Einführung

Organizational Memory
Die Fähigkeit Wissen zu speichern
und bei weiteren Aktivitäten
verfügbar zu machen
Autoren :
Marcel Fürch,
Marko Helmecke,
Patrick Gerstel,
s0181723
s0181571
s0181547
Themengebiet „Organizational Memory“
Projekt Organisatorische Intelligenz
Inhaltsverzeichnis
1. Einführung
1.1.
Die innovative Verwendung von Informationssystemen
1.2.
Änderung der wirtschaftlichen Strukturen wachsende Bedeutung von Technologie und Information
1.3.
Entwicklungsschritte der Informationsverarbeitung :
von der Datenverarbeitung zum Wissensmanagement
2. Organisational Memory
2.1.
Was ist mit "Organisational Memory" gemeint?
Ursprung und Zusammenhang des Themas
2.2.
Thermologien und Theorien des
"Organisatorischen Gedächtnisses"
2.3.
Konzept der organisatorischen Wissensbasis
nach Kirsch / Pautzke
2.4.
"Organisatorisches Gedächtnis" nach Walsh und Ungson
2.5.
"Gruppengedächtnis" und "transaktive Gedächtnissysteme"
nach Wegner
2.6.
"Gruppenerinnerungen" nach Hartwick
2.7.
Der technologische Begriff des ”Organisatorischen Gedächtnis” nach
Watson
3. Integrations- und Unterstützungstheorien für die Entwicklung von
“Organisational Memory Systems”
4. Zusammenfassung
Literaturverzeichnis
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Projekt Organisatorische Intelligenz
Themengebiet „Organizational Memory“
1.Einführung
1.1. Die innovative Verwendung von Informationssystemen
Seit einiger Zeit mißt man den Begriff " Organizational Memory " an innovativen wie
auch an vertrauten Begriffen die in sehr aussichtsreichen Systemen vorgeschlagen
und in ihnen geprüft wurden. Das Thema nimmt Bezug auf eine aktuelle Entwicklung
bei der die weltweiten Prozesse der Umstrukturierung sowohl in der Wirtschaft als
auch der Gesellschaft aufgeführt werden. Dazugehörige Projekte sind schon
durchgeführt worden, besonders in großen Gesellschaften. Umwelttechnische
Dynamik und der Druck vom Wettbewerb, die die Entwicklung oder die Aktivierung
der neuen Möglichkeiten erfordern, bereiten den Weg für die notwendigen
Änderungen. Diese Änderungen kommen in den seltensten Fällen automatisch vor,
setzen aber lernende Prozesse voraus. Wichtige Ziele umfassen dabei, die
organisatorische Leistungsfähigkeit und Flexibilität zu heben und Wachstumsgrenzen
zu überwinden. In Zeiten in denen quantitatives Wachstum nur beschränkt möglich
ist ( z.B. durch eine Zunahme des Umsatzes, der Erhebung von Marktanteilen oder
der Erschließung von neuen Märkten ) ist die Beibehaltung des Status quo schon als
erfolgreich anzusehen, wobei man sich auf die Zunahme des Gewinns konzentriert.
Dies könnte man als eine Art Expansion ansehen, worin neue oder vorher
unbenutzte Potentiale und Stärken entwickelt werden .
Beispiel 1: Im Jahre 1996 installierte die "Chase Manhattan Bank" ein Intranet
basiertes Wissens – Management – System für ungefähr 16 Mio. USD. Dieses
System ermöglichte den Bankangestellten auf die Datenbanken des gesamten
Unternehmens zuzugreifen. Bestimmte kundenspezifische Daten, wie solche der
Kreditgeschichte, des Kontostandes, der Kapitalanlagen, sowie auch persönliche
Daten und Merkmale des Kreditnehmers konnten nun direkt vom Arbeitsplatz aus
abgerufen werden. Schon im ersten Jahr nach der Einführung des Systems kam es
zu einer Gewinnzunahme von 11 Mio. USD durch Kosteneinsparungen. Die
Rentabilität des Systems ergibt sich aus der Zunahme der Produktivität der
Angestellten, da die Angestellten nun nicht mehr um Auskünfte bitten müssen und
direkt mit dem Kunden sprechen können. Das System wurde ursprünglich entwickelt
für ein Marktsegment mit Kunden, deren Umsatz zwischen 3 und 500 Mio. USD liegt.
Wegen seines Erfolges wurde das System jetzt an andere Marktsegmente angepaßt.
Beispiel 2: Unter der Leitung eines "Chief Knowledge Officer" arbeiten in der
Unternehmensberatungsgesellschaft "Ernst & Young" (mit weltweit 40000
Angestellten) 400 Vollzeitangestellte. Sie sind verantwortlich für die Dokumentation
des bestehenden Wissens und des Know - hows der Gesellschaft, es für neue
Angestellte zugänglich zu machen und es zu schützen, wenn Angestellte die Firma
verlassen. Die Ziele des Projektes sind, Wissensmanagement einzuführen, den
Wissensaustausch innerhalb der Gesellschaft zu verbessern und das
Unternehmens- bewußtsein im Verhältnis zur Verteilung des Wissens zu fördern.
Das Beispiel der "Chase Manhattan Bank" zeigt, daß neue Informationssysteme, die
darauf zielen organisatorische Leistungsfähigkeit zu verbessern, in keiner Weise
einen Bruch mit den Systemen der Vergangenheit bedeuten müssen, sondern sie
bauen eher darauf auf. Ein Kundeninformationssystem dient in diesem Fall als die
Grundlage. Bei "Ernst & Young" ist der Hintergrund und die Ziele verschieden. Dieser
Fall befaßt sich damit, einen weltweiten Betrieb während einer Phase von extremem
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Themengebiet „Organizational Memory“
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Wachstum zu stützen. Die Triebkraft ist zumeist die Notwendigkeit für den schnellen
und leichten Zugang zu den Daten, die Auskunft und Wissen (oft in multimedialer
Form), welches für die Firmen zunehmend wichtiger wird. Längere Zeit dienten
Datengrundlagen als die wichtigsten Durchschnittswerte, um diese Aufgabe zu
realisieren. Völlig neue Strukturierungsmöglichkeiten, die einerseits von isolierten
Daten – Basis – Begriffen bis hin zu gesellschaftsweiten Auskunftsmodelle führen,
und andererseits zu einer Renaissance und Entwicklung
von bestehenden
Geschäfts – Management - Begriffen führen, spiegeln die Entwicklung der letzten
Jahre wieder.
Um die oben genannten Ziele zu vollbringen ist es notwendig, ein Verständnis für die
erzeugten Strukturen und Managementbegriffe zu entwickeln, die bereits entstanden
sind. Innerhalb des breiten Begriffs des " Organisatorischen Wissens " muß sich ein
umfassenderes Verständnis für die Verwendung von konventioneller Datenbanktechnologie entwickeln und integrieren. In diesem Projekt soll es darum gehen , die
Strukturen und den Inhalt der Ziele zu berücksichtigen.
Organisatorisches Lernen/
Wissens Management
Software Engeneering/
Data Engeneering
Technologien
Intranet, Workflow
Multimedia
Groupware
MIS/ES
DokumentManagement
Plattformen
Advanced Database
Technologie
"Organizational
Memory Systems" /
Wissens – Management – Systeme
Abb. 1 : Strukturen und Formen des "Organisational Memory Systems"
Die Entwicklung der "organisatorischen Gedächtnissysteme" (OMS) ist komplexer als
die Entwicklung der gegenwärtigen Datensysteme, weil die bestehenden Modelle
und
Planungsmethoden
weiterentwickelt
sowie
Beziehungen
zu
den
Managementanwendungen (z.B. BPR, Prozeßorganisation, Firmenmodelle)
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entwickelt werden müssen. Abb. 1 zeigt, wodurch die organisatorische Entwicklung
betont sein soll und wie dies durch das Zusammenlaufen der verschiedenen
strukturellen Annäherungen erreicht werden kann.
"Organizational Memory Systems" und Wissens – Management – Systeme können
als eine besondere Klasse von Informationssystemen oder als ein Merkmal
konventioneller Systeme bezeichnet werden. Ihre Bedeutung ist besonders wichtig
für Neuerung und die Erhaltung der organisatorischen Flexibilität. Die Mittel und
Wege, mit denen Informationstechnologien für besondere Firmenziele genutzt
werden, hängen zumeist davon ab, welchen Begriff von Organisation die Firma als
Modell hat. Die Systeme, die in einer Firma eingeführt werden, sollten den
grundsätzlichen vorherrschenden Gegebenheiten der Zeit entsprechen (Technologie
– Firmenkultur – Anpassung ). Ein Geschäft, das sich nach den Regeln eines
"Autopoietic – Systems" entwickelt, verlangt nach anderen softwaretechnischen
Lösungen, als ein Geschäft das sich nach bürokratischen Regeln in einer stabilen
Umgebung entwickelt. Unterschiede ergeben sich auch daraus, wie die
Datensysteme benutzt werden, auch wenn es sich um das gleiche System handelt.
Anwendung
1
Firmenkultur
3
2
Technologie
Abb.2 : Zusammenhang zwischen den Anwendungen, der Firmen kultur und der Technologie
Wenn verschiedene organisatorische Maßnahmen benutzt werden, versuchen die
modernen Manager ein Klima zu schaffen, in dem das Lernen in und über die
Organisationen gefördert wird. Abb.2 zeigt die dazugehörigen Bestandteile.
Die meisten Managementanwendungen konzentrieren sich größtenteils auf der
Beziehung, die von Pfeil 1 dargestellt wird, d.h. sie versuchen, eine Anpassung
zwischen den Aufgaben oder mit anderen Worten zwischen der Arbeitsorganisation
und der (organisatorischen ) Firmenkultur zu schaffen.
"Traditionelles" Informationsmanagement beschäftigt sich hauptsächlich damit,
die Anwendungen und die Technologien, die auf der gleichen Ebene eingeführt
worden sind, aufeinander abzustimmen (Pfeil 2). Mit der Hilfe von " Organizational
Memory Systems " wird der Versuch gemacht, die Beziehung zwischen der einSeite 5 von 38
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geführten Technologie und der Firmenkultur zu verbessern (Pfeil 3), um die
organisatorische Leistungsfähigkeit zu steigern.
1.2. Änderung der wirtschaftlichen Strukturen wachsende Bedeutung von Technologie und Information
Erkennbare weltweite Änderungen an wirtschaftlichen Strukturen werden oft
der Entwicklung oder der Einführung neuer Technologien zugeschrieben.
Kommunikationstechnologien und Multimedia – Informationssysteme scheinen zur
Zeit eine Schlüsselrolle für Organisation und Konkurrenzfähigkeit von Geschäften zu
spielen. Bulliger (1995) faßt die führenden technologischen Entwicklungen und
verwandten Perioden vom Wachstum gewisser Industrien über die letzten Jahrzehnten folgendermaßen zusammen:
• Herstellungstechnologien in den 50‘zigern und 60‘zigern
• Elektronik und Mikroelektronik in den 70‘zigern
• Unterhaltungselektronik und die Rechnerindustrie in den 80‘zigern
• Telekommunikation, Informationstechnologien, Medien und Unterhaltung in den
90‘zigern
Andere Autoren sprechen über die sogenannte "Quarternay Hypothese"
(Stationierung eines vierten wirtschaftlichen Sektors), d. h. das zu den drei
wirtschaftlichen Hauptsektoren ein vierter unabhängiger Sektor, der Informationssektor, gegründet wird. Der erste wirtschaftliche Sektor umfaßt alle Betriebe, die
Rohstoffe wieder gewinnen (z. B. Landwirtschaft, Bergbau, Angeln aber auch die
Energieherstellung). Der sekundäre wirtschaftliche Sektor erzeugt materielle Waren
und bearbeitet Rohstoffe in halbfertige oder fertige Erzeugnisse. Er umfaßt
Herstellungs - und Fertigungsanlagen (z. B. die Technikindustrie, die chemische
Industrie, die Lebensmittelindustrie, aber auch manuelle Arbeitsunternehmen). Der
tertiäre wirtschaftliche Sektor erzeugt keine materiellen Waren, sondern vielmehr
immaterielle Dienstleistungen. Dies umfaßt alle Dienstleistungsunternehmen,
besonders Handelsunternehmen, Banken, Versicherungen, Transitbehörden und
Reisebüros. Im Moment entsteht mit dem Informationsbereich ein vierter wirtschaftlicher Sektor, der nicht als ein Teil der ersten drei Gruppen angesehen werden kann.
Dieser Sektor beinhaltet sowohl die Produktion von Informationen als Teil einer
Dienstleistung, als auch das Geschäft mit Rechnertechnologien. Außer dem werden
der Verkauf und der Austausch von Informations - oder Informationserzeugnissen
zunehmend immer wichtiger. Außerdem wird durch die Telekommunikation eine
Möglichkeit der Verständigung geschaffen, welche die geographische Entfernung
irrelevant erscheinen läßt. In allen Prozessen, in denen die obengenannten
wirtschaftlichen Sektoren beobachtet werden können, werden sogenannte "Herstellungsfaktoren" eingeführt und miteinander verbunden. Diese "Herstellungsfaktoren" nehmen in der Praxis alle Waren auf, oder spielen mindestens bei ihrer
Herstellung oder Extraktion eine Rolle. Ihre Bedeutung und Kombination variiert allerdings von Erzeugnis zu Erzeugnis. Der Wert eines "Herstellungsfaktors" ist zum
größten Teil von der Dynamik des Angebotes und der Nachfrage abhängig.
Anhand dieses Prozesses kann man sehen, daß die Bedeutung der Information innerhalb der Wertekette ständig wächst. Informationskosten bilden einen erheblichen
Teil der Gesamtkosten in der Fertigungstechnik. Schon im Jahre 1963 bildeten die
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Informationskosten mehr als 50 % des U.S.-amerikanischen Bruttosozialproduktes.
Die neuen Technologien tragen nicht nur zu einer besseren Auskunft bei, sondern
auch zu einer Flut von Informationen über Individuen und Unternehmen. Der Druck
auf das Individuum und die Notwendigkeit, sich zu orientieren, gelangt dadurch zu
einer größeren Bedeutung. Die Konsequenzen wurden in einer Studie der New
Yorker "Reuters Ltd." überprüft. An deren Abschluß wurden 1000 Manager, inklusive
200 deutschen Managern, über ihre tägliche Erfahrung mit dem Umgang von so
vielen Informationen befragt. Besonders in Bezug auf neue Medien (Internet) zeigen
