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EUROPÄISCHE KOMMISSION Generaldirektion Bildung und Kultur Lebenslanges Lernen: Richtlinien und Programm Koordinierung des Programms „Lebenslanges Lernen“ Das Mobility Tool für das ERASMUS-Programm Nutzerhandbuch für Zuwendungsempfänger Mobility Tool v. 3.2 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 2 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Inhaltsverzeichnis Hinweis .................................................................................................................................................... 5 1. 2. Allgemeine Einführung .................................................................................................................... 7 1.1. Beschreibung ........................................................................................................................... 7 1.2. Vom Mobility Tool unterstützte Erasmus-Aktionen.................................................................. 7 1.3. Mobility-Tool-Benutzer ............................................................................................................. 8 Für das MT anmelden ..................................................................................................................... 9 2.1. 3. Sprache der Benutzeroberfläche ändern .............................................................................. 11 Projekt ........................................................................................................................................... 12 3.1. Projektdetails anzeigen ......................................................................................................... 12 3.2. Übersicht über die Benutzeroberfläche ................................................................................. 12 3.2.1. Erasmus Intensiv Programme ............................................................................................ 13 3.3. Änderungen an Projektdetails ............................................................................................... 14 3.3.1. Manuelle Änderungen ......................................................................................................... 14 3.3.2. Automatische Änderungen ................................................................................................. 17 4. Partner .......................................................................................................................................... 18 4.1. Liste der Partner anzeigen .................................................................................................... 18 4.2. Neue Partner hinzufügen ....................................................................................................... 20 4.3. Details zu Partnern bearbeiten .............................................................................................. 22 4.3.1. Änderungen von EUC Codes von Hochschulen................................................................. 23 4.4. Details zu Partnern exportieren ............................................................................................. 23 4.5. Partner entfernen ................................................................................................................... 24 4.6. Kontaktperson einer vertragnehmenden Einrichtung hinzufügen ......................................... 25 4.7. Kontaktperson einer Partnerorganisation hinzufügen ........................................................... 27 4.8. Kontaktperson einer vertragnehmenden Einrichtung entfernen ............................................ 29 4.9. Kontaktperson einer Partnerorganisation entfernen ............................................................. 30 4.10. 5. Zugriff auf die MT-Webseite gewähren oder entziehen ................................................... 30 Mobilitäten ..................................................................................................................................... 33 5.1. Liste mit Mobilitäten anzeigen ............................................................................................... 33 5.2. Neue Mobilitäten hinzufügen ................................................................................................. 33 5.2.1. Kombinierte Mobilitäten ................................................................................................. 35 5.2.2. Vorzeitige Rückkehr ............................................................................................................ 35 5.3.2. Label-Mobilität (Mobilität ohne Budget) ......................................................................... 35 5.3. Mobilitätsdetails ändern ......................................................................................................... 35 5.4. Mobilitäten löschen ................................................................................................................ 37 7. Teilnehmerberichte ....................................................................................................................... 38 8. Daten importieren und exportieren ............................................................................................... 39 8.1. Datenexport ........................................................................................................................... 39 8.2. Datenimport und -aktualisierung............................................................................................ 40 8.2.1. Allgemeine Beschreibung .............................................................................................. 40 3 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 8.2.2. Drei Typen von Importdateien ....................................................................................... 43 8.2.3. Datendateivorlage – Dateistruktur ................................................................................. 43 8.2.4. Dezimalstellen und Tausendertrennzeichen ................................................................. 45 8.2.5. Beispiele für eine Datenimportdatei............................................................................... 45 8.2.6. ID-Felder ........................................................................................................................ 48 8.2.7. IDs der entsendenden und aufnehmenden Einrichtungen ............................................ 49 Datenimport Szenarien ................................................................................................................. 49 8.2.8. Fehlerbehandlung .......................................................................................................... 53 8.2.9. Die wichtigsten Regeln für den erfolgreichen Datenimport ........................................... 55 8.3. 9. Text-Editoren und Tabellenkalkulationsprogramme .............................................................. 55 8.3.1. UTF-8............................................................................................................................. 55 8.3.2. Excel 2010-Dateien im CSV-Format speichern ............................................................. 56 8.3.3. Lange numerische Werte .............................................................................................. 56 8.3.4. Automatische Vervollständigung während der Eingabe ................................................ 56 Budget ........................................................................................................................................... 58 9.1. Mobilitätsbudgets verwalten .................................................................................................. 58 9.2. Projektbudget verwalten ........................................................................................................ 60 10. Support und Problembehandlung ............................................................................................. 63 10.1. Helpdesk der Nationalen Agentur...................................................................................... 63 10.2. Fehlende oder inkorrekte EUC-Codes .............................................................................. 63 10.3. Problembehandlung für die häufigsten Probleme ............................................................. 63 10.3.1. Sonderzeichen werden durch Fragezeichen ersetzt ..................................................... 63 10.3.2. Die vom Mobility Tool exportieren CSV-Dateien werden von Microsoft Excel nicht ordnungsgemäß geöffnet .............................................................................................................. 63 10.3.3. 4 Probleme mit der Darstellung im Internet Explorer ....................................................... 69 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Hinweis Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen wurden alle Namen und E-Mail-Adressen in den Screenshots unkenntlich gemacht. Die in den Screenshots abgebildeten Abkürzungen von Agenturen dienen lediglich der Veranschaulichung. Alle Screenshots wurden mit einer Testversion des Mobility Tools erstellt. Bei den in den Screenshots dargestellten Daten handelt es sich nicht um keine realen Daten. In diesem Dokument werden die Funktionen der auf der Titelseite des Handbuchs angegebenen Mobility Tool-Version beschrieben. 5 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 6 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 1. Allgemeine Einführung 1.1. Beschreibung Das Mobility Tool (MT) ist ein Webplattformtool für Mobilitätsprojekte, die im Rahmen des Programms für lebenslanges Lernen von der Europäischen Kommission gefördert werden (Zusammenarbeit, Verwaltung und Berichterstellung). Das MT wurde von der Europäischen Kommission vorwiegend für die Nutzung durch Zuwendungsempfänger von Mobilitätsprojekten entwickelt. Benutzer des MT können alle Informationen zu den Projekten eingeben, die sie verwalten. Sie können Teilnehmer und Mobilitäten anlegen, Budgetangaben eintragen und aktualisieren. Das MT erstellt anhand der eingegebenen Mobilitätsdaten Teilnehmerberichte. In der folgenden Darstellung sind die Elemente der Projekte aufgeführt, die über das Mobility Tool verwaltet werden. 