for all - work4all

Infoblatt
Thema:
Vorlagen erstellen, einbinden und bearbeiten
Mit work … for all! benötigen Sie keine externen
Programme mehr, um Briefe oder Dokumente zu erstellen.
In work … for all! sind OpenOffice und OfficeAnwendungen wie z.B. Microsoft Word bereits
implementiert.
Sie können Ihre Korrespondenz und Dokumente also
komplett über work … for all! erstellen, verwalten und
verschicken.
Natürlich haben Sie die Möglichkeit, für Korrespondenz
und Dokumente verschiedene Microsoft Word Vorlagen zu
hinterlegen, die Sie bequem vor dem Erstellen des
jeweiligen Dokumentes auswählen.
Arten von Vorlagen
work … for all! unterscheidet zwischen verschiedenen
Vorlagen:
-
Vorlagen für Briefe
Hinterlegen Sie eine Vorlage für Briefe, finden Sie sie
unter dem angegebenen Namen (z.B. Standardbrief)
im linken Bereich der Korrespondenzmaske (auch
Briefmaske genannt) unter dem Oberpunkt Vorlagen.
Einzelbriefe arbeiten mit Textmarken, die auf die
Datenbank von work … for all! zugreifen können.
-
Vorlagen für Serienbriefe
Hier eingetragen erscheinen die Vorlagen für
Serienbriefe in der Briefmaske, wenn Sie die
Registerkarte Neuer Serienbrief wählen.
Bei Serienbriefen gibt es einen wesentlichen
Unterscheid zu den normalen Briefen. Hier werden
Seriendruckfelder für variable Daten wie z.B. Adresse
und Anrede eingesetzt. Fixe Daten wie z.B. Datum
werden nach wie vor durch Textmarken erzeugt.
-
Vorlagen für Angebote
Die Vorlagen für Angebote werden hier eingebunden.
Die Standardvorlage wird bei der Installation
mitgeliefert.
Falls Sie etwas darin ändern möchten, setzen Sie
sich bitte mit poin.t in Verbindung.
Die Vorlagen, die Sie hier einbinden, erscheinen in
der Angebotsmaske unter Vorlagen.
-
Vorlagen für Kunden und Projektinfo
Die Kundeninfo (z.B. die Superinfo) wird vertrieblich
genutzt.
Die Projektinfo wird zur Kurzdarstellung des
Projektes zumeist intern genutzt.
-
Vorlagen für Dokumente
Hier werden die Vorlagen für Dokumente (Infofenster
Dokumente im Schreibtisch) hinterlegt.
Bei der Installation werden bereits Standardvorlagen
mitgeliefert. Die Vorlagen enthalten bereits Textmarken,
die auf die Datenbank zugreifen und beim Erstellen von
Briefen oder Serienbriefen sehr hilfreich sind.
Die Vorlagen für Korrespondenz und Dokumente finden
Sie in work … for all! unter my work … for all! –
Allgemeine Einstellungen – Vorlagen/Ordner.
Vorlagen erstellen, einbinden und bearbeiten
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Neue Vorlage in Word erstellen
Textmarken einfügen
Vor dem Einbinden einer Vorlage in work … for all!, steht
die Vorlage selbst. Sie wird in Microsoft Word oder Open
Office erstellt.
Da das Erstellen von Briefvorlagen, Dokumenten,
Angeboten etc. immer gleich ist, erstellen wir in diesem
Kapitel exemplarisch ein einfaches Briefformular /
Serienbriefformular über Microsoft Word.
Bewegen Sie den Cursor an die Stelle, wo die erste
Textmarke (Adresse) eingefügt werden soll.
Unter Menü – Textmarken können Sie die
Textmarken einfügen.
Briefvorlage erstellen:
-
Öffnen Sie ein leeres Dokument in Microsoft Word.
-
Speichern Sie das Dokument unter einem gut
auffindbaren Namen im Vorlagenverzeichnis
(Pfad: Laufwerkname:\work\Vorlagen).
