der Vorlage Business Scan 6.0
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Version 6.0 Alle Rechte vorbehalten: Dieses Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der Sommer-Solutions GmbH unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Document1 Seite 1 von 26 Inhaltsverzeichnis 1. Vorbemerkung (bitte unbedingt lesen) ........................................................................................... 3 2. Untersuchungsbereiche .................................................................................................................. 5 Interessentengewinnung ..................................................................................................................... 5 Kundengewinnung .............................................................................................................................. 5 Leistungserbringung ............................................................................................................................ 5 Führung ............................................................................................................................................... 5 Management ....................................................................................................................................... 5 Marketing............................................................................................................................................. 6 Finanzen.............................................................................................................................................. 6 IT, Supportprozesse und Excellence .................................................................................................. 6 Abschließende Auswertung ................................................................................................................ 7 3. Fragen und Auswertungsergebnisse .............................................................................................. 8 Stammdaten ........................................................................................................................................ 8 Interessentengewinnung ..................................................................................................................... 9 Kundengewinnung ............................................................................................................................ 11 Leistungserbringung .......................................................................................................................... 13 Management ..................................................................................................................................... 15 Führung ............................................................................................................................................. 17 Marketing........................................................................................................................................... 19 Finanzen............................................................................................................................................ 21 Supportprozesse und Excellence...................................................................................................... 23 4. Auswertung ................................................................................................................................... 25 Zusammenfassung der Ergebnisse .............................................................................................. 25 Graphische Darstellung ................................................................................................................ 25 5. Anhang .......................................................................................................................................... 26 Urheberrechte und Verwendung der Unterlage ................................................................................ 26 Erklärung zum Datenschutz .............................................................................................................. 26 Erklärung (bitte unbedingt ausfüllen) ................................................................................................ 26 Anlagen ............................................................................................................................................. 26 Document1 Seite 2 von 26 1. Vorbemerkung (bitte unbedingt lesen) Der Business Scan ist das Ergebnis jahrelanger Beschäftigung mit der Entwicklung von Unternehmen und prüft die Systematisierung und Reife der acht Hauptgeschäftsprozesse des Unternehmens. Die Fragen sind so ausgewählt, dass sie leicht zu beantworten sind und anschließend gut verständlich ist, was verändert werden muss, damit das Unternehmen sich positiv weiterentwickelt. Es wird also die Organisationsreife und weniger der finanzielle Erfolg bewertet. D.h. ein Unternehmen kann beispielsweise noch geringe Umsätze erzielen und trotzdem einen hohen Reifegrad erzielen. Oft ist es auch der Fall, dass profitable Unternehmen eine geringe Reife aufweisen, der Unternehmer aber seinen finanziellen Erfolg als Zeichen sieht, dass sein Unternehmen professionell arbeitet. Dann werden die Ergebnisse gerne geschönt und ergeben wenig Nutzen für die weitere Entwicklung. Dieser Business-Scan dient der schnellen Ermittlung der Leistungsfähigkeit eines Unternehmens in den Leistungsdisziplinen: Interessentengewinnung: Akquisition von Interessenten für die eigene Leistung Kundengewinnung: Umwandlung von Interessenten in echte Kunden Leistungserbringung: Qualität und Professionalität der angebotenen Leistungen Führung: Rekrutierung und Führung von Mitarbeitern Management: Planung und Systematisierung des Unternehmens Marketing: Leistungsfähigkeit der Kundenkommunikation Finanzen: Finanzreports und finanzielle Stärke Supportprozesse / IT: Infrastruktur, EDV, Weiterentwicklung Jeder Bereich wird anhand von Fragen untersucht. Wichtig bei der Beantwortung der Fragen ist der überprüfbare Ist-Zustand. Es also bei der Beantwortung dringend darauf zu achten, dass die Antworten keine Wunschantworten darstellen, sondern den tatsächlichen Ist-Zustand beschreiben. Wichtig: Der Scan soll Entwicklungspotenziale aufzeigen. Wird bei einer Frage beispielsweise ein hoch bewertetes Kriterium erzielt, fehlt aber gleichzeitig eine niedrigere Bewertungsstufe, so ist immer die niedrige Bewertung anzugeben. Beispiel 1: Die erste Frage bei der Interessentengewinnung prüft, ob diese systematisch (=regelmäßig und nachweislich) durchgeführt wird. Viele Unternehmer zählen dann aus dem Gedächtnis zahlreiche Werbeaktionen auf und sind zu Recht darauf stolz. Hier wird aber ein dokumentierter Nachweis (z.B. Tabelle mit allen Maßnahmen und entsprechenden Ergebnissen) verlangt und wenn diese nicht vorliegt, sind 15 Punkte Abzug vorzunehmen. Es werden dann nur maximal 5 Punkte vergeben. Beispiel 2: Die erste Frage im Bereich Marketing prüft die Kernkompetenz. Hier tendieren manche Unternehmer zunächst dazu 20 Punkte zu vergeben, weil sie das Gefühl haben, dass die Kernkompetenz den Fähigkeiten der Mitarbeiter entspricht. Jedoch muss die Kernkompetenz auch im Businessplan enthalten sein, damit beispielsweise eine Planung möglich ist, wie die Kernkompetenz weiterentwickelt und kommuniziert wird. Fehlt dieser Eintrag im Plan oder gibt es gar keinen Businessplan, so sind hier nur max. 5 Punkte zu vergeben. In beiden Beispielen ist erkennbar, dass zwar einerseits das Gefühl vorliegen kann, man sei gut systematisiert, tatsächlich ist das aber nicht der Fall. Nach Bewertung kann dann möglicherweise sehr schnell Abhilfe geschaffen werden, indem die Unterlagen erstellt werden. Dann ist aber zunächst die niedrige Bewertung vorzunehmen und anschließend erneut ein Scan durchzuführen, der die Verbesserung dokumentiert. Wichtig: Es geht nicht um die erreichte Punktzahl, sondern um die Potenziale und deren spätere Ausnutzung, um die Systematisierung voranzutreiben. Der Scan ist kein Wettbewerb, sondern ein Messinstrument. Es würde Ihnen auch nicht helfen auf die Waage zu steigen und sich dabei irgendwo festzuhalten, um ein besseres Ergebnis anzuzeigen. Entscheidend ist der tatsächliche Zustand. Viele Unternehmen fangen bereits vor der Bewertung durch den Business Scan an, sich mit diversen Entwicklungsschritten zu befassen. Auf viele Fragen wird die Antwort „Wir arbeiten gerade daran!