die Ergebnisse der Studie, daß die Mehrheit der Informationen, die die Benutzer
vom Netz erhalten, entweder beinah oder vollständig nutzlos sind. Eine
offensichtliche Vorgehensweise, die unkontrollierte Flut von Informationen zu bekämpfen, ist, den Internet – Zugang zu beschränken und die Internet –
Anwendungen der Angestellten zu überwachen. Andere verlangen Lösungen mittels
Seminaren, in denen man lernt, wie man bestimmte Forschungsziele durchführt und
auch wie man Daten organisiert, zusammenfaßt und vorbereitet. Allerdings, mehr als
die Hälfte der Befragten gab zu , daß solche Kurse an ihrem Arbeitsplatz nicht angeboten werden. Das Resultat der Studie zeigt deutlich, daß die Verschmelzung von
Technologien neue Phänomene und Symptome hervorruft, welche nur die Ursache
eines umfassenden unternehmensweiten Programms sein können. Das Konzept des
"Organizational Memory" insbesondere die konkrete Form des "Organizational
Memory Systems" spielt dabei eine wesentliche Rolle.
In traditionellen Herstellungsunternehmen ist der Teil der eigentlichen Produktionskosten im Verhältnis zu den Erzeugniskosten im Durchschnitt um 20% gefallen. Die
Hauptgründe für diese Entwicklung sind der "geistigen" Arbeit zuzuschreiben, wegen
der Eliminierung von Produktionsdefeziten und der Herabsetzung der produktiven,
routinemäßigen Arbeit. Schneider zeigt das an ein paar Beispielen, die diesen Trend
veranschaulichen. Diese hat er in einer Studie ausgearbeitet. Zum Beispiel in der
Firma "ABB" werden nur 3% der Zeit dazu benutzt Verträge auszufüllen, die in der
Produktion verwendet werden, die übrigen 97% werden für andere Dinge benutzt.
Lediglich 6% der IBM – Angestellten arbeiten in Fabriken, so das auf eine 700 USD
teure Kamera nur 8,5% Materialkosten entfallen, der Rest entfällt auf
Mikroprozessoren und Software, d.h. für die "Intelligenz" des Erzeugnisses
(Schneider 1996).
Der große Teil, den die Information zur Produktion beiträgt, ist das Hauptargument
für die Einführung einer technischen Unterstützung des Wissensmanagement. Die
Information ist zusätzlich die wichtigste Voraussetzung für eine Entscheidungsfindung und zielorientiertes Handeln. Nach einem Überblick, der von einem Journal
für Ökonomie herausgegeben wurde, beschäftigen sich amerikanische Manager 25%
ihrer Arbeitszeit, d.h. 60 Arbeitstage pro Jahr, damit, Informationen herauszusuchen!
Das Informationssystem eines Unternehmens zu verbessern ist daher sicherlich
lohnend. Es gibt viele Studien über die Frage, was Manager mit ihrer Zeit machen
und welcher Bedeutung sie dieser zubilligen. Nach Schätzungen werden, trotz der
zunehmenden Bedeutung des Wissens, nur knapp über 30% des eigentlichen zu
einer Organisation gehörenden Wissens ausgenutzt. Studien haben auch gezeigt,
daß teure und vermeidbare Fehler durch schlecht erreichbare Informationen
vorkommen und das die Gefahr Wissen zu verlieren besonders groß ist, wenn Leute
das Unternehmen verlassen.
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Themengebiet „Organizational Memory“
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Man kann im allgemeinen zwischen einem Hilfsmittel orientierten Standpunkt
(Information als Herstellungsfaktor) und einem strategischen oder Wettbewerbs
orientierten Standpunkt (Information als Faktor für Erfolg) differenzieren. Um das
Verständnis für die Informationsverarbeitung zu fördern sollte man erläutern , wie
sich die Information in das bestehende Herstellungs – Faktoren – System integriert.
Wenn man die zwei Ansichten vergleicht, kann man anhand der Unterscheidungen
im traditionellen System von Produktionsfaktoren erklären, welche besonderen
Anforderungen bei der Einführung von Computertechnologie entstehen.
1.3. Entwicklungsschritte der Informationsverarbeitung :
von der Datenverarbeitung zum Wissensmanagement
In den letzten Jahren hat eine Entwicklung stattgefunden, die von ständigen und sehr
wichtigen Verbesserungen der Informationstechnologie geprägt worden ist. Ein
direktes Ergebnis dieser Entwicklung ist die Bildung von Varianten dieser
Technologien, die heute der Durchführung von Unternehmensanwendungen dienen.
Die Auskunfts - und Kommunikationssysteme wurden aber nicht nur eingeführt um
Geschäftsprozesse zu einem wirksameren und rationelleren Herstellungsfaktor zu
machen, sondern sie werden auch als ein gesellschaftlicher Erfolgsfaktor
angesehen.
Schritt 5
Organisational
Memory/
Knowledge
Schritt 4
Schritt 3
Schritt 2
Schritt 1
Schritt 0
Benutzung
von DBMS
isolierte
Anwendungen
Keine
spezielle
Ordnung der
Daten,
Beginn der
Datenverarbeitung
Datenbankverwaltung
Mitte der
70‘ziger
Datenmodellierung und
Standartisierung
Datenverwal
tung Mitte
der 80‘ziger
Separate
Verantworung für Daten
Datenmanagement
späte 80‘ziger
Informationsquellen
InformationsManagement
in den
90‘zigern
Organisational memory
Management
In den späten
90‘zigern
Abb. 3 : Entwicklung der Informationsverarbeitung in Hinblick auf Daten
Von einem besonderen Interesse in dieser Hinsicht, ist die zunehmend wichtiger
werdende Rolle der "Organisation". Die Entwicklung der Informationsverarbeitung
hat sich in den vergangenen Jahrzehnten über mehrere Stufen vollzogen. Diese
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Stufen können unter folgenden Gesichtspunkten zusammengefaßt werden, z.B. die
technologische Entwicklung, Unternehmensanwendungen, Bedeutung von Daten
und Informationen etc. . Ortner beschreibt diese Entwicklung aus der Sicht der
wachsenden Bedeutung von Daten und Informationen als Produktionsfaktor
(Ortner 1991). Unter der Erwägung, die organisatorische Integration zu vergrößern,
differenziert er zwischen den oben genannten Entwicklungsstufen (siehe Abb. 3) :
isolierte Anwendungen, Datenbanksysteme, Datenmodelle, Daten- und Informationsmanagement. Nach ihm ist die Implementierung von Informations - und
Kommunikationssystemen in Unternehmen nur dann effizient möglich, wenn sie auf
eine unternehmensweite Datenarchitektur oder einem geschäftlichem Datenmodell
basieren. Der entscheidende Beitrag für zunehmende und notwendigen Integration
der Geschäftsprozesse resultiert dementsprechend aus den Daten bzw. den
Funktionen des Datenmodells (vgl. Ortner 1991). Ein ähnliches System mit
geschäftlichen Anwendungen als Zentrum von Informationstechnologien kommt von
Hanker (1990). Er definiert die Entwicklungsstufen der Einführung von
rechnergestützter Informationstechnologie in die Unternehmen wie folgt :
1.
2.
3.
4.
zur Unterstützung der täglichen Geschäftsprozesse (operative Systeme)
zur Unterstützung des Managements (entscheidungsunterstützende Systeme)
zur Unterstützung der Wettbewerbsstrategie (Rechner als strategische Waffe)
zur Unterstützung der organisatorischen Strategie (enthält Gesichtspunkte wie
Wissensmanagement und "Organisational Memory" )
Dieses Modell von Hanker zeigt die Veränderung des Einsatzes von Computern in
den Unternehmen im Laufe der Zeit.
Die Implementation der Systeme basiert auf einer Diagnose, die Auskunft darüber
gibt, auf welcher Stufe man sich derzeit im Unternehmen befindet.
Informationsbearbeitung erhält gegenwärtig eine immer größere Rolle, wobei in
diesem Zusammenhang Wisssensmanagement und "organisatorisches Gedächtnis"
besonders hervorgehoben werden müssen. Die Abbildung 4 faßt die Entwicklung der
Datenspeicherung und Anwendung zusammen.
Stufe / Name
4 – Wissensmanagement
3 – Information als Quelle /
Informationsmanagement
2 – Datenmanagement
1 – Dateien- und Datenorganisation
System / Ansicht
Organisational Memory Systems
erweiterte Datenbank Technologien /
EIS, MIS, DSS
Daten(bank)architektur des Unternehmens
Datensysteme
Abb. 4 : Entwicklungsstufen bezüglich des Umgangs mit Daten; Informationen und
Wissen im Unternehmen
Jede individuelle Stufe unterstützt bestimmte Aufgaben im Unternehmen unter
Verwendung von Technologien und Methoden und dient somit der Entwicklung von
individuellen Systemen. Die Schwierigkeit in den höheren Stufen liegt nicht in der
Überwindung technischer Komplexität, wie bei heterogenen Systemen, weit
ausgebreiteten Systemen, verschiedenen Normen und Standards sowie Unterschiede in Sprache und Kommunikation. Mehrere völlig neue Perspektiven entstehen
dadurch, daß Konflikte zwischen den Zielen und den zugrundeliegenden Stufen
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auftreten. Auf der vierten Stufe (dem Wissensmanagement) sind die Konflikte in der
Technologie begründet, da es keinen Möglichkeit gibt, die bestehende Datenbasis
effizient einzugrenzen. Aus diesem Grund soll dieser Aspekt hier in den Hintergrund
gestellt werden. Die computergestützte Verarbeitung von dynamischen Prozessen
(wie das Schaffen neuer Informationen und das Wissensmanagement) und die
Unterstützung des organisatorischen Lernprozesses könne nicht allein mit den
klassischen Datenstrukturmodellen gelöst werden. Hierfür bedarf es Entwicklungen
in der Informatik, die völlig neue Dimensionen erreichen werden. Da es auf diesem
Gebiet kaum Erfahrungen gibt, werden hier noch größere Anstrengungen benötigt.
Die Praxis zeigt jedoch deutlich, das dies genau dort der Fall ist, wo die Chancen
und das Potential für innovative Geschäfte liegen.
Es existiert keine hierarchische Beziehung zwischen den Stufen in der Abbildung 4.
Sie gibt eher eine idealisierte Vorstellung wieder, die aus der chronologischen
Entwicklung abgeleitet wurden ist. Daher bauen die einzelnen Konzepte teilweise
aufeinander auf. Eine nähere Untersuchung vieler anderer Beziehungen ergibt, daß
es sich bei der Durchführung anderer, kleinerer, individueller Prozesse ähnlich
verhält. Das Datenmanagement kann hierbei angeführt werden, als ein Beispiel der
Möglichkeit einer unternehmensweiten Daten - und Datenbanktechnologie, die eine
besonders wichtige Rolle auf der Stufe des Wissensmanagement spielt.
2. Organisational Memory
2.1. Was ist mit "Organisational Memory" gemeint?
Ursprung und Zusammenhang des Themas
Heutzutage kann "Organisational Memory" als ein Konstrukt oder Konzept
angesehen werden. Die Frage ist daher, ob der Umfang des "Organisational
Memory" als eine aktive Struktur zugänglich ist und welche instrumentalen
Ergebnisse damit erzielt werden können. Von einem besonderen Interesse hierbei
ist, was die Informationstechnologie dazu beitragen kann. Können die kulturelle
Änderung und die Mobilisierung von kreativen Kräften von der Technologie
unterstützt werden? Diese Frage kann zusammen mit der Funktion und der
Bedeutung von OMS (Organisational Memory Systems) geklärt werden und wird im
nächsten Abschnitt noch näher erläutert.
Die Notwendigkeit der Fragen nach Wissen, Know - how, etc. befaßt sich mit der
Ausgabe der Information aus Geschäftsergebnissen sowie von konzipierten
Beziehungen zwischen Wissen und Entscheidungsfindung. Für den folgenden
Zusammenhang wird ein sehr breiter Begriff des Wissens angenommen. Die
Grundlage für ein fähiges, in der Praxis sich entwickelndes System ist, bestehende
Theorien anzuwenden und weiterzuentwickeln. Organisational Memory Systeme
werden hierbei an die richtige Stelle plaziert, um verwandte Aufgaben, Probleme und
Fragen zu bewältigen. Sie sind die technische Realisation bzw. Stütze von
Segmenten einer Organisation, die als ein "organisatorisches Gedächtnis"
bezeichnet werden und prinzipiell immer vorhanden sind, auch ohne einer
technischen Unterstützung.
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Themengebiet „Organizational Memory“
Die Diskussion über die Existenz von "organisatorischem Wissen" hat eine längere
Tradition als es auf den ersten Blick den Anschein hat. Spuren davon können sowohl
am Anfang als auch am Ende des 19. Jahrhunderts gefunden werden. Das Interesse
daran ging allerdings zu Beginn des 20. Jahrhunderts ein wenig verloren. Die
Thematik war in Vergessenheit geraten, trotz spektakulären Theorien, die sich in den
Bereichen Erkundungsvermögen, Gedächtnis, Informationsprozesse und künstlichen
Gedächtnis entwickelt haben (Wegner 1986). Dies wird später noch näher erläutert
werden. Jetzt ist es wichtig sich wieder in Erinnerung zu rufen, daß die Information
und das Wissen zunehmend bedeutender werden für die Bewältigung eines
modernen Unternehmens. Die Anzeichen hierfür sind vielfältig. Dazu zählt
beispielsweise auch, wie man an die Entwicklung eines neuen Produktes herangeht
und Informationen über die Marktentwicklung sammelt. Ebenso müssen die Fragen
nach den Unternehmungen beantwortet werden die sich auf ein bestimmtes
Geschäft spezialisiert haben, wer neue Prozesse testet oder Informationen
zusammenfügt, um damit entstandene Probleme zu lösen. Diese Beispiele
veranschaulichen den Unterschied zwischen konventionellen Daten und
Informationen auf der einen Seite und dem Wissen auf der Anderen, für das keine
"formalen Funktionen" existieren, die sich mit diesen Fragen beschäftigen. Einige
Merkmale, die berücksichtigt werden sollten, sind :



