Moderationstechnik
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Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Moderationstechnik COMPASS GmbH Karsten Palme Hardefuststr. 1 50677 Köln 0221- 94 33 96 38 [email protected] www.compass-cbs.de 75946201 Seite: 1 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Inhaltsverzeichnis Seite 1. Moderationstechnik zur Lösung komplexer Aufgaben 3 2. Was ist Moderation? 2.1 Ziele definieren 2.2 Teammitarbeiter auswählen 2.3 Technik, Raum und Material bereitstellen 2.4 Planungsablauf organisieren 4 4 5 6 11 3. Ablauf einer Moderationsveranstaltung 3.1 Aufwärmphase gestalten 3.2 Moderationstechnik erläutern 3.3 Sachproblem darstellen 3.4 Erste Ideen sammeln 3.5 Ideen bewerten 3.6 Teilprobleme bilden 3.7 Kleingruppen bilden 3.8 Regeln der Kleingruppenarbeit festlegen 3.9 Kleingruppen-Ergebnisse präsentieren 12 12 15 15 16 18 20 20 21 22 4. Dramaturgie einer Moderationsveranstaltung 23 5. Moderierte Routinebesprechungen 5.1 Vorbereitung einer Besprechung 5.2 Verhalten bei einer Besprechung 5.3 Ablauf einer Besprechung 26 27 31 31 6. Techniken der Ideensammlung 6.1 Kärtchenabfrage 6.2 Brainstorming 6.3 Zuruffrage 33 33 34 35 7. Spielregeln für Teamarbeit 36 8. Fragetechniken 37 9. Aufgaben des Moderators 38 10. Visualisierungselemente 38 11. Präsentationsregeln 39 12. Maßnahmenkatalog und Meinungsbild 39 13. Abschluss einer Moderationsveranstaltung 41 14. Weiterführende Literatur 43 75946201 Seite: 2 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] 1. Moderationstechnik zur Lösung komplexer Aufgaben Produktionsstätten, Büros und Verwaltung wurden und werden in immer stärkerem Maße rationalisiert, modernisiert und den Bedürfnissen der arbeitenden Menschen angepasst. Der Einzug der Mikroelektronik in alle Bereiche eines Betriebes führt dazu, dass eine immer stärkere Vernetzung der Arbeitsabläufe und der Arbeitsorganisation einsetzt, die sehr komplexe Problemstellungen hervorruft. Es ist kaum möglich, dass ein Planer ein Detailproblem löst, ohne dass dadurch neue Probleme an den Schnittstellen zu anderen Bereichen entstehen. Die Gesamtschau wird immer dringlicher. Dabei ergeben sich in der Praxis jedoch erhebliche Probleme, wenn verschiedene Abteilungen und verschiedene Fachleute miteinander zu gemeinsamen Lösungen finden müssen und dies in möglichst kurzer Zeit. Organisatoren, Planer, Projektleiter und Manager benötigen diese Technik wie einen Werkzeugkasten, wenn das Unternehmen Wettbewerbsvorteile durch Zusammenfassung der eigenen Ressourcen und der Kenntnisse der Mitarbeiter gewinnen will. Die Moderationstechnik stützt und entwickelt die latenten Kreativitätspotentiale der Mitarbeiter. Gerade umfassende Rationalisierungs- und Organisationsmaßnahmen sind nur möglich, wenn die Einbeziehung aller verantwortlichen Abteilungen bereits im Planungsprozess einsetzt. Herkömmliche Techniken wie unstrukturierte Besprechungen, Fachgespräche, schriftliche Abstimmungsprozesse, Einsatz von Planungsabteilungen und ähnliches versagen immer dann, wenn der Zeitfaktor eine große Rolle spielt und wenn der Sachverstand der einzelnen Fachleute unmittelbar zur Projektlösung zusammengefasst werden muss. Hier setzt die Moderationsmethode als die Methode ein, die es ermöglicht, in kürzester Zeit konkrete Problemlösungen gemeinsam zu erarbeiten. Auch konventionelle Routinebesprechungen lassen sich damit entscheidend verbessern. Die Moderationstechnik verfolgt als generelles Ziel, Planungsprozesse gemeinsam durch mehrere Mitarbeiter gestalten zu lassen und gleichzeitig die Gedanken und Abläufe zu visualisieren. Damit wird es möglich, dass zu jedem Zeitpunkt Interessierte über den Stand der Planung informiert werden und mit Hilfe bestimmter Techniken und Vorgehensweisen ihre Meinung kundtun können. Dies bedeutet, dass praktisch eine "offene Planung" möglich ist, bei der sich jeder Fachmann oder jede interessierte Abteilung mit einbeziehen lässt. Kriterien für die Einsatzmöglichkeit einer Moderation sind demnach: - Das Fachwissen mehrerer Mitarbeiter ist erforderlich - Die Problemstellung ist äußerst komplex und umfasst mehrere Arbeitsbereiche - Es existieren unterschiedliche Meinungen unterschiedlicher Fachleute - Die Mitwirkung an der Planung von verschiedenen Mitarbeitern ist unbedingt erforderlich - Der Planungsprozess muss sichtbar und offen dargelegt sein - Verschiedene Alternativen und Lösungsansätze sind erwünscht - Die Lösungsansätze sollen in kürzester Zeit konzentriert erarbeitet werden - Das Gesamtproblem ist nicht durch Rechenvorgänge, durch Konstruktion, durch einfaches Sammeln von Fakten oder ähnliche eindimensionale Vorgehensweisen lösbar. - Besprechungen sollen effizienter und zeitsparender ablaufen Liegen ein oder mehrere der oben genannten Merkmale vor, empfiehlt es sich, den Einsatz der Moderation vorzusehen. 75946201 Seite: 3 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] 2. Was ist Moderation? Die Moderationsmethode ist keine wissenschaftliche oder in sich geschlossene Methode, vielmehr versucht sie, mit geeigneten Instrumentarien und Vorgehensweisen die Kommunikation verschiedener Personen auf ein gemeinsames Ziel hin auszurichten. Alle diesem Ziel dienenden Verfahren und Regeln können innerhalb der Moderationsmethode eingebaut werden, so dass auch die Erfahrungen bereits vorhandener praktikabler Methoden eingebracht werden können. Maßgebend für die Durchführung einer moderierten Veranstaltung ist weniger theoretisches Wissen als vielmehr praktische Erfahrung und insbesondere Geschick im Umgang mit Menschen. Die im folgenden dargestellten Hilfsmittel können nicht für sich allein zum Erfolg führen, sondern immer nur ihr Zusammenwirken, das sich ganz entscheidend nach der Problemstellung ausrichtet. Die Moderation enthält eine methodische Ebene und eine Erlebnisebene. Während die methodische Ebene Werkzeuge und Instrumentarien zur Verfügung stellt, mit deren Hilfe Kommunikationsprozesse gestaltet werden können, besteht die Erlebnisebene in der Regel aus gruppendynamischen Prozessen, deren Steuerung situationsbezogen erfolgen muss. Hierzu gehört auch die Erfahrungswelt der Teilnehmer, die sich mit zunehmender Häufigkeit der Teilnahme an moderierten Sitzungen oder Besprechungen immer positiver auf das Endergebnis auswirkt. Konkret bedeutet dies, dass vom Moderator die Methoden und Instrumentarien der Gruppe angeboten werden müssen, die Mitglieder der Gruppe müssen diese Methoden akzeptieren und gleichzeitig sich selbst als Persönlichkeit in das Team einbringen. Rein hierarchisch veranlagte Mitarbeiter mit starken autoritären Zügen haben deshalb in einer Moderationsgruppe außerordentliche Schwierigkeiten und sind in der Regel eher geneigt, aus dem Gruppenprozess auszuscheiden als ihr Verhalten zu ändern. Umgekehrt können autoritär veranlagte Moderatoren eine Gruppe nur schwer zu einer fruchtbaren Zusammenarbeit führen, da die Erlebnisebene starken Störungen unterworfen ist. Die Moderationsmethode strebt an, eine Gruppe von Personen zu einem Team zusammenwachsen zu lassen, um daraus in kürzester Zeit bestmögliche Ergebnisse bezüglich eines konkreten Problems zu erreichen. Das Merkmal des Umgangs miteinander besteht darin, das Diskussionen visualisiert werden, das heißt Gedankengänge, Ideen, Bewertungen, Sortierungen und Entwicklung von Konzepten stets schriftlich festgehalten werden und zwar so, dass sie für die Gesamtgruppe jederzeit sichtbar sind. Dabei wird von der methodischen Seite her stark auf eine Trennung zwischen Ideenphasen und Bewertungsphasen Wert gelegt. Die Gruppe selbst wird methodisch und durch Instrumente dazu gebracht, offen Ideen auszutauschen und offen mit Kritik und Bewertung miteinander umzugehen. Andererseits wird die Kreativität der Mitarbeiter stark gefördert bzw. in Anspruch genommen, was wiederum zu verblüffenden und höchst interessanten Ergebnissen in kürzester Zeit führen kann. Dem Moderator obliegt die generelle Aufgabe, nach einer Vorbereitungsphase die Gruppe zu lenken, ohne sie fachlich entscheidend zu beeinflussen. Allerdings sollte der Moderator über soviel Fachkenntnis verfügen, dass er die Fachgespräche und -diskussionen der Mitarbeiter versteht und daraus Schlüsse für weitere Vorgehensweisen ableiten kann. Neben dem Methodenbereich und dem Erlebnisbereich (Teamarbeitsregeln) bedarf es auch einer organisatorisch-technischen Vorbereitung, die insbesondere den Raum, die benötigten Gerätschaften und das Material betreffen. Im folgenden werden nun die einzelnen Elemente kurzgefasst zusammen dargestellt. 2.1 Ziele definieren Das Zusammenwirken verschiedener Menschen auf ein gemeinsames Ziel hin setzt voraus, dass dieses Ziel definiert ist. In der Regel ist es deshalb erforderlich, dass von der Geschäftsführung oder dem Auftraggeber eine klar umrissene Zielvorgabe oder eine ebenso klare Beschreibung des Problemfeldes vorliegt. Mit der Frage "Was soll erreicht werden?", ist auch eine Eingrenzung des Problemfeldes erforderlich. Die Eingrenzung darf jedoch nicht soweit führen, dass das Problem auf ein rein fachliches Problem zurückgeführt wird, das beispielsweise durch einen 75946201 Seite: 4 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Experten gelöst werden könnte. Ganz im Gegenteil sind im betrieblichen Alltag häufig Einzelprobleme eher zu verallgemeinern, damit neuartige Lösungsansätze gefunden werden können. Eine Verengung auf ein Detailproblem ist in der Regel Anlass, einen Spezialisten mit der Lösung zu beauftragen und nicht eine Gruppe von unterschiedlichen Fachleuten. Aufgabe Moderators ist es, in einer Vorbereitungsphase mit dem Auftraggeber zu klären, welche Ziele in welcher Zeit erreicht werden sollen. Auch das mögliche Ergebnis müsste abgeschätzt werden: Soll es sich um einen Aufgabenkatalog handeln, werden Alternativkonzepte gewünscht, ist ein einziger Lösungsvorschlag zu erarbeiten, soll die Realisierungsphase in die Planung mit einbezogen werden? Alle diese Fragen beeinflussen insbesondere die Tiefe der Teamarbeit wie auch deren zeitliche Länge. Dabei muss der Moderator aufgrund seiner Erfahrung eine Abschätzung der benötigten Zeit vornehmen und dies mit dem Auftraggeber abstimmen. Auch ist die Frage zu klären, ob die moderierte Tagung an einem Stück, also beispielsweise über mehrere Tage ununterbrochen durchgeführt werden, oder ob in mehreren Etappen die Gruppe zusammenarbeiten soll. In jedem Fall sollte die Zielvorgabe wie die Problembeschreibung durch den Auftraggeber schriftlich festgelegt werden. 