“ gegeben. Ein halbfertiger Business-Plan ist selbstverständlich besser, als gar keiner. Bewerten Sie © Sommer-Solutions GmbH Seite 3 von 26 aber bitte immer die IST-Situation und nicht die nahende Zukunft. In der Praxis kommt es ständig vor, dass an Themen „gearbeitet“ wird und diese Arbeit dann aus irgendwelchen Gründen spontan abgebrochen wird. Führen Sie die Arbeiten besser zu Ende und bewerten Sie den Bereich dann anschließend neu (anstatt sich Punkte für halbfertige Arbeiten zu geben). Vergeben Sie also im Zweifelsfall immer zunächst die niedrige Bewertung, befassen Sie sich anschließend mit der Bearbeitung des betroffenen Bereichs und nehmen Sie später eine erneute Bewertung vor. Das Ergebnis des Business-Scans ist ein umfassendes Bild über den Gesamtzustand des Unternehmens. Jeder Untersuchungsbereich wird bewertet, so dass man leicht ersieht, in welchen Bereichen das Unternehmen optimiert werden kann, bzw. in welchen Bereichen das größte Erfolgspotenzial liegt. Es gibt immer wieder Sonderfälle, in denen Unternehmer aufgrund besonderer Rahmenbedingungen erfolgreich sind (z.B. exklusive Kontakte zu besonderen Auftraggebern, politische Kontakte, Exklusivverträge etc.). In diesen Fällen kann ein Unternehmen sehr erfolgreich sein, selbst wenn die anderen Leistungsdisziplinen ausgesprochen schlecht organisiert sind. Der Business Scan prüft die Professionalität der Unternehmensführung und in engen Grenzen den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. Bei den genannten Sonderfällen ist der enge Zusammenhang zwischen Erfolg und Professionalität durch einen Sonderfaktor stark beeinflusst. Der Business Scan gibt hier Anregungen, wie die restlichen Leistungsbereiche professionalisiert werden können und wie ggf. auf besondere Risiken (z.B. durch Wegfall der Sonderfaktoren) reagiert werden kann. Der Business-Scan ist die Grundlage für eine systematische und strukturierte Geschäftsoptimierung. Ggf. sind nach der Durchführung also weitere Schritte notwendig, die gesondert durchzuführen sind. Die Optimierung der Bereiche ist also nicht mehr direkter Bestandteil des Business-Scans. Kennzahlen: Immer wieder wird nach Kennzahlen abgefragt. Zunächst: Kennzahlen können nur sinnvoll erhoben werden, wenn stabile Prozesse vorliegen. Fehlen diese, können Sie auch keine hohe Kennzahlbewertung vornehmen. Es genügt auch nicht, wenn Sie spontan aus der EDV-Anlage eine umfassende Auswertung ziehen, die sie vorher noch nie betrachtet haben. Es ist für kaum einen Unternehmer ein Problem eine umfassende Statistik (beispielsweise der Webzugriffe) vorzulegen. Entscheidend ist, dass die Kennzahlen im Praxisbetrieb auch tatsächlich ermittelt und für Entscheidungen genutzt werden. Gesamtbewertung: Der Scan bewertet immer das Gesamtunternehmen. Verfügt ein Unternehmen über verschiedene Leistungsbereiche (z.B. Produktverkauf, Dienstleistung, Vermarktung, etc.), so betrachtet der Scan alle Bereiche und gibt eine zusammenfassende Beurteilung. Ausnahme: Es wird zu Beginn des Scans ausdrücklich festgelegt, dass nur ein Bereich betrachtet wird. © Sommer-Solutions GmbH Seite 4 von 26 2. Untersuchungsbereiche Interessentengewinnung Die Interessentengewinnung sorgt dafür, dass ständig neue potenzielle Kunden akquiriert werden. Der Scan überprüft, inwieweit dies tatsächlich durchgeführt wird und gibt eine Abschätzung über die Wirksamkeit und die vorhandenen Kontrollsysteme. Kundengewinnung Ohne funktionierenden Verkauf ist ein Unternehmen nicht überlebensfähig. Daher wird diesem Bereich besondere Aufmerksamkeit gewidmet. Es wird überprüft, wie der Verkauf durchgeführt wird. Wichtige Kennzahlen (z.B. Umsatz/Monat, Verteilung der Umsätze über das Jahr, Anfragen, Verkaufsabschlüsse, etc.) werden erfragt und mit Referenzwerten (sofern verfügbar) verglichen. Der Einkauf von Produkten und Fremdleistungen entscheidet häufig darüber, in welchem Umfang das Geschäft überhaupt betrieben werden kann. Daher wird auch ermittelt welche Rolle der Einkauf in Bezug auf den Verkauf und den Unternehmenserfolg hat. Leistungserbringung Wenn der Kunde sich nicht äußert – weder negativ noch positiv – fühlt sich mancher Unternehmer sicher. Bis eines Tages die Konkurrenz die Aufträge erhält. Gelingt es jedoch die Erwartungen der Kunden regelmäßig zu übertreffen, die Kunden gar positiv zu überraschen, so wird der Kunde zum Freund des Unternehmens und wird es weiterempfehlen. Der Scan prüft, ob das Unternehmen kundenorientiert arbeitet, ob es entsprechende Kriterien zur Überprüfung gibt und ob kontinuierliche Verbesserungen vorgenommen werden. Führung Die Mitarbeiter eines Unternehmens, Ihre fachlichen und kommunikativen Fähigkeiten entscheiden maßgeblich über den Erfolg eines Unternehmens. Da Mitarbeiter i.d.R. die höchsten Kosten verursachen ist es von entscheidender Bedeutung, dass die richtigen Mitarbeiter eingestellt und ihre Fähigkeiten optimal genutzt werden. Der Business-Scan prüft, ob die Mitarbeiter für ihre Aufgaben qualifiziert rekrutiert werden und ihre Fähigkeiten richtig genutzt werden. Es werden jedoch keine Empfehlungen hinsichtlich Personaleinstellung oder Entlassungen gegeben. Die Systematisierung der Führung bedarf der schriftlichen Dokumentation von Führungsgrundsätzen, Rollenbeschreibungen und eines Prozesses zu Rekrutierung von Mitarbeitern. Die Unternehmerpersönlichkeit bzw. die Führungskräfte eines Unternehmens sind verantwortlich für die Ziele, die Ausrichtung, Strategie und Mitarbeiterführung eines Unternehmens. Oft entscheiden Sie über Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens. Der Business-Scan prüft die Fähigkeiten und Eigenschaften des Unternehmers/einer Führungskraft im Bereich Personalführung. Management Zentrales Planungs- und Steuerungselement eines Unternehmens ist ein strukturierter Business-Plan. Der Plan beschreibt die aktuelle Situation des Unternehmens und die zukünftige geplante Entwicklung. Der Plan dient außerdem auch als Kommunikationsinstrument für Banken, Investoren, Beteiligungen und auch gegenüber den Mitarbeitern. Der Business-Plan behandelt die folgenden Aspekte: 1. Zusammenfassung (Management-Summary) 2. Informationen zum Unternehmen (Entwicklung, Gesellschaftsstruktur, ggf. Partnerunternehmen und wichtige Kooperationen) 3. Produkte und Herstellung (Kundennutzen, Leistungserbringung) 4. Markt- und Wettbewerb (Markt, Wettbewerber, Zielgruppe) 5. Marketing und Vertrieb (Positionierung, Werbung, Preisgestaltung, Kommunikation) 6. Management (Unternehmer, Geschäftsführer) 7. Personalentwicklung (Bestand, Bedarf, Planung, Rekrutierung) 8. Chancen und Risiken 9. Finanzbedarf und Finanzierung (Kostenplan, Umsatzplanung, Ergebnisse) © Sommer-Solutions GmbH Seite 5 von 26 10. Unternehmensziele (ggf. in anderen Kapiteln enthalten) 11. Kennzahlen-Planung für die wichtigsten Leistungsbereiche 12. Maßnahmenplanung für die nächsten 3-12 Monate Der Business-Plan ist schriftlich anzufertigen. Der Scan prüft die Existenz eines solchen Planes und seine Qualität. Liegt kein Plan vor, so werden die Antworten auf die zentralen Bestandteile erfragt und bewertet (in jedem Fall erfolgt ein Punktabzug). Zusätzlich untersucht der Bereich Management auch die Systematisierung des Unternehmens und die Arbeitsanweisungen und Prozessdokumentationen. Eine Inhaltliche Prüfung kann nicht vorgenommen werden, daher enthält der Scan keine Aussagen über die Qualität der dokumentierten Prozesse. Im Rahmen des optional angebotenen Unternehmensentwicklungs-Coachings werden Prozesse auch inhaltlich diskutiert. Marketing Neben der richtigen Positionierung des Unternehmens im Markt und der Kommunikation zum Kunden, gestaltet das Marketing die richtige Wahrnehmung des Unternehmens durch den Kunden. In diesem Zusammenhang wird geprüft, ob eine Marketingstrategie existiert, welches Image das Unternehmen verfolgt (und welches möglicherweise wahrgenommen wird) und wie sich das Unternehmen im Markt positioniert. Der Business Scan versteht das Marketing als Strategie, die