BDE - KW-Software AG

Bedienungsanleitung
-Software AG
1
EINLEITUNG ....................................................................................................... 4
1.1
Allgemeine Bedienungskonzepte ........................................................................................... 4
1.1.1 Ausdrücke .............................................................................................................................. 4
1.1.2 Zeichenerklärung ................................................................................................................... 4
2
PROJEKTE ......................................................................................................... 5
3
ADRESSEN......................................................................................................... 6
3.1
Neue Adresse erfassen ............................................................................................................ 6
3.2
Adresse kategorisieren ............................................................................................................ 6
3.3
Adressen sortieren ................................................................................................................... 7
3.4
Adressen filtern ........................................................................................................................ 7
3.5
Adresse löschen ....................................................................................................................... 7
3.6
Adressen exportieren in Excel ................................................................................................ 8
3.7
Kontakt....................................................................................................................................... 8
3.7.1 Kontakt hinzufügen ................................................................................................................ 8
3.7.2 Kontakt löschen ...................................................................................................................... 8
4
LEISTUNGSERFASSUNG .................................................................................. 9
4.1
Monatssicht ............................................................................................................................... 9
4.1.1 Arbeitsstunden erfassen ........................................................................................................ 9
4.1.2 Monatssicht sortieren ........................................................................................................... 10
4.1.3 Monatssicht gruppieren ........................................................................................................ 10
4.1.4 Gruppierung Monatssicht aufheben ..................................................................................... 11
4.1.5 Monatssicht filtern ................................................................................................................ 11
4.1.6 Filter Monatssicht aufheben ................................................................................................. 11
4.2
Projektsicht ............................................................................................................................. 11
5
ADMINISTRATION .............................................................................................13
6
SYSTEM.............................................................................................................14
6.1
Kategorien & Artikel ............................................................................................................... 14
6.1.1 Kategorie (Bereich) erfassen ............................................................................................... 14
6.1.2 Kategorie (Bereich) deaktivieren / löschen .......................................................................... 14
6.1.3 Kategorie (Bereich) mutieren ............................................................................................... 14
6.1.4 Unter Kategorie (Bereich) neuen …abschnitt erfassen ....................................................... 15
6.1.5 Unter …abschnitt neue Kategorien / neue Artikel erfassen ................................................. 15
6.2
Mehrwertsteuer ....................................................................................................................... 16
6.2.1 Mehrwertsteuer Satz ............................................................................................................ 16
6.2.2 Mehrwertsteuer Zeitraum ..................................................................................................... 16
6.3
Lohngruppen ........................................................................................................................... 17
6.3.1 Neue Lohngruppe erfassen.................................................................................................. 17
6.3.2 Lohngruppe mutieren ........................................................................................................... 17
6.3.3 Lohngruppe löschen ............................................................................................................. 17
2
-Software AG
6.4
Ausbildungen .......................................................................................................................... 18
6.5
Einheiten .................................................................................................................................. 18
6.6
Objektarten .............................................................................................................................. 18
6.7
Dokutypen Projekt .................................................................................................................. 18
6.8
Dokutypen Personal ............................................................................................................... 18
6.9
Ticketmeldungen .................................................................................................................... 18
6.10
Ticketstatus ............................................................................................................................. 18
7
OFFERT- UND RECHNUNGSVORLAGEN .......................................................19
8
BERECHTIGUNGEN..........................................................................................20
8.1
Profile ....................................................................................................................................... 20
8.1.1 Neues Profil erfassen ........................................................................................................... 20
8.1.2 Profil löschen ........................................................................................................................ 20
8.2
Benutzer .................................................................................................................................. 21
8.2.1 Neuen Benutzer erfassen .................................................................................................... 21
3
-Software AG
1 Einleitung
1.1
1.1.1
Allgemeine Bedienungskonzepte
Ausdrücke
Der Ausdruck Benutzer beinhaltet weibliche wie auch männliche Personen.
1.1.2
Zeichenerklärung
Doppelklick
Einfachklick
Hinweise
4
-Software AG
2 Projekte
5
-Software AG
3 Adressen
Unter dieser Rubrik werden sämtliche Adressen erfasst von
 Kunden
 Lieferanten
 Personal
Das Personal ist unterteilt in verschiedene Kategorien wie
 Projektleiter
 Stv. Projektleiter
 Mitarbeiter/in
Die Kategorien werden sichtbar mit Klick auf das nach rechts
weisende Dreieck.
Das Dreieck zeigt nun nach unten.
Beim erneuten Anklicken werden die Kategorien wieder ausgeblendet.
