1) Start und erster Einstieg
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praxisverwaltung version 2 Manual A) EINLEITUNG 1) Einstieg S2 Arbeit mit der Praxisverwaltung 2) Neuerungen in Version 2.0 S4 S5 B) FORMULARE 3) Standard Formular S6 Informationen am Karteiblatt S7 Kassenvertrag Monitor (klein) S7 Ansicht 1, 2, 3 S8 4) Stammdaten S9 Personen Daten S 10 Setting Daten 1 S 11 Kassenvertrag Monitor (groß) Setting Daten erweitert S 12 S 12 5) Listen Formular S 13 Auswahl S 13 Sortierung S 14 Liste, Kuverts, Etiketten drucken S 14 6) Protokolle S 15 Texte aus anderen Dokumenten einsetzen 7) Buchhaltung S 16 S 17 7a) Einnahmen S 18 7b) Ausgaben S 19 Ausgaben eintragen S 20 8) Voreinstellungen S 22 Pat Voreinstellungen S 22 Honorare S 22 1 Allgemeine S 23 Euro-Umstellung S 24 Allg. Honorar S 26 Briefkopf S 27 Briefkopf, Stempel S 28 C) AKTIONEN 9) Klient/in –Neu, Import S 28 Klientin –Neu S 28 Setting Angaben S 29 Modus der Verarbeitung S 30 Import S 32 10) Sitzung eintragen S 33 Wechselndes Setting S 33 11) Zahlung S 35 12) Supervision S 35 13) Honorare drucken S 36 14) Kassenantrag stellen S 37 15) Briefe erstellen S 38 Einfacher Brief S 38 Serienbriefe S 39 Mahnbrief S 40 16) Vereinbarung S 40 17) Korrektur S 41 18) Klient/in oder sämtl. Einträge löschen S 41 19) Sicherheitshinweise u Sonderfälle S 42 Sicherheitshinweise S 42 Sonderfälle S 43 Klient versäumt Stunde S 43 Klientin in Einzel- und Gruppentherapie S 43 20) Häufige Fehler S 44 Bildschirm S 44 Druckfehler S 44 Rechtschreibprüfung S 46 Beschädigte Dateien S 47 2 1) Start und erster Einstieg Bitte beginnen sie hier, wenn sie noch keine Erfahrung mit dem Programm haben, und arbeiten sie dieses 1.Kapitel bis zum Ende durch. Sie ersparen sich viel Rätselraten, wenn sie die grundlegenden Funktionen hier einmal mit Anleitung durchprobiert haben. Sie starten durch Doppelklicken in die Datei praxis25 Unter Windows: Startmenü Programme – Praxisverwaltung2.5 - praxis25 anklicken. Oder direkt auf praxis25 (nur bei 32 Bit). Auf Apple: Ordner Praxisverwaltung 2.5 auf Festplatte, dort wieder praxisv (doppelklicken) oder schneller: Alias praxis25 am Schreibtisch oder im Applemenü. Wenn sie die Praxisverwaltung eben neu installiert haben, müssen sie beim ersten Einstieg zur Initialisierung der Vollversion ihre Seriennnummer und ihren vollen Namen, auf den ihre Version personalisiert wurde, angeben. Beides, die Seriennummer und den Namen (wie sie ihn bei der Bestellung angegeben haben), finden sie in den Begleitpapieren. Wenn sie bei der ersten Abfrage „Demo“ wählen, öffnen sie die Demoversion für die sie keine Seriennummer brauchen. Verwenden sie nun als erstes die On-line Einführung, indem sie auf INTRO (links oben) klicken. Sie werden automatisch durch viele Funktionen dieses Programms geführt. Anmerkung zur Programmoberfläche: Aus programmier-technischen Gründen, war es nötig die Oberfläche so anzulegen, dass Sie die Programmfenster mit den entsprechenden Rahmen und oben einige Menübefehle sehen. Verwenden sie die Schaltflächen in den diversen Fensterrahmen nicht und auch die Befehle der Menüs am oberen Bildschirmrand nach Möglichkeit nicht (außer es wird ausdrücklich darauf verwiesen, wie etwa bei Textlineal) Grundsätzlich befinden sich alle nötigen Schaltflächen und Tasten innerhalb des Programmfensters. Am Beginn wird der Bereich für das Fenster durch zwei Symbolleisten verkleinert, die sei nicht brauchen. Sie können diese ausschalten: Oben, Menü „Ansicht“: Statusleiste deaktivieren und Funktionsleisten > Standard deaktivieren. Beim nächsten Start des Programms nützt das Programm den gewonnenen Platz aus!! Für einen ersten Einstieg können sie dann die beiden fiktiven Klienten benutzen, die schon eingegeben sind. Sie können dabei spielerisch Beliebiges ausprobieren. Wenn sie genug experimentiert haben, können sie sämtliche Einträge, die zu den „Probeklienten/innen“ gehören, wieder löschen. Nach dem Start befinden sie sich in der Patienten/Klienten-Kartei und zwar im Formular Liste, einer listenförmigen Darstellung ihre Klienten/innen. Zuerst sehen sie die einfache Liste, wo sie bei jeden Klienten die Tel.Nr., die Felder “aktiv/Reihenfolge” (z.B. Montag 15h00), den Modus der Verarbeitung (kk, kkV, usw. Erklärung später) sehen. Sie können umschalten auf ausführliche Liste und bekommen dann noch weitere Angaben, wie z.B. den offenen Betrag und die Daten von der Kassenbewilligung, angezeigt. Mit den Pfeilen können sie sich von einem zum anderen Klienten bewegen (bei welchem sie sich gerade befinden sehen sie an der dunklen balkenförmigen Marke links außen). Sie können aber auch direkt in den Bereich eines/r Klienten/in (am besten auf seinen/ihren Namen) klicken um sie /ihn auszuwählen. Wenn sie dann auf die Taste „Standard“ (oben links) klicken, kommen sie zum Standard Formular und finden das Karteiblatt des ausgewählten Klienten aufgeschlagen. Sie haben hier für jede/n Klientin/en ein Karteiblatt (= Bildschirm). Oben befinden sich verschiedene Tasten, mit denen sie bestimmte Aktionen, wie z.B. Sitzung eintragen und ähnliches veranlassen können. 3 Im Standard-Formular können sie nun einfach eine Sitzung eintragen, indem sie die entsprechende Taste klicken. Ebenso eine Zahlung oder eine Supervisionsstunde eintragen. Weiters können sie eine Honorarnote ausstellen, oder einen Krankenkassen-Antrag erstellen. Mit der Taste „Stammd.“ (= Stammdaten) kommen sie in ein weiters zu diesem/r Klienten/in gehöriges Karteiblatt, das alle wesentlichen Daten enthält. Mit der Protokoll-Taste gelangen sie in den Protokollbereich. Dort können sie sofort mit dem Eintippen eines Protokolls beginnen. In dieser Aufstellung ist für jeden Sitzungs- und Supervisionseintrag ein Protokoll vorgesehen. Sie können mit den Pfeiltasten durch die Protokolle navigieren. Die Taste Buchhaltung bringt sie in den Buchhaltungsbereich. Dort finden sie eine Liste der bisher erfolgten Einnahmen und eine Tabelle, in die sie ihre Ausgaben eintragen können. Um sich mehr vertraut zu machen können sie anfangs einfach zwischen diesen verschiedenen Formularen hin und her - klicken. Arbeit mit der Praxisverwaltung: Zuerst müssen sie die Daten ihrer Klienten/innen einmal eingeben: Im Stammdaten-Formular klicken sie „Kl.-Neu“ und dann nochmals „Neu“. Sie kommen in das Eingabe-Formular. Sie klicken bei Geschlecht auf „männl.“ oder „weibl.“ und können nun mit dem Tabulator von einem Feld zum nächsten gehen. Bei manchen Felder finden sie eine Liste mit vorgegebenen Werten, aus der sie einen auswählen, oder mit „Ändern“ (bzw. “Bearbeiten”) einen neuen hinzufügen können. Sie geben hier alle Daten an, insbesonders ob mit Kassenrefundierung gearbeitet wird, welche aktuelle Sitzungsnummer sie mit diesem/r Klient/in haben, seit wann er bei ihnen in Therapie ist, usw. Sie können zum Verschieben des Formulars auch den rechten Rollbalken benutzen. Am Ende klicken sie auf „Klient/in eintragen“ und kommen wieder in das Stammdaten- Formular. Hier können sie ihre Angaben auch nochmals überprüfen und ggf. korrigieren. Im Stammdaten-Formular sollten sie noch eintragen bis zu welcher Sitzungsnummer der gerade gültige Kassenantrag läuft und mit welchem Datum er terminisiert ist. Das Programm kann sie dann auf Abfrage informieren welche Anträge demnächst auslaufen (Formular „Liste“, Taste „KK“). Dann wechseln sie in das Formular „Standard“. Das ist jene Arbeitsplattform, die sie wahrscheinlich am meisten verwenden werden. Von hier aus tragen sie ein, wenn sie der jeweiligen Klientin eine Sitzung gegeben haben (Taste „Sitzung“). Eine Sitzung wird normalerweise mit dem jeweils aktuellen Datum eingetragen, weshalb es sich empfiehlt diese Einträge über Tasten-Klick jeweils am Tag der Sitzung vorzunehmen. Sie können eine Sitzung aber auch umdatieren (d.h. mit einem anderen Datum als dem heutigen eintragen). Dafür klicken sie vorher das aktuelle Datum im Standard-Formular (oben mitte) an und wählen in dem darauf folgenden Dialogfenster das gewünschte aus. Dann wählen sie „Sitzung“ und diese wird nun mit dem eben eingestellten Termin eingetragen (Einschränkung: Sie können keinen Termin vor dem Ersteintag in ihrer Kartei angeben. Das Datum für den Ersteintrag können sie aber am Ende des Eingabe-Formulars - bevor sie „Klient/in eintragen“ wählen - auch zurücksetzen). Wenn sie eine Sitzung eingetragen haben, können sie im Standard-Formular auch zu Ansicht (2) wechseln, indem sie in den nach rechts weisenden roten Pfeil klicken. Der Eintrag mit dem Feld für Protokollaufzeichnungen wird aufgeschlagen und sie können Inhaltliches zu der Sitzung eintragen. Bestimmte Stichworte können sie (auch in Ansicht 1) in der ersten Zeile dieses Eintrags in das Feld „Notizen“ (rechts anschließend an Sitzung) notieren. Wenn sie die Ereignisgeschichte dieses Falles ausdrucken („Drucken“ im Standard-Formular oben) wird 4 neben Datum und Sitzungsnummer nur der Inhalt dieses Notizfeldes ausgedruckt, nicht aber das ganze Protokoll. Wollen sie die Protokolle dieses Falles ausdrucken, wechseln sie ins Formular „Protokolle“. Klicken dort auf „Auswahl“ und dann auf „Eine/n“. In der darauf folgenden Abfrage können sie den Bereich (Zeitintervall oder Bereich für die Sitzungsnummern) angeben. Wenn sie keinen Bereich angeben und nur „Return“ (=Zeilenvorschub oder Enter) auf ihrer Tastatur drücken, werden alle Protokolle für diesen Klienten ausgewählt. Mit „Drucken“ bringen sie sie zu Papier. Sie können für jede Sitzung ein Honorar ausdrucken. Oft werden sie aber erst nach einer bestimmten Zeit (z.B. am Ende des Monats) Honorare drucken wollen. Wenn sie dann ein Honorar haben wollen, wählen sie im Standard-Formular „Honorar“. Es wird ihnen darauf eine Liste mit den bis jetzt gespeicherten Terminen gezeigt. Sie könne hier noch manuelle einzelne ausschließen, wenn sie nicht auf die nächste Honorarnote sollen. Mit weiteren Fragen kommen sie schließlich in den Druckerdialog und können das Honorar ausdrucken. Falls sie einen neuen Kassenantrag stellen müssen, klicken sie im Standard-Formular auf „KK-Antr.“. Sie kommen zum Antragsformular Seite 1. Dann mit „Weiter“ zu Seite 2, und können bei den einzelnen Punkten ihren Text einsetzen. Sie finden hier überall vorgefertigte Listen aus denen sie nur die von ihnen gewünschte Formulierung auswählen müssen. In der Liste gibt es am Ende den Punkt „Ändern“ (“Bearbeiten”) mit dem sie neue Formulierungen hinzufügen können. Mit nochmals „Weiter“ kommen sie in den Druckerdialog und schließlich zurück ins Standard-Formular. Wenn sie mit dem Ausdruck zufrieden sind und den Antrag an die/den Klientin/en weitergeben, sollten sie bei der letzten Abfrage „in die Fallgeschichte eintragen“ wählen. Damit wird der Antrag gespeichert und sie können jederzeit nachsehen, wann und mit welchen Angaben sie einen Antrag gestellt haben. Alle Einträge (Sitzung, Honorar, Kassenantrag, etc) können sie auch wieder löschen, wenn sie auf die Taste „Korrektur“ klicken. Es wird dann der jeweils letzte Eintrag (in der Reihenfolge wie sie die Einträge vorgenommen haben, nicht unbedingt nach den Terminen geordnet) gelöscht. 2) Neuerungen in Version 2.0 Die Neuerungen und Erweiterungen in Version 2.0 sind so umfangreich, dass sie ein weiters Anleitungsbuch füllen würden. Deswegen werden hier nur Stichworte erwähnt. Die genauen Beschreibungen finden sie in den jeweiligen Kapiteln des Manuals. Euroumstellung In drei Phasen werden sie durch die Euro Umstellung begleitet (siehe Kap.8 Voreinstellungen, Allgemeine) Kassenvertrags Abrechnung, Kassen Vertrag Monitor Die Abrechnung nach Kassenvertrag entsprechend dem Wr. Modell wird durch die entsprechenden Formulare und Funktionen unterstützt (siehe Kap.3) Standard, und Kap. 4) Stammdaten) Neugestaltung der Einnahmen und Ausgaben Zusätzlich zur Einnahmen- gibt es jetzt auch eine völlig unabhängige Ausgabentabelle. Für Einnahmen und Ausgaben können sie Zusammenstellungen (bestimmter Zeitraum, bestimmtes Konto, ...) berechnen und ausgeben lassen. Sie können nun ihre Einnahmen und ihre Ausgaben in 4 getrennten Konten abrechnen. Weiters ist der Export der Einnahmen und 5 Ausgaben in eine Text+Tab Datei (Weiterverarbeitung mit Excel u.ä.) möglich. (siehe Kap.7 Buchhaltung) Unterstützung von Arbeiten mit “Wechselnden Settings” Wenn sie mit ständig wechselnden Settingbedingungen (Preis, Zeitdauer, Einheiten pro Sitzung etc) arbeiten, finden sie nun Funktionen, die sie dabei unterstützen. Ganz allgemein, oder Settings die sich auf einen gemeinsamen Grundpreis beziehen. (siehe Kap.4 Stammdaten, Settin Daten erweitert, und Kap 10 Sitzung eintragen) Briefkopf, Stempel, Fusszeile Unterschrift In den nun ausführlich angelegten Voreinstellungen können sie 2 Briefköpfe, 2 Stempel, 2 Fußzeilen, 2 Unterschriften eingeben. Sie können weiters angeben, welche davon bei einem bestimmten Klienten verwendet werden sollen. (siehe Kap.8 Voreinstellungen, Briefkopf, Briefk./Stempel, Pat Voreinstellungen) Honorare Insgesamt gibt es jetzt 8 verschiedene Honorar Formulare. Neu sind insbesonders Honorare, die pro Eintrag (Sitzung) je eine Zeile verwenden (d.h. völlig unterschiedliche Einträge sind auf einem Honorar zusammenstellbar). Sie können Einfluss auf die Überschrift Gestaltung nehmen und Texte für “Betrag erhalten”, “Betrag offen” verwenden und anpassen. Sie können nun auch Honorarkopien von früher ausgestellten Honoraren nochmals drucken. (siehe Kap.13 Honorare und Kap 8 Voreinstellungen PatVoreinst.) Kassenanträge zur Refundierung und für Kostenübernahme Sie finden Formulare für Refundierung und Kostenübernahme und sie können auf die Formularkopf Gestaltung Einfluss nehmen. (siehe Kap.14 Kassenanträge und Kap 8 Voreinstellungen AllgHonorar) Liste, Kuverts, Etiketten Kuverts und Etiketten: Druck auch an den/die Klientin/en oder an den/die Versicherte/n oder eine Institution. (siehe Kap.5 Liste) Briefe: Einzel- und Serienbriefe auch adressierbar an auch an den/die Versicherte/n oder eine Institution (siehe Kap. 15 Briefe) Protokolle mit Volltextsuche und Grafik Import (z.B. für Aufstellungsgrafiken) (siehe Kap. 6 Protokolle) Erweiterte Datenangaben in den Stammdaten: Email Adresse, Dienstgeber, Institution(siehe Kap. 4 Stammdaten) 3) Standard-Formular Sie haben hier für jede/n Patientin/en ein Karteiblatt, das im mittleren Teil die Termine und Ereignisse (Honorar, Kassenanträge, ...) dieses Falls in chronologischer Reihenfolge enthält. Mit den Tasten im oberen Rand können sie bestimmte Funktionen auslösen: Eine Sitzung, Zahlung oder Supervisionsstunde eintragen; eine Honorarnote oder einen Krankenkassenantrag ausstellen; das aktuelle Protokollschreiben; die Ereignisgeschichte dieses/r Klienten/in drucken. Mit den Tasten Stammd., Liste, Protokolle, Buchhaltung, Voreinst. springen sie zu den andern Formularen (Bildschirmdarstellungen). Die Taste Standard bewirkt hier nichts, da sie sich ja ebendort befinden. Mit diesen Pfeilen können sie durch die Patientenkartei navigieren. Die Pfeile bedeuten: 6 Erste/r Patient/in, vorherige/r, nächste/r und letzte/r Patient/in. Darunter sehen sie die Nummer des gerade aufgeschlagenen Patienten, wieviele gerade ausgewählt sind (von ...) und wieviele Patienten/innen sie insgesamt in der Kartei haben. Im nächsten Feld können sie das Datum einstellen, wenn sie eine Sitzung oder Zahlung zu einem anderen Termin als dem aktuellen Datum eintragen wollen: Zuerst auf das Datum klicken. Dann Tag, Monat und Jahr durch Anklicken auswählen und mit „OK“ bestätigen. Daraufhin (unmittelbar ohne andere Aktionen) Sitzung, Zahlung, etc. eintragen. Achtung: Sie können kein Datum vor dem Ersteintrag der jeweiligen Klientin einstellen! Und sie können die Chronologie nicht ändern: Nach der 7. Sitzung wird immer die 8. eingetragen, auch wenn