Inhaltsverzeichnis 1. Login 2. Pflege der
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Inhaltsverzeichnis 1. Login 2. Pflege der Stammdaten a. Beschreibung b. Merkmale c. Bilder 3. Pflege der Verfügbarkeiten 4. Pflege der Preise 5. Pflege der Zu- und Abschläge 6. Pflege von Mindestaufenthalt und Anreisetagen 7. Pflege der Raten Anleitung zur Datenpflege Stammdaten I Preise I Kontingente Liebe Vermieter, um Ihnen die Pflege Ihrer Stammdaten und Verfügbarkeiten im proDestination – System zu erleichtern, haben wir Ihnen die wichtigsten Inhalte und Vorgehensweisen zusammengestellt. Bitte beachten Sie: Ihre Login-Daten erhalten Sie von Ihrer Tourist-Information. 1. Login Wichtiger Hinweis Bitte verwenden Sie einen aktuellen Browser: z.B. aktueller Mozilla Firefox oder Google Chrome Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an unter: http://prodestination.tomas.travel und klicken Sie auf Anmelden. Hinweis: Nach Eingabe der Benutzerdaten werden die Eingabefelder zum erneuten Eintippen gesperrt – die Felder werden grau hinterlegt und der Loginvorgang läuft. Loginseite Startseite Nach dem Login gelangen Sie auf Ihre Startseite und sehen folgende Ansicht: 2 Anleitung zur Datenpflege Stammdaten I Preise I Kontingente Im Bereich Stammdaten können Sie Ihre Hausdaten und alle Stammdaten des Hauses ansehen. Dies umfasst Merkmale, Beschreibungen, sowie angelegte Zimmer und Ferienwohnungen. Im Bereich Preise und Verfügbarkeiten können Sie die Preise und Verfügbarkeiten für bestimmte Termine hinterlegen. 2. Pflege der Stammdaten Falls Sie Änderungen an Ihren Stammdaten im Bereich ALLGEMEIN, ADRESSEN und LAGE wünschen, geben Sie diese bitte an Ihre Tourist-Information weiter, welche die Änderungen für Sie durchführen wird. a) Beschreibung Unter der Lasche Beschreibung können diverse Textfelder gefüllt werden. Wichtig ist zunächst die „Beschreibung“, bei onlinebuchbaren Betrieben zusätzlich ggf. die „Anreisebeschreibung“ und das Feld „Konditionen/Extras“ und „Abweichende Stornobedingungen des Gastgebers“. b) Merkmale Unter der Lasche Merkmale können sämtliche auf das Haus zutreffenden Merkmale ausgewählt werden. Die Merkmale werden auf der Detailseite Ihrer Unterkunft aufgelistet, sowie für die Filterfunktion auf der Website Ihrer Tourist-Information verwendet. c) Bilder Hier können Sie Bilder für die Hausbildergalerie hinzufügen. Über Durchsuchen können Sie das gewünschte Bild auf Ihrem Computer auswählen, danach klicken Sie auf neues Bild hochladen. Zur optimalen Darstellung sollten die Bilder einheitlich im Querformat, 4:3 Format sein, z.B. 800 x 600 Pixel. Wichtig: Bilder müssen im Format jpg eingestellt werden und dürfen nicht größer als 2 MB sein. Ebenfalls darf der Dateiname keine Umlaute, Sonder- oder Leerzeichen enthalten Das Hauptbild ist dabei immer das erste Bild, dieses wird dem Gast in der Ergebnisliste angezeigt. Die Reihenfolge kann über Klick auf die Pfeile geändert werden – die abgebildete Reihenfolge entspricht der Darstellung in der Gastansicht – Speichern nicht vergessen! Über Details können Titel, Copyright-Hinweis und Beschreibung für das Bild hinzugefügt werden, sowie das Bild gelöscht werden. 3 Anleitung zur Datenpflege Stammdaten I Preise I Kontingente Bilder für die einzelnen Leistungen können in den entsprechenden Leistungen hochgeladen werden! 3. Pflege der Verfügbarkeiten Der Bereich Preise und Verfügbarkeiten ist freigegeben zur Änderung Ihrer Belegungen und Preise. Hier hinterlegen Sie Frei- und Belegtmeldungen, sowie Preise zur Information Ihrer Tourist-Information und dem anfragenden Gast. Verfügbarkeiten Klicken Sie bitte auf den Menüpunkt Preise &Verfügbarkeiten. Sollten Sie mehrere Häuser pflegen, haben Sie hier eine Auswahl der von Ihnen pflegbaren Häuser. Bitte wählen Sie Ihr Haus per Klick darauf aus: Nun öffnet sich Ihr Verfügbarkeitskalender mit allen angelegten Zimmern und/oder Ferienwohnungen. Per Klick auf das Doppelpfeil-Symbol (s.rote Markierung) können Sie die linke Navigation wegklappen, um die Ansicht zu vergrößern. 