M&A - SORBA EDV AG

M&A
M&A
Inhaltsverzeichnis
1.
Kurzüberblick ........................................................................................................................... 6
1.1.
2.
3.
Einleitung ......................................................................................................................... 6
Aufbau ..................................................................................................................................... 6
2.1.
Unterteilung des Moduls .................................................................................................. 6
2.2.
Stammdaten ..................................................................................................................... 6
Anlagestamm........................................................................................................................... 6
3.1.
Hauptkategorien ............................................................................................................... 7
3.2.
Bilder ................................................................................................................................ 7
3.3.
Neue Anlage erstellen ...................................................................................................... 8
3.3.1.
Neue Anlage ............................................................................................................. 8
3.3.2.
Position ab IGD ......................................................................................................... 8
3.3.3.
Anlage kopieren ...................................................................................................... 10
3.4.
Detailmaske .................................................................................................................... 10
3.4.1.
Verrechnung ............................................................................................................ 11
3.4.2.
Einbuchung ............................................................................................................. 12
3.4.3.
KST erfassen ............................................................................................................ 13
3.5.
Einstellungen .................................................................................................................. 13
3.5.1.
Einstellungen ........................................................................................................... 13
3.5.2.
Verrechnung Vorlage ............................................................................................... 15
3.6.
Erweiterte Funktionen ..................................................................................................... 16
3.6.1.
Suchen ..................................................................................................................... 16
3.6.2.
Suchen & Ersetzen ................................................................................................... 17
3.7.
Hauptkategorien ............................................................................................................. 19
3.8.
Artikel ab Schlüsselstamm / Regietarif ............................................................................ 19
3.9.
Artikel kopieren .............................................................................................................. 19
3.10.
Lagerfunktionen .......................................................................................................... 20
3.10.1.
Lagerübersicht ..................................................................................................... 20
3.10.2.
Inventurübersicht ................................................................................................. 20
3.10.3.
Lagerkorrektur ...................................................................................................... 24
3.10.4.
Interne Preise ....................................................................................................... 25
3.10.5.
Verkaufspreise ...................................................................................................... 25
3.10.6.
Lagerqualitäten .................................................................................................... 25
3.10.7.
Lieferarten ............................................................................................................ 26
3.10.8.
Zonen ................................................................................................................... 26
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3.10.9.
Ladenhüter ........................................................................................................... 26
3.10.10.
Lagerumschlag ..................................................................................................... 26
3.11.
4.
Detailmaske ................................................................................................................ 26
3.11.1.
Lager .................................................................................................................... 27
3.11.2.
Lieferanten ........................................................................................................... 27
3.11.3.
Verkaufspreise ...................................................................................................... 28
Lieferschein ............................................................................................................................ 28
4.1.
Lieferscheinerfassung ..................................................................................................... 28
4.2.
Mietverschiebungen erfassen ......................................................................................... 29
4.2.1.
Mietverschiebung im Detail ..................................................................................... 29
4.2.2.
Gerät auf Absenderbaustelle nicht verfügbar .......................................................... 31
4.2.3.
Mehrmenge einfügen .............................................................................................. 31
4.2.4.
Als Verlust melden ................................................................................................... 32
4.3.
Material/Inventar Verschiebungen erfassen .................................................................... 32
4.3.1.
Eigener Artikel ......................................................................................................... 34
4.4.
Erleichterte Erfassung per Tastatur ................................................................................. 34
4.5.
Kundenmaske öffnen ...................................................................................................... 35
4.6.
Standorte öffnen ............................................................................................................. 35
4.7.
Materiallieferscheinerfassung .......................................................................................... 35
4.8.
Standorte ........................................................................................................................ 36
4.8.1.
Standort ................................................................................................................... 36
4.8.2.
Geräte Historie ........................................................................................................ 36
4.8.3.
Gebrauchsmaterial / Verbrauchsmaterial ................................................................. 36
4.8.4.
Geräte auf Baustelle ................................................................................................ 37
4.9.
4.10.
Lagerkorrektur ................................................................................................................ 37
Mietkorrektur............................................................................................................... 37
4.10.1.
4.11.
Neue Mietkorrektur .............................................................................................. 38
Mietstillstand ............................................................................................................... 38
4.11.1.
Neuer Mietstillstand ............................................................................................. 39
4.12.
Journalerfassung ......................................................................................................... 39
4.13.
Persönliches Material .................................................................................................. 39
4.13.1.
Persönliches Material ........................................................................................... 40
4.13.2.
Mieten.................................................................................................................. 40
4.13.3.
Material ................................................................................................................ 41
4.13.4.
Diverses ............................................................................................................... 41
4.13.5.
Beispieleinbuchung von Material und Miete ........................................................ 41
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5.
4.13.6.
Pers. Material Übersicht ....................................................................................... 41
4.13.7.
Anlagestamm ....................................................................................................... 42
4.13.8.
Drucken................................................................................................................ 42
4.13.9.
Bezogenes Material auswerten............................................................................. 43
4.14.
Übertrag ins KFM-Journal ........................................................................................... 43
4.15.
Drucken ....................................................................................................................... 44
4.15.1.
Lieferscheine drucken .......................................................................................... 44
4.15.2.
Interne Rechnung drucken ................................................................................... 45
Rüstschein .............................................................................................................................. 46
5.1.
Rüstscheinerfassung........................................................................................................ 47
5.1.1.
5.2.
Lieferschein erstellen ...................................................................................................... 48
5.2.1.
6.
Standorte ........................................................................................................................ 49
5.4.
Filter ............................................................................................................................... 50
Lagereingang......................................................................................................................... 50
6.1.
Lagereingang tätigen ..................................................................................................... 50
6.2.
Lagereingang verbuchen ................................................................................................ 51
6.3.
Verbuchter Lagereingang löschen ........................................................................... 52
Lagerkorrektur ................................................................................................................ 52
Anfrage / Bestellung .............................................................................................................. 52
7.1.
Anfragen ......................................................................................................................... 52
7.1.1.
Eigener Artikel ......................................................................................................... 53
7.1.2.
Anfrage abschliessen ............................................................................................... 54
7.1.3.
Bestellung auslösen ................................................................................................. 54
7.2.
Bestellungen ................................................................................................................... 54
7.2.1.
8.
Nachbestellung ....................................................................................................... 49
5.3.
6.2.1.
7.
Eigener Artikel ......................................................................................................... 47
Angefragte zeigen ................................................................................................... 55
7.3.
Lagereingang tätigen ..................................................................................................... 55
7.4.
Vorschlag öffnen ............................................................................................................. 56
Offerte / Rechnung ................................................................................................................ 57
8.1.
Rechnungsmaske ............................................................................................................ 57
8.1.1.
Konditionen ............................................................................................................. 59
8.1.2.
Preisermittlung ........................................................................................................ 59
8.2.
Rechnungen aus Lieferscheinen erstellen ....................................................................... 60
8.2.1.
8.3.
Aus Lieferschein generierte Rechnung löschen ........................................................ 62
Rechnungen verbuchen .................................................................................................. 62
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8.3.1.
9.
Fehlerhafte Rechnungen .......................................................................................... 64
Einstellungen ......................................................................................................................... 64
9.1.
Allgemeine Einstellungen ............................................................................................... 65
9.2.
Rüstschein....................................................................................................................... 65
9.3.
Mietverschiebungen ....................................................................................................... 66
9.4.
Bestellungen ................................................................................................................... 66
9.4.1.
Aktueller Preis .......................................................................................................... 66
9.4.2.
Erster Preis ............................................................................................................... 66
9.4.3.
Mittelwert ................................................................................................................ 66
9.4.4.
Manuell.................................................................................................................... 66
9.4.5.
Mittelwert Menge .................................................................................................... 66
9.5.
Lager .............................................................................................................................. 67
9.6.
Lieferschein..................................................................................................................... 67
10.
Berechtigungen.................................................................................................................. 67
10.1.
11.
Eingabemaske ............................................................................................................. 68
Archiv ................................................................................................................................. 69
11.1.
Daten archivieren ........................................................................................................ 69
11.2.
Daten wiederherstellen ............................................................................................... 70
12.
Erweiterte Funktionen ........................................................................................................ 70
12.1.
Spalten umbenennen .................................................................................................. 70
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1. Kurzüberblick
1.1. Einleitung
Dieses Dokument dient als Anleitung zum neuen M&A (ab Version 2012). Es beinhaltet einen
groben Überblick über die wichtigsten Funktionen sowie einige Hinweise zur Einrichtung des
Programms.