sie ein Datum vor der 7. wählen! Mit den letzten beiden Tasten - ganz rechts - können sie in die On-Line-Hilfe springen oder die Kartei schließen, wenn sie mit ihrer Arbeit fertig sind. Mit Suche können sie das Karteiblatt zu einen/r bestimmten Klienten/in aufschlagen. Sie können nun den/die gewünschte/n Klienten/in aus einer vorgegebenen Liste anklicken. Alle in ihrer Kartei enthaltenen Namen scheinen dabei in dieser Liste auf. Wenn sie einen Namen ausgewählt haben, klicken sie auf OK. Mit Drucken können sie die Ereignisgeschichte des jeweiligen Falles ausdrucken. (siehe nächste Seite) Mit den folgenden Tasten können sie für die/den jeweiligen Klientin/en : - eine Sitzung eintragen (siehe Punkt 10), - eine Zahlung vermerken (siehe Punkt 11), - Honorarnote für den jeweiligen Klienten ausdrucken (siehe Punkt 13), - die Kopie einer früheren Honorarnote nochmals ausdrucken (siehe Punkt 13), - eine Supervisionsstunde eintragen (siehe Punkt 12), - einen Antrag für die Krankenkasse erstellen und ausdrucken (siehe Punkt 14), - oder den letzten Eintrag (die letzte Sitzung, Zahlung,...) korrigieren (d.h. löschen, siehe Punkt 17). Informationen im Karteiblatt: Dieses besteht aus drei Teilen: Im obersten Teil finden sie allg. Angaben zum/r jeweiligen Klienten/in wie Telefonnummern, CodeNr., aktiv+Reihenfolge, Diagnose, Modus, und die Angaben über (Brutto-) Preis und MWSt. und über die Einheiten die pro Eintrag verrechnet werden. In diesem Teil des Karteiblatts können sie an den erwähnten Daten keine Veränderungen vornehmen! Wenn sie etwas korrigieren möchten (z.B. neue Tel.Nr.), ist das im Stammdaten - Formular möglich. Dort finden sie auch weitere Erklärungen. Im rechten oberen Teil befindet sich noch der kleine Kassenvertrag-Monitor, das sind Tasten und Angaben zum Kassenvertrag: (nur wenn der Modus kkV, KlassV, kkVOn oder KlassVOn ist). Den großen Kassenvertrag-Monitor finden sie in den Stammdaten > Setting Daten Mit An/ab können sei eine Patientin an- bzw. abmelden für die Kostenübernahme durch die Kasse bei Psychotherapie und bei Zweitdiagnostik. Wenn die An- oder Abmeldung nicht heute erfolgen soll, klicken sie vorher auf das Datum und stellen damit das richtige ein. Das darauf aufscheinende erste OK zeigt an: die Patientin wurde angemeldet. Während der 7 Anmeldung werden sie noch gefragt, ob sie die Anmeldung brieflich oder per E-mail durchführen wollen. Für beide Fälle muss bei der Klientin im Stammdatenblatt bei Institution die Anschrift bzw. die E-mail Adresse des entsprechenden Vereins, über den sie abrechnen eingetragen sein. Bei “brieflich” erhalten sei einen fertig ausgefüllten Brief, den sie an den entsprechenden Verein senden. E-mail kommt nur in Frage, wenn sie von diesem PC aus einen Internetzugang haben. Praxisverwaltung ruf dann ihre E-mailprogramm auf und setzt den entsprechenden Text ein. Voraussetzugn für E-mail Anmeldung: Windows: Einen [Mail]-Eintrag in der Datei Win.ini. + Microsoft Exchange oder ein anderes MAPI-kompatibles E-MailProgramm, das ordnungsgemäß installiert und konfiguriert ist. Mac OS: Claris Emailer, Qualcomm Eudora Light oder Eudora Pro, konfiguriert für das Senden von E-Mail mit FileMaker Pro. + Die Erweiterung Internet Config (Version 1.1 oder höher), installiert und konfiguriert für die Verwendung des Protokolls mailto. Überprüfen sie bei E-mail-Versand auch , ob diese E-mail tatsächlich erfolgreich versendet wurde. Im Fall einer Verzögerung liegt das E-mail im Postausgang ihres E-mail-Programms und sie müssen dort nochmals extra auf “senden” klicken. Wenn sei eine Bestätigung der Anmeldung bekommen, klicken sei wieder auf diese Taste und das 2. OK signalisiert nun, dass der Anspruch auf Kostenübernahme besteht. Auf med.U. klicken sie, wenn sie die medizinische Untersuchung veranlasst haben (die vor der 2. Stunde sein muss). Das erste OK zeigt das an. Wieder können sie mit dem Datums-Feld vorher das richtige wählen. Erhalten sie die gelbe Bestätigung, klicken sie ein 2. Mal auf diese Taste und bekommen dann das 2. OK. Auf Klass. klicken sie, wenn sei eine Zweitdiagnostik veranlasst haben. Und auch hier ein 2. Mal, wenn sei die Rückmeldung bekommen, dass diese erfolgt ist. Denken sie wieder daran, alles mit dem richtigen Datum einzutragen. Auf Antrag. klicken sie, wenn ein Kassenantrag gestellt werden soll. Und auch hier klicken sie ein 2. Mal, wenn sie die Rückmeldung bekommen, das diese erfolgt ist. Denken sie wieder daran alles mit dem richtigen Datum einzutragen. Mittlerer Abschnitt: Liste Ansicht (1): Im mittleren Abschnitt des Formulars ist eine Liste vorgesehen, in der alle „Ereignisse“ (Sitzungen, Zahlungen, Honorarnoten,...) in der chronologischen Reihenfolge aufscheinen. In jeder Zeile finden sie hier das Datum (Termin) des Ereignisses, bei Sitzungen oder Supervisionsstunden die fortlaufende Nummer, dann die Art des Eintrags, das Feld Notizen und bei Zahlungen oder Sitzungen den bezahlten Betrag. Wenn im Feld vor dem bezahlten Betrag ein roter Kreis erscheint, ist für diesen Eintrag noch keine Honorarnote ausgestellt. Datum Nr. Setting Notizen Hon. Betrag In das Feld Notizen können sie Stichworte zu einer Sitzung vermerken (Feld anklicken). Wenn das Ausstellen einer Honorarnote oder eines Kassenantrags veranlasst wird, schreibt das Programm selbständig Informationen in dieses Feld. Um durch diese Liste zu Blättern können sie den vertikalen Rollbalken am rechten Rand benutzen. Mit der Taste Drucken können sie diese Ereignisgeschichte auch zu Papier bringen lassen. Diese Dokumentation ist auch dafür geeignet, wenn der/die Patient/in Einsicht in die Aufzeichnungen wünscht (wozu er/sie nach österr. Psychotherapie-Regelung das Recht hat). 8 Mittlerer Abschnitt: Liste Ansicht (2): Wenn sie im Stammdaten Formular bei Setting Daten erweitert wechselndes Setting gewählt haben, wird die Listendarstellung hier im mittleren Abschnitt des Standard Formulars ausführlicher. Datum Nr. Setting Einh/Eintrag Zeit/Eintrag Methode Hon Betrag Notizen Sie können für alle Settings diese ausführlichere Darstellung wählen, wen sei in Voreinst. > Allgemeine > “Standard Layout immer ausführlich” markieren. Mittlerer Abschnitt: Protokoll-Ansicht (3): Für diesen mittleren Abschnitt gibt es eine dritte Ansicht. Wenn sie bei einem bestimmten Eintrag auf die nach rechts zeigende Pfeiltaste klicken, wird dieser Eintrag aufgeschlagen. Sie können dann etwa das zu einer Sitzung gehörige Protokoll lesen, oder bei einer neu eingetragenen Sitzung mit dem Schreiben des Protokolls beginnen. In dieser Ansicht wird allerdings nur noch ein Eintrag angezeigt. Durch die Liste der Einträge können sie blättern, indem sie auf die waagrechten Pfeile zwischen „Termine“ und „Nr.“ klicken. Wenn sie auf den nach oben weisenden Pfeil klicken kommen sie wieder zur vorigen Listen-Ansicht des mittleren Abschnitts zurück. Unterer Abschnitt Im untersten Teil sehen sie (nur bei Ansicht 1 oder 2), ob der jeweilige Klient noch einen ausstehenden Betrag zu zahlen hat. Diese Anzeige verschwindet, wenn kein Betrag offen ist, Guthaben werden aber auch angezeigt. Davor befindet sich eine Angabe, ob sie noch Honorarnoten für erbrachte Leistungen zu legen haben. Darunter die Angaben für die Krankenkassenbewilligung. Die Anzahl der noch offenen Stunden innerhalb der Bewilligung und die Nummer der letzten Stunde bis zum Erreichen des Limits, sowie das Datum bis zu dem die Bewilligung erteilt wurde (am Anfang sind das noch x-Stunden bis zur 10.). Diese Information scheint nur auf, wenn sie im entsprechenden Feld „kk“ (Kassenrefundierung) gewählt haben. Der gesamte untere Teil verschwindet, wenn sie für den mittleren Abschnitt Ansicht (2) wählen. 4) Stammdaten Sie haben hier für jede/n Patientin/en ein Karteiblatt, das alle formalen Daten enthält. Im oberen Rand finden sie Funktions-Tasten. Mit diesen können sie: Eine/n bestimmte/n Klienten suchen, ein Stammdatenblatt ausdrucken, einen schon adressierten Brief oder Mahnbrief bearbeiten und ausdrucken; die Rahmenvereinbarung für Therapie bearbeiten und ausdrucken, sowie ihren eigenen Briefkopf bearbeiten. Sie können hier weiters ein Karteiblatt für eine/ neue/n Klientin/en anlegen oder alle Daten inkl. Karteiblatt zu einem/r Klienten/in löschen. Mit den Tasten Standard, Liste, Protokolle, Buchhaltung, Voreinst. springen sie zu den anderen Formularen (Bildschirmdarstellungen). Die Taste „Stammd.“ bewirkt hier nichts, da sie sich ja ebendort befinden. Mit den nächsten Tasten können sie: 9 - eine/n bestimmte/n Klientin/en suchen. Sie klicken in dem Dialogfenster auf das Namensfeld und wählen dann in der angezeigten Listen den gewünschten aus. Die Suche beginnt, wenn sie auf OK klicken. Weiters können sie zum/r jeweiligen Klienten/in - ein Stammdatenblatt ausdrucken; - einen Brief (oder Mahnbrief, oder Serienbrief ) erstellen und drucken; - eine Vereinbarung für die Rahmenbedingungen zur Therapie ergänzen und drucken; - die Daten für eine/n neue/n Klientin/en eingeben, oder ein Formular für die Erhebung dieser Daten ausdrucken, oder Daten aus einer anderen Version importieren; - eine/n Klientin/en komplett aus der Kartei löschen oder sämtliche Einträge für eine/n Klientin/en löschen. Mit den letzten beiden Tasten ganz rechts können sie in die On-Line-Hilfe springen oder die Kartei schließen, wenn sie mit ihrer Arbeit fertig sind. Mit den Pfeilen können sie in der Kartei blättern: Erste/r, vorherige/r, nächste/r, letzte/r Patient/in. Darunter sehen sie die Nummer (Nr.:) des gerade aufgeschlagenen Patienten, wieviele gerade ausgewählt sind (von ...) und wieviele Patienten/innen sie insgesamt in der Kartei haben (...). Das Karteiblatt darunter ist in 3 Abteilungen geteilt: PERSONEN DATEN; SETTING DATEN 1; SETTING DATEN ERWEITERT Mit Anklicken können sie umschalten. PERSONEN DATEN Dieser Teil des Karteiblatts enthält alle persönlichen Daten des/r Klienten/in. Hier können sie auch alle nötigen Korrekturen vornehmen, indem sie einfach das entsprechende Feld anklicken, löschen und neu tippen. Nur einige Felder sind geschützt, diese können sie nicht willkürlich verändern (z.B. die Code-Nummer). In der ersten Kolonne finden sie Name, Anschrift, Vers.Nr., Tel.Nr., E-mail-adresse, dann die Angaben der Versicherten (falls die Patientin mitversichert ist), weiters die Angaben für eine Institution und schließlich Daten für den Dienstgeber. Bei Patienten die sie über Kassenvertrag abrechnen, sollte bei Institution der für die Abrechnung zuständige Verein stehen (sie können dann Briefe oder E-mails automatisch dorthin adressieren). Im rechten oberen Viertel finden sie den Modus der Verarbeitung kk= Kassenrefundierung, kkV= Kostenersatz durch Kassenvertrag, kkVOn= Kostenersatz durch Kassenvertrag und Onlineabrechnung, derzeit noch nicht aktiv, P= Psychotherapie allg., ADL= Andere Dienst-Leistung, wie Supervision, Beratung, Mediation etc., KlassV= Klassifikation für Vertragspatienten (Zweitdiagnostik), KlassVOn= Klassifikation mit Onlineabrechnung, derzeit noch nicht aktiv. Im Feld aktiv darunter können sie Ihre Klienten in Gruppen zusammenfassen, was die Sortierung ihrer Kartei erleichtert. 10 Für Einzelklienten, die wöchentlich kommen, wählen sei am besten den Wochentag aus. Bei diesen geben sie im Feld daneben die Uhrzeit an. Bei Einzelklienten die unregelmäßig kommen, wählen sie einen anderen Buchstaben ( a, b, ...) Bei Gruppenklienten verwenden sie g1 für Gruppe1, g2 für Gruppe2, etc, Patienten, wo die Arbeit bereits abgeschlossen ist, bekommen den letzten Buchstaben , das i für inaktiv. Im Kommentarfeld darunter können sie einen beliebigen Text eingeben. SETTING DATEN 1 (umschalten durch anklicken) Hier finden sie in der ersten Kolonne nochmals den Namen die Tel.Nr. und die E-mailAdresse. Darunter dann die Settingdaten Setting, anklicken, einen Begriff aus der Liste auswählen, oder mit “Bearbeiten” einen neuen Begriff hinzufügen. Zeit, die erste Zahl gibt die Minuten pro Einheit an, die zweite Zahl die Minuten pro Eintrag, falls sie pro Termin mehr als eine Einheit verrechnen. Die Einstellung der Einheiten pro Eintrag erfolgt bei “Setting Daten erweitert”. Preis, ist der Preis inkl. MWSt, pro Einheit, daneben in der Zweitwährung MWSt. aus Liste auswählen, oder neuen Wert hinzufügen, Kto.Nr., sie können ihre Einnahmen in bis zu 4 verschiedenen Konten verwalten. Std.Nr, ist die laufende Nr. der Einträge, Sup.Nr., falls sie die Supervisionsstunden, die sie zu dieser Patientin genommen haben eintragen, ist das die laufende Nr. Therapie seit, gibt an, seit wann sie mit diesem Patienten arbeiten, Code ist eine vierstellige Zahl, die das Programm selbständig für jede/n neue/n Klientin/en auswählt. Mit diesem Code können anonyme Kopien bei Psychotherapiepatienten ausgedruckt werden. Solche anonymen Kopien können bei einer Steuerprüfung nützlich sein, die Zuordnung zu einem bestimmten Patienten ist nur ihnen anhand der Kartei möglich. o.B.: o.B. bedeutet “Ohne Buchhaltungsvermerk”. Normalerweise ist o.B. = „ “, und alle eingenommenen Beträge werden in der Buchhaltung vermerkt. Wenn Sie o.B. = „o.B.“ setzen, wird bei einer Einzahlung kein Buchhaltungsvermerk vorgenommen, der Betrag scheint in der Buchhaltung nicht auf, sie können dann aber auch keine Honorarnoten darüber drucken. Diese Option ist ausschließlich für Lernzwecke und fiktive Klienten/innen gedacht. „o.B.“ darf keinesfalls für reale Klienten/innen verwendet werden, da sonst reale Einnahmen in der Buchhaltung nicht aufscheinen würden. Dann Diagnose /Methode: Klicken sie bei Diagnose auf ICD können sie einstellen ob sie ICD 9 oder ICD 10 wollen. Dann klicken sie in das erste Feld neben Diagnose und wählen aus der Liste aus, vorerst sehen sie nun nur den gewählten Diagnosecode, wenn sie auf die “Enter”-Taste drücken, erscheint 11 rechts daneben der Wortaut. Sie können in den Zeilen darunter bis zu 3 Diagnosen insgesamt wählen. Erg.Diag. ist ein ergänzender Text zur Diagnose, der in den Antragsformularen unter dem Diagnosecode eingetragen wird. Methode, anklicken auswählen, oder mit “Bearbeiten” eigene Begriffe hinzufügen, und diese auswählen. Kassenantrag, in diesem Feld sehen sie die Werte für den Antrag (nur wenn sie oben kk oder kkV (kkVOn) gewählt haben). “Antr.nach:” die Stunden Nr nach der der letzte Antrag gestellt wurde, “für” ... die Anzahl der Stunden für die angesucht wurde. “Bewill.bis” die Stunden Nr bis zu der die Bewiligung reicht (etwa 57 d.h. bis zur 57 Std.) Diesen Wert müssen sie selbst eintragen, wenn die Bewilligung von der Kasse kommt. “noch” zeigt ihnen an wieviele stunden sei bis dahin noch haben, „bis zum“ das Datum bis zu dem die Bewilligung reicht (auch dieses müssen sie manuell eintragen). Kassenvertrag-Monitor Hier sehen sie die Werte zur Abrechnung laut Vertrag (nur wenn sie oben kkV (kkVOn) gewählt haben). Meldung: Klicken um eine Patientin anzumelden, per Brief oder E.mail. Wieder klicken um die Meldung (das Aconto) zu bestätigen. Um das Datum einzustellen klicken sie einfach in das Datumsfeld, rechts im Monitor-Rahmen. Ärztl. Unters.: Klicken, wenn sie bei Therapiebeginn eine Med. Untersuchung veranlasst haben. Erneut klicken um diese zu bestätigen (wenn sie den gelben Zettel bekommen); KlassICD10: Klicken, wenn sie eine Zweitdiagnostik veranlasst haben und nochmals um zu bestätigen, wenn sie die Meldung vom Diagnostiker erhalten (wieder auf das Datum der Zweitdiagnostik achten). Antrag, klicken wenn sie eine neuen Antrag stellen wollen, und um zu bestätigen, dass bewilligt wurde. Abmeldung: Klicken um das Ende de Therapie zu melden. SETTING DATEN ERWEITERT (anklicken zum Umschalten) In der linken Kolonne sehen sie die gleichen Werte wie schon zuvor auf Setting Daten 1 Rechts oben der Modus der Verarbeitung, wie schon bei Personen Daten erklärt. Darunter können sie wählen, ob sie bei diesem Patienten überwiegend mit den selben SettingDaten arbeiten werden, z.B. Einzelstunden , selber Preis, selbe Zeit, = “Gleichbleibendes Setting” oder ob sich diese Angaben oft ändern werden, z.B. unterschiedliche Zeiten und deshalb unterschiedliche Preise, oder abwechselnd Einzel und Gruppenstunden, etc. = “Wechselndes Setting” 12 Bei gleichbleibenden Setting können sie darunter noch angeben, ob jeweils EINE Einheit pro Eintrag (= Normalfall) oder 2 oder 3 Einheiten pro Eintrag eingetragen werden sollen. Wenn sie gleichbleibendes Setting wählen, werden die unter Setting eingestellten Daten beim Eintrag einer Sitzung einfach übernommen. Bei wechselndem Setting, werden sie bei jedem Eintrag (Sitzung) in einem Dialogfenster nach den Daten für diese Sitzung gefragt und sie können sie jeweils neu angeben. Die allgemeinste Art können sie darunter mit “Kein gemeinsamer Grundpreis” auswählen. Spezieller ist “Bezogen auf einen gemeinsamen Grundpreis”, wenn sich die einzelnen Einträge auf einen gemeinsamen Grundpreis beziehen, aber in Zeitdauer oder in der Anzahl der Einheiten pro Eintrag unterscheiden. Sie erhalten dann beim Eintrag ein entsprechendes Dialogfenster. Bei dieser Art können sie noch angeben, wie die Honorarzeile gestaltet werden soll. Wenn sie “Bezogen auf einen gemeinsamen Grundpreis” gewählt haben, erscheint darunter ein Balken, der beim Anklicken zu eine Liste wird. Je nachdem was sie hier wählen, wird später in einer Honorarzeile nur das Setting, oder das Setting und die Methode, usw. stehen. Unten können sie noch angeben, ob die Einträge ( Sitzungen) nummeriert werden sollen oder nicht. 