jeweils einen großen, vom Rest der Systeme strikt
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getrennten und nach außen nur durch einen GatewayServer sichtbaren Bereich für das Hosting der SaaS-Lösung DocuWare Online. In diesem eigenen Software
Defined Datacenter (SDDC) läuft die mandantenfähige
Software verteilt auf mehrere virtuelle Instanzen. Ein
internes DocuWare-System für die Mitarbeiter in einer
höheren Beta-Variante fungiert gleichzeitig als Testumgebung vor dem Rollout neuer Features. Von den
SaaS-Systemen in den beiden Rechenzentren in den
USA und Europa (Deutschland) hat DocuWare jeweils
Clones erstellt, die ebenfalls Test- und Weiterentwicklungszwecken dienen und je nach Bedarf ein- und ausgeschaltet werden können.
Vorteile
DocuWare ist mit seiner flexiblen Infrastruktur in der
Cloud nun bestens gerüstet für das Wachstum – nicht nur
im SaaS-Geschäft. Insbesondere dort kommt es jedoch
darauf an, für neue Kunden sehr schnell neue Instanzen
hochziehen und – dank ProfitBricks Live Vertical Scaling
– auch im laufenden Betrieb erweitern zu können. Da
ProfitBricks nur dedizierte Cores vergibt, bleibt bei
dieser Lösung der gefürchtete Noisy-Neighbour-Effekt
aus, bei dem Rechenleistungs-Anfragen verschiedener
SaaS-Kunden zu Performanceschwankungen führen.
Damit ist für alle SaaS-Kunden die gleichbleibend hohe
Performance der Infrastruktur gewährleistet, die laut
einschlägiger Performance-Tests1 doppelt so hoch ist
wie beispielsweise bei Amazon Web Services (AWS).
Der Data Center Designer macht die Verwaltung der
virtuellen Rechenzentren denkbar einfach und erlaubt
Cloud Spectator (2013), Benchmark Report: Performance Analysis of ProfitBricks vs. Amazon EC2 and Rackspace Cloud – http://pbgo.to/Benchmark
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es auch sehr schnell, nicht benötigte Testsysteme
vorübergehend still zu legen und so Kosten zu senken.
Im Bedarfsfall können sie sehr rasch wieder in Betrieb
gehen.
Trotz gelegentlicher technischer Herausforderungen, die es in der IT immer gibt: Wir hätten unsere Datacenter mit einer derart hohen Verfügbarkeit on Premise
nicht in so kurzer Zeit so professionell und kosteneffizient aufbauen können.
Das sehr einfache Kostenmodell von ProfitBricks, bei
dem die Instanzen nach Größe gemäß den Parametern
Cores, RAM und Storage sowie der ausgehende Netzwerk-Traffic nach Volumen minutengenau abgerechnet
werden, sorgt für größtmögliche Kostentransparenz
auch gegenüber den SaaS-Kunden. Gleichzeitig erspart
ProfitBricks GmbH
Greifswalder Straße 207
10405 Berlin
sich DocuWare auf diese Weise den Kapitaleinsatz für
Hardware und Fixkosten in Form von Gebühren für langfristig gemietete Systeme im klassischen Hosting.
Ein ganz besonderer Vorteil ist jedoch die praktizierte
Kundennähe von ProfitBricks. Schon in der Beta-Phase des Dienstes und dann bei Schwierigkeiten nach
einem Release-Wechsel zeigte sich, dass der direkte
Draht von Entwicklern bis hin zu persönlichen Terminen
auf Management-Ebene sehr konzentriert zu pragmatischen Lösungen führt, die im anonymen Massenbetrieb
so nicht zu erzielen wären. Mit zunehmender Reife des
Services nach gut einem Jahr Echtbetrieb gestalten
sich die Kommunikation bei gelegentlichen Problemen
und die Organisation von Updates sowie die Einführung
neuer Features als zunehmend auf hohem professionellem Niveau.
Tel: 030 577 008 50
Fax: 030 577 008 598
E-Mail: [email protected]
Geschäftsführung:
Achim Weiß,
Andreas Gauger
Amtsgericht Charlottenburg, Berlin
Registernummer: HRB 125506 B
USt-ID-Nr: DE 270700052
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