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Das Erstellen einer Datenbank in MS Access 2010
1. Eine Datenbank anlegen und 1.1. eine Tabelle entwerfen
•
Leere Datenbank, erstellen anklicken
– vorher Pfad und definieren
1.
2.
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Es erscheint dieser Bildschirm
links wird angezeigt, dass wir im Tabellenmenü sind!
neben Tabellen gibt es noch (u.a. Formulare, Abfragen und Berichte)
• um die erste Tabelle zu erstellen wählen wir die „Entwurfsansicht“
und geben den Tabellennamen an!
z.B. T_Grabanlage
das Kürzel „T_“ bietet sich an,
um später verschiedene Arten
von Tabellen und Formularen
voneinander unterscheiden zu
können!
Nun können wir die Felder (d.h. Spalten) der Tabelle bestimmen
Automatisch ist ein ID-Feld eingestellt – dieser „Schlüssel“ ist bei jeder Tabelle
notwendig – er stellt die eindeutige Bezeichnung eines Datensatzes dar
wir benennen das IDFeld um in
„Grabanlage_ID“
ein ID-Feld ist notwendig, damit die Datenbank eindeutig
jeden Datensatz identifizieren kann. Fehlt ein ID-Wert gibt es
eine Fehlermeldung!
und wählen statt AutoWert das Format
„Zahl“ aus – weil wir die ID-Werte
selbst definieren können wollen
ein ID-Feld ist notwendig, damit die Datenbank eindeutig
jeden Datensatz identifizieren kann. Fehlt ein ID-Wert gibt es
eine Fehlermeldung!
unter den „Feldeigenschaften“
kann nun der Zahlentyp
eingegeben werden: hier z.B.
Ganze Zahl: „Integer“
verschiedene Spalten definieren
„Beschreibung“ ist optional…
„double“ ist das
gängige Format für
Dezimalzahlen
1. Speichern
2. von der
Entwurfsansicht in
die Datenansicht
wechseln
nun können Daten eingegeben werden
um eine weitere Tabelle zu erstellen:
Reiter „Erstellen“ auswählen, dann Tabellenentwurf anklicken, und loslegen,
wie eben gesehen!
wir wollen und die Tabelle „T_Grab“ erzeugen.
es handelt sich um eine abhängige Tabelle. Ein Grab kann es
nur geben, wenn es einer Grabanlage zugeordnet wurde.
daher muss neben dem ID-Feld (dem
Primärschlüssel) auch ein Fremdschlüssel
definiert werden. Dieses Feld gibt an zu
welchem Datensatz in der übergeordneten
Tabelle der abhängige Datensatz gehört. In
diesem Fall also Grabanlage_ID
(Fremdschlüssel der abhängigen Tabelle sollte
genauso heißen wie der Primärschlüssel der
übergoerdneten Tabelle)
Primärschlüssel wird definiert, indem man das gewünschte
Feld markiert und dann das Feld „Primärschlüssel“ anklickt
weitere Felder definieren und dann die Tabelle speichern
Nachschlagetabellen
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Wenn man archäologische Funde oder Befunde klassifiziert, ist es
sehr nützlich, das selbe Merkmal immer genau gleich zu
beschreiben! Dann findet man entsprechende Funde später bei
Abfragen auch immer wieder
Daher sollte man bei der archäologischen Ansprache nicht
Textfelder benutzen, sondern Nachschlagefelder.
Nachschlagefelder geben dem Eingebenden eine Auswahl
möglicher Eingaben. Andere sind nicht möglich (es sei denn, man
fügt sie der Nachschlageliste hinzu).
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in der Tabelle T_Grabanlage gibt es etwa das Feld (die Spalte)
Fundtyp.
damit nicht jeder da hineinschreibt was er will, wollen wir hier ein
Nachschlagefeld erzeugen.
dazu müssen wir zunächst eine neue Tabelle erzeugen
also: Reiter „Erstellen“, dann „Tabellenentwurf“ wählen
dann zwei Felder definieren: 1. den
Primärschlüssel (wie immer!), 2. das
Textfeld, wo die Typbezeichnun
hineingeschrieben werden soll
dann speichern (und umbenennen)
nützlich ist hierbei, der Wertetabelle
ein erkennbares Kürzel zu geben,
z.b. WT_ und auch im Namen
erkennbar zu machen, zu welcher
Haupttabelle die Wertetabelle gehört
wenn man nun keinen Primärschlüssel definiert hat (s.o.),
dann wird dies noch verlangt!