5) Liste Mit dem Schalter Liste springen sie in das entsprechende Formular und können sich eine Liste der eingetragenen Klienten ansehen. Hier können sie insbesonders die Auswahl der gerade aktuellen Karteiblätter sowie deren Sortierung festlegen. Diese Auswahl und Sortierung gilt dann auch, wenn sie sich in einem anderen Formular befinden, etwa wenn sie im StandardFormular durch die Kartei blättern. Weiters können sie die gewählte und sortierte Auswahl in verschiedene Listen, Kuverts und Etiketten drucken. Mit den Tasten Standard, Stammd., Protokolle, Buchhaltung, Voreinst. springen sie zu den anderen Formularen (Bildschirmdarstellungen). Die Taste „Liste“ bewirkt hier nichts, da sie sich ja ebendort befinden. Mit den Tasten Ausführliche und Einfache können sie zwischen 2 Listendarstellungen hinund herschalten. In der Ausführlichen Liste werden auch die noch offenen Beträge und deren Summe angezeigt. Mit den Pfeilen navigieren sie durch die Liste: „Erste/r Patient/in“, „vorherige/r P.“, „nächste/r P.“, „letzte/r Patient/in“ Ganz links befinden sich Informationen über ihre Datensätze (= Klienten, jeder Klient entspricht hier einem Datensatz =DS). “Nr.” ist die Nummer des DS (entspricht dem x-ten Klient in der aktuellen Auswahl), “von ... ” gibt an wieviele DS sie gerade ausgewählt haben. In der ( ) steht die Anzahl der DS (Klienten), die sie insgesamt in der Kartei haben. Mit dem nächsten Schalter springen sie in die On-line Hilfe, und mit dem letzten schließen sie das Programm, wenn sie ihre Arbeit beenden wollen. Mit den nächsten Tasten können sie die Auswahl der angezeigten Datensätze wählen: „aktive“ alle aktiven, das sind die, die im entsprechenden Feld KEIN „i“ (= inaktiv) haben; „alle“ alle Klienten/innen (auch die inaktiven); „Kasse” damit wählen sie jene aus, deren Kassenantrags-Bewilligung demnächst abläuft, oder abgelaufen ist. Demnächst bedeutet: Entweder weniger als noch 7 Stunden bis zum Stunden-Limit, oder das Datum läuft innerhalb der nächsten vier Wochen ab. 13 Von da ab scheint diese/r Patient/in solange in dieser Auswahl auf, bis sie die neue Bewilligung eingetragen haben (oder sie löschen das „kk“, “kkV” im entsprechenden Feld, weil in diesem Fall keine Kassenrefundierung Kostenübernahme mehr angestrebt wird). „Geld“ das sind alle, bei denen noch ein Betrag offen ist; „extra” Hiermit können sie eine selber definierte Suchabfrage eingeben: Sie können Werte für das Feld Aktiv angeben( z.B. “Montag” wenn sie alle Patienten wollen, die am Montag kommen; oder g1 wenn sie alle Teilnehmer der Gruppe, die sie mit g1 angegeben haben auswählen wollen); und/oder Werte für Modus angeben (Erklärungen direkt im Dialogfenster); und/oder Werte für o.B. ( alle o.B., wenn sie „o.B.“ wählen, alle Nicht-o.B., wenn sie „=“ anklicken); und/oder Werte für Konto angeben, um alle Klienten, die sie in einem best. Kto abrechnen zu erhalten; und/oder MWSt. um alle, die mit einem best. MWSt. Satz verrechnet werden, zu erhalten; und/oder Diagnose um alle zu einer best. Diagnose zu erhalten. “Hon” liefert alle Klientinnen, denen noch ein Honorar auszustellen ist. Mit den nächsten beiden Tasten können sie die Sortierung der Patienten wählen: „ak-Rf“ Sortiert zuerst nach den Werten in aktiv/inaktiv, dann nach den Werten von „Reihenfolge“.Wenn sei wie vorgeschlagen, im Feld aktiv die Wochentage und daneben in “Reihenfolge” die Uhrzeiten eingetragen haben, erhalten sei mit diese Sortierung genau die Reihenfolge, wie ihre Klienten im Laufe der Woche kommen werden. „abc“ sortiert alphabetisch nach Zunamen. Mit der Taste „Drucken“ können sie eine Liste, Kuverts oder Etiketten ausdrucken. a) Liste Sie werden hier gefragt, ob sie alle gerade aufgerufenen Patienten/innen oder nur eine Auswahl in die Druckliste aufnehmen wollen. Wenn sie nicht alle wollen, haben sie die Möglichkeit in einer Auswahlliste die Nicht-zu-druckenden zu markieren. Dann können sie noch zwischen einer Telefonliste und einer Komplettliste (mit gesamter Anschrift, der Angabe des Versicherten (bei Mitversicherung) und Angabe der zusätzlich eingetragenen Institution) wählen. b) Kuverts Sie können hier Kuverts adressieren. Die Auswahl fragt sie wieder, ob für alle Patienten ein Kuvert gedruckt werden soll und sie können die Nicht-zu-druckenden wieder markieren. Weiters können sie aber auch noch angeben, ob die Kuverts immer an den Klienten oder in einigen Fällen auch an die Versicherte oder an die Institution gerichtet werden sollen. Wenn 14 sie mit Kindern arbeiten, können sie so ein Kuvert an die Eltern adressieren, oder bei Vertragsabrechnung einen Brief an denVerein senden. c) Etiketten Dieses Druckformular ist so gestaltet, dass sie Zweckform Nr. 3658 Etiketten verwenden müssen. Die Auswahlmöglichkeiten sind hier die selben wie beim Druck von Kuverts. 6) Protokolle Mit dem Schalter Protokolle springen sie in das entsprechende Formular, das den Protokollbereich wiedergibt. Sie haben hier eine listenförmige Darstellung der Protokolle, wo für jede Sitzung (einschließlich „Supervision“) ein Eintrag errichtet wurde. Sie können sofort mit dem Schreiben des Protokolls der zuletzt eingegebenen Sitzung beginnen. Wenn sie vom Standard-, Stammdaten- oder Listen-Formular hierher gesprungen sind, sind automatisch all jene Sitzungen ausgewählt, die zu dem/r Klienten/in gehören, von dem/der aus sie gekommen sind. Im oberen Rand finden sie diverse “Tasten”, mit denen sie bestimmte Funktionen auslösen können. Mit den Tasten Standard, Stammd., Liste, Buchhaltung, Voreinst. springen sie zu den andern Formularen (Bildschirmdarstellungen). Die Taste „Protokolle“ bewirkt hier nichts, da sie sich ja ebendort befinden. Mit den Pfeiltasten oben können sie durch diese Protokolle navigieren. Daneben sehen sie wieviele Protokolle gefunden wurden. Mit den Tasten ganz rechts springen sie in die On-line Hilfe und mit der letzten schließen sie das Programm, wenn sie ihre Arbeit beenden wollen. Mit weiteren Tasten können sie: - die Auswahl der angezeigten Protokolle wählen; - diese Auswahl ansehen, so wie sie im Ausdruck erscheint; - diese Auswahl in einer Listen-Darstellung drucken Mit der Taste “Auswahl” können sie die Auswahl der aufgelisteten Protokolle ändern. In einem Dialog werden sie gefragt, ob sie die Protokolle für „EINE/N“ Klientin/en (das ist die/derjenige von der/dem aus sie die Taste gewählt haben) oder die Protokolle für „ALLE“ Klienten/innen wollen. „Alle“ benötigen sie, wenn sie etwa alle Protokolle der letzten Woche haben wollen. In weiteren Abfragen können sie einen bestimmten Zeitraum oder einen bestimmten Bereich für die Sitzungsnummer angeben (Supervisionseinträge werden intern mit negativer Nummerierung -1, -2,...geführt, für alle Supervisionseinträge wählen sie im Feld „Nr“: „<0“). Mit dem Tabulator kommen sie ins gewünschte Feld. Wenn sie ihre Option angegeben haben, drücken sie die Enter-Taste oder klicken auf OK. Wenn sie vorher ALLE gewählt haben, können sie nun noch die Sortierung entweder nach dem Datum der Einträge (= chronologische Reihenfolge) oder nach Namen (= alphabetisch) wählen. Mit Ansehen können sie die Protokolle hintereinander gereiht, wie sie mit der Funktion Drucken auf Papier erscheinen werden, durchsehen. Zum Vor- oder Zurückblättern verwenden sie die „Return“ (= Zeilenvorschubtaste) auf ihrer Tastatur. Mit Drucken können sie die ausgewählten Protokolle in einer listenförmigen Darstellung zu Papier bringen. Wenn ein Protokoll auf der jeweiligen Seite nicht zur Gänze Platz findet, wird 15 es auf die nächste platziert. Jedes einzelne Protokoll darf nicht länger als das dafür vorgesehene Feld sein (= 2 A4-Seiten). Mit der nächsten Tasten können sie: - einen bestimmten Text oder einzelne Worte in den Protokollen suchen Klicken sie auf Suchen, geben sei an, ob sie nur in den Protokollen des gerade ausgewählten Klienten oder in allen suchen wollen. Geben sie dann den Begriff - oder mehrere Begriffe mit Leerzeichen getrennt - ein, nach dem (denen) sie suchen wollen. Zur Bestätigung drücken sie die Enter Taste. Wenn sie auch Treffer wollen, wo der Begriff innerer Teil eines Wortes ist, z.B. wenn bei Suchbegriff “Angst” auch Begriffe wie Verlustangst, Sozialangst etc gefunden werden sollen, geben sie den Suchbegriff zwischen 2 Sternen ein: *Angst* Weiters können sie: - eine Rechtschreibprüfung in dem jeweils aktivierten Protokoll durchführen; Bei Problemen mit der Rechtschreibprüfung sehen sie im Kapitel 19: Häufige Fehler, Probleme,..nach. - einen Textbereich kopieren und ihn an anderer Stelle wieder einsetzen; Innerhalb der Praxisverwaltungsprotokolle, wählen sie einen Text mit der Maus aus, klicken kopieren, gehen dann zu dem Protokoll, wo sie den Text einsetzen wollen und klicken einsetzen. Wie sie Text aus anderen Dokumenten einsetzen, wird nächste Seite erklärt. - Eine Grafik importieren: Öffnen sie vorher die Grafik-Datei, von der Praxisverwaltung können sie mit “Alt” + “Tab” zu dem Grafikdokument wechseln, wählen sie dei gesamte Grafik dort aus, kopieren sie sie in die Zwischenablage (“Ctrl” + “c”) wechseln sie wieder in die Praxisverwaltung, klicken sie die “ImpGrafik” Taste. Mit “ClearGraf” können sie eine importierte Grafik wieder löschen. (Drucken können sie die Grafik aus der Praxisverwaltung heraus einstweilen nicht.) - die Protokolle exportieren, falls sie sie mit einem Textverartbeitungsprogramm bearbeiten wollen. Sie wählen für die Exportdatei einen Namen und einen Ordner und klicken auf sichern. Die ausgewählten Protokolle werden daraufhin in einer Text+Tab-Datei gesichert, nach folgender Ordnung: Name, Datum, Sitzungsnr., Sitzung, Notizen, Protokolltext ( Wenn die Protokolle alle von einem Klienten sind, wird de Name nicht bei jedem Protokoll mitexportiert) Texte aus anderen Textdokumente in Protokollen einsetzen. Sie können Texte aus anderen Textdokumenten (Word, MS Works, Claris Works, etc.) in das Protokoll einer Sitzung einsetzen. a) Unter Windows: Öffnen Sie zuerst das Textdokument, dann die Praxisverwaltung. Dort gehen Sie in den Protokoll-Bereich. Treffen Sie eine Auswahl, dass möglichst alle Sitzungen aufgerufen werden, in die Sie Texte einsetzen wollen. 16 Betätigen Sie die Tasten „Alt“ + „Tab“ gleichzeitig: Sie wechseln damit in das Textdokument. Wählen sie eine Textpassage, die Sie übertragen wollen mit der Maus aus und betätigen Sie die Tasten „Strg“+“c“ oder “ctrl”+“c” (= kopieren) gleichzeitig. Nun klicken Sie in das dahinterliegende Fenster der Praxisverwaltung (ohne das Fenster des Textdokuments zu schließen): Sie wechseln damit wieder in die Praxisverwaltung. Hier klicken Sie in das Protokollfeld der entsprechenden Sitzung und dann auf die Taste „Einsetz“ (=einsetzen). Sie dürfen zwischen „kopieren“ und „einsetzen“ in der Praxisverwaltung zu keinem anderen Formular wechseln, sonst geht der kopierte Text verloren. Sie können nun für weitere Textabschnitte mehrmals hin- und her wechseln. Sie können für Kopieren und Einsetzen auch die rechte Maustaste verwenden. b) Unter MacOS: Gehen Sie in der Praxisverwaltung in den Protokollbereich (Taste: Protokolle) Treffen Sie dort eine Auswahl, dass alle Sitzungen, in die sie Texte einsetzen wollen, aufgerufen werden. Wechseln sie mit “Begfehl”+“Tab” in den Finder. Dort können Sie ein Textdokument öffnen (das aber auch schon offen sein kann). Wählen sie eine Textpassage, die Sie übertragen wollen, mit der Maus aus und betätigen Sie die Tasten “Befehl“+“c“ (= kopieren) gleichzeitig. Nun klicken Sie in das dahinterliegende Fenster der Praxisverwaltung (ohne das Fenster des Textdokuments zu schließen): Sie wechseln damit wieder in die Praxisverwaltung. Hier klicken Sie in das Protokollfeld der entsprechenden Sitzung und dann auf die Taste „Einsetz“ (=einsetzen). Sie dürfen zwischen „kopieren“ und „einsetzen“ in der Praxisverwaltung zu keinem anderen Formular wechseln, sonst geht der kopierte Text verloren. Sie können nun für weitere Textabschnitte mehrmals hin- und her wechseln. Die Reste der Finder Leiste (oben) verschwinden, sobald Sie, nach Abschluss des Kopierens, in ein anderes Formular wechseln. Tipps: Kopieren und Einsetzen können sie auch mit "ctrl“ + Mausklicken 7) Buchhaltung Mit dieser Taste kommen sie zur Buchhaltung, d.h. zur Liste der Einnahmen oder der Ausgaben. Im oberen Rand finden sie diverse “Tasten” mit denen sie bestimmte Funktionen auslösen können. Mit den Tasten Standard, Stammdaten, Liste, Prokolle, Voreinst springen sie zu den andern Formularen (Bildschirmdarstellungen) Die Taste „Buchhaltung“ bewirkt hier nichts, da sie sich ja ebendort befinden. 17 Zwischen Einnahmen und Ausgaben können sie umschalten, indem sie auf “Einnahmen” bzw “Ausgaben” klicken. 