1.2. Vom Mobility Tool unterstützte Erasmus-Aktionen Das MT unterstützt die folgenden Erasmus-Projekte: Mobilität durch Hochschuleinrichtungen (HEI) – einzelne HEI (ERA02, HEI): Studierendenmobilität – Auslandsstudium (SMS) Studierendenmobilität – Auslandspraktika (SMP) Personalmobilität – Mobilität zu Unterrichtszwecken (STA) 7 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Konsortien zur Durchführung von Erasmus-Praktika – Hochschulkonsortien (ERA04): Personalmobilität – Mobilität zur Fort- und Weiterbildung (STT) Studierendenmobilität – Auslandspraktika (SMP) Intensivprogramme (IP, ERA10) 1.3. Mobility-Tool-Benutzer Die Benutzer des MT: vertragnehmende Einrichtungen: Hauptnutzer des MT. Diese sind verantwortlich für die Eingabe von Mobilitäts- und Teilnehmerdetails über die grafische Benutzeroberfläche oder per Importvorgang sowie für die Eingabe der Budgetangaben. Sie können auch die Berichtdaten der Teilnehmer abrufen. Nationale Agenturen: Sie kontrollieren und überwachen die Projektinformationen und validieren – im Falle von Erasmus-Projekten – die Informationen, die von Zuwendungsempfängern eingegeben wurden. Generaldirektion Bildung und Kultur der Europäischen Kommission (DG EAC): Eigentümer des Systems und zentrale Administratoren des MT. Teilnehmer sind keine unmittelbaren MT-Benutzer, jedoch sind ihre Teilnehmerberichte im MT zu finden. 8 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 2. Für das MT anmelden Auf das MT kann über die folgende URL zugegriffen werden: URL: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility Für die Anmeldung am Mobility Tool benötigen Sie ein ECAS-Konto (European Commission Authentication Service). Zudem müssen Sie im Mobility Tool registriert sein. Ziehen Sie für die Einrichtung des ECAS-Kontos das ECAS-Benutzerhandbuch heran, um weitere Informationen zur Registrierung und zur Erstellung eines Anmeldenamens und Passworts zu erhalten. Sofern Ihre E-Mail-Adresse beim Projektantrag angegeben wurde, werden Sie automatisch im MT registriert. Wenden Sie sich an Ihre Nationale Agentur, falls Sie nicht sicher sind, ob Ihre E-Mail-Adresse in den Projektdetails enthalten ist. Wenn Sie das MT aufrufen, werden Sie zur Authentifizierung immer zur ECAS-Anmeldeseite weitergeleitet. Falls Sie das ECAS-System bisher noch nicht genutzt haben, wird Ihnen vom Authentifizierungssystem ein Willkommensbildschirm wie in der unten dargestellten Abbildung angezeigt. Wählen Sie auf dieser Seite „Extern“ aus, sofern Sie nicht für eine der auf dieser Seite aufgeführten Institutionen oder Einrichtungen der EU arbeiten. 9 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms ECAS merkt sich die von Ihnen über den Browser ausgewählte Organisation und verwendet diese Auswahl bei künftigen Anmeldungen. Im Folgenden ist die ECAS-Anmeldeseite abgebildet, die Ihnen normalerweise angezeigt wird. 10 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Die wichtigsten Felder: „Ist die gewählte Domäne richtig?“ Die Einstellung hierfür sollte immer auf „Extern“ festgelegt sein. Falls die Einstellung anders lautet, klicken Sie auf den Link „Ändern“ und wählen Sie „Neither an institution nor a European body“ (Weder eine Institution noch eine Einrichtung der EU) aus. „Benutzername oder E-Mail-Adresse“ Beides kann zur Anmeldung verwendet werden. Da Benutzernamen während der Registrierung automatisch vom ECAS-System erstellt werden, empfehlen wir die Verwendung der E-Mail-Adresse, diese ist leichter zu merken. „Passwort“ Das während der Registrierung festgelegte Passwort 2.1. Sprache der Benutzeroberfläche ändern Die MT-Webseite kann in unterschiedlichen Sprachen aufgerufen werden. Die verfügbaren Sprachen werden Ihnen über das Dropdown-Feld oben rechts angezeigt. Für die Sprachen gelten folgende Benennungskonventionen: „BE3 – English (EN)“, wobei „BE3“ der Code der Nationalen Agentur und „English (EN)“ die für die Agentur verfügbare Sprache ist. Englisch steht standardmäßig allen Agenturen und Benutzern zur Auswahl. In Deutschland können Sie sich die das MT ebenfalls auf Deutsch anzeigen lassen. 11 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 3. Projekt 3.1. Projektdetails anzeigen 1. Melden Sie sich mit Ihrem ECAS-Benutzernamen (oder Ihrer E-Mail-Adresse) und Ihrem Passwort am MT an. Nach der Anmeldung erscheint eine MT-Seite wie die im Folgenden dargestellte Seite (Startseite des MT). 2. Klicken Sie auf die Projektnummer des Zuwendungsvertrags, um Ihre Projektdetails anzuzeigen. 3.2. Übersicht über die Benutzeroberfläche Die grafische Benutzeroberfläche der Projektansicht des MT enthält wichtige Elemente. Die beiden wichtigsten Elemente auf der Seite sind im folgenden Screenshot der Webseite markiert. 12 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Die Markierung „1“ kennzeichnet eine Tabelle mit vier Zellen, in denen die wichtigsten Details des Projekts eingetragen sind – „Context“ (Kontext, Programm, Aktion und Antragsjahr), „Period“ (Zeitraum, Beginn und Ende der Projektaktivität), „Project Identifiers“ (Projektkenndaten, Projektnummer, nationale ID, Projekttitel) und „Beneficiary Name“ (Name des Zuwendungsempfängers). Die Markierung „2“ zeigt die Position des Webseitenmenüs. Das Menü umfasst sechs Elemente: - Home (Startseite) führt zur Hauptseite des Tools, auf der die Liste mit Details zum Projekt und zur Kontaktperson der Nationalen Agentur aufgeführt ist. - Project details (Angaben zum Projekt) führt zu genau der Seite, die im Screenshot zu sehen ist. - Partners (Partner) zeigt eine Liste mit den am Projekt beteiligten Partnern an, darunter der Zuwendungsempfänger sowie entsendende und aufnehmende Einrichtungen. - Mobilities (Mobilitäten) zeigt eine Liste mit Mobilitäten einschließlich Details zu den Teilnehmern an. - Budget zeigt die Zusammenfassung des Projektbudgets an. - Updates and Reports (Updates und Berichte) zeigt die ursprünglichen Projektdetails an, die von der Nationalen Agentur in das Mobility Tool importiert wurden. 3.2.1. Erasmus Intensivprogramme Intensivprogramme haben eine leicht andere Darstellung aufgrund der spezifischen Elemente von IP-Projekten. Neben den Elementen welche im vorangegangenen Kapitel beschrieben sind, sind in der Projektübersicht folgende Felder integriert: Land 1 & 2 Stadt 1 & 2 Monat des Begins 13 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms - Projekdauer (in Jahren) Dauer des IP (in Tagen) IP level Hauptfachbereich Anzahl der Studierenden (aus anderen Ländern) Anzahl der Studierenden Anzahl der Lehrenden Organisationsmitell Andere Fachbereiche 3.3. Änderungen an Projektdetails 3.3.1. Manuelle Änderungen Im MT können Sie Informationen zu Partnern, Mobilitäten, Teilnehmern oder Budgets ändern. Alle weiteren Projektinformationen wie Projekttitel, nationale Projektkennziffer und Zeiträume von Projektaktivitäten können nicht über das Tool geändert werden. Bitte wenden Sie sich an den Helpdesk der Nationalen Agentur, um Änderungen an diesen Projektdetails zu beantragen. Änderungen der Nationalen Agentur erscheinen im Bereich „Updates and Reports“ (Updates und Berichte) des MT. Die aktualisierten Informationen werden nicht direkt im Projekt geändert. Im Falle derartiger Änderungen obliegt es der vertragnehmenden Einrichtung, die Projektdetails im Bereich „Updates and Reports“ (Updates und Berichte) durchzugehen und die Projektdaten entsprechend zu ändern. 14 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Jegliche Änderungen einer Nationalen Agentur an Projekten werden per automatisch generierter E-Mail vom MT an die Kontaktperson der vertragnehmenden Einrichtung kommuniziert. Mit Hilfe folgender Schritte können Sie sich Änderungen der Nationalen Agentur anzeigen lassen: 1. Melden Sie sich am Mobility Tool an. 2. Klicken Sie auf die Projektnummer des Zuwendungsvertrags, um die Projektdetails anzuzeigen. 3. Klicken Sie, wie im Folgenden dargestellt, auf die Schaltfläche „Updates and Reports“ (Updates und Berichte) im Menü: 4. Daraufhin wird eine Liste mit Projektaktualisierungen angezeigt. Diese Liste umfasst immer mindestens eine Position – jene Daten, die ursprünglich in das MT importiert wurden, als das Projekt von der Nationalen Agentur erstellt wurde. 5. Klicken Sie auf das Datum und die Uhrzeit in der Spalte „Update time“ (Datum des Updates) der Aktualisierungsdetails, die Sie abrufen möchten. 15 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 6. Vergleichen Sie die in diesem MT-Fenster angezeigten Projektinformationen mit den Informationen, die in den anderen Bereichen Ihres Projekts gespeichert sind. Bitte beachten Sie, dass in Abhängigkeit von der Anzahl der Partner die Seite sehr lang sein kann. Sie können Projektdetails ändern. In den weiteren Abschnitten dieses Dokuments erfahren Sie, wie Sie Partner, Kontaktpersonen oder Budgetdetails hinzufügen, ändern oder entfernen. 7. Klicken Sie auf „Back“ (zurück), um eine Liste mit Aktualisierungen abzurufen. 16 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 3.3.2. Automatische Änderungen Die im Bereich „Budget" des Mobility Tools angezeigten Details zum „Approved Budget“ (Bewilligtes Budget) werden automatisch von der Nationalen Agentur aktualisiert. Im nächsten Screenshot ist der Bereich zum bewilligten Budget dargestellt. Informationen zu Budget und Budgetverwaltung finden Sie in den folgenden Kapiteln. 17 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 4. Partner 4.1. Liste der Partner anzeigen 1. Melden Sie sich im MT an. 2. Klicken Sie auf die Projektnummer des Zuwendungsvertrags, um die Projektdetails anzuzeigen. