Vollständiges, überzeugendes Bewerbungsdossier Inhalt
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Seite 1 – 1 Vollständiges, überzeugendes Bewerbungsdossier Inhalt Vollständiges, überzeugendes Bewerbungsdossier.............................................................................................. 1 1 Bewerbungsdossier, Struktur und Präsentation ....................................................................................... 2 1.1 Optimales Dossier ............................................................................................................................. 2 1.2 Präsentation und Struktur ................................................................................................................ 4 2. Bereitstellung der Daten ........................................................................................................................... 5 3. Lebenslauf, CV........................................................................................................................................... 6 3.1 Grundlagen........................................................................................................................................ 6 3.2 Checkliste Struktur ............................................................................................................................ 6 3.3 Die „3. Seite“ ...................................................................................................................................10 3.4 Die „4. Seite“ ...................................................................................................................................12 4. Referenzen ..............................................................................................................................................22 5 Arbeitszeugnisse, Ausbildungsnachweise, weitere Unterlagen .............................................................25 5.1 Arbeitszeugnisse .............................................................................................................................25 5.2 Diplome/Abschlüsse/Kurse/Weiterbildungen ................................................................................25 5.3 Spezielles, Weitere Unterlagen .......................................................................................................25 6 Europass ..................................................................................................................................................26 7. Bewerbungsschreiben, Motivationsschreiben, Begleitschreiben...........................................................27 8. Bewerbung fertig? Ein letzter Blick ist jetzt wichtig: ..............................................................................30 Seite 1 – 2 1 Bewerbungsdossier, Struktur und Präsentation 1.1 Optimales Dossier Quelle: 20min.ch Mit perfekter Bewerbung zum Traumjob von Gabriel Aeschbacher - Wer ein optimales Dossier einreicht, hat grössere Chancen auf den ersehnten Traumjob. Trotz besten Referenzen kann es aber auch ein Nein geben. Auf Herz und Nieren geprüft: Personalfachmann Bruno Giger hat für 20 Minuten drei Bewerbungsschreiben analysiert und kommentiert. (Bild: Denise Baumann) Die perfekte Bewerbung sehe er selten, schmunzelt Stefan B.*. Der Leiter Logistik eines Papiergrosshändlers setzt bei seinen Mitarbeitenden mehr auf die Praxis denn auf die Theorie. «Wichtig ist, dass meine Mitarbeitenden anpacken können und teamfähig sind». Anders gelagert ist die Situation bei einem Architekten aus der Innerschweiz. Er sagt, das Dossier sei eine sehr wichtige Visitenkarte. Würden die eingereichten Unterlagen unvollständig sein oder am Stellenprofil vorbeizielen, wären diese ein Fall fürs Altpapier. Warum es auch bei guten Bewerberprofilen zu einem frühen Nein kommen kann, erklärt Bruno Giger von der Personal Sigma in Stans: «Das Dossier ist ein wichtiges Instrument im Selektionsprozess. Ein fehlerloses, sinnvoll strukturiertes und komplettes Dossier garantiert noch keine Zusage, umgekehrt aber ist mit einem schlechten Dossier die Absage garantiert.» Wenn die Vorbereitung nicht stimmt, dann fehlt es bereits am Anfang – unabhängig davon, wie kompetent ein Bewerber ist. Und: Den ersten Eindruck gewinnt man nicht innert Sekunden, sondern gar innert Millisekunden, wie sich die Wissenschaft heute einig ist. Doch wie vorgehen, wenn die Hürde Dossier genommen ist und man zum Vorstellungsgespräch eingeladen wird? Bruno Giger ist überzeugt, dass beste Chancen hat, wer richtig vorbereitet ist: «Ganz wichtig ist aber auch, sich selber zu sein und zu wissen, wo man sich bewirbt!». Natürlich kämen dann aber auch die Fachkompetenz und das Branchenverständnis zum Tragen, fügt der Personalberater an, «denn nur mit Seite 1 – 3 Charme alleine ist es nicht getan». Einfach mal hingehen und keine Vorstellung haben, wo und wie sich eine Firma positioniert, liegt heute schlicht nicht mehr drin. * Name der Redaktion bekannt MUST’S und NO GOES für die perfekte Bewerbung MUST'S: – Die schriftliche Bewerbung bleibt DIE Visitenkarte – Möglichst keinen Plastik verwenden; auf natürliche Materialien setzen – Machen Sie mit der Bewerbung Werbung in eigener Sache – Achten Sie auf eine perfekte äussere Form NO GOES: – Eselsohren und Kaffeeflecken killen die beste Bewerbung – Als Faustregel gilt: Fachkompetenz nicht mit übertriebener Originalität verwechseln – Dossier nicht im Zigarettenqualm erstellen – Fehlende Unterlagen sind Garant für ein Nein Tipps von Beat Hug, Personal Kolin AG, Zug Seite 1 – 4 1.2 Präsentation und Struktur Dem Bewerbungsdossier ist grosse Beachtung zu schenken, denn es sagt mehr über den Bewerber aus, als er denkt. Darum gilt auch hier: Der erste Eindruck ist entscheidend. Die optische Gestaltung aber auch die Präsentation ist wichtig. Es ist ein Unterschied, ob bei einer digitalen Bewerbung 1 .pdf File mit max. 2 MB oder dutzende von Files mit unterschiedlichen File-Formaten und mit vielen MB, verteilt auf 3-4 E-Mails, übermittelt werden (siehe auch Register 7 in den Kursunterlagen) Oft müssen Bewerbungen gescannt oder zur Weiterleitung an den Linienvorgesetzten kopiert werden. Wählen sie Mappen, die das Handling einfach machen. Machen Sie es den Personalabteilungen leicht und einfach, Ihre Bewerbung zu beurteilen und zu managen und Sie machen sich beliebt! Seite 1 – 5 2. Bereitstellung der Daten Sie können sich nicht vorstellen, was ich als Personalvermittler so alles erlebe. So erhalte ich Bewerbungen per