2.2 Teammitarbeiter auswählen In Abhängigkeit von der Themenstellung muss die Auswahl der Mitarbeiter erfolgen und die Frage geklärt werden, ob ein oder mehrere Moderatoren erforderlich sind. Die erste Frage hängt davon ab, welche Fachkenntnisse in der Gruppe vorhanden sein sollen, ob Abteilungsvertretung notwendig ist, welche Kompetenzen in der Gruppe vorhanden sein müssen, damit Zwischenentscheidungen gefällt werden können. Jedoch sind auch Merkmale eher persönlichen Charakters von Bedeutung: Beispielsweise die Frage nach der Kreativität eines Mitarbeiters, nach seinem Teamarbeitsverhalten, nach seiner Fähigkeit, mit anderen Menschen zusammenzuwirken und es stellt sich auch die Frage, in welchen Hierarchieebenen die Mitarbeiter angesiedelt sind. Für den Moderator ist hierbei wichtig: o Es sollten so viele Fachkenntnisse vorhanden sein, dass ein reibungsloser Planungsablauf möglich ist, Spezialfragen können jedoch durchaus ausgeklammert werden und durch Hinzuziehung externer Fachleute von Fall zu Fall geklärt werden. o Abteilungsvertretung ist notwendig, wenn es sich um organisatorische Probleme handelt, die mehrere Abteilungen direkt betreffen. o Entscheidungsbefugnis ist erforderlich, wenn während des Planungsprozesses Detailentscheidungen erforderlich sind, die sofort geklärt werden müssen, um zeitliche Verzögerungen zu verhindern. o Kreativität bedeutet, dass die Mitarbeiter neue Ideen einbringen, ggf. über Kreativitätstechniken geschult wurden oder völlig anderen Bereichen entstammen und damit der Gefahr der "Betriebsblindheit" entgehen. o Teamarbeitsverhalten und die Fähigkeit dazu ist erforderlich, um ein Miteinander mit möglichst kurzer Anlaufphase zu erreichen und um unnötige Störungen zu vermeiden. o Bei den Hierarchieebenen ist eine möglichst gleichartige Ebene anzustreben, zu große Unterschiede können das Verhalten der Teammitglieder entscheiden und zum Negativen verändern. o Sämtliche Mitarbeiter im Team sollten eine Schulung mitgemacht haben, die sie mit den Grundzügen der Teamarbeit mit Verhaltensweisen, Akzeptanzfragen und den wichtigsten gruppendynamischen Prozessen vertraut gemacht hat. Kann diese Schulung nicht vor der Moderation erfolgen, sollte sie zu Beginn wenigstens in Kurzform vorgeschaltet werden. 75946201 Seite: 5 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] o Der Einsatz eines oder mehrerer Moderatoren hängt von der Gruppengröße ab. Eine Gruppe von 20 bis 25 Personen kann durch einen Moderator gerade noch bewältigt werden. Notfalls kann man ihn durch eine Hilfsperson unterstützen, die nach seinen Anweisungen technischorganisatorische Aufgaben übernimmt. Bei größeren Gruppen sind entsprechend mehr Moderatoren erforderlich. o Bei einer moderierten Besprechung kann der Moderator oder ein anderer Besprechungsleiter selbst die Aufgaben des Moderators wahrnehmen. 2.3 Technik, Raum und Material bereitstellen Obwohl die Methode mit einfachen technischen Hilfsmitteln arbeitet, sind gewisse Grundvoraussetzungen zu erfüllen: o Technische Geräte: Das wichtigste Gerät sind sogenannte Pinwände. Hierbei handelt es sich um große Tafeln mit den Minimalmaßen 125 x 150 cm. Die Tafeln sind auf eigenen Ständern befestigt und verhältnismäßig leicht. Sie werden mit Packpapier, das so dick sein sollte, dass sich ein dicker Filzstift nicht sofort durchdrückt, bespannt. Das Packpapier dient dazu, sämtliche Informationen in Schriftform aufzunehmen. Die Wände sind verstellbar und können in unterschiedlichen Anordnungen benutzt werden (Abbildung 1 und 2). Für zusätzliche Informationen können auch Arbeitsprojektoren oder Diaprojektoren eingesetzt werden. o Räumlichkeiten: Im Prinzip kann der Raum nicht groß genug sein. Natürlich ist bei einer größeren Anzahl von Teilnehmern ein größerer Raum notwendig. Generelle Angaben lassen sich jedoch nicht machen, vgl. als Beispiel Abbildung 1. Für die Raumgestaltung ist es wichtig, dass er im Grundriß eher einem Quadrat als einem schmalen und langen Rechteck ähnelt. Die üblichen Tische sollten bis auf wenige entfernt werden. Die Stühle sollten leicht verschiebbar sein. Besonders geeignet sind spezielle Moderationstische in dreieckiger Form, die dazu dienen, Moderationsmaterial, Gläser oder Kaffeetassen aufzunehmen. Eine starre Einrichtung des Raumes wie bei Vortragssälen oder bei Besprechungszimmern ist nicht geeignet. Dies rührt daher, dass im Verlaufe der Moderation sich die Gesamtgruppe immer wieder in Kleingruppen aufteilt, die Stellwände umstellt und damit auch die Stühle verstellt. Die Wände des Raumes sollten zumindest an zwei oder drei Seiten so gestaltet sein, dass dort fertige Plakate, die aus dem Packpapier entstanden sind, mit Klebebändern oder Stecknadeln angehängt werden können. 75946201 Seite: 6 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Abbildung 1: Einrichtung eines Moderationsraumes (für Eröffnung, Plenum, Präsentation: Raumgröße 10 x 12 m für 10 - 12 Teilnehmer) Abbildung 2: Einrichtung eines Moderationsraumes für 3 Kleingruppen (Beispiel) 75946201 Seite: 7 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Abbildung 3: Moderatorenkoffer mit Moderationsmaterial auf fahrbarem Untergestell Quelle: Werkfoto Neuland 75946201 Seite: 8 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] o Arbeitsmaterial: Für die visuelle Darstellung von Gedanken und Überlegungen wird einfaches Packpapier mit einer gewissen Stärke benutzt, dicke Filzstifte sollten das Packpapier nicht völlig durchdringen. Damit jederzeit das Geschriebene auch aus größerer Entfernung lesbar ist, sollte mit dicken Filzstiften geschrieben werden, die in etwa eine Schriftbreite von 5 mm oder mehr haben. Um Gedanken sammeln und ordnen zu können, werden Kärtchen der verschiedensten Form eingesetzt, die auch mit unterschiedlichen Farben versehen werden können. Um diese Kärtchen an den Packpapierwänden zu befestigen, sind Nadeln erforderlich. Klebestifte dienen dazu, die mit Nadeln provisorisch befestigten Kärtchen endgültig nach dem Sortieren anzukleben. Da gelegentlich Fehler passieren und Gestaltungsvarianten vorgenommen werden, empfiehlt sich auch die Bereitstellung von Scheren. Auf dem Markt werden sogenannte Moderatorenkoffer angeboten, die alle diese notwendigen Utensilien in einer Grundausstattung enthalten. Abbildung 3 zeigt einen derartigen Moderatorenwagen. Abbildung 4 gibt die Bestückung mit Material an. Für die Praxis hat sich herausgestellt, dass insbesondere die rechteckigen und die ovalen Kärtchen in größerer Stückzahl ständig benötigt werden. Es lohnt sich deshalb, für den eigenen Bedarf einen gewissen Vorrat dieser Materialien anzulegen. 75946201 Seite: 9 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Abbildung 4: Material für Moderation (Anhaltswerte in Abhängigkeit von Teilnehmerzahl und Veranstaltungsdauer) 75946201 Seite: 10 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] 2.4 Planungsablauf organisieren Mit dem Auftraggeber sollte der Moderator auf jeden Fall den zeitlichen Ablauf des Planungsprozesses klären. Dabei ist es sowohl möglich, o ein- bis dreitägige Klausurtagungen geschlossen abzuhalten oder o in verschiedenen Planungsschritten mit zeitlichen Abständen zwei bis vierstündige Planungsrunden durchzuführen. Moderierte Besprechungen laufen im gleichen Zeitrahmen wie bisher ab (1,5 - 3 Stunden). Diese Angaben zeigen bereits die Grenzen der zeitlichen Gestaltung auf: Bei weniger als einem Tag ist meist bei komplexeren Problemen eine Problemlösung oder der Ansatz dazu nicht erreichbar. Bei Moderationstagungen über drei Tage hinaus treten starke Erschöpfungserscheinungen bei den Teilnehmern auf, da in der Regel bei zwei- oder dreitägigen Klausuren die Abende mit einbezogen werden, insbesondere wenn sehr komplexe Probleme anstehen. Eine Ausdehnung über drei Tage hinaus würde deshalb das Ergebnis kaum verbessern. Besser ist es, eine zweite Moderationsveranstaltung nach einem gewissen zeitlichen Abstand anzusetzen. Hinzu kommt, dass nach drei Tagen Teamarbeit die mitwirkenden Personen auch in ihrem Ideenvorrat erschöpft sind. Im zeitlichen Abstand ablaufende kürzere Planungseinheiten sollten mindestens zwei bis vier Stunden dauern, kürzere Zeiten sind wenig ergiebig, da sie kaum Kleingruppenarbeit zulassen. Die Ausdehnung nach oben kann jedoch ohne weiteres bis zu einem ganzen Tag oder mehr erfolgen. Diese Form ist jedoch nur dann möglich, wenn die Teammitglieder über hinreichende Erfahrungen mit moderierten Veranstaltungen verfügen, da eine Einführungsphase wegen der Kürze der Zeit entfallen muss und alle sofort arbeitsbereit sein sollten. Dies gilt insbesondere für moderierte Besprechungen. Mit dem Auftraggeber ist des weiteren zu klären, an welchen Stellen des Planungsprozesses welche Entscheidungsträger eingeschaltet werden sollen. Wenn der Auftraggeber als Einzelperson allein zuständig ist, ist keine besondere Organisation erforderlich. Er sollte während des Planungsprozesses ansprechbar sein, um bei Bedarf sofort eine Entscheidung treffen zu können, braucht jedoch während der Teamarbeit und der moderierten Veranstaltung nicht ständig anwesend zu sein. In jedem Fall muss er bei der Präsentation der Schlussergebnisse durch das Arbeitsteam anwesend sein. Sind mehrere Abteilungen von der Lösung des gesamten Problems abhängig, stellt sich die Frage, wie die Interessen der Abteilungen und ihrer Leiter eingebracht werden können, ohne dass die Teamarbeit ständig unterbrochen wird. Der Moderator sollte deshalb anregen, zwei Gremien mit unterschiedlichen Funktionen zu schaffen: Das Entscheidungsgremium und das Beratungsgremium. o Entscheidungsgremium Bei diesem Gremium handelt es sich um Entscheider, die letztlich über die Realisierung der Vorschläge befinden müssen. Es sollten diejenigen Personen vertreten sein, die sich bei der Abschlusspräsentation die Ergebnisse präsentieren lassen und danach konkrete Realisierungsentscheidungen treffen. Hierzu gehören auch der oder die Auftraggeber. Während des Planungsprozesses können sie sich zwar an jeder beliebigen Stelle durch das Prinzip der "offenen Planung" über den Planungsfortschritt informieren, eine Mitarbeit im Team ist jedoch nicht vorzusehen. 