Einführung in Microsoft® Office OneNote™ 2003
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i Inhalt Inhalt.......................................................................................................................................................... i Einführung in Microsoft® Office OneNote™ 2003 ................................................................................... 1 OneNote im Einsatz ................................................................................................................................. 2 Einfache und effiziente Strukturierung ..................................................................................................... 3 Zugreifen auf Notizen ........................................................................................................................... 3 Intuitive Benutzeroberfläche ............................................................................................................. 3 Notizbuchabschnitte.......................................................................................................................... 4 Seitenregisterkarten .......................................................................................................................... 5 Seitengruppen ................................................................................................................................... 5 Flexible 2D-Seitenoberfläche ............................................................................................................ 6 Titelbereich........................................................................................................................................ 6 Strukturieren von Notizen ..................................................................................................................... 7 Gliedern ............................................................................................................................................ 7 Nummerierung und Aufzählungszeichen .......................................................................................... 7 Seiten ................................................................................................................................................ 8 Briefpapier ............................................................................................................................................ 8 Notizkennzeichen ................................................................................................................................. 9 Suchen................................................................................................................................................ 10 Verlaufsnavigation .............................................................................................................................. 11 Automatisches Speichern ................................................................................................................... 11 Individuelles Arbeiten ............................................................................................................................. 11 Erfassen von Notizen ......................................................................................................................... 11 Freihand-Funktion ........................................................................................................................... 12 Vordefinierte Freihandstile .............................................................................................................. 12 Freihandführungen .......................................................................................................................... 13 i Konvertieren von Freihand in Text .................................................................................................. 13 Einfügen und Entfernen von Abstandshaltern ................................................................................ 13 Aufzeichnen von verknüpftem Audiomaterial .................................................................................. 14 Kopieren und Einfügen ................................................................................................................... 15 Randnotizen .................................................................................................................................... 16 Aufgabenbereich „Recherchieren“ ..................................................................................................... 16 Tastenkombinationen ......................................................................................................................... 17 Umfassende und benutzerfreundliche Textverarbeitungsfunktionen ................................................. 17 Gemeinsame Nutzung von Notizen .................................................................................................... 17 E-Mail .............................................................................................................................................. 17 Veröffentlichen im HTML-Format .................................................................................................... 18 Aufgabenbereich „Freigegebener Arbeitsbereich“ ............................................................................. 18 Systemanforderungen..................................................................................................................... 