2.2 Kennzahlen zum Archiv (summarisch)

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Pflichtenheft für die Umsetzung einer Vorarlberger
Archivplattform (Entwurf)
Version:
2.0
Datum:
11.10.2010
Autoren:
Katrin Netter, Werner Matt, Nicole Ohneberg, Norbert Schnetzer, Christoph
Volaucnik
Kontaktadressen:
Mag. Katrin Netter
Mag. Werner Matt
Bregenzerwald Archiv
Stadtarchiv Dornbirn
Loco 873
Marktplatz 11
6863 Egg
6850 Dornbirn
T: 0664/ 39 16 946
T: 05572/ 306 4905
E: netter@bregenzerwaldarchiv.at
E: Werner.Matt@dornbirn.at
Inhaltsverzeichnis
1
Einleitung ....................................................................................................................... 1
2
Ist-Zustand .................................................................................................................... 2
2.1
Homepage ............................................................................................................. 2
2.2
Kennzahlen zum Archiv (summarisch) ................................................................... 2
Verantwortlichkeiten .......................................................................................................... 3
2.3
EDV-Infrastruktur ................................................................................................... 4
2.4
Bestehende Datenbestände und Findmittel in digitaler Form ................................. 4
3
Ziele der gemeinsamen Archivplattform ......................................................................... 5
4
Funktionale Anforderungen............................................................................................ 6
5
4.1
Allgemeines ........................................................................................................... 6
4.2
Vorarchivischer Bereich ......................................................................................... 6
4.3
Erschliessung ........................................................................................................ 7
4.4
Sonstige Wünsche ................................................................................................. 8
Verbundlösung .............................................................................................................. 9
5.1
Generelle Anforderungen ....................................................................................... 9
i
1 Einleitung
Dieses Pflichtenheft dient als Grundlage für die Anschaffung eines gemeinsamen
Archivierungsprogrammes für alle daran interessierten Vorarlberger Archive bzw. für die
Einrichtung einer gemeinsamen Suchplattform im Internet über alle Bestände der beteiligten
Archive. Es wurde von einer Arbeitsgruppe mehrerer Archivare erarbeitet (vgl. Autoren).
Um die Kosten der Lösung abschätzen zu können, ist eine möglichst genaue Vorerhebung
über den Ist-Zustand im jeweiligen Archiv sowie die Wünsche des betreffenden Archivs an
das Programm erforderlich. Wir bitten Sie deshalb um Ausfüllung der Kapitel 2, 4 und 5 und
um Rücksendung der Unterlagen bis spätestens 19. November 2010 an folgende Adresse:
netter@bregenzerwaldarchiv.at oder Werner.Matt@dornbirn.at
