merkblatt_der kaufvertrag_schriftverkehr_

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Merkblatt - Seite 1
Kommunikation im Zusammenhang mit dem Kaufvertrag
Begriff
Kurzerklärung
Kommunikation im
Geschäftsverkehr
Grundsätzlich ist zu beachten: Zeit der Mitarbeiter ist Geld, d.h.
immer überlegen, ob die für die Kommunikation investierte Zeit in
einem sinnvollen Verhältnis zu dem damit verbundenen Geschäft
steht. Sinnvoll ist es, die Kommunikation so schnell und unkompliziert
abzuwickeln, wie nur möglich, ohne Kunden zu verärgern oder
wichtige Informationen außer Acht zu lassen.
Merkblatt – Seite 2 - ANFRAGE
Kommunikation im Zusammenhang mit dem Kaufvertrag
Schriftverkehr
Anfrage
geht vom Käufer aus, man unterscheidet
allgemeine Anfrage (nach Prospekten, Katalogen ohne konkrete
Kaufabsicht)
spezielle (bestimmte) Anfrage (nach konkreten Produkten, mit
konkretem Kaufinteresse und genauen Angaben, was der Käufer
möchte)
Aufbau der Anfrage
1. Anlass des Schreibens
z.B.:
Wir planen die Anschaffung von ……
Wir benötigen für ……
2. Anliegen formulieren (was genau erwarte ich vom
Geschäftspartner), evtl. mit Begründung
Daher ersuchen wir sie…., uns ein Angebot über, einen
Katalog,… zu schicken
Bitte erstellen Sie uns ein Angebot über…..
Geben Sie Ihre Zahlungs- und Lieferbedingungen
bekannt.
Merkblatt – Seite 3 - ANGEBOT
Kommunikation im Zusammenhang mit dem Kaufvertrag
Schriftverkehr
Angebot
geht vom Verkäufer aus, man unterscheidet
2 Arten : unverlangtes (z.B::Sonderangebote) und verlangtes Angebot
(Antwort auf eine ANFRAGE)
das bindende Angebot
- ist von einer bestimmten Person an eine bestimmte Person gerichtet enthält genaue Angaben zu Warenart (Qualität), Preis und Menge
- der Verkäufer lässt eindeutig erkennen, dass er verkaufen will
angeb
das freibleibende Angebot, mit Freizeichnungsklausel, z.B.
- solange der Vorrat reicht
- ... wir bieten unverbindlich (freibleibend) an
- Preisänderungen vorbehalten
angebotsähnliche Sonderformen (nicht bindend)
Prospekte, Kataloge, Flugblätter (nicht an eine bestimmte Person gerichtet)
Bindefrist von
Angeboten
wenn im Angebot eine Frist angegeben ist
- gilt diese Frist – bei größeren Geschäften von Bedeutung
wenn im Angebot keine Frist angegeben ist, gilt
- bei mündlichen Angeboten (Anwesende)– keine Überlegungsfrist
- bei schriftlichen Angeboten – doppelte Beförderungszeit (Dauer der
Briefsendung) und
angemessene Überlegungsfrist
Aufbau des Angebots
1. Auf Anfrage Bezug nehmen
Wir danken Ihnen für Ihre Anfrage und unterbreiten Ihnen
folgendes, bis ….. verbindliches Angebot:
Vielen Dank für Ihre Anfrage vom ……
2. genaue Angaben zu Warenart, Preis und Menge, Zahlungs- und
Leiferbedingungen
staffelförmige Aufzählung von Artikel, Preis, Lieferbed.,
Zahlungsbed.
Wir bieten Ihnen …staffelförmige Auflistung von Artikel, Preis,
Lieferbed., Zahlungsbed. an
3. Bindung und Dauer der Bindung
(bereits im ersten Teil: bis ….. verbindliches Angebot)
Das Angebot ist bis ……. bindend.
4. Schluss
Bitte prüfen Sie unser Angebot. Wir hoffen, dass es Ihren
Vorstellungen entspricht und freuen uns auf Ihre
Bestellung
Wir freuen uns auf Ihre Bestellung
Merkblatt - Seite 4
Kommunikation im Zusammenhang mit dem Kaufvertrag
Schriftverkehr
Bestellung
geht vom Käufer aus
- kann mündlich oder schriftlich erfolgen
- muss zumindest die gesetzlichen Bestandteile (Warenart, Preis und
Menge) erhalten
- liegt kein Angebot vor (in Form eines bindende oder Kataloge),
kommt der KV erst zustande, wenn der Verkäufer zustimmt
(übereinstimmende Willenserklärung)
Formen:
- individuelle Bestellung (telefonisch oder per Brief, E-Mail...)
- anhand vorgegebener Formulare (Bestellkarten, Bestell-Formulare
in Katalogen, Online-Formulare in Webshops)
Auftragsbestätigung
wird vom Verkäufer erstellt
ist nicht zwingend vorgesehen, es kann auch sofort geliefert werden.
Eine Auftragsbestätigung ist sinnvoll:
- wenn der Käufer mündlich, telefonisch oder per Internet
bestellt hat (schriftlicher Bestätigung der Bestellung)
- wenn der Käufer bestellt hat, ohne dass vorher kein
konkretes Angebot erstellt wurde
- bei umfangreicheren, komplizierten Aufträgen, wo sicher
gestellt werden soll, dass die Bestellung richtig interpretiert
wurde
Lieferschein
wird vom Verkäufer ausgestellt
enthält neben Verkäufer und Käufer die Warenart und die gelieferte
Menge (nicht jedoch die Preise)
wird meist zweifach ausgestellt
- 1. Exemplar: Lieferschein (behält der Käufer)
- 2. Exemplar: Gegenschein (auf diesem bestätigt der Käufer die
Übernahme der Lieferung, nach Kontrolle)
Rechnung
wird vom Verkäufer erstellt
unterliegt genauen gesetzlichen Vorgaben (Umsatzsteuergesetz)
dort ist geregelt, welche Bestandteile eine Rechnung aufweisen muss
(andernfalls hat der Käufer kein Recht auf Vorsteuerabzug – falls er
Unternehmer ist)
Kleinbetragsrechnung (unter € 150,-- inkl. USt) haben weniger (nur
fünf) gesetzliche Bestandteile
Rechnungen werden nicht unterschrieben (Unterschrift auf der
Rechnung wird als Quittung – Zahlungsbestätigung gewertet)
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