Organisation einer Schulung
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Prozesseinheit 2 Schulung Prozesseinheit 2 Organisation einer internen Schulung -1- Prozesseinheit 2 Schulung Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis .................................................................................................................. 2 1. Prozessdokumentation am Beispiel eines Klassenraumtrainings ....................................... 3 2. Flussdiagramm .................................................................................................................. 4 3. Prozessbeschreibung ........................................................................................................ 6 3.1 Einführung............................................................................................................................6 3.2 Trainingaufschaltung ............................................................................................................6 3.3 Marketing / Publikation .........................................................................................................6 3.4 Anmeldung ...........................................................................................................................6 3.5 Fixierung ..............................................................................................................................6 3.6 Administrative Vorbereitungen..............................................................................................6 3.7 Einrichtungen .......................................................................................................................6 3.8 Durchführung .......................................................................................................................7 3.9 Feedback .............................................................................................................................7 4. Schlusswort/Erfahrungsbericht .......................................................................................... 7 5. Musterdokumente .............................................................................................................. 8 6. Vorgehensplan................................................................................................................... 9 -2- Prozesseinheit 2 Schulung 1. Prozessdokumentation am Beispiel eines Klassenraumtrainings T r a i n i n g M a n a g e r (faculty) Trainingsbedürfniss 1 Trainingsanalyse 2 Bewilligung 3 Start Organ. 4 5 6 Konzept Planung Durchführung Laufende Unterstützung in Projektphase BedürfnisCheckliste KursAdministration Learning Management Publizierung Einrichtungen Report Budget Trainingsbedürfnis Trainingsbedürfnisse zur Voranalyse an den Training Manager. 1. Trainingsanalyse Bedürfnisse des Kunden analysieren (evtl. Meeting organisieren): Inhalt und Ziel des Trainings? Kann das gewünschte Training von der Academy durchgeführt werden? Zielgruppe? 2. Bewilligung Antrag der Schulung an den Projekt Manager. Jener Antrag wird innerhalb der Academy besprochen und durchs Academy Management genehmigt. 3. Start Organisation Laufend zu den folgenden Punkten 4./5./6. werden die organisatorischen Vorkehrungen getroffen und aktualisiert, bzw. den Bedingungen angepasst. Kursadministration Administrative Vorkehrungen treffen um mit dem Konzept der Schulung zu beginnen Publizierung Publikum über Durchführung informieren via. Infomail, Intrabear etc. Einrichtungen Benötigte Orte, Räume suchen und reservieren. Technische Unterstützung und Mobilien organisieren. Report / Budget Report führen, sowie ständig die Klarheit über Ausgaben und verfügtes Kapital haben. 4. Konzept Der Training Manager erstellt ein Trainingskonzept, beinhaltend Verfahren, Ressourcenplanung etc. anhand der Inputs des Learning Managements. 5. Planung Planung des Trainings, der Unterlagen, der Inhalts, etc. wird vom Projektmanager mit Unterstützung des Learning Managements durchgeführt. 6. Durchführung Versuchstraining, Kursveröffentlichung, Kursleitung, Feedback, etc. wird mit Unterstützung des Learning Mangements organisiert. -3- Prozesseinheit 2 Schulung 2. Flussdiagramm Voraussetzungen Phone Training Klassenraumtraining Dauer 2 Tage Maximale Teilnehmeranzahl 10 Mittagessen durch MA 5 Planung Start Training wird im Lernportal zur Anmeldung aufgeschaltet Publikation/ Marketing (Info Mail, Intrabaer etc.) Ja Ja Anmeldung der Mitarbeiter Optimale Teilnehmerzahl erreicht? Nein Ja Datum > als 6 Wochen vor Trainingsbeginn? Nein Kurs kann durchgeführt werden und wird fixiert Datum > 1 Woche/n vor Trainingsdatum? Nein Absage des Trainings mangels Teilnehmer Neue Trainingsdaten organisieren A Teilnehmer umbuchen -4- Prozesseinheit 2 Schulung A 1 Woche vor Trainingbeginn Grobe Administrative Vorkehrungen treffen, Resourcenliste führen 1 Tag vor Trainingbeginn Seminarraum einrichten/PC, Beamer aufstarten/ Unterlagen ausdrucken 6 Durchführung Feedback Ende -5- Prozesseinheit 2 Schulung 3. Prozessbeschreibung 3.1 Einführung Im Auftrag der Bank führt die neugegründete Academy Schulungen durch, um das Wissen und die Kompetenz derer Mitarbeiter zu erhöhen. Für die Planung und Durchführung solcher Schulungen wurde ein Arbeitsplatz geschaffen, folgender Prozess zeigt die Arbeit jener Person. 