2.2 Kennzahlen zum Archiv (summarisch)
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Pflichtenheft für die Umsetzung einer Vorarlberger Archivplattform (Entwurf) Version: 2.0 Datum: 11.10.2010 Autoren: Katrin Netter, Werner Matt, Nicole Ohneberg, Norbert Schnetzer, Christoph Volaucnik Kontaktadressen: Mag. Katrin Netter Mag. Werner Matt Bregenzerwald Archiv Stadtarchiv Dornbirn Loco 873 Marktplatz 11 6863 Egg 6850 Dornbirn T: 0664/ 39 16 946 T: 05572/ 306 4905 E: [email protected] E: [email protected] Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung ....................................................................................................................... 1 2 Ist-Zustand .................................................................................................................... 2 2.1 Homepage ............................................................................................................. 2 2.2 Kennzahlen zum Archiv (summarisch) ................................................................... 2 Verantwortlichkeiten .......................................................................................................... 3 2.3 EDV-Infrastruktur ................................................................................................... 4 2.4 Bestehende Datenbestände und Findmittel in digitaler Form ................................. 4 3 Ziele der gemeinsamen Archivplattform ......................................................................... 5 4 Funktionale Anforderungen............................................................................................ 6 5 4.1 Allgemeines ........................................................................................................... 6 4.2 Vorarchivischer Bereich ......................................................................................... 6 4.3 Erschliessung ........................................................................................................ 7 4.4 Sonstige Wünsche ................................................................................................. 8 Verbundlösung .............................................................................................................. 9 5.1 Generelle Anforderungen ....................................................................................... 9 i 1 Einleitung Dieses Pflichtenheft dient als Grundlage für die Anschaffung eines gemeinsamen Archivierungsprogrammes für alle daran interessierten Vorarlberger Archive bzw. für die Einrichtung einer gemeinsamen Suchplattform im Internet über alle Bestände der beteiligten Archive. Es wurde von einer Arbeitsgruppe mehrerer Archivare erarbeitet (vgl. Autoren). Um die Kosten der Lösung abschätzen zu können, ist eine möglichst genaue Vorerhebung über den Ist-Zustand im jeweiligen Archiv sowie die Wünsche des betreffenden Archivs an das Programm erforderlich. Wir bitten Sie deshalb um Ausfüllung der Kapitel 2, 4 und 5 und um Rücksendung der Unterlagen bis spätestens 19. November 2010 an folgende Adresse: [email protected] oder [email protected] Die Rückmeldungen werden in das Pflichtenheft eingearbeitet. Ziel ist der Ankauf eines Programmes, welches die Wünsche der beteiligten Archive bestmöglich berücksichtigt. 1 2 Ist-Zustand Bitte beschreiben Sie den Ist-Zustand in ihrem Archiv. 2.1 Homepage Allgemeine Angaben zum Archiv finden Sie unter der Webadresse: www...... 2.2 Kennzahlen zum Archiv (summarisch) Gründungsjahr: ? Anz. Standorte: ? Anz. Mitarbeiter/-innen: ? Anz. Räume (Raumgrößen m2): ? Lfm Regale: ? Zeitraum der Archivalien: ? Anzahl (ca.) Herkömmlich Digitalisiert Ordner: ? ? Urkunden: ? ? Pläne: ? ? Fotos: ? ? Filme: ? ? Audio: ? ? Anz. Lesesaalnutzungen/Jahr ? Anz. Korrespondenzanfragen/Jahr ? Anz. Ausleihen/Jahr ? Anz. Reproduktionen/Jahr ? Anz. Ablieferungen/Jahr ? Archivschachteln: Anz. Neuzugänge pro Jahr in Lfm. ? 