75946201 Seite: 11 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] o Beratungsgremium Werden viele Abteilungen von der Arbeit der Planungsgruppen tangiert, können jedoch wegen der Begrenzung der Gruppengröße nicht völlig mit in das Planungsteam integriert werden, dann ist ein Beratungsgremium vorzusehen. In ihm wirken alle Abteilungen mit, die nicht durch eigene Mitarbeiter in der Planungsgruppe vertreten sind, jedoch von den Ergebnissen berührt werden. Sie haben das Recht, zu jeder beliebigen Zeit sich vom Planungsteam über den Fortschritt der Arbeiten informieren zu lassen und sie sollten auch dann vom Planungsteam eingeschaltet werden, wenn Vorschläge abteilungsübergreifend wirken. Sie haben jedoch nur das Recht, ihre eigenen Vorstellungen und Ideen einzubringen. Eine Entscheidung über Lösungsansätze oder Alternativen werden nicht von ihnen getroffen. Sie gewährleisten jedoch, dass die Akzeptanz der gefunden Lösungen in den beteiligten Abteilungen erreicht wird. 3. Ablauf einer Moderationsveranstaltung Wenn eine gemeinsame Planung ein gemeinsames Ziel erreichen soll und dabei viele beteiligt sind, ist es erforderlich, einen methodischen Ablauf vorzugeben, an den sich alle halten. Dabei ist wegen des hohen Freiheitsgrades der Moderationsmethode genügend Spielraum gegeben, um bestimmte Reihenfolgen und Abläufe ständig zu variieren. Die Grundprinzipien sollten bei jeder moderierten Veranstaltung jedoch immer eingehalten werden. Dazu gehören beispielsweise alle Überlegungen, wie sie in Kap. 2 über Ziele, Mitarbeiterauswahl, Organisation, Raumfragen, Terminfestlegung usw. getroffen wurden. Auch ist es notwendig, das Endergebnis oder einen Endtermin für die Planung vorzugeben. Dann aber kann mit der Durchführung begonnen werden, die folgende Merkmale aufweist. 3.1 Aufwärmphase gestalten Wenn man sich in einem Freundeskreis häufig trifft, wird man sehr schnell offen über alle Probleme reden können und sich mit anderen verstehen. Ähnliche Situationen trifft man häufig im Betrieb an, wo eine Gruppe von Mitarbeitern ständig zusammenarbeitet und demzufolge sich auch sehr gut kennt. Für eine solche Gruppe spielt die Aufwärmphase nur eine untergeordnete Rolle und sollte lediglich dazu benutzt werden, die Ziele, das Problem und die Methode kurz zu umreißen. Sind jedoch Mitarbeiter unterschiedlicher Betriebe oder Abteilungen im Planungsteam vereinigt, die sich nicht kennen, ist zu Beginn einer moderierten Veranstaltung eine Aufwärmphase vorzunehmen. Wie jedermann am eigenen Leib erleben kann, ist es zumindest ein fremdartiges Gefühl, in einen Raum einzutreten, in dem sich zehn Personen befinden, die man nicht kennt. Kaum einer wird in der Lage sein, bei einer solchen Situation beispielsweise sofort spontan kreative Ideen zu produzieren, vielmehr ist er damit beschäftigt, seinen Standort und seine Rolle innerhalb der Gruppe festzustellen. Derartige Gedanken hindern ihn daran, sich auf ein neues und fremdes Ziel zu konzentrieren und auf eine Lösung hin zu arbeiten. Entstehen darüber hinaus durch falsche Verhaltensweisen zu Beginn in einer Gruppe Spannungen und Aggressivität, etwa aus Abteilungsdenken, aus Verteidigungsdenken oder aus dem Gefühl heraus, nicht ernst genommen zu werden usw., dann ist die Gruppe in der Regel kaum arbeitsfähig. Es muss also gelingen, in der Aufwärmphase aus verschiedenen Individuen eine Gruppe von Personen zu machen, die zumindest die Zielsetzung und eine gemeinsame Vorgehensweise akzeptiert. Eine moderierte Veranstaltung fängt mit einer herkömmlichen Begrüßung durch den Veranstalter oder durch den Moderator an, wechselt dann jedoch sehr schnell ihren Charakter. Alle Beteiligten nehmen nicht in einer festgefügten Sitzordnung Platz, sondern verteilen sich beliebig über die verstreut im Raum stehenden Stühle (vgl. Abbildung 1). Eigene Unterlagen werden zur Seite gelegt und am Rande deponiert, Tische für die Ablage von Ordnern und anderes Material sollten nicht vorgesehen sein. Auf den im Raum vorhandenen Tischen liegen Arbeitsmaterialien wie z.B. Stifte und Kärtchen. 75946201 Seite: 12 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Dies ist für neue Teilnehmer an einer moderierten Veranstaltung eine ungewöhnliche Situation und kann zu Hemmungen führen. Deshalb ist es nunmehr notwendig, in einer Vorstellungsrunde nicht nur die Teilnehmer miteinander bekannt zu machen, sondern gleichzeitig mit den Instrumenten der Moderationstechnik zu arbeiten. Der Moderator bittet die Teilnehmer, sich nach einem vorgegebenen Schema selbst vorzustellen und zum besseren Behalten die wichtigsten Daten auf große Kärtchen zu schreiben. Hier bietet sich beispielsweise an, nach der Gliederung "Name, Tätigkeit, Ausbildung, Erwartungen, Befürchtungen" und vielleicht noch "Hobby/Urlaub" Anregungen zur Vorstellungsrunde zu geben. In einem lockeren Einführungsgespräch werden die Teilnehmer dann gebeten, jeweils auf Karten ein oder mehrere Merkmale aufzuschreiben und selbst an der Wand den Karten zuzuordnen. (Abbildung 5). Wenn alle Teilnehmer ihre Karten mit Hilfe von Nadeln angeheftet haben (dazu musste jeder einmal aufstehen und bereits mit einer Nadel, einem Stift und runden oder viereckigen Karten hantieren), stellen sich die Teilnehmer selbst vor, indem sie die Karten ablesen und einige kurze Erläuterungen dazu abgeben. Fügt man solche Merkmale wie Hobby/Urlaub hinzu, stellt man häufig fest, dass es in der Gruppe Teilnehmer mit ähnlichen Interessen gibt, was zu einem schnellen Abbau von Hemmungen führen kann. Wichtig bei der Vorstellungsrunde ist es, dass eine Atmosphäre geschaffen wird, die die Verkrampfung des einzelnen lockert und schließlich zu einer vertrauensvollen Zusammenarbeit hinführt. 75946201 Seite: 13 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Abbildung 5: Vorstellung der Teilnehmer nach einem vorgegebenen Schema (s. Kopfzeile) 75946201 Seite: 14 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] 3.2 Moderationstechnik erläutern Nach der Aufwärmphase obliegt es dem Moderator, die Teilnehmer in die Grundprinzipien der Moderationstechnik einzuführen. Dabei geht es um folgende Punkte: o Spielregeln erklären Die Spielregeln können gemeinsam in der Diskussion erstellt werden oder der Moderator stellt die wesentlichen Spielregeln vor und fragt ab, ob Zustimmung gegeben wird. Dieser Zustimmungsvorgang ist wichtig, da die Spielregeln offen sichtbar im Planungsraum hängen bleiben sollten. Bei Verstößen gegen die Spielregeln kann der Moderator wie auch der Teilnehmer auf die sichtbar dargestellten Spielregeln hinweisen. o Ziele besprechen Die zwischen dem Moderator und dem Auftraggeber erörterten und festgeschriebenen Ziele sollten ebenfalls visuell dargestellt und erläutert werden. Anregungen aus dem Teilnehmerkreis sind zu visualisieren. o Ablauf darstellen Den Teilnehmern sollte der Moderator in groben Zügen den zeitlichen Ablauf der Veranstaltung bekannt geben, damit die Teilnehmer über eine Orientierungshilfe verfügen. Dies kann schriftlich oder mündlich erfolgen. Bei letzterem sollte jedoch der tatsächliche Ablauf auf jeden Fall schriftlich festgehalten werden, damit er für das abschließende Protokoll zur Verfügung steht. o Geplante Ergebnisse darstellen Der Moderator sollte die mit dem Auftraggeber vereinbarten Ergebnisse und anzustrebenden Termine den Teilnehmern erläutern. Dies sollte nur mündlich erfolgen, da in den meisten Fällen eine exakte Definition der erreichbaren Ergebnisse nicht möglich ist. Werden die Ergebnisse zu eng gefasst, besteht darüber hinaus die Gefahr, dass die Teilnehmer in ihrem Ideenhorizont eingeschränkt werden. 3.3 Sachproblem darstellen Nunmehr beginnt die eigentliche Arbeit mit der Gruppe. Der Moderator erläutert das Problem und stellt dazu eine schriftlich abgefasste Problemformulierung vor. Er gibt, sofern erforderlich, fachliche Hinweise auf die Tiefe oder Breite des Problems und muss versuchen, Fragen der Teilnehmer auch aus fachlicher Richtung zu beantworten. Wenn aus dem Teilnehmerkreis erhebliche Einwände gegen die Formulierung des Problems vorliegen, ist notfalls eine gemeinsame Umformulierung vorzunehmen, sofern sie nicht vollständig gegen die Interessen des Auftraggebers verstößt. Wird bei erheblichen Bedenken der Teilnehmer diese Formulierung nicht vorgenommen, tritt für die folgende Arbeit eine Abwehrhaltung ein, die zur Blockade der Teamarbeit führen kann. Haben sich Arbeitsteam und Moderator auf eine Problemformulierung festgelegt, sind daraus gemeinsame Ziele abzuleiten, ggf. bei komplexen Problemen auch Teilziele. Dabei sollten die Ziele gemäß den Regeln für Fragetechniken abgefasst werden. Im einfachsten Fall werden Ziele im Sinne einer Funktionsbeschreibung abgefasst, sie bestehen demnach aus einem Hauptwort und einem aktiven Tätigkeitswort (z.B. Strategieplanung erarbeiten, EDV-Programme einführen, Aufgaben des Moderators definieren usw.). 