18 ii Einführung in Microsoft® Office OneNote™ 2003 Mit Microsoft® Office OneNote™ 2003, einer neuen Anwendung der Microsoft Office-Systemprodukte, können Benutzer Notizen elektronisch erfassen, strukturieren und wiederverwenden, die auf Laptops, Desktops oder auf einem Tablet PC handschriftlich oder mittels Tastatureingabe verfasst wurden. OneNote 2003 bietet eine zentrale Stelle für das individuelle elektronische Aufzeichnen und Anpassen von Notizen, so dass Sie Informationen auf unterschiedliche Art und Weise sammeln und Ihren Anforderungen entsprechend strukturieren können. Mit OneNote 2003 wird das Schreiben von Notizen zum dynamischen Bestandteil der täglichen Arbeit. OneNote ermöglicht Ihnen Folgendes: Individuelle Erfassung von Notizen Problemlose Strukturierung von Informationen Schneller Zugriff auf Informationen Effiziente Wiederverwendung und gemeinsame Nutzung von Notizen Microsoft Office OneNote 2003 ermöglicht eine produktivere Gestaltung von Notizen, damit wird das Notieren von Informationen aktiv und effektiv in Ihre alltäglichen Arbeitsprozesse eingebunden. Statt Papiernotizen später in elektronische Form zu übertragen, werden die Notizen direkt elektronisch erfasst und können am Ende einer Besprechung verteilt werden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Diagramme und Web-Recherchen einzufügen. Auf diese Weise werden geschäftliche Notizen, die sich sonst stapeln, nicht mehr verwendet werden und in Vergessenheit geraten, zu einem zentralen Bestandteil des Geschäftsprozesses. OneNote 2003 unterstützt Sie in folgenden Punkten: Effizienzsteigerung durch elektronische Zentralisierung sämtlicher Notizen Reduzierung des Zeitaufwands für die Übertragung von Notizen Produktivitätssteigerung durch problemlose Integration von OneNote-Inhalten in andere Microsoft Office-Anwendungen Abgesehen von der Möglichkeit OneNote 2003 auf Laptops und Desktops einzusetzen, bietet die Verwendung auf einem Tablet PC mit Hilfe des Stifts als Eingabegerät zusätzliche Funktionen in OneNote. Ein Tablet PC ermöglicht z.B. die handschriftliche Eingabe Ihrer Notizen (und ggf. die Konvertierung in Text) sowie das Zeichnen von Diagrammen oder Bildern innerhalb der Notizen. Wenn Sie OneNote auf einem Laptop- oder Desktop-Computer mit einem Stift als Eingabegerät verwenden, können Sie zwar auch in OneNote schreiben und zeichnen, Ihre Aufzeichnungen werden dann jedoch wie Bilddateien behandelt und können nicht wie bei der Verwendung eines Tablet PCs in Text konvertiert werden. OneNote 2003 wird voraussichtlich im Laufe dieses Jahres verfügbar sein. Zwischenzeitlich können Sie die Seite http://www.microsoft.com/germany/ms/office2003/OneNote2003/index.htm bzw. www.microsoft.com/office/onenote (englischsprachig) besuchen, um aktuelle Informationen und Aktualisierungen zu erhalten. 1 OneNote im Einsatz Microsoft® Office OneNote™ 2003 ist eine nützliche und vielseitige Notizanwendung für Profis aus den verschiedensten Branchen. Mit OneNote 2003 verfassen Sie nicht nur Notizen, Sie geben Anstöße! Die folgenden Beispiele veranschaulichen den Einsatz von OneNote am Arbeitsplatz: Peter, Projektmanager Peter ist Projektmanager in einem großen Fertigungsunternehmen. Er verwendet OneNote 2003 auf seinem Laptop, um sich bei allen Telefonaten und sonstigen Besprechungen Notizen zu machen. Peter verwaltet seine Notizen für alle aktuellen Projekte in einem separaten OneNote-Notizblockabschnitt, auch für Besprechungen verfügt er über einen speziellen OneNote-Abschnitt. Er schätzt es vor allem, dass OneNote alle Informationen an einem Ort speichert. Außerdem verwendet er OneNote häufig, um Audioinhalte von Besprechungen aufzuzeichnen, die automatisch mit seinen eingegebenen Notizen synchronisiert werden. Nach den Besprechungen hört sich Peter Teile dieser Aufzeichnungen erneut an, um sicherzustellen, dass er die während der Besprechung erwähnten wichtigen Kundenkommentare und Aufgaben richtig verstanden hat. Stefan, Ingenieur Stefan ist Ingenieur und entwirft für ein High-Tech-Unternehmen Schaltungen und Chips. Er verwendet OneNote 2003 auf seinem Desktop-Computer zusammen mit einem Stift als Eingabegerät, um für unterschiedliche Projekte und Besprechungen Notizen zu schreiben und Diagramme zu zeichnen. Da sich alle Notizbücher von Stefan am gleichen Speicherort befinden, kann er seine Notizen ganz problemlos durchsuchen, um schnell die gewünschten Informationen zu finden. Beispielsweise wurde Stefan von seinem Vorgesetzten nach dem Preisangebot für eine neue Legierung gefragt, die er derzeit untersucht. Stefan weiß zwar, dass er sich das Angebot für die Legierung vor mehreren Wochen notiert hat, er kann sich aber nicht mehr genau erinnern, wo oder wann er die Notiz aufgenommen hat. Er kann die gewünschten Daten mit wenigen Mausklicks finden, indem er seine OneNote-Notizen nach dem Wort „Legierung“ durchsucht. Lisa, Beraterin Lisa ist Beraterin eines führenden professionellen Serviceanbieters. Sie verwendet OneNote 2003 auf ihrem Notebook, um Notizen zu ihren Kunden, Besprechungen und Telefonaten zu sammeln. Lisa 2 schätzt vor allem, dass sie dank OneNote ihre Notizen problemlos über E-Mail oder die Microsoft® Windows® SharePoint™ Services-Website ihres Teams gemeinsam mit ihren Kollegen nutzen kann. Dadurch ist es für das gesamte Team deutlich einfacher, Ideen auszutauschen sowie die Notizen und Informationen der Kollegen zu nutzen. Walter, Journalist Walter recherchiert in seiner Funktion als Journalist für ein großes Reisemagazin. Er verwendet OneNote 2003 auf seinem Desktop-Computer, um Notizen und Informationen zu neuen