Download 7T software jaarafsluiting 2014

instructieblad
Jaarafsluiting
Dit instructieblad beschrijft de procedure voor de jaarafsluiting van uw administratie. Dit is een eenvoudig proces
binnen de 7T applicatie. Als 7T gekoppeld is aan een financieel pakket, dan zult u deze ook moeten afsluiten. De
werkzaamheden rond de jaarovergang zullen worden uitgevoerd door uw systeembeheerder en uw applicatiebeheerders van de 7T applicatie en het financiële pakket.
Werkzaamheden vooraf
Voorafgaande aan de jaarafsluiting zult u ervoor moeten zorgen dat er geen openstaande financiële boekingen meer in 7T
klaarstaan om doorgeboekt te worden naar uw financiële pakket. Volg onderstaande actielijst in de beschreven volgorde om er
zeker van te zijn dat alles correct wordt gejournaliseerd.
1.Alle voorraadcorrecties voor het oude jaar verwerken en afdrukken.
2.Alle nacalculaties die voor het oude jaar gelden verwerken.
3.Indien gewenst de in- en verkoopfacturen doorboeken naar het financiële pakket.
4.Als laatste de voorraadboekingen doorboeken naar het financiële pakket.
Periode- en jaarafsluiting in 7T
Voordat u de jaarafsluiting start moet u er zeker van zijn dat iedereen uitgelogd is uit 7T en uit het financiële pakket. Voor 7T
kunt u dit eenvoudig controleren door in het menu Help te kiezen voor de optie Info. In het tabblad Actieve SQL verbindingen
ziet u alle gebruikers die nog in 7T ingelogd zijn. Als het goed is staat daar alleen de registratie van uw eigen login.
Indien gewenst kunt u nu eerst een backup maken van de databases van 7T en uw financiële pakket. Daarna adviseren wij u
onderstaande stappen in de beschreven volgorde uit te voeren.
1.Aanmaken nieuwe financiële jaar-administratie(s)
Via menu Tabellen - Financieel, optie Financiële jaar-administraties maakt u voor elke financiële administratie een nieuwe
jaar-administratie aan. Zet bij deze administratie het vinkje Debiteuren & crediteuren synchroniseren met deze administratie
aan. Het aanmaken van de financiële jaar-administraties kunt u ook eerder doen, bijvoorbeeld direct nadat u uw nieuwe administratie in uw financiële pakket geopend heeft.
2.Wijzig de oude financiële jaar-administratie (alleen met integratie AccountView)
Zet bij de oude administratie het vinkje Debiteuren & crediteuren synchroniseren met deze administratie uit. Dit kunt u ook
later doen, als u wilt dat wijzigingen in de relatiegegevens nog een tijd in het oude jaar moeten worden bijgewerkt.
3.Afsluiten financiële periodes
Sluit desgewenst de periodes van het oude jaar in 7T via de optie Onderhoud financiële jaar-administraties. U kunt dit ook
later doen als u bijvoorbeeld nog inkoopfacturen in het oude jaar wilt kunnen blijven boeken.
4.Koppel de nieuwe jaar-administratie aan de 7T administratie
Selecteer uit het menu Tabellen - Instellingen - Administraties en ga naar het tabblad Algemeen & Financieel 1. Vul in het veld
Financiële adm. tabellen de nieuwe administratie in en voeg de nieuwe administratie toe in de tabel met Gekoppelde financiële
administraties. Doe dit bij alle 7T administraties, ook diegene die u op dat moment wellicht niet meer gebruikt.
5.Geef aan dat de nieuwe jaar-administratie gebruikt gaat worden voor tabellen
Selecteer uit het menu Tabellen - Instellingen de optie Instellingen en ga naar het
tabblad Financieel. Vul de nieuwe jaar-administratie in bij Administratie t.b.v. tabellen.
6.Sluit de laatste periode van het jaar
(menu Systeembeheer - Periode afsluiting).
