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Richtlinie Zulieferer
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MIIP_P15-1_Vorlage_Richtlinie-Zulieferer.doc
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und
Einstellungen\Lionel
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Dateien\IT-Management_Buch-Deutsch\Vorlagen\MIIP_Vorlage
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0.1
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durch
gültig ab
Unterschrift
Datum
Verantwortlichkeit
Name
Rolle
(Autor, Prüfer,
genehmigt)
Abteilung
Funktion
Autor
Prüfer
Prüfer
Genehmigt
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Inhaltsverzeichnis
Richtlinie Zulieferer ............................................................................................................................... 1
Dokumentinformationen ....................................................................................................................... 2
Inhaltsverzeichnis ................................................................................................................................. 3
1
Einleitung ....................................................................................................................................... 4
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
Ziel .......................................................................................................................................... 4
Geltungsbereich ..................................................................................................................... 4
Grundsätze ............................................................................................................................. 4
Rahmenbedingungen ............................................................................................................. 4
Arten von Beschaffungen ....................................................................................................... 4
2
Verantwortlichkeiten .................................................................................................................... 5
3
Hauptaktivitäten ............................................................................................................................ 6
3.1
Anforderungen ....................................................................................................................... 6
3.1.1 Projekte .............................................................................................................................. 6
3.1.2 Betrieb ................................................................................................................................ 6
3.1.3 Fachbereiche ..................................................................................................................... 6
3.2
Offerten .................................................................................................................................. 6
3.2.1 Beschaffungen über xxxx .................................................................................................. 6
3.2.2 Beschaffungen für betriebliche Aufgaben .......................................................................... 7
3.2.3 Ablage Offerten und Entscheidungsfindung ...................................................................... 7
3.2.4 Vertragsabschluss ............................................................................................................. 7
3.3
Auftragserteilung .................................................................................................................... 7
3.4
Lieferung ................................................................................................................................ 7
3.4.1 Qualitätsprüfung ................................................................................................................ 7
3.4.2 Avisierung .......................................................................................................................... 7
3.5
Rechnungen ........................................................................................................................... 7
3.6
Wartungsverträge ................................................................................................................... 7
3.7
Configuration Management .................................................................................................... 8
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Einleitung
1.1 Ziel
Der Einkauf externer Equipments und Dienstleistungen stellt eine wichtige Funktion dar. So werden
Punkte wie Offerten, Auftragserteilung, generelle Verantwortlichkeiten etc. geregelt.
1.2 Geltungsbereich
Einkauf von Equipments oder Dienstleistungen innerhalb Betriebsaktivitäten oder IT Projekte. Generell
sind die Vorschriften, was Einkauf innerhalb xxx betrifft, im xxx) definiert.
1.3 Grundsätze
Beschaffungen beanspruchen – wie bereits erwähnt – einen grossen Teil des IT-Budgets. Es ist
deshalb wichtig:
 dass zielorientiert beschafft und dem jeweiligen Preis aber auch der Qualität große Rechnung
getragen wird
 wenn immer möglich und sinnvoll, Kunden der xxx zu berücksichtigen.
 dass die Entscheidungsfindung transparent und jederzeit einseh- und nachvollziehbar ist
 dass die vertraglichen Grundlagen einwandfrei sind
1.4 Rahmenbedingungen
Es muss in jedem Fall sichergestellt werden, dass vorhandene Weisungen und Anordnungen
eingehalten werden.
1.5 Arten von Beschaffungen
Beschaffungen entstehen aus Projekten oder aus dem Betrieb (bspw. Ersatzbeschaffungen). Generell
können drei Kategorien unterschieden werden:
 Hardware (Server, Workstations, Peripheriegeräte etc.)