2. Aufbau
2.1. Unterteilung des Moduls
Das neue M&A ist in 5 Untermodule unterteilt:
 Anfragen/Bestellungen
 Lagereingänge
 Rüstscheine
 Lieferscheine
 Offerten/Rechnungen
Im Programm selbst ist diese Unterteilung mittels „Tabs“ sichergestellt:
Je nach ausgewähltem Untermodul werden im Register (1) andere Buttons/Funktionen angezeigt,
sowie die Daten in der Tabelle unterhalb (2) werden entsprechend geladen:
Hinweis: Alle Untermodule werden im späteren Teil dieser Anleitung genauer erklärt.
2.2. Stammdaten
Als Stammdaten dienen verschiedene, grösstenteils bestehende SORBA-Tabellen. Die grössten
zwei Änderungen betreffen den Lager- sowie Anlagestamm. Diese werden in den kommenden
Abschnitten erklärt.
3. Anlagestamm
Der Anlagestamm ist für das neue M&A neu aufgebaut worden. Die physikalische Tabelle ist nicht
mehr die Gleiche wie im alten M&A, allerdings werden alle Änderungen im neuen Anlagestamm
in den alten Anlagestamm übernommen, damit andere Module ohne Probleme auch mit dem
neuen M&A bzw. Anlagestamm funktionieren.
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Wichtig: Es dürfen unter keinen Umständen im alten Anlagestamm Datensätze verändert werden!
Bei der Einrichtung des neuen M&A’s muss deshalb sichergestellt werden, dass der Menüpunkt
für den alten Inventarstamm überall ausgeblendet wird!
Die Daten aus dem alten Anlagestamm werden einmalig in den neuen Anlagestamm
übernommen. Hat es im alten Anlagestamm fehlerhafte Positionen (z.B. zu lange Anlage-Nr.), so
müssen diese zuerst bereinigt werden. Beim erstmaligen SORBA-Start (mit geladenem M&A)
würde eine Meldung erscheinen, sollten fehlerhafte Positionen vorhanden sein.
Der Anlagestamm kann aus dem M&A via ‚Extras -> Anlagestamm‘ aufgerufen werden:
3.1. Hauptkategorien
Die Inventare sind neu in sogenannte Hauptkategorien unterteilt:
Dies dient einer besseren Übersicht. Zudem können für verschiedene Hauptkategorien
verschiedene Verrechnungsvorlagen definiert werden. Via Berechtigungen können auch einzelne
Hauptkategorien ausgeblendet werden (siehe Kapitel ‚Berechtigungen‘).
3.2. Bilder
Ebenfalls ist es neu möglich, Inventar-Bilder gleich in der Tabelle selbst anzeigen zu lassen. Dazu
müssen Bilder auf dem jeweiligen Inventar definiert sein:
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Die Bilder können via ‚Bilder anzeigen‘ ein- und ausgeblendet werden:
3.3. Neue Anlage erstellen
3.3.1. Neue Anlage
Mit einem Klick auf ‚Neue Anlage‘ wird eine neue Anlage erstellt:
Danach öffnet sich die Detailmaske, in welcher das Gerät erfasst werden kann.
3.3.2. Position ab IGD
Mit Hilfe der Funktion ‚Position ab IGD‘ können Positionen ab dem IGD in den Anlagestamm
importiert werden:
Die IGD-Auswahlmaske öffnet sich:
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Nach der Auswahl des IGD’s wird der entsprechende IGD geöffnet und die möglichen Geräte
angezeigt:
Mit einem Klick auf ‚OK‘ wird das Gerät in den Anlagestamm übernommen und die Detailmaske
öffnet sich:
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3.3.3. Anlage kopieren
Eine weitere Möglichkeit ein Gerät zu eröffnen bietet die Funktion ‚Anlage kopieren‘:
Mit Hilfe dieser Funktion wird die ausgewählte Anlage kopiert:
Danach öffnet sich ebenfalls die Detailmaske des neuen Gerätes.
3.4. Detailmaske
Die Detailmaske wurde gegenüber dem alten Anlagestamm ebenfalls verändert:
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Das Design der Maske kann völlig beliebig angepasst werden. Dazu reicht ein Rechtsklick in die
leere, graue Fläche -> ‚Layout anpassen‘. Danach können in der Maske die Felder ein- und
ausgeblendet, verschoben oder komplett neu angeordnet werden:
3.4.1. Verrechnung
Mit einem Klick auf den Button ‚Verrechnung‘ öffnet sich die folgende Maske:
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In dieser Maske wird die Verrechnungsart des Inventars angegeben. Die benutzten Positionen
werden wiederum im Tab ‚BIV‘ in der Detailmaske angezeigt:
3.4.2. Einbuchung
Auch in der Detailmaske befindet sich die Einbuchung des Inventars in den Werkhof:
Wichtig: Jedes Inventar, welches via Tages- oder Monatsmiete verrechnet werden sowie im M&A
zur Verfügung stehen soll, muss zwingend eingebucht werden!
Es ist nach einer Einbuchung auch möglich, einen Neuzugang zu tätigen, oder die Einbuchung
rückgängig zu machen (sofern das Inventar noch nicht im M&A benutzt worden ist):
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3.4.3. KST erfassen
Wie bereits aus dem alten Anlagestamm bekannt, kann auch im neuen Anlagestamm eine
Kostenstelle für das Gerät erstellt werden:
Mit einem Klick auf ‚KST erfassen‘ öffnet sich die folgende Maske:
Diese Informationen werden benötigt, um die Kostenstelle korrekt zu eröffnen.
3.5. Einstellungen
Im Register ‚Extras‘ befinden sich die Einstellungen zum neuen Anlagestamm:
3.5.1. Einstellungen
Über die Funktion ‚Einstellungen‘ öffnet sich die folgende Einstellungsmaske:
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Hier kann die Preisbasis sowie die Energiearten definiert werden.
Hinweis: Wird ein noch nicht eröffnetes Jahr in der ‚Preisbasis (Jahr)‘ angegeben, so werden alle
Werte des letzten angezeigten Jahres ins neue Jahr kopiert.
Nach dem Schliessen der Maske erfolgt die Abfrage, ob die BIV-Kalkulationen aktualisiert werden
sollen:
Mit einem Klick auf ‚Ja‘ werden alle BIV-Werte der Geräte neu berechnet. Ausgenommen sind
inaktive Geräte, oder solche Geräte, bei welchen die Einstellung ‚BIV nicht berechnen‘ aktiv ist:
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3.5.2. Verrechnung Vorlage
In der Maske ‚Verrechnung Vorlage‘ können Verrechnungsvorlagen erstellt werden:
Hinweis: Die Verrechnungsvorlagen können für jede Hauptkategorie individuell definiert werden.
Wird ein neues Gerät eröffnet, so wird diese Vorlage automatisch in die Verrechnungstabelle des
Gerätes übernommen:
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3.6. Erweiterte Funktionen
3.6.1. Suchen
Um im Anlagestamm über alle Hauptkategorien suchen zu können, gibt es die Funktion ‚Suchen‘:
Mit einem Klick auf den Button öffnet sich die folgende Maske, in welchem man die gewünschte
Position suchen kann:
Wird mit ‚OK‘ fortgefahren, so öffnet sich die Detailmaske der ausgewählten Position.
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3.6.2. Suchen & Ersetzen
Im Anlagestamm können gewisse Feldwerte automatisch gesucht und ersetzt werden. Dazu gibt
es die Funktion Suchen & Ersetzen:
Wird diese Funktion ausgeführt, so öffnet sich die folgende Maske, in welchem die Inv.-Nr., die
Bezeichnung sowie das selektierte Feld angezeigt werden:
In dieser Maske kann nun mittels ‚Ctrl + H‘ oder über die Funktion ‚Suchen/Ersetzen‘ die
gewünschten Werte geändert werden. Dazu muss zuerst der zu suchende Begriff eingegeben
werden:
Danach folgt die Abfrage, durch das der Begriff ersetzt werden soll:
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Lagerstamm
Der gesuchte Text wird durch den ersetzenden Text ersetzt:
1 Lagerstamm
Der Lagerstamm im neuen M&A wurde ebenfalls neu aufgebaut, allerdings greift dieser nach wie
vor auf dieselbe physikalische Tabelle zu, wie der alte Lagerstamm. Die Lagerstamm-Daten
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Lagerstamm
werden deshalb eins zu eins vom alten Lagerstamm übernommen, einzig ergänzt durch einen
eindeutigen Schlüssel für die Wiederidentifizierung aus dem M&A heraus. Dies geschieht
allerdings alles im Hintergrund.
Der Lagerstamm kann aus dem M&A via ‚Extras -> Lagerstamm‘ aufgerufen werden:
3.7. Hauptkategorien
Analog dem Anlagestamm wird neu auch der Lagerstamm in Hauptkategorien unterteilt:
3.8. Artikel ab Schlüsselstamm / Regietarif
Neu können Positionen via Schlüsselstamm oder Regietarif in den Lagerstamm übernommen
werden:
Hinweis: Wird ein neuer Artikel ab Regietarif hinzugefügt, so wird automatisch die
Regieverknüpfung für den entsprechenden Artikel erstellt. Es gibt auch die Möglichkeit, einen
ganzen Regietarif in den Lagerstamm zu importieren.