Reisezielen für zukünftige Artikel zusammenzustellen. Für jedes Reiseziel verfügt er über einen separaten OneNoteNotizblockabschnitt. Außerdem nutzt er häufig die Funktion, Bilder, Text oder andere Daten einfach von einer Website direkt in OneNote zu ziehen. Dabei notiert OneNote sogar den URL, so dass Walter seine Quellen zu einem späteren Zeitpunkt ganz bequem referenzieren kann. Patricia, Studentin Patricia ist Studentin. Sie verwendet OneNote 2003 auf dem Tablet PC, um Notizen zur Vorbereitung auf Prüfungen einzugeben. Sie setzt außerdem den Stift ein, um während einer Vorlesung handschriftlich Notizen mitzuschreiben. Patricia hat für jeden Kurs einen separaten Notizblockabschnitt angelegt und wenn das Semester zu Ende ist, legt sie einen neuen Ordner an, indem neue Notizen gespeichert werden. Sie findet es vor allem praktisch, dass sie dank OneNote all ihre Notizkennzeichnungen (Note Flags) für jeden einzelnen Notizblockabschnitt der jeweiligen Vorlesungen schnell findet, dass sie daran erinnert wird, Aufgaben fertig zu stellen oder ihre Mutter anzurufen. Einfache und effiziente Strukturierung Täglich stellt sich uns die Herausforderung, eigene, von anderen erhaltene und gemeinsam genutzte Informationen nachzuverfolgen. Dabei kommt es darauf an, die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt effizient zu strukturieren und darauf zuzugreifen, um Berichte erstellen, Präsentationen sowie wichtige Besprechungen vorzubereiten oder für Prüfungen lernen zu können. Mit Hilfe der leistungsstarken Features von Microsoft Office OneNote 2003 können Sie Notizen entsprechend Ihrer Bedürfnisse strukturieren. Die flexible Benutzeroberfläche bietet Ihnen ein digitales Notizbuch, in dem Sie beliebig viele Ordner, Abschnitte und Seiten erstellen können, die alle bequem an einem Speicherort verwaltet werden. Unabhängig davon, wie Sie die Daten strukturieren möchten, können Sie alle Notizen problemlos durchsuchen, um die gewünschten Informationen schnell zu finden. Zugreifen auf Notizen Intuitive Benutzeroberfläche 3 Abbildung 1 Strukturieren Sie die Notizen problemlos und effizient über die intuitive Benutzeroberfläche. OneNote bietet Ihnen die Flexibilität, Informationen wunschgemäß zu strukturieren. Sie können ein digitales Notiz- und Archivierungssystem erstellen, das ganz auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. OneNote bietet Ihnen ein „digitales Notizbuch“, in dem Sie mehrere Ordner zum Strukturieren und Speichern von Informationen anlegen können. In diesen Ordnern können Sie dann bestimmte Abschnitte einrichten, wobei jeder Abschnitt über eigene Notizseiten verfügt. Die in OneNote erstellten Notizbuchordner und -abschnitte werden automatisch im Ordner Mein Notizbuch gespeichert, der sich im Ordner Eigene Dateien befindet. Über die intuitive Benutzeroberfläche können Sie auf alle im Ordner Mein Notizbuch gespeicherten Daten zugreifen, um problemlos über Daten zu mehreren Projekten zu verfügen. Notizbuchabschnitte Abbildung 2 Strukturieren Sie unterschiedliche Typen von Notizen in den von Ihnen definierten Notizbuchabschnitten. 4 Schon beim ersten Blick auf die Benutzeroberfläche zeigt sich die intuitive und benutzerfreundliche Seitenoberfläche. Im oberen Bereich des Bildschirms befinden sich Registerkarten für jeden Notizbuchabschnitt, ähnlich den Beschriftungsschildchen von Hängeregistraturen. Ein Projektmanager beispielweise kann ein Notizbuch für Besprechungsnotizen anlegen und darin für jedes von ihm bearbeitete Projekt einen eigenen Abschnitt verwalten. Oder er verfügt über einen Notizbuchordner für ein bestimmtes Projekt und über einen Abschnitt für jede Komponente des Projekts (z.B. Besprechungen mit Herstellern, Kundenbesprechungen und Projektzeitpläne). Unabhängig davon, wie Sie die Notizen strukturieren, stellt jeder Notizbuchabschnitt eine separate ONEDatei dar. Hierbei handelt es sich um das Binärdateiformat für OneNote-Dateien im Ordner Mein Notizbuch. Seitenregisterkarten Abbildung 3 Mit Hilfe der Seitenregisterkarten finden Sie schnell und problemlos die richtige Seite. Auf der rechten Bildschirmseite befinden sich separate Registerkarten für die einzelnen Seiten in jedem Notizbuch. Durch Klicken auf diese Registerkarten gelangen Sie auf die jeweils zugehörige Seite. Wenn Sie mit der Maus oder dem Stift auf diese Seitenregisterkarten zeigen, erhalten Sie schnell Informationen zu jeder Seite, wie beispielsweise den Titel und das Erstellungsdatum. Mit Hilfe der Seitenregisterkarten können Sie auch mehrere Seiten auswählen. Wie Papiernotizen können Sie ebenso OneNote-Seiten durchblättern, um die gesuchte Seite zu finden. Halten Sie zu diesem Zweck die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus über alle Seitenregisterkarten. Seitengruppen Sie haben auch die Möglichkeit, eine Seitengruppe zu erstellen. Hierbei handelt es sich um eine Sammlung von Seiten mit demselben Titelbereich. Eine Seitengruppe besteht aus einer Hauptseite und mindestens einer untergeordneten Seite. Alle Seiten in der Gruppe enthalten im Titelbereich dieselben Informationen wie die Originalseite. Neue untergeordnete Seiten in einer Gruppe werden als kleinere Seitenregisterkarten auf der rechten Seite angezeigt, und zwar direkt im Anschluss an die normal große Registerkarte, die die erste Hauptseite in der Gruppe angibt. Sie können in einer Gruppe beliebig viele neue untergeordnete Seiten einrichten. 