7a) Einnahmen In der Einnahmenliste sind sie, wenn das Feld Einnahmen färbig ist. Wenn es grau ist: Anklicken zum umschalten. Mit der mittleren Taste darunter können sie zwischen einer einfachen Listendarstellung (ohne Summierung) und einer mit ausgewerteten Listen-Summen umschalten. Mit den Pfeiltasten oben können sie durch diese Protokolle navigieren: Erster-, voriger-, nächster-, letzter Eintrag in der Liste. Mit den Tasten ganz rechts springen sie in die On-line Hilfe und mit der letzten schließen sie das Programm, wenn sie ihre Arbeit beenden wollen. Jetzt die Tasten von links nach rechts: Mit der Taste Auswahl können sie die angezeigten Einträge der Einnahmenliste auswählen. Nach dem Klicken der Taste werden sie in Dialogfenstern gefragt, - ob sie nur zu einem Patienten die Einnahmen wollen oder zu allen; - die Einnahmen für ein bestimmtes Konto, oder für alle; - die Einnahmen für einen bestimmten Zeitbereich oder insgesamt seit dem Anlegen der Kartei. Anmerkung: Sie können ihre Einnahmen in 4 verschiedenen Konten organisieren und entsprechend getrennt abrechnen. Sinnvoll ist sicher Einnahmen mit und solche ohne MWSt. in getrennten Konten abzurechen. Mit der Taste Kto.Aufst. können sie eine Gesamtübersicht über ihre Konten verfassen und ausdrucken. Sie werden nach einem Zeitbereich gefragt und können diesen durch Angabe von 2 Daten angeben. z.B. 1.Quartal: “1.1.2000...31.3.2000” oder ein Jahr: “1.1.2000..31.12.2000” oder alle Einnahmen ab dem ersten Jänner 2000: “1.1.2000...” Dann können sie eine weitere Aufstellung anfügen, wenn sie etwa alle 4 Quartale auf einer Seite zusammengestellt haben wollen. Schließlich werden ihnen alle gewählten Aufstellungen angezeigt. Sie können auf dieser Seite noch eine entsprechende Überschrift wählen (Vorgabe: “Einnahmen”). Mit Drucken wird diese Seite ausgedruckt; mit zurück kommen sie zur allgemeinen Einnahmen-Liste zurück; mit Kto.Zussst. können sie eine weitere Zusammenstellung anfügen oder die schon vorhandene durch eine neue ersetzen. Mit EuroUmr können sie bei den gerade ausgewählten Einträgen der Einnahmen Liste alle Beträge in Euro- oder in ATS- (bzw. die alte Hautwährung) umrechnen. Es werden nur die gerade ausgewählten Einträge umgerechnet. Dieser Prozess ist auch umkehrbar, sie können 18 durch neuerliches umrechen auch wieder auf die ursprüngliche Währung zurückkommen. Aber bedenken sie, dass bei solchen Umrechnungen immer Rundungsfehler passieren (der Euro wird ja auf 4 Stellen genau angegeben, Preise aber nur mit 2 Nachkommastellen) und deswegen nach mehrmaligen hin- und her- rechnen Rundungsfelhler im Groschen- Cent- oder Pfennigbereich auftreten können. Mit der Taste Drucken wird die gerade aktuelle Auswahl der Einnahmen in einer Tabellenform gedruckt. Mit Export können sie die aktuell ausgewählten Einnahmen in eine “Text + Tab”- Datei exportieren. Diese können sie dann mit Excel (oder einem anderen Tabellenprogramm) öffnen und weiter bearbeiten. Die Export Datei enthält die Felder: Datum - Tab - Klient/Code - Tab - KtoNr - Tab - Bareinnahme (ohne MWSt) - Tab Bankeinn. (ohne MWSt) - Tab - Bareinnahme (mit MWSt) - Tab - Bankeinn. (mit MWSt) - Tab - MWSt Mit der Taste Löschen können sie Zahlungen aus der Buchhaltung löschen, für die der/die zugehörige Klient/in schon aus der Kartei entfernt ist! (Siehe Punkt 16: Klient/in löschen) In der Liste können sie mit der Taste Klient/Code umschalten, ob bei PsychotherapiePatientinn/en nur der Code oder der volle Name in der Tabelle verwendet wird. Erklärungen zu Liste: Neben dem Datum und dem Namen des Einzahlers (bei Psychotherapie Patienten/innen den Code um die Anonymität zu wahren) finden sie hier 7 Kolonnen: KtoNr. EURO (abPhase2) Einnahmen-bar- Einnahmen-Bank- Einnahmen-bar- ohne-MWSt., ohne-MWSt., mit -MWSt., ……………………………………………………..Einnahmen-Bank- und die MWSt. ………………………………………………………mit -MWSt.. Wenn sie oben “Listensummen” gewählt haben, finden sie am unteren Ende die Summen der Kolonnen und die Gesamtsumme. Diese Summen beziehen sich jeweils auf die gewählte Auswahl. Sie können hier an dieser Liste keine Veränderungen vornehmen, alle Einträge werden automatisch getätigt. 7b) Ausgaben Wenn sie Buchhaltung gewählt haben können sie zwischen Einnahmen und Ausgaben einfach durch Anklicken der Überschriften “Einnahmen” bzw “Ausgaben” hin und herschalten. In der Ausgabenliste sind sie, wenn die Überschrift “Ausgaben” färbig ist. Ist sie grau: anklicken. Wie bei den Einnahmen können sie auch bei den Ausgaben zwischen einer einfachen Liste (ohne Summierung, dafür sehr schnelle Darstellung) und einer Anzeige mit den entsprechenden Listensummen wechseln. Die Summen zeigen immer die Summe der ausgewählten Einträge an. Haben sie z.b. alle Einträge für ein bestimmtes Jahr gewählt, so sehen sie in den Summen ein Jahresabrechnung. Erklärungen zur Tabelle: Datum BelegNr. Art-der-Ausg. Kommentar Konto.Nr. EURO-Zeichen ……………….NettoBetrag MWSt.Prozent MWSt.Betrag BruttoBetrag 19 Beleg Nr ist die Nummer die sie diesem Beleg geben (d.h. beliebig) Art-der-Ausgabe die Kategorien sind in einem Menü vorgegeben, sei können aber mit “bearbeiten” weitere hinzufügen, oder bestehende verändern. Kommentar ein beliebiger Kommentar zu dieser Ausgabe Kto.Nr. das Konto dem diese Ausgabe zugeordnet wird. Wenn sie ihre Einnahmen in verschiedenen Konten organisieren, müssen auch die Ausgaben entsprechend zugeordnet werden. EURO Zeichen wird ab Phase 2 der Euroumstellung angezeigt, um Verwechslungen von ATS und EURO Beträgen zu vermeiden. NettoBetrag der Nettobetrag der entsprechenden Ausgabe MWStProzent der MWSt Prozentsatz für diese Ausgabe MWStBetrag der Betrag aus Netto mal MWSt Prozentsatz Ausgaben eintragen: 1) EINE einzelne Ausgabe eintragen. Sie Klicken auf 1 Eintr.neu, eine neue Zeile in der Ausgaben Tabelle wird daraufhin angelegt, bei Datum erscheint das heutige, wenn der Beleg ein anderes Datum hat, tippen sie einfach diese ein (geht direkt ohne weiteren Klick), dann “Tab”, Belegnr. eintippen oder leerlassen, “Tab”, Kategorie für diese Ausgabe aus der Liste wählen, (entweder anklicken, darauf schließt sich die Liste und sie sind schon im nächsten Feld oder mit den Pfeiltasten auf der Tastatur auswählen, dann “Enter” drücken dann “Tab”), Kommentar eintragen oder leerlassen, “Tab”, Kto.Nr. angeben, “Tab” und nun müssen sie von den folgenden 4 Werten (Netto, MWSt%, MWStBetrag, Brutto) NUR zwei eintippen!!! z.B. Brutto und MWSt% oder eine andere Kombination und klicken zum Abschluss auf “Vollst..” Damit wird die Zeile automatisch vervollständigt und die fehlenden Werte berechnet. 2) Automatische Eingabe, wenn sie MEHRERE Ausgaben hintereinander eingeben wollen. Sie klicken Einträge Start. Eine neue Zeile in der Ausgaben Tabelle wird daraufhin angelegt, bei Datum erscheint das heutige, wenn der Beleg ein anderes Datum hat, tippen sie einfach dieses ein (geht direkt ohne weitern Klick), dann “Tab”, Belegnr. eintippen oder leerlassen, “Tab”, Kategorie für diese Ausgabe aus der Liste wählen (entweder anklicken, darauf schließt sich die Liste und sie sind schon im nächsten Feld oder mit den Pfeiltasten auf der Tastatur auswählen, dann “Enter” drücken dann “Tab”), Kommentar eintragen oder leerlassen, “Tab”, Kto.Nr. angeben, “Tab” und nun müssen sie von den folgenden 4 Werten (Netto, MWSt%, MWStBetrag, Brutto) NUR zwei eintippen!!! z.B. Brutto und MWSt% oder eine andere Kombination und zum Abschluß drücken sie die ENTER Taste. Damit wird die Zeile automatisch vervollständigt die fehlenden Werte berechnet und eine neue Zeile für den nächsten Eintrag eröffnet. Das geht solange sie weitere Ausgaben eingeben wollen. Sind sie bei der letzten Rechnung angelangt, drücken sie noch einmal die Enter Taste und wenn wieder eine neue Zeile angelegt ist, die sei nun nicht mehr brauchen, klicken sie auf Einträge Stop. Auf diese Weise lassen sich auch größer Mengen von Rechnungen sehr schnell eingeben. Bei dieser Methode wird die Nr. für das Konto immer von der vorherigen Zeile übernommen. Der MWSt Satz wird analog zu schon früher getätigten Einträgen eingesetzt (z.B. Fachbücher 20 10%). Sie können diese beiden automatischen Werte natürlich ändern indem sie sie neu eintippen. Wenn sie allerdings in dem Prozess der automatischen Eingabe eine Fehler gemacht haben, z.B. eine falsche Zahl getippt haben und schon die Enter Taste gedrückt haben, können sie eine Korrektur erst machen, wenn sei mit “EinträgeStop” die automatische Eingabe beendet haben. Dann korrigieren, dann wieder “EinträgeStart”. Mit Einen Löschen können sie eine Zeile der Ausgaben Tabelle löschen. An der schwarzen Marke ganz links sehen sie welche Zeile gerade aktuell gewählt ist. Mit den Pfeiltasten können sie zeilenweise nach oben oder unten navigieren, oder sie klicken in eine Zeile um diese auszuwählen. Mit Alle Löschen können sie alle gerade ausgewählten Ausgaben der Tabelle löschen. Vorsicht ALLE aktuellen, ausgewählten Ausgaben werden dadurch gelöscht. Die aktuell ausgewählten Einträge können auch mehr sein als auf einem Bildschirm darstellbar sind: Verwenden sie den Rollbalken rechts um sich zu überzeugen. Mit Auswahl können sie die Anzeige der Ausgaben-Liste wählen. Sie können die Ausgaben - für eine oder alle Kategorien - für ein bestimmtes oder für alle Konten - für einen bestimmten Zeitbereich oder für den gesamten Zeitraum seitdem sie Ausgaben eingeben. auswählen. Um dann die Listensumme zu sehen müssen sie noch mit der Taste LISTENSUMME umschalten. Mit EuroUmr. können sie für die aktuell ausgewählten Ausgaben die Zahlenwerte auf EURO umrechnen. Dieser Prozess ist auch umkehrbar, sie können durch neuerliches umrechen auch wieder auf die ursprüngliche Währung zurückkommen. Aber bedenken sie, dass bei solchen Umrechnungen immer Rundungsfehler passieren (der Euro wird ja auf 4 Stellen genau angegeben, Preise aber nur mit 2 Nachkommastellen) und deswegen nach mehrmaligen hinund her- Rechnen Rundungsfehler im Groschen- Cent- oder Pfennigbereich auftreten können. Mit Kto.Aufst. können sie eine Zusammenstellung der Summen ihrer Konten für einen bestimmten Zeitbereich anlegen und ausdrucken. Sie können den Zeitbereich wählen, dann eine weitere Zusammenstellung anfügen und kommen schließlich zur Anzeige der Aufstellung. Sie können hier noch eine Überschrift manuell dazuschreiben (Vorgabe Ausgaben 2001) und diese Seite ausdrucken. Mit der Taste Liste kommen sie weider zurück zur Ausgaben Liste. Mit GesamtAufst. erhalten sie eine ausführliche Aufstellung ihrer Ausgaben. Für einen bestimmten Zeitbereich, werden sortiert nach den einzelnen Konten ihre Ausgaben nach den gewählten Kategorien zusammengefasst. Falls diese Aufstellung mit sehr vielen Kategorien sehr umfangreich wird, kann es sein dass nicht alle 4 Konten auf einer Seite dargestellt werden können. Sie werden deshalb vor der Auswertung des nächsten Kontos gefragt, diese Aufstellung auf eine neue Seite platziert werden soll. Wenn sie dann zur Anzeige kommen, können sie auf die folgenden Seiten weiterblättern. Mit Drucken wird die gerade angezeigte Ausgabenliste gedruckt. Mit Export können sie die gerade ausgewählten Ausgaben in einer Export-Datei abspeichern. Diese können sie dann mit Excel oder einem anderen Tabellenprogramm öffnen und weiter 21 bearbeiten. Mit Import könne sie Ausgaben aus einer älteren Version der Praxisverwaltung importieren. Mit Sortieren werden die ausgewählten Ausgaben nach dem Datum sortiert. Mit BelNrneu können sie alle Belegnummern für die angezeigten Ausgaben neu setzen. Sie können etwa zuerst Ausgaben eintippen und BelNr. immer leer lassen. Dann sortieren sie die Ausgaben mit Sortieren und mit Bel.Nr.NEu erhalten alle entsprechend der chronologieschen Reihenfolge eine Beleg Nummer. Die Belegnummern werden dabei nur für die ausgewählten Einträge neu eingesetzt. Der erste Eintrag (von den ausgewählten) wird als Referenz genommen. D.h. ist die Bel.Nr. beim 1. Eintrag “1” (oder leer) wird mit “1” begonnen: 1, 2, 3, ... steht beim 1. Eintrag eine andere Zahl (z.B. 45) wird mit dieser Zahl begonnen (also 45, 46, 47, ...) 8) Voreinstellungen Von jedem Hauptformular (Stammdaten, Standard, Liste, Protokolle, Buchhaltung) kommen sie mit der Taste Voreinst. zu den Voreinstellungen. Diese sind in verschiedenen Registerkarten unterteilt Als erstes befinden sie sich in Pat.Voreinst. Hier befinden sich spezielle für jeden Patienten spezifische Voreinstellungen. Sie sehen deshalb den Namen einer Patientin und können mit den Pfeiltasten blättern. Das nächste Feld erlaubt Ihnen eine Ergänzung der Überschrift bei Honorarnoten hier einzutragen. Diese Zeile wird dann bei dem jeweiligen Patienten direkt unter dem Wort “Honorar” ausgedruckt. Dann kommt eine Tabelle mit den veschiedenen Honorarnoten-Formularen. Normalerweise ist hier schon ein Formular automatisch ausgewählt, je nach Modus der Verarbeitung und Settingangaben. Sie können die Auswahl aber auch manuell verändern. Honorar1: kk, Klassisches Psychotherapie Honorar, wie ÖBVP Vorlage, mehrere Termine mit gleichem Setting und Preis können zusammen auf einem Honorar ausgegeben werden, + Abschnitt für die Kassenrefundierung. Honorar1b: kk, Psychotherapie Honorar, wie OÖGKK Vorlage, mehrere Termine mit gleichem Setting und Preis können zusammen auf einem Honorar ausgegeben werden, Option für Rückseite. Honorar2: P, Psychotherapiehonorar mit Anschrift des Klienten, so gestaltet, dass es in einem Fensterkuvert verwendet werden kann. Auch für mehrere Sitzungen mit gleichem Setting und Preis geeignet, kein Refundierungsabschnitt. Honorar3: ADL, Wie 2 aber ohne Diagnose, für Supervisionen, Beratungen etc geeignet, mehrere Termine mit gleichem Setting und Preis können zusammen auf einem Honorar ausgegeben werden. Honorar4: kk ungleiches Settting, Wie Honorar 1 aber mit einem Layout, das für jede Sitzung eine eigene Zeile verwendet, d.h. es können ganz unterschiedliche Einträge (Setting, Preis, Methode, Einheiten pro Eintrag ...) auf einem Honorar ausgegeben werden. (Einträge mit unterschiedliche MWSt Sätzen können nicht in einem Honorar ausgegeben werden!) 22 Honorar4b: kk ungleiches Settting, Wie Honorar 1b aber mit einem Layout, das sunterschiedliche Einträge (Setting, Preis) auf einem Honorar ausgegeben werden, Option für Rückseite Honorar5: P ungleiches Setting, Psychotherapie Honorar, Anschrift oben links so, dass das Honorar für ein Fensterkuvert verwendet werden kann, mit einem Layout wie Honorar4, das für jede Sitzung eine eigene Zeile verwendet, d.h. es können ganz unterschiedliche Einträge (Setting, Preis, Methode, Einheiten pro Eintrag ...) auf einem Honorar ausgegeben werden. (Einträge mit unterschiedliche MWSt Sätzen können nicht in einem Honorar ausgegeben werden!) Honorar6: ADL ungleiches Setting, wie Honroar5 aber ohne Diagnose, geeignet für Supervision, Beratung, Mediation etc. mit wechselndem Setting oder Preis (je Eintrag eine Zeile) (Einträge mit unterschiedliche MWSt Sätzen können nicht in einem Honorar ausgegeben werden!) Honorar7: kkV, KlassV, Honorar das für Kassenvertrag verwendet wird, Honorar8: kkV, KlassV, ungleiches Setting, Honorar das für Kassenvertrag verwendet wird. Im nächsten Rahmen, unten-mitte, können sie wählen ob sie den Briefkopf in einer weitern Registerkarte ausfüllen und beim Ausdruck von Honoraren und Briefen verwenden wollen, oder ob sie eigenes Briefpapier verwenden wollen, das schon ihren Briefkopf enthält. In diesem 2.Fall müssen sie den Stempel ausfüllen und verwenden (Kopierschutz des Programms). In den weitern Rahmen können sie jeweils wählen, ob sie - Briefkopf 1, 2, oder leer; - Fußzeile 1, 2, oder leer; - Stempel 1, 2, oder leer; -Unterschrift 1, 2, oder leer verwenden wollen. Das heißt sie können 2 Briefköpfe, 2 Stempel, 2 Fußzeilen und 2 Unterschriften einsetzen und bei jeder Klientin wählen, ob Briefkopf 1 oder 2, Stempel 1 oder 2 oder leer, usw. verwendet werden soll. Mit DRUCKEN können sie die Briefkopf-, Fußzeile-, Stempel-, Unterschrift-Daten ausdrucken. Und zwar entweder in der Konfiguration, wie sei beim aktuellen Klienten gewählt sind, oder alle überblicksmäßig auf einer Seite. In der Registerkarte Allgemeine finden sie: - alles zur Euro Umstellung. Wenn sie das Programm vor dem 1.1.2002 starten befinden sie sich in Phase1, am 1.1.2002 müssen sie hier umschalten auf Phase 2 (EuroUmst1-2). Für diese Umstellung müssen alle Honorarnoten ausgedruckt werden!! Alle Preise werden dann auf EURO umgerechnet. Sie sollten aber bei jedem Klienten kontrollieren, ob sie mit dem neuen EURO Preis einverstanden sind und ihn gegebenenfalls korrigieren. Ab 31.3.2002 stellen sie weiter auf Phase 3 um (EuroUmst2-3). -Passwort, mit diesem Button können sie ein Passwort definieren. Vorsicht: Ohne das richtige Passwort, läßt sich das Programm dann nicht mehr öffnen. -Name ändern, brauchen sie, wenn sich ihr Name verändert hat und sie eine neue Seriennummer bekommen haben. 