3.1
Neue Adresse erfassen
Oben links bei Funktionen im Feld «Adressen» auf «Neue»
klicken.
 zuoberst auf der Liste er
scheint eine Leere Eingabezeile
alle Daten erfassen
3.2
Adresse kategorisieren
Die neu erfasste Adresse der richtigen Kategorie
zuteilen:
 Rechtsklick auf der betreffenden Adresszeile
 Kontextmenü öffnet sich
 bei der Mausberührung (Einfärbung gelb)
öffnet sich z.T. ein
2. oder sogar 3. Kontextmenü
 auf die richtige Auswahl klicken
6
-Software AG
3.3
Adressen sortieren
Die Adressen können wunschgemäss aufgelistet
In der Überschrift-Zeile kann auf jeder Spalte die
folge gewählt werden:
 A–Z
 Z–A
 zuletzt erfasste zuoberst
Beim Anklicken in der Überschriftzeile erscheint
kleiner Pfeil
werden.
Reihen-
ein
 Anklicken und Sortierung ändert sich.
3.4
Adressen filtern
Die Filterfunktion mit 2 Stufen erleichtert das Suchen einer bestimmten Adresse.
 Ins Feld «Filter» klicken
1. Kriterium ins Feld tippen
«Enter» oder auf Symbol
klicken
Auswahl wird aufgelistet
bei zu grosser Liste filtern wiederhohlen
und 2. Kriterium ins Eingabefeld tippen
und auf zweites Filtersymbol
klicken
Filterauswahl beenden und wieder auf gesamte
Adressdatei zurückkehren mit Klick auf
3.5
Adresse löschen
 Rechtsklick auf zu löschender Adresszeile
 Auf Kontextmenü auf «Adresse löschen» klicken
 Löschen bestätigen
7
-Software AG
3.6
Adressen exportieren in Excel
 Adressliste auf gewünschte Adressen filtern (z.B. Wohnort für Streuversand/Werbung)
 Oben links bei Funktionen auf Button
«Excel» klicken
 Fenster «Speichern unter» öffnet sich
 Gewünschten Speicherort wählen, ev. neuen Ordner anlegen und Liste speichern.
3.7
Kontakt
Mit Kontakt können mehrere zusätzliche Ansprechpartner von Kunden/Lieferanten
erfasst werden.
In der ersten Spalte der Adressliste bedeutet, dass Kontaktdaten hinterlegt sind.
Mit einem Klick auf das Plus werden diese geöffnet.
3.7.1
Kontakt hinzufügen
 Rechtsklick auf Kunde
 Kontextmenü öffnet sich
 Auf «Neuer Kontakt einfügen» klicken
 Eingabezeile öffnet sich  sämtliche
Daten eingeben

3.7.2
Kontakt-Zeile(n) schliessen  es erscheint ein
Kontakt löschen
 Kontakt öffnen
 Rechtsklick auf Datenzeile
 Kontextmenü öffnet sich
 auf «Kontakt löschen» klicken
8
Plus
-Software AG
4 Leistungserfassung
Jeder Mitarbeitende erfasst in dieser Funktion seine Arbeitsstunden
- Projektbezogene Arbeiten (für Kunden)
- Allgemeine anfallende Arbeiten (z.B. Sekretariat)
- Aus- und Weiterbildungen
- Ferien, Abwesenheiten
- Unfall
- Usw.
Leistungserfassungen / Stundeneingaben sind möglich in der
- Monatssicht
- Projektsicht
Beide Sichtweisen sind verknüpft. In der Monatssicht eingetragene Stunden erscheinen nachher in der Projektsicht und umgekehrt.
4.1
4.1.1
Monatssicht
Arbeitsstunden erfassen
 Funktion Leistungserfassung anklicken
 Monatsansicht öffnen mit Klick auf
 auf aktuellen Monat klicken
 Auflistung wird angezeigt
 mit Rechtsklick ins rechte Feld
Kontextmenü öffnen
 auf «Neuer Stundeneintrag» klicken
 zuoberst erscheint die neue Zeile mit
dem aktuellen Datum
 mit Klick ins farbige Feld Auswahl öffnen
 auf zu buchendes
Projekt z.B. «Baumann» klicken
Auswahl: Es erscheinen nur aktive Projekte, auf die Stunden gebucht werden
können/dürfen.
9
-Software AG
 Alle Spalten Projekt, Teilprojekt, Arbeitsart so eintragen
Stunden eintragen
ev. Regie, Essen anklicken
ev. km P oder km G eintragen
Bemerkungen eintragen (z.B. Montage XY, Reparatur XY etc.)
 Vorgang wiederholen bis alle Arbeiten des Tages eingetragen sind.