Zielkunden klar definiert, deren Vorlieben und Entscheidungsstrategien berücksichtigt und eine klare und einheitliche Botschaft nach außen kommuniziert. Die Umsetzung der Marketingstrategie erfolgt schwerpunktmäßig in der Interessentengewinnung und der Kundengewinnung. Finanzen Die Finanzen sind der Kraftstoff eines Unternehmens. Der Scan überprüft die Wirksamkeit der finanziellen Kontrollsysteme, die Finanzkraft des Unternehmens (überlebenswichtig) und dokumentiert verschiedene Kennzahlen. Die wichtigsten Kosten werden im Hinblick auf die optimale Unternehmensentwicklung geprüft. Sind die Kosten in bestimmten Bereichen (z.B. Kommunikation, Werbung, Fahrzeuge, Mieten, Verträge) zu hoch, so wird dies ermittelt und es können später günstige Alternativen gefunden werden. IT, Supportprozesse und Excellence Supportprozesse fassen alle Leistungen zusammen, die im Zusammenhang mit der Effizienzsteigerung der vorherigen Prozesse stehen. Insbesondere gehören hierzu die Infrastruktur, die EDV und externe Hilfen. Es ist eine wichtige Erkenntnis, dass sich fast alle erfolgreichen Unternehmen extern unterstützen (Coaching) lassen. Es wird geprüft, inwiefern das Unternehmen entsprechende Angebote (z.B. Seminare, Expertenclubs, Beratungen) nutzt und die gegebenen Ratschläge in echte Innovationen umwandelt. Zur Infrastruktur gehören der Firmensitz und die technische Ausstattung. Je besser die Arbeitswerkzeuge (Technik, CRM, Infrastruktur), desto leichter fällt oft die Arbeit im Unternehmnen. Unnötige oder veraltete technische Geräte verursachen Zeit- und Kostenaufwand, während fehlende Geräte möglicherweise Umsatz- und Zeitverluste verursachen. Auch das Büro soll überprüft werden, gibt es Nachteile, die leicht zu beheben sind (z.B. Besucherecke, Empfang, Sicherheitsprobleme)? Die Ergebnisse sind zu dokumentieren. Die Excellence gibt an, inwieweit das Unternehmen in seinen Leistungsbereichen zur Elite zählt. Es werden also Nachweise gefordert, dass die Kundenorientierung, die Qualität oder die Bearbeitungszeiten etc. zur Spitze der Branche zählen. Das Excellence-Kriterium kann nur bewertet werden, wenn die entsprechenden Kennzahlen vorliegen bzw. Kontrollinstrumente existieren, die den Nachweis tatsächlich erbringen. © Sommer-Solutions GmbH Seite 6 von 26 Abschließende Auswertung Da der Business-Scan innerhalb eines Tages durchgeführt werden soll, sind die Fragen gezielt so gestellt, dass die Beantwortung leicht und sicher durchgeführt werden kann. Die Auswertung erfolgt anschließend (Kapitel Zusammenfassung der Ergebnisse), indem die Punktergebnisse anhand des Bewertungsschemas ausgewertet werden. Die maximale Punktzahl für jeden Bereich ist 100. Die Bewertung erfolgt dann anhand von Schulnoten: Erreichte Punktzahl Bewertung 100-87 Note 1 – sehr gut 86-70 Note 2 – gut 69-53 Note 3 – befriedigend 53-37 Note 4 – ausreichend 36-15 Note 5 – mangelhaft 14-0 Note 6 – ungenügend oder nicht vorhanden Ob Optimierungen sinnvoll sind, entscheidet die abschließende Bewertung. Daher ist ein scheinbar schlechtes Ergebnis noch kein Grund etwas zu ändern. Beispielsweise ist es unnötig eine komplexe Führungssystematik vorzuweisen, wenn das Unternehmen keine Mitarbeiter beschäftigt. Daher müssen verschiedene Rahmenbedingungen und die Geschäftsstrategie beachtet werden, um eine Aussage treffen zu können. Noch einmal: Es geht nicht um die erreichte Punktzahl, sondern um die Richtigkeit bei der Beantwortung der Fragen. Der erste Business Scan ist normalerweise nicht zufriedenstellend, weil viele Dinge bisher vernachlässigt wurden. Mit wiederholter Durchführung zeigen sich schnell Verbesserungen. Auch ergibt sich schnell, welche Bereiche nicht weiter entwickelt werden müssen, weil es vielleicht gar nicht wichtig für die Entwicklung ist. © Sommer-Solutions GmbH Seite 7 von 26 3. Fragen und Auswertungsergebnisse Stammdaten Name des Unternehmens Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Inhaber, Gesellschafter Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Adresse, Webadresse Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Telefonnummer, E-Mail Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Datum der Untersuchung Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Interviewpartner (alle) Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Anzahl der Mitarbeiter Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Wichtige Kooperationspartner Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Jahresumsatz Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Branche Klicken Sie hier, um Text einzugeben. (untersuchter Geschäftsbereich) © Sommer-Solutions GmbH Seite 8 von 26 Interessentengewinnung Die nachfolgenden Fragen bewerten den Bereich der Interessentengewinnung. Frage Bewertung Wird Interessentengewinnung systematisch betrieben? (max. 20 Punkte) Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Werden konkrete Maßnahmen (Werbung, PR) periodisch oder dauerhaft durchgeführt, um neue Interessenten zu gewinnen? Welche Maßnahmen werden genau durchgeführt? Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Werden diese Aktionen regelmäßig durchgeführt? Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Gibt es hierfür einen Marketingplan inkl. Zeitplan? Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Wird Networking/Farming betrieben? Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Wird eine Art von Kaltakquise durchgeführt? Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Maximale Punktzahl 20: Wird vergeben, wenn seit mindestens 12 Monaten nachweislich (Nachweis bitte dem Scan beifügen) Aktionen systematisch und geplant durchgeführt werden. Minus 5 Punkte: Wenn die Aktionen nur bis zu 6 Monate zurückverfolgt werden können. Minus 10 Punkte: Wenn die Aktionen häufiger ausgefallen sind (25% Ausfälle oder mehr) oder situativ durchgeführt wurden. Minus 15 Punkte: Wenn die Aktionen nur gelegentlich durchgeführt werden oder keine Dokumentation und Auswertung vorliegt. Prozesse zur Interessentengewinnung (20 Punkte) Welche Prozesse werden zur Interessentengewinnung betrieben und sind dieses strukturiert beschrieben? Achtung: Es muss nachweislich auch ein Ergebnis des Prozesses vorliegen (ein Tippgeber-System, das nie genutzt wurde gilt also beispielsweise nicht). Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Maximal werden 20 Punkte vergeben. Die Bewertung ist einfach: Je schriftlich dokumentiertem Prozess werden 5 Punkte (max. 20) vergeben. Ist die Dokumentation in schlechtem Zustand oder unvollständig, ziehen Sie entsprechend Punkte ab. Benennen Sie hier die im Anhang beigefügten Prozesse: Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Mögliche Kontrollfragen für die Qualität der Prozesse: Wie gelangen Sie an Informationen über Interessenten/Zielgruppen? Wir erfolgt in der Regel der Erstkontakt mit dem Interessenten? Wie wird eine Interessentenanfrage bearbeitet (Grobbeschreibung des Vorgehens, Checklisten)? Welche Kontaktmöglichkeiten hat der Kunde? Welche Medien und Kommunikationskanäle nutzen Sie? Gibt es klare Regelungen oder einen Leitfaden, die definieren welche Voraussetzungen ein Interessent aufweisen muss (z.B. kann, will und hat das Geld), damit er an die Kundengewinnung weitergegeben wird? Gibt es klare Prozesse für die Behandlung von Interessenten, die disqualifiziert wurden und derzeit noch nicht für ein Verkaufsgespräch in Frage kommen (z.B. Aufnahme in Informationsverteiler). Stellen die Prozesse sicher, dass regelmäßig Kontakte stattfinden und eine erneute Qualifizierung vorgenommen wird, wenn der Interessent die Voraussetzungen erfüllt. Messung der Prozesse zur Interessentengewinnung (20 Punkte) Können Auswertungen zur Effektivität der einzelnen Prozesse vorgelegt werden? Die Auswertung soll mindestens den Zeitraum von 6 Monaten umfassen und klare Aussagen © Sommer-Solutions GmbH Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Seite 9 von 26 (Kennzahlen) über die Effektivität des Prozesses zur Verfügung stellen. (Maximal 20 Punkte). Legen Sie die Auswertungen dem Scan bei. Für jeden der in der vorherigen Frage benannten Prozess können maximal 5 Punkte (Summe max. 20 Punkte) vergeben werden. Welche Auswertungen sind dem Scan beigefügt? Bitte eintragen: Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Integration des Marketings (10 Punkte) Wenn eine zentrale Marketingstrategie vorliegt: Wird diese in der Interessentenkommunikation berücksichtigt? (je 5 Punkte, Maximal 15 Punkte) Klicken Sie hier, um Text einzugeben. ☐Einheitliches Melden am Telefon ☐Positionierungsaussage / Elevator Pitch / USP ist allen Mitarbeitern bekannt und wird einheitlich wiedergegeben. Klicken Sie hier, um Text einzugeben.Prospekte und Internetseiten sind nach einheitlicher CI gestaltet ☐Das Firmenlogo ist professionell gestaltet (nach Zielgruppengesichtspunkten), wird durchgängig eingesetzt und wurde seit mindestens 12 Monaten nicht geändert Leistungsbeschreibung (20 Punkte) Liegen für alle zentralen Leistungen des Unternehmens Leistungsbeschreibungen in Form von Prospekten, Broschüren, Internetseiten vor? Punktabzug (bis zu 75%), wenn die Leistungen unverständlich beschrieben sind oder angegeben wird, dass die Interessenten die Leistungen nicht verstehen (z.B. unklare Tippgebersysteme, Clubmitgliedschaften die niemand versteht, unspezifische Leistungsbeschreibungen). Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Maximal 20 Punkte, wenn alle Leistungen klar und verständlich beschrieben sind und Prospekte vorgelegt werden können. Produkte und Dienstleistungen werden kundenorientiert zusammengefasst und dargestellt. Für die Kunden ist es verständlich, welche Leistungen zu welchen Preisen angeboten werden. Welche Broschüren beschreiben die Leistung? Bitte dem Scan beifügen: Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Kennzahlen (5 Punkte) 5 Punkte, sofern wesentliche der folgenden Kennzahlen vorgelegt werden können (Auswertung bitte dem Scan beizufügen): Klicken Sie hier, um Text einzugeben. ☐Anzahl der Leads pro Interessentengewinnungsaktivität / Prozess ☐Kosten der Leads pro Interessentengewinnungsaktivität / Prozess ☐Anzahl der Gesamtleads für die letzten 12 Monate ☐Anzahl Infomaterial/Prospekt-Versand ☐Qualität der Leads (Bewertungsschema) Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Gesamtbewertung: beschreiben Sie die Besonderheiten der derzeitigen Interessentengewinnung © Sommer-Solutions GmbH Bitte Punkte zusammen zählen Seite 10 von 26 Kundengewinnung Die nachfolgenden Fragen bewerten den Bereich der Kundengewinnung. Es wird ermittelt, wie systematisch Interessenten in Kunden umgewandelt werden. Frage Bewertung Wird Kundengewinnung bewusst betrieben? (15 Punkte) Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Findet eine qualifizierte Übergabe von Leads (Interessenten) an den Sales und findet dann ein strukturierter und dokumentierter Verkaufsprozess statt. Hintergrund für diese Frage ist die bewusste Unterscheidung von zunächst inhaltlich vollkommen verschiedenen Aktivitäten. Interessentengewinnung unterscheidet sich von der Kundengewinnung grundsätzlich. Maximale Punktzahl 15 Punkte: Interessentengewinnung und Kundengewinnung wird strategisch unterschieden. Es gibt klare Funktionsträger (Rollenbeschreibung) innerhalb des Unternehmens, die diese Aktivitäten durchführen. 10 Punkte: Interessentengewinnung und Kundengewinnung wird strategisch unterschieden. Es wird jedoch von den gleichen Funktionsträgern (keine Trennung in den Rollen) ausgeführt. 5 Punkte: Die Bedeutung der Trennung ist erkannt, es wurden bereits Aktivitäten gestartet, dies zukünftig anders zu gestalten. 0 Punkte: Bisher wurden diese Bereiche nicht voneinander unterschieden. Bitte kurze Beschreibung: Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Gesprächsführung und Systematisierung des zentralen Leistungsbereichs (30 Pkt.) Es werden maximal 30 Punkte vergeben. Gibt es dokumentierte und klar formulierte Gesprächsleitfäden und Unterstützungsinstrumente, um die Kundengenerierung durchzuführen? Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Hinweise hierfür sind zum Beispiel Einkaufshilfen, Verkaufsinstrumente mit Anleitung etc. Achtung: die Systematik muss auch bei ausgelagerter Kundengewinnung (z.B. durch Kooperationspartner) erkennbar sein. Findet keine Kundengewinnung mittels persönlichem Gespräch statt, so ist zu prüfen, in wieweit eine ggf. automatisierte strukturierte Kundengewinnung installiert wurde. Kontrollfragen: Wie werden die Verhandlungen geführt? Wie wird der Interessent genau zum Kunden gemacht? Wer genau führt die Verhandlung – Verkäufer, Telefonverkäufer, jeder? Existiert ein Gesprächsschema für die Kundengespräche, dass die Elemente Vertrauen aufbauen, Firmenpräsentation, Fragen und Einwände sowie Vor- und Nachbereitung (Berichtswesen) beschreibt? Gibt es graphische Verkaufshilfen (Broschüren, Kundenreferenzen, Präsentationen), die das Verkaufsgespräch optimal begleiten? 30 Punkte: Die Anleitungen und Verkaufshilfen können vorgelegt werden und sind umfassend (z.B. Gesprächsablauf, Einwandbehandlung, definierte Folgeaktivitäten). Eine Stichprobe ergibt, dass die Mitarbeiter der Kundengewinnung mit dem Instrument vertraut sind. 20 Punkte: Die Anleitungen können vorgelegt werden, sie sind zu 75% vollständig. Die Mitarbeiter kennen die Anleitungen, sind jedoch nicht vollständig damit vertraut. 10 Punkte: Es gibt rudimentäre Aufzeichnungen (z.B. Checklisten) oder Verkaufshilfen (Prospekte, Präsentation), jedoch fehlt das klar erkennbare System. Vollständigkeit der Kundengewinnungsprozesse für alle Leistungsbereiche (30 Pkt.) Da die meisten Unternehmen nicht nur eine Leistung erbringen, wird hier geprüft, ob die o.g. Systematisierung für alle Bereiche vorliegt. Hierbei sind zunächst die Bereiche aufzulisten. Es wird dann geprüft, zu welchem Anteil der Bereiche entsprechende Systematisierungen nachgewiesen werden können. Gibt es nur einen Bereich, so wird hier die gleiche Punktzahl vergeben wie in der Frage vorher. Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Bewertung: Maximal 30 Punkte. 100% Systematisierung = 30 Punkte, 50% Systematisierung = 15 Punkte, etc. Ist die Systematisierung für einzelne Bereiche unzureichend, so wird der Punktwert für diesen Bereich entsprechend verringert (- 1/3 bei Unvollständigkeiten, -2/3 bei rudimentären Aufzeichnungen). © Sommer-Solutions GmbH Seite 11 von 26 Frage Bewertung Ist den Mitarbeitern bewusst, dass intern eine abnehmende Abteilung ebenfalls ein Kunde ist? Die folgenden Bereiche wurden betrachtet: Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Angebote und Nachverfolgung (max. 15 Punkte) Die Angebote und Kundenverträge sind zu prüfen und hinsichtlich der folgenden Kriterien zu bewerten: Klicken Sie hier, um Text einzugeben. ☐Detaillierte Beschreibung der Leistung, Rahmenbedingungen und Kündigungsrechte ☐Die Leistungszusage ist verbindlich in Verträgen und Angeboten formuliert (überprüfbar und eindeutig formuliert) ☐Bei Verträgen gibt es klar formulierte Rücktrittsbedingungen? Verträge und Auftragsbedingungen sind einfach zu verstehen, kundenorientiert und beschreiben neben den Rücktrittsvereinbarungen auch die zu erbringenden Leistungen? Es gibt Zufriedenheitsgarantien und Leistungsversprechen, die es dem Kunden erleichtern einen Auftrag zu erteilen? Insgesamt werden maximal 5 Punkte für optimale Angebote/Verträge vergeben. ☐Es existiert eine Wiedervorlage, die bei offenen Angeboten und offenen Aktivitäten am Interessenten zu einer weiteren Aktion führt. Es werden maximal 10 Punkte vergeben, wenn die Wiedervorlage existiert (5) und auch ständig genutzt wird (5). Kennzahlen (10 Punkte) Die folgenden Kennzahlen können im Wesentlichen ermittelt werden, das Ergebnis ist dem Scan beizufügen. Klicken Sie hier, um Text einzugeben. ☐Gesamtumsatz ☐Umsatzsteigerung vom letzten auf das aktuelle Jahr prozentual ☐Anzahl der Verkaufstransaktionen ☐Gesamtanzahl Neukunden der letzten 12 Monate ☐Gesamtzahl der Bestandskunden ☐Kundenanzahl pro Betreuer/Vertriebsmitarbeiter ☐Verteilung der Kunden auf die Leistungsbereiche ☐Verteilung der Umsätze auf die Leistungsbereiche ☐Prozentsatz der Interessenten, die zu Kunden wurden ☐Kosten pro Kundengewinnung ☐Durchschnittliche Entscheidungsdauer bis ein Interessent zum Kunden wird ☐Netto Auftragswert (Nettowert des Auftragsbestandes nach Abzug direkter Kosten) Gesamtbewertung: bitte beschreiben Sie die wesentlichen Eigenschaften der aktuellen Kundengewinnung © Sommer-Solutions GmbH Bitte Punkte zusammen zählen Seite 12 von 26 Leistungserbringung Die nachfolgenden Fragen bewerten den Bereich der Leistungserbringung. Es wird ermittelt, wie sichergestellt wird, dass qualitativ hochwertige Leistungen erbracht werden und Kunden zufrieden gestellt werden. Frage Bewertung Dokumentation der Leistungserbringung (max. 25 Punkte) Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 25 Punkte: Es existieren ausführliche Leistungsbeschreibungen und Planungsunterlagen (z.B. Musterprojektpläne). Der Nachweis wird erbracht, dass diese Unterlagen auch bei Leistungserbringung tatsächlich genutzt werden. Folgende Beschreibungen sind dem Scan beigefügt: Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 15 Punkte: Unterlagen können vereinzelt nachgewiesen werden, sind jedoch nicht vollständig. Sie werden genutzt. 