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Handbuch / Online-Dokumentation Sage 200 Kreditorenbuchhaltung Version 2014, aktualisiert 14.05.2016 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 1 Impressum Copyright Sage Schweiz AG, Platz 10, 6039 Root D4 Hinweis Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation darf in keiner Form ohne Genehmigung der Sage Schweiz AG kopiert oder in einer anderen Form vervielfältigt werden. Die Angaben in diesem Handbuch wurden mit grösster Sorgfalt erarbeitet und getestet. Trotzdem sind Fehler nicht ganz auszuschliessen. Sage Schweiz AG kann weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Wir verweisen auf das Handbuch "Anwendungseinführung", Benutzungsrechte und Gewährleistung der Sage 200 Software. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise sind wir dankbar. Version 2014 Seite 2 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 2 INHALTVERZEICHNIS erste Ebene 1 Impressum 2 2 INHALTVERZEICHNIS erste Ebene 3 3 INHALTSVERZEICHNIS alle Ebenen 4 4 Integrationsübersicht der Sage 200 Software 8 5 Funktionenübersicht der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung 9 6 Leistungsmerkmale der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung 10 7 Einführung in die Sage 200 Kreditorenbuchhaltung 19 8 Arbeitsprozesse der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung 34 9 Sage 200 Gadgets 257 10 Etikette für den Sage 200 Handbuch-Ordner 258 Version 2014 Seite 3 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 3 INHALTSVERZEICHNIS alle Ebenen 1 Impressum 2 2 INHALTVERZEICHNIS erste Ebene 3 3 INHALTSVERZEICHNIS alle Ebenen 4 4 Integrationsübersicht der Sage 200 Software 8 5 Funktionenübersicht der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung 9 6 Leistungsmerkmale der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung 10 6.1 11 12 13 14 15 16 17 18 7 8 Einführung in die Sage 200 Kreditorenbuchhaltung 19 7.1 7.2 7.3 7.4 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 31 32 33 Einleitung Voraussetzungen für das Arbeiten mit der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung Überlegungen vor den ersten Schritten Grundsätze der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung 7.4.1 Datenhaltung 7.4.2 Stammdaten 7.4.3 Belegerfassung 7.4.4 Vorerfassung 7.4.5 Brutto- oder Netto-Methode 7.4.6 Zahlungen 7.4.7 Auswertungen / Berichtswesen 7.4.8 Währungen 7.4.8.1 Multi-Currency-Kreditoren 7.4.9 Mehrwertsteuer 7.4.10 Schnittstellen Arbeitsprozesse der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung 34 8.1 35 36 37 42 46 48 49 50 50 52 52 54 54 55 55 56 62 63 8.2 Version 2014 Leistungskatalog 6.1.1 Allgemeines 6.1.2 Stammdaten / Allgemein 6.1.3 Stammdaten / Kreditorenstamm 6.1.4 Bearbeiten von Kreditoren-Belegen 6.1.5 Bearbeiten von Kreditoren-Zahlungen 6.1.6 Auswertungen 6.1.7 Extras Konfiguration / Organisation 8.1.1 Einstellungen 8.1.1.1 Register Debitoren/Kreditoren 1/5 8.1.1.2 Register Debitoren/Kreditoren 2/5 8.1.1.3 Register Debitoren/Kreditoren 5/5 8.1.2 Direktaufruf von Worddokumenten Stammdaten bewirtschaften 8.2.1 Übersicht Stammdaten 8.2.1.1.1 Übersicht Abhängigkeiten der zentralen Stammdaten 8.2.2 Kreditorenstamm 8.2.2.1 Organisation Kreditorenstamm 8.2.2.2 Arbeitsabläufe Kreditorenstamm bearbeiten 8.2.2.2.1 Neuen Kreditor erfassen 8.2.2.2.2 Bestehenden Kreditor mutieren 8.2.2.2.3 Multi-Currency Kreditor 8.2.2.3 Register Allgemeine Informationen 8.2.2.4 Kontakte 8.2.2.5 Register Erweiterte Informationen Seite 4 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.2.2.6 8.3 8.4 8.5 Version 2014 Zahlungsverbindungen (Kreditor) 70 8.2.2.6.1 Fenster Zahlungsverbindungen Kreditor 70 8.2.2.6.2 Kreditoren Zahlungsverbindungen Schweiz 76 8.2.2.6.2.1 Teilnehmernummer und Postcheckkonto-Nummer 77 8.2.2.6.2.2 Einfacher Post-Einzahlungsschein (rot oder grün, ohne Referenzzeile) 77 8.2.2.6.2.3 Roter Einzahlungsschein auf eine Bank 78 8.2.2.6.2.4 ESR (oranger Einzahlungsschein) 80 8.2.2.6.2.5 IBAN-Tool 82 8.2.2.6.3 Plausibilisierung der Zahlungsverbindungen 83 8.2.2.7 Register Individuelle Informationen 84 8.2.2.8 Register Individuelle Zusätze 85 8.2.2.9 Verknüpfung mit Dokumenten 86 8.2.2.10 Suchen von Kreditoren 87 Belegerfassung 89 8.3.1 Übersicht Belegerfassung- Kontierung -Zahlung 90 8.3.2 Manuelle Belegerfassung 92 8.3.2.1 Aufbau und Funktion der Buchungsmasken 92 8.3.2.2 Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift) 93 8.3.2.2.1 Ablaufsteuerung 94 8.3.2.2.2 Belegerfassungsmaske 95 8.3.2.2.3 Belegverteilung auf mehrere Gegenkonti 104 8.3.2.3 MWST-Dialog 104 8.3.2.3.1 MWST-Dialog Beleg in Basiswährung 105 8.3.2.3.2 MWST-Dialog Beleg in Fremdwährung 106 8.3.2.3.3 MWSt für Dienstleistungen aus dem Ausland 107 8.3.2.4 Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung 108 8.3.3 Belegerfassung mit dem Belegleser 109 8.3.4 Belege suchen 111 8.3.5 Belege korrigieren 112 8.3.5.1 Ändern noch nicht definitiv verbuchter Belege 112 8.3.5.1.1 Grundsätzliches zum Ändern 112 8.3.5.1.2 Verteilung 113 8.3.5.1.3 Ablaufschema für die Neu-Verteilung eines Beleges 114 8.3.5.1.4 Das Fenster Beleg mutieren 115 8.3.5.1.5 Kontrolle der Verteilung 116 8.3.5.2 Ändern definitiv verbuchter Belege 116 8.3.5.3 Storno 117 8.3.6 Buchen über Schnittstellen 119 8.3.7 Bestandesbewertung Fremdwährungen 120 8.3.8 Individuelle Belegdaten 121 8.3.9 Periodische Belege 122 8.3.9.1 Periodische Belege einrichten 122 8.3.9.2 Periodische Belege ausführen 125 E-Rechnungen einlesen 128 8.4.1 Voraussetzungen zum E-Rechnungen einlesen 129 8.4.2 E-Rechnungen empfangen 131 8.4.3 E-Rechnungen verbuchen 134 8.4.3.1 E-Rechnungen verbuchen, Ablauf 134 8.4.3.2 Das Fenster E-Rechnungen verbuchen 135 8.4.3.3 E-Rechnungen: Kreditorenadresse suchen 137 Kreditoren-Vorerfassung 139 8.5.1 Vorerfassungs-Methodik 140 8.5.2 Beleg-Vorerfassung 141 8.5.3 Visumskontrolle 142 8.5.4 Kreditoren-Massenkontierung 143 8.5.4.1 Fenster Massenkontierung 143 8.5.4.1.1 Massenkontierung, Konto/KST wählen 146 Seite 5 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.5.5 Vorerfasste Beleg verschieben 148 Bonitätsmanagement 150 Zahlungen 151 8.7.1 Zahlungen Übersicht 152 8.7.1.1 Ablaufschema Kreditoren-Zahlungen (Übersicht) 152 8.7.1.2 Kontrolle von Zahlungen: 154 8.7.2 Zahllauf 156 8.7.2.1 Fenster Kreditoren-Zahlungen 157 8.7.2.2 Skonto (Kreditoren-Zahlung) 169 8.7.2.3 Teilzahlungen (Kreditor) 169 8.7.2.4 Belege verrechnen 171 8.7.2.5 Verrechnung einer ESR-Rechnung mit einer Nicht-ESR-Gutschrift (Kreditoren)171 8.7.2.6 Zahlkonto zuweisen (Kreditoren-Zahlung) 171 8.7.2.7 Vergütungsanzeige(Zahlungsavis) 172 8.7.2.8 Zahlungsverfahren (Kreditoren-Zahlungsart) 173 8.7.2.8.1 Vergütungsauftrag 173 8.7.2.8.2 DTA – Datenträgeraustausch (Bank) 173 8.7.2.8.3 EZAG – Elektronischer Zahlungsauftrag (Schweizer Post) 174 8.7.2.8.3.1 Giro International Plus 176 8.7.2.8.3.2 IZV-Liste - Liste für den internationalen Zahlungsverkehr PostFinance 177 8.7.2.8.4 ISO-Zahlungen (SEPA) – Datenträgeraustausch (Bank) 177 8.7.2.8.5 Checkzahlungen 178 8.7.2.8.6 ASR-Auszahlung 178 8.7.2.9 Zahlungs-Dateien 179 8.7.2.10 Verdichten (Sammelzahlungen) 180 8.7.2.11 Einstellungen Kreditorenzahlen 182 8.7.3 Zahlungen bearbeiten/verbuchen/löschen 188 8.7.3.1 Zahlungen verbuchen 188 8.7.3.2 Spesen (Kreditoren-Zahlungen) 190 8.7.3.3 Fremdwährungskurse anpassen (Kreditoren-Zahlungen) 191 8.7.3.4 Verbuchte Zahlungen (Kreditoren) 191 8.7.3.4.1 Löschen noch nicht verbuchter Zahlläufe 191 8.7.3.4.2 Löschen verbuchter Zahlläufe 192 8.7.3.4.2.1 Verbuchte Zahlungen 193 8.7.3.5 Pendente Zahlungen löschen 194 8.7.4 Testdatenträger für elektronischen Zahlungsverkehr 196 8.7.5 Kreditoren-Vorauszahlungen 197 8.7.6 Gegenverrechnung Debitor-Kreditor 200 8.8 Bankerfassung 201 8.9 Kreditoren-Direktverbuchung 202 8.9.1 Ausziffern von Kreditoren-Belegen 203 8.9.2 Zahlung mittels Direktverbuchung 204 8.10 Kreditoren-Explorer 206 8.10.1 Hauptmaske Kreditoren-Explorer 207 8.10.2 Fenster Beleg kopieren 210 8.10.3 Zusatzselektion 212 8.11 Auswertungen / Berichtswesen 213 8.11.1 Generelles zum Berichtswesen 214 8.11.1.1 Gemeinsame Funktionalität der Standardberichte 214 8.11.1.2 Häufige Selektionen und Optionen 214 8.11.1.3 Standard-Selektionen 216 8.11.1.4 Position von Empfänger-Adressen 217 8.11.2 Individuelle Reports 218 8.11.3 E-Postausgang 218 8.11.3.1 Einrichten der Funktion „E-Postausgang“ 218 8.11.3.2 Arbeiten mit der Funktion „E-Postausgang“ 220 8.11.4 Auswertungen Bewegungsdaten 224 8.6 8.7 Version 2014 Seite 6 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.11.4.1 Verfallliste 8.11.4.1.1 Register Selektion 8.11.4.1.2 Register Sortierung / Gestaltung 8.11.4.2 Offene Posten 8.11.4.2.1 Register Selektion 8.11.4.2.2 Register Sortierung / Gestaltung 8.11.4.3 Saldoliste 8.11.4.4 Bewegungsliste 8.11.4.4.1 Register Selektion 8.11.4.4.2 Register Sortierung / Gestaltung 8.11.4.5 Umsatzliste 8.11.4.5.1 Register Selektion 8.11.4.5.2 Register Sortierung / Gestaltung 8.11.4.6 Kontoauszug 8.11.4.6.1 Register Sortierung / Gestaltung 8.11.4.7 Visumskontrolle 8.11.4.8 Vergütungspapiere 8.11.4.9 Belegjournal 8.11.4.10 Zahlungsausgleichsliste 8.11.4.11 Zahlungsnachweis 8.11.4.12 Zahlungsliste 8.11.4.12.1 Register Selektion 8.11.4.12.2 Register Sortierung / Gestaltung 8.11.4.13 Etiketten Hyparchiv 8.11.5 Auswertungen Stammdaten 8.11.5.1 Ansicht Kreditorenstamm 9 Sage 200 Gadgets 9.1 10 Version 2014 224 225 226 228 229 230 232 234 234 235 238 238 239 240 241 243 244 245 248 249 250 251 252 254 255 255 257 Sage 200 Gadget Details offene Posten 257 Etikette für den Sage 200 Handbuch-Ordner 258 Seite 7 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 4 Integrationsübersicht der Sage 200 Software Die schematisierte Gesamtintegration im Überblick zeigt die Einbindung der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung. Auftrag Finanz Verkauf Einkauf Warenwirtschaft Services Webapplikationen Finanzbuchhaltung Kostenrechnung Debitoren/ Kreditoren Anlagenbuchaltung CRM SQLServerDatenbank ADMIN Sage 200 API ODBC/Stored Procedures (ActiveX) Personal Heim Lohnbuchhaltung Personalinformationssystem (PIS) Personaldokumenten management (PDM) Heimverwaltung Pflegedokumentation Connect Indiv. Reporting (Crystal Reports, Access, Excel usw.) Treuhand Simultan Dialog/ Business Drittapplikationen Version 2014 Seite 8 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 5 Funktionenübersicht der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung Siehe Handbuch Finanzbuchhaltung, Registerkarte Kreditoren Für alle Funktionen und Registerkarten: Funktionenübersicht von Sage 200 Finanz Hinweis: Verschiedene Menupunkte und Aktionen können mit Tastenfunktionen aufgerufen werden (Handbuch Finanzbuchhaltung, Kurztasten). Version 2014 Seite 9 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 6 Leistungsmerkmale der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung Leistungsfähige modernste Technologie gepaart mit praxisorientierter Funktionalität und erprobt in Betrieben mit umfangreichen und kleinen Buchhaltungen und Datenmengen. In diesem Kapitel finden Sie die Leistungsmerkmale der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung: Version 2014 Seite 10 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 6.1 Leistungskatalog Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Allgemeines Stammdaten / Allgemein Stammdaten / Kreditorenstamm Bearbeiten von Kreditoren-Belegen Bearbeiten von Kreditoren-Zahlungen Auswertungen Extras Version 2014 Seite 11 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 6.1.1 Allgemeines Mehrsprachfähigkeit Mandantenfähigkeit Jederzeit aktuelle Saldi Version 2014 Seite 12 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 6.1.2 Stammdaten / Allgemein Zentraler Adressstamm Währungsstamm mit Basiswährung und allen Fremdwährungen (ISO Bezeichnungen) Kursstamm mit den Umrechnungskursen für jede Währung, unbeschränkten Buchungsarten und Gültigkeitsdatum Steuerstamm Zahlungskonditionen mit mehreren Stufen und Toleranzangaben Toleranzenstamm Sachbearbeiter Verkäufer / Einkäufer Zahlungsverbindungen zur Steuerung der Zahlungen Abteilungsstamm Version 2014 Seite 13 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 6.1.3 Stammdaten / Kreditorenstamm Arbeitsfläche für Allgemeine Informationen, Erweiterte Informationen, Individuelle Informationen, Individuelle Zusätze Zugriff zum zentralen Adressstamm Direkter Export der Adresse in die MS-Office-Produkte Direkter Zugriff auf Twix-Tel Drilldown-Funktion mit dem Explorer Detaillierte Auskunft über Bewegungsdaten Detaillierte Auskunft über die Buchungen der Finanz- und Kostenrechnung Direkte Auskunft der Offenen-Posten- und Bewegungsliste Direkte Auskunft der Zahlungsübersicht pro Kreditor Online-Auskunft über den aktuellen Umsatz eines Kreditors Zugriff auf zentrale Zahlungsverbindungen (des Kreditors, eigene Zahlstelle) Als Erfassungshilfe stehen Postleitzahlen- und Clearing/BLZ-Verzeichnis zur Verfügung Einzelner Kreditor für die Zahlung sperren Erfassen von zusätzlichen Bestell- und Zahladressen Zwölf numerische, zwölf alphanumerische, sechs Datumfelder und 6 Comboboxen zur freien Verfügung. Zusätzlich bis 255 benutzerdefinierte Felder definierbar. Feldbeschriftungen sind vom Anwender frei definierbar Möglichkeit, die Bonität von Adressen durch Internetzugriff auf die Bonitäts-Bewertung der Wirtschaftsauskunftei Deltavista zu überprüfen. Version 2014 Seite 14 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 6.1.4 Bearbeiten von Kreditoren-Belegen Suchen nach Namen, Nummer, Belegnummer Manuelle Belege in Grund- und Fremdwährung Jedem Kreditor ist eine entsprechende Basis- oder Fremdwährung zugeordnet Kreditorenbelege können vorerfasst werden (ohne Kontierungs-Angaben) Kreditorenbelege können wahlweise Brutto oder Netto erfasst werden Automatisches Einlesen von Einzahlungsscheinen mit Belegleser Automatische und zeitgleiche Nachführung der Buchungen in der Finanzbuchhaltung Kein Verbuchungslauf aus den Nebenbüchern Saldi sind jederzeit aktuell nachgeführt Externe und interne Belegnummer Belegnummer automatisch oder manuell erhöhen Rechnungsbetrag kann auf verschiedene Erlöskonti und KST/KTR verteilt werden Mehrere Sammelkonti Mehrwertsteuer-Buchung mit Änderung des Steuerbetrages Kostenverteilung nach Kostenstelle, Kostenträger Kostenverteilung nach Kostenstelle und Kostenträger gleichzeitig Abfragen von aktuellen Saldo-Informationen für einen Kreditor Mit der Explorer-Funktion anzeigen von Hauptbuch/Kostenstellen Buchungen Verschieden Texte für Beleg und Buchung Mit Doppelklick können die einzelnen Tabellen-Spalten sortiert werden Drilldown-Funktion mit der Explorer-Funktion Detaillierte Auskunft über Bewegungsdaten Detaillierte Auskunft über die Buchungen der Finanz- und Betriebshaltung Verrechnung von Belegen innerhalb eines Kreditors Erfassen und Mutieren von Belegnotizen Möglichkeit, Warnungen einzurichten, falls die Bonität der Adresse nicht gut ist. Version 2014 Seite 15 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 6.1.5 Bearbeiten von Kreditoren-Zahlungen Zahlungen in Grund- und Fremdwährung Es können mehrere Zahlungsläufe verwaltet werden Die Zahlungsläufe werden erst nach der Rückmeldung von der Bank/Post definitiv in die Finanzbuchhaltung übertragen Alle erfassten Zahlstellen werden in einer Tabelle mit Kontoinformationen angezeigt Anzeigen der Totale aller Netto-Beträge und die Anzahl selektierter Zahlungen Automatischer Vorschlag der fälligen Zahlungen Einzelne Belege können für den Zahllauf gesperrt werden Es kann direkt auf den Belegkopf des Kreditorenbeleges verzweigt werden Online-Auskunft über Kreditoren-Informationen Verschiedene Zahlungsverfahren wie: Vergütungsauftrag, DTA, EZAG, ISO-Zahlungen und Check Teilzahlungen von Kreditorenbelegen Cash-Management Die erfolgten Zahlungsläufe können nach der Belastungsanzeige der Bank/Post bearbeitet und definitiv verbucht werden Mit der Funktion Massenkontierung werden vorerfasste Belege schnell und effizient kontiert Version 2014 Seite 16 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 6.1.6 Auswertungen Verfallliste mit verschiedenen Selektions- und Sortierungskriterien Offene Postenliste mit verschiedenen Selektions- und Sortierungskriterien Saldoliste, sortiert nach Kreditoren-Nummer / Name Bewegungsliste mit separater Darstellung bei verrechneten Belegen Umsatzliste, sortiert nach Kreditoren-Nummer / Name Visumskontrolle für vorerfasste Kreditorenbelegen Jede Auswertung als Vorschau am Bildschirm anzeigen Auswertungen im Hoch- oder Querformat Mehrere Auswertungen gleichzeitig darstellen Auswertung aller Kreditoren-Stammdaten Version 2014 Seite 17 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 6.1.7 Extras Elektronischer Zahlungsverkehr wie: DTA / EZAG DTA / SAD – Testdatenträger erstellen Version 2014 Seite 18 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 7 Einführung in die Sage 200 Kreditorenbuchhaltung In diesem Kapitel finden Sie hilfreiche Informationen für den erstmaligen Arbeitsbeginn mit der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung. Sie erfahren darin wichtige grundlegende Sachverhalte für das Vorbereiten, Einrichten und Bedienen der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung. Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Einleitung Voraussetzungen für das Arbeiten mit der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung Überlegungen vor den ersten Schritten Grundsätze der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung Version 2014 Seite 19 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 7.1 Einleitung Die Sage 200 Kreditorenbuchhaltung ist ein Hilfsbuch der Sage 200 Finanzbuchhaltung und ist vollumfänglich mit allen anderen Teilen der Anwendung verbunden. Siehe auch: Integrationsübersicht der Sage 200 Software Funktionenübersicht der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung Version 2014 Seite 20 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 7.2 Voraussetzungen für das Arbeiten mit der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung Kenntnisse in der Bedienung von Microsoft-Windows 1. Kenntnisse über den grundsätzlichen Aufbau und die Bedienung der Sage 200 Software Nutzen Sie dazu das Handbuch „Einführung in die Sage 200 Software“. Installierter Sage 200/Client und installierte Sage 200/Datenbank auf einem MS-SQL-Server Nutzen sie dazu das Handbuch „Installation“. Zugriffsrechte auf die eingerichtete Sage 200/Datenbank. Fragen Sie dazu Ihren Systemadministrator. Zugriffsrechte auf einen eingerichteten Sage 200 Mandanten Sie benötigen mindestens das Zugriffsrecht auf den Basismandanten „Demo AG“ Fragen Sie dazu Ihren Systemadministrator. Zugriffsrechte auf die Sage 200/Buchungsbereiche (Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren, etc) Fragen Sie dazu Ihren Systemadministrator. Kenntnisse über die ordnungsgemässe Buchführung Die Sage 200 Finanzbuchhaltung muss eingerichtet sein Nutzen Sie dazu das Handbuch Sage 200 Finanzbuchhaltung. Version 2014 Seite 21 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 7.3 Überlegungen vor den ersten Schritten Bevor Sie an das Einrichten einer Buchhaltung gehen, sind folgende grundlegenden Überlegungen von Vorteil: 1. Welche Bücher wollen Sie in Ihrer Buchhaltung führen? Finanz-, Debitoren-, Kreditoren-, Kontokorrent-, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Schattenbuchhaltungen mit Buchungskreisen (IAS, FER etc.) 2. Zu welchem Zeitpunkt sollen die einzelnen Bücher eröffnet werden Geschäftjahresbeginn unterjährig / etappenweise 3. Wie wollen Sie Ihre Buchhaltung Eröffnen? Bilanzvorträge OP-Vorträge Anlagen-Bestandesvorträge / Historische Abschreibungen/Bewegungen Projekt-Vorträge Planwerte (Budget) Vorperiodenumsätze / -Budgets 4. Datenübernahme aus abzulösenden Systemen 5. Schnittstellen von/in vorgelagerte Systeme 6. Schnittstellen von/in nachgelagerte Systeme 7. Erste produktive Abschluss-Termine 8. Soll Kreditoren-Vorerfassung möglich sein? 9. Mit welcher Methode werden Skonti berechnet? ( Brutto- oder Netto-Methode ) Hinweis Unsicherheit in der Vorgehensweise Falls Sie Unsicherheiten in der Vorgehensweise haben, empfehlen wir einen versierten Sage 200 Berater der Sage Schweiz AG oder einer Partnerfirma für die Einführung beizuziehen. Er kann Ihnen entscheidende Hinweise für die zielgerichtete Vorgehensweise geben und Sie bei Bedarf auch unterstützen. Version 2014 Seite 22 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 7.4 Grundsätze der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung Diese Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Datenhaltung Stammdaten Belegerfassung Vorerfassung Brutto- oder Netto-Methode Zahlungen Auswertungen / Berichtswesen Schnittstellen Version 2014 Seite 23 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 7.4.1 Datenhaltung Die Bewegungsdaten können in unbeschränkter Anzahl Geschäftsjahren im System gehalten werden. Der Benutzer entscheidet selbständig, zu welchem Zeitpunkt Buchungen als definitiv gekennzeichnet werden: z.B. vor einer Mehrwertsteuer-Quartals-Abrechnung oder vor einem Jahresabschluss. Die Nebenbücher sind im Hauptbuch voll integriert. Es gibt keine Verbuchungsläufe zwischen den Nebenbüchern und dem Hauptbuch. Alle Buchungen sind sofort online auf den Fibu- und KORE-Konten verfügbar. Der Anwender hat jederzeit den aktuellen Stand der Konti in sämtlichen Abfragen und Auswertungen. Für Aspekte der Finanzbuchhaltung benutzen Sie das Handbuch Finanzbuchhaltung. Version 2014 Seite 24 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 7.4.2 Stammdaten Sage 200 Finanz benutzt viele Stammdaten der einzelnen Bereiche gemeinsam. Damit kann unnötige Daten-Redundanz vermieden und eine vollumfängliche Integration erreichet werden. Siehe auch Übersicht Abhängigkeiten der zentralen Stammdaten Bereichsübergreifende Stammdaten, die auch im Hilfsbuch Kreditoren verwendet werden: Ihre Beschreibung finden Sie im Handbuch Finanzbuchhaltung, Kapitel Stammdaten bewirtschaften Kontenpläne der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung Kurse und Währungen Steuersätze Mehrwertsteuer Adressstamm: Dieser enthält alle Adressen aus sämtlichen Bereichen. Siehe auch Übersicht Adressen (Debi, Kredi, Auftrag, Personal) Übersicht gemeinsame Adressdaten der Personenkonten Kontakte (nur bei Bedarf) Zahlungskonditionen Eigene Zahlungsverbindungen Sachbearbeiter (nur bei Bedarf) Verkäufer/Einkäufer (nur bei Bedarf) Abteilungen (nur bei Bedarf) Comboboxen für Individuelle Zusätze Version 2014 Seite 25 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 7.4.3 Belegerfassung Manuelle Belegerfassung: In der Kreditorenbuchhaltung werden Belege (Rechnungen, Gutschriften) in Grund- und Fremdwährungen erfasst. Im weiteren erfolgen für diese manuelle Buchungen die Verteilung für die Steuerabrechnung, der Primärkosten auf die Kostenstellen und Kostenträger sowie in die Projektabrechnung. Belegerfassung mit dem Belegleser: Kreditoren-Belege können auch automatisch eingelesen werden, einschliesslich der ESR-Refenzzeile. Unvollständig eingelesene Belege lassen sich manuell ergänzen. Alle Buchungen aus den Nebenbüchern Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung werden automatisch und zeitgleich nachgeführt. Eine zusätzliche Übertragung aus den Nebenbüchern entfällt, da alle Saldi auch in der Finanzbuchhaltung bei jeder Buchung aus den Nebenbüchern sofort aktualisiert werden. Es ist auch möglich den Debi- und Kredi-Zahlungsverkehr und Anlagenzugänge direkt aus dem Hauptbuch in die Hilfsbücher zu buchen.(Kreditoren-Direktverbuchung und Bankerfassung) Version 2014 Seite 26 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 7.4.4 Vorerfassung Alle Kreditorenbelege können auf Wunsch vorerfasst werden. Diese Erfassungsart bietet den Vorteil, dass alle eingehenden Belege rasch und noch ohne Kontierung erfasst werden können, allenfalls auch elektronisch. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Kreditorenrechnungen einmal erfasst sind, auch wenn sie zur Freigabe im Betrieb zirkulieren. Die vorerfassten Belege werden auf ein transitorisches Vorerfassungs-Konto, welches für jeden Kreditor im Stamm vorgegeben werden kann, in der Finanzbuchhaltung gebucht. Nach der Freigabe des Beleges durch den Verantwortlichen kann die Kontierung und die Freigabe für die Zahlung erfolgen. Für die Kontierung kann jeder Beleg einzeln bearbeitet oder mit der Kreditoren-Massenkontierung rasch und effizient kontiert und zur Weiterverarbeitung freigegeben werden. Die Vorerfassung bietet den grossen Vorteil, dass im Umlauf befindliche Belege nicht verloren gehen oder bei einem Sachbearbeiter liegen bleiben. Es besteht eine Kontrollliste, um „liegengebliebene" Belege aufzufinden: Visumskontrolle Die Belege können auch bereits bei der Erfassung kontiert und zur Zahlung freigegeben werden, sofern die entsprechenden Informationen zu diesem Zeitpunkt vorliegen. Version 2014 Seite 27 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 7.4.5 Brutto- oder Netto-Methode Für die Erfassung der Kreditoren-Belege stehen zwei Methoden zur Verfügung. Netto-Methode: Die Verbuchung des Beleges in Sage 200 Finanz erfolgt nach erfolgtem Abzug des Skontobetrages aufgrund der zugeordneten Zahlungskonditionen. Bei der Belegerfassung wird der Rechnungsbetrag im Feld Brutto eingetragen. Sage 200 berechnet aufgrund der Zahlungskonditionen sowohl Skonto- wie Nettobetrag. Der Nettobetrag wird im Feld “Restbetrag” eingesetzt und so netto bzw. skontobereinigt auf dem angegebenen Sachkonto verbucht. Für den Skontobetrag erfolgt weder bei der Rechnung noch bei der späteren Zahlung eine Buchung auf Sachkonten! Im Zahllauf des Beleges erfolgt keine Skontoberechnung mehr, da der Skonto bereits bei der Erfassung des Beleges abgezogen wurde. Brutto-Methode: Bei der Belegerfassung wird der Bruttorechnungsbetrag ohne Abzug von Skonto erfasst. Bei der späteren Zahlung des Beleges wird entsprechend der Zahlungskonditionen der Skontoabzug vorgeschlagen. Die Einstellung der Erfassungsmethode erfolgt pro Mandant mit Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5: Option: Kreditoren Bruttoverbuchung aktivieren Hinweis: Vor der Erfassung des ersten Beleges muss entschieden werden, ob mit der Netto- oder der Brutto-Methode gearbeitet werden soll. Eine nachträgliche Umstellung führt zu Fehlern bei der Skontoberechnung Version 2014 Seite 28 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 7.4.6 Zahlungen Kreditoren-Zahlungen lassen sich auf verschiedene Art ausführen: Variante Zahllauf: In einem Zahllauf werden die zu zahlenden Belege verschiedener Kreditoren ausgewählt. Auch Teilzahlungen sind möglich. Ein Zahllauf kann verschiedene eigene Zahlungskonti und verschiedene Zahlungswege umfassen. Im Zahllauf werden alle Zahlungs-Dokumente gedruckt und die Dateien für elektronische Zahlungsverfahren erstellt. Zahlungsläufe werden erst nach der Rückmeldung von der Bank oder Post definitiv in die Finanzbuchhaltung übertragen. Dadurch wird sichergestellt, dass zurückgewiesene Zahlungen nachbearbeitet werden können und das Zahlkonto in der Finanzbuchhaltung nur mit dem effektiven Zahlungsbetrag belastet wird. Zahlungen bearbeiten/verbuchen/löschen Variante Bankerfassung Bei der vereinfachten Variante Bankerfassung sind Zahllauf und Verbuchung nicht getrennt: Ein Bank- oder Post-Beleg wird erfasst und die damit bezahlten Belege direkt ausgewählt und als bezahlt verbucht. Es werden keine Zahlungsdokumente erstellt. Variante Direktverbuchung Bei dieser Variante für einfache Fälle sind Zahllauf und Verbuchung nicht getrennt: Die Zahlung wird als Hauptbuch-Buchung auf ein Kreditoren-Sammelkonto erfasst und die damit bezahlten Belege direkt ausgewählt und als bezahlt verbucht. Es werden keine Zahlungsdokumente oder elektronischen Zahlungsdateien erstellt. (siehe unter Zahlung mittels Direktverbuchung) Version 2014 Seite 29 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 7.4.7 Auswertungen / Berichtswesen Das Modul Sage 200-Finanz umfasst eine grosse Anzahl vorgefertigter Berichte. Beim Aufrufen von Berichten sind zahlreiche Selektionskriterien und verschiedene Optionen wählbar. Mittels Selektions- und Gestaltungsoptionen können Standard-Auswertungsvarianten erzielt werden. Häufig zu kombinierende Selektions- und Gestaltungsoptionen können als frei bezeichenbare Standard-Selektionen pro Benutzer abgelegt werden. Um weitere Auswertungsvarianten zu erzielen, steht es dem Anwender natürlich frei, mit dem Reportdesigner-Tool von Crystal-Reports die im Standardumfang gelieferte Berichte nach Belieben anzupassen oder vollumfassend neue Berichte zu erstellen. Die Ausgaben können direkt auf den Drucker oder zuerst in einer Vorschau am Bildschirm ausgegeben werden und dann in gängige Dateiformate wie EXCEL, Word, etc. exportiert werden. In der Vorschau können verschiedene Zoomgrössen dargestellt werden. Die vom Anwender eingestellte Zoomgrösse wird registriert und beim wiederholten Aufruf in der gewählten Grösse wieder dargestellt. Mehrer Reports können nebeneinander, überlappend oder untereinander ausgeführt werden. Hinweis Exportieren in Microsoft Word Tipp: Falls beim Export eines Berichtes in eine DOC-Datei (Word für Windows-Dokument) nicht wunschgemäss formatiert wurde, empfiehlt es sich den Export in eine RTF-Datei (Rich Text Format-Dokument) zu versuchen. Der Export in eine RTF-Datei ist qualitativ oft besser als der Export in eine DOC-Datei. Das RTF-Format wird von allen Microsoft Word-Versionen und auch von vielen anderen Textverarbeitungsprogrammen unterstützt. Version 2014 Seite 30 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 7.4.8 Währungen Sage 200 Finanz ist Multiwährungstauglich. Eine Buchhaltung kann in Basiswährung und EURO als Parallelwährung geführt werden. Die Parallelwährung Euro ist derzeit in beschränktem Mass auswertbar. Entsprechende Informationen finden Sie im Handbuch " Finanzbuchhaltung" Währungen und Kurse. 7.4.8.1 Multi-Currency-Kreditoren Ein Kreditor kann in verschiedenen Währungen geführt werden. Derselbe Kreditor (gleich Nummer und gleiche Adresse) wird dabei in mehreren Währungen geführt (vgl. Ablauf MulticurrencyKreditoren ) Version 2014 Seite 31 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 7.4.9 Mehrwertsteuer Die vom Fiskus vorgegebenen Systeme Vereinbart, Vereinnahmt und Pauschal können je Mandant beim Anlegen eines neuen Mandanten bestimmt werden. Mit frei definierbaren Abrechnungsgruppen werden selektive Abrechnungen separat angemeldeter Geschäftsbereiche oder Abrechnung mit anderen Ländern ermöglicht. Sämtliche steuerpflichtige Buchungen werden zentral in Sage 200-Finanz in der Finanzbuchhaltung in einem Arbeitsgang journalisiert und abgerechnet. Die Abrechnung der Steuer und dessen Verbuchung wird über die Stammdaten/Steuersätze und Stammdaten/ Steuer-Abrechnungsgruppen definiert. Je nach Abrechnungsvielfalt müssen verschiedenartige Steuersätze (Steuercode) und Steuer-Abrechnungsgruppen eingerichtet werden. Die Anzahl der Steuersätze ist unbeschränkt. Die Steuersätze sind unter einem beliebigen Code auf der Zeitachse erfassbar. Somit ist eine Satzerhöhung ohne Probleme durch den Benutzer zu bewältigen. Die Bezeichnung der Steuer ist durch den Anwender frei wählbar. Jeder Steuersatz wird dem Typ Vorsteuer, Mehrwertsteuer oder Pauschal und der Umsatzart Brutto oder Netto zugeordnet. Bei der Bruttomethode ist der Steuerbetrag im Buchungsbetrag inbegriffen; bei der Nettomethode wird der Steuerbetrag dem Buchungsbetrag zugerechnet. (Siehe MWST-Dialog). Die Steuerpflicht einer Buchung wird durch die Zuordnung eines Steuercodes zu einem Fibukonto bestimmt. Bei der Belegerfassung erfolgt automatisch ein MWST-Dialog. Dabei kann der vorgeschlagene Steuersatz auch übersteuert werden. Die Buchungen mit Steuerpflicht werden nach dem Nettoprinzip ohne Steuer auf die Umsatzkonten verbucht. Der Steuerbetrag wird direkt auf dem MWST-Stamm zugeordneten MistAbrechnungskonto verbucht. Die Steuerverpflichtungen sind somit jederzeit aktuell in der Bilanz ausgewiesen. Die Mehrwertsteuerabrechnung kann in freien periodischen Schritten erfolgen. Ausführliche Informationen zum Thema Mehrwertsteuer finden Sie im Handbuch "Finanzbuchhaltung", Kapitel Steuersätze Version 2014 Seite 32 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 7.4.10 Schnittstellen Frontendanwendungen (Auftrag, Lohn, PPS, etc.) können fast nahtlos in Sage 200-Finanz integriert werden. Für die externe Online-Verwaltung von Stamm- und Bewegungsdaten stehen eine Vielzahl von API-Funktionen (ActiveX) zur Verfügung. Über API (ActiveX) können die meisten Stamm- und Bewegungsdaten direkt und einzeln aus externen Programmen bearbeitet werden, sodass externe Programme wie die eigenen Sage 200-Module im Sage 200-Finanz integriert werden können. Zum Beispiel sind Debitoren-, Kreditoren-Rechnungen, sowie Hauptbuchbuchungen von vorgelagerten Auftragsbearbeitungen und KORE-Leistungswerte von PPS-Systemen über die Schnittstellen verarbeitbar. Selbstverständlich kann die Integration auch über herkömmliche Batch-Technik über ASCIIDateien mittels Ascii-Schnittstellen Sage 200 Connect oder selber erstellten BatchProgrammen, welche die Online-Schnittstellen API (ActiveX) aufrufen, erfolgen. Ausführliche Informationen finden Sie in den entsprechenden Spezial-Handbüchern. Version 2014 Seite 33 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8 Arbeitsprozesse der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung In diesem Kapitel finden Sie ausführliche und detaillierte Informationen für die produktive Nutzung der Kreditorenbuchhaltung. Das Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Konfiguration / Organisation Stammdaten bewirtschaften Belegerfassung E-Rechnungen einlesen Kreditoren-Vorerfassung Bonitätsmanagement Zahlungen Bankerfassung Kreditoren-Direktverbuchung Kreditoren-Explorer (KIS) Auswertungen / Berichtswesen Hilfe: Siehe Handbuch Anwendungseinführung, Kapitel Hilfe Für die Funktionsübersicht (Multifunkionsleiste): Funktionenübersicht von Sage 200 Finanz Für die Lizenz-Option Kontokorrent: Siehe Sage 200 - Kontokorrenthilfsbuch (Handbuch Kontokorrentbuchhaltung). Version 2014 Seite 34 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.1 Konfiguration / Organisation Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Einstellungen Direktaufruf von Worddokumenten Folgende Kapitel siehe Handbuch Debitorenbuchhaltung: Euro-Umstellungen Datenschutz (Zugriffsrechte) Datensicherung Saldoreorganisation Version 2014 Seite 35 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.1.1 Einstellungen Sage 200-Schaltfläche, Einstellungen (unten) Die Einstellungen sind spätestens vor der ersten Bearbeitung in der Anwendung Kreditoren eines Mandanten festzulegen. Folgende Register sind für den Betrieb der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung massgebend: Register Debitoren/Kreditoren 1/5 Register Debitoren/Kreditoren 2/5 Register Debitoren/Kreditoren 5/5 Register Bonität (nur bei eingerichtetem Bonitätsmanagement): Siehe Handbuch Debitorenbuchhaltung, Einstellungen für das Bonitätsmanagement Register Sprache: Siehe Handbuch Admin, Einstellungen Sprache Register Einstellungen: Siehe Handbuch Admin, Einstellungen 1/n, Einstellungen 2/n, Einstellungen 3/n Sperren von neuen Adress-/Debitoren-/Kreditoren-Nummern: Siehe Handbuch Finanzbuchhaltung, Register Finanz/Auftrag Register ODBC-Einstellungen: Siehe Handbuch Admin, ODBC Einstellungen Register Farb-Einstellungen: Siehe Handbuch Admin, Farbeinstellungen Hinweis: Die weiteren Register der Einstellungen sind in den jeweiligen Handbüchern dokumentiert, z.B. Kostenrechnung, Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung. In den Einstellungen sind grundsätzliche Systemeinstellungen festzulegen. Diese Einstellungen sind nach Themenkreisen in Registern gegliedert. Diese Einstellungen können nur von einem Benutzer des Typs Hauptbuchhalter verändert werden. Hinweise: Es ist wichtig, dass man sich über die Konsequenzen im Klaren ist. Einige Einstellungen sind grundsätzlicher Natur und sollten einmalig eingestellt und im laufenden Betrieb nicht mehr verändert werden. Erstmaliges Speichern der Einstellungen Für das erstmalige Speichern der Einstellungen sind die Eingaben in gewissen Feldern in Combobox-Format zwingend. Es handelt sich dabei um Konto- und Mwst-Code-Angaben. Die zur Verfügung stehenden Combobox-Einträge werden aus den jeweiligen Stammdaten generiert. Die Kontoeröffnung und die Mehrwertsteuercodes sind im Handbuch Finanzbuchhaltung dokumentiert. Version 2014 Seite 36 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.1.1.1 Register Debitoren/Kreditoren 1/5 Sage 200-Schaltfläche, Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5 Die in diesem Register aufgeführten Einstellungen haben folgende Bedeutung: Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 1 Feldbezeichnung Bedeutung Belegnummern/Bezeichnung Hier werden die Start-Nummern der Belegnummernkreise (intern) für Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen eingegeben. Für die nächste zu vergebende Belegnummer wird der Wert 1 dazu addiert, bzw. die zuletzt verwendete Beleg-Nummer angezeigt. In den Feldern Rechnungstext / Gutschriftstext können individuelle Standardtexte eingegeben werden, welche bei der Belegerfassung jeweils in das Textfeld (Buchungstext) für die Debitoren- und Finanzbuchhaltung übernommen werden (übersteuerbar). Adressnummer automatisch erhöhen Bei Erfassung von neuen Adressen (nicht Debitor oder Kreditor) kann gewählt werden, ob die Adressnummer vorgeschlagen wird (automatische Nummerierung) oder die Nummer bei der Erfassung der Adresse manuell vergeben werden soll. Kreditoren-GutschriftsNummernkreis = RechnungsNummernkreis Die Belegnummer für eine Gutschrift wird aus dem Rechnungsnummernkreis genommen. Der Gutschriftsnummernkreis wird nicht verwendet. Doppelte DebitorenKreditorenadressen überprüfen Wird ein neuer Kreditor erfasst und die Adresse mit der Lupe im Adress-Stamm gesucht, erfolgt eine Warnung, falls die ausgewählte Adresse bereits ein Kreditor ist. Analog für Debitoren. Belegnummer Debitoren bzw. Kreditoren automatisch erhöhen Diese Checkbox muss aktiviert werden, wenn bei der Belegerfassung eine automatische Belegnummerierung (interne Belegnummer) gewünscht wird. Version 2014 Seite 37 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 1 Feldbezeichnung Bedeutung Doppelte externe Belegnummern Kreditoren Nicht prüfen Warnung Nicht zulassen Es findet keine Prüfung statt Es wird ein Warnfenster angezeigt Es kann keine doppelte externe Belegnummer erfasst werden Die externe Belegnummer kann bei der Belegerfassung überprüft werden. Es kann eine Warnung ausgegeben werden oder das Speichern des Beleges verhindert werden. Über die Einstellung „Belegnummer überprüfen pro Geschäftsjahr und/oder Kreditor“ auf diesem Fenster kann eingestellt werden, ob die externe Belegnummer bei der Belegerfassung pro Geschäftsjahr und/oder pro Kreditor überprüft werden soll. Doppelte interne Belegnummern Kreditoren Nicht prüfen Warnung Nicht zulassen Es findet keine Prüfung statt Es wird ein Warnfenster angezeigt Es kann keine doppelte interne Belegnummer erfasst werden Die interne Belegnummer kann bei der Belegerfassung überprüft werden. Es kann eine Warnung ausgegeben werden oder das Speichern des Beleges verhindert werden. Über die Einstellung „Belegnummer überprüfen pro Geschäftsjahr und/oder Kreditor“ auf diesem Fenster kann eingestellt werden, ob die interne Belegnummer bei der Belegerfassung pro Geschäftsjahr und/oder pro Kreditor überprüft werden soll. Version 2014 Seite 38 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 1 Feldbezeichnung Bedeutung Belegnummer überprüfen pro Geschäftsjahr und/oder pro Kreditor Geschäftsjahr Nur das gegenwärtige Geschäftsjahr wird bei der Überprüfung berücksichtigt. Geschäftsjahr Es werden alle Geschäftsjahre des gegenwärtigen Mandanten bei der Überprüfung berücksichtig. Kreditor Nur der gegenwärtige Kreditor wird bei der Überprüfung berücksichtigt. Kreditor Es werden alle Kreditoren bei der Überprüfung berücksichtigt. Selektionsmöglichkeiten und deren Bedeutung Geschäftsjahr Kreditor Bemerkung Es können keine doppelten Belegnummern im gegenwärtigen Geschäftsjahr erfasst werden. Es können keine doppelten Belegnummern innerhalb des gegenwärtigen Kreditors über das gegenwärtige Geschäftsjahr hinweg gesehen, erfasst werden. Stärkste Einschränkung. Es können keine doppelten Belegnummer über alle Kreditoren sowie über alle Geschäftsjahre hinweg gesehen, erfasst werden. Es können keine doppelten Belegnummern innerhalb des gegenwärtigen Kreditors über alle Geschäftsjahre hinweg gesehen, erfasst werden. MWST Version 2014 Hier müssen spezielle Einstellungen im Zusammenhang mit Abrechnung nach vereinbartem Entgelt und z.B. Ausland-Debitoren gemacht werden. Seite 39 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 1 Feldbezeichnung Bedeutung Konto transitorische MWST-Buchungen Bei Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten wird für Vorauszahlungen eine transitorische auf das hier angegebene Konto gebucht, welche bei der Verrechnung automatisch zurückgebucht wird Vorschlag Steuersatz Ausland-Debitoren Für Debitoren, welche einen anderen Ländercode als denjenigen des Mandanten aufweisen, wird dieser Steuersatz verwendet Hinweis Bei fixierten Steuersätzen wird auch bei Auslandzahlungen der fixierte Steuersatz verwendet und nicht der selektierte Steuersatz aus den Einstellungen. Vorschlag Steuersatz Ausland-Kreditoren Für Kreditoren, welche einen anderen Ländercode als denjenigen des Mandanten aufweisen, wird dieser Steuersatz verwendet. Hinweis Bei fixierten Steuersätzen wird