4 Änderungsantrag

ECO-PACK
DocuWare Starter
Konfigurationsentwicklung
zur Einführung eines
Dokumentenmanagement-Systems
auf Basis von DocuWare Starter
<Datum>
<Auftragnehmer>
Inhalt
1 Projekt-Stammdaten ........................................................................ 3
1.1
Projektbeteiligte ............................................................................................ 3
1.1.1
Auftraggeber ......................................................................................... 3
1.1.2
Auftragnehmer ...................................................................................... 3
1.2
Technik und Dokumentarten ........................................................................ 4
1.2.1
Bereichsübergreifende IT-Technologien ............................................... 4
1.2.2
Übersicht der zu erfassenden Dokumente ............................................ 4
1.3
Projektplan ................................................................................................... 5
2 Installation DocuWare ..................................................................... 6
2.1
Ressourcen Plan .......................................................................................... 6
2.2
Zeitplan ........................................................................................................ 6
2.2.1
Installationsverzeichnisse...................................................................... 7
2.2.2
Datenbank Server <SERVERNAME> ................................................... 7
2.2.3
Authentication Server <SERVERNAME> .............................................. 8
2.2.4
Content Server <SERVERNAME> ........................................................ 9
2.2.5
Workflow Server <SERVERNAME> .................................................... 10
2.2.6
WebClient Server <SERVERNAME> .................................................. 11
2.2.7
Installation Client ................................................................................. 11
2.2.8
Backup ................................................................................................ 11
2.3
Abnahme durch Kunden ............................................................................. 11
3 Konfiguration DocuWare Server ................................................... 12
3.1
Ressourcen Plan ........................................................................................ 12
3.2
Zeitplan ...................................................................................................... 12
3.3
Implementierung......................................................................................... 13
3.3.1
System ................................................................................................ 13
3.3.2
Archive ................................................................................................ 15
3.3.3
Benutzerverwaltung / Zuordnung ........................................................ 24
3.4
Abnahme durch Kunden ............................................................................. 25
4 Änderungsantrag ........................................................................... 26
5. Funktionen DocuWare Starter ....................................................... 27
1
Projekt-Stammdaten
1.1 Projektbeteiligte
1.1.1 Auftraggeber
Firma:
Abteilung:
Straße:
PLZ/Ort:
Verantwortlich Beteiligte des Auftraggebers
Name
Abteilung/Funktion Tel.
E-Mail
Änderungen(1)
(1) Ist berechtigt Änderungsantrag gemäß Anlage zu stellen.
1.1.2 Auftragnehmer
Firma:
Abteilung:
Straße:
PLZ/Ort:
Verantwortlich Beteiligte des Auftragnehmers
Name
Abteilung
Funktion
Tel.-Durchwahl E-Mail
1.2 Technik und Dokumentarten
1.2.1 Bereichsübergreifende IT-Technologien
Für DMSSystem
relevant?
DateiserverBetriebssysteme:
Datenbank-Systeme:
Web-Server:
E-Mail-System:
Netzwerk-Protokolle:
Firewall:
ArbeitsplatzBetriebssysteme:
Web-Browser:
Virenscanner:
FiBu/ERP-System:
Weitere Softwareprodukte:
1.2.2 Übersicht der zu erfassenden Dokumente
Dokumentart /
Bezeichnung
<Eingangsrechnung>
Techn. Dokument-/
Datentyp
<Papier>
DokumentHerkunft
<UTAX MF>
<Ausgangsrechnung>
<Spool>
<Windows Print>
Anfall in Abteilung
1.3 Projektplan
Konfigurationworkshop
Anfang
Ende
01.10.12 01.10.12
Installation und
Konfiguration
15.10.12 15.10.12
Training Administratoren
15.10.12 15.10.12
Training Benutzer
16.10.12 16.10.12
Abnahmetermin
16.10.12 16.10.12
Feedback-Gespräch
15.11.12 15.11.12
2
Installation DocuWare
2.1 Ressourcen Plan
Ressource
Verantwortlich
Bis wann?