Die Rückmeldungen werden in das Pflichtenheft eingearbeitet. Ziel ist der Ankauf eines
Programmes, welches die Wünsche der beteiligten Archive bestmöglich berücksichtigt.
1
2 Ist-Zustand
Bitte beschreiben Sie den Ist-Zustand in ihrem Archiv.
2.1 Homepage
Allgemeine Angaben zum Archiv finden Sie unter der Webadresse: www......
2.2 Kennzahlen zum Archiv (summarisch)
Gründungsjahr:
?
Anz. Standorte:
?
Anz. Mitarbeiter/-innen:
?
Anz. Räume (Raumgrößen m2):
?
Lfm Regale:
?
Zeitraum der Archivalien:
?
Anzahl (ca.)
Herkömmlich
Digitalisiert
Ordner:
?
?
Urkunden:
?
?
Pläne:
?
?
Fotos:
?
?
Filme:
?
?
Audio:
?
?
Anz. Lesesaalnutzungen/Jahr
?
Anz.
Korrespondenzanfragen/Jahr
?
Anz. Ausleihen/Jahr
?
Anz. Reproduktionen/Jahr
?
Anz. Ablieferungen/Jahr
?
Archivschachteln:
Anz. Neuzugänge pro Jahr in Lfm. ?
2
Verantwortlichkeiten
Das Archiv ist in organisatorischer Hinsicht wie folgt aufgebaut:
(Nennen Sie hier die Namen der (ehrenamtlichen) Mitarbeiter. Sofern ihr Archiv größer ist
verdeutlichen Sie bitte mit Hilfe eines Organigramms die Zuständigkeiten. Für die
Ausschreibung wichtig können auch Zusatzinformationen sein, wie etwa die Unterstützung
durch EDV-Verantwortliche der Kommunen, die regelmäßige Mithilfe von Praktikanten,
Lehrlingen, Ehrenamtlichen oder Personen aus der Verwaltung.)
3
2.3 EDV-Infrastruktur
Die EDV-Infrastruktur wird in Zusammenarbeit mit der Gemeindeinformatik erstellt.
Erforderlich ist ein EDV-Arbeitsplatz mit Internetanschluss.
Vernetzung:
? (z. B. 100 Mbit-Ethernet mit TCP/IP)
PC-Hardware:
? (z. B. 20 x Pentium IV 1.5 Mhz mit 512 MB RAM, 80
GB HD)
Arbeitsplatzdrucker:
? (z. B. 10 x HP Deskjet 930c)
PC-Betriebssystem:
? (z. B. Windows XP)
PC Bürosoftware:
? (z. B. MS Office 2003)
E-Mail-Software:
? (z. B. MS Outlook 2003)
Browser:
? (z. B. Internet Explorer 6.0 SP2)
Datenbank-Server:
? (z. B. Pentium IV 2 Ghz mit 1024 MB RAM, 160 GB
HD, Windows 2000 Server)
Datenbank-Sofware
? (z. B. Oracle 10 SE)
Datei-Server
? (z. B. Pentium IV 1.3 Ghz mit 768 MB RAM, 320 GB,
Windows 2000 Server)
Document-Management-System:
? (z. B. Documentum)
Netzwerkdrucker:
? (z. B. 2 x HP 4000 L)
Scanner:
? (z. B. 1 x Canon xy)
Bitte beschreiben Sie, wer bei Ihnen die EDV-Infrastruktur betreut. Z.B. Informatikabteilung
der Verwaltung, externe Dienstleister etc. ..(Namensnennung inkl. Anschrift, email):
2.4 Bestehende Datenbestände und Findmittel in digitaler Form
Bezeichnung
Typ/Format
Anz.
Datensätze/Seiten
Kommentar
- Urkunden-DB
Access 7.0
421
1 Tabelle mit 15 Feldern.
Tabellenfelder gemäss
Anhang
- Aktenverzeichnis
1990–1995
Word 97
20 Dokumente mit
zwischen 3 und 100
Seiten.
Verzeichnis in
Wordtabellen.
Beispieldateien sind
beigelegt.
...
Anmerkung: Es sind möglichst detaillierte Angaben inkl. Beispieldaten über die vorhandenen
Datenbestände anzugeben. (Welche Datenbanken werden bisher verwendet, welche
Schnittstellen benötigt es, welche Dateiformate liegen vor: z.B. Lars, Access, Excel, Word;
Dateiformate doc, xls und xlsx, mdb. Welche Content-Daten gibt es und in welchem
Umfang? (jpeg, tiff)
4
3 Ziele der gemeinsamen Archivplattform
Mit einer gemeinsamen Archivplattform einer möglichst großen Anzahl Vorarlberger Archive
sollen folgende Ziele erreicht werden:

