Schaffung einer Dokumentvorlage für MS-Word

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Schaffung einer Dokumentvorlage für MS - Word
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Vorüberlegung
Durch Vorlagen kann die spätere Arbeit mit Dokumenten entscheidend beschleunigt werden.
– Tastenkombinationen statt markieren und Format zuweisen
– aufbauende Gliederung (Nummerierung)
– Gliederungsstruktur entsteht nicht erst beim Schreiben.
2
Planung
2.1
Was wird benötigt?
– vier Überschriften (nummeriert)
– drei Textgliederungsebenen
• Normaltext (Standard)
• Unterpunkt eins mit Anstrich
• Unterpunkt zwei mit Punkt
Laut Corporate Design (CD) der Firma ist die Standardschrift Arial mit einem Schriftgrad von 10pt. (pt
= Punkt = 1/72 inch = 0,35mm)
3
Verwirklichung
3.1
Festlegen der
Standard-Einstellungen
Da die meisten Formate ihre
Eigenschaften von den
Standardeinstellungen „erben“ ist es
sinnvoll, diese zuerst zu bearbeiten.
Format → Formatvorlage
und Formatierung…
oder
in der Symbolleiste
Format
→ Es öffnet sich der Aufgabenbereich.
– Eintrag Standard suchen → Rechtsklick → Ändern…
– im Dialog „Formatvorlage ändern“ die entsprechenden Einträge bzw. Einstellungen vornehmen:
• Schriftart, Schriftgrad, Schriftvarianten, Schriftfarbe, Ausrichtung, Zeilenabstand, Abstand zum
vorherigen Absatz und Einrückung
3.1.1
Zuweisen einer Tastenkombination
Im Word kann jederzeit mit der Tastenkombination Strg + Shift + n in die Standardschrift umschaltet
werden. Da die übrigen Formatierungen über Alt +Ziffertaste erreichbar sein sollten, hier Alt + ^.
– Im Dialog "Formatvorlage ändern“ die Schaltfläche Format → Tastenkombination …
– im Eingabefeld "Neue Tastenkombination:" die Tastenkombination drücken → Zuordnen →
Schließen (evtl. vor dem Zuordnen besondere Dokumentvorlage wählen)
3.2
Unterpunkt eins als "Anstrich"
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– im Aufgabenbereich
"Formatvorlagen und Format" →
Schaltfläche "Neue Formatvorlage"
– Eingaben wie nebenstehend (ohne
Punkt vor dem Namen! → hier nur
so, weil schon vorhanden)
– Tastenkombination: Alt + 5 (siehe
oben)
3.2.1
Absatz
– Sondereinzug: hängend bei 0,35cm (Einzug auf weiteren Zeilen, wenn kein ENTER gedrückt wird)
3.3
Unterpunkt zwei als "Bullet"
3.3.1
Allgemeine Einstellungen
– Formatvorlage für Folgeabsatz: Bullet
– Tastenkombination: Alt + 6
3.3.2
Absatz
– Einzug links: 0,35cm
– Sondereinzug: hängend 0,45cm
3.4
Zeichenvergabe bei den
Unterpunkten
– Dialog "Formatvorlage ändern" → Format →
Nummerierung
– im Dialog "Nummerierung und Aufzählungszeichen"
das Register Aufzählungszeichen wählen
– evtl. ähnliche Formatierung wählen → Anpassen…
– Aufzählungszeichenposition → Einzug evtl. z.B.
0,35cm bei Bullet
– Textposition → Einzug bei: → den Wert eintragen,
welcher im Dialog Absatz als hängender Einzug
festgelegt wurde
3.5
Überschriften
Die Überschriften eins bis drei sind von Word vorformatiert. Die Änderungen müssen Folgendes
ergeben:
– Schriftart Arial
– Ausrichtung links ohne Einzug
– Sondereinzug hängend bei 1,0cm
– Tabstop bei 1,0 cm (muss erst bei der Gliederung eingegeben werden)
– Tastenkombinationen Alt + 1 bis Alt + 4
Element
Überschrift 1
Überschrift 2
Überschrift 3
Überschrift 4
3.5.1
–
–
–
–
Schriftgrad
+ 4pt
+ 4pt
+ 2pt
+ 1pt
Abstände vor/nach
0/6pt
12/6pt
12/6pt
12/6pt
Formatierung
fett
fett
fett
fett
Folgeformat
Überschrift 2
Standard
Standard
Standard
Gliederung für die Überschriften
im Aufgabenbereich irgend eine Überschrift rechts klicken → Ändern… → Format → Nummerierung
im Dialog "Nummerierung und Aufzählung" das Register "Gliederung" auswählen
ähnliche Formatierung wählen → Anpassen
Ansicht erweitern
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– in allen Ebenen im Feld "Zahlenformat" die führende Ziffer (und ab Ebene 2 auch den Punkt)
entfernen
– Nummernposition: links, Ausrichtung bei 0cm
– Textposition: Tapstop nach: 1cm (bei "Text danach" muss vorher Tabstop ausgewählt werden!)