Hardware (DocuWare-Server)
Kunde
15.10.12 08:00 Uhr
Administrator (für Installation) oder
Kennung
Kunde
15.10.12 08:00 Uhr
Scanner / MFP
UTAX Partner
16.10.12 09:00 Uhr
MS-SQL Server 2-Prozessor Runtime
Lizenz
UTAX Partner
15.10.12 08:00 Uhr
2.2 Zeitplan
Tätigkeit
Server für Installation vorbereiten
MS-SQL installieren
MS-SQL SP 2 installieren
DocuWare Server installieren
Authentication Server installieren
Content Server installieren
Workflow Server installieren
Client und Admin-Tool installieren
Patches installieren (Server)
MFP anbinden (Hardware)
MFP anbinden (Software)
MFP konfigurieren und testen
Soll
Ist
5 Min.
5 Min
Ok
Bemerkung
Implementierung
2.2.1 Installationsverzeichnisse
ServerclientInstallationsverzeichniss
C:\DocuWare\
ServerInstallationsverzeichniss
C:\Programme\DocuWare
Authentication Server
C:\Programme\DocuWare\Authentication Server
Content-Server
C:\Programme\DocuWare\Content Server
Temporärer Pfad
C:\Programme\DocuWare\Temp
DatenbankInstallationsverzeichniss
C:\Programme\DocuWare\dwdatabase
DatenbankProgrammdateien
C:\Programme\DocuWare\dwdatabase\bin
Datenbank-Datenverzeichnis
C:\Programme\DocuWare\dwdatabase\data
2.2.2 Datenbank Server <SERVERNAME>
Rechner-Name
Status
Port
3306
Pfad für Programmdateien
Pfad für Datenbanktabellen
Hardware
<Anzahl, Taktfrequenz>,<xx MB
RAM>,<Einzel-Platten, RAID>,<xx
GB>,<10/100 … MBit>
System-Software
Betriebsystem
DotNet-Framework
Datenbank
Backup
<Textbaustein – Datenbankserver>
2.2.3 Authentication Server <SERVERNAME>
Rechner-Name
Status
Port
9000
Pfad für Programmdateien
Hardware
<Anzahl, Taktfrequenz>,<xx MB
RAM>,<Einzel-Platten, RAID>,<xx
GB>,<10/100 … MBit>
System-Software
Betriebsystem
DotNet-Framework
Datenbank
Backup
Datenbankverbindung
Name des Datenbank-Servers
Port des Datenbank-Servers
3306
Externe Verbindung
<Namen>
Sicherheitseinstellungen
Ausgehende Kommunikation
Eingehende Kommunikation
Kommunikationskanal 1
Keine/Windows/SSL
Kommunikationskanal 2
Keine/Windows/SSL
Kommunikationskanal 1
Keine/Windows/SSL
Kommunikationskanal 2
Keine/Windows/SSL
Organisationsname
Benutzername des System- und
Organisationsadministrators
Windows-User für
Authentication-Server-Dienst
<Textbaustein – Authentication Server >
2.2.4 Content Server <SERVERNAME>
Rechner-Name
Status
Port
9001
Pfad für Programmdateien
Pfad für Temp-Ordner
Hardware
<Anzahl, Taktfrequenz>,<xx MB
RAM>,<Einzel-Platten, RAID>,<xx
GB>,<10/100 … MBit>
System-Software
Betriebsystem
DotNet-Framework
Datenbank
Backup
Externe Verbindung
<Namen>
Sicherheitseinstellungen
Ausgehende Kommunikation
Eingehende Kommunikation
Verzeichnis für COLD/READ
Windows-User für Content ServerDienst