23 -Bildschirmanpassung, bewirkt, dass normalerweise bei großen Monitoren die Darstellung der Praxisverwaltung entsprechend vergrößert wird. Wenn sie das nicht wollen, können sie es hier ausschalten. -Importerlaubnis, ist normalerweise ausgeschaltet, wenn sie aber ihre Daten in eine andere (neuere) Version der Praxisverwaltung importieren wollen, müssen sie hier Importerlaubnis markieren. -das Standard Layout nimmt eine ausführlichere Darstellung an, wenn sie mit wechselnden Settings arbeiten. Wenn sie immer die ausführlichere Darstellung wollen, müssen sie hier markieren. - Bei der Voreinstellung freie Sitzungen könne sie angeben, wieviele Sitzungen von der Kasse als Aconto genehemigt werden. Zwei Werte sind hier vorgesehen, der 1. wird bei Verrechnung mit der WGKK der 2. immer sonst verwendet. - Bei Vertragsabrechnung sollten sie in den folgenden Feldern den Namen und die Anschrift (+ E-mail-Adresse) des abrechnenden Vereins angeben. -Mit Einsetzen können sie diese Vereinsdaten bei allen Patienten/innen, bei denen kkV, kkVOn, KlassV oder KlassVOn als Modus angegeben ist, automatisch einsetzen. Die Euroumstellung verläuft in 3 Phasen: Phase 1: Beginnt mit Update 1.7, d.h. doppelte Preisauszeichnung in ATS (DM, ...) und Euro. Um die doppelte Preisauszeichnung und die weitere Umstellung zeitgerecht durchführen zu können, sollten Sie sich das Update 1.7 oder das Upgrade 2.5 rechtzeitig beschaffen (Download oder Bezug einer CD). Phase 2: Mit 1.1.2002 sollten sie die Buchhaltung komplett auf Euro umstellen, ATS (DM, ..) ist nun Zweitwährung. Phase 3: Ab 1.3.2002 fällt die doppelte Preisauszeichnung wieder weg, alles ist nur noch in Euro angegeben. Im Detail: Phase 1: Wenn Sie das Programm vor dem 1.1.2002 in Betrieb nehmen - als Update oder als neue Vollversion - starten Sie automatisch in Phase 1. D.h. auf Ihren Honoraren wird der Preis sowohl in der Hauptwährung (in ATS, DM, .. ) als auch in Euro ausgewiesen. Sie arbeiten aber im Programm immer noch in der alten Hauptwährung (ATS, DM, ..). Falls Sie diese doppelte Preisbezeichnung nicht wollen (Schweiz) brauchen Sei nur die Zweitwährungsbezeichnung (€) löschen: Stammd. > Voreinst. > € auswählen und löschen. Sie beenden damit den Umstellungsprozess! Phase 2: Wenn Sie dann das (magische) Datum 1.1.2002 erreichen, werden Sie aufgefordert auf EuroPhase 2 umzustellen (1-2). Wenn Sie das Programm erst nach dem 1.1.2002 erworben haben, startet es sofort mit Phase 2. Die Umstellung auf Phase 2 ist nur möglich, wenn Sie vorher alle noch fälligen Honorare ausdrucken! Sie sollten vor dieser Umstellung auch noch Kopien der Dateien Klienten(.usr), Termine(.usr) und Ausgaben separat abspeichern. Anleitung zum Kopieren und Speichern von Dateien: 24 "Dateien kopieren" machen sie unter Windows. Sie finden die Dateien mit dem Pfad: C:\Programme\Praxisvw.\Klienten C:\Programme\Praxisvw.\Ausgaben. C:\Programme\Praxisvw.\Termine Sie finden diese Dateien, wenn Sie mit der rechten Maustaste Arbeitsplatz anklicken und Explorer wählen, dann auf das + bei Arbeitsplatz, dann auf das + bei Laufwerk C dann auf das + bei Programme, dann auf Praxisvw. Nun legen sie einen neuen Ordner im Ordner Praxisvw. an, indem sie in den rechten Bereich des Explorer Fensters mit der rechten Maustaste klicken: "Neu" und "Ordner" wählen. Dann geben sie ihm einen Namen etwa "PraxisKopie". Sie kopieren jeweils eine Datei: Datei (Klienten) mit rechter Maustaste anklicken, "Kopieren" wählen Dann den neuen Ordner mit der rechten Maustaste anklicken und "Einfügen" wählen. Wenn sie auf diese Kopien zurückgreifen wollen, ziehen sie sie von dem neuen Ordner (PraxisKopie) in den Ordner Praxisvw.. Dabei werden allerdings ihre aktuellen Versionen überschrieben und durch die Kopien ersetzt. Um die Euroumstellung von Phase 1 auf Phase 2 zu initiieren gehen sie: Stammd. > Voreinst. Und klicken dort auf die Taste: Euroumst.1_2 (links oben). In dieser Phase bleibt die doppelte Preis Bezeichnung (Euro und alte Hauptwährung aufrecht. ) Jetzt wird aber die gesamte Buchhaltung des Programms auf die Hauptwährung Euro umgestellt. D.h. alle Ihre Preisangaben (Preis einer Sitzung in den Stammdaten, offene Beträge, etc) werden auf Euro umgerechnet. Wenn sie jetzt eine neue Zahlung eintragen wird sie als €-Zahlung eingetragen. Nicht umgerechnet werden Ihre alten Einträge in der Einnahmenliste (Siehe dazu weiter unten!). Nun sollten sie alle ihre Patienten in den Stammdaten durchblättern und die Preise kontrollieren, bzw. verändern, falls sie lästige Centbeträge weg haben wollen. Beachten sie dabei die entsprechenden Bestimmungen bezüglich auf- und abrunden. Falls sie diese Umstellung irrtümlich zu früh gemacht haben, können Sie sie mit der roten Storno-Taste daneben wieder rückgängig machen. Da aber bei jeder Umrechnung minimale Rundungsfehler nicht zu vermeiden sind, können nach dem "Storno" im Groschen- (Pfenningetc) Bereich Abweichungen auftreten. Oft wird es stattdessen besser sein auf ihre zuvor angelegten Kopien zurück zu greifen. Phase 3: Ab dem 1.3.2002 können Sie nun noch auf Euro-Umstellung Phase 3 gehen (2-3). Dann fällt die doppelte Preisauszeichnung wieder weg, die Preise werden jetzt auf den Honoraren nur noch in Euro angegeben. Anmerkung: Am Bildschirm sehen sie die Zweitwährung und Zweitwährungspreise noch weiter, solange bis sie in den Voreinstellungen die Zweitwährung (jetzt: ATS!) löschen. Um die Euroumstellung von Phase 2 auf Phase 3 zu initiieren gehen sie: Stammd. > Voreinst. Und klicken dort auf die Taste: Euroumst.2_3 (links oben). Falls sie diese Umstellung irrtümlich zu früh gemacht haben, können Sie sie mit der roten Storno-Taste daneben wieder rückgängig machen. 25 EURO Umstellung: Worauf Sie achten sollten! Wenn Sie auf Phase 2 umgestellt haben, werden ab sofort Euro-Beträge eingetragen. Bei den Einnahmen müssen Sie sich dessen bewusst sein. Wenn Sei nämlich eine Liste ansehen, wo anfänglich noch ATS- (DM-) Werte eingetragen sind, dann aber Eurowerte, werden Sie nur falsche Summen sehen. In einer Tabelle gilt (Beispiel): 100,- (ATS)+ 7,27 (Euro) = 107,27 !! Was natürlich kein sinnvolles Ergebnis ist. Was ist zu tun? 1) Wenn sie am 1.1.2002 umgestellt haben (oder jedenfalls vor dem ersten Eintrag im Jahr 2002) zeigt ihre Einnahmen-Liste bis 31.12.2001 ATS Werte und ab 1.1.2002 Euro. Für sinnvolle Spaltensummen müssen Sie nun nur noch jeweils einen Zeitbereich bis 31.12.2001 oder erst ab 1.1.2002 auswählen. Dann erhalten Sie sinnvolle Tabellensummen, einmal komplett in ATS, das andere Mal in EURO. 2) Falls Sie aber zu einem anderen Zeitpunkt umgestellt haben und nicht am 1.1.2002 bietet eine weitere Taste bei den Einnahmen Hilfe: "EuroUmr" Damit können Sie nachträglich die ausgewählten Einträge in Euro umwandeln. Wenn Sie etwa erst Ende Jänner auf Phase 2, d.h. auf Euro umgestellt haben, können Sie nun die ersten Einträge im Jänner auswählen, dann mit "EuroUmr" diese auf Euro umwandeln. Damit haben Sie dann das ganze Jahr 2002 bereits in Euro. Falls ihnen dabei ein Fehler unterlaufen ist, bietet diese Funktion auch die Möglichkeit die Umwandlung rückgängig zu machen. Aber auch hier gilt, dass die Rückwandlung mit Rundungsfehlern verbunden sein wird!! Bevor sie also die Taste "EuroUmr" betätigen sollten sie sich vergewissern, ob sie wirklich die gewünschten Einträge ausgewählt haben. Ausgewählt sind alle sichtbaren in der EinnahmenListe. In der Registerkarte Allg. Honorar finden sie: - die aktuelle Honorar-Nr. Alle Honorare werden fortlaufend nummeriert und zwar in der Form Nr./Jahr. Sie können diese Nummer beliebig ändern (nicht aber die Form der Darstellung). - eine Formulierung, die bei Honorarnoten verwendet wird, wenn der Betrag bereits bezahlt ist; - 2 weitere Formulierungen, die bei Honorarnoten verwendet werden kann, wenn der Betrag noch offen ist; Sie werden beim Ausstellen von Honoraren gefragt, ob einer dieser Texte eingesetzt werden soll. - eine Standard Bezeichnung für einen Eintrag. Diese ist hier mit Sitzung angegeben. Könnte aber auch Behandlung, Einheit, etc heißen. - Im letzen Rahmen können sie wählen, ob bei Honoraren, oberhalb des Gesamtbetrages ein Strich gezeichnet werden soll. Die mittlere Markierung bedeutet, dass dies nur im Fall von MWSt-Verrechnung passiert, oberhalb diese Striches steht dann der Netto-Betrag und die MWSt., unterhalb der Bruttogesamtbetrag. Sie können aber auch markieren, dass dieser Strich immer oder nie gezeichnet wird. - Darunter finden sie noch die Möglichkeit den Formularkopf für Kassenanträge zu verändern. Im ersten Rahmen ist es der Kopf für das allgemeine Formular, wenn um Kostenrefundierung angesucht wird. Im 2 Rahmen handelt es sich um den Antrag auf Kostenübernahme. Sie können etwa die Formulierung “...psychotherapeutische 26 Behandlung...“ ändern in “ ...psychotherapeutisch medizinische Behandlung...“ oder “....psychiatrische Behandlung...” In der Registerkarte Briefkopf haben sie die Möglichkeit 2 Briefköpfe einzutragen und je nach Klientin oder Patient zu wählen, welcher verwendet werden soll. Siehe Pat.Voreinst. Wichtig: Die Vollversion der Praxisverwaltung wurde auf ihren Namen personalisiert, deswegen scheint ihr Name inkl. Titel (Dr., DSA, etc., aber nicht die Berufsbezeichnung wie Psychotherapeutin, Lebens- und Sozialberater etc) bereits im Briefkopf auf. Sie dürfen in diesem Feld ihren Namen nicht verändern, weil das Programm immer wieder den Namen, auf den es personalisiert wurde, einsetzen wird. Vor und hinter ihrem Namen können sie aber Text und Tabulatoren eingeben. Jeder der beiden Briefköpfe besteht aus 2 Feldern: Das erste umfasst nur eine Zeile und ist dasjenige das auch ihren Namen enthält. Das 2. direkt darunter anschließend ist für die weiteren Daten wie Adresse, Telefon, E-mail, etc. vorgesehen und hat mehrere Zeilen. Sie geben also zuerst die Ergänzungen in der ersten Zeile ein. Wenn sie die vorgegebenen Tabulatoren verwenden wollen, müssen sie “ctrl”+Tab bzw. “strg”+ Tab (bei Windows je nach Tastaturbeschriftung) oder “Option”+ Tab bzw. “alt”+Tab (bei Macintosh) gleichzeitig drücken. Wenn sie nur Tab drücken kommen sie aus dem Feld heraus und müssen wieder in diese Feld mit der Maus klicken. Geben sie keinen Zeilenvorschub ( Return-Taste) ein, weil von diesem Feld nur die erste Zeile in den Formularen dargestellt wird! Um auch das Layout des Textes beeinflussen zu können, brauchen sie die Symbolleiste für Textformatierung. Sie können diese herholen, wenn sie oben in dem Menü “Ansicht”: “Funktionsleisten > Textformatierung “ markieren. Sie können nun im Briefkopf Textausschnitte mit der Maus auswählen (markieren) und dann oben in der Leiste die Schrift (Arial, Times, ..), sowie die Schriftgröße, den Stil (fett, kursiv, ... ) einstellen. Dann klicken sie in das unmittelbar unter der ersten Zeile anschließende 2.Feld ( beim selben Briefkopf) und geben die weiteren Daten wie Adresse, etc ein. sie können wieder wie oben beschrieben die Formatierung ( Schrift etc,) einstellen. Wenn sie mit dem ersten Briefkopf fertig sind, können sie auf dieselbe Weise den 2 Briefkopf ausfüllen. welcher Briefkopf dann auf den Honoraren bei einem bestimmten Patienten verwendet wird, stellen sie und Voreinst. > Pat. Voreinst. ein. Unten geben Sie noch den Ort an so wie er bei Honorarnoten vor dem Datum verwendet werden soll. Z.B. “Wien, am “ Wichtig: überzeugen sie sich immer durch einen Ausdruck, ob der Briefkopf wirklich so aussieht, wie sie es wollten. Es kann sogar sein, dass bei bestimmten Einstellungen die Ansicht am Bildschirm stark von der Darstellung auf dem Papier abweicht. Wenn der Ausdruck nicht ihren Vorstellungen entspricht müssen sie bei den Korrekturen von dem ausgehen, was sie auf dem Papier sehen und nicht von der Bildschirmanzeige. Mit der Taste Drucken - im Bild unten rechts - können sie einen Ausdruck sämtlicher Briefköpfe, Stempel, Fußzeilen und Unterschriften auf ein Blatt erzeugen oder einen Ausdruck mit den aktuellen Einstellungen herstellen; d.h. je nachdem, was sie bei dieser Klientin markiert haben, kommt Briefkopf 1 oder 2, Stempel 1, 2 oder leer, Fußzeile 1,2, oder leer auf ein Blatt Papier. Die Formatierung des Briefkopfes kann beim ersten Mal etwas länger dauern, bis sie ein befriedigendes Resultat haben. Wenn sie aber ein Einstellung gefunden haben, bleibt sie ihnen erhalten und sie brauchen sich nie wieder damit beschäftigen. 27 Briefk./Stempel Hier können sie - 2 Stempel eingeben, 2 Unterschriften, 2 Fußzeilen Bei Stempel und Fußzeilen klicken sie in das entsprechende Feld und tippen den Text ein. Um die Formatierung zu verändern, wählen sie wieder Menü: Ansicht > Funktionsleisten > Textformatierung. Sie können nun einen Text mit der Maus auswählen und dann die Schrift, die Größe, den Stil die Ausrichtung, den Zeilenabstand verändern. Siehe auch die Erklärungen bei Briefkopf. Um eine Unterschrift einzusetzen, brauchen sie zuerst eine Grafik ihre Unterschrift. Die erhalten sie, wenn sie ihre Unterschrift einscannen. Nun öffnen sie zuerst die Praxisverwaltung und gehen über Voreinst. und Breifk/Stempel zu dieser Registerkarte. Darauf legen sie das geöffnete Praxisverwaltungsfenster ab indem sie im äußersten Fensterrahmen auf das kleine Symbol oben rechts mit “_” klicken. Dann öffnen sie die Unterschrift- Grafik mit einem entsprechenden Programm (z.B. Imaging, Photoshop, ...), kopieren die gesamte Grafik in die Zwischenablage (Windows: ctrl+c; Mac: “Befehl”+”c”) klicken wieder auf die vorher schon geöffnete Praxisverwaltung und hier nun auf die Taste “Einsetzen”. Ob diese Unterschrift bei einer bestimmte Kientin verwendet wird markieren sie unter Voreinst. > PatVoreinst. 9) Klient/in-Neu und Import Die Daten für eine/n neue/n Klienten/in können sie eingeben, wenn sie im StammdatenFormular auf die Taste „Kl.-Neu“ klicken. Sie haben dann die Wahl, ein Eingabe Formular auszudrucken oder sofort die Daten für eine/n neue/n Klienten/in einzugeben. Der Ausdruck eines Formulars hat den Vorteil, dass sie dieses zu einem Erstgespräch mitnehmen können und die erforderlichen Daten gleich in der gewünschten Reihenfolge aufnehmen können. Die erste Seite des Formulars können sie auch dem/der Patienten/in zum Ausfüllen geben. Die zweite sollte jedenfalls von ihnen ausgefüllt werden. Wenn sie die Daten für eine/n neue/n Patientin/en eingeben wollen, wählen sie bei der Abfrage “Neu”. Sie klicken im ersten Feld (Geschlecht) auf “männl.” oder “weibl.”