5 Punkte: Unterlagen existieren, werden jedoch nicht genutzt. Auswertung der Leistungserbringung (25 Punkte) 25 Punkte: Es wird der Nachweis erbracht, dass Leistungen nach Erbringung bewertet werden und Maßnahmen ergriffen werden, wenn Verbesserungspotenzial gefunden wird (z.B. Beschwerdemanagement, Kulanzregelungen, Prozessoptimierungen). Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Bitte Nachweis dem Scan beifügen! 15 Punkte: Auswertungen finden unregelmäßig oder z.B. nur einmal im Jahr statt. Der Nachweis hierfür wird erbracht. 5 Punkte: Auswertungen werden nicht durchgeführt, jedoch werden die Unterlagen – für späteren Nachweis – aufbewahrt, so dass bei Beschwerden darauf zurückgegriffen werden kann. Kontrollfragen für Sie: Was geschieht, wenn Mängel aufgedeckt werden? Gibt es einen Verbesserungsprozess? Bei längeren Leistungserbringungszeiten: Wie wird er Kunde während der Entwicklung/Produktion über den Stand der Leistungserbringung unterrichtet? Wie erfolgt die Kommunikation während der Leistungserbringung mit dem Kunden? Wie geht man mit Verzögerungen in der Leistungserbringung um? Referenzkunden (20 Punkte) 20 Punkte: Es existieren für jeden Leistungsbereich mindestens zwei Referenzkunden, die namentlich in Broschüren, Internetseiten oder Success-Stories genannt werden. Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 10 Punkte: Auf Rückfrage kann das Unternehmen vereinzelt Referenzkunden nennen bzw. es wurden einige Nachweise (z.B. Empfehlungsschreiben) gesammelt. 5 Punkte: Es können ggf. Empfehlungsschreiben von ehemaligen Kunden vorgelegt werden. Diese werden unsystematisch gesammelt und ggf. genutzt. Bitte Nachweis dem Scan beilegen! Weiterempfehlungen (20 Punkte) 20 Punkte: Der Prozess der Leistungserbringung sieht die direkte Frage nach Weiterempfehlungen vor und dies wird auch nachweislich durchgeführt. Klicken Sie hier, um Text einzugeben. ☐Prozessbeschreibung liegt dem Scan bei! 10 Punkte: Auf Rückfrage kann das Unternehmen Weiterempfehlungen nachweisen. 5 Punkte: Gelegentlich wird danach gefragt (z.B. wenn Leerlauf ist). Kennzahlen (10 Punkte) Wesentliche der folgenden Kennzahlen können nachgewiesen werden (Ergebnis dem Scan beifügen): Klicken Sie hier, um Text einzugeben. ☐Durchschnittliche Projektdauer/Bearbeitungs-/Durchlaufzeiten bei Dienstleistungen © Sommer-Solutions GmbH Seite 13 von 26 Frage Bewertung ☐Deckungsbeitrag 1 pro Leistungserbringung (Stichprobe) ☐Anzahl Weiterempfehlungen im letzten Jahr ☐Anzahl von Referenzkunden und Success-Stories ☐Anzahl Aufträge (Gesamt und pro Verkäufer) ☐Leistungsversprechen/Qualitätsziele: (z.B. In welcher Zeit und mit welcher Qualität ist ein Auftrag durchgeführt) ☐Preisdurchsetzung – Anteil der Aufträge bei denen der volle Preis berechnet wurde. Gesamtbewertung: bitte beschreiben Sie die wesentlichen Eigenschaften der aktuellen Leistungserbringung © Sommer-Solutions GmbH Bitte Punkte zusammen zählen Seite 14 von 26 Management Die strategische Planung und Systematisierung des Unternehmens werden überprüft. Frage Bewertung Business-Planung (40 Punkte) Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Es liegt ein kompletter schriftlicher Businessplan oder eine Anzahl vergleichbarer Planungsdokumente vor. Der Plan ist aktuell. Je nach Vollständigkeit und Alter der Planung werden entsprechend Punkte abgezogen. Der Abzug ist entsprechend der Wichtigkeit vorzunehmen, d.h. es ist evtl. zu entscheiden, ob ein fehlender Aspekt für das Unternehmen relevant ist. Der Business-Plan behandelt die folgenden Aspekte: ☐Zusammenfassung (Management-Summary) ☐Informationen zum Unternehmen (Entwicklung, Gesellschaftsstruktur, ggf. Partnerunternehmen und wichtige Kooperationen) ☐Produkte und Herstellung (Kundennutzen, Leistungserbringung) ☐Markt- und Wettbewerb (Markt, Wettbewerber, Zielgruppe) ☐Marketing und Vertrieb (Positionierung, Werbung, Preisgestaltung, Kommunikation) ☐Management (Unternehmer, Geschäftsführer) ☐Personalentwicklung (Bestand, Bedarf, Planung, Rekrutierung) ☐Chancen und Risiken der Geschäftsentwicklung werden betrachtet ☐Finanzbedarf und Finanzierung (Kostenplan, Umsatzplanung, Ergebnisse) ☐Unternehmensziele (ggf. in anderen Kapiteln enthalten) ☐Kennzahlen-Planung für die wichtigsten Leistungsbereiche ☐Der Businessplan beschreibt das geplante strategische Wachstum für die nächsten 3 bis 5 Jahre? ☐Der Businessplan erklärt die Strategie, wie die unternehmerische Reife in den nächsten 1 bis 3 Jahren weiter entwickelt wird? ☐Der Businessplan enthält eine Stärken-Schwächen-Analyse (SWOT) und berücksichtigt die Ergebnisse in der Maßnahmenplanung ☐Der Businessplan erläutert, wie man mit Kooperationen und Partner umgeht und diese zum Geschäftsaufbau nutzt? ☐Die unternehmerische Vision, USP, Leitbilder, Positionierungsaussage sind klar beschrieben ☐Der Plan ist aktuell ☐Der Plan ist älter als 6 Monate ☐Der Plan ist älter als 12 Monate 40 Punkte: Es wird ein vollständiger aktueller Businessplan vorgelegt. Dieser umfasst die Bereiche strategisches Ziel, Zielkunden/Märkte, Marketing, Wettbewerb, Finanzplanung. Der Plan ist den wichtigsten Mitarbeitern bekannt, es wird danach gehandelt (Nachweis!). 30 Punkte: Es wird ein vollständiger aktueller Businessplan vorgelegt, der jedoch nicht genutzt/ in den Handlungen berücksichtigt wird. 20 Punkte: Der Businessplan ist unvollständig, entspricht aber der Realität und wird teilweise berücksichtigt. 10 Punkte: Ein Businessplan kann vorgelegt werden. Er ist hinreichend aktuell und kann mit geringen Anpassungen auf das Unternehmen angewendet werden. 0 Punkte: Es gibt keinen Plan, er ist veraltet oder passt nicht zum Unternehmen und er wird auch nicht berücksichtigt. Bitte den Plan dem Scan beifügen! Maßnahmenplanung (20 Punkte) 20 Punkte: Es existiert eine strategische Maßnahmenplanung, die den Business-Plan unterstützt. Die Planung umfasst einen Zeitraum von mindestens 12 Monaten und behandelt neben taktischen Einzelaufgaben für jeden Hauptgeschäftsprozess ein Entwicklungsziel (z.B. Entwicklung und Einführung kontinuierlicher Prozesse). Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 15 Punkte: Es gibt eine schriftliche Zielplanung oder Maßnahmenplanung, die bestimmte © Sommer-Solutions GmbH Seite 15 von 26 Frage Bewertung Teilbereiche abdeckt. Es ist klar geregelt, welche Maßnahmen von wem, bis wann zu erbringen sind. 10 Punkte: Es gibt Protokolle oder Dokumentationen von Maßnahmenplanungen. Bitte Maßnahmenplanung dem Scan beifügen! Prozessdokumentation (20 Punkte) ☐Existiert eine einheitliche Vorlage, mit deren Hilfe Sie Prozesse und Dokumentationen erstellen? Klicken Sie hier, um Text einzugeben. ☐Es Existiert eine Übersicht über alle wesentlichen Routineprozesse im Unternehmen. Die Übersicht zeigt auf, welche Prozesse bereits dokumentiert sind, in welcher Qualität und welche Prozesse mit welcher Priorität entwickelt und beschrieben werden müssen? ☐Es gibt eine klare Namensregelung für Dateien und die Art und Weise wie diese abgespeichert und verwaltet werden? 20 Punkte: Es gibt eine Vorlage zur Dokumentation von Prozessen. Die wesentlichen Prozesse sind beschrieben und liegen in Form von Handbüchern vor. Die Mitarbeiter kennen die Beschreibungen und arbeiten danach. 15 Punkte: Prozesse sind teilweise dokumentiert und die Wichtigkeit der Systematik ist der Unternehmensführung voll bewusst. Es können Planungen vorlegt werden, die die Vervollständigung der Dokumentationen sicherstellen. Ein Verantwortlicher ist benannt und verfügbar. 