E-Mail mit Beilagen die auf viele E-Mails verteil sind. Dutzende von Megabytes und in den unterschiedlichsten File Formaten. Oft sind die Dokumente so gescannt, dass bei A4-Quer Inhalten einmal der Kopf links und dann wiederum rechts liegt. Oder Bewerber senden einfach den Link Ihrer BewerbungsHomepage. Dann soll der Personalvermittler oder die Personalabteilung des Arbeitgebers auf dieser Page „herumsurfen“, die gewünschten Unterlagen suchen und sofern man sie dann auch findet selber eine unüberschaubare Anzahl von Files herunterladen. Ein Kurzprofil ohne Beilagen ist für eine Personalchefin oder einen Personalvermittler nicht brauchbar (ausser bei passiven Bewerbungen). Solche Dinge sind schlicht eine Zumutung, unprofessionell, wirken abschreckend, amateurhaft, faul und sind sicher nicht kundenorientiert. Man gewinnt so nicht den Eindruck, dass die Absenderin oder der Absender besonders stark an dieser Stelle interessiert ist. Sie gewinnen, wenn sie es dem Empfänger des Bewerbungsdossiers einfach machen, sich in kürzester Zeit, mit minimalstem Aufwand und ohne Ärger einen guten Eindruck von Ihnen zu gewinnen. Zudem sind bei den Job Portalen vieler Betriebe die Anzahl Files und die Datenmenge die man hochladen kann begrenzt. Um möglichst viele Stellensuchende zu unterstützen muss ein Personalberater speditiv arbeiten und den Rekrutierenden einen Top-Service mit bester Dossier Qualität liefern. Man hat nicht die Zeit, um tagelang elektronische Dossiers zu bearbeiten und komplett neu bereitzustellen. Nutzen Sie die Chance und zeigen Sie auch bei den elektronischen Bewerbungsformen Ihre Professionalität und Ihren Wert, so dass Sie einen sehr positiven ersten Eindruck hinterlassen. Für die Bereitstellung der elektronischen Bewerbungsdossiers sind folgende 2 Varianten möglich: 1. Ein elektronisches Bewerbungsdossier, bestehend aus einem .pdf File mit einer Grösse kleiner 2 MB 2. Drei .pdf Files: Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Ausbildungsnachweise, wobei die einzelnen Files kleiner 2 MB sein müssen Praktische Tipps: Dokumente als PDF und nicht als Bilder scannen 150-200dpi und schwarz/weiss genügen für die Beilagen (Zeuugnisse etc.) und die erzeugte Datenmenge ist vernünftig Wenn man eine Word-Datei als PDF abspeichert, kann man allenfalls auch die Option „Minimale Grösse“ wählen Seite 1 – 6 3. Lebenslauf, CV 3.1 Grundlagen Der Lebenslauf bzw. ein CV (Curriculum Vitae) gehört zum Kern jeder Bewerbung. In übersichtlicher Form gestaltet, informiert er die Lesenden sachlich über die Personalien, Aus- und Weiterbildung, berufliche Tätigkeiten, besondere Kenntnisse / Fähigkeiten, ausserberufliche Engagements und Hobbies und die Ziele. Die bekanntesten Formen der Darstellung dieser Informationen sind: • Tabellarischer Lebenslauf • Stichwortartiger Lebenslauf Ein stichwortartiger Überblick über den beruflichen und privaten Werdegang hat sich durchgesetzt. Ein tabellarischer Lebenslauf ist übersichtlich und deshalb gerne gesehen. 3.2 Checkliste Struktur Ein Lebenslauf hat eine innere Logik und Struktur. Bezüglich Layout, Schrift, Schriftgrösse u.ä. haben Sie einen gewissen Spielraum, Ihr CV individuell zusammenzustellen. Bezüglich Struktur bzw. strukturierte Darstellung des Inhaltes ist es ratsam, sich an die folgende Systematik zu halten: Management Summary, Zusammenfassung oder Kurzprofil Berufserfahrung, fachliche Stärken, persönliche Stärken, Ziele ganz kurz und aussagekräftig darstellen. Dass Wesentliche soll mit einem einzigen Blick erfassbar sein. Beispiel: Mehr als 12 Jahre Erfahrung in der Wartung von Helikoptern, belastbar und zuverlässig. Angaben zur Person Kopfteil inkl. professionelles Foto Name(n) Vorname(n) Adresse Geburtsdatum Telefon E-Mail-Adresse Homepage (sofern eigene und professionelle Bewerbungs-Homepage vorhanden) Nationalität (bei Ausländern) bzw. Heimatort (bei Schweizern) Arbeits- / Aufenthaltsbewilligung (bei Ausländern) Zivilstand (evtl. mit Anzahl Kinder) Führerschein evtl. militärischer Grad (Aufzählung abhängig von Ihrem Grad, Ihrer Affinität zum Militär und dem Unternehmen, bei welchem Sie sich bewerben) Seite 1 – 7 Foto Es kann gar nicht genug betont werden: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. In der Bewerbung gilt es als das emotional stärkste Element und zeigt auch, wie Sie den potenziellen Arbeitgeber repräsentieren wollen. Leisten Sie sich bei einem spezialisierten Porträtfotografen ein professionelles Bild. Er berät Sie zudem in Bezug auf Kleidung, Frisur, Blick in die Kamera, Kopfhaltung und all die anderen feinen Details, die es zu beachten gibt. Passbilder aus dem Automaten haben in einer Bewerbung nichts verloren, private Bilder vom letzten Strandurlaub schon gar nicht. Aus- und Weiterbildung chronologische Aufzählung Ihrer Aus- und Weiterbildung, beginnend mit der Letzten Ausbildungsart, Ausbildungsfirma/-Institution (mit Ortsangabe) sowie Abschluss und/oder Berufsbezeichnung bzw. zu erwartendes Abschlussdatum Start und Abschluss Datum in einer separaten Spalte aufführen. (Verwenden Sie immer Tag, Monat und Jahr (z.B. 28.03.2003 oder 28. März 2003). Kindergarten weglassen! Schulen bis 9. Klasse können auf eine Zeile zusammengefasst werden. (Primar und Sekundarschulen in 8630 Rüti und 4500 Solothurn) Berufliche Tätigkeiten Führen Sie Unternehmen, Position oder Funktion sowie stichwortartig die wichtigsten Tätigkeiten auf. Auszeichnungen, Beförderungen, Sonderaufgaben oder spezielle Projekte erwähnen. Hinweis: Personalabteilungen vergleichen die Angaben im Lebenslauf mit den Arbeitszeugnissen (Sie schreiben im Lebenslauf Führung von 15 Mitarbeitern. Im Zeugnis steht disponierte 8 Fahrer). Der Detailierungsgrad kann mit bei länger zurückliegenden Arbeitsstellen verkürzt werden. Datum in einer separaten Spalte aufführen. (Verwenden Sie immer Monat und Jahr (z.B. 03.2003 oder März 2003). Wenn möglich und sinnvoll Lücken schliessen (Auslandreise Nordamerika, Sprachaufenthalt in Frankreich, Weiterbildung im Projektmanagement) Rechtlich gesehen ist der Lebenslauf eine Beurkundung. Deshalb ehrlich sein, nichts vertuschen und sich erst recht nicht mit fremden Federn schmücken. Bei vermittelter Arbeit, bei temporärer Arbeit und ähnlichen Engagements immer die Firma mit der ein Arbeitsvertrag unterzeichnet wurde aufführen. Zum Beispiel: Angestellt bei Adecco, im Einsatz von 03.2012 bis 08.2012 bei ABB in Lenzburg und von 09.2012 bis 06.2013 im Migros Verteilbetrieb Neuendorf. Besondere Kenntnisse / Fähigkeiten Dazu gehören in erster Linie