– "Verbinden mit Vorlage:" → entsprechende Überschrift wählen
– überprüfen!: "Neu nummerieren nach:" → muss Eintrag der vorherigen Ebene tragen und aktiviert
sein
3.5.2 Exemplarische Vorgehensweise der
Nummerneinstellung
Aufgabe: der Überschrift 4 ist die Nummerierung
von Hand zuzuordnen.
– Ebene 4 wählen → Eintrag im Textfeld
"Zahlenformat" löschen
– Zahlenformat → "Vorherige Ebene:" → Ebene 2
wählen → Ziffernfeld wird im Textfeld
"Zahlenformat" eingetragen → Punkt dahinter
setzen
– Zahlenformat → Vorherige Ebene:" → Ebene 3
wählen → Ziffernfeld wird im Textfeld
"Zahlenformat" eingetragen → Punkt dahinter
setzen
– in "Zahlenformatvorlage" die Ziffernfolge wählen
→Ziffernfeld wird im Textfeld "Zahlenformat"
eingetragen → (kein Punkt dahinter! → DIN
5008)
3.5.3
Durchgängige Linie unter der Überschrift 1
– im "Formatvorlage ändern" - Dialog → Format → Rahmen…
– Linienart, Linienstärke und -farbe einstellen
– in der Vorschau die entsprechenden Symbole klicken oder schneller direkt in die Vorschau klicken,
um Linie zu setzen/zu entfernen
4
Einträge in Kopf- und Fußzeile
Über Ansicht → Kopf- und Fußzeile oder Doppelklick in eine vorhandene Kopf- oder Fußzeile in der
Seitenlayoutansicht, werden Kopf- und Fußzeile zugänglich. (Rest des Dokuments ist ausgegraut,
Symbolleiste erscheint)
4.1
Einfügen von Feldern
Wird Text in die Kopf- oder Fußzeile eingefügt, so wiederholt sich dieser Eintrag auf allen Folgeseiten
(wenn nicht anders vereinbart). Bei veränderlichen Daten wie z.B. Seitenzahlen muss deshalb mit
Feldern gearbeitet werden. (Die graue Hinterlegung der Felder wird nicht gedruckt und kann im Dialog
Optionen auch ausgeschaltet werden.)
4.1.1
Dateiname in Kopfzeile
– Ausrichtung festlegen
– Auswahl aus "Autotext einfügen" in der Symbolleiste "Kopf- und Fußzeile" oder Einfügen →
Feld…→ Auswahl FileName
– Schriftgrad anpassen
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Wird der Dateiname trotzt Speichern des Dokuments nicht angezeigt, so hilft dort meist das
Einschalten der Seitenansicht (Symbol in Symbolleiste Standard)
4.1.2
Seitenzahl und -anzahl in der Fußzeile
– Ausrichtung festlegen
– Auswahl aus "Autotext einfügen" in der Symbolleiste "Kopf- und Fußzeile" oder schreiben: Seite →
Klick auf das Symbol "Seitenzahl einfügen" → schreiben: von → Klick auf "Anzahl der Seiten
einfügen" in der Symbolleiste (Leerzeichen beachten!)
Zurück zum Dokument durch Klick auf "Schließen" in der Symbolleiste "Kopf- und Fußzeile".
5
Arbeiten mit Tabulatoren
5.1
Offizieller Weg
Format  Tabstopp..
– Bei Tabstopp - Position den entsprechenden Wert eingeben
– Ausrichtung bestimmen
– Evtl. Füllzeichen festlegen
– Schaltfläche festlegen
5.2
Profi – Weg
– Im Schnittpunkt der Lineale den entsprechenden Tabulator durch klicken auswählen
– An die entsprechende Stelle im Lineal klicken
– Füllzeichen sind so nicht möglich – Doppelklick auf das Tabzeichen öffnet den Tabulator Dialog
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