3.2 Trainingaufschaltung Der Kurs wird nach der Planung in unserem internen Lernportal aufgeschaltet. Der Mitarbeiter kann auf diesem Portal alle wichtigen Informationen entnehmen und weiss genau Bescheid, wann und wo diese Schulung durchgeführt wird. Anhand der angegebenen Zielgruppe, weiss der MA, ob dieser Kurs für ihn von Notwendigkeit ist oder nicht. Folgende Punkte sind ersichtlich: Kursinhalte Ziele des Kurses Kursart Zielgruppe Anzahl Teilnehmer Dauer Durchführungsdatum/en Verantwortliche Personen Kontaktperson für Registration (>siehe Kursausschreibung; Seite 8) 3.3 Marketing / Publikation Um unsere Mitarbeiter auf die Durchführung dieses Kurses aufmerksam zu machen, wird ein Kurzbericht in unsere Interne Homepage gestellt. Personen die gezielt angesprochen werden müssen, bekommen ein Informationsmail. 3.4 Anmeldung Im Lernportal aufgelistet sind die zur Verfügung stehenden Schulungsdaten. Der Mitarbeiter kann sich direkt via Portal per Mausklick anmelden und bekommt dann automatisch ein Bestätigungsmail, falls er auf jenen Kurs gebucht werden konnte. Sollte es nicht möglich sein die geplante Teilnehmerzahl zu erreichen, muss dieser Kurs abgesagt werden und es müssen neue Trainingsdaten gefunden werden. Bisherige Anmeldungen von Teilnehmern werden somit auf andere Schulungsdaten umgebucht. 3.5 Fixierung Sobald die optimale Teilnehmerzahl erreicht ist, wird der Kurs fixiert, um so weitere Anmeldungen zu verhindern. Man kann sich von nun an nicht mehr auf diesen Kurs buchen. Die Schulung ist nach diesem Schritt bereit für die Durchführung, 3.6 Administrative Vorbereitungen Ca. 1 Woche vor Trainingsbeginn ist es notwendig mit den administrativen Vorkehrungen zu beginnen. Folgende Aufgaben müssen erledigt werden: Teilnehmerliste erstellen und versenden (siehe Teilnehmerliste, Seite 9) Informationsmail über den Kurs an Teilnehmer senden (siehe Kursinformation, Siehe 10) Ressourcenliste führen Verpflegung bestellen 3.7 Einrichtungen Am Tag vor Kursbeginn wird mit der Einrichtung des Schulungszimmers begonnen. Stühle und Tische werden anhand der Wünsche der Referenten aufgestellt. Bereits im Vorfeld muss mit den Referenten besprochen werden, welche Ressourcen sie benötigen, um die Schulung durchzuführen. Ressourcen wie Computer werden aufgestartet, Beamer bereitgestellt, Whiteboard sauber gemacht etc. -6- Prozesseinheit 2 Schulung 3.8 Durchführung Am Tag X wird die Schulung nun durchgeführt. Vor der Kursdurchführung treffen sich Referent und Academy Mitarbeiter im Seminarraum um den technischen Check nochmals durchzumachen. Der Mitarbeiter assistiert den Referenten während der gesamten Schulung. Er ist zuständig, dass die Snacks für die Pausen bereit sind, sowie wenn geplant, das Mittagessen oder verschiedene Transfers funktionieren. Allgemeine Informationen wie zeitlicher Ablauf oder Dokumente weitergeben, zählen ebenfalls zu seinen Arbeiten. Er steht als Ansprech-Person de Teilnehmenden zur Verfügung und muss in „brenzligen“ Situationen eine Notlösung bereithalten. 3.9 Feedback Am Ende der Schulung wird jedem Kursteilnehmer ein Feedbackbogen abgegeben. Das Ausfüllen der Feedbacks sowie deren Entwertung wird von der Academy als sehr wichtig eingestuft. Sie helfen der Academy sowie unseren Referenten den jeweiligen Kurs noch besser gestalten zu können und noch mehr auf positive Punkte eingehen zu können. (siehe Feedback, Seite 11) Häufig unbewusst auftretende Fehler werden so behoben oder können aufs Mindeste reduziert werden. Alle ausgefüllten Feedbacks werden dann eingesammelt und vom Mitarbeiter zusammengefasst in ein vorgegebenes Excelfile eingetragen. Wichtig dabei, alle Kommentare exakt zu übernehmen, damit die Feedbackauswertung auch wirklich der Meinungen der Teilnehmer entspricht. Dieses Excelfile rechnet dann den Durchschnitt der Angaben aus und publiziert ihn in einem übersichtlichen Diagramm. (siehe Feedbackauswertung, Seite 13) Somit endet auch die Schulung, alle elektronischen Geräte werden heruntergefahren und die Seminarräume werden schlussendlich wieder gereinigt. 4. Schlusswort/Erfahrungsbericht Mit diesem Arbeitsschritt habe ich gelernt, wie eine Schulung organisiert und durchgeführt wird. Der Ablauf konnte ich mir gut einprägen, da ich solche Trainings mehrere Male planen konnte. Die gelernte Vorgehensweise wird mir in Zukunft helfen, meine Arbeit um einiges zu vereinfachen. -7- Prozesseinheit 2 Schulung 5. Musterdokumente Trainingsauswertung Phone Training Liebe Teilnehmerinnen, liebe Teilnehmer, Sie helfen uns, die Qualität unserer Trainings aufrecht zu erhalten und zu verbessern, indem Sie diesen Auswertungsbogen ausfüllen und Ihre Beurteilung kurz kommentieren. Besten Dank für Ihre Unterstützung! Kurs: Phone Training Kursleiter: Zeitraum: 2 Tage Datum: 7.-8. November 2006 1. Gesamteindruck Mit dem Gelernten in diesem Training bin ich zufrieden nicht zufrieden sehr 2. Relevanz und Vorteile für das Tagesgeschäft Was ich in diesem Training gelernt habe ist für meine tägliche Arbeit nicht relevant relevant 3. Kursziele und Umsestzung des Gelernten in die Praxis Die Ziele wurden meiner Meinung nach nicht erreicht erreicht Meine Erwartungen wurden nicht erfüllt erfüllt 4. Kursgestaltung Wie empfanden Sie die Abwechslung zwischen Theorie und praktischer Übung sehr gut Wie beurteilen Sie das Kursmaterial bzw. die schlecht ungenügend ausgezeichnet unbrauchbar hilfreich Der/die Trainer(in) vermittelte die Inhalte in einer verständlichen Weise stimmt nicht stimmt Er/Sie ist fachkompetent stimmt nicht stimmt Unterlagen 5. Kursleitung -8- Prozesseinheit 2 Schulung 6. Vorgehensplan -9-
