Projekte.machen.selbstständig

Projekte.machen.selbstständig
Projektmanagement –
ein Überblick
Projektmanagement meint
die Gesamtheit von Aufgaben in Führung,
Organisation, Techniken und Mitteln für die
Abwicklung eines Projekts
Zum Projektmanagement zählen also
• Maßnahmen der Aufbau- und Ablauforganisation
• Planung, Steuerung und Kontrolle des Projekts
• Mitarbeiterführung und Teamarbeit
Was ist ein Projekt?
• einmalig
• komplexe Problemstellung
• beinhaltet Risiken
• innovativ, klar strukturiert
• prozessorientiert und produktorientiert
• zeitlich befristet
• mit begrenztem Ressourceneinsatz
• weist klar formulierte Ziele auf
• besteht aus vernetzten Teilaufgaben
und
• die Planung erfolgt im Team
Projekte in der Schule
Unterrichtsprojekte
Projektwochen/
Projekte in
AGs
Projekte im
Rahmen von
Schulentwicklung
Projekterfahrungen
Optimismus und viel Elan zu Beginn ...
... Alltagsgeschäfte kommen dazu ...
... viele Vorhaben laufen nebeneinander her...
... zahlreiche Projekte „versanden“ ...
Abschluss
?
AKTION!
Projekterfahrungen: Ursache
Es besteht
„die irrige Annahme [...], dass eine
großartige Idee sich quasi von alleine
durchsetzen werde.“
Quelle: Philipp/Rolff: Schulprogramme und Leitbilder entwickeln,
Weinheim 1998, S. 89
Projektmanagement!
Mit den heute vorgestellten Methoden und
Vorgehensweisen werden Projekte
•
•
•
•
offensiver und konsequenter angegangen,
klarer und stringenter geplant,
systematischer
und dadurch letztlich erfolgreicher durchgeführt.
Projektmanagement!
Projektmanagement kann eine Schule
dabei unterstützen,
• Entwicklungsvorhaben so zu planen,
dass sie Aussicht auf Realisierung haben.
• Projekte so zu strukturieren, dass sie
überschaubar sind und bleiben.
• die Kooperation der Beteiligten effizient und
motivierend zu gestalten.
Projektmanagement und
Eisberge
Sachebene
Aufgaben
Themen
Vorgaben
Antipathie
Beziehungsebene
Status
Sympathie
Ängste
Emotionen
Macht
Team-Entwicklung
Performing
Forming
Norming
Storming
Projektphasen
Die vier Phasen eines Projekts:
Definition
Planung
Aktion
Abschluss
Je mehr Zeit in die ersten beiden Phasen der
Definition und Planung investiert wird, desto größer
ist die Erfolgschance des Projekts!
Wenn du wenig Zeit hast,
nimm dir am Anfang viel davon!
(Ruth Cohn)
Projektphasen
Definitions- und
Startphase
Planungsphase
Umsetzungsphase
Abschlussphase
Thema, Fragestellung
Recherche,
Kontaktaufnahme
Detailplanung
der Aktivitäten
Abschlussbericht
Situationsanalyse,
Umfeldanalyse
(Klärung der
Rahmenbedingungen)
Projektstrukturplan (PSP)
Projektsteuerung
und
- nachbesserung
Präsentation
Grobrecherchen zum
Thema
Projektablaufplan
(PAP)
Zwischenbilanz
Bewertung
Projektauftrag:
Zielklärung,
Zielentwicklung
Aktionsplan
Grobplanung
Inhalte + Organisation
Risikoanalyse
Reflexion
Situationsanalyse
Definitions- und
Startphase
Thema, Fragestellung
Situationsanalyse,
Umfeldanalyse
(Klärung der
Rahmenbedingungen)
Grobrecherchen zum
Thema
Projektauftrag:
Zielklärung,
Zielentwicklung
Grobplanung
Inhalte + Organisation
• Welche Fächer gehören zum
Projekt?
• Welche Fähigkeiten werden
benötigt?
• Welche Faktoren beeinflussen das
Projekt? Wie wirken sich diese
aus?
• Welches sind die Voraussetzungen für das Projekt?
• Wo werden Probleme erwartet?
Umfeldanalyse
(Stakeholderanalyse)
Definitions- und
Startphase
Thema, Fragestellung
Situationsanalyse,
Umfeldanalyse
(Klärung der
Rahmenbedingungen)
Grobrecherchen zum
Thema
Projektauftrag:
Zielklärung,
Zielentwicklung
Grobplanung
Inhalte + Organisation
• Wer kommt mit dem Projekt
direkt oder indirekt in
Berührung?
• Wer wird von der Arbeit am
Projekt betroffen?
• Wer kann die Projektarbeit
fördern, wer behindern?
• Wer hat welche Erwartungen
an das Projekt?