auch bei Auslandzahlungen der fixierte Steuersatz verwendet und nicht der selektierte Steuersatz aus den Einstellungen. Ablaufsteuerung Mit diesen Einstellungen können Spezialfunktionen innerhalb der einzelnen Applikationen von Sage 200 Finanz aktiviert / deaktiviert oder gesteuert werden. Debitoren Skontorückvergütung aktivieren Die Skontorückvergütung ist die konsequente Übernahme des Nettogedankens der Kreditorenseite auf die Debitorenseite. Wenn eingeschaltet, werden Skonti nicht bei der Zahlung jeder Rechnung direkt abgezogen, sondern Ende Jahr als eine Sammel-Gutschrift vergütet. Siehe auch Debitorenbuchhaltung/Ansicht/Skontorückvergütung zur Ermittlung des aufgelaufenen Skonto-Betrages. Version 2014 Seite 40 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 1 Feldbezeichnung Bedeutung Kreditoren Bruttoverbuchung aktivieren Diese Checkbox muss aktiviert werden, wenn Belege bei der Belegerfassung ohne Skontoabzug erfasst und der Skonto erst bei der Zahlung berechnet und verbucht werden soll (siehe Brutto- oder NettoMethode ). Hinweis: Vor der Erfassung des ersten Beleges sollte entschieden werden, ob mit der Netto- oder der Brutto-Methode gearbeitet werden soll. Eine nachträgliche Umstellung führt zu Fehlern bei der Skontoberechnung. Der Skontobetrag von bereits erfassten Belegen wird auch nach Umstellung immer noch nach der alten Methode berechnet. Erst durch erneutes Speichern von alten Belegen, wird auf die neue Skontoberechnungsmethode umgestellt. Kreditoren vorerfassen Ist diese Checkbox aktiviert, können Belege vorerfasst oder kontiert erfasst werden. (siehe Kreditoren-Vorerfassung) Ist sie nicht aktiviert, muss jeder Beleg bei der Erfassung kontiert werden. Kontokorrent aktivieren Dieser Schalter aktiviert die Möglichkeit, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung als sogenannte Kontokorrentbuchhaltung (gegenseitige Verrechnung offener Posten) zu führen. Derzeit nur mit einer besonderen Lizenz-Vereinbarung möglich. Entsprechender Bedarf bei [email protected] anmelden. IPI aktivieren (LizenzOption) Aktivieren der IPI-Option: IPI-Einzahlungsscheine können zusätzlich erfasst und verarbeitet werden. (manuell oder mit einem Belegleser: siehe Belegerfassungsmaske Feld STP und STP-Referenz). Eine entsprechende Programmlizenzoption ist Voraussetzung. Entsprechender Bedarf bei [email protected] anmelden. Hinweis: Einmal aktiviert, kann diese Option nicht mehr ausgeschaltet werden. Version 2014 Seite 41 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 1 Feldbezeichnung Bedeutung Zahlung vor Rechnung Erlaubt Warnung Nicht erlaubt Keine Aktion Ist das Rechungsdatum kleiner als das Belegdatum wird eine Warnung angezeigt, der Benutzer kann aber weiterarbeiten. Es kann kein Beleg mit Zahlungsdatum kleiner Rechnungsdatum erfasst werden. Hinweis: Offene Posten – Bericht Im Bericht Offene Posten können Zahlung vor Rechnungen einbezogen werden. Daraus resultieren längere Aufbereitungszeiten. Kredi-Verfalldatum bei Zuordnung von Rechnung nicht übernehmen Vorschlag Belegdatum Kredi Es kann das Vorschlagsdatum beim Erfassen eines Kreditorenbeleges definiert werden. Folgende Selektion kann gemacht werden: Verfalldatum von Rechnung Verfalldatum von Belegdatum Valuta Systemdatum Begin GJ Ende GJ Begin Periode gemäss Valuta Ende Periode gemäss Valuta Begin Periode gemäss Systemdatum Ende Periode gemäss Systemdatum 8.1.1.2 Register Debitoren/Kreditoren 2/5 Sage 200-Schaltfläche, Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5 Die in diesem Register aufgeführten Einstelllungen haben folgende Bedeutung: Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 2 Feldbezeichnung Bedeutung Texte Für verschiedene Buchungsvorgänge können hier die vorgeschlagenen Buchungstexte eingestellt werden. Version 2014 Seite 42 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 2 Feldbezeichnung Buchung Debitoren bzw. Buchung Kreditoren Bedeutung Durch Klick auf das Symbol kann aus verschiedenen Vorschlagskomponenten die Zusammensetzung des Buchungstextes des FIBU-Teils der Beleg-Buchung ausgewählt und frei kombiniert werden. Zum Löschen eines Text-Teils ist dieser zu markieren und mit der Delete-Taste zu löschen Skontoausbuchungen Dieser Text wird für automatische Skontoausbuchungen vom System verwendet. Vorauszahlungen Dieser Text wird für Vorauszahlungen vom System vorgeschlagen Debi-Zahlungen bzw. Kredi-Zahlungen Dieser Text wird als Buchungstext für Zahlungen vom System verwendet Kredi-Sammelzlg Dieser Text wird vom System für Sammel-Zahlungen in den Zahlungsdokumenten verwendet Verrechnungstext Dieser Text wird für Verrechnungen vom System vorgeschlagen Teilzahlungen Dieser Text wird für Teilzahlungen vom System vorgeschlagen Verbuchte Zahlungen Bemerkung beim Löschen von verbuchten Zahlungen Optional Warnung Zwingend Bemerkungstext kann optional erfasst werden Bei leerem Bemerkungstext erscheint eine Warnung Es muss zwingend ein Bemerkungstext erfasst werden LSV / Debit direct Mitteilungstext Es kann aus verschiedenen Vorschlagskomponenten die Zusammensetzung des Buchungstextes ausgewählt werden (siehe oben, "Buchung Debitoren bzw. Buchung Kreditoren"). Sammelzahlung Dieser Text wird vom System für Debitoren-Sammel-Zahlungen in LSV/Debit Direct-Zahlungsdokumenten verwendet Zahlungsvarianten Debitoren bzw. Kreditoren Aus verschiedenen Vorschlagskomponenten kann die Zusammensetzung des FIBU-Teils des Zahlungs-Buchungstextes ausgewählt werden. (siehe oben, "Buchung Debitoren bzw. Buchung Kreditoren"). Version 2014 Seite 43 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 2 Feldbezeichnung Bedeutung Verfallstufen Für die Darstellung der Verfalls-Struktur (Verfallliste) können bis zu 7 Verfallstufen eingegeben werden, wobei derzeit standardmässig die Verfallstufen 1-3 ausgewertet werden. Mit dem Symbol "Auge" können die Stufen 4 - 7 definiert werden. Elektronischer Zahlungsverkehr Mitteilungstext (Beleg) Mitteilungstext bei DTA / EZAG / ISO-Zahlungen und SAD der im elektronischen Datenfile mitgegeben werden kann. Eine Auswahl der Textelemente steht nach Klick auf das schwarze Dreieck zu Verfügung. Es kann auch ein fixer Text mit einem variablen Feld erfasst werden. Beispiel: Beleg-Nr: <Externe Belegnummer> <Externe Belegnummer> wird durch die externe Belegnummer des Beleges ersetzt. Kreditorenspezifische Texte können aus dem Kreditorenstamm, Register "Individuelle Informationen" übernommen werden: <Indiv. Text 1> bis <Indiv. Text 12>. Wenn Anzahl verdichtete Belege < Vergütungsanzeige ab Anzahl Belege vom Kreditorenstamm ist, werden die Mitteilungstexte der einzelnen Belege aneinander gehängt. Achtung: Ist der Text zu lang, so wird abgeschnitten. Wenn Anzahl verdichtete Belege >= Vergütungsanzeige ab Anzahl Belege vom Kreditorenstamm, wird der Text von den Einstellungen, Debitoren/Kreditoren 2/5Kredi-Sammelzlg. verwendet. Version 2014 Seite 44 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 2 Feldbezeichnung Bedeutung ISO-Zahlungsreferenz Auftraggeber-Referenz für ISO-Zahlungen, wird in der Regel bis zum Begünstigten weitergeleitet. Bei ESR-Zahlungen wird anstelle der Referenz die ESR-Nummer an den Auftraggeber weitergeleitet. (vgl. ISO-Zahlungen (SEPA) – Datenträgeraustausch (Bank)) . Durch Klick auf das Symbol kann aus verschiedenen Vorschlagskomponenten die Zusammensetzung des Textes ausgewählt und frei kombiniert werden. Achtung: Es muss immer ein Wert mitgegeben werden, die Zahlung wird sonst zurückgewiesen! Vorschlag Verzeichnis Das Verzeichnis wird beim Elektronischen Zahlungsverkehr vorgeschlagen (DTA, EZAG, ISO-Zahlungen, Debit direct, LSV und ESR). Falls kein Verzeichnis erfasst ist so wird das Verzeichnis Datenaustausch aus den Einstellungen, Register Einstellungen 1/3 vorgeschlagen. Das Verzeichnis kann verwendet werden um Finanz-Dateien aus dem Elektronischen Zahlungsverkehr zu separieren. Wird [MANDID] angehängt (c:\zahlungen\[MANDID]) so kopiert das Programm die Datei in das entsprechende Mandantenunterverzeichnis. Falls das Unterverzeichnis nicht existiert so wird es erstellt wenn der Benutzer die entsprechenden Rechte dazu besitzt. DTA/EZAG Der Dateiname bei DTA und EZAG kann parametrisiert werden. Es stehen folgende Parameter zur Auswahl: Dateiname Tagesdatum Benutzer Dateiname aus den Zahlungsverbindungen Tagesdatum im Format JJMMTT Angemeldeter Benutzer (test1) Beispiel: Fin<Dateiname>_vom_<Tagesdatum> Ergibt folgenden Vorschlag: Fin_DTALSV_vom_080301 Listen Version 2014 Seite 45 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 2 Feldbezeichnung Bedeutung Export / Adressexport Text Hier kann die Zusammensetzung der in die Zwischenablage exportierbaren Adresse festgelegt werden: Siehe Kreditorenstamm, Allgemeine Informationen, Schaltfläche [Export]). Im entsprechenden Dialog durch Klick auf das Symbol aus verschiedenen Vorschlagskomponenten die Zusammensetzung auswählen. Zum Löschen eines Text-Teils ist dieser zu markieren und mit der Delete-Taste zu löschen. Mitteilungstext (Beleg) Mitteilungstext bei DTA / EZAG und SAD der im elektronischen Datenfile mitgegeben werden kann. Es kann ein fixer Text mit einem variablen Feld erfasst werden. Beispiel: Beleg-Nr: <Externe Belegnummer> <Externe Belegnummer> wird durch die externe Belegnummer des Beleges ersetzt. Anzahl verdichtete Belege < Vergütungsanzeige ab Anzahl Belege vom Kreditorenstamm: Die Mitteilungstexte der einzelnen Belege werden aneinander gehängt. Achtung: Ist der Text zu lange so wird dieser abgeschnitten. Anzahl verdichtete Belege >= Vergütungsanzeige ab Anzahl Belege vom Kreditorenstamm: Es wird der Text von den Einstellungen, Debitoren/Kreditoren 2/5, Kredi-Sammelzlg. verwendet. 8.1.1.3 Register Debitoren/Kreditoren 5/5 Sage 200-Schaltfläche, Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 5/5 Die in diesem Register aufgeführten Einstellungen haben folgende Bedeutung: Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 5 Feldbezeichnung Bedeutung Auswertungen Version 2014 Seite 46 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Einstellungen/ Debitoren/Kreditoren 5 Feldbezeichnung Bedeutung Empfängeradresse Position der Empfängeradresse in den Auswertungen, die standardmässig eine Empfängeradresse enthalten: Links Rechts Absenderadresse Korrespondenz Position der Absenderadresse in den Auswertungen für die Korrespondenz mit dem Kreditor. Unterdrücken - die Absenderadresse wird nicht angezeigt Links Rechts ST-Zahlungen avisieren ST-Zahlungen werden mit einer Vergütungsanzeige avisiert. Achtung: ST-Belege in Sammelzahlungen werden immer avisiert. Absenderadresse DTA/EZAG/Vergütungs anzeige Mit der Schaltfläche (Lupe) kann eine Adresse aus dem Adressstamm als Absenderadresse für diese Zahlungsdokumente ausgewählt werden (anstelle der Mandanten-Adresse) Durch Klick auf das Symbol [Papierkorb] wird diese AbsenderadressZuordnung gelöscht und die Mandanten-Adresse verwendet. Absenderadresse Korrespondenz Mit der Schaltfläche (Lupe) kann eine Adresse aus dem Adressstamm als Absenderadresse ausgewählt werden (anstelle der Mandanten-Adresse) Durch Klick auf das Symbol [Papierkorb] wird diese AbsenderadressZuordnung gelöscht und die Mandanten-Adresse verwendet. Diese Einstellung betrifft folgende Auswertungen: - Kontoauszug - Vergütungsanzeige Absender Ort Version 2014 Absender im Kopf der Auswertung. Falls leer so wird der Ort aus der Absenderadresse verwendet. Seite 47 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.1.2 Direktaufruf von Worddokumenten Mittels Kontextmenu (rechte Maustaste) kann ein MS-Bord Dokument direkt aus Sage 200-Finanz aufgerufen werden. Dabei wird ein Datenset dem Dokument übergeben, welches für den WordSeriendruck verwendet werden kann. In den folgenden Funktionen kann der Direktaufruf vorgenommen werden: Adressstamm (Im Grid) Kreditorenstamm (Im Grid) Kreditoren-Belege Kreditoren-Zahlungen (Im Grid) Kreditoren-Zahlungen – [Teilzahlung] Kreditoren-Zahlungen – [Vorauszahlung] Für jede Funktion kann ein Sprachset von Vorlagen definiert werden. Ausser in den StammdatenFunktionen und im Kreditorenzahlen können auch Sprachabhängige Dokumentvorlagen erfasst werden. Beispiel: Gruppe: Kreditoren-Teilzahlungen Titel: Teilzahlungsdokument (D) Teilzahlungsdokument (F) Teilzahlungsdokument (I) Sprache: Deutsch (Schweiz) Sprache: Französisch (Schweiz) Sprache: Italienisch (Schweiz) Abhängig von der Sprache des Kreditors wird das entsprechende Dokument aufgerufen. Die weitere Beschreibung finden Sie im Handbuch Debitorenbuchhaltung unter Dot-Vorlagen Zuordnen einer Vorlage zu einer Funktion Dokument/Serienbrief mit Daten erstellen Eigene Dot-Vorlage erstellen Version 2014 Seite 48 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.2 Stammdaten bewirtschaften Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Übersicht Stammdaten Kreditorenstamm Hinweis: Die Beschreibung der Bewirtschaftung der nachstehenden allgemeinen Stammdaten finden Sie im Handbuch Finanzbuchhaltung, Kapitel Stammdaten bewirtschaften Dazu gehören: - Adressen - Währungen - Kurse - Steuersätze - Steuer-Abrechnungsgruppen - Zahlungskonditionen - Toleranzen - Sachbearbeiter - Verkäufer/Einkäufer - Zahlungsverbindungen - Abteilungen - Individuelle Zusätze - Periodendefinitionen - Aktivitäten - Mitbewerber Version 2014 Seite 49 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.2.1 Übersicht Stammdaten Vgl. auch Handbuch Debitorenbuchhaltung: Übersicht Adressen (Debi, Kredi, Auftrag, Personal) Übersicht gemeinsame Adressdaten der Personenkonten Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Übersicht Abhängigkeiten der zentralen Stammdaten 8.2.1.1.1 Übersicht Abhängigkeiten der zentralen Stammdaten Feld(er) im Debitorenbzw. Kreditorenstamm -------------------------------------------- Herkunft aus dem Stamm: ------------------------------------------ Währung Allg. Stammdaten, Währungen ist verbunden mit: Allg. Stammdaten, Kurse Adress-Daten Allg. Stammdaten, Adressen Mahnadresse, Lieferadresse, Bestelladresse Allg. Stammdaten, Adressen Verkäufer /Einkäufer Allg. Stammdaten, Verkäufer/Einkäufer ist abhängig von: Allg. Stammdaten, Adressen Sammel- / Erlös-/ Aufwand-Konto Reg.karte Hauptbuch, Stammdaten, Kontenplan Kreditoren-Vorerfassungskonto Reg.karte Hauptbuch, Stammdaten, Kontenplan Vorschlag KST Reg.karte Kostenrechnung, Stammdaten, KST/KTR, KST/KTR-Plan Sachbearbeiter Allg. Stammdaten, Sachbearbeiter Kondition Allg. Stammdaten, Zahlungskonditionen pro Kondition (Konditionsnummer): 1 - n Zeilen (Stufen) Das Feld Toleranz ist abhängig von: Allg. Stammdaten, Toleranzen Zahlungsverbindung(eigene) Allg. Stammdaten, Zahlungsverbindungen Version 2014 Seite 50 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Mahngruppen (nur Debitoren) Stammdaten/Debitoren/Mahngruppen: Mahnstufen mit Verfalltagen, Mahntexten, Mahngebühr, Absenderadresse Abteilung Allg. Stammdaten, Abteilungen Version 2014 Seite 51 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.2.2 Kreditorenstamm Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Stamm ( ) Der Inhalt des Kreditorenstammes entspricht im Bereich der allgemeinen Informationen demjenigen des zentralen Adressstammes. Dieser ist grundsätzlich im Handbuch Finanzbuchhaltung beschrieben. Weil aber ein direkter Zusammenhang aus dem Kreditorenstamm zum Adress-Stamm besteht, sind die wichtigsten Zusammenhänge auch im vorliegenden Kreditorenhandbuch dargestellt und beschrieben. Organisation Kreditorenstamm Arbeitsabläufe Kreditorenstamm bearbeiten Register Allgemeine Informationen Kontakte Register Erweiterte Informationen Zahlungsverbindungen (Kreditor) Register Individuelle Informationen Register Individuelle Zusätze Verknüpfung mit Dokumenten Suchen von Kreditoren 8.2.2.1 Organisation Kreditorenstamm Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Stamm Kreditoren-Nummer Im Sage 200 stellt die Kreditoren-Nummer keinen zwingenden Schlüsselbegriff zum Finden eines Kreditors dar. Aus diesem Grunde wird die Kreditoren-Nummer grundsätzlich vom System selbständig vergeben (fortlaufend, grundsätzlich bei Null beginnend). Unter bestimmten organisatorischen Voraussetzungen oder wenn eine sogenannte Frontapplikation wie z.B. eine Branchenlösung für die Auftragsbearbeitung zum Einsatz kommt, kann es jedoch sinnvoll oder erforderlich sein, den Kreditorenstamm nach Belegnummernkreisen zu unterteilen. Zu diesem Zweck kann die vom System vorgeschlagene Kreditorennummer manuell übersteuert werden. Dabei ist jedoch unbedingt zu beachten, dass die nächsterfasste Adresse eine fortlaufende Nummer ab dieser manuell vergebenen Kreditoren-Nummer erhält. Bitte lassen Sie sich diesbezüglich von Ihrem Sage 200-Projektleiter beraten. Version 2014 Seite 52 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Siehe auch: Arbeitsabläufe Kreditorenstamm bearbeiten Kreditor mit mehreren Währungen (Multi Currency) Findet der Geschäftsverkehr mit einem Kreditor in unterschiedlichen Währungen statt, ist es in der Regel wünschbar, währungsgetrennte Kreditorenkonti unter der gleichen Kreditoren-Nummer führen zu können. Dies wird in Sage 200 ermöglicht, indem der bestehende Kreditoren-Stammeintrag einer bestimmten Währung ausgewählt und mit der neuen Währung mittels [Duplizieren] (Neue Währung) gespeichert wird. Die Technik, solche Kreditoren zu bilden, finden Sie unter Multi-Currency Kreditor Hinweis Im Kontenplan muss ein Kreditoren-Sammelkonto in der neuen Währung vorhanden sein, bei aktivierter Vorerfassung auch ein Vorerfassungskonto. Siehe Handbuch "Finanzbuchhaltung, Kapitel Kontenplan. Toolbar Im Kreditorenstamm wird eine Toolbar angezeigt mit folgenden Funktionen: - Toolbar schliessen: Die Toolbar wird nie mehr angezeigt und kann aber mittels KontextMenu (rechte Maustaste) wieder aktiviert werden. - Beleg erfassen: Es wird der aktuelle Kreditor direkt selektiert - Belege zahlen: Der aktuelle Kreditor wird in die Selektion übernommen. Achtung, es wird die dem Kreditor hinterlegte Zahlungsverbindung (eigene Bank) vorgeschlagen. Fehlt diese so wird die erste Bank in der Auswahlliste selektiert. - Belege des aktuellen Kreditors auflisten: Es werden alle Belege des selektierten Kreditors angezeigt (Kreditoren-Explorer). - Zahlungsnachweis: Für den Kreditor wird die Funktion Zahlungsnachweis gestartet. Version 2014 Seite 53 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.2.2.2 Arbeitsabläufe Kreditorenstamm bearbeiten Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Stamm Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Neuen Kreditor erfassen Bestehenden Kreditor mutieren Multi-Currency Kreditor 8.2.2.2.1 Neuen Kreditor erfassen Bei der Neu-Erfassung eines Kreditors kann die Adresse aus dem Adress-Stamm ausgewählt manuell erfasst aus dem Twixtel/Telinfo (falls dort bereits erfasst) übernommen werden. Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Stamm 1. [Neu] erforderlich! 2. (evtl. Nummer eintippen, falls nicht automatische Nummerierung) 3. Mit bestehender oder neuer Adresse? Mit bestehender Adresse: oder: 4. Suchknopf 4. Adresse eintippen oder und Adresse mit Doppelklick auswählen 5. Mit neuer Adresse: mit Twixtel/Telinfo suchen Register Erweiterte Informationen: erforderliche Felder ausfüllen ( Register Erweiterte Informationen ) 6. Weitere Angaben nach Bedarf: - Register Individuelle Informationen - Register Individuelle Zusätze Version 2014 Seite 54 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 7. [Speichern] 8.2.2.2.2 erforderlich! Bestehenden Kreditor mutieren Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Stamm 1. Mit der Lupe über die entsprechenden Suchkriterien suchen oder Im Feld rechts neben der Lupe die Kreditoren-Nummer eintippen (wenn bekannt) oder mit der Taste [Suchen] über die entsprechenden Suchkriterien (Eingabe nicht zwingend) suchen. 2. Die getroffene Auswahl von Kreditorenadressen erscheinen im Grid. 3. Im Grid die gewünschte Kreditorenadresse doppelklicken. 4. Gewünschte Mutationen in den entsprechenden Feldern vornehmen 5. [Speichern] 8.2.2.2.3 Multi-Currency Kreditor Den bestehenden Kreditor mit einer zusätzlichen Währung unter der gleichen Kreditoren-Nummer duplizieren: Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Stamm 1. Den gewünschten Kreditor suchen (siehe Bestehenden Kreditor mutieren ) 2. Die getroffene Auswahl von Kreditorenadressen erscheint im Grid. 3. Im Grid die gewünschte Kreditorenadresse doppelklicken. 4. Durch anklicken der Schaltfläche [Duplizieren] (Neue Währung) wird die Währungs-Combobox markiert: 5. Auswählen der gewünschten zusätzlichen Währung des Kreditors und unter der Checkbox 'Vorschlag' markieren, ob diese Währung bei direkter Auswahl des Kreditors immer als erste Währung angezeigt werden soll. 6. Die erforderlichen Eintragungen im Register Register Erweiterte Informationen vornehmen (). 7. [Speichern] Version 2014 Seite 55 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.2.2.3 Register Allgemeine Informationen Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Stamm Register Allgemeine Informationen Siehe auch Abläufe Neuen Kreditor erfassen bzw. Bestehenden Kreditor mutieren Die meisten der nachstehend beschriebenen Felder sind mit denjenigen des zentralen AdressStammes identisch, welcher im Handbuch Finanzbuchhaltung/ Adressen beschrieben ist,. Um einen ständigen Wechsel zwischen den beiden Handbüchern zu vermeiden, sind diese, hier allerdings aus Debitorensicht, ebenfalls beschrieben. Kreditorenstamm. Algemeine Info. Feldbezeichnung Bedeutung Adresse Allgemeine Adressangaben Hinweis auf den Adressstamm Adressen lassen sich auf der Zeitachse erfassen (Adressmanagement). Hier wird die Adresse angezeigt und bearbeitet, die am Systemdatum gilt. Kreditor (Feld links) Automatischer Vorschlag der nächsten freien Kreditoren-Nummer. (kann bei Neuerfassung manuell übersteuert werden). Hinweis Die Weiternummerierung erfolgt auf der Basis der letzten manuellen Eingabe. Adresse im Adressstamm suchen Falls die Adresse, welche in den Kreditorenstamm übernommen werden soll, bereits im Adress-Stamm besteht, kann diese hier mit verschiedenen Selektionskriterien gesucht werden. Hinweis: Falls keine bestehende Adresse ausgewählt wird, speichert das Programm die neu erfasste Kreditorenadresse automatisch unter einen neuen Nummer im Adress-Stamm. Sollte dieselbe Adresse bereits bestehen, wird sie dabei doppelt gespeichert! Version 2014 Seite 56 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstamm. Algemeine Info. Feldbezeichnung (Nur bei aktiviertem Bonitätsmanagement) Bedeutung grau: Für diese Adresse wurde noch kein Bonitätsstatus ermittelt oder sie wurde über das Web-Portal der Wirtschaftsauskunftei nicht gefunden. grün: Die Bonität ist gut gelb: Die Bonität ist nicht einwandfrei, Vorsicht. rot: Die Bonität ist schlecht. Detailinformationen können im Bonitäts-Check-Dialog abgerufen werden. Für die Prüfung der Bonität siehe Handbuch Debitorenbuchhaltung, Kapitel Bonität anzeigen/ermitteln auf den Adressstämmen Adresse (abgedunkelt) Nummer Anzeige der Adress-Nummer aus dem Adress-Stamm (nicht identisch mit der Kreditoren-Nummer). Währungsabkürzung (abgedunkelt im Mutationsmodus) Anzeige Währung des Debitors (bei Neueröffnung = Auswahl, im Mutationsmodus abgedunkelt). Alle Währungen des Währungsstamms stehen zur Verfügung. Konten mit Währung ungleich Basiswährung werden als Fremdwährungskonten gehandhabt. Vorschlag (Checkbox) Bei Multi-Currency Kreditoren kann hier bestimmt werden, welche Währung als Vorschlagswährung (erstangezeigte Währung) gelten soll. Code Frei definierbare Combobox. Die Inhalte können in der Codetabelle von Sage 200 Admin (Typ Code). Diese sind pro Adress-, Debitoren-, Kreditoren- sowie Kontakt-Stamm separat zuweisbar. Selektionen im Grid sind über Filter-Funktion möglich. Anrede Die Anrede kann aus einer Combobox ausgewählt werden. Der Unterhalt der Anrede-Möglichkeiten geschieht in Sage 200 Admin siehe Admin: Registerkarte Datenbank, Gruppe Stammdaten, Codes: Anrede. Kontokorrent (Checkbox abgedunkelt) Version 2014 Für zukünftige Funktionalität vorgesehen. Seite 57 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstamm. Algemeine Info. Feldbezeichnung Bedeutung Pers. Anrede Hier kann eine persönliche Anrede im Sinne von z.B. 'Liebe Michelle' zur Weiterverwendung in MS-Office-Anwendungen oder individuellen Reports eingegeben werden. Diese bezieht sich auf die Eintragung im Feld 'Kontakt'. Firma / Name Firmen (gemäss. HR-Eintrag) oder Privatname. Hinweis Die nachstehenden Adressfelder sollten über den ganzen Kreditorenstamm hinweg nach einheitlichen Richtlinien ausgefüllt werden (Selektionen, individuelle Reports etc). Beachten Sie auch den Hinweis unter externen Datenbank suchen). (Adresse in einer Vorname Vorname, bei Firmenadressen frei lassen. Adresse (1) Ist für die Branchenbezeichnung vorgesehen, kann auch leer bleiben. Adresse (2) Wird meistens für die Strassenbezeichnung verwendet. Adresse (3) Dieses Feld ist frei verwendbar Postfach Falls hier ein Eintrag vorgenommen wird, sollte dieser lauten 'Postfach nnn' bzw. 'case postale nnn' etc. PLZ Postleitzahl, in jedem Fall ohne Ländercode eingeben. Das Land ist im Feld 'Land' auszuwählen. Ort Schweizer Orte können mit der Lupe aufgrund der PLZ gesucht werden. Bei Schweizer Ortschaften wird nach der Eingabe der PLZ und Verlassen des Feldes der Ort automatisch eingesetzt. Land Die Landauswahl geschieht aus einer Combobox aus dem ISOLänderverzeichnis Region Dieses Feld ist derzeit ohne Funktion in Sage 200 und kann frei verwendet werden, z.B. für die Kantonsabkürzung. In einigen Auswertungen ist es als Selektionsfeld verwendbar. Version 2014 Seite 58 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstamm. Algemeine Info. Feldbezeichnung Bedeutung Matchcode Suchbegriff Hinweis Die Feldbezeichnung kann im Programm Admin angepasst werden unter Registerkarte Datenbank, Gruppe Stammdaten, Codes Typ „Felder Bezeichnung“ – Langer Text. Allgemeine Informationen Kommunikation Sprache Hier kann die Sprache aus einer Combobox ausgewählt werden, in welcher mit dem Kreditor schriftlich kommuniziert werden soll (z.B. Mahnungen). Hinweis Da derzeit die meisten Auswertungen (Crystal Report-Berichte) die vier Sprachen Deutsch (Schweiz), Französisch (Schweiz), Italienisch (Schweiz), und Englisch (England) unterstützen, empfiehlt es sich, andere Sprachen nur nach entsprechenden Abklärungen zu verwenden. Französischsprachigen Kreditoren in Frankreich oder Kanada ist somit die Sprache Französisch (Schweiz) zuzuteilen. (AdressgruppenZuweisung) Telefon (Adresse in einer externen Datenbank suchen) Über diese Ikone kann ein Kreditor einer oder mehrerer Adressgruppen zugeordnet werden. Auf der Gruppenzuordnungsmaske können über den Button 'Gruppen' auch zusätzliche Adressgruppen eröffnet werden. Die Zuteilung und Eröffnung von Adressgruppen ist im Handbuch "Finanzbuchhaltung", Kapitel Gruppen zuordnen beschrieben. Eingabe der Telefon-Nr. (kann auch aus Twixtel/Telinfo übernommen werden) Diese Ikone dient dazu, Adressen und Telefon-Nrn. direkt aus dem Twixtel/Telinfo zu übernehmen. Entsprechend den innerbetrieblich festgelegten Richtlinien für die Benützung der einzelnen Adressfelder müssen gegebenenfalls aus dem Twixtel/Telinfo übernommene Felder verschoben werden. Leerzeile Kann als "Telefon 2" verwendet werden Mobil Dieses Feld ist für die Mobi-Telefon-Nr. der entsprechenden Kontaktperson vorgesehen. Version 2014 Seite 59 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstamm. Algemeine Info. Feldbezeichnung Bedeutung Telefax Für die Eingabe der Fax-Nr. der entsprechenden Kontaktperson. Email Eingabe der E-Mail-Adresse der betreffenden Kontaktperson. Hinweis CRM: Falls aus Sage 200 CRM Termine/Aufgaben mit automatischem Outlook-Abgleich an diese Adresse erfasst werden, ist eine EmailAdresse zwingend. (E-Mail senden) Durch betätigen dieser Ikone wird das installierte E-Mail-Programm gestartet und die E-Mail-Adresse der betreffenden Kontaktperson direkt als Empfänger-Adresse übernommen, sodass ein direkter EMail-Versand ermöglicht wird. SMS empfangen Dieses Flag wird für das Versenden von Massen-SMS aus Sage 200 CRM benötigt. Kontakt Aus der Combobox kann ein Kontakt ausgewählt werden. (Kontaktpersonen verwalten) Über diese Ikone können weitere Kontaktpersonen zugeordnet werden. Auf der entsprechenden Eingabemaske bestehen erweiterte Möglichkeiten von Kontaktangaben. (vgl. Kontakte ). Text Version 2014 Das Textfeld ermöglicht Kommentare zur betreffenden Adresse zu hinterlegen. Maximal 250 Zeichen. Seite 60 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstamm. Algemeine Info. Feldbezeichnung Bedeutung Grid Anzeige-Tabelle für gespeicherte Informationen (Suchen-Button). Mit Auswahlmöglichkeit durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag (Abfüllen der Erfassungsmaske zu Mutationszwecken). Die einzelnen Grid-Spalten können in der Breite verändert werden. Wenn die entsprechende Checkbox in den Einstellungen aktiviert ist, wird die aktuelle Spaltenbreite gespeichert. (Einstellungen, Register Einstellungen, "Grid-Kolonnenbreiten speichern") Hinweis Navigation im Grid Mittels rechter Maustaste kann im Grid navigiert werden. Auch können damit spezielle Sichten und Verhalten des Grids eingestellt werden. Folgende Funktionen sind möglich: Kopieren Suchen Zoom in Zoom out Zoom 100% Zeilen-Farbe: In den Berechtigungen für den aufrufenden Benutzer/Mandant gesperrte Kreditoren werden rot hinterlegt (vgl. Handbuch Admin, Bearbeiten/Zugriffsberechtigung, Register Adressen ). Kreditoren mit einer Sperre (vgl. Register Erweiterte Informationen ) werden gelb hinterlegt. Eingabefeld Direkteingabe einer bekannten Kreditoren-Nummer (=Mutationsmodus) zwecks Änderung von Kreditorenstamm-Eintragungen. [Duplizieren] Neue Währung: Mit diesem Button können aus dem Grid ausgewählte Kreditorenadressen für eine neue Währung unter der gleichen Kreditoren-Nummer dupliziert werden (Multi-Currency Kreditor ). Neuer Kreditor: Ein neuer Kreditor mit den Daten des Vorlagekreditors kann gespeichert werden. [Neu] Version 2014 Neuen Datensatz erfassen (Initialisierung der Erfassungsmaske). Seite 61 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstamm. Algemeine Info. Feldbezeichnung Bedeutung [Löschen] Ausgewählten Datensatz löschen. [Speichern] Bearbeiteten Datensatz speichern. [Suchen] Datensatz (-Sätze) suchen über eine eingeblendete Selektionsmaske nach verschiedenen Kriterien. Siehe auch suchen von Kreditoren. [Exportieren] Adressangaben in die Zwischenablage kopieren, z.B. um sie in ein Office-Programm übernehmen. Mit der Einstellung "Adressen/Export/Text" kann festgelegt werden, welche Adressfelder zu exportieren sind (Adressexport im Register Debitoren/Kreditoren 2/5) [Schliessen] Bearbeitungsmaske ohne [Speichern], oder nach [Speichern] verlassen und schliessen. Hinweis: Wenn erforderlich, lassen sich auf dem Debitorenstamm bis 255 zusätzliche, benutzerdefinierte Felder einrichten. Siehe Handbuch Finanzbuchhaltung, Benutzerdefinierte Felder in den AdressStämmen 8.2.2.4 Kontakte Registerkarte Debitoren, Gruppe Debitor, Stamm Register Allgemeine Informationen Symbol Die hier abgelegten Kontakte stehen auch Debitoren sowie Kunden und Lieferanten im Sage 200 Auftrag zu Verfügung, welche dieselbe Basis-Adresse verwenden. Vgl. Übersicht gemeinsame Adressdaten der Personenkonten Die Bearbeitung erfolgt weitgehend nach denselben Regeln wie die Bearbeitung von KreditorStammdaten unter Register Allgemeine Informationen. Hinweise Ein neuer Kreditor muss zuerst mit [Speichern] gespeichert werden, bevor dieses Kontakt-Dialog geöffnet werden kann. Version 2014 Seite 62 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Um eine neue Kontaktperson zu erfassen, muss zuerst die Schaltfläche [Neu] aktiviert werden. Kontakte Feldbezeichnung Bedeutung Name Muss einen Eintrag aufweisen Sprache Hier muss eine Sprache aus einer Combobox ausgewählt werden. Die übrigen Felder Können leer gelassen werden, wenn keine entsprechend Angabe vorliegt. Derzeit dienen die meisten Felder nur als Informations-Angaben am Bildschirm. Sie können jedoch in individuellen Reports ausgewertet werden. Siehe auch gleichnamige Felder im Register Allgemeine Informationen bzw. Register Erweiterte Informationen Notiz Dieses Feld ist für Notizen, Bemerkungen usw. frei verwendbar. Grid Anzeige-Tabelle für gespeicherte Kontakte. Mit Auswahlmöglichkeit (zur Mutation) durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag (siehe unter "Grid" im Register Allgemeine Informationen) [Explorer] Aufruf eines Explorers und Auflistung aller Adresstypen. [Neu] Neuen Datensatz erfassen (Initialisierung der Erfassungsmaske). [Löschen] Ausgewählten Datensatz löschen. [Speichern] Bearbeiteten Datensatz speichern. [Schliessen] Bearbeitungsmaske ohne [Speichern], oder nach [Speichern] verlassen und schliessen. 8.2.2.5 Register Erweiterte Informationen Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Stamm Register Erweiterte Informationen Version 2014 Seite 63 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstamm, erweiterte Info. Feldbezeichnung Bedeutung Einkaufsinformationen Sperren Mit der Aktivierung dieser Checkbox kann ein Kreditor für die Bebuchung gesperrt werden. Dies hat zur Folge, dass ein so gesperrter Kreditor nicht mehr in den Suchresultaten der betreffenden Programme erscheint. Kreditlimite Dieser Eintrag hat in den Kreditoren nur informativen Charakter. Steuernummer Hier kann die Steuernummer der MWSt eingetragen werden. Sammelkonto Jedem Kreditors muss aus der Combobox ein KreditorenSammelkonto zugewiesen werden. Dieses erscheint in den entsprechenden Erfassungsprogrammen als Vorschlag und kann dort falls gewünscht im Einzelfall übersteuert werden. In der Combobox erscheinen nur Sammelkonten in der Währung des Kreditors. Bei mehreren möglichen Sammelkonti sollte das am meisten zutreffende Sammelkonto zugewiesen werden. Vorerfassungskonto Falls Vorerfassung möglich ist ( Einstellung "Kreditoren vorerfassen" im Register Debitoren/Kreditoren 1/5), muss hier das Vorerfassungskonto ausgewählt werden. Aufwandkonto Das hier aus der Combobox pro Kreditor zuzuweisende Aufwandkonto dient in den entsprechenden Erfassungsprogrammen als Vorschlag und kann dort im Bedarfsfall übersteuert werden. Bei mehreren möglichen Konti sollte das am meisten zutreffende Konto zugewiesen werden. Es kann ein Konto in Basiswährung wie auch in Kreditorenwährung selektiert werden. Hinweis Bei der Erfassung einer Vorauszahlung (Mwst vereinbart und vereinnahmt) Teilzahlung (Mwst vereinnahmt) wird Mehrwertsteuer fällig. Das Programm verwendet hiefür den Steuercode des hier aus diesem Grund zwingend zu hinterlegenden Aufwandkontos. Sachbearbeiter Sofern Sachbearbeiter definiert worden sind, kann aus dieser Combobox der für diesen Kreditor zuständige Sachbearbeiter zugeteilt werden. Dieser wird in den entsprechenden Erfassungsprogrammen vorgeschlagen und kann dort übersteuert werden. Einkäufer Sofern Einkäufer definiert worden sind, kann aus dieser Combobox der für diesen Kreditor zuständige Einkäufer zugeteilt werden. Dieser wird in den entsprechenden Erfassungsprogrammen vorgeschlagen und kann dort übersteuert werden. Version 2014 Seite 64 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstamm, erweiterte Info. Feldbezeichnung Bedeutung Vorschlag KST Unter der Voraussetzung, dass mit der Anwendung "Kostenrechnung" gearbeitet wird, kann hier aus der Combobox eine Kostenstelle zugeordnet werden. Diese erscheint in den entsprechenden Erfassungsprogrammen als Vorschlag und kann dort übersteuert werden. Es kann entweder die am meisten zutreffende, oder auch keine Kostenstelle ausgewählt werden. In der Combobox erscheinen nur Kostenstellen, welche aufgrund der Definitionen im KOREKontenplan (Kostenartenzuteilung) für das betreffende Erlöskonto zulässig sind. Abteilung Sofern Abteilungen definiert worden sind, kann aus dieser Combobox die zuständige Abteilung dem Kreditor zugeteilt werden. Marktzugehörigkeit Im Kreditorenbereich ohne Funktion. Siehe im Handbuch "Auftragsbearbeitung". Kundennummer Erfassung der Kundennummer Statistikcode Dieser Statistikcode wird bei der Belegerfassung vorgeschlagen. Hinweis Dieses Feld wird nur angezeigt wenn in den Einstellungen (Finanzbuchhaltung) die Statistikcodes aktivert werden. [Bestelladresse] Im Kreditorenbereich ohne Funktion. Siehe im Handbuch "Auftragsbearbeitung". [Vorschlag] Für die Erfassung neuer Kreditoren-Stammdaten kann hier ein (jederzeit mutierbares) Set von Einstellungen (Felder vorstehend beschrieben) abgespeichert werden. Diese Einstellungen werden bei einer Neuerfassung eines Kreditors als Vorschlag in die betreffenden Felder übernommen. Sie können bei der Datenerfassung übersteuert werden. Für jede Währung besteht ein eigener Satz von Vorschlags-Daten. [Belegverf.] Die Funktion 'Belegverfolgung' gibt Ihnen die Möglichkeit, die Bearbeitungsschritte (Beleg-Einbuchung bis zur Zahlung) eines Beleges aufgrund der internen oder externen Belegnummer zu verfolgen (am Bildschirm oder ausgedruckt). Zahlungsinformationen Version 2014 Seite 65 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstamm, erweiterte Info. Feldbezeichnung Bedeutung Kondition Mit der zwingend erforderlichen Zahlungskondition aus dieser Combobox legen Sie fest, welche Regeln bei der Berechnung von Skontoabzügen zur Anwendung kommen. (Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Zahlungskonditionen). Diese werden bei der Belegerfassung vorgeschlagen und können dort übersteuert werden. Die Texte für die Zahlungskonditionen sind mehrsprachig und werden in der Benutzersprache (Siehe Handbuch Admin, Benutzer) angezeigt. Wird als Text „undefined“ angezeigt so fehlt der Text in der entsprechenden Sprache. Zahlungsverbindung (Kreditor) Hier sollte jedem Kreditor eine oder mehrere Zahlungsverbindungen hinterlegt werden, siehe Zahlungsverbindungen (Kreditor). Bei mehreren Zahlungsverbindungen ist eine als Vorschlag für die Belegerfassung auszuwählen. Zahlverbindung (eigene Bank) Hier kann eine der eigenen Zahlverbindungen als Vorschlag für alle Zahlungen an diesen Kreditor ausgewählt werden. Mit einem solchen Vorschlag muss im Zahllauf keine Zahlungsverbindung mehr ausgewählt werden. Gleichzeitig ist dieser Vorschlag im Zahllauf übersteuerbar. Zahlung sperren Checkbox aktivieren, um Zahlungen an diesen Kreditor zu verbieten. Siehe auch Fenster Kreditoren-Zahlungen - Zusatzselektion [Zahladresse] Hier kann eine Zahladresse bestimmt werden. Eine Zahladresse kann die Kreditoren-Adresse mit einer bestimmten Ansprechperson oder eine andere Adresse mit oder ohne Kontaktperson sein. Diese Adresse kann im Zahladress-Dialog mit der Lupe dem Stamm Adressen gesucht werden. aus Ohne eine besondere Zahladresse erfolgen Zahlungen an die Adresse des Kreditors. Version 2014 Seite 66 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstamm, erweiterte Info. Feldbezeichnung Bedeutung Vergütungsanzeige ab Anzahl Belege Bei Anzahl Belege im Zahllauf , wird beim Ausführen des Zahllaufes automatisch eine Vergütungsanzeige (Avis) gedruckt. Der Anzahl-Vorschlag für Neuerfassung kann via Schaltfläche [Vorschlag] pro Währung festgelegt werden. Hinweis: STP-Zahlungen: Bei STP-Belegen hängt die Ausgabe einer Vergütungsanzeige zusätzlich noch von den Einstellungen/ Register Debitoren/Kreditoren 2/5, Feld "STP-Zahlungen avisieren" ab. Hinweis Zahlungsgrund : Wenn keine Vergütungsanzeige ausgegeben wird, setzt das Programm die Externen Belegnummern der bezahlten Belege ins Feld "Zahlungsgrund" ein, soweit der Platz ausreicht. Bei Vergütungsanzeigen wird als Zahlungsgrund der definierte Text aus den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 3/5 Feld „KrediSammelzlg.