Fremdsprachenkenntnisse, Computer-Kenntnisse, technische Kenntnisse (z.B. Erfahrungen auf spezifischen Systemen/Anlagen), Branchen Kenntnisse (Handel mit Derivaten, Export Spezialistin) und Ausweise/Zertifikate. Seite 1 – 8 Ausserberufliches Engagement Ausserberufliches Engagement sollen zeigen, dass Sie bereit sind Verantwortung zu übernehmen. Es soll aber keinesfalls abschreckend wirken oder den Eindruck erwecken, dass die Ausübung des Berufes zweitrangig ist. Soziale, sportliche, kulturelle, wirtschaftliche, politische oder ökologische Engagements können sehr wohl karriere-entscheidend sein. Arbeitgeber betrachten ein aktives ausserberufliches Engagement als Ausweis für ausserordentliche Leistungen. Führen Sie Organisationen resp. Institutionen sowie Ihre Funktion bzw. die erreichte Leistung auf (z.B. FC Winterthur, Halb-Profi Nationalliga B; während der Vollzeit-Fachhochschule). Zögern Sie nicht, Publikationen, Patente, Projekte oder andere Erfahrungen zu erwähnen. Hobbies Anhand von Hobbies können Menschen mitunter charakterisiert werden. Deshalb ist es ratsam, Hobbies im Lebenslauf aufzuführen. Überlegen Sie sich genau, welche Hobbies Sie in welcher Reihenfolge auflisten (sofern Sie viele Hobbies haben)! Lassen Sie Hobbies wie Rumhängen, Essen, Schlafen, Flirten, Tagträumen o.ä. weg – auch wenn es durchwegs verständliche Freizeitbeschäftigungen sind. Wenn Sie gerne Reisen verzichten Sie auf das erwähnen der zukünftigen Reiseziele. Dies könnte den Eindruck erwecken, dass Sie lieber reisen als arbeiten. Nicht in den Lebenslauf gehören Name und Beruf der Eltern Angaben zu (Ehe-)Partner Konfessionszugehörigkeit Hobbies ohne Bezug zur Berufstätigkeit Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit, ausser man ist/war im Vorstand oder sogar Präsident Gesundheitszustand Checkliste „Entscheider-Optik“ Beurteilen Sie Ihren Lebenslauf selbst und betrachten Sie ihn mit den Augen eines Personalverantlichen: Erster (spontaner/intuitiver) Eindruck Überfliegen Sie kurz das Dossier und schreiben Sie sofort, ohne lange zu überlegen, Ihren ersten spontanen Eindruck auf. Üben Sie bei Ihren Assoziationen keine Zensur und schreiben Sie alles auf, was Ihnen in den Sinn kommt, aber saugen Sie sich nichts aus den Fingern! Auffälligkeiten Lesen Sie nun das Dossier durch und notieren Sie sich, was Ihnen besonders auffällt. Schreiben Sie alles Auffällige auf, auch wenn es Ihnen nebensächlich oder vernachlässigbar erscheint. Aus- und Weiterbildung Bedeutung der Schulen für die berufliche Entwicklung und die zu besetzende Stelle (Schulen mit oder ohne Diplom abgeschlossen; Notenhöhe)? Seite 1 – 9 Berufliche Tätigkeit Lücken zwischen den Anstellungen (Dauer und Grund) Länge der einzelnen Anstellungen: kürzeste, längste, Durchschnitt Dynamik/Rhythmus der beruflichen Entwicklung: schnell – langsam, kontinuierlich – sprunghaft, steigend – fallend – ge-knickt, logisch/erwartet – unlogisch/überraschend, Berufswechsel Besondere Kenntnisse Relevanz für die zu besetzende Stelle Qualität der Kenntnisse bzw. Fähigkeiten Ausserberufliche Engagements Was hat diese Person ausserhalb der Arbeitszeit gemacht? Art des Engagements Relevanz für die zu besetzende Stelle Hobbies Relevanz für die zu besetzende Stelle Fazit Welches ist der rote Faden (der Grundton, das durchgehende Motiv), der sich durch die berufliche Entwicklung und durch die Biographie als Ganzes hindurchzieht? Profil-/Soll-Ist-Vergleich: Entspricht der Bewerbende den Anforderungen der Stelle, hinsichtlich Ausbildung, Berufserfahrung, Fähigkeiten? Offene Fragen: Welche Fragen, die sich aus dem Dossier Studium ergeben haben, sind noch offen und könnten gestellt werden? Entscheid aufgrund der Dossier Prüfung: interessanter Kandidat, entspricht den Anforderungen / interessanter Kandidat, kommt aber für diese Stelle nicht in Frage; andere Einsatzmöglichkeiten suchen / entspricht nicht den allgemeinen Anforderungen an Mitarbeiter; absagen! Experten-Tipps Unabhängig davon, welche Form der Darstellung Sie wählen, bezüglich der chronologischen Reihenfolge nennen Sie immer zuerst die aktuellsten Dinge und am Schluss die älteste Tätigkeit. Die Lesenden Ihres CVs interessieren sich wahrscheinlich am meisten für Ihre jüngsten Engagements und eher weniger, was Sie – vor langer Zeit! – in Ihrer Jugend gemacht haben! Der Profi macht u.a. eine Zeitfolgen- und Positionsanalyse. Bei der Zeitfolgenanalyse interessiert ihn, ob es Lücken in Ihrer Biografie gibt – und wenn ja, weshalb! Die Positionsanalyse gibt Aufschluss über Ihren Aufund Abstieg im Beruf. Falls Sie entweder zeitliche Lücken oder Karriere-Knicks haben, versuchen Sie nicht, den Lesenden zu täuschen, sondern geben Sie kurze und nachvollziehbare Erklärungen – ohne Rechtfertigungen – ab! Seite 1 – 10 Halten Sie sich immer vor Augen: Auch der Lebenslauf bietet Ihnen die Möglichkeit, sich möglichst optimal zu vermarkten! Dies bedeutet aber nicht, dass Unwahrheiten oder Übertreibungen in den Lebenslauf gehören! Der Lebenslauf sollte 3 Seiten, bei älteren Personen 4 Seiten nicht überschreiten! Und – last but not least – auch der Lebenslauf sollte ergebnis- bzw. nutzenorientiert verfasst sein! (mit Verwendung der Quelle jobagent.ch) 3.3 Die „3. Seite“ Grundlagen Eine sogenannte 3. Seite entspricht einem Anhang an Ihren Lebenslauf. Mit dieser 3. Seite können Sie sich nochmals positiv positionieren. So können Sie beispielsweise etwas zu Ihrer Motivation, zu Ihren beruflichen Zielen oder zu besonderen Fähigkeiten sagen. Da diese zusätzlichen Informationen für manche Lesenden überraschend kommen, ziehen Sie damit möglicherweise die Aufmerksamkeit auf sich. Diese Seite können Sie – müssen Sie aber nicht – als Ergänzung Ihrer Bewerbung beifügen. Die sogenannte "Dritte Seite" kommt aus dem amerikanischen Bewerbungsmarkt und beinhaltet die Schlüsselqualifikationen und persönlichen Schwerpunkte, die im Anschreiben und Lebenslauf der Bewerbung nicht deutlich wurden und auf die Sie gerne noch näher in den Bewerbungsunterlagen eingehen wollen. In der Schweiz ist diese zusätzliche Information innerhalb der Bewerbungsunterlagen seit einigen Jahren aktuell. Ein schleichender Prozess, der verstärkt wird durch eine Verschärfung der Arbeitsmarktsituation. Hierdurch ist es notwendig geworden, sich von anderen Bewerbern klar abzuheben. Sie sollten hier ihre persönlichen Stärken die sogenannten "soft skills" ausführen, aber unbedingt anhand von Beispielen und Tätigkeiten. Also schreiben Sie nicht einfach "Ich bin kreativ, engagiert und verantwortungsbewusst", sondern begründen Sie