3.9. Artikel kopieren
Man hat im Lagerstamm die Möglichkeit, einen bestehenden Artikel zu kopieren:
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Lagerstamm
Damit wird der ausgewählte Artikel kopiert und ein neuer Artikel mit denselben Informationen
erstellt.
3.10. Lagerfunktionen
Im Register ‚Lager‘ sind diverse, neue Funktionen rund um die Lagerbewirtschaftung zu finden:
3.10.1.Lagerübersicht
In der Lagerübersicht kann ein bestehendes Lager (im ProjektQuick) in verschiedene Lagerorte
aufgeteilt werden:
3.10.2.Inventurübersicht
In der Inventurübersicht können neue Inventuren erstellt sowie bestehende geöffnet oder
gelöscht werden. Mittels Inventur können die Lagerbestände korrigiert werden. Es stehen
verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung, um nur die gewünschten Artikel angezeigt zu
bekommen.
Damit Artikel über die Inventur-Funktion verwendet werden können, müssen diese Eingebucht
werden über die Lagereingänge.
Respektive auf dem Artikel im Register "Lager" muss ein Eintrag sein.
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Lagerstamm
3.10.2.1 Inventurübersicht öffnen
Die Inventurübersicht wird im Lagerstamm über "Lager/Inventurübersicht" geöffnet.
Schliessen - Fenster wird geschlossen:
Inventur öffnen - Inventur wo der Cursor draufsteht wird geöffnet.
Neue Inventur - Eine neue Inventur eröffnen.
Inventur löschen - Inventur wo der Cursor draufsteht löschen (geht nur wenn diese nicht bereits
Verbucht wurde(blau)).
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Lagerstamm
1 Filterzeile - Hier kann das Journal gefiltert werden. Wenn es ein Filterzeichen in einem Feld hat,
wurde da bereits nach einem Wert gefiltert. Siehe "LS-Nr." im Screenshot.
2 Journal - Hier werden alle erstellten Inventuren aufgelistet.
3 Aktiver Filter - Wenn hier etwas steht, wurde das Journal gefiltert. Mit dem "x" kann der aktuelle
Filter gelöscht werden.
3.10.2.2 Neue Inventur
Erstellt man eine neue Inventur, geht zuerst die Filtermaske auf.
Da kann man einen Filter vordefinieren, muss aber nicht.
Lässt man den Filter leer, werden einfach alle in Frage kommenden Artikel aufgelistet.
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Lagerstamm
OK - Änderungen übernehmen und Fenster schliessen.
Abbrechen - Änderungen verwerfen und Fenster schliessen.
Neue Inventur - Neue Inventur erstellen.
Inventur verbuchen - Aktuelle Inventur mit den Mengen verbuchen. Die Verbuchung kann nicht
mehr aufgehoben werden. Die Daten landen erst in den Journalen wenn die Funktion "Übertrag
ins KFM-Journal" ausgeführt wurde.
Inventur löschen - Aktuelle Inventur löschen.
Drucken - Auswertung der aktuellen Inventur.
Inventur-Nr. - Wird vom System vergeben.
Inventur - Bezeichnung für die aktuelle Inventur.
Inventur-Datum - Datum der Durchführung der Inventur.
Datum - Mit diesem Datum werden die Korrekturen in die Journale verbucht.
Lagerbereinigung - Das hier angewählte Lager wird für die Korrekturmengen bebucht.
Notizen - Eventuelle Notizen zu der Inventur.
Journal - Das Journal ist nicht mit weiteren Artikel erweiterbar. Ebenfalls können keine Artikel aus
dem Journal gelöscht werden. Es werden allerdings nur Buchungen erstellt, für Artikel welche
eine Differenzmenge haben.
3.10.2.3 Lagerdifferenzen erfassen
Lagerdifferenzen werden im Feld "Neue Menge" erfasst.
Hier schreibt man den effektiven Lagerbestand ein, die Differenz wird anschliessend automatisch
errechnet.
Im Feld "BWA-Nr." wird die Bewegungsart für Differenzbuchung eingetragen.
Der Vorschlag wird anhand der Einstellung "BWA Inventur" in den M&A Einstellungen gemacht.
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Lagerstamm
Im Beispiel erfassen wir, dass an Lager 30 Stück statt der 27 Stück vorhanden sind.
Automatisch wird die Differenz ausgerechnet (Res. Differenz) Fr. 47.55.
3.10.2.4 Inventur verbuchen
Eine Inventur wird in der Detailansicht verbucht ("Start/Inventur verbuchen").
Die Verbuchung lässt sich nicht mehr aufheben.
Nachdem die Inventur verbucht wurde, erscheint der Eintrag "blau" und kann nicht mehr mutiert
werden.
Hinweis
Noch befinden sich die Datensätze im M&A und wurden noch nicht in die KFM-Journale verbucht.
Es ist einzig die Differenz im Lagerstamm bereits ersichtlich.
Um die Inventur in die KFM-Journale zu verbuchen, muss der "Übertrag ins KFM-Journal"
ausgeführt werden.
Hierbei ist zu beachten, welches Datum man eingegeben hat. Das Datum "Inventur-Datum" hat
hier keinen Einfluss.
Anschliessend befindet sich die Mengenkorrektur im entsprechenden Journal:
3.10.2.5 Drucken - Inventur auswerten
In der Detailansicht der Inventur kann die aktuelle Inventur ausgedruckt werden.
Ausgedruckt wird jeweils der aktuell aktive Filter!
3.10.3.Lagerkorrektur
Ähnlich wie bei der Inventur können bei der Lagerkorrektur die Lagerbestände einzelner Artikel
korrigiert werden:
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Lagerstamm
3.10.4.Interne Preise
Die (internen) Preislisten zeigen die internen Preise der Artikel im Lager auf:
Diese können auch in dieser Maske angepasst werden.
3.10.5.Verkaufspreise
Analog den internen Preisen zeigen die Verkaufspreise die externen Preise an:
Es können verschiedene Preislisten erstellt werden. Falls man je nach Kunde verschiedene
Preislisten erstellen möchte, so muss dazu im AdressQuick im Feld ‚LIST1‘ einen Preislisten-Name
vergeben werden. Dieser wiederum kann dann im obigen Fenster ‚Verkaufspreise‘ ausgewählt
werden.
Hinweis: Im Abschnitt ‚Rechnung / Offerte‘ werden die Verkaufspreise noch genauer thematisiert.
3.10.6.Lagerqualitäten
Im Fenster ‚Lagerqualitäten‘ können verschiedene Lagerqualitäten erfasst werden.
Standardmässig werden ‚Neu‘ / ‚Gebraucht‘ / ‚Stark gebraucht‘ vorgegeben.
Der ‚Rückfuhr %‘-Faktor wird benötigt, sobald ein Artikel zurück ins Lager verschoben wird.
Geschieht dies, so wird der Preis mit diesem Faktor multipliziert.
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Lagerstamm
Der ‚Quali Faktor‘ gibt das Verhältnis zwischen den einzelnen Qualitäten an. ‚Neu‘ ist
standardmässig 100%. Alle anderen Qualitäten müssen relativ von ‚Neu‘ aus angegeben werden.
‚%-Zuschlag‘ und ‚Fr-Zuschlag‘ addieren einen Zuschlag zum bestehenden Preis bei einer
Buchung in ein Lager.
3.10.7.Lieferarten
Die Lieferarten werden für die ‚Bestellungen & Anfragen‘ benötigt. Diese können hier definiert
werden, z.B. Lastwagen, Auto, etc.
3.10.8.Zonen
Im Fenster ‚Zonen‘ können Zonen/Gültigkeiten definiert werden, um einen Preisaufschlag für
Transportleistungen je nach Zonen oder Orte zu bestimmen. Diese Zonen und die dazugehörigen
Preisaufschläge kommen bei den ‚Rechnungen & Offerten‘ zur Anwendung.
In der Zonenübersicht können Zonen erstellt, kopiert und gelöscht werden:
Mit einem Klick auf ‚Zone/Gültigkeit öffnen‘ öffnet sich das Detailfenster, in welchem die Zonen
und die jeweiligen Zuschläge definiert werden können:
Diese Zuschläge werden bei der Preisermittlung im Rechnungsmodul verwendet. Genauere
Informationen dazu befinden sich im Kapitel ‚Offerte / Rechnung -> Rechnungsmaske ->
Preisermittlung‘.
3.10.9.Ladenhüter
Mit der Funktion Ladenhüter kann herausgefunden werden, welche Artikel seit einem gewissen
Zeitpunkt das Lager nicht mehr verlassen haben.
3.10.10.