2 Verantwortlichkeiten Das Archiv ist in organisatorischer Hinsicht wie folgt aufgebaut: (Nennen Sie hier die Namen der (ehrenamtlichen) Mitarbeiter. Sofern ihr Archiv größer ist verdeutlichen Sie bitte mit Hilfe eines Organigramms die Zuständigkeiten. Für die Ausschreibung wichtig können auch Zusatzinformationen sein, wie etwa die Unterstützung durch EDV-Verantwortliche der Kommunen, die regelmäßige Mithilfe von Praktikanten, Lehrlingen, Ehrenamtlichen oder Personen aus der Verwaltung.) 3 2.3 EDV-Infrastruktur Die EDV-Infrastruktur wird in Zusammenarbeit mit der Gemeindeinformatik erstellt. Erforderlich ist ein EDV-Arbeitsplatz mit Internetanschluss. Vernetzung: ? (z. B. 100 Mbit-Ethernet mit TCP/IP) PC-Hardware: ? (z. B. 20 x Pentium IV 1.5 Mhz mit 512 MB RAM, 80 GB HD) Arbeitsplatzdrucker: ? (z. B. 10 x HP Deskjet 930c) PC-Betriebssystem: ? (z. B. Windows XP) PC Bürosoftware: ? (z. B. MS Office 2003) E-Mail-Software: ? (z. B. MS Outlook 2003) Browser: ? (z. B. Internet Explorer 6.0 SP2) Datenbank-Server: ? (z. B. Pentium IV 2 Ghz mit 1024 MB RAM, 160 GB HD, Windows 2000 Server) Datenbank-Sofware ? (z. B. Oracle 10 SE) Datei-Server ? (z. B. Pentium IV 1.3 Ghz mit 768 MB RAM, 320 GB, Windows 2000 Server) Document-Management-System: ? (z. B. Documentum) Netzwerkdrucker: ? (z. B. 2 x HP 4000 L) Scanner: ? (z. B. 1 x Canon xy) Bitte beschreiben Sie, wer bei Ihnen die EDV-Infrastruktur betreut. Z.B. Informatikabteilung der Verwaltung, externe Dienstleister etc. ..(Namensnennung inkl. Anschrift, email): 2.4 Bestehende Datenbestände und Findmittel in digitaler Form Bezeichnung Typ/Format Anz. Datensätze/Seiten Kommentar - Urkunden-DB Access 7.0 421 1 Tabelle mit 15 Feldern. Tabellenfelder gemäss Anhang - Aktenverzeichnis 1990–1995 Word 97 20 Dokumente mit zwischen 3 und 100 Seiten. Verzeichnis in Wordtabellen. Beispieldateien sind beigelegt. ... Anmerkung: Es sind möglichst detaillierte Angaben inkl. Beispieldaten über die vorhandenen Datenbestände anzugeben. (Welche Datenbanken werden bisher verwendet, welche Schnittstellen benötigt es, welche Dateiformate liegen vor: z.B. Lars, Access, Excel, Word; Dateiformate doc, xls und xlsx, mdb. Welche Content-Daten gibt es und in welchem Umfang? (jpeg, tiff) 4 3 Ziele der gemeinsamen Archivplattform Mit einer gemeinsamen Archivplattform einer möglichst großen Anzahl Vorarlberger Archive sollen folgende Ziele erreicht werden: Anschaffung eines Archivierungsprogrammes, in dem die Bestände der einzelnen Archive unabhängig von der Medienart erfasst werden können. Daraus folgt, dass sämtliche Archivbestände mit einer gleichen Datenbank erfasst werden können (Akten, Fotos, Sammlungsgut, Audiovisuelle Medien, elektronische Dateiformate). Primäres Ziel ist es, die Unterlagen des historischen Archivs und des analogen Verwaltungsarchivs sowie die analogen Bestände in den einzelnen Abteilungen in der Datenbank zu erfassen. Das System hält auch die Möglichkeit offen, mittel- und langfristig digitale Daten der aktuellen Verwaltung (DMS-Systeme, andere digitale Aktenverwaltungssystem) einzuspeisen. Das System soll so offen sein, dass ehrenamtliche Mitarbeiter und Vereine oder andere Institutionen nach erfolgter Freischaltung ihre Archivbestände online erfassen können. Vernetzung der Vorarlberger Kommunalarchive und Nutzung von Synergien, sowie Entwicklung gemeinsamer Standards. Einer breiten Öffentlichkeit wird durch die Archivplattform der Zugang zu den Archiven und deren Beständen erleichtert und in manchen Fällen erst ermöglicht. Die bisherigen Vorarbeiten wurden von einer Interessensgemeinschaft