dies. Die Dritte Seite der Bewerbung als Chance Die Dritte Seite der Bewerbung ist keine Pflichtseite sondern bietet dem Personalchef zusätzlich zu Lebenslauf und Anschreiben die Möglichkeit mehr über ihre Person zu erfahren. Falls Sie in die engere Wahl kommen sollten, bietet die Dritte Seite, wichtige Informationen. Sie kann daher bei der Beurteilung durch Personaler über Ihre Person den entscheidenden Ausschlag für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch geben. Wenn Ihre Motivation im Anschreiben nicht richtig herausgekommen sein sollte, weil der Platz im Bewerbungsschreiben knapp wurde, dann können Sie die Dritte Seite ebenfalls thematisch einbinden. Aus diesem Grund wird die Dritte Seite häufig auch als "Motivationsschreiben" bezeichnet. Inhalte der Dritten Seite Der Text der Dritten Seite beginnt mit einer Überschrift. Sollten Sie in den anderen Unterlagen der Bewerbung die Kopfzeile mit Adresse und Kontaktdaten versehen haben, dann sollten Sie dies hier auch so halten, damit die lineare Form erhalten bleibt. Seite 1 – 11 Im Folgenden nun einige Beispiele für die Überschrift der Motivationsschreiben: Warum ich mich bewerbe? Zu meiner Person Was mir sehr wichtig erscheint Das sollten Sie über mich wissen Ihrer Kreativität sind bei der Überschrift keine Grenzen gesetzt. Sie sollte sich aber auf den Inhalt beziehen, daher ist es ratsam, die Überschrift nach dem Verfassen des inhaltlichen Textes zu erstellen. Im Inhalt des Motivationsschreibens können Sie sich auf Aussagen zu Ihrer Person, Motivation und Kompetenz beziehen, die gut formuliert sein sollten. Es muss sich um eine logische Argumentation handeln, die nicht im Widerspruch zum Lebenslauf stehen sollte, so dass sich neue Fragen ergeben. Es sollten eher offene Fragen beantwortet werden, als dass sich zusätzlich noch neue Fragen aufwerfen. Oft nutzen Bewerber mit einem bunten Lebenslauf dieses Instrument, um den Bezug zur Stellenausschreibung zu verdeutlichen. Gerade in der heutigen Zeit verlaufen die Lebensläufe nicht immer geradlinig. Berufliche Tätigkeiten in anderen Bereichen können daher Fragen aufwerfen, die Sie hier beantworten können. An dieser Stelle sei nochmals betont, es besteht keine Verpflichtung zu diesem Schreiben. Nur wer wirklich die Notwendigkeit verspürt seine Motivation zu verdeutlichen, sollte diese Chance nutzen. Es ist nicht förderlich ein zusätzliches Blatt mit inhaltlichen Wiederholungen einzufügen. Platzierung innerhalb der Bewerbungsunterlagen Die Dritte Seite der Bewerbungsunterlagen findet Ihren Platz innerhalb der Bewerbungsmappe hinter dem Lebenslauf. Diese Platzierung ist ja auch durchaus logisch, denn die Inhalte der Dritten Seite sind eine Fortführung der Inhalte aus dem Lebenslauf. Aus diesem Grund ist die Platzierung zwischen Lebenslauf und Zeugnissen ideal. Checkliste Es muss Ihnen an dieser Stelle gelingen, moderat und sympathisch zu überzeugen, dass Sie die geeignete Person für die entsprechende Stelle sind. Hier einige Hinweise, wie eine solche 3. Seite wirken könnte: Formal und inhaltlich muss die 3. Seite mit dem Lebenslauf und dem Begleitbrief übereinstimmen! Die 3. Seite hebt sich aber klar von den restlichen Dokumenten (Zeugnis-Kopien, Referenzliste usw.) ab! Eine mögliche Überschrift könnte lauten: „Was Sie sonst noch über mich erfahren sollten“, „Meine Motivation“, „Warum Sie meine Bewerbung erhalten“ o.ä. Unterschreiben Sie die „Dritte Seite“ (mit Tinte). Experten-Tipp Falls eine Handschriftprobe verlangt wird, empfiehlt es sich, die 3. Seite von Hand zu verfassen: Zwei Fliegen auf einen Schlag! Seite 1 – 12 Beispiele zur „3. Seite“ Das sollten Sie über mich wissen ... ... über mich persönlich Freunde und Arbeitskollegen schätzen mich sehr kontaktfreudig und kommunikativ ein. Tatsächlich machen mir der Umgang und die Arbeit mit und um Menschen sehr viel Spass. Der Wunsch, einen engeren und intensiveren Kontakt zum Mandanten zu pflegen, war der Grund für mich, nach meiner ... Ausbildung in einer ... zu beginnen. ... über meine Einstellung zur Arbeit Eine konzeptionelle, zielorientierte Arbeitsweise ist mir sehr wichtig. Eigenverantwortliches selbständiges Handeln, verbunden mit produktiver Teamarbeit sowie die ständige Bereitschaft zum Weiterbilden kennzeichnen meine Arbeitshaltung. Ich entwickle schnell „Herzblut“ für ein Unternehmen oder ein Produkt, kann mich hervorragend identifizieren und bin gerne bereit, ein überdurchschnittliches Engagement zu leisten. ... über meine Motivation Durch meine bisherigen Tätigkeiten habe ich erkannt, dass mich der Bereich der ... sehr interessiert und genau das richtige Berufsfeld für mich ist. Deshalb möchte ich mich auch diesem Gebiet weiterentwickeln und meine Fähigkeiten, Kenntnisse und Ideen in Ihre erfolgreiche, international ausgerichtete Unternehmung einbringen. 3.4 Die „4. Seite“ Eine sogenannte 4. Seite entspricht einem Anhang an Ihren Lebenslauf. Mit dieser 4. Seite können Sie Ihre speziellen Fähigkeiten, Ihr Wissen und Ihre Erfahrungen aufzeigen und damit die Sicherheit vermitteln, dass Sie die richtige Person sind. Formal und inhaltlich muss die 4. Seite mit dem Lebenslauf und dem Begleitbrief übereinstimmen! Die 4. Seite hebt sich aber klar von den restlichen Dokumenten (Zeugnis-Kopien, Referenzliste usw.) ab! Eine mögliche Überschrift könnte lauten: „Kompetenzprofil“, „IT-Skills“, „Know-how“, usw. Das Beispiel 1 Kompetenzprofil zeigt eine „4. Seite“ mit einer einfachen und wirkungsvollen Struktur, die auch grafisch gut gestaltet ist. Mit den Beispiel 2 Erfahrungsprofil / IT Skills wird gezeigt, wie ein Beruf aus sehr vielen Wissen- und Fähigkeitsbereichen bestehen kann. Der Branchenverband swissICT hat sogar ein Buch über IT-Berufe publiziert, damit selbst Fachleute die Übersicht behalten könne. Das Buch umfasst 208 Seiten und definiert 42 IT Berufsbilder. Es ist jedoch nicht die Meinungen, dass Sie auf 8 Seiten zeigen was Sie nicht können und auf einer halben Seiten was Sie können. Stellen Sie auf der 4. Seite übersichtlich Ihre Stärken dar (1 = Grundwissen, 2 = Gute Kenntnisse (1-3 Jahr Erfahrung), 3 = Sehr Gute Kenntnisse (Experte mit mehr als 3 Jahren Erfahrung). Die Tabelle zu den IT Skills nicht als „4. Seite“ im Lebenslauf verwenden, sie soll einzig zeigen, wie vielfältig eine Berufsgruppe sein kann. Seite 1 – 13 Beispiel 1: Kompetenzprofil KOMPETENZPROFIL fachlich___________________________________________________ Zusammenarbeit verschiedener Interessens- und Anspruchsgruppen organisieren, planen, koordinieren und überwachen Auf