Serienbrief_mit_V11_und_ Word_2003

Erstellen von Serienbriefen mit Adress PLUS 11/11 SQL in Verbindung mit
Microsoft Word 2002/2003
1. Um die gewünschten Felder für den Export auswählen zu können, klicken Sie bitte auf „Format-Export“
2. Wählen Sie in folgendem Dialog entweder ein bereits vorhandenes Exportformat aus, oder erstellen Sie
durch anklicken der Schaltfläche „Neu“ ein neues Exportformat und wählen Sie die gewünschten
Export-Felder aus. Wenn Sie fertig sind, können Sie den Export-Dialog mit „Schließen“ beenden und
das geänderte oder neue Format speichern.
1. Wählen Sie hier ein bestehendes Format aus
2. Sie können aber auch auf die „Neu“Schaltfläche klicken, um ein neues ExportFormat zu erstellen
1. Wählen Sie Ihren persönlichen Bereich, oder
den Ihrer Gruppe aus
2. Vergeben Sie dem neuen Export-Format
einen beliebigen Namen
Wichtig: Bitte merken Sie sich den Bereich
und den Formatnamen, damit Sie später im
Serienbrief-Assistenten noch wissen, welches
Export-Format ausgewählt werden muss.
cobra computer's brainware GmbH, Weberinnenstraße 7, D-78467 Konstanz
Erstellt am: 17.07.06
Autor: PH
© 2006 cobra computer's brainware GmbH
Seite 1 von 4
1. Wählen Sie den Dateityp für den Export aus. In
diesem Beispiel ist es „Microsoft Word
Serienbrief“
2. Suchen Sie auf der linken Seite bei den
„verfügbaren“ Feldern die gewünschten Felder
aus und klicken Sie diese doppelt an, damit Sie
nachher auf der rechten Seite bei „Ausgewählt“
zu finden sind. Alle Felder auf der rechten Seite
werden exportiert und stehen nachher in Word
als Seriendruckfelder zur Verfügung
3. Klicken Sie auf „Schließen“, um den Dialog zu
beenden und die Änderungen zu speichern
3. Rufen Sie den Serienbrief-Assistenten über „Ausgabe-Serienbrief-Assistent“ auf und wählen Sie wieder
das gleiche Format aus (auch gleicher Bereich), welches Sie zuvor beim Export-Dialog geändert bzw.
neu erstellt haben.
1. Wichtig: Das Serienbrief-Format ist genau
das Gleiche wie das Export-Format. Stellen
Sie deshalb hier in diesem Dialog das zuvor
erstellte Export-Format ein, damit die zuvor
eingestellten Adress PLUS Felder nachher in
Ihrem Serienbrief als Seriendruckfelder zur
Verfügung stehen.
1. Wählen Sie Ihre Wordvorlagen-Datei (.dot)
oder ein bestehendes Hauptdokument aus
(.doc)
Hinweis: Zur Auswahl werden alle .DotDateien angezeigt, die sich im WordVorlagen-Verzeichnis und im
cobra\plus11\system Verzeichnis befinden
Erstellt am 17.07.06
Autor: PH
© 2006 cobra computer's brainware GmbH
Seite 2 von 4
1. Wählen Sie, ob Sie alle, oder nur die
recherchierten Adressen exportieren wollen
2. Hier kann festgelegt werden, ob zu den
entsprechenden Adressen ein Kontakt angelegt
werden soll, oder nicht
3. Hinter der „Bearbeiten“-Schalftfläche verbirgt
sich der „normale“ Kontakte-Dialog, damit
auch noch das Datum, die Kontaktart, etc., bei
Bedarf einstellen kann
4. Serienbrief in Word anpassen und ausgeben: Nachdem man in Adress PLUS beim Serienbrief-Assistent
auf „Fertigstellen“ geklickt hat, wird automatisch Word mit der eingestellten Wordvorlage geöffnet.
Hat man bereits schon Seriendruckfelder eingefügt und die Vorlage dann mit diesen Seriendruckfeldern
abgespeichert, erscheint der schon der fast fertige Brief. Hat man noch nie einen Serienbrief
eingerichtet, erscheint ein leeres Blatt in das man dann die gewünschten Seriendruckfelder an die
entsprechenden Stellen einfügen kann.
Wichtig: Seriendruckfelder sind das gleiche wie in
Adress PLUS die Exportfelder. Das heisst, alle Felder
die man zuvor aus Adress PLUS exportiert hat (wurde
in Adress PLUS im Exportformat eingestellt), stehen
jetzt in Word als Seriendruckfelder zur Verfügung
In Word gibt es eine Symbolleiste speziell für die
Serienbrief/mail Erstellung. Hier die wichtigsten
Punkte:
1. Über dieses Symbol kann man einstellen, ob
man einen Serienbrief oder ein Serienmail
erstellen möchte
2. Hat man noch keine Seriendruckfelder
eingefügt, oder sollen die bestehenden noch
erweitert werden, dann kann man das über
dieses Symbol nachholen
3. Damit keine unnötigen Leerzeichen oder
Absätze entstehen, kann man mit
Bedingungsfeldern arbeiten (so was ähnliches
wie die Wenn/Dann Abfragen bei uns im
Formateditor)
Erstellt am 17.07.06
Autor: PH
© 2006 cobra computer's brainware GmbH
Seite 3 von 4
4.1 Möchte man zwischen der Druckansicht und
der Serienfeldansicht umschalten, kann man
dies über das „ABC“-Symbol machen
4.2 Bei gedrücktem „ABC“-Symbol werden die
Adressen angezeigt
4.3 Bei inaktivem „ABC“-Symbol werden die
Seriendruckfelder angezeigt
5. Mit den Pfeiltasten kann man zwischen den
einzelnen Adressen hin und her springen, ideal
um sehen zu können, ob die Seriendruckfelder
an der richtigen Stelle positioniert wurden
6. Hier kann man den fertigen Serienbrief
ausdrucken
7. Über dieses Symbol werden Serienbriefe per
Email versendet
Erstellt am 17.07.06
Autor: PH
© 2006 cobra computer's brainware GmbH
Seite 4 von 4