Wissen altert und ist vor allem vom Zusammenhang abhängig
Wissen ist weit verteilt und wird redundant gespeichert (organisatorisches
Wissen, z.B. in Form von Software, in organisatorischen Handbüchern, in der
Erinnerung der Programmierer, bei Angestellten von den entsprechenden
Abteilungen, Projektleitern, bei externen Beratern)
Im Gegensatz zu Informationen sind Daten gewöhnlich nicht zeitlich abhängig
und können für zeitlich invariante und automatische Speicherung benutzt werden.
Das menschliche Gedächtnis wird oft als Modell und Metapher für das
organisatorische Gedächtnis benutzt. Indem man Merkmale der individuellen und
organisatorischen Gedächtnisse vergleicht, stellen sich die folgenden Unterschiede
als wichtig heraus :
Metapher
Maschine
Name
Speicher
Organismus
Speicher
Funktionen und Beispiele
- die Inhalte des internen Speichers zu
löschen
erfordert
eine
äußerliche
Betätigung
- Daten können aufgerufen werden, sich
Verdoppeln oder zurückgewonnen werden
- Die Struktur und die Form des Speichers
wird durch das Verhalten des Systems
bestimmt, in dem es eingesetzt wird
- Das Wachstum der Wissensbasen kommt
in erster Linie quantitativ vor, d.h. als eine
Zunahme in der Menge der Daten
- Das Löschen des Gedächtnisses kommt
in erster Linie durch den Prozeß des Vergessens vor und ergibt sich automatisch
- Wissen ist reproduzierbar oder
rekonstruierbar so wie es gebraucht wird,
d.h. wenn es benutzt wird
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-
-
Die Form und die Struktur des
Gedächtnisses ist nicht von seiner
Umgebung abhängig. Das Verhalten wird
nicht von System bestimmt.
Das Wachstum der Wissensbasis geschieht nicht mittels Anhäufung, sondern
durch Umstrukturierung (Transaktion)
in der Wissensbasis
Dieses Thema war fast völlig in Vergessenheit geraten, verschiedene
Managementmethoden und wissenschaftliche Maßnahmen spielten und spielen
weiterhin eine Rolle in der Entwicklung der Theorie vom "organisatorischen Wissen".
Einige von ihnen genießen ein lange und respektierte "Tradition".











Organisatorisches Lernen und die lernende Organisation (OL und LO)
Organisatorische Intelligenz (OI)
Wissensmanagement als Begriff von organisatorischen Wissen und/oder
Informationsverarbeitungssystemen
Organisation und Personalentwicklung (OP)
Organisatorisches Ändern, innovatives Management
Organisatorische Kultur
Theorie der Entwicklung der Organisation, organisiertes Chaos
Systemtheorie und das System der dynamischen künstlichen Intelligenz (AI) und
der Erkennungspsychologie
Organisatorische Psychologie
Soziale Psychologie
Organisatorische Soziologie
Natürlich ist das "organisatorische Gedächtnis" nicht die einzige Komponente in
diesen Bereichen und Methoden, deren Ziele und Zwecke sich oft voneinander
unterscheiden. Trotzdem bildet das "organisatorische Gedächtnis" eine
Gemeinsamkeit und einen Meta Status für all diese Konzepte, aber speziell für
organisatorisches Lernen und Wissensmanagement. "Organisatorischen Wissen" ist
für das Verstehen von "Organisational Memory Systems" notwendig und stellt
gleichzeitig eine wichtige Brücke und gemeinsamen Nenner alle anderen Bereiche
dar. Diese Konzepte werden größtenteils in der Literatur diskutiert. Abbildung 5
veranschaulicht die Beziehungen zwischen den Bereichen.
OI
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OL /
LO
OD
OM
etc.
AI
KMS
Abb. 5 : Organisational Memory als Schnittpunkt der verschiedenen Konzepte
2.2. Thermologien und Theorien des
"Organisatorischen Gedächtnisses"
Im allgemeinen definiert man den Begriff des Gedächtnisses als ein fähiges System
Dinge zu speichern, die wahrgenommen und erlebt werden, um sie zu einem
späteren Zeitpunkt wiederzugewinnen. Lernen ist ohne das Gedächtnis nicht
möglich. Jedoch sollte der Begriff "Organisatorisches Gedächtnis" in keiner Weise
mit einem "Gehirn" verglichen werden, zu welchem Organisationen zugriff haben.
Der Begriff meint, daß Angestellte eines Unternehmens freien Zugang zu
Aufzeichnungen und sogenannten "Wissensdaten" haben, die literarisch abgelegt
werden. Verschiedene Funktionen von "Memory" werden gewöhnlicher Weise in
jedem Unternehmen, auch ohne softwaretechnische Unterstützung, eingesetzt in
verschiedenste Art und Weise, z.B. Telefonbücher, Brainstorming .
Typische Fragen innerhalb einer solchen "Memory" (äquvalent zu "Gedächtnis") sind:





"Hatten wir nicht schon ähnliche Erfahrungen ?"
"Wie haben wir das bisher gemacht ?"
"Kann sich irgend jemand erinnern, wie.....?"
"Hat irgend jemand Erfahrungen auf diesem Gebiet ?"
"Wie kann die Unternehmenserfahrung eingesetzt werden, bei der Entwicklung
neuer Projekte ?"
 "Welches Produkt offenbart Ähnlichkeiten mit dem neuen Design ?"
 "Welche Probleme entstanden während der Durchführung des Projektes ?"
 etc.
In der Zwischenzeit gibt es Begriffe für die persönlichen und individuellen Stufen
(z.B. individuelle Psychologie, die Psychologie des Lernens) und ebenso für das
Gedächtnis und die Definition des Wissen der kollektiven und organisatorischen
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Themengebiet „Organizational Memory“
Stufen. Intensive wissenschaftliche Untersuchungen mit dieser Thematik begannen
Ende der 70‘ziger Jahre. Anfang der 80‘ziger Jahre wurden diese zunächst in den
USA ausgetragen.
Ein sehr populärer Artikel auf diesem Gebiet wurde von Duncan/Weis ( Duncan/Weis
1979, S 86 ff. ) geschrieben. Hedberg entwickelte diese wissensbasierenden
Methoden weiter. Im Jahre 1981 war er der Erste, der den Begriff des
"organisatorischen Gedächtnisses" (äquivalent zu "organisational Memory")
verwendet (Hedberg 1981). Demnach begründet das "organisatorische Gedächtnis"
die Erkennungsstrukturen der Informationsverarbeitung und die Theorie der Aktion
für die gesamte Organisation. Parallel zu dieser Entwicklung prägte Kirsch den
Bergriff der "organisatorischen Wissensbasis" (Organisational Knowledge Based) für
den deutschsprachigen Raum. Aufbauend darauf identifizierte Pautzke 1989
verschiedene Schichten von organisatorischen Wissensbasen, welche in seinem
Schichtungsmodell beschrieben werden und den Ausgangspunkt für die weiteren
Forschungen und Entwicklungen bilden. Folglich kann das "organisatorische
Gedächtnis" nicht wirklich als ein Endstadium angesehen werden, sondern muß als
ein Teil der Tradition der organisatorischen Entwicklung, des organisatorischen
Lernens und des Wissensmanagements betrachtet werden. Diese integrierten
Methoden werden als Grundlage für dieses Projekt gewählt.
Die Wissenschaftlichen Erforschungen innerhalb des Bereichs des "organisatorischen Gedächtnisses" waren anfangs eher von abstrakten und theoretischen
Überlegungen gekennzeichnet. Die Umwandlung dieser Theorien in allgemeingültige
und praktikable Anwendungen des geschäftlichen Bereiches hatte zu warten.
Im deutschsprachigen Raum fingen die Menschen an, ein gewisses Interesse für
diese Thematik zu entwickeln. Das geschah ungefähr zu selben Zeit, die schon bei
Kirsch und Pautzke erwähnt wurde. In unveröffentlichten Papieren von 1974 hatte
Kirsch immer den Begriff "organisatorische Wissensbasis" gebraucht und angeblich
sprach er auch in Anwesenheit seiner amerikanischen Kollegen davon
(Güldenberg/Eschenbach 1996). In den folgenden Kapiteln werden die meist
behandelten Konzepte und Theorien diskutiert.
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anderes Wissen
in der Welt
anderes
Wissen
Wissen, welches für das
Unternehmen nicht wichtig ist
Wissen, welches für das
Unternehmen wichtig ist
Wissen, das von
allen im
Unternehmen
genutzt wird
individuelles und
kollektives Wissen
individuelles und
kollektives Wissen
die Umgebung des
Unternehmens
Abb. 6 : Horizontales Schichtenmodell der organisatorischen Wissensgrundlage
(Abb. Aus Güldenberg/Eschenbach 1996, angepaßt von Pautzke/Kirsch)
2.3. Konzept der organisatorischen Wissensbasis
nach Kirsch / Pautzke
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"Die organisatorische Wissensbasis repräsentiert die Summe des gesamten
Wissens, zu dem Organisationen Zugang haben. Organisationen benötigen kein
wissenschaftlich / technisches Wissen für ihre Handlungen und Entscheidungen;
eher umfaßt ihr Wissen ein breites Spektrum von Wissen aller Art. Die
organisatorische Wissensbasis stellt kein homogenes Gebilde dar, sondern eher ein
multidimensionales." (Pautzke 1989). Kirsch und Pautzke schlagen hierbei die
folgende Definition vor : "Grundlegend ist die organisatorische Wissensbasis eine
Sammlung von Wissen, welches entweder horizontal (horizontales Schichtenmodell)
oder aber auch vertikal (vertikales Schichtenmodell) für die Angestellten einer
Organisation zugänglich ist. "
Das horizontale Schichtenmodell, welches die Struktur der organisatorischen
Wissensbasis darstellt, wurde zunehmend bekannter. Im Zentrum des Modells, das
später noch näher erläutert wird, ist die Wahrscheinlichkeit, das die Informationen für
die organisatorischen Entscheidungen angewendet werden, um so größer, je weiter
man sich von den äußeren Schichten hin zu den inneren bewegt. Die Abbildung 6
zeigt das Schichtenmodell in der Form, in der es ursprünglich vorgestellt wurde.
Die ersten beiden Schichten stellen das zur Zeit vorhandene Wissen der
Organisation dar, d.h. das aktuelle "organisatorische Gedächtnis". Die verborgene
organisatorische Wissensbasis (dritte und vierte Schicht) stellt die Informationen dar,
die potentiell für die Organisation vorhanden sind. Zu der fünften Schicht gehören
folglich alle anderen Informationen, die in der Umgebung des Unternehmens
vorhanden sind. Die individuellen Schichten und ihre Eigenschaften werden
nachfolgend besprochen.
Schicht 1 : Das gemeinschaftliche Wissen aller Angestellten eines Unternehmens
Die allgemeine Wissensbasis einer Organisation oder deiner Angestellten besteht
aus einer üblichen Sprache (welche in Form von Erzählungen, Anekdoten, Mythen,
Sagen, Riten, Ritualen und Zeremonien auftritt) genauso wie aus üblichen Werten
und einem System von Normen, das historisch entstanden ist und sich selbst aus
Handlungen und Verhaltensweisen manifestiert. Viele Autoren weisen der
Organisation eine Art kultureller Identität zu, aus welcher der Begriff "Unternehmenskultur" (corporate culture) abgeleitet ist. All diese genutzten Werte, Visionen
und ungeschriebene Gesetzte sind Teil dieser Unternehmenskultur. Obwohl die
Unternehmensidentität von außen kaum wahrnehmbar ist, spielt sie im
Entscheidungsfindungsprozeß innerhalb der Organisation eine erhebliche Rolle. Dies
ist so, da es sich hier um eine Art Wissensfilter handelt. Zugängliches Wissen wird
nämlich im Prinzip von einer Organisation nur dann akzeptiert, wenn es nicht mit
dem organisatorischen Paradigma in Konflikt steht.
Beispiel : Über ein Jahrhundert lang repräsentierte die Mercedes Benz AG einen
technologischem Zenit, dem es nachzuahmen gilt. Bis kürzlich war ihre Devise "das
Beste oder nichts", welches stets spürbar war. Jedoch konnte der Markt in der
Zwischenzeit die Preisunterschiede nicht berichtigen, welche kleine Vorteile für
Technologien brachte, die aber kaum spürbar waren. Dadurch wurde der Preis zum
entscheidenden Verkaufsfaktor und technologische Lösungen wurden nun zu
unnötigem Ballast. Basierend darauf steht das neue Mercedes Benz für rigorosen
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Themengebiet „Organizational Memory“
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Erfolg durch "rücksichtslose Kunden und Marktorientierung" genauso wie das
Entscheidungsprinzip im alltäglichen Geschäftsprozeß. Diese Verhaltensorientierung
wurde innerhalb kurzer Zeit von den meisten Angestellten akzeptiert und somit ein
Teil der gemeinschaftlichen Wissensbasis.
Schicht 2 : Zugängliches individuelles und kollektives Wissen
Die offensichtliche Differenzierung in Pautzke’s Schichtenmodell ist der Unterschied
zwischen vorhandenem Wissen, das der Organisation zugänglich ist (Schicht 2), und
dem Wissen der einzelnen Individuen (Schicht 3), welches der Organisation nicht
zugänglich ist. Dies wirft die Frage auf, wie die einzelnen Individuen ihr Wissen für
die Organisation verfügbar machen können. Man kann hierbei grundlegend 3
Strategien unterscheiden. ( siehe auch Abbildung 7)

Ein Angestellter macht sein Wissen implizit zugänglich, wenn er am
Entscheidungsfindungsprozeß teilnimmt. Ein offensichtliches Problem hierbei
ist, daß das "organisatorische Gedächtnis" immer dann vermindert wird, wenn
ein Angestellter das Unternehmen verläßt.
Person
System
Wissensteilung
F
e
e
d
b
a
c
k
Individuelles
Wissen
Gemeinsames
Wissen der
Organisation
Aktion
Benutzung
des Wissens
S
p
e
i
c
h
e
r
u
n
g
Institutionelles Wissen der
Organisation
Abbildung 7: Der Kreis des organisatorischen Lernens
(Müller-Stewens/Pautzke 1996)


Eine andere Möglichkeit ist, das Wissen von Individuen unter mehreren
Angestellten zu verteilen, zum Beispiel als ein Ergebnis von Gruppendiskusionen
unter Kollegen (Kollektivierung). Die Gefahr des Verlustes von Intelligenz einer
Organisation kann auf diese Weise verringert werden. Das setzt allerdings
voraus, daß die Person die ursprünglich im Besitz des Wissens ist, bereit ist diese
Informationen zu teilen. Zudem müssen organisatorische Strukturen und Bereiche
vorhanden sein, um eine überzeugende Konfrontation zu fördern.
Letztendlich kann eine vollständige Autonomie von den individuellen Angestellten
durch die Erhaltung von individuellen Wissens mittels standardmäßiger
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Verfahren, Systemen und Regeln erreicht werden (Instititionalisierung von
Wissen). So kann beispielsweise ein Datenverarbeitungsspezialist sein spezielles
Wissen der Organisation zugänglich machen, indem er es dokumentiert und
veröffentlicht in Form von Handbüchern, Skripten oder als Software. Trotzdem ist
die Institutionalisierung von Wissen nur bis zu einem gewissen Grad möglich.
Nicht formalisiertes Wissen, wie die Kreativität eines Designer’s, muß nicht
notwendigerweise technologisch gespeichert werden, da es vom wirtschaftlichen
Standpunkt aus keinen Sinn macht, alles Wissen zu speichern, das formalisiert
werden kann.
Schicht 3 : nicht zugängliches individuelles und kollektives Wissen
Die Organisationsfähigkeit Angestelltenwissen zu erhalten, das nicht für die
Organisation zugänglich ist, ist problematisch. Außer dem irrelevanten Wissen von
der Privatsphäre, wie den Hobbys des Angestellten, könnte Wissen, das von
Organisationen gebraucht werden könnte, wegen vorhandenen Informations - und
Kommunikationsrestriktionen dem Unternehmen vorbehalten werden. Die Blockaden
gegen den Zugang zu dieser Expansion bzw. der Umwandlung von Wissensbasen
ist schon Gegenstand zahlreicher wissenschaftlicher Untersuchungen gewesen.
Durch das Interviewen von Menschen (Güldenberg/Eschenbach 1996) wurde
herausgefunden, das dies prinzipiell begründet ist durch :

die Furcht vor Veränderung, resultierend aus der Bekanntmachung des Wissens
(Schwächung der eigenen Position)

die ungeschickte Fähigkeit, die organisatorische Relevanz des eigenen Wissens
zu erkennen

Machtkämpfe durch "Mobbing" und Kollegen die falsche Informationen
weitergeben
Die folgenden Informationen sind von interviewten Angestellten als weniger wichtig
dargestellt worden :

