AdministrativeArbeit..

Administrative Arbeiten:
Termine
Wer ist für welche Termine zuständig
- Termine Allgemein
- Termine Proben
- Termine Konzert
- Termine Spezialproben
- Termine Anlässe, ohne Instrumente
Repertoire
Wer ist für die Musikstücke zuständig
- Repertoire Konzert (aktiv und inaktiv)
- Schwarzes Buch
- Rotes Buch
- Musikstücke für spezielle Anlässe
Kommunikation
Wie sollen die Informationen den Mitgliedern mitgeteilt werden
- Printversion
- Webseite
- E-Mail
Form der Print-Ausgabe (PDF)
- Tabellarische Form
- In Briefform (A5 und A4)
Datenerarbeitung und -übermittlung
Welche Programme werden von den Mitgliedern angewendet
- Word
- Excel
- Textverarbeitungsprogramm
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Gegeben
Aus verschiedenen Kanälen werden die Daten/Informationen individuell erstellt und weitergegeben.
Gesucht
Daten/Informationen einmal erfassen und für verschiedene Ausgaben bereitstellen.
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Thema „Termine“:
Erste Datenerfassung
0-Version erfasst (Word oder Excel)
 übertragen in das Excel-Dokument
Zusätzlich wurden provisorisch die Probetermine am Mittwoch
nachgetragen
Josef Lehman
Bruno Böni
Das Excel-Dokument ist mit HTML-Informationen versehen. Diese Spalten sind ausgeblendet.
 HTML-Dokument
Bruno Böni
3
Mutationen „Termine“
Um die Termine zu mutieren, wird das Excel-Dokument vom Daten-Pool geordert.
Die möglichen Mutationen betreffen:
1.
2.
3.
Termine löschen, nachtragen oder ändern.
Dies wird im bestehenden Excel-Dokument ausgeführt.
Das Dokument wird vom Web-Verantwortlichen verwaltet und
bei Bedarf zugesandt.
MGS-Mitglied
Zusatzinformationen zum entsprechenden Termin aufbereiten.
Word-Dokument in Vorlage A4/A5 einarbeiten und PDF erstellen.
MGS-Mitglied
Diese Zusatzinformation wird mit dem Termin verlinkt und kann
ausgedruckt werden.
Yvonne Lehmann
Aktualisieren der Webseiten-Informationen
Mindestens einmal pro Monat, werden die abgelaufenen Termine
gelöscht bzw. ausgeblendet. Bei relevanten Änderungen/Anpassungen,
sind diese innerhalb … angepasst.
Bruno Böni
Ablauf
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Zu 2. : Zusatzinformationen, Wordvorlage „Termine“
Beispielsweise: Adventsfenster-Rundgang
(mit Klick auf die Markierung/Zeile öffnet das PDF unten)
Ausgefüllte Mustervorlage, Format A5
Diese Dokument ist mit dem Termin verlinkt.
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Zu 1. : Termine „löschen“
Beispielsweise: Proben in den Sportferien fallen aus
1.1) (Zeilen 10 & 11 markieren – rechte Maustaste – Zeilen löschen)
Angepasstes Excel-Dokument zurück in den Daten-Pool  HTML-Dokument wird aktualisiert.
Zu 3. : Termine für Web-Seite und PDF-Dokument „aktualisieren“
Beispielsweise: „Ende Januar“:
Bruno/Yvonne Lehmann
3.1) Termine ausblenden nicht löschen
(Zeilen 1 bis 10 markieren – rechte Maustaste – Zeilen ausblenden)
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3.2) PDF aus dem Excel-Dokument für den Web-Link erstellen
3.3) HTML-Dokument, mit dem neuen PDF-Link für den Print, aktualisieren
Der Terminkalender ist aktualisiert und kann über das Internet abgerufen werden
(Mobile, Tablet und PC).
Die Termine können auch ausgedruckt werden.
Hier der Link zum Internet
Es gibt 3 Ansichten und einen Print-Link
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Thema „Repertoire“:
Erste Datenerfassung
0-Version erfasst im Excel
 Alle Musikstücke, die momentan vorhanden sind, wurden erfasst
(Konzertbuch, rotes Buch, schwarzes Buch und spezielle Musikstücke,
die noch nicht zugeordnet wurden).
Bruno Böni
Das Excel-Dokument ist mit HTML-Informationen versehen. Diese Spalten sind ausgeblendet.
 HTML-Dokument
Bruno Böni
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Mutationen „Repertoire“
Das Excel-Dokument wird vom Web-Verantwortlichen verwaltet und bei Bedarf zugesandt.
Die möglichen Mutationen sind:
1.
Musikstücke archivieren/löschen.
MGS-Mitglied
2.
Neue Musikstücke hinzufügen.
In den Spalten „E“ und „G“ werden die Informationen eingetragen.
Falls bereits bekannt, kann die Kategorie und die mögliche
Laufnummer eingetragen werden (fortlaufende Nummer)
MGS-Mitglied
3.
Kategorie hinzufügen oder ändern, Laufnummer bestimmen.
Hier wird festgelegt, in welche Kategorie dieses Musikstück fällt:
Die fortlaufende Nummer ermöglicht es, alle Musikstücke unkompliziert
einzuordnen und rasch zu finden (auch ohne Worte)
MGS-Mitglied
4.
Musikstücke für unsere Veranstaltungen „Spalte O“.
Um die Musikstücke und das Programm für den entsprechenden Anlass
festzulegen, wird in der Spalte „O“ eine Markierung gesetzt.
Wenn die Reihenfolge noch nicht bestimmt ist, wird eine „1“ gesetzt“.
(Nebeneffekt: Die Mittglieder wissen, welche Musiktitel speziell
geübt werden sollten)
Ablauf
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Direktion
Zu 1. : Musikstücke „archivieren“
Beispielsweise: Zeile 37 und 54 werden archiviert "Friede den Menschen...." & "Jingle Bells"
1.1) Spalteninhalt, Zeile 37 & 54, mit "x" versehen d.h.: Neu: x_wh statt wh
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Zu 4. : Musikstücke für „Veranstaltungen“
Beispielsweise: Frühlingskonzert 2016
4.1) Die Musikstücke bestimmt mit Eintrag in Spalte "O"
4.2) Internet-Darstellung oder ...
... PDF, beispielsweise Adventsfenster (siehe Seite5)
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Direktion
Zu 3. : „Kategorien“ hinzufügen
Momentan werden die untenstehenden Kategorien verwendet.
s schwarzes Büchlein
r
rotes Büchlein
k Konzert
sp Spezielle Anlässe (beispielsweise Jahreskonzert)
? noch nicht zugewiesen
cb Choralbuch
wh Weihnachten
x_.. x für Archiv; .. Kategorie
Link zu den Musikstücken
In der Spalte "B" wird die Kategorie bestimmt und in Spalte "A" die Laufnummer.
Beispielsweise: La Vita E Bella
Kategorie "k" = Konzert auf Seite 11
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Zu 2. : Musikstücke „Neu“ hinzufügen
Beispielsweise: ..
2.1) Eine Zeile markieren (auf x-beliebiger Zeile)
2.2) mit rechter Maustaste, Zeile einfügen.
2.3) Spalten ergänzen, beispielsweise:
s
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Spalte F/G
2.4) HTML-Seite nachtragen
schwarzes Buch;
Seite;
Titel; / von ... / Arr. ....
Yvonne / Bruno
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