Duisburg - Enterprise Web AG

Online-Bewerbungssystem für
das Bundeskanzler-Stipendiat der
Alexander von Humboldt-Stiftung
Martin Friemel / Martin Kubitza
Enterprise Web AG
Duisburg
Schlüsselworte
Projektbericht, Online-Bewerbungssystem, Oracle Workflowserver, XML-Formularsystem,
Redaktionssystem WebAG Automat, PL/SQL-Softwareentwicklung
Zusammenfassung
Der Vortrag beschreibt ein Internet-Software-Projekt der Alexander von Humboldt-Stiftung
(„AvH“). Bewerbungen um Stipendienprogramme - wie z.B. das Bundeskanzlerstipendiat sollen im Web abgewickelt werden. Bewerbern soll die Möglichkeit angeboten werden, ihre
Daten online direkt an die AvH zu übermitteln. Neben der Beschreibung der gewählten Hardund Software-Architektur wird das fertige Bewerbungssystem präsentiert.
Inhalt

Einleitung
o Alexander von Humboldt-Stiftung
o Enterprise Web AG

Projektbeschreibung
o Ist-Zustand
o Projekt-Ziel

Architektur des Online-Bewerbungssystems
o Online-Formularsystem
o Workflowserver
o Sachbearbeiteranwendung