5 Flexible 2D-Seitenoberfläche Wie bei Papiernotizen können Sie auch in OneNote Notizen an jeder Stelle auf der Seite einfügen. Sie können also die Notizen genau an der gewünschten Stelle positionieren. Verwenden Sie die Pfeiltasten, um sich auf der Seite zu bewegen, oder klicken Sie auf die Stelle, an der Sie die Notizen erstellen möchten. Benutzer, die einen Tablet PC oder einen Computer mit einem Stift als Eingabegerät verwenden, können ebenfalls ihre Notizen an einer beliebigen Stelle verfassen. (Bei Verwendung von Tablet PCs können Sie Ihre handschriftlichen Notizen in Text konvertieren. Beim Verwenden von Stifteingabegeräten mit Laptops oder PCs ist dies jedoch nicht möglich.) Mit OneNote können Sie Ihre Gedanken und Ideen wunschgemäß strukturieren. Ganz gleich an welcher Stelle Sie die Notizen innerhalb dieser Seitenoberfläche erfassen, können Sie die Vorteile der umfassenden Textverarbeitungsfunktionen direkt bei der Eingabe nutzen. (Weitere Informationen zu den umfassenden Textverarbeitungsfunktionen finden Sie auf Seite 20.) Titelbereich Abbildung 4 Zeigen Sie wichtige Informationen immer im Titelbereich an. In langen Besprechungen, Vorträgen oder Vorlesungen kann es manchmal vorkommen, dass eine Seite mit Notizen über den verfügbaren Bildschirmbereich hinausgeht. Dadurch wird es schwierig, die Informationen oder Notizen (wie z.B. weiterführende Fragen), auf die Sie permanent zugreifen möchten, weiterhin anzuzeigen. OneNote löst dieses Problem mit Hilfe des Titelbereichs. Der Titelbereich jeder Seite ist ein separater Bereich, in dem der Bildlauf nicht gemeinsam mit den Inhalten der Hauptseite durchgeführt wird. Dieser Bereich enthält Informationen wie Datum, Uhrzeit, den Seitentitel sowie die von Ihnen eingegebenen Notizen. Der gesamte Inhalt in diesem Bereich ist jederzeit sichtbar, und die Größe kann abhängig von der Informationsmenge geändert werden. Im Titelbereich stehen dieselben umfassenden Textverarbeitungsfunktionen zur Verfügung wie innerhalb der übrigen OneNote-Seitenoberfläche (weitere Informationen zu diesen Funktionen erhalten Sie auf Seite 20) und auch hier können Sie die Notizen an beliebiger Stelle verfassen. 6 Strukturieren von Notizen Abbildung 5 Gliedern Sie Ihre Notizen problemlos mit OneNote. OneNote 2003 stellt außerdem Tools bereit, mit denen Sie Notizen sowohl während der Erfassung als auch bei der späteren Überprüfung besser strukturieren können. Gliedern OneNote erkennt automatisch eine einfache Liste mit Ausdrücken, eine Reihe von Absätzen mit Aufzählungszeichen oder die herkömmliche Zahlen- und Buchstabenhierarchie bei Überschriften als Gliederungstypen. Da es sich hierbei um einen automatisierten Vorgang handelt, können Sie sich ganz auf die aufzuzeichnenden Informationen statt auf die entsprechende Formatierung konzentrieren. In OneNote können Sie auch mehrere Ebenen einer Gliederung erweitern und zusammenziehen sowie das Zahlenformat von Gliederungen anpassen. Darüber hinaus wird mit Hilfe der strikten Gliederungsstruktur sichergestellt, dass untergeordnete Aufzählungszeichen grundsätzlich nicht mehr als eine Ebene unter dem vorangehenden Aufzählungszeichen eingezogen werden. Auf diese Weise ist das Ziehen und Ablegen eines Absatzes innerhalb einer Gliederung ganz unproblematisch, weil nur drei Positionen für diesen Absatz möglich sind: entweder dieselbe Position wie das vorangehende Aufzählungszeichen oder links – bzw. rechts vom vorangehenden Aufzählungszeichen positioniert. Auch hierbei handelt es sich wieder um einen automatischen Vorgang in OneNote, mit dem das Strukturieren vereinfacht wird, damit Sie sich auf das Erfassen und Bearbeiten Ihrer Ideen konzentrieren können. Nummerierung und Aufzählungszeichen Sie können leicht Aufzählungszeichen hinzufügen, um die Elemente in einer Liste visuell voneinander abzugrenzen und die Aufmerksamkeit auf bestimmte Einträge zu lenken, oder aber Nummern zum Anzeigen einer Reihenfolge verwenden. Mit OneNote können Sie sogar Aufzählungszeichen und Nummern in derselben Liste miteinander kombinieren. 7 Drag & Drop Notizen Wenn Sie mit der Maus oder mit einem Stift auf die Notizen zeigen, werden kleine Symbole – Notizziehpunkte – neben den Notizen angezeigt. Verwenden Sie diese Ziehpunkte, um Notizen schnell und problemlos auf der Seite zu verschieben. Ordnen Sie die Elemente in einer Liste mit Hilfe dieses Features neu an (die Nummern werden automatisch angepasst) oder kombinieren Sie Notizen zu denselben Themen, die zuvor über die Seite verstreut waren. Wenn Sie eine Liste in der Nähe einer anderen Liste ablegen, gliedert OneNote die abgelegte Liste automatisch in die ursprüngliche Liste ein. Diese Ziehpunkte können auch zum Trennen von Notizen eingesetzt werden. Seiten Auch das Neuanordnen von Seiten in einem Notizbuch ist ganz einfach. Klicken Sie zu diesem Zweck auf die Registerkarte der zu verschiebenden Seite und ziehen Sie diese an die gewünschte Position. Wenn Sie mit der Maus auf die einzelnen Registerkarten zeigen, wird der Inhalt jeder Seite auf dem Bildschirm angezeigt. Briefpapier Beim Starten von OneNote wird standardmäßig eine leere Seite geöffnet. Es gibt jedoch auch Briefpapier-Formatvorlagen mit einer vordefinierten Darstellung. In OneNote stehen drei grundlegende Briefpapierarten zur Verfügung: Liniertes Papier. Seiten mit unterschiedlichen Hilfslinien (z.B. Papier mit Standardlinierung oder Millimeterpapier). Benutzerfreundliche Papierformulare. Seiten, die Sie beim Strukturieren Ihrer Gedanken und Informationen in unterschiedlichen Situationen unterstützen. Sie können eine bestimmte Gliederungsformatvorlage für den Notiztext angeben. Designerpapier. Briefpapier mit Bildern und aufeinander abgestimmten Schriftarten und Schriftartfarben. Nachdem ein bestimmtes Briefpapier in einem Notizbuchabschnitt ausgewählt wurde, verwendet OneNote dieses Briefpapier als leere Standardseite für diesen Abschnitt. Briefpapierseiten ermöglichen eine einheitliche Darstellung in allen Notizsitzungen. Außerdem ist es bei Briefpapierseiten nicht erforderlich, sich wiederholenden Text einzugeben, wie z.B. das Wort „Teilnehmer“ in jeder Besprechungsnotiz und schließlich verfügen Sie auf diese Weise über visuell ansprechende Notizen, ohne sich über Layout und Schriftschnitte Gedanken machen zu müssen. Sie können Ihr eigenes Briefpapier gestalten, indem Sie eine Seite in Ihrem Notizbuch formatieren und diese anschließend in OneNote als Briefpapier speichern. 