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Partners“ (Partner) im Menü: 4. Ihnen wird eine Liste mit Partnern angezeigt. Partner sind der Vertragnehmer sowie Entsende- und Aufnahmeeinrichtungen. Bitte beachten Sie, dass der Vertragnehmer immer oben in der Liste erscheint (mit dem Wert „Yes“ in der Spalte „Beneficiary“ (Zuwen- 18 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms dungsempfänger). Die Liste der Partner kann gefiltert und nach Partnern durchsucht werden: Nach Partner-ID (ganz oder teilweise), offiziellem Namen (ganz oder teilweise), nach Organisationen – durch Auswahl über das Dropdown-Feld –; ebenso nach dem Namen der bevorzugten Kontaktperson (ganz oder teilweise), nach der Mobiltelefonnummer der bevorzugten Kontaktperson (ganz oder teilweise) sowie – durch Auswahl über das Dropdown-Feld – nach dem Land. Die Liste mit Partnern bietet weitere Funktionen (vgl. Hauptmenü der Liste). Im Folgenden sind für alle Schaltflächen und die zugeordneten Aktionen Erklärungen aufgeführt. Symbol/Schaltfläche Beschreibung „Select All“ (Alle auswählen) wählt alle Elemente auf der Liste aus bzw. hebt die Auswahl auf. „Add New“ (Neu hinzufügen) fügt der Liste ein neues Element hinzu. „Delete“ (Löschen) entfernt ein ausgewähltes Element von der Liste. „Export PDF“ exportiert eine Liste in eine PDF-Datei. Bitte beachten Sie, dass nur Elemente in die PDF-Datei exportiert werden, die in der Liste sichtbar sind. Entsprechend erscheinen im Fall einer gefilterten Liste nur die Filterergebnisse in der PDF-Datei. „Export Excel/CSV“ exportiert eine Liste in eine Excel/CSV-Datei. Bitte beachten Sie, dass nur Elemente in die CSV-Datei exportiert 19 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Symbol/Schaltfläche Beschreibung werden, die in der Liste sichtbar sind. Entsprechend erscheinen im Fall einer gefilterten Liste nur die Filterergebnisse in der CSV-Datei. „Print“ (Drucken) druckt die Liste. Beachten Sie, dass nur Elemente gedruckt werden, die in der Liste sichtbar sind. Entsprechend erscheinen im Fall einer gefilterten Liste nur die Filterergebnisse auf dem Ausdruck. „Add/Remove Columns“ (Hinzufügen/Entfernen von Spalten) fügt Spalten hinzu bzw. entfernt diese. Diese Änderungen werden nicht gespeichert, wenn Sie zu einem anderen Bereich des Tools wechseln. „Search“ (Suche) kann für die Suche nach beliebigen Werten der Liste verwendet werden. Die Liste wird bei der Suche dynamisch angepasst, sodass nur Suchergebnisse angezeigt werden. „Reset Filters“ (Filter aufheben) löscht die Suchergebnisse (ähnlich dem Löschen der Inhalte im zuvor beschriebenen Suchfeld). 4.2. Neue Partner hinzufügen 1. Wiederholen Sie die Schritte aus dem vorherigen Abschnitt, um die Liste mit Partnern anzuzeigen. 2. Klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol, die Schaltfläche „Add New“ (neu hinzufügen) im Hauptmenü der Liste mit Partnern (im Screenshot mit rotem Pfeil gekennzeichnet): 3. Daraufhin wird ein Formular für Partnerdetails angezeigt. Füllen Sie alle Felder aus, die mit einem roten Sternchen gekennzeichnet sind. 20 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Für Hochschule mit einer ERASMUS Charter, benutzen Sie bitte die Erasmus Code Liste (icon ) und wählen sie die entsprechende Hochschule aus. Falls eine Hochschule nicht zu finden ist, beachten Sie bitte Kapitel 14.2. Wenn Sie eine Hochschule ausgewählt haben, werden die Pflichtfelder automatisch ausgefüllt. 4. Klicken Sie auf „Save“ (speichern), um die Details zu einem neuen Partner zu speichern. Der neue Partner erscheint daraufhin am Ende der Liste. Bei neuen Partnern ist in der Liste standardmäßig „No“ in der Spalte „Beneficiary“ (Zuwendungsempfänger) eingetragen. 21 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Für die neue Partnerorganisation ist keine Kontaktperson angegeben. Im Folgenden erhalten Sie weitere Informationen zum Hinzufügen einer neuen Kontaktperson für einen Partner. Hinweis: Details zu Partnern können während der Laufzeit des Projekts jederzeit geändert werden. 4.3. Details zu Partnern bearbeiten 1. Melden Sie sich im MT an und öffnen Sie Ihre Projektdetails. 2. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Partners“ (Partner). 3. Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol neben dem zu bearbeitenden Partner (Screenshot). 4. Es erscheint ein Formular zum Bearbeiten der Partnerdetails. 22 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 5. Ändern Sie die entsprechenden Details und klicken Sie auf „Save“ (speichern). Anschließend wird die Bestätigungsmeldung „The record has been updated successfully.“ (Der Datensatz wurde erfolgreich aktualisiert.) angezeigt. Die Details zur vertragnehmenden Einrichtung sollten nicht von der Einrichtung geändert werden. Änderungen an diesen Details sollten ausschließlich von der Nationalen Agentur vorgenommen werden. Sobald die Nationale Agentur die Daten geändert hat, können Sie die Änderungen für Ihr Projekt im MT übernehmen. 4.3.1. Änderungen von EUC Codes von Hochschulen Bitte geben Sie Änderungsbedarf, z.B. aufgrund von Fusionen oder Teilungen von Hochschulen, an die Nationale Agentur weiter. 4.4. Details zu Partnern exportieren Die Liste der Partner kann als CSV- oder PDF-Datei exportiert werden. Die exportierte Liste enthält dieselben Felder, die auf der Seite „Partners“ (Partner) erscheinen. Standardmäßig umfasst die Liste die Partner-ID, den offiziellen Namen, den Erasmus-Code, eine Beschreibung des Organisationstyps und die Details des bevorzugten Kontakts (Name, Mobiltelefonnummer und Land). So können Sie die Liste der Partner exportieren: 23 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 1. Melden Sie sich im MT an, öffnen Sie Ihr Projekt und klicken Sie im Hauptmenü auf „Partners“ (Partner). 2. Klicken Sie im Menü der Liste der Partner auf das PDF- oder Excel-Symbol , je nachdem, welcher Dateityp benötigt wird. 3. Speichern Sie die exportierte Datei lokal auf Ihrem Computer. 4.5. Partner entfernen 1. Melden Sie sich im MT an, öffnen Sie Ihr Projekt und klicken Sie im Hauptmenü auf „Partners“ (Partner). 2. Klicken Sie auf das Kästchen neben dem zu entfernenden Partner. Beachten Sie, dass es nicht möglich ist, die eigene vertragnehmende Einrichtung von der Liste zu entfernen. 3. Klicken Sie auf „Delete“ (löschen) . a. Sofern der Partner nicht mit einer Mobilität verknüpft ist, erscheint eine Meldung, die bestätigt, dass der Partner gelöscht wurde. b. Sollte der Partner mit einer Mobilität verknüpft sein, erscheint eine Warnmeldung: „At least one Partner has a role in at least one mobility.“ (Mindestens ein Partner ist mit mindestens einer Mobilität verknüpft.) „You must remove the partner from the mobility first.“ (Sie müssen zunächst die Verknüpfung des Partners mit der Mobilität aufheben.) In diesem Fall wird der ausgewählte Partner erst dann entfernt, wenn alle Mobilitäten gelöscht wurden. 24 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 4.6. Kontaktperson einer vertragnehmenden Einrichtung hinzufügen 1. Melden Sie sich im MT an, öffnen Sie Ihr Projekt und klicken Sie im Hauptmenü auf „Partners“ (Partner). 2. Klicken Sie auf den Namen Ihrer Organisation. Es handelt sich immer um die erste Organisation in der Liste. 3. Es erscheint eine Liste mit Kontakten für diesen Partner. Im Beispiel (Screenshot) verfügt die Organisation über drei Kontaktpersonen – eine Person, die autorisiert ist, Zuschussvereinbarungen zu unterzeichnen, sowie zwei weitere Personen, die Zugriff auf das Projekt haben. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Add New“ (neu hinzufügen). 25 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 5. Es wird ein Formular zum Eingeben von Informationen zu Kontaktpersonen angezeigt. 6. Füllen Sie alle Felder aus, die mit einem roten Sternchen (*) gekennzeichnet sind. 7. Mithilfe der Option „same address as Partner Organisation“ (Die Adresse stimmt mit der Partnerorganisation überein) können Sie für die Kontaktperson die Adresse der vertragnehmenden Einrichtung übernehmen. 8. Falls Sie diese Person als bevorzugte Kontaktperson für diese Organisation festlegen möchten, wählen Sie die Option „Preferred contact“ (bevorzugte Kontaktperson). Wenn Sie dies tun, werden die Details der Kontaktperson auf der Seite „Partners“ (Partner) angezeigt. 26 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 9. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Save“ (speichern). Daraufhin wird eine Meldung angezeigt, die bestätigt, dass die neue Kontaktperson des Partners erstellt wurde: „Record created successfully“ (Der Datensatz wurde erfolgreich erstellt). 4.7. Kontaktperson einer Partnerorganisation hinzufügen 1. Melden Sie sich im Mobility Tool an, öffnen Sie Ihr Projekt und klicken Sie im Hauptmenü auf „Partners“ (Partner). 2. Klicken Sie auf den Namen der Organisation, für die eine Kontaktperson hinzugefügt werden soll. 3. Daraufhin wird eine Liste der vorhandenen Kontakte angezeigt. Wenn die Partnerorganisation gerade erst zum System hinzugefügt wurde, erscheinen in der Liste keine Datensätze, da noch keine Kontaktpersonen hinzugefügt wurden. 27 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Add New“ (neu hinzufügen), wie im Folgenden dargestellt. 5. Füllen Sie alle Felder aus, die mit einem roten Sternchen (*) gekennzeichnet sind. Mithilfe der Option „Same address as Partner Organisation“ (Adresse stimmt mit der der Partnerorganisation überein) können Sie für die Kontaktperson die Adresse der vertragnehmenden Einrichtung übernehmen. Falls Sie diese Person als bevorzugte Kontaktperson für diese Partnerorganisation festlegen möchten, wählen Sie die Option „Preferred contact“ (bevorzugte Kontaktperson) aus. Anschließend erscheint der Name der Kontaktperson oben in der Liste in Fettschrift. Die Details zu dieser Person erscheinen auch in der Liste aller Partnerorganisationen. 6. Klicken Sie auf „save“ (Speichern). Daraufhin wird die Bestätigungsmeldung „Record created successfully“ (Der Datensatz wurde erfolgreich erstellt) angezeigt. Die Anzahl der Kontaktpersonen der Organisation erhöht sich entsprechend. Bitte beachten Sie, dass die Kontaktperson und die Kontaktdetails nicht mithilfe der Datendateivorlagen (Templates) für die drei Mobilitätstypen exportiert oder importiert werden können. 28 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 4.8. Kontaktperson einer vertragnehmenden Einrichtung entfernen 1. Melden Sie sich im Mobility Tool an, öffnen Sie Ihr Projekt und klicken Sie im Hauptmenü auf „Partners“ (Partner). 2. Klicken Sie auf den Namen des Partners. Daraufhin wird eine Liste mit Kontakten für die vertragnehmende Einrichtung angezeigt. 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der zu entfernenden Kontaktperson. Bitte beachten Sie, dass Sie sich selbst nicht von dieser Liste entfernen können. Das Kontrollkästchen ist in diesem Fall ausgegraut. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Delete“ (löschen). 5. Anschließend wird die Bestätigungsmeldung „The record has been deleted successfully“ (Der Datensatz wurde erfolgreich gelöscht) angezeigt. Sie können den Zeichnungsberechtigten von der Liste mit den Kontaktpersonen der vertragnehmenden Einrichtung entfernen. Wenn der Zeichnungsberechtigte geändert werden muss, ändern Sie bitte die Details zu der Person wie zuvor im Handbuch beschrieben. 