Mangel an der Bereitschaft, Wissen zu dokumentieren

Mangel an der Bereitschaft, Wissen in einer optimalen Form darzustellen

schlechtes Management
Unternehmen
der
organisatorischen
Wissensbasis
in
dem
Es würde Sinn machen, entsprechende Methoden zu entwickeln (wie z.B.
Einführung einer Vorschlagsbox im Unternehmen, Qualitäts - Kontroll - Gruppen
oder Jobrotation), die dazu beitragen mentale Barrieren abzubauen, welche in einer
Organisation entstehen, so das Angestelltenwissen, welches ursprünglich nicht der
Organisation zugänglich war, intensiver eingebracht werden kann.
Weiterhin sollte der Einfluß von Machtstrukturen nicht übersehen werden
(Duncan/weis 1979, S 95). Die Wahrscheinlichkeit, daß das eine Wissen akzeptiert
wird, ist stark abhängig von dem Konflikt zwischen diesen neuen Wissen und dem
Wissen bzw. der Meinung der Angestellten in Machtpositionen. Jedoch haben
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Machtstrukturen in diesen Zusammenhang auch positive Aspekte, da sie zur
Überwachung oder Reduzierung von Ungereimtheiten bei gewissen Angestellten
beitragen.
Schicht 4 : Meta-Wissen der Umwelt
Die vierte Schicht in Pautzke’s Modell beinhaltet Wissen, das außerhalb des
Bereichs der Organisation liegt, aber Zugang zu dieser hat, welches die
Organisation gebrauchen könnte, nämlich Meta - Wissen. Meta - Wissen ist immer
gegenwärtig, wenn jemand von etwas etwas weiß, man also ein ausdrückliches
Wissen besitzt.
Das Schichtenmodell, welches nachfolgend beschrieben wird, dient für zahlreiche
Modelle als Prototyp (Abb. 8 zeigt eine Weiterentwicklung von Pautzke’s Modell),
welche sich nachfolgend speziell an "organisatorisches Lernen" annäherten. In
diesem Zusammenhang ist "organisatorisches Lernen" als die Umwandlung der
organisatorischen Wissenbasis definiert. Ein großes Problem liegt in der Messung,
darin es operational zu machen und die Umwandlung abzuschließen.
Innerhalb der Theorie des "organisatorischen Lernens" gilt, das die Festigung des
Schichtenmodells
der
organisatorischen
Wissensbasis
für
das
Wissensmanagements eine große Bedeutung hat. Viele Autoren suchen die
Hauptfunktion des Wissensmanagements in der Vergrößerung von expliziten
Wissen, das gemeinsam genutzt wird. Dadurch wird implizit angenommen, das
dieses Wissen nützlich und qualitativ angemessen ist. Im Idealfall würde dieses
Wissen zu einer Weiterverwendung in verschiedenen Formen bei allen Angestellten
einer Organisation führen. Das Schichtenmodell macht die Aufgabe von
Wissensmanagements sichtbar, so das organisatorische und infrastrukturelle
Bedingungen geschaffen sind, um sicherzustellen, daß die Wissensbasis erkannt,
gebraucht und weiterentwickelt wird. Es zeigt die Veräußerlichung und Kollektivierung von Wissen an, gibt aber keine Auskunft darüber, wie die Ziele erreicht
werden sollen. Später wird gezeigt, das diese Ziele heute etwas anders angesehen
werden. Das ursprünglich pragmatische Ziel Wissen zu illustrieren, wobei man
Rechnertechnologie einsetzt, ist mit weiterhin steigender Akzeptanz relativiert und
an diese Wissensstrukturen angepaßt worden. Diese Entwicklung kann
beispielsweise in den Theorien vom "Gruppengedächtnis" und "Gruppenerinnerung"
gesehen werden, die in den folgenden Abschnitten beschrieben werden. Sie heben
die Bedeutung von Interaktion und Kommunikation als strukturelle Bestandteile von
OMS hervor.
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Themengebiet „Organizational Memory“
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Mögliche Wissensbasis
Aktuelle Wissensbasis
Gemeinschaftliches Wissen von allen
Individuelles Wissen, welches der Organisation
zugänglich ist
Individuelles Wissen, welches nicht zugänglich für die
Organisation ist
Wissen über die Unternehmensumgebung,
dargestellt als Meta - Wissen
anderes Wissen über die Umwelt
Abbildung 8: Schichtungsmodell der organisatorischen Wissensbasis
2.4. "Organisatorisches Gedächtnis" nach Walsh und Ungson
Walsh und Ungson gründen ihr Konzept auf eine gründliche Analyse bekannter
Ansätze des "organisatorischen Gedächtnisses" und seiner verwandten Felder. Sie
weisen darin auf ein paar Widersprüche und Ungewißheiten hin, mit denen sich bei
der Forschung nicht befaßt wurde.
Nach Walsh/Ungson (1991, S. 61) Besteht das "organisatorische Gedächtnis" aus
mehreren Bestandteilen, und nicht zuletzt aus der Möglichkeit der Zurückhaltung von
Informationen, ebenso wie der Sammlung und dem Suchen von Informationen.
Orientiert man sich an der Entscheidungsfindung, wird darin gesehen, vergangene
und gegenwärtige Entscheigdungsfindungssituationen einzuschalten. Die Autoren
weisen immer wieder darauf hin, das "organisatorische Gedächtnis" zu definieren
und zu lokalisieren. Trotzdem halten sie ihr Konstrukt für nützlich und unternehmen
Schritte um das "organisatorische Gedächtnis" noch näher zu definieren. Es muß
jedoch eingesehen werden, das sie keinen Sammelbegriff für Wissen als
Ausgangspunkt benutzen. Allerdings werden für den Entscheidungsfindungsprozeß
nur relevante Informationen herangezogen. Daher kann diese Annäherung innerhalb
der Tradition von Informationsterminologie in ein klassisches Geschäftsmanagement
kategorisiert werden.
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Themengebiet „Organizational Memory“
Projekt Organisatorische Intelligenz
Entscheidungsumgebung
Organisation
Informationserfassung
Beibehaltende Anlagen
Individuen
Kultur
Transformationen
Struktur
Ökologie
Externe
Archive
Informationsgewinnung
Abbildung 9: Die Struktur des ” Organizational Memory ” nach Walsh/Ungson (1991)
Walsh/Ungson postulieren die Existenz von fünf Komponenten, die zusammen mit
einer externen Quelle die Struktur eines "organisatorischen Gedächtnisses" bilden
(siehe Abb. 9). Das "organisatorische Gedächtnis" hat einen dezentralen Charakter
und kann überall in der ganzen Organisation verteilt werden. Die einzelnen
Komponenten werden nachfolgend näher erläutert.
Individuen :
Die Angestellten einer Gesellschaft haben ihre eigenen Erinnerungen
über die Aktivitäten und Ereignisse am und über dem Arbeitsplatz.
Dadurch spielen Erfahrungen und Beobachtungen eine wichtige
Rolle. Entgegen anderen Meinungen, ist die Information entweder
direkt oder in mehreren subtilen Formen, wie Prinzipien oder Werten
gespeichert. Mit dem Auftrag eigene Kapazitäten zu liefern und zu
unterstützen, werden technologische Hilfen installiert (z.B.
Datenbasen).
Kultur :
Heutzutage definiert sich Kultur als ein "gelernter Weg" der
Übermittlung von Glauben, Denken und Gefühlen der Mitarbeiter
einer Organisation. Von zentraler Bedeutung in diesem
Zusammenhang sind die Begriffe "lernen" und "übertragen".
Vergangene Erfahrungen äußern sich in der Kultur der Organisation
und haben ein direkte Bedeutung für gegenwärtige Entscheidungen.
Auf diese Weise übernimmt die Kultur die Rolle einer Art
Speichermechanismus. Anzeichen von Kultur umfassen die Sprache,
übliche Vorstellungskraft, Symbole, Erzählungen, Mythen und
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Gerüchte. Wenn man immer wieder auf diese Aspekte von Kultur
zurückgreift könne Details verloren gehen oder neue Interpretationen
entstehen. Es wird trotzdem als ein Teil der Kollektivierung von
Informationen verstanden.
Umwandlung : Die Information ist eingebettet in zahlreiche Prozesse, die immer
wieder in einer Organisation stattfinden. Beispielsweise können diese
Wissen über Datenverarbeitung (also wie kann ein Input in ein
Output transformiert werden) oder standardisierte Prozeduren sein.
Es ist hierbei unwichtig, ob die Impulse vergangener Entscheidungen
und Prozeduren offen oder versteckt sind. Administrative Systeme
sind Mechanismen, die Informationen verkörpern und bewahren.
Strukturen:
Strukturen sind darin zu sehen, wie sie Einfluß auf das Verhalten von
Angestellten nehmen. Sie stellen gleichzeitig einen Zusammenhang
zur Umgebung dar. Die organisatorische Information wird eingesetzt
in Form von Rollen. Der Begriff der Rolle wird in der Soziologie
definiert und erklärt das Verhalten hinsichtlich der gesellschaftlichen
Erwartungen. Die Rolle bedingt und beschränkt individuelle
Verhaltenskriterien zugunsten des voraussagbaren Verhaltens oder
der sicheren Interaktion. Sicherheit entsteht durch das "richtige"
Verhalten, wenn sie wechselseitig bestandene Erwartungen erfüllt.
Muster entwickeln sich aus gesellschaftlichen Rollen, die Einfluß auf
die Verteilung von Arbeit und die ganze Struktur der Organisation
nehmen. Ohne darüber weiter zu diskutieren, kann gesagt werden,
das die Information in Rollen codiert ist und die daraus resultierende
Struktur Einfluß auf die Entscheidungen innerhalb der Organisation
nimmt.
Ökologie :
Die physische Zusammensetzung und Anordnung des Arbeitsplatzes
und der Umwelt enthalten codierte Informationen über die
Organisation (durch die Büroeinrichtung, Beleuchtung und die Anzahl
der Menschen). Das Verhalten wird bis zu einem gewissen Grad von
diesen Dingen beeinflußt. Der Status einer Person spiegelt sich oft in
der Erscheinung des Arbeitsplatzes wieder. So ist es zum Beispiel
schwieriger sich in großen Büros anzufreunden und deshalb
kommen dort Konflikte häufiger vor. Die Konsequenz ist der Einfluß
von Normen und Verhaltensmustern, so das in diesem Fall von
einem
Bestandteil
des
"organisatorischen
Gedächtnisses"
gesprochen werden kann.
Externe
Archive :
Die Organisation selbst ist nicht der einzige Ort, wo Informationen
über die Organisation und ihre Vergangenheit aufbewahrt werden.
Jede Organisation ist von anderen umgeben, die ihre Aktivitäten
verfolgen. Aus diesem Grund kann die Information auch aus anderen
Quellen geholt werden, wenn sie innerhalb der Organisation verloren
wurde oder nicht verfügbar ist. Bisherige Angestellte sind eine solche
Quelle, egal aus welchen Gründen sie die Organisation verlassen
haben. Aufzeichnungen können auch bei Konkurrenten,
Staatsbanken, Werbeagenturen, Gesellschaften, Buchhaltungsbüros,
Nachrichtenagenturen und Medien gefunden werden. Interessanter
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Themengebiet „Organizational Memory“
Weise beziehen sich Walsh und Ungson nicht auf Archive, wie
Datenbanksysteme, auch wenn in der Theorie von "Memory" diese
Speicherungseinrichtungen traditionell als Speicherungsmöglichkeit
angesehen werden. Fakt ist, das diese besonderen Möglichkeiten
komplett vergessen wurden, trotzdem kann angenommen werden,
das sie unter dem Begriff "Individuen" zusammengefaßt werden
können.
2.5. "Gruppengedächtnis" und "transaktive Gedächtnissysteme"
nach Wegner
Das "Gruppengedächtnis " bezieht sich auf die Fähigkeit im Laufe der Zeit Wissen in
einer Gruppe zu speichern und es zu einem späteren Zeitpunkt wiederzugewinnen.
Unter anderen kann die Anzeige des prozeduralen "Gruppengedächtnisses" durch
Experimente von Verhaltensweisen erreicht werden. Einerseits benutzen Personen
andere Personen um ihr eigenes Gedächtnis auszudehnen, wenn die Person
wahrnimmt, was die andere Person wahrnimmt, mit der sie interagieren will und was
die oder derjenige dann tut. Dementsprechend wird ihre eigene Aufmerksamkeit und
ihr individuelles Gedächtnis beeinflußt. Zuerst sind alle Mitglieder einer Gruppe in der
Lage sich an die Gesamtheit eines besonderen Ereignisses zu erinnern
(Oberschulte1996, S. 571). Eine gute Anleitung für ein Gruppengedächtnis und auch
für kollektive Speicherung kann bei Wegner gefunden werden (1986, vergleiche auch
Hastwide 1982 oder Clark/Stephenson 1989). Der Autor konzentriert sich auf die
sogenannte "transaktive Speicherung" und die damit verbundenen Folgen für die
Organisation. Die jüngsten Aktivitäten über diese Thematik bauen oft auf diesen
Artikel auf und beschreiben gewöhnlicher Weise die Versuche, einen anderen Faktor
einzubringen oder einen bestimmten Anspruch zu analysieren.
Forschungsprojekte über das "Gruppengedächtnis" reichen bis zum Ende des 19.
Jahrhunderts und Anfang des 20. Jahrhunderts zurück. Speziell die Psychologie
handelte von diesen und verwandten Fragen, die später meist vergessen wurden.
Die neuen theoretischen Möglichkeiten der individuellen Psychologie versuchten
analog diese Beziehungen auf Gruppen zu übertragen, wodurch die Begriffe
"transaktives Gedächtnis" und "transaktionales Gedächtnis " geprägt wurden
(Wegner 1986, S.185 ff.). Das "transaktive Gedächtnissystem“ (TMS) besteht aus
einer Menge von individuellen "Gedächtnissystemen" sowie der Kommunikation
zwischen den einzelnen Individuen. Bei näherer Untersuchung kann man TMS in drei
Bestandteile unterteilen (Wegner 1986, S. 186 ff.) :

"individuelles Gedächtnis" : Um das "individuelle Gedächtnis" zu charakterisieren,
benutzt Wegner die weltbekannte phasen - orientierte Ansicht der menschlichen
Informationsverarbeitung (Codierung, Speicherung, Abruf). Einzelne Informationselemente sind als verbundene Gruppe gespeichert. Das "Gedächtnis" bildet ein
"Meta-Gedächtnis", das Wissen über das gespeicherte Wissen enthält. Es hat
einen bedeutenden Einfluß darauf, wie man das "Gedächtnis" benutzen kann.
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
"externes Gedächtnis" : Dies hat mit der Information zu tun, die außerhalb des
"individuellen Gedächtnisses" gespeichert ist( z.B. Bücher, CD-Rom’s, Rechner ).
Im "individuellen Gedächtnis" ist nur der Zugriffsweg auf das "externe
Gedächtnis" gespeichert. Zusammen mit den Schlüssel der Umlagerung
(Informations making) plaziert man eine Zugriffsinformation im "externen
Speicher". Unbestrittener Weise können dort mehrere Schlüssel und
Plazierungen sein. Wegner glaubt, das ein bedeutender Teil unseres
"individuellen Gedächtnisses" gebraucht wird, um sich zu merken, wo die
Informationen gespeichert sind.