8 Abbildung 6 Briefpapier für OneNote-Benutzer. Notizkennzeichen Abbildung 7 Mit Hilfe von Notizkennzeichen erkennen Sie wichtige Notizen auf einen Blick. OneNote verfügt über einen Satz von neun Notizkennzeichen, die zum Markieren von Schlüsselelementen, wichtigen oder nachzuverfolgenden Notizen verwendet werden können. Sie können Symbole und Namen für die Notizkennzeichen anpassen und beliebige Kombinationen aus Schriftfarben, Markierungen und Kontrollkästchen neben der Notiz verwenden. Auf diese Weise sind wichtige Aufgaben 9 und Erinnerungen mit einem einzigen Mausklick verfügbar. Außerdem lassen sich die Notizkennzeichen von OneNote in die Aufgaben und Kennzeichen in Microsoft Office Outlook 2003 integrieren – durch das Zusammenwirken von OneNote und den anderen Produkten der neuen Version vom Microsoft Office System wird Ihre Produktivität gesteigert. Notizkennzeichen bieten nicht nur die Möglichkeit, Notizen nach Priorität zu ordnen und zu markieren. Sie können Notizkennzeichen darüber hinaus auch zum Strukturieren von Informationen verwenden. Mit Hilfe des Fensterbereichs Notizkennzeichenzusammenfassung wird das Verwalten und Anzeigen gekennzeichneter Elemente vereinfacht. Diese Elemente können nach Seite, nach Notizbuchabschnitt oder aber abschnittübergreifend angezeigt werden. In diesem Fensterbereich werden Hyperlinks zu allen Notizen auf der Seite oder im Notizbuch angezeigt, die Sie mit Notizkennzeichen markiert haben. Darüber hinaus enthält der Bereich Verwaltungsfunktionen, die erforderlich sind, um Elemente nach Priorität zu ordnen und um die notwendigen Aufgaben durchzuführen. Wenn Sie im Zusammenfassungsfenster auf eine gekennzeichnete Notiz klicken, gelangen Sie zu dieser Notiz in den Notizbuchabschnitten. Auf diese Weise können Sie anhand der Kennzeichen durch die Notizen navigieren. Sie könnten z.B. ein Notizkennzeichen für Anmerkungen Ihres Vorgesetzten anpassen, um nach einer Besprechung sämtliche Aufgaben abzurufen, die Ihr Vorgesetzter erwähnt hat. Suchen Abbildung 8 Suchen Sie wichtige Informationen mit nur wenigen Mausklicks. OneNote bietet ein weiteres Feature für das effiziente Erfassen von Notizen: die Funktion Suchen, mit der Sie Notizen nach Stichwörtern durchsuchen können. Wenn Sie Stichwörter im Feld Suchen eingeben, werden sofort sämtliche Notizen in allen geöffneten Notizbuchabschnitten nach diesen Stichwörtern durchsucht. Darüber hinaus hebt OneNote die Seiten mit Übereinstimmungen in den Seitenregisterkarten hervor. Wenn Sie die EINGABETASTE drücken oder auf den Pfeil Nächstes Suchergebnis klicken, wechselt OneNote schnell zur nächsten Übereinstimmung in 10 den Notizen eines beliebigen Notizbuchabschnitts, wodurch problemlos mehrere Abschnitte gleichzeitig durchsucht werden können. Abgesehen von der Möglichkeit zwischen den Übereinstimmungen zu wechseln, können Sie sich auch einfach durch Klicken auf eine Schaltfläche eine Liste mit Ergebnissen anzeigen lassen, welche denen von Internetsuchmodulen ähneln. Diese Ergebnisse werden standardmäßig anhand der Reihenfolge der Abschnitte gruppiert. Sie können jedoch auch nach Datum oder Titel neu gruppiert werden, indem Sie im Seitenlistenbereich auf die Schaltfläche Datum oder Titel klicken. Verlaufsnavigation Bei den vielen Navigations- und Suchmöglichkeiten in OneNote ist es wichtig, dass Sie über eine einfache Methode verfügen, um zu den kürzlich angezeigten Seiten zurückzukehren. In OneNote werden sämtliche Seiten nachverfolgt, die in allen Notizbüchern aufgerufen wurden, in der gleichen Weise, wie ein Webbrowser alle besuchten Webseiten nachverfolgt. Wie in einem Browser können Sie zwischen diesen Seiten wechseln, indem Sie in der oberen linken Ecke der Anwendung auf Zurück und Vorwärts klicken. Der Verlauf wird nach jedem Schließen der Anwendung gelöscht. Automatisches Speichern Ein Vorteil von Papier ist, dass Sie niemals auf die Schaltfläche Speichern klicken müssen. Sobald Sie etwas geschrieben haben, ist und bleibt der Text vorhanden. OneNote 2003 bietet denselben Komfort. In OneNote gibt es die Schaltfläche Speichern nicht. Alles, was Sie dort erstellen, wird automatisch gespeichert. Wenn Sie also schnell den Computer herunterfahren oder die Anwendung schließen müssen, brauchen Sie sich keine Gedanken darüber zu machen, dass wichtige Informationen verloren gehen könnten. Außerdem müssen Sie den Speicherplatz für eine bestimmte Notiz nicht festlegen, die Notizen werden grundsätzlich im Ordner Mein Notizbuch gespeichert, und Sie können über die OneNote-Benutzeroberfläche jederzeit problemlos darauf zugreifen. Beim Öffnen von OneNote wird automatisch die vor dem Schließen der Anwendung zuletzt geänderte Seite angezeigt. Auf diese Weise erhalten Sie schnell Zugriff auf die zuletzt bearbeiteten Notizen. Individuelles Arbeiten Mit Microsoft® Office OneNote™ 2003 können Sie Ihre Notizen flexibel und intuitiv erfassen, ob Sie nun Text an einer beliebigen Stelle auf einer Seite eingeben, eine Audioaufzeichnung vornehmen oder die Notizen handschriftlich eingeben. Außerdem können Sie OneNote auch zum Kopieren und Einfügen von Daten aus unterschiedlichen Quellen, sowie zum gemeinsamen Nutzen von Notizen mit anderen Benutzern verwenden. Erfassen von Notizen Dank der Flexibilität der Anwendung können Sie Informationen auf vielfältige Weise erfassen und problemlos mit diesen unterschiedlichen Formaten arbeiten. 