29 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 4.9. Kontaktperson einer Partnerorganisation entfernen 1. Melden Sie sich im Mobility Tool an, öffnen Sie Ihr Projekt und klicken Sie im Hauptmenü auf „Partners“ (Partner). 2. Klicken Sie auf den Namen des Partners, um die Liste der Kontaktpersonen anzuzeigen. 3. Nun wird eine Liste der Kontaktpersonen angezeigt. 4. Mithilfe der Kontrollkästchen auf der linken Seite können Sie eine oder mehrere Kontaktpersonen auswählen, um sie zu entfernen. Sie können auch alle Kontakte des Partners löschen: Somit kann es vorkommen, dass für eine Partnerorganisation keine Kontaktpersonen aufgeführt werden. 5. Klicken Sie auf „Delete“ (löschen) direkt über der Liste der Kontaktpersonen. 6. Anschließend wird die Bestätigungsmeldung „The record has been deleted successfully“ (Der Datensatz wurde erfolgreich gelöscht) angezeigt. 4.10. Zugriff auf die MT-Webseite gewähren oder entziehen 1. Führen Sie die Schritte aus dem vorherigen Kapitel aus, um die Liste mit Partnern anzuzeigen. 2. Klicken Sie auf den Namen der vertragnehmenden Einrichtung oben in der Liste mit Partnern. 30 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 3. Es erscheint eine Liste der Kontaktpersonen der vertragnehmenden Einrichtung einschließlich ihres Zugriffsstatus‘ („Yes“ / „No“). 4. Um der Kontaktperson Zugriff auf das MT und damit das Projekt zu gewähren, klicken Sie auf das gelbe Bleistift-Symbol und bearbeiten die Details zu der Kontaktperson. 5. Wählen Sie „Access to Project“ (Zugang zum Projekt) aus, um der Person über die entsprechende Option den Zugriff auf das Mobility Tool zu gewähren oder zu entziehen. 31 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Wird der Zugriff gewährt, erscheint die Bestätigungsmeldung „The user access to the Active Project has been enabled“ (Dem Benutzer wurde Zugriff auf das aktive Projekt gewährt). Die betreffende Person kann nun auf das MT zugreifen, sie wird darüber in einer automatischen E-Mail informiert. Die E-Mail enthält Projektnummer, Projekttitel, ein Link zum MT sowie die Kontaktdetails der Nationalen Agentur. Die Person muss über einen gültiges ECAS-Konto verfügen, das mit der im MT angegebenen E-Mail-Adresse zur Anmeldung auf der Webseite verknüpft ist. 32 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 5. Mobilitäten 5.1. Liste mit Mobilitäten anzeigen 1. Melden Sie sich im MT an. 2. Klicken Sie auf die Projektnummer, um die Projektdetails anzuzeigen. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mobilities“ im Hauptmenü der Webseite, wie im Screenshot dargestellt. 4. Es erscheint, sofern vorhanden, eine Liste mit Mobilitäten. Im folgenden Beispiel sind nur zwei Mobilitäten aufgeführt – einmal Studium, einmal Praktikum. 5.2. Neue Mobilitäten hinzufügen 1. Wiederholen Sie die Schritte aus dem vorherigen Abschnitt. 2. Klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol . 33 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 3. Es wird eine Seite mit einem Formular für neue Mobilitäten angezeigt. Über dieses Formular können Sie alle Details zum Teilnehmer eingeben – zusammen mit den Details zu seinen Mobilitäten und zum Erasmus-Zuschuss (nächster Screenshot). Beachten Sie, dass der Aufbau des Formulars je nach Mobilität und Projekttyp variiert. Beispielsweise erscheinen bei SMS und SMP andere Felder als bei STA oder STT. 4. Bitte wählen Sie die Art der Mobilität/die Aktion aus. 5. Füllen Sie alle Felder aus, die mit einem roten Sternchen gekennzeichnet sind. Klicken Sie auf „save“ (Speichern), um die neue Mobilität zu speichern. 34 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 5.2.1. Kombinierte Mobilitäten Wenn eine SMS und eine SMP-Mobilität kombiniert werden, geben Sie dies bitte direkt bei der einpflege der Mobilität an. Dies ist wichtig damit nur ein Teilnehmerbericht angefordert wird. 5.2.2. Vorzeitige Rückkehr Frühzeitige Mobilitäten können mit einem Haken im entsprechenden Feld markiert werden. Die automatische Prüfung der Mindestlaufzeit wird dadurch übergangen. 5.3.2. Label-Mobilität (Mobilität ohne Budget) Diese Form der Mobilität kann einfach ohne die Einpflege eines Budgets gespeichert werden. 5.3. Mobilitätsdetails ändern Bitte beachten Sie, dass der Mobilitätstyp nicht nachträglich geändert werden kann. In diesem Fall muss die Mobilität gelöscht und mit dem richtigen Mobilitätstyp neu angelegt werden. 1. Melden Sie sich im MT an. 2. Klicken Sie auf die Projektnummer, um die Projektdetails anzuzeigen. 3. Klicken Sie auf „Mobilities“ im Hauptmenü der Webseite. Daraufhin wird eine Liste mit Mobilitäten angezeigt. 4. Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol, um ausgewählte Mobilitätsdetails zu bearbeiten. 35 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 5. Es erscheint ein neues Formular mit ausgewählten Mobilitätsdetails. 6. Ändern Sie die Details und klicken Sie auf „Save“ (speichern). 36 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 5.4. Mobilitäten löschen Beachten Sie, dass der Löschvorgang nicht rückgängig gemacht werden kann: Sobald Mobilitäten gelöscht sind, können sie nicht wiederhergestellt werden. Setzen Sie die Löschfunktion daher umsichtig ein. Datensicherung Es wird empfohlen vor dem Löschen von Daten eine Sicherung über die Exportfunktion anzulegen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ausgewählte Mobilitäten zu löschen. 1. Melden Sie sich im MT an. 2. Klicken Sie auf die Projektnummer, um die Projektdetails anzuzeigen. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mobilities“ im Hauptmenü der Webseite. Daraufhin wird eine Liste mit Mobilitäten angezeigt. 4. Wählen Sie eine oder mehrere Mobilitäten aus, die Sie löschen möchten. 5. Klicken Sie auf das rote Symbol im Menü, wie im Screenshot dargestellt. 6. Bestätigen Sie die Frage „Are you sure you want to delete the selected Item(s)?“ (Möchten Sie die ausgewählten Elemente wirklich löschen?), indem Sie auf „OK“ klicken. Die ausgewählte Mobilität wird entfernt. 37 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 7. Teilnehmerberichte Nach Ende des im Feld „End Date“ (Enddatum) angegebenen Mobilitätszeitraums in den Mobilitätsdetails fordert das Mobility Tool automatisch Berichte von den Teilnehmern an. Die Teilnehmer erhalten eine Einladung mit einem Link zu einer Website. Der Link beginnt mit der folgenden Internetadresse: http://ec.europa.eu/eusurvey/ Der Teilnehmerbericht ist ein webbasierter Fragebogen mit unterschiedlichen Fragetypen wie Single-Choice-, Multiple-Choice- und Matrixfragen. Es gibt sechs unterschiedliche Fragebogen, einen für jeden Aktionstyp: SMS, SMP, STA, STT, IP-Dozenten und IP-Studenten. Die Berichterstellung erfolgt über das EUSurvey-Tool, das von der Europäischen Kommission entwickelt und verwaltet wird. Der Berichtsstatus wird auf der Mobility Tool-Website in den letzten Spalten auf der Seite „Mobilities (Mobilitäten)“ angezeigt. Das System zeigt drei Statusarten an: NONE (OHNE): Es wurde noch keine Berichtseinladung gesendet. REQUESTED (ANGEFORDERT): Die Einladung zum Ausfüllen des Berichts wurde an den Teilnehmer gesendet. SUBMITTED (Eingereicht): Der Teilnehmer hat den Bericht übermittelt. Der Mobilitätsstatus wird entsprechend den System- und Teilnehmeraktionen automatisch geändert. Im Mobility Tool werden derzeit keine Details zu den Teilnehmerberichten angezeigt. Diese Funktion ist bei der nächsten Version des Tools verfügbar. 38 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 8. Daten importieren und exportieren In diesem Kapitel wird der Import und Export von Mobilitätsdaten beschrieben. Die Mobilitätsdaten umfassen Details zu allen Mobilitäten und Teilnehmern, entsendender und aufnehmender Einrichtung mit den entsprechenden Zuschüssen. Projektbezogene Organisationszuschüsse werden beim Import/Export der Daten nicht berücksichtigt. Diese Zuschüsse sollten so verwaltet werden, wie im Kapitel „Budgetdetails“ beschrieben. Hauptzweck des Datenimports ist es, den Zuwendungsempfängern bei großen Projekten die Eingabe großer Datenmengen in das MT in nur einem Arbeitsschritt zu ermöglichen. Ein weiterer Zweck der Importfunktion ist die Synchronisierung von externen Tools und dem MT. Auf die Funktion zum Importieren/Exportieren können Sie über die Seite „Mobilities“ zugreifen, wie im Screenshot dargestellt: In den nächsten Abschnitten werden Datenexporte und -importe ausführlicher beschrieben. Eine PDF mit Erläuterungen zu allen Datenfelder, dass „Data Dictionary“, kann von der „Import – Export“ Seite geladen werden. Bitte beachten Sie dieses für die Nutzung der Importfunktion. 8.1. Datenexport Auf die Exportfunktion können Sie auf der Seite „Mobilities“ zugreifen, indem Sie auf die Schaltfläche „Import – Export“ klicken. Jener Teil der Seite „Import – Export“, der sich auf den Datenexport bezieht, ist im folgenden Screenshot hervorgehoben. Die Linktexte können je nach Erasmus-Aktion von den hier gezeigten Texten abweichen. 39 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Beim Export werden Daten aus MT-Projekten im Dateiformat Comma Separated Values (CSV) gespeichert. Als Standardfeldtrennzeichen wird ein Semikolon (;) verwendet. Die Datei wird unter Verwendung der standardmäßigen UTF-8-Zeichenkodierung exportiert. Die exportierte Datei kann für den Datenimport verwendet werden, sofern alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel über den Importvorgang. Partner ohne verknüpfte Mobilität werden beim Import/Export nicht berücksichtigt. Beachten Sie, dass das Exportieren von Daten aus dem MT einige Zeit in Anspruch nehmen kann und möglicherweise zur Erstellung einer großen Datei führt. Die größte exportierte Datei, die bis zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments generiert wurde, war über 1,2 MB groß, und die Erstellung dauerte mehr als zwei Minuten. Die Datei enthielt 1.000 Details zu Mobilitäten, Partnern und Zuschüssen. Bitte beachten Sie auch das Kapitel Problembehandlung. 8.2. Datenimport und -aktualisierung 8.2.1. Allgemeine Beschreibung Das MT ermöglicht den Import von Partner-, Teilnehmer- und Mobilitätsdaten in einem Zug. Für den Importvorgang wird eine CSV-Datei als Datenprotokoll verwendet. Dieses Dateiformat ähnelt dem von Excel verwendeten Format. Es enthält ebenfalls Zeilen und Spalten, aber die Formatierung, Filter oder Funktionen werden nicht beibehalten, wie das bei einer normalen Excel-Datei der Fall wäre. Die Mobilitätsdaten können zu einem beliebigen Zeitpunkt während der Laufzeit des Projekts importiert werden. Beim Import können sowohl neue Einträge erstellt als auch vorhandene Einträge aktualisiert werden. Es ist nicht möglich, bereits im Tool vorhandene Informationen mithilfe des Importvorgangs zu löschen. Alle Löschvorgänge müssen manuell vom MTNutzer über die grafische Benutzeroberfläche vorgenommen werden. 