<Textbaustein - Contentserver >
Kommunikationskanal 1
Keine/Windows/SSL
Kommunikationskanal 2
Keine/Windows/SSL
Kommunikationskanal 1
Keine/Windows/SSL
Kommunikationskanal 2
Keine/Windows/SSL
<Pfad>
2.2.5 Workflow Server <SERVERNAME>
Rechner-Name
Status
Port
9002
Pfad für Programmdateien
Pfad für Temp-Ordner
Hardware
<Anzahl, Taktfrequenz>,<xx MB
RAM>,<Einzel-Platten, RAID>,<xx
GB>,<10/100 … MBit>
System-Software
Betriebsystem
DotNet-Framework
Backup
Externe Verbindung
<Namen>
Sicherheitseinstellungen
Ausgehende Kommunikation
Eingehende Kommunikation
Pfad für den Export
Kommunikationskanal 1
Keine/Windows/SSL
Kommunikationskanal 2
Keine/Windows/SSL
Kommunikationskanal 1
Keine/Windows/SSL
Kommunikationskanal 2
Keine/Windows/SSL
<Name>/<Speicherort>
Ziellaufwerke
Einstellung für Dateiverzeichnis
Joilett/ISO/RELAX ISO
Abbild
Ja/Nein
Laufwerk
Brenngeschwindigkeit/Simulieren/
Vergleichen/Überschreiben
Windows-User für Workflow
Server-Dienst
<Textbaustein - Workflowserver >
2.2.6 WebClient Server <SERVERNAME>
Rechner-Name
Status
Pfad für Programmdateien
IIS Version
Hardware
<Anzahl, Taktfrequenz>,<xx MB
RAM>,<Einzel-Platten, RAID>,<xx
GB>,<10/100 … MBit>
<Textbaustein – WebClientserver >
2.2.7 Installation Client
Installationsverzeichnis
C:\Programme\DocuWare5\
Datenbanken
DWDATA
23:00 Uhr
DWSYSTEM
23:00 Uhr
DWLOGGING
23:00 Uhr
Dokument-Dateien
23:30 Uhr
Jeden Samstag
7:00 Uhr
Jeden Samstag
7:00 Uhr
Jeden Samstag
7:00 Uhr
Jeden Samstag
7:00 Uhr
Jeden 30.
5:00 Uhr
Jeden 30.
5:00 Uhr
Jeden 30.
5:00 Uhr
Jeden 30.
5:00 Uh
Backup-Tool
Monatlich
Täglich
Wöchentlich
2.2.8 Backup
MySQL-Admin
MySQL-Admin
MySQL-Admin
Veritas Backup
Volltext-Dateien
2.3 Abnahme durch Kunden
Alle oben angegeben Tätigkeiten wurden durchgeführt. Der geplante Zeitaufwand
wurde eingehalten oder der zusätzliche Aufwand vom Kunden genehmigt.
______________________
Datum, Unterschrift Techniker
______________________
Datum, Unterschrift Kunde
3
Konfiguration DocuWare Server
3.1 Ressourcen Plan
Ressource
Verantwortlich
Bis wann?
Installierte DocuWare-Server
UT’AX‘ Partner
15.10.12 13:00 Uhr
NetApp-Storage Solution
Kunde
15.10.12 13:00 Uhr
Validierung
UTAX Partner
15.10.12 14:00 Uhr
Administrator (für Verbindung zu
Domänen Controller) oder Kennung
Kunde
15.10.12 14:30 Uhr
3.2 Zeitplan
Tätigkeit
Speicherort einrichten
Speicherort testen
Externe Benutzerverzeichnisse
einrichten
Externe Benutzerverzeichnisse testen
Zusätzliche Datenbankverbindungen
einrichten
Zusätzliche Datenbankverbindungen
testen
Briefkörbe einrichten und zuweisen
Validierung konfigurieren
Archiv Einkauf anlegen
Dialogprofile einrichten
Indexfilterprofile einrichten
Volltext Workflow einrichten