11 Freihand-Funktion Abbildung 9 Geben Sie Notizen handschriftlich mit Hilfe zahlreicher unterschiedlicher Farben und Schriftschnitte ein . Möglicherweise möchten Sie in Besprechungen, Vorträgen oder Vorlesungen ein Diagramm zeichnen, um auf einem Whiteboard Ihren Standpunkt zu veranschaulichen oder ein Brainstorming zu ermöglichen. OneNote 2003 bietet verbesserte Funktionen für den Einsatz von Tablet PCs oder Stifteingabegeräten bei Desktop- oder Laptop-Computern, um Notizen handschriftlich eingeben oder um ganz einfach Diagramme zeichnen zu können. Sie können dabei Ihre Notizen auf derselben Seite handschriftlich und über die Tastatur eingeben. Sie können auch die Maus verwenden, um ohne Stifteingabegerät Diagramme zu zeichnen und Skizzen anzufertigen. Mit einem Tablet PC können Sie Freihand schreiben und zeichnen. Hierbei handelt es sich um eine neue Technologie von Microsoft für die Verarbeitung handschriftlicher Eingaben als Text. Die Features für maschinengeschriebene Textnotizen stehen in OneNote auch für Freihandnotizen zur Verfügung. Diese umfassen z.B. Aufzählungszeichen und Nummerierungsfunktionen, Drag & Drop sowie das Markieren mit Notizkennzeichen. Sie können mit Hilfe der Funktion Suchen auch die Freihandnotizen durchsuchen, die bei einem Tablet PC mit dem Stifteingabegerät in die OneNote-Notizbücher geschrieben wurden. Außerdem ist es ggf. auch möglich, die digitalen Freihandnotizen in maschinengeschriebenen Text zu konvertieren. Wenn Sie auf dem Desktop oder Laptop in OneNote Stifteingabegeräte verwenden, werden die handschriftlichen Notizen als Bilddateien gespeichert. Für diese Notizen, die in Ihrer Handschrift dargestellt werden, stehen die erweiterten Freihand-Features nicht zur Verfügung, wie Aufzählungszeichen und Nummerierungsfunktionen oder die Suchfunktionalität. Sie können auch nicht in maschinengeschriebenen Text konvertiert werden. Vordefinierte Freihandstile In OneNote stehen zahlreiche Freihandstile zur Auswahl, einschließlich unterschiedlicher Farben und Linienstärken. Sie können auch bestimmte Abschnitte der Notizen mit dem Stift markieren oder den Stift als Radierer verwenden. 12 Freihandführungen Abbildung 10 Definieren Sie die Begrenzungen der handschriftlichen Notizen mit Freihandführungen. Wenn Sie auf einer OneNote-Seite mit Hilfe eines Stiftes mit dem Schreiben beginnen, werden leicht schattierte Felder angezeigt. Hierbei handelt es sich um von OneNote erstellte Freihandführungen, die Sie beim Definieren der Begrenzungen für bestimmte von Ihnen erstellte Notizen oder Zeichnungen unterstützen sollen. Dies ist vor allem sinnvoll und hilfreich, wenn Sie ein neues Element (z.B. eine Liste oder ein Diagramm) auf einer Seite erzeugen, statt versehentlich ein bereits zuvor erstelltes Element zu bearbeiten. Wenn Sie mit dem Schreiben beginnen, „antizipiert“ OneNote die Eingabe und erstellt eine Freihandführung, um Sie beim Festlegen von Anfang und Ende der Absätze zu unterstützen. Freihandführungen werden automatisch auf der Grundlage der antizipierten Eingaben von OneNote vergrößert und verkleinert. Außerdem haben Sie grundsätzlich die Möglichkeit, die Abmessungen der Freihandführungen Ihren Anforderungen entsprechend manuell anzupassen. Wenn Sie ein Diagramm oder Bild zeichnen, zeigen die Freihandführungen den rechteckigen Umfang einer Zeichnung an, wie bei einem Zeichnungsbereich. Die Führungen werden automatisch erweitert und verknüpft, wenn die Zeichnungen vergrößert oder miteinander verbunden werden. Konvertieren von Freihand in Text OneNote ermöglicht auf dem Tablet PC die problemlose Konvertierung von digitalen Freihandnotizen in Text. Sie können sowohl einzelne Wörter als auch einen ganzen Abschnitt auf einmal konvertieren, indem Sie die entsprechenden Freihandnotizen mit dem Cursor markieren und anschließend auf der Symbolleiste die Option Konvertieren auswählen. Wenn OneNote ein Wort falsch konvertiert, können Sie mit der rechten Maustaste auf dieses Wort klicken, um eine Liste mit alternativen Wörtern anzuzeigen. Einfügen und Entfernen von Abstandshaltern Wenn in Besprechungen oder Diskussionsgruppen zwischenzeitlich vom Thema abgewichen wird und Sie in einer solchen Besprechung die Notizen handschriftlich auf Papier festhalten, befinden sich die Notizen zu demselben Thema unter Umständen an unterschiedlichen Stellen auf mehreren Seiten. 