individuelle Bedürfnisse eingehen, Lösungen erarbeiten, umsetzen und präsentieren Blick für wesentliche Fakten in Stress-Situationen Fremdsprachen-Kenntnisse Erweiterte PC-Kenntnisse wie z.B. Microsoft Visual Studio, SharePoint etc. methodisch________________________________________________ Analytisches und vernetztes Denken Freude an Prozess-Aufbau und -Optimierung Schulung komplexer Inhalte auf eine für Laien verständliche Art und Weise Prioritäten richtig erkennen und setzen Parallele Führung und Koordination mehrerer Projekte / Aufträgen / Teams sozial____________________________________________________ Individueller Umgang mit anspruchsvollen Kunden Vermitteln zwischen verschiedenen Interesse-Gemeinschaften Team für ein gemeinsames Ziel motivieren Meinungsverschiedenheiten ansprechen und bereinigen persönlich________________________________________________ Selbständige, exakte und strukturierte Arbeitsweise Schnelle Auffassungsgabe / wissbegierig Offen und humorvoll Schnelles Einstellen auf neue Situationen / Herausforderungen Hilfsbereit Zielstrebig Technisches / handwerkliches Flair Kritikfähig Seite 1 – 14 Beispiel 2: Nachfolgend eine umfangreiche Vorlage um IT- Skills darzustellen Erfahrungsprofil / IT-Skills Name, Vorname: Tel. Privat: Srasse: Tel. Geschäft: PLZ, Ort: Mobile: Heutige Funktion: Geb.datum: Bewertungsskala (Bitte jeweils mit X ankreuzen!) 1: - sehr gut Ausgezeichnete mehrjährige Erfahrung, Experte (mit Leitungsausweisen) 2: - gut Fundierte Erfahrung, regelmässige Anwendung im Job, mindestens ein Jahr + 3: - theoretisches Wissen Grundausbildung (ausgebildet aber nicht angewandt, Sem., Dipl.arbeiten) 1. Funktionen: 1 2 3 1 2 3 Zusätzliches … Beratung / Consultant Netzwerk Administrator Cloud Architct Business Systems Analyst Netzwerk Design Sourcing Manager Change Management OOA Security Expert Datawarehouse OOD CIO DB-Administration Organisation Storage / BRS DB-Architekt Programmierer DB-Design Projektleitung DB-Entwicklung Qualitätssicherung Dokumentation Schulung / Training Embedded Entwickler Software Engineer Field Engineer (HW) Software Support Hardware Support System Administrator Help Desk System Programmierer Internet Spezialist Teilprojektleitung IT Architekt Test Engineer (SW/HW) 1 2 3 Seite 1 – 15 2. Programmiersprachen: 1 2 3 1 2 3 Zusätzliches… 1 2 3 1 2 3 Scripting unter ABAP 4 MDX Windows Assembler OCL Basic PASCAL C PL/1 C++ PLC C# (CSharp) REXX CICS RPG COBOL SQL Delphi T-SQL DMX UML ESQL VBA FORTRAN Visual Basic CORBA JAVA JCL XML LISP XSL 3. WEB Entwicklung: 1 2 3 1 2 3 Zusätzliches… ASP JSP Eclipse ASP.NET N-TIER JDK CGI PHP JBOSS COLD FUSION Silverlight TYPO3 CSS SOAP Apache Tomcat DHTML VB.NET Apache Lenya HTML VB Script Limbas J2EE VISUAL INTERDEV JetBrains (IDEA) JAVA VISUAL STUDIO .net frameword SDK Java Script Web Page Develop. NHibernate JBUILDER XML Seite 1 – 16 4. Datenbanken (bitte Versionen angeben): 1 2 3 1 2 3 Zusätzliches… Access MySQL Visual FoxPro ADABAS Oracle Database IMS Btrieve Progress DB/2 MS SQL Server Informix Sybase SQL Ingres Teradata Lotus Notes xBase 5. 2 3 1 2 3 1 2 3 Oracle 1 2 3 1 Case Designer Oracle Reports Developper PL SQL Designer SQL Forms Discoverer SQL NET Oracle Forms SQL Plus Oracle Power Objects SQL Reportwriter 6. 1 2 3 Zusätzliches… Server & Servertechnologien, Hardware (bitte Versionen angeben): 1 2 3 1 2 3 Zusätzliches… Active Directory ISA Server OSBD Alpha Server Laptops Generell OSBL Apache Web Server PS/2 Storage SAN APPLE / Macintosh Share Point Portal Storage NAS HP SUN / Sparc Bachup / Recovery BizTalk Server Apache TOMCAT Archivierung Exchange Server UNIX Server Infrastruktur IBM Mainframe Blade Server IIS Websphere Seite 1 – 17 7. Betriebsysteme: 1 2 3 1 2 3 Zusätzliches... AIX Windows: IBM Power Systems DOS .NET z/OS HP-UX Windows 7 z/VM Linux Vista i/5 OS OS/2 Windows Server AIX PALM Exchange Server SCO Unix SQL Server Solaris SharePoint Server SUN OS Windows CE UNIX XP Embedded VMWare Windows CE 8. 1 2 3 1 2 3 Open Source Netzwerke, Kommunikation & Protokolle: 1 2 3 1 2 3 Zusätzliches... xDSL NOVELL Firewall Appletalk Routers IAM Cisco SMTP RSA Citrix Meta Frame SSL Security DHCP Switches (MPLS) Encryption DNS TCP/IP ETHERNET Exchange FTP VPN HP Openview WAN Hubs WLAN ISDN VoIP LAN Alcatel Netview Nortel Netware ADS Seite 1 – 18 9. UNIX: 1 2 3 WAK Scripts BOURNE UNIX Admin C Shell UNIX Programming Kernel / Internals UNIX Support 1 2 3 Zusätzliches… 1 2 3 1 2 3 Zusätzliches… 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 KRON PERL 10. SAP: 1 2 3 BW MM CO QM CS PM EC PP FI PS HR RE IM SD LE BI/BO 11. Methoden: 1 2 3 Hermes PRINCE II / IPMA HP Quality Center RUO Change Management SOA Scrum Rational ClearQuest CICS Extreme RequisitePro ROSE / XDE BWI / HSG JUnite Remedy ITIL Tivoil 12. Data Warehousing: 1 2 3 1 COGNOS Data Warehouse Data Mining ESSBASE 2 3 Zusätzliches… Crystal Seite 1 – 19 Data Modeling INFORMATICA 13. Software & Anwendungen: Bitte jeweils VersionsNummer angeben 1 2 3 Bitte jeweils VersionsNummer angeben 1 2 3 Zusätzliches... Adobe Photoshop MS Firewall XP Open Office Adobe Illustrator MS Infopath Open Source Altiris MS Messenger Arcserve MS Office Tools CLIPPER MS Outlook, V…. CORBA MS PowerPoint, V ….. Corel Draw MS Project, V …. CRM TOOLS MS Publisher, V… Crystal Reports MS Sharepoint DevPartner Studio MS SMS Dreamweaver MS VISIO, V … File Maker MS Word, V …. FOXBASE / FOXPRO PAGE MAKER. V…. Framemaker Rational ROSE / XDE Frontpage Remedy Groupwise RUP HP OPENVIEW Test Director Installshield (MSI) Tivoli ITIL Veritas Backup Legato Visual Studio Loadrunner Visual Source Safe Lotus Notes Wininstall Macromedia Fireworks Winrunner MS Access Wiseinstall MS Dynamics MS Excel 1 2 3 Seite 1 – 20 14. Zertifizierungen (z.B. Microsoft, Cisco, Citrix, VMware, ITIL, IMPA, ISTQB, SAP): Zertifizierung / Version Erklärung Abgeschlossen (Monat / Jahr) Gültig bis (Mt./J) Wo zertifizi ert 15. CAD: 1 2 3 2 3 Zusätzliches…. 