Lagerumschlag
Der Lagerumschlag gibt an, wie oft der durchschnittliche Lagerbestand in einer gewissen
Zeitperiode umgesetzt wird.
3.11. Detailmaske
Die Detailmaske sieht neu wie folgt aus:
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Lagerstamm
Hinweis: Analog der Anlagemaske kann auch diese Maske beliebig angepasst werden.
3.11.1.Lager
Wird der Tab ‚Lager‘ ausgewählt, so erscheinen folgende Tabellen:
In der oberen Tabelle (1) werden alle Lagerorte aufgeführt, in welchem der Artikel vorhanden ist.
Wird in Tabelle (1) ein Lagerort ausgewählt, so erscheinen in Tabelle (2) die Details dazu. Im
Beispiel oben befinden sich also 58 Stück der Qualität ‚Neu‘ im Lagerort Magazin-Betrieb.
3.11.2.Lieferanten
Im Tab ‚Lieferanten‘ werden alle bisherigen Lieferanten des Artikels aufgeführt:
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Lagerstamm
Mit einem Doppelklick auf einen Lieferanten wird eine ‚Lieferantenhistory‘ geöffnet. Diese zeigt
an, zu welchem Zeitpunkt, welche Menge und zu welchem Preis beim entsprechenden Lieferanten
bestellt wurde.
3.11.3.Verkaufspreise
Im Tab ‚Verkaufspreise‘ kann definiert werden, zu welchem Preis der Artikel verkauft wird:
Der Preis kann je nach Gültigkeiten, Mengenrabatte, Preislisten usw. völlig individuell definiert
werden.
4. Lieferschein
Im Lieferscheinmodul können Materialien und Inventare sowie Mietgeräte zwischen
verschiedenen Baustellen und Lagern verschoben werden:
4.1. Lieferscheinerfassung
Mittels ‚Neuer Lieferschein‘ wird ein neuer Lieferschein erstellt:
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Lagerstamm
Als Pflichtfelder muss das Lieferschein-Datum (LS-Datum) sowie der Absender und Empfänger
angegeben werden. Wäre der Lieferschein durch einen Rüstschein erstellt worden, so wären die
Informationen im Abschnitt ‚Rüstschein‘ zu sehen.
Weiter unten folgen die beiden Tabellen zur Erfassung von Mietverschiebungen und
Materialien/Inventare. Je nach ausgewählter Tabelle sieht man in der Tabelle ‚Absender‘, welche
Mietgeräte bzw. Materialien/Inventare sich auf der Absenderbaustelle befinden. Die Hinweis: Die
Absendertabelle wird automatisch aktualisiert, sobald eine entsprechende Position von der
Absenderbaustelle auf die Empfängerbaustelle verschoben wird.
4.2. Mietverschiebungen erfassen
Grundsätzlich wird ein Mietgerät immer von der Absenderbaustelle auf die Empfängerbaustelle
verschoben. Ist allerdings die gewünschte Menge auf der Absenderbaustelle nicht vorhanden, so
kann eine andere Absenderbaustelle ausgewählt werden, auf welcher sich das Gerät befindet.
4.2.1. Mietverschiebung im Detail
Wie die Mietverschiebung im Detail funktioniert, veranschaulicht das folgende Beispiel:
1) Inventar einbuchen
Damit ein Gerät für die Mietverschiebung zur Verfügung stellt, muss zuerst das Gerät als
Monats- oder Tagesmiete ins M&A eingebucht werden (siehe Kapitel ‚Anlagestamm ->
Detailmaske -> Einbuchung‘).
2) Lieferschein Lager -> Baustelle erfassen
Sobald Punkt 1) erledigt ist, kann das Gerät vom eingebuchten Lager weiterverschoben
werden. Dazu muss ein neuer Lieferschein erstellt werden. In diesem muss als Absender
das eingebuchte Lager eingegeben werden (roter Pfeil), und als Empfänger eine beliebige
Baustelle (grüner Pfeil):
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Lagerstamm
3) Absenderübersicht
Sind die obigen Informationen im Lieferschein erfasst, so werden die eingebuchten Geräte
in der Absendertabelle angezeigt:
4) Gerät verschieben
Um das Gerät im Lieferschein zu verschieben reicht ein Doppelklick auf das gewünschte
Gerät in der Absendertabelle. Es wird automatisch in die Mietverschiebungs-Tabelle
übernommen:
Nun kann die gewünschte Verschiebungsmenge im Feld ‚Menge‘ angegeben werden:
Hinweis: Die Absendertabelle wird danach automatisch aktualisiert.
5) Kontrolle
Als Kontrolle kann im Lieferscheinmodul die ‚Geräte Historie‘ geöffnet werden, in welcher
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Lagerstamm
man sieht, auf welchen Baustellen sich das Gerät befunden hat/befindet:
4.2.2. Gerät auf Absenderbaustelle nicht verfügbar
Falls ein Gerät auf einer Absenderbaustelle nicht zur Verfügung steht, so werden bei der
Mengeneingabe (siehe ‚Mietverschiebung im Detail -> Punkt 4)‘ alternative Baustellen angezeigt,
von welchen das Gerät bezogen werden könnte:
Mit einem Klick auf ‚OK‘ wird das Gerät von der ausgewählten Baustelle bezogen:
4.2.3. Mehrmenge einfügen
Über die Funktion ‚Mehrmenge einfügen‘ kann ein Gerät zusätzlich zur bestehenden Menge
addiert werden:
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Lagerstamm
Im obigen Beispiel stehen also ab dem 01.04.2012 zwei Radlader auf der Absenderbaustelle zur
Verfügung. Zudem wird die Mengenanzahl im Anlagestamm aktualisiert.
4.2.4. Als Verlust melden
Mittels der Funktion ‚Als Verlust melden‘ kann ein Gerät als Verlust verzeichnet werden:
Im obigen Beispiel sind also ab dem 01.04.2012 drei Raupenlader als Verlust gemeldet und
stehen ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zur Verfügung. Zudem wird die Mengenanzahl im Stamm
aktualisiert.
4.3. Material/Inventar Verschiebungen erfassen
Neben den Mietverschiebungen können auch Materialien und Inventare in der Lieferscheinmaske
erfasst werden. Dazu dient die folgende Tabelle:
Hinweis: Wird als Absender ein Lager angegeben, so werden in der Absendertabelle alle Artikel
angezeigt, welche im Lager zur Verfügung stehen:
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Lagerstamm
Wichtig: Alle Artikel, welche das Flag ‚Menge nicht berechnen‘ im Lagerstamm nicht gesetzt
haben, müssen via Bestellung oder Lagereingang ins Lager eingebucht werden, damit sie in der
Lieferscheinerfassung zur Verfügung stehen (sofern der Absender ein Lager ist)!
Zwei Eingabemethoden für das Material
Im Materialbereich, bei der Eingabe kann man nach zwei verschiedenen Methoden vorgehen.
Je nachdem wie Sie arbeiten. Dasselbe gilt auch für die Rüstscheinerfassung.
1) Springen von Feld zu Feld mit der Enter-Taste, dann springt der Cursor nach dem
Mengenfeld automatisch in die Materialliste von der Absenderbaustelle.
2) Springen von Feld zu Feld mit der Pfeiltaste Rechts, dann springt der Cursor nach dem
Mengenfeld nicht in die Materialliste von der Absenderbaustelle, sondern erstellt eine
neue Zeile und öffnet gleich die Auswahlliste.
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Lagerstamm
4.3.1. Eigener Artikel
Mittels der Funktion ‚Eigener Artikel‘ kann ein eigener Artikel erfasst werden. Damit können
Artikel erfasst und zwischen zwei Baustellen verschoben werden, ohne dass sich der Artikel im
Lagerstamm befinden muss:
Dieser Artikel erscheint danach wie ein im Lagerstamm erfassten Artikel in der Inventar/MaterialTabelle:
4.4. Erleichterte Erfassung per Tastatur
Man hat die Möglichkeit, einen Lieferschein per Tastatur erfassen zu können, ohne die Maus in die
Hand nehmen zu müssen. Mit Hilfe der Taste ‚F8‘ kann man einen neuen Lieferschein erstellen.
Dann kann man die gewünschten Absender- und Empfängerbaustelle, sowie das LieferscheinDatum auswählen. Mit der Tabulator-Taste (TAB) kann jeweils zum nächsten Eingabefeld
gesprungen werden.
Ist man mit dem Cursor in der Absendertabelle angekommen, so kann die gewünschte Position
gefiltert werden, und mit der Taste ‚Enter‘ in den Lieferschein übernommen werden. Die Auswahl
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Lagerstamm
springt automatisch in das Feld ‚Menge‘ der ausgewählten Position. Als nächstes kann also die
Menge eingeben werden. Wenn die Eingabe mit ‚Enter’ bestätigt wird, so springt der Cursor
automatisch in die Absendertabelle zurück und man kann dort die nächste Position suchen. Mit
der Escape-Taste (ESC) kann die Lieferscheinmaske geschlossen werden.