13 OneNote bietet die Option Abstandshalter einfügen/entfernen zu verwenden, um auf einer Seite weitere Notizen oder Zeichnungen zu ergänzen. Mit Hilfe eines Symbolleistentools können Sie durch Ziehen eines vertikalen Abstandshalters und durch Verlängern der Seite problemlos mehr Platz schaffen. Mit demselben Tool können Sie auch überflüssige Abstände zwischen Notizen oder Zeichnungen entfernen. Aufzeichnen von verknüpftem Audiomaterial Abbildung 11 Durch das Aufzeichnen von verknüpftem Audiomaterial können Sie sicherstellen, dass keine wichtigen Elemente verloren gehen. Notizen sind in der Regel kurze Zusammenfassungen von Ideen oder Diskussionen. Manchmal sind kurze und knappe Ausführungen jedoch zweideutig, und die Bedeutung eines bestimmten Wortes oder Ausdrucks erscheint im Nachhinein unklar. Bei der Verwendung eines Stiftes als Eingabegerät kann zudem das Entziffern einer bestimmten handschriftlichen Notiz Schwierigkeiten bereiten. OneNote ermöglicht deshalb die Aufzeichnung von dazugehörigem Audiomaterial. Wenn ein Mikrofon in den Computer integriert oder am Computer angeschlossen ist, klicken Sie in OneNote auf Aufnahme starten/beenden, um mit der Audioaufnahme zu beginnen. Verfassen Sie dann wie gewohnt die Notizen. OneNote synchronisiert die Audioaufnahme mit den handschriftlichen Notizen. Hierbei wird die Aufnahme zum selben Zeitpunkt erfasst wie die jeweilige Notiz. Sollten Sie dann mehr Aufschluss über eine bestimmte Notiz benötigen, können Sie mit der Maus auf die entsprechende Notiz zeigen, dann wird ein Audiosymbol angezeigt. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, gibt OneNote die Audioaufnahme wieder, die zeitgleich als Notiz dient. Alternativ dazu kann OneNote auch alle aufgezeichneten Audioaufnahmen wiedergeben, wobei die jeweils zum entsprechenden Zeitpunkt verfasste Notiz hervorgehoben wird. 14 Kopieren und Einfügen Abbildung 12 Kopieren Sie Informationen aus fast allen Quellen, und fügen Sie diese ein. Benutzer von Microsoft Office sind es gewohnt, Inhalte innerhalb aller Office-Anwendungen zu kopieren und einzufügen. Auch OneNote bietet diese und weitere Funktionen. In OneNote können Sie Inhalte mittels Drag & Drop kopieren und einfügen, um Notizen innerhalb von OneNote (siehe Seite 12) oder zwischen anderen Office-Anwendungen und vielen Nicht-OfficeAnwendungen zu verschieben. Zeigen Sie einfach mit dem Cursor auf die gewünschten Informationen oder markieren Sie diese mit dem Cursor. Verschieben Sie die Informationen dann auf eine beliebige Seite in den Notizen. Dabei kann es sich beispielsweise um Bilder und Text aus Websites und Microsoft Office Word-Dokumenten, Folien aus Microsoft Office PowerPoint-Präsentationen sowie Spalten und Zeilen aus Microsoft Office Excel-Tabellen handeln. Wenn Sie die auf einem Tablet PC in OneNote handschriftlich erstellten digitalen Freihandnotizen kopieren und in andere Anwendungen einfügen, wird die Handschrift automatisch in Text konvertiert. Zeichnungen werden als Bilddateien eingefügt. Darüber hinaus wird beim Verschieben von Informationen aus Websites der Quell-URL automatisch zusammen mit den Daten eingefügt, so dass Sie ggf. schnell zu der entsprechenden Informationsquelle zurückkehren können. Dieses Feature ermöglicht Ihnen eine effizientere Recherche, da alle erforderlichen Informationen an einem einzigen Speicherort erfasst werden. 15 Randnotizen Abbildung 13 Die Benutzeroberfläche für Randnotizen ermöglicht Ihnen das schnelle Notieren von wichtigen Informationen. In einigen Situationen müssen Sie möglichst schnell Kurznotizen erfassen, wie z.B. während eines Telefongesprächs. Genau das ermöglicht Ihnen das OneNote-Feature für Randnotizen. In der Microsoft Windows-Taskleiste können Sie über das OneNote-Symbol für Randnotizen auf eine übersichtlichere, kleinere Ansicht von OneNote zugreifen. In einer kleineren Anzeige, die als Randnotiz bezeichnet wird, bietet Ihnen dieses Fenster von OneNote Zugriff auf sämtliche OneNote-Funktionen. Wenn Sie auf das Pin-Symbol klicken, können Sie die Notiz an einer beliebigen Stelle auf dem Bildschirm platzieren. Die Notiz ist dann „schwebend“ oder bleibt im Vordergrund der anderen Computeranwendungen geöffnet. Dies ist eine hervorragende Methode, um relevante Informationen oder Erinnerungen immer sofort in Reichweite zu haben. Diese Notizen sind wie selbstklebende Zettel für den Computer, wobei sie über alle leistungsstarken Features von OneNote verfügen. Außerdem können Sie beliebig viele Randnotizen öffnen. Diese Funktion ist auch für Recherchen überaus praktisch. Sie können beispielsweise eine Randnotiz im Vordergrund des Bildschirms platzieren, einen Webbrowser öffnen und die Informationen von einer Website in die Randnotiz ziehen. Alle in einer Randnotiz erfassten Notizen werden automatisch gespeichert, und zwar direkt in OneNote. Um alle erstellten Notizen im Fenster Randnotizen anzuzeigen, öffnen Sie OneNote und klicken auf die Registerkarte Randnotizen. Aufgabenbereich „Recherchieren“ OneNote verfügt über den Aufgabenbereich Recherchieren, den Sie zum Suchen nach Informationen im lokalen Netzwerk oder im Web, sowie zum Suchen nach Einträgen in Wörterbüchern, Enzyklopädien, Thesaurusprogrammen, Übersetzungsdiensten usw. direkt in OneNote verwenden können. Dieses Feature wird in OneNote und in vielen weiteren Anwendungen vom Microsoft Office System bereitgestellt. Weitere Informationen zu diesem Feature und den Produktleitfaden für die neue Edition von Microsoft Office System finden Sie unter www.microsoft.com/germany/ms/office2003/index.htm bzw. www.microsoft.com/office (englischsprachig). 