1 2 3 Zusätzliches… 1 2 3 1 2 3 Zusätzliches… 1 2 3 Pro Engineer, V... Unigraphics, V… Catia, V... Inventor Solid Works Solid Edge Autocad 16. Hardware/Elektronik: 1 HDL VHDL ASIC DSP FPGA RFID HF Analogtechnik Seite 1 – 21 17. SPS Steuerungstechnik: 1 2 3 Siemens S5, S/ 1 2 3 Zusätzliches… 1 2 3 1 2 3 1 2 3 IEC 1131 Alan Bradly Rockewll Selectron Omron Saia Co De Sys 18. BWL/Führung 1 2 3 Zusätzliches... Projektmanagement Profit-/Loss Verantwort. Einkauf Fachliche Führung von Mitarbeitern (Projekte) Anzahl MA: Linien-Führung Anzahl MA: 19. Sprachen: 1 2 3 1 Deutsch mündlich Französisch mündlich Deutsch schriftlich Französisch schriftlich Englisch mündlich Italienisch mündlich Englisch schriftlich Italienisch schriftlich 2 3 Zusätzliches… 20. Ausbildung: Diplom/Zertifikat Nachdiplomstudioum Studium UNI Stdium FH Berufslehre Andere Abschluss Jahr Dauer in Jahren Seite 1 – 22 4. Referenzen Grundlagen Referenzen sind heutzutage eine gängige Möglichkeit von Personalverantwortlichen oder Führungskräften, ihren Einstellungsentscheid bestätigen zu lassen, sowohl im negativen als auch im positiven Sinn. Meistens geht es darum, dass ein positiver oder negativer Eindruck bestätigt sein will, oder aber, weitere Informationen über wichtige Eigenschaften oder Verhaltensweisen der bewerbenden Person einzuholen. Letzteres ist dann sehr sinnvoll, wenn grössere Bedenken vorliegen. Einige Arbeitgeber verlangen von Ihnen, dass Sie Referenzpersonen angeben. Ob gewünscht oder nicht, Referenzen verbessern das Bild eines Lebenslaufes. Sie sollten wissen, dass keine Personen angerufen werden dürfen, die Sie nicht angegeben haben. Für Referenzauskünfte gibt es einen ungeschriebenen „Ehrenkodex“. Es wird nur mit Personen Kontakt aufgenommen, die vom Bewerber auch ausdrücklich angegeben werden. Ein Arbeitgeber, der diese Regel nicht einhält, verhält sich missbräuchlich und unseriös. Checkliste Referenzperson Referenzen bzw. Referenzpersonen können mitunter das Zünglein an der Waage sein. Es lohnt sich alleweil, etwas Zeit darin zu investieren. Folgende Punkte sind dabei zu beachten: Überlegen Sie sich genau, welche Personen Sie als Referenzperson angeben wollen. 3 bis 4 Referenzpersonen genügen. Je verantwortungsvoller die berufliche Tätigkeit ist, desto wichtiger sind diese Referenzen. Referenzpersonen sollten in den meisten Fällen, müssen aber nicht ausschliesslich aus dem beruflichen Umfeld stammen. Professoren (bei Absolventen), Trainer (bei engagierten Sportlern), Vorstände (bei engagierten Verbandsmitgliedern) o.ä. können gelegentlich valable Referenzgeber sein. Referenzen von ehemaligen Vorgesetzten sind am stärksten gewichtet. Achten Sie darauf, dass die von Ihnen erwähnten Referenzpersonen sich auf jeden Fall an Sie erinnern (und dies möglichst positiv)! Fragen Sie vorher auf jeden Fall, ob die von Ihnen ausgewählten Personen bereit sind, als Auskunftsperson für Sie zu dienen, und teilen Sie ihnen mit, wann und von wem Anrufe erfolgen könnten. Am besten bereiten Sie Ihre Referenzpersonen auf eventuelle Anfragen von Unternehmen vor. Seien Sie sich aber bewusst, dass Personalfachleute Referenzauskünfte mit Vorsicht bewerten, denn ihnen ist auch klar, dass Bewerber vielfach Menschen angeben, von denen sie wissen, dass sie ihnen wohlwollend gestimmt sind. Somit sind Referenzen auch nur eine bedingt zuverlässige Informationsquelle. Checkliste Referenzfragen Auf solche oder ähnliche Fragen erhoffen sich Personal-verantwortliche eine fundierte Antwort: Welche allgemeine Erinnerung haben Sie an diese Person? Welche (genaue) Tätigkeit übte diese Person bei Ihnen aus? Wie hat diese Person die Aufgaben im Vergleich zu ihren Arbeitskollegen gemacht? Wie war das Verhalten dieser Person im Umgang mit Mitarbeitenden, Führungskräften und Kunden? Welche Stärken und Schwächen dieser Person erachten Sie als erwähnenswert? Seite 1 – 23 War diese Person bei den Kollegen beliebt? Waren die Absenzen dieser Person unter dem Durchschnitt? Wurde diese Person befördert? Wenn nein, warum nicht? Warum hat diese Person Ihrer Meinung nach das Unternehmen verlassen? Würden Sie diese Person für eine entsprechende Position wieder einstellen? Würden Sie dieser Person die Aufgabe, für die sie sich bei uns bewirbt, zutrauen? (Referenzeinholer schildert die Aufgabe) Referenzschreiben Unterzeichnete Referenzschreiben haben den Vorteil, dass sie noch verbindlicher sind als mündliche Auskünfte. Zudem wird die Referenzgebende Person zeitlich entlastet. Das Referenzschreiben ist jederzeit ohne Rückfrage verfügbar. Ein Referenzschreiben kann auch Informationen enthalten die nicht in ein offizielles Arbeitszeugnis gehören. Die allgemeinen Grundsätze für Referenzen gelten auch für Referenzschreiben. Auf der nachfolgenden Seite finden Sie ein Beispiel: Seite 1 – 24 Hans Referenzgeber Dorfstrasse 9999 Wohnort Schweiz Tel. +00 89 123 45 67 [email protected] Wohnort, den 05. November 2009 Empfehlungsschreiben für Fritz Muster, Oltenerstrasse 1, 4500 Solothurn, geboren am 1. Januar 1975 Während meiner beruflichen Tätigkeit konnte ich bei zwei unterschiedlichen Unternehmen Fritz Muster kennen und schätzen lernen. Während meiner Tätigkeit bei der XYZ AG von 1994 – 1996 war Fritz Muster mein Vorgesetzter, Coach und Förderer. Er führte mich in den professionellen Verkauf ein. Von Ihm lernte ich, wie Kunden als Menschen funktionieren und als Menschen entscheiden. Er führte sein Team und mich, indem er mit seinem eigenen Beispiel voran ging. Dank dem Coaching durch Peter Kunz habe ich heute hervorragende Fähigkeiten in den Bereichen Business Development und Gewinnung von Neukunden. Wir, das Team von Fritz Muster, waren sehr erfolgreich. Erfolg macht Spass, steckt an und motiviert. Bei meinem Eintritt als Vice‐President Marketing & Sales bei ABC-Erfolg AG, war Fritz Muster als Verkaufsdirektor DACH sehr erfolgreich. Von 2004 – 2008 konnte ich die Erfolge von Fritz Muster durch optimieren der Rahmenbedingungen, durch das Freihalten seines Rückens und auch mit gemeinsamen Kundenanlässen unterstützen. Fritz Muster erzielte im langjährigen Durchschnitt mehr als 50% des gesamten Umsatzes der ABC-Erfolg AG, obwohl er eine von sieben Ländergruppen betreute. Zudem konnte er in einem neuen Land, dank seinen Fähigkeiten Kunden umfassend zu verstehe und deren Bedürfnisse in optimale Lösungen umzusetzen, neue Aufträge mit grösseren 8‐Stelligen Umsätzen erzielen. Im Jahr 2008 erzielte Fritz Muster den grössten Auftrag in der mehr als 20‐jährigen Geschichte der ABC-Erfolg AG. Als ich im Mittleren Osten ein Problem hatte, war Fritz Muster als flexible und lösungsorientierte Persönlichkeit sofort bereit, die Entwicklung des Marktes Middle East zu unterstützen. Fritz Muster ist mit seinen wertvollen Erfahrungen, mit seinem grossen persönlichen Netzwerk sowie mit seiner Führungs-, Verkaufs-, Sozial‐ und Fachkompetenz ein Gewinn für jedes Unternehmen. Ich würde jederzeit wieder gerne mit ihm zusammenarbeiten. Freundliche Grüsse H. Referenzgeber Seite 1 – 25 5 Arbeitszeugnisse, Ausbildungsnachweise, weitere Unterlagen 5.1 Arbeitszeugnisse Arbeitszeugnisse sind für den Personalchef eine von verschiedenen Entscheidungsgrundlagen. Sie vermitteln ihm einen Eindruck, wie Ihre Leistung und Ihr Verhalten an früheren Arbeitsplätzen waren, und belegen auch, dass die Angaben im Lebenslauf nicht frei erfunden sind. Es ist deshalb wichtig, dass Sie alle Zeugnisse beilegen und somit Ihre beruflichen Tätigkeiten lückenlos belegen können. Keine Originale beilegen, nur Kopien! 