DMS

Dokumentenmanagementsystem
Elektronische Archivierung
ein Muss?
§
Handelsgesetze: Aufbewahrungsfristen (Belege 10
Jahre, Hilfsdoku. 6 Jahre, Bauindustrie und
Gesundheitswesen bis 30 Jahre)
§
Steuergesetze: Laut GDPdU sind alle Belege dem
Vertreter des FA in elektronischer Form zu
übergeben.
Begriff: Revisionssichere Archivierung
(Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
Dokumentenmanagement
 Schließt die elektronische Archivierung ein
• Komfortable Benutzeroberfläche
• Sammlung aller Unternehmensdaten
(Integration bestehender Systeme)
• Suchkriterien und Sortierung
• Zugriffssteuerung
• Überblick und Zusammenhänge
• Informationsmanagement
• Lenkung der Dokumente
• Datensicherheit
Vorteile der Archivierung
Minimierung der Reaktionszeiten
Erhöhung der Flexibilität
Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benutzer
Kosteneinsparung (Zeitgewinn,
Platzeinsparung)
 Erhöhte Dokumentensicherheit (Versionen)
 Gesetzeskonform
 TÜV-Zertifiziert




Hauptfunktionen des Clients
• Suchen (Volltext- und Index-Suche)
• Import (Scans, MS Office, Windows Explorer,
ERP-Systeme z.B. VARIO…)
• Bearbeiten von Dokumenten, Anmerkungen
• Sortieren und Gruppieren
• Vorschau der Dokumente
• Mehrsprachigkeit (D,E,F,I,ES,HU)
• Workflow
• Dokumente per E-Mail senden
• Mehrere Ansichten gleichzeitig
Eingabehilfen
• Feldeingaben: Eigene Listen hinterlegen
• Listenbegriffe einschränken
• Zugriff auf Datenquellen über ODBC
(mehrere Felder füllen, z.B. Adresse)
• Vorbelegung von Feldern mit Werten
oder mit Hilfe von Formeln,
z.B. aktuelles Tagesdatum
Dokumentenimport
(alle Formate)
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MS-Office-Programme (Vorlagen)
Windows-Explorer (Kontextmenü)
Drag and Drop
Datenbanken (SQL, ODBC,…)
ERP-Systeme (vollautomatisch)
Scanner
Daten-Verzeichnis als Quelle
Einbindung von Viewern
Scannen
• An allen Arbeitsplätzen
• Verwenden von Schablonen zur
Text- und Barcodeerkennung
• Stapelverarbeitung
• direktes Scannen in die richtige
Dokumentenklasse
• Automatisches Auffüllen von Indexfeldern
• Alle Scanner mit Twain-Treiber kompatibel
Stapelscannen
• Stapel-Verarbeitung von Massen-Dokumenten
mit Hochleistungsscanner
• Barcode-Erkennung (alle Typen)
• OCR-Erkennung
• Scan-Schablonen und -Profile
• Bildreinigung
• Datenbankverbindung zum
Füllen der Indexfelder
Archivstruktur und Administration
• Abbildung Ihrer individuellen
Dokumentenstruktur
• Zugriffsberechtigungen fein abstimmbar
• Zentrale Administration der
Archiv-Eigenschaften
• Protokollierung
• Zahlreiche Zusatzmodule
• keine Kapazitätsgrenzen
• Automatische Verknüpfungen
Workflow
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Grafischer Designer für einfache und komplexe Workflows
Zerlegung komplexer Workflows in mehrere Module
Mehrstufiges Eskalationsmanagement
Auswertung von Indexfeld-Inhalten zur Steuerung
Benachrichtigung in SCANVIEW und / oder externem
Mailprogramm (Outlook, Lotus Notes)
• Aufruf externer Anwendungen
• Stabilität und Performance durch eigene Datenbank
• Admin-Tools zur Überwachung und Steuerung
Workflow Beispiele
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Bestellanforderungen
Eingangsrechnungen
Angebote, Kalkulationen
Reisekostenabrechnung
Monatsreports Vertrieb
Ausgangsrechnungen, Zahlungseingang
Leistungsbeschreibung, Preislisten
Urlaubsanträge
Laufzettel oder Checkliste für neue Mitarbeiter
Änderungsmitteilungen als Alternative zur E-Mail
Verteilung Eingangspost
Freigabe und Versand der Ausgangspost
Eingangsrechnungen
Eingangsrechungen
kommen ins
Haus
123456
Aufkleben des Barcodes
(laufende Nr.)
Vorteil: Nur eine Eingabe nötig!
Erkennung
durch Barcode
Erfassung in der
Buchhaltung mit
Barcodezahl
Automatische
Übertragung
Zusammenführung
SCANVIEW
Lieferscheine
Lieferschein
aus dem
WWS wird
ausgedruckt
.
Lieferschein aus
dem WWS wird
autom. übertragen
SCANVIEW
Lieferschein
aus dem
WWS mit
Unterschrift.
Erkennung
Barcode
Ausgangsrechnungen
• Entstehung im ERP-System mit Barcode
• Automatische Übertragung ins Archiv
Rechnungen mit gefüllten Indexfeldern.
• Ausdruck für Kunden
• Einbinden in Workflow
Elektronische Dokumente
Automatische Übertragung aus dem
Warenwirtschaftssystem:
• Anfragen
• Bestellungen
• Rechnungen
• Lieferscheine
•…
Warum diese Übertragung?
• Entlastung
• Vorgänge im Zusammenhang
• Datensicherung
• Selektion für Behörden
E-Mail Dokumente
E-Mails sind z.B. Briefe oder Bestellungen, die Anhänge
enthalten Dokumente zu Geschäftsvorfällen und fallen
damit unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
• Automatische Übertragung
aller E-Mails:
Von Server übertragen mit
Filterfunktionen
• Manuelle Übertragung
einzelner E-Mails:
Von Benutzer zugeordnet
Zusammenfassung
• Alle Dokumente in allen Formaten archivierbar
• Individuelle Struktur von Verzeichnissen,
Dokumentenklassen und Sortierung
• Weitentgehende Automatisierung
• Umfangreiche Unterstützung der Benutzer
• Dokumentenmanagement auf viele Bereiche
anwendbar
Zeigen im Programm
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Suchfunktionen
Bedienung, Miniaturansicht
Verbindung E-Mail, Word, Excel, Explorer
Stapelscannen (Barcode und OCR)
Dokumentenklassen
Benutzer- und Verzeichnisverwaltung
Routing
Viewer
Datenbankverbindung