Funktionstests für Archiv Einkauf
Archiv Verkauf anlegen
Dialogprofile einrichten
Indexfilterprofile einrichten
Volltext Workflow einrichten
Soll
Ist
10 Min
10 Min
Ok
Bemerkung
Funktionstests für Archiv Einkauf
3.3 Implementierung
3.3.1 System
3.3.1.1 Allgemeine Serverkonfiguration
Lebenszeit eines Tickets
<Minuten>
Zeit bis zur Authentifizierung
<Minuten>
Hochsicherheitssystem
<Ja/Nein>
Lastverteilung
<Ja/Nein>
Externe Verbindungen
<Name>
<Name>
3.3.1.2 Speicherort der Dokumente (Storagelocations)
Speicherort
<Name>
Pfad
C:\programme\dw5\server\files\storagelocations\archive
Typ
Dateisystem/Jukebox/CAS/NetApp/Jukebox
Genutzt für
<Dokumente/Logging/Volltext/Request Container>
Komprimierung
<Ja/Nein> - <Hoch/Mittel/Niedrig>
<Textbaustein - Speicherort>
3.3.1.3 Externe Benutzerverzeichnisse <Textbaustein>
3.3.1.4 Datenverbindungen
3.3.1.4.1 Dateiverbindungen <Textbaustein>
3.3.1.4.2 Datenbankverbindungen <Textbaustein>
3.3.1.5 Web-Instanzen <Textbaustein>
3.3.1.6 Anzeige- und Bearbeitungsprogramme
Erweiterung
Anzeigeprogramm
Bearbeitungsprogramm
<Erweiterung>
<Pfad>
<Pfad>
3.3.1.7 Auswahllisten <Textbaustein>
3.3.1.8 Sonstiges
Allgemeine Einstellungen
Update von Briefkörben
Plug –ins
3.3.1.9 Zusätzliche Verbindungen <Textbaustein>
3.3.1.10
Briefkörbe <Textbaustein>
3.3.1.11
Validierung <Textbaustein>
3.3.2 Archive
3.3.2.1 Archiv <Archivname>
3.3.2.1.1 Allgemein
Angezeigter Name
Tabellenname in Datenbank
Farbe
Beschreibung
Satellitenarchiv möglich
Checksumme
Volltext unterstützen
Groß- und Kleinschreibung
berücksichtigen
Sicherheitsstufe
Normal/Hoch
Verschlüsselung
Nur Dokument / Dokument und Header /
Schlüsseltiefe
Unwiederruflich Löschen
Ja/Nein (nur bei Sicherheitsstufe hoch)
Speicherort für Volltextkatalog
Content Server
Name / ggf. mehere
Validierung
Felder
WebClient Optionen
Web Instanzen
DocuWare Web Client
Dialoge
3.3.2.1.2 Datenbank
Datenbankverbindung
<Content>
Read-Only
<Nein>
Indexeinträge in Großbuchstaben
<Nein>
Indexeinträge ändern erlauben
<Ja>
Timeout für Suchabfragen
<1 Minute>
3.3.2.1.3 Dokumente
Name des Speicherorts der Dokumente
<Archivablageplatte>
Automatisch zur nächsten Platte
wechseln
<Ja>
Automatisch neue Platte anlegen
<Nein>
Plattengröße beschränken
<Ja>
Speichermedium
<DVD>
Kapazitätsbeschränkung
<4096 MB>
Clustergröße
<20 KB>
Overhead
<10 KB>
Datei-Overhead
<10 KB>
3.3.2.1.4 Links <Textbaustein>
3.3.2.1.5 Felder
Name
Typ
Län
ge
Index
Beschriftung
<Dokumentart>
<Text>
40
26
<Firma>
<Text>
40
32
<Kontakt>
<Text>
255
1051104
<Betreff>
<Text>
255
96
<Stichworte>
<Text>
255
959
<Bemerkung>
<Text>
255
745
Verhalten
<Dokumentname>
3.3.2.1.6 Ergebnislisten/Aufgabenlisten
Ergebnisliste <Name>