in die Datenblattansicht wechseln und verschiedene
Fundtypen eingeben.
da wir bei Fundtyp-ID nicht „AutoWert“,
sondern „Zahl (Long Integer) eingestellt
haben, müssen wir auch die
ID_Nummer eingeben
nun zurück zur Tabelle T_Grabanlage, diese in der
Entwurfsansicht öffnen
rechte Maustauste auf den Reiter
im gewünschten Feld nun bei Felddatentyp
„Nachschlageassistent“ auswählen!
dem erscheinenden Menü folgen, um die
Nachschlagetabelle einzubinden
die Tabelle auswählen
die Felder auswählen
Schlüsselspalte nicht ausblenden! auch wenn das empfohlen wird…
definieren, welches Feld wirklich in die Tabelle geschrieben
wird. Hier empfielt es sich, den Primärschlüssel zu nehmen!
Beschrirftung definieren, dann fertig stellen!
automatisch wird nun zum Speichern aufgefordert
wenn wir jetzt wieder in die Datenblattansicht wechseln, lässt
sich bei „Fundtyp“ ein Nachschlagefeld aufklappen
Beziehungen zwischen den Tabellen definieren:
Datenbanktools -> „Beziehungen“ anklicken
wir sehen nuzn bereits T_Grabanlage mit der
Nachschlagetabelle
um T_Grab anzuzeigen, klicken wir auf „Tabelle anzeigen“
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wählen T_Grab aus und gehen auf „Hinzufügen“
•
mit der Maus das Primärschlüsselfeld von T_Grabanlage greifen
und auf das Fremdschlüsselfeld von T_Grab ziehen (beide heißen
identisch!)
im Menü wird uns angezeigt, was wir gerade tun wollen
es bietet uns noch die Optionen „referntielle Integrität“
(Pflicht), sowie „Aktualisierungsweitergabe“ und
„Löschweitergabe“ – beide praktisch (aber auch gefährlich)!
nun ist eine „1 zu viele“-Beziehung definiert: eine Grabanlage
kann mehrere Gräber enthalten
•
daneben gibt es noch
– die 1:1-Beziehung (entsteht, wenn beide Primärschlüssel verbunden
sind)
– die viele : viele-Beziehung (die ist komplexer – siehe Access-Handbuch
etc)
• dabei muss eine „Zwischentabelle“ erzeugt werden, die nur
– 1. Ein ID-Feld, sowie
– 2. Den Primärschlüssel der einen Tabelle und
– 3. Den Primärschlüssel der zweiten Tabelle enthält
• zu dieser Zwischentabelle werden nun zwei 1:viele-Beziehungen definiert!
viele zu viele Beziehung
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z.B. Autor und Buch
Autor-ID
…
1
1
n
Verbindungs-ID
Autor-ID
Buch-ID
n
Buch-ID
…
Formulare erstellen
Assistenten starten!
Tabelle
auswählen
Die Felder der Tabelle auswählen, die auf dem Formular
angezeigt werden sollen – in diesem Fall alle.
Formularlayout wählen
z.b. einspaltig
Namen definieren
fertig stellen…
Sehr nützlich: Formular mit Unterformular. So kann eine
Tabelle mit einer abhängen Tabelle gleichzeitig bearbeitet
werden
•
hierzu nach Auswahl der ersten Tabelle auch eine zweite (die
abhängige) Tabelle auswählen
„Formular mit Unterformular“ auswählen
•
und festlegen, dass die Datensätze nach der übergeordneten
Tabelle angezeigt werden sollen.
Layout für das Unterformular auswählen
Namen üfr Formular und Unterformular eingeben
•
fertigstellen!
nun wird jede Grabanlage mit allen zugehörigen Gräbern
angezeigt!
Formulare und Tabellen können jeweils in der
Entwurfsansicht weiter bearbeitet und verändert werden!
durch rechten
Mausklick auf den
Reiter!
•auf der Linken Seite kann
zwischen der Anzeige von
Formularen, Tabellen, Abfragen
und Berichten gewechselt
werden
•oder alle Access-Objekte
kpönnen angezeigt werden!