"transaktives Gedächtnis" : Außer Bücher und anderen Speichermedien können
auch Menschen als "externes Gedächtnis" dienen. Diese Menschen handeln in
diesen Fall als periphere Speichermedien. Auf diese Weise entsteht ein
peripheres und abhängiges System von gespeicherte Informationen in Gruppen,
das größer und komplexer ist als jedes "individuelle Gedächtnis". Der Begriff
"transaktiv" beschreibt den Prozeß der Transaktion von Informationen zwischen
mehreren Menschen als ein Merkmal dieses Systems. Dies beinhaltet die
Codierung, Speicherung und das Abfragen. Beispielsweise wird während der
Codierung der Versuch gemacht, eine Übereinstimmung der Informationen zu
erreichen, die zu speichern sind. Beim Abruf der Informationen spielt die
Kommunikation eine große Rolle. Durch das Zusammenarbeiten werden
"individuelle Gedächtnissysteme" gehandelt und navigiert und Informationselemente lokalisiert und kombiniert. Während dieses Prozesses kann außerhalb
der Gruppe ein Gruppenmitglied als eine Art "Führer" handeln, um durch das
Gruppengedächtnis zu führen.
Ein TMS ist ein System, das aus "individuellen Gedächtnissystemen" und
individueller Kommunikation zwischen den Gruppenmitgliedern errichtet ist. Über die
Zeit wächst es allmählich (Wegner 1986, S.191). Durch die Präsenz eines TMS ist
realisiert, daß der Informationsverarbeitungsprozeß der Gruppe durch das
individuelle Interesse der Gruppe beeinflußt wird. Die Konstruktion, oder besser die
Entwicklung, fängt im allgemeinen an, wenn die individuellen Gruppenmitglieder
etwas über die Bereiche und Tiefen des Wissens anderer Gruppenmitglieder lernen.
Je länger eine Gruppe existiert, um so besser weiß man, wer der Experte in welchen
Gebieten ist. Oft ergibt es sich, das die identifizierten Experten für die Codierung,
Speicherung und den Abruf von Wissen verantwortlich sind. Wenn diese Verteilung
der Arbeit nicht formal beschrieben ist, wird den Umständen oder der Situation
entsprechend festgelegt, welches einzelne Subjekt für welches Gebiet verantwortlich
ist. Die Bereitschaft von Gruppenmitgliedern, Verantwortung für besondere
Themenbereiche oder Informationseinheiten zu übernehmen, ist ein entscheidender
Faktor für die Errichtung von TMS.
Die Vorteile eines TMS für die Individuen sind die Bereicherung der persönlichen
Erfahrung, persönliche Spezialisierung von Wissen und der relative
Leistungsanstieg, der Zugang zu neuen Informationen, Schöpfung von neuen
Wissen und die Lenkung der Aufmerksamkeit auf Informationen, die für
Gruppenmitglieder interessant sein können. Außer der kreativen Kombination
können transaktive Prozesse natürlich auch Fehler erzeugen. Solche Nachteile
folgen aus Gruppenprozessen, wenn die jeweiligen Experten Verwirrung schaffen, da
eine Verantwortlichkeit für einen bestimmten Themenbereich nicht eindeutig definiert
ist, oder wenn die formale Organisationsstruktur vorübergehend Informationen
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beeinträchtigt. Letztendlich sind gruppeninterne Prozesse genauso von der Gruppe
abhängig wie auch von der Integration der Informationen und der Art und Weise, mit
welcher Kombination neues Wissen geschaffen wurde. Probleme ergeben sich,
wenn Gruppen ausein-anderbrechen, weil der transparente Teil des individuellen
Gedächtnisses überflüssig gemacht wurde. Das kann zu einer Desorientierung
zwischen dem Mitgliedern der Gruppe führen (Meier/Kunz 1998, S. 14 - 15).
Das Konzept von TMS kann auf die Organisationsplanung angewandt werden.
Wegner differenziert zwischen zwei grundlegenden Varianten, und zwar zwischen
differenzierten und integrierten TMS (Wegner 1986, S.204). Die Systeme zwischen
den beiden sind veränderlich. Integriertes TMS ist gekennzeichnet dadurch, daß
unter Gruppenmitgliedern identische Informationen in mehreren verschiedenen
individuellen Gedächtnissystemen gespeichert werden. Redundanz und
Überlappungen werden bewußt hingenommen. Im differenzierten TMS wird nach
Möglichkeit die Information nur einmal gespeichert. Was gemeinsam genutzt wird ist
die Bezeichnung von Wissenselementen und ihrer Lokation. Wegner nimmt an, das
die Anwendbarkeit von TMS auf eine gewisse Art und Weise von der Aufgabe und
noch anderen Faktoren abhängig ist. Allerdings bezeichnet er ausdrücklich
Informations - und Kommunikationstechnologien als kritischen Faktor dafür, Gruppen
effizienter zu machen. Je mehr ein TMS differenziert ist, um so besser ist es.
Umgebung
Organisation
TMS n
transactives
Gedächtnis
Externe
Speicher
TMS x
Individuelles
Gedächtnis
Typ 1
Typ 2
Typ 3
TMS 1
TMS x: Transactive Memory System of Team x
Abbildung 10: Strukturierte Beziehungen zwischen „Transactiven Memory Systems“
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Innerhalb einer Gesellschaft kommen TMS in manigfaltigen Zusammenhängen vor.
Die strukturellen Beziehungen zwischen individuellen TMS werden in Abbildung 10
veranschaulicht. Die Aggregation und der Einfluß auf der Stufe der Organisation sind
noch nicht als Ganzes studiert worden. Jedoch kann man ein Überlagern von
"Verbindungen" und die Existenz von Mechanismen in höheren Organisationsstufen
annehmen. Ein TMS ist definiert nach seiner Gruppenzugehörigkeit und nicht
notwendigerweise nach der Unternehmensanbindung. Es kann in Prinzip von
Unternehmensgrenzen unabhängig sein. Da die meisten Menschen gleichzeitig
mehreren Gruppen angehören, sind sie auch Teile mehrerer TMS und stellen die
Grundlage des Informationsflusses zwischen den verschiedenen Gruppen dar. Die
Problematik der Gruppentrennung und der Gruppenanbindung soll zu diesem
Zeitpunkt nicht näher erläutert werden. Die Überschneidung von Teams, d.h. von
TMS, begründet sich darauf, das die Menschen verschiedenen Gruppen angehören.
Dies kann auch aus dem Gebrauch gemeinsamer Ressourcen resultieren
(gemeinsame
Datenbasis
oder
der
Versuch
eines
gemeinsamen
Rechnernetzwerkes), die nicht notwendigerweise unter der Kontrolle eines
Individuums oder einer Gruppe stehen. Seit der Relevanz von Wissen und seiner
Bedeutung ist eine Stimulation zu Handlungen schwer zu prognostizieren und ein
visuelles Konzept ist kaum möglich. Man kann, wenn man den Austausch von
Informationen als eine wichtige Beziehung beschreibt, drei verschiedene Arten von
Beziehungen unterscheiden (Abbildung 10).

Typ 1 : Informationsaustausch zwischen Gruppen (Kontakt auf der institutionellen
Stufe )

Typ 2 : Informationsaustausch zwischen einer Gruppe und einer einzelnen
"Gruppenkomponente", üblicherweise einer Person, es könne aber auch
Datenbanken oder Computer sein

Typ 3 : Informationsaustausch zwischen den Mitgliedern oder Komponenten
verschiedener Gruppen
Das kardinale Verhältnis der Beziehungen soll hierbei ignoriert werden. Die
Beziehungen könne einseitig gerichtet, offiziell oder inoffiziell, persönlich oder
elektronisch, an einem Ort oder über eine Entfernung hinweg sein. Die gegenwärtige
Kommunikationsinfrastruktur (wie Telefon, Rechnernetzwerke oder postalische
Verteiler) ermöglichen die Existenz eines beinahe unerschöpflichen Potentials an
interaktiven Formen und Mustern. Wegen der riesigen Anzahl von
Kombinationsvariablen scheint es praktisch unmöglich zu sein, die "Superstruktur"
oder eine höhere Ordnung von TMS in dieser Umgebung zu identifizieren.
Wenn das Konzept des TMS angesprochen wird, ist nur ein Teilaspekt darauf
gerichtet, das unser Verständnis für die Arbeit in Gruppen ansteigen kann. Was
theoretisch verhältnismäßig klar und verständlich Aussieht, wird, wenn man versucht
es in der Praxis anzuwenden, äußerst komplex und beinahe unmöglich. Möglicher
Weise kann dies mit der Struktur sozialer Netzwerke und durch die Befassung mit
neuronalen Netzen erklärt werden. Trotzdem bleiben viele Fragen offen, speziell was
man unter der Leistungsfähigkeit vom "Gruppengedächtnis " verstehen kann.
Wahren’s Spekulationen (1996, S. 179 ff.) sind, in der Relation zu TMS von
Interesse, besonders in Hinblick auf das "transaktive Gedächtnis". Nach Wahren
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kann das "organisatorische Gedächtnis nicht lokalisiert werden, sondern liegt in den
persönlichen Beziehungen, die erzeugt, bewahrt und stetig an das gesellschaftliche
Denken angepaßt werden müssen. Das Niveau des Wissens, das gespeichert
wurde, wird von der Kommunikation beeinflußt. In dieser Weise wird ein individuell
gespeichertes Wissen für die anderen Mitglieder der Organisation zugänglich und
verständlich gemacht. Innerhalb des "organisatorischen Gedächtnisses" selbst,
wechseln viele Prozesse ihren Ort, was durch Pfeile in der Abbildung 11 dargestellt
wird. Um das Wissen zu benutzen, das gespeichert ist, ist das Wissensmanagement
in einer Organisation notwendig. Dadurch ist es unwichtig, wieviel Wissen geschaffen
und angehäuft wurde, sondern es kommt vielmehr darauf an, wie benötigtes Wissen
möglichst rationell an einem bestimmten Ort, zu einer bestimmten Zeit
wiedergewonnen werden kann (Wahren 1996, S.168 ff.).
Individuelles
Wissen
Kollektives
Wissen
Gespeichertes
Wissen
Geistiges
Wissen
Abbildung 11: Die Struktur der organisatorischen Wissensbasis nach Wahren (1996)
2.6. "Gruppenerinnerungen" nach Hartwick
Innerhalb seiner Studien konzentrierte sich Hartwick (1982) auf die Rolle des
"Gruppengedächtnisses" innerhalb des Gerüstes der menschlichen Information.
Durch die Zusammenfassung der erreichten Ergebnisse auf diesem Gebiet, versucht
der Autor die verschiedenen theoretischen Methoden und empirischen Beweise zu
identifizieren. Er befaßt sich nicht direkt dem Konzept des Gedächtnisses, sondern
vielmehr mir der Umsetzung von Modellen und Wissen im Verhältnis zum Verhalten
des Gedächtnisses. Die Fragen von Hartwick konzentrieren sich auf :