-
Bearbeiten Sie das Dokument, indem Sie zunächst
die Seite einrichten und den Text (z.B. Grußformel)
einfügen.
-
Nun beginnen Sie mit dem Anlegen der Textmarken.
Die Textmarken wurden für work ... for all generiert.
Sie finden am Ende des Infoblattes eine
Textmarkenliste.
Geben Sie Adresse in das leere Feld ein und klicken
auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Anschließend ist die Textmarke Adresse eingefügt.
So gehen Sie vor, bis Sie alle gewünschten
Textmarken eingefügt haben.
Für einen Standardbrief benötigen Sie in der Regel
folgende Textmarken:
o
Adresse (Komplette Anschrift)
o
Notiz (Betreff)
o
Anrede (Briefanrede)
o
Datum (Tagesdatum)
o
Anrechpartner (Schreiber)
o
MyTelefon (Tel. des Schreibers)
o
MyTelefax (Fax des Schreibers)
o
MyEmail (Emailadresse d. Schreibers)
o
BenutzerLang (Schreiber)
Vergessen Sie bitte nicht, die Texte vor dem
endgültigen Speichern der Vorlage zu formatieren.
Vorlagen erstellen, einbinden und bearbeiten
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Serienbriefvorlagen
-
Öffnen Sie ein leeres Dokument in Word.
-
Speichern Sie das Dokument unter einem
eindeutigen Namen im Vorlagenverzeichnis ab (Pfad:
Laufwerkname:\work\Vorlagen).
-
Stellen Sie das Word-Dokument so ein, dass es als
Serienbriefhauptdokument identifiziert werden kann:
-
Wählen Sie in Microsoft Word aus dem Menü Extras
den Befehl Seriendruck. Es erscheint die
Serienbriefmaske von Word. In deren Punkt 1 wählen
Sie Serienbrief erstellen - Aktives Fenster.
Es erscheint folgende Symbolleiste:
-
Bei Punkt 2 geben Sie die Datenquelle an. Wählen
Sie Datenquelle öffnen, und verweisen Sie auf die
Datei Sbriefh.doc im Vorlagenverzeichnis (Pfad:
Laufwerkname:\work\Vorlagen).
Um Seriendruckfelder in das Dokument einzufügen,
wählen Sie bitte die folgende Schaltfläche:
Anschließend erscheint ein kleines Fenster mit
Seriendruckfeldern:
Wählen Sie hier den Punkt Datenbankfelder.
Via Doppelklick auf die entsprechenden Felder, fügen Sie
diese in das Dokument ein.
-
Anschließend werden Sie aufgefordert, das
Hauptdokument zu bearbeiten. Bestätigen Sie dies.
-
Bearbeiten Sie nun die Vorlage mit Textmarken, Text
und Seriendruckfeldern:
Für einen Serienbrief benötigen Sie in der Regel
folgende Textmarken:
o
Notiz (Betreff)
o
Datum (Tagesdatum)
o
Benutzer-Textmarken, wie im
Standardbrief
…und folgende Seriendruckfelder:
o
Adresszeilen 1-9
o
Anrede
Erstellen Sie die Textmarken so, wie auf der
vorangegangenen Seite beschrieben.
Vorlagen erstellen, einbinden und bearbeiten
Tipp: In der Vorlagensteuerung sind bereits Standardbriefund Standardserienbrief-Vorlagen hinterlegt. Diese
können Sie innerhalb der Vorlagensteuerung in my work
… for all! – Allgemeine Einstellungen aufrufen, unter
anderem Namen abspeichern und mit Texteingaben
ergänzen. Dies ist meist nicht so aufwändig, da einige
Textmarken wie Adresse und Ansprechpartner bereits
enthalten sind.
Vorlagen in work … for all! einbinden
Alle Vorlagenarten (Brief, Serienbrief, Angebote etc.)
werden auf ähnliche Art und Weise eingebunden.
Im folgenden wird dieser Vorgang anhand der
Briefvorlagen näher erläutert.