“ mitgegeben Sinnvollerweise werden Vergütungsanzeigen an Kreditoren versandt, wenn der Zahlungsgrund mit der Zahlung nicht mitgegeben werden kann. Die hier angegebene Anzahl Belege steuert deshalb ebenfalls die Mitgabe der Belegnummer als Zahlungsgrund (siehe auch – Datenträgeraustausch (Bank) und EZAG – Elektronischer Zahlungsauftrag (Schweizer Post)) Beispiel: Anzahl Belege = 4: Bis zu 3 Belegen im Zahlungslauf wird die Belegnummern aneinandergereiht und als Zahlungsgrund mitgegeben. Wichtig: Falls die Zeichen aller Belege die Feldlänge des Zahlungsgrundes übersteigt, wird abgeschnitten. Legen Sie deshalb hier die Anzahl Belege für Vergütungsanzeigen sorgsam fest! Die Feldlängen sind wie folgt: Version 2014 DTA (Schweiz) TA826 (ESR) TA827 (CHF-Zahlungen Inland) TA830 (Zahlungen Ausland) TA836 (IBAN) Kein Text 4 x 28 4 x 30 3 x 35 EZAG (Schweiz) Seite 67 / 259 ESR Nicht ESR Kein Text 4 x 35 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstamm, erweiterte Info. Feldbezeichnung Bedeutung MarketingInformationen ABC-Code Derzeit im Standard nicht ausgewertet. Ein Eintrag kann individuell ausgewertet werden. Keine Werbung Derzeit im Standard nicht ausgewertet. Kann in individuellen Auswertungen verwendet werden, um Werbezusendungen zu unterdrücken (z.B. mit MS-Office etc.). Saldo-Informationen [Saldo] Anzeige aktueller Saldo [Umsatz] Zeigt die das Fenster „Saldo-Informationen“ an. Daraus sind insbesondere die Brutto- und Umsatzzahlen ersichtlich. Version 2014 Seite 68 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstamm, erweiterte Info. Feldbezeichnung Bedeutung [E-Rechnung] Hier wird die Teilnehmernummer für E-Rechnungen angezeigt und kann nötigenfalls gelöscht oder neu zugeteilt werden. Siehe Kapitel ERechnungen einlesen. Typ: Paynet oder Yellowbill Teilnehmernummer: Teilnehmernummer (Biller-ID) des Kreditors beim E-BankingProvider. Die zugeteilten Teilnehmernummern werden im Grid angezeigt. [Neu] Zum vergeben einer neuen Teilnehmernummer. [Speichern] Speichert eine andere veränderte Teilnehmernummer [Löschen] Löscht die Teilnehmernummer. Beim Einlesen des nächsten E-Beleges dieses Kreditors muss die Verbindung zum Kreditor neu hergestellt werden, vgl. ERechnungen: Kreditorenadresse suchen. Hinweis: Die Verbindung zwischen Kreditorenstamm und E-Beleg erfolgt über die Teilnehmer-Nummer (Biller-ID), unabhängig von Name und den Adress-Daten im E-Beleg. [Explorer] Mit dem Explorer können Sie ausgewählte Belege über alle Verbuchungsschritte verfolgen. Sie erhalten nur die Belege dieses Kreditors, sonst wie KreditorenExplorer [Zahlungen] Mit diesem Knopf wir eine Zahlungsausgleichsliste erstellt. Es werden pro Zahllauf die bezahlten/ausgeglichenen Belege jedes Laufes aufgelistet. Optional kann die Liste für diesen Kreditoren über einen oder alle Zahlläufe eines bestimmten Zeitraumes erstellt werden. [Offene Posten] Version 2014 Anzeige oder Ausdruck der offenen Posten des betreffenden Kreditors mit verschiedenen Optionen. Entspricht der Auswertung Offene Posten für diesen einen Kreditor. Seite 69 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstamm, erweiterte Info. Feldbezeichnung Bedeutung [Bewegungen] Anzeige oder Ausdruck der Bewegungen des betreffenden Kreditoren mit verschiedenen Optionen. Entspricht der Auswertung Bewegungsliste für diesen einen Kreditor. Grid Anzeige-Tabelle für gespeicherte Informationen (Suchen-Button). Mit Auswahlmöglichkeit durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag (Abfüllen der Erfassungsmaske zu Mutationszwecken). Siehe Grid im Register Allgemeine Informationen. [Duplizieren] [Neu] [Löschen] [Speichern] [Suchen] [Exportieren] [Schliessen] 8.2.2.6 Siehe Register Allgemeine Informationen Zahlungsverbindungen (Kreditor) Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel Fenster Zahlungsverbindungen Kreditor Kreditoren Zahlungsverbindungen Schweiz Plausibilisierung der Zahlungsverbindungen 8.2.2.6.1 Fenster Zahlungsverbindungen Kreditor Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Stamm Register Erweiterte Informationen Symbol "Zahlungsverbindung" Version 2014 Seite 70 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung ZlgVerbindungen (Kreditor) Feldbezeichnung Bedeutung Kontotyp Bank/IBAN Post ZA ESR IPI Bank-Verbindung Sobald eine IBAN-Nummer bekannt ist, sollte der Kontotyp „Bank/IBAN“ selektiert werden (Auch wenn es sich um eine Postkontozahlung ins Ausland handelt). Postkonto Zahlungsanweisung ESR/VESR International Payment Instruction – Internationaler Einzahlungsschein. ESR (Hinweis: beim Aufruf aus Debitorenstamm nicht sichtbar): Nur die Teilnehmernummer wird erfasst. Wird bei der Belegerfassung ein Beleg auf eine Zahlungsverbindung mit Kontotyp ESR erstellt, so muss die ESR-Referenznummer zwingend und plausibel erfasst werden. Bei einer Gutschrift muss die Referenznummer nicht erfasst werden. Die Gutschrift wird immer mit einer Rechnung verdichtet (DTA / EZAG), und es wird die Referenznummer der Rechnung verwendet! IPI (Hinweis: beim Aufruf aus Debitorenstamm nicht sichtbar): Eine IBAN-Nummer und der IPI-Formcode wird erfasst. Hinweis: Der Radiobutton IPI ist im Kreditorenprogramm sichtbar, wenn die Programmlizenz-Option IPI lizenziert und aktiviert wurde (Siehe Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5 ). Konto Kontonummer. Bei Kontotyp = Bank/IBAN muss nur eine Kontonummer eingesetzt werden, wenn keine IBAN-Nr. erfasst wurde. Es genügt jedoch auch, nur die IBAN-Nummer im Feld IBAN einzugeben. Bei Post-Verbindungen muss eine Kontonummer mit korrekter Prüfziffer eingesetzt werden. Version 2014 Seite 71 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung ZlgVerbindungen (Kreditor) Feldbezeichnung Bedeutung IBAN Zur Eingabe der internationalen Bankennummer (siehe auch www.telekurs-sic.ch) vgl. Hinweis "SWIFT- und IBAN-Code" unten) Damit beim DTA die spezielle IBAN-Transaktionsart 836 ausgeführt wird, muss zwingend eine IBAN eingegeben werden. Bei Ausland-Zahlungen innerhalb des EU-Raumes sind ab 1.1.2007 IBAN und BIC zwingend einzugeben. Hinweis Beim Erfassen einer neuen Zahlungsverbindung muss nur noch die IBAN erfasst werden. Beim Verlassen des Feldes wird das Land, die BLZ und die Adresse (Bankenstamm) automatisch abgefüllt. Die IBAN kann auch für den Kontotyp Post eingegeben werden. Beim Erstellen des DTA wird dann aber eine Transaktion TA 836 (IBAN) erstellt. Fehlt die IBAN so wird eine Transaktion TA 827 erstellt. Die IBAN-Nummer wird anhand der Konto- und der Clearing/BLZNummer berechnet. Details siehe IBAN-Tool Name Darf nicht leer sein Adresse 2 Zeilen, frei verwendbar für die Adresse PLZ / Ort Darf nicht leer sein Zum Suchen von PLZ bzw. Ort Land Hier muss ein Land (Ländercode) ausgewählt werden. Externe Nr. Externe Zahlungsverbindungsnummer für die Schnittstellenverarbeitung aus integrierten Programmen anderer Hersteller zur eindeutigen Identifikation der Zahlungsverbindung. Die „Externe Nr.“ wird in der Regel aus den integrierten Programmen andere Hersteller bestimmt und über die Schnittstelle bearbeitet. Version 2014 Seite 72 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung ZlgVerbindungen (Kreditor) Feldbezeichnung Bedeutung PC-Konto suchen Postcheckkonto über Internet suchen: Mit einem Klick wird die Internet-Seite der Post mit dem PostkontoVerzeichnis gestartet. Eine gefundene Kontonummer kann daraus mit Kopieren - Einfügen ins Feld Konto kopiert werden. Die Internet-Adresse (URL) wird im Programm Sage 200 Admin in den Einstellungen, Einstellungen Internet festgelegt. Aktiv Das Konto kann für Zahlungen benutzt werden Jeder Kreditor sollte mindestens 1 aktive Zahlungsverbindung haben. Andernfalls erfolgt eine Warnung beim Erfassen von Belegen. Clearing/BLZ Bank-Clearing/BLZ-Nummer (siehe auch Sage 200-Bankenstamm oder www.telekurs-sic.ch) Zum Suchen der Bank mit verschiedenen Suchkriterien (Bank-Name, PLZ,Ort, Clearing/BLZ-Nr.) Hinweis: Setzen Sie Bank-Adresse und Clearing/BLZ-Nummer mit Hilfe dieser Lupe ein. Damit werden diese Angaben korrekt vom Bankenstamm übernommen. Der aktuelle Bankenstamm kann in Sage 200 Admin übers Internet aktualisiert werden (Siehe Handbuch Administration) PC-Konto PC-Konto einer Bank, nur bei Bedarf. BIC/SWIFT BIC/SWIFT-Code für Auslandbanken siehe auch www.telekurs-sic.ch) Bei Ausland-Zahlungen innerhalb des EU-Raumes sind ab 1.1.2007 IBAN und BIC zwingend einzugeben. Version 2014 Seite 73 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung ZlgVerbindungen (Kreditor) Feldbezeichnung Bedeutung ESR-Teilnehmer ESR-Teilnehmer-Nummer (Schweiz). Identifiziert den Kreditor und seine Zahlungsverbindung bei der Belegerfassung mit dem Belegleser. Muss korrekt eingesetzt sein, wenn Belege mit dem Belegleser erfasst werden. Hinweis: Die Teilnehmernummer steht unten auf dem Einzahlungsschein, auf der Referenzzeile, ganz rechts. Bei Einzahlungsscheinen mit zwei Referenzzeilen am unteren Rand ist die obere Zeile massgebend. Bei Kontotyp ESR kann dieselbe Teilnehmernummer/Referenznummer nur einmal erfasst werden. Dieselbe Teilnehmernummer kann somit in mehreren Zahlungsverbindungen desselben Kreditors vorkommen. Referenz-Nr. Der Fixteil (von links) der ESR(Schweiz)-EinzahlungscheinReferenznummer kann hier erfasst werden. Bei vielen Zahlungsverbindungen mit derselben Teilnehmernummer findet das Programm beim Belegerfassen mit Belegleser den gesuchten Kreditor eindeutig und automatisch. Das Feld ist nur in den Kreditoren aktiviert und wird zur eindeutigen Identifikation eines Kreditors beim automatischen Einlesen verwendet. Ext. Belegnummer Start Ein Teil der ESR-Referenznummer kann automatisch in die Externe Belegnummer kopiert werden. Hier kann die Position des Startzeichens gespeichert werden. Hinweis: Mit dem Wert 0 wird die Belegnummer nie abgefüllt. Ext. Belegnummer Länge Ein Teil der ESR-Referenznummer kann automatisch in die Externe Belegnummer kopiert werden. Hier wird die Anzahl Zeichen ab Kundennummer Start gespeichert. Hinweis: Ist der Wert zu gross so wird die Externe Belegnummer nicht abgefüllt. Version 2014 Seite 74 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung ZlgVerbindungen (Kreditor) Feldbezeichnung Bedeutung IPI-Formcode Der Formcode ist auf dem IPI-Einzahlungsschein (unten rechts) sichtbar. Es gibt zwei IPI’s mit verschiedenen Verwendungszwecken: strukturiert: 20stelliger alphanumerischer Code mit einer Prüfziffer unstrukturiert: Max. 35stelliger Text Wird eine strukturierte IPI Zahlungsverbindung angelegt so muss beim Erfassen eines Beleges ein korrekter Verwendungszweck erfasst werden. Beim Speichern wird die Prüfziffer getestet, es kann nur ein Beleg mit einem gültigen strukturierten Verwendungszweck gespeichert werden. Hinweis: beim Aufruf aus Debitorenstamm ist das Feld IPI-Formcode nicht sichtbar Spesenbelastung bei Auslandzahlungen Laut Einstellungen Es wird die Einstellung aus dem Zahlungsfenster, Symbol "Schraubenzieher", Spesenbelastung bei Auslandzahlungen verwendet. ( Einstellungen Kreditorenzahlen) Empfänger Der Zahlungsempfänger bezahlt die Spesen Auftraggeber Der Auftraggeber bezahlt die Spesen Spesenteilung Die Spesen werden vom Empfänger und Auftraggeber gemeinsam bezahlt. Die Spesenbelastung kann nur für Auslandzahlungen konfiguriert werden und wird in folgenden Verfahren verwendet: - Vergütungsauftrag - DTA / Transaktionsarten 830 und 836 - EZAG / Transaktionsarten 32, 34, 37 und 38 - SAD – Keine Unterstützung Die in den Einstellungen definierte Art der Spesenbelastung kann pro Zahlverbindung überschrieben werden. Hinweis Giro International Plus Damit die Transaktionsart „Giro International Plus“ zur Anwendung kommt, muss die Spesenbelastung für den jeweiligen Zahlungsempfänger zwingend auf „Auftraggeber“ eingestellt sein. Siehe auch Giro International Plus Version 2014 Seite 75 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung ZlgVerbindungen (Kreditor) Feldbezeichnung Bedeutung Vorschlag Eine (von evtl. mehreren) Zahlungsverbindungen muss hier als Vorschlag ausgewählt werden. Dieser Vorschlag wird bei der Belegerfassung (siehe Belegerfassungsmaske/Feld Empfängerkonto) automatisch vorgeschlagen. Letzte Änderung Anzeige der letzten Änderung dieser Zahlungsverbindung mit Benutzer, Datum und Zeit. Grid Anzeige aller Zahlungsverbindungen dieses Kreditors. (analog zum "Grid" im Register Allgemeine Informationen). [Länder] Verschiedene, landesabhängige Plausibilisierungen für die Felder IBAN, Clearing/BLZ und BIC/SWIFT können erfasst und verwaltet werden. Siehe Plausibilisierung der Zahlungsverbindungen [Neu] Erfassen einer neuen Zahlungsverbindung [Löschen] Löschen der aktuellen Zahlungsverbindung [Speichern] Speichern der aktuellen Zahlungsverbindung Beim Speichern werden die Eingaben gem. Einstellung „Plausibilisierung der Zahlungsverbindungen“ auf Vollständigkeit geprüft. Bei Fehlenden Werten erscheint je nach Einstellung eine Warnung (kann dennoch gespeichert werden) oder eine Fehlermeldung. [Schliessen] Schliessen (ohne Speichern) oder Schliessen nach der Bearbeitungsmaske Zahlungsverbindungen nach [Speichern] 8.2.2.6.2 Kreditoren Zahlungsverbindungen Schweiz Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel Teilnehmernummer und Postcheckkonto-Nummer Einfacher Post-Einzahlungsschein (rot oder grün, ohne Referenzzeile) Roter Einzahlungsschein auf eine Bank ESR (oranger Einzahlungsschein) IBAN-Tool Version 2014 Seite 76 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Die Zahlungsverbindung muss korrekt erfasst sein, sonst entstehen Probleme bei der Zahlung 8.2.2.6.2.1 Teilnehmernummer und Postcheckkonto-Nummer Die Teilnehmernummer in Zahlungsverbindungen wird wie folgt aus der Postcheckkonto-Nummer gebildet: PC-Amt Nummer Prüfziffer 2 Stellen 6 Stellen (mit Vornullen füllen!) 1 Stelle z.B: 25 z.B: 000040 z.B: 1 250000401 entspricht somit der PC-Kontonummer 25-40-1 10177750 entspricht somit der PC-Kontonummer 01-17775-0 (Die Vor-Null von 01 wird in der Anzeige unterdrückt) 8.2.2.6.2.2 Einfacher Post-Einzahlungsschein (rot oder grün, ohne Referenzzeile) Kennzeichen: Roter, ev. grüner Einzahlungsschein. In der Codierzeile nur ganz rechts zweimal die PC-Kontonummer Diese Kontonummer ist hier nach den Regeln der Umsetzung Teilnehmernummer und Postcheckkonto-Nummer dargestellt: 300097000 entspricht z.B. der PC-Kontonummer 30-9700-0: In der Kreditoren-Zahlungsverbindung ist einzusetzen: Typ: Post Konto: PC-Konto-Nummer des Kreditors Name/Adresse/PLZ/Ort Diese Angaben erscheinen in den Zahlungspapieren als Zahlungsverbindung. ESR-Teilnehmer: Nur erforderlich für das Einlesen von Einzahlungsscheinen mit dem Belegleser. Beispiel: Version 2014 Seite 77 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Beleg-Erfassung von einfachen Post-Einzahlungsscheinen Mit dem Belegleser kann der Kreditor automatisch ermittelt werden. Alle übrigen Daten manuell erfassen. Zahlung von einfachen Post-Einzahlungsscheinen Alle Zahlungswege sind möglich (Zahlungsauftrag, DTA; EZAG). 8.2.2.6.2.3 Roter Einzahlungsschein auf eine Bank Kennzeichen: Roter Einzahlungsschein. Enthält eine Bank-Adresse. In der Codierzeile eine längere Zeile, rechts die Teilnehmer-Nr beginnend mit 07. Darunter eine kurze Zeile mit der PC-Nummer der Bank Version 2014 Seite 78 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung In der Kreditoren-Zahlungsverbindung ist einzusetzen: Typ: Bank/IBAN Konto: Bank-Konto-Nummer oder IBAN des Kreditors ist zwingend Wenn auf dem Einzahlungsschein eine IBAN beginnend mit CH… aufgeführt ist, muss diese im Feld „IBAN“ erfasst werden, damit beim Zahlen die IBAN-Transaktionsart verwendet wird. Clearing/Name/Adresse/PLZ/Ort der Bank, zwingend. Über die "Lupe" suchen oder Bank suchen auf Grund der IBAN-Nr: 1. Eingabe der IBAN-Nr. 2. Klick auf 3. Je nach Bank: Filiale auswählen Jetzt werden die Bank-Adressdaten automatisch eingesetzt und die Kontonummer = IBAN-Nr gesetzt. ESR-Teilnehmer: Teilnehmer-Nummer der Bank des Kreditors (beginnt in der Regel mit 07) (obere Referenz-Zeile). Dient der automatischen Ermittlung des Kreditors beim Erfassen mit einem Belegleser. PC-Konto PC-Konto der Bank (untere Referenzzeile) Wird nur benötigt, wenn über eine eigene Zahlungsverbindung Post (z.B. EZAG) bezahlt wird. Beispiel: Version 2014 Seite 79 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Beleg-Erfassung von roten Bank-Einzahlungsscheinen Mit dem Belegleser kann der Kreditor automatisch ermittelt werden. Die ESR-Referenzzeile wird vom Belegleser ignoriert. Sie darf im Beleg nicht erfasst werden! Solche Belege können somit nie vom Typ ESR sein. Damit der Kreditor beim Einlesen mit dem Belegleser eindeutig gefunden wird, kann dieser linke Teil der Referenzzeile in der Kreditoren-Zahlungsverbindung im Feld "Referenz" eingetragen werden (mit allen Vornullen, ohne das + am Ende). Damit wird auch ein Kreditor eindeutig gefunden, wenn andere Kreditoren Einzahlungsscheine derselben Bank (gleiche TeilnehmerNummer) benutzen. Im obigen Beispiel: Bei Referenz eintragen: 0000000000115204153880000002 Zahlung von roten Bank-Einzahlungsscheinen Alle Zahlungswege sind möglich (Zahlungsauftrag, DTA; EZAG). 8.2.2.6.2.4 ESR (oranger Einzahlungsschein) Kennzeichen: Blauer Einzahlungsschein. Nur eine lange Codierzeile, rechts die Teilnehmer-Nr, meistens beginnend mit 01 (CHF) oder 03 (Euro). In der Kreditoren-Zahlungsverbindung ist einzusetzen: Typ: Version 2014 ESR Seite 80 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung ESR-Teilnehmer: zwingend! (vom Einzahlungsschein, ganz rechts auf der ESR-Referenzzeile.) Beispiel: Beleg-Erfassung beim Typ ESR Die ESR-Referenzzeile muss zwingend erfasst werden. Bei einer Gutschrift muss die Referenznummer nicht erfasst werden. Die Gutschrift wird immer mit einer Rechnung verdichtet (DTA / EZAG), und es wird die Referenznummer der Rechnung verwendet! Der Belegleser liest diese ESR-Referenzzeile automatisch ein. Bei Lesefehlern ist sie ins Feld "STP-Referenz" abzutippen (einschliesslich Vornullen)! Falls der Betrag in der Codierzeile fehlt: Im Belegerfassungsfenster eintippen. Solche Belege werden als Typ "ESR" ausgewiesen ("ESR" ist im Zahlungsgrid = ). Zahlung beim Typ ESR Der Beleg muss mit DTA/EZAG bezahlt werden. Version 2014 Seite 81 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Begründung: Es fehlen Adress- und Kontonummerangaben des Empfängers, da diese Informationen in der ESR-Referenzzeile verschlüsselt gespeichert sind, zusammen mit Kundenund Beleg-Identifikation. 8.2.2.6.2.5 IBAN-Tool Über IBAN Die IBAN (International Bank Account Number) ist ein international gültiges Kontonummernformat. Dank IBAN können grenzüberschreitende Zahlungen automatisiert und deshalb kostengünstiger abgewickelt werden Anhand der IBAN, lassen sich die drei wesentlichen Merkmale - Land, Finanzinstitut und Kontonummer - einer Bankbeziehung auf Anhieb eindeutig bestimmen. Der BIC dient zur Identifizierung der Bank des Begünstigten. IBAN-Tool Die SIC stellt ein Tool zur Verfügung welches aus der Kontonummer und der Clearing/BLZ Nummer die IBAN berechnet. Mit diesem Tool können ca. 95% aller IBAN berechnet werden. Hinweis: Update des IBAN-Tools Das Tool ist 3 Monate gültig, danach kann keine IBAN mehr berechnet werden! Sage 200 lädt sich die neuste Version des Tools automatisch herunter, wenn der PC mit dem Internet verbunden ist. Die dazu benötigte URL (dort, wo das IBAN-Tool publiziert ist) ist im Admin in den Einstellungen Internet gespeichert und kann, falls notwendig, dort angepasst werden. Falls das Tool manuell installiert werden muss, so kann im c:\ProgramData\Simultan\ibanVerzeichnis die Datei IBANKernel.DLL überschrieben werden. Es ist keine Registrierung notwendig. Die IBAN kann nur für Konti von Banken in der Schweiz und in Liechtenstein automatisch berechnet werden. Der IBAN-Knopf wird nur bei diesen beiden Ländern aktiviert. IBAN-Nummer manuell einfordern mittels Direktaufruf von Worddokumenten Wenn eine IBAN nicht korrekt berechnet werden konnte, kann manuell oder automatisch ein WordDokument gestartet werden, mittels welchem der Kreditor aufgefordert werden kann, ihnen seine IBAN mitzuteilen. Um diese Funktion einzurichten, muss wie folgt vorgegangen werden: Version 2014 Mittels rechter Maustaste (Export – Dokumentverwaltung) kann ein Worddokument zum Ermitteln der IBAN via Brief eingerichtet werden. Seite 82 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Dazu müssen bei der Installation des Client die Wordvorlagen installiert werden. Es werden unter anderem folgende Dateien installiert: diban.dot (Deutsch), fiban.dot (Französisch), eiban.dot (Englisch) und iiban.dot (Italienisch). Diese Vorlagen können nun individuell angepasst und mit dem gewünschten Brieftext ergänzt werden. Erfassen sie dazu eine neue Dokument-Gruppe „IBAN“ und weisen sie dieser Gruppe die vier Vorlagen zu. Falls die Checkbox „[ ] Autostart“ aktiviert wurde, öffnet sich automatisch das hinterlegte Word-File, wenn beim Berechnen der IBAN ein Fehler aufgetreten ist. Falls dem Kreditor eine Kontaktperson zugewiesen wurde, so wird das Dokument in der Sprache der Kontaktperson angezeigt. Falls nicht, so wird die Sprache vom Kreditorenstamm verwendet. Siehe auch Kapitel „Direktaufruf von Worddokumenten 8.2.2.6.3 Plausibilisierung der Zahlungsverbindungen Seit 1. Januar 2007 sind für grenzüberschreitende Zahlungen in den EU-Raum IBAN und BIC zwingend zu erfassen. Falls IBAN und BIC nicht erfasst waren, wird der Auftrag von den Banken zurückgewiesen. Dies wird oft auch mit entsprechenden Verarbeitungsspesen bestraft. In absehbarer Zukunft wird auch für den Inland-Zahlungsverkehr zwingend die IBAN verlangt. Mit den „Plausibilisierungen der Zahlungsverbindungen“ kann in Sage 200 Finanz definiert werden, für welches Land zwingend Clearing/BLZ, IBAN und BIC eingegeben werden müssen. Beim Erfassen von Zahlungsverbindungen sowie beim Ausführen von Vergütungs- und Belastungsläufen prüft das Programm die entsprechenden Vorgaben und warnt den Benutzer gegebenenfalls, dass in den Zahlungsverbindungen zwingende Angaben wie IBAN und/oder BIC fehlen. Somit kann gewährleistet werden, dass sämtliche notwendigen Angaben erfasst sind. Plausibilisierungen einrichten: Mittels Button [Länder] gelangt man aus dem Dialog „Zahlungsverbindungen“ in die Plausibilisierungseinstellungen. Hier können Ländergruppen erfasst werden, für welche anschliessend die PlausibilisierungsKriterien definiert werden. Plausibilisierung Zahlungsverbindungen Feldbezeichnung Bedeutung Ländergruppe Mittels Ländergruppen können Plausibilisierungseinstellung für eine Gruppe von Ländern gleichzeitig vorgenommen werden. Version 2014 Seite 83 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Plausibilisierung Zahlungsverbindungen Feldbezeichnung Bedeutung Bezeichnung Bezeichnung der Ländergruppe (z.B. „Schweiz und Lichtenstein“) Zugewiesen Zuweisung der jeweiligen Länder der zu erstellenden Ländergruppe Ein Land kann nur in einer Ländergruppe enthalten sein. Somit stehen nur Länder zur Auswahl, welche noch nicht zugeordnet wurden. Hinweis: Nicht definierte Länder Für Länder, welche in keiner Ländergruppe enthalten sind (also keine Plausibilisierungseinstellungen vorgenommen wurde), wird auch keine Plausibilisierung durchgeführt. Es erscheint nie eine Fehlermeldung, wenn einer der Werde nicht eingegeben wurde. Nur Länder mit IBAN Mittels dieser Selektion werden nur Länder zur Auswahl angezeigt, welche sich der IBAN-Resolution angeschlossen haben. Sage 200 Finanz bezieht diese Information aus dem Länderstamm (Ländercodes) in Sage 200 Admin (Flag „IBAN unterstützt“) Plausibilisierungseinstellungen Plausibilisierungseinstellungen Für Kreditoren-ZV und Debitoren-ZV kann unabhängig definiert werden, ob - IBAN - Clearing/BLZ - BIC (Swift) zwingend eingegeben werden sollen oder ob eine Warnung erscheinen soll, wenn die Werte nicht eingegeben wurden. Mittels „Keine Plausibilisierung“ wird der Wert nicht geprüft und es erfolgt auch keine Warnung. 8.2.2.7 Register Individuelle Informationen Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Stamm Register Individuelle Informationen Hier können je 12 individuelle Werte (Zahlen) und Texte abgelegt werden. Derzeit werden diese Informationen in den Standardauswertungen nicht ausgewertet, sie können jedoch am Bildschirm oder mit individuellen Berichten ausgewertet werden. Version 2014 Seite 84 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstamm, Individuelle Info. Feldbezeichnung Bedeutung Wert 1 bis Wert 12 12 beliebig verwendbare Zahlenwerte. Die Feldbezeichnungen können durch Klick auf das Symbol [aA] verändert werden. Text 1 bis Text 12 12 beliebig verwendbare Texte, bis 50 Stellen lang. Die Feldbezeichnungen können durch Klick auf das Symbol [aA] verändert werden. Öffnet ein Dialog, in dem die 12 Werte und 12 Texte mit einer Feldbezeichnung versehen werden können, je maximal 10 Stellen. Diese Feldbezeichnungen gelten für alle Kreditoren. Grid Anzeige-Tabelle für gespeicherte Informationen (Suchen-Button). Siehe Grid im Register Allgemeine Informationen. [Duplizieren] [Neu] [Löschen] [Speichern] [Suchen] [Exportieren] [Schliessen] 8.2.2.8 Siehe Register Allgemeine Informationen Register Individuelle Zusätze Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Stamm Register Individuelle Zusätze Hier können je 6 individuelle Datumsangaben und Texte in Comboboxen abgelegt werden. Derzeit werden diese Informationen in den Standardauswertungen nicht ausgewertet, sie können jedoch am Bildschirm oder mit individuellen Berichten ausgewertet werden. Kreditorenstamm, Individuelle Zusätze Feldbezeichnung Bedeutung Datum 1 bis Datum 6 6 beliebig verwendbare Datumswerte. Die Feldbezeichnungen können durch Klick auf das Symbol [aA] verändert werden. Version 2014 Seite 85 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstamm, Individuelle Zusätze Feldbezeichnung Bedeutung Text 1 bis Text 12 6 beliebig verwendbare Comboboxen, bis 50 Stellen lang. Die Feldbezeichnungen können durch Klick auf das Symbol [aA] verändert werden. Für die Bildung der Comboboxen siehe Handbuch Finanzbuchhaltung,Individuelle Zusätze Öffnet einen Dialog, in dem die 6 Datumsangaben Werte und 6 Comboboxen mit einer Feldbezeichnung versehen werden können, je maximal 10 Stellen. Diese Feldbezeichnungen gelten für alle Kreditoren. (Dokumente verwalten) Öffnet einen Dialog zur Zuordnung und zum öffnen von Dateien, die von hier aus aufgerufen werden können (siehe Verknüpfung mit Dokumenten). Grid Anzeige-Tabelle für gespeicherte Informationen (Suchen-Button). Siehe Grid im Register Allgemeine Informationen. [Duplizieren] [Neu] [Löschen] [Speichern] [Suchen] [Exportieren] [Schliessen] 8.2.2.9 Siehe Register Allgemeine Informationen Verknüpfung mit Dokumenten Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Stamm Register Individuelle Zusätze Wo das Symbol (Dokumente verwalten) steht, können Verknüpfungen zu beliebigen Dokumenten abgelegt werde. Diese Dokumente lassen sich vom Verarbeitungs-Dialog aus aufrufen und bearbeiten. (z.B. im Register Individuelle Zusätze) Zur Neu-Zuordnung eines Dokumentes zuerst die Schaltfläche [Neu] aktivieren! DokumentVerknüpfung Feldbezeichnung Version 2014 Bedeutung Seite 86 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung DokumentVerknüpfung Feldbezeichnung Bedeutung Dokument Name des Dokumentes, einschliesslich Dateityp. Verzeichnis Verzeichnis(Ordner), wo das Dokument abgelegt ist. Auch Suchen mit dem Symbol [...] ist möglich. Beschreibung Bei Bedarf: Ein frei wählbarer Text zur genaueren Beschreibung des Dokumentes. Symbol "Dokument" (beschriebenes Blatt) Die mit dem Dateityp des im Grid markierten Dokumentes verbundene Applikation wird gestartet. Das Dokument kann nun gelesen und/oder bearbeitet werden. Grid Anzeige-Tabelle für gespeicherte Informationen Durch Klicken auf eine Zeile wird ein Dokument ausgewählt und darauf mit dem Symbol "Dokument"(beschriebenes Blatt) angezeigt. Mit der Schaltfläche [Löschen] wird die markierte Datei-Zuordnung gelöscht. [Neu] [Löschen] [Speichern] [Schliessen] Siehe Register Allgemeine Informationen 8.2.2.10 Suchen von Kreditoren Es werden nur Kreditoren mit den eingegebenen Einschränkungen ausgegeben. Wird kein Text eingetippt, findet keine Einschränkung statt. Bei der Eingabe des Textes können Ersatzzeichen (Wildcards) wie "*" (ersetzt mehrere Zeichen) und "?" (ersetzt nur ein Zeichen) benutzt werden. Dazu werden alle SQL-Wildcards unterstützt. Beispiele mit "*" und "?": Vorhandene Kreditoren: eingegebener Suchtext Kred Kreditor Kreditor* Kreditor * Version 2014 1. Kreditor 2. Kreditor Meier 3. Kreditor Meyer 4. Kreditor Peyer Gefundene Buchungstext-Nr. 1 1, 2, 3, 4 2, 3, 4 Seite 87 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung *er Kreditor M* Kreditor Me?er Kreditor ?eyer Version 2014 2, 3, 4 2, 3 2, 3 3, 4 Seite 88 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.3 Belegerfassung Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Übersicht Belegerfassung- Kontierung -Zahlung Manuelle Belegerfassung Belegerfassung mit dem Belegleser Belege suchen Belege korrigieren Buchen über Schnittstellen Bestandesbewertung Fremdwährungen Individuelle Belegdaten Siehe auch Version 2014 Einführung Voraussetzungen für das Arbeiten mit der Sage 200 Kreditorenbuchhaltung Leistungsmerkmale: Bearbeiten von Kreditoren-Belegen Seite 89 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.3.1 Übersicht Belegerfassung- Kontierung -Zahlung 1. Belege erfassen: Reg.Karte Kreditoren, Gruppe Belege, Erfassen Vorerfassen (ohne Steuer/Kostenverteilung) mit Kontieren (mit Steuer/Kostenverteilung) 2. Kontrolle: Reg.Karte Kreditoren, Gruppe Belege, Visumkontrolle 3.Belege kontieren: mehrere Belege zusammen: Belege einzeln: Reg.Karte Kreditoren, Gruppe Funktionen, Massenkontieren Reg.Karte Kreditoren, Gruppe Belege, Erfassen 4. Zahlung erfassen: + Ausgabe Zahl-Papiere/Zahl-Dateien Reg.Karte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen 5. Zahlung verbuchen oder löschen: Reg.Karte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen Bearbeiten Verbuchen: Verbuchen Version 2014 Löschen: Alle löschen Seite 90 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung In der Kreditorenbuchhaltung werden manuelle Belege in Grund- und Fremdwährungen erfasst und bearbeitet. Automatisch erfolgen für diese Buchungen die Verteilung für die Steuerabrechnung (Mehrwertsteuerbuchung), die Kostenstellen und Kostenträger sowie die Projektabrechnung (Kostenverteilungsbuchungen). Alle Buchungen aus den Nebenbüchern Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung werden in der Finanzbuchhaltung automatisch und zeitgleich nachgeführt. Ein zusätzliches Übertragen aus den Nebenbüchern entfällt, da alle Saldi auch in der Finanzbuchhaltung bei jeder Buchung aus den Nebenbüchern sofort aktualisiert werden. Die Buchungen erhalten bei der Erfassung in der Sage 200 Finanzbuchhaltung den Status provisorisch. Sie werden erst durch folgende Aktionen auf den Status definitiv gesetzt. Funktion Buchungen abschliessen (Status Definitiv setzen) (Registerkarte Jahresabschluss, Gruppe Vorbereitung, Buchungen abschliessen). Durch Zahlungen verbuchen Alle provisorischen Buchungen sind somit bis zur Zahlung änderbar, sofern dies vom Anwender gewünscht wird. In definitiven Belegen können die Felder, welche für die Finanzbuchhaltung bedeutsam sind, nicht mehr verändert werden; nur noch einige Felder Kreditorenbuchhaltung (z.B. Text, Verfall, Sachbearbeiter) Der erlaubte Buchungszeitraum kann vom System-Verwalter definiert werden. Alle Buchungen werden mit der Identifikation des Erfassers und dem aktuellen Erfassungs-Datum auf der Datenbank markiert und sind somit auch nach der Benützer-ID bearbeitbar oder abschliessbar. Version 2014 Seite 91 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.3.2 Manuelle Belegerfassung Registerkarte Kreditor, Gruppe Belege, Erfassen Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Aufbau und Funktion der Buchungsmasken Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift) MWST-Dialog Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung 8.3.2.1 Aufbau und Funktion der Buchungsmasken Der Erfassungsprozess einer Buchung läuft in Teilschritten ab. Nach der Eingabe bzw. Speichern der Basisbuchungsangaben in den Buchungsregistern erfolgen je nach Erfassungsart und Kontoart weitere Dialoge (Steuerdialog, KORE-Verteilung). Version 2014 Seite 92 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Der grundsätzliche Buchungsablauf Kreditorenbelege (Fakturen/Gutschriften) Der Erfassungsprozess einer Buchung läuft in Teilschritten ab. Nach der Eingabe bzw. Speichern der Basisbuchungsangaben in den Buchungsregistern erfolgen je nach Kontoart weitere Kontierungsdialoge (KORE-Verteilung). Erfassung kontierter Belege oder Ändern noch nicht definitiv verbuchter Belege: 1. Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift), auch Belegerfassung mit dem Belegleser 2. MWST-Dialog 3. Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung Beleg-Vorerfassung: 1. Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift), auch Belegerfassung mit dem Belegleser Ändern definitiver (bezahlter) Belege: 1. Ändern definitiv verbuchter Belege oder Storno oder aber Löschen verbuchter Zahlläufe, dann Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift), 8.3.2.2 Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift) Registerkarte Kreditor, Gruppe Belege, Erfassen Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Ablaufsteuerung Belegerfassungsmaske Belegverteilung auf mehrere Gegenkonti Version 2014 Seite 93 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.3.2.2.1 Ablaufsteuerung Die Ablaufsteuerung bei der Belegerfassung bestimmt die mit Tab bzw. Enter angesprungenen Felder sowie die Position nach "Speichern" und nach "Neu". Es werden bestimmte Felder übersprungen, sonst bleibt die Reihenfolge der Felder unverändert. Mit der Maus können die übersprungenen Felder jederzeit angewählt werden. Einrichten der Ablaufsteuerung Irgendwo auf dem Belegfenster: Rechts-Klick - Ablaufsteuerung Diese Einstellungen gelten nur für den angemeldeten Benutzer. Es können mehrere Varianten eingerichtet werden. Die Variante "<Inaktiv>" kann weder verändert noch gelöscht werden! Sie gilt ohne Ablaufsteuerung. Erstellen einer neue Variante: 1. Bei Bezeichnung: Einen eigenen Namen einsetzen ( "<Inaktiv>" überschreiben) 2. "Default" setzen: Falls diese Variante beim Öffnen der Belegerfassung automatisch gelten soll: einschalten, für alle anderen Varianten ausschalten. 3. Die zu überspringenden Felder mit >> nach rechts schieben. 4. evtl. "Position nach Speichern" und "Position nach Neu" auswählen. 5. [Speichern] Löschen einer Variante 1. Bei Bezeichnung: Den Namen der zu löschenden Variante wählen. 2. [Löschen] Wahl der Ablaufsteuerung bei der Belegerfassung Hinweis: Die als "default" abgelegte Variante gilt automatisch. Version 2014 Seite 94 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Um eine andere Variante zu aktivieren: 1. Irgendwo auf dem Belegfenster: Rechts-Klick - Ablaufsteuerung 2. Bei Bezeichnung: Die gewünschte Variante wählen. Das Varianten-Fenster [Schliessen] Hinweis: In der Variante <Inaktiv>" werden keine Felder übersprungen Aktivieren von Ablaufsteuerungen mittels Belegleser Es können verschiedene Sets von Ablaufsteuerungen definiert werden, es wird unterschieden ob die Erfassung der Belege mittels Belegleser (Knopf ) aktiviert wurde oder nicht. Die Definition der Ablaufsteuerung ist abhängig vom Aktivieren des Knopfes, es kann ein Set bei aktiviertem Knopf und ein Set bei nicht aktiviertem Knopf definiert werden. 8.3.2.2.2 Belegerfassungsmaske Kreditoren-Belege Feldbezeichnung Bedeutung Fibu Valuta Dieses Datum bestimmt, mit welchem Datum die betreffende Buchung in der Finanzbuchhaltung verbucht wird. [ ] Periodeninformation Falls im betreffenden Mandanten mit vordefinierten BuchungsperiodenGültigkeitsbereichen gearbeitet wird, können mit dem Button [Periodeninformation] die entsprechenden Periodeninformationen abgefragt werden. Siehe Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Periodendefinitionen (Handbuch Finanzbuchhaltung) Kreditoren-Auswahl Hinweis Bonitätsmanagement: Falls das Bonitätsmanagement eingerichtet ist und die Adresse den Bonitäts-Status mittel oder schlecht aufweist, erfolgt nach der Wahl des Kreditors eine Warnung. Kreditor Sie haben verschiedene Möglichkeiten, den entsprechenden Kreditor auszuwählen: 1. Wenn Nummer bekannt, Eingabe der gewünschten KreditorenNummer. 2. Wenn Name bekannt: Eingabe (mindestens der 1 Stelle) des Namens im Feld "Name". Dann Tabulator bzw. Enter. Version 2014 Seite 95 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Belege Feldbezeichnung Bedeutung In allen anderen Fällen: Kreditor durch Klicken des Icons Lupe im Selektionsdialog nach den gewünschten Kriterien suchen. Dann mit Doppelklick in die Erfassungsmaske übernehmen. Wird mehr als ein Kreditor gefunden so werden zwei Knöpfe zum Navigieren innerhalb der gefundenen Datensätze angezeigt. Name Summe Bei der Suche nach Namen genügt es, einen oder mehrere Buchstaben des Namens des Kreditors und [Enter] einzugeben. Bestehen mehrere Namen unter den eingegebenen Buchstaben, erscheinen diese in einer Combobox und der gewünschte Kreditor kann durch Markierung in die Erfassungsmaske übernommen werden. Durch Drücken des Buttons [Summe] werden Ihnen zum ausgewählten Kreditor die Saldo- und Umsatzinformationen angezeigt. Beleg Zum Suchen eines erfassten Beleges eines bestimmten Kreditors: Mittels Radiobutton auswählen, ob es sich um die interne oder externe Belegnummer handelt. Dann die betreffende Belegnummer (ohne weitere Eingaben) in dieses Feld eingeben und anschliessend das Feld Beleg verlassen. Nebst dem gefundenen Beleg werden alle entsprechenden Kreditoreninformationen angezeigt. Währung In dieser Combobox wird die Währung des Kreditors angezeigt. Handelt es sich um einen sogenannten Multi-Currency-Kreditor, so wird die Vorschlagswährung angezeigt. Stimmt diese nicht mit dem zu erfassenden Beleg überein, kann die gewünschte Währung aus der Combobox ausgewählt werden. Abhängig von der gewählten Währung wird auch das entsprechende Sammelkonto hinterlegt. Belegdaten Extern Sofern gewünscht bzw. vorhanden, kann hier eine externe / zusätzliche Belegnummer als Referenz eingegeben werden. (alphanumerisch, bis 30 Stellen) Beleg Die Belegnummer wird vom System automatisch vorgeschlagen, sofern unter Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5 die Option automatische Belegnummer gewählt wurde. Andernfalls ist eine eigene Belegnummer manuell zu erfassen. Ist die automatische Erhöhung der Belegnummer aktiviert, kann die interne Belegnummer im Bedarfsfall manuell übersteuert werden. Durch Klicken des Kästchens rechts des Feldes Belegnummer wird Version 2014 Seite 96 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Belege Feldbezeichnung Bedeutung das Feld frei zur Eingabe. Gutschrift Soll der Beleg als Gutschrift erfasst werden, ist diese Checkbox zu aktivieren. Ist weder Gutschrift noch Vorauszahlung aktiviert, handelt es sich um eine Rechnung. Zahlung sperren Der Beleg wird bis auf weiteres nicht zur Zahlung vorgeschlagen. Er kann aber im Zahllauf mit [Zufügen] manuell einer Zahlung beigefügt werden. Siehe auch Fenster Kreditoren-Zahlungen - Zusatzselektion Vorauszahlung Der Beleg ist die Vorauszahlung. Er zählt nicht im Umsatz. Die Zahlung solcher Vorauszahlungs-Belege erfolgt mit einem normalen Zahllauf, wie eine Rechnung. Siehe auch KreditorenVorauszahlungen Datum Das Datum dient zur Berechung von Skonto und Belegverfall. Es wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen. Dieser Eintrag kann beliebig verändert werden. Je nach Einstellung, Register Debitoren/Kreditoren 1/5, "Vorschlag Belegdatum Debi/Kredi" wird das Valuta-, das System-Datum oder ein anderes Datum vorgeschlagen. Verfall Der Verfall wird aufgrund der spezifischen Zahlungskonditionen im Kreditorenstamm berechnet und kann allenfalls vom Anwender übersteuert werden. Hinweis Wenn das Verfalldatum kleiner als das Belegdatum und kleiner oder gleich der höchsten Skontokonditionsstufe ist, erscheint eine Warnung. (neben Verfall) Version 2014 Aufruf der Verfallkalkulation. Die einzelnen Verfallstufen werden anhand der erfassten Belegdaten angezeigt. Seite 97 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Belege Feldbezeichnung Bedeutung Kondition Mit der zwingend erforderlichen Zahlungskonditionen aus dieser Combobox legen Sie fest, welche Regeln bei der Berechnung von Skontoabzügen zur Anwendung kommen. Diese werden in den entsprechenden Erfassungsprogrammen vorgeschlagen und können dort übersteuert werden. Je nach Methode besteht die Auswahl aus -mehrstufigen Konditionen (Brutto-Methode) z.B.: "1 10 Tage 2% / 30 Tage netto" -Konditionsstufen (Netto-Methode), z.B.: "1,1 10 Tage 2% " "1,2 30 Tage netto " Die Texte für die Zahlungskonditionen sind mehrsprachig und werden in der Benutzersprache (Siehe Handbuch Admin, Benutzer) angezeigt. Wird als Text „undefined“ angezeigt, fehlt der Text in der entsprechenden Sprache. Siehe auch Brutto- oder Netto-Methode Text Entsprechend den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5 wird hier der OP-Buchungstext vorgeschlagen. Dieser kann manuell übersteuert werden. Gleichzeitig dient dieser Text als Vorschlag für die FIBU-Buchung (unter Verteilung). Hinweis Dieser Text wird automatisch in den Text der FIBU-Buchung (unter Verteilung) übernommen, wenn dieses Feld "Text" mit Tabulator, Enter oder Mausklick verlassen wird. Besteht schon ein Fibu-Buchungstext, erfolgt eine Frage, ob dieser anzupassen sei. Sachbearbeiter Falls solche unter Registerkarte Daten, Gruppe Allgemeine Stammdaten, Sachbearbeiter erfasst und ein Sachbearbeiter im Kreditorenstamm zugeteilt worden ist, wird dieser hier vorgeschlagen. Er kann durch eine neue Auswahl aus der Combobox übersteuert werden. Referenz Eingabe einer Kreditorenreferenz, es können maximal 120 Zeichen erfasst werden. Empfängerkonto Hier wird die Zahlungsverbindungen (Kreditor) entsprechend dem Vorschlag in den Zahlungsverbindungen im Kreditorenstamm vorgeschlagen. Sie kann durch eine andere aus der Combobox ersetzt werden. Version 2014 Seite 98 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Belege Feldbezeichnung Bedeutung Mit der Schaltfläche kann direkt in den Kreditorenstamm, Dialog Zahlungsverbindungen (Kreditor) verzweigt werden, um Zahlungsverbindungen zu erfassen oder zu ändern. Vordisposition Eigene Zahlungsverbindungen (Mandant) Bei Bedarf kann eine eigene Zahlungsverbindung zugeteilt werden (Vordisposition). Diese wird im Zahllauf für diesen Beleg vorgeschlagen, kann aber übersteuert werden (siehe auch Zahllauf, Zahlkonto zuweisen ). Die Schaltfläche wird farbig dargestellt, wenn dem Beleg eine Zahlungsverbindung zugewiesen wurde. Fehlt die Zahlungsverbindung, wird sie grau dargestellt. STP Kein ESR STP-Referenz Straigth Trough Processing - Referenz Zahlungsverbindung ohne STP ESR-Zahlungsverbindung – die Referenznummer muss erfasst werden. Bei einer Gutschrift muss die Referenznummer nicht erfasst werden. Die Gutschrift wird immer mit einer Rechnung verdichtet (DTA / EZAG), und es wird die Referenznummer der Rechnung verwendet! IPI stru. IPI-Zahlungsverbindung mit einem strukturiertem Verwendungszweck – es muss ein Verwendungszweck im Feld STP-Referenz erfasst werden. IPI unst. IPI-Zahlungsverbindung mit einem unstrukturiertem Verwendungszweck – es kann ein Verwendungszeck im Feld STP-Referenz erfasst werden. Entspricht einer ESR-Referenz (Schweiz) oder einem IPIVerwendungszweck (International). Bei der Belegerfassung mit dem Belegleser wird die STP-Referenz automatisch eingesetzt. Natürlich kann die Referenz auch eingetippt