75946201 Seite: 15 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Eine Zielhierarchie könnte wie folgt aussehen: Grobziel: Absatz des Produktes X erhöhen Erste Teilzielebene: - Vertrieb neu organisieren - Werbemaßnahmen intensivieren - Produktvarianten reduzieren - u.a. Zweite Teilzielebene (z.B. bezogen auf Werbemaßnahmen): - TV-Werbung einführen - Anzeigenschaltung überprüfen - usw. Diese Zielhierarchie müsste nunmehr für die weiteren Begriffe der ersten Teilzielebene weiter differenziert werden, wenn sich das Problem so komplex wie beim Grobziel dargestellt stellt. Die Notwendigkeit dieser Zielhierarchie ergibt sich daraus, dass die Teilnehmer bei der späteren Arbeit dazu veranlasst werden müssen, jeweils Probleme der gleichen Ebene zu behandeln, da sonst sehr schnell die Gefahr der Zersplitterung besteht. Die Entwicklung einer Zielhierarchie kann jedoch auch vorab mit dem Auftraggeber vorgenommen werden, sofern der Moderator und der Auftraggeber dazu die fachliche Problematik völlig überblicken. Häufig ist es jedoch notwendig, dass das Moderationsteam sich zunächst mit dieser Zielhierarchie sehr gründlich auseinandersetzt und ggf. diese Arbeit bereits als erste Ideenabfrage vornimmt. 3.4 Erste Ideen sammeln Wenn Moderator und Gruppe sich auf ein erstes Ziel geeinigt haben, erfolgt nunmehr eine erste Ideenabfrage. Dazu geht man wie folgt vor: o Zielformulierung Frage formulieren, die das Ziel möglichst weitgehend abdeckt, Frage visuell darstellen o Kärtchenabfrage (ausführlich in 6.1) Sämtliche Teilnehmer erhalten Kärtchen und Stifte und werden aufgefordert, wie folgt zu verfahren: - jede Idee, jeder Vorschlag ist zugelassen - je Idee eine Karte beschreiben - nur dicke Filzstifte einsetzen, um Ideen gut sichtbar zu schreiben - maximal sieben Worte je Kärtchen vorsehen - ggf. für mehrstufige Fragenkomplexe unterschiedliche Farben der Kärtchen einsetzen o Brainstorming (ausführlich in 6.2) 75946201 Seite: 16 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Zur Unterstützung der Ideenphase können auch Kreativitätstechniken herangezogen werden wie beispielsweise das Brainstorming-Verfahren (ähnlich Zurufverfahren), das Brainwriting, die Methode 635, das Bisoziationsverfahren u.a. o Zuruffrage (ausführlich in 6.3) Bei dieser Art übernimmt der Moderator oder ein Teilnehmer die Aufgabe, die durch Zuruf geäußerten Vorschläge und Ideen sichtbar auf einer Wand festzuhalten und dort aufzuschreiben. Vorteil: Alle Teilnehmer erfahren mit der Nennung der Idee sofort einen ersten Hinweis und können dazu eigene Gedanken assoziieren. Nachteil: Der Moderator oder der schreibende Teilnehmer kommen unter Umständen nicht so schnell nach, eigene Gedanken können durch fremde Gedanken überlagert werden, nicht jeder ist sofort bereit, spontan Gedanken in der Gruppe zu äußern. o Visualisierung der Ideensammlung Gleichgültig, welches Verfahren angesetzt wird, sämtliche Ideen müssen visuell festgehalten werden. Die Gründe hierfür sind: - alle Teilnehmer sollen die Ideen aller anderen Teammitglieder sehen und nachlesen können - die Ideen sollen für spätere Bearbeitungsrunden immer parat sein - die Ideen sollen zu Assoziationen anregen - Ideen und Vorschläge können später bewertet und sortiert werden - für das Nachvollziehen der Ideensammlung ist die Visualisierung unumgänglich - Ideen, die sichtbar gemacht werden, sind aus den Köpfen der Ideenlieferanten entfernt und machen somit neuen Ideen Platz (Verhinderung von Denkblockaden). Wichtige Grundregeln bei Kärtchenabfrage und Kreativitätstechniken: - Keine Killerphrasen (vgl. Abbildung 6) Abbildung 6: Killerphrasen 75946201 Seite: 17 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] - Keine Kärtchen unterdrücken (Moderator hängt alle Karten auf, auch wenn sie doppelt sind. Grund: Die Karte, die weggeworfen wird, löst bei dem Schreiber ein negatives Gefühl aus nach dem Motto: "Wieso wird gerade meine Karte weggeworfen"?. - Der Moderator entwickelt keine eigenen Ideen, sondern gibt höchstens Unterstützung bei der Erläuterung des Zieles/Problems. - Eine Ideenphase dauert nicht länger als 10 bis 15 Minuten, danach Beendigung. Der Moderator kann am Schreiben erkennen, ob noch Ideen geliefert werden oder nicht. - Ideenphasen können nicht ohne weiteres mehrfach hintereinander ablaufen, da sie für die Teilnehmer sehr anstrengend sind. 3.5 Ideen bewerten Im folgenden wird am Beispiel der Kärtchenabfrage dargestellt, worauf es bei der Bewertung von Vorschlägen ankommt. Zunächst müssen hierzu die Vorschläge geordnet werden: o Alle Kärtchen werden eingesammelt und sortiert. Dies kann wie folgt geschehen: - Die Karten werden vom Moderator eingesammelt, einzeln vorgelesen, an Pinwände mit Nadeln angeheftet und dabei einander zugeordnet. Dieser Zuordnung müssen die Teammitglieder zustimmen. - Wenn die Karten sortiert sind, werden sie durch Clusterbildung eindeutig voneinander getrennt (zusammengehörige Karten durch dicke Striche zusammenfassen) - Sind die Cluster durch Sortieren gebildet, werden sie stichwortartig beschriftet und zwar so, dass sie für das ganze Team gut lesbar sind. Nach dem Beschriften werden die Kärtchen auf die Plakate aufgeklebt, damit bei eventuellen Veränderungen der Stellwände keine Karte verloren geht. Die Teammitglieder sollten sich bei dieser Klebeaktion beteiligen. o Bewertungsverfahren Nach der Clusterbildung gibt es eine Vielzahl von Themengruppen, die aus der Ideenphase resultieren. Nun ist es notwendig, die Bedeutung dieser Cluster zu erkunden, da die Menge der Kärtchen je Cluster nicht eine Bewertung darstellt. (Werden zu einem Thema viele gleichartige Karten geschrieben, bedeutet das nicht in jedem Fall, dass dieses Thema auch von größtem Interesse ist. Es kann daher rühren, dass dieser Vorschlag einfach bei jedem der Teilnehmer parat war.) Die gängigsten Bewertungsverfahren sind: - Bepunkten - MSKD-Regel - Ethos-Regel o Zum Bepunkten: Jeder Teilnehmer erhält eine gewisse Anzahl von Punkten, die es ihm ermöglichen, aus seiner Sicht die Cluster in ihrer Wertigkeit zu bewerten. Dazu ein Beispiel: Wird im Durchschnitt eine Punktzahl von fünf Punkten je Cluster erwartet, dann muss der Moderator wie folgt kalkulieren: Anzahl Cluster mal durchschnittlicher Punktzahl, dividiert durch Anzahl Teammitglieder. 75946201 Seite: 18 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Beispiel: 12 Cluster, gewünschte Punktzahl fünf, Anzahl der Teilnehmer 15: Hieraus ergibt sich 12 mal 5 geteilt durch 15 ist gleich 4 Punkte je Teilnehmer. Um eine einseitige Häufelung durch Teilnehmer oder gar Interessensverbindungen innerhalb der Teilnehmer zu verhindern, sollte die Regel gelten: Maximal zwei Punkte je Cluster sind zulässig, die Regel sollte jedoch ein Punkt je Cluster sein. Damit wird eine etwas breitere Verteilung der Bewertung erreicht. Die Teilnehmer werden aufgefordert, sich kurz über die Bepunktung Gedanken zu machen und dann gleichzeitig aufzustehen und die Punkte zu vergeben. Will man die Bepunktung durch einen Meinungsführer verhindern, sollte jeder Teilnehmer aufgefordert werden, auf eine Karte die Anzahl der Punkte sowie die Nummern der Cluster aufzuschreiben. Die Bepunktung wird dann zentral durch den Moderator vorgenommen. Damit bleibt die Beeinflussung durch einzelne Teammitglieder praktisch ausgeschlossen. o MSKD-Regel (Frage nach der Dringlichkeit) MSKD bedeutet: M = muss S = soll K = kann D = darf Nach diesen Kriterien können sowohl positiv wie auch negativ die einzelnen Cluster in der Diskussion mit den Teilnehmern bewertet werden. Der Moderator fragt hierzu zunächst nach den Clustern, die weiter verfolgt werden müssen, sollen, können oder dürfen. Als Gegenfrage kann auch die Frage gestellt werden: "Muss nicht, sollte nicht, kann nicht, darf nicht". Diese Regel kann in der Diskussionsform in Kleingruppen ebenfalls angewendet werden, häufig kommt man mit den beiden Bewertungskriterien "Muss" und "Soll" bereits aus. o Ethos-Regel (Frage nach der Realisierbarkeit) Bei der Ethos-Regel wird nach folgenden Kriterien abgefragt: E = Economics (Wirtschaftlich) T = Technisch H = Human (Humanisierung) O = Organisation S = Soziales Die Reihenfolge von Ethos kann selbstverständlich entsprechend dem Problem geändert werden. Die Teilnehmer fragen nach der "Realisierbarkeit" entsprechend den Ethos-Gesichtspunkten. Grundsätzlich gilt, dass alle Bewertungsregeln von den Teilnehmern akzeptiert werden müssen. Der Moderator gibt lediglich technische Hilfestellung. Sämtliche Bewertungsverfahren stellen keine objektiven Messverfahren dar, sie können demzufolge auch im nachhinein von dem Arbeitsteam oder von dem Moderator in Frage gestellt werden. Entscheidend ist nur, dass in der Gruppe über diese Bewertung Konsens erreicht wird. Es kann durchaus vorkommen, dass hoch bewertete Cluster nicht mehr weiter verfolgt werden, da es sich beispielsweise um ein rein mathematisch zu lösendes Problem handelt. In diesem Fall wäre die Gruppenarbeit sinnlos, der Spezialist müsste hinzugezogen werden. 75946201 Seite: 19 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] 3.6 Teilprobleme bilden Nach der ersten Ideenabfrage im Plenum besteht die Notwendigkeit, dass der Moderator aus den gefundenen Clustern und der Bewertung eine Reihenfolge des weiteren Vorgehens entwickelt. Hierzu gehört insbesondere die Aufgabe, die in Kleingruppenarbeit weiter zu verfolgenden Themen in Frageform vorzugeben. In jedem Fall sollte dabei die Technik der W-Frage angewendet werden (vgl. 8.). Die Anzahl der zu bearbeitenden Fragen in der nächsten Runde (Kleingruppenarbeit) hängt von der Anzahl der Teilnehmer ab. Grundsätzlich kann man mit einer Kleingruppengröße von drei bis fünf Personen rechnen, im Ausnahmefall sind auch Zweiergruppen zulässig. Demzufolge muss der Moderator entsprechend viele Fragestellungen formulieren und sichtbar machen, wobei eine Diskussion mit dem Team in straffer Form geführt werden kann. Wesentliche Formulierungsvorschläge sollten sofort festgehalten werden. Bei komplexen Problemen kann an dieser Stelle das Problem auftauchen, dass erneut Zielhierarchien gebildet werden müssen (vgl. 3.3). 