10 Punkte: Für die meisten Leistungsbereiche existieren Beschreibungen oder Checklisten, die in der täglichen Arbeit berücksichtigt werden. Bitte Vorlage oder Prozessübersicht dem Scan beilegen! Prozessautomation (10 Punkte) Das Unternehmen nutzt eine Software, die die Automation bestimmter Arbeitsschritte ermöglicht. Die Software ist insoweit an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst, dass ein reibungsloser Arbeitsablauf damit gewährleistet ist. Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Anmerkung: Der Wert von Prozessautomation kann an dieser Stelle nicht vollständig bewertet werden, weil es hier sehr viele Unterschiede gibt. Für manche Unternehmen ist die Prozessautomation der Schlüssel zum Geschäftserfolg. Der Scan prüft hier nur die Möglichkeiten und gibt keine Aussage über das tatsächliche Potenzial. Anmerkungen: Beschreiben Sie, welche Automation bereits vorliegt. Kennzahlen (10 Punkte) Das Unternehmen weist grundsätzlich nach, dass die Messung von Kennzahlen und Leistungsbewertungen in der Strategie der Unternehmensführung verankert sind. Nachweise werden beispielsweise durch Systeme zur Leistungsbewertung, Finanzreports und die Berücksichtigung von weiterführenden Kennzahlen (also über Umsatz und Gewinn hinaus) im Businessplan erbracht. Die Leistung des Managements kann über Kennzahlen wie z.B. Qualität und Relevanz bestehender Dokumentationen und Systeme, Erfassung der Vollständigkeit von Systemen und Planungsunterlagen etc. erfasst werden. Klicken Sie hier, um Text einzugeben. ☐Der Businessplan enthält ein Kapitel über Kennzahlen und beschreibt wie und welche Kennzahlen pro Hauptgeschäftsprozess ermittelt werden. Gesamtbewertung: bitte beschreiben Sie die wesentlichen Eigenschaften des aktuellen Managementprozesses © Sommer-Solutions GmbH Bitte Punkte zusammen zählen Seite 16 von 26 Führung Die Qualität der Führung und ihre Bedeutung im Unternehmen werden überprüft. Frage Bewertung Stellen –und Rollenbeschreibungen (25 Punkte) Klicken Sie hier, um Text einzugeben. ☐Es existiert ein von Personen unabhängiges Rollendiagramm, dass die prinzipielle Struktur des Unternehmens aufzeigt und dass soweit skalierbar ist, dass es im Rahmen des geplanten Wachstums nicht permanent angepasst werden muss? ☐Die Rollendefinitionen enthalten: Hauptverantwortung, Hauptgeschäftsprozess, Voraussetzungen, Ausstattung, Einarbeitung, Aufgabenbereiche. 25 Punkte: Es existiert ein schriftliches Rollenmodell, aus dem die Stellenbeschreibungen für Mitarbeiter (Aufgabe, quantitative Ziele, Vergütung, Einarbeitung) abgeleitet werden. Das Modell ist aktuell. 10 Punkte: Stellenbeschreibungen existieren bzw. werden vor Einstellung erstellt. Sie enthalten die o.g. Angaben. Führungsgrundsätze und Werte (15 Punkte) ☐Es gibt ein Führungsleitbild, das die wesentlichen Führungsprinzipien erläutert und wird dieses in der Praxis berücksichtigt? Klicken Sie hier, um Text einzugeben. ☐Mitarbeiter wurden mit der unternehmerischen Vision vertraut gemacht und kennen diese. ☐Es gibt ein Mitarbeiterhandbuch bzw. Kommunikationsregeln für den gegenseitigen Umgang 15 Punkte: Führungsgrundsätze und Werte sind dokumentiert und kommentiert. Sie sind den Mitarbeitern bekannt und werden nachweislich regelmäßig kommuniziert. Bei Einstellungen werden diesen neuen Mitarbeitern vor dem Beginn der Tätigkeit ausgehändigt und erläutert. Die Mitarbeiter können die Werte und Grundsätze wiedergeben und halten diese ein. Beispiel: Die Mitarbeiter kommunizieren professionell und regelmäßig über die Leistungen für den Kunden. Gegenseitige Kritik wird gefördert und ist ausdrücklich erwünscht. 10 Punkte: Führungsgrundsätze und Werte sind dokumentiert und kommentiert. Mitarbeiter werden über positive und negative Entwicklungen klar und unmissverständlich informiert. 5 Punkte: Es wurde über Werte bereits nachgedacht. Diese sind ggf. dokumentiert und finden sich vereinzelt (z.B. Website) wieder. Rekrutierungsprozess (10 Punkte) ☐Ein Rekrutierungsprozess liegt vor und wird genutzt Klicken Sie hier, um Text einzugeben. ☐Für die wichtigsten Rollen gibt es Einarbeitungspläne ☐Es gibt einen Routineprozess für Entlassungen ☐Der Arbeitsvertrag enthält Richtlinien zur IT-Nutzung und diese liegen allen Mitarbeitern vor ☐Es existiert ein Mitarbeiterhandbuch, in dem die wesentlichen Fragen für Mitarbeiter (z.B. Arbeitszeiten, Vertretungsregeln, Krankheitsfall, Umgang mit Kunden und Partnern, Arbeitsregeln, Kommunikation) beantwortet werden ☐Es gibt rechtlich abgesicherte Vorlagen für Arbeitsverträge und Kündigungen ☐Es gibt eine IT-Betriebsvereinbarung (z.B. Ausschluss von Raubkopien, Regelung privater Nutzung) 10 Punkte: Der Rekrutierungsprozess ist vollständig dokumentiert. Er enthält die Erstellung der Stellenbeschreibung, die genaue Beschreibung der Auswahl und Checklisten für die durchzuführenden Interviews. Es ist klar geregelt, wie mit Absagen umgegangen wird. Der Prozess wird bei Einstellung genutzt und einheitlich befolgt. 5 Punkte: Der Rekrutierungsprozess ist dokumentiert. Er umfasst die wesentlichen Bestandteile. Es ist erkennbar, dass die Mitarbeiter nach klaren Kriterien eingestellt werden und eine Einarbeitung grundsätzlich vorgesehen ist. Weiterbildung (10 Punkte) 10 Punkte: Ein Weiterbildungsplan existiert. Die Mitarbeiter haben die Gelegenheit Seminare zu besuchen. Gelegentlich finden hausinterne Seminare statt. Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 5 Punkte: Die Führungskräfte besuchen Seminare. Über Weiterbildungen für Mitarbeiter wird situativ entschieden. 0 Punkte: Die letzten Monate wurde keinerlei Weiterbildung betrieben. © Sommer-Solutions GmbH Seite 17 von 26 Frage Bewertung Zielvorgaben (30 Punkte) Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 30 Punkte: Das Unternehmen unterscheidet bei Zielen Routinetätigkeiten und Potenzialaufgaben. Die Ziele sind für alle Mitarbeiter schriftlich dokumentiert und werden regelmäßig vor Ablauf der Vereinbarung überprüft. Die Führungskräfte können zu allen Mitarbeitern und deren Zielen einen klaren Status abgeben. 20 Punkte: Es existieren Ziele und diese werden grundsätzlich befolgt. Die Kontrolle und die Überprüfung weisen jedoch klare Mängel auf. Der aktuelle Zielstatus kann nicht genau benannt werden. 10 Punkte: Zielvereinbarungen werden vereinzelt getroffen. Die Nachverfolgung kann nachgewiesen werden. 0 Punkte: Es wird derzeit nicht mit Zielen gearbeitet. Kennzahlen (10 Punkte) Das Unternehmen weist nach, dass die Qualität der Führung regelmäßig bewertet wird. Mögliche Kennzahlen die nachgewiesen werden sind: Klicken Sie hier, um Text einzugeben. ☐Mitarbeiterzufriedenheit ☐Zielerreichungsgrad der Mitarbeiter ☐Qualitätskennzahlen für die Rekrutierung ☐Mitarbeiterfluktuation (abhängig vom Geschäftsmodell) ☐Krankenstand ☐Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz ☐Pünktlichkeit Gesamtbewertung: bitte beschreiben Sie die wesentlichen Eigenschaften des aktuellen Führungsprozesses © Sommer-Solutions GmbH Bitte Punkte zusammen zählen Seite 18 von 26 Marketing Marketing wird als strategisches Element der Unternehmensführung verstanden. Die operative Umsetzung erfolgt in den Interessenten- und Kundenprozessen. Der Scan prüft die Qualität der strategischen Marketingdefinitionen. Frage Bewertung Kernkompetenz (10 Punkte) Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 20 Punkte: Die Kernkompetenzen entsprechen den Fähigkeiten und Passionen der Mitarbeiter. Das Unternehmen erzielt nachweislich hohe Umsätze durch die Ausübung der Kernkompetenz und kann damit auch in zukünftigen Märkten weiter die Kompetenzführung beanspruchen (=systematische Weiterentwicklung der Kompetenzen). 15 Punkte: Die Kernkompetenzen sind klar definiert (Marketingstrategie oder Businessplan). Das Unternehmen handelt nach diesen Kompetenzen. 10 Punkte: Die Kernkompetenzen sind im Businessplan definiert. 5 Punkte: Kernkompetenzen sind anhand der bisherigen Leistungserbringung erkennbar. Zielkunden und –märkte (30 Punkte) ☐Es gibt ein Budget für Marktforschung und es werden aktiv Studien betrieben, um die Motive der Interessenten zu ermitteln Klicken Sie hier, um Text einzugeben. ☐Es gibt eine Marketingplanung, die verschiedene Aktivitäten der Interessentengewinnung beinhaltet und ein Jahresbudget für die Aktivitäten der Interessentengewinnung (ca. 10% des Vorjahresumsatzes)? Bitte Ergebnisse dem Scan beilegen! 