. Bei Institutionen wählen Sie für Geschlecht: "neutral“ Mit „Tabulator“ landen sie im nächsten Feld „Titel“. Hier können sie aus der Liste des aufgeklappten Menüs wählen (siehe unten), dann Tabulator, sie sind nun im Feld “Name”: Sie tippen den Zunamen ein und kommen mit Tabulator ins nächste Feld usw.. Mit “Umschalt+Tabulator” kommen sie zurück, d.h. nochmals in das vorige Feld. Sie können ein Feld auch direkt anklicken, um dann etwas einzugeben. (Tip: Bei Institutionen: Geschlecht = neutral, ZusatzName: für Angaben wie "zu Handen Frau Dr. Bauer“, Anrede wie "An das“ können Sie im Feld Titel schreiben.) Aufklappmenü: In diesen Feldern ist eine Werteliste vorgegeben, aus der sie wählen können. Mit dem kleinen Rollbalken können Sie die Liste durchsehen. Ist ein Gewünschter Wert z.B. 28 einen Postleitzahl nicht vorhanden, so wählen sie “Ändern” (“Bearbeiten”) (am Ende der Liste) und können ihren Terminus in die vorhandene Vorgabeliste eintragen. Nach „Ändern“ (“Bearbeiten”) müssen sie den nun gewünschten Wert nochmals anklicken. In diesem Fall steht der eben eingetippte Begriff von da an in der Vorgabe des Menüs zu Verfügung. Sie geben nun der Reihe nach zuerst Daten des Patienten/ der Kientin an, dann, falls es um Kassenverrechnung geht und die Patientin mitversichert ist, geben sie die Daten des Versicherten an. Im nächsten Abschnitt könne sie eine Institution angeben, die im Zusammenhang mit dieser Klientin wichtig sein könnte (ev. das Jugendamt, ein zuständiges Sozialamt, oder, im Falle von Behandlung im Rahmen eines Kassenvertrags, der zuständige Verein). Dann ev. der Dienstgeber und ein Kommentar. Dann kommen: Methode über Aufklappmenü (Ergänzungen sind möglich, wenn sie „Ändern“ (“Bearbeiten”) wählen). Für Krankenkassenhonorare ist hier die psychotherapeutische Methode anzugeben. Für allgemeine Honorare (ADL siehe unten) geben sie hier den Gegenstand der Leistung (z.B. Supervision, Beratung etc.) an. Frequenz über Aufklappmenü (Ergänzungen (“Bearbeiten”) wählen). Setting: Einzel oder Gruppe? (Ergänzungen sind möglich, wenn sie „Ändern“ (“Bearbeiten”) wählen) Zeit: Sitzungsdauer in Minuten. (Ergänzungen sind möglich, wenn sie „Ändern“ (“Bearbeiten”)wählen) sind möglich, wenn sie „Ändern“ (Wenn Sie keine Zeit oder Zeit = 0 angeben verschwindet der Ausdruck "à xx Minuten“ in den allgemeinen Honorarnoten (nicht in der Honorarnote für Kassenabrechnung).) Gleichbleibendes oder wechselndes Setting: Darunter können sie wählen, ob sie bei diesem Patienten überwiegend mit den selben Setting-Daten arbeiten werden, z.B. Einzelstunden , selber Preis, selbe Zeit, = “Gleichbleibendes Setting” oder ob sich diese Angaben oft ändern werden, z.B. unterschiedliche Zeiten und deshalb unterschiedliche Preise, oder abwechselnd Einzel und Gruppenstunden, etc. = “Wechselndes Setting” Bei gleichbleibenden Setting können sie darunter noch angeben, ob jeweils EINE Einheit pro Eintrag (= Normalfall) oder 2 oder 3 Einheiten pro Eintrag eingetragen werden sollen. Wenn sie gleichbleibendes Setting wählen, werden die unter Setting eingestellten Daten beim Eintrag einer Sitzung übernommen. Bei wechselndem Setting, werden sie bei jedem Eintrag (Sitzung) in einem Dialogfenster nach den Daten für diese Sitzung gefragt und sie können sie jeweils neu angeben. Die allgemeinste Art können sie darunter mit “Kein gemeinsamer Grundpreis” auswählen. Spezieller ist “Bezogen auf einen gemeinsamen Grundpreis”, wenn sich die einzelnen Einträge auf eine gemeinsamen Grundpreis beziehen, aber in Zeitdauer oder in der Anzahl der Einheiten pro Eintrag unterscheiden. Sie erhalten dann beim Eintrag ein entsprechendes Dialogfenster. 29 Modus der Verarbeitung: kk Kassenrefundierung wird angestrebt. Mit „kk“ erhalten sie entsprechende Honorarnoten (Honorar-Formular1), die sich zur Einreichung eignen. Wenn sie dieses Feld auf „P“ oder „ADL” setzen, erhalten sie allgemeine Honorarnoten (Formular2 bzw. 3, siehe Voreinst. > Pat.Voreinst.), die als Gegenstand der Leistung jene Formulierung angeben, die sie im Feld „Methode“ gewählt haben. kkV Kostenübernahme durch Kassenvertrag, kkVOn Kostenübernahme durch Kassenvertrag und Online-Abrechnung (derzeit noch nicht aktiv), P bedeutet Psychotherapie allgemein. Hier wird in ihrer Einnahmenliste die Anonymität der/des Klientin/en gewahrt, indem nur der Code bei einer Zahlung vermerkt wird und sie erhalten die Möglichkeit Anonym-Kopien von Honorarnoten auszustellen. Weiters wird auf den passenden Honrarnoten der Diagnosecode angegeben. ADL Andere Dienst-Leistung, wie Supervision, Beratung, Mediation, Massage etc., KlassV Klassifikation (Zweitdiagnostik) für Vertragspatienten, KlassVOn Klassifikation (Zweitdiagnostik) mit Online-Abrechnung (derzeit noch nicht aktiv). Diagnose: ist der Code nach ICD 9 oder ICD 10. Durch Anklicken können sie umschalten. Es sind auch Mehrfachangaben möglich, die sie in drei untereinanderliegenden Aufklappmenüs anklicken können. Klicken sie zuerst in das erste Feld, wählen sie eine Diagnose und betätigen sie dann 2 Mal (!) mit der Enter-Taste. ICD Ergänzung scheint dann im Kassenantrag auch unter Frage 1 auf (z.B. Borderlinepersönlichkeit, o.ä.). Wieviele Stunden bei anderen Therapeuten scheint im Kassen-Antrag an entsprechender Stelle auf. Anmerkung wird im Kassenantrag ganz unten eingesetzt. Preis: Brutto-Preis, unter MwSt. können sie 0 oder 20% anklicken (oder 16% oder bearbeiten...) Sitzungsnummer ist bei einem/r neuen Klienten/in „0“ (wie vorgegeben), bei anderen setzen sie die Anzahl der bisher geleisteten Sitzungen ein. Wichtig: Wenn die Sitzungsnummer für die Klientin, die sie gerade eingeben nicht Null ist, müssen sie hier die entsprechende Zahl eingeben. In diesem Fall ändern sie auch das Datum im Feld Therapie seit. Supervisionsnummer dient zur Nummerierung der Supervisionsstunden, in denen sie sich mit diesem/r Klienten/in beschäftigt haben. D.h. Supervisionsstunden, die sie genommen haben ( nicht welche, die sie geben, bei Supervisionsstunden die sie geben, tragen sie den Supervisand als Klient ein !!) Am Anfang: „0“. Wenn sie nicht mit Null beginnen möchten müssen sie das hier angeben. Aktiv/Inaktiv: Hier können sie einen beliebigen Buchstaben (oder eine Buchstabenkombination) aus der Liste wählen. Aktive Patienten/innen können hier jeden beliebigen Buchstaben mit Ausnahme 30 von „i“ haben. Sie können aber hier auch den Teilnehmern einer bestimmten Gruppe jeweils einen Buchstaben zuordnen (Gruppe1 = g1, Gruppe2 = g2 usw.) Bei regelmäßig kommenden Patientinnen, wählen sie am besten den Wochentag (Montag, ..) Dann können sie später auch eine Sortierung nach diesen Buchstaben vornehmen und sie haben die Teilnehmer einer bestimmten Gruppe, eines Wochentages, unmittelbar hintereinander, egal in welcher Reihenfolge sie sie eingegeben haben. Wenn sie mit einem/r Klienten/in nicht mehr arbeiten, sollten sie ihn/sie nicht löschen, sondern inaktiv = „i“ setzen. Wenn sie ihn oder sie löschen, gehen nämlich alle Daten (unter Umständen mit Ausnahme der Buchhaltungsvermerke) verloren. Rhflg: Reihenfolge ist ein von Ihnen angegebener Sortiercode, mit dem sie später die Patienten in einer bestimmten Reihenfolge ordnen können. Bei regelmäßigen Stunden, wählen sie hier einfach die Uhrzeit! o.B. = normalerweise „ “. Wenn Sie o.B. = „o.B.“ anlicken, wird bei einer Einzahlung kein Buchhaltungsvermerk vorgenommen, der Betrag scheint in der Buchhaltung nicht auf. Sie können dann aber auch keine Honorarnoten darüber drucken. Diese Option ist ausschließlich für Lernzwecke und fiktive Klienten/innen gedacht. „o.B.“ darf keinesfalls für reale Klienten/innen verwendet werden, da sonst reale Einnahmen in der Buchhaltung nicht aufscheinen würden. Als letztes können sie noch das Datum für diesen Ersteintrag ändern. Das hat insoferne Bedeutung, als sie später keinen Eintrag vor diesem Ersteintrag datieren können (...vordatieren von Sitzungen). Am Ende, wenn alles eingegeben ist, klicken sie auf die Taste „Klient/in eintragen“, sie landen wieder im Stammdaten-Formular. 31 Import Import von Datensätzen (Klienten/innen und Termineinträge) ist nur von einer anderen Version der Praxisverwaltung und auch nur dann möglich, wenn die Datei in die sie importieren wollen, komplett leer ist. Falls sie Klienten (mit oder ohne Termineinträge in der Datei haben, müssen sie diese zuerst vollständig löschen, um aus einer anderen Version der Praxisverwaltung importieren zu können. Die ältere und die neuer Version müssen mit allen Dateien jeweils in einem Ordner stehen. Wenn Sie aus Version 1.4 (Kauf bis 3.5.99) importieren müssen sie die alte Version zuerst auf den Import vorbereiten (Stammdaten, auf "Praxisverwaltung“ oben rechts klicken). Bei Version 1.4.2 und 1.5 ist das nicht nötig. Wenn Sie aus Version 1.6 oder 1.7 importieren wollen, müssen sie zuerst im Formular Briefkopf Importerlaubnis ankreuzen!! Diese Vorbereitungen müssen sie zuerst treffen! Sie starten nun mit der Version der Praxisverwaltung, in die sie importieren wollen. Dort wählen sie im Stammdatenblatt „Kl.neu“, nochmals „Neu“ und dann „Import“ (wenn hier Import nicht aufscheint, war diese Datei noch nicht leer). Zuerst müssen sie angeben ob sie aus den Versionen 1.4 ... 1.6, oder 1.7 oder 2.5 importieren wollen. Achtung: Wenn sie aus 1.4 ... 1.7 importieren, werden sie während des weiteren Datenimports nach der neuen Seriennummer gefragt. Halten sie diese bereit. Im nächsten Dialogfenster wählen sie ihre alte Klienten Datei. bei Dateityp sollten sie “alle Dateien” wählen. Sie finden diese Klienten Datei (wenn sie sic nicht manuell an einen anderen Platz verschoben haben, folgendermaßen: Version 1.4 ..1.5: Windows: C:\Programme\Praxisverwaltung\Klienten.usr Mac: HD > Praxisverwaltung\Klienten.usr Version 1.6, 1.7 Windows: C:\Programme\Praxisvw.1.6 (1.7)\Klienten.usr Mac: HD > Praxisverwaltung 1.6 (1.7)\Klienten.usr Sie wählen nun „Klienten“ aus und klicken auf „Öffnen“. Im nächsten Fenster wählen sie nur “Importieren” (Nicht “passende Namen” wie bei früheren Versionen) und nochmals nur OK. Dann kommt die Eingabe der neuen Seriennummer. Nun muss der ganze Vorgang für Datei Termine, die sich im selben Ordner wie dei Klietendatei befindet, wiederholt werden. Termine auswählen (Dateityp: Alle Dateien wählen), dann OK, Importieren, OK. Der Import kann nun einige Minuten brauchen, drücken sie während dieser Zeit keine Tasten und klicken sie nicht. Wenn der Import abgeschlossen ist, haben sie alle Daten in der neuen Version 2.5 32 10) Sitzung eintragen Sie gehen vom Standard Formular aus. Oben-mitte finden sie den Schalter für Sitzung, den sie anklicken. Nun hängt es von den anderen Einstellungen ab, wie es weiter geht: Bei kkV, KlassV (später auch kkVOn, KlassVOn) und gleichbleibenden Setting wird die Sitzung einfach eingetragen. Bei allen anderen Einstellungen mit gleichbleibenden Setting können sie wählen, ob die Sitzung bezahlt oder nicht bezahlt wurde. Bei “bezahlt”, werden sie weiter gefragt, ob es sich um den exakten Betrag für eine Sitzung handelte. War es ein anderer Betrag, werden sie gebeten diesen einzugeben. Sie tippen den Betrag ein und bestätigen mit der Eingabe- (Enter) Taste. Anmerkung: Gleichbleibendes oder wechselndes Setting geben sie entweder gleich bei der Dateneingabe einer neuen Klientin an, oder sie können es im Stammdatenformular - “Setting Daten erweitert” einstellen. Bei wechselndem Setting bekommen sie ein Dialogfenster, wo sie die Angaben für diesen Eintrag spezifizieren müssen. a) Allgemein ohne gemeinsamen Grundpreis: Sie haben hier einen Rahmen, wo sie ihren Eintrag definieren können: Zuerst das Datum, dann kommt eine Settingbezeichnung, die sie aus der Liste wählen oder bearbeiten und neue Begriffe hinzufügen. Sie könne hier auch ganz andere Bezeichnungen wie “Hausbesuch”, “Fahrtkosten pauschale”, etc angeben. Im nächsten Feld können sie noch eine Methode dazu angeben, oder aber dieses Feld auch leer lassen (ganz oben in der Liste). Am Ende diese Zeile geben sie den Preis an. Im Rahmen darunter können sie die eben definierte Honorarzeile ansehen, wie sie im Honorar aufscheinen wird, wenn sie auf das OK daneben klicken. Wenn alles in Ordnung ist klicken sie unten auf das OK und die Sitzung wird eingetragen. b) Bezogen auf einen gemeinsamen Grundpreis Hier beziehen sich die einzelnen Einträge auf einen gemeinsamen Grundpreis, aber in der Zeitdauer oder in der Anzahl der Einheiten pro Eintrag können sie sich unterscheiden. Das müssen sie im folgenden Dialogfenster angeben. Im oberen Rahmen sehen sie, wie eine Einheit bei diesem Klienten definiert ist (wieviele Minuten und welcher Preis). Darunter können sie nun entweder die aktuelle Anzahl der Einheiten oder die aktuelle Länge in Minuten angeben. Dann klicken sie vorerst auf das aufscheinende Wort “weiter”. Nun werden entsprechend ihrer Wahl die anderen beiden Felder aktualisiert. In der nächsten Zeile sehen sie Datum, Setting und Methode, wie sie für diesen Klienten vorgesehen sind. In der letzten Zeile können sie noch wählen, wie der Eintrag auf der Honorarnote aussehen soll. Klicken sie die Liste an, sie weden sofort sehen wie das gemeint ist: Datum und Preis werden immer angeführt. Dazwischen gibt es viele Möglichkeiten, von der alleinigen Angabe der Settings, 33 über Setting und Methode, bis zu Setting und Methode und Einheiten pro Eintrag und Minuten und Zweitwährung. Wichtig ist, dass sich bei umfangreichen Angaben und langen Begriffen dieser Eintrag in einer Honorarzeile ausgeht, sonst werden Teile abgeschnitten. Sie klicken auf OK und kommen nun eben deswegen zu einem Kontrollfenster, das ihnen die Honorarzeile nochmals zeigt. Wenn sie in Ordnung ist, klicken sie nochmals auf OK, andernfalls auf Zurück und korrigieren die Angaben. Im mittleren Abschnitt des Standardformulars finden sie eine Liste über diese Sitzungseinträge (auch Zahlungen, Honorare etc. scheinen in dieser Liste auf). Die Darstellung dieser Liste ändert sich in der Ausführlichkeit, je nachdem, ob sie gleichbleibendes oder wechselndes Setting eingestellt haben. Sie haben auch die Möglichkeit im Feld „Notizen“ Stichworte zu dieser Sitzung zu notieren (Feld anklicken), unabhängig von einem ausführlichen Protokoll. Mit dem nach rechts weisenden Pfeil (am linken Rand) können sie diesen Sitzungseintrag ganz öffnen und das Protokoll eintippen. Im unteren Teil sehen sie, ob noch Honorarnoten ausständig sind (außer o.B. ist aktiviert) sowie bei Kassenverrechnung Angaben zum aktuellen Antrag. Rechts davon finden sie unter „Betrag offen“ eine Angabe, ob der jeweilige Patient noch Geld schuldet (falls Betrag offen = 0, verschwindet diese Anzeige). !! Wollen sie eine Sitzung mit gleichbleibenden Setting zu einem anderen als dem heutigen Datum eintragen, müssen sie das aktuelle Datum ändern (im Standard Formular oben Datum anklicken). Nachdem sie das neue Datum eingestellt haben, klicken sie auf OK. Wenn sie nun „Sitzung“ anklicken, wird das eben gewählte Datum bei dieser Sitzung angegeben. (Einschränkung: Sie können keinen Termin vor dem Ersteintag in ihrer Kartei angeben. Das Datum für den Ersteintrag können sie aber am Ende des Eingabe-Formulars - bevor sie “Klient/in eintragen” wählen - auch zurücksetzen). Nach dem vordatierten Sitzungs-Eintrag wird das Datum wieder automatisch auf den aktuellen Wert (=Heute) gesetzt. Mit der Protokolle-Taste können sie nun auch in den Protokoll-Bereich springen. Auch dort können sie einen ausführlichen Text zur gerade eingetragenen Sitzung eintippen. Wenn ihnen ein Fehler unterlaufen ist, können sie mit der Taste „Korrektur“ diesen letzten Eintrag wieder löschen. 34 11) Zahlung Die nächste Taste im Standard Formular. Sie geben damit eine Einzahlung ein. Etwa wenn sie eine Banküberweisung erhalten haben. Im Dialog müssen sie angeben, ob es sich um eine Bar- oder Bank-Einzahlung handelt. Die MWSt. wird entsprechend den Angaben im Stammdaten Formular verrechnet. Auch hier können sie das Datum ändern, indem sie es anklicken und im Datumsdialog ein beliebig anderes einstellen. Das ist wichtig, damit die Daten in ihrer Buchhaltung mit denen der Konto-Auszüge übereinstimmen. Wenn ihnen ein Fehler unterlaufen ist, können sie mit der Taste „Korrektur“ diesen letzten Eintrag wieder löschen. 12) Supervision Damit geben sie eine Sitzung ein, die unabhängig von der laufenden Sitzungsnummerierung und von Einzahlungsbeträgen ist. Der klassische Fall ist die Supervisionsstunde. Sie können diesen Eintrag aber auch zum Festhalten von Reflexionen verwenden, die sie nicht in den Sitzungsprotokollen vermerken wollen. Diese Supervisionseinträge werde in einer eigenen Zählung nummeriert und sind im Protokollbereich wie normale Sitzungseinträge zu behandeln. (Intern werden die Supervisionsnummern negativ nummeriert. Wenn sie im Protokollbereich alle Supervisionsprotokolle wollen, geben sie, nachdem sie „Auswahl“ gewählt haben, bei „Nr.“ „<0“ an.) Wenn ihnen ein Fehler unterlaufen ist, können sie mit der Taste „Korrektur“ diesen letzten Eintrag wieder löschen. 