3.7 Kleingruppen bilden Zur Bearbeitung mehrerer Themen zur gleichen Zeit ist es nunmehr erforderlich, Kleingruppen zu bilden. Die Bildung der Kleingruppe kann auf folgenden Wegen erfolgen: o Freiwillige Verteilung Hierzu schreibt jeder Teilnehmer seinen Namen auf ein Kärtchen und heftet dies zu der zugehörigen Fragestellung. Ergibt sich eine ungefähre Gleichverteilung, sind weitere Maßnahmen unnötig, die Kleingruppenarbeit kann sofort beginnen. Ergeben sich große Ungleichheiten, bittet der Moderator den einen oder anderen Teilnehmer, in eine andere Gruppe überzuwechseln. Dabei sollte kein direkter Zwang ausgeübt werden, vielmehr sollte an die Bereitschaft der Teilnehmer zum Wechsel appelliert werden. o Fachliche Zuordnung Die Teilnehmer, die zu einem konkreten Problem etwas aussagen können, werden nach fachlichen Gesichtspunkten vom Moderator den einzelnen Fragestellungen zugeordnet, sofern sie mit dieser Aufteilung einverstanden sind. o Abteilungsmässige Zuordnung Sind zu bestimmten Problemen die Meinungen unterschiedlicher Abteilungsvertreter erforderlich, werden sie nach diesen Gesichtspunkten vom Moderator zusammengestellt. Nach der Aufteilung der Teilnehmer zu ihren Gruppen muss der Moderator bei einer ersten Kleingruppenrunde kurz die Vorgehensweise der Kleingruppenarbeit erläutern (vgl. 3.8). Dies sollte bei erstmaliger Kleingruppenarbeit auf jeden Fall visualisiert werden, wobei die Regeln sichtbar für alle im Raum aufgehängt werden. Danach beginnen die Teilnehmer, ihren eigenen "Stand" aufzubauen, indem sie Pinwände in einer Ecke oder in einem anderen Raum aufbauen, mit leeren Plakaten bestücken, sich mit Material versorgen und danach mit der Arbeit gemeinsam beginnen (vgl. Abbildung 2). Die Zeitvorgabe für eine Kleingruppenarbeit sollte in der Regel mindestens eine Stunde betragen, jedoch nicht länger als zwei Stunden dauern. Ein längerer Zeitraum führt zu unkonzentrierter Arbeitsweise der einzelnen Teams. Diese Zeitvorgabe ist vom Moderator vorzugeben und zu überwachen. 75946201 Seite: 20 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] 3.8 Regeln der Kleingruppenarbeit festlegen Die Kleingruppen (KG) übernehmen die Fragestellung aus dem Plenum und visualisieren sie in ihrem eigenen Stand (auf Papierstreifen oder direkt auf Packpapier). Bei komplexen Problemen ist es eventuell notwendig, dass die Kleingruppe das Thema nochmals verfeinert und ggf. verändert. Danach erfolgt folgender Ablauf: Zeitbedarf (Minuten) o Aufgabenstellung klären - Durchsprache des Problems - Aussagen visualisieren 10 - 20 o Ideen sammeln 10 - 15 - Kreative Phase von Bewertungsphase trennen - Keine Killerphrasen bei Ideensammlung zulassen - Redezeit begrenzen - Ideen aufgreifen und weiterentwickeln - Ideen freien Lauf lassen - Quantität geht (zunächst) vor Qualität o Ideen bewerten - Ordnen und Gruppieren der Ideen - Bewerten der Ideen Ideen, die sofort brauchbar sind Ideen, die erprobt werden müssen Neue Betrachtungsweise/Neue Wege 20 - 40 o Präsentation vorbereiten 10 - 20 Die KG wird während dieser KG-Arbeit sich selbst überlassen. Ein Eingreifen des Moderators ist nur bezüglich der Zeitsteuerung erforderlich (beispielsweise Bekanntgabe der Zeit nach einer halben Stunde, nach einer Stunde, fünfzehn Minuten vor Ende der vereinbarten Zeit usw.). Die KG ist nicht gehalten, einen Gruppensprecher vorab zu wählen oder zu bestimmen. Sie wird lediglich aufgefordert, für die Präsentation ein oder mehrere Mitglieder zu benennen, die anschließend die Gruppenergebnisse vertreten sollen. Innerhalb der KG-Arbeit sollte auf jeden Fall die Vorbereitung für die Präsentation erfolgen. Vom Moderator ist darauf hinzuweisen, dass die Visualisierung der Ergebnisse so sein muss, dass das gesamte Plenum sie lesen kann. Im ungünstigsten Fall entwickelt sich die KG-Arbeit so, dass durch Streitigkeiten und gegenseitige Blockade überhaupt keine Ergebnisse entstehen. Sofern der Moderator im Ansatz diese Streitigkeiten durch gelegentliche Besuche erkennt, sollte er versuchen, mit Hilfe von Moderationsmethoden einzugreifen und insbesondere die Teilnehmer auf die Methode festzulegen. Gelingt dies nicht, muss in Kauf genommen werden, dass bei der Präsentation eine Gruppe keinerlei Ergebnisse vorweist. Da dieser Vorgang in der Regel als peinlich empfunden wird, löst sich entweder die Gruppe vorzeitig auf, es lösen sich Teilnehmer aus der Gesamtgruppe heraus und verlassen das Team oder es folgt eine Verhaltensänderung bei der nächsten Kleingruppenrunde. Verfällt eine Gruppe ins Diskutieren und vergisst dabei die Visualisierung ihrer Gedanken, sollte nach einer gewissen Zeit (beispielsweise nach einer halben Stunde) der Moderator in diese Gruppe hineingehen und die Regeln der Moderation noch einmal deutlich machen. Er kann hierzu auch das Spielregelplakat in der Gruppe noch einmal aufhängen und darauf hinweisen, dass nur noch begrenzte Zeit zur Verfügung steht. 75946201 Seite: 21 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Probleme können sich auch ergeben bei der Präsentation der Ergebnisse. Hier kann der Moderator unterstützend eingreifen, indem er auf die Möglichkeiten der Filzstifte, der farbigen Kärtchen, des Aufklebens von ausgeschnittenen Zeichnungen oder Skizzen usw. aufmerksam macht. In jedem Fall sollte die KG ihre Kärtchen selbst aufkleben, damit bei der anschließenden Präsentation keine Verluste an Informationen zu beklagen sind. 3.9 Kleingruppen-Ergebnisse präsentieren Nach Abschluss der KG-Arbeit treffen sich alle Teammitglieder wieder im gemeinsamen Arbeitsraum. Nunmehr werden von den Vertretern der Gruppen die einzelnen Ergebnisse, wie sie auf Plakatwänden festgehalten sind, präsentiert. Dabei kommt es auf folgende Punkte an: o Ablauf Ein oder mehrere Teilnehmer der Gruppe erläutern die auf den Wänden sichtbar dargestellten Ergebnisse, gelegentlich auch die Überlegungen und Wege, die zu diesen Ergebnissen führten. Minderheitenmeinungen müssen ebenfalls vorgetragen werden. Die Personen, die die Präsentation durchführen, sollen sich lediglich auf ein Vorlesen der Ergebnisse und eine kurzgefasste Interpretation der Gruppenmeinung beschränken. Eigene Meinungen müssen als solche deutlich gekennzeichnet werden. Die Gruppenmitglieder sollten nach diesem Kurzreferat (max. 5 bis 10 Minuten) Ergänzungen einbringen dürfen, wenn sie beispielsweise anderer Meinung sind. Die Teilnehmer des Plenums werden vom Moderator aufgefordert, Gedanken und Anregungen während der Präsentation auf Kärtchen zu schreiben und diese nach Abschluss der Präsentation entweder selbst anzuheften oder mit Hilfe des Moderators oder des Vortragenden anheften zu lassen. Danach folgt eine Diskussionsphase, deren zeitlicher Verlauf vom Thema abhängig ist. Hier übernimmt der Moderator die Zeitsteuerung, die fachliche Auseinandersetzung liegt jedoch innerhalb des Teams. Hat die erste KG-Gruppe ihre Präsentation durchgeführt, fordert der Moderator die nächste Gruppe auf, ebenfalls zu präsentieren. Sind alle Präsentationen durchgeführt, liegt es nunmehr beim Moderator, die nächste Plenumsabfrage zu organisieren. Je nach Komplexität des Themas kann nach einer weiteren Ideenabfrage des Plenums sich eine weitere Kleingruppenrunde anschließen. Die Aufgabe für den Moderator ist hier ungleich schwerer als bei der ersten Ideenabfrage. Während er sich bei der ersten Runde auf das Thema vorbereiten konnte, ist es nunmehr notwendig, aus den Ergebnissen der KG heraus den nächsten Verarbeitungsschritt vorzunehmen und dies durch Frageformulierungen vorzugeben. Er hat also die Aufgabe, aufgrund der Gruppenergebnisse eine Themen- oder Frageliste zu erstellen, diese eventuell bewerten zu lassen und danach den nächsten vertiefenden Arbeitsschritt einzuleiten. Deshalb sollte die Zeitsteuerung einer moderierten Veranstaltung so gelegt werden, dass nach Abschluss der ersten KG-Runde und der Präsentation eine Pause eingeschaltet ist, die es dem Moderator ermöglicht, die Fragestellungen zu überdenken und zu visualisieren. Häufig ist dies der Abend des ersten Tages. 75946201 Seite: 22 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] 4. Dramaturgie einer Moderationsveranstaltung Aus den unter 3. geschilderten Einzelpunkten ergibt sich allgemein für eine Moderationsveranstaltung folgender Ablauf, den man als "Dramaturgie" bezeichnen könnte: 1. Durchsprache der Zielvorgabe 2. Auswahl der Projektmitarbeiter 3. Organisation (Raum, Material, Zeitplan) 4. Aufwärmphase 5. Durchführung der Plenumsfrage (Problemfrage) 6. Kleingruppenarbeit zu verschiedenen Themenstellungen 7. Präsentation der KG-Ergebnisse mit Diskussion 8. Festlegung der Fragestellung für die nächste Kleingruppenrunde 9. Durchführung der zweiten Kleingruppenrunde 10. Präsentation der KG-Ergebnisse mit Diskussion -----------------------------------------------------------11. Abschlusspräsentation mit Tätigkeitsliste (Maßnahmenkatalog) (vgl. Abbildung 7) 75946201 Seite: 23 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Abbildung 7 75946201 Seite: 24 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Am Ende dieser Zyklen, deren Häufigkeit von der Themenstellung und von der zur Verfügung stehenden Zeit abhängt, steht die Entwicklung einer Tätigkeitsliste die wie folgt gestaltet werden kann: Bei der zeitlichen Steuerung ist etwa von folgenden Zeitwerten auszugehen: Problemformulierung: Plenumsabfrage: Bewertungsphase: Bilden von KG: KG-Arbeit: Präsentation je KG: Ausarbeitung der Folgefragen: 75946201 10 bis 20 Minuten 15 bis 20 Minuten 20 bis 40 Minuten 10 bis 15 Minuten 1 bis 1,5 Stunden 10 bis 20 Minuten 1 bis 2 Stunden Seite: 25 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] 5. Moderierte Routinebesprechungen In jedem Betrieb finden Tag für Tag zahlreiche Routinebesprechungen statt. In den meisten Fällen sind die Beteiligten und die Besprechungsleiter jedoch unzufrieden, was Ergebnis und Zeitbedarf