Anschaffung eines Archivierungsprogrammes, in dem die Bestände der einzelnen
Archive unabhängig von der Medienart erfasst werden können. Daraus folgt, dass
sämtliche Archivbestände mit einer gleichen Datenbank erfasst werden können (Akten,
Fotos, Sammlungsgut, Audiovisuelle Medien, elektronische Dateiformate). Primäres Ziel
ist es, die Unterlagen des historischen Archivs und des analogen Verwaltungsarchivs
sowie die analogen Bestände in den einzelnen Abteilungen in der Datenbank zu
erfassen. Das System hält auch die Möglichkeit offen, mittel- und langfristig digitale
Daten
der
aktuellen
Verwaltung
(DMS-Systeme,
andere
digitale
Aktenverwaltungssystem) einzuspeisen.

Das System soll so offen sein, dass ehrenamtliche Mitarbeiter und Vereine oder andere
Institutionen nach erfolgter Freischaltung ihre Archivbestände online erfassen können.

Vernetzung der Vorarlberger Kommunalarchive und Nutzung von Synergien, sowie
Entwicklung gemeinsamer Standards.

Einer breiten Öffentlichkeit wird durch die Archivplattform der Zugang zu den Archiven
und deren Beständen erleichtert und in manchen Fällen erst ermöglicht.
Die bisherigen Vorarbeiten wurden von einer Interessensgemeinschaft Vorarlberger
Kommunalarchive unter Einbindung des Vorarlberger Landesarchivs, des Vorarlberger
Gemeindeverbandes und der Vorarlberger Gemeindeinformatik geleistet.
Um diese Ziele zu erreichen, muss das neue System die folgenden allgemeinen Kernanforderungen erfüllen:
1. Möglichkeit zur Beibehaltung bestehender Ordnungsstrukturen
2. Unterstützung unterschiedlicher Archivalienarten in einer Datenbank
3. Unterstützung aller relevanten Arbeitsprozesse
4. Verwaltung von grossen Datenmengen
5. Unterstützung des Mehrbenutzerbetriebs
6. Eingabemöglichkeit für Externe
5
4 Funktionale Anforderungen
4.1 Allgemeines
Bitte kreuzen Sie an, welche Kriterien bei einer Datenbanklösung für Sie erfüllt sein müssen:
Kriterien
Ja
Das digitale Archivinformationssystem ist durch eine grafische
Benutzeroberfläche zu bedienen. Eine einfache Bedienbarkeit der
Software ist gegeben.
Eine kontextbezogene Hilfe wird geboten.
Nein
Menüs und Hilfetexte sind in deutscher Sprache verfaßt.
Ein Benutzerhandbuch in deutscher Sprache ist vorhanden.
Das Antwortzeitverhalten von Standardfunktionen liegt im unteren
Sekundenbereich.
Datenschutz und Datensicherheit sind gewährleistet.
4.2 Vorarchivischer Bereich
Charakterisierung der Fachaufgabe
Die Arbeit im vorarchivischen Bereich ist eine der Kernaufgaben archivischer Tätigkeit. Sie
beinhaltet die Vorbereitung künftiger Aktenübernahmen sowie die Erfassung, Bewertung und
Übernahme der Unterlagen von im Zuständigkeitsbereich des Archivs liegenden Behörden
und anderen Institutionen.
Zielvorstellung zum Informatikeinsatz
Die Softwarelösung soll die vorarchivische Arbeit effektiver gestalten und Doppelarbeit
vermieden helfen.
Kriterien
Das Programm wickelt alle Arbeitsgänge von der Vorbereitung bis zur
Übernahme eines Bestandzugangs in einer Lösung ab.
In den Verwaltungen entstehen laufend elektronische erzeugte Daten,
mittelfristig wird seitens der Gemeindeinformatik ein landesweites
DMS-System eingeführt. Die Archivierungssoftware unterstützt den
laufenden verlustfreien Import und die Integration der abgelieferten
elektronischen Aufzeichnungen.
Das Programm ermöglicht die Erfassung des Aktenbildners mit
Anschrift, Telefon etc. sowie die Führung eines Eingangsbuchs. Es
ermöglicht Eingaben über Umfang und Zeitraum der abgelieferten
Bestände.
6
Ja
Nein
4.3 Erschliessung
Charakterisierung der Fachaufgabe
Die Erstellung und Pflege von Bestandsübersichten sowie die Erschliessung bislang nicht
oder unzureichend verzeichneter Archivalien gehört zu den zentralen Aufgaben des Archivs.
Ein rascher Zugriff auf relevante Bestände ist Voraussetzung sowohl für die korrekte,
umfassende und rasche Beantwortung von Anfragen als auch für eine effektive Benutzung.
Die Aussenwirkung des Archivs hängt daher nicht zuletzt von der Qualität der
Bestandsübersichten und Findhilfsmittel ab. Übersichten über die vorhandenen Bestände
sind ferner Grundlage für die Planung von Massnahmen der Bestandserhaltung.
Zielvorstellung für den IT-Einsatz

Erleichterung und Beschleunigung der Erschliessungstätigkeit.

Verbesserung der Informationsgewinnung und einheitlicher Zugriff auf die
Beschreibungen über Bestände und Archivalien von verschiedenen Standorten,
Arbeitsplätzen und Bereichen hinweg. Durch das Internet wird der vernetzte Zugriff auf
ein Datenbanksystem einheitlich und zweckmässig gestaltet.