35 13) Honorare drucken Sie finden die Taste für das Ausstellen von Honoraren im Standard Formular oben. Sie müssen nicht nach jeder Sitzung eine Honorarnote ausstellen, sondern können das nach Belieben am Ende eines Monats, eines Quartals, etc. tun. Sie können maximal 25 Termine auf Honoraren mit gleichem Setting (Honorarformulare 1,2,3 und 7) und maximal 10 Termine auf Honoraren mit Einträgen von unterschiedlichem Setting (Honorarformulare 4,5,6 und 8) mit einer Honorarnote erfassen. Erklärung: Bei Honoraren mit gleichem Setting haben alle Sitzungen die gleiche Setting Bezeichnung, die gleiche Zeitdauer, den gleichen Preis. Die einzelnen Sitzungen unterscheiden sich nur im Datum der Behandlungstage (klassische PsychotherapieHonorarnote). Bei Honoraren mit Einträgen mit unterschiedlichen Setting, kann jeder Eintrag, jede Sitzung ganz unterschiedliche Daten haben, unterschiedliche Bezeichnung, unterschiedliche Zeit, unterschiedlicher Preis. Nur der MWSt. Prozentsatz muss auch hier für alle gleich sein. Mit Honorar stellen sie eine Honorarnote für schon erbrachte Leistungen (Sitzungen) zusammen und sie können diese drucken. Mit HonKopie können sie eine früher ausgestellte Honorarnote nochmals ausdrucken. Es gibt insgesamt 8 verschiedene Formulare für Honorarnoten (wenn man das unterschiedliche Layout je nachdem ob Leistungen mit oder ohne MWSt. in das Honrorar kommen, dazu nimmt, gibt es sogar 11 verschiedene). Je nach ihren Einstellungen - Modus der Verarbeitung (kk, kkV, P ADL, KlassV); - gleichbleibendes oder wechselndes Setting; - MWSt. “0” oder “nicht 0” stellt sich automatisch ein Formular ein, das für diesen Fall geeignet ist. Sie können aber auch händisch das Formular anders einstellen: Voreinst. > Pat.Voreinst.: Hier finden sie eine Liste für die Einstellung der Honorare. Für das Ausstellen eines Honorars klicken sei also Honorar Falls der Betrag für die Leistungen noch nicht voll bezahlt wurde, kommt die Zahlungsbestätigung “Betrag dankend erhalten” nicht automatisch auf die Rechnung. Sie werden gefragt ob dieser Text trotzdem auf das Honorar soll, oder kein Text oder einer der beiden Texte für offene Beträge. Diese Text können sie in Voreinstellungen > Allg.Honorar editieren. Dann kommen sie zu einer Aufstellung der Leistungen (Sitzungen) für diese Klientin, für die noch kein Honorar erstellt wurde. Sie können hier einzelne Einträge anklicken um sie von der Honorarnote auszuschließen. Wenn alle drinnen bleiben sollen, klicken sie einfach auf weiter, bzw. drücken die Enter Taste. Im Fall von Psychotherapie (P, kk, kkV, KlassV) können sie noch den Ausdruck einer Anonymkopie wählen. Das ist eine Rechnung bei der die persönlichen Daten des Patienten nicht aufscheinen, sondern ein Code, der es nur ihnen ermöglicht die Rechnung zuzuordnen. Sie finden diesen Code beim jeweiligen Patienten in den Formularen Standard, Stammdaten und Liste. Anonym-Kopien sind im Falle einer Steuerprüfung sehr nützlich. Dann kommen sie in den Druckerdialog. Sie geben hier noch die Anzahl der (normalen) Kopien und im 2. Fenster der Anonymkopien an. 36 Wenn ihnen ein Fehler unterlaufen ist oder beim Drucken etwas nicht funktioniert hat, können sie mit der Taste „Korrektur“ diesen letzten Eintrag wieder löschen. In diesem Fall werden die entsprechenden Termine wieder gespeichert und sie können die Honorarnote wieder ausdrucken. Die Honorarnoten werden durchgehend nummeriert. Die Nummer eines Honorars sehen sie im Standard Formular. Auf dem Honorar erscheint ein Aufdruck: Nr/Jahr (z.B. 21/2001) Die aktuelle Nummer können sie bei Voreinst. > Allg.Honorar verändern. (Insb. kann es nützlich sein, sie zu Beginn eines Jahres auf “1” zu setzen.) Sie können mit Honkopie eine früher ausgestellte Honorarnote nochmals ausdrucken! Klicken Sie Honkopie. Sie komme zu einer Liste mit allen Honorarnoten für diesen Klienten. Sie können nun ein beliebiges anklicken. Sie werden nochmals gefragt, ob der Text “Dankend erhalten” oder ein Text für “Betrag offen” auf die Kopie kommen soll. Es gibt Einschränkungen, wo diese Funtkion nicht mehr funktioniert: Nach der Euro-Umstellung können sie für die Phase davor keine Kopien mehr ausstellen. Sie können auch keine Kopien derjenigen Honorare ausstellen, die noch in einer früheren Version des Programms erstellt wurden und mittels Import hier hereingekommen sind. 14) Krankenkassenantrag Im Standard-Formular finden sie oben die Taste für Kassenantrag. Wenn sie diese anklicken, werden sie zuerst gefragt, ob sie den Antrag nur ansehen (= die letzte Fassung) oder aktualisieren wollen. Bei aktualisieren werden verschiedene Daten, wie die Anzahl der Sitzungen bis jetzt auf den letzten Stand gebracht. Daraufhin sehen sie die erste Seite des Antrags. Je nachdem, ob sie Modus “kk” oder “kkV” eingestellt haben kommen sie zu einem Antrag für Kostenrefundierung oder Kostenübernahme. In der Antragsüberschrift ist die Zeile mit “...niedergelassene Psychotherapeutin...” bzw. “...psychotherapeutische Behandlung...” so angelegt, dass sie Korrekturen am Text vornehmen können. Weiters können sie Erst- oder Folgeantrag ankreuzen. Mit der Taste „Weiter“ kommen sie zur zweiten Seite. Sie können hier nochmals alle Angaben überprüfen und ändern (diese Änderungen gelten dann insgesamt für den Patienten, etwa die Diagnose, die Methode etc.). Neben den von ihnen eingegebenen Daten finden sie hier einige Formulierungen schon vorgewählt, die sie selbstverständlich ändern können. Sie brauchen nur in dem entsprechenden Aufklappmenü „Ändern“ wählen und können eigene Formulierungen ergänzen, die ihnen für alle weiteren Anträge zu Verfügung stehen. Falls sie bei den Voreinstellungen einen Stempel gewählt haben, ist diese auch hier auf Seite 2 oben rechts eingesetzt. Falls es für diese/n Klientin/en schon in die Fallgeschichte eingetragene Anträge gibt, können sie diese durchsehen wenn sie auf die Taste Vorige Antr. klicken. Mit Zurück kommen sie wieder zum aktuellen Antrag. Am Ende klicken sie nochmals auf Weiter: Sie können nun entscheiden, ob sie den Antrag ausdrucken oder nicht. Bei Nein kommen sie wieder in das Standard-Formular. Wenn Sie drucken können sie im Druckerdialog die Anzahl der Kopien angeben (achten sie darauf, daß 37 nur „Aktueller Datensatz“ gedruckt wird) und bestätigen sie dann mit OK. Daraufhin wird die Seite 2 des Antrags gedruckt. Für den Druck der Seite 1 ist ein neuerliches OK nötig: warten sie damit bis Seite 2 vollständig vorliegt, sie können dann dieselben Blätter umgekehrt nochmals in den Drucker legen und erhalten den Antrag doppelseitig. Sie werden dann noch gefragt, ob sie den Antrag in die Ereignisgeschichte des Falles eintragen wollen. Wenn sie vorhaben den ausgedruckten Antrag an den Patienten für eine Einreichung weiterzugeben, sollten sie ihn jetzt jedenfalls eintragen. Sie finden dann einen Eintrag in der Ereignisliste im unteren Teil des Standard Formulars und im Formular Stammdaten unter KK-Antrag. Die Bewilligung im Stammdaten Formular (bis zur x-ten Stunde, bis zum “Datum” ....) müssen sie dann, wenn sie vorliegt, noch extra eintragen. Das Programm macht das nicht automatisch, da ja nicht klar ist, wieviel und wielange bewilligt wird. Im Ereignisverlauf des Falles (den sie im Standardformular im mittleren Teil sehen) wird jedenfalls ein Eintrag vorgenommen, der anzeigt, wann sie einen KK-Antrag gestellt haben. Wenn ihnen ein Fehler unterlaufen (oder der Ausdruck fehlerhaft) ist, können sie mit der Taste „Korrektur“ diesen letzten Eintrag wieder löschen. 15) Briefe erstellen Im Stammdaten-Formular oben finden sie eine Taste für Briefe. Im Dialog nach dem Anklicken von Briefe können sie zwischen einen einfachen Brief und einem Serienbrief wählen. Bei einem einfachen Brief wird dieser nur an den gerade aktuellen Patienten (bzw. an den Versicherten oder die dort eingetragene Institution) adressiert, bei Serienbrief können sie an alle aktuell ausgewählten Klientinn/en einen Brief drucken. Einfacher Brief: Der nächste Dialog fragt nach Brief oder Mahnbrief. Brief ist ein leeres Briefformular, sie können dort ihren Text völlig frei erstellen. Bei Mahnbrief kommen sie zu einem Mustertext (den sie auch noch editieren können) und die offen Summe bei diesem Klienten wird dort eingeblendet. Sie müssen nun entscheiden, ob der Brief an den Patienten, die Versicherte (bei Mitversicherung) oder die Institution (die in Stammdaten bei diesem Patienten eingetragen ist) adressiert werden soll. Die nächste Frage ist “ansehen” oder “neu erstellen”. “Ansehen” hat nur einen Sinn, wenn sie für diese Patientin bereits einen Brief aufgesetzt haben und wieder einsteigen möchten ohne den Text zu verlieren. Bei “neu erstellen” werden ihnen noch viele verschiedene Anreden für den Beginn des Briefes vorgeschlagen. Sie können aber auch “14) Keine Anrede” wählen und dann selber formulieren. Die Angabe einer standardisierten Anrede ist vor allem für den Serienbrief wichtig. (Dann wird der Name jedes Klienten richtig in die Anrede eingefügt.) Nun kommen sie in ein Briefformular, das schon adressiert ist. Sie können ihren persönlichen Text in das große dafür vorgesehene Feld eintippen. Um den Brief auszudrucken klicken sie auf die Taste Drucken. Es folgt das Dialogfenster ihres Druckers (sie können hier die Anzahl der Kopien wählen) und schließlich noch die Frage, ob sie diesen Brief in die Fallgeschichte eintragen wollen. Wenn sie den gerade ausgedruckten Brief an die Klientin weitersenden, sollten sie ihn hier auch in die Fallgeschichte eintragen. Das Eintragen 38 bedeutet außerdem, dass der gesamte Text ebenfalls gespeichert wird. Dieser gespeicherte Text geht ihnen nicht verloren, auch wenn sie neue Briefe für diese Klientin erstellen. Mit der Taste „Vorige“ können sie in den bereits in dieser Fallgeschichte abgespeicherten Briefen blättern (Rollbalken rechts). Sie können dabei auch Textstellen mit der Maus auswählen mit „Kopie“ kopieren, und wenn sie dann zu ihrem aktuellen Briefformular zurückkehren, mit „Einsetz“. (vorher Stelle anklicken, wo der Text eingefügt werden soll) in den gerade zu erstellenden Brief einsetzen. Mit der Taste Zurück kommen sie wieder zum aktuellen Briefformular. Mit den Pfeiltasten können sie durch die Kartei blättern und bleiben dabei im Briefformular. Sie können dabei beliebige Textstellen aus anderen Briefen kopieren (mit der Maus auswählen dann “Kopie”) und an anderer Stelle einsetzen (“Einsetz”) Wenn sie auf “Zurück” klicken, landen sie wieder im Stammdaten-Formular. Der Brief ist so formatiert, dass er bei Drittelfaltung (siehe Marke im Ausdruck links außen) genau in ein langgestelltes Fensterkuvert passt. Dieser Brief bleibt, solange sie den Text nicht ändern, hier im Briefformular gespeichert. Um die ganze Seite durchzusehen verwenden sie den vertikalen Rollbalken rechts außen. Serienbriefe: Falls sie einer bestimmten Gruppe von Patienten/innen den selben Brief schreiben wollen, müssen sie zuerst diese Gruppierung im Formular Liste auswählen (das geht umso besser, wenn sie verschiedenen Gruppierungen jeweils einen bestimmten Buchstaben im Feld „aktiv“ zugeordnet haben). Nachdem sie diese Auswahl („extra“ im Listenformular) getätigt haben, wählen sie im Stammdaten-Formular Brief und dann Serienbrief. Auch hier müssen sie zwischen einem ganz allgemeinen Brief und einem Mahnbrief wählen. Bei Mahnbrief kommen sie zu einem Mustertext (den sie auch noch editieren können) und die offen Summe für diese Klientin wird dort eingeblendet. Als nächstes können sie ihre Auswahl nochmals korrigieren, d.h. sie können noch einzelne Patienten aus der Auswahl heraus nehmen oder sie wählen “Alle”. Wenn sie nicht Alle gewählt haben, können sie bei einzelnen Patientinnen “nicht drucken” aktivieren. Sie müssen nun entscheiden, ob der Serien-Brief jeweils an den Patienten, die Versicherte (bei Mitversicherung) oder die Institution (die in Stammdaten bei diesem Patienten eingetragen ist) adressiert werden soll. Sie könne beim nächsten Dialog auch eine gemischte Auswahl wählen, kommen wieder zu der Liste und können nun bei jedem einzelnen Markieren, an wem der Brief adressiert werden soll. Nun werden ihnen noch viele verschiedene Anreden für den Beginn des Briefes vorgeschlagen. Die Angabe einer standardisierten Anrede ist vor allem für den Serienbrief wichtig. es werden nämlich dann jeweils die richtigen Namen, Titel und Formen der Anrede eingesetzt. Bedenken sie bitte auch, dass in dem Fall, wo sie Briefe an eine Institution adressieren die ersten 6 Vorschläge (in denen Vor- und Zunamen vorkommen ) keinen Sinn ergeben. Für Institutionen eignet sich am besten “Sehr geehrte Damen und Herren!” o.ä. Dann tippen sie ihren Brief ein. Um den Serienbrief auf Papier zu bekommen wählen sie Drucken. Dann erscheint das Dialogfenster ihres Druckers, und sie können wieder die Anzahl der Kopien wählen (wie oft sie jeden Klientenbrief drucken wollen). Hier muss „alle aufgerufenen Datensätze“ im Druckerdialog ausgewählt sein. Am Schluss müssen sie noch angeben, ob sie den 39 Gruppenbrief bei jeder/m Klientin/en in die Fallgeschichte eingetragen haben wollen (damit speichern sie den Brieftext auch ab, können ihn später mit Vorige wieder ansehen und Textstellen daraus kopieren und wieder verwenden, sie oben). In die Fallgeschichte eingetragene Briefe bleiben dort immer erhalten, außer sie löschen im Standard-Formular den Eintrag in der Fallgeschichte mit „Korrektur“. Mahnbrief ist völlig analog in der Behandlung zu „Brief“, nur dass hier schon ein Text für einen Mahnbrief und der offene Betrag vorgegeben sind, die sie natürlich beliebig verändern können. Sie müssen nur ihre Kontonummer einsetzen. Um den Mahnbrief für die jeweilige Klientin zu speichern, müssen sie beim Ausdruck „in die Fallgeschichte eintragen (= speichern)“ wählen. Um die ganze Seite durchzusehen verwenden sie den vertikalen Rollbalken rechts außen. Mit „Vorige“ können sie wieder in den bereits abgespeicherten Briefen blättern (rechter Rollbalken), Textstellen kopieren (Kopie) und an anderer Stelle, bzw. im aktuellen Mahnbrief einsetzen (siehe vorne). Wenn sie auf Zurück klicken landen sie wieder im Stammdaten-Formular. Der Brief ist so formatiert, dass er bei Drittelfaltung (siehe Marke im Ausdruck links außen) genau in ein langgestelltes Fensterkuvert passt. 16) Vereinbarung Im Stammdaten-Formular finden sie die Taste „Vereinbarung“. Wenn sie diese anklicken, kommen sie entweder in das Vorlage- oder in das klientenspezifische Formular. Beginnen sie mit der Vorlage: Hier sind verschiedene Regeln oder Rahmenbedingungen für die therapeutische Arbeit formuliert sind. Sie können diesen Text beliebig verändern und dann ausdrucken. Dieser Ausdruck ist dafür gedacht, ihn einem/r neuen Klienten/in in der ersten Stunde zu geben, damit Missverständnisse vermieden werden. Der Text dieser Rahmenvereinbarung wir beim Neuanlegen eines Klienten in das klientenspezifische Formular kopiert und bleibt dort in der ursprünglichen Form erhalten. Wenn sich also ihre Rahmenbedingungen verändern, korrigieren sie das in der Vorlage, beim nächsten neuen Klienten wird die korrigierte Fassung eingesetzt. Im klientenspezifischen Formular können sie auch später einsehen, welche individuellen Vereinbarungen sie in diesem Fall am Beginn der Therapie getroffen haben. Um die ganze Seite durchzusehen, verwenden sie den vertikalen Rollbalken rechts außen. 