betrifft. Trotzdem wird nur selten nach den Ursachen dieser schlechten Ergebnisse geforscht, weil keine Zeit hierfür zur Verfügung steht. Kombiniert man Elemente der Moderationstechnik mit zielorientiertem Vorgehen bei eigenen Besprechungen, lassen sich verblüffende Resultate erzielen. Betrachtet man eine Besprechung unter methodischen Gesichtspunkten, so kann man feststellen, dass vier wesentliche Betrachtungspunkte erforderlich, aber auch ausreichend sind, um Besprechungen im Alltag wesentlich effizienter als bisher zu gestalten. o Vorbereitung einer Besprechung Hierzu gehört es, sich zunächst die Kriterien einer Besprechung bewusst zu machen und festzustellen, ob sie überhaupt notwendig ist oder ob sie nicht durch andere geeignete Methoden ersetzt werden kann. Danach sollte überlegt werden, welche Minimalanforderungen eine Einladung erfüllen sollte, wobei auch Vorab-Informationen an die Teilnehmer nicht vergessen werden sollten. Ein gleicher Wissensstand bei Beginn der Besprechung spart eine Menge Zeit. Zu diesem Punkt gehört es aber auch, die Aufgaben des Besprechungsleiter festzulegen und Möglichkeiten des Protokolls zu diskutieren. o Verhalten bei einer Besprechung Häufig kommt es vor, dass Teilnehmer unpünktlich, schlecht vorbereitet oder nur missmutig der Besprechung beiwohnen. Die Gründe hierfür sind aufzuzeigen und es gilt darauf hinzuweisen, dass ein entsprechendes Verhalten der Teilnehmer eine wirkungsvolle Unterstützung zur schnellen Erreichung der Besprechungsziele sein kann. Hierzu gehört es aber auch, Beiträge der Teilnehmer zu werten, Kritik konstruktiv zu nutzen und ggf. Manipulationen einzelner zu erkennen. Wenn es um Ideen geht, sollten "Killerphrasen" ausgeschlossen werden. Sehr wichtig für das Ergebnis ist eine wirkungsvolle Zusammenarbeit oder Interaktion innerhalb der Gruppe. Wenn es gelingt, ein 'Wir'-Gefühl gegenüber dem Problem bei den Teilnehmern zu erzeugen, ist die Lösung fast zwangsläufig erreichbar. Hierzu gehört auch, dass Teilnehmer sich ihres Verhaltens bewusst werden, ggf. persönliche Diskrepanzen durch methodischen Einsatz beseitigen und zu einem objektiv bezogenen, zielorientierten Arbeitsverhalten gelangen. Dies betrifft natürlich auch den Besprechungsleiter. o Ablauf einer Besprechung Häufig werden bei Tagesbesprechungen verschiedene Punkte nicht in einer bestimmten Reihenfolge und schon gar nicht in einem methodischen Ablauf behandelt. Das Durcheinander der Diskussionsbeiträge zeugt von derartigen Abläufen. Dabei ist es sehr einfach, einen bestimmten Ablauf der Besprechung methodisch vorzugeben, in dem zunächst die Ziele geklärt werden, ggf. bei komplexen Problemlösungen zielgerecht hin entwickelt werden und dann in der Lösungsphase eine Sammlung von Vorschlägen, Ideen und dergleichen durchgeführt wird. Wichtig ist hierbei, dass die Bewertung der Vorschläge von der Sammlung der Ideen strikt getrennt wird, um den Ideenfluss nicht unnötig zu stoppen. Wird diese Vorgehensweise eingehalten, dann ist die Entschlussphase meistens eine reine Formsache. Gelingt kein einheitlicher Entschluss, sind die Gründe für den Misserfolg zu untersuchen. 75946201 Seite: 26 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] 5.1 Vorbereitung einer Besprechung Gerade bei der Vorbereitung gibt es bestimmte Punkte, die eigentlich bei allen Besprechungen berücksichtigt werden müssen und dabei banal und selbstverständlich scheinen. Deshalb werden sie auch häufig vergessen. Die erste Frage lautet, ob man für die oder das Besprechungsthema überhaupt eine Besprechung braucht. Kann dieses Thema nicht vielleicht besser anders bearbeitet werden, vielleicht schriftlich oder durch ein Gespräch mit nur einem Kollegen? Hieraus ergeben sich die Kriterien für eine Besprechung: Sie ist immer dann notwendig, wenn ein Problem gelöst werden soll. Dabei kommt es darauf an, dass verschiedene Meinungen zu Wort kommen müssen oder verschiedene Fachleute mit ihren Kenntnissen benötigt werden. Trifft einer dieser beiden Punkte zu, ist eine Besprechung erforderlich. Betrachtet man Einladungen zu Besprechungen, - sofern man sie schriftlich vorab erhält -, werden zum Inhalt der Besprechung meistens Themen oder Tagesordnungspunkte genannt. Diese lauten beispielsweise: "Beschaffung eines Personalcomputers", "Kopierautomat" usw. Trifft man in der Besprechung zusammen und hört die Erläuterung des Einladenden, dann stellt man sich schnell die Frage nach dem eigentlichen Ziel der Besprechung. Wird eine Entscheidung verlangt? Betrifft mich das Thema? Musste man sich vorbereiten? Deshalb sollte eine Einladung der Teilnehmer bereits auf das zu erreichende Ziel einstimmen. Hierzu gehören folgende Punkte: o Angabe von Ort und Zeit o Vorabinformation, z.B. Aktenvermerk, Kurzbericht o.ä. o Formulierung der Besprechungspunkte Dabei unterscheidet man o Entscheidungen, ja/nein-Problemlösung o Informationen Besprechungspunkte zu formulieren, die man in Entscheidungen und Informationen unterscheiden muss, ist nicht ganz einfach. Bei Informationen kann man bei dem bisherigen Verfahren bleiben und ein Thema vorgeben. Entschieden wird nichts. Die Eingeladenen diskutieren die Information und erhalten damit einen gleichen Wissensstand. Anders sieht es bei Entscheidungen aus, bei denen es sich um ja/nein-Entscheidungen handelt (wenn z.B. Alternativen bereits vorliegen) oder um Problemlösungen, bei denen der Sachverstand aller Beteiligten benötigt wird. Eine Hilfe für die Formulierung von Entscheidungen liegt darin, dass man sie grundsätzlich als Frage formuliert. Also nicht: Beschaffung von Personalcomputern, sondern: Welche Einsatzbereiche sollen in der Abteilung X durch einen Personalcomputer unterstützt werden? Zusätzlich kann man dann den voraussichtlichen Zeitbedarf für diese Fragestellung schätzen und kommt damit zu einer genaueren Zeitvoraussage. Ein Muster für eine Einladung zu einer Besprechung sowie das dazugehörige KurzprotokollFormular zeigen Abbildung 8 und Abbildung 9. 75946201 Seite: 27 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Neben dieser Vorbereitung auf die eigentliche Besprechung muss der Besprechungsleiter sich auch darüber im klaren sein, welche Teilnehmer ausgewählt werden sollen, welche Zusatzinformation die Teilnehmer vorab benötigen und wo möglichst störungsfrei die Besprechung stattfinden kann. Die Teilnehmer selbst sollten sich ein wenig Zeit zum Vorbereiten nehmen nach dem Motto: Vorabinformationen sparen Zeit bei der späteren Besprechung. Sie sollten das Vorabmaterial durchsehen, eigene Unterlagen zusammenstellen und grundsätzlich eine "positive Einstellung" zur Besprechung mitbringen. Als technische Vorbereitungen sind zu nennen: o Raum mit genügend Platz o möglichst kein Telefon im Raum o Visualisierungshilfen und Moderationsmaterial o Getränke 75946201 Seite: 28 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] VON Bearbeiter Telefon Eingangsvermerke Einladung zur Besprechung Veranstalter Lfd. Nr. *I : ** : *** : E* I* Datum von bis Uhr Ziele der Besprechung Ort voraussichtl. Zeitbedarf*** Bearbeiter/ Informant** Informationen (Bitte als "Thema" formulieren und Informanten angeben!) Bearbeiter werden, wenn nötig, erst während der Besprechung eingetragen Zeit für Diskussion gegenüber Information ungefähr Faktor 1,5 Beispiel: Information: 10', Diskussion: 15', Gesamt: 25' Abbildung 8: Muster für eine Einladung zu einer Besprechung 75946201 Seite: 29 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] VON Bearbeiter Telefon Ihre Zeichen und Nachricht vom Tag Eingangsvermerke Unsere Zeichen Ort und Protokoll zur Besprechung Veranstalter Lfd. Nr. Datum von bis Getroffene Entscheidungen Uhr Ort Termin Bearbeiter Abbildung 9: Muster für ein Kurzprotokoll-Formular 5.2 Verhalten bei einer Besprechung 75946201 Seite: 30 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Hierbei geht es um Verhaltensregeln für Teilnehmer und den Besprechungsleiter. Die wichtigsten Verhaltensregeln für die Teilnehmer lassen sich wie folgt zusammenfassen: o Pünktlich und vorbereitet sein, um sofort konstruktiv mit der Zusammenarbeit beginnen zu können und keine Zeit zu vergeuden o Beiträge zur Erreichung des Besprechungszieles leisten und dabei vor allem kurz und sachlich sprechen, anderen aufmerksam und konzentriert zuhören und Beiträge anderer konstruktiv bewerten o Kritik konstruktiv nutzen und nicht in ein Streitgespräch verfallen o Manipulationen erkennen und ggf. abwehren, um unsachlichen Beiträgen zu begegnen o Bei der Ideenfindung keine "Killerphrasen" zulassen, um den Ideenfluss nicht zu stoppen. Der Besprechungsleiter hat darauf zu achten, dass die Zusammenarbeit der Gruppe möglichst zielorientiert erfolgt und Störungen durch Kleingruppenbildung, Außenseiter, Einzelgänger u.a. abgewehrt werden. Dazu gehört es, dass er die Anerkennung durch die Gruppe findet und dies insbesondere durch Einsatz geeigneter Methoden demonstriert. Hierzu gehört auch eine erfolgreiche und neutrale Diskussionsführung. Dies lässt sich durch moderierte Ideen- und Bewertungsphasen visuell unterstützen, ähnlich wie bei moderierten Problemlösungsveranstaltungen. Gerade bei der Diskussionsführung bieten sich die Visualisierungsmöglichkeiten der Moderationstechnik an. Die Kärtchenabfrage kann hier ebenso zum Einsatz kommen wie die Zuruffrage oder die mitvisualisierte Protokollführung. Bei letzterer werden alle Aussagen der Teilnehmer in Kurzfassung auf eine Pinwand oder ein Flipchart geschrieben und damit sichtbar dargestellt. 