Wechseln Sie innerhalb des Schreibtisches auf die
Registerkarte my work … for all!. Anschließend rufen Sie
die Allgemeinen Einstellungen auf und wählen den Punkt
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Vorlagen/Ordner um in die Vorlagensteuerung zu
gelangen:
Bearbeiten einer bestehenden Vorlage
Rufen Sie die Vorlagensteuerung auf, und wählen Sie den
Ordner der Formularart (Korrespondenz).
Markieren Sie die entsprechende Vorlage und klicken sie
auf die folgende Schaltfläche:
Anschließend wir die markierte Vorlage geöffnet.
Führen Sie die Änderungen in der Vorlage durch (z. B.
Textmarken einfügen).
Im linken Bereich der Vorlagensteuerung befinden sich die
beiden Oberpunkte Ordner und Vorlagen:
Brief- und Dokumentklassen
Im Folgenden stellen wir Ihnen die Brief- und
Dokumentklassen vor:
Briefklassen aufrufen
Rufen Sie im Schreibtisch die Registerkarte
my work … for all! auf und klicken Sie anschließend auf
die Schaltfläche Allgemeine Einstellungen.
Innerhalb der Maske Allgemeine Einstellungen wählen Sie
die Schaltfläche Vorlagen/Ordner um in die
Vorlagensteuerung zu gelangen:
Die Ordner stellen die Briefklassen dar, in denen die
Vorlagen liegen.
Der Punkt Vorlagen beinhaltet alle Vorlagen, die sich in
work … for all! befinden.
Wenn Sie eine neue Vorlage erstellt haben, weisen ihr hier
einen entsprechenden Ordner (z.B. Tagesgeschäft) zu.
Um eine Vorlage in work … for all! einzubinden, zu
bearbeiten oder zu löschen benötigen Sie die die
folgenden Schaltflächen:
Anlegen einer neuen Vorlage
Im linken Bereich der Vorlagensteuerung finden Sie die
Oberpunkte Ordner und Vorlagen:
Bearbeiten einer bestehenden Vorlage
Löschen einer Vorlage
Klicken Sie nun auf das + um Ihre neue Vorlage
einzubinden.
-Funktionen derzeit noch nicht verfügbar! -
Vorlagen erstellen, einbinden und bearbeiten
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Die Ordner stellen die Briefklassen dar.
In der Teilmaske Briefklassen legen Sie im ersten Schritt
die Ordner an, die in Ihrer Briefmaskemaske die Briefe
gliedern sollen.
Der Punkt Vorlagen beinhaltetalle Vorlagen, die sich in
work … for all! befinden.
Wenn Sie eine neue Vorlage erstellt haben, binden Sie sie
hier unter Vorlagen ein und weisen ihr einen
entsprechenden Ordner (z.B. Tagesgeschäft) zu.
Textmarken für Briefe
Bezeichnung
Bedeutung
Abteilung
Abteilung des Ansprechpartners
Adresse
Komplette Adresse inkl.
Firmennamen,
Ansprechpartner, ggf.
Abteilung, einer Leerzeile vor
der Ortsbezeichnung
Anrede
Anrede des Ansprechpartners
vor dem Fließtext des Briefes:
"Sehr geehrter Herr". Falls kein
Ansprechpartner: "Sehr geehrte
Damen und Herren",
Ansprechpartner
Anrede im Adresskopf, z. B.
"Herrn Jürgen Maier."
BenutzerLang:
Name des Anwenders, der sich
unter Datei/Benutzer- & Programmrechte (Langform)
befindet. Damit ist es möglich,
die gleiche Vorlage von
mehreren Benutzern zu
verwenden.
Datum
Format hängt von den
Einstellungen in Ihrem Rechner
ab (Systemsteuerung Ländereinstellungen), z. B.
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tt.mm.jjjj.
Email
Fügt die E-Mail-Adresse des
Kunden oder des
Ansprechpartners ein.
Feld1 – Feld5
Platzhalter für kundeneigene
Textmarken
Firma1 – Firma3
Die einzelnen Zeilen der
Adresse, bei Privatadressen
logisch vorbereitet.