Vorarlberger Kommunalarchive unter Einbindung des Vorarlberger Landesarchivs, des Vorarlberger Gemeindeverbandes und der Vorarlberger Gemeindeinformatik geleistet. Um diese Ziele zu erreichen, muss das neue System die folgenden allgemeinen Kernanforderungen erfüllen: 1. Möglichkeit zur Beibehaltung bestehender Ordnungsstrukturen 2. Unterstützung unterschiedlicher Archivalienarten in einer Datenbank 3. Unterstützung aller relevanten Arbeitsprozesse 4. Verwaltung von grossen Datenmengen 5. Unterstützung des Mehrbenutzerbetriebs 6. Eingabemöglichkeit für Externe 5 4 Funktionale Anforderungen 4.1 Allgemeines Bitte kreuzen Sie an, welche Kriterien bei einer Datenbanklösung für Sie erfüllt sein müssen: Kriterien Ja Das digitale Archivinformationssystem ist durch eine grafische Benutzeroberfläche zu bedienen. Eine einfache Bedienbarkeit der Software ist gegeben. Eine kontextbezogene Hilfe wird geboten. Nein Menüs und Hilfetexte sind in deutscher Sprache verfaßt. Ein Benutzerhandbuch in deutscher Sprache ist vorhanden. Das Antwortzeitverhalten von Standardfunktionen liegt im unteren Sekundenbereich. Datenschutz und Datensicherheit sind gewährleistet. 4.2 Vorarchivischer Bereich Charakterisierung der Fachaufgabe Die Arbeit im vorarchivischen Bereich ist eine der Kernaufgaben archivischer Tätigkeit. Sie beinhaltet die Vorbereitung künftiger Aktenübernahmen sowie die Erfassung, Bewertung und Übernahme der Unterlagen von im Zuständigkeitsbereich des Archivs liegenden Behörden und anderen Institutionen. Zielvorstellung zum Informatikeinsatz Die Softwarelösung soll die vorarchivische Arbeit effektiver gestalten und Doppelarbeit vermieden helfen. Kriterien Das Programm wickelt alle Arbeitsgänge von der Vorbereitung bis zur Übernahme eines Bestandzugangs in einer Lösung ab. In den Verwaltungen entstehen laufend elektronische erzeugte Daten, mittelfristig wird seitens der Gemeindeinformatik ein landesweites DMS-System eingeführt. Die Archivierungssoftware unterstützt den laufenden verlustfreien Import und die Integration der abgelieferten elektronischen Aufzeichnungen. Das Programm ermöglicht die Erfassung des Aktenbildners mit Anschrift, Telefon etc. sowie die Führung eines Eingangsbuchs. Es ermöglicht Eingaben über Umfang und Zeitraum der abgelieferten Bestände. 6 Ja Nein 4.3 Erschliessung Charakterisierung der Fachaufgabe Die Erstellung und Pflege von Bestandsübersichten sowie die Erschliessung bislang nicht oder unzureichend verzeichneter Archivalien gehört zu den zentralen Aufgaben des Archivs. Ein rascher Zugriff auf relevante Bestände ist Voraussetzung sowohl für die korrekte, umfassende und rasche Beantwortung von Anfragen als auch für eine effektive Benutzung. Die Aussenwirkung des Archivs hängt daher nicht zuletzt von der Qualität der Bestandsübersichten und Findhilfsmittel ab. Übersichten über die vorhandenen Bestände sind ferner Grundlage für die Planung von Massnahmen der Bestandserhaltung. Zielvorstellung für den IT-Einsatz Erleichterung und Beschleunigung der Erschliessungstätigkeit. Verbesserung der Informationsgewinnung und einheitlicher Zugriff auf die Beschreibungen über Bestände und Archivalien von verschiedenen Standorten, Arbeitsplätzen und Bereichen hinweg. Durch das Internet wird der vernetzte Zugriff auf ein Datenbanksystem einheitlich und zweckmässig gestaltet. Erleichterung und Beschleunigung der Durchführung umfassende Recherchierbarkeit der Datenbanken. von Recherchen durch Anforderungen an die Informatiklösung Kriterien Ja Das Programm unterstützt die Erschließung der Bestände gemäß internationalen Standards (ISAR, ISAD-G, EAD). Die Struktur der Archivbestände (Archivtektonik) ist in Form eines den hierarchischen Aufbau wiedergebenden Hauptverzeichnisses mit beliebig hinzufügbaren