5.3 Ablauf einer Besprechung Drei Phasen lassen sich unterscheiden: Die Problemphase, die Lösungsphase und die Entschlussphase. Während der Problemphase gilt es, Ziel und Verlauf zu klären und ggf. die Ziele visuell darzustellen. Man kann hierzu eine Pinwand einsetzen und die Visualisierungshilfen der Moderationstechnik verwenden. Danach, deutlich getrennt, folgt die Lösungsphase, bei der Vorschläge und Ideen gesammelt, ergänzt und geordnet werden. Dies lässt sich durch Einsatz der Kärtchentechnik, der Zuruffrage oder anderer Kreativitätstechniken vornehmen. Wichtig ist dabei, dass eine Trennung der Vorgänge Sammeln, Ergänzen und Ordnen vom Bewerten und Auswählen stattfindet. Die letzte Phase, die Entschlussphase, sollte dann zu einer Einigung und letztlich zu einer Entscheidung führen. Werden bei der Problemlösungsphase die Ziele in Information und Problemlösung sauber getrennt, dann kann auch der methodische Ablauf der Besprechung leicht eingehalten werden. Informationen werden kurz und innerhalb der vorgegebenen Zeit abgehandelt, während bei Problemlösungen das Instrumentarium der moderierten Veranstaltung eingesetzt werden kann. Die als Frage dargestellten Problembereiche ermöglichen sofort eine unmittelbare Ideensammlung. In einer danach folgenden Bewertungsphase können dann die Ideen herausgefiltert werden, deren weitere gedankliche Verfolgung interessant ist. Hierzu können geeignete Bewertungsverfahren wie Bepunkten, MSKD-Regel oder Ethos-Regel herangezogen werden. 75946201 Seite: 31 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Die hier vorgestellte Vorgehensweise bei Routinebesprechungen führt dazu, dass gegebene Ziele in wesentlich kürzerer Zeit erreicht werden können als bisher. Der methodische Ansatz und der Einsatz von Elementen der Moderationstechnik erlaubt es, in kürzester Zeit effiziente Ergebnisse zu erreichen. Voraussetzung ist hierbei, dass alle Beteiligten das Methodenpaket akzeptieren und danach handeln. Wichtig ist es, dass die Besprechungsgruppe dem Besprechungsleiter die "Methodenhoheit" einräumt. Dies bedeutet, dass er auch bei hitzigen und kontrovers geführten Diskussionen um die Sache durch methodischen Einsatz eingreifen darf, nicht jedoch aufgrund eigener Meinungsäußerungen oder vorgegebener Autorität. Damit wird erreicht, dass die Teilnehmer die einzelnen Methodenbestandteile akzeptieren und trotz heftiger Auseinandersetzungen um die Sache einer Lösung des Problems schnell näherkommen können. 75946201 Seite: 32 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] 6. Techniken der Ideensammlung Zu den häufig angewandten Techniken der Ideensammlung - auch Kreativitätstechniken genannt - zählen u.a. die Kärtchenabfrage, das Brainstorming und die Zuruffrage. Die Techniken können hier nur stichwortartig beschrieben werden. Der interessierte Leser wird auf die Literatur verwiesen (vgl. 14.). 6.1 Kärtchenabfrage Die Kärtchenabfrage dient der Ideensammlung mit anschließender Sortierung und eventueller Bewertung. o Schreiben der Kärtchen: - Frage auf Papierstreifen oder Plakat aufschreiben - Bei aufgeteilter Fragestellung unterschiedlich farbige Karten verwenden - Teilnehmer auffordern, mit dicken Filzstiften zu schreiben (Farbe spielt keine Rolle) - Fragestellung kurz erläutern, auf Besonderheiten hinweisen - Teilnehmer auffordern, je Karte eine Idee/Vorschlag aufzuschreiben - Maximal 7 Begriffe je Karte (als Hinweis bei Mengenproblemen) - Zeitvorgabe: 10 bis maximal 20 Minuten - Diskussionen oder Streitgespräche unterbinden - Eventuell auf Anonymität der Schreiber hinweisen Nach dem Schreiben der Kärtchen werden diese vom Moderator eingesammelt und sortiert. o Sortieren der Kärtchen: - Je nach Anzahl der Kärtchen leere Pinwände bereitstellen - Fragestellung auf Plakat anbringen - Karten der Teilnehmer einsammeln ohne Ordnung - Erste Karte vorlesen und an beliebiger Stelle an Plakat mit Nadel anheften - Zweite Karte vorlesen, zuordnen oder an eigene Stelle hängen - Sämtliche Karten vorlesen und in Abstimmung mit dem Team zuordnen - Bei Kontroversen bezüglich Zuordnung: entweder zweite Karte schreiben lassen oder selbst Zuordnung entscheiden - Wichtig: bei Zuordnung sich immer der Zustimmung der Gruppe vergewissern - Keine Kärtchen vernichten, alle Karten werden verwendet, auch doppelte - Kärtchen nur so weit übereinander hängen, dass sie nicht die Schrift verdecken - Bei Platzproblemen Kärtchengruppen umhängen - Nach Abschluss der Sortierphase Gruppen von Kärtchen durch dicke Striche "clustern" (Zusammenfassen ähnlicher Aussagen) - Je Cluster einen Titel/Thema/Problem formulieren und dazuschreiben - Cluster durchnumerieren Bemerkung: Bei sehr vielen Karten und einem geübten Team kann die Sortierung der Karten auch direkt auf dem Boden erfolgen. Erst danach werden die Kärtchen an die Wände geheftet oder direkt geklebt. o Bewerten der Cluster: - je Teilnehmer Punkte vergeben 75946201 Seite: 33 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Punktanzahl errechnen aus: Anzahl Teilnehmer, durchschnittliche Anzahl Punkte je Cluster, Anzahl Cluster Beispiel: 15 Teilnehmer, durchschnittliche Anzahl = 5 Punkte, Anzahl Cluster = 10 Ergibt: 10 x 5 : 15 = ca.3,3 Gewählte Anzahl Punkte je Teilnehmer: 4 o Die Teilnehmer auffordern, je Cluster maximal zwei Punkte zu vergeben (nur in Ausnahmefällen ist konzentrierte Häufelung erwünscht) o Teilnehmer auffordern, für sich eine Bewertung vorzunehmen o die Teilnehmer bitten, aufzustehen und die Bepunktung vorzunehmen o Wenn Gefahr besteht, dass ein Teammitglied eine Leitfunktion bei der Bepunktung auswirken könnte, Bepunktung auf Zettel schreiben lassen, einsammeln, selbst durchführen o nach dem Bepunkten Punktanzahl je Cluster zählen und deutlich anschreiben o auf Wunsch Reihenfolge der Gewichtung durchnumerieren (andere Farbe als bisher verwendet) Die Bepunktung stellt nur eine mögliche Vorgehensweise dar. Sie ist keinesfalls für die weitere Arbeitsweise des Teams zwingend, bringt jedoch die Gesamtmeinung der Gruppe bezüglich der Wertigkeit einzelner Themen zum Ausdruck. In einer anschließenden Diskussion sollte nunmehr die weitere Vorgehensweise geklärt werden. Nach Abschluss dieser drei Schritte werden mit den Teilnehmern gemeinsam sämtliche Kärtchen mit Hilfe von Klebestiften dauerhaft an den Plakaten befestigt. Materialbedarf: o ca. 5 - 10 Kärtchen je Teilnehmer ( rechteckig oder oval) o ein bis zwei Stifte je Teilnehmer (mittelstark), Strichbreite ca. 5 mm o Leere Plakate für Pinwände in Abhängigkeit von Teilnehmerzahl (ca. 30 - 40 Karten gehen auf eine Plakatwand) o Farbige Punkte, Durchmesser: 1 cm, für Bepunktung bereithalten o Schere für Zuschneiden der Punktstreifen, Klebstifte, Nadeln 6.2 Brainstorming Beim Brainstorming geht es darum, möglichst viele Ideen durch Zuruf von Teilnehmern zu erhalten. Dabei ergeben sich folgende Merkmale: o Moderator zuzüglich evtl. Hilfsperson stehen mit Filzstiften ausgerüstet zum Schreiben bereit o Pinwände oder Flipchartständer mit leeren Bögen müssen ausreichend bereit stehen o Die Fragestellung wird deutlich sichtbar aufgeschrieben und im Raum aufgehängt o Moderator fordert Teilnehmer auf, Ideen laut als Stichworte zuzurufen o Zugerufene Begriffe werden sofort aufgeschrieben (so schnell wie möglich, aber lesbar) o Jede Idee ist erlaubt (auch skurrile) o Killerphrasen sind zu unterbinden (vgl. Abbildung 6) o Nach einer ersten Erschöpfungsphase nach ca. 10 Minuten können vom Moderator weitere Denkanstöße oder Erklärungen gegeben werden o Moderator liefert keine eigenen Ideen, er beschränkt sich aufs Schreiben o Vollgeschriebene Flipchartblätter werden sichtbar an der Wand aufgehängt o Teilnehmer ermuntern, Ideen anderer zu assoziieren o Teilnehmer von einer Bewertung abhalten (auch bei selbstgeäußerten Ideen) o Nach ca. 10 - 15 Minuten Brainstormingsitzung beenden 75946201 Seite: 34 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Materialbedarf: o Flipchartpapier oder Pinwände o Ein oder zwei Stifte für Moderator o Leere Wände zum Befestigen der beschrifteten Plakate 6.3 Zuruffrage Bei dieser Technik schreibt der Moderator die ihm zugerufenen Aussagen auf. Dazu geht er wie folgt vor: o Ein Plakat wird, wie in Abbildung 10 dargestellt, vorbereitet o Das Thema wird vom Moderator kurz erläutert o Die Teilnehmer werden aufgefordert, Schlagworte oder kurze Sätze zur Problemlösung anzubieten o Der Moderator schreibt die jeweiligen Aussagen sofort auf o Bei unklaren Aussagen Formulierungshilfen anbieten o Bei kontroversen Meinungen beide Meinungen aufschreiben o Nach Abschluss der Zurufe ggf. Vorschläge zusammenfassen, verdichten, strukturieren o Variante: Teilnehmer schreiben Vorschläge auf Streifen, dann bessere Sortierung möglich o Zur Schreiberleichterung Papier durchfalten, so dass Querstreifen aufgrund der Knicke entstehen o Ggf. Vorschläge bepunkten (vgl. 6.1) Es gibt noch eine Reihe weiterer Techniken der Ideensammlung, die aus dem Bereich der Kreativitätstechniken stammen, jedoch hier aus Platzgründen nicht mehr dargestellt werden können. Selbstverständlich können sie bei moderierten Veranstaltungen mitbenutzt werden. 75946201 Seite: 35 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Abbildung 10: Zuruffrage - Beispiel 7. Spielregeln für Teamarbeit Zu Beginn einer Teamarbeitssitzung sollte der Moderator den Teilnehmern einige Erläuterungen bezüglich der in einer Gruppe ablaufenden Prozesse geben. Dies betrifft insbesondere die Verdeutlichung der Gruppensituation, die Trennung von Sach- und Verhaltensebenen bei der Diskussion, den Einsatz von Kritik und den Versuch, Machtpositionen aufzubauen. Danach sollten folgenden Spielregeln gemeinsam erarbeitet oder durchgesprochen werden: o Andere ausreden lassen, zuhören o Aktiv mitarbeiten o Toleranz gegenüber anderen Meinungen o Fairness bei Kritik o Bei Ideensammlung keine Killerphrasen o Selbst maximal 30 Sekunden reden, keine Wiederholungen o Keine Manipulationen vornehmen o Butlerregel akzeptieren (jeder ist des anderen Butler) o Chairmenregel akzeptieren (jeder vertritt seine Meinung selbst, jeder ist gleich) o Kein Gruppenleiter oder Besprechungsvorsitzender, sondern Moderator o Kein Zwang zur Einigung (Widerspruch kennzeichnen, Blitz, gelbe Karte) o Ideen anderer weiterverfolgen o Alle Aussagen visualisieren Die Spielregeln sollen dazu dienen, dass sich alle Teilnehmer zu dieser Vorgehensweise verpflichtet fühlen. Deshalb ist eine gemeinsame Erarbeitung nach dem Motto "Wie wollen wir 75946201 Seite: 36 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] heute zusammenarbeiten" günstiger als eine Vorstellung eines fertigen Plakates. Letzteres sollte man nur bei extremen Zeitproblemen tun. Bei Kleingruppen (3 - 7 Personen) ist es nicht erforderlich, dass ein Moderator bestimmt wird. Die Gruppe ist in der Regel in der Lage, sich selbst zu steuern, sofern alle Teilnehmer die Spielregeln akzeptieren. 