werden. ESR-Referenzen und der strukturierte IPI-Verwendungszweck werden auf eine korrekte Prüfziffer geprüft. Hinweis Belege, auf denen dieses Feld ausgefüllt ist, werden im Zahllauf durch einen Eintrag in der Spalte STP gekennzeichnet. Derartige Belege werden im Zahllauf als Einzelzahlung überweisen (keine automatische Sammelzahlungsverdichtung). Betrag Belegwährung Version 2014 Seite 99 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Belege Feldbezeichnung Bedeutung Brutto In dieses Eingabefeld ist der Totalbetrag des aktuellen Beleges in der entsprechenden Währung einzugeben. Als Belegwährung gilt die in der Währungsinformation angezeigte Währung. Bei Netto-Methode werden Skonto und Nettobetrag auf Grund der gewählten Zahlungskondition automatisch eingesetzt. (siehe Bruttooder Netto-Methode) Skonto Dieses Feld erscheint nur bei der Einstellung "Netto-Methode" ( siehe Brutto- oder Netto-Methode): Zur Eingabe muss zuerst der Radio-Button links davon geklickt werden. Hier kann bei Bedarf der vorgeschlagene Skonto übersteuert werden. Netto Dieses Feld erscheint nur bei der Einstellung "Netto-Methode" ( siehe Brutto- oder Netto-Methode): Zur Eingabe muss zuerst der Radio-Button links davon geklickt werden. Hier kann bei Bedarf der Netto-Betrag eingegeben werden. Darauf werden Skonto und Bruttobetrag auf Grund der gewählten Zahlungskondition automatisch eingesetzt. Erfassungsart Vorerfassung Der Beleg wird vorerfasst: (siehe Kreditoren-Vorerfassung) Gegenkonto, Steuerangaben und Kostenverteilung werden erst später bei der Kontierung eingesetzt. Wenn dieser Knopf nicht erscheint, ist gemäss der Einstellung "Kreditoren vorerfassen" im Register Debitoren/Kreditoren 1/5 keine Vorerfassung möglich. Kontierung Der Beleg wird vollständig kontiert erfasst: Gegenkonto, Steuerangaben und Kostenverteilung müssen erfasst werden. Hinweis Um einen vorerfassten Beleg später einzeln zu kontieren, wird er aufgerufen, nach Aktivierung dieses Knopfes kontiert und mit [Speichern] gespeichert. (siehe auch Übersicht BelegerfassungKontierung -Zahlung) Währungsinformation (Währung) Version 2014 Die Währungsbezeichnung wird gemäss Kreditorenstamm angezeigt. Bei Multi-Currency-Kreditoren richtet sich diese nach der Auswahl im Feld Kreditoren-Auswahl/Währung und gilt für den aktuell zu erfassenden Beleg. Seite 100 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Belege Feldbezeichnung Bedeutung Kurs Bei Fremdwährung-Kreditoren wird der aktuelle Umrechnungskurs vorgeschlagen. Dieser kann für den in Bearbeitung befindlichen Beleg übersteuert werden. Verteilung Sammelkonto Hier wird das Kreditoren-Sammelkonto angezeigt, das im Kreditorenstamm diesem Kreditor zugeteilt wurde. Bei Bedarf kann ein anderes Kreditoren-Sammelkonto in der Belegwährung ausgewählt werden. Gegenkonto Hier wird das Fibu-Aufwand-Konto angezeigt, das im Kreditorenstamm diesem Kreditor zugeteilt wurde. Bei Bedarf kann ein anderes Aufwand-Konto ausgewählt werden. Für die Belegverteilung auf mehrere Gegenkonti siehe entsprechenden Abschnitt. Text Text für die FIBU-Gegenbuchung(en) dieses Beleges. Ohne besondere Eingabe wird der Belegtext (Feld "Text" unter Belegdaten) eingesetzt. Restverteilung Rechner Ein-/Ausschalter für den Dialog "Bruttobetragserfassung". Ist bei Anwendung der Netto-Methode hilfreich zur Kontrolle des vom System berechneten Skonto: Bruttobetrag eingeben, dann Tab- bzw. Enter-Taste der Skonto wird angezeigt. [Übernehmen] überträgt die angezeigten Betrage ins Feld Restbetrag. (oberer Betrag) Restbetrag des Beleges, wenn schon Teilbeträge verteilt wurden Der Beleg kann erst abgeschlossen werden, wenn der ganze Betrag verteilt ist. Für die Belegverteilung auf mehrere Gegenkonti siehe entsprechenden Abschnitt. (unterer Betrag) Bei Belegen, die ganz auf ein einziges Gegenkonto gebucht werden, wird hier automatisch der "Betrag Belegwährung" eingesetzt. Für die Belegverteilung auf mehrere Gegenkonti ist hier der Teil-Betrag einzusetzen, der auf das ausgewählte Gegenkonto zu buchen ist und darauf [Speichern] zu aktivieren. Siehe entsprechenden Abschnitt (unten): Betrag Basiswährung Total Netto / Steuer /Brutto Version 2014 Anzeige-Felder für entsprechenden Zahlen für diesen Beleg. Seite 101 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Belege Feldbezeichnung Bedeutung Symbol "Steuer-Explorer" Verzweigt in den Anzeige-Dialog "Steuer", wo die Steuer-Angaben für diesen Beleg angezeigt werden. (Siehe auch MWST-Dialog) Grid Anzeige-Tabelle für alle gespeicherten Belege dieses Kreditors Mit Auswahlmöglichkeit durch Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag (Abfüllen der Erfassungsmaske zu Mutationszwecken). Die einzelnen Grid-Spalten können in der Breite verändert werden. Wenn die entsprechende Checkbox in den Einstellungen aktiviert ist, wird die aktuelle Spaltenbreite gespeichert. (Einstellungen, Register Einstellungen, "Grid-Kolonnenbreiten speichern") Hinweis Navigation im Grid Mittels rechter Maustaste kann im Grid navigiert werden. Auch können damit spezielle Sichten und Verhalten des Grids eingestellt werden. Folgende Funktionen sind möglich: Kopieren Suchen Zoom in Zoom out Zoom 100% Vorerf Automatisches Einlesen .... mittels Belegleser Durch "hineindrücken" dieser kleinen Schaltfläche werden nur die vorerfassten Belege angezeigt. (siehe Kreditoren-Vorerfassung). Ist sie nicht hineingedrückt, werden vorerfasste und kontierte Beleg im Grid angezeigt Muss zur Belegerfassung mit dem Belegleser "hineingedrückt" sein. Der Knopf kann in den Einstellungen unter werden beim Starten des Fensters. automatisch aktiviert Einstellungen Vorschlag Valutadatum bei Kontieren von vorerfassten Belegen: vom Vorerfassungsbeleg Systemdatum Vom Vorgängerbeleg übernehmen Fixes Datum Wird das Kontieren aus der Funktion Massenkontieren aufgerufen, so übernimmt das Programm das Valutadatum aus dem Massenkontieren, wenn die Option "Valutadatum ändern aktiviert Version 2014 Seite 102 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Belege Feldbezeichnung Bedeutung wurde. ESR-Belegleser aktivieren: Beim Start vom Fenster Kreditorenbelegerfassung wird der ESR-Belegleserknopf automatisch aktiviert. Zahlung sperren aktivieren: Die Checkbox Zahlung sperren wird beim Erfassen eines neuen Beleges immer aktiviert vorgeschlagen. Die Kreditorenstamm-Notizen werden eingeblendet und können mutiert werden. Im Fenster kann die Checkbox „Text automatisch anzeigen“ aktiviert werden. Diese Einstellung wird in die Registry geschrieben und es wird bei der Selektion eines Kreditors die Kreditorenstamm-Notiz automatisch eingeblendet falls vorhanden. Wenn keine Notiz vorhanden ist so wird das schwarze Icon angezeigt, falls ein Text vorhanden ist so erscheint das farbige Icon. Mit dieser Schaltfläche öffnet sich ein Dialog "Editor". Darin kann ein maximal 250 Zeichen langer Text (Bemerkungen oder Kommentare) erfasst bzw. abgerufen werden. In diesem Text sind beabsichtigte Zeilenwechsel mit der Tastenkombination Ctrl-Enter einzugeben. Mit [Speichern] wird der "Editor"-Dialog geschlossen. Bei Belegen, wo ein solcher Text vorhanden ist, erscheint das Symbol [aA] farbig. [Neu] Löscht alle Eingaben und bereitet die Eingabemaske für Neueingaben vor. Muss zur Erfassung neuer Belege nicht aktiviert werden. [Explorer] Öffnen des Explorer-Fensters für den im Grid markierten Beleg. Darin werden zur Information die zugehörigen Buchungen in Hauptbuch und in der Kostenrechnung angezeigt Es kann aber keine Veränderung vorgenommen werden. Im Explorer-Fenster: Durch Klick auf eine Hauptbuchung werden die KOREKostenbuchungen der betreffenden Hauptbuchung angezeigt (wenn Kostenrechnung aktiv). [Abbrechen] schliesst das Explorer-Fenster. [Verteilung] Zur Änderung von bestehenden Belegen, wenn Steuersatz und/oder die Kostenverteilung zu verändern sind (siehe Ändern noch nicht definitiv verbuchter Belege) [Löschen] Löschen des aktuellen Beleges Version 2014 Seite 103 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Belege Feldbezeichnung Bedeutung [Speichern] Der [Speichern]-Button speichert den Beleg und verzweigt in den Steuer-Dialog ( MWST-Dialog ) und den Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung. [Abbrechen] Schliessen der Beleg-Erfassungsmaske. Falls ein Beleg noch nicht fertig erfasst ist, geht dieser verloren. 8.3.2.2.3 Belegverteilung auf mehrere Gegenkonti Um den Betrag eines Beleges auf mehrere Fibu-Gegenkonti zu verteilen, ist wie folgt vorzugehen: 1. Den Beleg erfassen, wie in der Belegerfassungsmaske beschrieben, Variante Kontierung. 2. Bei der Wahl des Gegenkonto: 3. das Gegenkonto wählen 4. Den auf dieses Konto zu buchenden Betrag rechts davon eintippen. 5. [Speichern] 6. Es folgen für diesen Betrag - MWST-Dialog (sofern der Beleg steuerpflichtig ist) und - Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung (sofern die Kostenrechnung aktiv ist) Solang der Belegbetrag noch nicht vollständig verteilt ist, wiederholt sich dieser Ablauf. Der noch zu verteilende Betrag wird unter "Restverteilung" angezeigt. 7. Ist der Betrag vollständig verteilt, wird er automatisch abgeschlossen. Mit [Abbrechen] kann die Verteilung vorher abgebrochen werden. Dabei wird jedoch der ganze Beleg gelöscht! 8.3.2.3 MWST-Dialog Diese Maske in eine Folge-Maske bei der Belegerfassung oder Beleg-Änderung. Sie erscheint automatisch bei steuerpflichtigen Belegen, d.h. wenn dem Fibu-Gegenkonto des Beleges im Kontoplan ein Steuercode zugeordnet ist. Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: MWST-Dialog Beleg in Basiswährung Version 2014 Seite 104 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung MWST-Dialog Beleg in Fremdwährung MWSt für Dienstleistungen aus dem Ausland Hinweis auf Handbuch Finanzbuchhaltung 8.3.2.3.1 Steuersätze Kontenplan, Feld "Steuersatz" Mehrwertsteuerabrechnung MWST-Dialog Beleg in Basiswährung Kreditoren-Belege Steuer Feldbezeichnung Bedeutung Steuer-Variante Steuersatz (siehe Handbuch Finanzbuchhaltung unter Stammdaten/Steuersätze) Der hinterlegte Steuersatz des gewählten steuerpflichtigen Kontos wird vorgeschlagen und kann in der Combobox bei Bedarf geändert werden. Die gültigen Steuersätze gemäss Buchungsdatum und Gültigkeitsbereich der Stammdaten/Steuersätze stehen in der Combobox zur Auswahl (Ausnahme: Dem Steuersatz ist ein Gegenkonto in fremder Währung zugewiesen). Für Belege in Fremdwährung siehe MWST-Dialog Beleg in Fremdwährung Netto Netto-Betrag der Buchung (exkl. Steuerbetrag) in Basiswährung. Je nach Beleg kann der Betrag als Netto- oder Brutto-Betrag (siehe Brutto) eingegeben werden. Steuer Steuerbetrag der Steuerbuchung in Basiswährung. Wird automatisch berechnet. Brutto Brutto-Betrag der Buchung (inkl. Steuerbetrag) in Basiswährung Text Buchungstext für die Steuerbuchung Der Text wird gemäss Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5 eingesetzt. Version 2014 Seite 105 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Belege Steuer Feldbezeichnung Bedeutung [Ohne Steuer] Buchung ohne Steuer buchen. Die Steuerbuchung wird nicht gebucht. Die Buchung wird in der Steuerabrechnung nicht als Umsatz aufgeführt. Hinweis: Belege, die in der Steuerabrechung erscheinen müssen, ohne dass eine Steuer abzurechen ist, müssen mit einem 0%-Steuersatz und [Verbuchen] erfasst werden. [Verbuchen] Buchung mit Steuer buchen. Die Netto- und Steuerbuchung wird gemäss der Anzeige „Steuerbuchungen“ im unteren Teil der Maske verbucht. [Abbrechen] Der Steuerbuchungsdialog wird abgebrochen. Rückkehr zur Hauptmaske Belegerfassung. 8.3.2.3.2 MWST-Dialog Beleg in Fremdwährung Grundsätzlich läuft dieser Dialog gleich ab wie im MWST-Dialog Beleg in Basiswährung. Bei Fremdwährungsbelegen sind folgende Besonderheiten zu beachten: Kreditoren-Belege Steuer Fremdwährung Bedeutung Feldbezeichnung Steuer-Variante Grundsätzliche Beschreibung siehe MWST-Dialog Beleg in Basiswährung. Zur Auswahl stehen zusätzlich die Steuersätze mit einem hinterlegten Gegenkonto in der Buchwährung der Buchung (=Fremdwährung). Netto Netto-Betrag der Buchung (exkl. Steuerbetrag) in der Währung der gewählten Wertanzeige „Basiswährung“ oder „Fremdwährung“ Steuer Steuerbetrag der Steuerbuchung in der Währung der gewählten Wertanzeige „Basiswährung“ oder „Fremdwährung“ Brutto Brutto-Betrag der Buchung (inkl. Steuerbetrag) in der Währung der gewählten Wertanzeige „Basiswährung“ oder „Fremdwährung“ Version 2014 Seite 106 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Belege Steuer Fremdwährung Bedeutung Feldbezeichnung Wertanzeige Wertanzeige und Eingabe der Wertefelder „Netto“, „Steuer“ und „Brutto“ in. - Basiswährung - Fremdwährung = Buchwährung der Buchung Die automatische Umrechnung erfolgt zum Buchungskurs der Buchung. Text Siehe MWST-Dialog Beleg in Basiswährung. [Ohne Steuer] Siehe MWST-Dialog Beleg in Basiswährung [Verbuchen] Siehe MWST-Dialog Beleg in Basiswährung [Abbrechen] Siehe MWST-Dialog Beleg in Basiswährung Steuerbuchungen Siehe MWST-Dialog Beleg in Basiswährung 8.3.2.3.3 MWSt für Dienstleistungen aus dem Ausland Steuertechnisch: Die Kredi-Rechnung aus dem Ausland enthält keine Steuer In der Steuerabrechnung soll der Betrag aber erscheinen (Gruppe 90, Bezug DL aus dem Ausland) Dafür kann eine fiktive Vorsteuer geltend gemacht werden, die durch eine MWSt in derselben Höhe neutralisiert wird. (Vst- Guthaben und MWSt- Schuld heben sich gegenseitig auf) Für diesen Fall muss man zwei spezielle Steuersätze definieren: 1. VST-Satz, welcher der Kredi-Rechnung zugeteilt wird: Berechnet die fiktive VST (Steuergruppe 110, Anrechenbare VST) Dieser Satz muss ein Netto-Satz sein, damit der OP-Betrag dem Rechnungsbetrag entspricht. - Gruppe: 110 (anrechenbare Vorsteuer) - Netto - Steuersatz in %: Der passende Steuersatz. - Innergemeinschaftliche Verrechnung: Hier den 2. Steuersatz angeben (siehe unten) Dieser Steuersatz wird dem Kreditoren-Beleg zugeteilt. Version 2014 Seite 107 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Er wird über das Feld "innergemeinschaftliche Verrechnungen" mit dem folgenden Steuersatz verbunden: 2. 8.3.2.4 (fiktiver) MWSt-Satz für DL-Ausland: Berechnet die gleich hohe MWSt und ergibt den erforderlichen Eintrag in Steuerjournal/Abrechung. - Gruppe: 90 (Bezug DL aus dem Ausland) - Netto, ebenfalls Netto-Satz. - Steuersatz in %: Gleicher Satz wie im Steuersatz 1. Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung Bei aktivierter Kostenrechnung (siehe Admin: Registerkarte Mandant, Gruppe Mandanten, Mandanten bearbeiten, Checkbox 'Kostenrechnung aktiv') verlangt das Programm zu jeder erfolgswirksamen Fibubuchung eine Kostenverteilungskontierung für die Primärkostenbuchung in die Kostenrechnung. Eine Fibubuchung kann auf beliebig viele Kostenstellen, Kostenträger und/oder Projekte und Leistungsarten aufgeteilt werden. Die verfügbaren Kontierungsebenen sind abhängig vom Aufbau der Kostenrechnung. Näheres dazu erfahren Sie im Handbuch Kostenrechnung. Kostenverteilungs-Fenster: Siehe Handbuch Finanzbuchhaltung, Kostenverteilungsdialog für die KOREPrimärkostenverteilung Version 2014 Seite 108 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.3.3 Belegerfassung mit dem Belegleser Registerkarte Kreditor, Gruppe Belege, Erfassen In der Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift) ist zum Einlesen von Belegen: Unten das Symbol "Belegleser" anzuwählen: Es können ESR- wie auch IPI-Belege mit einem entsprechenden Belegleser eingelesen werden. ESR Auf Grund der Teilnehmernummer auf dem Einzahlungsschein wird der Kreditor vom System selbständig vorgeschlagen: Die Teilnehmernummer muss in einer Zahlungsverbindung des Kreditors erfasst sein. (siehe Zahlungsverbindungen (Kreditor)) Die eingelesene ESR-Referenz und der in der Codierzeile enthaltene Betrag werden angezeigt. Die Daten im Abschnitt “Belegdaten” wurden aufgrund der dem Kreditor hinterlegten Stammdaten eingetragen und können im Bedarfsfall mutiert werden. Wenn kein Kreditor mit der ermittelten Teilnehmernummer gefunden wird, erscheint ein entsprechender Hinweis mit der Frage, ob ein neuer Kreditor oder eine neue Zahlverbindung erfasst werden soll. Wird diese Frage mit JA bestätigt wechselt das Programm automatisch in den Kreditorenstamm und initialisiert einen neuen Kreditor. Beim Speichern dieses Kreditors wird automatisch eine Zahlungsverbindung Typ „ESR“ mit der ermittelten Teilnehmernummer erstellt. IPI Auf Grund der IBAN-Nummer und des IPI-Formcodes wird der Kreditor vom System selbständig vorgeschlagen. Werden mehrere Kreditoren gefunden so erscheint eine Auswahl, wird kein Kreditor gefunden so kann direkt ein neuer Kreditor oder eine neue Zahlungsverbindung erfasst werden. Der eingelesene Verwendungszweck und der Betrag werden angezeigt. Fehlende Daten lassen sich manuell ergänzen. Aufgrund der in den Einstellungen hinterlegten Erfassungsart erhält der Beleg den Status „Kontierung“ respektive „Vorerfassung“ (Vorerfassung, wenn in den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5 die Option "Kreditoren Vorerfassung " eingeschaltet ist). Nach jedem erfolgreich eingelesenen und nötigenfalls ergänzten Beleg muss die Schaltfläche [Speichern] aktiviert werden. Gegebenenfalls erscheinen jetzt der MWST-Dialog und der Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung. Hinweis: nicht verarbeitbarer Beleg Nach einem nicht verarbeitbaren Beleg ist vor dem Einlesen des nächsten Beleges die Schaltfläche [Neu] zu aktivieren. Der aktuelle Beleg wird dabei verworfen. Version 2014 Seite 109 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Hinweis: Ablaufsteuerung Falls die Feldreihenfolge angepasst werden soll, ist für das Einlesen von Belegen zusätzlich zur Ablaufsteuerung für manuelle Belegerfassung eine eigene Ablaufsteuerung einzurichten: Beleglesefunktion mit dem Symbol einschalten und dann die Ablaufsteuerung einrichten. Hinweis: Docuware-Integration Bei aktivierter Archivierungs-Schnittselle ist links neben dem Button für das Aktivieren des Beleglesers zusätzlich der Button [ESR-String aus Zwischenablage einfügen] vorhanden. Mittels diesem Button kann die zuvor in Docuware ermittelte ESR-Codierzeile (OCR-Texterkennung) aus der Zwischenablage eingefügt werden. Dadurch wird – analog dem Belegleser – der Kreditor selektiert sowie ESR-Referenz und Betrag abgefüllt. Das Einlesen via Belegleser erfolgt somit gänzlich und Belege können mit wenigen Mausklicks in Sage 200 Finanz erfasst werden. Version 2014 Seite 110 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.3.4 Belege suchen Registerkarte Kreditor, Gruppe Belege, Erfassen 1. Den Kreditor auswählen oder (falls die interne oder externe Belegnummer bekannt ist) unter der Kreditoren-Nummer die Belegnummer eingeben. 2. Bei Multi-Currency-Kreditoren Die Währung auswählen. Alle Belege des gewählten Kreditors werden im Grid angezeigt. Der ausgewählte Beleg (bzw. der erste Beleg des gewählten Kreditors steht in der Maske "Belegerfassung" zur Bearbeitung bereit. (Siehe Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift):. Version 2014 Seite 111 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.3.5 Belege korrigieren Registerkarte Kreditor, Gruppe Belege, Erfassen Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Ändern noch nicht definitiv verbuchter Belege Ändern definitiv verbuchter Belege Storno 8.3.5.1 Ändern noch nicht definitiv verbuchter Belege Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Grundsätzliches zum Ändern Verteilung Ablaufschema für die Neu-Verteilung eines Beleges Das Fenster Beleg mutieren Kontrolle der Verteilung 8.3.5.1.1 Grundsätzliches zum Ändern Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden, im Datengrid angezeigten Beleg können je nach Verarbeitungszustand des Beleges (noch nicht definitiv / definitiv verbucht) Änderungen vorgenommen werden. Nachstehend sind die Möglichkeiten bei noch nicht definitiv verbuchten Belegen beschrieben: Die Belegdaten in den Eingabefeldern der Belegerfassungsmaske können direkt geändert werden. Anschliessend muss der Beleg erneut mit dem Button [Speichern] gespeichert werden. Wird der Betrag geändert, müssen alle bisherigen Buchungen betragsmässig (abgestimmt auf die Betragskorrektur) neu verteilt werden. Je nachdem, ob es sich um eine steuerpflichtige und/oder um eine KORE-wirksame Buchung handelt, erscheinen beim anklicken des Buttons [Speichern] die betreffenden Zusatzdialoge (siehe Beschreibung MWST-Dialog und Kostenverteilungsdialog für die KORE-Primärkostenverteilung). Wird der Steuercode und/oder die KORE-Kostenverteilung geändert, ist ein besonderer Verteilungs-Dialog erforderlich: (siehe Verteilung). Das Programm stellt sicher, dass die Restverteilung aus den Buchungsänderungen vollständig erfolgt. Version 2014 Seite 112 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.3.5.1.2 Verteilung Registerkarte Kreditor, Gruppe Belege, Erfassen Schaltfläche [Verteilung] Die Funktion Verteilung dient dazu, Gegenkonto-, Mehrwertsteuer- oder die Kostenverteilung einer Buchung zu ändern. Der Kreditorenbeleg verändert sich durch diese Mutationen nicht: Der Belegbetrag auf dem Sammelkonto bleibt unverändert. Der Buchungstext, die Verteilung auf Gegenkonti, Steuerbuchungen und die Kostenverteilung können verändert werden. Hinweis: Das Fenster der Verteilung kann erst sauber abgeschlossen werden, wenn der Restbetrag (unten links im Fenster) auf 0 aufgeht. Deshalb empfiehlt es sich, die Verteilung bestehender Belege gut vorzubereiten. In gewissen Fällen ist es einfacher, den Beleg zu löschen und neu mit der gewünschten Verteilung zu erfassen. Version 2014 Seite 113 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.3.5.1.3 Ablaufschema für die Neu-Verteilung eines Beleges In der Beleg-Erfassung: Doppelklick auf die gewünschte Zeile im Grid Falls der Belegbetrag ändert: Diesen übertippen [Verteilung] Im Fenster "Beleg mutieren": Doppelklick auf die Buchung im Grid Wird der Betrag aufgeteilt? Nein: Ja: [Löschen]: Die Zeile wird gelöscht wenn erwünscht: Gegenkonto/Text ändern und/oder: oder [Neu]: erzeugt eine neue Zeile Gegenkonto/Text/Betrag eingeben [Speichern] Mehrwertsteuer-Dialog Falls kostenwirksam: Kostenverteilungs-Dialog Restverteilung (unten links)? =0 ungleich 0 [Schliessen] Restverteilung (unten links)? ungleich 0 =0 Meldung: "Der Beleg ist noch nicht vollständig verteilt... " Abbrechen? Nein: Ja: Ende der Verteilung Version 2014 Der ganze Beleg wird gelöscht! Seite 114 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.3.5.1.4 Das Fenster Beleg mutieren Buchen [Verteilung] Feldbezeichnung Bedeutung Datum Inaktiv und kann nicht bearbeitet werden (siehe Belegerfassungsmaske). Beleg Inaktiv und kann nicht bearbeitet werden (siehe Belegerfassungsmaske). Soll-Konto Soll-Konto (siehe Belegerfassungsmaske). Haben-Konto Inaktiv und kann nicht bearbeitet werden (siehe Belegerfassungsmaske). Text (siehe Belegerfassungsmaske). Buchungswährung Währung der Buchung. Das Feld ist aktiv, wenn es sich um eine Buchung in Fremdwährung handelt. Buchungskurs Kurs der Buchung. Das Feld ist aktiv, wenn es sich um eine Buchung in Fremdwährung handelt. Buchungsbetrag (siehe Belegerfassungsmaske). Grid Zeigt die Buchungen, die zur gewählten Buchung gehören. Kontrolle Restbetrag Zeigt den Restbetrag, der allenfalls bei einer Änderung der Ursprungsbuchung entsteht. Hinweis: Der Dialog „Verteilung“ kann erst bei Restbetrag 0.00 geschlossen werden. Demzufolge müssen Buchungen bis zum Restbetrag 0.00 erfolgen. [Neu] Initialisiert den Eingabedialog „Buchung“ und eine neue Buchungen kann erfasst werden. [Löschen] Löscht die aktuell im Eingabedialog „Buchung“ stehende Buchung. [Speichern] Speichern die aktuell im Eingabedialog „Buchung“ stehende Buchung. Version 2014 Seite 115 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Buchen [Verteilung] Feldbezeichnung Bedeutung [Schliessen] Schliesst den Dialog „Verteilung“. Hinweis Falls diese Schaltfläche aktiviert wird, bevor der Restbetrag = 0.00 ist, erfolgt eine Warnung. Wird diese mit Abbrechen? [Ja] geschlossen, wird der ganze Beleg gelöscht! 8.3.5.1.5 Kontrolle der Verteilung Sie können die Verteilung erfasster Belege mit einem Explorer kontrollieren. Mit der Schaltfläche [Explorer] auf der Belegerfassungsmaske oder Mit dem Kreditoren-Explorer (KIS) 8.3.5.2 Ändern definitiv verbuchter Belege Beim Doppelklicken im Datengrid auf eine bereits definitiv abgeschlossene Buchung wird der Beleg in die Buchungsmaske eingelesen und alle änderbaren Felder werden aktiviert. Folgende Werte können noch geändert werden: Buchung Kreditorenbelege Ändern definitiver Belegdaten Bedeutung Feldbezeichnung Externe Belegnummer (siehe Belegerfassungsmaske). Belegdatum (siehe Belegerfassungsmaske). Verfall (siehe Belegerfassungsmaske). Text (siehe Belegerfassungsmaske). Kondition (siehe Belegerfassungsmaske). Sachbearbeiter (siehe Belegerfassungsmaske). Version 2014 Seite 116 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Buchung Kreditorenbelege Ändern definitiver Belegdaten Bedeutung Feldbezeichnung Empfängerkonto (siehe Belegerfassungsmaske). Zahlung sperren (siehe Belegerfassungsmaske). [aA] (siehe Belegerfassungsmaske). [Explorer] Im [Explorer] werden zur Information die zugehörigen Buchungen in Hauptbuch und wenn KORE wirksam, in der Kostenrechnung angezeigt. Es kann aber keine Veränderung vorgenommen werden. [Storno] Falls weitergehende Änderungen an einem Beleg nötig sind, als dies über den Änderungsdialog möglich ist, muss mittels dem Button [Storno] der entspreche Beleg storniert und gegebenenfalls neu erfasst werden. Mit dieser Funktion werden auch die Buchungen in der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung (sofern aktiviert), sowie die Steuerbuchungen storniert. Es wird der Storno-Dialog geöffnet. Hinweis Bezahlte Belege, deren Zahlungslauf gelöscht werden, verbleiben weiterhin im Status 'Definitiv' und ein neuer Zahlungslauf ist ohne weitere Vorkehrungen möglich. [OK] Mit [OK] werden die vorgenommenen Änderungen gespeichert und der Änderungsdialog geschlossen. [Abbrechen] Damit verlassen Sie den Stornodialog ohne allfällig vorgenommene Änderungen abzuspeichern. 8.3.5.3 Storno Mit der Schaltfläche [Storno] erscheint ein weiterer Dialog zur Stornierung eines definitiven Beleges. Diese Stornierungen sind natürlich auf den Buchungsjournalen ersichtlich und sind nicht mit den geänderten Buchungen vor dem definitiven Verarbeiten zu verwechseln. Die Storno-Buchung wird mit der Kontierung der Ursprungsbuchung aber mit umgekehrten Vorzeichen und sofort definitiv verbucht. Ein stornierter Beleg wird im Beleg-Grid nicht mehr angezeigt. Ein Storno der Stornobuchung ist nicht möglich. Ein solcher Beleg müsste neu eingebucht werden. Version 2014 Seite 117 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Buchung Kreditorenbelege Ändern definitive Belegdaten [Storno] Bedeutung Feldbezeichnung Valutadatum Datum, mit welchem der Storno gebucht werden soll. Text Buchungstext, mit welchem die Stornobuchung geschrieben werden soll. [OK] Stornobuchung mit den getroffenen Eingaben speichern. [Schliessen] Schliessen des Storno-Dialogs ohne Speichern. Version 2014 Seite 118 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.3.6 Buchen über Schnittstellen Werden die Kreditoren-Belege mit einer anderen Software als Sage 200 erzeugt/erfasst, können sie über verschiedenen Schnittstellen übernommen werden: Sage 200 Connect API (ActiveX) In diesen Fälle muss die Schnittstelle durch einen Spezialisten eingerichtet werden. Um Widersprüche zwischen der Anwendung, wo die Belege erstellt wurden und Sage 200-Finanz zu verhindern, werden solche Belege in der Regel als definitive Buchungen abgelegt, die nur noch beschränkt mutierbar sind (z.B. Belegverfall, Zahlungskondition, Sachbearbeiter, nicht aber Beträge oder Kontierung). Siehe auch Leistungsmerkmale Schnittstellen Version 2014 Seite 119 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.3.7 Bestandesbewertung Fremdwährungen Dieses Kapitel ist vollumfänglich im Handbuch "Finanzbuchhaltung", Bestandesbewertung Fremdwährungen beschrieben. Version 2014 Seite 120 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.3.8 Individuelle Belegdaten Dieses Kapitel ist vollumfänglich im Handbuch "Debitorenbuchhaltung", Individuelle Belegdaten beschrieben. Version 2014 Seite 121 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.3.9 Periodische Belege In der Kreditorenbuchhaltung können periodische Buchungen erfasst und erstellt werden. Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Periodische Belege einrichten Periodische Belege ausführen 8.3.9.1 Periodische Belege einrichten Kreditorenbelege können hier als Vorlage erfasst und mit einem Zeitplan versehen werden. Alle relevanten Daten können vorerfasst werden oder es kann der Wert aus den Stammdaten verwendet werden. Währungs- und Steuerrelevante Daten wie Kurs oder Steuersatz werden erst beim Erstellen des Beleges, abhängig vom Valutadatum, abgefüllt. Hinweis Es können nur Belege mit einer Belegzeile erfasst werden. Belege mit Anlagen können nicht erfasst werden und Projektbuchungen können keine erstellt werden. Periodische Belege einrichten Funktionen Feldbezeichnung Bedeutung Zeitplan Erstmals am Startdatum Ausführen bis Enddatum Letzte Ausführung Datum des letztmaligen Ausführens. Hinweis Beim Löschen eines Beleges wird das Datum nicht zurückgesetzt. Das Datum kann aber beim Mutieren manuell angepasst werden. Status Version 2014 Es werden nur aktive Belege zum Verbuchen aufgelistet. Seite 122 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Periodische Belege einrichten Funktionen Feldbezeichnung Bedeutung Zeitraster Folgende Zeitraster stehen zur Verfügung: Täglich Wöchentlich Monatlich Trimester Quartal Halbjährlich Jährlich Unbestimmtes Zeitraster Statistikcode Zur Gruppierung von periodischen Belegen kann ein Statistikcode erfasst werden. Hinweis Der Statisitkcode wird nur dann angezeigt wenn dieser in den Einstellungen (Finanzbuchhaltung) aktiviert wurde. Belege Kreditor Krediitorennummer Kreditor suchen Währung Kreditorenwährung Extern Externe Belegnummer Referenz Referenznummer Text Beleg- und Buchungstext Empfängerkonto Geldempfangskonto. Bei <Stammdaten> wird der gespeicherte Wert aus dem Kreditorenstamm verwendet. Zahlung über Disponierte Zahlungsverbindung für den Zahlungsausgang. Bei <Stammdaten>: Es wird der gespeicherte Wert aus dem Kreditorenstamm verwendet. Sammelkonto Kreditorensammelkonto. <Stammdaten>: Es wird der gespeicherte Wert aus dem Kreditorenstamm verwendet. Version 2014 Seite 123 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Periodische Belege einrichten Funktionen Feldbezeichnung Bedeutung Gegenkonto Gegenkonto. <Stammdaten> Es wird der gespeicherte Wert aus dem Kreditorenstamm verwendet. KST / KTR Ist das Gegenkonto ein Erfolgskonto und bei "Gegenkonto" nicht <Stammdaten> eingetragen, kann hier eine Kostenstelle/Kostenträger selektiert werden. Die KST/KTR muss mit dem Gegenkonto verbunden sein. <Stammdaten>: Es wird der gespeicherte Wert aus dem Kreditorenstamm verwendet. Steuer-Id Steuer-Id aus dem Steuerstamm. Der effektive Steuersatz wird erst beim Verbuchen des Beleges bestimmt. <Stammdaten> : Es wird die Steuer-Id vom hinterlegten Gegenkonto aus dem Kontenplan verwendet. <Ohne Steuer>: Der Beleg wird ohne Steuer verbucht. Gutschrift Gutschrift Vorauszahlung Vorauszahlung Kondition Zahlungskondition. Bei <Stammdaten> wird der gespeicherte Wert aus dem Kreditorenstamm verwendet. Sachbearbeiter Sachbearbeiter. Bei <Stammdaten> wird der gespeicherte Wert aus dem Kreditorenstamm verwendet. STP-Referenz ESR-Referenznummer Betrag Der Betrag kann leer gelassen und erst beim Verbuchen abgefüllt werden. Hinweis Abhängig von der selektierten Steuer-Id ist der Betrag Netto (ohne Steuer) oder Brutto (mit Steuer). Der Betrag ist immer in der Kreditorenwährung. Selektion Kreditor von / bis Kreditorenselektion zum Löschen oder Mutieren [Aufbereiten] Die Belege werden anhand der Kreditorenselektion aufbereitet. [Neu] Die Felder werden initialisiert und es kann ein neuer Beleg erfasst werden. Version 2014 Seite 124 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Periodische Belege einrichten Funktionen Feldbezeichnung Bedeutung [Löschen] Ein im Grid selektierter Beleg kann gelöscht werden. [Mutieren] Ein im Grid selektierter Beleg kann mutiert werden. [Speichern] Ein neuer oder mutierter Beleg wird gespeichert. [Schliessen] Der Dialog wird geschlossen. 8.3.9.2 Periodische Belege ausführen Die vorerfassten Belege werden anhand des Zeitplans aufbereitet und aufgelistet. Es werden nur Belege mit Status Aktiv angezeigt. Die Belege können erst verbucht werden wenn alle Tests erfolgreich durchgeführt wurden. Meldungen und Probleme werden in der Spalte Infos, bezogen auf den Beleg, angezeigt. Mittels Click auf den Mutierknopf im Grid oder Doppelclick in die Gridspalte kann der einzelne Beleg vor dem Verbuchen noch angepasst werden. Hinweis In den Einstellungen kann definiert werden wie die interne und die externe Belegnummer überprüft wird. In dieser Funktion werden nur die internen Belegnummern überprüft wenn die Einstellung auf „Nicht zulassen“ eingestellt ist. Ist eine Belegnummer besetzt so wird dann die nächste freie verwendet. Die Warnung wird nicht berücksichtigt. Periodische Belege ausführen Funktionen Feldbezeichnung Bedeutung Selektion Kreditor von / bis Kreditorennummer Kreditor suchen Fällig per Tagesdatum Fälligkeitsdatum. Dieses kann in den Einstellungen definiert werden. Somit können Periodische Belege im Voraus erstellt werden. Das Tagesdatum wird benötigt um verspätete Belege zu datieren (Belegdatum). Siehe auch Einstellungen Version 2014 Seite 125 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Periodische Belege ausführen Funktionen Feldbezeichnung Bedeutung Sachbearbeiter Sachbearbeiter für die Selektion Benutzer Erfassungsbenutzer für die Selektion Zeitraster Zeitraster für die Selektion Statistikcode Statistikcode für die Selektion Hinweis Der Statisitkcode wird nur dann angezeigt wenn dieser in den Einstellungen (Finanzbuchhaltung) aktiviert wurde. Anzahl Tage addiert zu Fällig per: Anzahl Tage die zum Tagesdatum addiert werden und als Fällig per vorgeschlagen werden. Belegdatum: Damit keine Kreditorenbelege mit einem alten Belegdatum erstellt werden kann optional das Tagesdatum verwendet werden. [Aufbereiten] Die Belege werden anhand der Selektion aufbereitet und im Grid angezeigt. Info Bereit zum Verbuchen Anzahl Belege mit Status Bereit Datenfehler Anzahl Belege die beim Verbuchen falsche oder fehlende Daten aufweisen. Der Datensatz im Grid wird gelb markiert und der Fehler ist in der Spalte Infos ersichtlich. Hinweis Vor dem Verbuchen müssen alle Datenfehler bereinigt werden oder der Beleg muss deselektiert werden. Verbucht Anzahl korrekt verbuchte Belege. Diese werden grün markiert. Verbuchungsfehler Anzahl fehlerhaft verbuchte Belege. Der Datensatz wird rot markiert und die Ursache ist in der Spalte Infos ersichtlich. Grid Mutierknopf oder Maus-Doppelclick: Die einzelnen Felder des Beleges können mutiert werden. Das Mutierfenster wird pro Beleg mit [Übernehmen] abgeschlossen. Das Erstellen der Belege erfolgt jedoch erst mit [Verbuchen]. Version 2014 Seite 126 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Periodische Belege ausführen Funktionen Feldbezeichnung Bedeutung Alle Belege im Grid selektieren (grün) oder deselektieren (weiss). [Verbuchen] Die selektierten Belege mit Status Bereit werden verbucht. Im Grid erscheinen die betreffenden Belege mit folgenden Farben: Grün: Verbuchung erfolgreich. Gelb: Verbuchung nicht möglich. Die Ursache(n) finden Sie ganz rechts im Grid unter Infos [Schliessen] Version 2014 Das Fenster wird geschlossen. Seite 127 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.4 E-Rechnungen einlesen Kreditoren E-Belege (Rechnungen und Gutschriften) können von den Providern PayNet und PostFinance von Kreditoren mit Schweizer Zahlungsverbindungen eingelesen werden. Hinweis: E-Rechnungen einlesen in die Kreditorenbuchhaltung ist ein Teil des Moduls E-Services von Sage 200. Die übrigen E-Services-Komponenten (E-Banking, E-Kontoauszug) können, müssen aber nicht gleichzeitig installiert sein. Dieses Kapitel beschreibt alles, um Kreditoren-E-Belege zu verarbeiten. Für die weiteren E-Banking-Komponenten siehe Handbuch Finanzbuchhaltung, Vorgehen beim Einrichten von E-Banking. Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Voraussetzungen zum E-Rechnungen einlesen E-Rechnungen empfangen E-Rechnungen verbuchen Version 2014 Seite 128 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.4.1 Voraussetzungen zum E-Rechnungen einlesen Verträge für elektronische Rechnungen. Mit Ihrem BSP (Billing Service Provider) PayNet und/oder PostFinance ist ein Vertrag abzuschliessen, um E-Rechnungen zu empfangen. Damit erhalten Sie u.a. eine Account-ID. Die Account-ID weist Sie eindeutig als E-Rechnungsempfänger aus. vgl. auch Handbuch Finanzbuchhaltung, E-Banking installieren und einrichten Installation Arbeitsplatz: Bei der Client-Installation von Sage 200 auf dem Arbeitsplatz muss das Modul E-Services installiert werden. Hinweis: Die Komponenten für E-Services werden mit der Client-Installation aus Sicherheitsgründen nicht automatisch installiert. Im Client-Installationsassistent ist das Modul EServices dafür bewusst zu aktivieren. Lizenz: Für die Freischaltung der Funktion E-Services benötigen Sie eine entsprechende Sage 200 Softwarelizenz. Setzen Sie sich mit Ihrem Sage 200 Berater in Verbindung oder bestellen Sie die Lizenz per E-Mail [email protected]. Zugriffsberechtigung für die E-Services-Funktionen: Admin: Registerkarte Mandant, Gruppe Berechtigung, Zugriffsberechtigung, Register E-Services. muss aktiviert sein. Admin: Admin: Registerkarte Mandant, Gruppe Berechtigung, Zugriffsberechtigung, Register Funktionen. Die Zugriffsrechte auf die Funktion E-Rechnung und dessen Unter-Funktionen können ebenfalls in Sage 200 Admin konfiguriert werden: Die Zugriffsrechte können dabei auf Benutzer- und Gruppenebene pro jeweiliger E-RechnungsFunktion definiert werden. Version 2014 Seite 129 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Zum E-Rechnungen empfangen muss die Funktion "E-Rechnung" erlaubt sein, zum E-Rechnungen verbuchen muss die Funktion "E-Rechnungen verbuchen" erlaubt sein. Einstellungen in Sage 200 Finanz: Einstellungen, Register Finanzbuchhaltung 2/2 . Um E-Rechnungen einlesen zu können muss folgende Einstellung eingeschaltet sein: Version 2014 Seite 130 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.4.2 E-Rechnungen empfangen Registerkarte E-Services, Gruppe E-Rechnung, E-Rechnungen empfangen Damit können E-Belege (Rechnungen und Gutschriften) vom Provider abgeholt und kontrolliert werden: Klick auf [Empfangen]: Zeigt die empfangenen E-Belege im Grid an. . E-Rechnungen Feldbezeichnung Bedeutung Linker Teil Baum-Struktur für mögliche Auswahl, z.B. nach Provider Selektionen: Es werden nur die E-Belege des eigenen Mandanten angezeigt. Aktualisiert die Ausgabe Standard-Selektionen Die Programm-Vorschläge für die Selektionen können mit benutzerindividuellen Selektionen übersteuert werden. (siehe Handbuch Anwendungseinführung, Standardselektionen Grid: Version 2014 Zeigt die empfangenen E-Belege. Für Kreditoren-E-Belege sind von Bedeutung: Seite 131 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung E-Rechnungen Feldbezeichnung Bedeutung Spalte Status: Anzeige: übermittelt . Protokoll: Paynet oder Postfinance Spalte Kredi-Nr: Anzeige, falls der Kreditor im Kreditorenstamm schon eine Biller-ID besitzt (ab dem 2. Verbuchen von E-Belegen auf den Kreditor). Dateiname: Dateiname des E-Beleges. Spalte : Durch Klick auf Spalte Durch Klick auf angezeigt. [Verträge] wird der Beleg als XML-File angezeigt wird der Beleg mit dem Acrobat Reader Erfassen/Anzeigen der Verträge mit dem E-Banking-Provider. Vgl. Handbuch Finanzbuchhaltung Installation der Vertragsschlüssel [Parameter] Erfassen/Anzeigen der Vertragsparameter mit dem E-BankingProvider. Vgl. Handbuch Finanzbuchhaltung, Installation der Vertragsschlüssel [Drucken] Zugriffsberechtigungen: Erstellt eine Liste der Zugriffsberechtigungen in E-Services. [Import] Importieren von E-Rechnungen. [Export Exportieren von E-Rechnungen. [Protokoll] Ausgabe des Protokolls aus der [Empfangen]-Funktion [Empfangen] Stellt eine Verbindung zum E-Beleg-Provider her, empfängt die bereit stehenden Belege und zeigt diese im Grid an. Für die Erstellung von Kreditoren-Belegen siehe Kapitel E-Rechnungen verbuchen Version 2014 Seite 132 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Version 2014 Seite 133 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.4.3 E-Rechnungen verbuchen Diese Kapitel umfasst folgende Unterkapitel: E-Rechnungen verbuchen, Ablauf Das Fenster E-Rechnungen verbuchen E-Rechnungen: Kreditorenadresse suchen 8.4.3.1 E-Rechnungen verbuchen, Ablauf Registerkarte E-Services, Gruppe E-Rechnung, E-Rechnungen verbuchen 1. Selektion (z.B. Offen und Belegdatum von/bis) und [Aufbereiten] 2. E-Beleg(e) zum Verbuchen markieren: entweder die zu verbuchenden Belege links markieren ( setzen) und [Verbuchen] oder einen einzelnen Beleg durch Klick auf die 2. Spalte auswählen. 3. Pro E-Beleg läuft folgendes ab: 4. Falls noch kein Kreditor der Biller-ID aus dem E-Beleg zugeordnet ist: Der Kreditor muss zugeteilt werden (siehe Kapitel E-Rechnungen: Kreditorenadresse suchen) 5. Für jeden einzelnen E-Beleg wird das Fenster „Kreditoren Beleg“ geöffnet und der Beleg kann (je nach Einstellung) vorerfasst oder kontiert verbucht werden (vgl. Manuelle Belegerfassung). In einem zweiten Fenster wird (dahinter) der Beleg mit dem PDF-Viewer geöffnet und kann dort kontrolliert und für die Belegergänzung/Kontierung beigezogen werden. 