den Einfluß von anderen Personen auf die individuellen Erinnerungen einer
Person
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
den Einfluß von sozialen Wechselwirkungen auf den Informationsverarbeitungsprozeß einer Gruppe

die Kombination von
Wechselwirkungen
individuellen
Erinnerungsverhalten
und
sozialen
Die Anwesenheit anderer Menschen kann entweder fördernd oder behindernd auf
das Erinnerungsvermögen einwirken. Der Einfluß ist abhängig von der
Aufmerksamkeit anderer Menschen und ihrer Reaktion, d.h. er ist größtenteils
abhängig von den sozialen gesellschaftlichen Einflüssen anderer Gruppen (Hartwick
1982, S. 50). Ein anderer Grund könnte sein, das Individuen aufgrund der
Beschränkung ihrer eigenen Informationsverarbeitungsfähigkeit, von anderen
Menschen abhängig sind. Von diesen beschaffen sie sich Zusatzinformationen, die
dazu dienen, die Informationen in ihrem eigenen Gedächtnis zu überprüfen, zu
ergänzen oder zu korrigieren, so das eine Erweiterung der eigenen Speicherkapazität erreicht wird.
Es scheint wohl so zu sein, daß sich große Gruppen an mehr erinnern können als
individuelle Personen. Hartwick (1982, S. 52) schlägt 4 Modelle vor, die sich grob an
Gruppen verschiedenster Größe orientieren. Das "Truth – Wins – Modell" schlägt vor,
daß sich die Gruppe an Informationselemente erinnert, sobald sich ein einziges
Gruppenmitglied daran erinnern kann. Experimente zeigen jedoch, daß dieses
Erinnerungsmodell von Gruppen wahrscheinlich überschätzt wird und eigentlich die
obere Leistungsgrenze darstellt. Dies resultiert daraus, daß die Leistungsfähigkeit
des Modells durch Einwirkungen gesellschaftlicher und psychologischer Kräfte
vermindert wird. Das "Truth – Suppoerted – Modell" schlägt vor, daß ein
Informationselement abgerufen wird, sobald sich mindestens zwei Gruppenmitglieder
daran erinnern. Dabei wird angenommen, daß es für Individuen oft schwierig ist, die
Informationen korrekt zu analysieren. Aus diesem Grund sind entweder implizite oder
explizite Regeln für die Entscheidungsfindung in der Gruppe installiert. Das "Simple –
Majority – Modell" basiert auf einen ähnlichen Standpunkt. Nach diesem Modell wird
sich an ein Informationselement nur dann erinnert, wenn es von einer einfachen
Mehrheit der Gruppe erkannt wird. Das vierte Modell ist als eine Art Kombination der
ersten drei Modelle zu sehen, wodurch ein Prozeß ausgelöst wird, in dem sich ein
oder mehrere Gruppenmitglieder an etwas erinnern. Dieser Prozeß hat in Laufe der
Zeit eine Gruppendiskussion zur Folge. Nach einer möglicher Reorganisation durch
gesellschaftliche Wechselwirkungen hat sich eine Gruppenmeinung gebildet. Mit
einem eher hohen Grad der Wahrscheinlichkeit neigen Gruppenmitglieder dazu, die
Gruppenmeinung als ihre eigen zu akzeptieren. Wie empirisch gezeigt werden kann,
führen Gruppendiskussionen zu einer Verbesserung der individuellen
"Gedächtnisleistungsfähigkeit". Letztendlich führt dies dazu, das die Wechselwirkung
in Gruppen hilft die Information zu festigen und den Informationserwerb rationeller zu
gestalten.
Es wurde schon auf den Einfluß der Menschen auf die "Gedächtnisleistungsfähigkeit"
hingewiesen. Man nimmt an, das sich dieser Einfluß je nach Gruppengröße
verändert. Hartwick versuchte die individuellen Versuchsergebnisse in ein Modell zu
bringen. Die Testergebnisse fielen allerdings nicht so wie erwartet aus. Dies führte
Hartwick dazu, Faktoren wie Macht, Gruppenkonformität, die Entwicklung von
Verhalten und Rollen der gesellschaftlichen Verantwortung zuzuweisen. Aber
Modelle, die dies reflektieren, müssen erst noch entwickelt werden. Die Forschung
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konnte auf diesem Gebiet noch keine entscheidenden Durchbrüche machen und viel
Hypothesen warten noch auf ihren Beweis.
Wegen des erwiesenen Einflusses von Wechselwirkungen und Kommunikation auf
die "Gedächtnisleistungsfähigkeit" in Gruppen ist es sehr wahrscheinlich, daß die
Rechnerunterstützung Einfluß darauf haben wird. Auf jeden Fall müssen
Forschungsergebnisse in die Entscheidungen von "Organisational Memory
Systemen" eingebunden werden. Der Informationsfluß kann durch die Hilfe von
elektronischen Kommunikationsmedien viel rationeller gestaltet werden. Die
Diskussion und die abstimmenden Prozesse bleiben genauso schwierig wie vorher.
Hierbei entstehen neue Fragen, die innerhalb des Gerüstes der Gruppenforschung
genauer analysiert werden können. Zum Beispiel die Frage nach der optimalen
Größe von Gruppen oder der bestmöglichen Zusammensetzung, damit eine
unabhängige Gruppendiskussion entsteht. Oder aber auch welche Personen an
welchen Themen arbeiten sollen.
In den Studien von Hartwick wurden nur bestimmte Teilfunktionen des
Gedächtnisses geprüft und zwar die Gedächtnisleistung oder die Abruffunktion im
Verhältnis zum ausdrücklichem Wissen. Allerdings erklärt dies nur einen Teil des
"organisatorischen Gedächtnisses" und die Forschungsobjekte sind für die
Strukturierung und Stütze dieser Teilaspekte relevant (z.B. Wissensmanagement).
Es können keine Aussagen über das "organisatorische Lernen" gefunden werden,
die von anderen Prozessen oder Speicherungsformen des Wissens handeln.
2.7. Der technologische Begriff des ”Organisatorischen Gedächtnis”
nach Watson
Für Watson (1996) umfaßt ”Organisatorisches Gedächtnis” alles technologische,
speziell in Form von umfassenden und unternehmensweiten Daten(bank)
Konzepten, die zunehmend durch Multimedia – und Netzwerktechnologien (z.B.
Bilder, Archiv – und Dokumentmanagementsysteme) verbessert werden. Für Watson
sind die Aufgaben für das ”Organisatorische Gedächtnis” und Datenmanagement
größtenteils äquivalent (gleichwertig) zueinander. Die folgenden 2 Fragen sind für ihn
von besonderer Wichtigkeit :

Wo und wie werden die Daten gespeichert ?

Wie kann auf die Daten zugegriffen werden ?
(Watson 1996, S.5)
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Themengebiet „Organizational Memory“
Die Abbildung 12 zeigt die wichtigsten Bestandteile seines Modells.
Rolle
Position
Kultur
Soziale
Umgebung
Personen
Tabelle
Organizational
Text
Memory
Dokument
Bilder
Visualisierung
Grafiken
Modell
Wissen
Watson geht davon aus, daß die Organisationen auf irgend eine Weise Informationen benötigen, um sich auf den täglich vollziehenden Geschäfts – und Arbeitsablauf vorzubereiten. Gespeicherte Informationen stellen das ”Organisatorische
Gedächtnis” dar und sollten folgende Anforderungen erfüllen (Watson 1996, S.13) :

Mehrere Mitglieder einer Organisation sollten gleichzeitig Zugang zu den selben
Daten haben.

Es muß möglich sein, denjenigen der Entscheidungen in der Firma fällt, die Daten
möglichst leicht zur Verfügung zu stellen.

Die Daten müssen sicher sein, d.h. sie müssen vor Zerstörung und illegalem
Zugriff geschützt werden.

Die Daten müssen genau und zuverlässig sein.

Einzig Daten, die für den Entscheidungsfindungsprozeß relevant sind, sollten
gespeichert werden.
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Der Gehalt des ”Organisatorischen Gedächtnisses” kann sich durch das hinzufügen
externer Informationen vergrößern (Watson 1996, S.25). Mit der Absicht zwischen
den Begriffen Daten, Information und Wissen zu differenzieren, schlägt Watson vor,
Daten als Tatsachen zu bezeichnen die noch nicht genau untersucht worden sind.
Die Information kann aus diesen Daten gewonnen werden durch entsprechende Verarbeitungsprosse. Das Wissen wird dann als die Fähigkeit erklärt, diese
Informationen zu nutzen. Die Abbildung 13 zeigt die Beziehung zwischen diesen
Begriffen. Diese Darstellung repräsentiert nicht die vorherrschende Ansicht, stellt
aber eine Möglichkeit unter vielen dar (Lehner 1995).
Wissen
Abruf
Interpretation
Daten
Umwandlung
Entscheidungen
Informationen
Abbildung 13: Die Beziehungen zwischen Daten, Informationen und Wissen
(Watson 1996)
In Beziehung des Begriffes des ”Organisatorischen Gedächtnisses” weißt Watson
auf ein paar Schwachstellen hin (Bsp. : kritische Gebiete sind technologische
Lösungen und sollten deswegen besonders aufmerksam betrachtet werden; Watson
1996, S.26) :

redundante Datenspeicherung, d.h. gleiche Daten sind in mehreren Datenspeichern wiederzufinden

unzureichende Datenverwaltung

Unzulänglichkeiten in Tools und Benutzerschnittstellen können den Zugriff auf
Daten schwierig machen

das ”organisatorische Gedächtnis” umfaßt nicht die ganze Komplexität der
Geschäftswelt und stellt daher keine angemessene Unterstützung dar

Daten, die über viele Speicherungssysteme ausgebreitet sind, führen zu einer
Herabsetzung der Datenintegrität
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3. Integrations- und Unterstützungstheorien
für die Entwicklung von OMS
Alle Definitionen und Versuche den Begriff des ”organisatorischen Gedächtnisses” zu
erklären, befinden sich innerhalb eines Spektrums, welches sich von “Konzept“ zu
„Konstrukt“ bewegt. Diese zwei Dimensionen basieren auf Eigenschaften, die von
einigen ihrer Befürworter charakterisiert worden sind.
„OM ist ein Konzept das ein Beobachter hervorruft um Teile eines Systemes zu
erklären oder ein Verhalten, das nicht leicht zu erklären ist.“ (Krippendorg 1975,
Rao/Goldmann – Segall 1995, S.333-334).
„OM ist das Know-how einer Unternehmung, das in Dokumenten (Berichte, Ideen,
Konzepte, etc.) aufgezeichnet wird.“ (Morschheuser 1997, S.19)
Ungeachtet der Position, die man für das ”organisatorische Gedächtnis” annimmt,
hat es mit etwas abstraktem (Theorien, erläuternde Modelle, Gedankenschemas,
Konzepte) oder mit etwas konkretem (Dokumente, Datenbasen, Wissenbasen,
Aufbewahrungsort) zu tun. Die Idee, daß das ”Organisatorische Gedächtnis” im
Verhältnis zu wirtschaftlichen und technologischen Entwicklungen steht, führte zu
einer heftigen Debatte in der dazugehörigen Literatur. Diese Diskussion dreht sich
immer mehr um Geschäftspraktiken. Man kann die zahlreichen ähnlichen oder
synonymen Begriffe, die durch intensive Diskussionen zusammengetragen wurden,
nicht ignorieren. Beispiele für gebräuchliche Begriffe sind :