Funktionen
Functions Windows Client and
Web Client
Als Button
In Symbolleiste
Neue Suche
X
X
Dokument anzeigen
X
X
Infobox anzeigen
X
X
Ausgewähltes Dokument drucken
X
X
Ausgewähltes Dokument löschen
X
X
Checkout
X
X
Export in Dateisystem
X
X
Neue Suche starten
X
X
Verschachtelte Suche
X
X
Ergebnisliste drucken
X
X
Feldeintrag ändern
X
X
Einstellungen
X
X
Anzeigeprogramm
X
X
Bearbeitungsprogramm
X
X
Infobox
X
X
Vorheriges Dokument anzeigen
X
X
Nächstes Dokument anzeigen
X
X
Markierte Dokumente drucken
X
X
Markierte Dokumente löschen
X
X
In Zielbriefkorb kopieren
X
X
Checkout
X
X
Ausgecheckte Dokumente
anzeigen/verbergen
X
X
In Wiedervorlage kopieren
X
X
Senden…
X
X
Export in Verzeichnis
X
X
In anderes Archiv kopieren
X
X
Aus Zielbriefkorb anhängen
X
X
Windows Client
Ausgecheckte Dokumente
anzeigen
Eigenschaften
Schriftgröße in Ergebnisliste
X
<Standard>
Sortierreihenfolge
Feldname <Firma>
<Absteigend>
Feldname <Kontakt>
<Absteigend>
Ändern der Sortierreihenfolge erlauben
<Nein>
Anzeige und Reihenfolge
Feldnamen
sichtbar
Reihenfolge der Felder
<Dokumentart>
X
<1>
<Firma>
X
<2>
<Kontakt>
X
<3>
<Betreff>
X
<4>
<Stichworte>
X
<5>
<Bemerkung>
X
<6>
Infobox Konfiguration <Name>
Name
Layout der Felder
Reihenfolge/Sichtbar
<Falls Änderung notwendig>
Verhalten der Felder (Bei Bedarf)
<Feldname>
<Beschriftung>
<Bearbeitbar>
<Auswahlliste>
<Feldname>
<Beschriftung>
<Bearbeitbar>
<Auswahlliste>
<Textbaustein – Ergebnisliste>
3.3.2.1.7 Suchmasken Konfiguration
Suchmaske <Name>
Name
Allgemeine Einstellungen
<Einschränkungen wenn notwendig>
Ergebnisliste
<Name lt. 4.3.4>
Layout der Felder
Reihenfolge/Sichtbar
<Falls Änderung notwendig>
Verhalten der Felder (Bei Bedarf)
<Feldname>
<Beschriftung>
<Fester Eintrag>
<Auswahlliste>
<Beschriftung>
<Fester Eintrag>
<Auswahlliste>
<Feldname>
<Textbaustein – Suchmaske >
3.3.2.1.8 Ablagemasken Konfiguration
Ablagemaske <Name>
Name
Allgemeine Einstellungen
<Einschränkungen wenn notwendig>
Layout der Felder
Reihenfolge/Sichtbar
<Falls Änderung notwendig>
Verhalten der Felder (Bei Bedarf)
<Feldname>
<Beschriftung>
<Fester Eintrag>
<Auswahlliste>
<Beschriftung>
<Fester Eintrag>
<Auswahlliste>
<Feldname>
Zuweisung Feldmaske
<Feldname>
<Feldname>
<ZIP Code International>
<E-Mail Adresse>
Vordefinierte Feldmasken
Name
Phone Number interantional
Phone Numer national
ZIP Code International
ZIP Code national
Long Time
Short Time
Beispiel
+49-3456-1234567890
03456-1234567890
D-82110
82110
10:15:00
10:15
Definition neue Feldmasken
Name
E-Mail Adresse
Maskendefinition
^[\w-\.]+@([w-]+\.)+[\w-
Platzhalter
<Keine>
Beispiel Fehlermeldung
name@ Falches E-Mail
\{2,4}$
domain. Format
com
verwendet.