6. Verbuchte E-Belege (Kreditorenbeleg mit [Speichern] abgeschlossen) erhalten im Grid den Status „verbucht“. (Einzelheiten siehe Kapitel Das Fenster E-Rechnungen verbuchen) Hinweis: Die Verbindung zwischen Kreditorenstamm und E-Beleg erfolgt über die TeilnehmerNummer (Biller-ID) des Providers. Diese Zuordnung wird beim Verbuchen des ersten E-Beleges eines Kreditors hergestellt. Version 2014 Seite 134 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Die zugeordnete Teilnehmernummer kann im Kreditorenstamm, Register Erweiterte Informationen mit [E-Rechnung] kontrolliert und gegebenenfalls für zukünftige E-Belege gelöscht werden. Falls diese Nummer gelöscht wird, muss beim nächsten E-Beleg mit derselben Nummer der Kreditor neu gesucht werden. 8.4.3.2 Das Fenster E-Rechnungen verbuchen Registerkarte E-Services, Gruppe E-Rechnung, E-Rechnungen verbuchen E-Rechnungen verbuchen Feldbezeichnung Bedeutung Selektion Status Offen: Die noch nicht verbuchten Belege Verbucht: Die schon verbuchten Belege Belegdatum Belegdatum von / bis [Aufbereiten] Zeigt die Belege gemäss Selektion an. Grid: Zeigt die selektierten E-Belege: Spalte ganz links : : Beleg ist selektiert zum Verbuchen mit [Verbuchen]. Hinweise: Alle Belege können mit mit (unten) selektiert bzw. (unten) de-selektiert werden. Einzelne Belege können durch Klick auf die zweite Spalte verbucht werden. Spalte Verbuchen: Durch Klick auf diese Spalte wird der betreffende Beleg verbucht. Spalte Status: Anzeige: offen oder verbucht. Spalte Kredi-Nr: Anzeige, falls der Kreditor im Kreditorenstamm schon eine Biller-ID besitzt (Anzeige ab dem 2. Verbuchen von E-Belegen auf den Kreditor). Spalte PDF: Durch Klick auf Version 2014 wird der Beleg angezeigt. Seite 135 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung E-Rechnungen verbuchen Feldbezeichnung Bedeutung Spalte Bank: Mausklick öffnet die Zahlungsverbindung des Kreditorenstamms. Spalte Konto-Nr: Kontonummer der Zahlungsverbindung. Grün: Diese Zahlungsverbindung ist im Kreditorenstamm als aktive ZV vorhanden. Rot: Diese Zahlungsverbindung fehlt im Kreditorenstamm als aktive Zahlungsverbindung. Spalte IBAN IBAN-Nummer der Zahlungsverbindung Spalte ESR-Referenz: ESR-Referenznummer des Beleges Spalte Hinweis: Bemerkungen aus den gestarteten Verbuchungsfunktionen: Farben der Belegzeile: Hinweise und Farben bleiben nur solange erhalten, wie das Fenster offen ist. [Aufbereiten] löscht die Farben wieder. Gelb: Beleg ist im Prozess des Verbuchens. Grün: Der Beleg wurde verbucht. Rot: Die Verbuchung wurde abgebrochen. Der Beleg ist noch offen (vgl. Farben der Belegzeile) Alle offene Belege im Grid werden zum Verbuchen selektiert( gesetzt). In allen Belegen im Grid wird das Verbuchen-Häklein gelöscht. [Löschen] Version 2014 Alle mit in der Spalte (ganz links) markierten Belege werden gelöscht und können nicht mehr verbucht werden. Die Belege verbleiben im ERechnungseingang. Seite 136 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung E-Rechnungen verbuchen Feldbezeichnung Bedeutung [Verbuchen] Alle mit in der Spalte (ganz links) markierten Belege werden verbucht: Für jeden einzelnen Beleg wird die Hauptmaske Belegerfassung (Faktura/Gutschrift). In einem zweiten Fenster wird (dahinter) der Beleg mit dem PDFViewer geöffnet und kann dort kontrolliert und für die Belegergänzung/Kontierung beigezogen werden. Hinweise: Die Fenster sollten nicht im Vollbildmodus angezeigt werden! Das Fenster mit dem PDF-Viewer kann neben dem Fenster mit der Belegerfassung positioniert werden. Somit sind beim Verbuchen alle Informationen immer sichtbar. Wird der Kreditorenbeleg gelöscht, wird der Status auf "offen" zurückgesetzt. 8.4.3.3 E-Rechnungen: Kreditorenadresse suchen Hinweis: Die Verbindung zwischen Kreditorenstamm und E-Beleg erfolgt über die Teilnehmer-Nummer (Biller-ID) des Providers. Diese Zuordnung wird beim Verbuchen des ersten E-Beleges eines Kreditors hergestellt. Kreditorenadresse suchen Feldbezeichnung Bedeutung Name, Adresse, PLZ, Ort, Währung, Land Werden als Vorschlag vom E-Beleg übernommen. Diese Angaben können zum Suchen des Kreditors übertippt werden. Version 2014 Seite 137 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenadresse suchen Feldbezeichnung Bedeutung Grid: Zeigt die gefundenen Kreditoren an. Mittels Mausklick auf die Spalte Kreditorenstamm kann der Kreditorenstamm abgerufen werden. [Suchen] Sucht Kreditoren mit den Angaben in Name, Adresse, PLZ, Ort, Währung, Land und zeigt die gefundenen Kreditoren im Grid an. [Übernehmen] Übernimmt die Teilnehmernummer (Biller-ID) aus dem E-Beleg in den im Grid markierten Kreditor. Vgl. Hinweis unten! [Neu] Das Fenster Kreditorenstamm. Alle relevanten Daten aus dem E-Beleg werden in den Kreditorenstamm übernommen (Name, Adresse, Währung, Zahlungsverbindung). Kontierungen, Zahlungskondition, andere Vorschlagswerte, Kontakte usw. müssen manuell eingesetzt werden. Übernimmt die Teilnehmernummer (Biller-ID) aus dem E-Beleg in den Kreditor. Hinweis: Die Verbindung zwischen Kreditorenstamm und E-Beleg erfolgt über die TeilnehmerNummer (Biller-ID), unabhängig von Name und den Adress-Daten im E-Beleg. Die zugeordnete Teilnehmernummer kann im Kreditorenstamm, Register Erweiterte Informationen mit [E-Rechnung] kontrolliert und gegebenenfalls für zukünftige E-Belege gelöscht werden. Falls diese Nummer gelöscht wird, muss beim nächsten E-Beleg mit derselben Nummer der Kreditor neu gesucht werden. Version 2014 Seite 138 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.5 Kreditoren-Vorerfassung Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Vorerfassungs-Methodik Beleg-Vorerfassung Visumskontrolle Kreditoren-Massenkontierung Vorerfasste Beleg verschieben Version 2014 Seite 139 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.5.1 Vorerfassungs-Methodik Alle Kreditorenbelege können auf Wunsch vorerfasst werden. Diese Erfassungsart bietet den Vorteil, dass alle eingehenden Belege rasch und ohne Kontierung, allenfalls auch elektronisch, erfasst werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Kreditorenrechnungen einmal erfasst sind, auch wenn sie zur Freigabe im Betrieb zirkulieren. Die vorerfassten Belege werden auf ein transitorisches Vorerfassungs-Konto, welches für jeden Kreditor im Stamm vorgegeben werden kann, in der Finanzbuchhaltung gebucht. Nach der Freigabe des Beleges durch den Verantwortlichen kann die Kontierung und die Freigabe für die Zahlung erfolgen. Für die Kontierung muss nun nicht jeder Beleg einzeln bearbeitet werden. Im Menü Kreditoren-Massenkontierung können die Belege rasch und effizient kontiert und zur Weiterverarbeitung freigegeben werden. Die Vorerfassung bietet den grossen Vorteil, dass im Umlauf befindliche Belege nicht verloren gehen oder bei einem Sachbearbeiter liegen bleiben. Es besteht eine Kontrollliste, um „liegengebliebene" Belege aufzufinden: Visumskontrolle Die Belege können auch bereits bei der Erfassung kontiert und zur Zahlung freigegeben werden, sofern die entsprechenden Informationen zu diesem Zeitpunkt vorliegen. Siehe auch Übersicht Belegerfassung- Kontierung -Zahlung Hinweis: Vorerfassung ist nur möglich, wenn die Option "Kreditoren Vorerfassen " eingeschaltet ist Siehe unter Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5 Version 2014 Seite 140 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.5.2 Beleg-Vorerfassung Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Erfassen Erfassungsart muss auf Vorerfassung geschaltet sein. Bei der Belegerfassung wird dann automatisch das Vorerfassungskonto als Gegenkonto (Gemäss Kreditorenstamm, Register Erweiterte Informationen) eingesetzt und es erfolgen keine MWSt- und Kosten-Dialoge. Die ausführliche Beschreibung finden Sie unter Belegerfassung Hinweise: Vorerfassung ist nur möglich, wenn die Option "Kreditoren Vorerfassen " eingeschaltet ist Siehe unter Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5 Zur leichteren Kontrolle vorerfasster Belege durch mehrere Sachbearbeiter empfiehlt sich, die Belege mit einer Sachbearbeiter-Angabe zu erfassen. Version 2014 Seite 141 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.5.3 Visumskontrolle Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Visumskontrolle Diese Auswertung ist ein Kontrollinstrument für die vorerfassten Belege. Alle vorerfassten Belege eines wählbaren Zeitraumes werden angezeigt. Die ausführliche Beschreibung finden Sie unter der Auswertung Visumskontrolle Version 2014 Seite 142 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.5.4 Kreditoren-Massenkontierung Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Funktionen, Massenkontieren Mit dieser Funktion lassen sich vorerfasste Belege schnell und effizient kontieren, ohne dass ins Belegerfassungsfenster jedes Belegs verzweigt werden muss. Alle vorerfassten Belege werden vom System zur Kontierung vorgeschlagen. Die noch fehlende Kontierung kann im Grid eingetragen werden. Siehe Fenster Massenkontierung. Eine Zeile wird rot markiert wenn das vorgeschlagene Konto ein Anlagenkonto ist. Dieser Beleg kann in der Funktion Massenkontieren nicht kontiert werden und muss in der Funktion Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Erfassen kontiert werden. Im Grid kann mittels Schaltfläche ganz rechts direkt in diese Funktion gesprungen werden. Siehe Belege korrigieren Im Massenkontieren kann auch die Zahlsperre (Beleg) effizient verwaltet werden, diese kann direkt im Grid mutiert werden. Bei Bedarf können Sie für einzelne Belege auch in die Belegerfassung verzweigen. Falls der Beleg dort kontiert wird, verschwindet er aus der Massenkontierungsmaske. 8.5.4.1 Fenster Massenkontierung Massenkontierung Feldbezeichnung Bedeutung Kreditor von/bis Kreditorennummer von/bis Datum von/bis Belegdatum von/bis Status Alle: Vorerfasste und Kontierte Belege werden aufbereitet Vorerfasst: Nur vorerfasste Belege werden aufbereitet Kontiert: Nur kontierte Belege werden aufbereitet Version 2014 Seite 143 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Massenkontierung Feldbezeichnung Bedeutung Zahlsperre Alle: Belege mit und ohne Zahlsperre werden aufbereitet Aktiviert: Nur Belege mit einer aktivierten Zahlsperre werden aufbereitet Nicht aktiviert: Nur Belege ohne aktivierte Zahlsperre werden aufbereitet Hinweis Die Zahlsperre kann im Grid direkt bearbeitet (aktivieren/deaktivieren) werden. Die Änderung wird beim aktivieren/deaktivieren direkt auf die Datenbank geschrieben. Sachbearbeiter Sachbearbeiter selektieren. Wird der Stern (*) ausgewählt so werden alle Sachbearbeiter selektiert. [Aufbereiten] Die Belege werden anhand der Selektion angezeigt. Valuta der Rechnung Dieses Valutadatum wird in den kontierten Belegen eingesetzt, sofern die Checkbox "Valutadatum ändern" aktiviert ist. Valutadatum ändern Checkbox aktiviert: Das "Valutadatum der Rechnung" ersetzt das im vorerfassten Beleg eingesetzte Valuta-Datum. Checkbox nicht aktiviert: Das im vorerfassten Beleg eingesetzte Valuta-Datum wird als Valutadatum verwendet. Der Vorschlagswert für das Feld „Valutadatum ändern“ kann hier erfasst werden. Dieser wird in die Datenbank geschrieben und ist für alle Benutzer gültig. Version 2014 Seite 144 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Massenkontierung Feldbezeichnung Bedeutung Grid Zeigt alle vorerfassten Belege an. Hinweise: Im rechten Teil des Grid stehen weitere Felder. Durch scrollen mit dem Rollbalken am unteren Fensterrand werden sie sichtbar. Navigation im Grid Mittels rechter Maustaste kann im Grid navigiert werden. Auch können damit spezielle Sichten und Verhalten des Grids eingestellt werden. Folgende Funktionen sind möglich: Kopieren Suchen Zoom in Zoom out Zoom 100% Sortierung nach ... Checkbox links im Grid Gibt den Beleg auf der betreffenden Zeile zum Kontieren frei. Falls nicht alle Felder einen gültigen Wert enthalten, erfolgt bei [Kontieren] eine Meldung und die ganze Kontierung wird nicht ausgeführt. Konto Das Gegenkonto des Beleges. Durch Klick in dieses Feld kann das Konto ausgewählt werden. Siehe Massenkontierung, Konto/KST wählen. Anlagenkonti werden nicht angezeigt! Hinweis Aufteilung auf mehrere Konti /Anlagenkonti / Um den Beleg auf mehrere Konti aufzuteilen oder um ein Anlagenkonto zu kontieren: Den Button ganz rechts im Grid klicken und die Kontierung in der Belegerfassungsmaske durchführen. Version 2014 Seite 145 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Massenkontierung Feldbezeichnung Bedeutung Kst Kostenstelle/Kostenträger, wo der Beleg in der Kostenrechnung verbucht wird. Durch Klick in dieses Feld kann die Kostenstelle bzw. der Kostenträger ausgewählt werden. Siehe Massenkontierung, Konto/KST wählen Hinweis Tipp: Ist auf den Stammdaten des Kreditors eine VorschlagsKostenstelle eingetragen, wird diese jetzt automatisch vorgeschlagen und muss nicht mehr manuell angewählt werden. St-ID Steuer-Code für diesen Beleg. Durch Klick in dieses Feld kann der Steuersatz ausgewählt werden. Hinweis Hinweis: Verteilungen eines Beleges auf verschiedene Gegenkonti, Kostenstellen/Kostenträger oder Teilbeträge mit verschiedenen Steuersätzen müssen im Beleg selber durchgeführt werden Schaltfläche ganz rechts im Grid benützen, um zum Belege korrigieren zu kommen. Schaltfläche ganz rechts im Grid Verzweigt in den Beleg. Dort kann der Beleg frei bearbeitet werden. Siehe Belege korrigieren Die Kontierung des Beleges lässt sich auch dort durchführen. In diesem Fall verschwindet der Beleg aus dem Fenster der Massenkontierung. [Alle] Setzt die Checkbox zum Kontieren in allen Belegen im Grid auf "ein". Kann verwendet werden, wenn die Mehrheit der Belege fertig ausgefüllt ist und nur noch wenige nicht kontiert werden sollen. [Kontieren] Kontiert alle Belege, deren Checkbox "ein" ist. Hinweis: Falls nicht alle Felder dieser Belege einen gültigen Wert enthalten, erfolgt eine Meldung und es wird keine Kontierung durchgeführt. [Abbrechen] 8.5.4.1.1 Version 2014 Der Dialog wird abgebrochen. Es werden keine Belege kontiert. Massenkontierung, Konto/KST wählen Seite 146 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Massenkontierung Konto/Kst wählen Bedeutung Konto Konto gemäss Kontenplan KST KST oder KTR gemäss KST/KTR-Plan KST für alle mit identischem Konto übernehmen Wenn vorher mehrere Zeilen im Grid mit einem Häklein ganz links selektiert wurden: Die Kostenstelle/KTR wird für sämtliche selektieren Zeilen mit identischem Konto übernommen. Version 2014 Seite 147 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.5.5 Vorerfasste Beleg verschieben Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Funktionen, Vorerfasste Kreditorenbelege verschieben Um ein Geschäftsjahr der Finanzbuchhaltung abschliessen zu können, müssen alle Belege (inklusive derjenigen der Hilfsbücher Debitoren und Kreditoren) definitiv verbucht werden. Kreditorenbelege, die den Status "vorerfasst" haben, können aber nicht definitiv verbucht werden. Somit kann ein Jahresabschluss nicht erfolgen, solange in diesem Geschäftsjahr vorerfasste Belege vorhanden sind. Damit trotz vorerfasster Kreditorenbelege ein Jahresabschluss durchgeführt werden kann, gibt es die Möglichkeit, diese Belege in ein anderes Geschäftsjahr zu verschieben. Hinweis: Nach der Verschiebung sind die verschobenen Belege in beiden Geschäftsjahren sichtbar. Weil das Valuta-Datum im neuen GJ liegt, können gewisse Bearbeitungen wie Kontierung, NeuVerteilung oder Löschen nur noch im neuen GJ erfolgen. Falls erforderlich, kann ein verschobener Beleg durch Änderung des Valuta-Datums ins alte GJ "zurückgeholt" werden. Siehe Belege korrigieren Vorerfasste Belege verschieben Feldbezeichnung Bedeutung Ziel-Periode Geschäftsjahr, wohin alle vorerfassten Belege zu verschieben sind. Valuta Valuta-Datum im neuen Geschäftsjahr für die verschobenen Belege. Belege neu nummerieren Checkbox aktiviert: Die Belege werden gemäss aktueller Belegnummerierung des ZielGeschäftsjahres neu nummeriert. Checkbox nicht aktiviert: Die bisherige Belegnummer wird beibehalten. Version 2014 Seite 148 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Vorerfasste Belege verschieben Feldbezeichnung Bedeutung Grid Zeigt alle vorerfassten Belege an. Navigation im Grid Mittels rechter Maustaste kann im Grid navigiert werden. Folgende Funktionen sind möglich: Kopieren Suchen Zoom in Zoom out Zoom 100% Sortierung nach ... Checkbox links im Grid Gibt den Beleg auf der betreffenden Zeile zur Verschiebung frei. . [Alle] Setzt die Checkbox zum Verschieben in allen Belegen im Grid auf "ein" [Verschieben] Verschiebt alle Belege, deren Checkbox "ein" ist. [Abbrechen] Der Dialog wird abgebrochen. Es werden keine Belege verschoben. Version 2014 Seite 149 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.6 Bonitätsmanagement Mit der Lizenz-Option "Bonitätsmanagement" lässt sich den Adressen (Debitoren-, Kreditoren-, Adressstamm) ein Bonitätsstatus zuteilen. Dafür stehen 2 Varianten zur Auswahl: Manuelles Bonitätsmanagement: Bonitätsstatus wird manuell gesetzt: Auf jeder Adresse lässt sich ein Bonitätsstatus (grau, grün, gelb oder rot) setzen. Dieser ist in den Adressstämmen und bei der Belegerfassung sichtbar. Bonitätsmanagement mit Hilfe einer Wirtschaftsauskunftei: Damit lassen sich sogenannte Bonitäts-Quick-Checks mittels Webserverabfrage auf dem Portal einer Wirtschaftsauskunftei ausführen (derzeit Firma Deltavista). Auf dem Adress-/Debitoren-/Kreditoren-Stamm ergibt sich daraus ein Bonitätsstatus (grau, grün, gelb oder rot). Beim Erfassen von Belegen kann dieser Status berücksichtigt werden (Warnung oder Verbot der Erfassung von Belegen bei Status gelb oder rot). Bonitäts-Checks sind jederzeit möglich und werden pro Adresse historisiert. Deltavista verlangt für solche Checks eine Gebühr. Siehe Handbuch Debitorenbuchhaltung, Bonitätsmanagement Version 2014 Seite 150 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.7 Zahlungen Diese Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Zahlungen Übersicht Zahllauf Zahlungen bearbeiten/verbuchen/löschen Testdatenträger für elektronischen Zahlungsverkehr Kreditoren-Vorauszahlungen Gegenverrechnung Debitor-Kreditor Version 2014 Seite 151 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.7.1 Zahlungen Übersicht Diese Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Ablaufschema Kreditoren-Zahlungen (Übersicht) Kontrolle von Zahlungen: Siehe auch Übersicht Belegerfassung- Kontierung -Zahlung Kreditoren-Zahlungen lassen sich auf verschiedene Art ausführen: Variante Zahllauf: In einem Zahllauf werden die zu zahlenden Belege verschiedener Kreditoren ausgewählt. Auch Teilzahlungen sind möglich. Ein Zahllauf kann verschiedene eigene Zahlungskonti und verschiedene Zahlungswege umfassen. Im Zahllauf werden alle Zahlungs-Dokumente gedruckt und die Dateien für elektronische Zahlungsverfahren erstellt. Ablaufschema Kreditoren-Zahlungen (Übersicht) Zahlungsläufe werden erst nach der Rückmeldung von der Bank oder Post definitiv in die Finanzbuchhaltung übertragen. Dadurch wird sichergestellt, dass zurückgewiesene Zahlungen nachbearbeitet werden können und das Zahlkonto in der Finanzbuchhaltung nur mit dem effektiven Zahlungsbetrag belastet wird. Zahlungen bearbeiten/verbuchen/löschen Variante Bankerfassung Bei der vereinfachten Variante Bankerfassung sind Zahllauf und Verbuchung nicht getrennt: Ein Bank- oder Post-Beleg wird erfasst und dabei die damit bezahlten Belege direkt ausgewählt und als bezahlt verbucht. Es werden keine Zahlungsdokumente erstellt. Variante Direktverbuchung. Auch bei der Variante Direktverbuchung sind Zahllauf und Verbuchung nicht getrennt. Die „Kreditorendirektverbuchung“ muss in Einstellungen, Register Finanzbuchhaltung 1/2 (siehe Handbuch Finanzbuchhaltung) aktiviert sein und erfolgt bei der Buchung aus dem Hauptjournal der Finanzbuchhaltung. Dabei wird auf ein Kreditorensammelkonto gebucht. In der Folge werden im Auszifferungsdialog die offenen Posten ausgeglichen. Es werden keine Zahlungsdokumente erstellt. 8.7.1.1 Ablaufschema Kreditoren-Zahlungen (Übersicht) Dieser Ablauf dient in erster Linie der Übersicht und vernachlässigt Sonderfälle und besondere Varianten. Allgemeines Ablaufschema Version 2014 Seite 152 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Erfassen Belege erfassen und kontieren bzw. über Schnittstelle einlesen Die OP’s erscheinen in OP-/Bewegungsliste mit Status O Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen [Ausführen] [Laden] Es besteht ein offener Zahlungslauf Die OP’s erscheinen in OP-/Bewegungsliste mit Status B* Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen [Bearbeiten] [Alle Löschen] Ja: Zahllauf wird zurückgesetzt: Kann mit [Laden] neu bearbeitet werden Nein: Zahllauf wird gelöscht: Die OP’s sind wieder offen 1) 1) [Verbuchen] Der Zahllauf wird verbucht: Die bezahlten OP’s erscheinen in der Bewegungsliste mit Status B. Die Zahlung erscheint auch auf dem Bank-Konto und in der Bewegungsliste Nur, wenn erforderlich (Ausnahmefall): Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Verbuchte Den Zahllauf auswählen, [Löschen] Der Zahllauf ist vollständig gelöscht: - Die Buchungen sind gelöscht - Die OP’s sind wieder offen, behalten aber den Status definitiv! 1) Auch mit Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Pendente Zahllauf erfassen Das Fenster Kreditoren-Zahlungen Version 2014 Seite 153 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen Tipp: Fenster auf Vollbild schalten! 1. [Neu] 2. je nach Bedarf: Verfall-Datum, Kreditor(en) von/bis, Währung wählen 3. Text eingeben - aussagekräftig, weil Identifikation dieses Zahlungslaufs! 4. [Aufbereiten] Alle OP's im gewählten Bereich werden angezeigt. Belege eines gesperrten Kreditors werden nicht angezeigt! 5. Die zu zahlenden OP's müssen ganz links ein grünes Kästchen haben (Umstellung rot- grün durch Klick in diese Kästchen) 6. Zahlkonto (Bank) zuteilen: Klick ins Feld unter "Bank" oder Zahlkonto zuweisen 7. [Ausführen] Im Fenster "Zahlungsart": Zahlungsart wählen (z.B. Vergütungsauftrag) Ok 8. [Ausführen] Die Zahlungspapiere/-Datei werden erstellt: 2 x "Vorschau" bzw. "Drucken" Zahlung verbuchen oder löschen Zahlungen bearbeiten/verbuchen/löschen Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen 9. [Bearbeiten] Bei "Vergütungs-Informationen": Zahlungslauf wählen ( entspricht dem Text vom Zahlungslauf ) 2 Wege: Bank/Belastungsanzeige ist eingetroffen: Zahlungslauf definitiv verbuchen: [Verbuchen] oder die Zahlung ist definitiv verbucht 8.7.1.2 Version 2014 Zahlung ist nicht ausführbar: Zahlungslauf löschen: [Alle löschen] die Zahlung ist gelöscht. Die Posten sind wieder offen Kontrolle von Zahlungen: Seite 154 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Auswertungen: - Bewegungsliste:. Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Bewegungsliste - Offene Posten: Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Offene Posten zeigt die noch nicht verbuchten Zahlungen mit einem * neben dem Belegstatus an - Belegjournal: Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Belegjournal mit Einstellung Zahlungen: zeigt nur die verbuchten Zahlungen ganzer OP's Belege zeigt die verbuchten Teilzahlungen. Kreditoren-Explorer (KIS): Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Kreditoren-Explorer (KIS): zeigt alle Kreditoren-Bewegungen, mit der Möglichkeit, die Haupt- und Kostenbuchungen der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung anzuzeigen. Aus dem Kreditorenstamm Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Stamm, Erweiterte Informationen: Pro Kreditor: Erweiterte Info, [Explorer] zeigt den Kreditoren-Explorer oder [Bewegungen] oder [Offene Posten] oder [Zahlungen] zeigt nur die verbuchten Zahlungen Hinweise: Erst Erfasste Zahlungen sind noch nicht verbucht, werden jedoch entsprechend markiert: In Bewegungsliste und Offene Posten-Liste erscheinen sie mit dem Status B*. In der OP-Liste werden die "OP's in Zahlung" pro Kreditor rekapituliert. Die Verbuchung erfolgt erst, wenn die Zahlung ausgeführt ist (Bank- bzw. PostBelastungsanzeige) vgl. Zahlungen verbuchen Vgl. auch Ablaufschema Kreditoren-Zahlungen (Übersicht) Version 2014 Seite 155 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.7.2 Zahllauf Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Das Fenster Kreditoren-Zahlungen Skonto Teilzahlungen Belege verrechnen Verrechnung einer ESR-Rechnung mit einer Nicht-ESR-Gutschrift Zahlkonto zuweisen Vergütungsanzeige(Zahlungsavis) Zahlungsverfahren (Zahlungsart) Zahlungs-Dateien Verdichten (Sammelzahlungen) Einstellungen Kreditorenzahlen siehe auch Ablaufschema Kreditoren-Zahlungen (Übersicht) Hinweis: Das erfolgreiche Handhaben bei der Ausführung und der Verbuchung von Kreditoren-Zahlungsläufen ist abhängig von: Einwandfrei kundenbedürfnisgerechten eingerichteten Sage 200 Finanz-Einstellungen Einwandfrei kundenbedürfnisgerechten eingerichteten Stammdaten (inkl. Zahladressen) Einwandfrei definierte Plausibilisierung der Zahlungsverbindungen Einwandfrei kundenbedürnis-gerechter Belegerfassung (Rechnung, Gutschriften) und einwandfreiem Import via API-Schnittstellen (ActiveX): Beispielsweise Konditionierungen und die Vorsteuerung von Zahlmodalitäten. Betriebswirtschaftlichen Kenntnissen im Vergütungswesen und dessen Verbuchung in die Hauptbuchhaltung sowie in die Kostenrechnung Applikatorische Kenntnisse der Integrations- und Verbuchungslogik der Sage 200 FinanzAnwendungen: Kreditoren- und Finanzbuchhaltung sowie Kostenrechnung. Version 2014 Seite 156 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.7.2.1 Fenster Kreditoren-Zahlungen Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen Hinweis: Für eine bessere Übersicht auf Vollbild schalten. Kreditoren-Zahlungen Feldbezeichnung Bedeutung Selektion: Auswahl von Verfall-Datum, Kreditoren-Bereich und Währungen, die vorgeschlagen werden sollen. Achtung: Die Selektion wird erst nach dem Drücken von [Aufbereiten] ausgeführt. Hinweis: gesperrte Kreditoren oder Belege Ein Kreditoren-Konto (Stamm) oder einzelne Kreditoren-Belege können zur Zahlung gesperrt werden. Zur Zahlung gesperrte Belege werden in Zahlläufen defaultmässig nicht zur Zahlung vorgeschlagen. In der Zusatzselektion können die gesperrten Belege auch mitselektiert werden. Hinweis: Vorerfassung/Visierung Vorerfasste Belege werden in einem Zahllauf nicht berücksichtig. Nur Kontierte (=visierte Belege) werden aufgrund der Zahlungskonditionen und Verfalldaten berücksichtigt Verfall-Datum In der Regel das aktuelle Datum. Alle Nettoverfallenen Belege bis und mit zum angegebenen Datum werden berücksichtigt. Mit dem Schalter „Skonti beachten werden auch Belege mit Skontokonditionen, die per angegebenes Verfall-Datum verfallen mitberücksichtigt (siehe auch Feld Karenztage). Version 2014 Seite 157 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Zahlungen Feldbezeichnung Bedeutung Kreditor von/bis Kreditorennummer von/bis Währung * = Alle Belegwährungen werden selektiert z.B. DEM = Nur DEM-Belege werden selektiert Version 2014 Seite 158 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Zahlungen Feldbezeichnung Bedeutung Zusatzselektion Eine Vordisposition erfolgt bei der Belegerfassung Rechnung/Gutschrift (siehe Belegerfassungsmaske/Schaltfläche ). Mit der Schaltfläche öffnet sich ein neues Fenster. Die eigenen Zahlungsverbindungen (Mandant) können mittels Checkbox im Grid selektiert werden. Folgende Selektionsverfahren sind möglich: Belege mit Vordispositionen Belege mit Beleg-Vordispositionen auf eine der im Grid aktivierten Zahlungsverbindungen werden einbezogen. Belege ohne Vordispositionen Belege ohne Vordispositionen (auf Belegebene) werden in den Zahlungslauf einbezogen. Belege ohne Vordispositionen gemäss Kreditorenstamm vordisponieren Nicht vordisponierte Belege (Disposition auf Belegebene) werden gemäss Vorschlag „Eigene Zahlverbindung“ auf dem Kreditorenstamm vordisponiert. Die Selektion der Zahlungsverbindungen im Grid wird miteinbezogen. Das heisst, die Belege erhalten die Vordisposition gemäss Stamm, werden aber nur im Zahllauf mitberücksichtigt, wenn die vordisponierte Eigene ZV im Grid auch selektiert wurde. Zahlsperre Beleg/Kreditor Ohne Keine gesperrten Belege anzeigen Inklusive Alle Belege anzeigen Ausschliesslich Nur gesperrte Belege anzeigen Hinweis: Im Kreditorenstamm sind zwei Sperr-Flags vorhanden: Sperren Die Belege werden nicht angezeigt Zahlung sperren Die Belege können mittels Zusatzselektion angezeigt werden. Abteilung von / bis Die Abteilung (aus dem Kreditorenstamm) kann selektiert werden. Version 2014 Seite 159 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Zahlungen Feldbezeichnung Bedeutung Text Dieser Text dient später zum auffinden dieses Zahllaufes in Zahlungen bearbeiten/verbuchen/löschen Hinweis: Tragen Sie hier einen aussagekräftigen Text ein, damit Sie den Zahllauf beim Verbuchen klar identifizieren können. Diese Bezeichnung wird als Buchungstext für die Zahlungsbuchungen verwendet, sofern in den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5 im Feld Zahlungsvarianten Kreditoren dies entsprechend eingestellt ist. Siehe unter Einstellungen Kreditorenzahlen. Karenztage + Zeitraum in Tagen vor dem Beleg-Verfall, ab dem der Beleg zur Zahlung vorzuschlagen ist. Dieses Feld ist bei der Bruttomethode aktiv (siehe Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5) Die „Karenztage“ sind als Zeitspanne vom aktuellen Zahllauf per Verfalldatum bis zum nächsten Zahllauf per Verfalldatum zu interpretieren. Sie bewirken den zusätzlichen Einbezug (Selektion) von verfallenen Belegen (Nettoverfall) in dieser Zeitspanne (=>rechtzeitige Bezahlung innerhalb der Konditionen). Wird der Schalter „Skonti beachten“ zusätzlich aktiviert, gelten die Karenztage zusätzlich für die Skontoverfall-Selektion (siehe Beschreibung zum Feld „Skonti beachten“) Beispiel: Skonto-Abzug bis 20.1, End-Verfall 9.2., Karenztage + 4 / - 2 Zahlungsvorschlag mit Skontoabzug vom 16.1. bis 22. 1.weil: 16.1. + 4 Tage = 20.1., 22.1. - 2 Tage = 20.1. Zahlungsvorschlag ohne Skontoabzug: Ab 5.2.weil: 5.2 + 4 Tage = 9.2. Karenztage - Version 2014 Zeitraum in Tagen nach dem Beleg-Verfall, ab dem der Beleg zur Zahlung vorzuschlagen ist. Seite 160 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Zahlungen Feldbezeichnung Bedeutung Zahlungen zusammenhalten Alle Zahlungen desselben Kreditors werden auf einer einzigen „eigenen Zahlungsverbindung“ disponiert. Somit erhält ein Kreditor nicht Zahlungen von verschiedenen Banken Kreditor nur vollständig zahlen Beim [Verteilen] werden nur Belege bezahlt bei welchen der Restbetrag für alle Belege eines Kreditors reicht. Es werden alle Belege oder keine Belege eines Kreditors berücksichtigt. Skonti beachten Es wird immer der höchstmögliche Skontoabzug berücksichtigt. Damit werden Belege, die noch nicht verfallen sind, jedoch bei früherer Zahlung einen höheren Skontoabzug erlauben, schon vor dem Endverfall vorgeschlagen. Dieser Schalter ist bei der Bruttomethode aktiv (siehe Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5) Hinweis: Karenztage In der Regel werden die Anzahl Tage zwischen dem aktuellen Zahllauf (Verfalldatum) und dem nächsten Zahllauf (Verfalldatum) als Karenztage eingegeben, sodass sämtliche netto-verfallenen und skonto-verfallenen Belege bis zum nächsten Zahllauf noch mitselektiert werden. Die Ausnutzung und Einhaltung der Skontokonditionen wird damit sichergestellt. Die Karenztage sind demzufolge nicht als verlängerte Skontofrist zu betrachten. Der Skontoverfall wird „normal“ aufgrund Belegdatum + Skontoverfalltage errechnet. Die „Akzeptierten Tage“ der Zahlungskonditionen finden für das Kreditorenzahlwesen keine Anwendung. Falls beabsichtigt wird, die Skontofristen „unberechtigterweise“ zu verlängern, so wird empfohlen für die Kreditoren die Zahlungskonditionen mit entsprechenden Skontoverfalltagen einzurichten. Beispiel: Konditionstext: 10 Tage 2%, Verlängerung um 5 Tage =>Verfall-Tage in der Zahlungskondition = 15 Für Netto Version 2014 Die Karenztage werden auch miteinbezogen zum Berechnen des Nettoverfalls (Verfalldatum). Seite 161 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Zahlungen Feldbezeichnung Bedeutung Info: Ausgabe-Felder zur Information. Das Total aller Netto-Beträge pro Währung kann über ein separates Fenster eingesehen werden. Die Anzahl zur Zahlung fälligen, offenen Posten wird im Feld rechts des Button angezeigt. Schaltflächen oben: [Neu] Neuen Zahllauf erfassen. Anschliessend die Felder unter "Selektion" eingeben. [Aufbereiten] Der Zahllauf wird gemäss Selektion aufbereitet. Der aktuelle Zahllauf verfällt dabei, falls er nicht gespeichert wird (Meldung beachten!) [Ausschliessen] Setzt alle Belege im Beleg-Grid auf "nicht zahlen" (rot) Mittels markieren einer Spalte oder blockweisem markieren (Ctrl, Shift) und anschliessendem Drücken der Space-Taste werden Belege selektiert (grün) oder deselektiert (rot). [Zufügen] Hinzufügen eines oder mehrerer nicht vorgeschlagener Belege: Es folgt das Belegerfassungsfenster zur Wahl des Beleges (vgl. Belegerfassung ). Die gewünschten Belege können mit SHIFT- oder CTRL-Taste markiert und mit [Zufügen] gesamthaft in den Zahllauf übernommen werden. Mit [Abbrechen] erfolgt keine Beleg-Übernahme. Hinweis : Belege können nicht mehr aus dem Zahllauf gelöscht werden. Sie können aber durch Umschalten von „Grün“ auf „Rot“ für die Disposition ausgeschlossen werden. Um mehrere Belege zuzufügen, können im Grid alle gewünschten Belege selektiert und mit [Zufügen] zum Zahllauf zugefügt werden. Version 2014 Seite 162 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Zahlungen Feldbezeichnung Bedeutung [Speichern] Der (noch nicht ausgeführte) Zahllauf wird (zwischen-)gespeichert. Er kann später mit [Laden] wieder geladen und weiter bearbeitet werden. Der aktuelle Zahllauf wird abgespeichert. Hinweis: Gespeicherte Zahlläufe werden bei der allfälligen Aufbereitung eines neuen Zahllauf nicht berücksichtig. Das heisst, das Programm wird beispielsweise mit den gleichen Selektionen wieder die gleichen Belege in einem neuen Zahllauf vorschlagen. [Laden] Laden eines gespeicherten Zahllaufes (vgl. [Speichern]). [Löschen] Löschen eines gespeicherten Zahllaufes (vgl. [Speichern]) Hinweis: Nur gespeicherte und nicht ausgeführte Zahlläufe können über diese Funktion gelöscht werden. Ausgeführte Zahlläufe können via Schaltfläche [Bearbeiten] gelöscht werden. Verbuchte Zahlläufe können über die Funktion Verbuchte Zahlungen gelöscht werden. [Drucken] Version 2014 Ausgabe eines Zahlungsvorschlages des aktuellen Zahllaufes in Listenform. Seite 163 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Zahlungen Feldbezeichnung Bedeutung Beleg-Grid Durch [Aufbereiten] des Zahlungslaufes erstellt Sage 200 den Zahlungsvorschlag gemäss der gewählten Selektionen. Alle zur Zahlung vorgeschlagenen Positionen werden mit den Angaben Kreditor, Belegnummer, Belegdatum, Text, Bruttobetrag, Skonto, Nettobetrag und Verfalldatum usw. angezeigt. Mit dem Rechte-Maustaste-Kontextmenu können detaillierte Informationen zu einem Beleg oder zum Kreditorenstamm abgefragt werden. Schaltfläche links Die Freigabe von fälligen Zahlungen erfolgt vom System automatisch. Durch Klicken umstellbar zwischen rot und grün: grün = Posten zur Zahlung freigeben, rot = Posten nicht zahlen. Mehrere Zeilen miteinander auf rot bzw. grün umstellen: Version 2014 1. (Nicht auf der ersten Spalte!)Mit der Maus ziehen von der ersten zu letzen umzustellenden Zeile Auch: Ctrl-Taste halten und mehrere nicht aufeinanderfolgende Zeilen klicken (Nicht auf der ersten Spalte!) 2. dann die Leertaste drücken. Seite 164 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Zahlungen Feldbezeichnung Bedeutung Beleg-Grid: Doppelklick auf eine Spalte sortiert die Einträge nach der Spalteninformation auf-/absteigend, wobei alle Belege eines Kreditors zusammengehalten werden. Spalten, die nicht selbsterklärend sind: K-ZV-CheckDie Kreditorenzahlverbindung wird anhand der Plausibilisierungseinstellungen (Zahlungsverbindungen, Knopf [Länder]) plausibilisiert. Die Spalte kann vier verschieden Farben enthalten: Weiss: Keine Plausibilisierung erforderlich (da nicht definiert) Grün: ZV ist in Ordnung Gelb: ZV hat eine/mehrere Warnungen – siehe Spalte Fehler Rot: ZV hat einen/mehrer Fehler – siehe Spalte Fehler Durch Klick auf die Zelle, kann die jeweilige KreditorenZahlungsverbindung direkt aus dieser Funktion heraus angezeigt und bearbeitet werden. Siehe Plausibilisierung der Zahlungsverbindungen Skonto Mittels Doppelklick in eine Zelle dieser Spalte kann der vorgeschlagene Skontobetrag des Beleges geändert werden. Tage Kreditoren Bruttoverbuchung aktivieren: Differenz in Tagen zwischen dem Verfalldatum (Selektion) und dem errechnetem Verfalldatum aus den Zahlungskonditionen Kreditoren Bruttoverbuchung aktivieren: Differenz in Tagen zwischen dem Verfalldatum (Selektion) und dem Verfalldatum des Beleges. STP Straight Trough Processing: Folgende Einträge sind möglich: ESR = Einzahlungsschein mit Referenznummer (Schweiz) IPIs = International Payment Instruction strukturiert (International) IPIu = International Payment Instruction unstrukturiert (International) K-ZV Zahlungsverbindung des Kreditors (siehe Zahlungsverbindungen (Kreditor)) Die Zahlungsverbindung kann mittels Mausklick direkt bearbeitet werden. Hinweis: falls Belege mit verschiedenen Kredi-Zahlverbindungen für denselben Kreditor vorhanden sind, wird pro Zahlverbindung eine Sammelzahlung generiert. Version 2014 Seite 165 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Zahlungen Feldbezeichnung Bedeutung Beleg-Grid (Fortsetzung): Bank Eigene Zahlungsverbindung. Nummer aus dem Grid unten im Fenster Zahlkonto zuweisen Disponierte eigene Zahlverbindung (Zahlungs-Konto). Die „grünen“ Belege können disponiert werden. Die Disposition kann auf drei verschiedene Arten erfolgen: 1. Mittels Vordisposition bei der Belegerfassung. Solche Belege haben bereits im erstmaligen Vorschlag eine Zahlverbindungsnummer in der Spalte „Bank“ eingetragen. 2. Mittels Doppelklick in die Spalte Bank direkt und manuell im Zahllauf 3. Mittels [Verteilen] im Zahllauf werden sämtliche „grünen“ Belege aufgrund der angegebnen „Verwendung“-Summe auf die verfügbaren „Zahlungs-Konti“ aufgeteilt. TZ Mit Klick auf diese Fläche wird eine Teilzahlung ausgelöst (siehe unter Teilzahlungen) Der Beleg wird daraufhin auf „rot“ gesetzt und eine neue Zeile mit der Teilzahlung wird eingefügt. V Mit Klick auf diese Fläche können Zahlungen über DTA verdichtet werden (siehe unter Verdichten) Saldo Mit einem Mausklick in dieses Feld wird der Kreditoren-Explorer mit den Zeilen des betreffenden Kreditors geöffnet. (bei DebitorenAuszahlung der Debitoren-Explorer). Der selektierte Beleg wird dort grün hinterlegt angezeigt. Restsaldo Diese Spalte muss sichtbar gemacht werden mit Rechts-Klick - Spalten bearbeiten. Sie zeigt auf Rechnungen den Restsaldo aus der Rechnung minus alle Teilzahlungen auf diese Rechnung. Kontext Menu (rechte Maustaste) Kreditorenstamm: Es wird der Kreditorenstamm aufgerufen. Kreditorenexplorer (KIS): Der Kreditorenexplorer wird aufgerufen. Version 2014 Beleg bearbeiten: Der Beleg kann direkt bearbeitet werden. Kreditor-Info: Öffnet ein Fenster mit zusammenfassenden Angaben für die Kreditoren im Zahllauf. 75808808 Seite 166 / 259 S a ge S c hw e i z A G Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Zahlungen Feldbezeichnung Bedeutung ZahlungsverbindungsGrid (unten): Zeigt alle zur Disposition verfügbaren eigenen Zahlungsverbindungen. Durch Klick auf die Schaltfläche ganz links kann die Zahlungsart und der zu verwendende Betrag gewählt werden. (siehe unter Zahlkonto zuweisen) Durch Doppelklick auf eine Spaltenüberschrift wird sortiert. Rechte-Maustaste-Kontextmenu ist aktiv. In der Spalte Web-Adresse wird die Internetadresse der Zahlungsinstitution angezeigt. Mittels Mausklick kann direkt der Internet-Explorer aufgerufen werden. Schaltflächen unten [Verdichten] Manuelles Verdichten (Sammelzahlung) [Verteilen] Die auf den Zahlkonten eingegebenen Beträge „Verwenden“ werden auf die Belege verteilt, vgl. Zahlkonto zuweisen. Das Programm disponiert die zur Zahlung freigegebenen Belege selbständig. Hinweis: Falls nicht alle zur Zahlung freigegebenen Belege disponiert werden (z.B. weil Betrag nicht ausreicht), erscheint beim [Ausführen] eine entsprechende Warnung. Über die Schaltfläche ist eine summarische Übersicht abrufbar. Hinweis:Regeln Währungsdisposition Die Verteilung (Disposition) erfolgt grundsätzlich von oben nach unten. Die Belege werden auf eine Zahlungsverbindung mit identischer Währung disponiert, solange bis der Verwendungsbetrag der Zahlungsverbindung aufgebraucht ist. Fremdwährungsbelege werden neben den Zahlungsverbindungen mit identischer Währung auch auf Zahlungsverbindungen mit Basiswährung disponiert. Falls beabsichtigt wird, bestimmte Währungen über entsprechende Devisenkonti in identischer Währung zu bezahlen, so müssen demzufolge zuerst die Fremdwährungskonti disponiert werden (Betrag Verwendung eingeben und verteilen). Erst in einem zweiten Schritt die Basiswährungs-Zahlkonti disponieren. [Bearbeiten] Version 2014 Verzweigt zum Fenster Zahlungen bearbeiten/verbuchen/löschen Seite 167 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Zahlungen Feldbezeichnung Bedeutung [Stapellauf] Der Kreditorenzahllauf (Massenzahlungen) kann als Stapellauf ausgeführt werden. Folgende Fenster können unterdrückt werden: Fenster Zahlungsart: Es wird die vorgeschlagene Zahlungsart (DTA, EZAG, Vergütungsauftrag) übernommen. Fenster „Speichern unter“: Das Fenster kann unterdrückt werden und die Datei (EZAG, DTA) wird mit dem hinterlegten Dateinamen (Zahlungsverbindungen bei Einzelzahlungen, Einstellungen bei Sammelzahlungen) gespeichert. Hinweis: Identische Dateien werden ohne Rückfrage überschrieben! Bericht Vergütungsanzeige: Bericht Vergütungsauftrag: Bericht DTA Vergütungsanzeige: Bericht EZAG Zahlungsauftrag: Bericht Zahlungsprotokoll: Verarbeitungstag: [Vorschau] Der Bericht wird auf dem Bildschirm angezeigt [Drucken] Der Bericht wird auf den Drucker ausgegeben [Schliessen] Der Bericht wird nicht ausgegeben Hinweis: Wird der Drucker geändert so bleibt diese Einstellungen gespeichert. Mittels Standardeinstellung kann ein Defaultwert beim Öffnen des Fensters definiert werden. [Ausführen] Führt den Zahllauf mit allen ausgewählten Belegen aus und erzeugt Zahlungs-Papiere und -Dateien. Hinweis: Plausibilisierung der Zahlungsverbindungen Falls Positionen vorhanden sind, welche nicht der Plausibilisierung der Zahlungsverbindungen entsprechen, kommt je nach Einstellung eine Warn- oder Fehlermeldung. Hinweis: Diese Schaltfläche muss mehrmals aktiviert werden, wenn Version 2014 das Zahlungsverfahren noch nicht für alle zugeteilten Zahlungsverbindungen festgelegt ist. eine Zahlung verschiedenen Zahlungsverfahren / Zahlungen über mehrere eigene Zahlungsverbindungen enthält. Seite 168 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Zahlungen Feldbezeichnung Bedeutung [Abbrechen] Schliesst das Zahlungs-Fenster ohne den Zahllauf durchzuführen. Der aktuelle Zahllauf verfällt dabei, falls er nicht gespeichert wird (Meldung beachten!) 