Unterverzeichnissen (Baumstruktur) abbildbar. Dem Hauptverzeichnis liegt als archivisches Ordnungs- und Aufbewahrungsprinzip das Provenienzprinzip (Herkunftsprinzip) zugrunde, welches die einzelnen Bestandesbildner unter Berücksichtigung ihres jeweiligen Entstehungskontextes bewahrt. Die Erfassung von historischem Schriftgut (Meta- und Content-Daten) im Zuge von archivischen Ordnungsarbeiten (Erschließungsarbeiten) sowie die Pflege/Verwaltung dieser Daten sind möglich. Erfasst und dargestellt werden kann, neben den formalen und inhaltlichen Parametern der einzelnen Archivalien selbst auch ihre Überlieferungsgeschichte, im Kontext einer kurzen Geschichte des jeweiligen Archivbestandes, dem sie angehören. In Datensätze bzw. Verzeichnungseinheiten sind Bilder, pdfs und Filme integrierbar. Datensätze bzw. Verzeichnungseinheiten sind miteinander in beliebiger Weise verknüpfbar. Datensätze bzw. Verzeichnungseinheiten können mit Intranet- und Internetseiten verknüpft werden. Schutzfristen, mit den daraus resultierenden Zugriffsverweigerungen für nicht archivinterne Benutzer, können bei Datensätzen bzw. Verzeichnungseinheiten hinterlegt werden. Ein Modul zur textlichen und bildlichen Dokumentation der Archivalienrestaurierungen und Schadensbewertung ist vorhanden. Eingabe und Recherche werden durch einen flexiblen Thesaurus unterstützt. Eine Volltext- und eine Deskriptorensuche stehen zur Verfügung. 7 Nein Textliche sowie auch bildliche Treffer scheinen als Ergebnis der Suche auf. 4.4 Sonstige Wünsche Bitten notieren Sie hier sonstige Wünsche, die Sie in den Anforderungen vermissen: Beispielsweise: Modul zur Magazinverwaltung, Modul zur Benutzerverwaltung 8 5 Verbundlösung 5.1 Generelle Anforderungen Charakterisierung der Fachaufgabe Das Archivierungsprogramm soll eine Verbundlösung sein. Es läuft auf einem zentralen Server, der von der Gemeindeinformatik oder der VTG betreut wird. Die Dateneingabe erfolgt online. Eine gemeinsame Serverlösung ermöglicht, dass auch ehrenamtliche Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig Daten in das Programm eingeben können. Auf einer gemeinsamen Internetplattform präsentieren sich alle beteiligten Archive mit einer gemeinsamen Suchmaske für ihre Bestände. Zielvorstellung zum IT-Einsatz Die Archivbenutzer sollen die Möglichkeit erhalten, orts- und zeitunabhängig direkt in den zur Recherche freigegebenen Verzeichnungsdaten aller beteiligten Archive über Internet zu recherchieren. Auf diese Weise bieten die beteiligten Kommunalarchive nach aussen einen attraktiven Zugang sowie eine zeitgemässe Dienstleistung an. Kriterien Ja Das Archivierungsprogramm läuft auf einem zentralen Server (etwa bei der VTG) mit geregeltem Zugang für die einzelnen Archive. Jedes Archiv kann über die Freigabe der Daten selbst verfügen. Die Dateneingabe erfolgt online. Das Archivierungsprogramm verfügt über ein Internetportal. Dort ist die Recherche über die Bestände der beteiligten Archive durch gemeindeinterne amtliche Benutzer, externe amtliche Benutzer und nicht amtliche Benutzer – jeweils abhängig von ihren Rechten – möglich. Die Suchresultate werden als Ergebnisliste angezeigt. Das Programm erlaubt die Volltextsuche mit der Möglichkeit der temporalen Einschränkung und der Einschränkung nach einzelnen Archiven. Das Internetportal hat eine einheitliche Grafik und Design für alle beteiligten Archive. Auf dem gemeinsamen Internetportal hat jedes Archiv die Möglichkeit, sich vorzustellen (inkl. einer Bestandsübersicht und Kurzinformation) Auf dem Internetportal werden die Intentionen des Archivverbundes vorgestellt. Über das Internetportal kann das Archiv aktuelle Bewerbungen seiner Veranstaltungen schalten. Über das Portal kann auf archiveigene Datenbanken vernetzt werden. 9 Nein