4 Anleitung zur Datenpflege Stammdaten I Preise I Kontingente In unserem Beispiel wären noch alle angelegten Zimmer ohne Freimeldung. Dabei entspricht die Zahl der Anzahl der freien Verfügbarkeiten. Das heißt: 0 = es ist nichts frei. 1 = es ist eine Einheit frei. 2 = es sind zwei Einheiten des Zimmers/der Ferienwohnung frei usw. Bitte beachten Sie, dass eingehende Anfragen in Ihrer Tourist-Information oft über ein Jahr erfolgen. Darum ist es wichtig, die Verfügbarkeiten über ein Jahr zu erfassen, d.h. Sie sollten zunächst einen längeren Zeitraum (min. 1 Jahr) freimelden und dann die bereits vorhandenen Belegtzeiten einpflegen. Vorgehensweise zur Freimeldung: Es gibt zwei Wege zur Hinterlegung von Verfügbarkeiten: a) Direkt in den Kalender eintragen. Sie können direkt in den Verfügbarkeitskalender klicken und entsprechende Verfügbarkeiten hinterlegen. Dabei können Sie mit der TAB-Taste von einem Tag zum nächsten Springen. Ihre Eintragung wird dabei sofort übernommen. Bitte beachten Sie dabei auch die Legende der Farbgebung: Grün = Verfügbarkeiten hinterlegt, alles in Ordnung. Gelb = Verfügbarkeiten hinterlegt, es fehlt jedoch noch eine Angabe, damit die aufgeführte Leistung für den Gast zu finden ist. Häufig weist die Farbe auf einen noch nicht hinterlegten Preis hin. Rot = Keine Verfügbarkeiten hinterlegt. 5 Anleitung zur Datenpflege Stammdaten I Preise I Kontingente Die Zeile Gesamtübersicht aller Kategorien addiert übrigens die freigemeldeten Verfügbarkeiten im gesamten Haus. In unserem Beispiel wurde in zwei Zimmern eine Verfügbarkeit eingepflegt, weshalb in der Gesamtübersicht aller Kategorien eine 2 hinterlegt ist. b) Längere Zeiträume über den Hilfe-Assistenten eintragen. Per Rechtsklick auf Ihrer Maus oder per Klick auf „Änderungen für Zeiträume eintragen“ können Sie ein weiteres Menü öffnen, in welchem Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung stehen. Hauptfunktion ist hierbei für längere Zeiträume Verfügbarkeiten einzustellen. Um dies zu tun, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Zeitraum wählen 2. Die zu pflegenden Leistungen wählen (ob Sie nur ein Zimmer oder alles gleichzeitig pflegen möchten, steht Ihnen dabei offen). 3. Häkchen setzen bei Kontingente – Änderungen vornehmen 4. Anzahl Verfügbarkeiten (Kontingente) einstellen. 5. Übernehmen klicken, um die Änderungen zu speichern 1 1 2 3 4 c) Weitere Informationen zu den Zimmern/Ferienwohnungen anzeigen 6 Anleitung zur Datenpflege Stammdaten I Preise I Kontingente Sie können bei allen angelegten Leistungen per Klick auf den Pfeil zusätzliche Informationen ansehen. Im unten angelegten Beispiel wurde das EZ, Bad/Du/WC aufgeklappt. Sie sehen hierbei Informationen zu Anzahl der eingegangen Buchungen (durch die Tourist Information oder die Webseite) Hinterlegte Grundpreise Hinterlegte Zu- und Abschläge (z.B. Kinderpreise, Verpflegungen) An- und Abreisetage, sowie Mindestaufenthalt (Mindestaufenthalt = 1 entspricht dabei der kürzesten Aufenthaltsdauer) 4. Pflege der Preise Wichtig: Damit Ihr Haus bei einer Datumssuche gefunden werden kann, müssen Grundpreise hinterlegt sein. (Außerdem sind die Belegung, Vertriebskanäle und Kontingente zwingend notwendig um bei einer Datumssuche gefunden zu werden.) Es wird immer der Preis für das Zimmer oder die Fewo bei einer Belegung mit X Vollzahlern pro Nacht eingegeben (Berechnung: pro Einheit/Nacht). Dabei müssen für alle laut Belegung möglichen Personenzahlen Preise hinterlegt werden. (Sind laut Belegung 1-2 Erwachsene möglich, muss auch ein Preis für 1 Erw. sowie ein Preis für 2 Erw. hinterlegt werden.) Um Grundpreise für die unter Konditionen definierte Belegung über das Menü (rechte Maustaste) zu hinterlegen: - geben Sie den Zeitraum ein (Auswahl über Kalender oder manuell) - wählen Sie die gewünschte Leistung bei Kategorien) - haken Sie bei Grundpreise die zu pflegenden Einträge an - hinterlegen Sie den gewünschten Wert für die Leistung bei Belegung mit der entsprechenden Personenanzahl - um die Daten zu speichern auf „übernehmen“ klicken 7 Anleitung zur Datenpflege Stammdaten I Preise I Kontingente Hinweis: In dem Sie bei der Datumseingabe nur bestimmte Tage anhaken, lässt sich ein Preis nur für bestimmte Tage eintragen, z.B. höhere Preise für das Wochenende. Sind für einen Tag/Zeitraum keine Preise (oder 0,00 €) hinterlegt, wird dies in der Übersicht mit einem Warnhinweis gekennzeichnet: Saisonal unterschiedliche Preise können nach einander eingegeben werden. Hinterlegen Sie zunächst den Preis der die meiste Zeit des Jahres gilt und speichern Sie anschließend abweichende Preise für bestimmte Zeiträume „darüber“. 