8. Fragetechniken Die Gruppenarbeit wird wesentlich dadurch bestimmt und gelenkt, dass eine präzise formulierte Frage vorgegeben wird. Bei Aufgabenstellungen kann man zwischen zwei grundsätzlichen Arten trennen: Ein Thema dient der Information, dann ist eine Fragestellung überflüssig. Ein Thema bedarf einer Problemlösung, dann muss eine Frage entsprechend dem Ziel ausformuliert werden. Da der erstere Fall, die Informationsveranstaltung, nicht Gegenstand einer Moderationsveranstaltung ist, wird im folgenden nur die Fragetechnik behandelt. Hierbei sind zwei Fragetypen zu unterscheiden: die sogenannte Ja-Nein-Frage oder die problemorientierte Frage. Erstere bedeutet, dass als Antwort im Prinzip ein Ja oder Nein erfolgen kann. Beispiel: Sollen wir einen Kopierapparat für die Abteilung X beschaffen? Die Antwort kann eigentlich im Prinzip nur Ja oder Nein heißen und beengt dadurch die Gedankenwelt und den Ideenreichtum der Teilnehmer stark. Für Moderationsveranstaltungen kommt nur die Problemfrage zum Einsatz. Beispiel: Wofür sollen Personalcomputer eingesetzt werden? Solche Fragen sind durch folgende Merkmale gekennzeichnet: o Immer als W-Frage formulieren (weshalb, warum, wie, wo, wodurch, wann,...) o Aussagekräftige Verben verwenden o Fragen sichtbar aufschreiben o Vorbereitete Fragen auch optisch ansprechend gestalten o Grundprinzipien der Farbtechnik verwenden (rot für gefährlich, problematisch; gelb für unentschieden, Information; grün: zukunftsträchtig, neu, interessant) o Bei den Einstiegsfragen die Frageformulierung dahin überprüfen, ob ein hinreichender Ideenfluss möglich ist. 75946201 Seite: 37 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Prüfpunkte hierzu sind: - Engt das Thema die Frage ein? - Ist die Frage zu weit gefasst? - Ist die Frage verständlich? - Müssen verwendete Fremdwörter sein? - Muss die Frage in Blöcke aufgeteilt werden? - Stimmt der fachliche Inhalt der Fragestellung? - Sind die zu erwartenden Ergebnisse zielorientiert? - Welche Alternativformulierungen bieten sich an? 9. Aufgaben des Moderators Der Moderator hat die Aufgabe, das Team zielorientiert zu leiten und dazu zu bringen, das anstehende Problem mit eigenen Kräften zu lösen. Dazu ergeben sich für seine Vorbereitung und sein Verhalten folgende Merkmale: o Vorbereitung der organisatorischen Maßnahmen o Durchsprache des Problems mit dem Auftraggeber o Fachliche Grundkenntnisse über das behandelte Thema o Ausbildung und hinreichende Übung als Moderator o Auswahl der Teilnehmer zusammen mit dem Veranstalter o Persönlich neutrales Verhalten gegenüber den Teilnehmern o Kurzschulung der Teammitarbeiter bei ungeübten Gruppen o Zeitkontrolle o Ablaufkontrolle o Methodenkontrolle o Bereitstellung verschiedener Methoden je nach Einsatzsituation o Überwachung der Dokumentation o Kontrolle der Verhaltensweisen der Teammitarbeiter, insbesondere auf der Beziehungsebene o Abfangen von Streitigkeiten und Kontroversen mit persönlichem Charakter o Bereitstellung des gesamten Materials o Auswahl des Raumes 10. Visualisierungselemente Grundsätzlich sollen alle Aussagen und Diskussionsbeiträge bei der moderierten Veranstaltung visualisiert werden. Dies gilt sowohl für die Tätigkeiten des Moderators als auch für die Arbeitsergebnisse der Gruppe. Folgende Merkmale kennzeichnen die Visualisierungsmöglichkeiten: o Kärtchen der verschiedensten Formen zur Bildgestaltung einsetzen o Verschiedene Farben verschiedenen Themen zuordnen o Verschiedene Farbstifte mit verschiedenfarbigen Kärtchen kombinieren o Selbst Papier ausschneiden und zu Visualisierungszwecken gestalten o Schrift wie folgt einsetzen: - Schrift möglichst groß schreiben - Verschiedene Kanten des Schreibers einsetzen zur Schriftgestaltung (Ausprobieren) - Groß- und Kleinschreibung verwenden - Kurze Ober- und Unterlängen - Auf Karten oder Streifen oben links beginnen - Blöcke bilden, keine langen Zeilen - Stichworte statt Satz, Schlüsselbegriffe verwenden - Schrift muss lesbar sein - Bilder, Pläne oder Grafiken einsetzen, wenn vorhanden - Andere Medien für Kurzreferate oder Informationsdarbietung einsetzen (Arbeitsprojektor, Dia, Video, Film, Laptop mit Beamer, Flipchart) 75946201 Seite: 38 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] 11. Präsentationsregeln Für den Moderator wie auch für das Gruppenmitglied, das die Ergebnisse einer Teamarbeit vorstellt, gelten folgende Verhaltensregeln bei der Präsentation: o Ständig Blickkontakt zum Plenum halten, mit flach ausgestrecktem Arm links oder rechts zeigen o Alle Kartenaussagen vorlesen o Beim Vortragen Hand auflegen (Koordinierung von Auge und Ohr) o Wenig selbst kommentieren, Gruppenmeinung wiedergeben o Bei mehr als einem Plakat im Wechsel präsentieren o Im Plenum schriftlich diskutieren lassen o Erst das Plenum nach der Präsentation reden lassen, dann selber Stellung nehmen (nur wenn wirklich erforderlich) o Mündliche Diskussionsbeiträge mit visualisieren (selbst oder durch andere Gruppenmitglieder) 12. Maßnahmenkatalog und Meinungsbild Zum Abschluss einer jeden Moderation ist ein Maßnahmenkatalog erforderlich (vgl. Abbildung 11). Er verfolgt das Ziel, die nächsten Schritte nach Ablauf der moderierten Veranstaltung eindeutig festzulegen. Er wird mit der kompletten Dokumentation des gesamten Ablaufes dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Nach Abschluss des Maßnahmenkataloges ist es dann auch möglich, ein Meinungsbild oder eine Stimmungslage durch entsprechend geeignete Verfahren auszuloten. Auf jeden Fall sollte vermieden werden, dass eine Moderationsveranstaltung ohne einen definierten Abschluss oder Maßnahmenkatalog endet. Dies könnte den ganzen Erfolg der Sitzung gefährden. 75946201 Seite: 39 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Abbildung 11: Maßnahmenkatalog 75946201 Seite: 40 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Einschätzung unserer KG-Arbeit bezüglich Wie zufrieden sind Sie mit dem Arbeitsergebnis? niedrig ++ + - -- Zeitaufwand sehr hoch schlecht sehr gut Ergebnis Wie zufrieden sind Sie mit dem Ablauf? ++ + - Was sollten wir bei einer nächsten Tagung anders machen? -- Abbildung 12: Einschätzung der Moderationsveranstaltung 13. Abschluss einer Moderationsveranstaltung Nach Abschluss der Tagung spricht der Moderator der Gruppe seinen Dank aus für ihre rege Mitarbeit und sichert die Zusendung der abgeschriebenen oder abfotografierten Plakate zu. Damit ergibt sich die Nacharbeit für den Moderator, die darin besteht, dass alle Plakate in der richtigen Reihenfolge sortiert und dokumentiert werden. Dies kann auch durch eine Fotodokumentation geschehen. Wird während einer längeren Tagung bereits eine Nummerierung vorgenommen unter Einbeziehung des Datums, kann dieser Sortierungsaufwand wesentlich erleichtert werden. Werden während der Moderationsveranstaltung von Teilnehmern Wünsche oder Vorschläge geäußert, die nicht zum Thema passen, die nicht sofort beantwortet werden können oder sollten (weil sie den Ablauf stören), dann kann eine leere Plakatwand mit dem Titel "offene Fragen" hierzu verwendet werden. Der Teilnehmer wird gebeten, seine Frage oder sein Problem auf eine Karte zu schreiben. Diese Karte wird offen sichtbar an der eben beschriebenen Wand aufgehängt. Nach Abschluss der Veranstaltung nimmt der Moderator zu diesen Fragen Stellung. Damit wird verhindert, dass Teilnehmer aufgrund eigener Probleme sich gedanklich aus der Gruppe zurückziehen, weil sie ständig darauf warten, wann sie mit ihrer Frage oder ihrem Problem zu Zuge kommen können. 75946201 Seite: 41 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] Sicherlich wird nach einer kurzen Ausbildung nicht jeder sofort ein hervorragender Moderator oder Besprechungsleiter sein können. Selbstdisziplin, Übung und Beherrschung der Methoden sowie die Akzeptanz der Team- oder Besprechungsgruppe sind für ein Gelingen erforderlich. Auch hier gilt: "Übung macht den Meister". 75946201 Seite: 42 Präsentationstechnik COMPASS GmbH [email protected] 14. Weiterführende Literatur BATAILLARD, V., Die Pinwand-Technik, Verlag Organisator Zürich, 1984 EDMÜLLER, Andreas; WILHELM, Thomas: Moderation, Haufe Verlag 2002 FEIX,N., Moderationsmethoden und Synaplan, Verlagsbüro Brandt, Mannheim, 1990 HOFFMANN, Klaus-Dieter: Moderieren und präsentieren, Cornelsen Verlag 2002 JESERICH, W., Mitarbeiter auswählen und fördern, Carl Hanser Verlag, München und Wien 1981. KLEBERT, K., SCHRADER, E., STRAUB, W.,KurzModeration, Verlag Windmühle Hamburg 1987 METAPLAN, Fibel zur Metaplantechnik, Quickborn, Metaplan GmbH NIMMERGUT, J., Kreativitätsschule, Verlag Heyne, München 1982. PALME, K., Handlungsanleitung für Moderatoren in "Handbuch Controlling", Hrsg. Elmar Mayer/Jürgen Weber, Poeschel Verlag, Stuttgart 1990. PALME, K., Kreativitätsschöpfung mit Hilfe der Moderationstechnik in "Der Controlling-Berater", 5/1986, Jg. 4, Haufe-Verlag, Freiburg. SCHÄFER J., Präsentationstechnik für Führungskräfte, Verlag Windmühle Hamburg, 1991 SCHLICKSUPP, H., Innovation, Kreativität und Ideenfindung, 2. Auflage, Vogel-Verlag, Würzburg 1980. SCHLICKSUPP, H., Management Wissen-Ideenfindung, Vogel-Verlag, Würzburg 1980. SEIFERT, J.W., PATTAY S., Visualisieren-Präsentieren-Moderieren, Gabal Verlag Speyer 2004 STROMBACH, M.E., JOHSON, G., Qualitätszirkel im Unternehmen - Ein Leitfaden für Praktiker, Deutscher Instituts-Verlag, Köln 1983. 75946201 Seite: 43