40 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Grundregeln für den Import von Daten in das Mobility Tool: o Um Daten in das MT importieren zu können, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: Die Importdatei muss eine ordnungsgemäße Struktur aufweisen, und die Importdaten müssen den vorgegebenen Bedingungen entsprechen. Es ist darauf zu achten das vor der Nutzung der Export-/Importfunktion die ID der Vertrag nehmenden Einrichtung im Mobility Tool eingepflegt wurde. o Falls Partner oder Mobilitäten im System nicht anhand der Partner-ID bzw. der MobilitätsID identifiziert werden können, wird ein neuer Datensatz erstellt. o Falls Partner oder Mobilitäten im System anhand der Partner-ID bzw. der Mobilitäts-ID zu finden sind und die importierten Daten einige Änderungen an den Partner- oder Mobilitätsdetails enthalten, werden die vorhandenen Daten aktualisiert. o Falls Partner oder Mobilitäten im System anhand der Partner-ID bzw. der Mobilitäts-ID zu finden sind und die importierten Daten keine Änderungen an den Partner- oder Mobilitätsdetails enthalten, werden die vorhandenen Daten nicht aktualisiert. o Die Importdatei wird Zeile für Zeile verarbeitet. Kommen Mobilitäts- und Partner- IDs doppelt in derselben Datei vor, wird nur der letzte Eintrag für diese Mobilität und oder dem Partner gespeichert. Beachten Sie bitte, dass Daten zwar nicht über das MT mithilfe der Importfunktion gelöscht werden können, es aber möglich ist, dass vorhandene Informationen dupliziert werden. Ausführlichere Informationen zu diesem Thema finden Sie in den folgenden Abschnitten. Beachten Sie, dass Datenimporte ressourcenintensive Prozesse sein können und der Import je nach Größe der importierten Datei einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Datensicherung Es wird empfohlen vor dem Import von Daten eine Sicherung über die Exportfunktion anzulegen. Wechseln Sie zur Seite „Mobilities“ und klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Import – Export“, um auf die Importfunktion zuzugreifen. Der Teil der Seite „Import – Export“, der sich auf den Datenimport bezieht, ist im folgenden Screenshot hervorgehoben: 41 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Jeder Importvorgang generiert eine Systemantwort – ganz gleich, ob erfolgreich oder nicht. Beispiele für die entsprechenden Meldungen sind im Folgenden aufgeführt. Bei einem erfolgreichen Import sieht die Meldung ungefähr folgendermaßen aus: Bei einem fehlgeschlagenen Import erscheint eine Systemmeldung wie diese: 42 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Bitte beachten Sie, dass ein Import in das MT nur dann erfolgt, wenn sämtliche Daten in der Importdatei korrekt sind („Alles oder nichts“-Prinzip beim Importvorgang). 8.2.2. Drei Typen von Importdateien Die drei Typen der Importdateien entsprechen den Erasmus-Aktionen: o SMS/SMP (Vorlagedatei für Studierendenmobilität) o STA/STT (Vorlagedatei für Personalmobilität) o IP (Vorlagedatei für Intensivprogramme) Die drei Dateitypen weisen unterschiedliche Felder und Anforderungen auf. Die Details der Vorlagendateien finden sich im „Datenkatalog für das Erasmus-MT“. 8.2.3. Datendateivorlage – Dateistruktur Die beste Möglichkeit, eine korrekte Dateistruktur der Importdatei sicherzustellen, ist die Verwendung einer Vorlage des MT. Die Vorlage kann folgendermaßen abgerufen werden: 1. Wechseln Sie zur Seite „Mobilities“ . 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Import – Export“. 3. Klicken Sie auf (je nach Projekttyp) „Export Student Mobilities and the associated Partners information“ (Export von Studierendenmobilitäten inklusive Informationen zu den Partnerorganisationen), „Export Staff Mobilities and the associated Partners information“ (Export von Personalmobilitäten inklusive Informationen zu den Partnerorganisationen) oder „Export IP Mobilities and the associated Partners information“ (Exportiere Mobilitäten inklusive Informationen zu den Partnerorganisationen). Mit dieser Funktion werden Daten zu Studierenden-, Personal- oder IP-Mobilitäten heruntergeladen. Bei neuen Projekten ohne Mobilitäten enthält die Vorlage nur die Feldüberschriften. Die Datei ist so strukturiert, dass sich alle Überschriftfelder in der ersten Zeile der Datei befinden und die zweite Zeile Angaben zu den für die Felder geltenden Anforderungen enthält (im Folgenden beschrieben). Ab der dritten Zeile beginnen dann die Datenzeilen. Eine Zeile ist jeweils für eine Mobilität vorgesehen – Teilnehmer, Mobilitätsdetails, Partnerdetails, Zuschuss usw. Beachten Sie, dass auch bei Verwendung nur einer Entsende- bzw. Aufnahmeeinrichtung die Details der Partnerorganisation jeweils für alle Mobilitäten eingegeben werden müssen, die Ihr Projekt umfasst. Achten Sie dabei darauf, überall dieselbe Partner-ID zu verwenden. Es gibt keine Felder für die Kontaktperson einer Organisation in den Dateivorlagen. 43 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Eine Liste mit allen Feldern und den zugehörigen Beschreibungen und Spezifikationen (Pflichtfelder oder Felder, die die Verwendung von Codes erfordern) finden Sie im Dokument „Datenkatalog für das Erasmus-MT“. In der Vorlagendatei befinden sich drei Arten von Feldern: o Pflichtfelder (mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet), o Codefelder (als „DICT“ gekennzeichnet) und o optionale Freitextfelder (können leer bleiben). Die Spezifikationen für die einzelnen Felder werden in der zweiten Zeile der Vorlagendatei beschrieben. 44 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Die Liste der Codes, die in den Codefeldern verwendet werden und in der Vorlagendatei mit „DICT“ gekennzeichnet sind, finden Sie im Dokument „Datenkatalog für das Erasmus-MT“. Die Liste mit Codes ist von zentraler Bedeutung, da sie während des Datenimportvorgangs häufig zum Einsatz kommt. Die Importfunktion des MT verwendet landesspezifische Zeichen im UTF-8-Zeichenformat. Aus diesem Grund sollte unbedingt sichergestellt werden, dass die für den Import verwendete Datendatei mithilfe des richtigen Zeichensatzes codiert ist. Die CSV-Dateivorlage kann eines der folgenden drei zulässigen Formate nutzen: Field_1 ; Field_2 ; …; Field_n “Field_1” ; “Field_2” ; … ; “Field_n” “Field_1” ; Field_2 containing a double “” quote” ; … ; “Field_n” 8.2.4. Dezimalstellen und Tausendertrennzeichen In den CSV-Dateien wird für den Export und den Import ein Punkt verwendet, um den ganzzahligen Teil einer Zahl vom Nachkommawert zu trennen. Das System verwendet keine Tausendertrennzeichen. Das korrekte Format einer Zahl, die aus einem ganzzahligen Teil und einem Nachkommawert besteht, lautet 1234.56. 8.2.5. Beispiele für eine Datenimportdatei Bei den in diesem Kapitel aufgeführten Beispielen handelt es sich um allgemeine Beispiele für alle Importdateitypen. In der folgenden Tabelle sind Felder der Vorlage für die Importdatendatei zu sehen, die Informationen zu drei Mobilitäten enthält. In der zweiten Zeile der Datei finden sich Spezifikationen für die einzelnen Felder – ein Sternchen (*) kennzeichnet Pflichtfelder, „DICT“ kennzeichnet Codefelder. Da diese Tabelle der Veranschaulichung dient, wurden weitere Felder (Spalten) entfernt (durch Auslassungspunkte gekennzeichnet). Project ID (Projekt-ID) Mobility ID (MobilitätsID) … Participant Last Name (Nachname des Teilnehmers) * Participant Year of Birth (Geburtsdatum des Teilnehmers) * Participant Gender (Geschlecht des Teilnehmers) *, DICT … … Participant First Name (Vorname des Teilnehmers) * * * 2011–1–BE3– ERA02–00001 2011–1–BE3– ERA02–00001 0001 … Vorname Nachname 01/01/1980 M … 0002 … Jane Jones 01/01/1995 F … … 45 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Project ID (Projekt-ID) Mobility ID (MobilitätsID) … Participant Last Name (Nachname des Teilnehmers) * Participant Year of Birth (Geburtsdatum des Teilnehmers) * Participant Gender (Geschlecht des Teilnehmers) *, DICT … … Participant First Name (Vorname des Teilnehmers) * * * 2011–1–BE3– ERA02–00001 0003 … Vorname Nachname 01/01/1980 M … … Während des Datenimports müssen die ersten beiden Zeilen – Feldüberschriften und Feldspezifikationen – in der Datei erhalten bleiben. Das Löschen der ersten beiden Zeilen aus der Vorlage hätte zur Folge, dass der Importvorgang fehlschlägt. Darüber hinaus sollte auch die Anordnung der Spalten (Felder) nicht geändert werden. Jegliche Änderung an der Anordnung der Felder/Spalten führt ebenfalls dazu, dass der Importvorgang fehlschlägt. Im nun folgenden Beispiel werden acht Teilnehmer derselben Entsendeeinrichtung (PartnerID „BEN“) an acht verschiedene Aufnahmeeinrichtungen (Partner-IDs „HOST01“ bis „HOST08“) entsendet. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Mobilitäts-IDs und Teilnehmernahmen. Project ID (Projekt-ID) Mobility ID (MobilitätsID) ... ... Sending Partner ID (ID der Entsendeeinrichtung) ... Receiving Partner ID (ID der Aufnahmeeinrichtung) ... ... Participant First Name (Vorname des Teilnehmers) * * * ... * ... * ... 2011–1–BE3– ERA02–00001 ID0001 ... Vorname1 ... BEN ... HOST01 ... 2011–1–BE3– ERA02–00001 ID0002 ... Vorname2 ... BEN ... HOST02 ... 2011–1–BE3– ERA02–00001 ID0003 ... Vorname3 ... BEN ... HOST03 ... 2011–1–BE3– ERA02–00001 ID0004 ... Vorname4 ... BEN ... HOST04 ... 2011–1–BE3– ERA02–00001 ID0005 ... Vorname5 ... BEN ... HOST05 ... 2011–1–BE3– ERA02–00001 ID0006 ... Vorname6 ... BEN ... HOST06 ... 2011–1–BE3– ERA02–00001 ID0007 ... Vorname7 ... BEN ... HOST07 ... 2011–1–BE3– ERA02–00001 ID0008 ... Vorname8 ... BEN ... HOST08 ... Im nächsten Beispiel werden drei verschiedene Mobilitäten erstellt, die mit derselben Entsendeeinrichtung und drei verschiedenen Aufnahmeeinrichtungen für denselben Teilnehmer verknüpft sind. Beachten Sie, dass mit diesem Import eine Liste mit Mobilitäten erstellt wird, die dreimal die Details zu derselben Person enthält, obwohl diese an drei verschiedene Aufnahmeeinrichtungen entsandt wird: 46 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Project ID (Projektkennziffer) Mobility ID (Mobilitäts-ID) .. . Participant First Name (Vorname des Teilnehmers) * Participant Last Name (Nachname des Teilnehmers) * * * 2011–1–BE3– ERA02–00001 ID0001 .. . .. . 