1 Hessisches Landesarchiv Kommunale Archivberatung IV

Hessisches Landesarchiv
Kommunale Archivberatung
IV Erschließung
Die Erschließung umfasst das Ordnen und Verzeichnen von Archivgut. Ziel der Erschließung ist, die
Archivalien zu identifizieren und auffindbar zu machen. Damit ist die Erschließung Voraussetzung für
die Benutzbarkeit eines Archivs und gehört zu den Kernaufgaben eines Archivars. § 11 Abs. 3
Hessisches Archivgesetz (HArchivG) verpflichtet daher die öffentlichen Archive, zu denen nach § 2
Abs. 5 i.V.m. Abs. 3 HArchivG auch die Kommunalarchive zählen, das Archivgut nach archivfachlichen
Gesichtspunkten zu ordnen und durch Findmittel zu erschließen.
Unter den Begriff Ordnung fallen drei Aspekte, die beachtet werden müssen. Die Grundlage der
archivischen Ordnung bildet eine Archivtektonik, die Gliederung aller Bestände im Archiv. Der Aufbau
einer Tektonik kann unterschiedlich angelegt werden. Oftmals erfolgt sie nach historischen
Zeitabschnitten; für kleinere Archive ist diese Art der Gliederung jedoch bisweilen überdimensioniert.
Folgendes Beispiel soll das Prinzip einer einfachen Struktur verdeutlichen.
A Akten
B Personenstandsregister
C Sammlungen
D Bibliothek
Um die Bestände voneinander abzugrenzen, wendet man das Provenienzprinzip (Ordnung nach
Herkunft) an. Mit der Anwendung des Provenienzprinzips ist nachvollziehbar, von welchem
Registraturbildner der Bestand stammt, z. B. Tiefbauamt. Werden die Bestände miteinander
vermischt und nach dem Pertinenzprinzip (Ordnung nach Sachbetreffen) geordnet, so sind der
Entstehungszusammenhang und das Verwaltungshandeln nicht mehr klar erkennbar.
Die Feingliederung (Klassifizierung) innerhalb eines Bestandes erfolgt oft nach inhaltlichen Kriterien.
Der Aufbau einer Klassifikation kann sich z. B. an dem Aktenplan orientieren oder nach logischen
Gesichtspunkten gliedern. Zur Visualisierung folgend ein Beispiel.
A Akten
I Bauverwaltung
1 Tiefbauamt
a Verwaltung
b Personal
2 Hochbauamt
a Verwaltung
b Personal
Der nächste Schritt ist die Verzeichnung. Darunter versteht man die Aufnahme von inhaltlichen und
formalen Merkmalen, früher auf Karteikarten, heute mittels einer Verzeichnungssoftware. Das
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Archivale erhält dabei eine Signatur und einen Titel, der den Inhalt prägnant wiedergeben sollte.
Auch die Bestimmung der Laufzeit ist bei der Verzeichnung von hoher Bedeutung. Darüber hinaus
können, mit Hilfe eines „Enthält-Vermerks“, der Kern einer Akte präzisiert oder besondere Inhalte
erfasst sowie formale Beschreibungen wie Umfang des Bestandes, Größe (z. B. bei Karten),
Informationen zu Beschädigungen etc. abgebildet werden.
Die Einhaltung von Richtlinien bei der Verzeichnung, um Merkmale einheitlich aufzunehmen, ist für
die Verzeichnungsqualität förderlich. Auch die Migrierbarkeit in ein anderes Erschließungsprogramm
wird durch eine einheitliche Verzeichnung deutlich vereinfacht. Alle gängigen
Archivsoftwareprodukte berücksichtigen solche Standards.
Das Resultat der Erschließung sollte ein Findmittel sein, in welchem die Bestände klassifiziert und
recherchierbar sind. Das Findmittel kann entweder analog oder digital erstellt werden. Die meisten
Verzeichnungsprogramme beinhalten die Funktion, ein Findbuch auszudrucken. Analoge Findmittel
haben allerdings den Nachteil, dass eine Recherche für den Benutzer mühsam und zeitaufwändig ist.
Auch eine beständeübergreifende Recherche wird erschwert. Digitale Findmittel eröffnen hingegen
zahlreiche neue Möglichkeiten der Recherche und Präsentation. Zu empfehlen ist die Bereitstellung
der Daten im Internet, sofern diese keinen Schutzfristen unterliegen. Zum einen präsentiert sich das
Archiv auf diese Weise nach außen, zum anderen können die Benutzer durch diesen Service
differenzierter recherchieren, sich schon im Vorfeld informieren und das Archiv gezielt besuchen.
Dies kann auch eine Möglichkeit sein, neue Interessenten für das Archiv zu gewinnen.
Welche Verzeichnungssoftware ist geeignet? Je nach Größe und Anspruch des Archivs unterscheiden
sich auch die empfehlenswerten Verzeichnungsprogramme. Manche beinhalten Zusatzfunktionen
wie beispielsweise eine Magazinverwaltung, Basisversionen enthalten nur Grundfunktionen. Die
Wahl eines Programms sollte sich also auf die Bedürfnisse des jeweiligen Archivs stützen. Ein kleines
Gemeindearchiv benötigt aller Wahrscheinlichkeit nach z. B. keine digitale Magazinverwaltung. Um
unnötige Mehrausgaben zu vermeiden, empfiehlt es sich, vor der Anschaffung genaue Informationen
einzuholen. Neben der Möglichkeit, eine kommerzielle Archivsoftware zu erwerben, besteht die
Option, sich an das Archivinformationssystem Arcinsys (arcinsys.hessen.de) der drei Hessischen
Staatsarchive anzuschließen. Die Kosten belaufen sich derzeit monatlich auf 30,00 EUR pro
Arbeitsplatz. Der Vorteil hierbei ist der moderate Preis und der geringe Wartungsaufwand für Sie, da
die Staatsarchive die Sicherung der Daten übernehmen. Die verzeichneten Daten sind, auch
bestandsübergreifend, im Internet recherchierbar, sofern sie freigegeben werden. Die Voraussetzung
für die Nutzung von Arcinsys ist eine Internetanbindung und ein moderner PC.
Links:

Arcinsys Hessen – das Archivinformationssystem des Hessischen Landesarchivs und weiterer
hessischer Archive: https://arcinsys.hessen.de/arcinsys/start
© Kommunale Archivberatung, 2015
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