Organizational Memory, Corporate Memory
Corporate, Organizational or Enterprisewide Knowledge – Base
Organizational or Corporate Knowledge
Institutional, Collective or Systemic Knowledge
Cooperativ Memory
Social Memory
Collective Mind
Collective Intelligence, Corperate Intelligence
Corporate Genetics
Transactional or Transactive Memoy
Group Memory, Group Mind
Meeting Memory
Team Memory
Weitere Variationen die in der Praxis gefunden worden sind :






Shared Knowledge Base (SBK)
Knowledge Warehouse
Corporate Repository
Corporate Memory
Technological Knowledge
Knowhow Database
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Projekt Organisatorische Intelligenz
I n d i v id u e ll e s
I d e e n u n d t h e o re tis c h e M o d e lle
W is s e n
C o m pu te r b a s ie r te
• C o lle c tiv e M e m o ry (M i nd )
M itte l un d S tü tz e n
• C o lle c tiv e In te ll ig e n c e
A nw en du ng
IS - Te c h no log ie a ls
M it te l u nd Me d ium :
• C o lle c tiv e K n o w le d g e
zu
• S o c i a l M e m o ry etc .
M e n s ch lich e G e d ä c h t n is a l s M o d e ll,
m e in t a ls T e il e in e s
S u b sy s te m e s e in e s
OM S
To tal e O r ga nis a tion
• O r g a n is a ti o na l M e m o r y
• C o rp o r a te M e m o r y
Technologien
• O r g a n s a tio n a l K n o w le d g e - B a s e
• O r g a n iz a ti o na l In te lli ge n c e etc .
Te il e ine r O r ga ni sa tio n
(b a s ie re n d a u f R a u m , Z e it , P ro z e ß u n d S tru k t u r)
O M S in de r P ra x is
• S h a r ed K n o w le d g e B a s e
• P r o je c t M e m o ry
• K n o w -H o w - d a ta b a s e
• T ea m M e m o r y
• C o rp o r a te R e p o s i tor y
• M e e tin g M e m o ry
• K n o w le d g e M an a g e m e n t S y s te m
• T MS
• e tc .
• G r o u p M e m o r y , G ro u p M in d
• C o p er a te M e m o ry e tc .
Abbildung 14: Beziehung von Begriffen zu einander
Die Tatsache, daß es noch keine klare oder vereinheitlichte Verwendung von
Begriffen gibt, ist ein Zeichen der Lebendigkeit und der Neuheit des Forschungsthemas. Wie die Diskussionen bis zu diesem Punkt gezeigt haben, ist die Bedeutung
der Begriffe nicht immer identisch, weil sie aus verschiedenen Wissenszweigen
entstanden sind und somit verschiedene Ziele verfolgen. Soweit man zu diesem
Zeitpunkt feststellen kann, ist der Status von Wissen und Analyse zumeist der
gleiche. Wenn man vorübergehend die Tatsache mißachtet, daß dies die
Terminologie einer wissenschaftlichen Disziplin ist, kann der Sprachgebrauch von
Synonymen gerechtfertigt werden. Dies resultiert aus den Phänomenen, daß kein
Wissenszweig einzig und allein als der „Problembesitzer“ charakterisiert werden
kann. Abbildung 14 faßt den gegenwärtigen Status des Terminologiesgebrauchs
zusammen.
Schließlich ist dem Konzept oder dem Konstrukt vom „organisatorischem
Gedächtnis“ nachzugehen kein Selbstzweck. Unter anderem dient es zur Erklärung
von komplexen Entwicklungen in Organisationen und sollte die aktive Strukturierung
von Prozeßveränderungen unterstützen. Um ein bedeutendes Beispiel hierfür
anzuführen ist eine Aussage von Matsuda hilfreich, die bezüglich der Applikation der
organisatorischen Intelligenz getätigt wurde : „Um das langfristige Vorhandensein
von gewonnenen Informationen zu bewahren, müssen sie gespeichert werden. In
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diesem Fall wird die „Information“ in institutionelle und kulturelle Information
eingeteilt. Beispielsweise werden zuerst die technologischen Sachkenntnisse, das
Organisations – und Managementwissen, die Organisationsstandards und Normen,
und die Verfahren innerhalb der Organisation gespeichert (institutionelle
Dokumentation). Die Kultur der Organisation „Corporate Identity“ (z.B.: Ausblicke und
Richtlinien der Organisation, Traditionen, Gewohnheiten und Rituale) wird
zusammen mit der Terminologie der Organisation (Kulturdokumentation)
abgespeichert. Informations – und Kommunikationstechnologie sind zunehmend eine
Hilfe für den Speicherungsprozeß.“ (Matsuda 1993, S. 14)
OMS ist genau mit den oben erläuterten Konzept von OM verbunden. Dieses ist am
leichtesten zu verstehen, wenn man die Funktionen, Aufgaben und Prozeduren, die
es unterstützt, einfach ausprobiert. Beide (OMS und OM) sind mit den oben
erwähnten Methoden verbunden, welche dem „organisatorischem Lernen“ und dem
„Wissensmanagement“ eine besonders zentrale Rolle zuschreiben. Allerdings ist die
Diskussion auf den verschiedenen Anwendungsgebieten in der relevanten Literatur
nicht sehr vorangekommen, obwohl es scheinbar ein großes Interesse bezüglich des
„organisationalen Lernens“ gibt. Es werden hierbei folgende zentrale Funktionen
angegeben (Huber 1991) :

die allgemeine Unterstützung des Lernprozesses innerhalb der Unternehmung
(individuell und kollektiv) – und eine Spezifikation dieser Hauptfunktion

die Unterstützung des Wissenserwerbs

die Verteilung von Information und Wissen (allgemeiner und gleichartiger Zugang
zur Wissensbasis, Informationscenter)

Hilfe bei der Interpretation von Informationen

(technische) Realisation von OM
Wegen der oben beschriebenen Situation und der dynamischen Entwicklung der
Anwendungsgebiete ist es nicht überraschend, daß es so viele Definitionen für
dieses neue Informationssystem gibt. Eine der wenigen Versuche eine genaue
Erläuterung zur Definition von OM - Informationssystemen aufzustellen, wurde von
Stein / Zwass (Stein / Zwass 1995, S. 95) gemacht, die wie folgt lautet : „Das System
stellt eine Funktion dar, welche Wissen aus der Vergangenheit zur Verfügung stellt,
um in gegenwärtigen Aktivitäten einzuwirken, damit daraus für die Organisation eine
höhere Effizienzstufe resultiert.“ Diese Definition zielt deutlich auf den Beitrag solcher
Systeme zur Steigerung der organisatorischen Effizienz ab. Um den Nutzen deutlich
zu machen, wird folgende neue Definition vorgeschlagen (Lehner 1998) :
Definition : Ein „Organisational Memory System“ (OMS) ist ein System
a.) welches Teile der organisatorischen Wissensbasis mit der Hilfe von Informations
– und Kommunikationstechnologie realisiert und / oder
b.) realisiert und unterstützt Aufgaben, Funktionen und Verfahren, die zur
Verwendung der organisatorischen Wissensbasis eingesetzt werden.
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Ausgehend von den bereits erwähnten synonymen Begriffen findet man auch die
Begriffe „OMIS“ (Organisational Memory Information System) und „CSOM“
(Computer - Supported Organisational Memory) in der dazugehörigen Literatur.
„Organisational Memory Systeme“ (OMS) sind im allgemeinen von der Tatsache
charakterisiert, daß ein ganzes Bündel von Technologien benutzt wird und nicht nur
eine einzelne. Ein besonderes Hindernis bezüglich der Kategoriesation und Ordnung
resultieren aus dem nahem Zusammenhang der Begriffe Information und Wissen.
Diese Begriffe werden üblicherweise sehr inhomogen in einem weitem Bereich
gebraucht und eine Homogenisierung ist bisher nicht vorhanden und wird auch
zukünftig nicht erreicht werden. Das ist nicht sehr überraschend, da ein sehr weiter
Anwendungsbereich existiert. Diese reichen von verhältnismäßig deutlich definierten
Aufgaben (z.B.: Unterstützung der Produktion einer neuen Medizin) über den
unternehmensweiten Einsatz (z.B.: Wissensmanagement) bis hin zu sehr
umfassenden Informationssystemen, die nicht unbedingt speziellen Einfluß auf die
Leistungsfähigkeit des Unternehmens besitzen. Somit könnten OMS als
konventionelle Datensysteme behandelt werden. Die Rechtfertigung für einen
bestimmten Ansatz basiert einerseits auf der ungenügenden Stütze, die von
traditionellen Methoden der Systementwicklung zur Verfügung gestellt werden, und
andererseits auf die besonderen Anforderungen, die von solchen Systemen erwartet
werden, damit sie für die Entwicklung einer Organisation zu einer „lernenden
Organisation“ beitragen.
4. Zusammenfassung
Ein OM ist eine Form des Kollektivgedächtnisses. Verwandte Begriffe sind : Sozial
Memory, Collective Memory, Group Memory, Collaborative Memory und Institunional
Memory. OM ist ein Terminus, der zuerst von der Durkheim – Schule der Soziologie
Ende des letzten Jahrhunderts geprägt wurde. Durkheim behauptete, daß sich
kollektive Erinnerungen aus den Erinnerungen der einzelnen Individuen
zusammensetzen. Diese Teilen die Information miteinander, indem sie Symbole
austauschen. Was ein OM ist konnte bis dato nicht eindeutig festgelegt werden, weil
es für Konzepte der Informationsverarbeitung, die ursprünglich auf biologische
Organismen angewandt wurden, nicht klar ist, ob sie auf gesellschaftliche oder organisationelle Phänomene übertragen werden können. Ein OM kann verstanden
werden als ein Speicher von Informationen über die Vergangenheit einer
Organisation, die sich auf Gegenwartsentscheidungen auswirken. Speicher im informationstheoretischen Sinn ist ein persistenter Typ von Information, der die direkte
Kopplung von Sender und Empfänger aufhebt. Wichtig über diese statistische
Sichtweise hinaus sind die Gewinnung, Erhaltung, Veränderung und
Wiedererlangung von Informationen, die im OM enthalten sind. Die Forschung im
Bereich OM wird von vielen Disziplinen bestritten. Organisationswissenschaftler,
Systemtheoretiker, Ökonomen, Kommunikationswissenschaftler u.v.a.m. haben im
Laufe das letzten Vierteljahrhunderts zu diesem Thema beigetragen.
Ein überwiegender Teil der Arbeiten beschäftigt sich damit, durch was ein OM
verkörpert ist. Der Inhalt eines OM läßt sich danach einteilen, wie konkret bzw. hart
die Information ist : konkret (Daten), semi-konkret (Expertensysteme,
Standardprozeduren), semi-abstrakt (Geschichten, Mythen), abstrakt (Struktur,
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Kultur) siehe unten stehende Tabelle. Noch unergründet ist , in welcher Form Wissen
in Organisationsprozesse eingebettet ist, ebenso wie sich diese aufgrund von
organisationalem Lernen ändern, wie sich Information - Repositories von Firmen
entwickeln usw. .
Form des Wissens
abstrakt, weich
Verkörperung
Struktur, Kultur, Rollen
semi - abstrakt
Geschichten, Mythen
semi - konkret
technisches Know-how,
Standardprozeduren,
Geschäftsregeln
Daten
konkret, hart
Beispiele
Organisationskultur,
informelle Machtstrukturen
Kundenberichte, Anekdoten,
Ereignisse
Problem -, Lösungsverhalten,
Geschäftsprozeßdefinition
Kunden -, Artikelstammdaten,
Verkaufszahlen, technische
Normen, Workflow- Spezifikationen
Es sollte zusammenfassend daran erinnert werden, daß die Begriffe die zitiert
wurden, mit zunehmender Häufigkeit benutzt werden. Dies führt häufig zu
Schwierigkeiten, wenn man versucht diese Begriffe von der Theorie in die Praxis
umzusetzen. Konfusion herrscht noch darin zu verstehen, das Wissensbasen ein Teil
künstlicher Intelligenz sind und gleichzeitig ein Teil des organisatorischen
Informationssystems.
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Themengebiet „Organizational Memory“
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