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Merkblatt - Seite 1
Kommunikation im Zusammenhang mit dem Kaufvertrag
Begriff
Kurzerklärung
Kommunikation im
Geschäftsverkehr
Grundsätzlich ist zu beachten: Zeit der Mitarbeiter ist Geld, d.h.
immer überlegen, ob die für die Kommunikation investierte Zeit in
einem sinnvollen Verhältnis zu dem damit verbundenen Geschäft
steht. Sinnvoll ist es, die Kommunikation so schnell und unkompliziert
abzuwickeln, wie nur möglich, ohne Kunden zu verärgern oder
wichtige Informationen außer Acht zu lassen.
Formen der Kommunikation im Geschäftsverkehr
mündlich
Nachteil: man hat keine schriftlichen Beweise
persönliche Kommunikation
- ist teuer, wenn Wege zurück gelegt werden müssen (braucht Zeit)
- sinnvoll, wenn der der Kommunikationspartner vor Ort ist oder es
um Vertrauensaufbau oder um größere Geschäfte geht
telefonische Kommunikation
- schnell und billig, falls andernfalls Wege zurückgelegt werden
müssten, sinnvoll ist es, sich eine Telefonnotiz (Aktennotiz) über das
Gespräch zu machen (Nachvollziehbarkeit)
schriftlich
Vorteil: Beweisbarkeit und bessere Nachvollziehbarkeit
Papierform
Brief – teuer, vor allem wenn er individuell formuliert ist
Formular – spart Zeit (daher einfacher, schneller, billiger)
Fax (Vorteil – Sendebestätigung)
elektronisch
E-Mail – schnell und billig (kostet weniger Zeit als Brief), jedoch keine
Originalunterschrift (außer elektronische Signatur, nicht so verbreitet)
Formular im Web (schnell, einfach, mit eindeutigen Informationen)
Schriftverkehr
Anfrage
geht vom Käufer aus, man unterscheidet
allgemeine Anfrage (nach Prospekten, Katalogen ohne konkrete
Kaufabsicht)
spezielle (bestimmte) Anfrage (nach konkreten Produkten, mit
konkretem Kaufinteresse und genauen Angaben, was der Käufer
möchte)
Angebot
geht vom Verkäufer aus, man unterscheidet
das bindende Angebot
- ist von einer bestimmten Person an eine bestimmte Person gerichtet
- enthält genaue Angaben zu Warenart, Preis und Menge
- der Verkäufer lässt eindeutig erkennen, dass er verkaufen will
das freibleibende Angebot, mit Freizeichnungsklausel, z.B.
- solange der Vorrat reicht
- ... wir bieten unverbindlich (freibleibend) an
- Preisänderungen vorbehalten
angebotähnliche Sonderformen (nicht bindend)
Prospekte, Kataloge, Flugblätter (nicht an eine bestimmte Peson
gerichtet)
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Kommunikation im Zusammenhang mit dem Kaufvertrag
Schriftverkehr
Bindefrist von Angeboten
wenn im Angebot eine Frist angegeben ist
- gilt diese Frist
wenn im Angebot keine Frist angegeben ist, gilt
- bei mündlichen Angeboten – keine Überlegungsfrist
- bei schriftlichen Angeboten – doppelte Beförderungszeit und
angemessene Überlegungsfrist
Bestellung
geht vom Käufer aus
- kann mündlich oder schriftlich erfolgen
- muss zumindest die gesetzlichen Bestandteile (Warenart, Preis und
Menge) erhalten
- liegt kein Angebot vor (in Form eines bindende oder Kataloge),
kommt der KV erst zustande, wenn der Verkäufer zustimmt
(übereinstimmende Willenserklärung)
Formen:
- individuelle Bestellung (telefonisch oder per Brief, E-Mail...)
- anhand vorgegebener Formulare (Bestellkarten, Bestell-Formulare
in Katalogen, Online-Formulare in Webshops)
Auftragsbestätigung
wird vom Verkäufer erstellt
ist nicht zwingend vorgesehen, es kann auch sofort geliefert werden.
Eine Auftragsbestätigung ist sinnvoll:
- wenn der Käufer mündlich, telefonisch oder per Internet
bestellt hat (schriftlicher Bestätigung der Bestellung)
- wenn der Käufer bestellt hat, ohne dass vorher kein
konkretes Angebot erstellt wurde
- bei umfangreicheren, komplizierten Aufträgen, wo sicher
gestellt werden soll, dass die Bestellung richtig interpretiert
wurde
Lieferschein
wird vom Verkäufer ausgestellt
enthält neben Verkäufer und Käufer die Warenart und die gelieferte
Menge (nicht jedoch die Preise)
wird meist zweifach ausgestellt
- 1. Exemplar: Lieferschein (behält der Käufer)
- 2. Exemplar: Gegenschein (auf diesem bestätigt der Käufer die
Übernahme der Lieferung, nach Kontrolle)
Rechnung
wird vom Verkäufer erstellt
unterliegt genauen gesetzlichen Vorgaben (Umsatzsteuergesetz)
dort ist geregelt, welche Bestandteile eine Rechnung aufweisen muss
(andernfalls hat der Käufer kein Recht auf Vorsteuerabzug – falls er
Unternehmer ist)
Kleinbetragsrechnung (unter € 150,-- inkl. USt) haben weniger (nur
fünf) gesetzliche Bestandteile
Rechnungen werden nicht unterschrieben (Unterschrift auf der
Rechnung wird als Quittung – Zahlungsbestätigung gewertet)