40 17) Korrektur (= letzten Eintrag löschen) Sie können mit dieser Taste den jeweils letzten Eintrag im Standard-Formular bei einem/r Patienten/in (Sitzung, Zahlung, Supervision, Honorar, KK-Antrag, Brief) wieder löschen. Nach dem Löschen wird der Zustand wiederhergestellt, der vor diesem Eintrag vorhanden war (wenn sie etwa eine Honorarnote löschen, werden die Termine wieder so gespeichert, wie es der Situation vor dem Ausstellen entspricht). Sie können durch Nacheinander-Betätigen dieser Löschtaste auch mehrere Einträge löschen. Der letzte Eintrag bezieht sich in diesem Fall auf den zuletzt von ihnen eingetragenen. Falls sie einen Eintrag vordatiert haben, muss er in der Liste im Standard Formular nicht an letzter Stelle aufscheinen. Um Irrtümer zu verhindern, scheint dieser Eintrag während eines Dialogs nochmals ausgewählt auf. Wenn mit diesem Eintrag ein von ihnen verfasstes Protokoll oder ein Brieftext verbunden ist, werden sie nochmals gewarnt, weil dieser Text nach dem Löschen ebenfalls weg ist. 18) Klient/in komplett aus der Kartei löschen oder sämtliche Einträge für eine/n Klientin/en löschen. Im Stammdaten-Formular finden sie die Taste Löschen im oberen Rand. Sie können damit: a) Den/die Klienten/in selber aus der Kartei löschen. Wenn sie im ersten Dialog “Klient” und bei der 2. Abfrage “OK” wählen, werden die zugehörigern Termin- und Buchhaltungseinträge automatisch auch gelöscht. Wenn sie in der zweiten Abfrage “Nein” wählen, werden die entsprechenden Buchhaltungseinträge nicht gelöscht. Die Buchhaltungseinträge sind aber, wenn der/die Klient/in gelöscht wurde, nicht mehr als zu einer Person gehörig aufrufbar. Sie sind aber in einer Buchhaltungsliste sehr wohl vorhanden. Da diese Buchhaltungseinträge nach dem Löschen des/der Klientin/en nicht mehr zuordenbar sind, scheinen sie im Standard-Formular nicht mehr auf und können dort auch nicht mehr gelöscht werden. Solche Zahlungen können sie aber mit der Taste Löschen im Formular Einnahmen doch noch entfernen. Diese Zahlungseinträge generell sollten sie nur löschen, wenn sie einen nicht realen Klienten (so wie die beiden fiktiven vorgegebenen) löschen. Bei realen sollten sie in dem angezeigten Dialog „Nein“ wählen, sodaß die Einnahmen erhalten bleiben. (Fiktive Test-Klienten/innen löschen: 1) Klient/in löschen wählen, 2) in der nächsten Abfrage „Buchhaltungseinträge“: OK wählen.) b) Für eine/n Klientin/en sämtliche Termineinträge löschen (falls ihnen das mit der Einzel-Eintrag-Löschtaste „Korrektur“ (siehe 15) zu langwierig ist. Dabei werden auch sämtliche Einträge in der Einnahmenliste gelöscht!! Wie schon an andere Stelle empfohlen, sollten sie Klienten/innen, mit denen sie nicht mehr arbeiten, trotzdem nicht löschen. Besser ist diese Klienten im Feld “aktiv” durch einsetzen eines “i” inaktiv zu setzen. Was sie hier löschen ist unwiederbringlich verloren! 41 19) Sicherheitshinweise und Sonderfälle Sicherheitshinweise Datenbanken sind wesentlich anfälliger auf Störungen von außen als etwa einfache Textdokumente. Wenn sie gerade an einem Textdokument schreiben und ihr PC stürzt ab, oder es kommt zu einem Systemcrash, so gehen ihnen wahrscheinlich nur die letzten Änderungen des Dokuments verloren, die sie noch nicht abgespeichert haben. Bei Datenbanksystemen wie die Praxisverwaltung kann so ein Zwischenfall schwere Schäden in den Dateien anrichten. Im schlimmsten Fall lässt sich eine Datei dann nicht mehr öffnen oder es fehlen Daten in den Dateien. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass sie regelmäßig Sicherungskopien von ihrem Programm abspeichern. Wenn sie das in kurzen Abständen tun, sind sie auch im schlimmsten Fall vor einem größeren Datenverlust sicher. a) Die automatischen Sicherungskopien beim Schließen des Programms Immer wenn sie das Programm beenden, werden sie gefragt, ob sie Sicherungskopien der wichtigsten Dateien anlegen wollen. wenn sie “OK” wählen werden von den Dateien “Klienten”, “Termine”, “Ausgaben”, “ICD”, “Anzeige” im Ordner der Praxisverwaltung ( C:\Programme\Praxisvw.; bzw.: HD > Praxisverwaltung 2.5) Kopien mit den Namen “Klienten_Kopie” usw. abgespeichert. Das Problem ist dabei nur, dass sie dieses Abspeichern NICHT wählen dürfen, wenn das Programm möglicherweise schon beschädigt ist. Bei jedem dieser Speichervorgängen, werden die schon früher angelegten Kopien überschrieben. Wenn sie also mit einem beschädigten Programm “Kopien abspeichern” wählen, werden schadhafte abgespeichert und die unbeschädigten von früher überschrieben. Wählen sie in so einem Fall, wo der Verdacht einer Beschädigung besteht “Nicht jetzt”. Falls sich der Verdacht bestätigt, löschen sie die beschädigten aktuellen Dateien und nennen die Kopien um: Klienten_Kopie auf Klienten usw. Dann starten sie die Praxisverwaltung neu. Sie sind dann am aktuellen Stand, wie er beim Abspeichern dieser Kopien vorlag. b) Um dem Überschreiben von guten Kopien noch mehr vorzubeugen, sollten sie regelmäßig, diese Kopien manuell in ein getrenntes Verzeichnis (Ordner) kopieren (im Windows Explorer bzw. Finder am Mac). Sie haben dann noch einen 2. Sicherheitspool. c) Schließlich sollten sie auch Kopien dieser Dateien außerhalb ihrer Festplatten abspeichern (z.B. ZIP Disketten) um auch einem Schaden auf ihrer Festplatte vorzubeugen. 42 Sonderfälle a) Klient/in kommt zu einer vereinbarten Stunde nicht. Die Vorgangsweise hängt von ihren Absageregeln und davon ab, ob es sich um einen Patienten mit Kassenrefundierung handelt. Bei einem/r Kasssenpatient/in darf so eine Stunde nicht auf die Honorarnote, die eingereicht wird. Möglicherweise verlangen sie dafür auch einen anderen als den normalen Sitzungspreis. a1) Kein Kassenpatient, derselbe Preis wie immer. Dann brauchen sie gar nichts besonderes machen. Sie geben die Sitzung am angegebenen Termin einfach ein und sie wird auch auf der nächsten Honorarnote aufscheinen. a2) Kassenpatient, derselbe Preis. Wenn sie auf dieser eine spezielle Angabe (etwa „für versäumte Sitzung“) haben wollen, tragen sie dies jetzt unter „Methode“ (im Stammdaten Formular > Setting Daten 1) ein. Dann wählen sie im Standardformular „Sitzung“. Wenn sie später das Honorar für die Krankenkasse ausstellen, müssen sie diesen Termin herausnehmen: Sie geben nach Honorar in der folgenden Liste an: Diesen Eintrag nicht miteinbeziehen. Wenn sie das (Haupt-)Honorar mit den regulären Stunden haben, klicken sie nochmals auf Honorar und nun erhalten sie das für die versäumtet Sitzung. a3) Kassenpatient, anderer Preis. Wie a2, nur daß sie nun auch den Preis (im Stammdaten Formular) verändern, bevor sie die Sitzung eintragen. Nachher müssen sie den Preis wieder auf den normalen Wert zurückstellen. a4) Kein Kassenpatient, anderer Preis: Wie a2, aber sie stellen nur den Preis um für diese eine Sitzung. b) Sie arbeiten mit einem/r Klienten/in sowohl einzeln als auch in der Gruppe. Eine Möglichkeit ist, sie geben den/die entsprechende/n Klienten/in mit „Klient/in Neu“ ein zweites Mal ein. Sie haben dieselbe Person dann zweimal in ihrer Kartei einmal als Gruppenund einmal als Einzel-Patient/in. Die zweite Möglichkeit ist sie geben in Stammd. > Setting Daten erweitert “wechselndes Setting” an. Nun geben sie vor jeden Eintrag an, ob es sich um eine Gruppen oder um eine Einzlesitzung gehandelt hat. 43 20) Häufige Fehler, Probleme, Ursachen und Behebung. BILDSCHIRM Sie bekommen am rechten und bei manchen Formularen auch am unteren Ende einen breiten weißen Rand. Mögliche Ursache: Sie haben auf ihrem Bildschirm eine höherer Auflösung als 800x600 eingestellt und die Bildschirmanpassung ausgeschaltet. Behebung: Stellen sie die Auflösung auf 800x600 ein. Oder schalten Sie die Bildschirmanpassung wieder ein: (Voreinst. > Allgemeine: Markierungsfeld) DRUCK-FEHLER Vor dem Ausdruck meldet das System einen Fehler und es erfolgt kein Druck. Mögliche Ursache: Bei älteren Systemen (z.B. MacOS 7.1) kollidiert der Print Monitor mit der FileMaker Runtime. Behebung: Hintergrunddruck deaktivieren. Der Ausdruck ist nicht zur Gänze auf ihrem Blatt. Mögliche Ursache: Sie haben kein A4 Blatt im Drucker eingelegt. Behebung: Ausschließlich Format A4 für alle Ausdrucke verwenden. Beim Ausdruck der Hilfe Seiten entsteht ein Problem mit dem Drucker. Mögliche Ursache: Ältere Druckertreiber kollidieren u.U. mit der Praxisverwaltung, wenn hier sehr viele Seiten mit einem Druckbefehl gedruckt werden. Behebung: Drucken sie jeweils nur weng Seiten der Hilfe (z.B. 5) auf einmal aus. Sehen sie im Internet nach, ob es zu ihrem Drucker einen neueren Treiber gibt. DRUCK-FEHLER BEI HONORAREN Es werden nicht alle gespeicherten Termine auf der Honorarnote angegeben. Mögliche Ursache: Sie haben mehr als 25 Termine für eine Honorarnote gespeichert (oder mehr als 10 für ein Honorar mit zeilenweiser Angabe jedes Eintrags). Behebung: In der Liste im Honorardialog einige Einträge herausnehmen, Honorar drucken, dann nochmals Honorar drucken mit den restlichen. Oder: Die letzten Termine mit „Korrektur“ löschen, bis maximal 25 (10) für eine Honorarnote übrig bleiben. 44 DRUCK-FEHLER BEI PROTOKOLLEN Es werden Textteile abgeschnitten. Mögliche Ursache: Der Text eines Protokolls ist länger als das dafür vorgesehene Feld. Behebung: Maximal 2A4 Seiten ür ein Protokoll verwenden Am Ende der Seite bleiben zu große Freiräume. Mögliche Ursache: Das nächste Protokoll ist so lang, daß es nicht zur Gänze auf dieser Seite Platz hat. Behebung: Läßt sich nicht verhindern. DRUCK-FEHLER BEI BRIEFKOPF Der Ausdruck des Briefkopfes entspricht nicht der von ihnen gewählten Darstellung am Bildschirm. (1) Mögliche Ursache: Unterschiede in der Darstellung der Zeichensätze zwischen Bildschirm und Drucker . Behebung: Wenn die Zeichendarstellung des Druckers mehr Platz benötigt als die Bildschirmdarstellung, können sie das Problem beheben, indem sie bei den betreffenden Worten am Bildschirm ein oder zwei Leerstellen zusätzlich eingeben. Im umgekehrten Fall müssen sie möglicherweise am Bildschirm eine Tabulatorposition weiniger eingeben um im Ausdruck das gewünschte Bild zu erhalten. Besonders häufig sind diese Probleme bei Verwendung von Kursiven Schriften. (2) Mögliche Ursache: Veränderte Tabulatoren bringen falsche Ausdrucke! Klicken sie in ein Briefkopffeld. Sie sehen die Tabulatoren oben im Textlineal (Textlineal im Menü “Ansicht” ganz oben einschalten). Behebung: Es dürfen nur folgende Tabulatoren gesetzt sein: Linksb. bei 1, 2, 3, mittenzentr. bei 9 und rechtsb. bei 18 cm. Falls sie andere Tabulatoren im Textlineal sehen, klicken sie den Tabulator an und ziehen sie ihn an die richtige Stelle. Doppeltes Anklicken bringt eine Dialogfeld zur Einstellung der Tabulatoren. 45 PROBLEME BEI DER RECHTSCHREIBPRÜFUNG Bei der Rechtschreibprüfung (im Fehlermeldung kommt. Protokoll-Formular) passiert nichts, oder eine Mögliche Ursache: Nach der Neuinstallation kann der Fall eintreten, daß die Wörterbücher nicht gefunden werden. Behebung: Gehen sie dorthin zurück, wo sie die Rechtschreibprüfung verwenden wollen. Wählen se ganz oben im Menü „Bearbeiten“: Rechtschreibung > Wörterbücher wählen. 1) Apple Macintosh: Sie wählen nun im obersten Feld Standardwörterbuch, im nächsten Feld müssen sie den Ordner einstellen (Schreibtisch - Harddisk(HD) – Praxisverwaltung 2.5 – FileMaker Erweiterungen). Dort wählen sie nun „Deutsch.MPR“ und klicken auf „Auswählen“. Dann stellen sie im obersten Feld „Anwenderwörterbuch“ ein und wählen „Anwender.UPR“ und klicken wieder auf „Auswählen“. Dann klicken sie auf „Zurück“. 2) Windows95: Bei „Suchen in“ stellen sie folgendes ein: C:\Programme\Praxisverw\Praxisverwaltung 2.5\System Bei „Dateityp“ stellen sie nun „Standardwörterbuch“ ein und klicken im Fenster darüber auf „Deutsch...“ dann auf die Taste „Öffnen“ . Dieselbe Prozedur nochmals. Nun bei „Dateityp“ „Anwenderwörterbuch“ einstellen im Fenster darüber auf „Anwenderwörterbuch...“ klicken und wieder „Öffnen“. Die Taste „Lernen“ läßt sich nicht betätigen. Mögliche Ursache: Ebenfalls nach der Neuinstallation kann es sein, dass das Anwenderwörterbuch nicht richtig initialisiert wurde. Behebung: Zuerst wie im vorigen Fall beschrieben: Das Anwenderwörterbuch öffnen. 46 BESCHÄDIGTE DATEIEN LASSEN SICH NICHT MEHR ÖFFNEN Die Taste Wieder-Herstellen benötigen sie nur wenn Ihre Dateien durch Hard- oder SoftwareSchäden so beschädigt wurden, dass sie trotz „Auto-Reparatur“, die automatisch beim Start stattfindet, nicht mehr zu öffnen sind. Betroffen können nur die Dateien „Klienten.usr“ oder „Termine.usr“ sein. Die beiden folgenden Möglichkeiten helfen, wenn zumindest die Daten auf ihrer Festplatte nicht zerstört sind. Um auch diesem Fall vorzubeugen (Hardwareschaden, Virus) ist es nötig regelmäßig Kopien ihrer Dateien (Klienten.usr, Termine.usr) auf einem unabhängigen Datenträger ( Diskette, Zip, Jazz, .... ) anzulegen. Wenn Ihre Dateien zwar noch vorhanden aber nicht mehr zu öffnen sind, haben sie 2 Möglichkeiten: 1) Verwendung der Kopien auf ihrer Festplatte: Ab Version 1.5 werden beim Schließen der Praxisverwaltung automatisch aktuelle Kopien ihrer Datenbank (Klienten.usr und Termine.usr) im Order Praxisverwaltung (Praxisvw bei Windows 16 Bit) abgelegt. Den Ordner Praxisverwaltung finden sie unter Windows im Ordner Programme, normalerweise Laufwerk C (Bei 16 Bit: Programf). Auf Apple liegt der Ordner auf ihrer HD. Um diese zu verwenden sind folgende Schritte nötig: a) Suchen sie den Ordner Praxisverwaltung und benennen sie die beschädigten Dateien um. Unter Windows: Datei Klienten.usr mit der rechten Maustaste anklicken, „umbennen“ wählen, z.B. Klienten alt.usr Unter MacOs: In den Dateinamen Klienten.usr klicken und neuen Namen eingeben, z.B. Klienten alt.usr Ebenso mit der Datei Termine.usr. b) Benennen sie nun die unbeschädigten Kopien der Datein auf die ursprünglichen Namen um: Klienten Kopie.usr auf Klienten.usr, sowie Termine Kopie.usr auf Termine.usr. c) Starten sie nun die Praxisverwaltung. Sie haben nun den aktuellen Stand vor der Beschädigung. Maximal die Daten seit dem letzen Start der Praxisverwaltung können dabei verloren gehen. Wenn diese Prozedur erfolgreich beendet wurde, können sie nun die alten, beschädigten Dateien (Klienten alt.usr und Termine alt.usr) löschen (in den Papierkorb ziehen). 2) Verwendung der Funktion Wiederherstellen: Hiefür müssen Sie die Praxisverwaltung zuerst neu installieren, um die Funktion „WiederHerstellen“ verwenden zu können. Die Funktion Wiederherstellen finden sie über Voreisnt. – Allgemeine. a) Kopieren Sie die beschädigten Dateien und legen sie sie an anderer Stelle ab. Unter Windows: Klienten.usr (C\Programme\Praxisverwaltung\Klienten.usr, C\Programf\Praxisvw\Klienten.usr) bei 16 Bit: mit der rechten Maustaste anklicken, „kopieren“ wählen. Dann klicken sie z.B. auf den Schreibtisch (Desktop), wieder mit der rechten Maustaste und wählen „Einfügen“ Mit Termine.usr ebenso. 47 Am Mac: Klienten.usr (Im Ordner Praxisverwaltung auf ihrer HD) anklicken, Maus niedergedrückt halten, zusätzlich die „Alt“-Taste drücken und die Datei auf den Schreibtisch ziehen. Ebenso mit Termine.usr b) Installieren Sie die Praxisverwaltung neu (bei Windows empfiehlt sich vorher die Praxisverwaltung zu deinstallieren. (Deinstallation: bei 16 Bit finden sie ein Symbol für Deinstallation im Windows Start Menü, Programf, Praxisvw. Bei 32 Bit: Windows Start Menü, Einstellungen und Systemsteuerung anklicken. dann klicken sie auf Software doppelt, suchen im Dialogfenster Praxisverwaltung und wählen „Hinzufügen/Entfernen“). Danach normale Installation. c) Öffnen Sie die neue Praxisverwaltung und wählen Sie hier „Wied.herst.“. Im folgenden Dialogfenster wählen Sie die beschädigte Datei (die auf ihrem Schreibtisch abgelegt ist). Die wiederhergestellte Datei hat im Namen den Zusatz „Wdhgst.“ Dann geben Sie einen Ordner an, wo sie abgespeichert werden soll. (das kann derselbe sein in dem sich die beschädigten Dateien befinden oder wieder der Schreibtisch). Falls beide Dateien schwer beschädigt sind, müssen sie das Wiederherstellen für jede extra machen, also zweimal. Dann schließen Sie die Praxisverwaltung wieder. d) Unter Windows bzw. MacOS: Verschieben Sie die wiederhergestellten Dateien in den Ordner Praxisverwaltung, löschen dort die vorher neu installierten Klienten.usr und Termine.usr. Dann benennen sie die Wiederhergestellten auf Klienten.usr bzw. Termine.usr um. Nun können Sie die Praxisverwaltung wieder starten. 48