5.2 Diplome/Abschlüsse/Kurse/Weiterbildungen Auch hier nur Kopien versenden. Legen Sie Ihrer Bewerbung nur jene Diplome und Zertifikate, die relevant für den neuen Job sind – sie sollten möglichst nicht mehr als zehn Jahre alt sein. Wenn ein 55-Jähriger nebst Fachdiplom noch sein Maturzeugnis beilegt, wirkt das merkwürdig. Der höchste Ausbildungsabschluss muss aber immer beigelegt werden. 5.3 Spezielles, Weitere Unterlagen Es gibt Bewerbungen, da reichen die üblichen Unterlagen nicht aus. Das ist dann der Fall, wenn ausdrücklich eine Handschriftenprobe oder ein spezieller Führerausweis verlangt ist, es können auch Arbeitsproben (z. B. bei Textberufen) sein. Seite 1 – 26 6 Europass Ziel und Zweck Wenn man sich bei der Schweizer Tochter eines Konzerns mit Hauptsitz in Europa bewirbt und die Bewerbung im Ausland geprüft wird, kann die Bewerbung nach Europass sinnvoll sein (Verkauf, Service, Administration). Die fünf Europass-Dokumente machen Ihre Kompetenzen und Qualifikationen europaweit transparent und verständlich Der Europass unterstützt Bürgerinnen und Bürgern dabei, ihre Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen wirksam darzustellen, um einen Arbeits- oder Ausbildungsplatz zu finden. Der Europass hilft Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern, die Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen von Arbeitskräften bessernachzuvollziehen. Der Europass soll Einrichtungen im Bereich der allgemeinen und beruflichen Bildung unterstützen und den Inhalt von Lehrplänen vermitteln. Wie wird ein Europass erstellt? - Zwei Europass-Dokumente können Sie selbst ausfüllen: mit dem Europass-Lebenslauf können Sie Ihre Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen wirksam und klar darstellen. Sie können Ihren Lebenslauf online erstellen oder das Formular, Beispiele und den Leitfaden herunterladen. der Europass-Sprachenpass ist ein Werkzeug zur Selbsteinschätzung Ihrer Sprachkenntnisse und qualifikationen; Sie können Ihren Sprachenpass online erstellen oder das Formular, Beispiele und den Leitfaden herunterladen. - Drei der Europass-Dokumente werden von Einrichtungen der allgemeinen und beruflichen Bildung ausgestellt: der Europass-Mobilitätsnachweis erfasst Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen, die während eines Lernaufenthaltes im europäischen Ausland erworben wurden. die Europass-Zeugniserläuterungen beschreiben Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen, die Inhaberinnen und Inhaber beruflicher Abschlusszeugnisse erworben haben. Sie ergänzen die im Originalzeugnis enthaltenen Angaben und helfen, diese besser nachzuvollziehen, insbesondere im Ausland. das Europass-Diplomasupplement (der Diplomzusatz) beschreibt die Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen, die Inhaberinnen und Inhaber von Hochschulabschlüssen erworben haben. Das Dokument ergänzt die im offiziellen Zeugnis bzw. Abschluss enthaltenen Angaben und hilft, diese besser nachzuvollziehen, insbesondere im Ausland. - Ein Netzwerk der Nationalen Europass Centren, die erste Anlaufstelle, wenn Sie mehr über den Europass erfahren möchten. Link zum Europass: http://europass.cedefop.europa.eu/de/about Seite 1 – 27 7. Bewerbungsschreiben, Motivationsschreiben, Begleitschreiben Grundlagen Das Begleit- bzw. An- oder Bewerbungsschreiben ist nach dem Öffnen des Briefumschlages das Erste, was Personalverantwortliche von Ihnen zu Gesicht bekommen. Hier gilt ganz besonderes: Der erste Eindruck muss überzeugen! Halten Sie sich das Ziel des Begleitschreibens vor Augen: eine Einladung zum Interview! Ein aussagekräftiges Schreiben gibt kurz Einsicht in Ihre Qualifikationen, beruflichen Erfahrungen und Ihre Motivation für die angestrebte Position. Das Begleitschreiben bietet Ihnen Gelegenheit, ihren Schreibstil, ihre Kommunikationsfähigkeiten und Ihre Professionalität zu zeigen. Nutzen Sie diese Chance! Checkliste Halten Sie sich an folgende Regeln (bezüglich Layout und Stil) und nutzen Sie die Chance, sich optimal zu positionieren: Ihre Adresse (Absender) • • • • Vorname, Name, Strasse und Nr., PLZ und Ort, Telefonnummer (privat und evtl. geschäftlich; mit Vorwahl), Handy-Nummer, Email-Adresse oben und linksbündig, was dem Standard entspricht, aber kein Muss ist Entwerfen Sie – falls Sie dies nicht schon haben – einen persönlichen Briefkopf mit vollständiger Adresse und Telefonnummer! 4 Leerzeilen Abstand bis zur Empfänger-Adresse Empfänger-Adresse • • • • korrekte Firmenadresse (besser vorher auf www.gelbeseiten.ch oder direkt auf der Homepage vergleichen!) unbedingt persönlich adressieren! Vorname, Name und Titel sowie Positionsbezeichnung der verantwortlichen Person korrekt angeben (falls nicht bekannt, Hauptnummer der Unternehmung wählen und sich bei der entsprechenden Person erkundigen!) Die Adresse kann links oder rechts stehen. Die Post empfiehlt allerdings die Rechtsadressierung. Das Wort „Firma“ wird ebenso wie „An die“, „An den“ oder „An das“ weggelassen. Die Anschrift lautet „Frau“ (nicht „Fräulein“) oder „Herrn“ (besser ist nur „Herr“). Das „z.Hd.“ oder „zu Handen“ ist altmodisch und überflüssig. Datum • • linksbündig (zwischen Adresse und Betreff) „Ort, den“ weglassen; nur: 23. Mai 2003 Betreff / Infozeile • • • • aussagekräftiger und überzeugender Text fett, linksbündig und ohne das Wort „Betreff“ bei Bewerbung auf eine Stellenanzeige: Berufsbezeichnung bzw. Schlagwort des Inserates und Referenznummer der Anzeige mit Erscheinungsdatum des Inserates 2 Leerzeilen Abstand bis zur Anrede Seite 1 – 28 Anrede • „Sehr geehrte Frau ...“ oder „Sehr geehrter Herr ...