Zielplanung
Definitions- und
Startphase
Thema, Fragestellung
Situationsanalyse,
Umfeldanalyse
(Klärung der
Rahmenbedingungen)
Grobrecherchen zum
Thema
Zielklärung,
Zielentwicklung
Projektauftrag
Grobplanung
Inhalte + Organisation
Klare Zielbeschreibung unter Berücksichtigung der Randbedingungen
(Sach-, Kosten-, Terminziele)
Priorisierung von Zielen:
• Muss-Ziele:
bei Nicht-Erreichen gilt das Projekt als
gescheitert
• Soll-Ziele:
hier können Abstriche gemacht werden
• Kann-Ziele:
= „Wunsch-Ziele“
Projektauftrag:
gemeinsame „Geschäftsgrundlage“
Definitions- und
Startphase
Thema, Fragestellung
Name des Projekts
Grobrecherchen zum
Thema
Projektrahmen, Projektumfeld
Beteiligte, Betroffene
Beginn, Ende,
wichtige Meilensteine,
Ressourcen, Materialien,
Räumlichkeiten …
Zielklärung,
Zielentwicklung:
Projektauftrag
Zielklärung/detaillierte Zielbeschreibung
Situationsanalyse,
Umfeldanalyse
(Klärung der
Rahmenbedingungen)
Grobplanung
Inhalte + Organisation
IST/SOLL – Analyse
Projektauftrag:
gemeinsame „Geschäftsgrundlage“
Definitions- und
Startphase
Thema, Fragestellung
Situationsanalyse,
Umfeldanalyse
(Klärung der
Rahmenbedingungen)
Grobrecherchen zum
Thema
Zielklärung,
Zielentwicklung:
Projektauftrag
Grobplanung
Inhalte + Organisation
Projektstrukturplan (PSP)
Planungsphase
Recherche,
Kontaktaufnahme
Projektstrukturplan (PSP)
Fragestellungen:
Was ist zu tun?
Wie ist das Projekt inhaltlich zu gliedern?
Ziele:
Ermittlung der Arbeitsinhalte
Aufteilung des Projekts in Arbeitspakete (AP)
Projektablaufplan
(PAP)
Aktionsplan
Risikoanalyse
Projektthema
Teilaufgabe 1 Teilaufgabe 2 Teilaufgabe 3
AP
AP
AP
AP
AP
AP
AP
Projektablaufplan (PAP)
Planungsphase
Recherche,
Kontaktaufnahme
Projektstrukturplan (PSP)
Projektablaufplan
(PAP)
Aktionsplan
Risikoanalyse
• Darstellung des Zeitablaufs
der Arbeitspakete
(einschl. Nennung der verantwortlichen
Personen)
• Terminplanung in grafischer
Form
Projektablaufplan (PAP)
Planungsphase
Recherche,
Kontaktaufnahme
Projektstrukturplan (PSP)
Projektablaufplan
(PAP)
Aktionsplan
Risikoanalyse
Projektorganisation:
Aktionsplan
Festlegung und personelle Zuordnung klar
voneinander abgegrenzter
Verantwortungsbereiche und Kompetenzen
Wer macht was?
Zuständigkeiten
klären!
Wer darf was?
Kompetenzen,
Leitungsaufgaben
klären!
Aktionsplan
WER?
WAS?
Mit WEM?
WANN?
Aktionsplan: Wien
Planungsphase
Recherche,
Kontaktaufnahme
Projektstrukturplan (PSP)
Projektablaufplan
(PAP)
Aktionsplan
Risikoanalyse
Projektphasen
Definitions- und
Startphase
Planungsphase
Umsetzungsphase
Abschlussphase
Thema, Fragestellung
Recherche,
Kontaktaufnahme
Detailplanung
der Aktivitäten
Abschlussbericht
Situationsanalyse,
Umfeldanalyse
(Klärung der
Rahmenbedingungen)
Projektstrukturplan (PSP)
Projektsteuerung
und
- nachbesserung
Präsentation
Grobrecherchen zum
Thema
Projektablaufplan
(PAP)
Zwischenbilanz
Bewertung
Projektauftrag:
Zielklärung,
Zielentwicklung
Aktionsplan
Grobplanung
Inhalte + Organisation
Risikoanalyse
Reflexion
Projektdokumentation
Projektdokumentation
• Die Projektdokumentation (Projektordner)
liefert immer den aktuellen Stand des
Projekts bis hin zur Dokumentation des
Projektergebnisses.
• Sie umfasst auch eine Übersicht über
Veränderungen (z.B. Zeitplan, Methoden,
Teamsprecher usw.) , die im Verlauf des
Projekts vorgenommen wurden.
Und trotz aller
Planungstheorie gilt:
„Die wichtigsten Körperteile des Managers sind
Herz, Bauch, Seele und Nase.
•
•
•
•
Sie braucht er, um
mit dem Herzen zu führen,
dem Gefühl im Bauch zu vertrauen,
die Organisation zu beseelen,
zu riechen, dass etwas stinkt.“
Quelle: Tom DeMarco: Der Termin, Kap. 6, S.51
Projekte.machen.selbstständig
© Seminar Esslingen
Prof. Helmuth Kern, Gerda Richter,
Christina Lippert, Monika Metzger, Ute Wickert