 Software (typischerweise Lizenzen)
 Drittleistungen (Unterstützung, Wartungsarbeiten, Installationen)
 System Engineering Leistungen
 Applikationsentwicklung
 Beratung
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Verantwortlichkeiten
Grundsätzlich ist der Betriebsleiter für das Supplier Management verantwortlich. Für die einzelnen
Beschaffungen sind die jeweiligen Gruppen der entsprechenden Disziplinen zuständig. So werden
bspw. Netzwerk-Komponenten, Firewalls, Storage im SAN-Umfeld, UNIX-Rechner, Windows-Server,
Workstations, Drucker beschafft. Die Aufzählung ist nicht abschließend. Die jeweiligen AL stellen
sicher, dass die Beschaffung zielorientiert erfolgt (Preis/Leistung/Nutzen, betreibbar, möglichst keine
Exoten etc.) und ein künftig preiswerter und effizienter Betrieb möglich ist.
Für die Beschaffung von Entwicklungs-Ressourcen ist der jeweilige Abteilungsleiter „Entwicklung“
verantwortlich. Er stimmt mit der Projektleitung sowohl Einsatzdauer als auch Anforderungsprofil ab.
Verantwortlichkeitsmatrix Projekte
Firma
Task
Verantwortung
Unterstützt
Projekleiter FB
Auftrag zur Offerteinholung
Auftraggeber
Offerten einholen
IT-PL
Offerten verhandeln --> Vertrag
IT-PL
Vertrag unterschreiben
IT-PL
Vertrags-Owner während Projekt
IT-PL
Ablage Verträge
IT Controlling
IT-PL
Vertragsübergang Projekt in Betrieb
(Wartungsverträge)
Betriebsleiter
Auftraggeber
Projektleiter FB
IT-PL
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Projektleiter FB
Auftraggeber
Projektleiter FB
Auftraggeber
Projektleiter FB
Auftraggeber
Projektleiter FB
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Hauptaktivitäten
Wie in der Prozessbeschreibung festgehalten, besteht die Beschaffung aus den folgenden
Hauptaktivitäten:
 Erstellung Anforderung aus Betrieb oder Projekten als solches
 Prüfung der Anforderung auf Kosten, Alternativen, Vollständigkeit, Notwendigkeit etc.
 Offertanfrage
 Offertvergleich
 Sichten der CVs und Durchführung von Bewerbungsgesprächen
 Preisverhandlung
 Prüfen des Vertrages (Datenschutz, Regelung Eigentum bei Projektleitung / Beratung,
Lizenzrechte)  bei Bedarf soll der Rechtsdienst eingeschaltet werden
 Entscheid intern abgesprochen und protokolliert
 Auftragserteilung
 Entgegennähme der Lieferung
 Rechnungsstellung
3.1 Anforderungen
Die Anforderungen entstehen aus Projekten, Betriebsarbeiten oder aus den Fachbereichen.
3.1.1 Projekte
Der IT-PL stimmt Beschaffungen im Bereich Hard- und Software mit dem Betriebsleiter ab. Davon
ausgenommen sind Beschaffungen im Bereich Drittleistungen oder Aufträge im Rahmen von
Individual-Entwicklungen. Die Beschaffung / Beauftragung werden innerhalb des jeweiligen Projektes
durchgeführt (Investitionsbudget).
3.1.2 Betrieb
Innerhalb des Betriebes muss defekte HW ersetzt werden. Drittleistungen werden bei
Supportaufgaben benötigt. Lizenzen werden oft für Tools zur Unterstützung von Betriebsaufgaben
beschafft. Diese Beschaffungen werden über das Betriebsbudget abgewickelt und müssen
grundsätzlich mit dem Betriebsleiter abgestimmt werden.
3.1.3 Fachbereiche
Die Fachbereiche stellen ihre Anforderungen. Die Bereiche verfügen jeweils über ein
Beschaffungsbudget, welches jährlich durch den Betriebsleiter budgetiert, beantragt und verwaltet
wird. Die getätigten Beschaffungen werden quartalsweise den Bereichen durch den Betriebsleiter
mitgeteilt. Die Beschaffungen werden durch die jeweiligen Abteilungsleiter grundsätzlich bewilligt. Der
Betriebsleiter prüft jedoch die Anforderungen und schlägt ggf. Alternativen vor. Auch hier ist dem
Kosten-/Nutzenverhältnis Beachtung zu schenken.