Firma_Zeile1 –
Firma_Zeile3
Die einzelnen Zeilen der
Adresse, bei Privatadressen
logisch vorbereitet.
Kurzname
Kurzform des Benutzers in
Benutzer - Programmrechte Benutzerauswahl (meist Voroder Nachname)
MyAbteilung
Abteilungsangabe des
Benutzers
MyEMail
E-Mail-Adresse, die bei dem
jeweiligen Benutzer hinterlegt
ist.
IA
im Auftrag (i. A.) plus Benutzer
am Briefende schreiben
(Benutzerübersicht, Schalter
setzen)
MyTelefax
Telefaxnummer des Benutzers
MyTelefon
Telefonnummer des Benutzers
Notiz
Dies ist der Betreff, der auch im
Infofenster Korrespondenz zu
sehen ist.
Nummer
Kundennummer
Ort
Ortsbezeichnung
Postleitzahl
Postleitzahl des Kunden
Projektname, Projekt
Kurzbezeichnung des Projekts
Projektnummer
Nummer des zugeordneten
Projekts
Schreibbeginn
An dieser Stelle wird der
Fließtext des Briefs eingefügt.
Staat
Länderkennzeichen
Straße
Straße der Kundenadresse
Telefax
Telefaxnummer des Kunden als
Zusammensetzung der
Zentrale-Nummer und der FaxDurchwahl. Beispiel: Zentrale
hat 06654-9898-0,
Ansprechpartner zugeordnet
mit eigener Faxnummer ergibt
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06654-9898-44.
Preiszusammenstellung
Variante für
Positionstabelle
Projektname
Bezeichnung des
zugeordneten Projekts
Projektnummer
Nummer des Projekts
rebetrag
Gesamtsumme
Textmarken für das Auftragswesen
rebetragEuro
Gesamtsumme in Euro
umgerechnet
Fast alle Textmarken für Briefe sind auch hier in der
gleichen Logik verwendbar.
skonto
Skontobetrag in EUR
skontobis
Skontofrist als Datum
Skontofrist
Tage der Skontofrist
skontoProzent
Skontoprozentwert ohne
Prozentzeichen
Telefon
Telefonnummer des Kunden
UnserZeichen
Kurzform, zu finden unter Datei
- Benutzer - Programmrechte
(Zeichen).
Bezeichnung
Bedeutung
Art
Auftragsstatus
Auftragsdatum
Auftragsdatum
Auftragsnummer
Übernahme der
Auftragsnummer bei
Rechnungen
UstID
UmsatzsteuerIdentifikationsnummer in
der Kundenmaske
BenutzerKurz
Kurzform des Benutzers
(Datei - Benutzer Programmrechte)
unsereKundennummer
BriefAnrede
Anrede des
Ansprechpartners
Unsere Kundennummer
beim Lieferanten (kann bei
Bestellungen eingefügt
werden)
Währung
Individuelle Kundenfelder
mit eigener Definition
Textmarke für die
ausgewählte Währung
Währung0 – Währung9
Wie Textmarke (Währung)
zur mehrmaligen
Benutzung.
Zahlungsfrist
Tage der Zahlungsfrist
zdatum
Fälligkeitsdatum
Feld1 bis Feld7
FußText
Floskeltext für den
Fußtext.
IhrZeichen
Zeichen des Kunden,
Teilmaske Sonstiges bei
Kunden
KopfText
Floskeltext für den
Auftragskopf
Kundennummer
Debitorennummer
mwst15
Mwst. 16 %
mwst7
Mwst. 7 %
mwststandard
Erster Mwst.-Satz aus den
Stammdaten – Generelle
Einstellungen
Nebenadresse1 –
Nebenadresse3
Zugeordnete
Nebenadressen
Nettosumme
Nettobetrag ohne MwSt
Notiz
Notizfeld in der Teilmaske
Nummer
Angebots-/Rechnungs/Bestellungs-/Gutschriften/Auftrags- oder
Lieferscheinnummer
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Textmarken für den Kontaktbericht
Bezeichnung
Bedeutung
Autotelefon
Feld Autotelefon wird beim
Kunden hinterlegt
BenutzerLang
Langform in Datei Benutzer- und
Programmrechte. Hier
K_BenutzerLang
Bezug
Telefonat (oder
WHATTODO, oder Termin)
vom + Datum inkl. Uhrzeit
+ Notiz des Termins etc.