4.5. Kundenmaske öffnen
In der Lieferscheinmaske gibt es die via ‚Kundenmaske öffnen‘ die Möglichkeit, gleich die
Kundenmaske zu öffnen. In dieser können Kunden bzw. ihre zugehörigen Baustellen eröffnet
werden:
Diese Kundenbaustelle steht dann auch gleich nach der obigen Erfassung in der
Lieferscheinmaske zur Verfügung:
4.6. Standorte öffnen
Die Standortmasken können gleich in der Lieferscheinmaske selbst aufgerufen werden:
Die genauen Erklärungen zu diesen Fenstern befinden sich im Kapitel ‚Standorte‘.
4.7. Materiallieferscheinerfassung
Mittels ‚Neuer Materiallieferschein‘ kann ein neuer Materiallieferschein erstellt werden. Dieser
Unterscheidet sich in der Funktionalität nicht vom normalen Lieferschein. Allerdings gibt es hier
die Möglichkeit, die Miettabelle (und weitere Felder) auszublenden, um z.B. nur Materialien zu
verrechnen.
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Lagerstamm
Hinweis: Der Materiallieferschein kann auch jederzeit zu einem normalen Lieferschein
umgewandelt werden. Dazu kann dieser einfach via ‚Lieferschein öffnen‘ geöffnet und damit
konvertiert werden.
4.8. Standorte
Im Lieferscheinmodul befinden sich folgende Funktionen, um verschiedene Standorte und
Verläufe von Materialien/Inventare und Mietgeräten nachzuschauen:
4.8.1. Standort
In der Maske ‚Standort‘ befindet sich eine Übersicht über alle Mietgeräte und ihren momentanen
Standort:
4.8.2. Geräte Historie
In der Gerätehistorie kann der Standortverlauf eines Mietgerätes angeschaut werden:
4.8.3. Gebrauchsmaterial / Verbrauchsmaterial
In den Masken ‚Gebrauchsmaterial‘ bzw. ‚Verbrauchsmaterial‘ kann der Standort des jeweiligen
Materials auf einer Baustelle betrachtet werden:
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4.8.4. Geräte auf Baustelle
Ähnlich der Maske ‚Standort‘ kann in der Maske ‚Geräte auf Baustelle‘ der Standort der
Mietgeräte auf einer Baustelle betrachtet werden:
4.9. Lagerkorrektur
Die Lagerkorrektur kann ebenfalls im Lieferscheinmodul aufgerufen werden:
Die genauen Erklärungen dazu befinden sich im Kapitel ‚Lager‘.
4.10. Mietkorrektur
Im Register ‚Fenster‘ befindet sich die Funktion ‚Mietkorrektur‘:
In diesem Fenster können Mietkorrekturen angebracht werden:
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Lagerstamm
Blau markierte Positionen sind analog den Lieferscheinen verbucht (ins KFM übertragen worden).
4.10.1.Neue Mietkorrektur
Mit Hilfe der Funktion ‚Neue Mietkorrektur‘ wird ein Assistent gestartet, mit welchem automatisch
die Buchungen sowie die Gegenbuchungen für die Mietkorrekturen erstellt werden können:
Im Fenster können die Emfpänger- und Absenderbaustelle, die Mietkorrekturdauer sowie die
entsprechenden Mietgeräte erfasst werden:
Für alle erfassten Mietgeräte werden im Mietkorrektur-Journal danach zwei Datensätze erstellt
(Buchung und Gegenbuchung):
4.11. Mietstillstand
Im Register ‚Fenster‘ befindet sicht die Funktion ‚Mietstillstand‘:
In dieser Maske können Mietstillstände für Mietgeräte definiert werden:
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4.11.1.Neuer Mietstillstand
Mit der Funktion ‚Neuer Mietstillstand‘ startet einen Assistenten, um Mietstillstände für Mietgeräte
auf Baustellen zu erfassen:
Die markierten Einträge werden ins Mietstillstandjournal übernommen.
4.12. Journalerfassung
Mit Hilfe der Journalerfassung können Treibstoffe, Transporte, Inventare und Materialien nebst
der gewohnten Lieferscheinerfassung erfasst werden. Die Journalerfassung befindet sich im
Register ‚Fenster‘:
4.13. Persönliches Material
Über „Fenster/Pers. Material“ wird das persönliche Material für die Mitarbeiter verwaltet.
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4.13.1.Persönliches Material
Personal – Auswahl Mitarbeiter aus Personalstamm.
KST – Kostenstelle auf welche das Material gebucht wurde.
Notizen – Informationen zum aktuellen Tabellenblatt.
Inventar – Z. B. Materialcontainer.
4.13.2.Mieten
Hier erscheinen die Mietpositionen, welche per Lieferschein dem Personal (KST und MA-Nr.)
zugewiesen wurden.
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4.13.3.Material
Auf das Personal gebuchtes Material aus Lieferscheine.
Auch hier geht es auf die KST und die MA-Nr. im Lieferschein.
4.13.4.Diverses
Hier können irgendwelche Artikel dem Mitarbeiter zugewiesen werden, welche nicht über den
Lagerstamm oder Anlagestamm gehandhabt werden.
Zum Beispiel Schlüssel…
4.13.5.Beispieleinbuchung von Material und Miete
1 Empfänger - Baustelle mit KST für Pers. Material. Z. B. 1340 wie unter 1.27.1 beschrieben.
2 Pers.-Nr. - Zuweisung Mitarbeiter. Der Mitarbeiter muss unter dem Personalstamm erfasst sein.
Jede auf dem Lieferschein erfasste Position wird dem Mitarbeiter zugewiesen.
4.13.6.Pers. Material Übersicht
In diesem Fenster kann mit Blick auf die KST eine Auswertung gemacht werden.
Dabei werden die Positionen immer als Total auf den Mitarbeiter zusammengefasst.
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Lagerstamm
Das angezeigte Journal lässt sich über „Start/Drucken“ drucken.
4.13.7.Anlagestamm
Führt in den „normalen“ Anlagestamm.
4.13.8.Drucken
Druckt ein „Personalblatt“ vom gewählten Mitarbeiter aus.
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4.13.9.Bezogenes Material auswerten
Im Persönlichen Material gibt es keine Auswertung für bezogenes Material.
Über „Drucken/Statistik“ kann man sich eine Passende Auswertung zusammenstellen.
Beispiel:
4.14. Übertrag ins KFM-Journal
Über die Funktion ‚Übertrag ins KFM-Journal‘ können die erfassten Lieferscheindaten (und
Mietkorrekturen, Mietstillstände, Journalerfassungen) ins KFM-Modul (Material- und
Inventarjournal) übernommen werden:
Dazu kann eine gewünschte Periode ausgewählt werden:
Nach dem Übertrag erscheint folgende Meldung:
Alle verbuchten Datensätze werden im Lieferscheinmodul blau gekennzeichnet:
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Wichtig: Verbuchte Datensätze (blau) können nicht mehr geändert oder gelöscht werden! Bei
Mietverschiebungen befindet sich das verbuchte, noch nicht weiterverschobene Gerät fix auf der
Baustelle bis zum gewählten Verbuchungsenddatum. Erst nach diesem Tag kann das Gerät
weiterverschoben werden!
4.15. Drucken
Im Register ‚Drucken‘ ist es möglich, Lieferscheine sowie die interne Rechnung auszudrucken:
4.15.1.Lieferscheine drucken
Mit der Funktion ‚Lieferscheine drucken‘ ist es möglich, mehrere Lieferscheine gleichzeitig
auszudrucken. Dazu erscheint zuvor eine Maske, bei welchem Filterangaben getätigt werden
können:
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Alle Lieferscheine, welche diese Kriterien erfüllen, werden dadurch ausgedruckt.
4.15.2.Interne Rechnung drucken
Möchte man die interne Rechnung ausdrucken, so erscheint zuerst eine Abfrage über die
gewünschte Zeitperiode:
Mit dem Klick auf ‚OK‘ erscheint eine Projektauswahl. In dieser werden alle Projekte aufgelistet,
welche in der zuvor ausgewählten Zeitperiode Datensätze (Lieferschein, Journalerfassung,
Mietkorrekturen etc.) besitzen:
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Mit einem weiteren Klick auf ‚OK‘ wird die interne Rechnung ausgegeben:
5. Rüstschein
Im Rüstscheinmodul können Rüstscheine erfasst werden. Ebenso ist es möglich, aus einem
Rüstschein automatisch einen Lieferschein zu generieren.