Erleichterung und Beschleunigung der Durchführung
umfassende Recherchierbarkeit der Datenbanken.
von
Recherchen
durch
Anforderungen an die Informatiklösung
Kriterien
Ja
Das Programm unterstützt die Erschließung der Bestände gemäß
internationalen Standards (ISAR, ISAD-G, EAD).
Die Struktur der Archivbestände (Archivtektonik) ist in Form eines den
hierarchischen Aufbau wiedergebenden Hauptverzeichnisses mit
beliebig hinzufügbaren Unterverzeichnissen (Baumstruktur) abbildbar.
Dem Hauptverzeichnis liegt als archivisches Ordnungs- und
Aufbewahrungsprinzip das Provenienzprinzip (Herkunftsprinzip)
zugrunde, welches die einzelnen Bestandesbildner unter
Berücksichtigung ihres jeweiligen Entstehungskontextes bewahrt.
Die Erfassung von historischem Schriftgut (Meta- und Content-Daten)
im Zuge von archivischen Ordnungsarbeiten (Erschließungsarbeiten)
sowie die Pflege/Verwaltung dieser Daten sind möglich.
Erfasst und dargestellt werden kann, neben den formalen und
inhaltlichen Parametern der einzelnen Archivalien selbst auch ihre
Überlieferungsgeschichte, im Kontext einer kurzen Geschichte des
jeweiligen Archivbestandes, dem sie angehören.
In Datensätze bzw. Verzeichnungseinheiten sind Bilder, pdfs und
Filme integrierbar.
Datensätze bzw. Verzeichnungseinheiten sind miteinander in
beliebiger Weise verknüpfbar.
Datensätze bzw. Verzeichnungseinheiten können mit Intranet- und
Internetseiten verknüpft werden.
Schutzfristen, mit den daraus resultierenden Zugriffsverweigerungen
für nicht archivinterne Benutzer, können bei Datensätzen bzw.
Verzeichnungseinheiten hinterlegt werden.
Ein Modul zur textlichen und bildlichen Dokumentation der
Archivalienrestaurierungen und Schadensbewertung ist vorhanden.
Eingabe und Recherche werden durch einen flexiblen Thesaurus
unterstützt.
Eine Volltext- und eine Deskriptorensuche stehen zur Verfügung.
7
Nein
Textliche sowie auch bildliche Treffer scheinen als Ergebnis der
Suche auf.
4.4 Sonstige Wünsche
Bitten notieren Sie hier sonstige Wünsche, die Sie in den Anforderungen vermissen:
Beispielsweise: Modul zur Magazinverwaltung, Modul zur Benutzerverwaltung
8
5 Verbundlösung
5.1 Generelle Anforderungen
Charakterisierung der Fachaufgabe
Das Archivierungsprogramm soll eine Verbundlösung sein. Es läuft auf einem zentralen
Server, der von der Gemeindeinformatik oder der VTG betreut wird. Die Dateneingabe
erfolgt online. Eine gemeinsame Serverlösung ermöglicht, dass auch ehrenamtliche
Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig Daten in das Programm eingeben können.
Auf einer gemeinsamen Internetplattform präsentieren sich alle beteiligten Archive mit einer
gemeinsamen Suchmaske für ihre Bestände.
Zielvorstellung zum IT-Einsatz
Die Archivbenutzer sollen die Möglichkeit erhalten, orts- und zeitunabhängig direkt in den zur
Recherche freigegebenen Verzeichnungsdaten aller beteiligten Archive über Internet zu
recherchieren. Auf diese Weise bieten die beteiligten Kommunalarchive nach aussen einen
attraktiven Zugang sowie eine zeitgemässe Dienstleistung an.
Kriterien
Ja
Das Archivierungsprogramm läuft auf einem zentralen Server (etwa
bei der VTG) mit geregeltem Zugang für die einzelnen Archive. Jedes
Archiv kann über die Freigabe der Daten selbst verfügen. Die
Dateneingabe erfolgt online.
Das Archivierungsprogramm verfügt über ein Internetportal. Dort ist
die Recherche über die Bestände der beteiligten Archive durch
gemeindeinterne amtliche Benutzer, externe amtliche Benutzer und
nicht amtliche Benutzer – jeweils abhängig von ihren Rechten –
möglich. Die Suchresultate werden als Ergebnisliste angezeigt.
Das Programm erlaubt die Volltextsuche mit der Möglichkeit der
temporalen Einschränkung und der Einschränkung nach einzelnen
Archiven.
Das Internetportal hat eine einheitliche Grafik und Design für alle
beteiligten Archive.
Auf dem gemeinsamen Internetportal hat jedes Archiv die Möglichkeit,
sich vorzustellen (inkl. einer Bestandsübersicht und Kurzinformation)
Auf dem Internetportal werden die Intentionen des Archivverbundes
vorgestellt.
Über das Internetportal kann das Archiv aktuelle Bewerbungen seiner
Veranstaltungen schalten.
Über das Portal kann auf archiveigene Datenbanken vernetzt werden.
9
Nein
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