20 Punkte: Zielkunden sind klar definiert. Ein statistisches / demographisches Profil kann vorgelegt werden. Die wesentlichen Entscheidungskriterien der Kunden sind bekannt und werden in der Marketingstrategie berücksichtigt. 15 Punkte: Zielkunden und –märkte sind klar definiert. Die Produkte entsprechenden den im Markt bekannten Kundenbedürfnissen. 10 Punkte: Zielkunden und –märkte sind schriftlich definiert. 5 Punkte: Zielkunden können aus den bisherigen Leistungen abgeleitet werden. Positionierungsaussagen (20 Punkte) 20 Punkte: USP, Positionierungsaussage und Elevator Pitch werden unterschieden, sind entsprechend der Zielkunden und –märkte formuliert und den Mitarbeitern bekannt. Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 15 Punkte: USP, Positionierungsaussage und Elevator Pitch werden unterschieden, sind entsprechend der Zielkunden und –märkte formuliert. 10 Punkte: USP und Positionierungsaussage sind dokumentiert. 5 Punkte: Eine USP oder ein Slogan existieren. Diese spiegeln einigermaßen die Kundenbedürfnisse wieder (keine nichtssagenden englischsprachigen Slogans ohne Auswirkung auf den Kunden z.B. „We are the Champions“, „Wir wissen wie!“, ). Bitte Ergebnisse dem Scan beilegen! Farben, Formen, CI (20 Punkte) 20 Punkte: CI, Farben, Kleidungsregeln, Desktopstandards und Bürostandards sind klar beschrieben und umgesetzt. Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 15 Punkte: Die Beschreibung existiert, die Umsetzung ist nicht durchgängig. 10 Punkte: Es gibt klare CI-Regeln, restliche Standards sind unvollständig. 5 Punkte: Briefpapier, Website, Werbematerialien sind nach einheitlichen Standards gestaltet. 0 Punkte: Bisher gibt es hier keine festen Regeln. Es wird immer wieder etwas geändert. Logos sind beispielsweise selbst gemacht (Word, Powerpoint, etc.) oder es gibt für jeden Bereich eigene Logos. Kennzahlen (20 Punkte) Das Unternehmen weist ein System zur Messung der Marketingergebnisse nach. Die Wirksamkeit des Marketings wird anhand von klaren Kennzahlen gemessen und verbessert. Wesentliche Kennziffer: © Sommer-Solutions GmbH Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Seite 19 von 26 Frage Bewertung ☐Empfehlungsrate ☐Bekanntheitsgrad bei der Zielgruppe ☐Proaktive Anfragen von Interessenten Gesamtbewertung: bitte beschreiben Sie die wesentlichen Eigenschaften des aktuellen Marketingprozesses © Sommer-Solutions GmbH Bitte Punkte zusammen zählen Seite 20 von 26 Finanzen Den Finanzen kommt bei der Überlebensfähigkeit eines Unternehmens besondere Bedeutung zu. Daher prüft der Scan die Qualität der Finanzplanung und der Kontrollinstrumente. Frage Bewertung Strategische Finanzplanung (20 Punkte) Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 20 Punkte: Es existiert eine strategische Finanzplanung für mindestens drei Jahre. Diese wird regelmäßig aktualisiert. Die Abweichungen betragen maximal 10 %. Es gibt monatliche und quartalsweise Vergleiche zwischen Soll (Zielplanung) und Ist-Zustand. Die Ergebnisse führen zur Festlegung von Maßnahmen, die konsequent umgesetzt, kontrolliert und ausgewertet werden. 10 Punkte: Es existiert eine strategische Finanzplanung für mindestens drei Jahre. Finanzreports und Berichtswesen (20 Punkte) 20 Punkte: BWA, OP-Listen und USt-Erklärungen werden innerhalb von maximal 10 Werktagen nach Monatsende erstellt. Die letzten Berichte können vorgelegt werden. Es kann eine Zwischenbewertung des laufenden Monats inkl. eines Kosten- und Umsatzforecasts für die nächsten drei Monate vorgelegt werden. Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 10 Punkte: Es ist sichergestellt, dass die wesentlichen Kontrollinstrument in der Regel pünktlich erstellt werden. Die Führungskräfte setzen sich mit den Monatsergebnissen auseinander. Mahnwesen (10 Punkte) 10 Punkte: Das Mahnwesen ist dokumentiert und wird konsequent durchgesetzt. Die OP-Liste lässt keine größeren Offenen Posten erkennen. Oder: Mahnungen sind aufgrund definitiver Prozesse nicht notwendig (z.B. reine Vorkasse). Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 5 Punkte: Zahlungsziele werden kontrolliert bzw. bei Lieferanten genutzt. ggf. wird gemahnt. 0 Punkte: Es gibt keinen Mahnprozess bzw. es wird bei jedem Kunden unterschiedlich gehandhabt. Auch: Bisher waren nie Mahnungen notwendig, daher hat das bisher keine Rolle gespielt. Finanzielle Stärke des Unternehmens (40 Punkte) Jahresgewinn vor Steuern Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Anteil der Personalkosten am Umsatz Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Anteil der Fixkosten am Umsatz Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Eigenkapitalquote Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Kennzahlen wie Auftragslage, Netto-Überlebensquote (Dauer mit der Fixkosten durch liquide Mittel gedeckt werden können, Abzüglich offener Rechnungen, zzgl. Mittelfristig verfügbarer Rücklagen), Rücklagen und BWA belegen die finanzielle Stärke des Unternehmens. 40 Punkte: Netto-Überlebensquote > 1 Jahr, operativer Betrieb ist finanziell im Plus 30 Punkte: Netto-Überlebensquote > 6 Monate, operativer Betrieb ist finanziell im Plus 20 Punkte: Netto-Überlebensquote > 3 Monate, operativer Betrieb neutral oder im Plus 10 Punkte: Netto-Überlebensquote > 2 Monate, operativer Betrieb maximal leicht im Minus (>10 % vom Umsatz) Anmerkung: Die Netto-Überlebensquote bezeichnet die (fiktive) Dauer, für die das Unternehmen die aktuellen Fixkosten tragen könnte, wenn spontan keinerlei Einnahmen mehr vorhanden sind oder alle Aufträge und Zahlungen ausfallen. In der Praxis würde in einer solchen Situation natürlich zunächst die Fixkosten gesenkt werden bzw. bei einigen Firmen ist diese Situation extrem unwahrscheinlich (z.B. aufgrund langfristiger Verträge mit Kunden). Prozessdokumentation (10 Punkte) Die wesentlichen operativen Prozesse des Bereichs Finance sind dokumentiert, aktuell und © Sommer-Solutions GmbH Klicken Sie hier, um Text Seite 21 von 26 Frage Bewertung werden von den Mitarbeitern befolgt: einzugeben. ☐Buchhaltung ☐Kontoführung ☐Kasse ☐Rechnungseingang ☐Rechnungsausgang Weitere Prozesse bitte eintragen Gesamtbewertung: bitte beschreiben Sie die wesentlichen Eigenschaften des aktuellen Finanzprozesses © Sommer-Solutions GmbH Bitte Punkte zusammen zählen Seite 22 von 26 Supportprozesse und Excellence Wesentliche Supportprozesse und Excellencekriterien werden geprüft. Frage Bewertung EDV (10 Punkte) Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 10 Punkte: Es existiert ein EDV-Handbuch, das die wesentlichen administrativen Routineaufgaben beschreibt. Die Protokolle zur Durchführung können vorgelegt werden. Die EDV-Anlage befindet sich in einem aktuellen Zustand. Es existiert ein umfassender Notfallplan für einen Totalausfall. Die Softwarelizenzen werden ordnungsgemäß verwaltet. 5 Punkte: Die EDV ist aktuell, Office-Programm, Fax, E-Mail, Virenscanner, Backup und Firewall existieren. ☐Es ist ein Budget für die Aktualisierung der EDV-Ausstattung vorgesehen ☐Es existiert ein Notfallplan für einen Totalausfall ☐Es gibt einen Prozess der sicherstellt, dass im Falle einer externen Lizenzprüfung alle organisatorischen und administrativen Anforderungen nachgewiesen werden können ☐Die CRM-Software stellt sicher, dass die wichtigsten Marketing- und Kundenprozesse optimal unterstützt und automatisiert werden ☐Es gibt eine Vorgehensweise für die Einführung neuer IT-Lösungen (sog. Change-Management), sodass z.B. keine Systemausfälle oder Unterbrechungen während der Arbeitszeiten stattfinden Welche CRM-Software wird eingesetzt: Bitte Namen und Version eintragen Geschäftsräume (10 Punkte) 10 Punkte: Die Geschäftsräume sind repräsentativ und zweckmäßig gestaltet. Sofern Kundenverkehr herrscht, wurde die Lage günstig für diesen gewählt (zentrale Lage, gut erreichbar, Parkmöglichkeiten). Bei der Wahl der Lage spielten auch kaufmännische Überlegungen wie Gewerbesteuer eine Rolle. Auch in die Räumlichkeiten die nur von Mitarbeitern genutzt werden sind ansprechend gestaltet und ordentlich. Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 5 Punkte: Wie oben, jedoch weniger ansprechend oder ordentlich und in mittelmäßiger Lage 0 Punkte Die Räumlichkeiten entsprechen leidlich den Bedingungen des Unternehmens ☐Die Arbeitsplätze wirken meist aufgeräumt und die Mitarbeiter verlassen diese aufgeräumt ☐Es liegen keine vertraulichen Unterlagen offen herum (z.B. Rechnungen, Verträge) ☐Es gibt einen Bereich für Besucher ☐Wichtige Hygieneelemente (Mülleimer geleert, Toilettenpapier, Handtücher, etc.) sind immer ausreichend vorhanden Kommunikation & Kontinuität in der Prozesspflege(20 Punkte) 20 Punkte: Es finden regelmäßige Meetings statt und die Unternehmenskommunikation ist sichergestellt. Im Unternehmen wird offen über positive und negative Entwicklungen kommuniziert. Die Meetings sind konstruktiv und die Umsetzung der dokumentierten Ergebnisse wird sichergestellt. Standarddokumente wie Prozessbeschreibungen und Verträge werden regelmäßig überprüft und aktualisiert. . Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 10 Punkte: Meetings finden häufig statt, jedoch nicht regelmäßig. Die Meetings werden protokolliert. Meist werden die Beschlüsse umgesetzt. Die Mitarbeiter werden über negative und positive Entwicklungen informiert. Standarddokumente wie Prozessbeschreibungen und Verträge werden unregelmäßig überprüft und aktualisiert. 0 Punkte Meetings finden nicht oder kaum statt. Es gibt keine Prozessbeschreibungen oder Protokollvorlagen für Meetings. Excellence (30 Punkte) 30 Punkte: Das Unternehmen ist nachweislich führend und erfolgreich in seiner Branche innerhalb des definierten Marktes (z.B. Verkaufsgebiet). Das Unternehmen hat jede Menge guter Ideen, die auch umgesetzt werden. Die Ideen sind denen der Wettbewerber weit voraus (Innovationskraft). Klicken Sie hier, um Text einzugeben. ☐Wettbewerbsanalyse wurde dem Scan beigefügt 20 Punkte: Das Unternehmen zählt zu den TOP 3. Bestehende Abläufe, Prozesse und Verkaufsstrategien werden kontinuierlich und systematisch optimiert oder neu gestaltet. (Achtung: Nicht zu verwechseln mit unsystematischen Veränderungen aufgrund von hohem © Sommer-Solutions GmbH Seite 23 von 26 Frage Bewertung Verkaufsdruck). 10 Punkte: Das Unternehmen kann besondere Stärken in Einzelbereichen nachweisen, die es auch in der Kundenwahrnehmung deutlich von den Mitbewerbern abhebt. Die ermittelten Bewertungen legen die Vermutung nahe, dass das Unternehmen in 1-2 Jahren (z.B. nach Umsetzung der Strategie), zu den TOP 3 aufsteigen kann. 5 Punkte: Das Unternehmen hat einige Stärken, die es in der Beurteilung deutlich von den Mitbewerbern abhebt (z.B. qualitativ hochwertige Planung, Handbücher, Steuerungsinstrumente) Coaching / externe Beurteilungen / Zertifizierungen (10 Punkte) 10 Punkte, wenn ein systematisches Coaching-Programm zur Unternehmensentwicklung betrieben wird, dessen Ergebnisse gemessen und bewertet werden (z.B. externer Coach, Unternehmensentwicklungscoaching). Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Bitte beschreiben Self Mastery (20 Punkte) 20 Punkte: Das Führungsteam /der Unternehmer wirken/ wirken ausgeglichen und haben nach eigener Aussage Privatleben und Beruf in ausgewogener Balance. Gesundheitliche Probleme (Stress, starkes Übergewicht, Kettenrauchen, etc.) liegen nicht vor. Es besteht die Möglichkeit für kreative Pausen (z.B. Denk-Ausflüge mit Freunden, „Strategieurlaub“) Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 10 Punkte: Das Führungsteam / der Unternehmer finden/ findet regelmäßig eine persönliche Auszeit und Zeit für Urlaub und Erholung. Der letzte Urlaub liegt maximal drei Monate zurück. 0 Punkte: Hier ist noch jede Menge Nachholbedarf Gesamtbewertung: bitte beschreiben Sie die wesentlichen Eigenschaften des Bereichs Support / IT / Excellence © Sommer-Solutions GmbH Bitte Punkte zusammen zählen Seite 24 von 26 4. Auswertung Zusammenfassung der Ergebnisse Bitte tragen Sie die jeweilige Gesamtpunktzahl der untersuchten Bereiche in die Tabelle ein. Die Tabelle enthält Vergleichswerte anderer Unternehmen: Leistungsbereich Erzielte Punktbewertung Standardwerte „intuitiv geführter“ Unternehmen Durchschnittswerte der 10 besten bisher geprüften Unternehmen (ca.) Interessentengewinnung Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 32 96 Kundengewinnung Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 35 95 Leistungserbringung Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 44 92 Management Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 12 86 Führung Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 12 82 Marketing Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 37 93 Finanzen Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 28 87 Support und Excellence Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 35 90 Gesamtergebnis Klicken Sie hier, um Text einzugeben. 235 721 Graphische Darstellung Darstellung intuitiver und TOP-Unternehmen (eigene Bewertung ggfs. selbst eintragen): 120 100 80 60 40 Intuitive Top 10 Spalte1 20 0 © Sommer-Solutions GmbH Seite 25 von 26 5. Anhang Urheberrechte und Verwendung der Unterlage Achtung: Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt und ausdrücklich zur Verwendung im Rahmen der Beratung durch Sommer-Solutions zugelassen. Es darf nicht an andere Unternehmen oder Berater weitergegeben werden. Einsicht ist selbstverständlich erlaubt, jedoch dürfen keine Kopien erstellt werden, damit Missbrauch oder unberechtige Weiterverarbeitung (Kopien, Plagiate) verhindert werden. Urheber dieses Werks ist die Sommer-Solutions GmbH (www.sommer-solutions.de) Nachdruck, Verwendung in der Beratung, Übersetzung, Weitergabe an Dritte oder Vervielfältigung dieses Textes oder von Teilen nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Sommer-Solutions GmbH. Die Sommer-Solutions GmbH übernimmt keine Gewähr für die Funktion von Programmen, Prozessen, Verfahren und oder von Teilen derselben. Insbesondere wird keinerlei Haftung für eventuelle, aus dem Gebrauch dieser Unterlage resultierende Folgeschäden übernommen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichenund Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen. Erklärung zum Datenschutz Sofern der Business Scan durch die Sommer-Solutions GmbH ausgewertet wird, gilt Folgendes: Im Rahmen dieses Business-Scans werden personen- und unternehmensbezogene Daten ermittelt, verarbeitet und ausgewertet. Die Speicherung Ihrer persönlichen Daten erfolgt auf den Rechnern der Sommer-Solutions GmbH, und das Lesen und Weiterverarbeiten Ihrer Daten unterliegt einerseits einem strengen internen Reglement und erfolgt andererseits ausschließlich zu dem Zweck, für den Sie uns diese Daten überlassen haben. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Die interne Nutzung im Rahmen einer umfassenden Kundenbetreuung erfolgt nur, wenn Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben. Die auf unserer Seite tätigen Mitarbeiter sind alle auf das Datenschutzgesetz gemäß §5 BDSG verpflichtet, und die Zugriffe auf die Daten sind mittels eines speziellen Berechtigungs-Verfahrens geschützt. Gemäß §34 und §6b BDSG haben Sie das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre durch uns gespeicherten Daten sowie gemäß §35 BDSG das Recht auf Löschung/Sperrung unzulässiger bzw. Berichtigung unrichtiger Daten. Erklärung (bitte unbedingt ausfüllen) ☐Ich beauftrage die Sommer-Solutions GmbH mit der Begutachtung der Ergebnisse und beigefügten Unterlagen. Die Unterlagen werden ☐per eMail (vorzugsweise) ☐per Post (bitte nur im Ausnahmefall) übermittelt. Die Angaben entsprechend der aktuellen Situation. Die Sommer-Solutions GmbH ist berechtigt die Unterlagen einzusehen und zu prüfen. Ort, Datum: Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Name: Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Anlagen Dem Scan wurden neben den in den Bewertungsbereichen geforderten Unterlagen noch die folgenden Unterlagen (bei Postversand in Kopie, bitte keine Originale) beigefügt: ☐Auszeichnungen, Urkunden oder Preise des Unternehmens ☐Besondere Wertschätzungen, Gewinne oder Presseberichte ☐QM-Zertifikate (z.B. ISO, EFQM-Bewertung) ☐Besondere Ausbildungszertifikate der Mitarbeiter oder Geschäftsführung (z.B. SCCE) ☐ Klicken Sie hier, um Text einzugeben. © Sommer-Solutions GmbH Seite 26 von 26