<Textbaustein - Ablagemaske>
3.3.2.1.9
3.3.2.1.9.1
Profile
Filterprofile
Filterprofil <Name>
Indexfilter
Feldname
Kriterium
<Dokumentart>
<DocuWare AG>
<Firma>
<Kontakt>
<Betreff>
<Stichworte>
<Bemerkung>
DocID
Seitenanzahl
Plattennummer
Ablagedatum
Abgelegt von
Letzte Änderung am
Archivrechte
Anhängen
X
Suchen
X
Indexdaten bearbeiten
X
Dokumente anzeigen
X
Dokumente bearbeiten
X
Dokumente löschen
X
Export
X
Anhängen an Read-Only
X
Ändern von Read-Only
X
Einträge in “Nur aus Auswahlliste Felder” zulassen
X
Feldrechte
Name
Ändern
Leserecht
Suchen
Schreiben
<Dokumentart>
X
X
X
X
<Firma>
X
X
X
X
<Kontakt>
X
X
X
X
<Betreff>
<Stichworte>
<Bemerkung>
Overlays
Anmerkungen ändern
X
Anmerkungen löschen
X
Grafisches Element verbergen
X
Neue Anmerkungen
X
Neue Stempel
X
<Textbaustein - Filterprofil>
3.3.2.1.9.2
Dialogprofile
Dialogprofil <Name>
Administrative Rechte
Archiv-Besitzer
Rechte ändern
Archiv-Administrator
Masken bearbeiten
Migration
Archivrechte
Ablegen
X
Anhängen
X
Suchen
X
Indexdaten bearbeiten
X
Dokumente anzeigen
X
Dokumente bearbeiten
X
Dokumente löschen
X
Export
X
Anhängen an Read-Only
X
Ändern von Read-Only
X
Einträge in “Nur aus Auswahlliste
Felder“ zulassen.
X
Feldrechte
Recht zu ändern
Neue Einträge
zulassen
Feld darf leer sein
Leserecht
Suchrecht
Schreibrecht
Feld darf leer sein
Einträge zulassen,
die nicht in einer
Auswahlliste
vorkommen
Name
<Dokumentart>
X
X
X
X
X
X
X
X
<Firma>
X
X
X
X
X
X
X
X
<Kontakt>
X
X
X
X
X
X
X
<Betreff>
<Stichworte>
<Bemerkung>
Overlays
Anmerkungen ändern
X
Anmerkungen löschen
X
Grafisches Element verbergen
X
Neue Anmerkungen
X
Neue Stempel
X
Dialoge
Suchmasken
<Suchmaske>
Ablagemasken
<Ablagemaske>
Ergebnislisten
<Ergebnisliste>
<Textbaustein - Dialogprofil>
<Standard>
X
3.3.3 Benutzerverwaltung / Zuordnung
3.3.3.1
Funktionsprofile
3.3.3.1.1 Funktionsprofil <Name>
Rechte
DocuWare Hauptfenster
Datei
Bearbeiten
Suchmaske
Ablagemaske
Optionen
Fenster
Administration
Active Import
Datei
Jobs
Optionen
Viewer
Datei
Bearbeiten
Dokument
Ansicht
Werkzeuge
Indizierung
Einstellungen
Hilfe
Kontextmenü
<Textbaustein – Benutzerverwaltung-Funktionsprofil>
3.3.3.2 Einfache Konfiguration
3.3.3.2.1 Benutzer <Name / Funktionsdefinition>
Name <Mitarbeiter / Funktionsdefinition>
Funktionsprofile
Archivprofile
Filterprofile
Sicherheitsstufe
Zusätzliche Verbindungen
Dialogprofile
<Normal / Hoch>
<Verbindung Standort Bremen>
<Verbindung Mobile User>
<Textbaustein – Benutzerverwaltung-Benutzer - Einfach>
3.4 Abnahme durch Kunden
Alle oben angegeben Tätigkeiten wurden durchgeführt. Der geplante Zeitaufwand
wurde eingehalten oder der zusätzliche Aufwand vom Kunden genehmigt.