3.2 Offerten
Grundsätzlich müssen für alle Arten von Beschaffungen Offerten eingeholt werden. Ziel dieses
Verfahrens ist es, das beste Preis/Leistungsverhältnis zu erreichen. Dazu kann es durchaus sinnvoll
und notwendig sein, entsprechende Abgebotsrunden durchzuführen.
3.2.1 Beschaffungen über xxxx
Für Beschaffungen im Volumen von mehr als xxx.— sind mindestens drei Offerten einzuholen. Eine
Lieferantenliste liegt dem Betriebsleiter vor. In jedem.
 bei Preisdifferenzen > 5% wird die preiswerteste Offerte akzeptiert. Ausnahmen benötigen das
Visum des CIO.
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3.2.2 Beschaffungen für betriebliche Aufgaben
Hier geht es um Ersatzbeschaffungen (Server, Workstations, Drucker etc.), Beschaffungen oder
Beizug von Drittleistungen in „kleinerem Rahmen“. Je nach Situation kann auf das Einholen von
mehreren Offerten verzichtet werden (kleine Mengen, Typ/Modell gegeben).
3.2.3 Ablage Offerten und Entscheidungsfindung
Sämtliche Offerten und Unterlagen und die dokumentierte Entscheidungsfindung müssen abgelegt
werden (siehe Auftragserteilung):
 Für Projekte im Projekt-Folder
 Für Betrieb xxxxxxx
3.2.4 Vertragsabschluss
 Verträge bzw. Auftragserteilungen müssen rechtsgültig unterschrieben werden. Original
Vertrag muss dem Rechtsdienst übergeben werden.
 Original Vertrag wird im IT-Controlling abgelegt
3.3 Auftragserteilung
Die einzelnen Offerten müssen gegenübergestellt und der Entscheid kommentiert werden. Es muss
so kommentiert werden, dass auch zu einem späteren Zeitpunkt der getroffene
Beschaffungsentscheid eindeutig nachvollzogen werden kann.
Minimaler Inhalt des Dokumentes:
 Wichtige Bestandteile der eingeholten Offerten (Preis, ggf. Lieferobjekte, laufende Kosten
etc.) in einer Übersicht
 Kommentierter Entscheid als solcher (aufgrund welcher Indikatoren wurde bspw. Offerte X
bevorzugt), im speziellen wenn nicht das günstigste Angebot gewählt wird
 Entscheidungsträger
 Datum der Entscheidung
3.4 Lieferung
Bei der Lieferung sind die nachfolgend beschriebenen Punkte zu berücksichtigen.
3.4.1 Qualitätsprüfung
Es müssen bei jeder Beschaffung die Lieferobjekte auf Vollständigkeit und Qualität durch den
Einkäufer in den jeweiligen Gruppen geprüft werden. Sind diese nicht erfüllt, so muss beim
Lieferanten schriftlich eine Nachbesserung verlangt werden.
3.4.2 Avisierung
Der Auftraggeber wird über die Lieferung als solches und über die Vollständigkeit durch den Einkäufer
orientiert. Die Lieferscheine werden zentral abgelegt.
3.5 Rechnungen
Die Rechnungen werden innerhalb eines Projektes durch den Projektleiter visiert, mit der
Projektnummer versehen und zur Zahlung ans IT-Controlling weitergegeben. Mittlerweile soll der
Projektleiter Fachbereich die Rechnungen kontieren. Rechnungen für betriebliche Beschaffungen
werden durch den Betriebsleiter geprüft, visiert, mit dem Budgetvermerk versehen und ans ITControlling weitergegeben.
3.6 Wartungsverträge
Allfällige Wartungsverträge werden durch den Betriebsleiter geprüft, unterschrieben und ins
kommende Budget aufgenommen. Der Vertrag wird zentral im IT-Controlling abgelegt.
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3.7 Configuration Management
Hard- und Software müssen bei Eingang durch den System Owner ins Configuration Management
bzw. Inventar mit den dafür vorgesehenen Attributen übernommen werden.
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