Szenarioüberblick - SAP Best Practices

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Kundenauftragsabwicklung – Interessenten
SAP Best Practices
Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Abläufe im
Szenario
Einsatzmöglichkeiten
 Dieses Szenario beschreibt das Anlegen eines Kundenauftrags, ohne daß ein
Kundenstammsatz initial existiert (Kundenauftrag mit Dummy-Kunden anlegen)
Vorteile
 Kundenauftragsbearbeitung ohne die Kontonummer des Kunden
 Kundenauftragserfassung mit Materialfindung
Wichtige Abläufe im Szenario






Kundenauftrag ohne Kundenkontonummer anlegen
Kundenstammsatz anlegen
Kontonummer des Kunden zuordnen
Positionen kommissionieren und versenden
Warenausgang buchen
Fakturierung
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Erforderliche SAP-Anwendungen und Benutzerrollen
Erforderlich
 Enhancement package 5 for SAP ERP 6.0
Benutzerrollen




Sachbearbeiter Vertrieb
Lagermitarbeiter
Sachbearbeiter Fakturierung
Debitorenbuchhalter
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Prozessbeschreibung im Detail
Kundenauftragsabwicklung für Interessenten
 In diesem Szenario bearbeiten Sie Kundenauftragsbelege, ohne daß ein
Kundenstammsatz bei der initialen Auftragsgenerierung vorhanden sein muß.
 Ein Beispielkunde (Dummy-Kunde) wird verwendet, wenn Ihre Mitarbeiter einen
Kundenauftrag für einen Interessenten anlegen möchten, der noch keine Kundennummer
besitzt. Der Kundenauftrag kann gesichert werden, bleibt aber unvollständig bis eine
gültige Debitorenkontonummer im Kundenauftrag erfasst wird. Diese Funktion ist
besonders nützlich für Unternehmen, die Aufträge telefonisch entgegennehmen. So ruft
beispielsweise ein Interessent an und erfragt Preise sowie Informationen zu einem
Katalogartikel und möchte schließlich bestellen. Der Auftragsbearbeiter kann den gesamten
Auftrag anlegen und muss die Debitorennummer nicht erfassen, da der Dummy-Kunde
verwendet wird. Zum Abschluß des Gesprächs kann Ihr Mitarbeiter dann die für den
Kundenstammsatz benötigten Informationen abfragen und den Stammsatz entsprechend
anlegen („Vielen Dank für Ihre Bestellung. Um diese auszuführen benötigen wir dann noch
einige Informationen von Ihnen. Bitte teilen Sie mir ihren Namen mit, ihre Adresse …“).
Sobald der Kundenstammsatz generiert wurde, kann die Debitorenkontonummer auf den
zuvor mit dem Dummy-Kunden angelegten Auftrag übertragen werden.
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Ablaufdiagramm
Auftragsbestätigung
Auftragserfassung mit
DummyKunden
Lagermitarbeiter
Sachbearb.
Vertrieb
Tägliche
Transportliste,
ausreichend
Bestand
neuer Kunde
möchte ein
Produkt kaufen
Kunde
Ereignis
Kundenauftragsabwicklung für Interessenten
Lieferschein
Kundenauftrag
ändern
Fälligkeitsliste
Kommissionierliste
Chargen
prüfen/Serialnummern
zuordnen
(optional)
Warenausgang
Sachbearb.
Fakturierung
Debitorenbuchhalter
Frachtbrief
Fakturierung
Rechnung
Kundenstamm
anlegen
(155.18)
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(Optional)
Periodenabschluss
SD (203)
Debitorenbuchhaltung
(157)
Prozessende
5
Legende
<Rolle>
Symbol
Beschreibung
Verwendungshinweise
Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B.
Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter.
Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle
auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe
kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in
dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen.
Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im
Szenario zur Verfügung.
Das Rollenband
enthält die für diese
Rolle üblichen
Aufgaben.
SAPextern
Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf
seltener oder bedingter Aufgaben in einem
Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem
Ablauf verbundene Dokumente verweisen.
Geschäftsaktivität/
-ereignis
Einheitenprozess
Prozessreferenz
Teilprozessreferenz
Prozes
sentsch
ei-dung
Verbindet zwei
Aufgaben in einem
Szenario-ablauf oder
einem Ereignis, das
keinen Schritt
darstellt.
Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine
Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder
aus dem Szenario hinaus führt oder einen
externen Prozess, der sich während des Szenarios
ereignet.
Entspricht keinem
Aufgabenschritt im
Dokument.
Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die
in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird.
Entspricht einem
Aufgabenschritt im
Dokument.
Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf
ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die
Nummer und den Namen dieses Szenarios an.
Entspricht einem
Aufgabenschritt im
Dokument.
Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise
auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier
die Nummer, den Namen und die Schrittnummer
dieses Szenarios an.
Entspricht einem
Aufgabenschritt im
Dokument.
Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen
Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der
Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen
unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von
den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus
ausgehen.
Entspricht i. d. R.
keinem Aufgabenschritt im
Dokument; steht für
eine Wahl, die nach
der Durch-führung
eines Schrittes getroffen werden muss.
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Diagrammverbindung
Papierausdruck/
Dokument
Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das
Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf
der Ereignisse im Szenario beeinflussen.
Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet
die normale Abfolge der Schritte und die Richtung
des Ablaufs im Szenario.
Symbol
Beschreibung
Verwendungs-hinweise
Zum nächsten/vom letzten
Diagramm: Führt zur
nächsten/vorherigen Seite des
Diagramms.
Ablaufdiagramm wird auf der
nächsten/vorherigen Seite
fortgeführt.
Papierausdruck/Dokument:
Kennzeichnet ein gedrucktes
Dokument, einen gedruckten
Bericht oder ein gedrucktes
Formular.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; wird stattdessen
verwendet, um ein Dokument
darzustellen, das durch einen
Aufgabenschritt generiert wird;
von dieser Form gehen keine
Ablauflinien aus.
Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet
einen Finanzbuchungsbeleg.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; wird stattdessen
verwendet, um ein Dokument
darzustellen, das durch einen
Aufgabenschritt generiert wird;
von dieser Form gehen keine
Ablauflinien aus.
Budgetplanung: Kennzeichnet
einen Budgetplanungsbeleg.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; wird stattdessen
verwendet, um ein Dokument
darzustellen, das durch einen
Aufgabenschritt generiert wird;
von dieser Form gehen keine
Ablauflinien aus.
Manueller Prozess: Stellt eine
Aufgabe dar, die manuell
durchgeführt wird.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; wird stattdessen
verwendet, um eine Aufgabe
darzustellen, die manuell
ausgeführt wird und den
Prozessablauf beeinflusst, wie
z. B. das Entladen eines LKW im
Lager.
Bestehende Version/Daten: Dieser
Block stellt Daten dar, die durch
einen externen Prozess
eingespeist werden.
Entspricht i. d. R. keinem
Aufgabenschritt in einem
Dokument; stattdessen bildet
diese Form Daten ab, die aus
einer externen Quelle stammen;
dieser Schritt enthält keine
eingehenden Ablauflinien.
Systementscheidung Pass/Fail:
Dieser Block stellt eine
automatische, durch die Software
getroffene Entscheidung dar.
Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument; wird
stattdessen verwendet, um
eine automatische Systementscheidung darzustellen, die
getroffen wird, nachdem ein
Schritt ausgeführt wurde.
Finanzielle
Istdaten
Budgetplanung
Manuell
er
Prozess
Bestehend
e Version/
Daten
Systementschei
-dung:
Pass/Fai
l
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