8.7.2.2 Skonto (Kreditoren-Zahlung) (Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen) Ein allfälliger Skonto wird grundsätzlich automatisch berechnet und im Beleg-Grid angezeigt. Die Skontoberechnung erfolgt je nach Brutto- oder Netto-Methode. Übersteuern des vorgeschlagenen Skontoabzuges: 1. Doppelklick auf das Feld "Skonto" Im Beleg-Grid. 2. Im Fenster "Skontoabzug" kann der Skonto in % oder als Betrag in der Belegwährung eingesetzt werden 3. Mit [Ok] abschliessen 8.7.2.3 Teilzahlungen (Kreditor) (Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen) Soll ein Beleg nur teilweise bezahlt werden, erfolgt die Auslösung der Teilzahlung durch Auswahl des Feldes TZ auf der Beleg-Zeile (rechts im Beleg-Grid). Hinweis Beim Ausbuchen einer Teilzahlungen aus einem Zahlungslauf wird das Valuta und Belegdatum überschrieben! Dadurch verzweigt Sage 200 auf das Fenster für die Erfassung der Teilzahlung und die Daten für die Teilzahlung können erfasst werden: Teilzahlung Feldbezeichnung Version 2014 Bedeutung Seite 169 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Teilzahlung Feldbezeichnung Bedeutung Die meisten Felder sind dieselben wie auf dem Beleg (vgl. Belegerfassung). Zuordnung: Sammelkonto: Bei Bedarf: Wahl des Kreditoren-Sammelkontos. Text: Frei wählbarer Text für diese Teilzahlung. Der Vorschlag entspricht den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5 Betrag: Teilzahlungs-Betrag. Hinweise: Teilzahlungen und Restzahlung In weiteren Zahlungsläufen erscheinen der ganze Posten und alle Teilzahlungen. Teilzahlungen, die in noch nicht verbuchten Zahlungsläufen enthalten sind, erscheinen im Grid mit einem dunkelroten Feld am linken Rand. Solche Teilzahlungen sind gesperrt und können in keine weiteren Zahlungsläufe miteinbezogen werden. Weitere Teil-Zahlungen auf einen Posten: Als Teilzahlung erfassen (wie oben beschrieben). Den gewünschten Teilzahlungsbetrag eintippen. Rest-Zahlung auf einen Posten: Den Posten und alle Teilzahlungen in die Zahlung einschliessen Der Saldo wird automatisch als Restzahlung bezahlt. Im Zahlungsprotokoll sind der Posten und alle Teilzahlungen aufgeführt. oder: Den Restbetrag manuell berechnen und als Teilzahlung bezahlen. Hinweis Restsaldo: Der Restsaldo pro Beleg (Rechnung - Teilzahlungen) ist als Gridspalte im Zahlungsfenster vorhanden. Er muss jedoch mit Rechts-Klick - Spalten bearbeiten sichtbar gemacht werden. Version 2014 Seite 170 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.7.2.4 Belege verrechnen Rechnungen und Gutschriften, die im gleichen Zahllauf enthalten sind, werden für denselben Kreditor automatisch miteinander verrechnet. Entsteht dabei für einen Kreditor ein negativer oder ein Null-Totalbetrag, ist die in einem normalen Zahlungslauf nicht möglich. Solche Verrechnungen müssen mittels Kreditoren-Direktverbuchung oder Bankerfassung durchgeführt werden. 8.7.2.5 Verrechnung einer ESR-Rechnung mit einer Nicht-ESR-Gutschrift (Kreditoren) Die Verrechnung einer ESR-Rechnung mit einer Nicht-ESR-Gutschrift erfordert ein besonderes Verfahren, weil Verrechnungen nur über dieselbe Zahlungsverbindung möglich sind. Werden beide Belege im Zahlungsgrid grün markiert, erfolgt bei [Ausführen] die Meldung "Die Zahlung von .... ist 0 oder negativ...". Darauf empfehlen wir folgendes Vorgehen: 1. Im Zahlungs-Grid, auf der Gutschrift: Rechts-Klick - Beleg bearbeiten. 2. Auf dem Beleg-Fenster: Als Empfängerkonto dasselbe ESR-Konto auswählen, das der Rechung zugeteilt wurde. [Speichern] 3. Auf dem Zahlungsfenster: Den Zahllauf normal fortsetzen. Durch [Ausführen] werden die beiden Belege in der Zahlung verrechnet. 8.7.2.6 Zahlkonto zuweisen (Kreditoren-Zahlung) (Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen) Es bestehen zwei Varianten, einem Beleg ein Zahlkonto zuzuweisen: Auf dem einzelnen Beleg Auf dem Zahlkonto, mit automatischer Verteilung auf die zur Zahlung vorgeschlagenen Belege Zahlkonto zuweisen auf dem einzelnen Beleg Version 2014 Seite 171 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 1. Im Beleg-Grid auf das Feld Bank klicken. 2. Das Zahlkonto auswählen und mit [Ok] abschliessen. Zahlkonto zuweisen auf dem Zahlkonto 1. Im Zahlungsverbindungs-Grid (unten): Klick auf das graue Feld ganz links. 2. Im Fenster "Zahlungsart" dem Maximal-Betrag ins Feld Verwenden einsetzen. Hier kann auch das Zahlungsverfahren bestimmt werden. Mit [Ok] abschliessen. 8.7.2.7 3. Die Schaltfläche [Verteilen] aktivieren: Der verwendbare Betrag wird automatisch auf die Belege ohne Zahlungsverbindung verteilt. 4. Das Zahlkonto auswählen und mit [Ok] abschliessen. Diese Zuteilung lässt sich nachher auch ändern mit der Variante "Auf dem einzelnen Beleg" Vergütungsanzeige(Zahlungsavis) Vergütungsanzeigen werden pro Kreditor erstellt, wenn die im Kreditoren-Stamm angegebene Anzahl Belege (Kreditorenstamm,Register Erweiterte Informationen, Feld „Vergütungsanzeige ab Anzahl Belege“)im Zahllauf übereinstimmen oder überschritten werden. Da in Zahlungsdateien zwar externe Belegnummern abgelegt werden können, jedoch nur in beschränkter Anzahl, macht die Erstellung von Vergütungsanzeigen vor allem dann Sinn, wenn in einem Zahllauf viele Rechnungen an denselben Kreditor enthalten sind. Vgl. DTA – Datenträgeraustausch (Bank) sowie EZAG – Elektronischer Zahlungsauftrag (Schweizer Post) E-Postausgang Vergütungsanzeigen können bei Bedarf auch elektronisch via Mail oder Fax an die jeweiligen Empfänger übermittelt werden. Dazu muss die Funktion „E-Postausgang“ aktiviert sein. Um die Dokumente an den elektronischen Postausgang zu übergeben ist bei der Dokument-Aufbereitung lediglich der Button „Ausgabe in elektronischen Postausgang“ statt „Vorschau“ zu drücken. Siehe dazu Kapitel E-Postausgang. Version 2014 Seite 172 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.7.2.8 Zahlungsverfahren (Kreditoren-Zahlungsart) Nach der Freigabe der Belege zur Zahlung kann der Anwender das gewünschte Zahlungsverfahren auswählen. Die Zahlungen können wahlweise erfolgen per - Vergütungsauftrag - DTA – Datenträgeraustausch (Bank) - EZAG – Elektronischer Zahlungsauftrag (Schweizer Post) - SEPA – Datenträgerauszausch (Bank) - Checkzahlungen - ASR-Auszahlung Die Verfahren stehen je nach den Einstellungen in den Stammdaten/Zahlungsverbindungen/Register „Elektronischer Zahlungsverkehr“ zur Verfügung. Verschiedene Texte in den Zahlungsdokumenten sind in den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5 und Register Debitoren/Kreditoren 2/5 einstellbar. 8.7.2.8.1 Vergütungsauftrag Ein Vergütungsauftrag für den Versand an die Bank/Post wird ausgegeben. Das Formular Vergütungsauftrag kann für jede einzelne Zahlungsverbindung definiert werden und in den Stammdaten/Zahlungsverbindungen hinterlegt werden (siehe Handbuch Finanzbuchhaltung / Zahlungsverbindungen). 8.7.2.8.2 DTA – Datenträgeraustausch (Bank) Eine Datei mit den Länderspezifischen Formaten für DTA (Schweiz, Deutschland-Inland) wird erstellt. Der gewünschte Verarbeitungstag ist zusätzlich anzugeben. Hinweis: DTA-Zahlungsgrund (Format Schweiz) Bei Einzelzahlungen (Zahlung pro Beleg) und Sammelzahlungen (verdichtete Belege) wird im Schweizer DTA im Feld "Zahlungsgrund" die externe Belegnummer mitgegeben. Wenn die definierte Anzahl Belege für Vergütungsanzeigen im Kreditorenstamm kleiner Anzahl Belege im Zahllauf ist, wird als „Zahlungsgrund“ der definierte Text aus in den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5, Feld „Kredi-Sammelzlg“ mitgegeben. Wichtig: Falls die Zeichen der externen Belegnummer aller Belege die Feldlänge des DTAZahlungsgrund übersteigt, wird abgeschnitten. Legen Sie deshalb die Anzahl Belege für Vergütungsanzeigen im Kreditorenstamm (siehe Kreditorenstamm/Register Erweiterte Version 2014 Seite 173 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Informationen) sorgsam fest! Die Feldlängen sind wie folgt: DTA (Schweiz) TA826 (ESR) TA827 (CHF-Zahlungen Inland) TA830 (Zahlungen Ausland) TA836 (IBAN) Kein Text 4 x 28 4 x 30 3 x 35 Hinweis: DTA (Format Deutschland)Das Format für DTA-InlandZahlungen wird unterstützt. Es können also nur EUR-Belege bezahlt werden. In den Zahlungsverbindungen muss eine Bank mit Landescode Deutschland (DE), Währung EUR und Format Deutschland Inland erfasst werden. Für die Dateierweiterung der DTA-Datei (DTAUS0) wird die Vol-Nummer verwendet. (001 – 999) Das Gesamttotal aller Rechnungen und Gutschriften muss immer positiv sein. Werden mehr als 13 Rechnungen pro Kunde und Konto gefunden, so werden diese verdichtet und es wird der Text „Zhlg. Lt. Sep. Aufstellung“ (max. 27 Zeichen) in die DTA-Datei geschrieben. In den ersten Verwendungszweck-Block wird immer die Feldbezeichnung und der UserText1 aus dem Kreditorenstamm geschrieben. Bsp: Kd.Nr. 145345 -> Kd.Nr ist die Feldbezeichnung vom Textfeld 1 und 145345 ist der Inhalt von Textfeld 1. Achtung: Der Standart-Text (Text1) wird nicht übernommen. Die Bankleitzahl im Kreditorenstamm darf nicht mit Leerzeichen erfasst werden! Die Bankleitzahl 100 500 22 muss somit als 10050022 erfasst werden. Beim Wählen des Zahlungsverfahrens muss das Ausführungsdatum immer angegeben werden. Dieses wird immer in den Datensatz A (Feld 11b) geschrieben. Technische Information: Der Block wird auf 128 Zeichen mit Spaces aufgefüllt. Die Grösse der DTA-Datei ist immer durch 128 teilbar. Begleitzettel: Die VOL-Nr beginnt mit 1 und wird bis 999 inkrementiert. Bei 999 wird die Nummer wieder auf 1 zurückgesetzt. 8.7.2.8.3 EZAG – Elektronischer Zahlungsauftrag (Schweizer Post) Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Giro International Plus IZV-Liste - Liste für den internationalen Zahlungsverkehr PostFinance Version 2014 Seite 174 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Bei EZAG-Zahlung wird eine Datei mit dem Format für EZAG oder SAD (Schweizer Post) erstellt. Hinweis: Ab 01.01.2010 kann bei Postfinance keine Diskette mehr eingeliefert werden. Zusätzliche Informationen: www.postfinance.ch/e-services > Filetransfer. Hinweis: Einstellung von SAD in Sage 200 Finanz Das alte Zahlungsverfahren von Postfinance SAD wird von Sage 200 Finanz nur noch bis und mit Version 2006 unterstützt. Ab Version 2007 kann nur noch das neue EZAG-Verfahren verwendet werden Das Verfahren EZAG oder SAD wird in den Stammdaten/Zahlungsverbindungen/Register „Elektronischer Zahlungsverkehr“ festgelegt. EZAG unterstützt derzeit folgende Transaktionsarten: Transaktionsart 22 – Postkontozahlungen Inland 27 – Bankclearing-Zahlungen Inland 28 – ESR-Zahlung 32 – Giro international Post (PGI) 37 – Giro international Bank (BGI) 38 – Giro international Plus 24 – Zahlungsanweisungen Inland 34 – Cash international (PCA) Zahlungsart Post Bank ESR Post Bank Bank und Post (mit IBAN und BIC im EU-Raum in Euro) Zahlungsanweisung Zahlungsanweisung Land Schweiz Schweiz Schweiz Ausland Ausland Ausland Schweiz Ausland Der gewünschte Verarbeitungstag ist zusätzlich anzugeben. Hinweis: EZAG-Zahlungsgrund (Format Schweiz) Bei Einzelzahlungen (Zahlung pro Beleg) und Sammelzahlungen (verdichtete Belege) wird im EZAG im Feld "Zahlungsgrund" die externe Belegnummer mitgegeben. Wenn die definierte Anzahl Belege für Vergütungsanzeigen im Kreditorenstamm kleiner Anzahl Belege im Zahllauf ist, wird als „Zahlungsgrund“ der definierte Text aus den in den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5, Feld „Kredi-Sammelzlg.“ mitgegeben Wichtig: Falls die Zeichen der externen Belegnummer aller Belege die Feldlänge des DTAZahlungsgrund übersteigt, wird abgeschnitten. Legen Sie deshalb die Anzahl Belege für Vergütungsanzeigen im Kreditorenstamm (siehe Kreditorenstamm/Register Erweiterte Informationen) sorgsam fest! Version 2014 Seite 175 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Die Feldlängen sind wie folgt: EZAG (Schweiz) ESR Nicht ESR Kein Text 4 x 35 Hinweis: CR/LF (Carriage Return / Line Feed) Je nach Einlieferkanal, muss bei EZAG sowie Debit/Direct im File pro Datensatz zwingend ein CR/LF - das heisst ein Zeilenumbruch – eingefügt werden. Bei anderen Einlieferkanälen hingegen darf kein Zeilenumbruch gemacht werden und die Datensätze sind in einem Wurm aneinanderzureihen. Einlieferkanal Datenträger (Diskette 3 ½“) Telebanking-Server (Sage 200 E-Banking) Yellownet FDS / H-Net® Mit oder ohne CR/LF Zwingend OHNE CR/LF Zwingend MIT CR/LF Mit oder ohne CR/LF Mit oder ohne CR/LF Sobald in Sage 200 Finanz die Funktion „E-Banking“ aktiviert ist, wird in den EZAG und DD-Files generell immer ein CR/LF eingefügt. Dies bedeutet, dass die Files nicht mehr via Datenträger eingeliefert werden können. Bei inaktiviertem E-Banking werden nie CR/LF eingefügt. 8.7.2.8.3.1 Giro International Plus Ab Februar 2006 kann beim EZAG der PostFinance der Giro International plus (TA 38) eingeliefert werden. Es handelt sich hier um das künftige Standardprodukt für Überweisungen von Geschäftsund Privatkunden in alle Euro-Länder der Europäischen Union sowie nach Grossbritannien, Schweden und Dänemark. Die Produktmerkmale von „Giro international plus“ sind kostengünstiger als herkömmliche Transaktionen wie Post und Bankgiro mit „our cost“-Merkmal Gutschrift erfolgt innerhalb von 48h Immer garantierter OUR: der volle Betrag wird dem Begünstigen gutgeschrieben. Spesen werden dem Auftraggeber belastet Verwendung von „Giro International Plus“ Damit eine Transaktionsart „Giro International Plus“ erstellt wird, müssen folgende Kriterien erfüllt sein: Version 2014 Vergütungs-Währung = EUR Seite 176 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung IBAN und BIC/Swift des Empfängers sind erfasst Einstellung Spesenbelastung = Auftraggeber Land in der IZV-Liste (Siehe IZV-Liste) Falls alle Kriterien erfüllt sind so wird automatisch der kostengünstige und schnelle „Giro International plus“ (TA38) erstellt. 8.7.2.8.3.2 IZV-Liste - Liste für den internationalen Zahlungsverkehr PostFinance In der IZV-Liste sind sämtliche Zahlungsmöglichkeiten für den Auslandzahlungsverkehr (alle Währungen) und Inlandzahlungsverkehr in Fremdwährung aufgelistet. In Sage 200 Finanz wird aufgrund der Einträge in der IZV-Liste überprüft, ob eine Auslandzahlung erfolgen kann oder ob noch die konventionellen Transaktionen zur Anwendung kommen sollen. Die Liste wird von PostFinance kostenlos und täglich aktualisiert im Internet zur Verfügung gestellt und kann in Form eines ASCII-Textfiles unter www.postfinance.ch/handbuecher heruntergeladen werden. Die IZV-Liste kann anschliessend in Admin eingelesen werden und steht Sage 200 Finanz als Entscheidungskriterium für die Transaktionsart zur Verfügung. 8.7.2.8.4 ISO-Zahlungen (SEPA) – Datenträgeraustausch (Bank) Die Schaffung eines einheitlichen Euro-Zahlungsraums (SEPA) ist eine Initiative des European Payments Concil, eines Zusammenschlusses von Banken und Bankenverbänden aus ganz Europa einschliesslich der Schweiz. Die ISO-Zahlungen enthalten sowohl die Inlandzahlungen (ESR, Post- und Bankzahlungen) wie auch Auslandzahlungen mit SEPA und ohne. Sage 200 unterstützt Kreditoren-SEPA-Zahlungen in Euro, jedes Land hat jedoch noch individuelle Erweiterungen im ISO-Format. Aus diesem Grund muss in den StammdatenZahlungsverbindungen das ISO-Zahlungs-Land selektiert werden. Der Zahlungsablauf ist jedoch identisch mit dem DTA, bei ISO-Zahlungen wird eine Datei im XMLFormat erstellt. Die ISO-Zahlungsdate wird mit einer landesspezifischen Schema-Datei verifiziert, wird ein Problem gefunden so meldet das Programm das. Zu beachten sind: Handbuch Finanzbuchhaltung, Eigene Zahlungsverbindungen, Register Elektronischer Zahlungsverkehr, Format „ISO-Zahlung“ und daneben das Land auswählen, Einstellungen unter [ISO]. Im Zahllauf wird bei der Zahlungart ISO-Zahlung eingestellt, wenn die Zahlungaverbindung mit ISO definiert ist. Die erstelle Zahlungsdatei ist vom Typ XML. Version 2014 Seite 177 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Hinweis Daten SEPA-Transaktionen benötigen immer die IBAN und die BIC – und das sowohl beim Zahlungsempfänger wie auch bei der Kreditorenzahlungsverbindung. Hinweis Verifizierungsfehler Da die Verifizierung erst nach dem Erstellen der Datei gemacht wird muss im Fehlerfall der gesamte Lauf gelöscht werden, das Problem behoben und der Lauf nochmals ausgeführt werden. Beim Erstellen einer ISO-Zahlungsdatei wird ein Protokoll erstellt. Das ist zu finden unter: Windows XP Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Simultan\SEPA\ Windows Vista Users\All Users\Simultan\SEPA\ Hinweis Verbuchen von ISO-Zahlungen Unten im Fenster „Zahlungen bearbeiten kann über den Button „Einlesen der Rückmeldung der ISO-Zahlung“ das entsprechende File zum Einlesen selektiert werden. Die Zahlungen können aber auch ohne das Einlesen der Rückmeldung verbucht werden. Informationen zum eingelesenen pain.002 File können über den ISO-Button angezeigt werden. 8.7.2.8.5 Checkzahlungen Ein Check für den Versand an den Kreditor wird ausgegeben. Das Formular Check kann für jede einzelne Zahlungsverbindung definiert werden und in den Stammdaten/Zahlungsverbindungen hinterlegt werden (siehe Handbuch Finanzbuchhaltung / Zahlungsverbindungen). Beim Erstellen des Checks kann mittels Feld „Verarbeitungstag“ das Datum auf dem Check definiert werden. Ein Vordatieren des Checks wird also somit ermöglicht. 8.7.2.8.6 ASR-Auszahlung Für Auszahlungen mit ASR (Auszahlungsschein mit Referenz der Schweizer Post) ist wie folgt vorzugehen: Eigene Zahlungsverbindung Version 2014 Seite 178 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung In der eigenen Zahlungsverbindung für diese Zahlungen muss im Register Zusatzinformationen bei Checkformular "ASR-Auszahlung" ausgewählt werden Das Register ESR ist korrekt auszufüllen. Diese Angaben bestimmen den Aufbau der ASRCodierzeile. inkl. Betrag einschalten, da auf einem ASR zwingend der Betrag in der Referenz stehen muss. Kreditoren-Zahlungslauf Für die mit ASR zu bezahlenden Belege muss die oben definierte eigene Zahlungsverbindung und die Zahlungsart Checkzahlungen gewählt werden. Es folgt ein Fenster "ASR-Auszahlung", wo der Drucker-Schacht wählbar ist, wo die ASRFormulare eingelegt sind. Für jeden ASR wird eine Seite mit dem ASR im unteren Teil gedruckt. ASR-Zahlung verbuchen Nachdem der Empfänger den ASR bei eingelöst hat, kann diese Zahlung auf Grund des BankKontoauszuges als bezahlt verbucht werden. 8.7.2.9 Zahlungs-Dateien Bei den beiden Zahlungsverfahren DTA oder SAD wird nebst den entsprechenden Listen auch die Datei für die elektronische Zahlungsübermittlung erstellt. Datei speichern unter Pfad und Dateiname der Testdatei auswählen. Speicherung: Der vorgeschlagene Ablage-Ordner (z.B. C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Sage\Sage 200\Data Exchange) entspricht der Angabe unter Einstellungen, Register Einstellungen 1/n "Verzeichnis Datenaustausch" Die Zahlungsdateien können vom Anwender wahlweise per Datenträger oder mit den entsprechenden Uebertragungsprogrammen direkt per Modem übertragen werden. Nochmalige Ausgabe der Zahlungspapiere: Zahlungspapiere können Sie auch nachträglich nochmals ausgeben mit Version 2014 Seite 179 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Vergütungspapiere Einstellungen: Für jedes spezifische Zahlungsverfahren sind die notwendigen Verträge und Abläufe mit der Post oder den Banken abzustimmen. (siehe auch Einstellungen ). Teilweise ist vor Aufnahme eines elektronischen Zahlungsverfahrens die Durchführung von Testläufen vorgeschrieben (siehe auch Testdatenträger für elektronischen Zahlungsverkehr). Bei allfälligen Fragen wenden Sie sich an die bei der Bank oder Post für den elektronischen Zahlungsverkehr verantwortlichen Personen. 8.7.2.10 Verdichten (Sammelzahlungen) Hinweis: DTA-Sammeldatei (siehe Zahlungsverfahren) Automatische Verdichtung von Zahlungen (Sammelzahlungen): Wenn in im Programm Stammdaten/Zahlungsverbindungen/Register „Elektronischer Zahlungsverkehr“ der Schalter „Sammelzahlung“ aktiviert wurde, werden beim Zahlungsverfahren (Zahlungsart) DTA oder EZAG die Belege pro Zahlungsverbindung und Kreditor zusammengefasst. Zusätzlich erfolgt die automatische Verdichtung : - Bei Belegverrechnungen (Rechnung mit Gutschrift/Teilzahlung) - Wenn in der Zahlungsverbindung der Schalter "Sammelzahlung" aktiviert ist Hinweis: Die automatische Verdichtung (Sammelzahlung) erfolgt beim Erstellen der DTA bzw. EZAG-Datei und ist im Zahllauf und in den Zahlungsdokumenten nicht ersichtlich. Belege mit STP-Referenz (ESR oder IPI) werden nie automatisch zu einer Sammelzahlung verdichtet und immer als Einzelzahlungen überwiesen. Ausnahmen sind Beleg-Verrechnungen (Rechnung mit Gutschrift/Teilzahlung). Manuelle Verdichtung (manuelle Sammelzahlung) Weil keine DTA/EZAG-Zahlung mit negativem oder Null-Betrag erstellt werden dürfen, ist manuelles [Verdichten] besonders angebracht, wenn Gutschriften oder Teilzahlungen vorhanden sind. Mit der Schaltflächen [Verdichten] im Zahllauf-Fenster oder mit der Schaltfläche [V] auf der Zeile eines Postens lässt sich die Verdichtung manuell steuern. Die Verdichtungs-Einschränkungen (keine negativen oder 0-Betrag-Zahlungen, Belege mit STP-Referenz) müssen eingehalten werden. Die Schaltfläche [Verdichten] im Fenster "Zahllauf": Öffnet das Fenster "Zahllauf verdichten". Hier kann die Verdichtung von Zahlungen manuell gesteuert werden. Version 2014 Seite 180 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Als Vorschlag werden nur Kreditoren mit Gutschriften aus dem aktuellen Zahllauf aufgelistet. Zahllauf verdichten Feldbezeichnung Bedeutung Kreditoren Auswahl des Kreditors aus dem aktuellen Zahllauf mit Mausklick. Grid: Rechnungen und Gutschriften: Mit Doppelklick auf den Posten oder mit Mausklick auf die Schaltfläche Grid: Zahllauf Posten, die zu einem Zahlungsrecord zu verdichten sind. werden die zu verdichtenden Posten ausgewählt und in den Grid unter "Zahllauf" verschoben. Mit Doppelklick auf eine Zeile oder mit wird ein markierter Posten wieder nach oben zurückgeschoben und somit aus der Verdichtung entfernt. Mit Mausklick auf die Schaltfläche wird die markierte Zeile in den Grid "Verdichtete Zahlläufe" verschoben. Grid: Verdichtete Zahlläufe Jede Zeile hier ergibt einen (verdichteten) Zahlungsrecord auf der Zahlungsdatei. Mit Mausklick auf die Schaltfläche wird die markierte Zeile wieder in den Grid "Zahllauf" zurückgeschoben. [Übernehmen]: Die eingestellte Verdichtung wird übernommen. [Schliessen]: Bearbeitungsmaske nach [Übernehmen] (oder ohne Speichern) verlassen und schliessen. Priorität beim Verdichten: 1. Manuell verdichten Alle Belege die manuell verdichtet wurden (Kreditoren-Zahllauf, Funktion „Verdichten“). Die Empfängerbank kann definiert werden. 2. Gutschriften und negative Rechnungen Gutschriften: Enthält ein Kreditor eine Gutschrift, so werden alle Belege dieses Kreditors (und der Währung) zu einer einzigen Zahlung verdichtet. Die Empfängerbank wird zufällig ausgewählt. 3. Belege mit ESR-Referenz Belege mit ESR-Referenz werden nicht verdichtet, weil ERS-Referenzen den einzelnen Belegen zugeordnet werden müssen. 4. Option "Sammelzahlungen" in der Zahlungsverbindung Wenn das Sammelzahlungsflag in den Zahlungsverbindungen aktiviert wurde, so werden Version 2014 Seite 181 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung alle Belege (die nicht in Priorität 1 – 3 sind) zu einer Zahlung pro Kreditor und Währung verdichtet. Die Empfängerbank wird zufällig ausgewählt. Hinweis für die Ausgabe von Vergütungsanzeigen: Bei verdichteten Belegen ist die Anzahl (Einzel-)Belege und die Anzahl der übermittelten (verdichteten) Belege nicht mehr identisch. Deshalb empfiehlt sich bei gewählter Verdichtung, ab 2 Belegen eine Vergütungsanzeige auszugeben (siehe unter Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5, "Zahlungsavis ab Anzahl Kredi-Beleg" 8.7.2.11 Einstellungen Kreditorenzahlen Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen Schaltfläche Einstellungen Feldbezeichnung Bedeutung Vorschlag Karenztage Zeitraum in Tagen vor dem Beleg-Verfall, ab dem Belege zur Zahlung vorzuschlagen ist. Wird als Vorschlag im Zahllauf verwendet. Vorschlag Skonti Die Belege werden mit dem höchstmöglichen Skonto zur Zahlung vorgeschlagen. Ein Beleg wird erst dann zur Zahlung vorgeschlagen, wenn er in den spätest möglichen Verfall ohne Skontoabzug fällt Wird als Vorschlag im Zahllauf verwendet. Vorschlag Netto Die Karenztage werden auch miteinbezogen zum Berechnen des Nettoverfalls (Verfalldatum). Wird als Vorschlag im Zahllauf verwendet. Vorschlag Zahlungen zusammenhalten Alle Zahlungen desselben Kreditors werden auf einer einzigen „eigenen Zahlungsverbindung“ disponiert. Somit erhält ein Kreditor nicht Zahlungen von verschiedenen Banken Vorschlag Kreditor nur vollständig zahlen Beim [Verteilen] werden nur Belege bezahlt bei welchen der Restbetrag für alle Belege eines Kreditors reicht. Es werden alle Belege oder keine Belege eines Kreditors berücksichtigt. Version 2014 Seite 182 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Einstellungen Feldbezeichnung Bedeutung Vorschlag Text Zahltext, wird als Vorschlag im Zahllauf verwendet. Vergütungsanzeige bei der Laufausführung automatisch drucken Die Vergütungspapiere werden gedruckt. Spesenbelastung bei Auslandzahlungen DTA CH / EZAG Empfänger Der Zahlungsempfänger bezahlt die Spesen Auftraggeber Der Auftraggeber bezahlt die Spesen Spesenteilung Die Spesen werden vom Empfänger und Auftraggeber gemeinsam bezahlt. Die Spesenbelastung kann nur für Auslandzahlungen konfiguriert werden und wird in folgenden Verfahren verwendet: - Vergütungsauftrag - DTA / Transaktionsarten 830 und 836 - EZAG / Transaktionsarten 32, 34 und 37 Die Definition kann in den Zahlungsverbindungen überschrieben werden. Diese Einstellung wird nur angewendet wenn in den Zahlungsverbindungen der Wert Laut Einstellungen definiert wurde. Hinweis Giro International Plus Damit die Transaktionsart „Giro International Plus“ zur Anwendung kommt, muss die Spesenbelastung für den jeweiligen Zahlungsempfänger oder global zwingend auf „Auftraggeber“ eingestellt sein. Siehe auch Giro International Plus Verarbeitungsdatum Belege im Zahllauf Version 2014 Seite 183 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Einstellungen Feldbezeichnung Bedeutung Verarbeitungsdatum pro Zahlungsverbindung Für alle Zahlungen (pro Zahlungsverbindung) wird derselbe Verarbeitungstag verwendet. Dieser kann im Fenster Zahlungsart angepasst werden. Beleg Im Grid erscheint eine neue Spalte Verarbeitungsdatum. Mittels Mausklick kann dieser Tag pro Beleg mutiert werden. Beim Aufbereiten der Daten wird das Tagesdatum + Vorschlag Anzahl Tage vorgeschlagen. Das Datum wird in die DTA-Datei wie auch in die EZAG-Datei übernommen. Hinweis Sammelzahlungen Bei Sammelzahlungen wird immer das erste Datum (kleinste) verwendet. Hinweis [Speichern] Damit die Änderung wirksam wird, muss das Zahllauf-Fenster geschlossen und neu geöffnet werden. Vorschlag Anzahl Tage Anzahl Tage die zum Tagesdatum addiert werden und als Verarbeitungsdatum für den DTA/EZAG im Kreditorenzahlen vorgeschlagen werden. Vorschlag Verarbeitungsdatum (/+) Es wird das Verfalldatum als Verarbeitungsdatum übernommen. Die eingegebenen Tage werden zum Verfalldatum addiert/subtrahiert. Vorschlagswert Valuta und Belegdatum = Verarbeitungsdatum Vorschlagswert im Kreditoren-Zahlen zum Verbuchen von Kreditorenzahlungen. Siehe auch Kreditorenzahlen Version 2014 Seite 184 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Einstellungen Feldbezeichnung Bedeutung Debitoren-Auszahlung Die Debitoren-Auszahlung kann eingestellt werden, wenn diese in den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5 aktiviert ist. Die Grundlagen zur Definition von Debitorenauszahlungen finden Sie im Handbuch Debitorenbuchhaltung, Kapitel Debitoren-Auszahlung. Folgende Selektionsmöglichkeiten bestehen: Keine Debitorenbelege in Zahllauf einbeziehen Zur Auszahlung definierte Debitoren werden beim Aufbereiten des Zahllaufes ausgeschlossen. Nur Kreditoren werden einbezogen. Debitorenbelege in Zahllauf einbeziehen Zur Auszahlung definierte Debitoren werden beim Aufbereiten des Zahllaufes einbezogen. Debitoren und Kreditoren werden einbezogen. Nur Debitorenbelege in Zahllauf einbeziehen Zur Auszahlung definierte Debitoren werden beim Aufbereiten des Zahllaufes einbezogen. Nur Debitoren werden einbezogen. Version 2014 Seite 185 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Einstellungen Feldbezeichnung Bedeutung Debitoren-Auszahlung: Hinweis Selektion der Debitorenbelege Folgend die Übersicht, wie Debitorenbelege beim Einbezug – abhängig von der Auszahlungs-Einstellung im Debitorenstamm und einer zugeordneten Zahlungsverbindungen im Debitorenbeleg selektiert werden: Fall-Tabelle Selektion Debitorenposten für Auszahlung in Kredi-Zahllauf Debibelegkopf Feld Einzugskonto>>>>>>> Belegtyp>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Fall Debi-Einstellung Fall Nr. Keine Auszahlung (Default) 1 Auszahlung Haben-Saldo über Kreditoren 2 Auszahlung Haben-Posten über Kreditoren 3 Auszahlung Zahlung-Posten über Kreditoren 4 Auszahlung Posten mit zugeordnetem Zahlungsverbindung Verfahrenstyp Auszahlung Vergütungsanzeige ab Anzahl Debi-Belege Version 2014 5 Ohne zugeordnete Zahlungsverbindung Mit zugeordneter Zahlungsverbindung Verfahrenstyp „Auszahlung Kreditoren" Mit zugeordneter Zahlungsverbindung Verfahrenstyp „Einzug" RG GU TZ VZ R G G U TZ VZ R G X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X G U TZ VZ Das Feld ist sichtbar, sofern die Debitoren-Auszahlung in den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5 aktiviert ist. Werden Debitorenbelege in den Zahllauf einbezogen, so kann hier bestimmt werden, ab welcher Anzahl von Belegen eine Vergütungsanzeige an die entsprechenden Debitoren erstellt werden soll. Im Gegensatz zu den Kreditoren, wo diese Einstellung im Kreditorenstamm pro Kreditor individuell festgelegt werden kann, wird hier eine Einstellung für alle Debitoren des Laufes festgelegt. Seite 186 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kontokorrent-Konten Die Option Kontokorrent kann in den Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 1/5 aktiviert werden. Ohne Aktivierung bleibt dieses Feld unsichtbar ohne Es werden nur Kreditorenbelege aufbereitet inklusive Es werden Kreditorenbelege wie auch Kontokorrentbelege aufbereitet ausschliesslich Es werden nur Kontokorrentbelege aufbereitet Nur zahlbare Belege (grün) anzeigen Das Feld ist nur bei aktiviertem Kontokorrent sichtbar Es werden keine roten, nicht zahlbaren Belege angezeigt. Version 2014 Seite 187 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.7.3 Zahlungen bearbeiten/verbuchen/löschen Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Zahlungen verbuchen Spesen Fremdwährungkurse anpassen Verbuchte Zahlungen Pendente Zahlungen löschen 8.7.3.1 Zahlungen verbuchen Die Bearbeitung (Verbuchung, Löschung) von ausgeführten Zahlläufen wird aus dem Fenster "Kreditoren-Zahlungen gestartet: Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen Hinweis: Schalten Sie auf Vollbild für eine bessere Übersicht. Mittels bearbeiten können die ausgeführten Zahlläufe verbucht oder nicht ausgeführte Zahlungen vor dem verbuchen noch gelöscht werden. Es empfiehlt sich, Zahlläufe aufgrund der Belastungsanzeigen zu verbuchen. Zahlungen verbuchen Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen Schaltfläche [Bearbeiten] (unten) Zahlungen können einzeln verbucht werden, standardmässig werden immer alle Belege selektiert. Alle oder einzelne Belege können markiert und mittels Leertaste selektiert / deselektiert werden. Pendente Zahlläufe stehen pro Zahlkonto zur Verbuchung an. Bei Fremdwährungszahlungen über Basiswährungszahlkonti empfiehlt sich der auf der Belastungsanzeige vorgegebene Kurs mittels Doppelklick in die Kursspalte einzutragen. Auch allfällige Spesen können mit gleicher Methode direkt gebucht werden. Mittels „Verbuchen“ werden die Zahlungen und allfällig damit verbundenen Skonto- und Mehrwertsteuerrückbuchungen als Buchungen mit dem angegebenen Valutadatum und Belegnummer geschrieben und sind fortan in den Bewegungsausweisen der Kreditoren-, Hauptbuchhaltung und allenfalls Kostenrechnung (bei Skontorückbuchungen) ersichtlich. Version 2014 Seite 188 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Hinweis Teilzahlungen in pendenten unverbuchten Zahlläufen sind demzufolge erst nach der Verbuchung für weitere Zahlläufe zur Verrechnung verfügbar. Teilzahlungen in pendenten unverbuchten Zahlläufen werden in nächstfolgenden Zahlungsvorschlägen angezeigt (dunkelrot), können aber nicht verrechnet werden. Falls dies nicht ausreicht wird empfohlen, die Zahlkonti über sogenannte Scharnierkonti abzuwickeln, sodass die Zahlläufe sofort nach der Ausführung verbucht werden können. Die effektive Belastung muss dann nachträglich in der Finanzbuchhaltung separat über dieses Scharnierkonto nachgebucht werden. Ablauf: Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen 1. Schaltfläche ganz unten: [Bearbeiten] 2. oben links "Vergütungs-Information": Wahl des Zahlungslaufs / Zahl-Konto 3. Wenn Spesen belastet wurden: Spesen erfassen. 4. Beenden mit [Verbuchen] Zahllauf verbuchen Feldbezeichnung Bedeutung Zahllauf Wahl des zu bearbeitenden Zahllaufs Name Bezeichnung der Zahlungsverbindung Konto Kontonummer der Zahlungsverbindung (Zahlkonto) Fälligkeitsdatum Fälligkeitsdatum des Zahllaufs Valuta Valuta-Buchungsdatum für die Zahlungen in die Kreditorenbuchhaltung und in die Finanzbuchhaltung. Belegdatum Belegdatum der Zahlung Belegnummer Belegnummer des Zahllaufs Kontowährung Zahlkontowährung Version 2014 Seite 189 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Zahllauf verbuchen Feldbezeichnung Bedeutung Valuta und Belegdatum =Verarbeitungsdatum Dieses Feld ist nur sichtbar wenn in den Einstellungen der Funktion Kreditoren-Zahlungen das Verarbeitungsdatum pro Beleg gesetzt ist. Das Verarbeitungsdatum wird als Valuta und Belegdatum gesetzt. Hinweis: Alle Beleg mit demselben Valutadatum werden zu einem separaten Zahllauf verdichtet. Sammelzahlungen müssen mit identischem Valutadatum verbucht werden damit diese im selben Zahllauf verbucht werden. Total Summe aller Belege und Spesen in Zahlkontowährung Belastung Summe aller Belege in Zahlkontowährung Spesen Summe aller Spesen in Zahlkontowährung Verbuchte Zahlläufe erzeugen definitive Buchungen in der Finanzbuchhaltung. Sie können nicht mehr bearbeitet werden. Den Zahllauf zu löschen ist unter Verbuchte Zahlungen jedoch noch möglich: Dabei werden die bezahlten Belege wieder zu unbezahlten Offenen Posten und die Buchungen des Zahllaufes werden gelöscht. Hinweis: Checkbox im Beleggrid Die Checkbox dient zur Kontrolle, alle verbuchten Belege werden mit aktivierter Checkbox dargestellt, die unverbuchten Belege mit der nicht aktivierten Checkbox . Falls der Verbuchungslauf abgebrochen wird (Serverausfall, Datenfehler, usw.) kann der Lauf zu einem späteren Zeitpunkt nochmals geladen werden und die noch nicht verbuchten Belege können verbucht werden. 8.7.3.2 Spesen (Kreditoren-Zahlungen) Beim Zahlungen verbuchen können Zahlungs-Spesen eingegeben werden: 1. 2. 3. Version 2014 Klick auf das Feld "Spesen" Im Fenster "Spesen": Betrag, Konto und Kostenstelle für die Spesen eingeben. Abschliessen mit [Ok] Seite 190 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.7.3.3 Fremdwährungskurse anpassen (Kreditoren-Zahlungen) Beim Zahlungen verbuchen kann der Kurs von Zahlungen in Fremdwährung bei Bedarf angepasst werden: 1. 2. 3. 8.7.3.4 Klick auf das Feld "Kurs" oder "Belastung" Im Fenster "Belastung": Den aktuellen Kurs oder die Belastung eingeben. Abschliessen mit [Ok] Verbuchte Zahlungen (Kreditoren) Dieses Kapitel enthält folgend Unterkapitel: Löschen noch nicht verbuchter Zahlläufe Löschen verbuchter Zahlläufe 8.7.3.4.1 Löschen noch nicht verbuchter Zahlläufe Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen Diese Methode erlaubt die Löschung pendenter, noch nicht verbuchter Zahlläufe, ebenso das Löschen einzelner Posten eines Zahllaufes. Wird ein Zahllauf mit [Alle löschen] gelöscht kann dieser nochmals geladen, bearbeitet und mit sämtlichen Zahlungsdateien und –Papieren ausgeführt werden. Siehe Fenster Kreditoren-Zahlungen, Schaltfläche [Laden]: Achtung: Gefahr von Doppelauszahlungen, wenn die ausgegebenen Zahlungsaufträge doppelt verschickt werden! Es können einzelne Zeilen im Grid markiert und gemeinsam gelöscht [Löschen] werden. Ablaufschema: Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen 1. Schaltfläche ganz unten: [Bearbeiten] 2. oben links "Vergütungs-Information": Wahl des Zahlungslaufs / Zahl-Konto Pro Zahlungslauf und Zahl-Konto entsteht eine Zeile, z.B.: 2 Zahlungslauf 30. Juni / 17 wobei 2 = (interne) Nummer des Zahlungslaufes Zahlungslauf 30. Juni = Text aus dem Zahlungslauf 17 = Nummer der Zahlungsverbindung 3. ganzen Lauf löschen: Version 2014 oder: Nur einzelnen OP löschen: Seite 191 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Den Posten wählen / Zeilen markieren [Löschen] [Alle löschen] vgl. Hinweis unten! 4. Beenden mit [Abbrechen] NICHT [Verbuchen] ! (würde die Zahlung definitiv verbuchen) Hinweise: [Alle Löschen] Antwort "Ja": Der Zahllauf wird „zurückgesetzt“ und kann via Bearbeiten/Kreditorenbuchhaltung /Zahlungen/[Laden] wieder bearbeitet und neu ausgeführt werden. Antwort "Nein": Der Zahllauf wird gelöscht. Alle darin enthaltenen OP's sind wieder offen. Antwort "Abbrechen": Der Zahllauf wird nicht gelöscht. Einzelposten löschen Nach dem Löschen einzelner Posten können Sie die Zahlungspapiere neu ausgeben (Ansicht Vergütungspapiere ) Es können mehrere Zeilen markiert und gemeinsam gelöscht werden. Alternative Funktion zum löschen ganzer Zahlläufe Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Pendente ( siehe. Pendente Zahlungen löschen) 8.7.3.4.2 Löschen verbuchter Zahlläufe Diese Methode erlaubt die Löschung ausgeführter und verbuchter Zahlläufe. Diese Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Verbuchte Zahlungen Explorer Version 2014 Seite 192 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Verbuchte Verbuchte Zahlläufe können über die Funktion „Bearbeiten/Kreditorenbuchhaltung/Verbuchte Zahlungen“ eingesehen und gelöscht werden: 8.7.3.4.2.1 Verbuchte Zahlungen Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Verbuchte In diesem Dialog werden die verbuchten Zahlungen eines bestimmten Zeitraumes angezeigt. Folgende Selektionen stehen zur Verfügung: Verbuchte Zahlungen Feldbezeichnung Bedeutung Zahlung von / bis Zeitraum der Zahlläufe. Zahlkonto Wahl des Zahlkonto, * = alle Lösch-Bemerkung Erfassen einer Löschinformation. Die Lösch-Bemerkung wird auf dem Journal GOB-Buchungsnummer angedruckt. [Aufbereiten] Zeigt alle verbuchten Zahlläufe der gewählten Zahlkonti in einem Grid Grid Klick auf dem grauen Feld ganz links markiert einen Zahllauf. [Drucken] Mit diesem Knopf wir eine Zahlungsausgleichsliste erstellt. Es werden pro Zahllauf die bezahlten/ausgeglichenen Belege jedes Laufes aufgelistet. Optional kann die Liste über einen oder alle Zahlläufe eines bestimmten Zeitraumes erstellt werden. [Explorer] Zeigt alle Posten (Belege) des gewählten, verbuchten Zahllaufes. [Löschen]: Damit können Zahlungen von einzelnen Belege gelöscht werden und der Beleg ist wieder offen. Siehe "Hinweis zum Buchungsstatus der Belege ". [Löschen] Version 2014 Löscht den ganzen ausgewählten Zahllauf. Die darin enthaltenen Belege gelten wieder als offene Posten Seite 193 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Hinweis zum Buchungsstatus der Belege Mit dem Verbuchen des Zahllaufes werden die damit anfallenden Zahlungsbuchungen und die ausgezifferten provisorisch gebuchten Rechnungen, Gutschriften, Teilzahlungen definitiv verbucht. Mit dem Löschen von Zahlläufen werden definitive Zahlungsbuchungen wieder gelöscht. Falls damit zusammenhängende Mehrwertsteuerbuchungen definitiv journalisiert wurden oder Teilzahlungen bereits in einem weiteren Zahlungslauf verrechnet wurden, lässt das Programm die Löschung mit einer Meldung nicht mehr zu. Bei der Löschung werden die mit den gelöschten Zahlungen ausgezifferten Rechnungen, Gutschriften und Teilzahlungen als OP zurückgesetzt (Belegstatus von „B“ auf „O“ geändert). Der Buchungsstatus bleibt jedoch definitiv. Notfalls lässt sich der Buchungsstatus solcher Belege mit dem Kreditoren-Explorer ( Hauptmaske Kreditoren-Explorer), Schaltfläche [Status ändern] auf "provisorisch" zurücksetzen. 