______________________
Datum, Unterschrift Techniker
______________________
Datum, Unterschrift Kunde
4
Änderungsantrag
Beschreibung
Geschätzter
Aufwand
Antragsteller:
Prozess:
Durchzuführende Tätigkeiten:
Auswirkungen auf andere Prozesse
Termin:
Antragsteller:
Prozess:
Durchzuführende Tätigkeiten:
Auswirkungen auf andere Prozesse
Termin:
Antragsteller:
Prozess:
Durchzuführende Tätigkeiten:
Auswirkungen auf andere Prozesse
Termin:
Unterschrift Kunde/Antragsteller
Unterschrift TA/Auftragnehmer
5. Funktionen DocuWare Starter
Zugang / Login
Single-Sign-On: Anmeldung des Windows-PC wird automatisch an DocuWare Starter übergeben,
die Login-Seite wird übersprungen
Nach Anmeldung direkter intuitiver Zugang zu DocuWare-Starter-Archiv mit nur einem Mausklick
Ansichten wählen
Drei verschiedene Browser-Ansichten beziehungsweise Aufteilungen von Dialogen und Viewer
wählbar: Archivdialoge und Viewer in einem Browserfenster; Archivdialoge und Ergebnisliste in
einer Spalte und Viewer in separatem Browserfenster; Archivdialoge und Ergebnisliste in zwei
Spalten und Viewer in separatem Browserfenster
Paralleles Nutzen des DocuWare Starter in zwei geöffneten Browsern (gleicher Art) mit nur einer
Lizenz
Dokumente erfassen und archivieren
Scannen von Papiervorlagen von A7 bis A3, S/W oder farbig
Automatisches Archivieren bei jedem Scanvorgang
Vergabe von Indexbegriffen über Bedienpanel des Multifunktionsgeräts
Nachindexieren der archivierten Dokumente
Auswahlliste für Indexbegriffe für jedes Feld der Ablagemaske
Standard-Dateiformate der Bilddateien: TIFF, JPEG
Speicherbedarf gescannte A4-Seite: ca. 50 KB (S/W)
Archivierte Dokumente finden
Suche über die Indexbegriffe (mit Platzhaltern)
Volltextsuche (mit Platzhaltern)
Unterstützung der Eingabe von Datumswerten über Kalender
Auto-Fill-In: Nach Eingabe der ersten Buchstaben in einem Feld werden die passenden Einträge
angeboten und beim weiteren Tippen entsprechend eingeschränkt
Komplexe Suche mit relationalen oder logischen Operatoren sowie nach alphabetischen oder
numerischen Bereichen innerhalb der Felder
UND-/ODER-Verknüpfung innerhalb eines Feldes oder zwischen Feldern
Fixieren vom Suchdialog durch den Benutzer mit „Pin“: Dialog bleibt offen - auch nach Neustart
von DocuWare Starter
Ergebnisliste
Anzeige der gefundenen Dokumente mit den zugehörigen Indexbegriffen in der Ergebnisliste
Einträge in Ergebnisliste beliebig nach Indexfeldern sortieren
Drucken der gefundenen Dokumente
Senden gefundener Dokumente per E-Mail, und zwar als DocuWare-Dokument, als Originaldatei
oder als PDF mit oder ohne Anmerkungen
Download gefundener Dokumente, und zwar als DocuWare-Dokument, als Originaldatei oder als
PDF mit oder ohne Anmerkungen
Indexeinträge zu gefundenen Dokumenten ergänzen oder ändern
Aktualisieren geöffneter Ergebnisliste
Erläuternde Angaben zu einem Treffer, beispielsweise aus Bemerkungsfeld, anzeigen
Export der gefundenen Dokumente ins Dateiverzeichnis
Fixieren der Ergebnisliste durch Benutzer mit „Pin“: Ergebnisliste bleibt immer offen - auch nach
Neustart von DocuWare Starter. Nach dem Ab- und Anmelden werden Treffer aktualisiert
Dokumente anzeigen
Anzeige von Dokumenten direkt im Viewer von DocuWare Starter
Maximale Lesbarkeit durch Interpolationsverfahren zur Anzeigeoptimierung (für Bitmap-Formate)