5. Pflege der Zu- und Abschläge Die Pflege der Zu- und Abschläge findet über Ihre Tourist-Information statt. Bitte wenden Sie sich bei Fragen und Änderungen an Ihre Tourist-Information. 8 Anleitung zur Datenpflege Stammdaten I Preise I Kontingente 6. Pflege von Mindestaufenthalt und An-/ Abreisetagen Mindestaufenthalt Wichtig: Ist ein Mindestaufenthalt hinterlegt, wird das Haus bei einer Datumssuche für weniger Nächte nicht gefunden und kann nicht gebucht werden. Um einen Mindestaufenthalt im Menü (rechte Maustaste) zu hinterlegen: - geben Sie den Zeitraum ein (Auswahl über Kalender oder manuell) - wählen Sie die gewünschte Leistung (bei Kategorien); wenn der Mindestaufenthalt für alle Leistungen gleich ist, haken Sie alle Leistungen an - bei „Mindestaufenthalt“ haken Sie „Änderung vornehmen“ an - hinterlegen Sie die gewünschte Anzahl Nächte - um die Daten zu speichern auf „übernehmen“ klicken Anreise (abweichende An-/Abreisetage) Voreingestellt ist jeden Tag eine An- und Abreise möglich. Wichtig: Sind abweichende An-/Abreisetage hinterlegt, wird das Haus bei einer Datumssuche nur gefunden / kann nur gebucht werden, wenn der Gast genau ab / bis zu diesen Tagen sucht. 9 Anleitung zur Datenpflege Stammdaten I Preise I Kontingente Um im Menü (rechte Maustaste) abweichende An-/Abreisetage zu hinterlegen zu hinterlegen: - geben Sie den Zeitraum ein (Auswahl über Kalender oder manuell) - wählen Sie die gewünschte Leistung (bei Kategorien); i.d.R. sind An-/ Abreisetage für alle Leistungen eines Hauses identisch, also haken Sie alle Leistungen an - bei „Anreise“ haken Sie „Änderung vornehmen“ an - haken Sie die gewünschten Anreisetage bzw. Abreisetage an es muss immer mindestens an einem Tag Anreise und an mindestens einem Tag Abreise möglich sein! - um die Daten zu speichern auf „übernehmen“ klicken 10 Anleitung zur Datenpflege Stammdaten I Preise I Kontingente 7. Pflege der Raten Folgende Raten stehen Ihnen zur Verfügung: Standard Last Minute Eventrate Standard o Die Standardrate erfasst die Preise und–Verfügbarkeiten, die standardmäßig gelten Pflege von Preisen und Verfügbarkeiten möglich Pflege von An- / Abreisetagen, sowie Mindestaufenthalt möglich Last-Minute (erscheint im Suchergebnis nur, wenn auf der Rate ein Preis erfasst ist.) o Die Last-Minute Rate gilt ab 14 Tage vor Anreise Pflege von abweichenden Preisen (zur Standartrate) möglich Pflege von An- / Abreisetagen, sowie Mindestaufenthalt (zur Standartrate) möglich Eventrate (erscheint im Suchergebnis nur, wenn auf der Rate eine Verfügbarkeit und ein Preis erfasst ist.) o Allgemeingültige Veranstaltungsrate, für alle Veranstaltungstermine das ganze Jahr über gültig Pflege findet nur durch die Tourist-Information statt Pflege von abweichenden Preisen und Verfügbarkeiten (zur Standartrate) möglich Pflege von An- / Abreisetagen, sowie Mindestaufenthalt (zur Standartrate) möglich Um Preise und Verfügbarkeiten , sowie An- / Abreisetage und Mindestaufenthalte für eine Rate zu erfassen, gehen Sie bitte die Schritte Punkt 3 bis 6 durch und wählen Sie die gewünschte Rate. Wichtig: Sind abweichende Verfügbarkeiten für die Eventrate hinterlegt, darf die Gesamtanzahl der Kontingente für eine Leistung nicht überschritten werden, da es sonst zu Überbuchungen kommen kann. Bitte kontrollieren Sie hier die Summe der freigemeldeten Belegungen auf der Standardrate und auf der Eventrate und achten Sie darauf, dass dies der Gesamtanzahl Ihrer verfügbaren Leistungen der jeweiligen Kategorie entspricht. 11 Anleitung zur Datenpflege Stammdaten I Preise I Kontingente Darstellung der Last-Minute Rate im Frontend Bei Rückfragen zur Pflege steht Ihnen Ihre Tourist-Information gern zur Verfügung. Platz für eigene Notizen: Login (Emailadresse): __________________________________________ Passwort: ____________________________________________________ Sonstige Notizen: _____________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 12