8.7.3.5 Pendente Zahlungen löschen Ganze pendente Zahlläufe oder einzelne Belege aus pendenten Zahlläufen: Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen, Schaltfläche [Bearbeiten] und Zahllauf wählen (Siehe Löschen noch nicht verbuchter Zahlläufe) Ganze pendente Zahlläufe: Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Pendente Ein ganzer aufbereiteter Zahllauf welcher noch nicht verbucht wurde, kann mit dieser Funktion gelöscht werden. Es können mehrere Zahlläufe selektiert und gemeinsam gelöscht werden. Pendente Zahlungen löschen Feldbezeichnung Bedeutung Selektion Zahllauf von / bis Zahllaufnummer Hinweis Es wird pro Zahllauf/Zahlverbindung eine eigene Nummer vergeben Version 2014 Seite 194 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Pendente Zahlungen löschen Feldbezeichnung Bedeutung [Aufbereiten] Die Zahlläufe werden in die Tabelle abgefüllt Löschmodus Zahllauf zurücksetzen: Der Zahllauf kann nach dem Löschen nochmals geladen und ausgeführt werden Zähllauf löschen: Der gesamte Zahllauf wird gelöscht, die Belege erscheinen beim nächsten Aufbereiten wieder im Zahllauf. Alle Zahlläufe im Grid werden selektiert/deselektiert [Löschen] Die selektierten Zahlläufe werden gelöscht Hinweis Meldung Der Zahllauf wird nach dem Löschen farbig markiert: Grün: Zahllauf wurde korrekt gelöscht Gelb: Der Zahllauf wurde zwischen dem [Aufbereiten] und dem [Löschen] verbucht oder gelöscht und kann nicht gelöscht werden Rot: Der Zahllauf konnte nicht gelöscht werden, siehe Spalte Meldung Berechtigung zum Löschen pendenter Zahlläufe: Im Admin, Zugriffsberechtigungen kann das Löschen für bestimmte Benutzer/Mandanten gesperrt werden: Register Funktionen, Finanz, im Funktionsmenu unter Kreditorenbuchhaltung, Pendente Zahlläufe löschen [Schliessen] Das Fenster wird geschlossen Hinweis auf alternative Funktion Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Zahlungen, Schaltfläche [Bearbeiten] und Zahllauf wählen vgl. (Löschen noch nicht verbuchter Zahlläufe) [Alle löschen] zum löschen ganzer Zahlläufe (entspricht dieser Funktion) [Löschen] ermöglicht, einzelne Belegzeilen einer pendenten Zahlung zu löschen. Version 2014 Seite 195 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.7.4 Testdatenträger für elektronischen Zahlungsverkehr Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Elektronisch… DTA Testdatenträger bzw. EZAG Testdatenträger Hinweis Der DTA Testdatenträger kann nur für das Format DTA-Schweiz erstellt werden! Testdatenträger erstellen Feldbezeichnung Bedeutung Zahlkonto Wahl des Zahlkontos, für welches die Test-Datei zu erstellen ist. [OK] Startet die Funktion Datei speichern unter Pfad und Dateiname der Testdatei auswählen. Version 2014 Seite 196 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.7.5 Kreditoren-Vorauszahlungen Vorauszahlungen kreditorenseitig können aus zwei Perspektiven betrachtet werden. a) das Ausführen einer Vorauszahlung über die automatische Zahlungslauf und die steuerliche Behandlung b) das Verwalten von Vorauszahlungen und ihre Verrechnung zum Zeitpunkt des Rechnungseinganges Momentan unterstützt Sage 200 nur die Optik a): Eine Vorauszahlung wird wie eine Rechnung behandelt und auch so besteuert. Beim Eintreffen der Rechnung ist der Benutzer selbst für die Berücksichtigung der Vorauszahlung verantwortlich. Einfache Variante: Vorauszahlung Fr. 500.00: - wird wie eine Rechnung behandelt und besteuert. - Wird bei der Belegerfassung die Option "Vorauszahlung" aktiviert, zählt sie nicht zum Umsatz. Rechnungseingang Fr. 1000.00 - der Benutzer bucht nur noch die Differenz von Fr. 500.00 (Rechnung 1000.-- abzüglich Vorauszahlung Fr. 500.--) Obiges Beispiel geht davon aus, dass der Vorauszahlungsbeleg als Aufwand verbucht wird. Mit der effektiven Rechnung wird dann nur noch der Restbetrag verbucht. Dieses Vorgehen führt zur rechnerisch korrekten Verbuchung. Der Geschäftsfallnachweise dürfte jedoch etwas schwierig zu erbringen sein. Wir schlagen deshalb für die praktische Verbuchung die folgende Vorgehensweise vor: 1. Vorauszahlungsbeleg (Pseudo-Rechnung) Vorauszahlungsbeleg von CHF 500.— (inkl. Vorsteuer 7.5%) Die Buchung erfolgt mittels Belegtyp „Vorauszahlung“ Finanz/Bearbeiten/Kreditorenbuchhaltung/Belege Buchung Vorauszlg an Lieferanten / Kreditoren Vorsteuer an Kreditoren 2. Version 2014 CHF 465.10 CHF 34.90 Vergütung des Vorauszahlungsbeleges Vergütung von CHF 500.— Seite 197 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Zur Auszahlung: Die Vergütung erfolgt via Kreditorenzahllauf Finanz/Bearbeiten/Kreditorenbuchhaltung/Zahlungen Zur Verbuchung einer bereits getätigten Zahlung: Buchung via KreditorenDirektverbuchung: Buchung Kreditoren-Sammelkonto an Bank 3. CHF 500.00 Rechnungseingang Rechnungsbeleg von CHF 500.00 (inkl. 7.5% Vorsteuer) Die Buchung erfolgt mittels Belegtyp „Rechnung“ Finanz/Bearbeiten/Kreditorenbuchhaltung/Belege Besonderheit: Die Vorauszahlung muss als Minusposition innerhalb der Rechnung rückgebucht werden. Buchung Vorauszlg an Lieferanten / Kreditoren Vorsteuer / Kreditoren Aufwand / Kreditoren Vorsteuer / Kreditoren 4. CHF –467.10 CHF -34.90 CHF 930.25 CHF 69.75 Restzahlung Vergütung von CHF 500.00 Zur Auszahlung: Die Vergütung erfolgt via Kreditorenzahllauf Finanz/Bearbeiten/Kreditorenbuchhaltung/Zahlungen Zur Verbuchung einer bereits getätigten Zahlung: Buchung via KreditorenDirektverbuchung: Buchung Kreditoren-Sammelkonto / Bank 5. CHF 500.00 Nachweis des Umsatzes Vorauszahlungen werden generell nicht als Umsatz ausgewiesen. Damit die Umsatzliste Kreditoren dennoch zu einem korrekten Ergebnis führt und den gesamten RG-Umsatz ausweist, müssen die jeweiligen umsatzwirksamen Konti (Warenaufwand) entsprechend mit dem Umsatzflag versehen werden (Kontostamm). In der Umsatzliste ist danach die Selektion entsprechend anzupassen, dass nur Umsatzkonti aufbereitet werden. Alternative Variante: Schlussrechnung mit separater Gutschrift der Vorauszahlung Als Alternative kann beim Rechnungseingang die Vorauszahlung separat gutgeschrieben/rückgebucht werden: Eingang Schluss-Rechnungsbeleg von CHF 500.00 (inkl. MWST): Version 2014 Seite 198 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung - Buchung eines Beleges mit Belegtyp „Rechnung“ im Umfang von CHF 1’000.00 (eigentliche Rechnung) Finanz/Bearbeiten/Kreditorenbuchhaltung/Belege - Besonderheit: Die Vorauszahlung wird mit einer Gutschrift rückgebucht - Im nächsten Zahlungslauf müssen Gutschrift der Vorauszahlung mit der (Schluss)Rechnung verrechnet werden: Buchung Rechnung Aufwand / Kreditoren Vorsteuer / Kreditoren CHF 930.25 CHF 69.75 Rückbuchung der Vorauszahlung Kreditoren / Vorauszahlungen Kreditoren / Vorsteuer CHF 467.10 CHF 34.90 Diese Variante der Verbuchung hat den Vorteil, dass die Umsatzliste die eigentliche Rechnung in jedem Fall korrekt ausweist. Wenn die Rückbuchung der Vorauszahlung mittels Typ „Vorauszahlung“ erfasst wird, wird generell nur die eigentliche Rechnung als Umsatz ausgewiesen. Version 2014 Seite 199 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.7.6 Gegenverrechnung Debitor-Kreditor Auch wenn dieselbe Adresse Debitor und Kreditor ist, sind (ohne das Kontokorrent-Modul) keine direkten Zahlungen oder Verrechnungen zwischen Debitor und Kreditor möglich. Einen Lösungsweg mit Beispiel finden Sie im Handbuch Debitorenbuchhaltung, Kapitel Gegenverrechnung Debitor-Kreditor Hinweis: Zusatz Kontokorrent Nähere Angaben finden Sie im Handbuch "Kontokorrentbuchhaltung" (Sage 200 Kontokorrenthilfsbuch). Die Kontokorrent-Funktion ist als Lizenzoption erhältlich. Ohne aktivierte Lizenzoption bleibt dieser Menupunkt inaktiv. Die Lizenzoption ist bei Sage Schweiz AG oder per email bei [email protected] erhältlich. Version 2014 Seite 200 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.8 Bankerfassung Registerkarte Hauptbuch, Gruppe Buchhaltung, Bankerfassung Diese Funktion erlaubt, in einer einzigen Funktion sowohl Hauptbuch-Buchungen wie Debitorenund Kreditoren-Direktverbuchungen zu verarbeiten. Sie ist im Handbuch Finanzbuchhaltung, Kapitel Bankerfassung ausführlich beschrieben. Hinweis Diese Funktion ist als Lizenzoption erhältlich. Ohne aktivierte Lizenzoption bleibt dieser Menupunkt inaktiv. Die Lizenzoption ist bei Sage Schweiz AG oder per email bei [email protected] erhältlich. Version 2014 Seite 201 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.9 Kreditoren-Direktverbuchung Diese Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Ausziffern von Kreditoren-Belegen Zahlung mittels Direktverbuchung Voraussetzung; Um das Direktverbuchen zu ermöglichen, muss die Kreditorendirektverbuchung erlaubt sein: Einstellungen, Register Finanzbuchhaltung 1/2: Die Option "Kreditorendirektverbuchung" muss aktiviert sein. Ablaufsteuerung In der Kreditoren-Direktverbuchung können dank der Ablaufsteuerung folgende Einstellungen vorgenommen werden - Startposition des Cursors - Vorschlag Belegnummer - Vorschlag Fenster schliessen Die Ablaufsteuerung kann mittels [Schraubenzieher-Button] vorgenommen werden und wird pro Benutzer gespeichert. Version 2014 Seite 202 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.9.1 Ausziffern von Kreditoren-Belegen Rechnungen und Gutschriften, die im gleichen Zahllauf enthalten sind, werden automatisch miteinander verrechnet. Sage 200 Finanz erlaubt jedoch keine Kreditoren-Zahlungen mit dem Betrag 0 oder mit negativem Betrag. Belege, die zusammen den Betrag 0 ergeben, lassen sich mit der Direktverbuchungs-Methode verrechnen: Registerkarte Hauptbuch, Gruppe Buchhaltung, Journal (vgl. Handbuch Finanzbuchhaltung, Kapitel Manuell Buchen) Wird beim Erfassen einer Buchung in der Finanzbuchhaltung ein Kreditorensammelkonto eingegeben, so verzweigt das Programm beim Aktivieren von [Speichern] automatisch in eine spezielle Form des Kreditoren-Zahlungsfensters (analog zur Buchungsmaske Debitorenzahlungen (Normalzahlung) Der Buchungsbetrag kann in diesem Fall 0.00 sein. Durch Eingabe der Kreditorennummer oder der Belegnummer werden alle offenen Posten des Kreditors eingeblendet. Nun werden die zu verrechnenden Belege (z.B. Gutschrift und Rechnung) nacheinander markiert. Im Feld „Kontrolle“ wird laufend der Saldo der markierten Belege nachgerechnet. Stimmt der Saldo mit dem in der Buchungserfassung erfassten Betrag überein, wird über die Schaltfläche [Verbuchen] der Vorgang abgeschlossen. Die markierten Belege sind somit ausgeglichen. Beleg-Nr., Externe Belegnummer sowie Buchungstext der Verrechnung können im Bereich "Belegnummer" bestimmt werden. Es entsteht eine "Zahlung" (Verrechnung) mit dem Betrag 0.00. Nötigenfalls kann sie wie eine Verbuchte Zahlung gelöscht werden. Hinweis: Wählen Sie für Verrechnungen mit dem Betrag 0 als Gegenkonto nicht ein Zahlungskonto, sondern ein Durchlaufkonto, da durch Verrechnung keine eigentliche Zahlung entsteht. (vgl. auch Zahlung mittels Direktverbuchung) Version 2014 Seite 203 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.9.2 Zahlung mittels Direktverbuchung In einfachen Fällen, z.B. bei Barzahlungen, lassen sich Zahlungen auch mit der Direktverbuchungsmethode verbuchen. Die Möglichkeiten dieser Methode sind jedoch gegenüber dem normalen Zahllauf begrenzt. Die Zahlung wird nur verbucht. Es werden weder Zahlungsdokumente gedruckt noch elektronische Zahlungsdateien erstellt. Die Direktverbuchungsmethode kann auch für die Verbuchung ausgezahlter KreditorenGutschriften verwendet werden: Im Gegensatz zum normalen Zahlungslauf sind hier negative Zahlungsbeträge möglich. Ausführung: Registerkarte Hauptbuch, Gruppe Buchhaltung, Journal (vgl. Handbuch Finanzbuchhaltung, Kapitel Manuell Buchen) Wird beim Erfassen einer Buchung in der Finanzbuchhaltung ein Kreditorensammelkonto eingegeben, so verzweigt das Programm beim Aktivieren von [Speichern] automatisch in eine spezielle Form des Kreditoren-Zahlungsfensters (analog zur Buchungsmaske Debitorenzahlungen (Normalzahlung) Als Buchungsbetrag ist der Betrag der ganzen Zahlung einzugeben. Durch Eingabe der Kreditorennummer oder der Belegnummer werden alle offenen Posten dieses Kreditors eingeblendet. Nun werden die zu bezahlenden / zu verrechnenden Belege nacheinander markiert. Im Feld „Kontrolle“ wird laufend der Saldo der markierten Belege nachgerechnet. Stimmt der Saldo mit dem in der Buchungserfassung erfassten Betrag überein, wird über die Schaltfläche [Verbuchen] der Vorgang abgeschlossen. Die markierten Belege sind somit ausgeglichen. Beleg-Nr., Externe Belegnummer sowie Buchungstext der Verrechnung können im Bereich "Belegnummer" bestimmt werden. Wird ein Belege aus einem gespeicherten Zahllauf bezahlt, löscht das Programm diesen Beleg aus dem Zahllauf. Dieser Beleg erscheint nicht mehr im Grid nach dem Laden des Zahllaufes. Es entsteht eine Verbuchte Zahlung Nötigenfalls kann sie wie eine Verbuchte Zahlung gelöscht werden. Hinweis: Eine weitere Variante mit mehr Möglichkeiten ist die Bankerfassung. Version 2014 Seite 204 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Version 2014 Seite 205 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.10 Kreditoren-Explorer Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Explorer (KIS) ( ) Diese Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Hauptmaske Kreditoren-Explorer Fenster Beleg kopieren Zusatzselektion Version 2014 Seite 206 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.10.1 Hauptmaske Kreditoren-Explorer Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Explorer (KIS) ( ) Voraussetzung Der Kreditoren-Explorer dient dem Anwender zur Übersicht aller erfassten und vom System erstellten Buchungen im Kreditorenbereich (Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen). Auf dieser Maske kann nach den vorgegebenen Kriterien gesucht werden. Von jeder Bewegung können die damit verbundenen Hauptbuch-Buchungen und Kostenbuchungen angezeigt werden ([Hauptbuch]). Ebenso wird angezeigt, ob es sich dabei um eine Rechnung, Gutschrift, Teilzahlungen, Vorauszahlungen oder Zahlung handelt. Dadurch ist eine Rückverfolgung aller Buchungen einfach und lückenlos möglich. Es können verschieden Auswertungen direkt aus dem Kreditoren-Explorer gestartet werden. Mittels Knopfdruck können die Stammdaten, Beleginformationen, Gegenleistungen und Saldoinformationen angezeigt werden. Am Ende des Grids befindet sich die Kreditorencvs upstamm-Notiz, die auch bearbeitet werden kann. Im Kreditoren-Explorer können keine Belegdaten verändert werden. In vielen Grids mit Kreditoreninformationen kann der Kreditoren-Explorer mittels rechter Maustaste direkt aufgerufen werden. Hinweis Falls das Suchergebnis (Grid) einer getroffenen Selektion 1'000 Buchungen übersteigt, wird eine Meldung ausgegeben. Die ersten 1'000 Buchungen werden angezeigt. Somit wird verhindert, dass ein Benutzer mit einer unsinnigen Abfrage seinen Arbeitsplatz blockiert und den Server unnötig beschäftigt. Mittels rechter Maustaste kann ein Kontextmenu geöffnet werden und direkt in den Auftrag verzweigt werden. Die Anwendung „Auftrag“ muss jedoch auf derselben Station gestartet sein. Kreditoren-Explorer Feldbezeichnung Bedeutung Selektion: Eingabe mehrer Selektionskriterien: Die eingegebenen Selektionskriterien gelten als „UND“-Bedingungen. Buchungen, für die alle Kriterien zusammen zutreffen, werden gesucht und angezeigt. Zum Suchen nach dem Namen. Version 2014 Seite 207 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Explorer Feldbezeichnung Bedeutung Nummer von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Nach Klick auf diese Lupe ist eine Auswahl nach beliebigen Kombinationen von Nummern-, Namen-, Orts-, PLZ- oder RegionsBereichen möglich Währung Auswahl einer Währung. * steht für alle Währungen. Beleg von/bis Nummernbereich der internen Belegnummern Extern von/bis Nummernbereich der externen Belegnummern Datum von/bis Beleg-, Valutadatum oder Buchung GoB, abhängig von der Selektion Datum. Belegtyp Rechnung Gutschrift Zahlung Hier wird der Ursprung des Beleges angezeigt. Sobald ein Beleg aus dem Suchergebnis-Grid angeklickt wird, zeigt der Radiobutton den entsprechenden Ursprungstyp an. Aktueller Status Alle – Alle Belege werden angezeigt Offen – Nur die offenen Belege (ohne Vorerfasste) werden angezeigt Bezahlt – Nur die bezahlten Belege werden angezeigt Pendente Zlg – Pendente Zahlungen Vorerfasst – Nur die vorerfassten Belege werden angezeigt Aufruf der Maske Zusatzselektion. Es können weitere Selektionen gemacht werden. Benutzerabhängige Einstellungen Max. Anzahl anzuzeigende Belege: Es können zwischen 1 und 10'000 Belege angezeigt werden. Der Standardwert liegt bei 1000. Hinweis Antwortzeit ! Ein Wert > 1000 kann zu langen Antwortzeiten führen und das gesamte System belasten! Alle Selektionen werden auf die Grundeinstellung zurückgesetzt. [Suchen] Version 2014 Suchauftrag starten. Die gefundenen Buchungen werden im Grid angezeigt. Seite 208 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Explorer Feldbezeichnung Bedeutung Aktueller Status Offen Bezahlt [Zahldatum] Bezahlt (pendent) Vorerfasst Beleg ist noch offen oder schon bezahlt [Belegdaten] Die Belegerfassungsmaske wird bei Rechnungen und Gutschriften angezeigt. Somit kann auch ein ausgeglichener Beleg noch angeschaut werden. Bei Zahlungen wird ein Informationsfenster angezeigt. [Hauptbuch] Die Hauptbuch-Buchungen und Kostenstellen-Buchungen zum selektierten Beleg werden angezeigt. [Gegenleistung] Die Zahlungen und Belege zum selektierten Kreditor werden angezeigt. Die ausgewählte Zahlung / Beleg wird im Grid grün markiert. Achtung: Die Datumsselektion wird in das Fenster Gegenleistung übernommen. [Bearbeiten] Der Beleg kann mutiert werden. [Status ändern] Der Buchungsstatus kann von Provisorisch auf Definitiv und umgekehrt geändert werden. Weitere Informationen betr. Zugriffsberechtigung und nicht änderbaren Belegen sind im Handbuch Finanz, Kapitel Hauptbuch-Explorer (HIS) dokumentiert. [Z-Verbindung] Bei Belegen wird die Zahlverbindung des Kreditors angezeigt, bei Zahlungen die Zahlverbindung mit welcher die Zahlung getätigt wurde (Stammdaten – Zahlungsverbindung). [Stammdaten] Der Kreditorenstamm wird angezeigt, es wird der selektierte Kreditor aus dem Grid angezeigt. Die Daten können mutiert werden. Wurde im Admin die Funktion gesperrt so wird dieser Knopf nicht aktiviert. [Saldo/Umsatz] Saldoinformationen zum selektierten Kreditor werden angezeigt. Die aktuellen Umsätze können zusätzlich noch mit einem Vorjahr verglichen werden. Wurde im Admin die Funktion gesperrt so wird dieser Knopf nicht aktiviert. [Offene Posten] Version 2014 Öffnet die Auswertung „Offene Posten Kreditoren“ für den Kreditor der markierten Grid-Zeile. Wurde im Admin die Funktion gesperrt so wird dieser Knopf nicht aktiviert. Seite 209 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Explorer Feldbezeichnung Bedeutung [Bewegungen] Öffnet die Auswertung „Bewegungsliste pro Kreditor“ für den Kreditor der markierten Grid-Zeile. Wurde im Admin die Funktion gesperrt so wird dieser Knopf nicht aktiviert. [Umsatzliste] Öffnet die Auswertung „Umsatzliste Kreditoren“ für den Kreditor der markierten Grid-Zeile. Wurde im Admin die Funktion gesperrt so wird dieser Knopf nicht aktiviert. [Zahlungen] Mit diesem Knopf wir eine Zahlungsausgleichsliste erstellt. Es werden pro Zahllauf die bezahlten/ausgeglichenen Belege jedes Laufes aufgelistet. Optional kann die Liste für den selektierten Kreditor über einen oder alle Zahlläufe eines bestimmten Zeitraumes erstellt werden. Grid Die Spalten sind meist selbsterklärend. Spalte DIS (erscheint nur bei aktiviertem Kontokorrent) Mittels Mausklick wird der Debitoren-Explorer des KontokorrentPartners aufgerufen. 8.10.2 Fenster Beleg kopieren Wir in der Hauptmaske Kreditoren-Explorer die Schaltfläche [Kopieren] geklickt, erscheint ein Fenster zum Kopieren des markierten Beleges: Kreditoren-Beleg kopieren Feldbezeichnung Bedeutung Info: Anzeige der Daten es zu kopierenden Beleges: Debitor, Typ, Belegbetrag Neuer Beleg: Rechnung oder Gutschrift Version 2014 Wahl des Belegtyps. Damit kann z.B. eine Rechnung in eine Gutschrift kopiert werden. Seite 210 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditoren-Beleg kopieren Feldbezeichnung Bedeutung Valuta Die vorgeschlagenen Werte lassen sich überschreiben. Belegtext Verfall Kondition Anzeige. Falls die Kondition z verändern ist, kann der Beleg nach dem Kopieren angepasst werden. Beleg Belegnummer. Ist veränderbar, falls die automatische Belegnummerierung ausgeschaltet ist. Extern Externe Belenummer, bei Bedarf. [Speichern] Der Beleg wird mit den gemachten Angaben kopiert. Er kann nachher für weitere Anpassungen normal aufgerufen werden. [Schliessen] Schliesst das Fenster ohne zu kopieren. Hinweise Der Beleg wird direkt kopiert, Kurs- und Steuersatzänderungen werden nicht berücksichtigt. Falls am Valuta-Datum ein Konto, eine KST/KTR, eine Steuer-ID oder ein Projekt nicht gültig ist, lässt sich der Beleg nicht kopieren. Der erstellte Beleg lässt sich nach dem Kopieren normal anpassen Version 2014 Seite 211 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.10.3 Zusatzselektion Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Explorer (KIS) Symbol Debitoren-Explorer Zusatzselektion Feldbezeichnung Bedeutung Buchungstext Ein zu suchender Buchungstext kann erfasst werden, auch mit Wildcards. Betrag Ein zu suchender Betrag kann erfasst werden inklusive Abweichung in Prozent. Wenn die Buchungsbetragselektion deaktiviert ist, wird nach allen Buchungsbeträgen inkl. Nullbuchungen gesucht. [Suchen] Der Suchvorgang wird gestartet und die gefundenen Datensätze werden angezeigt. [Schliessen] Die Maske wird geschlossen. Version 2014 Seite 212 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.11 Auswertungen / Berichtswesen Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Generelles zum Berichtswesen Individuelle Reports E-Postausgang Auswertungen Bewegungsdaten Auswertungen Stammdaten Siehe auch Leistungsmerkmale: Auswertungen Version 2014 Seite 213 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.11.1 Generelles zum Berichtswesen Alle mit dem Standardumfang gelieferte Berichte im Bereich Kreditoren erhalten Sie in der Multifunktionsleiste, auf der Registerkarte Kreditoren meistens unter "Auswerten" oder als eigene Funktion mit einem i , z.B. . Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Gemeinsame Funktionalität der Standardberichte Häufige Selektionen und Optionen Standard-Selektionen Position von Empfänger-Adressen 8.11.1.1 Gemeinsame Funktionalität der Standardberichte Gemeinsame Funktionalität aller Berichte: Siehe Handbuch Anwendungseinführung, Auswertungen/Listen Die Berichte können in einer Vorschau oder direkt an einen Drucker übergeben werden. Aus der Vorschau ist Ausdrucken jederzeit möglich. Selektion: Die meisten Auswertungen ermöglichen mehrere Selektionen. (siehe auch: Häufige Selektionen und Optionen.) Mehrfache Selektionen sind kumulativ zu verstehen, z.B: Nummer von/bis und Name von/bis selektiert innerhalb des Nummer-Bereiches nach dem NamenBereich Standard-Selektionen: Varianten von Eingabeparameter der Berichts-Dialoge können als sogenannte StandardSelektionen abgelegt und später wieder abgerufen werden. 8.11.1.2 Häufige Selektionen und Optionen Häufig vorkommende Feldbezeichnung Version 2014 Bedeutung Seite 214 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Häufig vorkommende Feldbezeichnung Bedeutung Nummer von/bis Kreditorennummer Name von/bis Kreditoren-Name. Tipp: geben Sie beim "bis"-Wert eine zusätzliche Stelle z ein B bis Bz: Alle Namen, die mit B beginnen Schm bis Schuz: Alle Namen von Schm... bis und mit Schu... Extern von/bis Externe Belegnummer (siehe Manuelle Belegerfassung) Abteilung von/bis Abteilung (siehe Handbuch Finanzbuchhaltung, Abteilungen) Datum von/bis Als Vorschlag erscheint der Datumsbereich zwischen Geschäftsjahresbeginn und aktuellem Systemdatum. Datum Beleg Das Belegdatum ist massgebend Valuta Das Valutadatum ist massgebend Auf der Liste wird das hier gewählte Datum angedruckt. 2. Datum In der Auswertung wird als zweites Datum ausgegeben: Verfall Verfalldatum Beleg Belegdatum Valuta Valutadatum Ein Klick auf diese Symbol zeigt die Periode an, in der das Datum liegt (siehe Handbuch Finanzbuchhaltung, Periodendefinition). Sortierung Oft sind verschiedene Sortierungen wählbar: Sortierung 1: Grobe Sortierung Sortierung 2: Sortierung innerhalb desselben Wertes von Sortierung 1 Beispiel: Sortierung 1: Name Sortierung 2: Datum: Sortiert nach Name; innerhalb desselben Namens nach Datum. Beträge in Euro Version 2014 Die Beträge in Euro anzeigen Ist nur möglich, wenn der Euro als Parallelwährung verwendet wird (vgl. Handbuch Admin). Seite 215 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Häufig vorkommende Feldbezeichnung Bedeutung Rekapitulation Bestimmt, ob eine Rekapitulation (Zusammenfassung) ausgegeben werden soll. Eine Liste kann auch mehrere thematisch verschiedene Rekapitulation haben. Ohne Es wird keine Rekapitulation ausgegeben. Diese Option kann pro Liste einige Seiten Papier sparen. Mit Zusätzlich zu den Details wird eine Rekapitulation ausgegeben. Nur Es werden gar keine Details gezeigt, sondern nur die Rekapitulation ausgegeben. 8.11.1.3 Standard-Selektionen Bei Reports mit mehr als zwei Auswahlkriterien können für wiederholt verwendete Selektionskombinationen Standard-Selektionen abgelegt werden. In den jeweiligen Masken sind für deren Verwaltung zwei Buttons unten links im Selektionsfenster integriert. Mit dem rechten Button kann eine Selektion abgelegt oder ausgewählt werden. Mit dem linken Button, welcher den Entnahme-Pfeil aufweist, kann die Default-Standardselektion auf schnelle Weise abgerufen werden. Vorgehen zur Erfassung einer Selektion als Standardselektion: 1. Definition der Selektion in Suchmaske oder Auswahlfenster für einen Report 2. Wechsel mit rechten Button in das Fenster „Standard-Selektionen“ 3. Mit Button [Neu] einen Namen zuordnen Nur eigene: Nur die eigenen Selektionen (des aktuellen Benutzers) anzeigen Default: Ankreuzen, wenn dies die Default-Selektion sein soll (Aufruf mit dem linken Button) 4. [Speichern] 5. Nach dem Speichern der Selektion das Fenster mit [Schliessen] verlassen. Die Default-Selektion kann auf schnellste Weise mit dem linken Standardselektionsbutton abgerufen werden. Die gespeicherten Selektionen werden pro Benutzer verwaltet. Pro Benutzer kann nur eine Default-Selektion abgelegt werden. Version 2014 Seite 216 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Aufrufen einer abgespeicherten Selektion: 1. Mit rechten Button das Fenster „Standard-Selektionen“ öffnen 2. Bei [Auswahl] Nur eigene: 3. [Auswählen] 4. [Schliessen] 8.11.1.4 Eine gespeicherte Selektion wählen Nur die eigenen Selektionen (des aktuellen Benutzers) anzeigen Position von Empfänger-Adressen Mit der Einstellung "Listen/Adresse" im Register Debitoren/Kreditoren 2/5 kann diese Adresse links oder rechts im Dokument platziert werden. Version 2014 Seite 217 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.11.2 Individuelle Reports Informationen zu diesem Thema finden Sie im Handbuch Allgemein/Admin unter Individuelle Reports 8.11.3 E-Postausgang Sparen sie mit Sage 200 Finanz Zeit und Portokosten! Dokumente, welche an externe Empfänger verschickt werden sollen (Kontoauszug Debi/Kredi, Belastungsanzeigen, Vergütungsanzeigen, Zinsrechnungen etc.), können mit Hilfe der Funktion „E-Postausgang“ je nach Wunsch via E-Mail, Fax oder konventionell auf dem Postweg verschickt werden. Dazu werden die zu verarbeitenden Dokumente in einen speziellen Postausgang gestellt, und können von dort aus versendet werden, nachdem pro Empfänger E-Mail, Fax, und Versandart (vom Programm vorgeschlagen) definiert resp. überarbeitet wurden. Der Versandlauf wird samt den zu versendenden Dokumenten archiviert und kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder abgerufen werden. Folgende Dokumenttypen können elektronisch versendet werden: - Kontoauszug Kreditoren - Vergütungsanzeige bei Kredi-Zahllauf - Visumskontrolle vorerfasster Kredibelege durch die Sachbearbeiter In den nachfolgenden Kapiteln erfahren Sie mehr, wie die Funktion eingerichtet werden kann und wie anschliessend mit dem E-Postausgang gearbeitet wird. Einrichten der Funktion „E-Postausgang“ Arbeiten mit der Funktion „E-Postausgang“ 8.11.3.1 Einrichten der Funktion „E-Postausgang“ Damit die Funktion „E-Postausgang“ verwendet werden kann, müssen folgende Vorbereitungsmassnahmen getroffen werden: Version 2014 Seite 218 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Einstellungen Aktivierung der Funktion „EPostausgang“ in den Einstellungen Einstellungen, Register Finanzbuchhaltung 2/2 In diesem Register kann die Funktion „Elektronischer Postausgang“ aktiviert werden Ab dem Zeitpunkt der Aktivierung kann in den jeweiligen – für die Funktion bestimmten Auswertungen – der Ausdruck optional in den EPostausgang statt nur auf den Drucker erfolgen. E-Postausgang: Einstellungen E-Postausgang konfigurieren Im Dialog Registerkarte Kreditoren, Gruppe Extras, E-Postausgang können durch Drücken von [Einstellungen] die weiteren erforderlichen Konfigurationen vorgenommen werden. Die Einstellungen werden jeweils pro „Dokumenttyp“ gespeichert. Typ Selektion des Dokument-Typs, für welchen die Konfigurationen vorgenommen werden sollen. VersandEinstellungen Hier kann pro Dokumenttyp definiert werden, wie bei den elektronischen Versandarten Mail und Fax die Übergabe der Dokumente an das Mail-Programm (Outlook) erfolgen soll Mail-Fenster: Beim Versenden der Dokumente (Button [Elektronisch]) wird pro Empfänger ein separates Mail-Fenster geöffnet, in welchem die ganze E-Mail angezeigt wird. Dies ermöglicht die Kontrolle sowie Anpassungen vor dem Versenden. Direkt: Beim Drücken von [Elektronisch] werden die Dokumente direkt versendet (Nur mit MS Outlook möglich) Postausgang: Beim Drücken von [Elektronisch] werden die einzelnen Dokumente als Mail in den Postausgang von MS Outlook gestestellt und können von dort aus versendet werden (Nur mit MS Outlook möglich) Einstellungen für elektronischen Fax-Versand: Siehe Spezielle Einstellungen für den Fax-Versand (Handbuch Debitorenbuchhaltung) Prioritäre Versandart Version 2014 Hier kann pro Dokumenttyp definiert werden, welche Versandart Priorität hat und beim Aufbereiten des Versandlaufes vorgeschlagen werden soll. Seite 219 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Wenn als erste Priorität beispielsweise „Mail“ definiert wird, schlägt das Programm automatisch die Versandart „Mail“ vor, falls eine MailAdresse verfügbar ist. Falls keine Mail-Adresse verfügbar ist, wird die Versandart der nächsten Versandstufe vorgeschlagen. Sobald aufgrund der Priorität die Versandart „Post“ zum Zuge kommt, ist die Ermittlung der Versandart beendet. Betreffzeile und Mitteilungstexte erfassen Pro Dokumenttyp und Versand-Sprache (abhängig von der Sprache gem. Debitorenstamm) können unterschiedliche Betreffzeilen und Mitteilungstexte für den elektronischen Versand erfasst werden. Die hier erfassten Texte erscheinen dann im jeweiligen Mail oder Fax als Betreff und Mail-Text. Das eigentlich zu versendende Dokument wird bei Mails als PDF angehängt, bei Fax als zusätzliche Seiten gefaxt. Die Texte werden pro Dokumenttyp und Sprache unter [E-Mail Texte], in den Feldern - Betreff-Zeile und - Mitteilungstext erfasst. Mit können verschiedene Elemente aus der Datenbank in den Text eingefügt werden (Z.B. Debi-Name, Adresse, etc.) Zeilenwechsel sind mit Ctrl+Enter möglich 8.11.3.2 Arbeiten mit der Funktion „E-Postausgang“ Registerkarte Kreditoren, Gruppe Extras, E-Postausgang Dokumente werden im Report-Dialog mit Postausgang übergeben. „Ausgange in elektronischen Postausgang“ in den Es öffnet sich automatisch der Dialog „E-Postausgang“. Pro Vorgang wird ein neuer Versandlauf erstellt, in welchem die zu versendenden Dokumente pro Empfänger ersichtlich sind. Standardmässig wird nur gerade jener Versandlauf angezeigt und selektiert, welcher gerade zuvor erstellt wurde. Durch Drücken von [Aufbereiten] werden auch die restlichen (der Selektion entsprechenden Versandläufe) angezeigt. Im Grid „Positionen“ kann der Versandvorschlag (gem. Einstellungen) kontrolliert und gegebenenfalls überarbeitet werden. Zudem kann durch Klick auf das PDF-File das Dokument pro Empfänger betrachtet werden. Durch Drücken von [Vorschau] kann auch eine Gesamtvorschau über den gesamten Versandlauf erstellt werden. Version 2014 Seite 220 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Anschliessend werden die jeweiligen Dokumente durch Drücken von [Brief] resp. [Elektronisch] an den Drucker oder eben an das Mail-Programm übergeben und der Versandlauf kann abgeschlossen werden. E-Postausgang Feldbezeichnung Bedeutung Selektion Hier können verschiedene Selektionskriterien vorgenommen werden, nach welchen die gespeicherten Versandläufe angezeigt werden. Standardmässig wird immer jener Versandlauf angezeigt, welcher gerade zuvor erstellt wurde. Erstellt von ( ) alle: es werden alle Versandläufe angezeigt ( ) Nur Eigene: Es werden nur die selber erstellten Versandläufe angezeigt [ ] offen: Offene Läufe werden angezeigt Status [ ] abgeschlossen: Auch abgeschlossene Läufe werden angezeigt und können nochmals Betrachtet sowie gedruckt/versendet werden Erstellungsdatum Datum der Erstellung des Versandlaufes Grid „Versandläufe“ In diesem Grid werden die Versandläufe angezeigt, welche der zuvor getroffenen Selektion entsprechen. Nachdem ein Dokument in den E-Postausgang übergeben wurde, wird standardmässig nur dieser gerade erstellte Postausgangslauf selektiert und angezeigt. Durch Drücken von [Aufbereiten] werden auch die anderen – der Selektion entsprechenden – Läufe angezeigt. Im Grid Versandlauf sind Informationen über Status, Ursprung (Debi/Kredi), Art (Dokumenttyp), Datum und Ersteller entnommen werden. Bei Dokumenten aus Zahlläufen (Debi-Belastungsanzeige, KrediVergütung, …) werden zusätzliche Informationen über den Zahllauf angezeigt. Version 2014 Seite 221 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung E-Postausgang Feldbezeichnung Bedeutung Grid „Positionen“ In diesem Grid werden die einzelnen Positionen (=Empfänger) des Versandlaufes angezeigt. Pro Empfänger kann das zu versendende Dokument als PDF-File angeschaut werden und es können folgende VersandKonfigurationen vorgenommen werden: - Versandart (Mail, Fax, Post) - Kontakt-Selektion Es kann eine andere Kontaktperson aus dem Adress-Stamm selektiert werden - E-Mail-Adresse Die E-Mail-Adresse kann überarbeitet werden. Es kann auch aus einer Auswahl von E-Mail-Adressen aus den Stammdaten selektiert werden - Fax Analog E-Mail-Adressen kann die Fax-Nummer angepasst oder aus den Stammdaten ausgewählt werden Fehler In der Spalte „Fehler“ werden allfällige – beim elektronischen Versand – aufgetretenen Fehler angezeigt. Es wird beispielsweise angezeigt, wenn für die Sprache eines Empfängers keine Mail-Texte erfasst wurden. Funktionen des Grids „Versandpositionen“ [Alle] / [Keine] Im Grid „Positionen“ werden durch Drücken von [Alle] sämtlichen Positionen selektiert. Durch Drücken von [Keine] werden die Positionen nicht mehr selektiert [Brief] Durch Drücken von [Brief] werden die selektierten Positionen mit Versandart „Post“ an den Drucker übergeben und erhalten anschliessend den Status „Gedruckt“. [Elektronisch] Durch Drücken von [Elektronisch] werden die selektierten Positionen mit Versandart „Mail“ und „Fax“ an das Mailprogramm übergeben. Siehe auch Kapitel Spezielle Einstellungen für den Fax-Versand (Handbuch Debitorenbuchhaltung) [Speichern] Die getätigten Versandeinstellungen werden gespeichert [Löschen] Die selektierten Positionen werden gelöscht Version 2014 Seite 222 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung E-Postausgang Feldbezeichnung Bedeutung Funktionen des Grids „Versandläufe“ [Aufbereiten] Die Versandläufe werden gem. Selektion aufbereitet und im Grid „Versandläufe“ angezeigt [Einstellungen] Konfiguration der Funktion „E-Postausgang“. Siehe dazu Kapitel Einrichten der Funktion „E-Postausgang“ [Vorschau] Ermöglicht einen Gesamtüberblick über den ganzen selektierten Versandlauf [Abschliessen] Der selektierte Versandlauf wird abgeschlossen. Falls noch nicht alle Dokumente verschickt oder gedruckt wurde, kommt eine entsprechende Warnung. Ein Versandlauf mit Status „Abgeschlossen“ bleibt in der Sage 200 Datenbank gespeichert bis er manuell gelöscht wird. Somit werden sämtliche Versandläufe elektronisch archiviert und können zu einem späteren Zeitpunkt nochmals betrachtet werden. [Löschen] Version 2014 Der selektierte Versandlauf wird gelöscht Seite 223 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.11.4 Auswertungen Bewegungsdaten Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Verfallliste Offene Posten Saldoliste Bewegungsliste Umsatzliste Kontoauszug Visumskontrolle Vergütungsauftrag Belegjournal Zahlungsausgleichsliste Zahlungsliste Zahlungsnachweis Etiketten Hyparchiv 8.11.4.1 Verfallliste Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Auswerten, Verfallliste Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Register Selektion Register Sortierung / Gestaltung Siehe auch Generelles zum Berichtswesen Die Verfallliste zeigt per ein wählbares Datum die verfallenen Beträge in 4 Spalten "Nicht verfallen" und "Verfallen bis" entsprechend den ersten 3 Stufen aus gemäss Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5 / Verfallstufen Hinweis Dieser Report unterstützt die Zebra Look Funktionalität siehe Handbuch Admin, Einstellungen 1/n Version 2014 Seite 224 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.11.4.1.1 Register Selektion Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Auswerten, Verfallliste Register Selektion Verfallliste Selektion Feldbezeichnung Bedeutung Nummer von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Name von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Extern von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Abteilung von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Datum Siehe Häufige Selektionen und Optionen Offen per Die Auswertung wird per dieses Datum erstellt. Als Vorschlag erscheint das aktuelle Systemdatum Datum bis Mit diesem Datum können Belege ab einem bestimmten Datum vor dem Datum "Offen per" ausgeschlossen werden. Als Vorschlag erscheint das das Datum "Offen per". Beleg 1 vom 1.4. Beleg 3 vom 25.5. Verfall am 11.4. Verfall am 4.6. Offen per 1.5. Datum bis 1.5. zeigt nur Beleg 1 Offen per 30.6. Datum bis 30.6. zeigt Belege 1 und 2 Offen per 30.6. Datum bis 1.5. zeigt nur Beleg 1 (ohne Beleg 2 mit Bel-Datum nach dem 1.5.) Offen per 1.5. Datum bis 30.6. zeigt nur Beleg 1 ! Siehe Häufige Selektionen und Optionen Version 2014 Seite 225 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Verfallliste Selektion Feldbezeichnung Bedeutung Belegtyp Auswahl der anzuzeigenden Belegtypen, Mehrfachauswahl möglich: Rechnungen. Gutschriften. Teilzahlungen. Vorauszahlungen. Saldo-Zustand Wenn Saldo-Zustand aktiviert ist, steht folgende Mehrfachauswahl zur Verfügung: Positiver Saldo Kreditoren mit einem Saldo > 0 werden angezeigt (Kreditor = Haben-Saldo). Null Saldo Kreditoren mit einem Saldo = 0 werden angezeigt. Negativer Saldo Kreditoren mit einem Saldo < 0 werden angezeigt (Kreditor = Soll-Saldo). Umsatz-Zustand Wenn Umsatz-Zustand aktiviert ist, steht folgende Mehrfachauswahl zur Verfügung: Umsatz aktuelles Jahr Falls ein Kreditor im aktuellen Geschäftsjahr Bewegungen hatte, wird er angezeigt. Umsatz Vorjahre Falls ein Kreditor in den vorhergehenden Geschäftjahren Bewegungen hatte, wird er angezeigt. Ohne Umsatz Kreditoren, die noch nie Bewegungen hatten, werden angezeigt. Zahlung vor Rechnung anzeigen Auch Zahlungen mit Zahldatum vor dem Rechnungsdatum werden angezeigt. (siehe Einstellungen/ Register Debitoren/Kreditoren 1/5 / Feld „Zahlung vor Rechnung“) Hinweis: Ergibt längere Aufbereitungszeit! Belege aus pendenten Zahlläufen einschliessen Auch Belege in noch nicht verbuchten Zahlläufen werden ausgegeben 8.11.4.1.2 Register Sortierung / Gestaltung Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Auswerten, Verfallliste Register Sortierung / Gestaltung Version 2014 Seite 226 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Verfallliste Sortierung / Gestaltung Feldbezeichnung Bedeutung Gruppierung Hier kann nach Abteilung sortiert bzw. gruppiert werden. Dabei werden die Kreditoren innerhalb der Abteilung sortiert. Die Selektion der Sortierung 1 bestimmt die Sortierung des gewählten Gruppierungskriteriums (Nummer oder Name). Sind die „Individuellen Belegdaten“ aktiviert, kann auch nach den individuellen Belegadressen gruppiert werden. Zusätzlich steht auch der Schalter „ Kontakte gruppieren“ zur Verfügung. Sortierung 1 Siehe Häufige Selektionen und Optionen Sortierung 2 Siehe Häufige Selektionen und Optionen Verdichten zeigt nur den Saldo pro Kreditor und Währung, ohne die einzelnen Belege. Zusammenhalten Ohne Es werden keine Belege zusammen gehalten und gruppiert. Extern Belege mit der identischen externen Belegnummer werden zusammen gehalten und gruppiert. 