“ ist zwar nicht sehr originell, aber korrekt. Achtung: Keine Schreibfehler beim Namen! • Verwenden Sie kein Satzzeichen nach der Anrede und fahren Sie gross fort. • Bei mehreren Empfängern: Sehr geehrte Frau Meier Sehr geehrter Herr Meier Einstieg • • • Nehmen Sie Bezug, aber vermeiden Sie als Eingangssatz „Hiermit bewerbe ich mich ... “. Besser ist: „in Ihrer Anzeige vom ... beschreiben Sie eine berufliche Aufgabe, die mich sehr anspricht“. Schreiben Sie in ein bis zwei Sätzen, weshalb Sie sich auf diese Stelle bewerben. Beginnen Sie möglichst wenig Sätze mit „Ich“. „Sie“-Formulierungen wirken professioneller. Beginnen Sie nach den 1 bis 2 Einstiegssätzen einen neuen Absatz. Hauptteil • • • Begründen Sie, warum Sie sich für dieses Unternehmen interessieren. Stellen Sie einen Bezug her zwischen den geforderten Anforderungen und Ihren Tätigkeiten. Betonen Sie Ihre Interessensgebiete und Ihre spezifischen Qualifikationen, welche Sie zu einem geeigneten Arbeitnehmer machen. Erwähnen Sie, was Sie für den potentiell zukünftigen Arbeitgeber tun können, nicht was er für Sie tun könnte! Abschluss • Als Abschluss folgt eine Aufforderung zur Kontaktaufnahme; z.B. „Ich würde bei einem Gespräch mit Ihnen gerne über eine mögliche Zusammenarbeit sprechen und erlaube mir, Sie nächste Woche zur Vereinbarung eines Termins anzurufen“ oder „Für weitere Auskünfte stehe ich Ihnen in einem persönlichen Gespräch – vorab auch gerne telefonisch – zur Verfügung.“ oder „Sollten Ihnen meine Bewerbungsunterlagen zusagen, stehe ich Ihnen gerne zu einem Vorstellungsgespräch zur Verfügung.“ Dank und Gruss • Abschiedsformel: „Freundliche Grüsse“ ist modern, nicht „Mit freundlichen Grüssen“ oder „Hochachtungsvoll“. Etwas mutiger, aber dadurch auch persönlicher, ist „Freundliche Grüsse aus Bern“. Unterschrift • • Unterschrift zwischen der Grussformel und Ihrem Namen! Die Unterschrift wird eigenhändig nicht zu klein bzw. nicht zu gross und möglichst mit Füller gesetzt. Nicht mit einem Kugelschreiber unterschreiben! • Information wie Referenzen lassen sich gut im PS: einsetzen: „Auf Wunsch nenne ich Ihnen gerne Namen und Telefonnummern relevanter Referenzpersonen.“ PS Seite 1 – 29 Beilagen • • Das Wort „Beilage(n)“ wird nicht mehr geschrieben, die einzelnen Beilagen werden aber nach wie vor aufgeführt. Bei linksbündigem Schreiben folgt der Beilagevermerk erst 4 Zeilen weiter unten. Experten-Tipps Halten Sie Ihren Begleitbrief kurz und konkret – drei bis vier Absätze sollten reichen (entspricht etwa zwei Drittel einer ganzen Seite), maximal eine A4-Seite. Im Journalismus gibt es eine Regel, die besagt, dass kein Satz länger als 15 Wörter sein sollte. Nutzen Sie positive und von Ihnen bereits eingeholte Unternehmensinformationen, um Ihr Interesse am Unternehmen zu unterstreichen. Ihr Schreiben sollte motiviert wirken und Vertrauen erwecken. Schreiben Sie das Begleitschreiben nur auf Verlangen von Hand! Wählen Sie eine Schrift, welche dem Inhalt und dem Zweck des Schreibens entspricht. Verzichten Sie auf Zier- und Schreibschriften. Verwenden Sie eher Schreibmaschinen-schriften (wie Courier) oder auch Schriften wie Arial, Frutiger, Calibri oder Tahoma. Verwenden Sie im gleichen Dokument oder überhaupt in sämtlichen Bestandteilen Ihres Bewerbungsdossiers nur eine, höchstens zwei Schriftfamilien. Falls Sie zwei Schriften kombinieren, dann ist eine Serifenschrift für den Text und eine serifenlose Schrift für Titel empfehlenswert. Die Zeilenlänge wird von der Grösse der Schrift resp. von der Grösse der Seite bestimmt. Ein gut lesbarer Text umfasst i.d.R. ca. 55 bis 60 Anschläge je Zeile. Die Spaltenlänge sollte minimal 35 Zeichen betragen. Verwenden Sie innerhalb eines Dokumentes gleichmässige Zeilenabstände. Etwas fett zu markieren ist sinnvoll. Unterstreichen ist altmodisch. Wählen Sie Flattersatz. Dieser ist moderner; er wirkt zudem lesefreundlicher. Verwenden Sie beim Begleitschreiben keine Zwischentitel. Seite 1 – 30 8. Bewerbung fertig? Ein letzter Blick ist jetzt wichtig: 1. Prüfen, ob die Unterlagen vollständig sind, inkl. Kopien 2. Unterlagen mehrmals auf Fehler korrekturlesen 3. Adresse inkl. Name des Personalverantwortlichen müssen auf allen Unterlagen korrekt und einheitlich geschrieben sein 4. Eine einheitliche Schrift wählen, diese kann zwar in der Grösse variieren, Grundschrift idealerweise 11-12 Punkt gross 5. Jahres- und Monatszahlen stets gleich festhalten, Beispiel: 10.2011 6. Schreibweisen beim Namen vereinheitlichen, Beispiel: Jürg P. Huber oder Jürg Peter Huber 7. Festen Umschlag verwenden und ausreichend frankieren (Mit Benutzung von jobs.ch Quellen) Breitstellung der Daten Sie können sich nicht vorstellen, was ich als Personalvermittler so alles erlebe. So erhalte ich Bewerbungen per E-Mail mit Beilagen die auf viele E-Mails verteil sind. Dutzende von Megabytes und in den unterschiedlichsten File Formaten. Oft sind die Dokumente so gescannt, dass bei A4-Quer Inhalten einmal der Kopf links und dann wiederum rechts liegt. Oder Bewerber senden einfach den Link Ihrer BewerbungsHomepage. Dann soll der Personalvermittler oder die Personalabteilung des Arbeitgebers auf dieser Page „herumsurfen“, die gewünschten Unterlagen suchen und sofern man sie dann auch findet selber eine unüberschaubare Anzahl von Files herunterladen. Ein Kurzprofil ohne Beilagen ist für eine Personalchefin oder einen Personalvermittler nicht brauchbar (ausser bei passiven Bewerbungen). Solche Dinge sind schlicht eine Zumutung, unprofessionell, wirken abschreckend, amateurhaft, faul und sind sicher nicht kundenorientiert. Man gewinnt so nicht den Eindruck, dass die Absenderin oder der Absender besonders stark an dieser Stelle interessiert ist. Sie gewinnen, wenn sie es dem Empfänger des Bewerbungsdossiers einfach machen, sich in kürzester Zeit, mit minimalstem Aufwand und ohne Ärger einen guten Eindruck von Ihnen zu gewinnen. Zudem sind bei den Job Portalen vieler Betriebe die Anzahl Files und die Datenmenge die man hochladen kann begrenzt. Um möglichst viele Stellensuchende zu unterstützen muss ein Personalberater speditiv arbeiten und den Rekrutierenden einen Top-Service mit bester Dossier Qualität liefern. Man hat nicht die Zeit, um tagelang elektronische Dossiers zu bearbeiten und komplett neu bereitzustellen. Nutzen Sie die Chance und zeigen Sie auch bei den elektronischen Bewerbungsformen Ihre Professionalität und Ihren Wert, so dass Sie einen sehr positiven ersten Eindruck hinterlassen. Für die Bereitstellung der elektronischen Bewerbungsdossiers sind folgende 2 Varianten möglich: 3. Ein elektronisches Bewerbungsdossier, bestehend aus einem .pdf File mit einer Grösse kleiner 2 MB 4. Drei .pdf Files: Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Ausbildungsnachweise, wobei die einzelnen Files kleiner 2 MB sein müssen Seite 1 – 31 Praktische Tipps: Dokumente als PDF und nicht als Bilder scannen 150-200dpi und schwarz/weiss genügen für die Beilagen (Zeuugnisse etc.) und die erzeugte Datenmenge ist vernünftig Wenn man eine Word-Datei als PDF abspeichert, kann man allenfalls auch die Option „Minimale Grösse“ wählen