16 Tastenkombinationen Damit OneNote auch für Benutzer attraktiv ist, die vorwiegend mit Tastaturbefehlen arbeiten, wurde dieser Funktionalität besondere Beachtung geschenkt. Für alle häufig auszuführenden Vorgänge stehen praktische Tastenkombinationen zur Verfügung. So kann z.B. jedes der neun Notizkennzeichen durch Drücken der Tasten STRG+1 bis STRG+9 eingefügt werden. Umfassende und benutzerfreundliche Textverarbeitungsfunktionen OneNote kombiniert die Vorzüge von Notizen auf Papier mit der Leistungsfähigkeit einer digitalen Softwareanwendung. Ebenso wie andere Office-Anwendungen bietet auch OneNote umfassende Dokumenterstellungs- und Textverarbeitungsfunktionen bereit. In OneNote können Sie Text farblich, fett, kursiv und unterstrichen formatieren und außerdem Features wie AutoKorrektur und Rechtschreibprüfung nutzen. Gemeinsame Nutzung von Notizen Abbildung 14 Versenden Sie Notizen als E-Mail-Nachricht mit nur einem Mausklick. Nur allzu häufig stapeln sich Papiernotizen zusammen mit weiteren Unterlagen auf dem Schreibtisch – um sie gemeinsam mit anderen nutzen zu können, müssten diese mit großem Aufwand in eine Anwendung übertragen werden. Dank OneNote erhalten Sie nun mehrere bequeme Möglichkeiten, um wichtige Informationen und Ideen effektiver gemeinsam nutzen zu können. E-Mail Durch Klicken auf das Briefumschlagsymbol auf der Symbolleiste können Benutzer von Outlook® 2003 jede in OneNote erstellte Notiz schnell und problemlos per E-Mail senden. OneNote konvertiert die Notizen automatisch in HTML und legt sie im Nachrichtentext ab, so dass auch Empfänger, die nicht über OneNote verfügen, diese Notizen lesen können. (Handschriftliche Notizen und Zeichnungen in den Notizen werden in Bilddateien konvertiert.) Außerdem legt die Anwendung eine Anlage der Notizen im Format einer ONE-Datei an, so dass Empfänger mit OneNote diese Seite problemlos durch Doppelklicken auf die Anlage zu ihren 17 Notizbüchern hinzufügen können. Auch Benutzer von älteren Outlook-Versionen können OneNoteNotizen wie andere Microsoft Office-Dokumenttypen als Anlage per E-Mail senden. Veröffentlichen im HTML-Format Eine weitere effektive Ressource für das gemeinsame Nutzen von Informationen stellt das Web dar. Speichern Sie die Notizen einfach im HTML-Format, und verwalten Sie diese in einer Dateifreigabe, auf einem Webserver oder auf einer Microsoft Windows SharePoint Services-Website (WSS). Wie auch bei E-Mail-Nachrichten werden handschriftliche Notizen und Zeichnungen in Bilddateien konvertiert. Aufgabenbereich „Freigegebener Arbeitsbereich“ OneNote enthält auch den Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich. Diesen können Sie verwenden, um Aufgaben, verwandte Dokumente usw. in einem auf einer WSS-Website gespeicherten freigegebenen OneNote-Notizbuch zu erstellen. Der Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich bietet intelligente Funktionen für die Zusammenarbeit an Dokumenten, für eine verbesserte Versionskontrolle sowie die Möglichkeiten, Dokumente in Echtzeit gemeinsam nutzen, Aufgaben und Termine zuweisen und den Status eines Dokumentprojekts überprüfen zu können. Dieses Feature ist in OneNote 2003 und in vielen anderen Anwendungen von Microsoft® Office System enthalten. Weitere Informationen zu diesem Feature und den Produktleitfaden für die neue Edition von Microsoft Office System finden Sie unter www.microsoft.com/germany/ms/office2003/index.htm bzw www.microsoft.com/office (englischsprachig). Systemanforderungen Systemanforderungen: PC mit Pentium 133 MHz oder höherem Prozessor, Pentium III empfohlen Microsoft Windows 2000 mit Service Pack 3 oder Windows XP oder ein höheres Betriebssystem Unter Windows 2000 und Windows XP: 64 MB Arbeitsspeicher (RAM) für das Betriebssystem (128 MB empfohlen) plus 8 MB RAM für jede gleichzeitig ausgeführte Anwendung 245 MB verfügbarer Festplattenspeicherplatz mit 115 MB auf der Festplatte, auf der das Betriebssystem installiert ist. (Der benötigte Speicher kann je nach Konfiguration unterschiedlich sein. Abhängig von der bei der benutzerdefinierten Installation getroffenen Auswahl kann mehr oder weniger Festplattenspeicher benötigt werden.) Sonstiges: CD-ROM-Laufwerk Super VGA-Monitor (800 x 600) oder Monitor mit höherer Auflösung mit 256 Farben Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse® oder kompatibles Zeigegerät Tablet PC-Stifteingabegerät für die Freihanderfassung. Freihand ermöglicht Features wie Nummerierung und Aufzählungszeichen bei handschriftlichen Notizen, das Konvertieren handschriftlicher Notizen in Text sowie das Suchen nach diesen Notizen. 18 © 2003 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument wurde erstellt, bevor das Produkt für die Herstellung freigegeben wurde. Daher können wir nicht gewährleisten, dass sämtliche im Dokument enthaltenen Informationen mit dem gelieferten Produkt übereinstimmen. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen stellen die behandelten Themen aus der Sicht der Microsoft Corporation zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dar. Da Microsoft auf sich ändernde Marktanforderungen reagieren muss, stellt dies keine Verpflichtung seitens Microsoft dar, und Microsoft kann die Richtigkeit der hier dargelegten Informationen nach dem Zeitpunkt der Veröffentlichung nicht garantieren. Die Informationen geben den Status des Produkts wieder, in dem es sich befand, als das Dokument gedruckt wurde, und sollten nur zu Planungszwecken dienen. Die Informationen können jederzeit ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. MICROSOFT SCHLIESST FÜR DIESES DOKUMENT JEDE GEWÄHRLEISTUNG AUS, SEI SIE AUSDRÜCKLICH ODER KONKLUDENT. Die in den Beispielen verwendeten Firmen, Organisationen, Produkte, Domänennamen, E-Mail-Adressen, Logos, Personen, Orte und Ereignisse sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Domänennamen, E-MailAdressen, Logos, Personen, Orten oder Ereignissen ist rein zufällig. Microsoft, IntelliMouse, das Office-Logo, OneNote, Outlook, PowerPoint, SharePoint und Windows sind entweder eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Die in diesem Dokument aufgeführten Namen bestehender Firmen und Produkte sind möglicherweise Marken der jeweiligen Eigentümer. 19