2011–1–BE3– ERA02–00001 ID0002 2011–1–BE3– ERA02–00001 ID0003 .. . Sending Partner ID (ID der Entsendeeinrichtung) .. . Receiving Partner ID (ID der Aufnahmeeinrichtung) .. . * .. . .. . * Nachname1 .. . .. . .. . .. . Vorname1 .. . Vorname1 Nachname1 .. . BEN .. . HOST02 .. . .. . Vorname1 Nachname1 .. . BEN .. . HOST03 .. . BEN HOST01 Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie wichtig es ist, die Daten Zeile für Zeile einzugeben. Das MT betrachtet Zeilen beim Importvorgang als aufeinanderfolgende Dateneinträge. Enthält also Zeile 20 Änderungen an den Partnerdaten, die bereits in Zeile 6 derselben importierten Datendatei definiert wurden, betrachtet das MT die Daten aus Zeile 20 als aktuellere Version und aktualisiert die Partnerdaten entsprechend: Project ID (Projektkennziffer) .. . Sending Partner ID (ID der Entsendeeinrichtung) * .. . .. . * BEN Vertragnehmende Einrichtung .. . .. . ... ... BEN Vertragnehmende Einrichtung 2011–1–BE3– ERA02–00001 ... 2011–1–BE3– ERA02–00001 Sending Partner Legal Name (Offizieller Name der Entsendeeinrichtung) * .. . .. . .. . .. . .. . Sending Partner Erasmus Code (Erasmus-Code der Entsendeeinrichtung) * Sending Partner Postal Code (Postleitzahl der Entsendeeinrichtung) .. . * NL AMS01 BE–1000 .. . .. . ... ... B BRU01 BE–1000 .. . .. . Wie Sie sehen, weicht die Adresse der vertragnehmenden Einrichtung in der letzten Zeile von der in der ersten ab. Für „Sending Partner Erasmus Code“ (Erasmus-Code der entsendenden Einrichtung) wird – da es sich um den letzten Eintrag der importierten Datendatei handelt – der Wert „B BRU01“ übernommen und nicht der Wert „NL AMS01“, der in der vorherigen Zeile aufgeführt wurde. Hier noch ein ähnlicher Fall: 47 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Project ID (Projektkennziffer) .. . Sending Partner ID (ID der Entsendeeinrichtung) * .. . .. . * BEN Vertragnehmende Einrichtung ... ... 2011–1–BE3– ERA02–00001 .. . .. . BEN 2011–1–BE3– ERA02–00001 .. . BEN 2011–1–BE3– ERA02–00001 ... Sending Partner Legal Name (Offizieller Name der Entsendeeinrichtung) * .. . Sending Partner Erasmus Code (Erasmus-Code der Entsendeeinrichtung) * Sending Partner Postal Code (Postleitzahl der Entsendeeinrichtung) .. . * NL AMS01 BE–1000 .. . .. . ... ... Vertragnehmende Einrichtung .. . .. . B BRU01 BE–1000 Vertragnehmende Einrichtung .. . NL AMS01 BE–1000 .. . .. . .. . .. . .. . Wie Sie hier sehen, werden die Daten der vertragnehmenden Einrichtung im letzten Beispiel zweimal während des Importvorgangs geändert. Zunächst wird der Wert für „Sending Partner Erasmus Code“ (Erasmus-Code der Entsendeeinrichtung) von „NL AMS01“ in „B BRU01“ geändert, um dann in der letzten Zeile wieder in den ursprünglichen Wert „NL AMS01“ geändert zu werden. Weitere Szenarien werden später geschildert. 8.2.6. ID-Felder Die Datenvorlagedateien enthalten fünf ID-Felder. Diese spielen beim Datenimportvorgang eine entscheidende Rolle. In der folgenden Tabelle sind alle ID-Felder und ihre Eigenschaften aufgeführt. Es ist darauf zu achten das vor der Nutzung der Export-/Importfunktion die ID der Vertrag nehmenden Einrichtung im Mobility Tool eingepflegt wurde. Feldname Project ID (Projektkennziffer) Pflichtfeld? Ja Mobility ID (Mobilitäts-ID) Ja Teilnehmer-ID Sending Partner ID (ID der Entsendeeinrichtung) 48 Nein Ja Beschreibung Projektnummer des Zuwendungsvertrags, beispielsweise „2011–1–BE3–ERA02–00001“. In ein und demselben Projekt muss dieses Feld immer denselben Wert aufweisen. Eine eindeutige Identifikationsnummer einer bestimmten Mobilität, beispielsweise 0001, MOB01, NL–GB–John. Eine eindeutige Identifikationsnummer für einen Teilnehmer der Mobilität. Dabei kann es sich um eine nationale ID handeln (empfohlen), eine Studierenden-ID oder eine beliebige andere ID, mit der sich ein Teilnehmer von anderen unterscheiden lässt. Ob der Wert in diesem Feld eindeutig ist, wird während des Imports nicht überprüft. Eindeutige alphanumerische Zeichenfolge zur Identifizierung der Entsendeeinrichtung in der Mobilität. Es empfiehlt sich, den Erasmus-Code zu verwenden, falls es sich bei dem Partner um eine Hochschuleinrichtung mit gültiger Erasmus-Charta handelt. Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Feldname Receiving Partner ID (ID der Aufnahmeeinrichtung) Pflichtfeld? Ja Beschreibung Eindeutige alphanumerische Zeichenfolge zur Identifizierung der Aufnahmeeinrichtung in der Mobilität. Es empfiehlt sich, den Erasmus-Code zu verwenden, falls es sich bei dem Partner um eine Hochschuleinrichtung mit gültiger Erasmus-Charta handelt. Ist die Aufnahmeeinrichtung keine Hochschuleinrichtung, kann eine Umsatzsteuernummer oder eine Nummer der Eintragung ins nationale Unternehmensregister verwendet werden. 8.2.7. IDs der entsendenden und aufnehmenden Einrichtungen Die Liste von Partner-IDs (entweder für entsendende oder aufnehmende Einrichtungen), die bereits im MT vorhanden sind, findet sich auf der Seite „Partners“ (Partner), auf die in einem anderen Kapitel dieses Handbuchs eingegangen wird. Die Liste der Partner kann eine einzelne Organisation umfassen, beispielsweise die vertragnehmende Einrichtung, oder aber entsendende und aufnehmende Einrichtungen. Es wird empfohlen im Hochschulbereich den Erasmus-Code auch als Partner-ID zu verwenden. Datenimport Szenarien Im Folgenden werden Szenarien analysiert, die im Detail die Logik hinter den ID-Feldern veranschaulichen und erklären, wie das System ihre Verwendung interpretiert. Die Szenarien beschreiben Anwendungsfälle für den Datenimport, die Ihnen möglicherweise bei der Verwaltung Ihrer Mobilitäten begegnen. Einige Anwendungsfälle können zu unerwünschten Ergebnissen führen. Lesen Sie dieses Kapitel, um unnötigen Aufwand zu vermeiden. Szenario 1 – Datenimport in ein leeres Projekt: entsendende Einrichtung ist nicht die vertragnehmende Einrichtung Dieses Beispiel veranschaulicht eine Situation, die Projekte für Konsortien zur Durchführung von Erasmus-Praktika (ERA04) betrifft, bei denen die Entsendeeinrichtung nicht die vertragnehmende Einrichtung ist. Angenommen, Sie haben soeben die Einladung des MT zur Bearbeitung Ihres Projekts erhalten. Melden Sie sich am ECAS-System mit Ihrem Benutzernamen oder Ihrer E-MailAdresse und Ihrem Passwort an. Die Webseite enthält keine Informationen zu Projektmobilitäten. Möglicherweise haben Sie bereits einige Partner im Projekt definiert. Sie rufen die Webseite des MT auf, wechseln zum Bereich „Mobilities", klicken auf die Schaltfläche „Import – Export“, dann auf „Export Student Mobilities and the associated Partners information“ (Export von Studierendenmobilitäten inklusive Informationen zu den Part- 49 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms nerorganisationen) und „Export Staff Mobilities and the associated Partners information“ (Export von Personalmobilitäten inklusive Informationen zu den Partnerorganisationen), um die exportierten Daten herunterzuladen. Die Dateien sind fast leer – sie enthalten lediglich die Feldnamen und ihre Spezifikationen, jedoch keine Daten zu Mobilitäten oder Partnern. Sie öffnen die Datei in einem Programm Ihrer Wahl (siehe Hinweise zu Software am Ende dieses Kapitels) und füllen alle Pflichtfelder aus, wobei Sie die Liste mit Codes aus der Datei „Datenkatalog für das Erasmus-MT“ sowie das Format der Felder (beachten Sie insbesondere das Datumsformat) und die zuvor beschriebenen ID-Codes berücksichtigen. Sie speichern die Datei im CSV-Format und importieren die Datei über die Webseite. Ein erfolgreicher Datenimport zeichnet sich folgendermaßen aus: 1. Es werden mindestens zwei neue Partner mit den Partner-IDs und Partnerdetails erstellt, die in der Importdatei angegeben sind (entsendende und aufnehmende Einrichtung). 2. Es wird mindestens eine Mobilität erstellt. Die Kontaktperson des importierten Partners (entsendende/aufnehmende Einrichtung) wird automatisch als bevorzugte Kontaktperson des Partners gekennzeichnet. Szenario 2 – Datenimport in ein leeres Projekt: entsendende Einrichtung ist die vertragnehmende Einrichtung Angenommen, Sie haben soeben die Einladung des MT zur Bearbeitung Ihres Projekts erhalten. Sie melden sich am ECAS-System mit Ihrem Benutzernamen oder Ihrer E-MailAdresse und Ihrem Passwort an. Die Webseite enthält keine Informationen zu Mobilitäten. Möglicherweise haben Sie bereits einige Partner im Projekt definiert, und Sie möchten sicherstellen, dass Ihre vertragnehmende Einrichtung verwendet wird, um beim Importvorgang Mobilitäten zu erstellen. Sie wechseln zur Seite „Partners“ (Partner), um die Liste der Partner in Ihrem Projekt abzurufen. Sie klicken auf das Bleistift-Symbol, um den Eintrag für Ihre Organisation zu ändern und einen Wert in das Feld „Partner ID“ einzugeben, wie im folgenden Screenshot dargestellt. Zur Veranschaulichung wurde hier der Wert „BEN“ in das Feld eingegeben. Dieselben Partnerdaten können Sie abrufen, indem Sie die Partnerdetails exportieren. 50 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Nun öffnen Sie die Seite „Mobilities“ , klicken auf die Schaltfläche „Import – Export“ und laden die erforderliche Dateivorlage herunter (entweder „Export Student Mobilities and the associated Partners information“ (Export von Studierendenmobilitäten inklusive Informationen zu den Partnerorganisationen) oder „Export Staff Mobilities and the associated Partners information“ (Export von Personalmobilitäten inklusive Informationen zu den Partnerorganisationen). Die Datei ist fast leer – sie enthält lediglich die Feldnamen und ihre Spezifikationen, jedoch keine Projektdaten. Sie öffnen die Datei in einem Editor Ihrer Wahl (siehe Hinweise zu Software am Ende dieses Kapitels) und füllen alle Pflichtfelder aus, wobei Sie die Liste mit Codes aus der Datei „Datenkatalog für das Erasmus-MT“ sowie das Format der Felder (beachten Sie insbesondere das Datumsformat) und die zuvor beschriebenen ID-Codes berücksichtigen. Im Teil der Vorlagendatei für die Entsendeeinrichtung verwenden Sie Daten Ihrer eigenen Organisation und stellen so sicher, dass „Sending Partner ID“ (ID der Entsendeeinrichtung) den Wert „BEN“ aufweist. Ein erfolgreicher Datenimport zeichnet sich folgendermaßen aus: 1. Es wird mindestens ein neuer Partner mit der Partner-ID und den Partnerdetails erstellt, die in der Importdatei angegeben sind (aufnehmende Einrichtung). 