4.1.2
Monatssicht sortieren
Es kann nach jeder Spalte sortiert werden (Datum, Projekt, Arbeitsart usw.
 Auf die Spaltenüberschrift z.B. Datum (Sortierkriterium) klicken
 Das Feld erscheint farbig mit einem Pfeil
 Auf diesen kleinen Pfeil klicken
 Sortierung ändert sich
z.B. neustes Datum zuoberst oder ganz unten
4.1.3
Monatssicht gruppieren
Sämtliche geleisteten Stunden können nach den Kriterien (Spaltenüberschriften)
gruppiert werden.
So ist ersichtlich, wie viele Stunden für ein Projekt in einem Monat aufgewendet wurden oder an welchem Tag wie viele Stunden gearbeitet wurden usw.
 Kriterium (Spaltenüberschrift) anklicken
 Feld mit Drag & Drop in die graue Fläche über der Überschrift ziehen
 Im Grauen Feld erscheint: Gruppiert nach …
 Die Kriterien werden aufgelistet
10
-Software AG
4.1.4
Gruppierung Monatssicht aufheben
 Spaltenüberschrift mit Drag & Drop zurück in die Überschriftenzeile ziehen
 «normale» Ansicht ist wieder hergestellt und bereit für neue Eingaben.
4.1.5
Monatssicht filtern
Jede Spalte besitzt eine Filterfunktion. So werden nur die gewünschten Positionen
angezeigt. Zum Beispiel ein einzelnes Datum, ein Projekt, eine Arbeitsart usw.
 In der gewünschten Spalte z.B. «Arbeitsart» auf das Filtersymbol
 Kontextmenü mit Auswahl erscheint
 Auswahl treffen und anklicken
 Mit Klick auf Button «Filtern» bestätigen
 Mit Klick neben Kontextmenü dieses
verschwinden lassen
 aufgelistet erscheinen nun nur noch die
Angaben des Filterkriteriums
 Filtersymbol erscheint nun farbig
4.1.6
Filter Monatssicht aufheben
 Auf das farbige Filtersymbol klicken
 Kontextmenü erscheint
 Auf Button «Filter leeren» klicken
 es erscheinen wieder alle eingetragenen Zeilen
4.2
Projektsicht
 Projektsicht öffnen mit Klick auf den Pfeil
 Es erscheinen alle Projekte, auf denen
zurzeit Stunden erfasst werden können / dürfen
 Entsprechendes Projekt anklicken
11
klicken
-Software AG
 Im rechten Feld mit rechter Maustaste Kontextmenü öffnen
 Klick auf «Neuer Stundeneintrag
 Entsprechendes Projekt
wird geöffnet
 Alle Felder eintragen
und/oder auswählen
12
-Software AG
5 Administration
13
-Software AG
6 System
6.1
Kategorien & Artikel
In diesem Funktions-Bereich werden sämtliche Stunden und Artikel erfasst:
 Stunden, die ein Mitarbeitender für die Stundenerfassung braucht:
o Arbeitsart Firma (z.B. Ausbildung, Reinigung, Sekretariat etc.)
o Arbeitsart Personal (z.B. EO, Ferien, Krankheit, Unbezahlt etc.)
 Stunden, die in einer Offerte / Rechnung integriert werden
o Arbeitsstunden in verschiedenen Bereichen (z.B. Planung, Regiestunden etc.)
o Transportkosten (z.B. Wegpauschalen)
 Artikel, die in einer Offerte / Rechnung integriert werden
o Sämtliche Waren (Lagermaterial)
o Sämtliche Gebühren (z.B. Lizenzen)
6.1.1
Kategorie (Bereich) erfassen
 Zeile Kategorien & Artikel anklicken
 Feld «Neuer Bereich» anklicken
 Neuer Bereich wird geöffnet
und sämtliche Felder ausfüllen / auswählen
6.1.2
Kategorie (Bereich) deaktivieren / löschen
 Rechtsklick auf zu bearbeitenden Bereich
 Kontextmenü öffnet sich
 «Element löschen» oder
«Element deaktivieren» anklicken
6.1.3
Kategorie (Bereich) mutieren
 Bereich auswählen, anklicken und zu
mutierende Felder überschreiben
14
-Software AG
6.1.4
Unter Kategorie (Bereich) neuen …abschnitt erfassen
 Rechtsklick auf den gewählten Bereich
 Kontextmenü öffnet sich
 Betreffenden Abschnitt wählen / anklicken
 z.B. «Neuer Arbeitsabschnitt» öffnet sich
 Text überschreiben z.B. mit Verkauf
(wird hier dann geändert)
6.1.5
Unter …abschnitt neue Kategorien / neue Artikel erfassen
Sie können wahlweise
 dem Abschnitt direkt Artikel zuordnen (später werden diese in die Offerte /
Rechnung eingefügt)
 den Abschnitt zuerst in Kategorien unterteilen und danach den Kategorien
Artikel zuordnen
 Rechtsklick auf betreffenden Abschnitt z.B. Verkauf
 Kontextmenü öffnet sich
 wahlweise «Neue Kategorie» anklicken
z.B. überschreiben mit «Fahrräder» und mit
Gemeinkostenzuschlag von 30 % versehen
(= Defaultwert: wird für alle dazugehörigen
Artikel übernommen)
 Rechtsklick auf betreffenden Abschnitt z.B. Verkauf oder
auf betreffende Kategorie z.B. Fahrräder
 Kontextmenü öffnet sich
 «Neuer Artikel» durch Anklicken öffnen
 Alle Felder beschriften
oder auswählen
 Gemeinkostenzuschlag
kann überschrieben
werden
 Bilder können ab Internet
mit «Drag & Drop» in das Bildfeld gezogen werden oder mit Anklicken des PlusButtons und Öffnen des Explorers aus dem entsprechenden Bilderordner
eingefügt werden. Bild aus dem Internet: Bild öffnen (nicht ab Link) hinüberziehen.