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5.1. Rüstscheinerfassung
Mit der Funktion ‚Neuer Rüstschein‘ kann ein neuer Rüstschein erstellt werden:
Als Pflichtfeld wird der Empfänger benötigt:
Danach können die gewünschten Artikel in der Tabelle ‚Artikel‘ erfasst werden:
5.1.1. Eigener Artikel
Analog der Lieferscheinerfassung ist es auch im Rüstschein möglich, einen eigenen Artikel zu
erfassen. Dieser Artikel steht dann nur im Rüstschein zur Verfügung und ist nicht im Lagerstamm
enthalten:
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Lagerstamm
Dieser erscheint nachher wie ein normal erfasster Artikel in der Tabelle ‚Artikel‘:
5.2. Lieferschein erstellen
Im Rüstscheinmodul ist es möglich, aus einem bestehenden Rüstschein einen Lieferschein zu
erstellen:
Danach öffnet sich automatisch die Lieferscheinmaske. Alle Informationen und erfassten
Positionen sind in den Lieferschein übernommen worden:
In der Material/Inventar-Tabelle sieht man unter Best. Menge die im Rüstschein erfasste Menge:
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Lagerstamm
Hinweis: Sobald bei allen Positionen die Menge ausgefüllt wurde, wird der Rüstschein im
Rüstscheinmodul abgeschlossen.
5.2.1. Nachbestellung
Wird auf einer Position eine kleinere Menge als die bestellte Menge eingegeben, so erscheint
folgende Auswahl-Maske:
Bei der ‚Nachbestellung durch den Werkhof (Spätere Lieferung)‘ sowie ‚Lieferung durch andere
Baustelle‘ wird ein neuer Rüstschein mit der Differenzmenge zwischen gelieferter und bestellter
Menge erstellt. Zusätzlich wird bei der ‚Nachbestellung durch den Werkhof (Spätere Lieferung)‘
eine Bestellung im Bestellungsmodul erstellt.
Wird ‚Andere Artikel‘ oder ‚Andere Lösung‘ ausgewählt, so ist es dem User überlassen, z.B. einen
neuen Rüstschein zu erstellen oder eine andere Lösung zu finden.
5.3. Standorte
Analog dem Lieferscheinmodul hat man auch im Rüstscheinmodul, die Standorte der Mietgeräte,
Materialien und Inventare abzufragen:
Die genauen Erklärungen befinden sich dazu im Kapitel ‚Lieferschein -> Standorte‘.
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5.4. Filter
Mit Hilfe der Filtereinstellungen können Rüstscheine nach gewissen Zeitbereichen gefiltert
werden:
6. Lagereingang
Über die Lagereingänge können Artikel ins Lager eingebucht werden. Dadurch stehen sie danach
z.B. in der Lieferscheinerfassung zur Verfügung:
6.1. Lagereingang tätigen
Mit der Funktion ‚Neuer Lagereingang‘ kann ein neuer Lagereingang erstellt werden:
Als Pflichtfeld muss das Lager ausgewählt werden, in welches der Lagereingang getätigt werden
soll.
Danach können Artikel in der Detailtabelle erfasst werden:
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6.2. Lagereingang verbuchen
In der Lagereingang-Maske befindet sich die Funktion ‚Lagereingang verbuchen‘, mit welcher die
erfassten Detailpositionen ins Lager verbucht (bzw. die angegebenen Mengen addiert) wird.
Dadurch wird der Lagerbestand aktualisiert:
Die eingebuchten Artikel und die dazugehörigen Mengen können im Lagerstamm auf dem Artikel
angesehen werden:
Hinweis: Verbuchte Lagereingänge werden blau gekennzeichnet. Sie können nicht erneut ins
Lager übertragen werden:
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Lagerstamm
6.2.1. Verbuchter Lagereingang löschen
Wird ein bereits verbuchter Lagereingang gelöscht, so erfolgt die Abfrage, ob die Lagerbestände
im Lager aktualisiert werden sollen. Dadurch würden alle Mengen vom Lagereingang vom
Lagerbestand abgezogen werden:
6.3. Lagerkorrektur
Die Lagerkorrektur kann ebenfalls im Lagereingangmodul aufgerufen werden:
Die genauen Erklärungen dazu befinden sich im Kapitel ‚Lager‘.
7. Anfrage / Bestellung
Im Anfrage/Bestellung-Modul können Anfragen bzw. Bestellungen an externe Lieferanten gestellt
werden:
7.1. Anfragen
Über die Funktion ‚Neue Anfrage‘ kann eine neue Anfrage erstellt werden (dazu muss in der
Gruppe ‚Filter‘ ‚Anfragen‘ ausgewählt sein!):
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Lagerstamm
Danach öffnet sich die Anfragemaske:
In dieser Maske kann der Lieferant, der Lieferort sowie die gewünschte Rechnungsadresse (falls es
zu einer Bestellung kommt) definiert werden.
Zusätzlich können die gewünschten Artikel in der ‚Artikel‘-Tabelle erfasst werden:
7.1.1. Eigener Artikel
Analog der Lieferschein- und Rüstscheinmaske ist es auch in der Anfragemaske möglich, einen
eigenen Artikel zu definieren:
Dieser erschein danach ebenfalls in der ‚Artikel‘-Tabelle:
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7.1.2. Anfrage abschliessen
Ist die Anfrage abgeschlossen und daraus resultiert keine Bestellung, so kann die Anfrage
abgeschlossen werden:
7.1.3. Bestellung auslösen
Wird eine Anfrage weiterverfolgt, so kann diese im Anfrage/Bestellungs-Modul in eine Bestellung
umgewandelt werden:
Dadurch wird die Anfrage abgeschlossen.
7.2. Bestellungen
Über die Funktion ‚Neue Bestellung‘ kann eine neue Bestellung erstellt werden (dazu muss in der
Gruppe ‚Filter‘ ‚Bestellungen‘ ausgewählt sein!):
Danach öffnet sich die Bestellungsmaske:
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Wie in der Anlagemaske können auch in der Bestellungsmaske der Lieferant, der Lieferort und die
Rechnungsadresse erfasst werden. Zusätzlich dazu kann der Lieferzeitpunkt, die Währung, die
Lieferart, die Konditionen und der Preis per erfasst werden.
In der Artikeltabelle wurden gegenüber der Anfrage die Preisspalten ergänzt.
7.2.1. Angefragte zeigen
Über die Funktion ‚Angefragte zeigen‘ werden nur noch solche Positionen in der Artikeltabelle
angezeigt, welche im Feld ‚Menge angefragt‘ einen grösseren Wert als 0 erfasst haben. Wird eine
Anfrage zu einer Bestellung umgewandelt, so wird im Feld ‚Menge angefragt‘ die Menge aus der
Anfrage angezeigt.
7.3. Lagereingang tätigen
Soll aus einer Bestellung ein Lagereingang getätigt werden, so steht dazu die Funktion
‚Lagereingang‘ im Bestellungsmodul zur Verfügung:
Nachdem die Funktion ausgeführt wurde, erscheint folgende Meldung:
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Hinweis: Wird diese Frage mit ‚Ja‘ bestätigt, so werden automatisch die bestellten Mengen als
gelieferte Mengen angenommen. Diese können allerdings nachher noch angepasst werden, falls
dies nötig ist.
Die aufgegangene Maske ist beinahe identisch mit der Bestellungsmaske. Sie wurde zusätzlich
ergänzt durch die Funktion ‚Ins Lager verbuchen‘:
Wird diese Funktion ausgeführt, so werden die Lagerbestände analog des Lagereingangmoduls
aktualisiert. Danach ist die Bestellung verbucht und abgeschlossen. Abgeschlossene Bestellungen
sind blau markiert und können mit entsprechendem Filter nochmals angeschaut werden:
7.4. Vorschlag öffnen
Mit Hilfe der Funktion ‚Vorschlag‘ wird eine Übersicht über alle Artikel erstellt, bei welchen der
Bestellpunkt kleiner ist als der momentane Lagerbestand. In den Einstellungen (‚Extras ->
Einstellungen‘) kann zudem eingestellt werden, ob die Rüstscheinmenge ebenfalls vom
Lagerbestand abgezogen werden soll.
Wird eine genügend grosse Bestellmenge eingegeben (momentaner Lagerbestand +
Bestellmenge + bereits bestellte Menge - Rüstscheinmenge > Bestellpunkt), so wird der Artikel
grün eingefärbt:
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Aus den Bestellmengen können nun Anfragen oder Bestellungen generiert werden:
Diese werden auf den Lieferanten zusammengefasst, wenn also verschiedene Artikel denselben
Lieferanten haben, so wird nur eine Anfrage bzw. Bestellung generiert.
8. Offerte / Rechnung
Im Offerte/Rechnung-Modul können Offerten und Rechnungen an Kunden erstellt werden.