2. Es wird mindestens eine Mobilität erstellt. Wie Sie sehen, wurde Ihre vertragnehmende Einrichtung (mit der Partner-ID „BEN“) als Entsendeeinrichtung verwendet. Zudem stellen Sie fest, dass die Daten zur Organisation oder Kontaktperson aktualisiert wurden, sofern Sie Ihre Organisation und die Details der Kontaktperson der Organisation nicht genauso in der Importdatei eingegeben haben, wie sie auf der 51 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Webseite angegeben waren. Ziehen Sie das nächste Szenario heran, um weitere Informationen zum Aktualisieren von Daten mithilfe des Importvorgangs zu erhalten. Szenario 3 – Datenimport in ein Projekt mit Mobilitäten: neue und vorhandene Informationen hinzufügen, die über die grafische Benutzeroberfläche eingegeben wurden Angenommen, Sie haben bereits mit Ihrem Projekt gearbeitet und Daten über die Webseite eingegeben. Sie haben Partner hinzugefügt und Mobilitäten erstellt. Nun möchten Sie die Daten außerhalb des Tools verwenden und sie mit einer externen Anwendung bearbeiten. Sie wechseln zur Seite „Mobilities“ , klicken auf die Schaltfläche „Import – Export“ und laden die erforderlichen Daten herunter. Sie öffnen die Datei im Text-Editor oder in einem Tabellenkalkulationsprogramm Ihrer Wahl und stellen fest, dass sie weder die Partner- noch die ID der Mobilitäten aufweist – die entsprechenden Felder sind leer, obwohl sie mit einem Sternchen (*) als Pflichtfelder gekennzeichnet sind. Sie entscheiden sich, Informationen zu den Teilnehmern zu aktualisieren und weitere Mobilitäten hinzuzufügen. Sie tragen die IDs für die Mobilitäten und die Partner in die entsprechenden Zeilen ein. Zum Abschluss importieren Sie die Daten. Ein erfolgreicher Import zeichnet sich folgendermaßen aus: 1. Sie sehen, dass es auf der Seite „Partners“ (Partner) doppelte Einträge gibt – einige Partner weisen Werte für Partner-IDs auf, andere nicht. Sie sehen, dass die neuen Partner, die Sie der Importdatei hinzugefügt haben, korrekt auf der Seite angezeigt werden. 2. Sie stellen fest, dass es auf der Seite „Mobilities“ doppelte Einträge gibt. Einige Mobilitäten weisen Mobilitäts-IDs auf, andere nicht. In diesem Szenario haben Sie die vorhandenen Daten verwendet, die über die Webseite eingegeben wurden, für die weder Partner- noch Mobilitäts-IDs definiert wurden. Das System ist davon ausgegangen, dass neue Partner und neue Mobilitäten hinzugefügt wurden, da es in der Datei die Partner und die Mobilitäten nicht finden konnte, die Sie in der Datei definiert haben. Das ist sicherlich kein wünschenswertes Ergebnis bei einem Datenimport. Möglicherweise müssen Sie die Mobilitäten ohne IDs manuell löschen. Anschließend müssen Sie die Partner ohne IDs löschen. Im nächsten Szenario wird beschrieben, wie Sie verhindern können, dass es zu doppelten Einträgen kommt. Szenario 4 – Datenimport in ein Projekt mit Mobilitäten: neue und vorhandene Informationen hinzufügen, die über die grafische Benutzeroberfläche eingegeben wurden, bei gleichzeitiger Vermeidung von Datenduplikation 52 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Angenommen, Sie haben bereits mit Ihrem Projekt gearbeitet und Daten über die Webseite eingegeben. Sie haben einige Partner und die entsprechenden Partner-IDs hinzugefügt und Mobilitäten sowie die IDs der Mobilitäten erstellt. Nun möchten Sie die Daten außerhalb des MT verwenden und mit einer externen Bearbeitungssoftware bearbeiten. Sie wechseln zur Seite „Mobilities“ , klicken auf die Schaltfläche „Import – Export“ und laden die erforderlichen Daten herunter. Sie öffnen die Datei im Text-Editor oder in einem Tabellenkalkulationsprogramm Ihrer Wahl und stellen fest, dass sowohl die Partner als auch die Mobilitäten IDs aufweisen. Sie entscheiden sich, Informationen zu den Teilnehmern zu aktualisieren und weitere Mobilitäten hinzuzufügen. Sie tragen die IDs für die Mobilitäten und die Partner in die entsprechenden Zeilen ein – unter Wiederverwendung der Partner-IDs, da sämtliche Ihrer Mobilitäten mit derselben vertragnehmenden Einrichtung verknüpft sind. Zum Abschluss importieren Sie die Daten. Das Ergebnis sieht folgendermaßen aus: 1. Sie melden sich zum MT an und stellen fest, dass die Partnerinformationen unverändert sind, da Sie keine Daten in der Importdatei geändert haben. 2. Sie stellen fest, dass die Liste der Mobilitäten länger ist als zuvor – die Importdatei enthält einige neue Mobilitäten, die Sie definiert haben. Die wichtigsten Punkte der beschriebenen Szenarien 1. Um die Datenduplikation zu vermeiden, sollten Sie immer Partner- und Mobilitäts-IDs verwenden. Falls Sie bereits Daten in das Tool eingetragen haben und nun die Importfunktion nutzen möchten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie all Ihre Einträge zu Partnern und Mobilitäten bearbeiten und eindeutige IDs hinzufügen. Es ist darauf zu achten das vor der Nutzung der Export-/Importfunktion die ID der Vertrag nehmenden Einrichtung im Mobility Tool eingepflegt wurde. 2. Zum Aktualisieren von Partnerinformationen sollten Sie die Partner-ID in der Importdatei verwenden, die Sie als Partner-ID in den Partnerdetails auf der MT-Webseite finden. 3. Ähnlich sollten Sie beim Aktualisieren der Mobilitätsinformationen dieselbe Mobilitäts-ID in der Importdatei verwenden, die Sie als Mobiltäts-ID auf der Seite „Mobilities“ finden. 8.2.8. Fehlerbehandlung Zu jedem fehlgeschlagenen Importvorgang erscheint auf der Webseite eine Fehlermeldung. Eine Beispielmeldung zu einem Fehler bei der Verarbeitung der Datei: 53 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Wie erwähnt, werden im MT keine Daten gespeichert, sofern nicht alle Daten in der Datei das richtige Format aufweisen („Alles oder nichts“-Prinzip). Jedes Mal, wenn ein Problem mit dem Datenimport auftritt, wird vom System eine Protokolldatei erstellt. Die Protokolldatei kann heruntergeladen werden, indem Sie auf den Link in der Fehlermeldung auf der Webseite klicken. Die Fehlerprotokolldatei weist dieselbe Struktur wie die importierte Datei auf – sie enthält Feldüberschriften und deren Spezifikationen (Pflichtfelder oder Felder, die die Verwendung von Codes erfordern) mit einem zusätzlichen Feld am Anfang der Datei („Line Number“, Zeilennummer – nicht die Zeilennummer aus Excel). Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass anstelle von Daten eine Fehlerbeschreibung enthalten ist, die mit einem bestimmten Feld in einer bestimmten Zeile der importierten Datei verknüpft ist. Mithilfe der Zeilennummer und des Fehlers im angegebenen Feld lässt sich der fragliche Eintrag in der importieren Datei ausfindig machen. Bitte beachten Sie, dass die Spalten in der Fehlermeldung um eine Spalte nach rechts verschoben sind, da in der ersten Spalte der Fehlerdatei die Zeilennummer des Fehlers ergänzt ist. Beispiel einer Fehlerdatei: Um die beim Importvorgang auftretenden Probleme zu beheben, müssen alle im Fehlerprotokoll aufgeführten Felder korrigiert werden. 54 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 8.2.9. Die wichtigsten Regeln für den erfolgreichen Datenimport Die folgende Liste führt einige der Voraussetzungen für einen erfolgreichen Datenimport auf: o Die Datei muss mithilfe der Standardvorlage erstellt worden sein. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie immer die vorhandenen Daten exportieren (oder eine leere Datei, falls keine Daten vorhanden sind), um dann die Daten in diese Datei einzugeben bzw. vorhandene Daten zu aktualisieren und die Datei anschließend wieder zu importieren. o die Datei muss das CSV-Format aufweisen und in UTF-8 codiert sein. Lesen Sie das nächste Kapitel, um weitere Informationen zu Text-Editoren zu erhalten. o die Nummer der Zuschussvereinbarung für das Projekt muss mit der Nummer des aktiven Projekts auf der Webseite übereinstimmen. Ein gleichzeitiger Import mehrerer Projekte ist nicht möglich. o Partner-ID und Mobilitäts-ID müssen immer angegeben sein. o um doppelte Einträge für Mobilitäten zu vermeiden, sollten die IDs der Mobilitäten in der importieren Datei eindeutig sein. o alle Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein. o alle Felder müssen das korrekte Format aufweisen. o alle verwendeten Codes müssen korrekt sein (weitere Informationen hierzu finden Sie im Dokument „Datenkatalog für das Erasmus-MT“). o das Enddatum der Mobilität muss nach dem Startdatum liegen. o Entsende- und Aufnahmeland dürfen nicht identisch sein (außer in IPs). o der Wert für das Mobilitätsbudget (individueller Zuschuss) darf nicht kleiner 0 und nicht größer 99999 sein. In der importierten Datei können Felder für Budgetwerte leer bleiben. 8.3. Text-Editoren und Tabellenkalkulationsprogramme Auf dem Markt sind zahlreiche Text-Editoren und Tabellenkalkulationsprogramme erhältlich. In diesem Abschnitt wird nicht erschöpfend auf eine bestimmte Software eingegangen, stattdessen werden Anwendungsfälle für Microsoft Excel 2010 aufgeführt. Hierbei stehen häufige Probleme im Vordergrund, die beim Datenimport in das MT auftreten können. In Zweifelsfällen können Sie importierte oder exportierte Daten mithilfe eines einfachen Text-Editors überprüfen, der das Klartextformat und UTF-8-Codierung unterstützt, beispielsweise Notepad++. 8.3.1. UTF-8 Wie bereits in diesem Kapitel erwähnt, werden beim Importvorgang des MT die landesspezifischen Zeichen in der Importdatei berücksichtigt. Voraussetzung hierfür ist, dass die Datendatei in UTF-8-Codierung vorliegt. Andernfalls werden landesspezifische Zeichen auf der Webseite und in den Exportdateien möglicherweise nicht richtig dargestellt. 55 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms In Microsoft Excel 2010 werden CSV-Dateien nicht standardmäßig in UTF-8-Codierung gespeichert. Mehr dazu in Kaptitel 14.3.1. 8.3.2. Excel 2010-Dateien im CSV-Format speichern Mit Microsoft Excel 2010 können Sie Dateien im CSV-Format öffnen und speichern. Das Öffnen der Dateien ist recht unkompliziert (siehe Abschnitt zur Behandlung des Problems, dass Excel die vom MT verwendeten CSV-Feldtrennzeichen nicht berücksichtigt). Das Speichern von Dateien im CSV-Format ist hingegen mit etwas mehr Aufwand verbunden. Im Folgenden sind Schritte aufgeführt, mit denen Sie sicherstellen können, dass Daten im richtigen Format gespeichert werden. 1. sobald Sie die Datei in Excel bearbeitet haben, klicken Sie im Menü „Datei“ auf „speichern und senden“. 2. klicken Sie auf „Dateityp ändern“, wählen Sie „CSV (Trennzeichen getrennt) (*.csv)“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „speichern unter“. 