15
-Software AG
6.2
Mehrwertsteuer
Unter der Rubrik «System» auf «Mehrwertsteuer» klicken.
6.2.1
Mehrwertsteuer Satz
6.2.1.1 MWST-Satz erfassen
 Im Datenfeld Rechtsklick auf leere
Stelle
 Kontextmenü öffnet sich
 auf «Neue Mehrwertsteuer» klicken
 Text erfassen, z.B. Satz Normal
6.2.1.2 MWST-Satz löschen
 Rechtsklick auf Datenzeile,
z.B. Satz Normal
 Kontextmenü öffnet sich
 auf «Mehrwertsteuer
löschen» klicken
6.2.2
Mehrwertsteuer Zeitraum
6.2.2.1 Zeitraum erfassen
 Rechtsklick auf Datenzeile, z.B. Satz Normal
 Kontextmenü öffnet sich
 auf «Neuer Zeitabschnitt» klicken
 Neue Daten auf neuer Zeile erfassen/ändern
(in Datenfeld klicken  überschreiben)
6.2.2.2 Zeitraum löschen
 Rechtsklick auf zu löschende Datenzeile
 Kontextmenü öffnet sich
 auf «Zeitraum löschen» klicken
 Löschen mit OK bestätigen
16
-Software AG
6.3
Lohngruppen
Unter der Rubrik «System» auf «Lohngruppen» klicken.
Hier werden Lohngruppen mit entsprechenden Stundensätzen erfasst, welche in die
Nachkalkulation einfliessen.
Jedem Mitarbeitenden ist unter Personaldaten / Arbeitszeitregelung eine Lohngruppe
zuzuweisen. (Unter Punkt «Administration / Personaldaten» beschrieben)
6.3.1
Neue Lohngruppe erfassen
6.3.2
Lohngruppe mutieren
6.3.3
Lohngruppe löschen
17
-Software AG
6.4
Ausbildungen
6.5
Einheiten
6.6
Objektarten
6.7
Dokutypen Projekt
6.8
Dokutypen Personal
6.9
Ticketmeldungen
6.10 Ticketstatus
18
-Software AG
7 Offert- und Rechnungsvorlagen
19
-Software AG
8 Berechtigungen
8.1
Profile
8.1.1 Neues Profil erfassen
Rechtsklick irgendwo im Objektfeld Profil
Kontextmenü öffnet
sich mit Auswahl.
Auf neues Profil klicken
leeres Feld beschriften z.B.
«Test»
 mit Enter abschliessen
 zurück auf das Feld «Test»
 folgende Auswahl öffnet sich
rechts:
Aktives Feld ist orange hinterlegt.
Auf jedem Profilpunkt mit
Rechtsklick Kontextmenü öffnen
und Berechtigung setzen.
8.1.2
Profil löschen
Rechtsklick auf das das Profil,
welches man löschen will
Kontextmenü öffnet sich mit
Auswahl
löschen klicken.
 auf Profil
20
-Software AG
8.2
Benutzer
8.2.1 Neuen Benutzer erfassen
Rechtsklick irgendwo
im Objektfeld
 Kontextmenü öffnet sich mit Auswahl
 auf «Neuer Benutzer» klicken

leere Eingabezeile erscheint
 Werte eintippen oder
 bei Auswahl anklicken
bei einem neuen Benutzer
müssen eventuell zuerst die Personaldaten
bei Adressen / Personal erfasst werden.
21