Markierung von Fundstellen innerhalb eines Dokuments nach einer Volltextsuche
Funktionen von DocuWare Starter 2
Automatische Anzeige der Seite, auf der als erstes ein gesuchter Volltext-String gefunden wurde,
möglich
Darstellung der Seiten eines Dokuments in Vorschauleiste
Anzeige aller Seiten eines Dokuments in Miniaturansicht
Anzeigen direkt im Plug-in-Programm
Druck des gesamten Dokuments oder der aktuellen Seite
Blättern zum nächsten oder vorherigen Dokument der Ergebnisliste
Blättern zur nächsten oder vorhergehenden Seite innerhalb eines Dokuments
Zoomfunktion über Symbol oder Auswahl von Prozentwerten
Rotieren des Dokuments in 90°-Schritten rechts- oder linksherum
Invertierte Anzeige, für jede Farbe wird die Komplementärfarbe angezeigt
Lupenfunktion: Bereich im Dokument mit Maus markieren und stark vergrößert anzeigen
Anzeige des Dokuments in optimaler Breite auf Knopfdruck
Zoomfaktor auf Knopfdruck für optimale Anzeige des gesamten Dokuments, je nach Ausrichtung
hoch- oder querformatig
Volltextsuche nach Begriffen innerhalb eines angezeigten Dokuments
Angezeigtes Dokument als Ganzes oder nur die aktuell angezeigte Seite per E-Mail versenden,
und zwar als DocuWare-Dokument, als Originaldatei oder als PDF mit oder ohne Anmerkungen
Angezeigtes Dokument als Ganzes oder nur die aktuell angezeigte Seite downloaden, und zwar
als DocuWare-Dokument, als Originaldatei oder als PDF mit oder ohne Anmerkungen
Symbole der Viewer-Funktionen ein- und ausblendbar und positionierbar
Dokumente bearbeiten
Fünf Overlay-Ebenen (einzeln ein-/ausblendbar)
Overlays wahlweise mit ausdruckbar
Markieren und Kommentieren von Dokumenten: Text schreiben und Zeichenwerkzeuge, wie
Linien, Kreise und Pfeile malen, Textmarker benutzen
Anbringen, Speichern und Ändern von Textnotizen je Dokument
Editieren der Indexbegriffe
Ein- und Ausblenden von Anmerkungen über Overlaytechnik
Volltextindexierung und -suche
Automatische Volltextindexierung der abgelegten Dokumente
Auslesen des Textes aus gescannten Dokumenten mit leistungsfähiger OCR und aus gängigen
Formaten mit integriertem Textfilter
Finden von Dokumenten über einzelne Begriffe aus dem Dokumenttext und Memofeldern
Suche mit Platzhaltern vor und hinter dem Wort
Hervorhebung der Suchbegriffe bei Dokumentanzeige im Viewer bei gescannten und anderen CIDokumenten
Optional: Trefferanzeige nach Volltextsuche mit der Trefferseite des Dokuments im Viewer
System- und Archivverwaltung
Dokumentenverwaltung über integrierte Datenbank
Archive auf Festplatte, CD, DVD
DocuWare-Server
Authentication Server: Verwaltung von Lizenzen und Benutzern, Freigabe von Benutzerzugriffen
auf Funktionen und Dokumente, Verwaltung aller Einstellungen
Content Server: Verwaltung der Dokumente, Steuerung der Zugriffe auf Dateien und Indexdaten
Workflow Server: Verwaltung und Steuerung des Volltext-Workflows
Sicherheit
Doppelte Datenhaltung: zusätzliche Speicherung der Datenbankeinträge bei Dokumentdatei(en)
als XML-Header-Datei(en)
Wiederherstellung defekter Datenbanken durch die Informationen der XML-Header-Dateien
Zugriff auf Dokumente erfolgt ausschließlich über Content Server, kein direkter Zugriff durch
Benutzer auf Dokumentverzeichnisse
Zugriff auf Datenbank erfolgt ausschließlich über Content Server
Unterschrift Kunde/Antragsteller
Unterschrift TA/Auftragnehmer