Das ganze Modul ist unterteilt in Rechnungen und Offerten. Entsprechend können die Filter
gesetzt werden, um nur die Rechnungen oder die Offerten zu sehen:
8.1. Rechnungsmaske
Via ‚Neue Rechnung‘ kann einen neue Rechnung erstellt werden:
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Danach öffnet sich die Rechnungsmaske:
Im Rechnungskopf kann die Rechnungsadresse, die Lieferadresse, das Projekt, evtl. die
Kundenbaustelle sowie weitere Informationen (Rechnungsdatum, Zahlungsinformationen, etc.)
angegeben werden. Ebenfalls ist es hier möglich, eine Zone anzugeben.
Unterhalb davon befinden sich die Detailpositionen:
Im Tab ‚Weitere‘ kann für die Rechnung ein Regietarif sowie eine BIV-Datei definiert werden:
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Diese dienen der Preisermittlung (siehe Kapitel ‚Preisermittlung‘).
8.1.1. Konditionen
Im Tab ‚Konditionen‘ befindet sich eine Zusammenstellung über die aktuelle Rechnung:
Neben dem Rabatt- und Spezialrabatt ist es möglich, weitere Zuschläge oder Abzüge für die
Rechnung zu definieren (oben: T1 – T4). Es ist sowohl möglich, prozentuale oder fränkische
Zuschläge/Abzüge für die Rechnung festzulegen. Bei den Geldbeträgen wird ein MehrwertsteuerCode verlangt.
Hinweis: Im AdressQuick können auf der Rechnungsadresse (Kunde) die Rabatte und
Spezialrabatte standardmässig definiert werden. Diese werden dann automatisch beim Wählen
der Rechnungsadresse in die Rechnung übernommen.
Nach dem ‚Nettobetrag nach MWST‘ kann zudem eine Zahlungsbedingung definiert werden.
8.1.2. Preisermittlung
Für die Preisermittlung des Verkaufspreises eines Artikels greift das Programm auf verschiedene
Stammtabellen zurück. Die Ermittlung des Preises wird ausgeführt, sobald auf der Detailposition
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Lagerstamm
die Mengenanzahl geändert wird. Die Ermittlung des Verkaufspreises ist wie folgt nach Priorität
geordnet:
1) Preis wird von Offerte bezogen (Kundennummer und Auftragsnummer müssen
übereinstimmen)
2) Ist die Detailposition ein Inventar und ist für die Rechnung eine BIV-Datei definiert, so wird
der Preis über die HPOS und UPOS aus der BIV-Datei bezogen.
3) Ist für die Rechnung ein Regietarif festgelegt, so wird ebenfalls über die HPOS und UPOS
der Verkaufspreis des Artikels ermittelt.
4) Als nächste Quelle folgen die Preislisten, welche auf dem Artikel definiert sind. Dabei
werden Werte in der Preislistentabelle wie ‚Gültig ab‘, Mengenrabatte etc. berücksichtigt!
5) Ist nach wie vor kein Preis gefunden worden, so wird vom Artikel der Regiepreis bezogen,
welcher im Lagerstamm definiert ist.
6) Ist auch dann noch kein Preis ermittelt worden, so wird der Einheitspreis genommen,
welcher ebenfalls im Lagerstamm definiert ist.
Der Preis kann auch beliebig auf der Rechnung selbst verändert werden.
Hinweis: Unabhängig davon, von wo der Preis ermittelt worden ist, so erfolgt immer noch
zusätzlich der Zonenzuschlag. Die Zone/Gültigkeit kann in der Rechnung im Feld ‚Zone‘ definiert
werden. Für die Detailposition wird der Zonenzuschlag über die definierte Zone (falls keine Zone
auf der Rechnung definiert ist, so wird die PLZ der Rechnungsadresse verwendet), die
Materialkategorie, Einheit und Gültig ab ermittelt und zum Verkaufspreis addiert.
8.2. Rechnungen aus Lieferscheinen erstellen
Im Lieferscheinmodul gibt es die Möglichkeit, aus Lieferscheinen automatisch Rechnungen
generieren zu lassen:
Mit einem Klick auf ‚Rechnungen erstellen‘ öffnet sich eine Filtermaske. In dieser kann angegeben
werden, welche Lieferscheine berücksichtigt werden sollen:
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Wichtig: Es ist zwingend notwendig, dass der Lieferscheintyp im Lieferschein entweder
‚Lieferschein/Rechnung‘ oder ‚Rechnung‘ ist. Ansonsten wird aus dem Lieferschein, unabhängig
von den obigen Filterangaben, keine Rechnung erstellt:
Mit einem Klick auf ‚OK‘ in der Auswahlmaske werden die entsprechenden Rechnungen erstellt:
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Diese erscheinen nun im Rechnungsmodul:
8.2.1. Aus Lieferschein generierte Rechnung löschen
Wird eine aus einem Lieferschein generierte Rechnung gelöscht, so erfolgt eine Abfrage, ob der
Lieferschein bei einer erneuten Generation der Rechnungen wieder zur Verfügung stehen soll:
8.3. Rechnungen verbuchen
Im Rechnungsmodul besteht die Möglichkeit, die Rechnungen ins Debi-Journal (KFM) zu
verbuchen. Es ist möglich, einzelne Rechnungen oder mehrere Rechnungen gleichzeitig zu
verbuchen:
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Falls man mehrere Rechnungen gleichzeitig verbuchen möchte, so wird mit einem Klick auf
‚Rechnungen verbuchen‘ eine Auswahlmaske angezeigt:
In dieser Maske können die Kriterien festgelegt werden, welche Rechnungen ins Debi-Journal
übertragen werden sollen.
Mit einem Klick auf ‚OK‘ erscheint die Abfrage, ob die Rechnungen verbucht werden sollen:
Wichtig: Verbuchte Rechnungen können im Rechnungsmodul nicht aufgehoben werden!
Nach abgeschlossenem Übertrag erscheint folgende Meldung:
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8.3.1. Fehlerhafte Rechnungen
Falls eine Rechnung aus einem Grund nicht ins Debi-Journal übertragen werden kann, so
erscheint nach dem Übertrag ein Fehlerprotokoll. Dieses gibt einen Überblick über alle
fehlerhaften Rechnungen, also solche, welche nicht ins Debi-Journal verbucht werden konnten.
Neben der Rechnungsnummer steht ein Errortext, welcher Auskunft darüber gibt, warum die
Rechnung nicht verbucht werden konnte:
Alle fehlerhaften Rechnungen werden im Rechnungsmodul rot gekennzeichnet:
9. Einstellungen
Unter ‚Extras -> Einstellungen‘ befinden sich die Haupteinstellungen zum M&A:
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9.1. Allgemeine Einstellungen
In den allgemeinen Einstellungen können folgende Einstellungen angepasst werden:
Aktuelle LS Nr.: Die aktuelle LS-Nr., die verwendet wird, sobald ein neuer Lieferschein erstellt
wird. Warnung: Wird die aktuelle LS-Nr. zurückgesetzt, so werden bestehende Lieferscheine
möglicherweise durch einen neuen Lieferschein ersetzt. Wenn also die aktuelle LS-Nr.
zurückgesetzt werden soll, so dürfen keine Lieferscheine im Lieferscheinmodul existieren, welche
eine tiefere LS-Nr. besitzen, als die aktuelle LS-Nr.!
Manuelle LS-Nr. von/bis: Der akzeptierte LS-Nr.-Bereich für die Journalerfassungen. Wird eine Nr.
ausserhalb dieses Nummernbereichs eingegeben, so wird die ‚Manuelle LS-Nr. von‘ eingesetzt.
Std.-Ertragskonto: Das Standard-Ertragskonto wird als Ertragskonto verwendet bei der
Verbuchung von Rechnungen ins Debi-Journal.
Mengen nicht berechnen: Ist diese Einstellung aktiv, so wird bei der Lieferscheinerfassung bei den
Materialien/Inventare keine Mengenkontrolle durchgeführt. Die Einstellung hat die gleiche
Auswirkung wie die Einstellung ‚Menge nicht berechnen‘, welche auf dem Artikel selbst
eingestellt werden kann, nur zählt die Funktion global und unabhängig davon, was auf dem
Artikel definiert ist. Warnung: Durch das Ändern dieser Einstellung im laufenden Betrieb kann es
sein, dass die Mengen im Lager nicht mehr stimmen!
Nur Hauptaufträge anzeigen: Mit dieser Einstellung wird definiert, ob in den ProjektauswahlListen im M&A nur Hauptaufträge angezeigt werden sollen. Hinweis: Als Hauptauftrag gilt ein
Projekt, welches im ProjektQuick das Feld ‚ST_LEADER‘ aktiv haben.
Keine Nachbestellungen von Rüstscheinen: Ist diese Einstellung aktiv, so wird aus einem
Lieferschein keine automatische Rüstschein-Nachbestellung generiert (siehe Kapitel „Rüstschein > Lieferschein erstellen -> Nachbestellung).