Als u dit jaar geen periodes heeft afgesloten, dan raden wij u aan dat wel te gaan
doen. Elke maand wordt dan namelijk de voorraadpositie bewaard en kunt u later
makkelijk terugkijken naar voorraadposities op bepaalde momenten. Sluit u geen periodes af, dan kunt u de huidige periode in één keer naar de laatste periode zetten
via menu Tabellen - Instellingen - Instellingen, tabblad Algemeen, het veld Huidige
Periode. U moet dan nog wel de laatste periode afsluiten.
7.Sluit het jaar
(menu Systeembeheer - Jaarafsluiting).
Afsluiten jaar 2014
instructieblad Jaarafsluiting
De jaarafsluiting zal het volgende automatisch uitvoeren
●● De beginvoorraad van het nieuwe jaar wordt gelijk gesteld aan de actuele technische voorraad.
●● Onderstaande jaar-tellers worden voor elk artikel op nul gesteld:
- Totaal geleverd verkoop
- Totaal geleverd inkoop
- Totaal geassembleerd
- Totaal gebruikte assemblage onderdelen
- Totaal gemuteerd
●● De laagste inkoopprijs wordt gelijkgesteld aan de laatste inkoopprijs voor het artikel. De laagste prijs is n.l. de laagste prijs
voor het huidige jaar. Als de laagste prijs niet moet worden bijgewerkt, dan kan dat in de instellingen worden aangeven (een
van de vinkjes op het tabblad Inkoop).
Handmatige aanpassingen in 7T
●● Wijzig eventueel de nummeringen
U kunt de orders, offertes, pakbonnen etc. laten nummeren vanaf een nieuw beginnummer. U vindt deze mogelijkheid in
menu Tabellen - Instellingen - Instellingen, tabblad Nummering. Daar waar u gebruik maakt van automatische nummeringen
waarin de datum wordt gebruikt, hoeft u niets aan te passen.
●● Wijzig het laatst gebruikte factuurnummer
Als u elk jaar met een nieuwe reeks factuurnummers wilt beginnen, dan moet u het laatst gebruikte factuurnummer in 7T
wijzigen. Stelt u deze bijvoorbeeld in op 130000, dan is het eerst volgende factuurnummer 130001.
U vindt deze mogelijkheid in menu Tabellen - Instellingen - Instellingen, tabblad Handel, subtabblad Facturatie. Als Factuurnummering per administratie is aangevinkt kan het laatst gebruikte nummer per administratie ingesteld worden, onder
subtabblad Instellingen per adm.
●● Wijzig het laatst gebruikte inkoopfactuur boekstuknummer
Het laatst gebruikte boekstuknummer voor inkoopfacturen kunt u, indien gewenst, wijzigen in menu Tabellen - Instellingen
- Instellingen, tabblad Inkoop.
Aanpassingen in het gekoppeld financieel systeem
U kunt nu de eindejaarsverwerking van uw gekoppelde financiële pakket uitvoeren. Voor AccountView kunt u hierover meer
uitleg u vinden op de webpagina http://nl.visma.com/klanten/supportnotes/eindejaarsverwerking/versie-8-en-9.
Beginbalans opnieuw overnemen
Gebruikt u AccountView en had u de jaar-administratie voor het nieuwe jaar al eerder aangemaakt, voer dan de AccountView
optie Beginbalans overnemen uit, nadat de jaarafsluiting van 7T is afgerond. Dit zorgt ervoor dat openstaande posten die ontstaan zijn nadat de nieuwe jaar-administratie is aangemaakt, correct in het nieuwe jaar in 7T zullen verschijnen.
Moment van uitvoeren van de jaarafsluiting
Bij het afsluiten van het jaar in 7T wordt o.a. de beginvoorraad in 7T vastgelegd. Om deze voorraad te laten aansluiten met de
beginvoorraad in uw financiele pakket is het noodzakelijk dat het jaar in 7T wordt afgesloten voordat voorraadbewegingen (leveringen, nacalculaties en mutaties) geregistreerd gaan worden voor het nieuwe jaar. Afsluiten van het jaar na dit moment is wel
mogelijk, maar daarmee verliest u aansluiting van de voorraad met uw financiele administratie en is daarom niet aan te bevelen.