Erstkontakt
Datum und Benutzer, der
den Kunden eingegeben
hat.
Gesprächspunkte
Komplette Tabelle aus
dem Kontaktbericht
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(Tabelle mit 4 Spalten, in
die erste wird die
Textmarke gelegt).
Adresse
komplette Kundenadresse
Ansprechpartner
Liste mit allen dem Kunden
zugeordneten
Ansprechpartnern. Liste
mit 6 Spalten (Name,
Funktion, Abteilung,
Telefon, Telefax,
Mobilfunk.
Auftragsdaten
Datum und Benutzer, der
den Kunden zuletzt
bearbeitet hat
Alle dem Kunden
zugeordneten Aufträgen,
Liste mit 4 Spalten (Datum,
Art, Notiz,
Auftragsnummer).
Autotelefon
Kundennotiz aus dem
Schreibtisch
Feld Autotelefon, wird
beim Kunden hinterlegt
Erstkontakt
Datum und Benutzer, der
den Kunden zuletzt
bearbeitet hat.
Feld1 – Feld5
Inhalte der
kundenindividuellen Felder
IhreTeilnehmer
Teilnehmer des Kunden
(werden in work ... for all!Kontaktbericht
eingetragen).
Internet
Internetadresse, diese wird
in der Kundenmaske
(Teilmaske Individuell)
hinterlegt.
Letztkontakt
Notiz
TeilnehmerKunden
Teilnehmer aus Ihrem
Hause (werden ebenfalls
im Kontaktbericht
eingegeben).
Telefax
Faxnummer des Kunden
Feld1Bez – Feld5Bez
Telefon
Telefonnummer des
Kunden
Feldnamen der
kundenindividuellen Felder
Internet
Internetadresse des
Kunden (Kundenmaske,
Teilmaske "Individuelle
Felder")
Kartei
Lieferadresse des Kunden,
Liste mit 8 Spalten
(Name1, Name2, Straße,
PLZ, Ort, Telefon, Fax,
Zusatz).
Kontaktdaten
Alle Briefe, Termine,
Telefonate und Whattodos
des Kunden im Überblick,
Liste mit 4 Spalten (Datum
+ Uhrzeit, Art, Notiz,
Benutzer).
Letztkontakt
Datum und Benutzer, der
den Kunden zuletzt
bearbeitet hat.
Notiz
Beim Kunden hinterlegte
Notiz
Skonto
Beim Kunden hinterlegte
Höhe für Skonto
Textmarken für die Superinfo
Skontofrist
Hinterlegte Frist für Skonto
Die Superinfo ist bei Kunden und Lieferanten identisch.
Sie wird im Stammdatenfenster auf gleichnamigem
Symbol aufgerufen.
Telefax
Telefaxnummer
Telefon
Telefonnummer
Umsatzzahlen
Alle Ausgangsrechnungen
an den Kunden, Liste mit
Textmarken für das Kontaktmanagement
Sie haben im Kontaktmanagement die Möglichkeit,
Termin-, Telefonats- und Whattodo-Listen zu drucken.
Bezeichnung
Bedeutung
Bezug
"Telefonat (oder Termin
bzw. Whattodo) vom" +
Datum inkl. Uhrzeit.
Details
Bezeichnung
Inhalt des Telefonats
(etc.), Tabelle mit 5
Spalten, in die erste wird
die Textmarke gelegt
Bedeutung
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drei Spalten
(Datum/Nummer/ Umsatz
+ Gesamtumsatz in letzter
Zeile).
Verteiler
Alle zugeordneten
Verteiler.
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