2. Datum Siehe Häufige Selektionen und Optionen Rekapitulation Siehe Häufige Selektionen und Optionen Verfallssicht Vergangenheitsorientiert Die Verfallsangaben verstehen sich als "verfallen in ... Tagen". Zukunftsorientiert Ohne diese Option: Die Verfallsangaben verstehen sich als "verfallen seit... Tagen". Für die Darstellung der Verfalls-Struktur werden bei der Verfallliste drei Verfallsstufen verwendet. Daher können die ersten zwei Verfallstufen über das Symbol angepasst werden. Hinweis: Die Eingaben in sind pro Verfallssicht definierbar und werden auch von der Standardselektion gespeichert. Die Initialwerte werden von den Einstellungen übernommen. Siehe auch: Einstellungen, Register Debitoren/Kreditoren 2/5 / Verfallstufen. Version 2014 Seite 227 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Verfallliste Sortierung / Gestaltung Feldbezeichnung Bedeutung Nicht) verfallene Belege unterdrücken In der Verfallssicht „Vergangenheitsorientiert“ werden nur verfallene Belege angedruckt. In der Verfallssicht „Zukunftsorientiert“ werden nur nicht verfallene Belege angedruckt. Beträge in Euro Siehe Häufige Selektionen und Optionen Kreditlimite anzeigen Die Kreditlimite des Kreditors wird angedruckt. Hinweise zur Ausgabe V Vorerfasste Belege erkennt man an einem "V" in der Spalte Belegstatus (S) (siehe auch Kreditoren-Vorerfassung). B* Belege in einem noch nicht verbuchten Zahlungslauf sind mit B* markiert (siehe auch Übersicht Zahlungen). # Stornierte Belege sind mit # markiert (siehe auch unter Ändern definitiv verbuchter Belege, Schaltfläche [Storno]) Diese und weitere Abkürzungen werden zusätzlich an jedem Seitenende mittels einer Legende erläutert. 8.11.4.2 Offene Posten Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Offene Posten Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Register Selektion Register Sortierung / Gestaltung Siehe auch Generelles zum Berichtswesen Diese Auswertung zeigt die offenen Posten für jeden der selektierten Kreditoren per ein wählbares Datum. Version 2014 Seite 228 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.11.4.2.1 Register Selektion Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Offene Posten Register Selektion Offenen Posten Selektion Feldbezeichnung Bedeutung Nummer von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Name von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Extern von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Abteilung von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Datum Siehe Häufige Selektionen und Optionen Offen per Die Auswertung wird für Offene Posten per dieses Datum erstellt. Als Vorschlag erscheint das aktuelle Systemdatum Datum bis Mit diesem Datum können Belege ab einem bestimmten Datum vor dem Datum "Offen per" ausgeschlossen werden. Als Vorschlag erscheint das das Datum "Offen per". Beleg 1 vom 1.4. Beleg 3 vom 25.5. Verfall am 11.4. Verfall am 4.6. Offen per 1.5. Datum bis 1.5. zeigt nur Beleg 1 Offen per 30.6. Datum bis 30.6. zeigt Belege 1 und 2 Offen per 30.6. Datum bis 1.5. zeigt nur Beleg 1 (ohne Beleg 2 mit Bel-Datum nach dem 1.5.) Offen per 1.5. Datum bis 30.6. zeigt nur Beleg 1 ! Siehe Häufige Selektionen und Optionen Version 2014 Seite 229 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Offenen Posten Selektion Feldbezeichnung Bedeutung Saldo-Zustand Wenn Saldo-Zustand aktiviert ist, steht folgende Mehrfachauswahl zur Verfügung: Positiver Saldo Kreditoren mit einem Saldo > 0 werden angezeigt (Kreditor = Haben-Saldo). Null Saldo Kreditoren mit einem Saldo = 0 werden angezeigt. Negativer Saldo Kreditoren mit einem Saldo < 0 werden angezeigt (Kreditor = Soll-Saldo). Umsatz-Zustand Wenn Umsatz-Zustand aktiviert ist, steht folgende Mehrfachauswahl zur Verfügung: Umsatz aktuelles Jahr Falls ein Kreditor im aktuellen Geschäftsjahr Bewegungen hatte, wird er angezeigt. Umsatz Vorjahre Falls ein Kreditor in den vorhergehenden Geschäftjahren Bewegungen hatte, wird er angezeigt. Ohne Umsatz Kreditoren, die noch nie Bewegungen hatten, werden angezeigt. Zahlung vor Rechnung anzeigen Auch Zahlungen mit Zahldatum vor dem Rechnungsdatum werden angezeigt. (siehe Einstellungen/ Register Debitoren/Kreditoren 1/5 / Feld „Zahlung vor Rechnung“) Hinweis: Ergibt längere Aufbereitungszeit! Inkl. Bewertungsbuchungen Bei Fremdwährungs-Kreditoren wird eine zusätzliche Zeile "Nicht realisierte Kursdifferenzen" ausgegeben, wenn der Beleg-Kurs infolge einer Neubewertung nicht mehr aktuell ist. Dies verändert die Totale entsprechend. (siehe auch Finanzbuchhaltung Kursdifferenzen (Bestandesbewertung Sage 200 Finanzbuchhaltung)) Inkl. vorerfasste Belege Die kontierten und die vorerfassten Belege werden ausgegeben Belege aus pendenten Zahlläufen einschliessen Auch Belege in noch nicht verbuchten Zahlläufen werden ausgegeben 8.11.4.2.2 Register Sortierung / Gestaltung Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Offene Posten Register Sortierung/Gestaltung Version 2014 Seite 230 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Offenen Posten Sortierung / Gestaltung Feldbezeichnung Bedeutung Gruppierung Hier kann nach Abteilung sortiert bzw. gruppiert werden. Dabei werden die Kreditoren innerhalb der Abteilung sortiert. Die Selektion der Sortierung 1 bestimmt die Sortierung des gewählten Gruppierungskriteriums (Nummer oder Name). Sind die „Individuellen Belegdaten“ aktiviert, kann auch nach den individuellen Belegadressen gruppiert werden. Zusätzlich steht auch der Schalter „ Kontakte gruppieren“ zur Verfügung. Sortierung 1 Siehe Häufige Selektionen und Optionen Sortierung 2 Siehe Häufige Selektionen und Optionen Verdichten zeigt nur den Saldo pro Kreditor und Währung, ohne die einzelnen Belege. Seitenumbruch Bringt eine neue Seite pro Kreditor und Währung, zusätzlich werden die Kreditoren-Informationen im Seitenkopf angezeigt. Zusammenhalten Ohne Es werden keine Belege zusammen gehalten und gruppiert. Extern Belege mit der identischen externen Belegnummer werden zusammen gehalten und gruppiert. Ausgabe Quer Die Liste wird im A4-Querformat ausgegeben. Im Vergleich zum Hochformat enthält das Querformat mehr Zusatzinformationen. Hoch Die Liste wird im A4-Hochformat ausgegeben. Pro Kreditor beginnt eine neue Seite. 2. Datum Siehe Häufige Selektionen und Optionen Belegtext Das Verhalten für die Ausgabe des Belegtextes kann bestimmt werden: Abschneiden: Pro Beleg eine Zeile: Der Belegtext wird falls notwendig entsprechend abgeschnitten. Umbrechen: Pro Beleg wird der Belegtext falls notwendig auf mehrere Zeilen umgebrochen. Version 2014 Seite 231 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Offenen Posten Sortierung / Gestaltung Feldbezeichnung Bedeutung Darstellung Extern/Text Die externe Belegnummer erscheint links des Datums, der Text rechts davon Text/Extern Der Text erscheint links des Datums, die externe Belegnummer rechts davon Saldospalte Basiswährung Der laufende Saldo wird in der Basiswährung geführt. Kontowährung Der laufende Saldo wird in der jeweiligen Währung des Kreditors geführt. Dieser Schalter ist in der Hoch-Ausgabe nicht verfügbar, da diese Ausgabeart nur in der Kontowährung geführt wird. Rekapitulation Siehe Häufige Selektionen und Optionen Beträge in Euro Siehe Häufige Selektionen und Optionen Hinweise zur Ausgabe V Vorerfasste Belege erkennt man an einem "V" in der Spalte Belegstatus (S) (siehe auch Kreditoren-Vorerfassung). B* Belege in einem noch nicht verbuchten Zahlungslauf sind mit B* markiert (siehe auch Übersicht Zahlungen). # Stornierte Belege sind mit # markiert (siehe auch unter Ändern definitiv verbuchter Belege, Schaltfläche [Storno]) Diese und weitere Abkürzungen werden zusätzlich an jedem Seitenende mittels einer Legende erläutert. 8.11.4.3 Saldoliste Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Auswerten, Saldoliste Version 2014 Seite 232 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Die Saldoliste zeigt den Saldo pro Währung für jeden der selektierten Kreditoren. Siehe auch Generelles zum Berichtswesen Hinweis Dieser Report unterstützt die Zebra Look Funktionalität siehe Einstellungen allgemeiner Art Saldoliste Feldbezeichnung Bedeutung Nummer von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Name von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Abteilung von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Datum Siehe Häufige Selektionen und Optionen Datum per Die Auswertung wird per dieses Datum erstellt. Als Vorschlag erscheint das aktuelle Systemdatum Siehe Häufige Selektionen und Optionen Saldo-Zustand Wenn Saldo-Zustand aktiviert ist, steht folgende Mehrfachauswahl zur Verfügung: Positiver Saldo Kreditoren mit einem Saldo > 0 werden angezeigt (Kreditor = Haben-Saldo). Null Saldo Kreditoren mit einem Saldo = 0 werden angezeigt. Negativer Saldo Kreditoren mit einem Saldo < 0 werden angezeigt (Kreditor = Soll-Saldo). Umsatz-Zustand Wenn Umsatz-Zustand aktiviert ist, steht folgende Mehrfachauswahl zur Verfügung: Umsatz aktuelles Jahr Falls ein Kreditor im aktuellen Geschäftsjahr Bewegungen hatte, wird er angezeigt. Umsatz Vorjahre Falls ein Kreditor in den vorhergehenden Geschäftjahren Bewegungen hatte, wird er angezeigt. Ohne Umsatz Kreditoren, die noch nie Bewegungen hatten, werden angezeigt. Version 2014 Seite 233 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Saldoliste Feldbezeichnung Bedeutung Gruppierung Hier kann nach Abteilung sortiert bzw. gruppiert werden. Dabei werden die Kreditoren innerhalb der Abteilung sortiert. Die Selektion der Sortierung bestimmt die Sortierung des gewählten Gruppierungskriteriums (Nummer oder Name). Sortierung Siehe Häufige Selektionen und Optionen Periode Ohne Es wird kein Periodenvergleich vorgenommen. Deshalb wird die Liste im Hochformat ausgegeben. Monat Zusätzlich wird der Saldo des Monats (in dem sich das perDatum befindet) ausgegeben. Die Liste wird deshalb im Querformat ausgegeben. Periode Zusätzlich wird der Saldo der definierten Periode (in dem sich das per-Datum befindet) ausgegeben. Die Liste wird deshalb im Querformat ausgegeben. Rekapitulation Siehe Häufige Selektionen und Optionen Kreditlimite anzeigen Die Kreditlimite des Kreditors wird angedruckt. Beträge in Euro Siehe Häufige Selektionen und Optionen 8.11.4.4 Bewegungsliste Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Bewegungsliste Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Register Selektion Register Sortierung / Gestaltung Siehe auch Generelles zum Berichtswesen Die Bewegungsliste zeigt Belege, Zahlungen und Verrechnungen, wählbar in verschiedenen Varianten. 8.11.4.4.1 Register Selektion Version 2014 Seite 234 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Bewegungsliste Register Selektion Bewegungsliste Selektion Feldbezeichnung Bedeutung Nummer von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Name von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Extern von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Abteilung von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Datum Siehe Häufige Selektionen und Optionen Datum von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Als Vorschlag wird das Beginndatum des ersten Geschäftjahres dieses Mandanten angezeigt. Siehe Häufige Selektionen und Optionen Inkl Saldovortrag Ein Saldovortrag per Anfang des Geschäftsjahres wird für jeden Kreditor am Anfang der Liste angezeigt. Saldo-Zustand Wenn Saldo-Zustand aktiviert ist, steht folgende Mehrfachauswahl zur Verfügung: Positiver Saldo Kreditoren mit einem Saldo > 0 werden angezeigt (Kreditor = Haben-Saldo). Null Saldo Kreditoren mit einem Saldo = 0 werden angezeigt. Negativer Saldo Kreditoren mit einem Saldo < 0 werden angezeigt (Kreditor = Soll-Saldo). Umsatz-Zustand Wenn Umsatz-Zustand aktiviert ist, steht folgende Mehrfachauswahl zur Verfügung: Umsatz aktuelles Jahr Falls ein Kreditor im aktuellen Geschäftsjahr Bewegungen hatte, wird er angezeigt. Umsatz Vorjahre Falls ein Kreditor in den vorhergehenden Geschäftjahren Bewegungen hatte, wird er angezeigt. Ohne Umsatz Kreditoren, die noch nie Bewegungen hatten, werden angezeigt. 8.11.4.4.2 Register Sortierung / Gestaltung Version 2014 Seite 235 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Bewegungsliste Register Sortierung/Gestaltung Bewegungsliste Sortierung / Gestaltung Feldbezeichnung Bedeutung Gruppierung Hier kann nach Abteilung sortiert bzw. gruppiert werden. Dabei werden die Kreditoren innerhalb der Abteilung sortiert. Die Selektion der Sortierung 1 bestimmt die Sortierung des gewählten Gruppierungskriteriums (Nummer oder Name). Sind die „Individuellen Belegdaten“ aktiviert, kann auch nach den individuellen Belegadressen gruppiert werden. Zusätzlich steht auch der Schalter „ Kontakte gruppieren“ zur Verfügung. Sortierung 1 Siehe Häufige Selektionen und Optionen Sortierung 2 Siehe Häufige Selektionen und Optionen Verdichten Zeigt nur den Saldo pro Kreditor und Währung, ohne die einzelnen Belege. Seitenumbruch Bringt eine neue Seite pro Kreditor und Währung, zusätzlich werden die Kreditoren-Informationen im Seitenkopf angezeigt. Zusammenhalten Ohne Es werden keine Belege zusammen gehalten und gruppiert. Extern Belege mit der identischen externen Belegnummer werden zusammen gehalten und gruppiert. Verrechnete Belege Zahlungen/Verrechnungen und dazugehörige Belege werden zusammen gruppiert. Damit ist ersichtlich, welche Zahlungen welche Belege betreffen. (siehe auch Zahlungen sowie Ausziffern von Kreditoren-Belegen) Ausgabe Quer Die Liste wird im A4-Querformat ausgegeben. Im Vergleich zum Hochformat enthält das Querformat mehr Zusatzinformationen. Hoch Die Liste wird im A4-Hochformat ausgegeben. Pro Kreditor beginnt eine neue Seite. 2. Datum Version 2014 Siehe Häufige Selektionen und Optionen Seite 236 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Bewegungsliste Sortierung / Gestaltung Feldbezeichnung Bedeutung Belegtext Das Verhalten für die Ausgabe des Belegtextes kann bestimmt werden: Abschneiden: Pro Beleg eine Zeile: Der Belegtext wird falls notwendig entsprechend abgeschnitten. Umbrechen: Pro Beleg wird der Belegtext falls notwendig auf mehrere Zeilen umgebrochen. Darstellung Extern/Text Die externe Belegnummer erscheint links des Datums, der Text rechts davon Text/Extern Der Text erscheint links des Datums, die externe Belegnummer rechts davon Saldospalte Basiswährung Der laufende Saldo wird in der Basiswährung geführt. Kontowährung Der laufende Saldo wird in der jeweiligen Währung des Kreditors geführt. Dieser Schalter ist in der Hoch-Ausgabe nicht verfügbar, da diese Liste nur in der Kontowährung geführt wird. Rekapitulation Siehe Häufige Selektionen und Optionen Beträge in Euro Siehe Häufige Selektionen und Optionen Hinweise zur Ausgabe V Vorerfasste Belege erkennt man an einem "V" in der Spalte Belegstatus (S) (siehe auch Kreditoren-Vorerfassung). B* Belege in einem noch nicht verbuchten Zahlungslauf sind mit B* markiert (siehe auch Übersicht Zahlungen). # Stornierte Belege sind mit # markiert (siehe auch unter Ändern definitiv verbuchter Belege, Schaltfläche [Storno]) Diese und weitere Abkürzungen werden zusätzlich an jedem Seitenende mittels einer Legende erläutert. Version 2014 Seite 237 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.11.4.5 Umsatzliste Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Auswerten, Umsatzliste Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Register Selektion Register Sortierung / Gestaltung Siehe auch Generelles zum Berichtswesen 8.11.4.5.1 Register Selektion Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Auswerten, Umsatzliste Register Selektion Umsatzliste Selektion Feldbezeichnung Bedeutung Nummer von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Name von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Extern von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Datum Siehe Häufige Selektionen und Optionen Datum von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Siehe Häufige Selektionen und Optionen Vorjahr von/bis Ist Mit Vorjahresvergleich aktiviert, kann hier ein weiterer Zeitraum selektiert werden. Standardmässig ist die Vorjahresperiode selektiert. Abteilung von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Einkäufer von/bis Siehe Auswahl des Einkäufer-Codes von/bis (Vgl. Stammdaten/Verkäufer/Einkäufer) Sachbearbeiter von/bis Selektion nach Sachbearbeiter. (Vgl. Stammdaten/Sachbearbeiter) Version 2014 Seite 238 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Umsatzliste Selektion Feldbezeichnung Bedeutung Umsatzkonti Ohne Berücksichtigt keine Buchungen auf Konti, welche die Checkbox „Umsatz“ im Kontoplan aktiviert haben. Mit Berücksichtigt auch die Buchungen auf Konti, welche die Checkbox „Umsatz“ im Kontoplan aktiviert haben. Nur Berücksichtigt nur Buchungen auf Konti, welche die Checkbox „Umsatz“ im Kontoplan aktiviert haben. Inklusive Steuern Ausgabe des Betrages inkl. Steuer (Belegtreue!) Ohne diese Option wird nur der Netto-Betrag exkl. Steuer berücksichtigt. Mit Vorjahresvergleich Ermöglicht die Ausgabe von Belegen aus einem zweiten Selektionszeitraum. Inkl. Skontominderungen aus Zahlungen Skontobuchungen aus Zahlungen werden auch ausgewertet. Daraus ergeben sich die vereinnahmten Umsätze. 8.11.4.5.2 Register Sortierung / Gestaltung Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Auswerten, Umsatzliste Register Sortierung/Gestaltung Umsatzliste Sortierung / Gestaltung Feldbezeichnung Bedeutung Gruppierung Hier kann nach Abteilung oder Einkäufer sortiert bzw. gruppiert werden. Dabei werden die Kreditoren innerhalb der Abteilung bzw. Einkäufer sortiert. Die Selektion der Sortierung 1 bestimmt die Sortierung des gewählten Gruppierungskriteriums (Nummer oder Name). Sind die „Individuellen Belegdaten“ aktiviert, kann auch nach den individuellen Belegadressen gruppiert werden. Zusätzlich steht auch der Schalter „ Kontakte gruppieren“ zur Verfügung. Sortierung 1 Siehe Häufige Selektionen und Optionen Sortierung 2 Siehe Häufige Selektionen und Optionen Version 2014 Seite 239 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Umsatzliste Sortierung / Gestaltung Feldbezeichnung Bedeutung Verdichten zeigt nur den Saldo pro Kreditor und Währung, ohne die einzelnen Belege. Zusammenhalten Ohne Es werden keine Belege zusammen gehalten und gruppiert. Extern Belege mit der identischen externen Belegnummer werden zusammen gehalten und gruppiert. 2. Datum Siehe Häufige Selektionen und Optionen Belegtext Das Verhalten für die Ausgabe des Belegtextes kann bestimmt werden: Abschneiden: Pro Beleg eine Zeile: Der Belegtext wird falls notwendig entsprechend abgeschnitten. Umbrechen: Pro Beleg wird der Belegtext falls notwendig auf mehrere Zeilen umgebrochen. Darstellung Extern/Text Die externe Belegnummer erscheint links des Datums, der Text rechts davon Text/Extern Der Text erscheint links des Datums, die externe Belegnummer rechts davon Rekapitulation Siehe Häufige Selektionen und Optionen Beträge in Euro Siehe Häufige Selektionen und Optionen 8.11.4.6 Kontoauszug Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Kontoauszug Der Kontoauszug dient als briefliche Kommunikation der Offenen Posten an die Lieferanten. Er wird in der Regel als Saldobestätigung verwendet. Die Selektionsmöglichkeiten (Register Selektion) entsprechen der Offenen Posten – Liste und sind deshalb dort nachzulesen. Register Sortierung / Gestaltung Version 2014 Seite 240 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung E-Postausgang Der Kontoauszug kann bei Bedarf auch elektronisch via Mail oder Fax übermittelt werden. Dazu muss die Funktion „E-Postausgang“ aktiviert sein. Um die Dokumente an den elektronischen Postausgang zu übergeben ist bei der Dokument-Aufbereitung lediglich der Button „Ausgabe in elektronischen Postausgang“ statt „Vorschau“ zu drücken. Siehe dazu Kapitel E-Postausgang. Siehe auch Generelles zum Berichtswesen 8.11.4.6.1 Register Sortierung / Gestaltung Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Kontoauszug Register Sortierung/Gestaltung Kontoauszug Sortierung / Gestaltung Feldbezeichnung Bedeutung Gruppierung Hier kann nach Abteilung sortiert bzw. gruppiert werden. Dabei werden die Kreditoren innerhalb der Abteilung sortiert. Die Selektion der Sortierung 1 bestimmt die Sortierung des gewählten Gruppierungskriteriums (Nummer oder Name). Sind die „Individuellen Belegdaten“ aktiviert, kann auch nach den individuellen Belegadressen gruppiert werden. Zusätzlich steht auch der Schalter „ Kontakte gruppieren“ zur Verfügung. Sortierung 1 Siehe Häufige Selektionen und Optionen Sortierung 2 Siehe Häufige Selektionen und Optionen Verdichten zeigt nur den Saldo pro Kreditor und Währung, ohne die einzelnen Belege. Seitenumbruch Bringt eine neue Seite pro Kreditor und Währung, zusätzlich werden die Kreditoren-Informationen im Seitenkopf angezeigt. Zusammenhalten Ohne Es werden keine Belege zusammen gehalten und gruppiert. Extern Belege mit der identischen externen Belegnummer werden zusammen gehalten und gruppiert. Version 2014 Seite 241 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kontoauszug Sortierung / Gestaltung Feldbezeichnung Bedeutung Ausgabe Quer Die Liste wird im A4-Querformat ausgegeben. Im Vergleich zum Hochformat enthält das Querformat mehr Zusatzinformationen. Hoch Die Liste wird im A4-Hochformat ausgegeben. Pro Kreditor beginnt eine neue Seite. 2. Datum Siehe Häufige Selektionen und Optionen Belegtext Das Verhalten für die Ausgabe des Belegtextes kann bestimmt werden: Abschneiden: Pro Beleg eine Zeile: Der Belegtext wird falls notwendig entsprechend abgeschnitten. Umbrechen: Pro Beleg wird der Belegtext falls notwendig auf mehrere Zeilen umgebrochen. Darstellung Extern/Text Die externe Belegnummer erscheint links des Datums, der Text rechts davon Text/Extern Der Text erscheint links des Datums, die externe Belegnummer rechts davon Datum/Unterschrift ausgeben Es werden im Fussbereich Felder für ein Datum sowie eine Unterschrift angedruckt. Listentitel Dieser Text erscheint als Listentitel. Falls hier kein Text eingegeben wird erscheint der Titel „Kontoauszug per “ und das Datum welches beim Feld „Offen per“ angegeben wurde Bis-Datum der Selektion im Listentitel anzeigen Das Bis-Datum der Selektion wird im Listentitel angezeigt. Textbaustein Es kann ein Textblock gewählt werden. Textblöcke können mit dem Button auf der rechten Seite erfasst werden. Die Texte werden in der Kommunikationssprache ausgegeben, welche auf dem Debitorenstamm hinterlegt werden kann. Version 2014 Seite 242 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kontoauszug Sortierung / Gestaltung Feldbezeichnung Bedeutung Position Bestimmt die Position des Textbausteins Nach Überschrift: Der Textblock wird nach der Überschrift angedruckt. Vor Fusstext: Der Textblock wird vor dem Fusstext ausgegeben (vor Datum/Unterschrift). Der Text „Mit freundlichen Grüssen“ erscheint in diesem Fall nicht! 8.11.4.7 Visumskontrolle Registerkarte Kreditoren, Gruppe Belege, Visumskontrolle Die Visumskontrolle zeigt alle vorerfassten Belege während eines wählbaren Zeitraumes. Dieser Zeitraum kann sich auf das Verfalldatum oder Valutadatum beziehen. Pro Sachbearbeiter erfolgt ein Seitenwechsel. E-Postausgang Die Visumskontrolle kann bei Bedarf auch elektronisch via Mail oder Fax an die jeweiligen Sachbearbeiter übermittelt werden. Dazu muss die Funktion „E-Postausgang“ aktiviert sein. Um die Dokumente an den elektronischen Postausgang zu übergeben ist bei der DokumentAufbereitung lediglich der Button „Ausgabe in elektronischen Postausgang“ statt „Vorschau“ zu drücken. Siehe dazu Kapitel E-Postausgang. Siehe auch Kreditoren-Vorerfassung Generelles zum Berichtswesen Visumskontrolle Feldbezeichnung Bedeutung Nummer von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Name von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Sachbearbeiter von/bis Wahl der Sachbearbeiter, die im Beleg erfasst sind. Für Belege ohne Sachbearbeiter: "von" leer lassen. Version 2014 Seite 243 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Visumskontrolle Feldbezeichnung Bedeutung Datum Verfall Das Verfalldatum ist massgebend Valuta Das Valutadatum ist massgebend Beleg Das Belegdatum ist massgebend Erfassung Das Erfassungsdatum ist massgebend Datum von/bis Die Auswertung umfasst nur die Belege, die zwischen diesen Daten liegen (bezieht sich je nach Selektion von "Datum" auf das Verfall-, Valuta oder das Belegdatum). Siehe Häufige Selektionen und Optionen Sortierung Siehe Häufige Selektionen und Optionen Seitennummerierung Sachbearbeiter Die Seitennummerierung wird pro Sachbearbeiter geführt. Fortlaufend Die Seitennummerierung wird über sämtliche Sachbearbeiter hinweg geführt. Gestaltung Zahlungskonditionen Die Zahlungskondition des Belegs wird unterhalb des Belegtextes angedruckt. Erfassung Das Erfassungsdatum des Belegs wird unterhalb des Belegtextes angedruckt. 8.11.4.8 Vergütungspapiere Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Vergütungspapiere Mit dieser Funktion können Zahlungsprotokoll, Zahlungspapiere und Vergütungsanzeige eines pendenten Zahllaufes (nochmals) ausgegeben werden, jedoch ohne die Zahlungsdateien (z.B. DTA-Datei). E-Postausgang Vergütungsanzeigen können bei Bedarf auch elektronisch via Mail oder Fax an die jeweiligen Empfänger übermittelt werden. Dazu muss die Funktion „E-Postausgang“ aktiviert sein. Um die Dokumente an den elektronischen Postausgang zu übergeben ist bei der Dokument-Aufbereitung Version 2014 Seite 244 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung lediglich der Button „Ausgabe in elektronischen Postausgang“ statt „Vorschau“ zu drücken. Siehe dazu Kapitel E-Postausgang. Siehe auch Zahllauf Generelles zum Berichtswesen Vergütungspapiere Feldbezeichnung Bedeutung Selektion Auswahl der Zahllauf-Identifikation. Angezeigt wird die Zahllaufnummer, das Erstelldatum, der Zahllauftext sowie die Nummer der Zahlbank. Siehe auch Zahllauf. Hinweis In der Combobox stehen ausschliesslich pendente (ausgeführte, aber noch nicht verbuchte) Zahlläufe zur Auswahl. Erstelldatum Vorschlag ist das Erstellungsdatum des ausgewählten Zahllaufes. Verarbeitungsdatum Vorschlag ist das Verarbeitungsdatum des ausgewählten Zahllaufes. Vergütungsanzeige Erzeugt auch die Vergütungsanzeige (Zahlungsavis) an den Kreditor, sofern diese gemäss den Einstellungen im Kreditorenstamm (siehe Register Erweiterte Informationen) erstellt werden darf. Zahlungsauftrag Erzeugt auch das Zahlungspapier (Vergütungsauftrag, DTAVergütungsauftrag, EZAG, oder Checkformular). Zahlungsprotokoll Erzeugt auch das Zahlungsprotokoll. 8.11.4.9 Belegjournal Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Belegjournal Dieser Report wurde für die individuelle Auswertung der Kreditoren-Bewegungen geschaffen. er erlaubt Auswertungen von Belegen oder Zahlungen nach zahlreichen Selektionen und Sortierungen. Es sind wahlweise vier verschachtelte Sortierungen (Gruppenbrüche) nach vorgegebenen Kriterien möglich (Sortierung1, Sortierung2, Sortierung3 und Sortierung4). Version 2014 Seite 245 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Die gleichen Kriterien können auch wahlweise mittels Selektion1 und Selektion 2 zur Selektion bzw. Einschränkung der Datenmenge benutzt werden. Hinweis Bei grossen Datenmengen und gewissen Selektionen/Optionen können längere Antwortzeiten entstehen. Siehe auch Generelles zum Berichtswesen Belegjournal Bedeutung Feldbezeichnung Geschäftsjahr Es werden nur Belege aus dem gewählten Geschäftsjahr ausgegeben. Mit der Auswahl von „*“ werden die Belege aller Geschäftsjahre ausgegeben. Hinweis Die Auswahl von “*“ kann zu erheblich längerer Aufbereitungszeit führen. Selektion 1 und 2 Gewünschte Auswahl, jeweils von/bis Siehe auch Häufige Selektionen und Optionen. Mit der Combobox steht eine grosse Auswahl von Auswahlfeldern zu Verfügung. Hinweis Eine Auswahl nach Datum ist als Selektion nach einem Datum-Feld (z.B.: Belegdatum, Valuta usw.) einzugeben. OP Status aktuell alle Belege werden berücksichtigt. rückwirkend Es werden nur Belege ausgegeben, die an dem nebenstehenden Per-Datum offen waren bzw. sind. Aktueller Status Offen Bezahlt Vorerfasst offene Belege werden mit ausgegeben bereits bezahlte Belege werden mit ausgegeben vorerfasste Belege werden mit ausgegeben Hinweis Der aktuelle Status bezieht sich auf den aktuellen Zustand in der Datenbank. Buchungsstatus Version 2014 Definitiv Provisorisch definitive Buchungen ausgeben provisorische Buchungen ausgeben Seite 246 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Belegjournal Bedeutung Feldbezeichnung Belegtyp Auswahl der anzuzeigenden Belegtypen, Mehrfachauswahl möglich: Rechnungen Gutschriften Teilzahlungen Vorauszahlungen Zahlungen Zahlsperre Alle Keine Einschränkung. Gesperrt Es werden nur Belege ausgegeben, die zur Zahlung gesperrt sind. Nicht gesperrt Es werden nur Belege ausgegeben, die zur Zahlung freigegeben sind. Bewertung Kursbewertung Bewertungsart bei Fremdwährungsbuchungen: wie gebucht Kurs aus der Belegerfassung Buchkurs Der für das Ausgabedatum gültige KreditorenKurs (siehe aber D K F !) Bewertungskurs per Der für das Ausgabedatum Bewertungskurs (Buchungsart 10, siehe Handbuch Finanzbuchhaltung, Bewertungskurse) D K Version 2014 F Bei der Einstellung "Buchkurs" wird hier bestimmt, welcher Kurs verwendet werden soll: D = Debitorenkurs, Belegart 1 K = Kreditorenkurs, Belegart 2 (default) F = Finanz-Basiskurs, Belegart 0 Seite 247 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Belegjournal Bedeutung Feldbezeichnung Sortierung 1 - 4 Gewünschte Sortierung der Ausgabe. Die Ausgabe wird nach diesen Feldern gruppiert, wahlweise mit Titel und/oder Total pro Gruppe. Mit der Combobox steht eine grosse Auswahl von Sortierfeldern zu Verfügung. Hinweise Ohne eine Sortierangabe werden nur die Belege ausgegeben, ohne Titel und Totale. Die Begriffe aus der Selektion mit Vorteil auch als Sortierungs-Kriterien verwenden, damit die Ausgabe klarer interpretierbar ist. Eine Sortierung nach PLZ sortiert alphanumerisch: Eine PLZ-Sortierung ist somit nur mit gleich langen Postleitzahlen möglich. Verdichtung Es werden nur die Totale gemäss der gewählten Sortierung ausgegeben, keine Titel und einzelnen Belege. Totalisierung Ausgabe von Totalen auf jeder Gruppierungsstufe. Überschrift Ausgabe eines Titels auf jeder Gruppierungsstufe. Belegverbuchung Fibu-Verbuchung ausgegeben Die Fibu-Detailverbuchung des Belegs wird Steuerbuchungen verdichten Wenn aktiv, wird nur die Nettoverbuchung angezeigt (inkl. Steuerbetrag), ansonsten wird die Steuerbuchung separat ausgegeben. KORE-Verbuchung Die KORE-Verbuchung des Belegs wird angedruckt. 8.11.4.10 Zahlungsausgleichsliste Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Auswerten, Zahlungsausgleichsliste Mit dieser Auswertung werden Zahlungen aufgelistet. Siehe auch Generelles zum Berichtswesen Version 2014 Seite 248 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Zahlungsausgleichsliste Bedeutung Feldbezeichnung Datum Die Datumsselektion bezieht sich entweder auf das Belegdatum der Zahlungen oder auf das Valutadatum der Zahlung. Zahlungen von/bis Zahldatumseinschränkung. Hinweis Eine geschäftsjahresübergreifende Datumsselektion ist möglich. Dabei kann es zu längeren Datenaufbereitungszeiten kommen, wenn mehr als ein Zahlungslauf ausgewertet wird. Zahllauf-Nummer Ein oder alle (*) Zahlläufe können selektiert werden. Es werden nur die Zahlläufe in die Auswahlbox eingetragen welche innerhalb der Zahldatumseinschränkung sind. Darstellung Darstellungsreihenfolge auf dem Bericht 8.11.4.11 Zahlungsnachweis Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Auswerten, Zahlungsnachweis Diese Funktion erzeugt Zahlungsnachweis-Informationen: Fenster mit den Zahlungsangaben (pro Beleg) Nachweis einzelner Zahlungen als Brief an den Kreditor (pro Beleg) Zahlungsnachweis für einen ganzen Zahllauf (kann mehrere Belege für mehrere Kreditoren enthalten). Siehe auch Generelles zum Berichtswesen Zahlungsnachweis Bedeutung Feldbezeichnung Selektion: Version 2014 Seite 249 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Zahlungsnachweis Bedeutung Feldbezeichnung Zahlungsverbindung Wahl einer oder aller (*) eigenen Zahlungsverbindung(en), über welche die Zahlungen abgewickelt wurden. Zahllaufdatum von/bis Zeitraum des Zahllaufes. Kreditor von/bis Kreditor-Selektion Beleg von/bis Interne Belegnummer Extern von/bis Externe Belegnummer Zahllauf Wahl eines oder aller (*) Zahlläufe. Benutzer Wahl eines oder aller (*) Benutzer, die den Zahllauf ausgeführt haben. Status Statuswahl der Zahlläufe: Bezahlt und/oder verbucht und/oder gelöscht (= Zahllauf zurückgesetzt oder gelöscht). [Aufbereiten] Zeigt die selektierten Zahlungen im Grid an. Pro bezahlten Beleg wird eine Zeile angezeigt. Sammelzahlungen und Belege mit negativem Betrag werden verdichtet. Anzeige-Grid: Durch Mausklick in folgende Spalten werden Anzeigen ausgelöst: [ ] unter Detail Zeigt Angaben zur gewählten Zahlung für diesen Beleg in einem Fenster an: Falls die bei der Zahlung verwendete Zahlungsverbindung in den Stammdaten verändert wurde, ist dies hier sichtbar. (Zeigt jedoch nicht, wenn seit der Zahlung der Kreditor auf eine andere Zahlungsverbindung gewechselt hat. [ ] unter Druck Erzeugt einen Zahlungsnachweis eines Beleges in Briefform an den Kreditor mit den Angaben der gewählten Zahlung. Mit Wahl [Vorschau] oder [Drucken] [Zahllauf] Erzeugt einen Zahlungsnachweis für den Zahllauf, mit dem der gewählte Beleg bezahlt wurde. (kann mehrere Belege für mehrere Kreditoren enthalten) 8.11.4.12 Zahlungsliste Version 2014 Seite 250 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Auswerten, Zahlungsliste Die Zahlungsliste zeigt pro Kreditor sämtliche Zahlungen innert eines bestimmten Zeitraumes an. Die Zahlungen sind auf Ebene „Zahllauf verdichtet“. Um eine Liste mit allen ausgezifferten Belegen pro Zahllauf zu erhalten, kann die Zahlungsausgleichsliste Kreditoren verwendet werden (Aufrufbar aus dem KIS oder dem Kreditorenstamm) Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Register Selektion Register Sortierung / Gestaltung Siehe auch Generelles zum Berichtswesen 8.11.4.12.1 Register Selektion Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Auswerten, Zahlungsliste Register Selektion Zahlungsliste Selektion Feldbezeichnung Bedeutung Nummer von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Name von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Extern von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Datum Siehe Häufige Selektionen und Optionen Zahlung von/bis Selektion des Zeitraumes der aufzubereitenden Zahlläufe Siehe Häufige Selektionen und Optionen Version 2014 Seite 251 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Zahlungsliste Selektion Feldbezeichnung Bedeutung Skontoabzüge mitausgeben Optional können mit den Zahlungen (= Netto-Beträge) zusätzlich die gewährten/abgezogenen Skonti aufgelistet werden. Ohne: Die Skontoabzüge werden nicht gelistet Inkl: Neben den Netto Zahlbeträgen werden pro Zahllauf zusätzlich die gewährten Skonti aufgelistet (ebenfalls pro Zahllauf) Nur: Es werden nur die Skontoabzüge aller Zahlläufe des selektierten Zeitraumes gelistet Bemerkung: Werden Gegenleistungen ausgegeben hat diese Selektion keine Wirkung mehr, da die Skontoabzüge auf den Gegenleistungen angedruckt werden. Spezial-Zahlungstypen mitausgeben Optional können auch Zahlläufe mit Typ [ ] Null-Verrechnung (Verrechnung von Belegen) mit ausgegeben werden. 8.11.4.12.2 Register Sortierung / Gestaltung Registerkarte Kreditoren, Gruppe Zahlungen, Auswerten, Zahlungsliste Register Sortierung/Gestaltung Zahlungsliste Sortierung / Gestaltung Feldbezeichnung Bedeutung Sortierung: Hier kann nach verschiedenen Kriterien sortiert bzw. gruppiert werden. Sortierung 1 Die Selektion der Sortierung 1 bestimmt die Sortierung der Kreditoren innerhalb des gewählten Gruppierungskriteriums (Nummer, Name, Matchcode). Siehe Häufige Selektionen und Optionen Verdichten zeigt nur den Saldo pro Kreditor und Währung, ohne die einzelnen Belege. Seitenumbruch Bringt eine neue Seite pro Kreditor und Währung, zusätzlich werden die Kreditoren-Informationen im Seitenkopf angezeigt. Sortierung 2 Sortierung der Belege. Siehe Häufige Selektionen und Optionen Version 2014 Seite 252 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Zahlungsliste Sortierung / Gestaltung Feldbezeichnung Bedeutung Zusammenhalten Ohne Es werden keine Belege zusammen gehalten und gruppiert. Extern Belege mit der identischen externen Belegnummer werden zusammen gehalten und gruppiert. Gestaltung: Belegtext Das Verhalten für die Ausgabe des Belegtextes kann bestimmt werden: Abschneiden: Pro Beleg eine Zeile: Der Belegtext wird falls notwendig entsprechend abgeschnitten. Umbrechen: Pro Beleg wird der Belegtext falls notwendig auf mehrere Zeilen umgebrochen. Darstellung Extern/Text Die externe Belegnummer erscheint links des Datums, der Text rechts davon Text/Extern Der Text erscheint links des Datums, die externe Belegnummer rechts davon Rekapitulation Siehe Häufige Selektionen und Optionen Gegenleistungen ausgeben Referenzausgabe Extern Die externe Belegnummer der Gegenleistung wird angedruckt. Referenz Die Referenznummer der Gegenleistung wird angedruckt. Selektion Belegart von/bis Wurden die Belegarten in den Einstellungen aktiviert, kann nach Belegart von/bis selektiert werden. Dabei werden nur Zahlungen ausgegeben, welche Gegenleistungen mit der selektierten Belegart enthalten. Alle Gegenleistungen welche nicht der Belegart-Selektion entsprechen werden nicht angedruckt. Wird die Combobox Bis leer gelassen, wird nach allen Belegarten ab Combobox Von selektiert. Version 2014 Seite 253 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.11.4.13 Etiketten Hyparchiv Diese Auswertung steht nur zur Auswahl, wenn das Hyparchiv-Archivierungssystem installiert ist. Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Auswerten, Etiketten Hyparchiv Siehe auch Generelles zum Berichtswesen Mit dieser Auswertung können die Hyparchiv-Etiketten definitiv gedruckt werden, oder es kann eine Kopie einer bereits gedruckten Hyparchiv-Etikette gedruckt werden. Nähere Informationen zu Hyparchiv erhalten Sie im Handbuch Allgemein/Admin unter Archivierungssystem Etiketten Hyparchiv Feldbezeichnung Bedeutung Nummer von/bis Kreditorennummer von/bis. Diese Selektion ist nur aktiv, wenn „Kopie drucken“ inaktiv ist. Beleg von/bis Belegnummer von/bis. Diese Selektion ist nur aktiv, wenn „Kopie drucken“ inaktiv ist. Kopie drucken Ist dieser Schalter aktiv, kann von einem Beleg eine Kopie des Hyparchiv-Etiketts gedruckt werden. Belegkreis Zuordnung der Belegnummer zu einem Belegkreis. Diese Selektion ist nur aktiv, wenn „Kopie drucken“ aktiviert ist: Rechnungen = Die Belegnummer bezieht sich auf eine Rechnung, Vorauszahlung oder Teilzahlung Gutschriften = Die Belegnummer bezieht sich auf eine Gutschrift Zahlungen = Die Belegnummer bezieht sich auf eine Zahlung Beleg Version 2014 Belegnummer des gewünschten Beleges. Diese Selektion ist nur aktiv, wenn „Kopie drucken“ aktiviert ist. Seite 254 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 8.11.5 Auswertungen Stammdaten Dieses Kapitel enthält folgende Unterkapitel: Ansicht Kreditorenstamm Adressliste: Siehe Handbuch Debitorenbuchhaltung, Adressliste 8.11.5.1 Ansicht Kreditorenstamm Registerkarte Kreditoren, Gruppe Kreditor, Auswerten, Kreditorenstamm Diese Auswertung druckt eine ausführliche Liste der Kreditoren-Stammdaten mit den Angaben im Kreditorenstamm Siehe auch: Unterhalt Stammdaten/Kreditorenstamm Adressen (Auswertung) Ausgabe einer Liste nur mit den Adressangaben. Generelles zum Berichtswesen Kreditorenstamm Bedeutung Feldbezeichnung Nummer von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Nach Klick auf diese Lupe ist eine Auswahl nach beliebigen Kombinationen von Nummern-, Namen-, Orts-, PLZ- oder RegionsBereichen möglich. Name von/bis Siehe Häufige Selektionen und Optionen Vorname von/bis Vorname des Kreditors (siehe auch Häufige Selektionen und Optionen). PLZ von/bis Postleitzahl des Kreditors. Ort von/bis Wohnort des Kreditors. Land Wohnland des Kreditors. Version 2014 Seite 255 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstamm Bedeutung Feldbezeichnung Region von/bis Wohnregion des Kreditors. Je nach selektiertem Land erscheinen die zugehörigen Regionen zur Auswahl. Sachbearbeiter von/bis Sachbearbeiter des Kreditors. Zahlsperre Alle Keine Einschränkung. Gesperrt Nur zur Zahlung gesperrte Kreditoren. Nicht gesperrt Nur zur Zahlung nicht gesperrte Kreditoren. Kreditorensperre Alle Keine Einschränkung. Gesperrt Nur gesperrte Kreditoren. Nicht gesperrt Ohne gesperrte Kreditoren. Sortierung Version 2014 Sortierung der Ausgabe nach Nummer, Name, Matchcode, Region oder Ort. Seite 256 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 9 Sage 200 Gadgets Mit Sage 200 Gadgets können gewisse Informationen aus Sage 200 auf Computern ohne ClientInstallation abgerufen werden. Bedingung ist Windows Vista oder Windows 7. Der Sage 200 Client muss dafür nicht installiert sein, lediglich eine ODBC-Verbindung zur Sage 200-Datenbank muss eingereichtet sein. Die Sage 200 Gadgets sind ab der Sage 200 DVD auf jedem Computer zu installieren, wo sie verfügbar sein sollen (ab Ordner Zusatzprogramme\Gadgets) Im Zusammenhang mit Sage 200 Kreditoren bestehen folgende Sage 200 Gadgets: Sage 200 Gadget Details offene Posten 9.1 Sage 200 Gadget Details offene Posten Dieses Sage 200 Gadget ermöglicht die Abfrage von Offenposten-Infos, ohne Client-Installation von Sage 200 Finanz. Version 2014 Seite 257 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung 10 Etikette für den Sage 200 Handbuch-Ordner Die auf der folgenden Seite enthaltenen Streifen können zur Beschriftung von Ordnern für die ausgedruckte Dokumentation verwendet werden. Version 2014 Seite 258 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808 Sage 200 Finanz Handbuch Kreditorenbuchhaltung Sage 200 Kreditorenbuchhaltung Sage 200 Kreditorenbuchhaltung Sage 200 Kreditorenbuchhaltung Sage 200 Kreditorenbuchhaltung Version 2014 SAGE 200 Kreditorenbuchhaltung Seite 259 / 259 S a ge S c hw e i z A G 75808808