3. wählen Sie den Dateinamen aus und stellen Sie sicher, dass für „Dateityp“ die Option „CSV (Trennzeichen getrennt) (*.csv)“ ausgewählt ist. Klicken Sie anschließend auf „speichern“. 4. Excel zeigt daraufhin eine Kompatibilitätswarnung an. Klicken Sie auf „Ja“, um die Datei zu speichern. 8.3.3. Lange numerische Werte Einige Tabellenkalkulationsprogramme verkürzen möglicherweise lange numerische Werte. Beispielsweise wird die Telefonnummer „3212351234567“ als „3.12E+12“ dargestellt. Achten Sie insbesondere auf lange Dateneinträge, da die importierten Daten – sofern der Typ nicht in Text geändert wurde – „3.12E+12“ im Feld für die Telefonnummer enthält und der Importvorgang aufgrund des unerwarteten Werts (E) fehlschlägt. 8.3.4. Automatische Vervollständigung während der Eingabe Einige Softwareprogramme weisen eine Funktion zum automatischen Vervollständigen bei der Textbearbeitung auf, dies kann zu Problemen führen. Die von Microsoft Excel automatisch korrigierten Werte werden beim Datenimport möglicherweise nicht akzeptiert. In Excel kann die automatische Vervollständigung deaktiviert werden. Öffnen Sie dazu über das Menü „Datei“ die Excel-Optionen. Klicken Sie auf „Dokumentprüfung“ und dann auf „AutoKorrektur-Optionen“. Wechseln Sie anschließend zur Registerkarte „AutoKorrektur von Mathematik“ und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Während der Eingabe ersetzen“. 56 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 57 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 9. Budget 9.1. Mobilitätsbudgets verwalten Im Budget Bereich können Sie die Details zum Zuschuss für Aufenthalt und Reise für die Mobililtätsteilnehmer überblicken. Dieser Bereich sollte am Ende der Mobilität mit den endgültigen Werten für den Zuschuss aktualisiert werden. Außerdem sollten andere Datenfelder überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden, beispielsweise „Language of Instruction“ (Unterrichtssprache) und „Linguistic Preparation“ (Sprachliche Vorbereitung). Die Höhe der Zuschüsse können beim Erstellen der Mobilität oder zu einem späteren Zeitpunkt eingegeben werden. Wenn diese Werte jedoch nicht angegeben wurden und später hinzugefügt werden müssen, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus. 1. Melden Sie sich im MT an. 2. Klicken Sie auf die Projektnummer des Zuwendungsvertrags des Projekts, das Sie öffnen möchten. Es erscheint eine Seite mit Projektdetails. 3. Klicken Sie im Hauptmenü auf die Schaltfläche „Mobilities“ . 58 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 4. Nun wird eine Liste mit vorhandenen Mobilitäten angezeigt. 5. Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol ( ) rechts unten neben der Mobilität, für die Sie das Budget ändern möchten. 6. Daraufhin wird das Formular mit den Mobilitätsdetails mit den folgenden Informationen angezeigt: a. mobility type (Mobilitätstyp) b. participant details (Teilnehmerdetails) c. partners – sending and receiving organisations (Partner – entsendende und aufnehmende Einrichtungen) d. languages (Sprachen) e. ECTS credits (ECTS-Anrechnungspunkte) f. mobility details (sending and receiving country, start and end date, etc.) (Mobilitätsdetails (entsendendes und aufnehmendes Land, Start- und Enddatum usw.) g. budget (Budget) 59 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 7. Ändern Sie den Betrag für „Subsistence and Travel Grant“ (Zuschuss für Aufenthalt und Reise). Sie können auch den Betrag für "Special Needs Grant" (Zuschuss für besondere Bedürfnisse) ändern. Die Werte der Felder „Total“ (Gesamtbudget) werden automatisch neu berechnet. 8. Klicken Sie auf „Save“ (speichern). Anschließend wird die Bestätigungsmeldung „The record has been updated successfully“ (Der Datensatz wurde erfolgreich aktualisiert) angezeigt. 9. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mobilities“ im Hauptmenü, um zur Liste mit Mobilitäten zurückzukehren. 10. Wiederholen Sie gegebenenfalls den Vorgang für jede Mobilität. 9.2. Projektbudget verwalten Im Bereich zum Projektbudget können Sie das Projektbudget verwalten und überprüfen und es mit den genehmigten, vertraglich vereinbarten Budgetwerten vergleichen. Die Budgetsummen werden auf Grundlage der eingepflegten individual Mobilitätsbudgetwerte berechnet. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Budgetseite anzuzeigen. 60 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 1. Melden Sie sich im MT an. 2. Klicken Sie auf die Projektnummer des Zuwendungsvertrags. Daraufhin wird eine Seite mit den Projektdetails angezeigt. 3. Klicken Sie im Hauptmenü auf die Schaltfläche „Budget“. 4. Es erscheint eine Seite mit dem Projektbudget. Im unten abgebildeten Screenshot ist eine Budgetseite für ein typisches Projekt der Erasmus-Mobilität „HEI (ERA02)“ abgebildet. Die Budgetseite sieht je nach Typ der Erasmus-Aktionen unterschiedlich aus – „ERA02“, „ERA04“ oder „ERA10“. Im folgenden Screenshot ist die Budgetseite für den Projekttyp „ERA04“ dargestellt – Konsortien: 61 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Im folgenden Screenshot ist die Budget-Seite für den Projekttyp „ERA10“ dargestellt – Intensivprogramme: 5. Um den Wert für „Mobility Organisation and Management“ (Mobilitätsorganisation und verwaltung) einzutragen oder zu ändern, geben Sie den Betrag direkt in das Feld ein. a. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Recalculate“ (neu berechnen), um den neu berechneten Wert für das Gesamtbudget anzuzeigen. b. Klicken Sie auf „save“ (Speichern), um die Änderungen zu speichern. 6. Über den Link „Mobility Budget“ (Budget der Mobilitäten) gelangen Sie zur Seite „Mobilities“ . Wenn das Gesamtbudget des Projekts oder einzelner Budgetpositionen die genehmigten Werte überschreiten, erscheinen die Werte in Rot. 62 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 10. Support und Problembehandlung 10.1. Helpdesk der Nationalen Agentur Bei Fragen zu oder Problemen mit dem MT können Sie sich an den Helpdesk der Nationalen Agentur wenden. Die Kontaktinformationen sind auf der Startseite des MT zu finden (Screenshot). 10.2. Fehlende oder inkorrekte EUC-Codes Bitte lesen Sie das Kapitel 4.3.1 dieses Dokuments. 10.3. Problembehandlung für die häufigsten Probleme 10.3.1. Sonderzeichen werden durch Fragezeichen ersetzt Bisher gibt es keine bekannten Probleme für das deutsche Alphabet. 10.3.2. Die vom Mobility Tool exportieren CSV-Dateien werden von Microsoft Excel nicht ordnungsgemäß geöffnet Das Mobility Tool bietet zwei Optionen für den Datenexport – Excel und CSV. Wenn Sie eine CSV-Datei herunterladen und öffnen, kann es passieren, dass Excel das Feldtrennzeichen nicht erkennt und eine komplette Zeile in nur einer Zelle darstellt: 63 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Der Grund hierfür kann die regionale Einstellung Ihres Computers sein. Für dieses Problem gibt es zwei Lösungen. Die erste Lösung beinhaltet die Änderung der Systemeinstellungen Ihres Betriebssystems. Bei der zweiten Lösung kommt die Textimportfunktion von Microsoft Excel zum Einsatz. Regionale Einstellungen Die folgenden Lösungen beziehen sich auf Microsoft Windows 7. In früheren Versionen des Windows-Betriebssystems sind die auszuführenden Schritte möglicherweise ähnlich. Beachten Sie, dass sich eine derartige Änderung möglicherweise auf alle Anwendungen auswirkt, die auf Ihrem Computer installiert sind. Um das Problem zu beheben, rufen Sie bitte die Systemsteuerung auf, klicken Sie dann auf „Region und Sprache“ und dann auf die Schaltfläche „Weitere Einstellungen“ unten im Fenster. 64 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms Dort finden Sie die Option „Listentrennzeichen“, deren Einstellung wahrscheinlich auf „,“ (Komma) festgelegt ist. Bitte wählen Sie stattdessen „;“ (Semikolon) aus, speichern Sie die Einstellungen, schließen Sie Excel und öffnen Sie die Daten erneut. Das Problem sollte nun behoben sein. Excel-Funktion zum Datenimport verwenden Die CSV-Daten können in Excel importiert werden, ohne die Ländereinstellungen zu ändern. Zu diesem Zweck kann die Textimportfunktion in der Anwendung verwendet werden. (Je nach Excel-Version können die Schritte von dem folgendem Verfahren abweichen.) 65 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 1. Öffnen Sie eine leere Microsoft Excel-Tabelle. 2. Wechseln Sie zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie auf „Aus Text“. Daraufhin wird das Fenster „Textdatei importieren“ geöffnet. 3. Wählen Sie die CSV-Datei aus, die Sie in Excel bearbeiten möchten. Der Importvorgang wird mithilfe des Text Import-Assistenten fortgesetzt. 4. Wählen Sie „Getrennt“ aus, wie im Screenshot dargestellt. Belassen Sie alle weiteren Optionen, wie sie sind („Import beginnen in Zeile: 1“ „Dateiursprung: „65001 : Unicode (UTF-8)“). Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. 5. Deaktivieren Sie die standardmäßig ausgewählte Option „Tabstopp“ und aktivieren Sie stattdessen „Semikolon“. Die Datenvorschau ändert sich daraufhin entsprechend. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. 66 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 6. Führen Sie im nächsten Fenster einen horizontalen Bildlauf nach rechts bis zum Ende der Datenvorschau durch. 7. Klicken Sie mit gedrückter Umschalttaste in die letzte Spalte der Datenvorschau. Die Datenvorschau wird daraufhin schwarz hervorgehoben. 67 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 8. Wählen Sie im Bereich „Datenformat der Spalten“ die Option „Text“ aus (Screenshot). Nun erscheint statt der allgemeinen Überschriften der Spalten „Text“ als Überschrift in der Datenvorschau. 9. Klicken Sie auf „Fertigstellen“. Der Assistent fragt daraufhin, wo die importierten Daten eingefügt werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. 68 Nutzerhandbuch zum Mobility Tool für Zuwendungsempfänger des ERASMUS-Programms 10. Ihre Daten aus dem MT werden in den Spalten als CSV-Datei aufgeführt. 10.3.3. Probleme mit der Darstellung im Internet Explorer Es gibt Berichte über Probleme mit der Kompatibilitätsansicht des Internet Explorers. Wenn Sie Darstellungsprobleme haben, deaktivieren Sie bitte unter dem Menüpunkt Extras die Kompatibilitätsansicht. Weiter Informationen zur Kompatibilitätsansicht finden Sie unter folgendem Link: http://windows.microsoft.com/is-is/internet-explorer/products/ie9/features/compatibility-view Bei weiteren Problemen wenden Sie sich bitte an [email protected]. 69