Schlusswort
Einleitung
Der Vortrag beschreibt ein Internet-Software-Projekt der Alexander von Humboldt-Stiftung
(„AvH“). Bewerbungen um Stipendienprogramme der Stiftung - wie z.B. das
Bundeskanzlerstipendiat - sollen online im Web abgewickelt werden. Bewerber sollen
umfangreiche Formularmappen am Browser-Bildschirm komfortabel ausfüllen können. Die
abgeschlossenen Bewerbungs-Formularmappen sollen durch Sachbearbeiter der Stiftung mit
Unterstützung durch einen Workflowserver bearbeitet werden.
Das Projekt wird von der Enterprise Web AG aus Duisburg realisiert.
Alexander von Humboldt-Stiftung
Die Alexander von Humboldt-Stiftung mit Sitz in Bad Godesberg ist eine gemeinnützige
Stiftung zur Förderung der internationalen Forschungskooperation, errichtet von der
Bundesrepublik Deutschland. Sie ermöglicht hoch qualifizierten ausländischen
Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern langfristige Forschungsaufenthalte in Deutschland
und unterstützt die sich daraus ergebenden wissenschaftlichen und kulturellen Verbindungen.
Die Alexander von Humboldt-Stiftung fördert ein aktives Netzwerk von Wissenschaftlerinnen
und Wissenschaftlern weltweit. Individuelle Betreuung während des Deutschlandaufenthalts
sowie dauerhafter Kontakt zu den Gastwissenschaftlern sind seit 1953 Markenzeichen der
Humboldt-Stiftung.
Webadresse der Alexander von Humboldt-Stiftung: http://www.humboldt-foundation.de
Enterprise Web AG
Die Enterprise Web AG ist ein Softwarehersteller aus Duisburg. Ihr wichtigstes Produkt ist das
Online-Redaktionssystem „WebAG Automat“. Dieses System verwaltet die Inhalte von Intranetund Internet-Webservern und bietet den Autoren eine komfortable Web-Oberfläche zur
Bearbeitung der Webseiten.
Auf Basis des WebAG Automat werden weitere Software-Produkte entwickelt, u.a. ein
Shopsystem, in dem die Produktbeschreibungen mit dem WebAG Automat verwaltet und
gepflegt werden, und ein Generator zur Erstellung von Produktkatalogen für OnlineBeschaffungssysteme nach dem BMECat-XML-Standard.
Die Enterprise Web AG führt Web-Projekte im Kundenauftrag durch. Dabei werden die
beschriebenen Softwareprodukte eingesetzt, um Entwicklungsaufwände durch den Einsatz von
Standardsoftware zu minimieren.
Webadresse der Enterprise Web AG: http://www.webag.com
Projektbeschreibung
Ist-Zustand
Die Alexander von Humboldt-Stiftung erhält im Rahmen ihrer Stipendien- und Preisträgerprogramme pro Jahr bis zu 2000 Anträge auf Humboldt-Forschungsstipendien.
Alle Stipendienbewerber stellen ihre Anträge durch programmspezifische Formulare, die bei der
AvH erhältlich sind oder über die AvH-Website heruntergeladen werden können.
Der übliche Umfang einer Bewerbungsmappe beträgt ca. 20 Formularseiten mit den Themen:
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Persönliche Daten
Angaben zum Forschungsprojekt
Derzeitiges Institut
Privatanschrift
Gastinstitut
Weitere Bewerbungen um Forschungsstipendien
Berufliche Pläne nach dem geplanten Forschungsaufenthalt
Sprachkenntnisse
Hochschulausbildung und -examina
Beruflicher Werdegang
Angaben zur Dissertation
Bisherige Studien- und Forschungsaufenthalte im Ausland
Daten zur Festsetzung der Höhe des Forschungsstipendiums
Name und Adresse von weiteren Ansprechpartnern:
o Doktorvater/Doktormutter
o derzeitige Vorgesetzte
o Wissenschaftler, die außerdem um ein Gutachten gebeten wurden
o weitere Gastgeber
Die Anträge auf Stipendien erreichen die AvH bislang ausschließlich in konventioneller
Papierform.
Die Bewerbungsdaten werden in der Auswahlabteilung von Sachbearbeitern/innen auf der Basis
einer bestehenden Software manuell erfasst, gepflegt und verwaltet.
Projekt-Ziel
Mit Hilfe eines zukunftsweisenden Datenübertragungsverfahrens soll den Bewerbern die
Möglichkeit angeboten werden, ihre Daten online direkt an die AvH zu übermitteln.
Dieses Verfahren soll zum einen das moderne Erscheinungsbild der AvH stärken, zum anderen
das Antragsverfahren beschleunigen und die EDV-Eingabe vereinfachen.
Ein Online-Bewerbungsverfahren soll für eines der Stipendien-Programme erarbeitet und
getestet werden. Langfristig sollen alle Stipendienprogramme der Stiftung eingebunden werden.
Architektur des Online-Bewerbungssystems
Das Online-Bewerbungssystem besteht grob aus den Komponenten
 Webserver, Formularsystem
 Workflowserver
 Sachbearbeiteranwendung
Abb. 1 Architektur
Online-Formularsystem
Die Formular-Webanwendung wird gesteuert von dem Online-Redaktionssystem WebAG
Automat (-> http://www.webag.com/automat). Diese Standardsoftware der Enterprise Web AG
dient vorrangig als Contentmanagement-System für die Autoren des AvH-Webservers. Das
System beinhaltet jedoch auch eine leistungsfähige Formular-Engine. Mit dieser Engine wird die
Formularmappe mit ihren 20 Unterformularen definiert und betrieben.
Der WebAG Automat mit der Formular-Engine läuft als reine PL/SQL-Anwendung in der
Oracle8i-Datenbank auf dem Webserver. Hier werden auch die Formulareingaben der Bewerber
bis zum Abschicken der Bewerbung als XML-Dokumente in Oracle-Tabellen
zwischengespeichert.
Webserver-Grundlage ist der Oracle/Apache Webserver. Als reine PL/SQL-Anwendung, die
über das Apache-Modul modPLSQL in der Datenbank abläuft, benötigt sie lediglich eine
Oracle8i/Apache Standardinstallation. Der Oracle Application Server (iAS) wird also nicht
benötigt.
Abb. 2 Apache modPLSQL
Für den Bewerber werden die Formulare als Webseiten dargestellt. Der Benutzer benötigt einen
beliebigen Webbrowser. Für die Navigation zwischen den einzelnen Unterformularen werden
einige Javascript-Aufrufe verwendet. Ansonsten wird reines HTML ausgegeben. Es gibt keine
Java-Komponenten in den Formularen.
Die Bedienung ist einfach: Das Eingabefeld wird angeklickt. Es erscheint das entsprechende
Eingabefeld. Folgende Feldtypen sind vorgesehen:
 Einzeilige Eingabefelder
 Mehrzeilige Eingabefelder („Textarea“)
 Ja/Nein-Felder („Checkbox“)
 Optionsfelder („Radiobutton“)