Keine Nachbestellungen von Bestellungen: Bei aktivierter Einstellung wird aus einem Lieferschein
keine automatische Bestellung erstellt (siehe Kapitel „Rüstschein -> Lieferschein erstellen ->
Nachbestellung).
9.2. Rüstschein
Aktuelle RS-Nr.: Die aktuelle RS-Nr., die verwendet wird, sobald ein neuer Rüstschein erstellt wird.
Warnung: Wird die aktuelle RS-Nr. zurückgesetzt, so werden bestehende Rüstscheine
möglicherweise durch einen neuen Rüstschein ersetzt. Wenn also die aktuelle RS-Nr.
zurückgesetzt werden soll, so dürfen keine Rüstscheine im Rüstscheinmodul existieren, welche
eine tiefere RS-Nr. besitzen, als die aktuelle RS-Nr.!
Werkhof: Der Standard-Werkhof, welcher im Rüstscheinmodul verwendet werden soll. Wird ein
Lieferschein aus einem Rüstschein erstellt, so ist dies die Absender-Baustelle.
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9.3. Mietverschiebungen
Mit effektiven Tagen rechnen: Ist diese Einstellung aktiv, so werden für die Verrechnung der
Mietverschiebungen die effektiven Tage angenommen. Wenn z.B. ein Mietgerät den ganzen Mai
auf einer Baustelle ist, so werden 29 Tage verrechnet. Ist die Einstellung nicht aktiv, so würde das
Mietgerät mit 30 Tagen verrechnet werden.
Verschiebungstag doppelt rechnen: Bei aktivierter Einstellung wird der Verschiebungstag sowohl
der Absender- wie auch der Empfängerbaustelle verrechnet. Bei inaktiver Einstellung wird der
Verschiebungstag der Empfängerbaustelle verrechnet.
9.4. Bestellungen
Lager Preisberechnung: Für die Lager Preisverrechnung (intern) stehen verschiedene Optionen zur
Verfügung:
1) Aktueller Preis
2) Erster Preis
3) Mittelwert
4) Manuell
5) Mittelwert Menge
9.4.1. Aktueller Preis
Beim aktuellen Preis wird der Preis, welcher für diesen Lagereingang eingegeben wurde, direkt
ins Lager geschrieben.
9.4.2. Erster Preis
Bei der ersten Lager-Einbuchung eines Artikels wird der Preis ins Lager geschrieben, bei allen
weiteren Einbuchungen wird der Preis nicht ins Lager übertragen.
9.4.3. Mittelwert
Bei der Option Mittelwert wird der Durchschnittspreis des Artikels berechnet und ins Lager
übertragen.
9.4.4. Manuell
Ist die Option Manuell aktiv, so wird kein Preis ins Lager geschrieben. Dem User steht es frei, die
Preise beliebig im Lagerstamm anzupassen.
9.4.5. Mittelwert Menge
Bei der Option ‚Mittelwert Menge‘ wird der Lagerpreis wie folgt berechnet:
Neuer Lagerpreis = ((alte Lagermenge * alter Lagerpreis) + (eingegebene Menge * eingegebener
Preis)) / (alte Lagermenge + eingegebene Menge)
Vorschlag Lieferanten: Für den ‚Vorschlag Lieferanten‘ stehen zwei Optionen zur Verfügung:
1) Alle Lieferanten
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2) Günstigster Lieferant
Bei der Option ‚Alle Lieferanten‘ werden beim Vorschlag im Bestellungsmodul alle Lieferanten
angezeigt, bei der Option ‚Günstigster Lieferant‘ nur der günstigste Lieferant.
Vorschlag Mengenberechnung: Bei der Option ‚Vorschlag Mengenberechnung‘ stehen zwei
Optionen zur Auswahl:
1) Lager Menge
2) Lager Menge – Rüstschein Menge
Um einen Artikel im Vorschlag anzuzeigen, bei welchem der Bestellpunkt tiefer ist als die IstMenge, wird diese Option benötigt. Denn die Ist-Menge kann verschieden berechnet werden.
Entweder ist die Ist-Menge die Lager Menge (1), oder aber die Lager Menge minus die Menge,
welche in den Rüstscheinen bereits bestellt sind (2).
9.5. Lager
BWA Inventur: Definiert die BWA, welche bei der Inventur-Verrechnung verwendet wird.
Lagerbereinigung: Das Standard-Projekt, welches für die Inventur- sowie LagerkorrekturVerrechnung angewandt wird.
9.6. Lieferschein
Status Lieferschein / Rechnung: In dieser Option kann ein logisches Feld aus dem ProjektQuick
ausgewählt werden. Ist dieses logische Feld auf dem Projekt aktiv, welches als Empfänger im
Lieferschein ausgewählt wird, so wird im Lieferschein als Lieferscheintyp automatisch ‚Lieferschein
/ Rechnung‘ ausgewählt.
Status Rechnung: In dieser Option kann ein logisches Feld aus dem ProjektQuick ausgewählt
werden. Ist dieses logische Feld auf dem Projekt aktiv, welches als Empfänger im Lieferschein
ausgewählt wird, so wird im Lieferschein als Lieferscheintyp automatisch ‚Rechnung‘ ausgewählt.
Hinweis: Sind beide logischen Felder für den Status ‚Lieferschein / Rechnung‘ sowie den Status
‚Rechnung‘ auf dem Lieferschein-Empfänger im ProjektQuick aktiv, so wird der Status auf
‚Lieferschein / Rechnung‘ gesetzt.
10.
Berechtigungen
Unter ‚Extras -> Berechtigungen‘ können Berechtigungen auf Usergruppen oder einzelne User
definiert werden.
Hinweis: Die Berechtigungen können nur erteilt werden, wenn der eingeloggte User die
Berechtigung ‚Benutzerrechte‘ in der SORBA-Benutzerverwaltung aktiv hat.
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10.1. Eingabemaske
Mittels einem Klick auf ‚Eingabemaske‘ öffnet sich die Eingabemaske für die ausgewählte
Usergruppe bzw. den ausgewählten User:
Die Detailmaske ist standardmässig in 4 Gruppen/Tabs unterteilt:
1) Stammdaten
2) MQ
3) Anlagestamm
4) Lagerstamm
In diesen Gruppen können die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden.
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Hinweis: Werden Berechtigungen auf einer Usergruppe angepasst, so werden die Einstellungen
für alle User dieser Usergruppe übernommen.
11.
Archiv
Unter ‚Extras -> Archiv‘ gibt es die Möglichkeit, alte und nicht mehr benötigte Datensätze in ein
Archiv zu verschieben. Durch die Archivierung alter Daten entsteht bei einer grossen Datenmenge
eine Performanceverbesserung und die Übersichtlichkeit wird erhöht:
Folgende (Lauf)-Daten werden bei der Archivierung berücksichtigt:
1) Anfragen & Bestellungen
2) Lagereingänge
3) Rüstscheine
4) Lieferscheine
5) Journalerfassung
6) Lagerkorrekturen & Inventuren
7) Mietstillstände & Mietkorrekturen
8) Offerten & Rechnungen
11.1. Daten archivieren
Mit einem Klick auf ‚Daten archivieren‘ wird eine Maske geöffnet, in welcher angegeben werden
kann, für welchen Zeitbereich die Daten archiviert werden sollen:
Mit einem Klick auf ‚OK‘ werden die Daten archiviert.
Hinweis: Dieser Vorgang kann je nach Datenmenge einige Minuten in Anspruch nehmen!
Nach erfolgter Archivierung erscheint folgende Meldung:
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Hinweis: Mit Ausnahme auf das Modul ‚Anfragen & Bestellungen‘ werden in allen anderen
Modulen nur die abgeschlossenen (und evtl. verbuchten) Datensätze archiviert!
11.2. Daten wiederherstellen
Mit Hilfe der Funktion ‚Daten wiederherstellen‘ können Daten aus dem Archiv wieder in die
laufende Umgebung wiederhergestellt werden:
Mit einem Klick auf ‚Daten wiederherstellen‘ öffnet sich dieselbe Zeitbereich-Maske wie bei der
Funktion Daten archivieren:
Mit dem Fortfahren durch einen Klick auf ‚OK‘ werden die Daten wiederhergestellt.
12.
Erweiterte Funktionen
12.1. Spalten umbenennen
Es gibt die Möglichkeit, eine Spalte in einer Tabelle umzubenennen. Dazu reicht ein Doppelklick
auf die entsprechende Spalte. Es öffnet sich ein Textfeld, in welchem die neue
Spaltenbezeichnung eingegeben werden kann:
Mit dem Bestätigen der ‚Enter‘-Taste wird der eingegebene Text in die Spaltenbezeichnung
übernommen und wird bei jedem Start von SORBA wieder geladen:
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