 Auswahlfelder („Combobox“), ggfs. mit zusätzlicher freier Eingabe
 Listen von Eingabefeldern der o.a. Typen
In den nachfolgenden Screenshots werden die einzelnen Feldtypen veranschaulicht:
Abb. 3 Formulareingabe - Adressfelder/Auswahllisten
Abb. 4 Formulareingabe - Listenfelder
Die Definition der Formulare wurde zuvor im Autorensystem durchgeführt. Dazu bietet die
Browser-Anwendung komfortable Eingabemasken.
Abb. 5 WebAG Automat Formulareditor
Eine besondere Stärke des Formularsystems besteht in der engen Kopplung an die Daten in der
Datenbank. Ein Auswahlfeld erhält seine Werteliste online beim Aufruf der Maske über ein
SELECT-Statement.Validierungen und Initialbefüllungen der Formularfelder werden mit
PL/SQL-Prozeduren abgewickelt.
Abb. 6 WebAG Automat Formulareditor - Auswahllisten
Das Abschicken eines Formulars kann mit einem PL/SQL-Aufruf verbunden werden
(„SUBMIT-Handler“). Dadurch ist es problemlos möglich, nach dem Absenden der fertig
eingegebenen Bewerbung automatisch den Workflow zu aktivieren. Im nachfolgenden
Screenshot sieht man, dass der Workflow über einen PL/SQL Remote-Procedure-Call (RPC)
gestartet wird.
Abb. 7 WebAG Automat Formulareditor - Submit-Handler
Workflowserver
Nachdem der Bewerber seine Formularmappe abgeschickt hat, startet die Formular-Engine den
Workflow. Der Workflow wird mit dem Oracle Workflowserver realisiert. Er läuft auf einer
eigenen Oracle 8i-Datenbank, ebenfalls unter Windows 2000. Die WebAG Formular-Engine
startet den Workflow mit einem Remote-Procedure-Call in das PL/SQL-API des
Workflowservers.
Der Workflow selbst wurde mit dem Oracle Workflowdesigner entwickelt. Dieses Tool speichert
die Definition der grafisch entworfenen Abläufe direkt in die Workflow-Datenbank.
Abb. 8 Workflowdesigner
Der Workflowserver verwaltet eine ToDo-Liste der Aufgaben für jeden Benutzer im AvHIntranet. Es handelt sich dabei um Oracle Datenbankbenutzer. Jeder Sachbearbeiter besitzt einen
solchen Datenbank-Account.
Im ersten Schritt ermittelt der Workflow, welcher Sachbearbeiter für den Bewerber zuständig ist.
Diesem Sachbearbeiter sendet der Workflow eine sog. Notification. Dabei handelt es sich im
wesentlichen um einen Eintrag in eine Tabelle des Workflowserver-Datenmodells, die nach
Wunsch auch per E-Mail direkt an den Bearbeiter gesendet werden kann.
Der Workflow wartet nun auf die Beantwortung der Notification durch den angesprochenen
Sachbearbeiter. Die Antwort wird durch die Sachbearbeiteranwendung dem PL/SQL-API des
Workflowservers übermittelt. Danach setzt der Workflowserver seine Arbeit mit dem nächsten
Schritt der Ablaufdefinition fort.
Die grafisch designten Workflowdefinitionen müssen an vielen Stellen mit Funktionalität
ergänzt werden. Dazu hat Oracle dem Workflowserver eine API hinzugefügt, welches in den
Sprachen PL/SQL und Java programmiert wird. Wir haben uns für PL/SQL entschieden. Der
Grund war die Durchgängigkeit in Bezug auf die anderen Softwarekomponenten. Im nächsten
Screenshot ist zu sehen, wie die Ermittlung des für die Bewerbung zuständigen Sachbearbeiters
durch die Prozedur get_bearbeiter im PL/SQL-Package wf_lynen_base vorgenommen
wird:
Abb. 9 Workflowdesigner - PL/SQL-Funktionen
Das PL/SQL-API des Oracle Workflowservers wird von zwei Seiten aus verwendet:
1. PL/SQL-Funktionen „unter“ dem Workflow
Aufruf von PL/SQL-Funktionen aus dem Workflow heraus, wie im vorangegangenen
Beispiel (Ermittlung des Sachbearbeiters) gezeigt.
2. PL/SQL-Funktionen „über“ dem Workflow
Aufruf von Funktionen des Workflows (z.B. „Workflow starten“) über PL/SQLPackages, die das Workflowserver-API verwenden.
In diesem Sourcecode-Beispiel wird aus einem PL/SQL-Package heraus der Workflow nach dem
Absenden der Bewerbung gestartet. Die Zeilen sind Bestandteil des Packages, das in der o.a.
Formulardefinition als SUBMIT-Handler-RPC aufgerufen wird:
--------- Prozess erzeugen
-------wf_engine.CreateProcess (
ItemType => db_itemtype,
ItemKey => l_itemkey,
Process => db_process
);
wf_engine.SetItemUserKey (
ItemType => db_itemtype,
ItemKey => l_itemkey,
UserKey
=> l_userkey
);
wf_engine.SetItemOwner (
itemtype => db_itemtype,
itemkey => l_itemkey,
owner
=> UPPER(owa_util.get_cgi_env('REMOTE_USER'))
);
--------- Standardattribute setzen
-------wf_engine.SetItemAttrNumber (
itemtype => db_itemtype,
itemkey => l_itemkey,
aname
=> 'ATTR_FORM_CONTAINER_ID',
avalue
=> i_form_container_id
);
--------- Prozess starten
-------wf_engine.startprocess (
itemtype => db_itemtype,
itemkey => l_itemkey
);
Abb. 10 PL/SQL-Beispiel: Aufruf des Workflow-API’s
Sachbearbeiteranwendung
Jeder Sachbearbeiter kann seine ToDo-Liste über eine Web-Maske betrachten. Die internen
Web-Anwendungen für die Sachbearbeiter werden über den Intranet-Webserver des
Workflowservers betrieben. Die Autorisierung der Web-Anwendungen erfolgt über einen
modPLSQL-DAD („Database Access Descriptor“), der sich mit dem eingegebenen
Benutzernamen und dem Kennwort an die Workflowserver-Datenbank anmeldet („Database
Authentication“).
Mit der Sachbearbeiteranwendung werden die eingegangenen Bewerbungen gesichtet. Es muss
anhand der Formulareingaben entschieden werden, ob die Bewerbung angenommen werden
kann, oder ob Rücksprache mit dem Bewerber gehalten werden muss. Falls der Bewerber bereits
in der Datenbank der AvH bekannt ist, werden diese Daten mit den Formulardaten abgeglichen.
In den folgenden Screenshots der Sachbearbeiteranwendung wird die Übersicht über eine
Bewerbung gezeigt. Die rot/gelb/grünen Balken veranschaulichen den Bearbeitungsstand der
einzelnen Unterformulare der Bewerbung. Bis zur endgültigen Übernahme der Bewerbung
müssen alle Balken grün sein!
Abb. 11 Sachbearbeiteranwendung - Übersicht
Abb. 12 Sachbearbeiteranwendung - Formular-Eingabedaten
Schlußwort
Das Online-Bewerbungssystem soll planmäßig im November 2002 in Betrieb gehen. Im
nächsten Jahr ist die Weiterentwicklung in folgenden Schritten geplant:

Schrittweiser Ausbau des Workflows und der angehängten Sachbearbeiteranwendung,
um eine weitere Automatisierung des Bewerbungsvorgangs bis hin zum anschließenden
Votierungs-Vorgang zu erreichen.

Implementation weiterer Stipendienprogramme, damit nach einem erfolgreichen Start
des Bewerbungssystems im Endausbau alle Programme der Stiftung online abgewickelt
werden können.
Im Verlaufe der Entwicklungsarbeit für das Projekt hat sich die Auswahl der beschriebenen
Softwarekomponenten als sehr geeignet erwiesen.
Die einzelnen Komponenten sind über klar definierte Schnittstellen miteinander verbunden, so
dass eine leichte Weiterentwicklung gewährleistet ist. Die Kapselung der Aufrufe an das API des
Workflowservers macht das Projekt unabhängig von etwaigen API-Schnittstellenänderungen in
zukünftigen Oracle-Versionen.
Durch die flexible XML-Architektur der Formulare war es leicht möglich, auf zwischenzeitliche
Änderungen der Projekt-Anforderungen zu reagieren. In der Zukunft werden weitere
Stipendienprogramme kostengünstig eingebunden, weil bestehende XML-Teilformulare (wie
z.B. die Adresseingabe) als Standardmodule weiterverwendet werden können.
Im Betrieb wird durch die Automatisierung der Abläufe Zeit und damit Kosten gespart.
Gleichzeitig wird die Arbeit der Sachbearbeiter komfortabler durch definierte manuelle
Haltepunkte, die der Workflowserver von der komfortablen Sachbearbeiter-Webanwendung
abwickeln lässt. Die Attraktivität der AvH-Stipendienprogramme steigt durch das Web-Angebot,
denn die Papier-Formularmappe entfällt. Der Bewerber kann das Ergebnis seiner Bewerbung
schneller erfahren.
Die zugrunde liegenden Softwarekomponenten dieses Bewerbungssystems lassen sich auf viele
ähnlich gelagerte Aufgaben übertragen, in denen Formulare im Web ausgefüllt und mit
weitgehend automatisierten Abläufen weiterverarbeitet werden sollen, z.B. öffentliche
Antragssysteme, Online-Informationssysteme, Online-Steuererkärung.
Kontaktadresse:
Enterprise Web AG
Martin Friemel
Tonhallenstraße 19
D-47051 Duisburg
Telefon:
Fax:
E-Mail
Internet:
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